時間：2022-08-28 12:15:58
序論：在您撰寫檔案管理科工作計劃時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
關鍵詞:人口;計劃生育;檔案
中圖分類號:C93-03文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)26-0163-02
作為世界第一人口大國,我國人口和計劃生育工作的重要性日漸突出。人口計劃生育工作的法制化、制度化、規范化的發展,使人口和計劃生育檔案管理科學化進入了更高、更新、更嚴、更準的階段。探索當前人口和計劃生育檔案科學管理的新思路,進一步提高檔案科學管理水平,對更好地開展新時期人口和計劃生育工作,促進社會經濟健康快速地發展必將產生積極的推動作用。
一、科學管理人口與計劃生育檔案的重要性
人口和計劃生育檔案是計劃生育工作中形成的具有保存和查考利用價值的各種文字、表圖、影像、聲音等不同形式的真實歷史記錄,是制定當地人口與計劃生育政策的重要資料,是過去人口和計劃生育工作的積淀。要提高科學管理人口和計劃生育工作檔案的水平,就必須對人口和計劃生育檔案的作用有一個充分的認識,這是科學搞好檔案工作的必要前提。
1.人口和計劃生育檔案可為政府決策提供準確的依據
人口和計劃生育檔案資料是許多人口計劃生育統計數字的來源。在工作中,分析、處理這些數據,其結果可用于政府統籌計劃,為政府決策提供人口數據,為發展區域經濟明確工作重點,對科學統籌安排生產提供前瞻性的理論數據。
2.人口和計劃生育檔案可為育齡群眾提供優質服務
利用人口和計劃生育檔案資料,通過從存儲計算機中的《育齡婦女基礎信息表》和《生育證》、《獨生子女證》等資料,可為育齡群眾提供相應技術服務的依據。
3.人口和計劃生育檔案可為流動人口提供優質服務
有效利用人口和計劃生育檔案,掌握流動人口動向,及時了解流動人口的婚育信息,可以滿足流動人口計劃生育與生殖健康工作的需求。利用流動人口檔案通過人口宏觀管理與決策信息系統的流動人口管理交換平臺,互通信息,既可引導流動人口及時落實避孕節育措施,促進社會撫養費兩地配合征收,又可防止兩地因為“時空差”出現工作疏漏,如發錯證、重復發證等等。
4.人口和計劃生育檔案可保證計劃生育執法的準確性和嚴肅性
《中華人民共和國人口與計劃生育法》、《流動人口計劃生育工作管理辦法》、《計劃生育技術服務管理條例》、《社會撫養費征收管理辦法》等法律法規的相繼出臺實施,使人口和計劃生育行政部門承擔的監督執法任務越來越重?！缎姓V訟法》、《行政處罰法》、《行政許可證》的實施,提高了群眾的維權意識,這對人口和計劃生育監督執法人員提出了更高的要求,利用人口和計劃生育檔案的真實信息,為計劃生育執法的準確性和嚴肅性打下了基礎。
5.人口和計劃生育檔案可為農民致富奔小康服務
利用人口和計劃生育檔案信息,可及時了解和掌握黨和國家有關人口與計劃生育政策、科技信息,幫助農民“少生快富”奔小康。特別是幫助計劃生育家庭發展生產,提高生活水平,利用人口和計劃生育檔案信息,為他們傳遞國家對獨生子女戶、雙女戶家庭的優先優惠政策、獎勵扶助政策,如農業部門優先向貧困女孩家庭提供高產優質優良品種,推廣先進技術;金融部門對符合貸款原則和貸款政策的貧困女孩家庭優先發放小額貸款;各級計劃生育協會組織的對計生戶優惠扶持等一些優惠政策,讓他們充分利用這些優惠政策脫貧致富。
二、人口和計劃生育檔案工作現狀
1.領導重視不夠
在檔案保管的全過程中,基層人口計生檔案室的整理保管工作是基礎,但這往往是工作的薄弱環節。一些領導不夠重視基層的檔案管理工作,因此,檔案工作在基層人口計生工作中沒有地位,根本提不到議事日程上來。比如,沒有將檔案保管工作是否達標列入各級人口計生的考核體系中;在人員配備上,只考慮是不是黨員,但卻不考慮其是否具有檔案專業的背景;檔案工作人員兼職多,專職少;基層檔案室沒有制定規范的檔案管理制度等,從而導致工作人員對各類人口計生工作的檔案管理只能是“隨心所欲”,各行其是。
2.缺乏檔案管理意識,檔案保管條件差
目前,因基層檔案保管工作基本沒有開展或沒有受到應有的重視,基層工作人員在檔案業務素質、檔案意識等方面,均與《檔案法》的要求相差甚遠?；鶎訖n案工作者大都缺乏檔案保管技術的基本知識和業務能力,因此,檔案管理工作較為雜亂無章。多數基層部門缺乏必要的檔案保管條件,無論是庫房建設,還是添置必要的檔案保管設備,或是對檔案庫采取經常性的保護措施等,均存在不容忽視的隱患和問題?！稒n案法》頒布后,除國家、省、市級人口計生檔案室外,縣以下的基層人口計生檔案室普遍還沒有制定嚴格的檔案管理規章制度;沒有添置必要的檔案保管設備,尤其是縣人口計生單位的檔案室均存在一房多用、辦公用品質量低等現象,由此造成檔案資料的污損、丟失等大錯。
