時間：2022-07-24 03:03:30
序論：在您撰寫地質檔案論文時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
抓好基礎數據文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，從管與監兩方面入手，做為分管檔案工作的領導應給予各方面的支持和提供資源保障，用信息化、規范化、標準化來要求檔案的收集、整理工作。做到數據齊全，內容完整。要達到此目標，應該重視抓好資料的收集工作，堅持地質項目建檔工作按照檔案管理規范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結合，把地質檔案資料、工程勘察檔案、樁基基礎資料、基建檔案、測繪資料、文書檔案等正確區分，齊抓共管，進一步做好基礎檔案收集工作。抓好基礎數據，比如地質檔案包括區域地質調查檔案、固體礦產地質檔案、石油地質檔案、海洋地質檔案、物理勘探和化學勘探檔案、水文地質檔案、工程地質檔案、地質科研檔案等。其具體內容是在地質勘探活動中產生的原始記錄、表報、總結和有關的依據、指示性文件，以及成果報告和有關的圖件、附表等。所以在收集和整理時按照檔案管理的法律法規及相關規定的有關規定與標準，對已經收集的文字、圖片、圖紙、聲像等資料，應根據數據文件形成的特點和規律，在便于利用和保管的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，按原始地質立卷歸檔規則，如：編號與編目、范圍、術語與定義、規范性引用檔、歸檔范圍與分類、立卷歸檔要求等。應根據本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數據文件管理實施細則。
2．檔案信息化，紙質檔案數字化
我院采用的是科怡檔案軟件，檔案信息化就是把我院現有傳統檔案轉化為信息化檔案。檔案信息化其實質是檔案管理模式和工作方式從傳統的以檔案實體保管為主向現代化的檔案信息數字化收集、存儲、轉送，以信息化的形式為社會提供服務的轉變過程[2]。地質資料檔案信息化建設是一項長期復雜的系統工程，行業不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰與機遇，地質單位與其它企業一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數據紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數據供利用的過程。把地質資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化。例如在建立地質檔案資料時，地質檔案資料由分隊，普查組提交的原始地質資料及復制成果地質報告，經大隊資料室嚴格檢查驗收合格后，由檔案管理工作人員及時分類、編號、立卷、歸檔，經過計算機數字化轉換處理[3]，建立科怡檔案查詢服務系統，實現地質檔案資料的數字化管理，其它檔案如工程勘察檔案、樁基基礎資料、基建檔案、測繪資料、文書檔案也都根據上述情形，將紙制檔案信息化，建立全文數據庫，既是地質工作現實要求，也是檔案管理必然取向。因此地質單位必須快速更新觀念，迅速實現檔案工作網絡化，為地質找礦工作服務，推動其它各項工作的現代化進程。
3．檔案管理信息化的優勢
提高地質檔案管理效率，加強地質檔案管理的信息化建設，不但使地質資料信息得到有效利用，而且可以使匱乏的資源得到開發，適應較復雜的工作環境，體現出地質資料管理帶來的經濟效益。
3．1地質資料檔案管理信息化，提高地質檔案檢索效率。
傳統的地質資料檔案管理方式，絕大多數數據的收集和管理都依靠人工進行，收集數據相對麻煩、更新起來也比較繁瑣，在這種情況下，地質資料檔案數據更新就慢。地質部門采用人工管理檔案還會造成數據疏漏，首先從這方面來說信息化地質檔案的管理方式就比傳統方式更為準確。其次，在對數據查找時地質資料檔案信息化管理方式也比傳統的方式更加快捷、方便。地質檔案管理人員，可以利用該檢索系統，根據使用者的要求，可以輸入任意一項檢索詞，如類別、資料名稱、編著、礦種、勘查程度或幾項檢索詞的組合等，都可從科怡檔案數據庫中，檢索出相關的地質檔案信息，節省了管理人員和使用者的時間，提高了檢索效率。
3．2地質資料檔案管理信息化，提高地質工作效率。
地質資料檔案管理信息化為相關部門制定政策提供比較系統、詳細、及時的資料信息，為制定部門提供合理、適時的技術支持和數據。隨著新技術、新理論越來越多的在地質檔案管理工作中得到應用，在管理方式上對地質檔案信息化管理不斷創新，地質工作就會越來越簡單，越來越適應社會環境和復雜的地理環境，越來越適應新時代不斷發展的需要。
3．3地質資料檔案管理信息化，有效地利用和開發了地質資料。
地質資料檔案管理信息化系統的有效建立，在地質工作中，我們就可以利用信息化地質資料資源，提供有效、準確的數據資料，可以為地質工作節約成本，節約無謂投資，提高地質項目成功率，為地質工作帶來可觀的經濟效益。
匯交工作做為檔案管理工作的第一個環節，其質量直接關系到歸檔檔案的價值，這就要求匯交工作必須全面并且精細。隨著計算機技術的廣泛應用，地質報告的編寫、圖鑒的制作等工作都利用計算機完成。因此，近年來匯交的地質成果資料除了紙質版本外，都配有電子文件。從而，匯交驗收工作必須對紙質報告和電子文件分別進行。
（一）紙質地質檔案的匯交及驗收
