時間：2023-10-08 15:33:19
序論：在您撰寫社會保險業務檔案管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
關鍵詞：養老保險社保業務檔案管理
1、維護社會保險檔案，保護職工權益
隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊企業職工養老保險卡補繳繳費分解表歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。
隨著國有企業重組兼并倒閉，職工下崗中斷勞動關系中斷繳費情況大量出現，如何記錄保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。
2、社會保險業務規范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。
社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設文件材料收集歸類整理立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署同組織同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。
為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。
3、社會保險業務檔案管理的統一與標準化
社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。
3.1統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理便于查詢集中保管確保安全的原則，做到有章可循有制可依有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。
3.2統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火防光防塵防盜防潮防高溫防污染防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房檔案查閱辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜滅火器溫濕度計空調計算機等專用設備。新晨
3.3統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集積累整理保管應用查詢服務工作。
保定市社保經辦機構還要求對社保業務檔案進行統一集中清理。各社保經辦機構按照先收集后篩選保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料文件集中起來，進行鑒定整理組卷歸檔。
關鍵詞：養老保險 社保業務 檔案管理
1 維護社會保險檔案，保護職工權益
隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。
隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。
2 社會保險業務規范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。
社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。
為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。
社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。
3 社會保險業務檔案管理的統一與標準化
社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。
3.1 統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。
3.2 統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。
3.3 統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。
保定市社保經辦機構還要求對社保業務檔案進行統一集中清理。各社保經辦機構按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。
培訓也是必不可少的。為了做好社保業務檔案整理、歸檔工作，確保業務檔案的完整、準確、安全和有效利用，保定市社保所組織各縣（市、區）專兼職檔案管理人員參加市檔案局舉辦的檔案業務培訓。通過培訓，使檔案管理人員全面、系統地了解檔案專業知識。并采取走出去、請進來的方法進行輔導。走出去，就是組織各縣社保檔案員到典型示范單位取經，通過現場觀摩提高其感性認識；請進來，就是邀請市、縣檔案局的專業人員，針對社保業務檔案的具體情況，手把手地從應歸檔的文件材料的收集整理、立卷、歸檔各個環節進行現場指導，提高實際操作能力，確保檔案資料收集齊全，整理規范。
20xx年最新保險公司檔案管理辦法全文第一條為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國檔案法》和社會保險相關法規，制定本規定。
第二條依法經辦養老、醫療、失業、工傷、生育等社會保險業務的機構(以下簡稱社會保險經辦機構)，管理社會保險業務檔案，適用本規定。
第三條本規定所稱社會保險業務檔案，是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。
第四條人力資源社會保障行政部門負責社會保險業務檔案管理工作的組織領導。
社會保險經辦機構負責社會保險業務檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業務指導。
社會保險業務檔案由縣級以上社會保險經辦機構集中保存。
第五條社會保險經辦機構配備專門的管理人員和必要的設施、場所，確保檔案的安全，并根據需要配備適應檔案現代化管理要求的技術設備。
第六條社會保險經辦機構應當認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，保證社會保險業務檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。
第七條社會保險經辦機構辦理社會保險業務過程中形成的記錄、證據、依據，按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》(見附件)進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。
第八條社會保險業務檔案分類應當按照社會保險業務經辦的規律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用年度業務環節或年度險種業務環節的方法對社會保險業務材料進行分類、整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內目錄、案卷目錄、備考表等。負責檔案管理的機構應當對接收的檔案材料及時進行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄。
