時間：2024-01-11 16:56:09
序論：在您撰寫機關檔案數字化時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 062
[中圖分類號] G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）05- 0108- 02
1 檔案數字化及其發展現狀
檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、數字成像技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，以網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享，是檔案信息化建設的重要內容。
近年來，隨著我國基層檔案工作規范化的推進和社會信息化整體進程的加快，數字檔案室已成為城鎮、社區和機關單位檔案信息化建設的重要目標。2000年起，國家檔案局、中央檔案館開始機關單位電子文件歸檔管理的試點工作[1]。在此基礎上，2011年初制定的《全國檔案事業發展“十二五”規劃》要求“在試點基礎上推動機關電子文件管理工作，加強對在辦公區域相對集中機關事業單位建立‘文件（檔案）管理中心’的指導”。一批國家部級單位以及北京、上海、杭州等地市級機關數字檔案室試點工作的開展，在標準制定、數字檔案管理系統推廣、制度規范等方面取得了一定成績，為機關數字檔案室建設積累了寶貴經驗。
要實現機關數字檔案室的順利運行，對傳統檔案進行數字化并對數字化檔案進行高效管理，最重要的解決方案即是構建數字化檔案管理系統。這種系統將開發先進的管理模塊、軟件和檔案信息資源庫，并強化檔案行政管理職能，可以更加規范、高效地管理檔案工作。數字化檔案管理系統能夠實現檔案收集、管理、提供利用、上報移交、年檢、業務指導及監督指導等功能，最大限度地滿足檔案部門管理、監督和指導的需求，使檔案管理現代化邁上新的臺階。
2 軍隊裝備機關業務檔案數字化管理的內涵
軍隊裝備機關業務檔案數字化管理，就是在部隊主管裝備工作的各級機關，改變以紙質資料形式存儲保管業務檔案資料的傳統方式，采用先進的信息技術，借鑒和運用檔案數字化管理理論及先進方法，開發建設裝備機關數字化業務檔案管理信息系統，將部隊各級裝備機關日常業務工作及各專項活動中形成和積累的各種計劃、方案、批示、報告、規章制度、法規標準、會議材料等文檔資料及圖片、視音頻多媒體資料進行采集、歸類、整理、維護，實現裝備機關各種業務檔案資料數字化存儲與管理，并提供檢索查詢服務。通過數字化業務檔案管理系統，可解決裝備保障業務工作檔案資料的積累、儲存、管理、查詢等難題，對裝備工作的開展具有重要的輔助支撐作用。
3 裝備機關業務資料管理現狀及問題
軍隊各級裝備機關負責本級部隊軍事裝備建設與發展、使用管理、維修保障、器材籌供等裝備工作，每年都會形成和保留種類復雜、數量龐大的工作資料。從內容上講，包括年度業務工作文件、專項活動工作文件資料；從形式上講，包括各類報表、文本文件以及圖片、視頻等多媒體資料。這些資料記載和反映了裝備工作的發展，是裝備保障業務工作的成果積累，對裝備保障的建設發展具有重要作用，應給予安全存儲和有效利用。
目前，裝備機關文檔資料的存儲管理方式有兩種：一是傳統的以實物形式保存，手工立卷加紙質目錄的檔案管理方式在裝備保障系統普遍存在。實物化的方式占用空間大、不利于儲存管理和及時收集整理，容易造成文件失存，查詢檢索困難，已經不能滿足文檔資料儲存管理需要。二是部分能夠電子化的資料在各業務信息系統中分別生成和保存。部分業務信息系統生成的電子化文檔分散存儲于不同業務信息系統中，存檔文件不能集中存放，查詢不便，不利于對車輛裝備保障工作文檔的整體掌控和運用。
應用數據庫技術，實現數字化檔案資料管理是當前條件下文檔資料管理的必然趨勢。將裝備文檔資料全面電子化，并集中存放管理，有利于形成裝備保障工作的歷史積累，有利于文檔資料的科學管理，能夠顯著提高資料信息查詢使用效率。
4 裝備機關數字化業務檔案管理系統建設目標
裝備機關數字化業務檔案管理系統的建設目標，是采用先進的計算機技術建設基于數據庫的數字化檔案管理系統，將裝備保障系統工作檔案資料進行集中管理，實現電子檔案接收、檔案資料整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定等功能。系統應具有高可靠性和安全性，適應海量存儲需求，易于管理和維護，并具備較高的開放性，即能夠提供各種接口及服務，以利于其他業務系統的調用，與相關業務系統緊密耦合，使得業務數據能自動歸檔到系統中，提高工作效率。
5 裝備機關數字化業務檔案管理系統功能規劃
裝備機關數字化業務檔案管理系統包含兩大部分：檔案資料數據庫和檔案資料檢索維護系統。
5.1 檔案資料數據庫
