時間：2023-08-21 16:58:05
序論：在您撰寫檔案整理注意事項時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
Abstract: The data compilation of construction project is a systematic project, is a complex work involved in various professional and technical sectors. The personnelmovement and other reasons during the long period of the construction will cause some data loss, which will bring a lot of problems for the data compilation of late completion, and impact of project completion and acceptance. In this paper gives a brief description of the file sectors responsibilities at all levels and the matters needing attention for data compilation of project completion, hoping helpful for the construction project file documentation.Key words: construction; archives; compilation; matters needing attention
中圖分類號：TU198文獻標識碼A 文章編號：
建筑工程檔案資料是指在整個建設項目,從醞釀、決策到建成投產的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調試、生產準備、試運行、移交生產、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。
工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查，并負責工程技術檔案資料的接收和移交。
為了便于各個管理環節的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。
工程建設中，各種技術資料交由檔案資料室統一管理發放，各有關部門和單位指定專人辦進領用手續。
設備到貨后，由物資組匯同有關部門開箱驗收后，設備資料（歸檔的發給施工單位的）統交檔案資料室統一管理，造冊登記并建立收發明細帳。各單項工程總體驗收由檔案資料室對其各種技術文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。
購置技術資料、圖書、標準由檔案部門統一申請，經批準后按計劃辦理，或委托有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續。
為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統，確保檔案案卷合格率，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。
一、各級檔案部門職責
參建單位（總承包、發包、建設、設計、施工、監理、承辦單位）應按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。
項目承包商項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監督、檢查與指導。并負責組織、協調分包單位的歸檔工作。按規定向建設單位提交全套完整、準確系統的符合檔案規范標準的項目檔案。
由建設單位分別向幾個單位發包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。
建設單位各機構：負責對形成或收到的有關建設項目的前期、設備技術、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運行及驗收等全部項目檔案進行收集、組織及匯總整理。
設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進行收集、積累、整理。
施工單位：整理現場的譯文及安裝、調試形成的非標準圖、（竣工圖）、設計變更、試運行及維護、工程事故處理文件。
監理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統進行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監理文件。建設單位委托監理單位負責監督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統情況，并審核、簽署。同時向建設單位提交有關專項報告。驗證材料及其他監理文件。
試運行單位：負責收集、積累、整理在生產技術準備和試運行中形成的文件。
施工單位歸檔范圍負責提交施工，安裝全部技術記錄（含隱蔽工程的各種資料）。
負責提交分部試運記錄及驗收簽證書。
負責提交分部試運階段的方案、措施。
負責提交移交試生產前的消缺記錄。
