時間：2023-10-30 10:29:20
序論：在您撰寫人事檔案托管時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
1,辭職辭退人員工作身份認定;
2,出具政審等相關證明材料;
3,出具申請辦理計劃生育指標證明;
4,集體戶口掛靠和戶口遷入遷出;
5,轉正定級,各類專業技術人員的專業技術資格考評;
6,為單位接收的大中專畢業生加蓋主管部門印章;
7,代繳社會統籌保險,退休手續辦理;
8,人事關系轉接,人事檔案整理存放;
9,黨員組織關系接轉;
10,人員素質測評;
11,其他人事業務和人事管理工作.
雙方責任及義務
1,甲乙雙方要嚴格按照國家,省,市有關政策規定,認真履行本協議規定的各項條款.
2,甲乙在服務期間要向乙方通報,解釋國家的有關人事制度和政策規定.
3,乙方應及時向甲方提供人事檔案托管所需的有關證明和材料,包括:
(1)在工商行政部門注冊及變更情況.
(2)托管人員的人事關系,檔案及聘用(勞動)合同或協議.
(3)按檔案管理規定必須存入檔案材料.
(4)辦理其他人事業務所需的資料.
4,甲方若不按本協議書的規定辦理人事業務,乙方有權拒絕付費或要求甲方退款.
5,乙方若不按本協議的規定交納人事檔案管理費,甲方有權停止對乙方的人事業務服務.
服務費及標準
1,雙方必須明確人事檔案管理費的繳費形式(單位,個人).人事檔案托管協議書已經簽訂,乙方需繳納一定數額的人事檔案管理費,以后每年結算一次.
2,人事業務委托的各項收費均按國家,省,市規定的標準收取.
其他事宜
1,乙方對委托管理的人員解除聘用合同或協議,應在15日內持有關證明,辦理該人員檔案轉存或調出手續.
2,乙方因停業破產改制分立合并等原因被注銷營業執照,應在1個月內辦理解除本協議手續,并妥善處理委托人員人事關系和檔案.
3,本協議一式2份,甲乙雙方各一份,自雙方簽字蓋章之日起生效.
4,本協議未盡事宜,可由甲乙雙方簽訂補充條款,補充條款與本協議具有同等效力.
補充條款:
甲方代表(蓋章) 乙方代表(蓋章)
一、 甲方受乙方委托，將其聘用的__________人事檔案存入甲方。
二、 甲方管理責任
1．負責辦理人事檔案接收手續，保留存檔人員原工作身份，人事檔案調出甲方時按原工作身份介紹到新的檔案接收單位（存檔人員為非北京戶籍人員的，與乙方解除聘用關系后，檔案不得在北京市內調轉，其檔案須轉回原籍人才服務機構或變更新的委托單位，重新簽訂存檔合同）。
2．保管人事檔案，負責向有關組織、單位出具檔案中已記載的材料。
3．負責按檔案記載以及國家和北京市有關規定為乙方提供相關人事服務和管理。
4．甲方在未得到乙方的書面通知時，不得應存檔個人要求改變存檔合同、調轉人事檔案或出具有關人事證明。
5．甲方不負責其它管理及保險責任。
三、 乙方管理責任
1．應按國家有關規定為存檔人員辦理各項社會保險。
2．負責收集存檔人員在乙方工作期間形成的檔案材料，及時交甲方歸檔。
3．乙方對聘用的應屆大中專畢業生在見習期（一年）滿后應及時到甲方領取轉正定級表，做出考核鑒定意見后，送交甲方辦理轉正定級手續。
4．存檔個人到甲方辦理各種手續時，乙方應為其向甲方出具介紹信。
5．乙方應按甲乙雙方協議規定支付人事費。如發生欠費，須在甲方提供相關服務或檔案要求轉出時補齊費用。
6．乙方與存檔個人解除聘用關系后，乙方應在一個月內，按甲方規定的書面格式通知甲方，同時出具存檔人員聘用期間的工作鑒定，交回此合同并注明存檔人員存檔費繳納截至時間。
四、 本合同自雙方簽字之日起生效。
五、 本合同一式兩份，雙方各執一份，具有同等效力。
甲方：_________________
（簽字蓋章）
乙方：_________________
（簽字蓋章）
_______年_____月_____日
編號：
甲方：
乙方：
根據根椐《句容市人事實施意見》[市政府句政發〔20xx〕71號通知轉發]，甲方受乙方委托保管丙方的人事關系及人事檔案，三方訂立合同如下：
一、委托保管期從 年 月 日起至 年 月 日止。
二、委托保管期間，丙方的工資福利、病殘傷亡等事宜，由乙方與丙方以合同協議確定。乙方與丙方應按規定繳納丙方的養老、失業、醫療等保險以及住房公積金。
