時間：2023-10-08 15:33:09
序論：在您撰寫人工智能檔案時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
關鍵詞：檔案管理；信息化；人工智能技術；安全；網絡
1人工智能技術與檔案管理
1.1人工智能技術
在20世紀50年代中期，歐美等發達國家就已經率先提出了人工智能的概念，并且將這一理論概念逐漸的發展成為了現實存在的技術，震驚了學術界。目前，科學家們致力于研究更加精深的人工智能技術，為此開發了多種多樣的理論原理，而人工智能也隨著經濟全球化得到了普及，被運用到了全球的各個角落當中去，為各行各業的生產力發展提供了巨大的動力。當然，人們所提到人工智能技術的時候，首先會提到的就是AI技術，它是人工智能技術的一個縮寫，是通過計算機網絡的方式將多個系統集合起來，從而形成一個可以模擬人腦的智能機器，人工智能技術包括了機器視覺、指紋識別、人臉識別、虹膜識別、智能搜索和專家系統等。從這個角度來看，人工智能技術實際上是對人的大腦的一次復制和模擬，尤其是對人腦當中的思維意識和思維過程的一次模擬，但人工智能并不能夠與人腦完全等同，他只是人腦的一個低端復制，并不能夠超過人的智慧，也不能夠進行獨立的人類思考。
1.2檔案管理
檔案管理這項工作屬于行政管理工作的范疇，它普遍存在于各行各業和各個層次的公司當中，即便是在規模小的公司，也一定都會具有相應的檔案管理工作和專門的負責人員。在傳統的檔案工作當中，人們主要是通過記憶和書寫的方式將一本本檔案進行反復的裝訂和整理，并且撰寫目錄，相對來說耗時耗力，出現錯誤的可能性也十分的高。隨著科學技術的不斷發展，人們更多地將計算機信息技術運用到了檔案管理工作當中去，極大地解放了這項工作的生產力，提高了檔案管理的工作效率，也使得越來越多的管理人員能夠從繁雜的檔案整理和文書撰寫當中解脫出來。檔案管理的內容和項目是復雜的，除了一般的人事檔案以外，還包括了文書檔案、發展檔案、項目檔案、財務檔案等等內容。
2人工智能技術在檔案管理信息化中應用的必要性
2.1降低錯誤率
將人工智能技術科學地運用到檔案管理工作當中去，最顯而易見的一個優勢就是可以極大程度上降低檔案管理的出錯率。目前，利用人工智能技術當中的智能檢索技術，就可以輕易地降低檔案管理和借閱過程當中的錯誤率，無論是利用語音輸入還是圖片檢索的方式，都使得檢索途徑逐漸的優化和拓寬，也使得檢索的時間成本正在不斷的被壓縮[2]。另外，有部分工作人員在進行關鍵詞檢索的時候，可能對于自己想要的檔案和主要的內容還是比較模糊的，這時候利用智能檢索技術當中的延伸檢索技術，可以對其他相關的檔案內容和關鍵詞進行一個拓展和推送，使得用戶既能夠了解到目前所需的、與關鍵詞相關的檔案內容，同時又可以了解到與這些檔案相關聯或其他用戶較多搜索的關聯檔案內容。即可以不再依賴人力進行檔案文字的查閱，通過計算機網絡的關鍵詞檢索就可以完成檔案的查閱，極大地降低了錯誤率。
2.2提高管理效率
以項目檔案為例展開論述的話，當企業展開一個經濟活動和項目的時候所需要收集的檔案是多方面的，不僅包括了企業的前期投入以及招投標的各個環節，同時也包括了企業的預算以及最后的企業項目負責人員、企業項目決策會議內容等等。如果可以利用人工智能技術，首先在計算機網絡當中編制一個成熟的程序，將這些不同的環節和內容首先預留出來，然后再進行完一項工作以后，自動自發地將工作所涉及的檔案內容和具體信息上傳到計算機中來，最終當整個項目完成以后，就能夠形成一份十分詳實且準確的項目檔案。這種方式可以節約檔案管理人員大量的時間，使得他們不用整日被淹沒在浩瀚的數據信息當中。檔案管理人員往往只需要在后臺進行簡單的編程操作和掃描工作，就可以將所有的項目信息收錄起來，在后期進行簡單的排版和目錄編制，即可完成一本優秀的項目檔案[3]。
2.3減少成本投入
在人工智能可以節約成本這方面，有部分中小企業會表示出較大的質疑情緒，他們認為，人工智能技術相較于傳統的聘用管理人員需要付出更多的科技成本，并且后期的養護和維修成本也是一筆高額的支出。人工智能技術是一項長遠的投入，當購買一套人工智能技術以后，不僅僅代表著購買了其中的編程和設備，更多的是購買了其中所包含的配套設施和服務，也就是后期的各種更新和維護服務。在傳統的檔案管理工作當中，企業需要雇傭大量的管理人才，需要付出巨額的人力資源成本，并且還需要繳納相應的保險支出部分福利。而人工智能技術則更像是一種一次性的投入，僅僅需要在前期支付一筆大額的設備使用和專利使用費用即可。同時，人工智能技術也不需要休假，24h都可以進行工作，工作效率也會一直處于飽和狀態。人工智能技術從長遠來看，對企業的成本產生了巨大的節約作用。
2.4提高安全性
對于一些大型的企業項目和國家機關事業單位來說，在檔案管理的工作當中，最重視的就是安全性問題。在傳統的檔案管理工作當中，主要是依靠人力來完成管理工作，這樣一來就存在著很多的不確定性，一旦檔案工作人員自身的思想意志不夠堅定，就非常容易出現以權謀私販賣企業經濟信息，以及泄漏政府核心機密的問題?，F階段，如果可以使用人工智能技術來代替傳統的人力管理，那么相對來說安全性就得到了保障，人工智能技術可以根據前期編程員所設置的種種權限，一些不具備權限的人員想要查閱這些檔案是絕對不可能的，而這些檔案也必然會在多重安全密鑰的加密之下，更加穩妥的被保管在計算機硬盤當中。但這一切都需要建立在已經能夠對檔案管理信息化系統的安全性充分保障的基礎之上，也就是需要建立起更加牢固的防火墻，有效地規避黑客風險和病毒風險。