三、抓好人口和計劃生育檔案的規范化、標準化和科學管理現代化建設
在人口和計劃生育檔案科學化管理工作的各個環節中,計算機應用是一個大工程,尤其是那些時間較長的計劃生育檔案,著錄工作量大而且復雜,如果沒有一整套現代化和科學化的工作程序與方法,會使計算機因數據準備不足而無法有效使用,甚至直接影響檔案管理工作科學化的進展速度。因此,在著錄時掌握以下重點才可以取得基本的“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1.全面普查案卷,去糟補漏,取精去陳重新組合案卷,實現案卷規范化。將那些組卷過厚、不規范和內容混雜的案卷進行重新裝卷,盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起,去掉過期不符合的案卷。
2.統一歸類,建立門戶,搞好類別,保證計算機檢索的顯著優勢。為了確保檢索的完整性,在分類過程中,首先根據《中國檔案分類法》進行分類、規范題名,檔案的分類號保證了檢索查全率,而題名準確才能保證查索的查準率。
3.分級次著錄,省時省力。在著錄過程中將案卷分層次進行著錄,對人口報表等數據進行圖表級著錄;對影像、聲音等資料進行影音采集刻盤分類保管;將反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄;對一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征,而且也可以減少著錄條目和錄入條目,既節約了時間、人力與財力,又提高了效率。
4.分門另類,對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引,而對那些特殊形式的檔案如“病歷檔案”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入,然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節,大大地提高著錄速度。
5.用關鍵詞替代主題詞,簡化查找時間。主題詞存在著查找煩瑣、效率較低的弊端,可以采取以關鍵詞替代主題詞的做法,即從題名或文件主題中用靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯――關鍵詞進行標識,待錄入計算機后,利用計算機批量處理的功能進行處理。
關鍵詞：科技檔案 管理 網絡化
1 什么是網絡化管理技術
所謂的網絡化管理技術是一種運用計算機技術，網絡技術的現代化管理辦法。它的基本原理是：按照一定程序把若干具有內在聯系而又獨立的點聯結起來，組成縱橫交錯的網絡系統，利用數學手段描述網絡系統的狀態及各點之間的相互聯系，通過信息反饋進行監督與控制，以保證達到預定的目標。將網絡化管理技術運用到檔案管理工作，就是將紙質的檔案資料轉化成數字語言，然后輸入計算機，利用網絡化管理達到資源共享。
2 科技檔案管理網絡化的必要性
科技檔案是一種信息資源，信息資源只有在開放、流通的環境中才能發揮它的作用。如果只是將其局限在紙質的基礎之上，那無疑會對這種資源造成浪費。信息資源的特點是：開放的面越廣，它的流通量就會越大，點也就越多；點與點，點與面之間的連接越緊密越會加快流通的速度，對于信息的共享作用是很大的。以前開展科技檔案管理工作具有很大的局限性，但是結合科技檔案具有的特點，將網絡信息化管理技術運用到科技檔案管理工作中去，對于單位而言，打破了部門與部門之間的界限；對于行業而言，打破了各行各業之間的界限；對于地區而言，更加大了地域之間的資源流通。不管是從深度上還是從廣度上都增加了科技檔案信息資源的開發范圍，信息資源流通的渠道更廣更暢通，達到信息資源共享的目的?？萍紮n案在流通過程中不僅促進了自身的更加完善和發展，網絡化的運用也會在信息資源流通過程中反應出問題，進而解決問題，而使得網絡管理技術在檔案管理運用中更加完善和成熟，最終形成科技檔案工作的良性循環和傳播。充分發揮了檔案信息資源的作用也使得企業獲得了最佳的經濟效益和社會效益。但是高新技術在檔案工作中的應用必然會引起傳統模式和現代技術的“碰撞”，科技檔案能否實行網絡化管理，還是需要經過一個理論與實踐的磨合期。
