時間:2023-09-13 17:06:22
序論:在您撰寫檔案管理水平時,參考他人的優秀作品可以開闊視野,小編為您整理的7篇范文,希望這些建議能夠激發您的創作熱情,引導您走向新的創作高度。
1.企業檔案管理的主要內容
企業檔案管理的對象即是企業內部各種各樣的檔案,而服務的目標就是這些提供檔案的各類成員,檔案管理的主要內容包括對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計以及對其進行利用等。檔案管理人員每天按照企業的相應管理制度將大量的文件和檔案進行分類整理,將一系列有相關性的檔案進行統一的集中化整理后歸檔,無相關性的文件檔案進行分類歸檔,這就是企業檔案管理工作的主要內容。
2.當前我國企業檔案管理的現狀和存在問題
2.1.企業檔案的收集存在的一定難度
由于我國目前的企業并沒有完全進入到科學化管理的階段,一些中小型企業的員工并沒有較強的檔案管理意識,檔案管理人員在檔案收集的過程中存在一定的難度。在一些生產制造型的企業,由于很多員工的學歷水平不高,無法上交個人檔案或檔案經歷不全面都是企業檔案收集過程中存在的問題,同時在檔案的收集和管理過程中,也存在一些員工為方便自己的工作需要,不主動上交個人檔案導致企業不能及時對員工的檔案進行整理,這種現象對企業的檔案管理水平的提升產生嚴重影響。
2.2 企業檔案的信息缺乏系統管理
目前,企業的檔案管理仍處于傳統的檔案管理方式,一些企業檔案的保管、保存仍然分散在各個部門、機構之間,沒有對檔案進行統一化的系統管理。同時由于檔案的分散管理,不利于信息的有效整合和資源共享,不利于企業的長久發展也使檔案管理的科學化發展出現了阻礙。如果不對檔案管理進行有效的變革,企業的經濟發展將無法滿足社會的需求。因此,面對這一現象,許多企業都需要對企業內部的檔案管理工作進行變革,以知識指導思想為導向,建立合理的檔案管理方式以更好的適應企業檔案管理的新要求,更使其滿足現代企業的發展步伐。
2.3企業檔案管理的發展滯后于信息化的發展
隨著信息技術的不斷發展,很多企業都認識到了信息技術的應用對企業檔案管理的重要性。在企業不斷壯大的過程中,因企業的各項活動產生的數字信息不斷增多,而企業傳統的檔案信息管理模式已無法適應大量的信息管理要求,另一方面,企業信息技術的不斷發展,致使企業檔案管理人員的信息化掌握能力難以及時跟上信息化進程,致使企業檔案的信息化管理出現了阻礙。
2.4企業檔案管理工作人員的專業知識不高
檔案資源的建設工作對檔案管理人員的知識素養和專業能力要求比較高,但是目前很多企業的檔案管理人員的綜合素質、知識結構與這一要求還有一定差距。同時,目前很多的企業的檔案管理人員都缺少專業的檔案管理訓練,并且很多檔案管理的工作人員均來自非檔案專業,使企業的許多檔案管理做不到科學化發展和有效的為公司內部服務,由于檔案管理人員的專業性技術不強,無法及時的掌握信息技術在檔案管理中的應用,導致企業的檔案管理不夠現代化,阻礙了企業的長久發展。
3加強企業檔案管理措施,提高企業檔案管理水平
3.1企業需加大檔案管理新技術的應用
當前,信息化的發展對企業檔案管理提出了新的發展要求。以往的紙質檔案管理是對檔案的實體化管理,目前已很難適應企業管理的要求。隨著信息技術大量應用于企業生產和管理,可以利用信息技術加強企業的檔案管理工作,工作人員在積極開發檔案信息資源的同時,并使用信息技術更好的為企業服務,提供企業相關知識文獻等。因此,企業若想更好的應用信息技術并得到長久的發展,企業必須積極利用各種信息技術帶來的優勢,開發并使用具有數據分析和決策支持的檔案知識管理系統,促進企業檔案管理水平整體的提高。
3.2強化企業的知識服務能力,實現知識共享
對企業內部的知識服務體系,企業通過構建內部知識網絡來實現知識的傳遞和共享工作。而對于企業外部的知識傳遞工作,企業也可以外部知識網絡實現企業和外部的客戶資源和外部市場的交流。為了使信息資源達到安全性的標準,公司內部可以建立相應的共享權限,使公司內部用戶可以直接訪問此系統,而外部網的客戶或市場用戶必須通過檔案管理部門的主頁或者站點系統鏈接,獲得權限后實現知識的查找工作。實現知識共享有利于企業的知識體系發展,更加快了檔案管理整體水平的提升。
3.3提高企業檔案管理人員的專業知識水平
為了更好的完成企業的檔案管理工作,檔案管理部門可以引進有專業知識的人才或有相關工作經驗的成員,使其迅速融入到企業的工作流程中。同時管理部門的負責人要對檔案管理的成員進行公司內部的介紹,使成員加深對公司經營情況的理解,使其自身的知識結構可以適應于公司的發展需要,并且要加強檔案管理人員的技能培訓,使其適應于當前信息技術的高速發展,運用先進的知識管理手段更好的為企業服務。
關鍵詞:影像檔案;房產檔案;管理水平