3人工智能技術在檔案管理信息化中的應用措施
探討人工智能技術在檔案管理信息化當中的應用措施，更多的是從技術角度進行探究的。本文按照不同的技術層面對措施進行分類探究，重點提出了系統智能識別技術、指紋虹膜識別技術以及網絡平臺共享技術3項內容。
3.1系統智能識別技術
人工智能技術最核心也是最基本的技術，就是系統智能識別技術，這一技術也是目前人工智能技術當中發展最為成熟，運用最為廣泛的一項技術。目前所探討的系統，智能識別技術就是經常能夠在搜索引擎上使用的搜索框，目前在智能識別技術當中，不僅僅可以通過文字的形式進行檢索，同時還可以通過語音的形式進行檢索，通過圖片的形式智能判斷，而這些技術都可以被廣泛地運用到檔案管理的信息化工作當中來。舉例來說，如果想要進行查閱檔案工作的時候，就可以利用系統智能識別技術，將已知的檔案文號或者檔案標題或者是檔案當中內容的關鍵詞放置到搜索框當中，只需要輕輕的點擊檢索按鈕，那么即可以搜索出與之相關的各種檔案。在語音識別技術方面同樣如此，可以通過語音的方式將所口述的內容轉化成為文字，在系統當中自動的進行檢索，尋找所需要的檔案。而圖片智能識別技術則更多的被運用在一些歷史檔案和項目檔案當中，例如企業在發展的過程當中所興辦的一些項目可能已經年代久遠，記不清當中的關鍵詞和具體信息，但是在官方網站上具有當時項目的相關圖片，那么就可以將圖片放置到搜索框當中點擊搜索。包含此圖片或相近圖片內容的檔案就會一目了然的展示在我們的面前[4]。
3.2指紋虹膜識別技術
在前文中已經提到，對于檔案管理工作來說，其最重要也是最難克服的一項問題就是安全問題，如果安全問題無法得到保障，那么檔案當中的信息就時刻都有可能被暴露在大眾的面前，尤其是在涉及到一些經濟項目或政府機密文件的時候，安全問題應當是我們首要需要保障的。利用指紋識別技術和虹膜識別技術，就可以很大程度上杜絕安全隱患[5]。舉例來說，當查閱一些機密文件的時候，那么首先就可以對查閱人的虹膜和指紋進行識別，在前期檔案管理工作的時候，要對這些機密文件進行權限的設置，只有專門的人員才能夠查閱這些文件。例如，政府工作當中的一些文書檔案和人事檔案，涉及到了機關內部的人事調整和編制職數，這些都屬于機密的內容，而在進行檔案管理的時候，就可以將人事檔案管理的工作人員、主管領導和單位的主要領導作為可查閱人員，將他們的指紋和虹膜錄入進來。在后期，如果他人想要查閱這些檔案的時候，系統就會自動的對這個人的虹膜進行掃描，一旦發現不匹配的問題，就會在系統內產生警告信息，并且直接以短信和電子郵件的形式發送至主管領導及人事檔案管理人員的手機當中，可以有效對可能存在的風險產生一個預警機制。當主要領導和檔案管理的負責人員看到某些人妄圖窺探企業的機密檔案的時候，那么就能夠做出相應的處罰條例，積極地調整管理制度，這就可以使得檔案管理工作逐漸朝著更好的道路發展，實現一個良性循環。
3.3網絡平臺共享技術
檔案的查閱、借閱以及歸還是一項十分復雜的工作，在傳統的檔案管理流程當中，主要是通過紙質文件的形式逐級進行向上審批，尤其是在涉及一些機密和機要文件的時候，更需要進行一個繁雜的審批流程。這時候，如果能夠利用人工智能技術當中的網絡平臺共享技術，將這些審批流程進行簡化，通過電子計算機或者說是OA軟件的形式，在網上平臺就能夠完成各項審批工作。與此同時，在企業或單位內部一些可以公開的檔案文件，可以利用平臺中的共享技術直接展示在企業和單位的局域網絡當中，只要是企業內部的人員，都可以通過自己的賬戶和ID進行直接登錄和查閱[6]。舉例來說，如果在新人培訓的環節當中，需要讓新人更多的了解到這個企業的發展歷程和其中蘊含的深厚企業文化，那么就可以讓這些員工登錄計算機系統，在局域網內搜索相應的檔案。這些檔案當中記載著企業的發展歷程是可以被完全公開的，不含有一些機密內容的，這樣一來，員工的借閱檔案和查閱資料，不需要經過繁雜的審批手續，大大減輕了檔案管理人員的工作負擔，真正實現了簡政放權，做到了工作流程的優化與高效。
3.4智能檢索技術
人工智能技術作為一種高科技的技術，其研發的主要目的就在于解放生產力，提高工作效率，將人工智能技術廣泛地運用到檔案管理工作當中，來也可以達到這一目標，幫助檔案管理工作的效率實現大幅度的提升?，F階段，如果可以采取人工智能技術來進行智能檢索的話，可以極大地解放生產力，使得傳統的檔案管理工作人員的工作壓力得以釋放[7]。舉例來說，如果在電子檔案排布方面可以按照其重要程度和具體價值進行順序排放的話，那么就可以在后期的檢索中，同樣按照這一排序標準得出最終的檢索結論。與此同時，采取智能檢索的方式，不僅可以對想要獲知的信息進行檢索和取得，同樣也可以利用人工智能技術將某一用戶的多次檢索關鍵詞及結果統一起來，科學的計算出這一用戶的使用需求和未來檢索預期，并為其推薦相關的關鍵詞及檔案。這不僅依靠單一的檔案檢索系統，更多的是需要專業技術人員能夠在聯網和共享平臺的基礎之上，開發一款多個檔案局共享的計算機管理軟件系統，使得各個局和部門的檔案信息，能夠有效的歸類和統一[8]。
一、人事檔案管理的含義