負責提交全部機組建設期間的工程聯系單及總結。
負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。
調試單位歸檔范圍
負責提交所承擔的調試項目的調試方案、措施與調試報告等。
負責提交調試過程中設備缺陷處理記錄。
負責提交調整試運質量驗評表。
負責提交調試過程中變更設計資料及調試工作總結。
負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。
設計單位歸檔范圍
負責提交項目（工程）各設計階段的設計文件。
負責提交全部設計修改通知單。
負責按時提交全套完整的竣工圖（一式八份）。并切實執行竣工圖編制的有關規定。
負責按時提交符合國家檔案局相關制度的全套完整的竣工圖光盤一套
負責提交設計總結。
負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)
質量監督部門（質量監督中心站與質量監督站）
監理部門歸檔范圍負責提交監理過程中形成的有關工程質量，工期、投資監理等方面的全部文件材料。
監理各專業負責人對施工單位、調試單位、質量監督部門的歸檔案卷實施審查，對被監理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統性負責，并在案卷內備考表審核人欄簽署。
負責提交設計、施工、安裝、調試等單位歸檔完整齊全的證明材料。
對不符合歸檔要求檔案的處理：
關鍵詞：現階段；財政監督；檔案管理工作；注意事項
1現階段財政監督檔案管理工作的注意事項
1.1保證檔案資源的全面性和系統性
財政監督檔案管理不同于一般的檔案管理，涉及的內容繁多，不僅有財政收支管理，也有會計監督工作；不僅有金融市場管理，也有國有資產監督，這些工作不僅包括行政方面的管理也包含黨建方面的管理，這些各個領域的不同工作加在一起組成了財務監督檔案管理的系統，財政監督檔案是以財政檔案為基礎而存在的，因此財政監督檔案理應服務于財政管理檔案，同時也應該體現出監督管理的特點，圍繞財務、會計管理和金融等工作建立起詳細健全的管理檔案，努力形成一個真實科學、全面系統的財政監督檔案管理體系。
1.2將信息技術在財政監督檔案方面帶來的利益最大化實現
現代化網絡信息技術的發展在各行各業都被廣泛應用，若將信息技術應用在財政監督檔案管理中將給財政監督檔案管理部門帶了許多便利，這給檔案工作管理帶來了新的機遇，網絡的發展不僅縮短了人與人之間的距離也很大程度上縮短了人與信息之間的距離，因此企事業單位應該將信息技術充分利用到財政監督檔案的管理中，與此同時，企事業單位也應該考慮到計算機的配置問題，首先計算機要有過硬的硬件配置，這樣有利于檔案管理工作的順利進行，其次企事業單位也要比較選擇合適的管理軟件，使檔案的信息管理能夠符合當前自動化技術的數據要求和標準。以上問題處理好的同時，企事業單位還需要注意加強財政監督檔案的數據庫的創建和管理，這可以方便檔案管理人員通過計算機網絡將信息資源進行快捷傳輸、有效利用、及時反饋，也可以大大提高財政監督檔案信息的準確率和全面性[1]。
1.3培養檔案管理人員的綜合素質和業務能力
首先，作為一名檔案管理人員必須有強烈的責任感和良好的職業素養，在工作過程中要做到認真負責、愛崗敬業、有強烈的學習精神和創新意識，能夠做到一邊工作一邊進步，在思想層面和政治層面上提高自己，在工作中要秉承著服務于財政大局的工作理念，為財政監督檔案工作的發展和進步貢獻出自己的力量。其次，財政監督檔案管理工作有很強的業務要求，檔案管理人員要想出色的完成工作必須有專業的知識儲備和較強的業務能力，應該對財政監督檔案的具體情況和具體內容有一定的了解并努力掌握，對財政監督檔案的收集、整理、統計等工作做到精通，有良好的學習能力和學習意識，通過學習不停的豐富自己、提高自己，只有如此才能在工作中做到游刃有余、輕車熟路，以及時應對最新的機遇挑戰，更好的服務于財政監督檔案管理工作[2]。
1.4加強日常管理和日常積累
財政部門不同于一般的管理部門，它是一個具體的政府工作部門，它獨特的工作性質決定了財政工作的繁多與雜亂，因此與其他不同工作部門交涉產生的工作檔案就有多種形式和多種種類，這些財政檔案的特點就給財政監督檔案提出了關于檔案如何管理如何積累的問題，而結合日常的工作經驗，為了保證檔案管理的工作目的的實現和檔案工作水平的提升，各企事業單位應該更加關注檔案的積累并且對檔案進行統一且集中的管理。目前各企事業單位的財政部門對文件和材料基本上都能做到及時記錄歸檔，也基本上都能保證檔案的完整性和齊全性，但是卻不能保證對檔案進行統一性的集中管理，有很大一部分檔案沒有歸檔，仍然在個人手里保存，這回對財政監督檔案的準確性產生影響，所以，財政部門應該按照財務文件材料的范圍進行歸檔，盡量達到檔案管理的齊全完整的歸檔標準，還應該加大對檔案集中管理的工作力度，要求各個崗位的工作人員把檔案的移交作為首要工作任務，保證檔案交接過程順暢、檔案安全完整，為財政監督檔案管理工作打好基礎[3]。
2結束語
通過信息化方式對財政監督檔案信息進行處理可以令財政監督檔案信息與其他部門的各類信息更好的緊密結合在一起，從而成為一個完整的檔案系統，這種系統的出現，為人們更好的利用信息提供了很大的方便，也能幫助人們更好的利用檔案信息為財政部門工作。在此同時也需要培養檔案管理人員的業務能力、加強檔案的日常管理和日常積累，努力做好財政監督檔案的管理工作。這無論是對機關事業單位還是社會企業來說都是百利而無一害的。
參考文獻
[1]王曉晨.財政監督檔案管理工作之管見[J].黑龍江檔案，2012（04）:138.
