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中圖分類號:F842.3 文獻標識碼:A 文章編號:1001-828X(2012)03-0-02
二十世紀九十年代以來,計算機網絡技術迅速發展,人類信息時代大大提速。全球性信息化和網絡化進程為現代社會發展創造了更高的效率。為合理規劃和建設金融保險企業的信息化建設,在此過程中,筆者對總部位于北京市海淀區的都邦財產保險股份有限公司進行了企業信息化方面的調研,便于其他金融保險機構更好的借鑒。
一、信息化建設現狀
1.管理信息系統向大后援應用階段發展,總部管理控制能力逐步在增強
本次調研的都邦財產保險股份有限公司是經中國保險監督管理委員會批準,于2005年10月19日開業的全國性財產保險公司。公司的主要經營范圍包括:機動車輛保險、財產損失險、責任保險、信用保險和保證保險、短期健康保險和意外傷害保險、上述業務的再保險業務,國家法律、法規允許的保險資金運用業務,以及經保監會批準的其他業務。
都邦保險公司在計算機網絡建設和信息化建設方面,基本上已經建設覆蓋全公司的綜合管理系統,并強化總部各部門之間、關聯分公司之間的實時溝通與協做,規范管理流程,加強內部控制和風險防范,實現跨地域、跨公司的信息化管理模式。管理信息系統從總部、各分公司、各部門、每個員工的局部單獨應用,逐步向跨部門、跨機構集成應用的階段發展,總部對下屬分公司的實時管控能力、業務協同的能力進一步增強。如都邦保險公司在全國擁有分公司32家,分支機構多達400余家,服務網點500余家,其分支機構基本全部實現了OA辦公系統、核心業務系統、銷售管理系統、財務SAP系統及網上培訓系統的上線運行,進一步規范了各分支機構的運營管理、銷售管理、財務管理及培訓管理等流程,強化了保費收入、業務費用、考核管理和培訓等關鍵控制點的事前和事中控制。
2.深入應用保險信息化系統,為做強、做大保險主業提供強有力支撐
現階段,都邦保險公司立足于保險行業,在保險業務的各環節大力推廣網絡應用信息技術,建立了統一的業務系統標準和業務運營標準,不斷的規范業務流程和操作標準,推動保險創新產品,提升市場競爭能力和知名度。網絡信息化已成為眾多現代化企業提高工作效率、產品創新取得突破性進展的關鍵因素之一。
3.積極推進電子商務項目,進一步提升了企業競爭力
保險在中國已經有近200年的歷史。1979年4月,國務院同意恢復保險業務。2001年12月11日,我國正式加入世貿組織,對保險業做出“高水平、寬領域、分階段開放”承諾。2004年5月底,中國保險業總資產已突破1萬億元。與此同時,電子商務也已登上歷史的舞臺,并且已逐漸取代傳統的銷售模式,是對現代銷售模式變革創新的促進。太平洋集團公司董事長說:“新技術正在改變這個世界,改變我們原有的生活方式,對企業原有的商業模式也提出了新的問題。構建以客戶體驗為中心的新的商業模式,其特點就是以客戶需求和客戶體驗為核心。沒有這個特點,這個商業模式是沒有時代特征的。缺乏時代特征的商業模式會導致企業在競爭中落敗,不要說發展,生存都會有問題?!?/p>
在調研期間,都邦公司充分發揮保險行業的人才和信息網絡的優勢,深入開展了網上在線銷售、網上支付、第三方銷售平臺等電子商務項目,取得明顯成效。但都邦公司電子商務發展水平和同業相比尚存差距,如人保、平安、陽光等保險公司已實現了網絡銷售的多種功能,而且平安保險公司已在2011年實現了10億元保費收入的佳績。網上產品銷售,既降低了運營成本、規范了業務流程,又規避了暗箱操作,大大地提高了工作效率,同時公司的品牌價值也會得到提升。平安保險公司將產品銷售與電子商務系統整合在一起,使保險產品更貼近市場、貼近客戶需求,使保險市場發展速度大幅提升。
4.大力開發利用信息資源,提高了科學決策和技術創新能力
在調研過程中,都邦保險積極通過數據挖掘、信息網站、知識管理等,加大力度開發利用信息資源,實施信息分級共享到下屬機構,為管理決策和技術創新提供了有力支持。都邦保險采用統一對外門戶平臺,建立了40余個信息門戶,上網信息幾十萬個文檔,全公司員工通過信息門戶系統實現了對網上信息和服務的共享,提高了效率。
但同時我們也發現,都邦公司在面對新的市場要求時,必須要增強創新意識,不受過去的模式和經驗所限,要敢于用新的視角來分析問題,用新的工具來解決問題,提高資源配置的效率。要重視新技術在經營管理中的運用,努力提高互聯網技術、移動通訊技術、云計算技術的運用水平,把信息技術作為創新的重要引擎,優化客戶界面,降低經營成本,防范經營風險,提高運營效率,推動企業的發展。
5.信息化基礎環境進一步改善,為加快發展并實現公司戰略目標做必要的準備
首先,都邦保險公司積極建立總部的信息網絡平臺,以總部為核心,建立了覆蓋全國32家分支機構安全高速的專用OA辦公管理系統,有效支持了日常運營、財務管理、辦公等各項保險業務管理的應用。其次,都邦公司基本建立了總部的信息數據中心,將分散在管理中的各環節及各分支機構的業務數據資源進行整合,基礎數據存儲零亂、信息資源共享困難等問題得到不同程度地解決。再次,各類系統的信息化標準規范建設取得積極進展,為各種信息系統實現集成、共享創造了條件。最后,都邦公司信息化建設組織領導工作進一步加強。信息管理在公司治理中的地位得到提升,主要由信息技術部門負責管理,強化了信息化工作集中管理,并自2005年以來,都邦公司每年都會召開專門的信息化工作會議,加強公司信息化管理,對公司的信息化建設做重要的部署,根據戰略規劃,明確了下一步信息化建設發展的目標。
