時間：2022-12-18 02:06:16
序論：在您撰寫檔案資料論文時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
要嚴格劃清密與非密的界限，限制密級文件資料的下發范圍和知悉范圍。首先在起草的文稿上先擬定密級，防止在起草過程中造成泄密；其次在文件的修改、制作、發送、傳閱、使用、銷毀等各個環節上按要求進行登記、管理、監控，并確定哪些檔案資料能開放利用，哪些應限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，嚴格執行保密期限、解密時間或者解密條件的規范標準。要主動接受保密部門對調密工作的監督和指導，進一步做好檔案資料管理規范化、標準化工作，做到科學的管理，準確的掌握，有效的保密，及時的提供利用。
強化目標管理，應用保密技術促進檔案資料管理
隨著秘密信息載體形式的多樣化，辦公自動化的應用，以及網絡技術的不斷發展，現代企業步入了以電子信息交流為標志的信息化時代，其各項業務由點發展到面，幾乎覆蓋了辦公業務的全部流程，造成了大量數字化信息的不斷涌現。我們已逐步認識到，電子文件的傳遞速度、檢索途徑等相對于傳統的紙質文件來說有著極大的優越性，但在信息采集、處理、存儲和交換方式等方面又有其致命的弱點，如：易被竊取、篡改、刪除、偽造，如果使用和管理不當，將會給國家和企業帶來嚴重的后果。因此，確保資料的保密性、完整性、有效性、可控性和不可抵賴性是現代企業檔案資料管理工作中信息安全保密的目標。在嚴峻的保密形勢下，企業應與時俱進，積極地將保密防范技術和保密檢查技術引入檔案資料管理工作中。在保證環境、設備、設施安全的前提下，通過備份與恢復、病毒檢測與消除、電磁兼容等措施，保證信息系統的運行安全；在進行計算機標引、數據庫建設、以及為用戶提供網上信息服務時，采取物理隔離、身份鑒別、訪問控制、傳輸加密、存儲加密、完整性校驗、防電磁泄漏發射、安全審計跟蹤等積極主動的防范措施，盡量減少信息利用者的安全風險。
一、做好導查工作
所謂導查就是檔案館工作人員利用其本身職業的熟知度、對檔案館館藏內容的了解,引導利用者查閱到所需的檔案信息。眾所周知,當一個人第一次來到一個極不熟悉的環境,自己置身于很陌生的領域中時,如有人為其引導,那當然是利用者求之不得的好事情。需要導查的對象常常是以下幾種類型:1、是從來沒有到檔案館查過檔案的利用者;2、是對其查檔線索掌握不夠全面的利用者;3、是所查的內容需要跨越多個全宗才能查找到的利用者;4、是按檔案館通常查閱方法,即查閱了全引目錄后,沒有查到所需檔案的利用者;5、是在檔案館查閱了相關的檔案全引目錄和資料目錄后,都無法找到所需檔案的利用者。
接待室導查的方法通常是:1、主動詢問式,即主動詢問利用者的查檔目的、已掌握所查檔案內容的線索,如所查檔案內容的時間、人物、單位、事件等等。2、主動介紹式,主要包括本館現有查檔檢索工具介紹,其次是本館以往至當前利用檔案編研資料的種類、內容、查找使用方法、查檔應注意事項等的介紹。3、主動告知式,即主動告知利用者所查檔案所在的全宗名稱、目錄號和檢索工具存放位置、查閱注意事項等。4、主動引導式,也就是當利用者自己不能順利地查找所需檔案內容時,作為接待人員,就應主動為利用者提供查找所需檔案資料的途徑和線索。如本館相關檔案的全宗名稱及目錄的情況或別的檢索工具,還有可能保存該檔案資料的別的檔案館等。
二、做好排查工作
在檔案館查檔接待室,當一個利用者自己不能順利地找到所需檔案時,作為檔案館接待工作者,不能簡單地宣判該檔案資料查不到或沒有,而是要認真分析檔案可能存在的位置,從而為利用者提供查找該檔案資料的途徑、線索和方法。這一過程就是排查。首先,分析利用者所查檔案文件之間的有機聯系,包括文件之間的流轉關系,如請示與批復、收文與發文的關系等;各文件之間的包含關系,如工作總結、會議講話稿、年報等包括全年很多的單個信息內容;文件之間的辦理程序關系,如會議記錄與發文,一般是先研究后發文的程序;信息不同載體之間的互補關系,如檔案、資料、報紙、文件匯集、館藏錄像帶、錄音帶等不同載體材料之間的重疊與互補等。其次,梳理利用者所需檔案所在機構的歷史沿革情況,如過去與現在隸屬關系的變更,內部機構的設置、分立、改組、合并、撤消等。第三,掌握各級各類檔案館(室)的保管內容、范圍、功能與區別。這就要求檔案館的查檔接待人員:一要自己熟知館藏信息和檔案業務;二要有為利用者著想的工作激情、熱心與高度的工作責任感;三是在檔案館閱覽室的接待工作者,對待每一位查檔利用者應一視同仁,要有足夠的耐心與細心,盡職盡責的做好本職工作。