【關鍵詞】房建工程施工；監理資料；整理；準備要點；注意事項
一、房建工程施工監理資料整理準備的工作要點
房建工程施工前監理資料整理準備的工作要點主要包括：（1）制定適合本項目的資料整理制度。房建工程開工前，監理機構要制定本項目的檔案管理制度，做好分工，責任到人并設專人對檔案進行管理。制度的制定不能流于形式，要切實的將機構的每位監理人員的監理資料管理職責分配清楚，明_檔案管理人員日常工作流程，特別是監理人員與檔案管理人員接口工作要明確清楚，確保工作銜接順暢，不出現職責空白。在實際工作中，根據每位監理人員崗位職責，將監理資料職責以書面形式確定下來，這樣即使監理人員發生變動，但崗位職責是不變的。職責的制定最好結合資料形成流程，根據資料形成流程對每個施工控制環節的資料做出具體要求，并要向監理機構每位監理人員及施工單位有關人員在監理交底會上進行傳達，統一要求，以使整個工程資料達到規范化、標準化。（2）選擇合格的資料整理人員。房建工程施工前對項目監理部需要配備一個業務精煉、思想意識和責任心強的資料管理人員。作為一個檔案資料管理人員首先要熟悉國家、行業及公司制定的相關法律、法規、制度等，另外必須要熟悉施工流程。
二、房建工程施工監理資料整理的注意事項
1、房建工程施工前監理資料整理的注意事項。（1）相關資質文件搜集與審核的注意事項。監理機構發出進場通知，施工單位入駐現場后，檔案管理人員應依據本工程的合同文件及時將收集施工單位進場人員資質，并將現場人員與投標文件或合同文件對應，審核施工單位是否按照合同要求切實履行自己的承諾。（2）各種記錄填寫規定制定的注意事項。針對本項目部，制定適合本工程的原始記錄，包括旁站記錄、監理日志、日記及周月年報等表格，并對各種記錄的填寫明確做出規定，對來往文件的格式也進行詳細的規定，也有利于檔案管理工作的開展。雖然監理規范中對資料基本工作和基本表格做出了基本規定，但在每個工程實施過程中還有很多需要具體細化的東西，例如各單位簡稱的確定、資料流程過程中各方使用表格的要求、記錄之間填寫簽字職責的明確等等，這樣將避免資料在形成過程中產生混亂。（3）監理日記、監理日志填寫分工要做出明確規定的注意事項。無論監理日志是作為監理機構的工作記錄，還是作為一個施工標段的工作記錄，或作為每位監理人員的工作記錄，監理機構都應在駐場后做出明確要求，確定好，每份監理日志記錄的范圍，以方便今后歸檔保存，避免記錄混亂。例如：如工程規模比較大、專業比較多，建議按照施工分標或單位工程記錄；如工程規模比較小，建議一個監理機構只記錄一份監理日志便可，同時要確定每份監理日志的填寫人員。
2、房建工程施工期間監理資料整理的注意事項。（1）施工期間不但要對各項工程開展的形象進度了如指掌，而且對往常所收集整理的資料也要定時整理盤查，如定期檢查各單位、分部工程的開工手續是否齊全，申報和批復時間、意見是否合理，是否存在漏報現象；針對現場日志、記錄的填寫除了要求規范、定期檢查。（2）文件承辦也是施工期間的重要環節，無論是上級機關來文還是承包人上報文件，作為檔案管理人員必須第一時間進行收發登記，并對文件的內容詳細了解，在總監批示后轉相關人員進行傳閱，如有必要應復印下發，并對文件要求落實的內容進行跟蹤，確保文件第一時間相關責任人能夠及時了解，有利于工程現場監理控制。看似是一個小小的環節，但是關系重大，也體現了一個項目監理部程序化管理的水平。（3）定期對施工單位形成的檔案資料進行審查，這項工作基本在監理合同中都會明確注明，即使沒有注明，監理也有義務和權力檢查承包人施工過程中形成的各種檔案資料。經常檢查也會減免驗收時的返工率，大大的提高驗收效率。尤其是開工前期，此項工作應經常開展。（4）做好影像資料搜集工作。目前各項目均配有數碼相機，在工程中也進行了應用，但大部分拍攝的是現場存在問題的照片，很少能夠找到監理人員的影子，不能體現現場監理的工作。在將來寫材料的時候將會是一件很頭痛的事，這就要求檔案管理人員經常下工地，對現場監理人員的工作進行影像記錄，工程現場如有條件也要進行監理人員現場檢查、驗收等情況的影像資料搜集，以便今后使用。