二、信息化建設存在的問題
1.都邦保險公司的信息系統不能滿足公司快速擴張的迫切需要,這種供求不平衡性直接影響業務的發展和管理的效率
在大多數注重管理的企業中,新的應用需求增長速度要比數據處理部門所能提供的服務快得多,同樣都邦保險也存在此類的問題,都邦保險2005年10月成立,三年間的時間已從最初的6家分公司,發展到全國32家分公司,速度發展非???,但公司的信息化建設完全不能滿足業務高速發展的需要,存在諸多的瓶頸,如系統人才匱乏、系統改造周期長、服務商質量評估及信息更新時效等問題,都直接影響到管理效率及業務發展。
2.投入成本有限,難以推動信息化建設可持續發展
企業信息化建設是一項長期性、綜合性的系統工程,需要持續的成本投入和資金支撐,而在實際的公司運營過程中,百萬千萬的成本投入也未必能使系統建設立竿見影。但是如果項目投入沒有能夠給公司帶來相應的效益增長和效率提升,那么企業決策者無疑將背負巨大的壓力,導致在信息化投入方面慎之又慎。相比保險行業的特殊性,盈利周期長,短期內難以見到收益,所以對信息化建設的投入是長期的,也是相當巨大的。
3.總部信息化管理和技術隊伍參差不齊,難以承擔各分支機構根據公司發展戰略建設全局性的重任,難以推動信息化建設廣泛開展
保險企業內一般都存在信息技術人才匱乏,技術水平參差不齊的問題,都邦保險每年都會有相當一部分信息技術人員的流失,同時也會去全國部分院校進行人才的招募工作,保證整體信息技術團隊的飽和性。但是要針對公司的業務實際定制個性化的管理信息系統,在人員流動較大的情況下,要想在技術和服務方面得到可靠的保證是很困難的。
同時,在保險企業之中,普通員工由于專業上的側重點有所不同,導致對網絡信息化的理解存有差異,在使用計算機和網絡開展工作的技能亟待提高。
三、加快信息化建設的對策
1.立足于保險行業實際,制定合理可行的信息化建設計劃
在信息化建設時,需要從公司實際情況出發,制定科學的計劃,既要重視近期建設,仔細研究“戰術”,把工作做到實處,也要考慮長期發展,認真思考“戰略”,確??沙掷m發展,避免造成各機構、各部門、各項目成為“信息孤島”,使信息資源沒有互通,沒有共享,造成信息資源的浪費。同時要防止軟硬件的重復建設和投資,要把有限的人財物的資源充分發揮作用。
2.提高員工的整體素質,強化信息化集成意識,充分發揮網絡優勢
可靠、高效、安全的網絡系統,對于保險公司而言,在決策、計劃、領導、控制等各個環節都起著關鍵的作用,它能夠幫助各級領導制定決策、分析形勢,也可以輔助各層級的管理人員高效的開展工作,解決問題。
加強公司員工的信息化意識,加大對各層級員工計算機基礎技能的培訓,從繁瑣的辦公方式解脫出來,同時要增進大家對新型技術的敏感度。為此,各級員工在工作中應當多思考、多分析,一方面要強調操作規范,另一方面要優化業務流程,同時大膽采用先進的技術,主動改進落后的的工作方式。
3.加強技術力量,推動信息化建設
要推動保險企業的信息化建設,足夠的技術保障必不可少。一方面可以吸收專業人才加入企業信息化團隊,充實專業技術力量;另一方面可以選送現有技術骨干力量參加相關學習和培訓,提高知識水平,培養出一支技術過硬的科技隊伍。企業自身掌握了一定的計算機網絡技術,使信息化建設就能夠得到基本的技術保障。另外,還可以與專業的網絡服務公司建立全面合作關系,充分利用他們的信息資源,為企業提供更為廣泛有力的技術支持,進而不斷完善企業的信息化建設。
4.規范系統管理,保證運營網絡良好運行
計算機網絡既有它快速高效的一面,也會有信息安全隱患和威脅的一面。在公司日常運營過程中,軟硬件的故障、病毒的侵染、黑客的攻擊都是我們日常所要面臨的問題。為了保證系統網絡能夠正常運轉,保護系統數據的絕對安全,使網絡系統的功能在工作當中發揮更大的作用,應當加強對其進行規范的管理,不斷強化員工規范使用網絡資源的意識。
四、報告綜述
保險企業管理信息系統建設是一項復雜的工程,它需要保險企業自身有完善的管理制度,良好的經營狀況,還要同時滿足功能完備、快速高效、安全可靠和便于擴充等各方面的要求,存在著投資大,有一定風險和投資期長等問題,所以應當結合公司實際情況,在做好充分準備的基礎上開展信息系統建設。
【關鍵詞】信息化建設 中國人壽保險公司 調研分析
一、前言
本研究通過收集資料與調查討論的基本研究,了解目前我國保險業信息化的特點及有待解決的地方,再通過對中國人壽保險公司的業務專員、專家以及客戶的實踐問卷調查、走訪總結出中國人壽保險公司信息化建設存在的問題和解決對策。因此,本研究調研的目的在于通過對中國人壽保險公司信息化現狀的調查、研究與分析總結出其信息化建設中存在的問題,繼而提出解決問題的方法同時為其他保險公司信息化建設提供借鑒。
二、保險業信息化建設概述
信息化建設是指公司利用現代信息技術經營公司的過程,目的就是為了提高生產效率、效益、以及經營水平。由于信息技術的廣泛應用,公司的信息化建設已經成為公司實現可持續發展和占領市場份額的重要角色,因此各公司應該采取積極的對策,不斷挖掘信息化建設的深度和廣度,推動信息化建設的過程。
保險業之所以有必要進行信息化建設,即是因為保險行業具有以下幾個特點:首先,保險營銷人員從事室外工作較多,范圍較大,流動性也較大,無法實時更新掌握保險信息;其次,客戶與保險公司之間的信息溝通不順暢,存在很大的信息不對稱性,導致客戶不能了解公司以及客戶信息無法錄入等問題出現;再有,保險費率的計算比較復雜,客戶登陸官網后無法進行相應的計算,這樣造成網上保險的銷售額幾乎為零;最后,由于每一個保險銷售人員需要記住自己保戶的大量信息,難免時間長了會有疏忽,而業務信息系統又支持不足,這樣由于客戶跟進服務不及時導致了大量老顧客的流失。