三、做好代查工作
代查是指檔案館工作人員代利用者查找檔案信息或線索的一種業務。代查是在新的形勢下為滿足利用者不同類型、不同層面需求的一種市場行為,是一種有償服務方式。代查可分為三種,1、現場代查,這又分為兩種,一種是被動現場代查,即利用者因為查閱檔案業務上的障礙,而要求檔案館工作人員予以代查。另一種是主動現場代查,指利用者因為查檔行為上的障礙,需檔案館工作人員主動代查,這主要是指那些卻需社會給予關愛的特殊群體,如老人、文盲、殘疾人等,對這部分特殊群體不僅要我們主動給予熱情關愛,而且要盡可能給予無償服務,給他們以人文上的關懷。2、委托代查。委托代查又分為口頭委托式、電話委托式、信函委托式、網絡委托式等形式,只要檔案館承諾有代為查找檔案資料工作的業務,利用者和檔案館雙方就建立了一種簡單的勞務合同關系。3、協議代查。機關、企業、鄉、鎮、村等單位為編史修志、著書、研究、考證歷史等,需要查找大量的檔案資料,為降低成本,提高效率,與檔案館簽訂代查協議,檔案館根據其所列清單,代為查找所需的檔案資料,利用者付出一定的查檔費、復印費、代查勞務費,這叫協議代查。代查程序為:接收受理、告知利用事項(包括保密要求、收費項目和標準、完成時間期限等)、收取費用、送達所查資料。
四、做好協查工作
協查是指以國家綜合檔案館為主體,協同各類專業檔案館和各部門各單位檔案室,形成一個檔案查閱系統,實行檔案資料源的互補與共享。在實際工作中,常碰到以下四種情況:1、在大多數社會公眾眼中,政府部門的檔案館是能找到所有檔案的地方,一旦需要查找檔案史料,只想到檔案館,他們不了解,更很難知道各類檔案館(室)的功能與分工,在此,綜合檔案館里常碰到利用者走錯路入錯門的現象。2、在其他專業檔案館(室)接待查檔設置的門檻往往比較高,如需領導層層審批,要正式介紹信,內控檔案不便利用等等。還有就是機關、企事業部門檔案員對外接待查閱不是他們的主要工作,對利用者大多不是推諉就是找不到人,使利用者有時不是跑“冤枉路”就是“望門興嘆”。3、個別檔案館(室)沒有收費依據標準,造成亂收費、超標準收費的現象時常發生。4、在個別檔案室里,給利用者開具的檔案證明,一些部門“不買賬”,有關部門只認準檔案館的“檔案證明專用章”,因而使利用者交了錢拿了證明卻辦不了事。按當前理論界“大檔案”的理念與思路,把各級綜合檔案館辦成真正意義上的綜合檔案館,這在實際操作中需要一個較為艱難而長期的過程。在這個過渡期,要徹底解決以上問題,為利用者做好協查工作,就顯得更為重要和必要。通常為利用者協查的具體做法是:首先,檔案館應將館藏的全部目錄集中到一起存放,使利用通過導查能在較短的時間內,掌握檔案館館藏的內容,為利用者查找檔案提供有價值、有意義的線索。其次,向利用者明確檔案館在查檔上的主體地位,即有統一、有步驟的調度、安排、監管查閱者的權利。第三,在檔案館內統一查檔制度,統一收費票據,統一收費標準。最后,根據利用者的要求,檔案館應主動在利用者所查檔案資料上加蓋“檔案證明專用章”。
1.1建筑工程檔案的內涵
建筑工程檔案的內涵十分豐富，不僅有綜合性文件資料，也有具體的土建工程、水、電、設備安裝施工的文件資料，還包含竣工圖資料等。具體來說，各個綜合部門的資料包含在綜合性文件資料內。這其中有政府部門的審批;地質、水文、地震、氣象等文件資料;征地、拆遷安置等上級批準文件;項目設計資料以及有關合同、戲藝術等。具體施工過程中的開工報告、圖紙的審查和設計變更、技術的交底記錄以及監理資料、材料質量證明文件、試驗報告資料、工程質量事故處理文件、施工總結等在土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料中可以找到。另外，竣工圖等資料則包含了建筑工程、裝飾工程、結構工程和給排水工程的竣工圖紙等資料。
1.2建筑工程檔案的特點