第九條社會保險業務檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為20xx年、30年、50年、120xx年，各種社會保險業務檔案的具體保管期限按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》執行。
社會保險業務檔案定期保管期限為最低保管期限。社會保險業務檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開始計算。
第十條社會保險經辦機構依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務。
第十一條社會保險經辦機構應當對已到期的社會保險業務檔案進行鑒定。
鑒定工作應當由社會保險經辦機構相關負責人、業務人員和檔案管理人員，以及人力資源社會保障行政部門有關人員組成鑒定小組負責鑒定并提出處理意見。
鑒定中如發現業務檔案保管期限劃分過短，有必要繼續保存的，應當重新確定保管期限。
第十二條社會保險經辦機構對經過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報同級人力資源社會保障行政部門備案，經社會保險經辦機構主要負責人批準后銷毀。
未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
社會保險經辦機構應當派兩人以上監督銷毀檔案。監督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。
第十三條社會保險經辦機構按照有關規定，將永久保存的社會保險業務檔案向同級國家綜合檔案館移交。
第十四條社會保險經辦機構有下列行為之一的，限期改正，并對直接負責的工作人員、主管人員和其他直接責任人員依法給予處分;給參保單位或者個人造成損失的，依法承擔賠償責任：
(一) 不按規定歸檔或者不按規定移交檔案的;
(二) 偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的;
(三) 玩忽職守，造成檔案遺失、毀損的;
(四) 違規提供、抄錄檔案，泄漏用人單位或者個人信息的;
(五)違反社會保險業務檔案和國家檔案法律、法規的其他行為。
關鍵詞：檔案管理 社會保險 政策建議
現代社會保險業務檔案通常情況下是指在辦理社會保險業務過程中，社會保險經辦機構直接形成的具有保存和利用價值的、專業性的歷史記錄，這些歷史記錄的載體主要包括：文字材料、電子文檔、圖表、聲像等，由于數據化載體的方便快捷性，已經在檔案總量中占有了越來越多的比重。如今的檔案一方面是在辦理各項業務的過程中參保主體形成的原始憑證，另一方面為確保參保主體享受社會保險福利的參考依據。因此，在進行社會保險工作過程中，必須給予檔案管理工作高度的重視。
那么，在信息化時代，如何更好的建立檔案管理系統，來實現檔案的系統化管理呢？
目前，我國的社會保險業務檔案管理工作中存在的問題：
當前，在我國很多社會保險機構社會保險檔案保管仍以手工操作為主，檢索速度慢，這樣就增大了勞動強度，造成工作效率很低。而且，傳統紙質檔案資料的分類存儲且經常的翻動也容易造成檔案的磨損，也造成了大量空間的被占用。綜上，都給社會保險業務檔案管理工作中形成了很大的困難。
同時，新技術的應用在社會保險業務檔案中應用也不夠。具體在應用上，尤其是在社會保險業務檔案管理中的應用仍然不夠。對于各地的社保經辦機構來說，其業務軟件系統雖然在一定程度上部分地實現了全程數據化管理。但是，業務操作和管理信息化依然存在不匹配的現象，主要表現為在傳統空間中保存著各類紙質材料，而且這些實體紙質檔案在一定程度上依然處于不斷更替的過程中，這些檔案都有隨時被查閱、使用的可能。在這種情況下，如果對檔案依然采用傳統的方式進行管理，那么在一定程度上會降低檔案查詢調閱的效率，同時還會導致原件無法及時歸還，甚至檔案被遺失、損害的問題。實現系統化操作，將是這些問題最好的解決方案。
所以，我們從社會保險業務檔案管理的系統的角度來討論。
1 加強檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理人員的綜合素質和技能
基礎的知識、技能、政治素養、道德素養、管理能力，以及分析處理問題的能力等，通常情況下是從事檔案工作必須具備的能力。檔案業務工作的效率、水平和質量在一定程度上受到檔案人員綜合素質的高低的影響和制約，同時對檔案工作整體效能發揮重要的作用。但是，目前很多保險部門的檔案管理者的水平比較低下，服務意識差，主觀能動性不強。因此，一方面，檔案工作者必須加強業務培訓，掌握相關的專業知識，找到工作中的不足之處，并且提高自己的創新意識。另一方面，加強自身學習，因為信息化的現代，檔案管理也由簡單的手工操作，轉為現代化的管理密集知識型的工作。也只有具備高素質的，掌握現代科技的管理人員才能勝任。
2 領導重視，把社會保險業務檔案管理擺在重要位置
社會保險機構，要高度重視，增強對參保群眾、對歷史負責的使命感，切實把社會保險業務檔案管理工作納入社會保險工作的重要議事日程。只有領導思想上重視了才能改善我們現在管理水平低下，以及軟件投入力度不夠的現狀。根據權威機構調查顯示，目前，電子信息化管理在大多數的社會保險業務檔案中依然沒有被采用，進而在一定程度上增加了業務檔案歸納、總結以及分類的難度。進而在查閱檔案的過程中遇到一系列的問題或困難。只有領導意思增強了，才可能加大軟件投入。安裝檔案管理軟件，建立起準確完整的數據庫，運用計算機進行檢索，確保調檔迅速準確，為檔案信息利用提供方便。提高檔案信息查詢效率，并對重要的業務檔案進行掃描，實現電子化管理，有條件的還要設立信息服務平臺，為參保繳費、養老金查詢提供便捷服務。
3 加強對檔案業務一體化管理
通常情況下，檔案業務一體化的需求，主要體現為：在嵌入業務經辦及業務管理中的應用數字檔案，社會保險業務檔案是一種特殊資源，在信息現代化的今天，我們更是要加強檔案的計算機錄入工作。數字化加工可分為登記、掃描、掛接、質檢、特殊處理、復核、封裝、管理8個工作崗位。在建設系統過程中，不斷滿足業務管理的需要，進而在一定程度上更好的為公眾提供全方位的服務。
4 社會保險業務檔案管理的統一與標準化
參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇等，通過社保業務檔案進行全面系統的記錄。通常情況下，檔案工作的規范化、標準化是現代化檔案管理的重要環節。通過規范化對社保業務檔案進行管理，進而在一定程度上確保社保業務檔案的完整性、安全性和有效性，社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。
因此，我們從思想上要意識到社會保險檔案管理的重要性，加大硬件軟件投入，建立比較完善的社保業務檔案管理制度，系統化管理是未來檔案管理的必然達成的新階段，所以就給檔案工作者提出了更高的要求！
參考文獻：
[1]劉秀紅.做好社會保險檔案管理工作之我見[J].勞動保障世界（理論版），2010（04）.