隨著信息技術的不斷發展和更新換代,保險業信息化建設不僅是時代的需求,同時對于保險行業來說加強信息化建設的優勢作用主要有以下幾點:
第一,保險業的信息化建設有利于提高工作效率和管理水平。
第二,保險業的信息化建設有利于提高員工素質。
第三,保險業的信息化建設有利于增強公司的對外商機。第四,保險業的信息化建設有利于提高企業的經濟效益。
我國進行自我信息化建設的同時還要注意和國際接軌,目的是為了擺脫孤立的局面,也可以擺脫單一的信息化建設流程,實現統一組織、統一領導、實現資源的整合共享,最終建設保險業信息化的有機整體。保險業信息化建設的具體目標主要分為以下幾點:
第一,成立一個有效的信息交流平臺;第二,提供改善信息不對稱的解決對策;第三,建立有效的信息系統;第四,保險信息與信息系統的充分結合。
衡量保險業信息化建設的測度主要有以下幾點,第一,保險公司信息技術應用普及率,主要是指信息技術在企業各個部門、有關領域應用的程度;第二,信息技術應用覆蓋率,和普及率不同的是,覆蓋率強調信息技術完成的業務量占企業總業務量的百分比;第三,即是網絡化程度,主要是保險公司中PC使用數量中聯網的計算機臺數占企業計算機總量的百分比;第四,集成化程度,信息集成包括新老客戶的信息統一與控制;第五,智能化程度與水平。
三、中國人壽保險公司信息化建設現狀調研
本章節通過問卷調查、專家走訪等一系列信息分析與管理方式對我國的保險公司中的一家中國人壽保險公司的信息化建設進行調研,通過對調研得來的數據使用軟件等方式進行分析,最終根據分析結果以及基礎理論得出結論。
本調研的目的就是為了更好的通過對中國人壽保險業信息化建設的調查研究來了解我國保險業信息化建設的狀況,從而發現我國保險業信息化建設中存在的種種問題,最終針對存在的問題提出有效的解決我國保險業信息化建設中各種疑難雜癥的方式和方法。
調研對象為中國人壽保險公司保險營銷人員、客戶、專家、隨機抽樣人群、本人的親戚朋友以及保險行業專業人士,調研時間2014年9月――2015年3月。
在調查的準備階段里,主要采用的方法是文獻法;在調查過程中,采用調查法、問卷法和訪談法,最后采用行動研究法進行實施,通過調查收集數據進行統計分析,經過分析得到結果分別如下圖2-1、圖2-2、圖2-3、圖2-4所示:
圖2-1 保險公司信息化不足之處
圖2-2 對保險公司信息化提出的意見以及建議
圖2-3 了解保險信息的主要手段
圖2-4 購買保險途徑的選擇
四、中國人壽保險公司信息化建設問題原因分析及解決對策
當年國際金融危機的重要因素就是信息化建設沒有跟上時展的步伐,因而對于今日的我們一定要吸取教訓,找出中國人壽保險公司信息化建設存在問題的原因是當務之急。保險業是信息密集型產業,一定要建立高效率、現代化的信息化體系,對于公司特別是保險集團公司發展至關重要。針對中國人壽保險公司信息化建設中存在種種問題和失誤,通過我們的走訪調查得出以上數據,將數據進行分析,再結合專家訪談的意見,歸納出原因主要有以下幾點:
第一,對信息化建設重視程度不夠。業內專業人士指出,主要是由于我們對于保險業信息化建設的重視程度不夠,導致我們在非常困難時期沒有緊跟時代的步伐,也由于我們對于信息化建設的重視程度不夠,造成了數據集合、信息集合的嚴重滯后,這不僅限制了中國人壽保險公司的發展,也是我們難以及時處理可能遇到的風險。
第二,原有業務系統更換難度大。當下,雖然中國人壽保險公司等一些大公司在研發新一代的核心業務系統,然而這并不是一個容易的過程,更換難度很大,主要表現為以下幾點:一是新系統性能不穩定,系統功能不規范,系統功能不適應,系統對接不規范;新老系統切換存在脫節;二是涉及范圍較廣,不單純是技術層面,需要各個部門的配合,個別公司仍然使用老系統,無法與總公司系統進行對接,數據存放在本地,容易出現違規問題;三是人員的更換整合;四是業務流程的整合;五是法律法規不健全。
第三, 缺乏挖掘數據中隱藏知識的手段。由于缺乏對于信息化建設的重視,缺乏挖掘數據中隱藏知識的手段,粗放的管理方式導致大量數據資產閑置,再加上業務流程不規范,信息標準體系不同意,導致信息系統割裂、數據資源難以利用,這不僅制約了信息化效能的發揮也制約了保險業的科學發展。
第四,缺乏合理的業務管理流程。通過合理的業務流程管理,中國人壽可以充分利用信息價值,實現資源的合理配置和高效應用與管理決策,不僅能夠提升保險整體運能,還有利于降低風險。信息化已經進入全面深入的階段,信息化正在努力全面覆蓋,但是仍然缺乏合理的業務管理流程,導致應用仍然不深入,對管理戰略決策的支持還十分薄弱,中國人壽保險公司缺乏較為合理的業務管理流程,大部分只是形式,信息化參與公司戰略和決策制定的程度明顯不足,因此將信息化深入管理決策已經十分迫切。
第五,未及時采取營銷和調整策略。客戶是中國人壽保險公司的中心目標,因此中國人壽保險公司應該實現從產品中心向客戶中心的轉變。需要運用現代的信息技術,能夠深層次的挖掘既有信息資源,從客戶行為、客戶忠誠度等方面準確、完整的分析客戶,從我們上面調查的研究可以發現,根據年齡的變化,即將成長起來的下一代也即將成為消費的主力,而他們的消費習慣和消費方式都有很大的轉變,因此能夠及時的采取營銷和調整戰略,才能夠實現企業與消費者的雙贏局面。
針對以上的調研原因分析,總結出中國人壽保險公司的信息化建設以下幾點解決對策:
第一,加大資金投入和重視人才培養。通過以上的調查分析我們發現,中國人壽保險公司信息化建設人才和技術資金投入不足,主要是因為公司決策層重視不夠導致的。而人才資源是中國人壽保險公司能夠走出個性化、特色化的重要資源,因此必須要加大對人力資源的投資力度。同時中國人壽保險公司也要加大對信息化建設的投資力度,2015年的38婦女節,太平洋保險已經聯合京東開始對產品進行保駕護航,即是通過多種信息化建設渠道加大保險業務的業務量。而中國人壽保險公司也應該加大信息化建設的投資力度,不僅通過自己的官網也通過其他渠道加大業務量。
第二, 推動信息化自身的多層次技術應用。要推動信息化的多層次技術應用,首先應該加強公司行業主管部門的重視程度,積極引導IT服務商與保險信息化進程的配合,提高IT服務商對保險業信息化建設需求的理解能力、對政策環境的把握能力。我國銀行行業對IT技術的應用比較重視,相對應IT技術也比較關注銀行行業,而對于保險行業的關注度遠遠低于銀行和證券,而保險業企業自身的IT技術比較薄弱,因此就要推動信息化的多層次技術應用。中國人壽保險公司信息化建設的市場潛力是很大的,其中包括信息安全、網絡保險、數據集中與整合、CRM系統、核心業務系統,這些都為IT商提供巨大的服務商機。網上支付雖然已經有很長時間,但對于中國人壽保險公司來說仍然是新生事物,這不僅由于大家的接受能力比較慢,也是媒體的宣傳不到位,政府的監督管理不到位,沒有得到公眾的廣泛認可。因此保險電子商務要借鑒其他電子商務的做法,使得信息化建設多樣化,尋求公眾對于中國人壽保險公司信息化建設的需求點。
第三,集成數據優化關鍵客戶的管理工作。信息集成管理,就是指企業通過信息化建設將原來分散在各分支機構、各部門的信息數據統一起來,實現集中管理、存儲、分析和,從而提高企業在客戶關系管理、產品經營等方面的效率和安全。當下時代金融業的信息大集中已經成為一種不可逆轉的國際趨勢。
第四,加強信息化參與戰略決策的程度。隨著保險行業對于信息化建設認識的不斷深入,中國人壽保險應該逐漸將信息化建設提高到戰略的高度,我國大部分的保險公司借鑒國外的信息化建設的成功經驗,引進信息化咨詢、信息化整體規劃、信息化戰略決策,同時加大了信息化的投入。作為保險行業主管部門的監管部門中國保監會也將對信息化作用的認識提高到戰略層面,不斷加大對信息化建設的重視程度,支持信息化相關的研究與交流,保監會也加強對保險業信息化建設工作的領導和監督,這對于全行業信息化建設的工作轉型具有十分重要的意義。
第五,通過多渠道滿足客戶個性化需求。中國人壽保險公司通過多渠道滿足客戶個性化需求,首先要提高自身的創新能力,另一方面要加強研究,可以通過德爾菲或者其他調研方式獲得結果,不斷提高理論指導信息化實踐的能力,不斷深化信息化建設在產品創新、營銷創新以及管理創新等方面的應用,以客戶的需求為價值導向,強化服務意識,提升信息化支撐并服務于客戶的能力和水平。信息化不能單純的定位于成本中心,而是應以客戶為中心,成為客戶忠誠度和滿意度的創造中心。
五、結語
本研究盡可能從本人所知角度進行深入調查研究,然而能力有限,對于更加深入專業的研究可能會涉獵較少,研究的人員不足,方法也沒有很全面,因而對于研究結果可能并不至善至美,希望能在日后的研究和學習中不斷深化理論,精確調研和研究結果。
注:該項目研究成果由黑龍江大學研究生創新科研項目資金資助,項目編號為YJSCX2014-122HLJU
參考文獻:
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孟建柱部長曾深刻指出:“信息化工作是公安機關一場警務革命”,“對于這場革命,誰認識得早,誰抓得好,誰就贏得主動,占領制高點”。在科學技術突飛猛進,科技日新月異的時代,刑事犯罪手段智能化、職業化、組織化特征明顯,加快推進科技強警戰略,開展以公安信息化為主要內容的警務革命是實現公安跨越式、可持續發展的必由之路。我局充分認識到公安信息化是方向、是趨勢,是公安發展內在要求和客觀必然。作為欠發達地區,我局結合縣情、社情實際,以抓實基層基礎工作為出發點,將有限的財力用在“刀刃”上,最大限度的發揮信息化在公安工作中的作用
一、我縣信息化建設取得初步成效
(一)做強“硬”件,打造信息化應用平臺。硬件建設是信息化建設的基礎和前提,在經費十分緊張的情況下,先后投入資金64萬元,購買了120臺新電腦、加上原有電腦,基本上做到了民警人手一臺,打印機和掃描儀以及復印機等全部配發到每個執法單位,數字證書的擁有率和使用率達到95%?;I措資金200余萬元建立了城市電子監控中心,在縣城主要街道和重點部位按裝了攝像頭,最大限度的加強社會面的控制;投資20萬元,建立了覆蓋全城的350兆無線集群通訊系統。投資15萬元,建立了高標準的電視電話會議室。
(二)“軟件”硬做,實現網上無紙化辦公。網上辦公有利之處,就是大大的節省人力、物力,最大限度的提高辦事效率。我局以打造優質、高效、快捷的“__公安信息港” 局域網為依托,建立了“辦公自動化系統”、“公文傳輸系統”,開通了“違法犯罪人員信息庫”、“被盜搶車輛信息查詢”、“公民身份核查系統”、“在逃人員查詢系統”、“dna查詢系統”等14大系統的查詢功能。創設了“全國、全省、全市網絡”導航功能。建立了“辦案智能系統”,實現從案件報警登記、案件立案、審批、報捕、的網上辦案,真正實現了無紙化辦公。通過‘精細化管理系統”的建立,進行日清的錄入審核工作,將各項績效指標量化到民警個人,實現了綜合考評由考單位,到考個人的轉變。通過進一步健全了全縣人口管理系統、治安管理系統,刑事案件信息系統、暫住人口系統、出租房屋管理系統、旅館業管理系統、民爆物品管理、槍支管理系統,最大限度的實現全局信息網上共享。