房產檔案是國家重要的信息資源之一,隨著我國市場經濟體制的逐步完善和住房改革的不斷深入,房產檔案管理需要處理的信息越來越龐大,檔案的完整性和安全性就顯得更加重要,日益引起人們關注。面對龐大的信息量和檔案利用率的增加,通過利用成熟計算機信息化技術宋實現房產檔案的數字化管理,已成為全國房產管理部門的共識。我局根據房產檔案的特點,采用計算機技術開發了[房產業務管理系統],并遵循統一規劃、統一標準、統一數據格式、統一平臺的設計思想,在[房產業務管理系統]下建立了[電子影像檔案系統]。這套系統的建立有利于資源的交換,提高了管理效率,實現了房產檔案動態化、標準化管理,增強了我局的信息化管理水平。
一、電子影像檔案系統的構成
根據房管局房產業務流程和檔案管理的實際情況,影像檔案系統設定了產權信息管理、抵押信息管理、影像信息管理三大功能模塊。
1 產權信息管理。產權人提供有效的身份信息和產權信息及各種有效信息,工作人員對產權人的各項信息進行驗證,如果各項資料都合法且證件齊全,則打印收件清單及產權證,并將產權人各項信息記錄在產權信息庫。
2 抵押信息管理。工作人員根據抵押人提供的產權證,從產權信息庫里查詢出此抵押人的產權信息,并對抵押人提供的各項證件與產權信息庫里的信息進行核對,如果信息一致,則為抵押人辦理抵押權證并打印。
3 影像信息管理。影像信息管理是[電子影像檔案系統]的核心,此功能主要用于查詢產權證、產權人信息、房屋基本信息和狀況等圖像信息、工作人員對產權證、測繪圖、交易信息等圖像信息進行上傳、刪除、放大、縮小等處理。
二、制定電子影像檔案加工流程
上述模塊的開發應用滿足了我局房產交易過程準確性和對房產檔案數字化管理的要求,而影像信息管理是確保整個系統運行的基礎和關鍵,根據我國檔案行業標準
《紙質檔案數字化技術規范》,結合房地產特點制定了《檔案掃描實施規范》、肋口工流程規范》、《命名規則》、《產權錄入規則》等統一的影像檔案技術標準和管理規則。具體的加工處理流程如下:
第一步:前序
1 根據房屋座落、產權人、面積、產權證號,檢查檔案盒內的資料是否為一套房屋的資料。
2 業務分類:分清各宗的業務類別,按交易的排序規則排序。
3 裱糊:將小于A4的材料裱糊。
4 貼條碼:根據檔案材料發生的先后順序貼條碼。條碼不能跳號、斷號。
第二步:打碼
打3位碼,打碼時不能打在有效信息范圍內。
第三步:A4、A3掃描
1 將字跡清晰的紙張用TIFF格式掃描,不清晰的紙張用JPG格式掃描,隨時注意顯示屏上顯示的圖像是否和原檔一樣,電子圖像有無變形。
2 將A4的掃描之后的原始檔案用A3掃描儀掃描
3 用產權證號建立卷號,條碼用條碼槍掃描建立宗號。
第四步改名
按電子檔案的頁碼,命名文件名,并補足4位文件名。
第五步制作
將小圖和大圖剪裁合入一份檔案中并重新命名。
第六步圖像處理
1 將傾斜度大于0.5的圖像進行糾偏。
2 去除灰度和了IFF的黑邊。
3 調整灰度的對比度和亮度。
第七步質檢
檢查每宗的產權證號是否與卷號一致、圖像文件分類是否錯誤、圖像有無黑邊和圖像傾斜大于0.5度,
用錯漏頁軟件檢查錯誤。
第八步排后序
1 根據原始檔案頁碼號,將掃描之后的原始檔案還原。
2 將A3幅面大圖的原始檔案拆疊成等同A4大小。
第九步打印卷類目錄、打印檔案封皮
根據電子圖像后綴分類表,打印卷內目錄。通過數據庫內現有房屋信息,打印每宗檔案封皮,打印時核對信息是否原始檔案一致。
第十步裝訂
1 檢查檔案封皮上的檔案號和產權證號是否與原始檔案一致。
2 將小于A4的紙張進行裱糊、貼邊。
3 以左齊、下齊為標準將原始檔案裝訂成冊。
三、電子影像檔案管理系統的建立具有重要意義
1 房產檔案信息數字化后,房產檔案的檢索實現了多元化
(1)加強了對地域(根據我市區劃分區分地段)、幢信息(幢登記簿)、樓層、單元等相對大范圍的檢索健全率。
(2)加強了關鍵要件的檢索力度。如通過產權證號和他項權利證號檢索、合同編號檢索、修建年代檢索、證件號碼檢索等。
(3)實現多個檢索要件組合的模糊查詢,增強查準率。
2 房產檔案信息數字化后,極大的縮短了查檔時間
庫存檔案的全部數字化使窗口工作人員實現了電子核檔,縮短查檔時間,節約各類業務辦證時間多達50%以上。
3 房產檔案信息數字化后,實現查檔全程電子化
關鍵詞:財務檔案;管理;財務管理;規范;問題
財務檔案管理對于企事業單位的發展具有非常重要的信息提供的作用?,F代是屬于信息化的時代,一切信息的整合利用都有助于企事業單位的發展。財務檔案可以完整、長久的保存下來,可以為以后的工作所需,也可以幫助企事業單位規范化發展。
一、財務檔案管理存在的問題