裝備保障檔案資料數據庫是以特定方式組織起來的文檔資料數據集合。裝備保障檔案資料數據庫由目錄數據庫、業務資料數據庫、文檔資料數據庫、多媒體資料數據庫組成。
（1） 目錄數據庫：將各類檔案信息按照一定格式錄入到計算機中保存形成的數據集。即過去手工抄寫的案卷目錄、文件目錄等檢索工具的內容，錄入計算機，形成機檢目錄，以備查詢利用。
（2） 業務資料數據庫：是裝備保障業務數字資源的數據集合。具體地講就是借助數字設備及第三方軟件將以紙質等載體形式存在的、需要存檔的重要業務文件轉化為可用計算機等數字設備閱讀、處理的電子文件信息的數據集合。具體包括：裝備保障維修文檔資料、器材籌措供應文檔資料、訓練工作文檔資料、科研學術項目情況及文檔資料、經費管理文檔資料、專項重大活動文檔資料等。
（3） 文檔資料數據庫：具體包括已經頒布實施的裝備保障系統相關行政法規、規章制度、標準規范等的數字化文檔。
（4） 多媒體資料數據庫：業務工作或重大活動形成的需存檔的圖片、音像資料等多媒體數據集合。
5.2 裝備保障檔案資料檢索維護系統
（1） 裝備保障檔案資料分類管理功能。能夠進行裝備保障檔案資料數字資源分類管理，能夠完成類別的增加、刪除、修改和查詢。
（2） 數字檔案錄入功能。系統能對文檔、圖片、音頻和視頻等內容進行錄入、上傳。在錄入時可設立多級目錄，分類存放各部門文件。用戶端可上傳、瀏覽文件，并可設定共享單位，指定共享、不共享或有限共享，顯示上傳時間及用戶名。
（3） 數字檔案檢索功能。可以基于資料文件名、創建者、編號、屬性、創建時間、更新時間、目錄和關鍵字（主題）等屬性組合搜索，從海量文檔中快速準確定位所需文檔。支持聯網遠程訪問，使資料得以多人共享，方便協同查看，工作人員需要訪問調閱某些文件時，只需登錄系統即可查看，再也不用重復傳輸及復印，節約了成本。
（4） 統計功能。主要根據發文時間、資源上傳時間、資料類別等進行統計。
（5） 用戶級權限管理功能。系統應能夠創建用戶，并根據用戶的不同等級，實現對訪問各類檔案數據的授權和管理，并確保用戶不能越權訪問數據。
（6） 系統管理功能。主要功能包括：系統數據的備份、查詢用戶登錄系統情況等。系統管理功能的使用者是系統管理人員。
（7） 系統幫助功能。一是系統操作使用的電子教程，二是系統版本說明。
6 系統建設中的難點與關鍵問題
6.1 檔案文件的系統分類
工作文件資料涉及裝備工作的方方面面，既有業務資料，也有首長重要批示和講話、上級機關下發的各類文件及法規標準、行政規范；既有手寫文檔資料，也有油印和打印資料，還有照片、音頻視頻等多種資料?？傮w數量龐大，種類復雜，需要按照檔案電子化需求重新進行梳理分類，構建裝備保障檔案資料分類框架體系，為下一步方案管理和查詢奠定良好的基礎。
6.2 檔案存儲與檢索技術
一是要科學設計各類檔案資料的存儲方式和存儲結構，做到低冗余、全覆蓋、安全高效；二是對于文檔、資料進行存儲時，是將其轉換成圖片進行存儲，并沒有直接存儲該文件資料的全部文字性內容，同時音視頻文件在存儲時，存儲的只是具體二進制文件，為了進行檢索，還需要在保存文檔時，對文檔的主要內容進行描述，比如采用關鍵字方式對該資料（文檔圖片、音視頻）進行描述，如何根據用戶輸入的查詢關鍵字進行文檔匹配，保證查全率和查準率，對查詢結果進行排序，保證系統的檢索速度等都是建設系統時需要研究的內容。
6.3 檔案資料數字化過程控制
將大量的檔案數字化，是一個龐大的系統工程。首先要做好收藏文件情況的調查，包括檔案的類型、載體形態與狀態、數量、檔案信息利用等基本情況。其次要制訂檔案數字化的科學規劃，包括服務器、電腦、掃描設備等硬件的購置計劃和數字化處理規劃。檔案數字化是一項費時較長的工程，在大規模、流程化的數字化過程中，所有檔案原件都需從檔案庫房分批大量取出，一定要保障檔案原件的完整，不允許出現損毀和遺失的現象。檔案數字化過程要實施全程控制，要對文檔資料做全面的質量檢查，加強數據的質量控制。質量檢查應包括以下幾方面內容：一是數字化前的檔案整理檢查。要進行數字化的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴重影響掃描質量的原件應預先修整。二是數字化中的人員業務培訓。數字化工作是需要人來完成的，人員業務培訓不過關，直接導致返工，間接導致成本的增加，時間段的延長。三是數字化后的數據質量、圖像質量檢查。錄入后的檔案信息要有非常高的正確率，掃描后的文件圖像應保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，無錯掃、漏掃，對文件圖像質量有問題的應重新掃描。
【關鍵詞】機關事業單位；檔案管理；數字化管理
檔案是任何單位或組織不可或缺的資源，檔案內部信息資源還有助于促進單位和組織的發展。在日常工作中，事業單位一定要重視和加強檔案的管理，并且為單位內部的工作提供有效的信息資源。但是，傳統意義上的檔案管理已不能適應現代社會的發展，所以事業單位必須加強數字化檔案管理，有效解決檔案管理存在的問題，使其得以發展和完善。