3 科技檔案管理工作采用網絡化技術的緊迫性
科技檔案在管理工作當中存在各種影響因素，由于單位、部門、行業、地域的限制，使得科技檔案在管理當中多具有封閉、內向式的缺點。由于現在檔案管理還沒有完全網絡化，絕大部分還是以手工作業為主，這就造成了巨大的檔案資源浪費：檔案資源大部分都處在一個沉睡的狀態，能夠運用到生產建設中去的也只是其中的一小部分而已，這樣對這些寶貴的資源造成很大程度上的浪費。
網絡化管理技術在檔案領域的應用將會大大促進檔案現代化的管理進程?？萍紮n案作為重要的開發信息資源，更迫切地需要網絡化管理來解決巨大的資源浪費問題。社會在不斷地進步，管理模式也應該隨著外部環境的變化而不斷調整和完善，只有拋棄滯后的管理模式，采用網絡化管理，才能提高管理水平和利用水平。為此，早些年，國家檔案局、國家經委、國家計委、國家科委首次聯合執法了《關于加強科學技術檔案工作的意見》，明確提出科技檔案要搞好三個轉變，即“在服務范圍上，要由內向外結合轉變；在服務方法上，要由被動向主動轉變；在服務方式上，要由封閉、半封閉向開放型轉變?！倍獙崿F這三個轉變，網絡化管理是一種最好的管理模式，科技檔案管理實現網絡化便是一個必然。當今社會是競爭的時代，企業要在激烈競爭中取得勝利，關鍵要能創造出比其他企業更高的價值才行。這樣以來，如何做出正確的經營決策，如何推進技術的進步是企業決策者最先考慮的問題。要做到這些，就必須建立起高效準確的信息系統。占有信息的速度和數量，已成為當下企業興衰成敗的首要條件。企業中的科技檔案作為一種信息資源就是如此?？萍紮n案是企業維護和擴大再生產的決策依據，屬于企業的技術機密和獨有的知識。因此它屬于一筆資產，企業應該考慮如何正確地管理、保護、利用好這些資產。很顯然，我們現行的科技檔案管理辦法和管理手段，并不能很好地管理運用這些資產，甚至造成企業資源的巨大浪費，必須實行網絡化管理技術，才能為企業及時、準確地提供足夠的科技檔案信息，推動企業高速發展。
4 網絡化管理的幾項準備工作
4.1 不斷強化和完善本系統的科技檔案工作網絡組織 近幾年，不少企業的檔案管理網絡組織已逐步形成各自的規模，例如煤炭系統的檔案管理網絡是由省焦煤系統檔案館、局檔案館及各煤炭企事業二級單位三級網絡組成的。對于這類組織我們應鞏固推廣和提高，在組織程度、活動方式和活動內容等方面進一步大膽探索。
4.2 大力加強科技檔案的標準化 要實現網絡化管理，其中一個重要條件是要將科技檔案標準化，它也是提高檔案工作管理水平最重要的基礎工作。計算機是實現網絡化管理的重要工具，要使用這一技術手段首要問題就是要將書面化的語言轉換成電子計算機語言，缺乏標準化，是很難將檔案資料轉化為計算機語言的，科技檔案網絡化也變成無稽之談。但目前在檔案標準化這個環節仍然非常薄弱，需要結合現代化的技術要求，逐步制訂各項標準。
4.3 加快推廣應用先進設備和技術 采用微機、縮微、復印等先進設備和技術，是實現網絡化管理的決定性因素。目前大部分二級單位已搞定了微機管理，現在應抓好試點，吸取經驗，大力推廣，為以后的聯機成網打下堅實的基礎。
4.4 提高檔案工作人員的業務和技術素質 要實現科技檔案網絡化管理對于檔案人員的計算機技能有較高的要求，目前建立一支會計算機編輯，會操作計算機網絡的高技術管理人才是馬上要做的工作。今后的檔案教育事業應把電腦操作作為重中之中，要繼續采用自學、培訓等多種方式培養大批既有豐富的專業知識，又有較高計算機技術的專門人才，做好人才儲備。
在計劃生育工作中逐漸形成了有考查利用價值的真實得記錄那就是人口和計劃生育檔案，是政府擬定適合當地人民的人口與計劃生育政策的科學的有效的依據，人口和計劃生育檔案就是我國多年在計劃生育工作中經驗的積累的產物。想要使計劃生育檔案管理工作能夠順利的開展，首先就要提高進行此管理工作人員對于人口和計劃生育檔案對于管理工作開展的意義的認識水平。
1.可以為政府在制定相應計劃生育政策過程中提供必要的資料
人口和計劃生育檔案準確的反應了我國人口統計的人數。因此國家對人口和計劃生育當然進行科學的分析，得到的分析結果就可以用于政府制定、修改、完善適合當地的計劃生育政策，這樣就可以提高當地經濟發展能力。
2.可以為國家內流動人口提供良好的服務