紙質地質檔案驗收的重點在于匯交資料的完整性和規范性。完整性主要檢查匯交資料是否齊整。每一套地質報告都由報告正文、附表、審批文件、附圖（附件）等組成。匯交驗收不僅要查移交清單與移交文件是否相符，還應根據卷內目錄核對資料是否齊全。在匯交中最容易遇到的問題是附圖短缺，因此，僅根據移交清單清點，無法查明原報告圖紙的缺失。規范性主要檢查匯交資料是否按照規范進行編制，如：報告正文打印裝訂是否符合規范、內容是否有殘缺；圖紙打印是否完整，是否按照手風琴疊圖方法正確疊圖等。每套匯交的地質報告需要有兩套，一套用于存檔，一套用于后期借閱利用。
（二）電子地質檔案的匯交及驗收
國土資源部下發的《成果地質資料電子文件匯交格式要求》（2006年）對地質資料電子文件匯交工作做出了具體規定，包括電子文件的命名、電子文檔的格式、電子文件在存儲介質中的組織形式、電子文件的匯交及驗收等。因此，對于電子文件的匯交和驗收工作可以按照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894—2002）、《電子檔案移交與接收辦法》（國家檔案局檔發[2012]7號）和《成果地質資料電子文件匯交格式要求》規定要求進行。
二、地質檔案的整理及保存
（一）地質檔案的整理
保管期限的劃分。根據《科學技術檔案工作條例》第一章第三條的規定，地質檔案屬于科技檔案范疇，在保管期限的劃分上分為永久、長期、短期三種。中心館藏的地質檔案盡管年代跨度大，但其對地質工作都具有不同的利用價值，且館藏資料數量總體不大，管理難度和成本都不高。因此，中心館藏地質檔案的保管期限都定為永久。隨著今后勘探開發程度的提高，再根據實際情況對年代久遠的地質檔案重新評估定級。分類劃分。對于地質檔案采用“3•X•X—XXX”方式編號，類目號采用三級類目編號，案卷順序編號使用三位阿拉伯數字。一級類目號為“3”。根據《山西省煤炭地局檔案分類大綱》的劃分，地質勘查類檔案編號為“3”。二級類目編號范圍為“1—8”，代表地質檔案類型，共8類；三級類目編號范圍是“1—7”，代表山西省境內不同煤產地（表1）。三級類目使用省內煤炭系統慣用的分區方法，按照山西省地理區域共劃分為六大煤田和五個煤產地。案卷順序號采用三位阿拉伯數字編號，編號從001號起，順序編寫。每組編號可以滿足最多999卷地質檔案歸檔。目前館藏歸檔數量最多的類目中，也僅有270卷地質檔案，其他各類目下存檔數量為幾十到一百不等，考慮每年檔案增加總數僅10卷左右，因此采用三位數進行編號可以在較長時間滿足需要。對于成果地質資料的組卷順序，地質行業有著規范要求，順序為報告正文、附表、附圖、其他附件，因此卷內編號時需保持原有順序。盡管每套報告卷內文件數量大相徑庭，但總數都不會超過1000件，因此編號可以采用三位阿拉伯數字編號。以報告正文為001號，依次排序。排號順序為報告正文附表各類圖紙其他附件。值得注意的是圖紙的排序應按照附圖目錄中的順序依次排序。另外，對于包含電子文件的地質檔案，在編制索引目錄時應將電子文件的文件名及保存路徑與相應紙質檔案的索引信息對應。
（二）地質檔案的保存
紙質地質檔案需裝入無酸紙盒存放在密集架上。由于地質檔案有各卷內件數相差大，借閱使用頻率高的特點，選用的檔案盒就需要同時兼顧結實牢靠、便于取拿、尺寸合理（經濟性）等特點。因此，承裝地質檔案的檔案盒選取了?。?20×30×50mm）、厚（220×306×75mm）兩種尺寸。由于檔案盒在密集架上是垂向排列，管理員只拿檔案盒的脊部，因而檔案盒脊部需顯示便于查詢定位的基本信息，包括檔號、案卷題名、盒內檔案的卷內順序號范圍、盒數及盒序號等。庫房應做好“八防”工作，并對庫存檔案進行定期抽檢，對因多次借閱利用發生磨損的的檔案及時修復，或使用電子檔案復制。電子地質檔案保存需刻錄三套，一套用于存檔、一套負責借閱查詢、一套異地保存。光盤須根據數據容量規模選用檔案級CD-R或DVD-R，刻錄光盤經過校驗后用光盤記號筆在光盤印刷層上標記案卷題名、檔號等基本信息，并裝入光盤盒中放入防磁柜豎直保存，避免擠壓。據《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894—2002）規定，光盤的保管溫度為17℃-20℃，相對濕度介于35%—45%之間，較紙質檔案都有很大區別。[1]對于電子檔案，庫房除了做到“八防”工作，還應重點防范磁場和酸性氣體對光盤載體的影響。存檔的光盤每4年進行一次抽檢，抽樣率不低于10%。[1]
三、地質檔案的利用
服務于生產是地質檔案的落腳點，但高頻率的翻閱使地質檔案極易產生過度磨損，因此，規范的查借閱程序，不但可以使地質檔案發揮應有作用，還可以得到充分的保護。地質檔案的借閱需由申請人提出，作為申請人主體的只能是法人單位，不允許以個人名義申請借閱，并且中心只向局屬各勘查院提供原件外借服務，對系統外單位的申請只提供查閱服務。局屬各勘查院借閱時，經辦人應攜帶個人身份證明及單位委托書或介紹信，國土部門批準的項目立項書等材料向中心提出申請；系統外單位提出申請時還應提供組織機構代碼證及相應的地質勘查資質證明。檔案部門接到申請后，審核申請材料齊備后報送局地質處審核。對局屬各勘查院提交的材料，地質處審核立項真實性和資料借閱范圍是否符合勘查范圍；而針對系統外單位提出的申請，還要審核立項審批材料的真實性等。通過審核的申請，提交分管局領導授權方可借閱。鑒于地質勘查工作對地質資料依賴程度高、使用時間長的特點。地質檔案的借閱時間以30天為界限，到期后如仍需繼續使用的，需攜帶檔案原件，到中心辦理續借手續。檔案原件需經管理員清點，并檢查無污損后，方可續借。這樣既可以滿足地質工作需要，又可以在最大程度上使借出的資料得到監控和保護。