在企事業單位中,很多管理階層都忽略了對財務檔案的管理,管理意識薄弱,無法正確的認識財務檔案管理的重要性。每個企事業單位的財務信息都是很繁瑣,信息量很大的,因此,保存起來是一項工作任務很重的工作,但是,由于每個單位負責管理財務的人員有限,加上財務檔案的整理歸類是一項繁瑣的工作,因此,工作人員會忽視。造成對檔案管理的意識較為薄弱,對檔案對于企事業單位發展的重要性認識不足,導致有些檔案可能被損壞或丟失。
其次,企事業單位的財務管理人員的個人專業水平以及自身修養不高。由于財務檔案管理與會計共組相聯系,因此,多數企事業單位的財務檔案管理工作是由一些會計來負責的,會計缺乏專業知識,自身的業務水平也不高,對于檔案的管理較為模糊,并不能夠做到歸類整理,只是大概范圍的整理。這樣容易導致對財務檔案資料查找不方便,資料整理容易分類錯亂。
最后,財務檔案管理不規范,設施不完善。企事業單位對于財務檔案管理沒有形成一個專門的管理機構,由專門的檔案管理人員有序的管理,而是對財務檔案管理者方面工作處理的較為隨意,對財務檔案管理沒有形成專業管理人員裝訂、整理、歸類、查詢。目前,企事業單位的財務管理屬于整理的屬于會計管理,歸類的屬于其他辦公室人員管理,查詢的可能是另一個部門的,這樣就容易形成分散化、不規范化,在查找的時候較為麻煩。財務管理設施的不完善,財務管理的不規范化,以及無專門機構,造成財務檔案管理工作的整體質量和效果都大大降低。
二、規范財務檔案管理的方法簡析
(一)提高對財務檔案管理的認識
企事業單位想要很好的提高對財務檔案管理的水平,首先需要提高單位管理階層對財務檔案管理的重視性,提高他們對檔案管理的認識,了解其對單位發展的重要作用。管理階層人員應該積極完善單位對財務檔案的網絡管理,這樣可以有效方便的尋找有用信息。除了建立規范的管理網絡,管理層還應該制定規范、有效的規章制度,將財務管理工作納入單位重要工作環節,明確分配好每一個檔案管理工作人員的職責,從而提高財務檔案管理的有效性。
(二)提高財務檔案管理人員的自身素質和修養
企事業單位的財務檔案管理的工作人員一般都是非專業的管理人員,提高管理層對財務檔案管理的認識是提高檔案管理水平的第一步,其次還需要提高管理人員的自身素質和修養。企事業單位在招聘一些檔案管理人員時,需要考慮其專業知識水平、自身素質修養,檔案管理人員在不斷豐富自身專業素質的同時,還得不斷提高自身修養,提高自身工作能力,能夠更好的管理好財務檔案。單位還應該定期的對這些檔案管理工作人員進行多途徑的培訓,采取多形式的方式對管理人員進行專業知識上的提升,提高管理人員的實際工作水平和自身能力,提高他們對自身工作的保密管理,端正工作作風和工作態度。
(三)設置專業機構,管理財務檔案
企事業單位設置專門的管理機構,讓專業管理人士對財務檔案進行管理。對專業的財務檔案機構制定有效的規章制度,使得檔案管理能夠更加規范化,將對財務檔案管理納入部門的工作考核中,實行目標制,通過將對財務檔案管理的成果與自身的總體工作成果相結合,用這種方式來實行獎罰制,利用這種獎懲機制來提高管理人員的工作積極性,促進管理人員不斷的提高自我工作水平,提升自我修養,規范財務檔案管理機構的有效性發展。提高財務檔案管理的工作的積極性。
(四)建立專門的庫房,保管好檔案信息
財務檔案信息對于企事業單位的發展具有決定性的影響,在企事業單位的發展過程中也是必不可少的有效利用資源。由于每個企事業單位的財務管理檔案都非常的珍貴和重要性,因此,單位應該建立專門的庫房,保管好檔案信息,以便檔案遺漏、缺失、損壞等問題出現。企事業單位的財務檔案信息是永久性可利用資源,是單位發展的重要信息資源,因此,在保管方面要做到防潮、防濕、防盜、防霉等等方面的問題,并且對庫房的管理采取嚴格的規章制度,規范化管理,不可讓別人隨意進出。保證財務檔案管理的完好保存,可以做到檔案資料隨時為其使用外單位所利用。
(五)加強財務檔案信息化處理
現當代屬于信息化社會,互聯網快速發展,信息管理開始依附于互聯網。企事業單位的財務檔案信息較多,數據較為混亂,分類不同,尋找起來相對麻煩。因此,財務檔案管理應該利用互聯網,將財務檔案信息化處理,這樣可以便于管理人員對財務檔案的有效歸類和管理,節省時間,節約人力資源。便于加快財務檔案管理的數據庫建設,形成專業化建設,形成資源共享,網絡之間相互傳遞,服務更加便捷化。
三、結語
隨著時代的發展,國家和企事業單位的經濟開始快速發展,經濟的發展為企事業單位帶來了更多的機遇,也帶來了更大的挑戰。優化財務檔案管理的管理方式,大力培養專業知識豐富,自身工作能力較高的專業檔案管理人員,提高整體財務檔案管理水平,有助于提高企事業單位及其他個本門的有效發展。盡快實行財務檔案信息傳遞的網絡化,使用的便捷化,以及服務的更加現代化。
參考文獻:
[1]房潔.高校財務會計檔案管理中存在的問題及解決辦法[J].山東省青年管理干部學院學報,2006(3).