三、委托保管期間，被代管人個人身份不變。有關工齡計算、轉正定級、檔案工資調整、申報專業技術職務、年報統計、出國（境）政審及失業、養老保險等事宜，由甲方依據有關規定辦理。
四、甲方與丙方不存在隸屬關系。丙方的一切法律行為甲方概不負責。
五、委托保管期間，丙方新的檔案材料，乙方應及時轉交甲方審核，并存入丙方檔案。
六、委托保管期間，如乙方或丙方中止本合同，應事先征得對方同意，并書面通知甲方辦理中止合同手續。
七、委托保管期滿，本合同即中止執行。乙方、丙方需及時辦理丙方的人事關系及檔案的轉出或重新委托代管手續。否則，甲方不再保留丙方人事關系。
八、管理費標準按省、市有關部門的規定執行。
九、合同自三方簽章后生效。未盡事宜另行商定。
本合同一式三份，甲、乙、丙三方各執一份。
關鍵詞：人事檔案；提升；功能拓展
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
1人事檔案管理存在的問題
1.1 檔案材料內容不準確
現有的檔案材料中存在許多內容前后不符以及內容失真的現象。如：“三齡一歷”記載多樣。出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明。甚至更有個別干部的出生年月前后相差較大。參加工作時間、入黨入團時間前后不一致，基礎學歷越來越高。
1.2 檔案材料不齊全
一些年度考核表、履歷表短缺或雖有表但未蓋公章。還有一些如學歷、培訓、職稱、獎懲等材料，仍在個人手中未能及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作人員并非專職人員，往往是身兼數職，有時只是將檔案材料作為要保存的材料加以收集堆放，沒有及時歸檔，也是導致個人檔案中材料不齊全的一個重要因素。
1.3 人事檔案管理方式和手段相對落后，運行效率較低
管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案管理需要專人管理，單獨存放。但現在大多數事業單位的從事人事檔案管理的人員往往身兼數職，且大部分靠手工操作，未使用干部人事檔案電子信息化管理系統，費時、費力、效率低。
1.4 人事檔案利用范圍狹窄
提供利用是檔案工作的目的之所在。從我國人事工作的現狀及傳統的人事檔案管理制度來看，現有的人事檔案利用范圍小、頻率低。但隨著社會主義經濟體制改革的深入及企事業單位人事制度和大中專畢業生就業制度的改革，事業單位工作人員由“單位人”變成了“社會人”，這就要求人事檔案要更加符合社會需求，擴大利用范圍提高利用頻率。
2 提升人事檔案管理水平的主要措施
2.1 完善人事檔案管理制度
提高人事檔案管理的制度化建設水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。應結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下工夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。
2.2 注重人事檔案材料收集
提高人事檔案管理質量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。
2.3 采用現代化管理手段，加強人事檔案管理現代化和信息化建設
人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用與人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔案管理現代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享，既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。
2.4 提高人事檔案管理人員素質
人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員要不斷提高自身政治素質和專業素質。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看做是一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩的去收集材料，才能認真鑒別材料的真偽，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。
