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為加強銷售合同管理，進一步規范銷售行為，規避銷售風險，特制定本細則。
第一條 適用范圍
軍品、民品、材料等本公司產品的銷售，適用本辦法。
第二條 合同的評審
（一）銷售部門或其他業務單位，根據與客戶談判的意向，擬定合同草稿。軍品銷售、政府招標采購等需要簽訂合同的，按招標文件、軍方采購相關規定執行。
（二）按照公司質量管理體系手冊的要求，由銷售部門或其他業務單位負責召集相關部門召開專門的合同評審會，對合同草稿進行評審。即生產管理部門負責對合同約定的交貨時間進行評審，資產財務部門負責對產品的利潤率進行評審，技術研發部門負責對產品的技術可行性進行評審，企業管理部門負責對合同的合法性、法律風險防范進行評審，銷售部門負責對合同草稿進行解釋、說明。
（三）對于評審結果不具備簽訂條件的合同草案，參加評審的相關部門要在合同評審記錄中寫明原因，并報公司主管領導。對于不具備簽訂條件的合同草案，一律不得對外簽訂。
（四）對于評審結果具備簽訂條件的合同草案，由參加評審的相關部門簽署意見，銷售部門或其他業務單位在《合同評審記錄》中匯總意見，報公司主管領導。
（五）分管銷售工作的公司主管領導，將合同評審結果、合同草案通報公司董事長、總經理、總會計師等公司領導。重大合同如軍品合同、金額較大的合同或公司相關領導認為有必要的合同，公司領導組織專門會議進行研究。
第三條 合同的審批、簽訂
（一）經評審（和公司專門會議）批準的合同草案，必須到企業管理部進行文字及法律風險審查。同時由業務單位經辦人員填寫《合同簽訂審批表》。合同簽訂審批表必須由公司分管領導、總會計師分別簽署意見。
（二）銷售部門或其他業務單位經辦人員在銷售合同正式簽訂前，需提供客戶如下資料：
①營業執照
②稅務登記證
③開戶銀行及銀行帳號
第四條 合同的簽訂與保管
（一）合同的具體經辦部門，持《合同評審記錄》、《合同審批表》、《合同草案》、客戶相關資料及正式合同，經企業管理部門審核無誤后加蓋公司合同專用章，所報資料作為正式合同附件由企業管理部門編號登記備案。
（二）銷售部門或其他業務單位，按照質量管理體系手冊的規定，建立專門的合同登記臺賬，并保管合同文本。合同文本要分別報財務管理部門備案。
（三）產品銷售合同一律由公司法人代表授權的人員簽訂，具有合同簽訂授權人員名單需報公司企業管理部備案。未經授權的人員不得對外簽訂合同。
（四）對外簽訂銷售合同，必須加蓋公司合同專用章。部門章、公司其他公章一般情況下不得用于合同簽訂。
（五）對外簽訂銷售合同，必須嚴格按照本辦法的規定程序辦理。
第五條 合同的變更、解除
（一）在合同履行過程中確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時，應在法律規定或合理期限內與對方當事人進行協商
（二）對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本公司合法權益出發，從嚴控制。
（三）變更、解除合同，必須符合《合同法》的規定，并按本辦法規定的審批程序，重新審批。
（四）變更、解除合同，必須采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律作廢。
（五）因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免負責任的以外，均應承擔相應的責任，并在變更、解除合同的協議書中明確規定。
（六）以變更、解除合同為名，行以權謀私、假公濟私之實，損公肥私的，一經發現，從嚴懲處。
第六條 合同糾紛的解決
（一）合同履行過程中，發現對方有合同詐騙或不能完全履行合同的，經辦人員應立即中止履行合同，并報公司分管領導，研究解決方案。
（二）合同履行中發生的特殊情況或本辦法沒有規定的事項，按一事一議的原則，由部門、公司領導按職權專項審批。
（三）合同糾紛由簽約部門負責處理，簽約人對糾紛的處理必須具體負責到底。
（四）處理合同糾紛的原則是：
1、堅持以事實為依據、以法律為準繩，法律沒規定的，以國家政策或合同條款為準。
2、以雙方協商解決為基本辦法。糾紛發生后，應及時與對方當事人友好協商，在既維護本企業合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓，達成協議，解決糾紛。
3、因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯；因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動承擔責任，并盡量采取補救措施，減少我方損失；因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。
4、在處理糾紛時，應及時向公司主管領導匯報情況，并同時與相關部門通氣，統一意見，統一行動。
第七條 合同的履行與監督
（一）銷售部門或其他業務單位要嚴格按照合同的要求，全面履行合同。
（二）資產財務管理部門按照合同的約定，辦理銷售開票、貨款回收及費用支付等。
（三）銷售部門或其他業務單位建立內部的合同監督機構，督促具體經辦人員履行合同。對于不能按合同約定時間內收回貨款的，應及時上報公司分管領導。