首先，單一性。建筑工程的招標、施工直到竣工結束都有與之匹配，記錄其真實完整的成長過程的資料，這些資料也僅有一套。其次，真實性。建筑工程的檔案資料室不能弄虛作假的，這是見證某一建筑物從無至有的完整過程，甚至是一個城市變遷與發展的完整記錄，自詡保證其完整真實。最后，實用性。建筑工程檔案資料室建筑工程的成長記錄，也是質量監督部門進行竣工驗收的依據，并且還為今后的城市建設提供參考借鑒的價值，其實用性是顯而易見的。
2建筑工程檔案管理的重要作用
在城市快速發展的過程中，建筑施工工程也隨之增多。在高樓大廈平地而起的過程中，做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作對保障建筑工程的施工質量有莫大的幫助，也在改善人民生活和促進經濟發展方面起到了一定的促進作用。建筑工程檔案管理工作的重要性還不止于此，現詳細分析如下:
(1)在城市建設和規劃管理中起著重要作用
由于建筑工程檔案資料的歸檔管理工作是城市建設活動積累下來的豐富的經驗，也是城市建設技術儲備的重要手段之一，因此，建筑工程檔案資料的歸檔管理工作在城市規劃和建設管理過程中發揮著重要的作用。城市建筑物的擴展和維修以及改建工作也都要以建筑工程檔案資料為基礎，所以必須加強管理工作的進行。
(2)城市防災和災后重建的重要基礎
在預防自然災害破壞以及城市的災后重建工作中，建筑工程檔案資料有助于我們發現建筑工程的薄弱環節，也有助于我們恢復城市災前的本來面目或者為城市的改建提供參考依據。另外，由于建筑工程檔案真實記錄了城市建設的全過程以及各建筑物之間的內在聯系，因此，建筑工程后期的檢測和維修以及災后破損建筑的拆除和重建都要借鑒建筑工程檔案資料的內容，所以必須做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作。
(3)建筑工程的使用和管理業離不開建筑工程檔案資料的支持
建筑物的后期使用和管理業始終離不開檔案資料的支持。建筑工程使用過程中遇到問題首先用到的就是查閱建筑工程檔案資料，因此，做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作是必須也必要的。另外，建筑工程檔案資料對于同類工程的設計和建設也具有重要的參考和借鑒價值，是促進建筑工程科學技術發展的基石。
3改進建筑工程檔案資料管理的措施
對于建筑工程檔案資料的歸檔管理工作并不是考個人力量和以簡單完成的，這需要眾多部門的協作和配合。首先要加強檔案資料歸檔管理工作重要性的宣傳，讓參與此項工作的人員都能提高自己的認識;其次，安排專業的管理人才進行檔案資料歸檔管理工作的進行，對建筑工程檔案資料的完整性和連貫性予以保證。最后，做好建筑工程檔案資料的分類和編號處理，以便以后查閱相關資料時能快速找到相關文件的位置，同時也能避免工程檔案資料的流失。
4結束語
1.1相關人員檔案意識薄弱
眾所周知，任何一項建筑工程涉及到的檔案資料都非常復雜，尤其是在工程竣工驗收后所要交付給業主的檔案資料非常多。在短時間內如果沒有出現工程質量問題，則可以成功交付工程，隨即施工隊伍就結束工程，但在短時間內，沒能收集整理出全面的工程資料，這也給工程檔案管理帶來了困難。而在利用檔案時，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統性的檔案資料管理。
1.2建筑工程檔案資料管理質量低下
作為建筑工程管理的重要環節，包括施工前準備階段的問卷資料和施工過程中形成的文件和竣工驗收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當前，很多建筑企業對于建筑工程檔案只注重資料的數量接受和內容分析，而缺少對資料的堅定，嚴重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無保存價值的資料，進而影響對檔案的優化管理與長期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，最終導致工程檔案質量不具真實性和有效性，建筑工程檔案資料管理質量低下，嚴重影響工程檔案資料的有效利用。
1.3缺乏嚴謹的建筑工程檔案資料管理體制