3 拓展人事檔案服務功能的主要思路
3.1 變傳統等客上門“守攤式”服務為“開發式”的介紹服務。從過去忽視檔案利用，轉變為樹立人事檔案利用的“受眾”意識，重視研究人事檔案用戶的需求。
在確保保密的原則下，變被動為主動，以積極開發、主動服務的方式提供信息資源。向檔案利用者主動介紹被查閱者的基本情況和特征，為利用者詳細掌握第一手材料服務。同時，人事檔案工作中也要對人事檔案的用戶進行研究，以了解人事檔案的利用情況?？刹扇‘斆孀稍?、訪談、發放征求意見表的形式了解其對利用服務工作的評價、意見和要求，研究他們提出的建議，明確利用重點，查閱者中最需要知道的是哪些方面，單獨將用戶利用率高的材料整理出來，提高檔案利用率。
3.2 從單純提供檔案原件的低層次利用，轉變為制定人才培養規劃的高層次利用。
一般來說，人事檔案的利用大都是提供原件查閱或借閱，這種方式顯然是低層次、膚淺的。實際工作中需要轉變利用方式，以人事檔案為基礎制定人才培養規劃，從宏觀角度綜合利用人事檔案。
人才的選拔培養，主要是指根據各級領導班子建設的需要，有計劃地對預訂職位目標的人選進行挑選和培養，從而促進領導班子成員順利實行新老交替。選拔和培養人才的最終目標是選準人、用好人，如何用好作風選人，選作風好的人呢？這需要制定合理的人才培養規劃。
關鍵詞：人事檔案管理，創新模式
目前我國的事業單位在其提供利用與人事檔案管理等方面進行了積極的探索和改革，獲得了一定的成績和許多寶貴的經驗，得到了社會良好的反響，在社會主義建設中發揮了其應有的作用。但隨著我國經濟社會不斷向前發展，人事制度的改革力度不斷加強，這使得傳統人事檔案管理在管理體制、管理的方式方法、材料構成、提供利用等方面的問題逐漸凸顯。在新形勢下，為完善我國事業單位人事檔案管理，就必須對事業單位的人事檔案管理模式進行創新。
1 人事檔案管理創新模式的含義
人事檔案管理創新模式是在市場經濟條件下建立的一種新模式，與市場經濟的發展和社會信息化程度密切相關，因此它應是一種社會化、開放式管理模式。其具體含義有以下四點：一是人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性；二是人事檔案來源的廣泛性和內容具有復雜性；三是利用者對人事檔案需求具有多樣性；四是人事檔案管理方式和服務方式具有開放性。
2 人事檔案管理創新模式的意義
在我國，戶籍和人事檔案極大地制約了人才的流動。若一個人想要調到能夠更好地發揮其各方面的專長特點的單位或者地方工作。原單位人事檔案的管理模式就會對其跳槽具有極大的制約作用。原工作單位的領導如果不同意他調走，他的戶口與人事檔案便不可以轉走，那么，即使這個人不顧及這些仍然執意要離開原單位，他在家庭、工作、住房、婚姻等方面還是會遇到許多的麻煩。但如果建立了開放式的人事檔案管理模式，每個人都是社會人而不只是單位人，社會化的人才機構對每一個人的人事檔案進行集中統一的管理，并與人事制度、戶籍制度等協調運行，這樣一來很多問題都會迎刃而解。因此，在社會主義市場經濟條件下，開放式的人事檔案管理模式的建立和完善是十分必要的。
3 事業單位人事檔案管理創新模式
3.1把分散多頭管理轉變為集中統一管理
一直以來，分散多頭的人事檔案管理產生了許多的弊端，應當進行相應的改革。一是要改變各級部門都管理人事檔案的陳舊的管理體制，實施相對集中的統一管理體制，既能夠節約人力物力，從而提升管理水平，防止各單位、部門之間互相踢皮球，又有利于提升利用的效率以及達到現代化、規范化的人事檔案管理。二是應當建立與干部能上能下的用人制度、全員聘任制、人事制、干部轉崗分流的人事政策等現代人事政策制度相符合的人事檔案管理制度，而不單單是干部檔案管理制度。三是由于現有的人事檔案管理獨立于我國的檔案系統，但其又是檔案工作十分重要的一個組成部分，因而應當把人事檔案管理切實納入到我國的檔案事業系統里面來，接受國家檔案行政管理部門的宏觀指導。雖然人事檔案和其它的專門檔案一樣，有其特殊性，但其畢竟屬于檔案的范疇，具有檔案的共性，因此，國家的檔案政策法律法規對人事檔案管理同樣具有指導作用。