3、分部工程驗收資料整理的注意事項。（1）對現場形成的監理記錄文件進行系統整理，例如監理日志、監理現場檢查記錄表（包括鋼筋、模板、驗坡、驗基槽等檢查記錄）、旁站值班記錄、工程現場書面指示等，雖然在平常的資料搜集和檢查中包括該部分，但在分部驗收階段必須系統的按照分部工程統一歸檔。監理日志可能包含的內容比較廣，只摘取該驗收分部工程實施階段的即可，其他資料必須按照分部工程整理歸檔。（2）試驗資料整理的注意事項。該工作在開工前就應由專業的試驗工程師或現場監理工程師統籌安排，根據檢測計劃制定現場可執行操作的詳細檢測實施計劃，避免出現某一分部工程檢測資料超過計劃，而另一個分部工程檢測沒有數據的現象。到分部驗收階段主要對試驗資料進行分類、統計、并對混凝土及砂漿進行質量評定，也是判定該分部工程質量合格和優良的重要指標。另外還要對施工單位形成的試驗檢測資料進行檢查核對，避免出現施工單位自檢于監理抽檢不相符的情況。
結束語
房建工程資料是房建工程管理工作的具體反映，也是開展稽查檢查非常重要的手段。房建工程施工過程中的資料整理人員要對形成的檔案經常翻閱，對于未閉合的資料及時進行跟蹤，督促監理工程師和施工單位及時落實，以便檔案管理工作更好的開展。
參考文獻：
[1]張桂鳳.關于建筑工程資料收集與整理的要點分析[J].世界華商經濟年鑒，2012（3）
關鍵詞:電子檔案;整理;保護
1前言
電子檔案,是指通過計算機磁盤等設備進行存儲,與紙質檔案相對應,相互關聯的通用電子圖像文件集合,通常以案卷為單位。虛擬檔案是用來區別于一些客觀存在的檔案實體,是將實 體檔案信息以字節、比特方式表示并使之在電腦網絡上流動,只有引入正確的軟件,硬件與足夠的背景細節,這些字節與比特方可隨機定位到用戶所在的網絡終端,以可被理解的文字、數字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。現在電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。[1]我們的電子文件現階段存在著快速的信息爆炸增長的問題,所以我們需要迫切的去對信息資源進行管理,只有整理好了科研、教學、生產以及基建等才能順利的進行,電子檔案的價值也能得到長期的利用,所以我們要認識到電子檔案整理和保護的重要性,并對它們進行更加深入的研究。
2電子檔案的整理
3電子檔案的管理保護
關鍵詞：檔案管理；企業發展；優化創新；策略分析
當前，企業在市場競爭日益嚴峻的情況下，若想保證自身的長足發展與科學創新，注重完善企業檔案管理工作十分必要。因此，注重企業發展中創新完善檔案管理工作的重要性，在踐行注意事項的基礎上，打造管理新策略是當前企業發展需注意的重點，亦是本文研究探討的課題。
1企業創新完善檔案管理的必要性
為保證創新完善檔案管理工作，率先了解企業創新完善檔案管理工作的必要性十分重要。對此，站在企業發展的視為視角之上，以提升工作效率，確保工作開展進行討論，明確檔案管理工作創新完善的必要性包括以下兩點：其一，檔案管理工作創新完善可增加檔案管理的科學性。企業不斷發展的過程中，資料檔案的留存至關重要，其是企業發展的證明，亦是企業規劃設計發展之路的重要參考。因此，科學有效的管理與規劃相應資料，妥善保管與留存重要文件至關重要。完善與優化檔案管理工作，可確保檔案管理科學留存文件，為企業未來發展需求而妥善報關文件。其二，有效提升檔案文件的利用及處理率。檔案管理工作不僅對檔案的留存與保管起到了至關重要的作用，同時也可用于提升檔案的利用率與處理率，以便協助企業工作效率提升，保證企業在發展中可盡快制定發展方案，以便促進企業的科學發展?？傮w來說，提升檔案利用率與處理率，對推進企業發展有良好作用，對改善檔案管理效率也有至關重要的作用，是檔案管理發展優化的必然選擇。
2企業創新完善檔案管理的注意事項
