時間：2023-01-26 12:22:07
序論：在您撰寫檔案信息時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
(一)云計算能使信息資源服務更完善
通過云計算對檔案信息進行管理,可以使信息資源服務更完善。譬如:從技術的角度來看,云計算資源的伸縮度、資源的集成化管理等各種功能,都是通過應用軟件來實現的。通過網絡連接的檔案數據庫雖然有存儲功能但屬于分布式模式,不能進行集成化管理。通過應用軟件,建立規格一致的接口,與一站式檢索界面進行結合,用戶可以通過本地計算機網絡接入到“云”中,實現集成化服務。使用一站式檢索界面,實現集成服務,不僅完善了檔案信息的管理質量,而且還提高了服務水平。
(二)云計算可以實現信息資源服務多元化
檔案資源通過云計算模式進行信息技術處理后,所有資源都儲存在云中,進行統一管理。用戶只需要會操作應用程序,在規定的權限內進行操作就行,不需要掌握原理性知識和技術性問題,使用更為快捷方便。云計算服務可以是檔案信息隨時可查,隨時管理,隨時提取。在高校,可以通過云計算檔案管理模式,把檔案資源全部輸入到“云”中進行整合。尤其是高校圖書館,不僅檔案資源豐富,而且類別繁多。在云計算模式下,建立高效數字化檔案館,不僅可以給用戶提供各種個性化的服務,而且還可以提高信息服務的有效性。
信息檔案化是檔案部門面臨的新課題，筆者認為，信息檔案化包括以下幾方面的內容：1.檔案部門要樹立大檔案觀，將信息資源擴展為檔案管理范疇。過去檔案部門將具有憑證、參考作用的原始信息確定為檔案，檔案管理只是信息的很小一部分。隨著信息時代的發展，社會要求檔案部門提供廣泛的信息服務的呼聲越來越高。國內相關單位數字檔案館工程項目在確定建立其數字資源信息庫時，大大擴展信息資源采集范圍。信息資源采集不僅包括館藏檔案數字化、立檔單位數字檔案的在(離)線接收、專門專業檔案信息收集，還包括各類相關信息(如電子政府的政務信息、社會公眾服務信息、數字圖書館信息、網上信息等)的搜索，是社會綜合信息資源庫，這些信息庫必須在嚴格的標準化和規范化的基礎上由多個部門聯合建立，以滿足社會各方面對檔案信息資源的需求。2.各類信息采用檔案管理的理念與方法。檔案信息化處理是建立在標準化、規范化的基礎上的。信息檔案化則是采用檔案的管理理念，對浩如煙海且雜亂無章的信息進行有序整合、標準化處理。包括對接收的電子文件建立元數據庫，對各種數據庫的數字信息進行儲存格式與載體標準轉換。傳統的數據庫是一類結構化的數據集合，其屬性描述和檢索處理依賴于精確的人工語言，而這種方法對于管理綜合性的超大規模數據庫(知識庫)很不適應，例如國際互聯網上成千上萬的大型數據庫，由于檢索語言不統一和管理方式各異已經造成了極大的混亂。因此必須依賴更為先進的智能化信息管理技術、以求用自然語言進行概念性全網絡搜索，才能為用戶提供方便、高效的服務。3.建立信息檔案化的實施機制。信息檔案化是一個全新的概念，還不為人們所了解，筆者認為，其實施需要從以下幾方面入手：第一，首先應當在檔案部門進行廣泛宣傳，使檔案工作者明確信息時代檔案人角色的轉變及肩負的歷史責任。第二，要向有關領導及信息主管部門宣傳呼吁，積極主動地做好有關情況匯報及業務技術咨詢工作。第三，要積極與各行業信息管理部門溝通聯系，在標準規范及智能信息技術方面給予指導監督。第四，建立信息檔案化的實施實體。
二、檔案部門在信息社會中的地位與作用
（一）檔案信息管理與保存中心
檔案機構保存有大量歷史真實記錄，是各類檔案信息的集藏地，是社會各界了解政策形成及效益、工作查考、學術研究的主要資料來源。檔案信息涉及社會各個領域，對各行各業均有相當的利用價值，與公民權益息息相關。檔案機構在國家信息化建設中要充實自身的信息基礎建設，建立檔案信息系統及專題資源數據庫，通過信息化、數字化檔案管理與運用，更好地發揮檔案機構建檔與擴散功能，發揮各類檔案信息中心的重要作用。
（二）數字化檔案信息資源保存和傳遞中心