（四）對于履行完畢的合同，銷售部門或其他業務單位要跟蹤服務，確保業務單位的連續性。
第八條 違反合同管理的責任及處罰
（一）違反規定使用部門章對外簽訂合同的，部門負責人及經辦人承擔合同責任。并由公司對部門負責人及經辦人按公司有關規定進行處罰。
（二）未授權人員對外簽訂合同的，由本人承擔全部責任。對公司造成損失的，由本人承擔全部損失，并由公司按有關規定進行處罰。
（三）對于合同履行過程中，具體經辦人員因自身原因，致使合同不能完全履行，給公司造成損失的，公司追究經辦人員經濟責任。
（四）經辦人員因重大失誤或嚴重不負責任，給公司造成損失觸犯法律的，交司法部門追究法律責任。
第九條 相關注意事項
（一）合同對方當事人權利、義務的規定必須明確、具體、文字表達要清楚、準確。合同內容應注意的主要問題是：
1、部首部分，注意寫明雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。
2、正文部分，注意：產品名稱使用公司規范名稱；技術質量要求要明確、具體，條件允許時盡量采用封樣方式；數量要明確；交（提）貨期限、地點、運輸及驗收方法應明確；違約責任有法定違約金的按規定寫明，法律沒規定或規定不具體的，應具體寫明約定的違約金數額、比例及計算方法。
3、結尾部分，注意：雙方都必須使用合格的印章------公章或合同專用章，不得使用財務章或業務章等不合格印章；應有合同委托人簽字。
第1條 為明確銷售合同的審批權限，規范銷售合同的管理，規避合同協議風險，特制定本制度。
第2條 本制度根據《中華人民共和國合同法》及其相關法律法規的規定，結合本企業的實際情況制定，適用于企業各銷售部、業務部門、各子公司及分支機構的銷售合同審批及訂立行為。
第2章 銷售格式合同編制與審批
第3條 企業銷售合同采用統一的標準格式和條款，由企業銷售部經理會同法律顧問共同擬定。
第4條 企業銷售格式合同應至少包括但不限于以下內容。
1.供需雙方全稱、簽約時間和地點。
2.產品名稱、單價、數量和金額。
3.運輸方式、運費承擔、交貨期限、交貨地點及驗收方法應具體、明確。
4.付款方式及付款期限。
5.免除責任及限制責任條款
6.違約責任及賠償條款。
7.具體談判業務時的可選擇條款。
8.合同雙方蓋章生效等。
第5條 企業銷售格式合同須經企業管理高層審核批準后統一印制。
第6條 銷售業務員與客戶進行銷售談判時，根據實際需要可對格式合同部分條款作出權限范圍內的修改，但應報銷售部經理審批。
第3章 銷售合同審批、變更與解除
第7條 銷售業務員應在權限范圍內與客戶訂立銷售合同，超出權限范圍的，應報銷售經理、營銷總監、總裁等具有審批權限的責任人簽字后，方可與客戶訂立銷售合同。
第8條 銷售合同訂立后，由銷售部將合同正本交檔案室存檔，副本送交財務部等相關部門。
第9條 合同履行過程中，因缺貨或客戶的特殊要求等，銷售部或客戶提出變更合同申請，由雙方共同協商變更，重大合同款項應經總裁審核后方可變更。
第10條 根據合同規定的解除條件、產品銷售的實際和客戶的要求，銷售部與客戶協商解除合同。
第11條 變更、解除合同的手續，應按訂立合同時規定的審批權限和程序執行，在達成變更、解除協議后，須報公證機關重新公證。
第12條 銷售合同的變更、解除一律采用書面形式(包括當事人雙方的信件、函電、電傳等)，口頭形式一律無效。
第13條 企業法律顧問負責指導銷售部辦理因合同變更和解除而涉及的違約賠償事宜。
第4章 銷售合同的管理
第14條 空白合同由檔案管理人員保管，并設置合同文本簽收記錄。
第15條 銷售部業務員領用時需填寫合同編碼并簽名確認，簽訂生效的合同原件必須齊備并存檔。
第16條 銷售業務員因書寫有誤或其他原因造成合同作廢的，必須保留原件交還合同管理檔案人員。
第17條 合同檔案管理人員負責保管合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協議等。
第18條 銷售合同按年、按區域裝訂成冊，保存××年以作備查。
第19條 銷售合同保存××年以上的，合同檔案管理人員應將其中未收款或有欠款單位的合同清理另冊保管，已收款合同報銷售經理批準后作銷毀處理。
第5章 附則
一、年度銷售合同簽訂
年度銷售合同由各市公司根據區域資源掌控和煤炭采購、上年度用戶合同執行、承運配送情況，初步同用戶銜接，提出需求意見，由集團公司統一制定年度煤炭產量銜接方案，確定大客戶目錄，制定煤炭銷售談判價格，通過年度煤炭產需銜接會，按照“統一訂貨、統一談判、統一合同、統一計劃、統一調運、統一結算”要求與用戶簽訂銷售合同。
二、新增銷售合同簽訂
新開發用戶和增量用戶銷售合同，原則上由集團公司與用戶統一談判，也可由集團授權市公司與用戶進行談判，通過集團煤炭物流信息網進行簽訂。
新增銷售合同網上簽訂時間定為每月下旬集中辦理。貿易類企業必須出具終端用戶的委托書。
三、銷售合同補充協議簽訂
年度及新增銷售合同執行中，合同有關條款、價格需要調整或增加補充協議的，原則上由集團公司與用戶統一談判，通過集團公司煤炭信息網進行網上簽訂。各市公司與用戶基本形成統一意見的，也必須經集團公司審批，實行網上簽訂后執行。各市、縣公司不得私自簽訂任何形式的補充協議。
四、銷售合同簽訂審批流程
1、合同簽訂原則。按照先省內、后省外，先終端用戶、后貿易用戶的要求，按照統一銷售配送制合同、提貨制合同文本和條款的要求，統一登陸集團公司煤炭物流信息網簽訂。