四、其他影響因素
（一）提高管理員素質
無論管理制度如何完備，作為檔案管理主體的管理員的素質對管理效果都有著決定性作用。[2]因此，提高檔案管理人員素質是十分重要的。對于地質檔案的管理員來說，除了具備扎實的檔案管理知識外，還應具備一定的地質專業知識。由此可見，對檔案管理人員地質知識的培訓也是提升地質檔案管理水平的重要一環，與管理制度的完善是密不可分的。
（二）提高數字化程度
隨著計算機技術在地質工作和檔案工作中的普及，可以利用現代計算技術對生產年代久遠，并僅有紙質版本的地質檔案進行數字化，這樣可以有效地延長這些檔案的保存時間，降低由于長期借閱造成的紙質檔案的破損，延長檔案壽命。[3]
五、結語
1）檔案管理制度有待進一步規范、健全。主要表現為檔案管理職責分散、不明確，不同單位的檔案管理可謂是各自為政、標準不一，存在著嚴重的檔案資料重復保存且利用率低下問題，需從制度上加以解決。
2）檔案管理工作水平有待提高。目前，我國部分地質勘查單位的檔案管理水平，還停留在人工收集、整理與檢索階段，可接觸和獲取的信息量較小，非常不利于檔案的二次開發和利用。
3）檔案管理工作開展欠缺協調、合作。部分地質勘測單位的檔案管理工作人員與同單位負責其他工作人員之間欠缺協調、合作，沒有更好的利用協調、合作支持檔案管理工作開展，導致檔案管理工作變成了單位里的一塊“世外桃源”，檔案管理工作效果始終不甚明為。
4）檔案管理工作未與地勘行業建設實現同步規劃、發展。任意一個地勘單位都有自己的近期、遠期規劃，規劃涉及地勘單位的未來規模、發展技術水平、形成何種人員結構等都會做出詳細規劃；而這些規劃中卻很少涉及單位的檔案管理，導致單位的檔案管理工作水平落后于地勘事業發展，勢必會影響地勘單位整體管理工作水平的提高。
5）監督、指導工作不到位問題。本級檔案管理部門工作離不開上級檔案管理部門的監督、指導，起到把關下屬單位檔案管理的作用。但在實際工作過程中，由于欠缺上級部門的監督、指導，本級檔案管理部門不能及時發現、糾正工作過程中存在的問題，導致本級檔案管理部門工作水平難以得到有效提高。
6）管理經費不足問題。部分地勘單位由于經濟效益不高影響，可用于檔案管理的經費嚴重不足，這樣用于檔案管理的設施、設備就難以及時得到更新，嚴重限制單位檔案管理工作水平的提高。
7）工作人員隊伍素質問題。較高的地勘單位的檔案管理工作水平，離不開高素質的檔案管理工作人員，特別是工作人員高水平的專業素質支持。存在部分地勘單位檔案管理工作由其他工作人員兼職現象，這些“兼職”人員的檔案管理專業素質勢必不高，加之這些人員的頻繁調動、調整也會進一步影響到單位的檔案管理工作。
8）不能得到有效開放和利用問題。新時期的我們必須充分發揮檔案及其管理工作作用，使檔案能真正的為社會主義經濟建設、社會發展服務，而這些目標的實現離不開檔案的開放和利用。開放恰恰是地勘單位檔案管理工作的短板，原因一方面是數字化檔案工作相對滯后，不能很好支持檔案開入工作，另一方面則是受到管理觀念落后影響不能大膽進行檔案開放、利用工作。
二、地質勘查單位檔案管理工作問題對策與建議
（一）建立、健全檔案管理制度，拓展檔案歸檔范圍
通過建立科學的檔案管理體系來進一步健全地勘單位檔案管理工作規章制度，是提高地勘單位檔案管理工作水平的關鍵。伴隨社會的轉型與發展，必須建立與現代社會發展相適應的檔案管理制度，必須建立與現代社會發展相適應的檔案管理體系。比如，在地勘單位內部建立專門的檔案科室，明確檔案管理工作職能，以及將檔案管理工作與單位其他工作共同納入到單位發展規劃、制度制定和考核范圍之中。
（二）做好檔案收集、整理、歸檔工作
文件收集是檔案歸檔的重要環節，收集人員要與各部門定期進行溝通聯系，建立良好的協作關系，做到重要文件、材料不分散、遺失，能夠完好無缺的歸檔。
（三）促進檔案的科學化、規范化管理
為保證地勘單位檔案管理工作的科學化、規范化，首先要增強地勘單位領導、職工的檔案管理工作意識，領導干部的檔案管理工作意識尤為重要。因為領導重視是地勘單位檔案管理工作順利開展的前提和基礎，必須視作為地勘單位重要的工作內容來抓，地勘單位檔案管理工作與其他工作同樣重要，同樣需要制定相關發展規劃來促進檔案管理工作的科學化、規范化發展。
（四）加強對檔案管理工作的監督和指導
上級檔案管理部門有責任、有必要對下級部門的檔案管理工作進行監督和指導；首先，在做好本級檔案管理工作基礎上，要加強對下級檔案管理工作的監督和指導，工作效果的堅決予以表彰，不符合相關要求、規范的堅決予以通報、批評，并限期整改；其次，逐步擴大對下級檔案管理工作的監督、指導范圍，除對工作進行成果監督外，還要嘗試監督其工作過程，保證檔案管理工作的規范化操作。
（五）加大檔案管理投入，保證管理質量
各級地勘單位都應該有計劃的加大檔案管理工作經費投入，目的在于確保地勘單位檔案管理工作的順利開展和工作水平的順利提高。無論是硬件條件還是軟件條件都需要一定經費的投入。檔案管理專用設施是檔案管理工作的硬件條件，例如檔案消毒滅菌機、防磁聲像柜、除濕機、移動密集架等對檔案具有極強的保護作用，而檔案管理系統則是軟件條件，它也是檔案管理工作逐步實現信息化的關鍵條件。
（六）加強隊伍建設，提高人員專業素質
關鍵詞：地質檔案；管理；信息化
社會發展步伐在加快，地質檔案管理工作也向著信息化和電子化方向發展，這在檔案管理工作中是最新型的一個課題，實現信息化檔案管理能有效減少人力勞動的程度，能讓檔案管理的工作有所提高，地質檔案管理系統也逐漸被開發，發揮出其特有的作用。和傳統紙質檔案管理相比，這種信息化管理更有力管理工作的進行，為檔案需求者帶來諸多便利，也方便了管理人員的管理工作，這能將資料檔案的作用發揮出來。檔案信息化管理也是時代的要求，更是諸多管理者和檔案利用者的需求，所以這也是地質檔案管理工作中最重要的問題。