認知企業創新完善檔案管理的必要性基礎上，若想開展科學的創新完善檔案管理工作，應注意以下注意事項的科學踐行：首先，優化檔案管理意識。確保檔案管理創新完善的基礎是是扭轉現階段檔案管理的思維意識，將傳統的檔案認知徹底抹殺，以全新的思維視角，定位檔案管理價值，將其作為提供企業發展所需資料的關鍵部門，敦促其加大利用檔案資料，科學管理檔案資料，有效提升資料利用率，才能確保檔案管理工作完善創新，真正符合企業發展的實際需求。其次，加大檔案管理投入。確保檔案管理意識的優化基礎上，企業管理者在檔案管理的投入中也不能吝嗇，不僅是優秀人員的選拔，技術人員的聘用，在相應的數字硬件設備上也不能馬虎，選擇穩定且質量上乘的服務器系統，優質的硬盤及品牌主機，以便檔案管理的數字管理環境穩定，檔案的保存與調用科學。
3企業創新完善檔案管理的科學方案
科學踐行檔案管理創新完善注意事項的基礎上，擬定科學的創新完善檔案管理方案，可從以下兩方面進行考量：第一，借助數字技術思維完善管理檔案。當前，隨著數字科技的不斷完善，許多原本需要人工處理的工作都可以借助數字技術完成，其不僅大大降低了人工成本，而且也使信息儲備與調用變得十分科學。對此，現代企業發展要創新完善檔案管理工作，應注重數字設備的應用。利用數字設備歸類整理企業資料，確保企業資料按照關鍵詞、日期、重要程度分類留存，并根據資料的重要程度分檔管理，根據資料的執行到期時間設置定時通知，可大大提升檔案管理效率，并保證檔案內容的利用率。此外，根據關鍵詞進行檔案內容標注，有助于不同部門人員調閱相關檔案內容，并以此為基礎開展相應的進一步工作，對不同部門應用管理檔案也能起到良好幫助。當然，以上所有的檔案處理與調用方式都可以通過數字網絡的無界性與交互性完成，檔案管理人員可定期維護檔案，其他普通員工也可利用網絡傳遞契約、工作內容及設計資料等文件，共同豐盈并充實檔案庫，減少檔案管理人員工作負擔，提升檔案管理效率。第二，立足于資料保密的檔案安全維護。數字技術固然是檔案管理的創新方法，但為保證檔案資料的有效留存，創新完善檔案管理工作在創新的基礎上應注重對于檔案管理工作的完善處理，即備份重要文件，維護檔案管理系統安全，注意增建防火墻、定期查殺病毒，并維護檔案管理系統安全。也就是說，檔案管理雖然可借助數字技術加以優化，但為確保重要文件不會丟失，在數字網絡儲備資料的過程中，檔案管理人員應定期備份重要文件，包括其他網盤備份與紙質文件備份，以便現有服務器受損時重要文件不會丟失。目前，在備份檔案資料時，除硬盤備份外不能忽視的備份形式便是紙質文件備份，其是在數字設備無法起到作用的情況下能夠繼續保證重要資源留存的方法。因此，在進行紙質資源保存之時，要結合數字資源的整理方式，以關鍵字進行標識，并按照資料成立時間進行整理，并對到期時間進行科學標注，以便在數字資源無法調取之時，可通過傳統方法來盡快獲得資料信息。總體來說，保密及維護檔案管理內容是在日常服務器維護與定期的病毒查殺的科學踐行下，篩選上傳文件內容，確保上傳文件安全，科學有效的維護數字檔案管理系統。在此基礎上，注重備份方式的多樣化，做到利用電子設備但不依賴電子設備，從而保證在關鍵時刻可更高效的利用資料信息，真正科學有效的提升檔案管理應用率。綜上所述，現代企業發展中完善創新檔案管理工作的重要手段是利用數字技術來優化檔案管理工作，但在此基礎上，針對數字設備的定期維護及相關資料的科學備份也十分必要。目前，科學利用數字設備，但不依賴數字設備是現階段企業檔案管理創新完善的關鍵。因此，保證檔案管理系統的科學構建，日常安全維護的有效開展，紙質資料的備份與管理，才能實現檔案管理工作的科學完善，輔助現代企業長足發展。
參考文獻
[1]韓晶.試論經濟全球化背景下企業檔案管理工作的改革和創新[J].中國行政管理,2016,05:86-88.
[2]胡慶華.新時期企業檔案管理的創新性分析——基于當前企業檔案管理工作中存在的問題[J].科技資訊,2015,32:151-152.