2、用戶資質審核。合同簽訂前，直接用煤類的用戶必須提供企業相關附件（包括企業法人營業執照副本、稅務登記證、授權代表或法人身份證、組織機構代碼證、銀行開戶許可證）復印件、并加蓋公章；貿易公司類的煤炭經銷企業，除出具上述“五證”外，還必須出具“煤炭經營資格證”復印件，并加蓋公章，同時持終端用戶委托書。
3、用戶會員制管理。通過資質審核用戶，均需填寫《山西煤炭運銷集團公路煤炭物流信息網會員申請表》，簽訂入會協議，繳納會費，取得會員資格，經集團公司確定用戶編碼后，方可進入集團公司煤炭物流信息網絡簽訂合同，獲得相應業務服務。
4、合同錄入。由市（縣）公司進入網站合同報批系統，按照集團公司煤炭產需銜接方案，對照合同文本及條款錄入銷售合同。
5、客戶確認。合同用戶登錄集團煤炭物流信息網站，進入客戶管理系統，瀏覽合同內容并予確認。
6、交易費收取。合同報批前，市（縣）公司負責按要求代收交易費，逐級匯總，由各市公司按月向集團公司太原煤炭交易市場支付。
7、銷售合同審批。進入審批程序的銷售合同將在集團公司煤炭物流信息網絡系統自動流轉，縣公司、市公司、集團公司三級審核。集團公司終審后，市縣公司根據實際，打印紙質合同、簽章、備案留存。
五、銷售合同簽收、系統導入
出省站微管員是合同簽收導入出省站計算機系統的責任人。為了保證合同及時導入出省站系統，微管員收到紙質合同后，及時與網絡審批信息對照，半小時內導入出省站計算機系統。凡經集團公司終審的合同，出省站不得借故拒絕簽收，特殊情況應及時向集團公司報告。
【關鍵詞】銷售合同；合同管理；財務監管
市場經濟是契約經濟。企業的種種經濟往來，多數是通過合同形式進行的，包括與客戶簽訂的銷售合同，與供應商簽訂的采購合同，與金融機構簽訂的借款合同等。合同是企業與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。不斷行使合同權利與履行合同義務，進而實現企業的經濟目標，這是企業運行的主線。
對于企業來說，銷售是其重要的收入來源，是企業利潤的源頭。相應地，銷售合同是財務部門核算收入、編制財務報表的基本依據，合同管理亦是企業財務管理的重要組成部分。因此，財務部門作為企業的經濟警察，應當積極、主動的參與到銷售合同管理的全過程中，發揮財務監管的職能。但是在實踐中，不少企業的財務人員僅停留在會計核算的基礎上，不能主動參與到銷售合同的管理中，導致財務人員對經濟業務性質不了解、對銷售合同的執行情況不掌握，使財務核算滯后，披露的財務信息與經濟業務的進度脫節。同時由于整個銷售合同的評審、簽訂、執行、結算的過程沒有財務部門的參與，可能會給企業帶來巨大的財務風險。
一、銷售合同管理中財務監管缺失可能引起的風險
1.財務風險未在合同評審時予以提示
目前不少企業簽訂銷售合同的流程為由業務專家、律師等組成評審小組，銷售合同經評審后，由營銷部簽訂。整個過程沒有財務部門參與，導致許多涉及財務核算的風險及問題并未在合同訂立前予以提示。例如，項目利潤是否能夠保證，用戶費用能否支付、相關處理方式是否符合財稅相關法律法規的規定。
2.財務核算失真
部門未能主動參與到銷售合同的管理中，極有可能導致財務人員僅是被動地接受營銷部傳來的結算單據，依據自己對結算單據的理解進行核算，例如與中間商的協議明確規定了回款的數量及質量要求，但財務部根本未取得中間商協議，也就無法依據協議規定對中間商轉簽合同所形成的應收款項分類管理。銷售合同中財務監管的缺失，致使財務人員對經濟業務性質不了解、對銷售合同的執行情況不掌握，使財務數據失真，財務核算脫離合同規范。
3.銷售合同履行過程中，財務部門的監督作用無法發揮
銷售合同訂立后，存在的風險主要有：合同雙方當事人沒有恰當地履行約定義務；未按合同約定金額、期限支付款項；由于疏忽，未按時催收到期合同款項；合同虧損。財務部門應當督促和配合相關業務部門做好合同的執行工作，建立管控措施，保證合同順利執行，保障資金安全以及合同利潤。若財務部門未參與銷售合同的管理，則對合同內容和相關條款不了解，監督作用也就無從發揮。
二、財務監督在銷售合同管理中發揮作用的若干關鍵點
隨著市場競爭的加劇，加強銷售合同管理和風險控制措施變得尤為重要。財務人員如何更全面地參與到銷售合同的管理當中來，如何加強財務部門在銷售合同管理中的職能都是財務人員必須考慮的問題。
首先，需要管理層充分認識到財務管理是公司內部管理的重要組成部分，在公司銷售合同評審、簽訂、結算等關鍵環節設置財務監督，決策過程中應更多地進行財務數據的分析，在企業管理中應以財務管理為核心。
其次，財務部門應該配備高素質人才，不斷提高自身業務素質，努力改變財務工作環境，設置專門的銷售合同管理職能，從事前、事中、事后對銷售合同加強管理監督。具體做到以下幾點：
1.財務部門應加強對產品銷售價格的控制與監督
產品售價是銷售合同中的核心內容。財務部門應以產品成本核算為基礎，會同市場、營銷部門根據市場需求與競爭情況，結合企業產品營銷策略等因素制定銷售定價政策，包括產品價目表（應包括浮動范圍、執行期間等信息），收款政策等。銷售定價政策作為企業核心決策方案應經管理層審批，經審批確定的政策文件送業務部門與財務部門備案，并根據市場變化定期對現行定價進行評估、修正與重新審批，價格政策一經確定后就要求業務部門嚴格執行，財務定期或不定期檢查。
2.財務部門作為企業的經濟警察，應參與銷售合同評審