(三)做實基層基礎工作,推進信息化建設。一是注重民警信息化素質的提高?!靶畔⒒苯ㄔO,設備建設是其一,“人”的素質提高亦是重點。我們要求民警要達到以下三個方面的標準:一要求民警掌握計算機和網絡基礎理論知識,懂得計算機的一般工作原理,對工作中出現的小故障能及時解決。二要求加強業務知識的學習。一名民警運用信息化手段開展工作的水平高低并非單純取決于他運用計算機和網絡的熟練程度,更重要的是在運用這些手段開展工作時不出差錯。只有在業務知識上胸有成竹,才能在信息化工作中少失誤,不失誤。三要求掌握必要的工作技能。一網計算機要會正確開關機,要學會如何存儲、讀取文件,懂得熟練運用網絡和各種軟件進行查詢、傳輸等工作。要學會打字,對日常辦公辦公軟件做到靈活應用。二是做好各類信息的日常采集、錄入。主要采取業務部門指導考核把關,基層一線單位專人負責信息的采集和錄入,實行月考核,評比的辦法,加強各類信息的日常采集、錄入工作,確保各類信息及時、準確、有效。我們進一步建立健全了人口管理、治安管理,刑事案件信息、暫住人口、出租房屋管理、旅館業管理、民爆物品、槍支管理系統,并對以上系統進行了清理整頓,特別是今年我局對全縣人口信息進行了大規模的清理校對,對出錯人口信息進行了糾錯,受到了群眾的好評。
(四)開展跨界跨省區域合作,積極打造大信息格局。我縣是典型的農業大縣,人口大縣,每年在外打工的人員就達30余萬,其中以在廣東、廣西鄰近地域打工作居多,我局以精誠團結、通力協作、共同打擊犯罪”為基本原則,通過打造大信息格局,實現信息資源共享,謀求“雙贏、多贏”良性互動互助,共創平安和諧美好的睦鄰友好大治安環境。20__年12月16日至17日,在我縣蓮花大酒店成功舉行了湘桂兩?。▍^)三市十四縣(區)一監三屆九次治安協作會議,湖南__、廣西桂林、賀州市公安局主管刑偵工作的副局長、刑偵支隊長,__、道縣、江永、江華、東安、全州、灌陽、恭城、平樂、富川、昭平、鐘山、八步、平桂、鐘山監獄等15個聯防縣(區、監)公安局局長、主管刑偵工作的副局長、刑偵大隊長參加會議。通過開展區域合作效果顯著。20__年10月4日,在廣東警方提供的信息下,我局民警經過艱辛努力,成功偵破廣東省中山市“20__927” 廣東省鐵將軍防盜有限公司財務室盜竊保險柜220萬現金人民幣被盜案,追回贓款近70萬元,__籍7名犯罪嫌疑人全部移交給廣東中山警方押回審理。20__年11月10日,成功抓獲冷水鎮百美村村民成阿勇、沙鋒成功破獲廣東東莞東莞市東城區鰲峙塘工業園基二橫路宏達模具廠門口殺人案。
二、存在的主要問題
(一)思想認識不到位。目前一些民警思想上還未真正改變,對警務改革的浪潮認識不足,對強化基層基礎工作,特別是全面加強公安信息化應用工作重要意義的認知上存在誤區,認為信息化離個人還很遠,習慣滿足于一張紙、一只筆的傳統辦案模式。個別部門領導對此項工作未能予以足夠重視,思想觀念沒有跟上形勢的發展,信息基層基礎工作不扎實。沒有在思想上真正受到觸動.
(二)民警素質不高,離公安信息化建設要求差距大。實現公安工作信息
化,在一定程度上取決于廣大民警能否正確應用信息化手段完成各項工作。目前民警的科技素質離公安信息化建設的要求還有很大差距,存在“不能用、不愿用、不會用”現象。一是民警在日常的工作中仍固守于傳統的思想模式,視野較為狹窄,對科技手段的應用還不夠重視,運用科技手段偵察破案還不多,習慣用傳統模式辦案。二是在計算機的操作應用上,雖然已經對民警進行了培訓,但一部分民警計算機的操作應用仍不熟練,對計算機的應用較吃力。
(三)基層基礎工作較薄弱.信息化是建立在堅實的基層基礎工作上的。目前存在基層基礎信息采集錄入不夠全。面不夠寬,信息不準確的現象。對公安常規業務和日常工作如接處警登記、案件受理等信息錄入較好,對社會信息、高危人群信息、二手車交易市場和車輛維修點信息等采集不夠。特別是具有時效性檢查的項目如每月重點單位、重點行業、公共娛樂場所治安檢查、監管對象考察等信息錄入明顯不足,同時,信息錄入還存在“不準、不全、不快”不夠規范的問題,有些信息用詞不當、描述不清楚,有些信息缺項漏項、內容不完整。
(四)高科技技術人才極度缺乏。信息化建設必須以人才為先導,必須有專業的信息人才作為支撐,目前我局信息化專業人才極度缺乏,計算機專業畢業的只有4人,還只是大專院校畢業生,本科或研究生畢業少,新軟件開發與應用還不能很好的啟動,信息化還處于低水平。
(五)情報信息分析研判工作缺乏系統性。目前,還沒有專門的情報信息分析研判隊伍,,僅依靠基層所隊的內勤在運作,治安、國保、經偵、禁毒等部門之間缺乏信息溝通交流,信息研判存在各自為戰的現狀,信息流動性少、資源共享少,形成了“信息孤島”。同時,由于基層信息員隊伍力量不足,大多數是個別民警兼職抓信息,在警力不足,任務繁重的情形下,對情報信息無法進行深層次的研判,導致研判工作效果不明顯。
三、幾點建議和思考
(一)加強教育,更新觀念。當前,要針對一些民警對信息化建設認識不到位的問題,狠抓思想認識的提高。要通過教育使全體民警思想來一次大洗禮。心靈上有一次大觸動,要使“革命”二字的意義深入每一個民警的心中,要使民警明白警務信息化革命是時展的必然要求,個人必須適應時展的要求。要在全警思想中樹立“不懂信息化應用的領導喪失指揮權,不懂信息化應用的民警喪失工作崗位”的理念,切實增強廣大民警的危機意識,從而提高民警學習信息應用技能的主動性、自覺性和積極性。