因施工企業和建筑企業的不重視，建筑工程的檔案管理意識薄弱，普遍存在“重建設輕管理”的現象。很多企業的管理人員認為，檔案管理是可有可無的，不能為企業創造更多的經濟效益，所以不會對其投入人力、財力、物力等。甚至存在認為檔案管理的不規范、不科學對于工程質量的影響不大的思想，所以很多關于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業還缺乏相關的建立人員對工程檔案管理進行監管。施工監理為建設方提供專業化、社會化的服務，以幫助建設單位對建筑工程的質量、進度、技術等方面進行控制，因此，監理方還要對工程檔案資料的管理負起責任。嚴把各個環節的資料收集、整理與最后的檔案形成、保管工作，全面保障工程檔案資料的完整性和有效性。
2加強建筑工程檔案資料管理的具體措施
2.1提高對建筑工程檔案資料管理的意識
當前我國建筑工程檔案管理還存在很多的問題，其中最主要的就是建筑工程企業自身缺乏對于工程檔案管理的意識，這也是最嚴重的問題。首先，建立并加強建筑工程檔案管理必須提高有關領導的意識與認識，糾正傳統的重建設、輕檔案的思想觀念，不管是項目法人還是技術人員、工程監理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應有組織、有計劃地進行檔案管理相關法律學習，使其充分掌握專業知識的情況下，進一步統一其思想、業務標準、工作要求，強調建設檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責任落實到部門以及人，從而提高檔案工作的自覺性與責任意識，明確法人的職責，構建職責明確，科學嚴密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實際工程項目中發揮作用。
2.2建立并完善檔案資料管理的相關機制
缺乏完善的檔案管理工作機制是很多建筑企業共同的問題，也是嚴重影響檔案工作開展的重要因素。首先，要求各級建領導應重視起建筑工程檔案建設工作，將工作計劃納入建筑企業的議事日程中，確保有專人負責。伴隨著建筑工程項目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來才能確保檔案的完整性。在實際的建筑工程施工中，必須確立負責人，并成立由建設單位、監理單位以及施工單位組成的領導小組，對工程檔案管理工作進行全方位的考慮與統籌規劃，建立相關制度并落到實處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機制開始，還必須盡快完善工程建設中的各環節的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵與引導建筑工程檔案組織機構，根據市場的需求，建立開放、推廣、服務為一體的機制，進一步開拓企業的服務領域。
2.3明確分工，協調相關業務
建筑工程檔案管理是一項涉及面廣、時間長且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當大，這些原件又與建筑工程有著密切的關系。因此，對于建筑工程檔案管理工作必須嚴格按照國家頒布的相關規定以及一系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進行掌握與熟悉法律規定，自覺進行相關法律的學習，提高依法制黨的自覺性，才能更好地制定企業的相關工程檔案管理標準。對于形成周期較短、時間性要求高的工程檔案管理，可以通過明確劃分時間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交手續的完整性，明確移交的重要性，確保萬無一失。
2.4打造綜合素質較高的工程檔案資料管理團隊
建筑工程檔案管理工作離不開人，要做好檔案管理工作必須有業務能力強，綜合素質高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復雜性，這也給檔案管理人員的知識與能力方面提出了更高的要求。建筑企業應為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機會，定期聘請相關專業人士進行培訓，成立相關的檔案管理工作實施獎懲措施，積極鼓勵員工進行自我提升的同時制定相關的行為規范，對檔案管理工作的標準進行規劃。
3結語
一、檔案信息服務的內涵與分類
1、檔案信息服務的內涵