根據企業內部控制具體規范（征求意見稿），合同審核應當建立不同部門會同審核制度，財務部門、內部審計部門和合同歸口管理部門應對合同出具審核意見。就銷售合同而言，營銷部在取得訂單后，財務部門應參與合同的評審及簽訂，審核合同是否符合國家財經法紀、稅法及企業內部管理要求，對于虛構經濟業務的行為應事前予以抵制，將風險控制在源頭。
3.銷售合同實行財務部門與市場部門的歸口管理，市場部及財務部應把關合同的真實性、合法性
作為企業銷售業務的載體，銷售合同的信息量極大。同時，銷售合同為財務的結算執行提供了依據。因此，銷售合同的備案不能僅在市場部，財務部門也應備案。一旦合同發生變更或達成解除協議的，應重新走流程審批并及時報市場部及財務部門備案。合同正本由營銷部負責履行、保管，合同履行完畢應按有關要求及時歸檔。
由于不同銷售合同反映的經濟事項各不相同，因此，財務部門應對合同進行分類，細化合同的管理，例如，銷售合同包括普通銷售合同、商協議、中間商協議等，普通銷售合同又可分為自訂貨合同、轉簽合同、負責的合同、中間商負責的合同等。細化分類，有利于具體業務的管理。作為合同的監督部門，財務部門與市場部門應通力合作，從市場的角度與財務的角度把好關，對虛假銷售合同業務堅決予以抵制。
4.財務應嚴格監督銷售合同的履行
銷售合同的履行對于財務而言就是合同的跟蹤及考核。
（1）跟蹤合同的履行情況。財務部門對送存備案的銷售合同應嚴密關注具體履行情況，針對不同合同建立不同的收益成本核算體系，對于按現有口徑核算出的薄利或者利潤虧損項目，應牽頭組織人員分析虧損原因。
（2）根據合同約定，考核應收款項。財務部門應增加對應收款的考核職能，對于符合合同約定收款條件的項目，應通知營銷部及時催收，并制定應收款項回款的考核、獎懲制度，以增強營銷人員的回款責任心。
5.財務部門參與建立客戶信用管理政策
銷售合同的主體是本企業與客戶?？蛻粜庞迷u估和授信既是信用管理工作的開始，也是信用管理者運用專業能力最多、投入精力最大的工作，是企業客戶信用風險管理的關鍵環節。企業應定期組織（或至少每年）相關部門對客戶資信情況進行評估，就不同的客戶明確信用額度、回款期限、折扣標準、失信情況應采取的應對措施等做出規范。評估過程應有財務部門的參與。對評估確定的賒銷客戶的名稱、批準賒銷額度等信息應送財務部門備案。
6.財務部門對合同項目做好事后分析與總結
財務部門對合同做好分析，能快速而有效發現銷售合同簽訂、執行、結算過程中存在的問題，通過對問題的總結分析，有利于以后類似銷售合同存在風險的事前防范，合同執行過程中的費用控制，合同執行完后的結算考核與回款管理。
三、結論
綜上所述，一方面，企業簽訂的銷售合同內容是財務部門進行收入核算、編制報表的重要依據，財務部門對銷售合同的有效管理，有利于增強財務核算的準確性與財務報表的可靠性；另一方面，合同管理是企業財務管理與財務監督的重要組成部分。因此，財務部門應當要主動參與到銷售合同的談判、簽訂、履行以及收尾工作中，將銷售合同管理納入日常財務監督工作中，維護財務在企業經濟運行過程中的知情權，發揮財務管理在企業管理中的核心作用，維護企業的經濟利益。
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關鍵詞：銷售合同；機械；問題；對策
中圖分類號：F715 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 12-0000-01
隨著我國社會主義市場經濟的逐步完善，合同已經深入到人們生活的方方面面，同時對外貿易往來也日益頻繁，合同已成為人們社會經濟關系的具體表現形式，同時成為聯系人們社會關系的重要紐帶，市場經濟的實質就是合同關系的體現。市場經濟下，任何企業要想均需提供合格的產品來滿足客戶的需求，并從中獲取利潤，因此顧客是企業生存的前提。合同管理，尤其是銷售合同的管理成為企業管理經營的重要內容?，F筆者結合自己所在的一家機械制造企業工作經驗為例，來談談企業銷售合同的管理存在的問題及其對策。
一、企業銷售合同管理存在的問題
筆者所在企業屬于一家大型機械企業，主要生產塔筒，年產值近數億人民幣，但目前公司合同管理還存在一定的缺陷，主要表現在市場萎靡，合同簽訂與執行困難。
隨著目前風電市場的萎靡，從而引發一系列不利反應，我公司主要生產塔筒，服務于風電企業，因此所受波及較大，目前銷售合同的簽訂比較困難，總體表現是銷售困難，這對公司來說事致命的打擊，因此這就需要銷售部門與合同管理部門共同努力，完善銷售與合同簽訂環節，給與客戶以最人性化的產品與合同，從而爭取更多的訂單，為企業謀利益。
正是由于目前風電市場的不景氣，不僅導致新的訂單合同難以簽訂，同時以往的合同執行起來也存在的一些缺陷。合同執行不力不僅僅是單方面的問題，這涉及到整個風電上游市場的形式，對于風電企業來說，其市場不景氣，利潤減少，必將引起風電企業后續投資的減少，從而以往的訂單有些就需要延期，以及拖欠貨款等等，同時還會相應減少新的訂單合同。因此合同管理人員應該在維持與客戶良好關系的基礎上，進行催繳余款，因為企業也需要資金進行周轉與研發，同時在新的定單合同中適當給與客戶一些人性化的服務，爭取更多的新訂單。
二、完善企業銷售合同管理的應對策略
（一）完善企業內部合同管理的原則