一、機關事業單位實施數字化檔案管理的必要性
（一）提高檔案利用率。因為傳統的檔案一般都是在檔案館和檔案室儲存，保管，而且這些檔案絕大多數是紙制的，這將導致使用不便。而數字檔案管理的運用可以將搜索檔案變得更準確，便捷，而且數字檔案管理的實現，還可以大大消除空間和時間的界限，促進檔案利用率大大提高。
（二）提高辦公效益。機關事業單位數字化管理檔案可以實現及時歸檔檔案資料，并且可以盡快得以利用。如組織部門的人事檔案管理機構，因為有比較多的對象需要管理，管理對象的流動性也很強，這就需要借助計算機網絡來作為管理媒介，這樣不僅能準確地反映當期的現狀，而且查詢數字化資料也會更加快速和容易。由于檔案信息的高速流動，檔案庫的角色便由保管實體的基地變為信息控制中心，辦公效率大大提高。
（三）提高經濟效益。社會經濟的快速發展使得滯后的辦公方式和數量龐大的信息形成尖銳的矛盾，過去一直采取的是粗放的檔案管理模式，也就是指增加辦公費用和辦公人員是解決這類問題的唯一手段，這就在很大范圍上增加了單位的管理成本?，F代化檔案管理有效使過去的紙質載體檔案轉換成機讀檔案，不僅節省空間，有效節約了檔案保管的費用，而且使文件的查閱更加方便快捷，還防止了因反復印制資料產生的紙張浪費和人員浪費，由此提高經濟效益。
二、新形勢下機關事業單位檔案數字化管理所具備的條件
（一）網絡技術體系得到初步發展。上世紀90年代以來，我國已建立了中國互聯網、中國教育網、中國金橋網和中國科技網并且都和國際互聯網接軌。我國的建設單位，90年已經有很多開始使用計算機，到了2000年計算機已經廣泛被使用。實施無紙化辦公，并進行了局域網的建設。中國通信技術的飛速發展以及計算機網絡的迅速崛起，為事業單位檔案管理進行數字化建設提供了難得的條件。
（二）技術保障程度提高。目前，IT行業市場上所提供的業務辦公軟件可以說應有盡有，軟件開發數目多達上千款，并且都具有多種有價值的應用程序，如集成、編目、檢索、文件歸檔等，為事業單位數字化建設奠定了基礎。
（三）人才隊伍規模擴大。隨著IT 行業的迅速崛起，計算機時代蒞臨，特別是在基于網絡應用技術的更新、升級和發展，其技術擴張的作用已擴展到事業單位組織領域，逐漸在以往檔案管理模式方面不斷沖擊。進而有了檔案管理的數字化信息建設的需求。這就要求檔案管理人員熟練掌握收集、分類、檢索、編目、統計和其他操作。在實踐中，具備理論知識、實踐應用技能的人才規模也在逐漸壯大。因此，唯一的要求就是可以適應未來檔案管理技術的升級，從而使機構檔案管理更加高效和集約化。
三、新形勢下如何強化機關事業單位檔案數字化管理
（一） 樹立數字化管理意識。機關事業單位檔案管理人員應盡快的樹立數字檔案管理意識，不停地汲取新知識和新技能，改變檔案管理傳統的理念，放棄滯后的檔案管理模式，創新檔案管理的手段，同時要始終追隨時代的腳步并更新自身的相關知識體系結構，進而以較強的專業能力和良好的素質，高效地完成數字化檔案的工作。
（二）實現文書和歸檔的數字化。文書工作是機關事業單位的一個非?；镜墓ぷ鳎臅芾砗臀臋n執行的質量往往直接影響到檔案工作的整體效果。因此，為了更好地適應機關事業單位當前的工作需要，各單位便很難避免處理大量的電子文件，且通過網絡進行文檔處理。所以，機關事業單位應讓工作人員輸入需要的稿件，然后通過審核、發出、 修改、蓋章、分發和歸檔這一過程，以節約保存文檔和歸檔的處理時間，盡可能的減輕檔案管理工作負荷強度和工作量。
（三）確保檔案信息的安全。網絡檔案信息和重要的文件數據的使用安全應必須確保，這樣其實用的價值才不能被影響及破壞，再次促進數字化檔案模式的建造。因此，事業單位檔案管理數字化一定要立足于實際，在數字存檔管理工作中安裝實用的抗病毒軟件、嚴格限制防護墻訪問權限并及時設置維護、電腦要定期更新抗病毒軟件和更新數據庫，尤其做好重要文件、重要檔案的數據備份，以避免事故造成無法挽回的損失。
（四）制定數字化檔案管理的體制。根據機關事業單位數字檔案管理工作的特點，建立起符合自身辦公和管理的檔案管理體制。因此，這就要求單位能夠確保檔案使用制度、工作制度、網絡檔案使用安全機制以及檔案保密機制做到相互聯系，渾然一體。然后就可以實現文件集成檔案一體化建設?？偟膩碚f，側重于信息安全的的數字檔案管理，只有信息資源安全是可以保證的，我們才可以發揮系統軟硬件的重要作用，為辦公實現效率化，避免丟失數據、惡意篡改、非法訪問入侵等，以真正確保信息安全。
四、小結
總而言之，在發展的新時期、新時代的背景下，所有機關事業單位都應當從發自身的實際情況出發，最大限度的滿足如今信息時代的發展需求，將強化檔案數字化和檔案信息化定位永恒的主題，徹底從傳統檔案的高負荷工作中走出來，充分提高檔案的價值與功能，大力促進檔案信息職能轉化和信息采集、管理的實現，有效促進機關事業單位檔案數字化管理水平進一步提升。
參考文獻：
[1]朱艷穎.淺談新時期事業單位檔案的數字化管理 [J].當代經濟，2011，17（6）：52-53.