我國人口基數大，每天都有大量的人口流動，因此國家想得知并管理人口流動的方向就可以通過分析人口和計劃生育檔案來獲得信息，這樣就能實時的得知我國流動人口婚育狀況。利用人口和計劃生育檔案進行流動人口的管理和制定相應的政策進行管理，這樣在引導流動人口進行計劃生育的同時也可以提高兩地社會撫養費的征收，也可以避免兩地出現的發錯證件、反復發證等工作失誤。
3.為我國農民進行正確的引領
我國在對人口和計劃生育檔案進行分析的過程中，我們可以得到很多有用的信息，可以使得政府能夠制定出正確的、科學的、有效的、適合農民的計劃生育政策，提高他們的生活水平。利用人口和計劃生育檔案里所提供的信息，向他們傳遞政府對于獨生子女戶的優惠政策、獎勵制度，以此來幫助農民認識帶“少生快富”的道理。讓他們能夠在這些信息的引導下，在相應的優惠政策扶持下奔向小康社會。
二、我國進行人口和計劃生育檔案工作的科學管理中出現的不足
1.我國相關部門對于人口和計劃生育檔案管理工作不夠重視
相關部門在對于人口和計劃生育檔案的管理工作過程中，并沒有重點進行對我國基層人口計劃生育檔案的整理工作。這里面一些管理者不夠重視人口計劃生育檔案的整理工作，所以，這就導致了基層的人口和計劃生育檔案工作進行的狀況很差。而且基層的人口和計劃生育檔案的工作中的管理制度并不完善，從而，從事此工作的人員對于我國人口的計劃生育檔案記錄敷衍了事。
2.我國人口和計劃生育檔案管理工作實施條件差
當前，相關部門在對于人口和計劃生育檔案的管理工作過程中，并沒有重點進行對我國基層人口計劃生育檔案的整理工作。這就造成了我國從事計劃生育工作人員對于保護計劃生育檔案的意識淡薄，都與我國《檔案法》中的規定相違背。在大部分基層部分中對于檔案保存的庫房、保管設施都建設的不夠完備，這些都為檔案管理工作有效開展設立形成了阻礙。
三、針對我國進行人口和計劃生育檔案工作的科學管理建設的建議
1.提高管理人員素質
對于人口和計劃生育檔案科學管理工作是否能夠順利的開展，檔案管理工作水平是否能夠提高都和管理人員的知識文化水平、技能掌握程度息息相關。因此，相關部門應該提高工作人員的素質水平，應該設立技術和業務能力提升培訓班，以此來提升工作人員管理能力與加深技術掌握程度。與此同時，也要加大工作人員對計算機知識的學習、理解，在當今信息化普及的時代，學會利用計算機輔助工作，會使得工作量大大減少并且使得檔案錄入管理工作變得更加準確。
2.將檔案中的主題詞在錄入時換為關鍵詞
查找方式繁瑣、冗長、不具備高效性這些都是主題詞存在的不足之處，而關鍵詞具備查找方便、有代表性的特點，因此在檔案管理錄入時可以采用關鍵詞來代替主題詞的辦法，即用適當的詞匯來總結出檔案所體現出來的主題，將這樣的詞匯當作關鍵詞對檔案進行標識，然后利用計算機的批量處理功能進行整理。
四、結語
1 計劃生育檔案管理工作存在的問題分析
1.1 計劃生育檔案管理制度不健全
目前，在絕大多數鄉鎮、社區都制定了比較健全的計劃生育管理制度，對各類各級工作人員的職責進行了明確劃分。但是對于計劃生育檔案管理制度的建設、責任劃分、考核卻很少過問?，F階段，計劃生育檔案管理制度不健全，檔案資料收集、整理效率低下，管理不集中，信息資源缺乏整體性。制度建設不完善，有價值的檔案材料得不到充分的重視，資料收集效率低下，信息管理和檔案管理嚴重脫節，檔案工作逐漸失去了其自身的完整性，很多的檔案信息資源缺乏有效的整合。
1.2 計劃生育檔案管理手段落后
現階段，計劃生育檔案管理過程中手段和方法都比較落后，這和相關領導部門的不重視有很大的關系。在很多基層地區計劃生育檔案管理依然采用人工方式進行處理，計算機技術、網絡技術和數據庫技術在計劃生育檔案管理中應用較少。傳統的人工管理方式，不僅工作效率低下，而且還很容易出現錯誤，對計劃生育檔案內容的真實性和科學性產生了深遠的影響。此外，計劃生育檔案管理法規政策落實不到位。盡管最近幾年，國家制定出臺了多種法規和政策，但是這些法規和政策在具體實施過程中還存在不少問題，法規執行能力不足。
1.3 計劃生育檔案管理人員工作素質參差不齊
人才專業素質是影響計劃生育檔案管理質量和效率的又一個重要因素。目前，從事計劃生育檔案管理工作的專業工作人員在專業素質、專業理論水平和文化程度方面還存在很大的差異性，人員配置隨意性大，人員流動性大，高素質專業人才普遍缺乏。工作隊伍專業知識掌握程度不足，并且計劃生育檔案管理缺少專職人員，大多數是由從事行政、工會等部門的工作人員兼職的?，F階段，計劃生育檔案管理人員少，專業技術跟不上時展進程，缺少正規培訓的機會，存在專業知識老化，知識面狹窄，知識結構不合理的現象。此外，計劃生育檔案管理工作由于缺少重視，薪資待遇較低，難以全面調動起計劃生育檔案管理人員的工作積極性，工作效率低，經常出現重大錯誤，不利于我國計劃生育工作的順利開展。