1地質檔案信息化管理概述
1.1檔案信息化的內涵。所謂檔案信息化就是對利用信息技術和計算機技術，對當前不使用的檔案信息和相關資料進行管理。并利用信息技術等先進計算形成一個現代化的管理理念，主要的目的就在于服務于所有的檔案需求者，這其中涉及的科學知識和領域是比較多也比較雜的，信息化管理介質平臺也是檔案管理的現代化管理業務。在日常的工作中，檔案管理人員對檔案進行編號，然后歸檔管理，如果有需求者想利用檔案，管理人員可以通過計算機介質對檔案進行查詢，根據編號去尋找檔案，再借閱給利用者；當利用者歸還檔案的時候，再依據檔案的編號，將其歸檔到相應的位置，再將檔案編號錄入到電腦中，標注檔案在檔，這樣能方便下一次的檔案借用，還不會出現差錯。這就是信息化管理為檔案管理工作帶來的便利。檔案信息化建設的基本動力是資訊科技檔案管理中的廣泛使用以及檔案信息化建設，以提高對檔案工作的現代化水平和建立基本網絡環境的框架，檔案管理和檔案信息服務在檔案信息化建設過程中一定要注意反思以及記錄管理的原則、理論和方法，檔案信息化建設的最終目標是最大限度地提高文件的廣泛信息化水平，以滿足建設社會的需要，更好的社會服務。1.2地質檔案信息化管理必要性。對地質檔案進行信息化管理將是檔案管理工作必然的發展趨勢，利用信息化技術對檔案資源進行收集，再對檔案資源進行整理，然后開發檔案資源所具有的利用價值，最后實現檔案的利用。在整個過程中，都是要利用數字信息對檔案資源進行整理的，并實現信息資源的存儲和檢索，管理人員再依據檔案管理的載體對檔案進行整理利用，現在傳統檔案管理也在時展的要求下進行了創新，向著信息化這一領域邁進。通俗地說，檔案管理就是對有用的信息資源和有價值的信息進行開發，再到利用的過程，其利用結果是要依據社會信息化發展狀況來定。當然，這種現代信息化的檔案管理，更有利于各種信息的存儲，也更能發揮其自身利用價值，這是信息時展的產物。
2地質檔案信息化的管理現狀
2.1缺乏通用性的系統平臺。信息化管理平臺都是有其各自特色的，最基本的要說就是要有記錄管理功能，如今的文件信息已經向著更遠的方向發展，檔案管理平臺和電子政務系統，在集成平臺中也都是優先考慮文件管理這一功能，而這并不是單一形式的，檔案部門不同，那么計算機的模型不同，文件系統平臺也就不同，也就導致了規格的不同，各個軟件開發系統也是有一定差異的。所以在各個檔案部門之間，是不能有效利用計算機進行檔案管理工作的，也不能對檔案資料進行快速地歸檔，在信息上也是有一定弊端的，這也使檔案信息化管理受到了發展的制約。2.2缺乏規范化管理。要想實現檔案信息的規范化管理以及標準化管理，首先要做的工作就是對網絡信息系統進行完善，光搞形式是沒有用的，對表面不實用的東西并沒有什么要求?，F在的檔案管理則是沒有明確的等級分類，管理服務做的不到位，和檔案需求者和提供者也沒有過多地交流，這和新型的信息資源管理是相悖的，尤其是文件夾沒有得到有效的共享，管理系統不能對所有的文件類型進行兼容，在檔案資料進行移植時，也沒有與之相對應的書目，文件自動化管理還是沒有完善的標準。多數情況下，檔案資料也都是限制于一種類型，只能提供給一小部分的人使用，這樣是不利于檔案信息化管理向更好方向發展的。
3檔案信息化建設的實施措施和途徑
3.1檔案標準規范化建設。檔案管理標準化、規范化是檔案信息資源的共享過程，通過制定和實施的各項標準使其基本文件到達標準化，這也是規范的重要前提。勞動力的技術部門一直是—個統一的科學標準的部門，是為了確保檔案工作與檔案管理的有機結合，以達到最佳效果。3.2檔案資源信息化。作為一種有價值的信息資源的地質檔案，它的征收管理以及開發利用檔案信息化建設的目標之一是實現資源的文件共享。使隱藏文件的價值得到最大化的凸顯。在不久的將來，檔案資源信息化建設作為檔案管理現代化的核心內容繼續推進現代管理記錄不斷向前發展。3.3檔案信息的數字化。傳統的地質文件基本上都主要是以紙張文件的形式存在的。勞動密集型的管理使得其訪問也很困難，并且占用了很多的倉庫空間以及增加了很多管理成本，保管十分麻煩。如紙張容易發黃，變脆。但數字文件能夠克服傳統檔案館的缺點，節省了大量人力、物力和財力。使用者可以在世界各地范圍內的所有地方享受其的方便。任何人通過網絡的任何一點、任何終端可以訪問他們需要的信息的文件。這是真正意義上的資源共享。3.4檔案干部隊伍通才化。檔案干部隊伍是檔案管理的主體。檔案工作人員的質量對檔案工作的實際成果以及更好地促進檔案信息化建設過程起著直接影響。提高檔案工作者的技術水平是整體性能提高的關鍵之一。培養一大批掌握現代科學和技術復雜的文件管理的工作人員是為了適應檔案事業發展的需要，更好地推動現代化的檔案工作和信息化水平的提高。
隨著社會的不斷進步與發展，地質單位也將有很大的發展空間，地質檔案管理必須從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時代的步伐。這也要求地質檔案工作者不斷學習、不斷進取，以完善的專業知識和豐富的信息處理、計算機操作技能，滿足社會進步和地質發展對檔案管理的要求，為建設有中國特色的社會主義地質檔案事業、為更好地服務于社會主義和諧社會建設作出貢獻。
作者:辛 玲 單位:黑龍江省煤田地質物測隊
參考文獻
[1]潘麗莉,孫燕鳴.淺析地質資料檔案管理信息化建設[J].資源與人居環境，2011.