檔案機構保存的各類檔案信息，其內容涉及政治、經濟、教育、文化、科技、財政、工交等各種專業，檔案機構可運用科技手段將館藏的檔案進行數字化處理予以保存管理，從而成為各機構的數字化檔案信息資源中心。其中，適宜于向社會開放的檔案，可將其置于公共領域，通過網絡傳送，提供給遠距離的信息需求者利用，成為各機構檔案信息的傳遞中心。
（三）檔案信息的數字模擬整合技術處理中心
[關鍵詞]檔案信息化；信息檔案化；聯系
一、檔案信息化的概念
檔案信息的形成、積累、加工與貯存、傳遞、利用的整個過程，就是檔案信息的運動過程。這個運動過程起關鍵作用的是傳遞過程。檔案信息管理人員通過形成、加工與貯存積累起來的檔案信息，主要目的是為了滿足利用者需要。這就需要在利用者與檔案信息管理者之間找到一種媒介，以溝通供需之間亦即信息與用戶之間的信息。檔案信息的傳遞就是溝通供需之間或信息與用戶之間信息的媒介。
二、信息檔案化的概念與內容
（一）信息檔案化的概念
隨著信息時代的到來，社會生活的各個領域產生的信息與日俱增，特別是互聯網技術的廣泛運用，各類信息里幾何形式迅速增長，用信息爆炸來形容毫不夸張。面對浩如煙海的信息，如何進行真偽區分、價值鑒定、密級審定、采用識別，使無序的自然信息變為有序的人工信息，提高信息的利用率，則是擺在信息管理部門的一個新問題。從廣義來看，信息管理部門包括文獻情報圖書檔案電信通訊等機構，文獻情報圖書部門管理的信息主要是文獻圖書情報資料，受特定的管理對象限制，其對管理對象的加工整理方法不適宜用于產生在社會生活各領域的信息。而檔案部門管理的檔案產生于社會各領域，涵蓋了信息產生的各個層面，因此對大量產生的信息進行識別處理，就歷史性地落在檔案部門的肩上。
信息檔案化是指檔案部門運用現代管理理念，采用現代管理方法及技術手段，按照檔案部門對信息進行有序整合、加工整理、分類檢索、開發利用信息資源的方法，對各類信息進行有序化、規范化處理，將系統、全面、有序的信息方便快捷地提供給利用者，以全方位的信息開發服務，滿足社會各方面的需求。
（二）信息檔案化的具體內容
信息檔案化是檔案部門面臨的新課題，筆者認為，信息檔案化包括以下幾方面的內容：
1.檔案部門要樹立大檔案觀，將信息資源擴展為檔案管理范疇。過去檔案部門將具有憑證、參考作用的原始信息確定為檔案，檔案管理只是信息的很小一部分。隨著信息時代的發展，社會要求檔案部門提供廣泛的信息服務的呼聲越來越高。國內相關單位數字檔案館工程項目在確定建立其數字資源信息庫時，大大擴展信息資源采集范圍。信息資源采集不僅包括館藏檔案數字化、立檔單位數字檔案的在（離）線接收、專門專業檔案信息收集，還包括各類相關信息（如電子政府的政務信息、社會公眾服務信息、數字圖書館信息、網上信息等）的搜索，是社會綜合信息資源庫，這些信息庫必須在嚴格的標準化和規范化的基礎上由多個部門聯合建立，以滿足社會各方面對檔案信息資源的需求。
2.各類信息采用檔案管理的理念與方法。檔案信息化處理是建立在標準化、規范化的基礎上的。信息檔案化則是采用檔案的管理理念，對浩如煙海且雜亂無章的信息進行有序整合、標準化處理。包括對接收的電子文件建立元數據庫，對各種數據庫的數字信息進行儲存格式與載體標準轉換。傳統的數據庫是一類結構化的數據集合，其屬性描述和檢索處理依賴于精確的人工語言，而這種方法對于管理綜合性的超大規模數據庫（知識庫）很不適應，例如國際互聯網上成千上萬的大型數據庫，由于檢索語言不統一和管理方式各異已經造成了極大的混亂。因此必須依賴更為先進的智能化信息管理技術、以求用自然語言進行概念性全網絡搜索，才能為用戶提供方便、高效的服務。
3.建立信息檔案化的實施機制。信息檔案化是一個全新的概念，還不為人們所了解，筆者認為，其實施需要從以下幾方面入手：第一，首先應當在檔案部門進行廣泛宣傳，使檔案工作者明確信息時代檔案人角色的轉變及肩負的歷史責任。第二，要向有關領導及信息主管部門宣傳呼吁，積極主動地做好有關情況匯報及業務技術咨詢工作。第三，要積極與各行業信息管理部門溝通聯系，在標準規范及智能信息技術方面給予指導監督。第四，建立信息檔案化的實施實體。