(二)建立信息化應用培訓機制。要建立民警信息化應用的定期培訓制度,對新錄用民警,要依托警察培訓學校,把計算機應用列入新錄用民警崗前培訓內容之一,把好民警的“入口關”;對在職民警,要把信息化應用作為崗位練兵的重要內容,按照警種、崗位和年齡的不同,分層次制訂培訓計劃,采取每年一次集中培訓和日常實戰應用網上考核、組織信息化應用比武競賽等辦法,將信息化應用學習培訓融入日常警務工作中去,使基層民警在日常工作中自覺地去學電腦用電腦,切實提高民警的信息化應用水平,促進基層公安機關信息化建設逐步走上規范化軌道。
2.選準目標,確定納入考察范圍的軟件公司。各軟件公司從成立到不斷發展的過程中各有技術優勢和市場評價。在調研之前,應多方面了解國內比較知名的檔案軟件服務商的情況,包括其產品類型、技術特點、資質獎勵等級、規模大小、用戶評價等。納入考察視野的軟件公司不能過多也不能過少。過多則良莠不齊,浪費人力物力;過少則可選范圍窄,也不利于形成競爭優勢。
3.選擇典型,借鑒成功的經驗和教訓。選擇典型,一方面是要選擇檔案信息化建設開展比較好的建設單位,另一方面是要選擇技術、經驗相對成熟的軟件公司,要把這兩種典型性結合起來考慮。檔案信息化建設開展比較成功的建設單位,在項目實施過程中積累了豐富的經驗和教訓,可以給我們提供很好的借鑒;同時,調研的過程也是考察各軟件公司實力的過程。負責項目實施的軟件公司每完成一個成功的項目,自身的技術、經驗、創新能力也不斷得到檢驗、積累和提升。選擇與這樣成功案例多、項目實施經驗豐富、技術先進而穩定的軟件公司合作無疑更具有保障性。
4.選擇同類,最大限度地發揮同類優勢。選擇同類,就是選擇行業性質、檔案管理模式、檔案種類、信息化實施內容相近的建設單位進行調研。上述情況類似,檔案管理信息系統建設就必定有很多相同或相通之處,調研中了解到的信息對我們來說也就更熟悉、更具體、更有價值,很多做法實踐起來也就更具有可操作性,有些甚至完全可以拿來為我所用;另一方面,有同行業項目實施經驗的軟件公司對于我們來說也更具有考察價值。
5.認真對待,對要交流的問題做充分準備。調研工作對于深化我們對檔案信息化建設的認識、逐步明確自身檔案信息化思路以及選擇合作的軟件公司都有很重要的作用,所以要認真對待,不能走過場。在調研之前,檔案部門、信息部門甚至有關業務部門應多學習檔案信息化建設相關知識,同時對自身的檔案管理現狀和未來信息化管理的需求要有一定的認識。在此基礎上還應認真準備調研提綱,詳細列出要了解和交流的重點問題。問題應盡量全面,業務和技術并重。要帶著問題去,帶著答案回。
6.把握全局,提問時不糾結于細節。在調研過程中,除去情況介紹、系統演示,現場答疑解惑的時間其實很有限。為了充分利用這有限的時間,提問時應從全局考慮,不能單單以某個業務部門為主;各業務部門在提問時也應抓住重點,不能糾纏于細節??傊?,提問要盡量全面,重點問題必須問到,一些細節問題,可以留在技術交流階段再做深入探討。不能因為問題單一浪費了珍貴的學習交流機會,也不能因為瑣碎問題浪費了交流雙方寶貴的時間。
7.廣泛收集信息,爭取獲得成型的經驗材料。檔案信息化建設過程實際也是以信息化促進管理規范化、標準化的過程。在可能的情況下,對被調研單位檔案信息化建設過程中形成的規章制度、電子文件歸檔范圍等有珍貴參考價值的文件材料進行收集是很有必要的。如果被調研單位樂于提供,我們后續的實施工作就有了捷徑可走。
【關鍵詞】信息化;管理;系統
企業信息化建設為企業管理者提供了大量的科學的數據和先進的管理手段,為業務人員和基礎管理人員及時了解企業運轉狀態提供了簡便、快捷的方式和手段。然而信息化建設投入之大、風險高,見效慢等特殊性,使得企業信息化建設的積極性不是很高,發展緩慢。下面我通過分析企業信息化現狀,剖析信息系統的結構,分解信息系統的功能,通過的方法將現有成熟的信息系統功能,拓展到其他生產和管理中去,實現信息化建設的推廣和運用。
一、企業信息化現狀
1.企業信息化建設資金問題。一個信息化項目從調研、設計、開發、測試、實施、培訓等到完全實現信息化項目的實際需求并運行正常,往往經歷的時間很長,投入的資金較大,風險較高。所以很多企業雖然很重視信息化建設,但在實際投入上還是有一定的顧慮,不會輕易投入大量的資金去投入信息化項目建設。
2.企業信息化建設技術問題。企業信息化建設遇到的最大難題是企業信息化建設人才缺失問題,懂得信息技術的人員不明白企業的真實業務流程和管理體制,懂得企業的業務流程和管理體制的人員不太了解信息技術,不能完成信息系統建設。
3.企業信息化建設開發風險問題。在推進企業信息化建設的進程中,由于企業和軟件公司都缺乏熟悉企業特點、業務流程、管理特色又具有一定的信息技術、懂設計、會管理的綜合性人才,使得很難整理出一份詳盡的項目調研報告,設計出符合企業實際的需求方案,即使信息化項目前期都符合要求,在開發過程中也有可能由于技術、應用或實現方法等方面的原因,導致信息化項目最終失敗。
二、深入分析企業信息化建設的成果,分解信息系統的功能模塊
隨著現代信息技術的發展,信息化產業的不斷進步,越來越多的企業已無法脫離信息技術的支撐,離開信息化技術,企業的生產和管理都可能陷入困境,更談不上健康快速發展了。所以信息化建設,信息技術的應用,特別是信息系統的管理也在逐步成為企業生存和發展的主要支撐之一。但由于信息化建設投入大,風險高,見效慢的特點,使得很多企業只是在主要業務或特殊業務實施了信息系統管理。下面我將舉例說明利用企業使用的信息系統,拓展信息系統使用范圍,推動信息化建設的進程。