目前我公司銷售合同管理模式還較為傳統，主要是由銷售合同管理部門的幾位員工全權負責，由于合同數量眾多，人員有限，因此導致銷售合同管理人員工作量大，缺乏激情，同時對合同的重視程度和風險意識認識不夠充分，而銷售部門的人員不可能對合同全過程的每個環節都有熟悉，因此很有必要進行全員、全過程、全方位的銷售合同管理機制。銷售合同作為企業生存的命脈，而合同的簽訂、執行、結算等環節涉及到較為廣泛的專業知識，如法律、機械、財會等，因此很有必要讓各個部門協同起來，以銷售合同管理部門牽頭，各部門積極配合，爭取將每份銷售合同都做到完美。
全員銷售合同管理也就是要做到企業所有人員除了做好本職工作外，還應服務于銷售合同的管理，做到物盡其用，人盡其才。
全過程的銷售合同管理也就是爭取對合同簽訂前、簽訂中、簽訂后全過程進行有效的控制，爭取防患于未然，處事不驚，從容自如的應對各類突發問題。
全方位的銷售合同管理也就是針對銷售合同管理的復雜性，銷售合同管理部門難以單獨完成合同的管理任務，因此應充分發揮各部門的協調作用，對銷售合同進行全方位的管理，即分層把關，銷售合同管理部門進行全面負責，各部門分口把關，以實現銷售合同的高效管理。
（二）加強合同管理人才隊伍的建設，提高相關人員的綜合素質
銷售合同的管理工作對員工提出了較高的要求，因此對于我公司來說，急需一批懂法律、懂業務、懂管理、懂財務的專業人才來滿足企業的實際需要，其次就是由于我公司的銷售合同量大，且合同內容各不相同，因此也給合同管理帶來了較大的麻煩，這就需要合同管理人員，能力強、能吃苦、能耐勞，且要能晚上銷售合同管理工作的實際需要。
（三）建立相應的獎懲機制，以促進銷售合同管理的規范化
任何一項工作如果沒有一定的考核機制與獎懲措施，則員工的積極性難以得到充分的發揮，銷售合同的管理工作也是一樣離不開相應的考核。因此我們必須制定嚴格的考核制度，來促進員工積極性的發揮。對于造成合同糾紛、合同執行不到位從而造成企業損失的相關人員應給予相應的懲罰，對給公司作出貢獻且挽回企業損失的工作人員應給予獎勵，做到獎賞分明，激發員工的積極性與合同管理的規范性。
（四）建立企業銷售合同信息管理系統
隨著信息技術的快速發展，計算機技術以深入到人們生活的方方面面，對于像我公司這樣的大型機械企業，合同量多，合同內容復雜，因此僅靠人力進行管理還是顯得較為吃力，且工作效率得不到有效的提升，同時對公司來說人員越多，則成本也就越高，因此我單位合同管理還屬于一種高投入低效率的合同管理模式。因此很有必要引入銷售合同管理信息系統，形成一個龐大的錯綜復雜的信息鏈，并實現人機互動的銷售合同管理模式。工作人員通過合同信息管理平臺就可以很輕松的對合同進行管理，省時省力效率高。
三、結語
總之，對于風電市場下游的塔筒制造企業來說，其市場面窄，客戶較為固定，每一份銷售合同執行的好壞都直接影響著客戶以后是否考慮繼續與企業進行合作。因此塔筒制造企業應認真做好銷售合同的管理工作，確保銷售合同的管理部門人員能全面的了解企業產品的各項指標，進而在合同的簽訂、履行、結算的全過程中保證雙方的利益不受到損失，構筑一個和諧的合作范例，實現企業長遠的經濟效益。
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關鍵詞：銷售合同管理系統；J2EE；Struts；hibernate
中圖分類號：TP393文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2012)07-1486-04
Research and Design of Sales Contract Management System Based on J2EE
MAO Chen-shuang1, ZHONG Liang-wei2
(1.School of Mechanical Engineer，University of Shanghai For Science & Technology, Shanghai 200093，China; 2.Center of CAD，University of Shanghai For Science & Technology, Shanghai 200093，China)
Abstract：Based on the development of The Management System of Sales Contracts, the essay analyses some problems in the system. According to the actual need of company, the essay propose the Management Systems of Sales Contracts through J2EE framework, and especially analyses the critical functions of struts frame and hibernate in the designing of the system. Actual application shows the system meet the requirements of enterprise and are being succeed carried out. The companies can take this essay as a reference in regard to the development the management information system.