三、檔案部門在信息社會中的地位與作用
（一）檔案信息管理與保存中心
檔案機構保存有大量歷史真實記錄，是各類檔案信息的集藏地，是社會各界了解政策形成及效益、工作查考、學術研究的主要資料來源。檔案信息涉及社會各個領域，對各行各業均有相當的利用價值，與公民權益息息相關。檔案機構在國家信息化建設中要充實自身的信息基礎建設，建立檔案信息系統及專題資源數據庫，通過信息化、數字化檔案管理與運用，更好地發揮檔案機構建檔與擴散功能，發揮各類檔案信息中心的重要作用。
（二）數字化檔案信息資源保存和傳遞中心
檔案機構保存的各類檔案信息，其內容涉及政治、經濟、教育、文化、科技、財政、工交等各種專業，檔案機構可運用科技手段將館藏的檔案進行數字化處理予以保存管理，從而成為各機構的數字化檔案信息資源中心。其中，適宜于向社會開放的檔案，可將其置于公共領域，通過網絡傳送，提供給遠距離的信息需求者利用，成為各機構檔案信息的傳遞中心。
（三）檔案信息的數字模擬整合技術處理中心
檔案機構具有長久保存檔案及充分發揮檔案利用價值的雙重職責。因此，一方面要運用各種技術手段使檔案長久保存，如將各種紙質、電子檔案運用縮微模擬技術處理，以縮微膠片代替原件長久保存、提供利用。另一方面為了使檔案信息資源更方便、快捷、廣泛地提供利用，又要采用計算機技術對檔案進行數字化處理，將大量檔案信息在光盤上“海量存儲”，在網絡上實現遠程傳送，跨越時空限制。在國家信息化建設中，檔案機構比任何其他機構更加關注在文件生命周期的不同時期應采用的相應技術、規范標準及保護措施。
參考文獻：
[1]李芃.檔案信息化建設中的檔案業務工作[J].辦公室業務，2011（S1）.
所謂的檔案信息化就是指在實際的檔案管理工作中，采用信息化的技術和手段，實現信息的共享，為檔案應用著提供便利。同時做好檔案的開發和整理工作也是現如今社會發展的重要趨勢。網絡的高度發達成為檔案信息化建設的前提和條件，實現檔案管理的信息化和網絡化符合社會可持續發展的需求，同時還能夠提升社會服務的意識，加強服務力度。在進行檔案信息化的過程中需要對相應的制度，管理方式等進行高度重視，同時做好檔案安全的防御工作也是一種企業或者是事業單位風險評估的重要表現。保證檔案信息的真實性和準確性時提升企業信譽程度，樹立形象的重要因素?？梢?，在現如今的社會中，實現檔案管理的信息化，加強保證意識具有一定的重要意義，也具有一定的必然性和可行性。
2檔案信息化發展的技術環境和政策環境
2.1檔案信息化發展的技術環境
從檔案信息化的進程上看，其技術環境主要是包括計算機網絡的普及以及各種辦公方式的優化，做好檔案信息的收集、整理以及存儲和利用工作是實現檔案信息管理的重要環節，在各個關節中都需要將先進的信息技術應用到其中。所以說，各種技術設備和方式的共同作用逐漸完善了檔案信息化的進程。另外，還需要提供良好的硬件設施，實現檔案信息的資源共享工作，同時保證檔案信息傳遞的快速和便捷。
2.2檔案信息化發展的政策環境
由于檔案管理的信息化實現給檔案管理工作帶來較多的便利，因此，國家對這一問題加強了重視。在相關的法律法規中提到了關于檔案信息化建設的重要內容。這些舉措都是為檔案信息化創設一個相對比較公平且開放的環境，使得檔案信息能夠發揮自身的優勢作用，實現全國性和規范性的特點。另外，檔案信息的真實性和準確性特點也需要科學的政策環境作為背景，各級單位或者是機關等都應該充分應用網絡的相關資源實現檔案管理的高效性。不得不提到的是，檔案信息的檢索功能越來越受到人們的高度重視，在實際的應用中，需要保證應用的快捷性。
3電子檔案信息管理存在的安全問題
檔案管理的安全問題直接影響到檔案管理機構的機密或者是相應工作的進展。因此，保證檔案管理工作的安全性，做好安全保證工作，能夠有效的解決電子檔案信息管理工作中出現的眾多問題。雖然檔案管理工作人員眾多，但是工作中出現的問題比較嚴重，其中包括以下幾個方面。