關鍵詞:檔案管理;創新
隨著科學技術的不斷發展,我國迎來了高新科技引領企業發展的時代,為順應當前時展狀況,檔案管理工作要做出與時代相對應的變革,創新檔案管理模式,使得檔案管理工作能更好的為企業發展所服務。
1 企業檔案管理的重要性
企業檔案是在企業發展過程中所形成的有價值的文字記錄或圖表等,記錄了企業各個發展階段的細節。在日常工作中,由專業性人才隊伍對企業的文件進行科學的分類整理,便于以后企業人員進行查詢。其中記錄的各種信息為企業提供了可選擇的發展模式,也使得企業在發展過程中能少走彎路,可以作為企業發展的理論指導。
具體來說,企業檔案管理重要性主要體現在以下方面。首先,良好的檔案管理對企業科技發展的促進作用,它能激勵企業健康的向前發展。其次,檔案是企業文化凝聚的產物,是企業文化的實體表現形式,良好的企業檔案管理反映了企業對于企業文化的利用程度。再次,企業檔案管理能夠很好的使企業經濟效益與社會效益相匹配。最后,良好企業檔案管理能使檔案做為企業的理論指導更加的科學化,時代化。
2 企業檔案管理當前的發展狀況
良好的企業檔案管理遵循著以下原則,首先,企業中各個部門的檔案要有統一的管理部門,管理中實行綜合管理,分類處理,實現檔案管理中的集中管理與分級管理。其次,注重檔案管理的安全性,對企業檔案進行嚴格管理與保護,避免檔案的泄露與遺失,嚴格遵守保密條例,增強企業知識產權意識,維護好企業檔案的安全與完整。
現今,我國企業本著以上原則進行檔案管理,但在管理過程中都或多或少的出現了這樣或那樣的問題,總結我國企業的發展現狀,主要存在以下幾個方面的問題:
檔案管理制度的不完善。包括檔案整理籠統,歸檔責任人不明確,歸檔范圍不明晰,這些都體現了檔案管理水平的落后。如果在崗人員職位不變也罷,如果稍加變動,檔案的不連續、無規則的管理狀態就體現出來,將給檔案的查找帶來很大的麻煩。同時又由于近年來全球經濟下滑,人員的精簡在很多企業發生,由于檔案管理人員很少,使得檔案整理的任務相當繁重。檔案管理的環節很多,若是提高管理水平,其中任何一項環節都不能落下,不僅要求管理設備的提高,從業人員的素質,領導的重視程度等制度的完善上都要在一定程度上有所提高。
當前科技信息發展迅猛與企業檔案管理歸檔單一化不相匹配。當前高新技術的發展,給企業帶來了自動化、數字化與網絡化,利用信息技術可以有效的使得企業檔案管理變得簡潔。通過將檔案資源整合到自動化管理系統中,就能檔案的無縫連接,并對檔案加以保存與隨時的利用。由于企業檔案管理思想的落后,這些高新科技并沒有很好的應用到檔案管理當中去,檔案管理自動化在企業中的運用空間還很狹小,這使得檔案在管理上很不方便。
企業檔案管理的不科學、不規范。在許多企業的檔案室中,我們很容易發現一些檔案的檔號不規范,一些檔案缺少卷內目錄,以及案卷混亂的問題,這是檔案管理不規范的集中體現。在查閱相關檔案時候,會發現檔案的調閱極不便利。
從事檔案管理人員的素質不高,表現在專業水平不高。實現檔案管理現代化,不僅要求設備的現代化,還要求從業人員具有先進的科學知識,能夠對新設備進行使用和維護,。但就目前我國大多數企業來看,檔案管理人員還僅僅從事著文件的收發、歸檔與查找。對于現代化管理的基本知識還處于不了解階段,對于現代設備的使用,能熟練掌握使用技能的從業人員更是稀少,新時期的檔案管理對從業人員的專業水平要求很高,對檔案管理人員如不進行后期的培訓學習,那么在人才這一方面,它會成為阻礙企業檔案管理水平提升的短板。
企業檔案管理效率低下。企業檔案工作的規范化、標準化是企業檔案管理的基本要求。檔案管理普遍存在問題是,大量卷宗的質量不高,搜索工具不完善。一些企業檔案的整理并不符合國家檔案局的標準。在文件檢索方面,大部分企業還是傳統的手工檢索,機器檢索在企業中所占的比重很小。文件檢索要求的精度很高,人工操作代替機器操作并不能很好的完成文件檢索的精度標準。
對于檔案信息的整理、編研投入力度不足。檔案的編研可以做為企業制定發展目標的參考。大多數企業的情況是對于信息的編研不是很重視。編研人員的選取沒有從專業技術方面考慮,只是隨意的指派。這就造成了編研產品的層次低下,信息量不足,不具備很大的參考價值。