關鍵詞：社會保險業務；檔案管理；誤區
社會保險業務檔案是各級經辦機構在辦理社會保險收、支、管全過程中所形成，并被保存起來以備查考的文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。這些記錄能夠準確反映一個參保對象從辦理參加養老保險手續到終止養老保險關系，其間所能享受到的養老、醫療、失業、工傷、生育等待遇。隨著社會保險制度改革從局部試點到全面推開，社會保險覆蓋范圍逐漸擴大，參保人數、參保單位不斷上升。與此同時，隨著社會保險業務量和檔案數量的與日俱增，社會保險部門所承擔的安全有序管理社會保險業務檔案的職責也日漸沉重。由于社會保險業務檔案建設是伴隨社會保險制度建立而逐步發展起來的，還屬初始階段，由于沒有全國性的社會保險檔案業務管理標準和規定，各地業務檔案管理不盡統一，缺少規范，因此在具體工作中容易產生一些“誤區”。如不及時糾正，會對社會保險業務檔案的標準化、規范化管理帶來一定的影響。
一、社會保險業務檔案管理存在管理上的“誤區”
一講到“社會保險業務檔案”，不少同志很容易將其同辦公室產生的文書檔案聯系在一起，因此，把形成的業務資料全部推向辦公室，由文書、檔案人員判定是否具有歸檔價值。實際上，業務檔案與文書檔案形成的范疇、利用的對象都不同。業務檔案來自于業務運行過程，是整個業務工作中的一個重要組成部分。因此，業務部門有責任對其進行收集、整理、編目、裝訂、歸檔，直至移交檔案室，實行集中統一管理。至于收集范圍、整理方式要達到什么程度，業務部門可與辦公室共同探討，業務部門有了解業務全過程的特長，辦公室人員有收集、歸檔、保管文書檔案的經驗，這樣各取所長、相輔相成，可制定出比較符合本單位工作實際的《業務檔案歸檔范圍和分類方案》。在辦理業務過程中，業務部門本著誰經辦、誰整理、誰歸檔的立卷原則，可根據歸檔范圍先分類別，以“參保單位—年度—業務環節（類別）”分類方法，先區分參保單位，再區分年度，第三區分業務環節，同一單位同一年度社會保險文件材料中，件的排列依照社保登記類、參保人員類、申報結算類、保險關系轉停類、待遇類順序排列。密不可分的材料依順序排列在一起，經辦機構的材料在前，參保單位提供的材料在后，結論性材料在前，證據性材料在后。按照業務檔案流程編制歸檔文件目錄、加蓋歸檔章、填制備考表，然后裝盒歸檔，全部實行了“一戶一檔”的管理辦法。這樣，業務部門就完成了立卷的任務，并于次年1月底前將上年度業務檔案移交檔案保管部門統一編目、存檔、保管和提供利用。值得一提的是，在移交時要辦理檔案交接手續。這一過程的有分有合，有序流轉，也體現了各自“職能”和“責任”的不同，避免了原始依據的遺失、混雜，方便以后利用。
二、社會保險業務檔案管理存在載體上的“誤區”
目前，計算機在社會保險業務運作中應用廣泛，各種數據已通過計算機生成、存貯、共享。有人認為最初記載于紙質的原始資料已無保存價值，認為通過計算機直接查尋更加快捷明了。這種認識存在一定的偏頗。計算機固然有其科學、準確、檢索方便、存貯量大、易于修改等特點，但紙質文件、紙質檔案卻始終保持和發揮著原始憑證的作用，并且有永久保存價值。這一點恰恰是電子文件所欠缺的。因為檔案的法律效力是國家《檔案法》賦予的。目前，電子文件的法律效力沒有得到《檔案法》的認可，所以遇到數據更正、司法公正時，只能依靠紙質文件、紙質檔案。這方面的事例不勝枚舉。即使在國外先進的國家，也重視紙質文件、紙質檔案的憑證作用。所以，首先要對社會保險業務檔案的載體保管有個正確認識，紙質文件要歸檔，計算機形成的電子文件同樣要歸檔，從而發揮各自不同的利用價值。對紙質業務資料的歸檔形式可延用文書檔案的管理方式，對電子業務資料的歸檔則通過程序控制和備份，并刻錄成光盤存放在防磁柜里永久保存，每四年再重新刻錄一次保存。
三、社會保險業務檔案管理存在操作上的“誤區”
在具體操作中，也會遇到這樣那樣的實際問題，也需要有一個協調統一的過程。
1.歸檔范圍
有的同志認為，凡是業務工作中形成的所有資料都要歸檔，實際上沒有這個必要。一定要視業務資料的利用價值而定，實行優化收集，在保管期限上也可以區分一下。同時，也要防止重復勞動。例如：社會保險基金征繳部門形成的一式幾聯“征繳憑證”，因財務部門托收后將其中一聯按月整理裝訂成基金憑證，并按規定移交檔案室，這樣基金征繳（下轉第75頁）（上接第93頁）部門產生的一聯存放于本部門保管就可以了，因為一個檔案室存放兩套完全相同的檔案也是一種浪費，應根據需要確定歸檔內容。
2.業務檔案形成也要有“收支兩條線”的觀念
社會保險主要有征收和支付兩塊工作，征收和支付形成的原始資料不應混雜。一個卷一個內容，即使是以一個單位，也要分清“收”與“支”分作兩類歸檔。
3.案卷排序問題