人事檔案形成于一系列人事管理的活動之中。人事檔案是由多個個人檔案組成的，檔案中主要記錄的內容是工作人員的個人發展過程、工作經歷、個人的思想品德、獲獎或者受處分的經歷等等，其信息量繁雜且多種多樣，在進行整理和查找時很不方便。對人事檔案進行管理的主要工作內容是將所有的人事檔案進行收集、整合、歸類以及將檔案進行完整保存。為了確保人事檔案的真實性，管理工作中還要對檔案中的信息進行核實，確保信息的準確性。
二、人工智能技術的含義
人工智能是集研究智能理論、開發智能技術、模擬拓展智能方法于一體的綜合性學科。人工智能技術屬于計算機領域的分支，主要開發的是新型智能化機器設備，這類設備可以根據人的語音指令或者對圖像的識別做出智能反應。人工智能具有高度理性的特點，在處理信息和數據上速度極快，遠遠快過人工，節省了時間。人工智能技術的應用不受時間、地點、環境的約束，可以隨時開始工作，適應環境的能力更強，因此人工智能為人們的生產以及生活帶來了極大的便利。人工智能最大的優點是它的信息檢索能力，能夠快速提取有效信息，找出解決問題的最佳方案。
三、目前人事檔案管理工作的困境
1.檔案信息過多，難以整理
我國目前人事檔案的整理工作面臨很大困境，檔案資料過于繁雜、檔案數目增多、檔案信息缺失等問題持續困擾著檔案管理人員。傳統的檔案采取紙質化的呈現形式，工作人員需要在檔案中尋找有用的信息進行核對和整理，工作效率低下。人事檔案的來源渠道各式各樣，在檔案的分類上需要消耗大量的時間，對檔案資源的使用造成了一定的影響。個別人對檔案的重視度不夠，在填寫時會漏填、誤填信息，這也會對檔案整理工作造成影響，導致工作效率的降低。
2.非結構化信息難以分類
檔案信息非結構化現象是指信息無法數字化的資料較多。例如，文檔資料、圖片資料等，這些資料中包含大量的重要信息，但由于文件格式特殊且不能數字化，需要人工提取有效信息并加以分類。在檔案管理工作中，非結構化信息越來越多，但是工作人員數量實在有限，給檔案信息分類工作帶來了很多困難。要加強對非結構化信息數據的管理和使用，才能強化檔案管理工作，促進人事檔案資源有效利用。
3.隱性信息資源難以轉化
人事檔案數據信息的資源系統是由兩種資源組成的，一種是直觀表達在檔案信息中的顯性信息資源，另一種是由檔案管理的工作人員根據檔案信息進行自主判斷的隱性信息資源。由于檔案管理人員的缺少，多數單位檔案的隱性信息在獲取上有很大難度，而且檔案的隱性信息資源無法通過數據進行直觀表示，加大了檔案信息的評定難度。
四、人工智能技術在人事檔案管理中的綜合應用
1.高效率地搜集整理檔案信息
傳統的檔案管理工作中，檔案信息是用紙質進行記錄的，紙質檔案占用的空間較大，且紙張容易受潮難以保管，難以隨身攜帶。人工智能技術的出現，將檔案中的信息電子化、數字化，把紙質資料轉變為了網絡資料，方便了檔案文件資料的管理。網絡化之后的檔案信息不需要用紙質記錄，只需要利用多媒體設備就可以展示數據，檔案資料可以直接保存在電腦中，方便了檔案管理人員對檔案信息的收集和整理。目前電子檔案的內容形成來源有兩個，第一是將現有的紙質檔案轉化為電子檔案，第二是利用人工智能技術直接制作形成的電子檔案。電子檔案的出現減少了管理人員的工作量，降低了人力成本。隨著數字化的檔案不斷增多，在進行檔案管理時可以利用多種智能主體幫助工作。人工智能的主體有很多種類，例如，執行命令型的智能主體、學習型的智能主體等，這類智能主體都可以根據事先設置好的程序命令自主完成工作，提高了檔案資料收集整理的效率。
2.高速度地檢索分類人事檔案
人工智能技術利用計算機將檔案中的數據信息網絡化之后，會對數據信息進行詳細分類，這些分類后的數據有兩種存儲形式，分別是文本形式和多媒體形式。文本分類是根據檔案信息中被標記的文本信息，利用人工智能找出與其相關或類似的信息，將這些文本信息進行合理分類。對文本資料的整理和分類充分體現出網絡技術智能化的特點，人工智能可以根據管理人員所設定的方式對數據庫中的檔案信息進行智能分類，同時也能把網絡上相同的資料進行整合和分類。在提取檔案信息時，人工智能的篩選能力加快了資料檢索的速度。與傳統的人工篩選相比，人工智能的篩選速度更快、篩選的資料更加準確，可以在短時間內過濾掉大量無用的數據。人工智能技術還具備識別能力，例如，語言識別、圖片視頻識別等，所以人工智能也可以對多種形式的資料進行檢索分類，在人事檔案管理中起著重要作用。
3.準確評定檔案信息價值
在檔案的整理歸納工作中，工作人員要審查檔案信息的真實性，判斷信息是否有價值，這無疑增加了工作人員的工作量。人工智能由于具有推理、學習、記憶以及決策的能力，它可以使計算機模擬人類的智能行為。因此，在人工智能中植入特定的專家系統，就可以讓人工智能依據評定專家的思維方式對檔案中的信息進行評定。要想在人工智能中建立檔案價值評定系統，需要按照以下步驟進行：首先，建立專家評定的數據庫，收集專家的評定準則、評定方法，將這些信息進行程序化編制輸入到電腦中；其次，對數據庫進行模擬檢驗，輸入簡單的信息數據，對人工智能的評定功能進行檢驗，發現其中是否有漏洞；最后，完善評定系統，投入使用。人工智能可以負責大多數的信息評定，加大了檔案價值評定的工作效率。
4.確保檔案信息的安全性