1.深入分析信息化建設的成果。我們將企業信息化建設的比較成熟的項目材料進行從新捋順,找出當時的調研報告,需求分析,業務流程、設計方案等相關材料,進行深入研究分析,盡可能的捋出信息化項目建設的共性問題和標準的業務和管理流程。開灤國際物流公司通過對綜合物流信息系統的貿易子系統調研報告、需求分析、業務流程設計等相關材料的分析研究??偨Y和優化出系統的業務流程:
類似這樣的業務流程將成為我們拓展信息化建設項目的第一手資料。
2.分解信息系統的功能模塊。我們將信息系統的業務流程和管理架構進行分析,按照功能進行流程設計。我們還以開灤國際物流公司綜合物流信息系統中貿易子系統為例,貿易子系統的業務和管理流程為:
我們通過分解開灤國際物流公司綜合物流信息系統貿易子系統可以得到諸如:收貨管理、發貨管理、票據管理、收付款管理等模塊功能。我們通過對這些模塊的二次開發和修改,使其能夠擁有獨立的功能和銜接的接口。
3.按照新項目的功能要求和已有的功能模塊,進行新項目的方案實施。我們通過分解信息系統功能可以得到充足的功能模塊,將調試好的模塊進行整理,作為我們用于開發和實施新項目的內在資源。新項目的需求確定以后,我們按照需求和已掌握的功能模塊進行方案設計。一個新項目就像蓋一座大樓,我們的各類功能模塊就像是蓋大樓用的磚和鋼筋,我們通過自己的技術水平將磚和鋼筋有效結合起來,蓋好大樓。開灤國際物流公司就通過此方法引用貿易子系統中收貨完成了庫存的采購、利用發貨完成了庫存支領,利用票據管理完成了庫存的結算,最終成功的完成了庫存管理系統的設計和實施。
4.利用信息技術和數據庫知識完成特殊業務需求。一個項目從需求調研到最終的實施使用,不可能做到盡善盡美,或多或少的都有些小遺憾,存在一些細節的功能沒有實現,但我們可以通過信息技術和數據庫知識,將所需要的數據進行重新整理、關聯、計算,得到我們想要的結果。
三、利用信息化成果,拓展信息化建設的優勢。
1.節約大量資金。讓軟件公司給定制開發一個信息管理系統,少說也得幾十萬,動輒上百萬。即使項目成功實施運行,后期的維護和培訓費用也是很大一筆開支。利用信息化成果,拓展開發實施的項目,成本很低,除了需要對專業技術人員進行技術培訓和學習費用外,其他幾乎不產生費用。
2.減少人力、物力的投入。由于軟件公司不了解企業的生產和管理情況,如果開發一個新項目,前期的需求調研,需求確認、方案討論等涉及到很多部門和人員,占用大量的時間和精力。后續的實施及培訓也牽涉很大精力。利用信息化成果,拓展開發實施的項目,由于開發實施的人員就是企業的員工,對企業的生產和管理相當了解,沒有必要大范圍的調研,實施和培訓也不會牽涉很大精力。
3.降低新項目的實施風險。由于新項目是利用信息化成果,拓展開發實施的項目,是企業內部人員編制完成的,對于企業的特點、員工的操作習慣,管理架構等都可以考慮的更全面。設計和開發出的系統更利用員工的使用和企業的管理。
4.有益于新項目的維護和數據安全。利用信息化成果,拓展開發實施的項目不涉及企業外部人員的介入,不僅降低了企業內部數據外泄的風險,保障了數據安全,也使得企業內部人員完全掌握了新項目的設計方案和程序代碼,能夠根據業務需求和功能要求隨時進行維護,滿足新需求。
5.為企業培養了一批信息技術人才,增強了企業的技術實力。利用信息化成果,成功拓展開發實施一個新項目,那就標志著企業擁有了一批高素質信息化建設人才。
【關鍵詞】信息化;高新技術;簡化
根據我多年的實施經驗淺談企業在信息化建設中遇到的矛盾及我個人的解決建議。
首先在準備實施信息化的初期階段,企業會面臨第一個矛盾――軟件的選擇。企業本身在做出選擇之前,要對本企業的情況做詳細調研,如企業規模、運營情況、業務流程、信息化建設水平等。再根據統計信息進行分析,總結出現階段在運營、生產、管理等方面存在的問題,再把問題轉化成信息化需求。這個過程被稱為“管理咨詢”或“前期調研”。企業的信息化需求如果做的不完善的話對以后實施公司的選擇、實施方案、技術文件、合同的制定編寫都有很大的影響,甚至會導致整個信息化建設項目的失敗。想要解決這個問題有兩個方法。
其一:由企業本身的信息化管理部門對公司進行普查。一定要親自到各個一線生產現場與管理現場了解生產和工作現狀,認真記錄各個部門對現有生產及工作流程提出問題和改進意見。得出信息化需求后,階段性與各個部門的主要負責人進行討論:研究問題需求及可行性。最終經過企業高層領導同意后形成真正適合企業的信息化需求。這種方法對本企業的信息化管理部門人員要求非常高,不單要懂得信息化的專業知識還要了解企業內部各個單位、部室的業務工作原理以及公司整個運營情況。
其二:現在因為前期調研難度很高,企業沒有單獨設立信息化部門。所以行業中出現了很多監理公司,它們專門為企業提供前期調研、需求分析、信息化建設項目監理等服務。它們屬于項目中的第三方,能真正的從企業需求出發,避免企業在前期調研時走彎路。軟件實施公司的前期調研往往是以軟件模塊功能為基礎,無法根本滿足企業的個性化需求。這個方法的弊端就是無形之中又增加了企業信息化建設成本。
其次企業進入軟件實施階段。企業將面臨又一個矛盾――基礎數據。它是一個企業的靈魂,也是信息化建設的“血液”。血液的質量直接影響整個企業的運轉和決策能力?;A數據是什么?就是企業在生產、運營、管理過程中產生的數據與庫存、人員信息、運營統計、賬務等信息。企業需要花費大量的時間和人力來統計基礎數據。制定一個合理的時間點進行盤點,盤點后的數據需要經過部門主管領導的審核后上報至信息化數據管理小組再錄入系統中。在統計和錄入過程中怎樣保證數據的統一、真實、準確性呢?