3 創新管理模式,提升企業檔案管理水平的一些措施和建議
檔案管理模式的創新,首先,要注重理念的創新,理論指導實踐,實現檔案管理工作創新,首先要解放思想,轉變傳統觀念和意識。其次,要注重檔案管理的機制創新,通過總結當前經濟發展形勢下對檔案管理工作的要求,逐步建立起與經濟發展相匹配的檔案管理模式。譬如,各項管理的規章制度要符合當前經濟發展形勢。最后,要注重管理手段的創新,借助當前高新技術發展的強勁勢頭,將信息技術融入到企業檔案管理中,成為提升檔案管理水平的最大助力。利用信息技術使得檔案管理變得方便簡潔。
具體來說,檔案管理模式的創新可以從以下幾個方面著手。
強化檔案管理體系建設,完善檔案管理制度與監督體制。檔案管理體系的形成具有階段性,檔案管理模式符合企業各個階段的發展情況。各個階段檔案管理體系的形成要有明確的目標責任人,實行問責制,加強檔案管理的監督機制,由于在不同的過程中,不同的運用對象其目的是不一樣的,管理人員可以根據具體的情況加強監管的措施。
對檔案進行細致化分類,科學合理的進行歸納整理。檔案管理是一系統的工程,檔案管理的好壞會直接影響企業其余各部門的工作質量。各部門既是檔案信息提供的對象,也是檔案信息分享的主體。做好檔案歸類整理工作才能使得檔案管理更好的為企業部門所服務。
建立健全檔案管理中的評價機制,激勵從業人員工作的積極性。檔案管理部門因為受長期的計劃經濟的影響,一直被認為是閑散部門,所以許多從業人員對于檔案管理不是很重視,在工作中的熱情也不夠。消極怠慢的工作態度會使得員工在工作過程中產生許多紕漏,如檔案歸類混亂遺失等。現今的檔案管理相當重要,從業人員就的從思想上端正態度,通過合理的獎懲機制,能有效的調動員工的工作熱情,切實做好檔案的歸類整理工作。
加快檔案管理的信息化建設。首先,可以搭建一個檔案信息平臺,通過檔案管理系統將檔案管理機制延生到企業的每個部門。其次,通過網絡共享平臺,將檔案中的文字信息編入到數據庫中方便企業工作人員的查找。最后,在員工中加大宣傳檔案管理信息化的利用優勢,提高利用率,最大化的實現檔案管理信息化建設的價值。
提升從業人員的業務水平。先從思想上讓他們真正對檔案管理重視起來,并通過對在職的員工進行后期的培訓學習,讓他們熟知一些新設備的應用,建設一批高素質的管理人才,使得檔案管理隊伍更加精良。
4 結語
企業檔案管理是企業管理中相當重要的一個環節,它從企業這個這個整體上產生,同時又服務于整個企業。良好的企業管理能使得企業獲得突飛猛進的發展,而良好的檔案管理,能在很大程度上促進企業管理水平的提高。面對當前快速發展的經濟,進行企業檔案管理模式的創新,提高檔案管理水平已是刻不容緩。通過思想上的變革,人才隊伍的建設與高新技術設備的引進等,使得檔案管理模式與時俱進,如此才不會成為企業發展的短板。
關鍵詞:財務檔案管理 財務管理 企事業單位
財務管理工作中充分加強檔案管理工作的力度,不斷提升財務檔案管理水平是當今社會經濟環境中企事業單位得以發展的內在保障。企事業單位的發展離不開相應的經濟支持,資金環節的暢通和相關數據會計資料真實、完整對企事業單位的管理有效具有重要意義。因此,規范財務檔案管理,能有效提升財務管理水平,實現企事業單位的管理效能,實現經濟效益提升。
一、企事業單位財務檔案管理內容
1.財務檔案管理工作的基本內容。第一,資金使用過程中形成的憑證,如賬目記錄憑證、會計資金匯總憑證等。第二,財務報表。第三,會計賬目,包括資金流通情況、固定資產內容等。第四,銀行存款對賬單以及會計檔案等。第五,電子檔案記錄。第六,財務電子檔案數據升級的相關數據存檔和備份文件。第七,財務相關數據的維護記錄本。第八,相關設備設施。第九,審核后的會計檔案。第十,與企事業單位相關的財務管理資料和數據。
2.財務檔案管理工作的重要性。首先,財務檔案管理工作的有效開展能提升企事業單位對內部經濟業務的掌握程度,不斷完善財務工作,并加強企事業單位經濟活動的記錄科學性。其次,財務檔案管理工作的開展更是有效解決經濟行為造成的經濟糾紛的主要依據,有利于促進企事業單位在良好穩定的環境下發展。最后,財務檔案管理工作的加強更是國家進行經濟政策決策的重要基礎數據參考依據。