信息,是物質的一種屬性,是客觀事物存在形態與運動過程的表現和反映,信息存在于人類社會活動的各個領域,是社會得以存在并不斷發展的基礎。而信息服務,也就是以信息為內容,以滿足社會組織和社會成員的信息需求為目的的社會服務業務。與其他社會化服務相比,信息服務是一項更具有普遍性和社會性的服務,人類從來就沒有像今天這樣依賴信息,國家、社會、集團和個人之間也從來沒有像今天這樣通過信息而緊密地聯系在一起①。社會信息需求的膨脹與增長,極大地刺激了社會信息服務業的發展,并呈現四個特點:一是從單一形式的服務向綜合發展;二是從以部門為主體的信息服務向社會化信息服務模式轉變;三是各種專項信息服務和系統化信息保證服務將成信息服務業務發展的一大主流;四是信息服務向多元化和多樣化的方向發展②。檔案信息服務,是指以檔案信息為服務內容的社會信息服務。檔案信息資源是社會信息資源系統中的重要組成部分,檔案信息服務在整個社會信息服務體系中也有著十分特殊而重要的地位。
2、檔案信息服務的分類
檔案信息一般有廣義與狹義之分,狹義的檔案信息僅包括檔案的內容及表達檔案內容的文字、圖形、標記、符號等信息與檔案形式、檔案載體方面的信息;而廣義的檔案信息還包括由檔案內容信息與載體信息經過轉移或加工之后的信息,亦即派生信息。因此,廣義的檔案信息用公式可以表示為:檔案信息=檔案內容與載體的原生信息+檔案內容與載體的派生信息③。
在現代社會中,檔案信息服務活動十分頻繁,檔案信息服務的形式與模式也多種多樣,要區分目前檔案信息服務的模式,從不同的角度分析,有著不同的劃分方法。第一,從服務的方式來分,檔案信息服務可以分為傳統服務模式與網絡服務模式;第二,從服務的性質來分,檔案信息服務可以分為公益服務模式與產業服務模式;第三,從服務的層次來分,檔案信息服務可以分為機械服務模式與智力服務模式④。本文主要按第二種劃分方法研究公益型檔案信息服務和商業型檔案信息服務。公益性檔案信息主要包括:氣象、地震、水文、人口、自然資源等方面的內容,這些內容直接關系到人民的正常生活和社會發展,應體現“社會效益”原則,一般無法或不能實現商品化,而只能作為公益型檔案信息服務。商業性檔案信息包括商貿、投資、金融、科技、人才、企業、經濟、娛樂等方面的內容,這類檔案信息在客觀上既具有商品的屬性,又可以不涉及信息的安全問題。⑤
二、檔案信息服務經濟學分析
1、公益型檔案信息服務的公共物品屬性
薩繆爾森(Samuelson)在1954年發表的《公共開支的純理論》中給公共產品下了明確的定義,即“每個人的消費不會減少任意其他人對這種物品的消費”⑥。從這個定義中體現了公共產品的兩個基本特征:消費上的非競爭性和占有上的非排他性。所謂非競爭性,是指一個人在消費某物品時,并不妨礙另一個人的消費,換句話說,這樣的物品一旦提供,增加一個人的消費并不給任何人帶來成本;所謂非排他性,是指不需要支付成本也能夠從某物品的消費中得到好處,或者是讓某個不付費者不消費這種物品是困難的。公共物品一般都具有外部性。所謂外部性,是某一經濟主體不經交易而對其他的經濟主體施加利益或成本,即其行為是其他經濟主體效用函數的因變量⑦。外部性是由于缺乏直接相關的交易或補償性支付所造成的。外部性的存在導致了“搭便車”心理。所謂的“搭便車”心理是指在公共產品的消費中,消費者源于自利行為而隱藏自己的真實偏好,希望別的消費者為自己的消費付費的心理。在公益型檔案信息服務中,每個使用者都不愿意表達自己從中獲得的真實收益,那么私人不可能提供公共產品,而被認為是政府的職能所在。正是因為檔案信息使用中外部性和“搭便車”心理使檔案信息服務的邊際個人收益(MRP)小于邊際社會收益(MRS),從而導致檔案信息服務供給不足(見圖1,其中MCS為邊際社會成本,MCP為邊際個人成本),不能實現帕累托最優狀態⑧。
圖1公益型檔案服務的正外部性導致供給不足(Q1﹤Q2)
因此,公益型檔案的信息服務就只能由國家財政投資,統一監管,通過公益型檔案信息服務向公眾無償提供來實現,以滿足社會公眾的政治、文化、休閑娛樂等各種需要。公益型檔案信息服務向社會公眾提供的是作為公共物品的公益性信息,有著其他檔案信息服務不可替代的社會地位與價值,也是整個檔案信息服務業的基礎。這類檔案信息服務屬于社會公共財產,雖然在一定程度上可以實施排他性的措施,但不宜也不能參與市場買賣。
2、商業型檔案信息服務經濟學分析