【關鍵詞】地質部門 人事檔案管理 改革 問題
【中圖分類號】D035.2 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）06-0015-01
一、前言
人力資源是第一資源，人才，每個單位都渴望。怎樣知人善用？往往人事檔案就是提拔人才的重要依據。人事檔案是詳細地記錄著每一個工作人員的工作經歷、業績和才能的文件，包含著種種的個人隱私。目前，隨著地質部門的不斷改革，尤其是在地質部門人才戰略上，人們越發地感受到人力資源的重要性。為了提高地質部門人事檔案上的管理水平，我們就必需充分利用人事檔案的優勢及其作用，改進改革中出現的問題。
二、改革中地質部門人事檔案管理存在的問題
1.人事檔案管理人員的數量不足
人事檔案的管理工作繁瑣、復雜，任務龐大，并且具有極高的系統性與連續性，因此，其這樣的特點對于人力數量上的投入也是相當多的，不然人事檔案管理的質量就難以保證。在地質部門當中，會出現專門管理人事檔案的工作人員較少，或者沒有的一種現象。這樣的現象會大大的淡化了大家對人事檔案管理工作的重要性，而且也會一定程度上降低了人事檔案管理的水平及其質量。
2.人事檔案管理的設備與制度不完善
領導對人力資源的管理越來越重視，但是在人事檔案管理的工作的投入還是不夠。比如，在設備上，人事檔案管理依舊采取紙質記錄，缺乏時效性和先進性。在制度上，條文規定通常都籠統地制定，沒有與本部門的特點和文化相結合，缺乏科學性和針對性。加上“手工模式”的管理會很大程度上拖慢管理工作的進度，降低人事檔案保存的質量和工作人員的效率。
3.人事檔案記錄材料作用不理想
在審核人事檔案內容的過程中，發現其中的某些項目內容單一而且參考價值低，某幾項項目內容相似，造成資料繁雜多余。同時，浪費人力物力，導致管理成本的增加。另外，由于部分職工對人事檔案的不重視，對資料的填寫隨意不真實，內容前后不一致。這樣的行為將會導致檔案所傳遞的信息失去其作用，也會使領導者得不到可靠的人事信息和人事檔案就不會產生其應有的價值。
4.低下的人事檔案管理水平
沒有專門的管理人員，在資料審核的這一階段的工作就會做得相對馬虎。一大部分的材料還是靠手工分類排序再分別加工，整理裝訂，整個程序不僅復雜費時，而且一環扣一環，前面誤則后面錯，這樣就會降低效率。
三、改進地質部門人事檔案管理的建議
1.務求檔案管理員專業化
人事檔案的管理工作是具有高度的系統性、條理性與嚴密性。在其位則謀其政。檔案管理工作人員必須具有相當的職業素養和高度的責任感，不得隨意傳播檔案中的隱私而影響地質部門的團結與工作。對檔案管理人員需進行具有地主部門特色的教育培訓，提高自身的專業程度。再深一層，必須增添人事檔案工作團隊的人數，務必做到量上與質上的改變。除此之外，為了跟上時代的步伐，必須挑選熟悉信息技術的年輕工作人員擔任本職務，確保有精力有耐心的對待檔案的繁瑣工作。
2.保證檔案管理制度規范化
為了使得本部門人事檔案管理透明化、規范化，對人事檔案管理的措施和規章制度進行的進一步的完善是勢在必行。特別是地質部門的上級領導們的對人事檔案管理提高相應的重視，不然，人事檔案的管理工作就難以落到實處，人事檔案的價值就不易體現。對于檔案材料的收集的制度，檔案管理人員必須嚴格執行，本單位非管理人員必須遵守。
3.確保人事檔案內容真實化
結合地質部門發展的特點，更深一層根據個人事實豐富材料的內容，目的是未來得到更加全面更加完整的人事資料，強化地質部門的人才發展戰略，增強地質部門人才建設服務的功能。建議根據地質部門職工崗位的類別設置對人事檔案進行重新分類，制定對各類型人才的材料的收集、審核、管理的標準，增強針對性和具體性。
4.力求檔案管理設備先進化
一改以往的手工模式，跟進科技的步伐，把人事檔案管理信息化，數字化。把先進的計算機技術和相關的應用程序應用到人事檔案管理中，構建管理信息化的高效模式，爭取最大限度發揮人力物力資源的價值。建立人事檔案的數據庫系統，利用掃描儀等先進的現代化設施，把數據錄入系統，不僅高效，而且文字圖片并存，實現了形式多樣化，信息具體化。實行人事檔案動態管理，對本部門的職工個人情況及時更新，提高效率，而且電子化的檔案占用空間少，使用期限卻很長，可謂功能強大。
四、結束語
地質部門人事檔案管理的改革是必然的。破舊立新，管理才能得以完善，才能符合新環境下的地質部門對人事的需求。積極改善部門人事檔案的信息化建設，加強管理人員的能力和提高管理人員的職業素養，利用檔案的信息資源，才能夠為地質部門的各個崗位提供更有能力的人才，才能盡最大的可能為本部門提供優質的服務。
參考文獻：
關鍵詞:檔案規范性文件;制定技術;文本規范
行政規范性文件僅指國家機關(行政機關和授權組織)為執行法律、法規的需要依法定權限制定和的具有普遍約束力的決定、命令及其他規范性文件,包括行政機關自己制定的內部管理方面的規范性文件。地方檔案規范性文件是法律、法規、規章的延伸和具體化。法律、法規、規章規定不夠具體的,地方檔案規范性文件可作細化規定。法律、法規、規章沒有規定的,地方檔案規范性文件制定機關可以根據本地具體實際,制定一些具有本地特色的地方文件。本文僅就各級人民政府及其工作部門頒布施行的地方檔案規范性文件在制定技術中存在的問題進行分析。
1地方檔案規范性文件概況
據2010年3月對《法律圖書館》網站的不完全統計,自1957年7月安徽省人民委員會公布實施《安徽省各級國家機關整理積存檔案暫行辦法》以來,我國各級政府及其工作部門頒布的與檔案工作相關的地方規范性文件大約有562個。詳見表1論文
2對我國地方檔案規范性文件的分析
應該說,自1957年7月《安徽省各級國家機關整理積存檔案暫行辦法》公布實施以來的50多年間,各地各級黨委、政府及其工作部門在檔案工作實踐中頒布施行的地方檔案規范性文件遠遠大于562個。這些規范性文件不但是推動我國檔案事業法制化進程的重要基礎,也是促進我國檔案事業不斷發展和進步的主要工具和重要保障,為今后轉型期地方檔案規范性文件的制定提供了寶貴經驗。同時,地方檔案規范性文件還存在許多不足和薄弱環節。下面,從制定技術的角度,對地方檔案規范性文件在制定根據、法律淵源與效力、名稱、適用范圍、頒布時間與實施時間的間隔、形式結構等六個方面存在的問題進行分析。
