時間：2023-08-20 14:47:29
序論：在您撰寫人事信息檔案管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
一、醫院人事檔案的概念及其意義
（一）人事檔案是醫院有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件資料。醫院人事檔案大致可分為三類，即人事檔案、科技檔案、工資檔案。人事檔案主要記載個人經歷、政治思想等方面的材料，科技檔案主要記錄專業技術人員開展科研、新技術新項目的應用、職稱晉升等方面的內容，工資檔案主要記錄職工工資及福利歷次變動情況。
（二）人事檔案既是真實反映職工個人經歷的依據，也是人力資源管理與開發的重要依據，更是單位及有關部門選賢舉能、知人善任，歷史地、全面地考察了解和正確選拔與使用人才的重要依據。人事檔案工作是醫院人力資源管理的重要組成部分。
二、現行人事檔案管理工作中存在的主要問題
（一）管理手段陳舊，不利于人事檔案的規范管理
在數字化、網絡化浪潮的推動下，人事檔案管理的管理手段明顯顯得滯后，不適應現代化的要求。
1.管理較為分散。由于部分單位檔案管理人員及場所的條件限制，較為普遍地存在“多^分散管理”的現象，人事檔案、工資檔案由人力資源部門管理，科技檔案由科技管理部門管理，有些單位的工資檔案是由財務部門管理的。
2.手工操作歸檔。手工操作的檔案材料既不利于檢索利用，更容易被人為破壞，而且人、財、物的消耗相對較大，大量檔案卷宗存檔導致成本與支出加大。且形成的檔案也缺乏嚴肅性和多樣性。
（二）管理形式落后，不利于人事檔案的綜合利用
1.現行人事檔案管理工作中過多的注重保管而忽視了對人事檔案的開發利用。
2.對人事檔案的頻繁查閱極易造成磨損和意外丟失。
三、利用人事信息管理系統實現對人事檔案的科學管理，為醫院發展提供人才信息服務
（一）數字化為人事檔案信息的綜合提供了物質實現條件基礎
1.目前人事檔案與其他管理方式中的個人信息存在著較多的交叉或重復，合理整合人事檔案、科技檔案、工資檔案的內容，既可以優化人事檔案信息，也有利于節約管理成本，更有利于人事檔案的綜合性開發。
2.充分發揮目前醫療衛生系統內部已運行成熟的醫院信息化系統（HIS），在不增加投資的情況下，有效地使用現有資源，提高服務性能。
（二）利用現代信息化管理手段，實現人員信息資源共享，建立結構完整、操作便捷、系統穩定、安全性能較高的人事檔案管理系統
1.計算機管理檔案具有協作性、開放性，能夠更加便捷的進行及時更新、查閱，同時還可利用計算機判別、診斷、篩選的功能進行檔案鑒定工作。
2.運用計算機進行人事檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，極大地提高了工作效率。
關鍵詞：信息時代；高職院校；人事檔案
引言
人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的重要證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據。人事檔案管理是高職院校檔案管理工作的重要組成部分。隨著信息時代的到來，高職院校檔案管理工作也發生了深刻的變化，人事檔案從紙質向電子化的轉變不僅形成了新的檔案管理形式，也對高職院校人事檔案管理職能提出了新的要求。當前信息化背景下，高職院校人事檔案管理面臨著嚴峻的轉型，職業人才培養與社會發展需求的雙重作用促使學校積極調整檔案管理理念，以形成完善、健全的信息服務體系。
1更新管理理念，適應信息化檔案管理變革