2 計劃生育檔案科學管理措施分析
2.1 強化制度建設
在原有檔案管理工作的基礎上，我們進一步完善了檔案管理工作的各項規章。按照《檔案法》規定，在檔案局的具體指導下，結合地區實際情況，建立健全檔案管理制度，即：檔案保管制度、檔案查、調閱利用制度、檔案收集制度、檔案整理制度、檔案工作安全管理制度、檔案統計制度、檔案保密制度、檔案員崗位職責。將這八項制度切實落實到實際，促進其在檔案管理中發揮更好的作用。同時，還要加強基礎設施建設。要保證檔案室條件完備，基本符合檔案室防盜、防光、防高溫、防火、防潮等要求，保證檔案的安全存放。檔案人員辦公室還配備辦公桌椅、電腦、復印機，為檔案工作的順利開展提供可靠的物質保障。
2.2 強化自身建設
強化計劃生育檔案工作安全第一的意識，建立必要的投入保障機制，改善庫房保管條件，嚴格遵守規章制度，落實檔案安全管理責任，抓好汛期、黃梅天、極端高溫天的檔案庫房巡查，確保檔案安全萬無一失。不斷提高計劃生育檔案安全保管的制度化、規范化水平。確保檔案信息安全和實體安全。做好創建測評自查驗收工作，按要求填報《先進（合格）綜合檔案室申報表》。通過共同努力，尋找工作中的短板，真抓實干，確保計劃生育檔案管理更加規范和科學。
關鍵詞：機關單位 檔案管理 科學化
檔案是全部活動的真實記錄，它體現各機關單位成長與發展歷程，是寶貴的經驗財富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機關管理工作的重要環節，對機關效益產生重要影響，是機關提高績效，增加效益，科學管理的重要保證。
一、檔案管理科學化的必要性及緊迫性
檔案管理是機關單位管理的基礎環節。檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機，造成管理上的被動，引起機關內部管理混亂。完善的檔案管理可作為展現單位自身誠信的一個窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財務狀況等重要內容。在社會信用體系建設中，信用檔案建設已成為社會各界關注的焦點。檔案是文化事業的象征，是文化發展的真實記錄，是文化存儲的主要形式。
二、當前事業單位檔案管理工作存在的問題
(一)檔案管理重視程度低
各單位往往重視財務重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機關單位管理的重要一環。許多機關單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并對象，甚至撤銷專門檔案機構，只設置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業務知識偏低，待遇較低，再加之檔案機構在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發展。
(二)檔案管理模式落后
目前的機關檔案管理雖有一定規模但內部管理與機關單位發展脫節，檔案分散保管在各職能部門，如財務檔案保存在財務部、技術檔案保存在技術部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態。大部分檔案管理者又未經過正規培訓，不懂檔案整理，很多檔案實行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。
(三)檔案管理科學化水平低
隨著信息化的發展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現，使檔案形成方式發生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質檔案截然不同，當前檔案傳統的工作模式和技術水平已不能適應。因為文件從起草、修改到印發都通過計算機運行，它具有便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞。因此要運用現代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠。