二、檔案管理存在的問題
企事業單位在進行財務管理過程中對財務檔案管理工作的重要認識水平不足,不能充分有效地利用其對管理進行服務。財務檔案管理工作是一種對企事業單位的經濟活動等相關信息進行保存的重要依據。但是由于管理人員缺乏管理認知,造成財務檔案管理工作人員不足,工作業務繁重而效率低下的局面。另外,管理上不被重視造成員工對財務檔案資料的收集、整理往往也不積極,管理意識淡薄,以致部分財務檔案缺失、損毀。財務檔案管理工作人員的專業能力較低,財務檔案管理工作的機構設置不完善,財務檔案管理工作的規范性不夠
三、財務檔案管理工作效率提升的主要舉措
1.加強財務檔案管理工作的理性認知。第一,財務檔案管理認知水平的提高需要進行綜合方面的宣傳與引導,企事業單位中應當積極開展針對財務檔案管理工作重要性的學習與探討,對財務檔案管理的有效利用以及再利用問題進行深入探討和分析,使企事業單位的領導與管理者充分認識到財務檔案管理的重要意義。企事業單位的領導者們也應當發揮主觀能動性,進行積極的學習,自覺接受財務檔案管理問題方面的學習。第二,財務檔案管理工作具有重要意義。相關的企事業單位管理工作應當充分分清主次,相關部門也應當充分創造條件配合財務檔案管理工作的開展,實現部門之間的資源共享與合作,只有這樣才能真正地提高企事業單位管理工作效率。
2.實現財務檔案管理部門的專業技術水平與能力提升。企事業單位的檔案管理人員應當適時開展專業技能與綜合素質方面的培訓與指導,目的是為了促進財務檔案管理工作的效率提升。在進行培訓的過程中,應當形成獎勵機制,對從事該項工作業務能力突出和綜合素質較高的員工進行獎勵,激發員工的工作熱情。相應的監督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性,盡量減少疏忽,提高財務檔案管理水平,提高檔案的可利用價值。
3.財務檔案管理機構建設充分加強。在進行企事業單位財務檔案管理工作過程中,應當不斷完善財務檔案管理機構建設。檔案管理工作涉及到的信息量非常大,只有形成合理的工作思路,建立相應的機構環節才能真正做到管理效能提升。
4.財務檔案管理工作的信息化管理。企事業單位進行財務檔案管理的過程中應當注重檔案管理工作的信息化、現代化建設,實現檔案管理的電算化系統建設,只有這樣才能真正做到財務管理數據構件信息化,并實現高效的信息建設。加強庫房建設也是確保財務檔案管理的有效性的關鍵,企事業單位需要考慮到財務檔案存檔所需要的基本條件,建設其能夠支持不同類型檔案存儲的庫房,紙質財務檔案需要管理人員加強對庫房干燥度和通風工作的重視,而移動硬盤等技術型數據存儲設備要求企事業單位加強對其的技術管理。
綜上所述,要實現高效的財務檔案管理,只有不斷地推進財務檔案管理工作建設以及深挖資源利用功能,才能真正做到企事業單位的長足發展。
參考文獻
隨著經濟技術的發展,學校檔案管理的質量也在不斷地提高,并在國家檔案管理中占有重要的位置,部分檔案部門已取得很大的成果,逐步實現了信息傳輸技術、保護技術以及計算機輔助立卷等技術的現代化,這些都將對學校的檔案工作起著極大的促進作用。但是,現在許多學校的檔案管理工作由于受傳統觀念的影響還處在很低級的水平,導致檔案的利用效率極低,檔案的信息開發利用和一些基礎業務環節也很薄弱。造成這一狀況的原因有很多,但據調查,最重要的一個原因就是沒有一個健全的檔案管理機制以及專門性的檔案管理人才。
二、提高學校檔案管理質量的措施
1.培養專門的檔案管理的技術人員
大多數人在擇業的過程中都認為檔案管理員是一個技術含量很低的工作,無法真正地實現自己的價值,所以很少有學生會選擇學這個專業,同時大部分學校管理人員也同樣這么認為,他們通常會把一些能力一般的員工分配到這一部門,從而導致學校嚴重缺乏專門性的檔案管理人員。因此,要想提高學校的檔案管理水平,學校的首要任務就是加大對檔案管理員的培訓力度,培養專門的檔案管理人員,例如培養學校檔案管理員的服務意識和保密意識。合格的檔案管理人員不僅要做好檔案的保管工作,還要知道如何規劃檔案,并懂得如何對檔案進行分類等。所以,學校要做好檔案管理人員的培訓工作,從而為檔案管理水平的提高提供人才保障。