3.1物理安全問題
物理安全問題是檔案信息化中最為主要的問題，所謂的物理安全主要是指檔案信息存放的條件以及環境，檔案信息多以電子形式保存，因此，保存的溫度和濕度等都需要控制在相應的范圍內。盡量避免出現消磁，毀壞會這是盜竊的問題。從目前電子檔案的管理工作上看，出現破壞的可能性主要有表現在兩個方面，第一是計算機自身的軟件和硬件方面的問題，另一方面則是人為因素。可見保護電子檔案的安全性需要做好輻射的防護，提升工作人員的操作技能等等。
3.2軟件安全
軟件是計算機系統的重要組成部分，只有保證軟件的安全問題才能實現檔案信息的正常運行，提升利用程度。軟件和硬件都是比較重要的兩個方面，要在運行的過程中嚴格按照相應的標準以及規定來進行，同時對軟件的使用權限進行控制，同時還需要對電子檔案進行歸檔和整理，避免黑客對檔案信息進行拷貝和篡改。
3.3數據安全問題
數據安全才是檔案信息安全的基本，電子信息的保護就是要保證信息不被泄露。同時在電子檔案的軟硬件共同作用的前提下，需要更加注重對數據安全問題的重視。為了保證安全問題，需要將檔案信息進行備份處理。通過科學的介質來進行傳遞，提高其利用程度。還可以根據檔案信息的使用頻率來設置權限，這樣才能保證檔案信息的數據安全問題。
3.4網絡安全問題
在計算機系統應用的過程中，可能會受到網絡節點的制約，形成一定的破壞性，直接影響到計算機網絡的安全性，對于檔案信息的安全程度也會產生嚴重的影響。而且網絡問題的出現也會造成其他問題的產生，所以需要根據電子信息檔案的相關內容以及應用的特點來設置相應的防火墻結構，做好安全技術的推廣，對網絡安全問題進行嚴格地控制。在此過程中需要將網絡監管工作落到實處，選擇專業的工作人員來進行這一工作。
3.4.1單位的安全防范意識要加強
改進服務的方式增加新的舉措，提高創新性，在共享電子檔案信息資源的前提下，要加強安全性防范，在共享電子檔案信息的同時注意信息流失，除了給計算機各類用戶提供計算機網絡提供優質服務的同時，在技術時上要加強管理，最終做到信息服務的最優化。
3.4.2重視基礎設施的建設提高應用系統的維護
在提供了高效便捷的服務下，我們還要重視基礎設施的建設提高應用系統的維護。對那些突發性的災難，在安全上要有積極的應對措施，并最終達到綜合性和智能化的電子檔案管理。
4結束語
一、檔案信息安全性的范圍
檔案信息的安全性包括三大范圍：（1）機密性：使非合法授權者不得使用；（2）真實性：可確定檔案來源的合法性；（3）完整性：確保檔案沒有被有意或無意地篡改。
根據所歸納的安全性的范圍，所有這些有關通信和信息傳輸過程中的各種安全需求可以進一步地被歸納為：保密性需求；真實性需求；完整性需求。為了滿足這三個安全需求，需要為電子檔案的管理設計一個較為完整的安全系統。
電子文件檔案的管理過程完全是通過計算機來完成的。因此，在計算機網絡的各個節點上進行文件數據的自由歸檔和檔案資源的共享，實現電子檔案的信息公開，就必須建立計算機網絡系統。然而，電子檔案在網絡環境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此，在電子檔案安全系統中，應該準備好預防方案和緊急應對的措施，以確保檔案信息公開的安全性。
二、檔案信息的安全性設計
（一）人員安全。檔案信息安全系統，不論設計如何周密，如果沒有嚴格的人員控管，再復雜的加密技術亦是徒具形式。所以，檔案信息操作過程中最有可能發生的安全問題，就是人為泄密。因此在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏忽，通過培訓教育組織內成員，積極宣傳信息安全的重要性，降低失泄密發生的幾率。同時，嚴格執行任何人使用檔案信息前，必須先確認使用者身份才能進入檔案庫房制度。此外檔案工作部門的成員，或多或少都會接觸到不同程度的檔案實體，因此人員異動，包括職位調動、離職、停職及退休等均可能造成信息外流，為避免檔案信息意外流出，就必須對人員異動與權限有效期的控管進行管理。任何人員通過電腦接觸檔案信息時，首先要取得區域內電腦的使用權，落實使用者權限的管控。根據不同職位的職權，給予一般使用、超級使用者或管理者權限。以固定的使用者賬號命名邏輯，人工就可以加以初步的辨識，如果有入侵意圖，使用不具有管理工作權限的代碼，就可以立刻排除。嚴格要求同仁選用不會讓別人輕易猜到或看到的通行密碼，強制密碼長度及組合復雜度（如強制必須英文、數字混雜），減少被“有心人”猜中的幾率；在離開電腦座位時，啟動屏幕保護程式的密碼等。