3.2建立社會化開放式管理模式
我國社會發展的不斷進步對人事檔案管理提出了新的要求，改革舊管理體制勢在必行，開放式社會化的人事檔案管理模式的一種創新。人事檔案開放式社會化管理模式，包括人事事務所、人事檔案文件托管中心、人才交流中心等社會的第三方機構與相應的人事制度戶籍制度，實質是人事檔案工作的所有環節,從單位檔案室轉移到第三方組織,目的是要實現人事與公共管理的人事檔案。例如，人事檔案就可以保存在特殊的人事檔案托管中心，仲裁工作和人事認定就可以交給人事事務所處理，人才的流動和開發則由特殊的人才交流中心來進行。本文主要討論人事檔案文件托管中心的管理方法以及人事制度。
3.2.1 人事檔案文件托管中心
作為開放式社會化人事管理模式的重要組成部分，人事檔案文件托管中心的建立可以很好地推進事業單位的人事改革。計劃經濟下陳舊的人事檔案管理制度，其人事檔案由用人單位管理，在當時的環境下，這是可行的。但社會主義市場經濟的建立和發展，這在當時是可行的。但是隨著我國社會主義市場經濟體制的逐步建立，在各單位人事制度改革之后,人員調動越來越頻繁，社會的流動人口增多,以前的人事檔案管理方式并不能繼續滿足現實的需要:此外,為了解決人事檔案管理過于分散的問題,也應該成立一個集中的人事檔案托管機構。鑒于此,有人提議成立國家人事檔案中心,就是在《中華人民共和國檔案法》的基礎上,按照“統一領導,分級管理”的原則,在某些地區設立各級國家人事檔案托管中心,集中管理該區域內的人事檔案。這個提議有一定的合理性,但現實實行起來并不容易,仍需進一步的探索與研究。建立人事檔案文件托管中心,符合市場經濟的發展要求,有利于打破限制了人才流動的枷鎖,推動人員流動檔案管理的規范化,達到雙贏的局面。人事檔案文件托管中心的主要職責與任務是：確保人事檔案質量、保證人事檔案被合法使用以及按規定提供和配置相應的軟硬件設施等。對于各事業單位委托的人事檔案，在保證其信息安全與質量的條件下，積極配合該單位的人才引進戰略，促進人才的流動；而對于流動人員的人事檔案，則應協調好其各人才服務中心以及其他類似機構的關系，在這個過程中，一方面要建立雙方聯系機制,不斷繼續收集與完善其人事檔案信息,充分運用現代網絡技術，提高工作效率,而另一方面不得私自提升其托管的費用,以為社會服務的良好態度管理好每個文件。
3.2.2 人事制度
人事制度是把人員使用和人事關系管理二者分離開來的一種管理制度，包括人事檔案交給第三方機構來管理。通過人事的方法，把流動人員的人事檔案管理社會化，從而基本上解決了個人人事檔案管理依附于用人單位的問題，防止個人私自攜帶檔案與用人單位私自扣留檔案的現象。人事制度的建立實現了人事管理工作由粗放型向集約型服務的一個重要的轉變。如中國科學院推行人事制度，打破了人才的壁壘，在實踐中得到了廣泛的肯定。在這以前，中科院和很多單位一樣，人事檔案由其自身的人事管理部門管理，限制了人員的流動，導致用人方式的僵化。隨后其實施了人事，專門委托中科院人才交流開發中心來管理職工的人事檔案，此后，30多名新進入網絡中心的應屆畢業生的人事檔案都已經放在了這個人才交流中心，目前，中科院已全部推行了合同聘用制，每年引進了大量的各類人才，依靠其有效的激勵措施與管理機制留住了人才，而其他無編制的科研人員的流動更是十分頻繁，但是其人事檔案管理工作仍然僅僅有條。通過這種方式，能夠依據其經費狀況與科研項目的階段性需求來慎重用人，形成科研人員數量的動態變化，為中科院形成了良好的人才競爭環境做出了重大的貢獻，促進了知識的創新。除了中科院外，我國還有很多事業單位也采取了人事制度，比如中南大學、大連海事大學等高等院校，未來一定會有更多的事業單位采用這種方式來管理其人事檔案，開展人事工作，這一制度也將成為社會主義市場經濟下嶄新的人事檔案管理制度。
參考文獻：
【1】趙澤芳.試論人事檔案管理模式的變革［J］.辦公司業務，2011（03）
在計劃經濟體制下，無論是機關、企事業單位都是公有，人是“單位的人”，通過單位進行自己的政治、經濟、社會生活。單位管理約束一個人的重要手段，就是管理、控制他的人事檔案，依據上面的資料記載，決定其工作崗位及待遇。過去幾十年，人事檔案在中國是一個人的歷史記載、資歷證明記載，是一個人踏人社會工作崗位的“準人證”。