[2]李坤.當前事業單位檔案的數字化管理 [J].科技致富向導，2012，10（20）：85-86.
移交檔案是一項法定義務?！吨腥A人民共和國檔案法》第十一條規定，“機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案?！薄吨腥A人民共和國檔案法實施辦法》第十三條規定，“屬于中央級和省級、設區的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交?！秉h和國家高度重視檔案移交工作。2000年8月16日，原中央辦公廳主任王剛專門就經貿委管理的國家局因機構變動，檔案如何處置，以及中央、國家機關已到進館時間的檔案如何接收的問題做出重要批示，建議國家檔案局中央檔案館制定進館計劃安排，按計劃進館。為落實王剛同志重要批示，2001年4月19日，國家檔案局中央檔案館召開了以移交檔案工作為主題的中央、國家機關檔案工作座談會，王剛同志親自到會并發表重要講話，關于移交工作，王剛同志從講政治、顧大局、遵法紀、負責任四個方面提出了明確要求。為保證檔案進館質量，規范移交檔案工作，2003年國家檔案局印發了《關于在中央和國家機關開展移交檔案質量檢查活動的通知》，制定了《關于移交進館檔案質量檢查辦法》及《移交檔案質量檢查內容和評分標準》，對按時或提前保質保量完成移交任務的單位頒發檔案質量合格證。2004年11月，國家檔案局召開了中央和國家機關檔案移交工作會議，總結移交經驗，表彰移交先進單位，進一步增強了中央、國家機關移交檔案工作的緊迫感，調動了工作積極性。
移交檔案的關鍵是確保檔案的實體整理質量與數字化加工質量。各有關中央和國家機關高度重視、精心組織、周密部署、扎實工作，在確保兩個質量的基礎上，使檔案移交工作穩步有序進行。
檔案實體整理方面的主要做法
一是建立工作機制，制定工作計劃。各有關單位普遍建立了移交檔案工作領導小組，由機關分管領導、辦公室和檔案部門主要負責人組成。同時還成立了移交檔案鑒定小組，為組織開展移交工作提供了重要組織保證。各單位按照《中央、國家機關向中央檔案館移交檔案時間安排》，從實際出發，制定了詳細的整理工作計劃，對各項移交工作數量和質量進行了全面的定量和定性分析，認真研討力量擺布、人員投入和時間安排，準確測算工作進程和預見可能發生的情況，制定并逐步修改完善了本單位的移交檔案工作計劃，確保檔案整理按期開展和檔案整理質量。
二是緊扣質量標準，嚴控檔案質量。各單位認真學習《關于移交進館檔案質量檢查辦法》及《移交檔案質量檢查內容和評分標準》，真正做到吃透標準，領會精神實質。對各項標準條目要求真正明了哪些實多、哪些虛少，哪些難做、哪些易行，哪些需量化、哪些要細化，哪些有普遍性、哪些有特殊性，哪些是過去規定、哪些是當前要求，哪些可以變通靈活、哪些要嚴格一律，以保證移交工作高標準、嚴要求、優質量。在具體整理過程中，做到多重質保，層層把關。從各項工作要求到細化具體做法，從一般檢查到重點把關，都把“以質量第一、對歷史負責”的要求貫穿始終。發現一般問題隨時改，發現普遍問題統一改，切實把層層檢查、全程監控貫穿到移交工作的各個方面、各個環節。
三是爭取有力指導，提高工作效率。各單位普遍建立和加強了與中央檔案館國家檔案局檔案業務部門的聯系，主動與有關業務指導人員共商檔案整理事宜，對一些單位因特殊歷史原因出現的特殊情況，雙方認真研究，共同提出合理的解決方案，使檔案的整理質量既符合進館要求，又遵循了各單位的實際情況，避免了大規模整理后的返工現象，提高了工作效率，確保了檔案整理質量。比如，在各機關整理會議記錄、會議紀要的文件材料時，以前的文件標題就是第幾次會議記錄、第幾期會議紀要，這類題名的檔案進館后，查詢起來非常困難。各單位根據檔案館業務人員的指導，對所有的會議記錄、紀要都按文件內容擬寫題名，雖然難度大、耗時長，但能確保檔案檢索的準確性，為檔案利用提供方便。
移交電子加工數據存在的問題
在中央和國家機關已移交檔案的70個單位中，有54個單位將數字加工數據與紙質檔案一并移交，其中20個單位的電子加工數據可讀、可用，屬于可整理數據范疇；其他34個單位的電子加工數據或多或少存在一些問題，屬于無法整理數據的范疇，具體問題表現在：電子加工數據存在于獨立檢索盤，數據無法導出上載中央檔案館系統使用；電子加工數據只有圖像，沒有目錄；簿冊式打印目錄文本文件為非數據庫格式，無法使用；數據庫格式不統一，需轉換成統一格式；目錄數據庫字段項不規范；圖像數據庫格式不統一；圖像數據文件夾及文件名不規范；圖像與目錄對應關系不準確。這些具體問題的存在，反映出，一是檔案數字化缺乏標準化的規范體系；二是片面追求原文數字化而忽視了檔案目錄庫共享；三是有些檔案數據掃描不夠完整而影響到對檔案信息的全面管理與開發；四是對檔案數字化加工的關鍵技術問題、數字加工中的檔案信息安全和保密技術問題、數字化檔案信息如何應用于本單位的辦公自動化系統等問題研究不夠，管理錯位。