第一,企業應該有一套完整的編碼系統,每個物料,每個產品甚至是耗材都有唯一的編碼。企業必須根據行業標準規范制定出一套妥善、合理的編碼系統,并且對企業相關業務人員進行嚴格的培訓,保證錄入系統的數據編碼的唯一與統一。
第二,怎樣保證數據的真實性呢?信息化實施數據小組應該在數據統計之前與公司高層領導商討制定數據數值的標準范圍、誤差大小。業務部門上報的數據如果超出合理范圍,應查找原因,具體問題具體分析。這樣才能真實有效的降低采購成本,避免市場因素和人為因素給企業運營造成負面影響。
第三,數據的準確性涵蓋兩個方面,一是實時錄入數據,企業在信息化建設過程中,一般都是要經歷幾年時間,這期間企業一直運轉,每天會產生新的業務數據,這些數據必須要實時錄入到系統中。第二是數據準確,做到數據的統一與真實以后,想要使得數據準確的話并不難,信息化建設期間要不斷的對各個相關部門、分廠的業務人員進行操作培訓,減少人員操作失誤以外還要在數據的計量單位上做好統一和轉化標準。
信息化建設的后期階段企業要進行“原型測試”和“數據測試”,主要是根據測試情況完善軟件功能、發現錯誤、修正系統BUG等工作。這個階段大部分企業將會面臨一個非常大的挑戰――接口,它是企業各個系統之間傳輸數據的集成通道,就制造型企業軟件接口模型來分析:
(1)ERP管理系統與PLM工藝管理系統集成接口。
(2)ERP管理系統與MDM編碼管理系統集成接口。
(3)ERP管理系統與歷史管理系統集成接口。
(4)PLM管理系統與MDM編碼管理系統集成接口。
(5)工藝管理軟件與PLM工藝管理系統集成接口。
一、深入調研,摸清企業信息化建設的實際,深入剖析存在的問題
企業信息化是通過對信息技術的應用,開發和使用企業的信息資源,提高管理水平、開發能力和經營水平的過程。我企業的信息化建設也和其他企業信息化建設一樣,經歷了會計電算化、財務業務一體化到企業資源規劃的歷程。為了摸清企業信息化建設的底數,企業組織相關人員對企業的信息化建設情況進行了調研。通過調研,發現企業在信息化建設方面存在以下問題:
1.企業各級管理人員對企業的信息化建設認識不足。有些管理人員將企業的信息化建設片面的理解為技術的信息化,企業的信息化建設依賴于專業技術人員或中介機構來進行;有些人員認為,企業的信息化建設,是企業領導班子和企業業務部門事情,與其他人員無關。不清楚如何進行信息管理,對信息管理產生的經濟效益以及對企業自身的重要性缺乏足夠的認識。
2.缺乏對信息化建設的總體規劃。缺乏全局的、戰略的信息化建設總體規劃,企業的各部門都從自身的需要出發,分別建設各自的信息系統,缺少一體化的運作機制,信息資源得不到共享,形成了很多在權利保護下的“信息孤島”。
3.專業人才缺乏。過去企業的信息化建設,是以財務電算化為主的系統,逐漸發展為各個部門的系統。人員大部分只具有操作能力,而沒有開發的能力。缺少既懂管理又懂得信息化技術的復合型人才。同時,企業對信息化人才的培養模式過于成舊,培養出的人員不能滿足企業的實際需要。人才缺乏成為企業信息化發展緩慢的重要原因。
4.信息化系統與現有管理流程不相匹配。盡管企業建立了現代企業制度,但企業組織機構和管理流程還停留在原有狀態,無法適應信息化的要求,致使信息系統與管理流程不相匹配,信息化利用效率較低。
二、加強領導,統籌兼顧、合理安排,推進企業信息化建設
通過對企業信息化現狀的分析,理清了企業信息化建設中存在的問題,確定了“統一思想、總體規劃、分步實施、重點突破、提高效率“的指導思想,企業的信息化建設逐步推進。
1.提高認識,加強領導
企業的信息管理,首先是企業決策層的信息管理。企業決策層的主持和參與是企業信息管理獲得成功的重要條件。企業決策層在實施信息管理過程中要有超前的預見性與決策的長遠性,要以企業發展為重,統一思想,提高信息意識,保證認識和決策的相統一。
組織成立信息化建設領導小組,是推行企業信息化建設的保證。我們企業在推進信息化建設的過程中,首先成立了信息化領導小組。領導小組組長由公司董事長(或執行董事)擔任,副組長由公司總經理擔任,小組成員由各分管業務的副總及其相關的職能部門擔任。領導小組下設辦公室,具體負責信息化建設方案的設計、實施等工作。
2.全面規劃、有重點、分步驟的實施企業信息化改造
企業的信息規劃要避免從單純的技術層面考慮,要從企業戰略的角度出發全面統籌信息化的發展;信息規劃要在了解企業的經營環境、技術環境和競爭環境等條件的基礎上。正確評估企業當前的現狀,制定出符合企業實際的信息化的規劃。
我們在制定企業的信息化過程中,組織了專業人員對企業的信息化現狀進行了調研,在進一步完善各業務部門信息化內容的前提下,決定以財務、業務一體化為企業信息化建設的主線,按照企業的戰略目標,結合企業的特性制定信息化實施方案。第一步構建企業完整的內部網落。利用計算機系統實現企業內部管理的系統化,將企業各部門的單項信息通過內部網絡的建設聯系在一起。將企業的原始信息資料進行數字化,構建企業信息庫,解決信息化基礎、應用等問題。第二部是企業內外網一體化建設。在對內部網建設達到一定水平之后,實施與外界單位的協同工作信息化,包括商務和銷售等。
3.充分利用外部資源,加快企業信息化建設的步伐
開展信息化建設工作是一項復雜的系統工程,它既需要軟件和硬件設備的大量投資,又需要人力、物力和智力的投入;需要對企業的業務流程進行重組,甚至有可能需要對企業的組織結構進行改造。在資源規劃方面,充分發揮軟件提供商和現代專業管理機構的作用,制定出合理可行的實施方案。進行流程重組,建立與信息系統相匹配的業務流程。信息系統只是一個管理支持系統,能否實現其價值,不僅僅在于資源的重組,更在于管理的重組;選擇適合于企業實際的軟件系統;對信息化實施進行全程監督、控制,規避系統風險,確保信息化建設的順利推進。
4.加強人員培訓,確保企業信息化建設的順利推行
加強對信息化人員的培訓,確保企業信息化建設的順利推行。一是使企業員工接受信息化管理的概念,為企業信息化建設奠定基礎;二是使企業員工學會應用計算機,為信息化建設奠定應用的基礎。在信息化培訓過程中采取了“兩步走”和“三個層面”的培訓方式。兩步走:對于理念的培訓,在信息化實施前進行培訓;對于應用部分,在信息化建設時結合系統的運行情況進行培訓。三個層面的培訓:對決策層的培訓,重點是要求企業的管理層要全面把握信息化與企業發展之間的關系,及時對信息化進程中的資源進行調整、對于改造業務流程等做出決策,明確信息化的目標和要求。中層管理者的培訓,重點是明確企業的戰略意圖,按照信息化建設的方案全面貫徹執行。實施層面要按照信息化建設的方案,配合有關部門完成各項任務。