（二）操作安全。對員工進行信息安全的教育，是確保信息安全的重要措施。除了宣傳信息安全的觀念外，應著重于檔案信息操作過程的安全概念，包括個人電腦的防毒措施，以及資料備份的觀念；避免檔案信息公開的過程中，無意間夾帶電腦病毒形成感染，而造成使用者檔案信息資料毀損或被篡改。檔案部門除了在檔案服務器中安裝殺毒工具之外，同時也應在郵件服務器上安裝郵件殺毒軟件，建立基本的防毒安全環境。現在的電腦病毒防不勝防，因此還應養成重要資料備份的習慣，將重要檔案信息備份于服務器中，并備份于光碟或磁盤中，以減少還原失敗的可能性。另外，更重要的是建立異地備份的觀念，使備份工作法制化。此處，制定信息安全防護計劃及緊急情況應對計劃，并定期對所擬定的信息安全相關條文調整及檢查，以保證信息安全計劃的可行性，讓安全意外的通報程序成為檔案部門成員所了解的常識，使得電子檔案的安全操作有具體的規范。
（三）檔案信息內容安全。檔案部門能夠提供的公開檔案信息，主要以電子郵件及網頁瀏覽等方式來操作。為了確保公開的檔案信息使用安全，檔案信息以電子郵件方式發出前，應用防毒軟件、電子郵件掃描軟件進行殺毒；以網頁方式發出時，應用內容過濾系統以及阻隔瀏覽網頁系統來確保發送資料的安全，并阻止可能發生的攻擊事件。
目前的檔案全文是以影像為主，影像掃描的過程，可能會遇到人為安全問題或者資料輸入大致相同的問題。因此，對提取原卷的過程應加以重視，掃描前與掃描后務必保持原件的數量一致，并確保原件并未受到破壞、惡意刪改及盜用。
為了防止檔案信息被非法竊取，確保檔案部門所公開的檔案信息具有唯一性及公信力，文件儲存時必須先將文件加密，同時配合完善的存取控制，避免權限不足的人員取得資料。然而，儲存加密技術再完善也無法避免系統人員的操作失誤，為了避免操作上的人為疏失，引起糾紛，在整套的電子檔案操作過程中必須建立完整系統檔案，以便日后追蹤及調查，包括操作系統的人、事、時、地、物，這樣才能稱得上安全的電子檔案操作。此外，還要制定相關的法律法規，作為責任歸屬的依據。
電子文件全文信息的采集
隨著高校數字化校園建設的不斷發展，學校內各業務部門的電子文件通過校園網廣為傳遞，電子文件已成為高校新產生文件的主體，也是高校校務系統的主體。這些新形成的電子文件本身就是數字化的文件，可直接用于全文檢索利用，如不及時采集歸檔，任其“自生自滅”，會給檔案信息化工作帶來無法挽回的損失。
1.對高校辦公自動化系統及各學院、部處中心網頁上形成的正式的電子公文及工作信息電子文件，要及時將其打印出來，完成紙質文件的完整收集。在目前電子文件法律憑證作用尚未得到認可的狀況下，嚴格執行紙質文件與電子文件同時歸檔的“雙軌制”原則，以確保檔案實體與信息的安全。
2.對高校OA系統上形成流轉的大量公務電子文件以及部處中心、各學院網頁上形成的電子文件，有兩種方式完成歸檔。對于0A系統編制完備、實現了文件與檔案一體化管理的高校，可以直接采用在線歸檔的方式，將辦理完畢的電子文件直接歸入檔案館服務器完成電子文件的全文采集。對于未實現文件與檔案一體化管理的高校，可以采用物理歸檔的方式，由學校網絡中心負責將OA系統上形成的全部電子文件信息拷貝到光盤進行歸檔，完成電子文件信息(包括文件的記錄信息、背景信息和元數據信息)的完整采集。
3.對未在校園網上的有保存價值的公務電子文件，由公文擬稿單位專門打印一份紙質版文件，并加蓋單位公章，連同相應的電子版信息拷貝歸檔保存。