2.1地方檔案規范性文件的制定根據分析
在我國,行政機關制定行政規范性文件是以“根據”為原則的。由于原網站改版或升級,造成《法律圖書館》網站與部分文件的鏈接錯誤,致使部分文件無法查閱到全文。562部(含首次頒布與修訂本)地方檔案規范性文件,可以查閱到全文的有370部,其中,342部指明了制定依據,占92%;28部沒有指明制定依據,占8%。詳見表2。
檔案規范性文件制定依據的比例高低排序分別是:省級人民政府(含副省級城市),省級檔案局,省級檔案局與其他廳、局、辦聯合,市級檔案局,省級其他廳、局、辦單獨或聯合,市級人民政府,省級人民政府辦公廳(室)和省委辦公廳(室)單獨或聯合,市級人民政府辦公廳(室)和市委辦公廳(室)單獨或聯合,市級其他局、委、辦單獨或聯合。
從總體情況看,地方檔案規范性文件大部分注意到了對制定根據的表述,但仍然存在表述過于籠統的問題。
第一,同樣內容的規范性文件,法律依據多少不一。如有關“城市建設檔案管理”的規范性文件共有90部,其中,法律依據最多的有7部,最少的沒有說明法律依據。第二,有些規范性文件只是籠統地說明依據“有關法律法規和規章”、“有關法律、法規的規定”、“國家有關法律法規規定”等,沒有說明具體依據哪一部或哪幾部法律、法規。例如,2006年s月,《江蘇省司法廳關于印發<江蘇省法律援助案件檔案管理辦法>的通知》等11部規范性文件就存在這種問題。
除了上述規范性文件以外,還有相當一部分規范性文件在說明具體依據某部法律后,還加有“和其他有關法律、法規的規定”的表述。這里的“其他有關法律、法規的規定”指的是與檔案有關的法律、法規,還是與文件有關的法律、法規;是與公民有關的法律、法規,還是與機關、團體、企業有關的法律、法規;是刑法、民法,還是行政法,應該有進一步的明確表述。在《中華人民共和國立法法》(以下簡稱《立法法》)實施多年之后,仍然出現此類問題,說明地方各級政府及其工作部門在起草、制定、檔案規范性文件時,還沒有嚴格遵循《立法法》的規定和要求。
2.2地方檔案規范性文件的淵源與效力分析
從廣義上來說,行政規范性文件是介于行政立法行為和行政執行行為之間的一種“在一定程度上可反復適用、具有弱普遍約束力”的“準行政立法行為”,是規章以上行政法淵源重要而有益的補充。因此,行政規范性文件在行政管理領域內的效力,總的來說,“應低于同類行政法規、規章而高于據其所作出的集體行政行為”。從法律效力來看,370部地方檔案規范性文件的法律效力都較低,不得同憲法、法律、上級和同級行政法規、行政規章相抵觸。
由于經驗與技術的欠缺,地方檔案規范性文件在制定過程中,不僅存在與上位法相抵觸的問題,同樣存在與本級人大或人大常委會制定的其他地方性法規相抵觸的問題。一是制定主體不合法。不管是檔案行政機關,還是企事業單位或是社會團體,誰都可以制定有關檔案行政管理的規范性文件。特別是某些大中型企事業單位制定的關于加強本單位檔案管理辦法的某些內容,明顯與本地檔案行政管理部門制定的規范性文件相悖。這些都是因制定主體不合法而造成的。二是越權現象較嚴重。與制定檔案規范性文件有關的越權行為,既有上下級檔案行政機關的縱向越權,亦有同級檔案(或非檔案)行政機關的橫向越權,目前,以后者居多。三是與檔案行政法規、行政規章不相符。有的檔案部門為使本部門的史料編纂多出成果,而對應開放的檔案遲遲不予開放。國家檔案局與國家物價局對檔案利用收費已有明文規定,而有的檔案部門則借此機會自行制定收費標準,擴大收費范圍,提高收費標準,在社會上造成不良影響。四是與制定規范性文件的法定程序相違背。按照國家規定,制定某些專業檔案管理的規范性文件,檔案部門需要與有關專業行政主管部門聯合發文。此類文件往往先有檔案部門起草,專業主管部門會簽,有時因時間關系,會簽手續不全,也照發不誤。這樣,就造成主辦、協辦機關不明,各自職責不清,出現問題相互推諉,自然會影響這些規范性文件的行政執法效力。五是不符合法律規定的方式。文件制定主體在起草、制定檔案規范性文件時常有很大的隨意性,使用的名稱也較混亂。有的只需發個“通知”、“意見”之類的文件也要冠之以《規定》、《辦法》,甚至《條例》。一些市縣檔案規范性文件詞不達意,時常出現錯別字。由此可見,最具特色和最為具體的檔案規范性文件更需要引起制定主體的高度重視和法制部門的嚴格把關。
2.3地方檔案規范性文件的名稱分析
從形式上看,370部地方檔案規范性文件中,265部用“辦法”,139部用“通知”,56部用“規定”,2部用“條例”。在265部采用“辦法”的法規中,又分“辦法”、“暫行辦法”和“管理辦法”三種不同用法。從制定技術的角度來講,“條例”作為法的形式,是對某一方面的社會關系或某一方面行政工作做比較全面、系統的規定?！稗k法”和“通知”是規范性公文中使用范圍最廣、使用頻率最高的文種。它是領導機關或職能部門對特定范圍內的工作和事務制定相應措施,要求所屬部門和下級機關貫徹執行的法規性公文?！稗k法”作為一種立法形式,其功能是對某類社會關系或行政工作做出比較全面、系統與具體的規定?！耙幎ā笔锹鋵嵞骋环?、法規,具體規范某項工作而制定的,具有較強的約束力,且內容細致,可操作性較強。一般來講,地方人大及其常委會通過的地方性法規應采用“條例”,地方政府規章和規范性文件應采用“辦法”。
2.4地方檔案規范性文件的適用范圍分析