既要貫徹檔案集中統一管理的原則，又要兼顧不同檔案的各自特點，分別排序，同一類別的案卷流水號從上到下，從左到右的順序排列上架，不同類別的案卷不得排列在一起。檔案上架后，對各架編制檔案存放示意圖，便于查尋。
一、社保業務檔案的概念及特點
2009年7月23日，人力資源社會保障部和國家檔案局以部門規章的形式聯合公布了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》。它專門規范了社會保險業務檔案管理，維護了社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮了檔案的服務作用，依據是《中華人民共和國檔案法》和社會保險相關法規制定的檔案規章。這一規定，從2009年9月1日起施行，對我們社保部門和社會保險業務檔案工作者來說，是最為直接的一個關于檔案管理的規范性文件?！渡鐣ｋU業務檔案管理規定（試行）》第三條規定，本規定所稱社會保險業務檔案，是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。社會保險業務檔案具有其獨特的特征：一是數量龐大，隨著我國社保制度的改革，全民參保的實現，社保業務檔案數量會出現爆炸式增長；二是動態變化，隨著個人工作單位、工資數額等情況出現變化，社保業務檔案也必須時刻跟隨具體情況而不斷變化；三是以人為本，社保業務檔案是個人參與社保的原始憑證，也是維護個人利益的重要憑證；四是規范性強，從產生的過程到形成的材料，從辦理程序到繳費標準都具有固定的標準和規范，不能隨意改變。
二、當前社保業務檔案管理存在的問題及對策
社保業務檔案工作是社保體系建設的一項基礎性工作，涉及內容多、范圍廣、政策性強。社保業務檔案是做好社保工作的最基礎的前提，它不僅是參保人員維護其合法權益的重要憑證，同時也是社保部門進行科學管理、提高工作水平的必要條件。
1.當前在社保業務檔案管理工作中存在的主要問題一是不夠重視。主要是對社保業務檔案的管理缺少相應的投入，人員配備、經費不到位等。有些部門沒有專門的檔案室，部分檔案室不符合標準，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴重，部分業務人員存在概念不清、檔案意識淡漠的問題。二是檔案多頭管理，缺乏規范標準。社保業務檔案由于涉及的面比較廣泛，有養老保險、失業保險等不同類別，不一樣的類別的檔案分別歸屬不一樣的部門管理，造成一個人的保險資料分別保存在不一樣的機構。雖然2009年7月23日，人力資源社會保障部和國家檔案局以部門規章的形式聯合公布了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》，我省社保系統也于2010年2月25日起施行了《吉林省社會保險檔案管理制度》，但其他類別的社保檔案管理缺乏統一的規范和標準，造成水平參差不齊，運行機制和工作秩序缺乏科學化、標準化、規范化。三是業務素質不強，信息開發滯后。社保管理機構對檔案人員的業務培訓較少，開展經驗交流不多，檔案專業人才很少，兼職檔案工作者業務水平偏低，影響了檔案管理工作的水平和效率。不能有效地開發社保業務檔案的信息資源，社保管理部門缺乏全局意識和長遠意識，沒有充分認識到社會保險檔案的信息開發對推動社會保險改革所起的重要作用。
關鍵詞：養老保險 社保業務 檔案管理
1 維護社會保險檔案，保護職工權益
隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。
隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。
2 社會保險業務規范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。
社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。
為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。
社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。
3 社會保險業務檔案管理的統一與標準化
社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。
3.1 統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。
3.2 統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。
3.3 統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。