對電子文件全文信息采集的優點是；第一，可以直接進行電子文件全文檢索，既方便利用又提高了檔案的檢全率、檢準率。第二，省時省力準確率高，電子文件進館后無須進行人工掃描，就可以完整準確地再現電子文件的原文信息，可以方便快捷地為利用者提供服務。第三，安全高效，使檔案“雙軌制”得到有效的執行，為檔案的安全管理提供了保障，同時電子文件全文信息的采集加快了檔案館數字化建設的步伐。
文件級著錄信息的自動采集
目前我國檔案界正以極大的熱情致力于電子文件收集歸檔和紙質檔案數字化工作。然而我們不能忽略，數字化環境下高校尚有不少的工作信息仍然以紙質文件的方式大量產生，這些文件不僅數量大，而且價值高，及時做好這部分文件的歸檔與著錄數據的自動采集，是確保一個全宗單位檔案齊全完整的關鍵，同時也是推進本單位檔案數字化進程的一項得力措施。
在計算機檔案管理系統中進行文件數據的著錄一直是阻礙廣大高校檔案數字化進程的瓶頸，而如何實現網絡環境下紙質文件著錄數據的自動采集，成為推進各高校檔案數字化進程的關鍵。針對傳統檔案著錄過程中著錄數據主要靠人工錄入、出現數字化進展緩慢、數據質量差等問題，筆者以為高校可以結合目前計算機檔案管理系統的特點，以及高校各業務部門歸檔的習慣，編制一套文件著錄數據自動采集軟件，有效地解決紙質檔案著錄滯后的瓶頸問題。
1.參照國家檔案著錄規范，對學校辦公自動化系統之外形成的大量教學、科研、基建、招標采購管理等方面的純紙質文件的歸檔要求，做進一步的細化與規范統一，使部門的歸檔清單附合檔案部門著錄數據采集的要求。
2.針對目前各文件形成部門通常采用在Word或Excel上登記收發文件的特點，編制一套將擴展名為doc或xls格式的文件轉換為txt格式的通用文件著錄數據自動采集軟件，直接將歸檔清單的數據批量導入DARMs檔案管理系統。在這個方面中山大學檔案館進行了有益的嘗試并取得了很好的效果。
紙質文件目錄著錄數據自動采集的優點是：第一，充分利用業務部門預立卷的成果，通過采集轉換軟件，快速實現歸檔文件級目錄的自動著錄。第二，省時高效，檔案部門不用重復錄入業務部門已經做好的文件著錄項目，避免了手工錄入不僅費時費力而且數據準確性不高等弊端，有效突破了檔案館進行計算機檔案管理的瓶頸問題。第三，提高了檔案的利用時效，文件歸檔后在較短的時間內就可以完成文件級目錄的計算機檢索查詢，方便了利用者的查詢與利用。第四，增加了業務部門繼續歸檔的信心與動力，因為交到檔案館后不用擔心找不出來或不方便利用，使檔案館收集難的問題成為一去不復返的過去式。
照片、錄音，錄像等聲像文件信息的采集
1.照片及其信息的采集。照片及其信息的采集主要通過各單位負責拍攝的人員完成。在日常工作中，高校通常由宣傳部門負責對學校各項重大活動進行跟蹤拍攝和宣傳報導。隨著數碼相機的普及，攝影人員應從每一項活動中的眾多數碼照片中精選一組有代表意義的照片進行歸檔，并對歸檔照片進行文字說明，即填寫好照片信息(包括題名、時間、地點、人物和拍攝者)。按照檔案館統一規定的上傳方式、單張數碼照片分辨率、照片格式等要求，將歸檔數碼照片上傳到檔案管理信息系統中，還要用一次性刻寫光盤刻錄兩份送檔案館歸檔保存。
2.多媒體課件文本類、音頻、視頻類電子文件的采集。各單位電子文件管理員將檔案館印發的《歸檔電子文件登記表》發給電子文件形成者，由電子文件承辦人將表格填好后，將電子文件刻錄到光盤上，連同表格一并交給各單位電子文件管理員，于次年6月底前交檔案館歸檔。在這個領域南京大學檔案館的做法值得大家借鑒。
高校聲像文件信息采集的優勢體現在：第一，聲像檔案可以通過靜止、動態的畫面和真實的聲音再現過去發生的活動，具有強烈的空間感和時間感，在宣傳、展示高校形象方面具有不可替代的作用。第二，使檔案館藏結構豐富多樣，在傳統紙質檔案的基礎上，集圖、文、聲、貌于一體，增強了檔案服務于民生及休閑服務的能力。第三，聲像檔案的及時收集，加快了檔案館數字化的進程，強化了檔案館進行愛國主義宣傳教育基地的功能。
數據庫信息的采集