關鍵詞：重大活動檔案檔案保護理論研究實施辦法
近年來，北京舉辦了眾多大型活動，從而形成了大量的珍貴檔案。為了將這批檔案完整齊全地接收進館，從活動的籌辦到召開，全程派專業人員參與了檔案的收集和整理工作，并在活動結束后將這批檔案安全接收進館?？紤]到這批檔案歷史意義的重要性，特為此建立了專用庫房。我們保護人員針對專用庫房的建造及檔案保管保護中可能出現的系列問題，到相關單位進行實地考察并與專家交流意見。結合實際，提出了一套重大活動檔案的有效保護方案。
一、理論研究方案
（一）檔案庫房管理標準問題
在接收的重大活動檔案中，紙質檔案有30多萬卷，實物檔案有1萬多件。咨詢了國家檔案局科研所，他們多年來從事紙質檔案的保護研究，認為紙張應該算是比較脆弱的物質，檔案庫房管理應該多從對紙質檔案的保護方面制定標準。所以在制定檔案庫房管理標準時，采取傾向于紙張的保管要求。而對于其他載體檔案，我們調研了首都博物館文物保護修復中心，認為可以在制定檔案庫房管理標準時把文物保護的相關標準作為參考。
（二）實物檔案整理問題
過去我館在接收保管實物檔案時，由于實物檔案數量較少，通常只給一個目錄號。但隨著重大活動的開展，產生了實物檔案數量不斷增加，因此國家局科研所的專家們建議，重大活動檔案應按不同檔案實物載體進行分類整理保管。將這批實物檔案分為紙張、紡織品、木制竹制品、貝殼類、陶瓷、玻璃、塑料類和金屬制品類等九大類。
（三）實物檔案消毒問題
由于紙張、紡織品、木制竹制品和貝殼制品等實物，在保管時主要是防霉防蟲。因此重大活動檔案入庫前不必全部消毒，只著重對紙質和紡織類進行消毒。紙張可用低溫冷凍法消毒，紡織物應采用環氧乙烷熏蒸消毒。另外，由于庫房內保管有金屬類檔案實物，應注意不用臭氧等強氧化性氣體進行消毒。
（四）檔案庫房裝具問題
陶瓷、玻璃、塑料類屬于易碎的實物檔案，紡織品類實物檔案易長蟲，金屬制品類實物檔案易氧化生銹。因此建議在檔案庫房內除應設計移動的檔案密集架外，還應定做一些固定的檔案柜架。另外還應在檔案密集架內設置隔板，這樣可以使每列密集架內的空間相對獨立，有利于檔案的保護。
（五）實物檔案裝具問題
據國家科研所專家介紹，實物檔案裝具主要分為紙質類和塑料類，建議使用PVC、有機玻璃等材質制作裝具。尤其是衣物類的絲織品，使用這種材質的裝具既能達到PH值中性的要求，又能保證良好的密閉性，不易生蟲長霉。對于陶瓷、玻璃、塑料類實物檔案，建議在定制裝具時，要有軟襯里并加保護套，避免不慎損壞實物。
（六）實物檔案裝具指標問題
在檔案裝具制作過程中，建議提高裝具的密閉性，便于在裝具內放置除氧劑、干燥劑、防蟲霉劑等。制作紙質、錦盒類裝具時，應注意少用乳膠，最好只用紙板或用環保膠。
（七）實物檔案鑒定問題
由于不同的檔案裝具，它的制作成本也不相同。為了突出重點，更好地保管實物檔案，建議對實物檔案的珍貴程度進行鑒定。對于比較珍貴的實物檔案，應該用價格比較高、保管性能比較好的檔案裝具。
二、具體實施方案
第一步，把接收來的重大活動檔案進行了分類、整理、編目；第二步，對專用庫（空庫）地面及墻腳噴灑高效氟氯氰菊酯以殺蟲，幾天后又換用臭氧滅菌，以確保檔案庫房無蟲、無霉；第三步，對紙質檔案分批進行冷凍消毒，然后將檔案放進專用庫永久保存。
（一）專用庫房的具體要求
一是對裝具的要求。為了更好地永久保存重大活動檔案，需要在檔案入庫前采取一系列保護措施處理這些檔案，并在保管中因地制宜地對其進行特殊保護。重大活動檔案非常珍貴，為了長期保存這些檔案，參照DA/T 24-2000《無酸檔案卷皮卷盒用紙及紙板》中規定，無酸檔案裝具中使用的紙張和紙板的PH值應在7.5至8.5之間。據此，聯系廠家定制了用無酸材料制作的檔案裝具。為確保檔案裝具無酸，采用紙水抽提液PH值測定法對多批樣品進行檢驗，確實符合標準后才將檔案裝盒存放。