三、檔案管理科學化的對策
(一)政府政策層面
1.積極完善和宣傳檔案法律法規
檔案行政管理部門應加強檔案執法隊伍建設，依法監督和指導檔案工作。各地政府應利用檔案行政執法檢查及設立《檔案法》宣傳月，通過電視臺、報紙等媒體，并通過張貼標語、召開檔案工作座談會等形式，大力宣傳檔案法律法規，堅持“多宣傳、多聯絡、多接觸、多服務”的工作方法，促進檔案工作規范化建設。并與相關部門加強溝通與協調，共同督促，積極營造建檔氛圍，使更多單位認識到建立健全檔案的重要意義，增強機關單位做好檔案工作的自覺性。
2.積極塑造典型，發揮以點帶面功效
精心選擇一些規模大、作風好、有一定檔案管理基礎的單位作為試點，進行重點指導、培養，樹立典型，以點帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學會管理的單位帶動后建檔的單位，以老手帶動新手，先推出部分示范單位，使其成為“領頭羊”，讓后來者有榜樣可學習，有先例可借鑒。
3.積極開展業務培訓和指導
檔案行政管理部門要采取切實措施：一是舉辦培訓班，講授檔案工作的基本業務知識，提高檔案人員的業務素質，使其更快更好地獨立開展檔案工作。二是深入機關單位，現場指導和培訓。要利用執法檢查等時機，深入到各機關單位現場指導。政府部門有必要主動服務，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網絡和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓課，使機關單位檔案工作走上標準化、規范化、科學化軌道。
4.積極提供檔案中介服務
通過檔案社會化服務的形式對檔案進行代保管、托管、等，檔案中介服務能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業務。遵循市場需求，各地檔案部門可以設立“咨詢服務中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機關單位提供檔案整理、代管、寄存等服務，為其提供規范的科學化的檔案管理，既節約管理成本，又能促進檔案管理科學化。
(二)機關單位自身層面
1.強化檔案意識，牢固效益觀念在檔案工作建設中，首先要提高檔案意識，確立檔案實用效益觀念后，才會用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機關單位應認真學習《檔案法》、《〈檔案法〉實施辦法》及所屬地檔案條例，提高對檔案工作重要性的認識，自覺接受檔案部門的業務指導與監督，主動抓好檔案工作。
2.構建科學化檔案管理機制
只要符合國家檔案法規，實行集中統一管理原則，有利于檔案工作開展，就可以一切從實際出發。建立檔案管理機制，關鍵要保證檔案的及時、完整收集、保管和提供有效利用上，體現在是否滿足時展、社會發展的需要，是否有利于檔案管理可持續發展，沒必要追求設施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項活動服務，檔案室再豪華，設施再完備也是毫無用處，缺少價值。
3.科學利用信息化手段
1.檔案管理將實現無紙化、虛擬化
隨著計算機技術的普及和網絡的不斷延伸，無紙化辦公將變為現實，傳統的以紙質為載體的檔案管理方式將發生根本的變革。無紙化辦公和自動化已成為當今的發展趨勢。文件可以通過網上收發，報告可以通過網上傳輸，這樣既簡化了文件收發過程中的手續，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發展給辦公自動化帶來的變革，同時也給傳統的檔案管理工作提出了新的挑戰。
檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過網絡互聯和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯網，從一定意義上說，檔案資源可以無限擴大，遠至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優點。
2.檔案管理將實現縮微化、數字化