Key words: sales contract management system; J2EE;Struts;hibernate
隨著計算機技術和網絡技術的發展，我國的制造業逐漸擺脫了傳統的粗放型經營模式，信息化技術在企業之間有了廣泛的應用。而國內外的現代企業為了在激烈的市場競爭中立于不敗之地，越來越重視企業信息化建設，由此應運而生的ERP把企業的制造、財務、銷售、采購、庫存等各個子系統結合到一起，構建整體化的信息管理系統。銷售管理是ERP系統中重要的一環，通過銷售管理可以掌握客戶的需求信息，從而進行生產計劃安排、原材料的采購計劃制定，還可以對客戶信息進行管理維護，預測客戶將來的產品需求。在當前市場經濟環境下，企業生產、經營銷售都是圍繞市場進行展開，因此銷售管理在企業的整個運作過程中是信息流程的開端，完整的銷售管理系統應該實現銷售業務活動的整體處理，同時將銷售與計劃、生產、運輸、庫存、財務等方面緊密聯系起來[1]。本文來源于上海某機械設備制造企業實施信息化的項目過程中所開發的銷售合同管理系統。
1現有銷售合同管理系統的分析
1.1現有銷售合同管理系統的特點
現有的銷售合同管理系統包含的主要功能模塊有：合同信息管理、合同執行管理、合同查詢統計、用戶管理、其他系統的接口等。對于系統的架構而言，目前很多企業采用的還是傳統的C/S模式，能夠充分發揮客戶端的PC處理能力，響應速度快，有利于處理大量的合同數據。適應了企業內部局域網上的數據共享、網上會簽，實現完全辦公自動化。
1.2現有銷售合同管理系統的局限性
1）C/S體系架構的系統可維護性不高，對于大型的企業來說，一旦客戶端的程序發生修改，則所有的客戶端都需要重新安裝程序。同時系統支持的并發連接數有限，限制了同時運行的客戶端程序的數目。
2）用戶對象單一，適應性不強。目前很多的銷售合同管理系統都是針對特定企業進行設計開發的。諸如供電合同管理系統、購銷合同系統、應用在房地產、煤炭企業的銷售合同管理系統等。
3）數據的利用率不高。合同文檔中保存有大量的數據信息，這些數據不僅與企業的采購、生產、銷售等環節緊密相關，而且還需要與其他系統進行數據的交換和共享。而在現有同類系統大都只是提供簡單的查詢，沒有能有效地利用合同數據來進行數據挖掘和分析，充分發揮合同中數據的作用。
2銷售合同管理系統的需求分析及業務流程
2.1銷售合同管理系統的需求分析
經過實際的調研和訪談，發現該公司的目前從銷售合同的簽訂到審核、執行完全交由人工操作，其中涉及營銷部、計劃處、財務、技術等多個部門。我們分析公司實際需求主要有如下幾個方面：1）項目跟蹤管理：根據公司市場調研的結果，記錄甲方、業主、設計院三方面的客戶信息，同時還有項目的技術方案信息，并能夠及時的更新項目實施的進度。2）合同的基本信息管理：目前的合同簽訂到實施完全由銷售員手工填寫，再經過負責人簽字審核，而不同的銷售員操作方式并不一致，導致合同的樣式不規范。需要統一的合同樣式，同時對已經輸入的合同能夠進行相應的編輯修改。3）合同評審：合同評審的過程中涉及到技術、財務、營銷多個部門，紙質版的合同在實際操作過程中效率低下，需要系統中設計不同的用戶權限。4）用戶管理：根據部門的不同，對相應的用戶設置不同的角色，不同的角色賦予不同的權限，這樣既保證了系統中數據的安全也提高了員工的工作效率。5）工作命令管理：對于已經審核通過的合同，要及時的生成工作令并且投入生產。6）發貨管理：對于已經制造完成成品的合同，及時的開具提貨單，進行發貨。同時記錄發貨時間、查找過往發貨的記錄。7）安裝及調試管理：該公司生產的大型設備在合同中規定了是本公司安裝還是指導安裝，需要記錄售后安裝信息以及調試反饋的信息。8）合同的查詢與統計：可以根據合同的狀態查詢合同實施的過程，并把合同的相關信息以報表的形式集中導出。
2.2銷售合同管理系統的業務流程
我們通過銷售合同的信息流向來分析整個業務流程[2]，通常的生產計劃是根據企業簽訂的合同，完成評審后，由生產計劃處下達工作命令。另外一個基于預投的生產命令下達方式是指企業預先生產部分市場需求的產品放在庫存中，在客戶需要的時候可以直接進行銷售。如圖1和圖2所示。
圖2預投工作令的流程
3系統設計
3.1系統架構
通過業務流程的分析，我們著眼于整個銷售合同管理系統，采用J2EE平臺的多層模型結構，它根據功能將應用邏輯分在不同的組件，各個應用組件根據他們所屬的不同的J2EE層而被安裝在不同的平臺上[3]。如圖3所示。一個J2EE應用主要包括客戶層、WEB層、業務邏輯層以及企業信息系統層。