隨著高職院校人事檔案管理信息化模式的建立與完善，傳統檔案管理理念與現代化管理工作之間的沖突也逐漸顯現。當前社會經濟發展對高職院校的人事檔案管理提出了新的要求，因此，打破保守封閉的管理理念束縛，構建開放管理模式也成為高職院校檔案管理工作適應信息化時代要求的基本前提。在信息化檔案管理背景下，高職院校需要樹立主動服務的理念，打破學校的邊界，擴大檔案服務范圍，利用檔案資源優勢建立動態化的人事檔案資料，將人員的各類信息納入系統管理中來，并實現自動化、智能化管理，以供相關部門的參考與使用。
2建立檔案管理標準，推動信息資源共享
在信息時代，信息資源的共享是提高資源利用率的重要體現，也是高職院校提高信息化服務能力的基本要求。信息共享需要建立規范統一的檔案管理標準，高職院校在優化人事檔案管理模式的過程中，應根據國家相關標準，對電子檔案進行調整與完善，為人事檔案資源共享做好準備。高職院校建立標準化人事檔案管理體系應從以下幾點入手：（1）建立管理性標準規范。安全高校的檔案管理是確保檔案資源利用的前提，對于人事檔案而言，形成管理性標準規范也是保護個人隱私的需要。目前我國針對信息安全管理需要建立了相關管理條例，例如《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》《中華人民共和國計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》等，高職院校應基于相關規定建立信息管理標準化體系，加強信息系統安全防護，以提高檔案管理效率。（2）建立業務性標準規范。業務性標準規范是基于業務處理要求形成的基本規范，包括電子文件、檔案的術語標準及管理規范，以及檔案在信息化建設中形成的術語標準、資源標識、描述數字檔案文件格式、元數據格式等，高職院校在人事檔案優化的過程中，應根據業務需要，對檔案內容進行提煉與完善，并形成符合檔案信息系統的資源，為人事檔案的整合與存儲提供依據。（3）建立技術性標準規范。在信息化技術飛速發展的背景下，高職院校人事檔案管理風險也不斷增加，技術人員需要從安全管理的角度出發，對電子文件的存儲、壓縮格式進行規范化處理，并通過加密處理，形成規范化的安全管理體系，以確保人事檔案資源共享的安全性與有效性［1］。
3引入網絡技術，完善檔案網絡服務平臺
以單機和局域網組成的檔案信息管理平臺通常只能滿足高職院校自身對人事檔案的應用需求，難以從社會化服務的角度體現檔案資源的價值。因此，高職院校在信息化背景下，應積極引入網絡技術，打造開放性的網絡服務平臺，為高職院校的人才供給與市場人才需求建立聯系，推進人力資源優化配置。高職院校在檔案網絡服務平臺建設中，應依托網絡技術，制定完善的發展規劃：（1）明確網絡服務平臺的使用范圍。技術人員應根據高職院校人事檔案管理特點，明確網絡站點的目的以及用戶的類型；利用關鍵信息，如學生的基本資料、學科成績、職業資格等建立邏輯結構，并形成網絡服務平臺的基本框架，提高檔案信息網絡服務的精準性［2］。（2）確定服務對象的基本需求。技術人員不僅要從高職院校內部需求確定教師、學生以及其他管理人員對人事檔案查詢提出的要求，還需結合市場競爭以及企業人力資源管理，對人事檔案提出的要求，通過技術手段確定檔案網絡服務平臺的整體風格，兼顧不同服務對象的信息查詢與應用的需要，體現個性化服務特點。（3）完善服務平臺的功能模塊，包括用戶注冊，即高職院校師生以及非校內用戶通過界面指導實現身份錄入，進而啟動人事檔案網絡服務平臺，實現檔案資源的在線利用；信息查詢，即根據用戶身份，提供不同類型信息，根據開放與非開放的區別，提高信息管理的安全性，保護相關人員隱私；用戶服務，即系統根據用戶需求提供注銷用戶、刪除資料、修改資料、接收信息、刊登資料等服務，確保用戶能夠實現信息處理，同時呈現更加完善、可靠的人事檔案信息資源［3］。
4建立數據庫管理系統，構建大數據管理平臺