由于規范性文件的內容種類不同,適用的范圍也就不同。從規范性文件的適用范圍來看,370部地方檔案規范性文件涉及內容最多的有:檔案管理,檔案事業,檔案工作,城市建設檔案,企業檔案,城市地下管線檔案,重大活動或重大事項檔案,人物或名人檔案,建設項目檔案,村民委員會或居民委員會檔案,征集檔案,收集檔案,查閱或利用檔案,司法檔案,技術檔案,移交檔案,等等。涉及內容較少的有:檔案法,檔案卷,信用檔案,行政復議檔案,移民檔案,電子文件管理,檔案事業發展規劃,檔案整理,鑒定或銷毀檔案,檔案信息,檔案信息化,檔案寄存,檔案中介,檔案搶救,行政執法檔案,檔案保證金,檔案庫,檔案驗收,檔案登記,開放檔案,檔案綜合管理以及眾多其他專門檔案和檔案機構與檔案人員,等等。從數量和內容來講,當前急需的檔案行政執法,檔案行政復議,檔案信息組織和檔案信息化,電子文件管理,檔案事業發展規劃,檔案開放,檔案鑒定與銷毀,檔案寄存,檔案搶救,檔案中介,政府信息公開和檔案信息服務,檔案資源整合,檔案工作崗位責任制,電子文件中心建設等方面的規定明顯偏少或空缺。一方面,說明相應的上位法缺位,另一方面,說明制定主體缺乏探索和創新精神。這應是未來各級政府及其工作部門重點規范的內容和領域。
2.5地方檔案規范性文件的頒布時間與實施時間間隔分析
從制定技術上講,法律法規的頒布時間和實施時間應間隔一段距離,以便法規的宣傳和推廣。這樣,既有利于檔案政策和法規部門對法規的實施有一定的心理準備,也有利于社會成員的學習與消化,使法律法規實施后能夠取得較好的效果。
從370部地方檔案規范性文件頒布時間和實施時間的間隔來看,177部頒布時間和實施時間是同一天,占47.83%。167部相隔一段時間,占45.14%。其中,10天以內的10部,11～20天以內的16部,21～30天以內的30部,31～40天以內的24部,41～50天以內的28部,51～60天以內的13部,60天以上的13部。最長的相隔為79天,最短的只有4天,平均為35天。19部只有發(頒)布時間,沒有開始實施的時間,占5.14%。在370部地方檔案規范性文件中,有21部明確規定了失效時間,占5.7%。
我們認為,首次頒布的檔案規范性文件,頒布與實施的時間間隔應當稍大一些,修訂的檔案規范性文件,頒布與實施的時間間隔應當稍小一些,甚至可以頒布與實施為同一時間。新(頒布)的規范性文件應明確宣布自施行之日起,舊的和其他有抵觸的規范性文件同時廢止。
2.6地方檔案規范性文件的形式結構分析
370部檔案規范性文件,有119部屬于復雜結構,占32.2%。分為總則、附則、章等若干部分,各部分都有標題,條文也較多,要件數量多而且全面。其中,116部有總則、分則、附則等,有章、條、款之分,每一章都有標題;有3部沒有附則。116部中,有58部設有罰則。116部中全文12章的1部,9章的1部,8章的11部,7章的23部,6章的49部,5章的27部,4章的4部,平均為6章。全文最多的是65條,最少是14條,平均為34條。
有213部介于簡單結構與復雜結構之間。要件多于簡單結構但少于復雜結構,沒有章的設置,也沒有各部分標題、附則等要件,只有條、款之分,條文較復雜結構少,其中最多的48條,最少的9條,平均為21條。有38部屬于簡單結構,只有款之分,條文較復雜結構少了許多。370部規范性文件均沒有目這一層次。從字數看,最短的只有129個字,最長的有10482個字,平均為2815個字。
另一個值得注意的問題是,同一內容的規范性文件,其形式結構差異很大。如有關“城市地下管線檔案”的規范性文件有21部,其中1部有章,20部沒有章;條文最多的為28條,最少的沒有設條,直接用數字標明順序;字數最多的為3051個字,最少的只有1484個字。由此看來,各地各部門制定的檔案規范性文件能夠結合自身實際,有的放矢,注重解決實際問題,實現了形式和內容的多樣化,逐步避免了地方檔案法規普遍存在的照抄照搬現象。這是值得充分肯定和需要進一步保持和發揚的地方。
在370部地方檔案規范性文件中,有58部設有獎勵或制裁的條款,占15.7%。
行政規范性文件和行政法規、規章都具有法律約束效力,都可以作為行政行為的依據,效力最高的應該是行政法規,其次為規章。因為,根據1996年10月1日起實施的《中華人民共和國行政處罰法》中的相關規定,行政法規、規章可以設定行政處罰,行政規范性文件明確規定不得設定行政處罰。其次,根據《中華人民共和國行政訴訟法》的相關規定,人民法院審理行政案件,以法律、行政法規、自治條例和單行條例為依據,同時參照規章,并沒有包括行政規范性文件。據此,地方政府及其工作部門在今后制定地方檔案規范性文件時,應當取消行政處罰,適當保留獎勵條款。這樣,既可以避免與法律抵觸,又可以起到自身獨特的作用。
參考文獻:
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關鍵詞：CNKI；EndNote；中文文獻；亂碼問題
中圖法分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)23-5728-02
Method and Solution of Importing CNKI Literature to Endnote
HE Xiao-tian
(Henan Zhengzhou Water Conservancy School, Zhengzhou 450008, China)
Abstract: As a professional management tool of references, EndNote has been applied by more and more scientific researchers. The paper has introduced a fast method to import CNKI Chinese literature to the Endnote database, and solved the Chinese messy codes during the importing process. Finally, the paper has introduced the method to import more article information to the database according to actual demands of scientific researchers.