客戶層組件位于客戶機上，主要由WEB瀏覽器和動態網頁構成，在該銷售合同管理系統中，客戶層直接通過瀏覽器負責頁面的處理。進行各種輸入、編輯、查詢等操作。WEB層和業務邏輯層位于J2EE服務器上，其中WEB層主要是通過JSP、Java Servlets進行服務器端的WEB組件編程，用來接收客戶層的請求并返回相應的回答。業務邏輯層負責處理某一特定領域的業務邏輯，它從客戶層接收數據，經過適當處理后存儲到數據存儲設備中，或者從數據存儲設備中讀取數據，經過處理反饋到客戶端。在銷售合同的系統中所實現的功能都是在業務邏輯層中實現。企業信息系統層位于數據庫服務器上，公司采用的是SQL Server 2008數據庫系統。
3.2系統開發關鍵技術分析
在銷售系統的WEB層主要應用的JSP語言是用來開發含有動態內容網頁的一種技術，但區別于靜態的HTML語言，JSP頁面不但包含了HTML語言的各種標簽，還包括JS腳本語言、CSS樣式表、以及自身定義的各種標簽。因此，我們可以根據公司的需求快速的更改頁面的布局、實現表單的驗證、讀取數據庫的數據信息以及記錄合同需要保存的信息等功能。JSP的實現過程如下[4]：首先由客戶端發出請求（request），服務器在將JSP轉譯成Servlet源代碼，產生的源代碼經過編譯加載到內存執行，最后將結果（response）回饋到客戶端。
我們運用Struts框架來實現J2EE業務邏輯的處理，通過Struts框架的運用使得J2EE應用的視圖和業務邏輯得以清晰的分離。它主要由控制器（ActionServlet）、業務邏輯控制器（Action）、模型、視圖等組成[5]?？刂破髫撠煍r截所有用戶的請求，當請求與配置文件的中一致，該請求將轉入Struts框架處理。如下圖所示，業務邏輯層控制器就是用戶自己實現Action類的各個實例，這種類都包含一個execute方法，該方法都返回一個ActionForward，用來確定返回的頁面；視圖由JSP文件實現；模型則有實現業務邏輯的JavaBean或EJB組件構成。
圖3 J2EE體系架構
圖3 Struts框架的請求與響應
在與數據庫交互的過程中，我們采用了hibernate框架結構。它是一個開源的對象關系映射框架，同時對JDBC進行了非常輕量級的對象封裝，使得我們在開發的過程中能用面向對象的思維來操作數據庫[6]。hibernate可以在應用EJB的J2EE架構中完成數據持久化的任務。在系統中主要使用hibernate.cfg.xml配置文件和hibernate根據數據庫中的表生成的映射文件，hibernate.cfg.xml主要是配置數據庫的連接和hibernate運行的主要屬性，映射文件是為了將實體類中的字段與表中的字段關聯起來，反映出持久類與數據庫表的映射關系。這樣對數據庫的操作就轉化成對持久化類的操作。
3.3功能模塊設計實例
由需求分析我們把系統主要分成八個模塊，項目管理、合同信息管理、合同評審、工作命令管理、發貨管理、安裝及售后管理、查詢模塊，客戶用戶管理。以新建合同為例。在系統登錄時就確定了用戶的權限，部門等信息，輸入合同時，首先選擇合同的客戶，然后輸入合同的基本信息、設備的基本信息，最后按照企業規定的合同號生成合同。圖4為新建合同所用到的一些基本方法。
4小結
銷售管理是企業中重要的一個環節，本文以J2EE框架為平臺，根據企業的實際需求，設計并實現了一個基于J2EE為平臺的銷售合同管理系統。該系統已實現了銷售合同從簽訂、審核、執行以及最后交付的各功能流程，強化了合同實施的穩健性，達到了預期的設計目標。該系統已經在公司成功部署并實現運行。隨著企業信息化建設的深入，對系統的依賴性會越來越大，同時對系統的要求也會更高，要求整個系統具有可靠性、穩定性和高安全性。希望能對同類系統的開發和設計起到一定的借鑒作用。
圖4新建合同中所用的基本類和方法
參考文獻：
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[4]李淑娟,李言.基于JSP的合同管理系統開發[J].計算機工程,2004,30(24):147-149.
提供不同類型合同模板,而且可以實現自定義合同模板起草合同,將以前的WORD格式合同導入系統,簡單易用
合同編輯方式靈活,合同相關的簽訂信息可以直接修改,合同文本內容從系統打開后,直接在WORD中修改,完成后保存即可.