檔案安全主要包括實體檔案安全和數字檔案安全。實體檔案的安全主要是利用保險柜進行保管，保險柜的鑰匙由工作人員管理。由于檔案過多，工作人員要保管多把鑰匙，無論使用還是攜帶都極不方便。隨著人工智能技術的不斷改進，數字檔案的安全性已經有極大程度的提高。人工智能在進行資料掃描時，會自動給資料進行歸類，為之后工作中查找資料提供了極強的便利性。數字檔案的安全由智能密碼進行保護，例如，瞳孔密碼、指紋密碼，這類密碼只有相關管理人員才能打開，方便了工作人員對檔案的管理，也提高了檔案的安全性。人工智能還自帶監控功能，如果有人非法觸發了檔案系統，監控系統會向總控室的工作人員發出警戒信息，有效避免檔案丟失的情況。
5.檔案服務逐漸智能化
在傳統的檔案工作中，工作人員會提供檔案查閱和答疑的服務，工作人員的工作量很大。在利用人工智能技術之后，檔案信息的服務工作形式由人工服務轉變為了網絡服務，使檔案服務工作變得及時、高效。近年來，我國一直不斷推進智能機器人為人類提供服務的政策，在這種政策下，智能機器人也走進了人事檔案的服務工作中。這類高智能化的機器擁有著智能化、移動性強的特點，可以根據來訪客戶的需要提供不同的實際服務。智能機器人解決了工作人員數量有限的問題，提供了人性化、智能化的服務。人工智能機器人也可以代替工作人員完成紙質檔案的出庫、入庫工作，減少了人力成本，提高了工作效率。
五、結束語
人工智能技術已經廣泛的應用在了我們的生活當中，手機的智能助理、智能美顏相機都標志著人工智能技術開始在生活中普及。將人工智能技術與人事檔案管理工作相互結合，將檔案的信息和數據進行數字化處理，提高人事檔案整理的工作效率。在未來，人工智能技術會越來越成熟，對人事檔案管理工作以及我們的生活都會提供更大的便利。
參考文獻：
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[2]張江.淺析人工智能技術在檔案管理中的應用與發展[J].決策探索(下半月)，2018,No.589(8).
關鍵詞：人工智能;檔案管理;應用
檔案管理是一項重復繁瑣、枯燥乏味、并容易出錯的工作，但在人工智能時代，這種局面在未來將會有較大的改觀。人工智能在檔案管理領域的應用將推動檔案資源數字化、管理網絡化、智能化、用戶使用便利化，對檔案管理和社會服務的影響會是革命性的，呈現一種完全不同的情景。
一是存儲數字化，檔案柜架消失。這包括檔案的數字化采集和數據庫建設。檔案數字化采集指使用專業化的數字設備，將實物與聲像檔案中的圖文，轉化為數字化信息，實現檔案采集的目標;數據庫建設則是用數據庫將收集和編碼的檔案數據存儲和管理起來。概括起來就是檔案生產資料的智能化。
二是無人檔案館，檔案的收集、整理、分類、歸檔智能化，這包括網絡檔案信息資源智能收集、數字檔案信息資源智能分類與檢索、智能化檔案價值鑒定和智能化檔案安全管理。在檔案工作中可以應用人工智能，包括應用自然語言處理、模式識別和機器學習的相關科學技術對數字檔案信息資源進行智能分類，以及應用神經網絡算法來讓計算機做檔案開放鑒定，它通過模仿人腦的機制來解釋和處理數據，建立大腦神經網絡系統傳遞信息，分析圖像、聲音和文本。機器鑒定檔案會有以下三個優點：鑒定標準統一，效率高， 無須相關專業知識即可鑒定。簡單說，人工智能將使檔案管理生產力大幅度提升。
三是檔案管理關系將被重新定義，呈現的是全時空機器關系。常言說“生產力決定生產關系，生產關系反作用生產力，生產力與生產關系需要相互適應，并且在矛盾中相互促進發展”。人工智能進入檔案管理領域，也將帶來檔案 管理關系的重大變化，這種關系的解讀可以從人工智與檔案工作者、人工智能與檔案服務、人工智有與檔案使用者。任何一種新技術在檔案工作中應用的初期都會使檔案工作者產生一定的抵觸情緒，特別像人工智能這樣的技術，可以應用到檔案工作的方方面面，勢會顛覆檔案工作者的原始認知，這需要通過教育來改變。
近年來，隨著大數據的快速發展，人工智能技術已經被廣泛應用于人們的生活生產中，其應用也將為檔案管理工作帶來了一系列歷史性變革與發展。人工智能技術應用于檔案管理中可以實現智能分類檢索與智能安全管理，滿足用戶對檔案管理的多元化需求。如2019 年由浙江省檔案館與國家級AI+檔案聯合實驗室（國家檔案局檔案科學技術研究所和科大訊飛股份有限公司聯合成立）（以下簡稱“聯合實驗室”）共同簽訂戰略合作協議，同時為“國家級成果應用示范基地”揭牌。一項用于檔案管理的“黑科技”—科大訊飛檔案機也在今天正式亮相。AI賦能，成效顯著。目前實驗室成功利用智能語音識別和實時轉寫技術實現口述征集，實現了智能語音檔案著錄，音、視頻數字檔案檢索利用等這些革命性成果，極大的提升了檔案工作的效率;用OCR技術識別民國繁體文書類檔也取得突破性進展，識別率85%以上，達到可用級別;尤為重要的是，基于機器學習的檔案數字化加工系統研制及知識庫建設，利用OCR識別與智能語音“雙結合”方式以及檔案行業規則和知識庫學習，對數字化加工應用的創新，整體效能提升40%以上。這些先進成果和技術應用，為聯合實驗室和浙江省檔案館的合作奠定了堅實的基礎。雙方合作以后，聯合實驗室將利用自身的技術、人才、產品、服務等核心優勢，浙江省檔案館提供權威、專業的檔案管理研究資源支持，雙方共同制訂“人工智能+檔案”科研成果應用及推廣的可行性方案規劃設計，共同推動相關成果在區域性國家重點檔案保護（華東）中心和浙江省檔案館的國家重點檔案保護與開發、口述歷史采集室建設運行、音視頻檔案整理利用、檔案開放鑒定、檔案著錄等工作中的成果轉化及推廣，創新檔案管理工作模式，提升“智慧檔案”建設水平。聯合實驗室首款產品—訊飛檔案機，以檔案信息安全為基礎，具備高保密性?？呻S時隨地進行口述史的征集整理;重大活動全過程記錄建檔。產品上手簡單，操作便捷，是實驗室首款既有顏值又有才華的檔案專業人工智能創新型產品。浙江省檔案館目前正在進行一系列口述歷史的搶救性采集整理工作，從此前走訪浙江籍名人，到接下來走訪浙籍老藝術家、抗戰老兵，包括檔案機在內的人工智能黑科技都將發揮巨大的作用。