商業型檔案信息服務是相對于公益型檔案信息服務而言的,主要是指將檔案信息作為商品,參與市場流通的有償服務。商業型檔案信息服務是我國市場經濟與信息服務深化發展的結果,與傳統的公益型檔案信息服務相比,它主要有兩個特點:第一,商業型檔案信息服務屬于有償服務。有償與無償服務是商業型檔案信息服務與公益型檔案信息服務的本質區別,產業檔案信息服務通過市場的買賣和付費而獲得直接補償。第二,商業型檔案信息服務提供檔案信息商品。在商業型檔案信息服務中,其向社會用戶提供的是一種具有價值與使用價值的信息商品,信息商品雖然并不完全具備物質商品的特性,但也存在著市場定價、成本效益等一系列的問題。目前,對于信息商品的定價,理論界主要提出了四種具有代表性的理論,即價值價格論、效用價格論、供求價格論和壟斷價格論。而商業型檔案信息一般來自于企業或者其他團體,在信息不對稱的前提下,一般具有壟斷定價的特點。
因此,商業型檔案信息服務是在市場機制環境下由市場對資源配置發揮基礎性的調節作用,一般以企業或者私人商品的形式提供,其商品價值由市場價格反映。然而由于信息服務產品的特殊性,在市場不能發揮作用或存在市場缺陷和市場失靈的情況下,政府干預則是必要的而且是必須的,政府的干預能夠有效保障市場公正,消除市場缺陷和市場失靈,避免由于信息不對稱而造成的道德風險和逆向選擇行為⑨。
3、公益型和商業型檔案信息服務的比較分析
公益型檔案信息服務以無償為特征,從而可以有效地刺激社會公眾對檔案信息的需求,有利于國家的宏觀調控與整個社會檔案信息服務業的良性發展。但也存在著諸多的弊端,如經費使用上不計成本,工作不講效益;資料堆積;服務方式機械呆板,缺乏活力等等。與之相比,商業型檔案信息服務強調產出與效益,服務形式多樣靈活,內容豐富,而且能很好地調動工作人員的積極性,實施知識管理,因而運作相對高效。但不容置疑,商業型檔案信息服務以盈利為直接目的,容易引起因追求短期的經濟利益而不顧社會效益的問題,因而需要國家的宏觀調控。比較分析見表1。
三、檔案信息服務的建議
公益性檔案信息由于其具有公共物品的屬性,因此這類檔案信息服務只能由國家財政投資,統一監管,通過公益型檔案信息服務向公眾提供來實現。這類信息一般需要依靠專業的機構花費一定的成本才能提供給社會大眾,在對檔案信息進行加工整理的過程中,檔案工作者付出了大量艱辛的體力與智力勞動,由此而創造的派生性檔案信息產品應該通過市場獲得一定的補償與報酬,如檔案館公開出版的檔案文獻編研成果等。這樣一方面可以提高檔案工作者的積極性,提高服務效率,同時可以加快檔案信息的不斷更新,內容的不斷豐富,更好地履行公益服務的職責。此外,在收取一定的信息編制和管理費的基礎上,國家和政府也應給予特定的補貼。
對于集體和個人所有的檔案與檔案信息,如圖紙、信札、書稿、照片等,除了對國家和社會具有保存價值或應當保密的只能向檔案館出售外,其余的在法律規定范圍內可向社會公開出售,自由買賣,利用市場機制由市場對資源配置發揮基礎性的調節作用。與此同時,政府要建立健全市場機制,完善知識產權保護制度,建立統一的管理機構和管理法規,保證檔案信息服務產業的市場秩序,并建立檔案信息交換的平臺,對檔案信息的定價和交易方式以及交易過程予以監督,避免道德風險和逆向選擇的發生。兩種類型的服務各有特點和側重,因此只有把兩者有機地結合起來,揚長避短,才能更好地促進檔案信息服務的發展,圖2為檔案信息服務體系的基本框架。
注釋:
①周曉英:《檔案信息論》,北京:中國人民大學出版社,2000:13。
②王協舟、劉安福:《檔案信息服務與產業型檔案信息服務》,《圖書館》,2007(1):105-108。
③趙屹:《檔案信息網絡化建設》,北京:北京圖書館出版社,2003:33。
④張林龍:《試論我國的信息服務產業》,《河北科技圖苑》,2000(1)。
⑤袁洪:《我國檔案信息市場運作模式探析》,《檔案學通訊》,2004(1)。
⑥何立勝、楊志強:《內部性·外部性·政府規制》,《經濟評論》,2006,(1):55–60。
1.1相關人員檔案意識薄弱。
眾所周知，任何一項建筑工程涉及到的檔案資料都非常復雜，尤其是在工程竣工驗收后所要交付給業主的檔案資料非常多。在短時間內如果沒有出現工程質量問題，則可以成功交付工程，隨即施工隊伍就結束工程，但在短時間內，沒能收集整理出全面的工程資料，這也給工程檔案管理帶來了困難。而在利用檔案時，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統性的檔案資料管理。