縮微攝影技術和數碼影像技術的應用，為檔案管理實現數字化提供了有力支持。所謂檔案信息數字化，就是通過計算機、掃描儀等現代電子技術將館藏檔案資料轉化為電子文件。縮微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數碼影像是通過數碼相機和光磁轉換實現對影像的高清晰處理，其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數字化后，可通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術、數碼技術與計算機的結合應用，對檔案管理中的照片、圖片出現的退色、滲化和消褪，能有效地進行技術處理，使原始面貌還原，有利于影像長期保存和準確復制，有利于計算機查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發展的必然趨勢。
3、檔案管理將實現信息化、網絡化
當今社會是一個信息社會，計算機技術和網絡技術的普及應用，使地球變得越來越小，信息空間越來越大，沒有“國界”，沒有距離，“足不出戶知大小”已成為現實。這不僅提高了整個社會的辦事效率，而且也密切了整個社會的聯系。這就為實現檔案管理信息化、網絡化提供了客觀的條件。
目前，從中央到地方，從機關到企業已普遍建立了計算機局域網，其中，為了加強文件資料的保密，有些部門規定不準接入互聯網，有的甚至是單機操作，與網絡實行物理隔離。但隨著計算機技術和網絡技術的發展，如密碼技術的深化、語音識別、指紋識別技術的應用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對電子文件資料真偽的識別，也隨著電子文件簽署技術的應用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術的發展應用，為檔案管理過程中對電子文件真實性、可靠性的認定提供了技術保證。
網絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認同。檔案管理也必將隨著這一技術的發展而發展。因此，檔案管理實現信息化、網絡化的目標已為期不遠。
4.檔案管理將實現多元化、智能化
隨著新技術的發展，檔案資源的載體已呈現多樣化，除傳統的紙質、圖片、膠卷等載體外，已出現了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發展的要求，因此，檔案管理設備必須首先實現現代化。
計算機技術特別是未來語音識別技術的開發與應用，將使檔案的管理模式實現自動化、智能化。在新的管理模式下，將實現文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設定的程序自動地進行分類歸檔。實現檔案管理自動化、智能化，不僅使傳統的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，而且能有效地發揮檔案信息服務社會的功能，展現檔案的自身價值，提高檔案工作者的社會地位。
5.檔案管理將實現社會化、市場化
其一，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案“共存共享”的實現。檔案資料是社會發展的“記錄儀”，有著“鑒往知來”、服務當代、惠及后世的重要價值，是不能再生的信息資源。實行檔案資源市場化管理，能有效地增強人們保護檔案的意識，完善檔案共享機制，實現檔案的真正價值。
其二，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案的開發利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開發利用，有助于人們“鑒古知今”。
關鍵詞：科技圖書檔案 管理 自動化化
中圖分類號：G258 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）02（b）-0254-01
延安市科技館于1987年建成圖書資料室，又細化成圖書檔案室。主要是為延安市、縣區及周邊的科研人員快速有效地提供有價值的科技信息的查閱，了解掌握科技最新動態提供服務。近年來，隨著辦公現代化設備的不斷發展、推廣，科技圖書將運用計算機來管理圖書檔案，進而逐步的實現科技圖書檔案工作的現代化，圖書檔案與其是兩種不同的概念，但兩者之間又存在著密不可分的關系。如何把握科技圖書檔案工作自動化，科學有效地進行組織管理，協調管理，使之成為科技人員之家，充分發揮科技圖書檔案工作的重要性，為科學技術的不斷進步和各項工作服務的作用。這是目前圖書檔案工作現代化建設一個十分重要而又需要加以研究的問題。