人工智能是研究、開發用于模擬、延伸和擴展人的智能的理論、方法、技術及應用系統的一門新的技術科學。自誕生以來，人工智能的理論和技術日益成熟，應用領域也不斷擴大，基于技術革命的大膽預測，未來人工智能帶來的科技變革，將會是人類智慧的一大挑戰。綜上所述，傳統的檔案提供利用服務方式一般包括閱覽服務、展覽服務和咨詢服務等被動方式實現，而新型的檔案提供利用服務方式主要是網站服務、新媒體服務、精準推送服務等主動方式實現。人工智能可以應用大數據人工智能對使用者的需求進行深度挖掘，及時準確地掌握使用者的個性化需求，真正地實現“以用戶為中心”的現代檔案服務，包括“萬物互聯”“萬物智能”“無時不在”“無處不聯” “無所不有”的等智能服務特點。
參考文獻
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[關鍵詞]檔案工作人員 服務理念 工作方法 能力素質
中圖分類號：G271.6 文獻標識碼：A
檔案是人們從事政治、經濟、文化等各項活動的真實記錄，是先進生產力和先進文化的重要組成部分。近年來，隨著檔案工作的創新，對檔案人員的素質也提出了新的更高的要求。目前，檔案工作人員隊伍中，還有不少人的專業知識與思想觀念仍停留在原來的基礎上，自覺主動服從和服務于大局的意識還不夠強，這一現狀極大地制約了經濟社會發展賦予檔案管理新的特點和新的使命，筆者認為，新形勢下檔案工作人員要實現三個轉型：
一、、服務理念由靜態管理控制向以人為本的服務轉型，讓政治素質強起來。
檔案工作人員的服務理念和工作質量直接關系到檔案資料的完整齊全和利用效果。重點要做到三條：一是要政治素質強。檔案工作者必須具有堅定、正確的政治方向，樹立正確的人生觀、價值觀，對黨的事業忠心耿耿，忠于黨和人民的利益，堅持以人為本的科學發展觀，要有強烈的事業心，高度的責任感，具有較高的政治鑒別力。二要恪盡職守好。檔案工作是一項復雜、細致的工作，熱愛檔案事業，忠于職守，具有求真務實、愛崗敬業、熱情服務、嚴肅認真的工作態度，任勞任怨、一絲不茍、不辭辛苦的工作作風，勇于堅持真理、忠于歷史、尊重歷史的求實精神，這是作為檔案工作人員應具備的基本素質。三要敬業精神高。一個檔案工作者對事業的熱愛、對工作的迷戀，必然促使他積極思考問題，勇于提出改進工作的意見和設想，而且不滿足于一得之功，一孔之見，從而不斷進行檔案工作的探索和創新。檔案人員要不計個人得失，甘當配角，甘當無名英雄，要有強烈的敬業精神，勤勤懇懇，樹立有為才能有位的觀念，在平凡的崗位上創造出不平凡的業績。
二、工作方法由墨守成規向開拓創新轉型，讓業務能力硬起來。
檔案工作要在經濟建設服務中取得更大的生存空間，檔案人員必須要以與時俱進的精神，不斷地充實自己，善于用創新的理念和豐富的實踐，解決在新形勢下出現的新情況和新問題，要著力提升三種能力。一是積極主動的協調能力。如何才能得到各方面的支持，除靠有關規章制度外，更主要是靠檔案工作者自身的素養和協調能力的發揮，通過積極地努力工作，來達到各部門檔案管理的協調統一，上下形成合力齊抓共管。二是組織文字的寫作能力。檔案人員有一部分工作直接與文字打交道，要有較高文字書寫能力和較強的概括能力及語言表達能力。有了一定的文字修養水平，才能勝任檔案工作，才能將零散的文件材料和豐富的資源信息編纂成匯編、史志、年鑒等編研材料，直接為各項工作服務，為社會大眾服務，為發展先進文化服務。三是應用現代化手段的管理能力。檔案管理人員要掌握計算機和網絡等相關知識，促進檔案人員對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理。將豐富的檔案信息予以數字化，并通過專用網絡向社會傳播檔案信息，使檔案成為重要的信息資源。
三、信息收集由被動接受向主動挖掘轉型，讓檔案管理活起來。
檔案工作人員要更新觀念、善于捕捉信息，善于挖掘和捕捉信息，發揮檔案知識寶庫的巨大能量，為社會經濟全面發展提供服務。一要學會揚棄。檔案工作人員如何在大量的信息中開發、尋找有效的檔案信息資源，檔案工作人員除要努力學習專業知識，就要提高業務素質和工作效能。在認真做好檔案資料的收集、整理、登記、歸檔等基礎工作中，要將有用的東西加以總結，學會揚棄，充分發揮檔案工作在信息時代的服務效能。二要學會利用。要提高檔案的查考利用價值，將“死”資料變成“活”資源，變“看攤守業，等客上門”等被動式服務為“走出去，招客上門”主動式的服務，增強服務本領，創新服務機制，充分發揮“五位一體”的服務功能，真正使檔案工作服務發展大局。三要學會開發。檔案人員要對檔案中相關聯的信息進行分析、分類，用科學的方法開發檔案更多的功能，挖掘檔案資料中蘊涵的知識資源，便于及時獲取信息。同時充分發揮基層檔案科室的作用，實行檔案管理雙向互動，推動檔案管理與利用相互促進。