二是對專用庫房溫濕度的要求。根據檔案保護技術的相關標準并結合實際情況，我館紙質庫房的溫濕度范圍要求控制在18-22℃，相對濕度控制在45-55%之間，晝夜溫度波動幅度應小于2℃，濕度波動幅度應小于5%。并通過中央空調系統24小時運行監測庫房溫濕度狀況。
三是對重大活動檔案的利用要求。檔案在提供利用過程中，最易損壞或丟失。鑒于重大活動檔案的重要性，我館在檔案對外利用方面，原則上不提供原件，只提供復制件。
（二）實物檔案的保護措施
接收的重大活動檔案除了大量的紙質檔案外，還有大量的實物檔案。根據檔案載體的不同，將其劃分為九大類，并對實物檔案入庫前的處理和在檔案庫房中的保管提出保護措施。
第一類毛、棉、絲和尼龍紡織品。對被汗漬、塵土污染的舊服裝，用75%的醫用酒精噴灑后在陰涼處陰干，以殺滅服裝上的霉菌；所有未啟封的清潔紡織品和經過酒精消毒的舊服裝，放入低溫冷凍庫中消毒，殺滅害蟲。保管中的注意事項：舊服裝宜放在定制的防塵罩中隔塵，其他紡織品可放在密閉的硬盒中保管，以降低因塵土吸潮而增加紡織品的濕度從而滋生霉菌的風險；此類載體保管的溫濕度條件與紙質檔案相同；宜與紙質檔案分開存放。
第二類紙制品。用低溫冷凍的方法消毒，殺滅害蟲。保管中的注意事項：此類載體保管的溫濕度條件與紙質檔案相同。
第三類金屬制品。建議使用麂皮擦除金屬制品表面的浮塵，以防止灰塵中的顆粒劃傷金屬物體表面以及灰塵中的酸性物質氧化金屬物體。保管中的注意事項：每件檔案宜單獨存放在密閉的硬質裝具中，在裝具內放置活化硅膠并定期更換，以保持檔案單獨保管的小環境的干燥；此類載體保管的溫濕度條件與紙質檔案相同。
第四類木質、藤編、草編品；第五類玉石、水晶、珍珠、貝殼制品；第六類陶瓷、玻璃制品；第七類塑料、塑膠制品；第八類皮革制品；第九類混合材質品。這六類實物檔案載體的理化性質較為穩定，屬于比較耐久的檔案載體，因此入庫前只需清潔其表面的灰塵，防止灰塵中的顆粒對檔案表面的磨損。保管中的注意事項：玉石、水晶、陶瓷和玻璃制品易于破損，在保管中應特別防止碰撞，宜單獨保存在有襯墊的硬質裝具中；這些檔案保管的溫濕度條件與紙質檔案相同。
此外，對重大活動檔案中出現的幾種特殊實物檔案也提出了相應的保管建議。第一種是磁性貼、磁性相框，應裝密封袋保存，并將其存放在防磁庫中，以便長期保持其磁性；第二種是熒光筆、油畫棒，其性能較穩定，可與第九類混合材質品共同存放。內置香料的毛絨玩具可與第一類紡織品一同消毒和存放。第三種是旗幟，部分長有霉斑，建議將其清洗去斑，并用環氧乙烷消毒，裝袋保存。第四種是不適宜檔案庫房中長期保存的實物。建議將實物攝像或拍照，加以文字說明以存檔，并將實物處理掉。但考慮到重大活動檔案的珍貴性，若想長期保存，也可以采用RP特制的薄膜袋，將這些實物裝入袋內抽真空后保存。
總之，由于重大活動檔案種類繁多、載體各異，保管需求復雜，所以必須全面細致地考慮不同檔案的保護條件，才能將檔案保管好，也才能為重大活動檔案的長期保存和利用提供技術保證。
參考文獻：
[1]國家檔案局科研所《檔案保護技術實用手冊》
【關鍵詞】在建項目 竣工文件 編制 整理
竣工文件是公路工程交工的重要組成部分，它的編制貫穿于整個項目建設過程，跨越的時間長，涉及的范圍廣，工作量比較大。我們需要在日常的工作中找準收集重點，認真對待記錄編輯，專人歸檔，妥善保管。在工程交工時，就能拿出一套完整的文件交付建設單位，更好的體現企業形象。
1 公路工程竣工文件的特性
1.1 公路工程竣工文件主要特性
原始性：工程竣工時應收集一套完整能反映施工原始情況的竣工文件，所有簽署意見及簽名必須齊全并為手寫，字跡清晰易辨。
完整性：收集的資料要全面，記錄內容要真實、完整，抽查頻率要達到規定要求，數據能夠反映質量指標，能顯示現場真實情況。
真實性：現場施工與原始記錄應同步進行，不寫回憶錄，堅決不允許偽造。
準確性：原始記錄數據應真實準確，工程竣工圖紙全面，簽字完全，圖物相互符合。
規范性：所用表格合理，填寫規范，記錄齊全，數據計算方法符合規范；自檢意見、監理意見能明確表達出工程質量能否滿足相關要求。