在信息化檔案管理過程中，依托“互聯網+”模式，搭建信息管理平臺，并利用數據處理技術實現對大數據資源的挖掘與利用，成為高職院校人事檔案管理工作的基本方向。高職院校具備明顯的檔案資源優勢，但是在傳統管理模式中，這一資源優勢難以轉化為實際的應用價值。在大數據背景下，學?？梢岳镁W絡系統平臺，將檔案轉化為開發的數據資源，而數據處理系統通過對大數據的分析，建立可視的數據模型，從而更加直觀立體地反映個人的基本信息，凸顯其優勢，并預測發展方向。這無論是對于高職院校的人才培養，還是企業的人才選擇都是十分重要的。高職院校在建立數據庫管理系統的過程中，需從以下幾點入手：（1）建立數據庫。從人事檔案到大數據資源，需要利用技術手段對檔案信息進行轉化。隨著信息化檔案管理的推進，電子檔案已經成為高職院校人事檔案存儲的主要方式。基于此，學?？梢詫㈦娮有畔浫刖W絡平臺，并根據相應標準建立數據庫，形成內容完善，邏輯清晰的大數據庫，以供信息開發與利用。（2）建立網絡安全管理體系。在數據資源利用過程中，高職院校應注重信息質量，利用技術手段建立安全防護機制，彌補信息系統漏洞，提高數據庫安全性，確保相關模型分析的真實可靠。（3）引入信息化管理流程。在數據庫的管理與維護中，高職院校應引入信息化流程，通過檢索、收集、整理、統計、編研等功能，打造自動化數據處理平臺，以挖掘大數據資源，提高大數據分析與利用效率。（4）完善數據處理與開發體系。立足高職院校以及社會發展需求，對人事檔案信息進行大數據開發，形成具有指導意義的信息模型，為相關發展決策提供依據，提高人事檔案的信息化管理水平［4］。
5加強人才培養，提高檔案信息化管理水平
在信息時代，高職院校的人事檔案管理從傳統模式向信息化模式轉型的過程中，對人才的綜合素質提出了更高的要求。因此，打造專業化的檔案管理隊伍是高職院校提高人事檔案信息化管理水平的必然選擇。在傳統檔案管理模式中的管理人員，不僅從技術層面難以適應信息化管理環境，在思想認識層面也缺乏服務意識，導致高職院校的人事檔案管理難以建立完善、主動的服務體系。因此，高職院校要依托信息化檔案管理轉型的機遇，實現對專業檔案管理人才的培養。（1）培養檔案管理人員的職業道德。完整、真實、系統、安全是人事檔案質量的基本要求，而要想達到這一標準，需要管理人員具備良好的職業道德。因此，在人才培養中，高職院校應根據國家檔案管理的基本要求對其職業責任建立標準，通過思想政治教育，提升其職業道德水平，以負責任的態度參與到檔案管理工作中來。（2）培養管理人員的團隊合作精神。隨著檔案資源的開發，高職院校人事檔案的利用率也不斷提高，而在信息化管理模式下，每一個管理人員都應該在履行自身職責的同時，兼顧整體管理效果，并通過團隊合作不斷完善檔案服務體系。基于此，高職院校應加強管理團隊培養，利用團隊合作優化檔案管理模式。（3）加強信息化管理技術技能的訓練。高職院校應依托當前信息化檔案管理平臺，為管理人員提供技術技能訓練指導，例如結合專門的檔案管理軟件為管理人員設計技術培養方案，提高其軟件操作能力，有效利用軟件功能，降低檔案管理的失誤率。（4）提高管理人員的服務意識與服務能力。檔案管理本身具有濃厚的服務色彩，因此，高職院校在人才培養中，應立足檔案管理的服務功能，對管理人員的思想觀念進行引導，打破傳統管理理念的局限，從服務角度重新定位人事檔案管理工作；結合學校自身發展需要，將人事檔案服務納入教育教學管理工作的各個環節，并在實踐中驅動管理人員改善服務；利用績效評價評估社會體系建設效果，檢驗管理人員的服務能力，并體現高職院校人事檔案管理的社會服務職能。
關鍵詞:新時期;人事檔案管理;信息化建設
人事檔案就是對企事業單位的信息資源進行管理,當前社會經濟以及信息技術快速發展,企事業單位要實現良好的發展就應積極加強人才的管理,認識管理是人力資源管理的重要組成部分,對于促進人才的穩定、高效發展具有積極地意義。在現代化發展的今天,傳統的人事檔案管理方法已經不適應當前社會發展的實際需要,因此應積極轉變人事檔案的管理方法,促進人事檔案實現信息化的管理與建設,更好的適應社會以及單位發展的實際需要。