總之，隨著社會、科學技術的進步和發展，檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生著新的變化，檔案工作人員要進一步提高業務素質，拓展服務領域，創新檔案工作，推動檔案事業健康、持續發展。
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【摘要】目前，我國許多高校特別是地方本科高校的人事檔案工作存在諸多問題，影響了其服務功能的正常發揮。
因此，只有加強檔案工作的領導，提高檔案意識，規范檔案管理，大膽改革傳統的檔案管理方式，強化服務意識，著力提高檔案管理人員的政治、業務素質，才能使人事檔案工作為學校的穩定和發展服務。
關鍵詞 高校；人事檔案；服務
高校人事檔案工作，是高校組織人事部門的一項基礎性工作，為學校干部隊伍建設、教職工職稱評審、崗位聘任等工作服務。一句話，為學校的穩定和發展是高校人事檔案管理工作的出發點和歸宿。高校是干部尤其是專業技術干部密集的地方，人事檔案工作做得好不好，直接影響到學校的穩定與發展。而目前許多高校尤其是剛剛合并升格的地方本科院校，由于種種原因，人事檔案管理工作存在不少問題，如檔案意識不強，領導不夠重視，基礎工作薄弱，管理不夠規范；管理手段、管理方式落后；管理人員素質不高，服務意識不強等等。所有這些嚴重制約和影響了人事檔案工作服務功能的正常發揮。要想改變這種狀況，充分發揮學校人事檔案工作的服務功能，筆者認為，必須樹立檔案意識、規范意識、改革意識及服務意識，改革管理方式，提高檔案管理人員素質。
一、牢固樹立檔案意識，切實加強對檔案工作的領導
人事檔案是記錄和反映個人德能勤績等方面情況的，經組織認可歸檔保存的個人材料。干部職工的人事檔案材料是否完整、準確與安全，關系到每一位干部職工的切身利益和政治前途。但由于人事檔案的保密性，使很多人對人事檔案工作不是很了解，不知道什么材料該存檔，什么材料不該存檔，檔案意識比較淡薄。其表現為：很多干部職工不積極配合人事部門，不主動把諸如學歷、學位，資格考試、注冊考試、獲獎材料、繼續教育證明等個人材料交到人事部門歸檔保存，而當晉升職務、升學考試等急需有關材料時，才心急火燎地來查找。不少領導甚至分管人事的領導也對檔案工作不夠重視，主要表現為：一是思想上不夠重視。認為現在使用干部主要看工作能力和現實表現，檔案只是拿來參考的材料，用處不大。二是不甚了解人事檔案工作。認為人事檔案工作就是收集材料、整理材料，有檔案管理人員干就行，不需要領導親力親為。
由于不重視檔案工作，在實際工作中就存在如下問題：一是沒有按要求配備檔案管理人員；二是沒有按要求去搞好基礎設施的配套建設；三是檔案管理崗位上的人員變動比較大；四是需收集的人事檔案材料比較多，工作人員負擔過重。這些問題既影響了人事檔案管理人員的工作積極性，又制約著人事檔案管理工作水平的提高。
因此，要使高校人事檔案工作更好地為學校的建設和發展服務，就必須加大人事檔案工作重要性的宣傳力度，使教職工尤其是領導干部進一步提高對人事檔案工作重要性的認識，牢固樹立檔案意識。從而一方面積極主動地配合組織人事部門工作，把應當歸檔的個人材料遞交組織人事部門。另一方面，學校領導要重視人事檔案工作，在基礎設施的配套建設、人員的配備、業務培訓等方面給予支持，從而從整體上使人事檔案工作水平得到提高。
二、牢固樹立檔案意識，切實抓好人事檔案的基礎工作
許多高校尤其是近年來由?？粕駷楸究频牡胤奖究聘咝?，人事檔案不夠規范，具體表現為：一是檔案材料收集不齊全，對人事檔案中必備的材料沒收集全，造成檔案材料流失。二是對檔案材料的鑒別不準確，把一些不應當歸檔的材料或手續不完備的材料歸入人事檔案中，損害了檔案的真實性。三是整理不及時，對收集來的檔案材料沒及時整理歸檔，使檔案利用起來不方便。四是基礎設施不達標，檔案保管條件差，影響了檔案的壽命和使用。五是管理制度不到位，管理不規范。
以上問題的存在，既有客觀原因也有主觀原因，就客觀原因而言，一是新升本的本科高校無一例外地是由幾所學校合并后才升格的，合并前由于隸屬關系不同，其人事檔案保管分屬于不同的部門，呈多頭管理狀態。二是合并升格前，從領導到干部職工都忙于迎接升本評估的準備工作，無暇顧及人事檔案管理規范化建設。三是合并升格后，在校教職工人數成倍增加，而檔案管理人員沒有相應增加，工作量大，任務繁重，人手短缺。從主觀方面來說，人事檔案管理規范意識淡薄，認識不到位導致工作不到位。
要使人事檔案管理規范化，首先要樹立規范意識。要充分認識到維護和保證教職工人事檔案的完整性、準確性與安全性，是人事檔案管理工作的基本任務，它直接關系到組織部門對干部的評價、培養和使用，涉及到貫徹落實黨的干部路線，關系到每一位教職工的切身利益和政治前途，不能掉以輕心，容不得半點馬虎。其次，切實抓好基礎工作，努力做到以下四點：
一是建立材料收集制度。人事檔案材料的收集是一項貫穿始終的經常性工作，不能單純靠突擊收集，要建立必要的工作制度，使人事檔案材料收集制度化、程序化。二是認真鑒別材料的真偽和價值。按《干部人事檔案管理規范》規定，對收集來的材料進行審查，本著“取之有據，棄之有理”的原則，對收集來的材料進行取舍。三是基礎設施標準化。按檔案管理基礎設施建設的有關要求，設專用庫房、閱覽室、辦公室，配置鐵質檔案柜，配備電腦、掃描儀等現代化設備，建立數據庫及網絡，使人事檔案管理實現現代化。四是制定工作制度。按人事檔案規范管理目標制定具體的工作制度，使每項工作有章可循，保證工作正常、有序、規范地進行。