大學生的人事檔案是其成長過程中的真實記載，下面我想就大學生在非國有單位就業時人事檔案出現的幾種情況以及如何采取對應的管理措施。
一、大學生在非國有單位就業時人事檔案的幾種情況
按國家規定：目前我國只有機關、事業單位和國有企業才有人事檔案保管權，而隨著我國經濟建設的發展，多種體制經濟：外資企業、民營企業在經濟發展中占有越來越大的比例，這些單位按國家規定沒有人事檔案保管權，而這些非國有單位如果聘用大學生的話，只能把他們的人事檔案放在人才交流中心并向他們交納一定的管理費用，這筆管理費用有的是非國有單位交納，有的是大學生自己交納。有的非國有單位為了節省一筆費用，根本就不去管理大學生的人事檔案的來龍去脈；而在非國有單位工作的大學生由于剛剛參加工作，人事檔案意識薄弱，再加上非國有單位“重能力、輕檔案”，于是遺棄人事檔案的現象經常出現。據某咨詢公司最近的一項調查數據顯示，約有80％的企業在招聘員工時根本不關心員工的人事檔案，而在乎員工的外在形象和潛在的工作能力。據統計，廣州市人事檔案托管中心聚集了2000年以來遺棄的檔案多達7000多份。
根據資料統計分析，目前大學生在非國有單位就業時人事檔案主要有以下三種情況：一是從國有單位跳槽后，自己開辦公司、下海經商或從事自由職業的，人事檔案從單位調出后就不再加以理會；二是大學生在非國有單位工作，由于單位不能接受人事檔案，而自己一時也用不著，于是放棄檔案；三是由于沒有找到工作或選擇到非戶口所在地工作的大學畢業生，他們往往不到有關部門辦理檔案移交手續，于是出現遺棄檔案現象，而且第三類人群所占比例在逐年增大，已成為“死檔”的最大原因。
二、對應管理措施
社會學專家普遍認為：隨著社會經濟的發展，人事檔案的功能確實會相應淡化，“人檔分離”是一種社會發展趨勢。針對中國目前人事檔案管理現狀，廣州市人事部門有關負責人認為，人事檔案對于一個人來說并非可有可無，因為它作為記錄個人經歷的文件材料，仍然發揮著憑證依據和參考作用。大學生將要面對的轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具出國、考研等有關證明都會用到檔案。因此，教育部門有關負責人提醒大學生一定要“善待”自己的人事檔案，并提出了幾點建議：
(一)從思想上重視人事檔案。一方面，大學生自己不管在何地、何單位，從事何種職業，要從思想上重視人事檔案保管的連續性；另一方面，非國有企業也不能忽視大學生的人事檔案。在沒有人事檔案保管權的情況下，應該積極與當地的人才市場或人事檔案托管中心辦理人事檔案掛靠手續，使學生有一個安定放心的工作環境。
(二)應及時到托管中心辦理相關手續。大學生到不具備人事托管權的非國有單位就業時，應及時將自己的人事檔案托管到單位所在地的人才中心，并定期跟人才中心保持聯系。
(三)對于沒有落實工作單位的畢業生，如果沒有申請待業的，人事檔案將回轉到生源所在地的人事部門，畢業生應該在規定的時間內到當地人事部門報到，辦理人事檔案的相關手續，否則就會被認為是“放棄檔案”。
三、加快人事檔案電子化管理步伐
關鍵詞：獨立學院 人事檔案 托管
獨立學院已有十多年的辦學歷程，屬于民辦性質，是高等教育的重要組成部分，其教職工采用聘用制的用人機制。按照國務院辦公廳《關于加強民辦高校規范管理引導民辦高等教育健康發展的通知》（[2006]101號）：“各地政府人事部門所屬人才交流服務機構負責管理民辦高校教師的人事檔案?！豹毩W院教職工人事檔案絕大多數托管在學院所在地人才交流服務中心。獨立學院人事檔案工作雖然取得了很大的發展，但尚有許多不足的地方，這里面既有獨立學院自身存在的問題，也有人才交流服務中心和社會環境方面的問題。
為使人事檔案更好地為獨立學院規劃、預測和制定人才培養計劃提供準確的信息，為考察、任用人才提供參考依據，同時也為維護和保障教職工的個人權利提供法律憑據，筆者根據多年在人事部門工作的經歷，提出一些看法和措施。
一、獨立學院人事檔案中存在的問題
1.人事檔案管理制度不夠完善