為做好檔案數字化工作，2008年11月3日，國家檔案局在中國科學院召開了中央和國家機關檔案整理與數字化現場會，通過現場學習、現場參觀、現場咨詢、現場答疑，全面了解中科院將檔案整理與數字化項目引入項目管理的理念。中科院將檔案整理與數字化項目引入項目管理，遵守數字化工作流程，嚴格把關各道工作程序，使移交進館的檔案不僅實體整理符合標準，而且檔案數字化電子數據也符合可讀、可用的要求。
對中央和國家機關檔案數字化的要求
一、機關事業單位數字化檔案管理呈現的現狀
（一）現代化辦公設備欠缺。現階段，大多數的機關事業單位數字化檔案管理欠缺相應的硬件設備，這就導致檔案管理的不規范，甚至有些機關事業單位檔案室存在檔案堆積的現象，也沒有對應的防潮、防盜等管理對策，這與現代數字化檔案管理嚴重脫節。由于檔案的調閱和查訪沒有很好的現代化手段使用，從而影響了機關事業單位檔案管理的完整和安全。此外，辦公設備的欠缺使事業單位對檔案資源進行有效的利用發揮不夠，只是處于管理的階段，這不利于對檔案資源的有效利用。
（二）檔案檢索效率低?，F在的機關事業單位數字化檔案管理，對檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段，還沒有實現計算機檢索，這在一定程度上影響了機關事業單位檔案信息檢索的準確率與速度，增加了檔案查閱工作量，給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性，從而大大降低了機關事業單位檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各個機關單位保存的信息不一樣，這給檔案工作人員帶來不必要的困擾和麻煩。
（三）檔案管理人員綜合素質問題。機關事業單位數字化檔案管理的實施，需要檔案管理者了解信息化方面的專業知識和技能，這樣可以有效地利用數字化檔案管理設備。但目前階段的老員工，對網絡化信息接觸比較少，對信息化的知識學習起來比較困難，即使機關事業單位擁有了自己的現代化數字檔案管理設備，由于工作人員的技能問題，對數字化檔案管理依然無法順利進行。因此，機關事業單位的檔案管理員，要迅速建立屬于數字化管理的信息知識體系，提升自己的工作效率，達到對數字化檔案管理的需要水準。
二、優化機關事業單位數字化檔案管理對策
（一）創建現代化數字檔案管理系統。網絡信息技術的發展，給數字化檔案管理提供了便利，影響了人們的日常工作，是未來檔案管理的發展趨勢。對于事業單位數字化檔案管理，這是一個綜合性的管理，牽涉的內容比較多，因此，這就需要事業單位建立一個高效的數字化管理系統。我們可以根據機關事業單位的實際情況，結合自身的優勢，創建現代化數字檔案管理系統，把檔案、系統、光盤備份等進行相關的處理，嚴格控制檔案信息儲存質量與安全，避免相關的硬件隱患，為數字化檔案管理創建一個有利的環境，這有利于機關事業單位工作的順利發展。
（二）提高數字化管理效率。1.檔案管理能力提升。對于網絡控制的數字化檔案管理系統，我們要充分發揮其優勢，從而提高機關事業單位數字化檔案管理的質量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，對數字化檔案管理系統性能進行提升，還可以增加系統內部儲存量。2.強化檔案管理的可靠性。對檔案管理的可靠性進行強化，這就需要嚴格要求磁盤陣列產品的結構和硬件的組成要依據嚴格的標準，這為數字化檔案管理的系統未來功能的更新奠定了基礎。加上磁盤陣列需要多元化的保護級別，這有利于數字化檔案管理的使用者，系統功能得到了保障，這樣數字化檔案管理系統的數據有了安全性的基礎。3.檔案管理使用性能提升。數字化檔案管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產品，這對系統的維護性能具有相當的優勢，對數字化檔案管理系統可以實現在線升級的功能。系統網絡具有開放性，保證了相關人員對檔案資源的調取和查閱，這樣數字化檔案管理系統有了更強大的功能發揮。
（三）提升檔案管理人員素質。檔案管理人員是數字化檔案管理的執行者和操作者，這對檔案管理工作的質量具有一定的影響，這就需要機關事業單位采用多元化的方式，提升檔案管理人員的素質。例如，對老員工進行現代化設備的學習，針對數字化檔案管理進行相關的培訓工作，提升他們的工作技能，定期考核他們對現代化設備知識的學習和操作水平，進而了解其工作現狀。此外，還可以建立相關的激勵機制，鼓勵檔案管理人員提升自身素質，以保證工作的發展需求，從而實現數字化檔案管理從管理型向服務型邁進。