一、人事檔案管理信息化建設的意義
當前信息技術發展迅速,人類活動主要通過信息資源來承載,人事檔案是對人的成長以及社會經歷進行記載,在人力資源管理中有著十分重要的作用,隨著科學技術的快速發展,人事檔案的信息化管理建設成為發展的必然趨勢。人事檔案的信息化建設需要以信息技術為依托,不再是傳統的紙質管理,將人事檔案信息錄人到計算機中,利用計算機進行管理,保證人事檔案信息的全面、真實,避免出現信息丟失的情況。利用計算機進行人事檔案管理有助于提高檔案信息的安全性和完整性,有助于檔案信息的開發和利用。人事檔案中的信息數量比較大,利用網絡技術進行管理有助于提高信息的更新速度,強化信息資源的共享,避免傳統紙質管理中復雜的工作環節,減少勞動力的支出。通過及時更新人事檔案信息資料,企事業單位領導能夠更加全面、及時、準確的了解員工的工作情況,為人動提供了科學的依據。同時,實現人事檔案管理的信息化建設,能夠促進人事檔案管理效率以及效果的實現,促進管理水平的提升。信息化的人事檔案管理是在計算機上對檔案信息進行查詢、修改和更新的,能夠避免破壞原始檔案資料,保證檔案信息資源的權威性。人事檔案信息的建設應尊重員工,保證員工的知情權,這樣人事檔案才有利用的價值,對人事檔案進行信息化建設,員工能夠通過網絡查詢了解自己的檔案信息,為員工解疑答惑,體現人性化服務。因此應加強人事檔案的信息化建設,促進人力資源管理效果和水平的提高。
二、新時期人事檔案管理的信息化建設對策
1.提高對人事檔案信息化管理的重視程度
當前信息化建設逐漸推進,人事檔案管理的信息化建設也得到了一定的發展,人事檔案的信息化建設就是利用信息管理系統進行動態化、即時性的建設,促進人事檔案管理水平的提高。因此應提高對人事檔案信息化建設的重視程度,了解信息化建設的作用和意義。人事檔案管理的信息化建設不是一朝一夕就可以實現的,應將人事檔案管理信息化建設納人到日常管理工作中,從企事業單位的實際情況出發,循序漸進,不斷提升人事檔案信息化的建設效果和水平,對人事檔案的信息化建設進行綜合的研究和分析,及時發現存在的問題,并積極采取措施加以解決2j[,使人事檔案管理信息化建設能夠實現高效、順利的建設與發展。
2.加強信息化軟件的開發力度
人事檔案管理的信息化建設需要利用信息管理平臺來實現,因此應檔案管理以及科學技術人員應加強對人事檔案管理信息化軟件的開發和利用,對各種操作系統進行升級,建立完善的人事檔案信息管理數據系統,實現人事檔案管理信息化建設的有效推進,在人事檔案數據系統建設時,應注重管理系統的功能實現,數據管理系統應具有一定的查詢、傳輸、處理等功能3j[,在人事檔案信息化管理建設中,數據庫中包含著大量人員信息,這些信息數據是需要重復利用的,因此要以人事檔案管理信息化建設為核心,促進信息資源的利用效率,實現信息的共享,保證信息資源的科學性、安全性,提高人事檔案的信息服務質量,促進人事檔案管理信息化建設的高效推進。
3.提高檔案管理人員的素質能力
人事檔案管理的信息化建設最終還是由人來完成的,因此在人事檔案管理的信息化建設中,應努力提高人事檔案管理人員的素質能力,提高人事檔案管理人員的服務水平。在人事檔案信息化管理中,需要利用計算機對文字、圖像、聲音等進行加工處理,實現人事檔案信息的數字化存儲,并通過人事檔案管理平臺實現人事檔案的傳輸和共享,以便滿足人們的人事檔案需求。檔案管理人員應掌握一定的信息處理基礎,明確檔案管理的相關知識,以高度的責任感投人到人事檔案管理信息化建設中,促進人事檔案管理水平的提高。
4.做好人事檔案的安全管理工作