由于獨立學院普遍辦學歷史短，工作重點是學科建設、學風建設等教學工作，教職工人事檔案建設目前還是處于邊緣化的地位，沒有引起學院足夠的重視，沒有把檔案工作放在應有的位置，人員、經費、管理還不十分到位，檔案管理制度沒有做到規范化、制度化。獨立學院人事部門沒有完善的歸檔制度和章程，人才交流服務中心檔案部門又缺乏有效的控制和制約機制，使得人事檔案的收集、歸檔、保存等制度得不到落實，不能適應獨立學院對人才隊伍的考察選拔、規劃預測、開發利用等工作的需要。
2.人事檔案材料記載不連續、缺乏完整性
獨立學院聘用的大多數是青年教職工，有些教職工畢業后到外企、私企等沒有人事檔案管理權的單位工作了幾年，由于這些企業本身人事檔案意識就非常的薄弱，存在“人檔分離”的現象，沒有對職工相關材料進行歸檔，造成了檔案里沒有對其畢業后工作的工齡、業績、職務、職稱等經歷進行延續的記載，無法體現其工作業績和技能水平，致使其到學院工作后工資福利待遇、職務聘任或職稱評定等人事管理工作受到影響。
3.人事部門對人事檔案收集、鑒定等日常管理不到位
獨立學院人事部門一般不配備專職的人事檔案管理人員。兼職的檔案管理人員對檔案工作精力投入不足，大多沒有經過專業的檔案知識培訓，對人事檔案的鑒別特別是檔案價值的鑒別缺乏專業的檔案知識，致使該歸檔的材料沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔，導致人事檔案比較混亂，材料缺失或不夠準確。
獨立學院廣大教職工對人事檔案歸檔內容、管理范圍更是缺乏了解，不會主動向人事部門提供個人材料，導致符合歸檔范圍的人事檔案材料收集不全，常造成教職工在校工作期間形成諸如年度考核、職務提拔材料、取得專業技術職稱資格材料、工資調整材料、后續教育取得的學歷學位材料、入黨材料、科研成果、著作、論文、與用人單位簽訂的勞動合同等體現個人經歷和水平的重要人事信息檔案材料缺失。由于收集、歸檔工作不扎實，反映教職工教學工作、科研成就和個人專業特點的原始材料不全或遺失，將導致教職工部分歷史經歷產生空白的嚴重后果。
4.獨立學院（托管單位）與人才交流服務中心檔案管理部門（管理單位）之間的矛盾
獨立學院（托管單位）與人才交流服務中心檔案管理部門（管理單位）在空間上有一定的距離，空間上的距離使兩者之間產生了矛盾。
其一，獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門缺乏協調溝通。人才交流服務中心檔案管理部門是人事檔案的管理機構，應對獨立學院的檔案工作進行指導和檢查，但由于在空間上有一定的距離，單位之間的聯系非常少，缺乏協調溝通。人才交流服務中心檔案管理部門被動地等待獨立學院上交檔案，由于沒有建立完善的檔案材料移交制度。獨立學院有許多應當及時歸檔的材料比如學歷的變化等，往往不能及時歸檔，甚至不能保證一年歸一次檔，不利于人事檔案的及時更新。
其二，檔案管理與利用產生矛盾。由于空間的距離和檔案管理技術的落后，人才交流服務中心檔案管理部門無法為獨立學院提供及時、方便的檔案利用。人事檔案的最終目的在于利用，而人才交流服務中心目前開展人事檔案的服務只限于收集、整理、保管、轉遞、開具檔案證明等，并且是原始的手工管理，對信息的查詢依舊是人工查找檔案實體，沒有應用現代化的信息技術管理，工作量大，效率低。獨立學院需要利用教職工檔案時，憑單位聯系函到人才交流服務中心檔案部門辦理，遠距離的、頻繁的來回查詢，對學院來說既低效又花太多的精力。人才交流服務中心檔案管理部門只是被動的存檔管理，不能對委托的獨立學院提供主動的、個性化的服務，在人才選拔、培養、開發及預測上無法為獨立學院提供高質量的服務。
二、改進的意見和措施
1.獨立學院人事檔案科學化、制度化、規范化建設
獨立學院領導要重視人事檔案工作，人事檔案是人才開發的重要資源，是個人經歷、思想品德、工作能力、職務、職稱等方面的真實再現，是發現人才、選拔人才的重要依據，在獨立學院發展中處于基礎性的地位。
獨立學院要做好教職工人事檔案工作，可根據獨立學院自身的情況，以《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作細則》、《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規定》及《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》等法律法規為依據，制定出適應獨立學院特征的、具有可操作性的、科學合理的、規范的人事檔案管理制度，使檔案管理部門和管理人員的工作職責明確，這樣人事檔案的收集、鑒別、整理、保管、利用等工作就能做到有章可循、有規可依，既維護了檔案工作的真實性和嚴肅性，又讓獨立學院的人事檔案工作走上科學化、制度化、規范化和現代化的軌道。