根據國家檔案局中央檔案館關于《中央國家機關向中央檔案館移交檔案時間安排的通知》要求，為方便日后檔案利用和檔案信息資源開發，中國科學院辦公廳以機關檔案移交中央檔案館為契機，于2008年1月份啟動了中國科學院機關檔案整理與數字化項目。辦公廳文檔處強調項目實施要堅持“三個負責”的原則要求：一是對歷史負責，保證檔案資源的完整和安全，特別是加強檔案的管理，落實保密要求；二是對中央檔案館負責，把項目實施與檔案移交進館結合起來，使檔案資料經過整理后符合進館標準，能夠順利移交；三是為將來的檔案利用和信息資源開發負責，為檔案查閱、編研等工作提供完整、準確的信息資源，包括為院史研究和院慶60周年有關宣傳工作提供支撐和服務。目標是要打造精品項目，現將項目情況介紹如下：
一、在維護檔案實體安全、確保檔案內容的保密方面采取的措施
1、與項目承擔單位簽訂保密協議，并要求項目承擔單位與項目組的每個成員簽訂保密協議。
2、配備項目所需要的計算機，簽封計算機USB接口，在項目工作間安裝監控鏡頭。
3、不定期對項目組全體成員進行檔案安全、保密意識培訓。
二、結合檔案的實際情況，制定實施細則，實現項目質量管理標準化
1、檔案整理方面：以國家檔案局中央檔案館印發的《關于移交進館檔案質量檢查辦法》為標準，并多次邀請中央檔案館保管部的專家進行現場檢查和指導，根據檔案的實際情況，確定了檔案整理的實施細則。
2、檔案數字化方面：以國家檔案局的《紙質檔案數字化技術規范》為標準，確定檔案數字化以“保真”為原則，盡可能使數字化文本版式、字體、標點接近原文式樣。檔案數字化采用彩色JPEG格式，文字的掃描分辨率為300dpi，照片的掃描分辨率為600dpi，數據按照“年度――組織機構代碼――案卷號――卷內順序號――頁號”的路徑進行掛接。
三、在項目管理方面實現流程管理全程化和人員管理規范化
1、引入項目管理的理念，明確工作流程和崗位職責，設計了《中國科學院文書檔案提卷與還卷單》、《檔案整理與數字化流程單》，對項目17個環節嚴格把關，實現了項目流程的全程介入管理和全面細節管理。在項目完成后將各環節的記錄按照年度匯總成冊，便于日后出現問題能夠進行回溯性檢查。
2、采取“三審制”對項目成果質量進行把關。一審：項目承擔單位對項目進行自查，合格率達到100％后，再提交文檔處進行檢查；二審：文檔處對檔案實體逐卷逐件檢查，對數據進行抽查，比例為70％以上；三審：中央檔案館業務指導處不定期地對項目進行抽查。
通過層層審核，確保項目質量，使檔案實體整理符合進館標準，檔案數字化數據清晰準確。
3、為切實貫徹項目的相關標準，保證項目質量，文檔處和中央檔案館的專家多次對項目工作人員進行業務培訓。
4、通過《工作間管理制度》，對衛生值日、水杯放置、人員進出等方面提出明確規定，創造良好的工作環境。
5、文檔處與項目承擔單位不定期地召開會議，對項目管理、標準執行、質量等方面出現的問題及時進行溝通，提出解決方案，每次會議均形成會議紀要。
四、項目成果
在院、廳領導的支持，中央檔案館的具體指導和項目組成員的共同努力下，完成了中國科學院機關1949～1966年5071卷檔案的整理與數字化工作。
1、在檔案整理方面：形成了90699條卷內目錄，比原有44453條卷內目錄增加了46246條，對每一年度每一卷檔案中每份文件存在的問題進行了統計，形成《中國科學院文書檔案整理記錄》，并按照中央檔案館的要求形成了每年度檔案的案卷目錄和卷內文件目錄。
在檔案整理過程中，一一解決原檔案分件不清、部分檔案無標題或原有標題不規范、檔案著錄項缺失(如文號、形成時間、責任者不詳等)、未翻譯的外文檔案題名等問題，做好檔案數字化前期的基礎業務工作。
2、在檔案數字化方面：對549138頁檔案進行了掃描，其中A3幅面的檔案為66270頁，A4幅面的檔案為479709頁，形成《中國科學院文書檔案數字化記錄》。
（一）檔案數字化管理專業人才缺乏
當前很多機關事業單位的檔案數字化管理工作主要依靠具有一定資質和實力的檔案掃描公司，機關事業單位僅僅提供管理、監督和指導服務方面的人力，機關事業單位本身并不具備檔案數字化管理方面的專業人才，甚至有的單位的檔案管理者是其他部門人員的兼職，檔案數字化管理人才結構不合理，高層次、高技能、創新性和復合型計算機管理人才缺乏，由于編制、經費等方面條件制約，絕大部分的機關事業單位幾乎沒有能力自主培養和吸納高層次人才，人才匱乏的問題已成為影響和制約機關事業單位檔案數字化建設的重要因素。
（二）技術落后、理念陳舊
機關事業單位的工作重心基本上全部集中在本職工作上，對于檔案管理的重視程度不夠，檔案的有效利用率也低，沒有在意識層面將數字化檔案管理工作提升到與本職工作相等地位的層次上來，進而有關數字化檔案管理的理念準備不充分，相應的技術條件落后，即便有些單位實現了數字化檔案管理，但都是外接的技術和管理模式，存在很大的弊端。不同的單位對于數字化檔案管理的需求和方法是不一致的，而現實中，很多機關事業單位并沒有因地制宜，結合單位具體發展實際去制定科學的數字化檔案管理方法。
（三）缺乏全面、統一的管理標準