由于計算機本身的局限性,使得在人事檔案管理信息化建設中,應加強對人事檔案信息安全的管理,在做好人事檔案信息資源共享的同時,也應注重檔案信息的安全問題,避免由于檔案信息泄露造成嚴重的損失。因此人事檔案管理部門應努力強化檔案信息的安全管理工作,做好安全保護措施,保證人事檔案的真實性和科學性。對計算機中的人事檔案做好備份工作,并明確人事檔案數據庫的使用權限,保證人事檔案的管理能夠按照相關的制度進行,實現人事檔案的安全管理。
三、結束語
當前社會經濟以及信息技術快速發展,計算機技術被廣泛的應用到社會生產及生活的各個領域,在人事檔案管理中,計算機技術也得到了普及,實現了紙質檔案向信息化檔案管理的轉變,促進了人事檔案管理效率的提升。
參考文獻:
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[2]都小紅.新時期人事檔案管理信息化建設研究田.辦公室業務,2012.11(15):142一143.
一、人事檔案管理中存在的問題
人事檔案是人事、組織、勞資等部門從事人事管理活動過程時在培養、選拔和使用人員工作中形成的寶貴歷史材料，記錄個人不同時期、不同階段的發展歷程，真實和客觀地記錄和反映了個人經歷、家庭情況、社會關系以及個人德、能、勤、績、廉等方面的材料。由于多方面因素形成當前人事檔案中普遍存在問題，主要表現在以下幾方面。
1、領導對人事檔案管理的重要性認識不足
領導對人事檔案管理重視不夠，表現在人事檔案管理工作中，有相當一部分領導在認識上存在著一些誤區，認為人事檔案管理工作就是保管的事務性工作，只要不丟失，不泄密，能做好外調、查閱就行了。因此，忽視人事檔案工作的管理，誠然檔案存在的問題也不會解決，其辦公場所、經費、人員沒有保障，檔案工作也就做不好。
管理人員配置不足，管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。然而，由于單位或部門的人事管理人員編制不足，人事檔案管理工作量大，通常人事檔案管理大多數是由人事部門的工作人員兼職去做，屬于非專業人員管理，并且人員變動頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作投入不足，因此，嚴重影響了人事檔案的管理水平。
管理手段也較陳舊，在檔案管理手段上，由于沒有單獨的人事檔案管理軟件，管理人員一直采用手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時整理歸檔，出現檔案資料不完整的情況。調閱檔案時依然采用原始的手工操作方式。
管理人員業務不熟，大多數的檔案管理人員沒有經過專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太熟悉，難以適應人事檔案管理工作。
2、人事檔案保密性不強
根據國家人事檔案管理制度的規定，“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對當事人保密的目的是出于安全需要和方便組織管理，正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，“組織意見”本人是不知道，而使檔案材料的主觀隨意性增大。
3、人事檔案存在弄虛作假
人事檔案的生命在于其真實性，在現有人事檔案管理模式下，“弄虛作假”現象屢屢出現。如高考、職工調動、就業、報考公務員、考研等，個別人通過在人事檔案中修改姓名冒名頂替達到讀書、工作、參軍等目的?；蛘呤菫榱烁偲篙^高級領導職位，偽造干部履歷、入黨材料和學歷證書等。也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式虛假檔案現象屢屢出現，使檔案管理制度的嚴肅性、真實性、惟一性屢遭挑戰。