三、強化改革意識，大膽改革傳統的檔案管理方式
據筆者了解，目前高校人事檔案管理方式大多是比較傳統的，大多數院校的檔案還沒實現數字化，檔案管理還是以手工為主，收集材料的手段落后，常常因收集材料不及時，造成整理、歸檔不及時，使信息不能及時更新和補充，人事檔案的管理停留在建檔、管檔的層面上；服務方式被動、方向單一，坐等用戶上門來為其服務，只滿足人事工作需要，沒能將人事檔案工作與學校干部隊伍建設、師資隊伍建設、學科建設等工作結合起來開展，對人事檔案信息資源開發利用不夠；人事檔案只向組織開放，個人很難看到自己的檔案，不大清楚檔案里有哪些內容，因而制約了檔案的利用。當前，我國的干部人事制度改革正在不斷深化，高校也不例外，顯然，傳統的人事檔案管理方式，已難以適應不斷改革深化的人事管理工作的需要，因此，必須強化改革意識，從下面幾個方面改變傳統的管理方式。
一是運用現代化的手段、科學管理。信息技術的發展，為人事檔案現代化管理提供了有效的技術手段，利用計算機在信息處理方面的強大功能，建立和完善干部人事檔案數據庫，及時更新信息，保證人事檔案信息的時效性、真實性和準確性，從而提高檔案的利用率。
二是與時俱進，豐富人事檔案的內容。一方面建立檔案材料收集的綠色渠道，確保檔案材料收集齊全。另一方面，豐富人事檔案內容，把能反映個人教學、科研、繼續教育情況、道德品質、潛在能力等材料增加到檔案中，真實、準確、完整、立體地反映干部職工情況，提高決策工作水平。
三是轉變觀念，主動服務。隨著時代的進步和社會的要求，人們利用人事檔案的比例在逐年上升，管理者應改變觀念，提高服務意識，在工作中根據實際情況，除必須要保密的內容外，在教職工職稱評審、進修學習、崗位聘任、工資晉升、辦理退休等事宜時，盡最大努力為單位或個人用足用好檔案材料，使人事檔案工作真正為學校人事工作服務。
四、強化服務意識，不斷提高檔案人員的綜合素質
如上所述，加強人事檔案管理的目的，是為了充分利用人事檔案資源，為學校建設和發展服務。因而，從某種意義來說，人事檔案工作人員所從事的工作就是服務性工作。而要做好服務工作，必須強化服務意識，不斷提高人事檔案管理人員的綜合素質。當前高校尤其是地方本科高校人事檔案管理人員整體素質不高。主要表現為：有的政治素質不高，工作原則性不強；有的缺乏奉獻精神，工作不安心，總想跳槽；有的沒有受過系統或專門的學習培訓，業務理論知識缺乏，業務不熟悉或業務水平不高；有的兼職人員，沒有把主要時間放在檔案管理上；有的服務意識淡薄，對前來查（借）閱檔案的人員，不熱情、不耐煩，臉難看、話難聽。由于素質不高，嚴重影響了學校人事檔案管理質量，使人事檔案的服務功能沒有得到充分發揮。
針對上述問題，高校組織人事部門應該采取有效措施，加強對人事檔案管理工作的人才隊伍建設。一是抓培訓，通過培訓，提高檔案管理人員的政治素質和業務水平，這是提高工作效率和工作質量的主要途徑，也是解決矛盾，提高人事檔案服務功能的重要保證。二是從政治上關心檔案管理人員的培養和成長。三是根據人事檔案管理的有關規定，制定嚴格的工作制度。通過一系列措施，從整體上提高人事檔案管理人員的綜合素質，提高人事檔案的管理水平。
參考文獻：
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到目前為止，中國還沒有構建出具有全國性意義的法律層面上的管理責任機制以及管理制度。在政府公信力日趨下滑的現在，中國在現階段的首要目的是構建出具有全國性意義的法律層面上的管理責任機制以及管理制度。行政執法檔案具備著至關重要的法律職能，對執法檔案進行管理也具有著很大的意義，它是行政法律是否可以有效的對公權力進行限制的關鍵。
【關鍵詞】
行政執法檔案；法律功能；管理責任；管理制度
行政法的產生主要是在斗爭過程和革命中妥協的產物，它存在于社會的最主要的目的在于限制公權力。所有的權力自從出現開始就具備著天生的擴張性。就行政權力而言，如果沒有受到法律的制約，就一定會使公民具有的合法權益受到侵犯。所謂行政執法，指的就是實施行政權力，所以就行政執法而言，執法主體一定要嚴格的根據行政法律程序執行，切實做到合理行政、依法行政，力求用最小的成本獲取行政目的。行政執法檔案是指行政機關在行使權力時所積累的檔案材料，它記錄著整個行政執法的過程。
一、行政執法檔案以及具備的法律功能
行政執法檔案指的主要是具備行政權力的行政機關在行使行政職能時積累的法律文書資料，它是對行政執法過程進行記錄以及真實反映的，是在行政訴訟案以及行政復議中對行政行為具有的合法性進行判斷的依據?？偠灾?，行政執法檔案指的主要是在對行政許可、行政強制、行政處罰以及行政檢查進行實施的活動中所形成的文字、聲像、圖表以及電子載體等多種形式的記錄。就功能而言，行政執法檔案主要對行政執法的過程進行真實的記錄，它是行政案件中對行政行為具有的合法性進行判斷的依據，還是行政行為受到社會監督以及法律監督的反映以及依據，是執行實踐行政問責制并對行政責任進行確切追究的法律依據。
二、行政執法檔案的管理責任及其管理制度
行政執法檔案管理的責任指的主要是對執法檔案進行管理時必須要承擔的責任。近幾年，電子數據檔案不斷的增多，對行政執法檔案進行管理的過程也變得越來越復雜，還會不斷的出現違法和違規的行為。追究具體原因，最關鍵的為沒有健全和完善的行政執法檔案管理制度，缺失健全的管理責任機制。