1.2建筑工程檔案資料管理質量低下。
作為建筑工程管理的重要環節，包括施工前準備階段的問卷資料和施工過程中形成的文件和竣工驗收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當前，很多建筑企業對于建筑工程檔案只注重資料的數量接受和內容分析，而缺少對資料的堅定，嚴重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無保存價值的資料，進而影響對檔案的優化管理與長期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，最終導致工程檔案質量不具真實性和有效性，建筑工程檔案資料管理質量低下，嚴重影響工程檔案資料的有效利用。
1.3缺乏嚴謹的建筑工程檔案資料管理體制。
因施工企業和建筑企業的不重視，建筑工程的檔案管理意識薄弱，普遍存在“重建設輕管理”的現象。很多企業的管理人員認為，檔案管理是可有可無的，不能為企業創造更多的經濟效益，所以不會對其投入人力、財力、物力等。甚至存在認為檔案管理的不規范、不科學對于工程質量的影響不大的思想，所以很多關于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業還缺乏相關的建立人員對工程檔案管理進行監管。施工監理為建設方提供專業化、社會化的服務，以幫助建設單位對建筑工程的質量、進度、技術等方面進行控制，因此，監理方還要對工程檔案資料的管理負起責任。嚴把各個環節的資料收集、整理與最后的檔案形成、保管工作，全面保障工程檔案資料的完整性和有效性。
2加強建筑工程檔案資料管理的具體措施
2.1提高對建筑工程檔案資料管理的意識。
當前我國建筑工程檔案管理還存在很多的問題，其中最主要的就是建筑工程企業自身缺乏對于工程檔案管理的意識，這也是最嚴重的問題。首先，建立并加強建筑工程檔案管理必須提高有關領導的意識與認識，糾正傳統的重建設、輕檔案的思想觀念，不管是項目法人還是技術人員、工程監理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應有組織、有計劃地進行檔案管理相關法律學習，使其充分掌握專業知識的情況下，進一步統一其思想、業務標準、工作要求，強調建設檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責任落實到部門以及人，從而提高檔案工作的自覺性與責任意識，明確法人的職責，構建職責明確，科學嚴密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實際工程項目中發揮作用。
2.2建立并完善檔案資料管理的相關機制。
缺乏完善的檔案管理工作機制是很多建筑企業共同的問題，也是嚴重影響檔案工作開展的重要因素。首先，要求各級建領導應重視起建筑工程檔案建設工作，將工作計劃納入建筑企業的議事日程中，確保有專人負責。伴隨著建筑工程項目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來才能確保檔案的完整性。在實際的建筑工程施工中，必須確立負責人，并成立由建設單位、監理單位以及施工單位組成的領導小組，對工程檔案管理工作進行全方位的考慮與統籌規劃，建立相關制度并落到實處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機制開始，還必須盡快完善工程建設中的各環節的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵與引導建筑工程檔案組織機構，根據市場的需求，建立開放、推廣、服務為一體的機制，進一步開拓企業的服務領域。
2.3明確分工，協調相關業務。