2.加強人事檔案宣傳力度，提高教職工的檔案意識
獨立學院人事部門應在每年的工作計劃中把加強檔案建設放在重要的位置，充分利用宣傳櫥窗、學院刊物、網站等多種媒體對教職工進行檔案知識的宣傳，提高教職工的檔案意識，了解人事檔案制度及條例，了解哪些材料應歸檔，使教職工自覺地配合人事部門及時做好檔案材料的收集、歸檔工作。
經過不斷的宣傳教育，使檔案意識深入教職工心中，化為自覺的行為，為人事檔案工作打下堅實的群眾基礎，使檔案工作走上良性發展軌道。
3.加強獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門的聯系與溝通
人事檔案工作需要依靠獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門共同協作才能做好。筆者從事多年的獨立學院人事檔案工作，人才交流服務中心檔案管理部門從來沒有聯系過獨立學院，沒有就檔案工作進行過交流、討論，只是坐等獨立學院上交檔案。獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門每年應定期聯系，召開工作會議，就人事檔案工作中出現的問題進行研究與探討，互相交流經驗，共同把檔案工作做好。
4.加強人事檔案管理隊伍的建設
檔案管理人員的素質，專業水平的高低，直接關系到獨立學院檔案事業的發展前景，因此，建立一支高水平的管理隊伍就顯得十分重要。
由于獨立學院的人事檔案托管在人才交流服務中心，所以檔案管理隊伍的建設必須包括人才交流服務中心和獨立學院二支隊伍。
人才交流服務中心檔案管理專業隊伍建設，必須高起點、高要求。這支隊伍應具有較高的綜合素質，精通檔案學知識，熟悉檔案管理的政策和法規，樹立全心全意為獨立學院檔案托管人員服務的思想。隨著檔案信息化建設的發展，檔案管理人員必須加強信息技術的培訓，使他們成為既掌握檔案管理專業知識又懂得信息技術的復合型檔案管理專業人員。
另一支隊伍建設是獨立學院人事部門檔案管理人員。首先，獨立學院應充分重視這支隊伍的建設，在人員配備上，最好配有專職的檔案人員。即使是兼職的檔案管理人員，也應保證他們有充足的精力放在檔案管理工作上。其次，應加強檔案法律法規和檔案業務知識的培訓，提高他們的業務水平，才能保證檔案收集、整理的質量。
這兩支隊伍的建設是相輔相成的，人才交流服務中心檔案管理人員應主動地深入到各獨立學院檔案管理工作中去，做好業務指導工作，一方面使獨立學院檔案歸檔工作做到正確、完整、規范；另一方面，人才交流服務中心檔案管理人員在業務指導的過程中會發現新情況、新問題，在解決問題的過程中促使他們不斷地提高自己的業務水平；第三方面，這給雙方提供了一個思想溝通、工作協商、信息反饋的平臺，通過雙方的互動協作把檔案工作做得更好。
5.加強人事檔案信息化建設
獨立學院在人事管理工作中隨時需要查閱、利用教職工檔案信息，以便對教職工作出及時、正確的評價。若人才交流服務中心檔案管理部門仍然使用傳統的服務方式，需要獨立學院派人前來查閱檔案，則費力費時，很難滿足獨立學院人事管理的需要，這也使人事檔案的利用價值受到限制。檔案管理部門應當與時俱進，采用現代化的管理手段和技術，利用信息技術，把傳統紙質的人事檔案，制作成數字化的人事檔案信息庫，使人才交流服務中心、獨立學院可以通過網絡對人事檔案信息庫進行及時更新、查閱，實現遠距離地對人事檔案信息庫進行動態管理和維護，省時省力，這樣可極大提高人事檔案利用價值。因此，加強人事檔案信息化建設，開發人事檔案管理軟件，建立人事檔案信息庫，將是獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門共同努力的方向和目標。
參考文獻
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