Key words: CNKI; EndNote; chinese literature; messy word
隨著互聯網的發展， 科研人員能夠通過各種文獻數據庫接觸到海量的文獻資源。以國內來說，CNKI中文文獻數據庫是國內最具有權威和最受歡迎的綜合性文獻數據庫，包含多種類型的文獻: 期刊、學位論文、會議論文等。如何對數量眾多、類型繁多的文獻進行高效的管理，在科技論文中以正確的格式引用是科研人員面臨的重要問題。能夠輔助科研人員完成文獻整理和標注的專用工具軟件有EndNote、Note Express、Reference Manager 等。其中EndNote由Thomson Corporation下屬的Thomson Research-Soft(http：//)開發。EndNote是一個專門用于科技文章中管理參考文獻數據庫的軟件，使用最為廣泛。EndNote不僅可以完成文獻檢索、文獻整理等文獻統一管理，還能在諸如word、latex等環境中完成引文統一標注、在文末自動按特定格式生成參考文獻列表等強大功能。
使用Endnote 軟件的第一步是建立個人參考文獻庫。本文首先簡要介紹如何利用CNKI 中文文獻數據庫的網上資源檢索的結果建立個人參考文獻庫，實現對參考文獻進行統一管理。EndNote沒有為中文文獻的導入和文獻格式的編排提供模板，給中文文獻的處理帶來了很大的不便。姚煒等人提出了利用RefWorks格式和cnki filter導入中文文獻，但filter的格式存在多種選擇，容易出錯；目前CNKI對endnote文獻的導出格式進行了全面的改版，改版后，文獻各種信息可以完全的導出，包括卷，期，頁碼，摘要等信息，本文詳細介紹該方法及解決該方法導入文獻時出現的亂碼問題、添加個別信息的方法。
1 CNKI文獻的檢索及導出
通過單位已經購買的CNKI數據庫連接進入網站，并進入中國學術文獻網絡出版總庫。打開檢索頁面，輸入需要查找的關鍵字，并點擊搜索按鈕，選中你需要導入的文章（單選或者多選均可），點擊文獻條目表上面的“存盤”按鈕。在打開的新的頁面中，選中左邊欄中的EndNote，則右邊欄顯示了多條文獻的輸出格式。點擊“輸出到本地文件”，將內容保存本地電腦。該文件包含了多個參考文獻的相關信息，順序依次是文獻類型、作者、出版地址等。其中期刊文獻的題錄格式如下：
%0 Journal Article
%A 顧建新
%+ 東南大學;
%T 談聯機檢索中的敘詞檢索和自由詞檢索
%J 情報科學技術
%D 1995
%N 02
%K 敘詞檢索:5409，自由詞檢索:4772，聯機檢索:4102，敘詞表:2586，手工檢索:2438，數據庫:2416，自然語言:1990，計算機:1713，文獻記錄:1708，文獻標引:1686
%X 計算機情報檢索技術的發展，給人們帶來了極大的便利，為用戶提供了更多的檢索途徑……。
%P 38-40
%L 11-2324/N
%U 10.200.200.80/grid2008/brief/detailj.aspx?filename=ZGKX199502012&dbname=CJFQ1995
%W CNKI
會議論文的題錄信息如下：
%0 Conference Proceedings
%A 溫雪茹 %A 翟國平 %A 李銀羅
%+ 中國地質科學院水文地質環境地質研究所;
%T 將情報語言與自然語言一體化檢索應用于地質資料檢索系統
%C 中國青海西寧
%? 中國圖書館學會專業圖書館分會、敦煌研究院
%D 2009
%K 地質資料;;信息化檢索;;情報檢索語言;;自然語言
%X 地質資料是地質工作成果的重要載體，是重要的信息資源……。%U 10.200.200.80/grid2008/brief/detailj.aspx?filename=ZTUZ200909001035&dbname=CPFD2009
%W CNKI
學位論文的題錄信息如下：
%0 Thesis
%A 張海霞
%T 當前我國檔案信息資源開放利用存在問題及其對策研究
%Y 傅鎖根
%I 內蒙古大學
%9 碩士
%D 2010
%K 檔案資源;;開放利用;;問題;;對策
%X檔案是人類活動的真實記錄……。
%U 10.200.200.80/grid2008/brief/detailj.aspx?filename=2010182164.nh&dbname=CMFD2011
%W CNKI
2 EndNote數據庫的建立、文獻導入
啟動EndNote程序，彈出一個窗口，如果是第一次使用，選擇Create a new EndNote library創建一個新的EndNote圖書館，命名文件(如命名為filecontrol)并保存文件。然后系統自動生成擴展名為enl的filecontrol。enl文件，即EndNote個人參考文獻圖書館。如果已建好圖書館，選擇Open an existing EndNote library，在下拉選單中選擇，如filecontrol. enl ，接著點選OK。如果filecontrol. enl沒有出現在下拉選單中，點選Browse按鈕，系統會跳出一個窗口讓您選擇，開啟filecontrol library。另外也可以使用EndNote reference library 下的File menu 來開啟檔案。
文獻導入的方法有三種：第一種是手工錄入，即將文章題名作者等信息手工錄入到對應的標簽欄中；第二種是直接將輸出的題錄文件直接導入；第三種是利用EndNote進行聯機檢索將結果直接輸入到EndNote圖書館中。采用第二種方法，利用CNKI輸出的EndNote 題錄格式文件直接將參考文獻導入到數據庫中。Files->Import，在彈出的對話框中，點擊choose，選擇自己保存的題錄信息文件；Import Option 選擇EndNote Import，Duplicates選擇Import All，Text Translation選Chinese Simplified(GB2312)，執行Import，EndNote就會依據模板將題錄信息逐條導入到數據庫中。
3 文獻導入時亂碼解決
在實驗過程中，如果Text Translation的選項設為默認的No Translation，則導入的題錄信息全是亂碼，這時需要將導入的參考文獻全部選中，刪除，進行重新導入。正確的設置選型如圖1所示。
4 在EndNote中為數據庫中的文件添加信息
在往EndNote數據庫中導入題錄時，還可以對題錄添加某些信息，Translate Title，Electronic Resource Number等信息。添加方法是對題錄信息文件的末尾，輸入相應的Tag corresponding Fields。EndNote Tags 及Corresponding Fields如表1所示。
5 結束語
本文給出了CNKI文獻導入EndNote方法，以及在導入時出現的亂碼問題的解決方案，文章還研究了EndNote的Tags信息，用來方便科研人員為文獻添加更多信息。將CNKI文獻導入到EndNote數據庫之后，科研人員可以對文獻進行集中的管理、閱讀、批注，結合EndNote的Word插件，還可以系統對科研論文中的參考文獻進行自動編號，自動更改參考文獻格式等，為科研人員的論文撰寫工作提供了便利。
參考文獻：
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