2.努力完善檔案管理制度
所謂的檔案就是指單位在發展的過程之中所形成的具有一定價值的圖表與文字記錄等,這些檔案對單位發展各階段的重要細節予以記錄。在工作過程之中,檔案管理是由專業性人才進行的,而且管理主要應用的是分類管理的方式,科學的檔案管理能夠為相關工作者后期的查詢工作提供便利。檔案之中記錄的各種信息能夠為單位的發展提供有用的信息,從而為單位科學發展模式的選擇提供便利,而且有效避免單位在發展過程之中走過多的彎路,能夠為單位發展提供重要的理論指導。具體而言,檔案管理的價值主要體現在下面幾個方面,分別是:①科學的檔案管理能夠為單位科學的發展提供重要的促進作用,其能夠激勵單位朝著健康的方向發展;②檔案是單位文化凝聚的重要產物,其是單位文化的重要表現,科學的檔案管理可以使得單位經濟和社會效益實現良好的匹配;③科學的檔案管理可以使得檔案為單位的發展提供重要的指導,使得單位的發展更加時代化與科學化。
2檔案管理模式現狀
2.1檔案管理制度不完善
當前我國檔案管理制度仍然不夠完善,這主要表現為:歸檔范圍不明確、歸檔責任人不明確以及檔案整理較為籠統等,這些都反映了檔案管理水平較為落后的情況。若在不變更人員職位的情況下,不會出現太大的問題,但是若稍加變動,就會出現檔案不規則、不連續管理狀態,從而影響到檔案的查找等。除此之外,因為最近幾年來全球經濟不斷下滑,在許多單位之中存在著人員精簡情況,因為檔案管理工作者較少,因此檔案管理任務較為繁重。檔案管理工作具有許多的環節,如果想要提高檔案管理的水平,一定要重視各個環節的管理工作,不但應該提高管理設備的質量水平,而且應該重視從業人員素質水平的提高,提高領導的重視程度,這些都應該在管理制度上予以不斷地完善。
2.2科技信息迅速發展和檔案管理單一化不匹配
隨著科學技術的發展,高新技術也得以廣泛地應用,這使得單位朝著網絡化、數字化以及自動化方向發展,通過信息技術能夠使得檔案管理工作變得更為簡潔,把檔案資源整合到自動化管理系統之后,就可以使得檔案無縫連接得以實現,而且能夠對各種檔案進行保存并且為隨時利用提供便利。因為當前檔案管理的思想較為落后,高新技術并未在檔案管理工作之中得以充分利用,在企業之中檔案管理自動化應用空間仍然較為狹小,這在一定程度上阻礙了檔案管理工作的開展。
2.3檔案管理不規范、不科學
通過調查研究發現,在很多單位的檔案室之中存在一些檔案標號不科學、不規范的情況,部分檔案缺乏卷內目錄,存在檔案混亂等問題,這些問題使得在相關檔案查閱時非常困難。
2.4檔案管理工作人員素質有待提高
檔案管理現代化的實現不但要求相關設備現代化的實現,而且要求管理工作人員具有較高的素質,較為先進的知識,可以為新設備的應用與維護工作提供保證。但是當前我國許多檔案管理工作人員還單單從事文件的歸檔、收發以及查找工作。仍然不夠了解現代化管理的基本知識,在現代化設備應用方面,可以熟練掌握應用技能的管理人員非常少,現代檔案管理對工作人員的素質水平具有較高的要求,如果檔案管理人員不參加后期培訓,必然會影響到單位檔案管理水平的不斷提高。
2.5檔案管理效率低下
檔案管理的基本要求就是檔案管理工作的標準化與規范化。當前檔案管理工作之中普遍存在著一些問題,比如說:大量卷宗的質量較低,而且搜索的工具不夠完善。部分檔案整理與國家檔案局標準要求不符。在檢索文件上,一些單位仍然采用手工檢索的方法,機械化比例較小。因為文件檢索需要較高的精度,人工操作難以滿足文件檢索的精度要求。
3創新模式下,提升檔案管理水平的措施
3.1觀念創新,使檔案在服務中充分發揮經濟效益
(1)要將檔案管理工作與應用工作做好,首先應該了解檔案。檔案管理工作者應該轉變思想觀念,不可以單單坐在辦公室里等,而應該主動請教一些技術工作者,深入到基層單位之中,了解生產經營工藝的具體流程,搞懂技術檔案的具體內涵,從而為檔案管理工作的開展提供保證。