（一）缺失健全的檔案管理制度
在現階段，盡管有很多地方（大連、哈爾濱）相繼的出臺了相關的法律法規，但都是地方級別的，不僅在檔案管理的手段以及管理目的上存在著很大的片面性，關鍵的是作為具有地方性的法律法規和政府規章，在對檔案管理制度進行制定過程中的權限方面具有一定的局限性，例如，地方性法律法規以及政府規章不能實施大部分嚴厲的刑事處罰以及行政處罰。根據我國的《行政處罰法》、《立法法》以及《憲法》等的規定，地方性的法律法規只能進行不被限制人生自由的處罰和一定數額罰款，而地方政府規章也只可以進行警告以及數額較小的罰款，由此可見它們所具有的處罰力度較弱。這也是導致檔案管理制度在實行過程中通不能有效發揮自身職能的關鍵。所以，具有全國性意義的法律層面上的管理責任機制以及管理制度的構建是非常有必要的。
（二）缺乏健全的管理責任機制
行政執法檔案在進行管理過程中的責任機制，主要指在對檔案進行管理的過程中出現的違反機關制度的違規行為以及違法犯罪行為，應該如何認定和應該承擔哪種法律責任的相關管理機制。政執法檔案在進行管理過程中的責任機制，在我國法律體系里還沒有被建立，現階段所追究的和檔案管理相關的責任一般都是按照《檔案法》中的規定。而行政執法的檔案的內容和其他檔案進行比較，具備著很大的差異，它既可以使檔案自身的作用得到充分的發揮，還可以代表著政府的公信力，如果根據普通的檔案管理責任對其進行追究就顯得處罰力度很弱，不能使對行政執法檔案在進行管理的過程中的目的順利的實現。缺失行政執法檔案在進行管理過程中的責任機制，還導致所有行政機關在管理行政執法檔案時不能進行足夠的重視，并缺失強有力的制度保證，一旦出現問題就采取內部解決的措施，有時還由于部門的利益而掩蓋，并幫助違法者撒謊，從而導致檔案管理將要面臨著非常嚴重的信任危機。例如前幾年在浙江杭州發生“70碼”時間以后，公安機關在人們心中的信賴度大大的降低。后來在很多地方的交通執法過程中，人人往往會質疑執法行為，從而使政府形象受到嚴重的損害，還對全國范圍內進行行政執法產生了重大的影響。
行政執法作為行政訴訟以及行政復議的裁決依據，是對行政機關行使自身行政執法職能進行科學合理的法制監督以及社會監督的重要前提，還是對行政責任實施追究的重要法律依據。
三、結語
行政執法檔案對行政機關在行使行政權力以及執行行政執法的控制等方面具有著至關重要的作用，它也是實施依法行政的關鍵。但目前我國還沒有構建具有全國性意義的法律層面上的更加權威的檔案管理制度，也缺失健全的管理責任機制，所以導致在進行檔案管理行政執法的過程中出現了許多違法違規現象，對政府形象以及公信力造成了嚴重的損害?；谶@種情況，一定要構建健全的管理責任機制和檔案管理制度。
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2017年是深入實施“十三五”規劃的重要一年，是推動檔案強省建設向縱深發展的關鍵之年，如何將2017年全省幾項重點工作任務落到實處，見到成效，下面省局幾位處長圍繞一些“小目標”給大家指出了“路線圖”“時間表”和“任務書”。
2017年，省局業務指導處將圍繞檔案事業發展中心任務，認真貫徹省委、省政府兩辦《關于加強和改進新形勢下全省檔案工作的意見》，針對我省檔案事業發展中的檔案館室硬件建設規范化率低、業務水平高低分化嚴重的問題，加大檔案管理規范化建設督導力度，認真履行檔案行政管理職能，推進檔案基礎工作扎實開展。
一、鍥而不舍的繼續推進檔案館建設，重點對已獲得中央補助資金但未_工的11個縣級檔案館項目進行督導，提高我省縣級館開工率；對于已建成的市、縣檔案館新館的設施設備配備情況予以督導；完善縣級綜合檔案館項目建設動態數據庫，及時更新相關數據；積極做好2018年度縣級檔案館申請中央資金補助指導工作。
二、加大民生檔案接收進館工作力度，在11個設區市各選一個縣級館作為試點建立民生檔案查閱中心，年內完成試點掛牌工作。按國家局要求，適時開展市、縣綜合檔案館業務考核試點工作。
三、繼續開展對省直單位年度檔案工作監督指導工作，實地檢查不少于60家；同時督導各市縣對直屬機關單位開展相關監督指導工作，要求三年內全部檢查一遍，以此為抓手全面提高各單位的案卷整理質量和檔案歸檔率。
四、印發《河北省檔案局關于加強檔案室建設的意見》（暫定名），以此為契機，推進機關團體及企事業單位檔案工作目標管理認定工作，推進檔案室工作的規范化建設，確保檔案安全。
五、以建立全省各系統檔案利用服務網絡平臺工作為抓手，著力提升檔案信息化應用層次，逐步解決檔案數字化率低、信息共享度差等問題，圍繞實施“存量數字化、增量電子化”戰略，推進各系統檔案信息化建設。
六、繼續深化農業農村檔案工作，宣傳貫徹《村級檔案管理辦法》；配合省農業廳做好農村土地確權檔案整理驗收相關工作；對全省土地確權檔案進行專項統計并逐步建立數據庫；依據國家局相關文件精神，啟動精準扶貧、美麗鄉村建檔工作。
七、加強對省監管企業檔案工作的監督指導，全面完成省屬企業文件材料歸檔范圍和保管期限表的審核批準工作，督導二、三級單位文件材料歸檔范圍和保管期限表的編制工作。
八、加強對省重點建設項目檔案工作的監督指導，對2017年省級重點建設項目進行登記，建立完善省級重點建設項目數據統計工作制度；開展省級重點建設項目檔案檢查驗收工作。