目前我國市場上的機關事業單位數字化檔案管理軟件質量參差不齊，有的軟件缺乏管理功能，有些軟件在信息流通上不完善，在市場上購買的通用軟件存在各種各樣的缺陷和漏洞，安全系數低、穩定性差[1]。與此同時，我國機關事業單位在檔案工作中缺乏全面、統一的管理，標準收集、管理信息的技術方法落后，經常性出現檔案的目錄和細則之間不兼容、軟件之間系統不兼容等問題，再加之檔案管理人員的專業素質較低，對檔案安全存儲的意識不足，容易將數據丟失或者損壞，無論是技術開發、還是人員管理都是目前我國機關事業單位在數字化檔案建設中難以逾越的困境。
二、機關事業單位數字化檔案管理改進措施
（一）建立數字化檔案管理系統
機關事業單位需要根據事業單位自身的實際情況，著手建立有效的數字化管理系統，主要內容包括設備選型、總體設計、檔案整理、系統管理、軟件開發、查詢管理、光盤備份、安全措施、掃描錄入等[2]。檔案管理系統的建立是數字化檔案管理的最基本方法，也是最基礎的工作，穩定成熟的檔案管理系統會讓事業單位在日后的檔案管理工作中節省極大地人力和財力。
（二）制定統一管理標準，明確檔案管理工作的責任分配
機關事業單位只有制定統一的檔案管理標準，才能在制度層面保證檔案管理工作有序進行，首先要對檔案進行明確詳細的分類，譬如財務報表、工作計劃和總結、員工個人檔案和單位發展規劃等要進行分門別類的電子信息輸入和歸檔，其次對于檔案的提交格式、提交時間等做出明確規定，對檔案資料的調取和應用也應該設計標準化的程序。
隨著我國機關事業單位各項事務的進行和發展，檔案資料內容越來越多、分類也越來越詳細，紙質檔案的數字化轉化過程比較復雜，管理工作和任務越來越重，所以迫切需要機關事業單位明確檔案管理工作的責任分配，建立科學的獎懲制度，責任到人，誰出問題就找誰，明確一項工作一個負責人，保證人人有事干，事事有人干，強調在數字化檔案管理的過程中，任何一個環節都有優秀的管理工作者能夠快速地完成工作任務、解決工作問題。
（三）加強檔案安全管理，注重自主技術開發和應用
網絡世界是開放的，存在很多的不確定性因素，事業單位在進行數字庫建設時要選擇合適的、值得信賴的設備生廠商和供應商，要建立多重防護系統，加強對病毒和網絡黑客的防范，在軟、硬件設備上，要反復檢測，定期維護，全面提升數字化檔案管理系統的穩定性和安全性[3]。同時機關事業單位要加強自主技術的開發和應用，外接的技術始終無法讓人真正放心。
（四）創新管理方法，加強人才培養
機關事業單位的工作氛圍的流程性較強，都是按部就班地開展工作，對于創新意識的培養有一定的阻礙，在數字化檔案管理工作中，機關事業單位和管理人員不能一直沿用傳統的紙質檔案管理模式和方法，要推陳出新，結合自身單位發展實際和現代先進管理理念，不斷創新管理方法，提高數字化檔案管理質量。同時還要加強人才培養，進一步解決檔案管理人員的待遇和編制問題，多吸收檔案管理專業人才，建立合理的獎勵機制，提高管理工作者的積極性。
關鍵詞：數字檔案 檔案管理 問題
中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）02（b）-0142-02
從人類悠久的歷史來看，檔案已經存在了上千年。無論是民主自由的西方國家還是中庸重禮的東方國家。檔案從未被丟棄。人類幾千年來一直流傳著檔案記錄，是因為時間可以改變，但是記錄不會改變，它會清清楚楚記錄著發生過的一切。由此可見，檔案的存在是一種符合人類社會需要和歷史發展的行為。甲骨文是中國發現的古代文字中時代最早，體系較完整的文字，主要是刻在龜甲獸骨上的文字。后續又出現了金石檔案、簡版檔案、纏帛檔案、紙質檔案，等等。通過研究檔案的發展，不難發現，隨著時代的變化，記錄檔案的方式也從最初的雕刻發展為紙質記錄。而對于如今這個科技發展縱橫的新時代。人們對于檔案的記錄更是有了新的需求，希望檔案管理可以更加規范化、制度化、科學化。而“數字檔案”毫無疑問成為了當今檔案領域里的“新寵”。它伴隨著互聯網技術和計算機技術等產生的新型檔案信息形態，具有一定的多元性和分散性；它可以將不同的信息記錄在不同的載體上；不受地理位置的影響；它不再是用人們常規的紙質來記錄；而是用一種新型的更完整，更容易保存，方便及時查找的磁盤、光盤等載體來記錄。
1 數字檔案的主要特點
傳統的紙質檔案管理已不再適合社會的發展需要，因此，被數字化檔案管理取代是時展的必然結果，究其原因在于其本身的幾大優勢。
1.1 數字檔案載體容量大
一張3.5寸的磁盤可以貯存1.44M字節的內容；一張光盤可貯存650～700M字節；移動硬盤的貯存量達到幾G、幾十G、甚至上百G。通常一個單位在幾年內保留的文件可全部貯存在一張光盤內，為人們大大節省了管理成本和保存空間，這是傳統檔案管理無法比擬的。再說大家現在的實踐活動的范圍相當廣，勞動對象相當復雜，實踐的節奏相當快，所產生的歷史記錄相當多，急需要一種新的檔案載體來取代紙質載體。