1 圖書檔案工作現代整體管理是兩者相互聯系共同發展的必然要求
1.1 圖書檔案一體化是新的管理模式，圖書與檔案的諸多相似之處是一體化的基礎
隨著圖書管理走向規范化、科學化和現代化，檔案工作現代化也勢在必行。由此可見，圖書與檔案是同一事物不同階段的產物，兩者同出一源，各具有獨特的功能。
隨著科學的進步，計算機廣泛應用于我們的生活工作和各個領域，這就要求我們工作人員能夠熟練的使用計算機，具有較高的知識水平和操作水平。辦公自動化的推進，為圖書檔案工作自動化管理創造了條件，我們可以通過電子計算機聯網，可以將同性質相互聯系的工作連為一體，就能實現圖書工作與檔案工作的整體化管理。如果圖書工作自動化與檔案工作自動化各自為陣，互相脫節，科技圖書檔案工作上不去，那么，圖書情報信息與檔案信息這兩種本是同一事物的信息，就會被重復整理，重復向計算機輸入，這樣，計算機的優勢就得不到充分發揮，將直接影響科技科研工作的正常有序進行。
1.2 圖書檔案工作自動化從實踐要求兩者一體化體管理
隨著辦公自動化與檔案管理現代化的發展，使我們這些事業單位相繼開始了圖書工作自動化與檔案工作自動化的實際工作，制約圖書檔案工作自動化的因素很多，但起決定性作用的是領導者的現代化意識水平，重視程度及解決問題的決心。從實踐證明來看，迫切需要實現圖書檔案工作自動化的整體管理?？萍紙D書工作自動化與檔案工作自動化分別形成于地市、縣區各職能部門之中，由于地域條件限制和資金使用不集中，現代化設備不配套，加之本地技術力量所限，目前自動化工作尚處于分散的，小規模的開發實驗階段。但圖書工作自動化與檔案工作自動化同是辦公自動化的組成部分。因此，人們研制辦公自動化系統時，能夠較好的把握圖書處理與檔案管理之間的關系，從整體的連貫性，在充分考慮圖書、檔案工作不同階段上，使計算機管理信息系統開發規模、方法、功能等不同要求前提下，從信息共享、功能銜接、性能齊全、方便高效上使圖書檔案管理工作成為一體。
2 對實現圖書檔案工作辦公自動化整體管理的看法
2.1 加強領導，統一規劃，為圖書檔案工作自動化的協調發展提供保證
市縣區各級領導尤其是主管圖書檔案的領導，應該開拓視野投入一定時間，了解關注此項工作。從圖書檔案工作自動化的整體上考慮問題，有計劃地組織相關人員對重點課題的研究、統籌安排各工作程序和工作環節之間的相互銜接，協調好圖書工作自動化與檔案工作自動化的關系，以避免各自因盲目性所造成的人力、物力、財力的浪費。
2.2 統籌兼顧，協調好圖書工作自動化與檔案工作自動化的關系
圖書檔案工作具體有形，專業學術方面資料的收集，是整個科技圖書檔案工作的基礎，也是圖書檔案工作的起點。起點至關重要，對于提高科技人員查閱有效率，促進科技事業長足發展有著不可替代的重要作用。因此，圖書檔案自動化應該著眼于長遠，圍繞檔案管理這個中心，根據檔案管理的要求，應當看到，圖書檔案管理實現自動化是社會發展的必然。實踐證明，圖書檔案工作是相輔相成的，它們是互補的，不可相互代替，科研人員在研究一個課題時，首先是去查閱圖書資料，然后就是查考相關檔案資料，圖書檔案的雙重服務給科技人員帶來的，不僅是圖書檔案利用上的便利，更是把圖書與檔案結合起來的一種理想的配套服務。是科技人員可以信賴的綜合信息服務工作。因此，圖書檔案工作實現自動化迫在眉睫。
2.3 抓好標準化管理，實現圖書工作自動化與檔案工作自動化的統一協調
圖書檔案自動化工作單靠組織管理，行政手段去安排是不夠的，必須通過制訂和推行各種標準，使分工合作有統一的科學準則和依據，做到制度有規定，組織有保證，職責有分工，工作有安排，收集有保證。使兩者在技術上保持前后銜接的協調一致。從而達到成果共享。為使圖書檔案工作自動化系統內部各子系統達到兼容性、一致性、合作性的要求，圖書工作標準與檔案工作標準應協調配套。從圖書檔案工作自動化整體上考慮，重視并加強圖書檔案工作標準化。
綜上所述，圖書工作是檔案工作的基礎，而自動化又是建立在標準化基礎之上的，因此，收集科研文獻力求真實、完整，對于整個圖書檔案工作自動化系統質量的優劣至關重要。因此，應大力加強圖書工作標準化，統一圖書檔案的標引語言，同時，要加強科學管理，廣泛增強科技人員的圖書檔案意識，建立一定的檢查監督制度，采取有力的措施，確?？萍紙D書檔案工作自動化順利有序的開展，為圖書檔案工作自動化建設打下堅實的基礎。
參考文獻