(2)應該樹立檔案是資產的觀念。檔案是單位工作人員經營實踐活動的重要結晶以及重要的智慧積累,其記錄著單位真實的發展歷程,因此其是單位的重要資產,一定要樹立這一觀念,從而將檔案管理工作切實做好。
(3)應該樹立檔案是單位獨有的知識與信息的觀念。在信息時代的社會中,檔案是單位發展的原始記錄,其記錄著單位所有的重要信息,這方面的檔案是單位的獨有知識。若不將這些檔案資料給管理好,在信息化的社會中必然會給單位發展造成一定的安全隱患。
(4)應該樹立檔案具有實用效益的觀念。檔案具有重要的實用效益,其是在各生產要求配合之下產生的,并且得以不斷地完善。檔案的使用價值能夠在利用中得以充分的發揮。
3.2體制創新,推動檔案工作與企業發展相適應
(1)體制創新的核心是精簡:檔案工作一定要與單位需求相適應,檔案管理方法的創新一定要遵循單位的實際情況。不斷對檔案管理進行創新,將過去簡單的檔案室管理變成統一的“單位檔案信息中心”,運用網絡系統來開展聯網操作,進而使得各信息資源的共享與運用得以實現。這樣能夠使得單位管理工作具有更高的靈活性與自主性。
(2)體制創新的重點是高效:單位各種改造工作的開展主要是為了與市場經濟體制相適應,從而創造出更大的社會效益與經濟效益。檔案管理體制也應該隨單位管理機制的變化而不斷創新,從而與單位發展相適應。應該從過去單純檔案資料管理體制不斷向科技、信息、情報以及檔案一體化管理體制轉變。
(3)從單位實際出發:檔案管理工作的開展離不開檔案工作人員的努力與制度、規范的完善。應該將較為系統的檔案管理制度給制定出來,不斷明確檔案管理工作的目標與任務以及工作人員的責任與義務,采取各種方法來調動起工作人員的積極性與主動性。通過制度來對檔案管理工作予以有效規范。
3.3管理創新,不斷提升檔案管理工作
(1)檔案管理工作應該隨著單位的發展而不斷發展,檔案管理工作的規范化應該要求工作人員檔案意識與知識的不斷提高,在檔案管理工作中應該堅持根據法律開展,從而有效保證檔案的統一管理,確保檔案的科學化。
(2)隨著自動化技術的不斷發展,必然會推動辦公自動化的出現,單位各崗位都可以形成電子文檔,這要求各員工應該懂得文字歸檔與處理的程序,應該充分了解電子文檔與紙質文檔歸檔的關系,了解各檔案管理崗位之上的責任。在計算機廣泛應用之后,檔案運用的廣泛性體現于單位各部門共享檔案資源。這就要求檔案管理部門應該發揮信息中心的重要作用,通過管理制度的不斷創新更好地實現檔案管理工作的正常展開。
(3)檔案工作不但是企業的一項重要基礎工作,同時也是國家檔案的重要組成。為了對檔案管理工作不斷規范,一定要增強自身基礎的建設,不斷開發檔案信息資源,使得檔案管理水平得以有效提高。
3.4服務創新,與時俱進
信息服務重視主動服務,檔案部門應該對信息的來源、共享要求等予以高度的重視,應該經常想方設法去收集有用的信息,調查系統用戶潛在的各種需求,從而針對性的開展策劃與設計工作,將不同層次服務形式、內容以及范圍等給設計出來,有計劃的開展信息資源的加工工作,并將其轉變成信息產品,提供更好的服務。在信息服務的方式之上,應該做到以下幾點。
(1)對用戶利用信息的需求予以充分的考慮,為用戶提供利用信息的重要平臺;
(2)在充分調查信息需求的基礎之上,將信息的收集與加工等工作給做好,并且通過先進技術將專題信息制為光盤,從而形成信息產品,從單位各有關部門提供信息服務;
(3)為那些具有遠程信息利用需求的用戶,提供一些跨越時間與空間界限的信息服務。
3.5做好檔案編研工作
檔案編研工作有助于有效提升單位檔案管理水平,做好檔案編研工作應該做到:
(1)增強員工的學習與實踐,不斷提高編研工作者的素質水平;
(2)應用先進的技術,使得檔案編研工作的現代化水平得以不斷提高;
(3)增強檔案的收集與整理,切實保證編研信息的完整性與科學性;(4)依托檔案,不斷拓寬單位發展渠道,擴大單位檔案編研素質的來源;
(5)部門之間相互配合,進行優勢互補,從而不斷增強單位檔案編研工作的合力;
(6)建立相應的規章制度,獎罰分明,從而有效確保檔案編研工作的開展。
4結語