將客戶管理和項目管理要融合到合同管理中,并且可以對其信息進行維護,
可以按照某個項目或客戶等查詢條件進行合同分類查詢和瀏覽,方便查詢和選擇,真正體現優化公司資源的目的.
"項目金額統計"與"合同金額統計"能實現非常強大的項目,合同,客戶金額的統計功能.
自動化的合同結算功能,以有效的確保公司的資金運營.
"合同結算細節"可以幫助用戶在合同簽訂完成后,就記錄合同相關的結算安排情況,系統默認在結算日期前七天提醒用戶結算所有的未結金額;
結算完成后,再將實際結款情況記錄下來即可.
這樣,用戶就可以實現自動的合同結算功能,如在月初就查看本月需要進行結算的合同金額列表,在月底統計出本月所有合同金額結算清單.
合同查詢與合同執行跟蹤情況
用戶可以非常方便地查詢系統中所有的"合同信息"記錄,專業的"數據查找工
具"表單,支持多條件查詢和模糊查詢;
"合同執行進展"詳細記錄合同的執行進展情況.
合同商品管理
采用合同商品表單詳細地記錄對應合同商品的型號,規格等明細,
而不是簡單的文本記錄格式,這樣就可以按商品類型等信息進行分類統計,
匯總各類合同商品量和總額,為公司策略的實施提供參考.
業務員業績考核和客戶價值評估
通常,按責任人進行合同金額統計,就可以統計出各人員簽訂的合同額;并對統計出合同金額中的已結總額.
但因為合同執行過程中的不可預測因素,簽約了不一定能將貨款全部收回,因此更多公司的業績考核是根據合同的實際結款情況或最終開具的發票進行統計和評估的.
這樣,使用"結算細節"和"合同發票"管理表單就可以管理和統計出最接近實際的業績了.
同樣的道理,按實際結款情況與原來簽訂的合同額進行比較,就可以進行客戶價值評估了.
合同效益評估
"一般費用"模塊幫助您管理與合同相關的費用成本,與合同金額相對照,可以評估公司簽訂這個合同的效益情況.
如果公司經營的產品較為復雜,是集成多種產品和服務的業務,則這筆業務涉及到的不光是合同,也有對應的采購合同,這樣就可以將這個業務作為一個項目的方式,用項目將所有相關的采購,,服務合同都聯系起來,再進行合同效益評估.
查詢統計
分部門,分時間,項目分支出類別查看項目,合同主數據清單
查看所有結款情況清單
統計項目,合同總金額,已付款總額,未付款總額
按完成標志查看所有完成和未完成的項目,合同清單和金額匯總
其它功能細節
將"結算細節"與"合同發票"分開管理,更貼近公司財務的日常管理流程.
自動化的圖文導航方式.
導航條圖文并茂,界面友好,操作簡便.
提供合同和客戶的提醒操作,可以對合同金額的結算時間,合同開始時間,合同結束時間和與客戶對應的"工作計劃"進行提醒.
具有數據備份功能,數據恢復操作方便,保證存貯的合同安全可靠.
所有的信息表單都可以直接輸出HTML,EXCEL和TEXT文件格式,并進行打印.
使用合同管理專家網絡版
網絡版提供強大的級別權限控制,所有管理人員的權限都由系統管理員統一設置,除綜合管理部,財務部,法務部管理人員和公司領導外,各部門和項目組只能看自己部門和項目的數據,使用系統管理員向他開放的功能模塊.
可以幫助:
(一)業務人員和業務經理
可以隨時查看與本人或本部門有關的合同條款和合同基本信息,而不用再向相關管理人員借閱;
可以隨時查看合同執行進展和結款情況,而不用財務人員逐個通知;
自動提醒合同到期日期和結算時間,幫助人員及時進行相應的催款工作,減少壞帳;
可以將重要工作和項目計劃納入計劃管理,到時間系統自動提醒
(二)綜合管理部或法務部合同管理人員
方便及時了解合同的簽訂和執行進展
可以進行周,月,季,年的合同簽訂和結款情況匯總,并打印出相應的報表
可以按時間或合同類別等眾多合同分類方式進行復合條件的統計,如查詢并統計出20__年12月的合同中某類產品的清單等信息.
接收相關的合同提醒,配合人員進行相應的催款工作.
(三)財務管理人員
按照人員反饋的合同進展和建議,進行合同結款安排
對全公司的合同結款安排情況和費用情況進行周,月,季,年統計,結合實際現金流情況,進行安排時間金額的協調和平衡控制
輸入實際的結款情況,按照系統自動統計的結算金額對比預警進行費用核算.
(四)公司領導
可以查看全公司的合同簽訂和結款的總體狀況
可以方便的自定義統計需要的報表內容,并進行形象的圖形顯示,進行統計分析.
更加強大的匯總統計功能
典型客戶列表
TCL集團公司
本溪鋼鐵集團
河南安彩集團
3305工廠
深圳啟祥商貿公司
江蘇鐵本鋼鐵有限公司
上海宏遠物流圖們公司
東莞聯動機器有限公司
中山?；浧嚬I有限公司
安徽鑫達成套設備有限公司