建筑工程檔案管理是一項涉及面廣、時間長且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當大，這些原件又與建筑工程有著密切的關系。因此，對于建筑工程檔案管理工作必須嚴格按照國家頒布的相關規定以及一系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進行掌握與熟悉法律規定，自覺進行相關法律的學習，提高依法制黨的自覺性，才能更好地制定企業的相關工程檔案管理標準。對于形成周期較短、時間性要求高的工程檔案管理，可以通過明確劃分時間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交手續的完整性，明確移交的重要性，確保萬無一失。
2.4打造綜合素質較高的工程檔案資料管理團隊。
建筑工程檔案管理工作離不開人，要做好檔案管理工作必須有業務能力強，綜合素質高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復雜性，這也給檔案管理人員的知識與能力方面提出了更高的要求。建筑企業應為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機會，定期聘請相關專業人士進行培訓，成立相關的檔案管理工作實施獎懲措施，積極鼓勵員工進行自我提升的同時制定相關的行為規范，對檔案管理工作的標準進行規劃。
3結語
一、城建檔案信息電子化數字化的現狀
城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統由DOS轉向Wondows，數據庫也由最初單機版的dBascII轉向支持局域網操作的Foxpro，繼而向大型數據庫發展?，F在部分城建檔案館建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發展階段。這一現狀與實現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現在：
1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進程。
2.建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄
各城市城建檔案信息系統和網絡建設形式、深度不同，規范性、開發性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標準化、規范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。
4.城建檔案信息網絡技術有待提高
城建檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網絡技術有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質有待提高
實現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專業知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門應用軟件系統跟不上現實的需求
各地城建檔案部門各自為政地開發設計應用軟件系統，重復開發導致浪費了大量的人力和物力，并由于現代信息技術的飛速發展導致了技術落后，跟不上現實的需求。
7.城建檔案網絡建設資金缺乏
數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。
二、城建檔案信息電子化的發展趨勢
現代辦公自動化、無紙化的發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發展方向就應該是：超級秘書網
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。
2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設有著各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專業信息和專業服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向專業特色的城建檔案館發展，向社會提供網上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：