隨著數字化校園建設的推進，近年來許多高校已建成并在網上運行了業務信息管理系統，例如：本(專)科生教務系統、圖書館信息系統、科研管理信息系統、儀器設備和實驗室管理信息系統等。這些管理信息系統里的數據一般都比較標準與規范，是檔案管理系統中相應業務檔案信息的理想來源和數據保障。近年來通過實踐，筆者認為應用批量導人式著錄方法是快捷高效采集此類專門業務信息的好方法。
將經篩選和處理的業務數據導入通用的臨時數據庫，例如：Access或SQL Server或Exce1，通過臨時數據庫將信息導人檔案管理信息系統的目錄模塊中，從而實現檔案信息管理系統對業務信息數據庫信息的自動采集，這是現代技術條件下一種高效的檔案著錄信息采集方式。在這個方面華南農業大學檔案館進行了有益的嘗試并取得了較好的結果。
論文摘要摘要:檔案信息化、信息化建設一直是新時代檔案管理追求的目標,上個世紀末開始的計算機信息技術的高速發展是我國檔案信息化管理的契機。本文對檔案信息化、信息化建設進行了一些討論。
在當前迅猛發展的信息社會下,檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動工業化”的要求,到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進檔案事業發展的目標”要求,檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變,檔案信息化和信息化建設勢在必行。自2000年全國檔案工作會議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設在全國各類檔案館(室)中蓬勃開展起來。對于檔案信息化及檔案信息化建設以前我是知之甚少的,在這幾年的工作實踐及學習中逐步有了一些認識,現將我的一些拙識淺見拿來與大家一起探討。
一、究竟什么是檔案信息化?什么是檔案信息化建設?檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點,向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化;要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;要實現檔案信息高度共享,而這必將引發檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段,將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案,系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。
檔案信息化和檔案信息化建設各遵循什么原則呢?
檔案信息化應遵循以下三個原則摘要:
1、規范性原則摘要:制定和實施檔案工作標準和規范,是檔案工作現代化的需要,是提高工作質量和效率的需要。實現館(室)藏檔案信息化,一方面可以將館(室)藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息,另一方面可以通過接收電子文件進館,但不管是通過館(室)藏檔案數字化還是接收電子文件,都應該堅持規范性原則,制定相應的標準、規范和法規,如摘要:字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準(包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網絡用戶的服務格式)及數據交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統介質檔案數字化,數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化,避免出現各自為政,互不兼容,重復建設等現象發生。