系統性：公路工程施工一般工期較長，每道工序，每個工藝，每個環節所形成的記錄資料都要及時收集。資料管理人員要按照竣工文件編制辦法及項目資料收集歸檔制度，及時收集相關資料，并分類整理歸檔。
1.2 公路工程竣工文件主要包含內容
竣工圖表、工程管理文件、施工質量控制文件、施工安全及文明施工文件、進度控制文件、計量支付文件、合同管理文件、 施工原始記錄。
2 施工質量控制文件的收集整理歸檔
2.1 資料填寫注意事項
質檢資料是反映工程施工過程質量控制的主要依據，也是項目質量等級評定及交工驗收的重要組成部分。在資料填寫過程中要按照業主下發的《竣工文件編制辦法》，對應的工序、工藝用業主規定的表格填寫。填寫要真實、規范，內容完整，字跡清晰工整，不允許涂改，簽字要齊全。抽檢頻率、各項質量指標要滿足設計及規范要求。
項目部檔案管理員應與工地試驗室積極溝通收集試驗檢測資料，并將對應的試驗檢測資料及時與工序資料進行整合，避免施工與試驗各自為政，施工時間出現偏差的問題。各工序施工完畢后應進行質量評定，及時填寫工序質量評定表，評定逐級執行。
2.2 文件編排注意事項
檔案管理人員應做到熟悉竣工資料編制辦法中的相關規定，熟悉圖紙，掌握各類表格的填寫方法，掌握現場施工時間，及時督促現場技術員填寫質檢資料表格。在施工過程中，對照單位、分部、分項工程的劃分，根據工程進度及時收集工序資料、變更資料、影像資料等，并按照工程劃分情況對收集的資料進行編號管理。
2.3 檔案管理注意事項
資料歸檔要按照工程的劃分情況，分類別整理。資料歸檔需建立資料臺帳，每盒資料必須做到標簽明顯，盒內目錄清單一目了然。工程資料的收集、整理、立卷和形成要與項目施工同步進行，以免各類文件遺失。對于每年形成的自然資料，必須根據年度分類法和內容分類法相結合的原則進行歸檔。
3 影像檔案的收集與整理
公路工程影像檔案是指：在項目施工全過程中產生的具有一定價值的照片、錄音、錄像、光盤等。
3.1 影像檔案的分類
一般分為綜合類、工程類和施工類。綜合類是指施工過程中發生的重大活動產生的影像資料。如會議、檢查、工程驗收等；工程類是指項目從開始到結束各個節點產生的有代表性的影像資料。如施工原地貌、成品構造物等；施工類是指能真實全面反映施工過程中各項指標控制情況的影像資料。如隱蔽工程施工過程、重點難點工程施工過程、關鍵部位及關鍵工序施工過程等。
3.2 拍攝質量要求
項目部應配備電子拍攝產品，交由現場技術員拍攝影像資料；影像應主題鮮明、影像清晰、畫面完整；要多角度、全方位保證反映被拍攝部位的質量狀況。
3.3 影像檔案的管理要求
將影像檔案按類別、時間順序排列，分別裝在檔案專用相冊里進行分類收集保存。施工類影像檔案要按照分項、分部、單位工程逐級按時間順序編號保存。錄像碟片要分類標識，干燥防磁保存。影像資料整理要配文字說明主要內容如下：
事由：填寫影像資料反映的內容，具體情況。施工類照片，要寫清楚實際樁號及具體部位；時間：填寫照片的拍攝時間；地點：填寫照片的實際地點；人物：填寫照片上主要人物的姓名、身份；注明影像文件編號。
4 施工日志記錄要點
工程開工時，施工日志以項目技術負責人記錄為主。自項目分工確定后，全體技術人員和管理人員必須針對各自負責的工作內容逐日完整記錄施工過程，直至工程完工。
施工日志應對施工進程和現場變化做出全面詳細的記錄。主要內容包括：日期、氣候、工程部位、施工過程；每項工程施工的起訖時間、施工中的特殊情況記錄（如停水、停電、停工）；現場解決出現問題的記錄；進行各類交底、變更施工方法和隱蔽工程驗收的記錄；有關領導或部門對工程所作的指導意見、建議及決定；以及施工數據記錄等（如配合比、材料數量等）。施工日志必須書寫整齊、妥善保管。
施工日志作為施工過程的原始記錄，要按照相關要求詳實填寫，并經相關人員核準簽認。作為相應工程質量控制的重要依據。
5 需要注意的問題
5.1 版本要求
提供一份完整的原件。