1.2 數字檔案安全性高
傳統的紙質檔案由于受自然條件和時間的影響，需要長期花費大量人力、物力和財力細心保管，而且紙質的檔案若是遭到破壞會很難復原；數字檔案與其相比會方便很多。首先，數字檔案容量大可存儲較多信息，實體檔案數量少，方便管理；其次，數字檔案可以多備份，而且很快就可以完成，避免了破壞后無法查找的弊端。
1.3 數字檔案的使用效率高
紙質檔案管理在實際應用時會出現查找不便的問題。例如在查找某所學校學生學籍檔案，需要管理員翻閱數十卷甚至上百卷的檔案尋找，花費的時間長、工作量也大，若是采用數字化檔案管理，只需要在電腦上檢索所需要的信息，計算機就會自動篩檢給出，如需紙質版可直接打印出來，大大提高了人們的工作效率；同時，隨著大量高科技電子產品的出現，如：計算機、數碼相機、掃描儀等，這些產品具有操作簡單、存儲多且方便的優點，已被人們普遍使用。據了解，已有相當多的機關、企事業單位正在實現辦公系統自動化，網絡辦公已不再是處于實驗階段，相反，它正處于一種飛速發展的普及態勢，這樣就不可避免地會形成大量的數字檔案。
2 數字檔案的不足之處
在檔案管理方面，數字檔案作為一個新生事物，還存在著一些不足之處。
2.1 首先是人們的認知度
從歷史的發展來看。紙質作為最早記錄檔案的方式。最初出現在西漢時期。由于當時技術有限，造紙成本太高，使用范圍也不是很廣泛。直到東漢時期，蔡倫改造了造紙術。使得造紙成本降低。也讓大部分人接受了紙質記錄。紙質的出現經歷了上數百年的時間，隨著造紙技術的進步，更是一直保留至今，同樣也深受廣大人群的認可。而數字檔案現在存在的問題就是要如何去推廣，如何讓人們正確地認識數字檔案。而紙質檔案具有真實性的本質感，能夠清晰看到，所以內心會覺得紙質記錄是最安全的；對于數字記錄有著不安全感，所以很難接受和去嘗試。
2.2 其次是數字檔案的格式的問題
數字檔案作為一種通過計算機磁盤等設備記錄儲存的檔案。雖然節約了人們翻閱紙質檔案的過程，縮短了檔案搜索時間。但是由于設備的不同，軟件也有不同，需要去下載、安裝，而這樣也會使得占用空間太大而導致有些軟件無法正常安裝，有時還會出現病毒入侵，使得我們的電腦癱瘓。對于不同人群來說，中年人的接受和學習能力還是較好的，而對于一些年紀大的人，他們接受能力有限，自然也不會去嘗試一些新鮮東西。
2.3 最后是數字檔案的原始記錄受到質疑
紙質檔案是用紙來記錄，一旦形成再去修改便會有很明顯的修改痕跡，因此可信度比較高，不易被篡改。而數字檔案是在計算機的環境下完成的，就有了一種無形的信息資源，人們可以去隨意發送、復制、粘貼，一份文件成為了共享文件，也無法保證當事人的一些特征，容易被偽造和篡改，使得數字檔案的可信度降低。
3 數字檔案管理問題的解決方式
數字檔案因其自身顯著的優越性，從而被人們越來越重視、認可，進而廣泛應用在人們日常的生活和工作中，對于其存在的不足之處，筆者認為應從以下幾個方面入手予以解決。
首先，應當加強宣傳，使人們對數字檔案有更深層次的了解。如今網絡世界日益發達，越來越多的人通過網絡和計算機獲取更多的有效信息，而對數字檔案進行宣傳，也可以借助網絡和計算機的力量。通過使用數字檔案，使相關部門檔案管理工作走出以往的繁瑣，管理工作變得更方便和快捷，同時，加大數字檔案的運用途徑，讓數字檔案以其便捷的優勢被更多人所接受。
其次，可以將網絡計算機行業、軟件開發行業以及檔案管理這幾個行業相結合，將文檔、圖片以及聲像等文件格式進行統一。這樣可以有效突破行業限制，建立更加統一、規范且兼容性更強的文件儲存格式。
再次，各檔案管理部門在利用數字檔案的過程中，要注重檔案存儲以及網絡安全問題，在長期運用后形成一種更加精確快捷的數字查閱方式。同時，相關管理部門要根據檔案密級為社會提供服務。
最后，應當提高檔案管理工作人員的綜合素質，使檔案管理工作變得更加規范。新的數字檔案具有可擦除式的更改性，這就為保留檔案的原始性提出了新的挑戰。一方面，檔案管理人員應當注重維護檔案的原始性；另一方面，檔案行政管理部門也為保證數字檔案的原始性新設立了相關制度。
由上述可知，時代的飛躍發展，要求人要用更先進的生產力與之相匹配，傳統的紙質檔案管理雖然有著“輝煌”的過去，然而它在人們實際生活和工作中卻頻頻出現許多這樣那樣的問題，從而也證明了紙質檔案管理已經無法適應當今社會發展的節奏，它被數字檔案管理所代替是時展的必然趨勢，也許數字檔案在實際應用中會出現或多或少的不足，畢竟它是時展的一個新生產物，但是筆者相信在未來的發展中，這些不足之處會被大家一一克服，而它，也將會在數字化時代中為社會提供更加快捷、方便與優質服務。
參考文獻
[1] 吳寶康.檔案學概論[M].中國人民大學出版社，1988.
[2] 楊友秀.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社1994.