4、人事檔案材料不完整
人事檔案內容短缺，材料內容不完整：如履歷表、年度考核表、學歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全，填寫項目不完整。其原因是檔案管理部門工作人員責任心不強，沒有認真及時收集各部門、科室應該歸檔的檔案材料，導致收集檔案材料不全；有時只是將檔案材料僅作為保存的資料加以收集堆放，沒有及時對材料鑒別歸檔；對檔案材料內容未認真審核，造成內容殘缺不全。
干部職工對人事檔案認識不足。他們在填寫履歷表、年度考核表等表格時，有的人能省則省甚至不填寫，敷衍了事；有的材料如學歷、培訓、職稱等材料留在個人手中，認為自己保管更安全，用起來也更方便，不愿意將材料交給檔案管理部門。
5、管理制度落后于人事制度改革
隨著人事制度改革不斷深入，人才流動日漸頻繁，選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理落后，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。甚至有的單位為了留住人才扣留了檔案，造成人事檔案材料不完整，給招錄單位在人事審核、審批工作時帶來不便。
二、人事檔案管理的信息化是市場經濟發展要求
隨著我國經濟發展、科學技術和文化的進步，傳統的人事檔案管理模式弊端日益顯露。人事信息具有信息量大、管理范圍廣以及易變動等特點，致使人事檔案管理部門要經常更新人事信息，要與人事信息的變動保持同步。然而，傳統人事檔案管理是以紙質版人事檔案為主要管理對象的實體管理模式，使得人事信息的更新相當困難，無法與現代人事信息的變動保持同步。隨著科學技術的發展，人事檔案管理被賦予了更多職責和作用，其管理模式也逐步由傳統的紙質管理變為現代的信息化管理。然而，由于我國人事檔案管理信息化建設仍處于初步階段，存在諸多問題，如領導及人事檔案管理人員信息化建設意識淡??；人事檔案管理信息化建設投入力度不大，缺乏資金保障；人事檔案管理人員技術基礎薄弱等等，這些因素嚴重阻礙了人事檔案信息化建設和發展進度，影響了人事檔案管理工作價值和功能的發揮，應該引起有關單位或部門領導的高度重視。
三、如何實施人事檔案管理信息化建設
1、提高領導對檔案信息化建設重要性認識
領導要轉變觀念，在思想上重視人事檔案管理信息化建設，要樹立思想決定行動，要認識到轉變觀念是全面推進人事檔案管理信息化建設的關鍵所在。就人事檔案管理信息化建設而言，一方面，只有進一步提高領導對其重要性認識程度，才能進一步加大人事檔案管理信息化建設的扶持力度，有效協調內部組織、人事等部門，發揮其積極性、主動性和創造性，優化人事檔案管理結構，為人事檔案管理信息化建設打下良好的基礎，確保各項工作的順利開展；另一方面，還應加大人事檔案管理信息化建設的宣傳力度，切實提高單位有關人員對人事檔案管理信息化建設的意識，組織有關人員積極參與人事檔案管理信息化建設。此外，還應進一步提高人事檔案管理人員的服務意識，使人事檔案管理工作由單一服務職能轉變為具有較強綜合服務職能的管理。
2、加大人事檔案管理信息化建設的投入
俗話說物質決定意識。實現人事檔案管理信息化既離不開思想基礎，又離不開物質基礎，只有人事檔案管理信息化建設的物質投入，才能確保人事檔案管理信息化建設的最終實現。其中其資金的投入無疑是最為重要的，因此，單位應拓寬資金籌集渠道，為人事檔案管理信息化建設籌集足夠的資金，提高人事檔案管理的科技程度。同時要根據單位自身的實際情況，充分利用各項科研成果，推進人事檔案管理信息領域中新的經濟增長點。此外，單位或部門還應充分挖掘自身內部的科技人才，安排其從事與人事檔案管理信息化建設相關的工作，這樣，既可以加快單位自身人事檔案管理信息化建設的進度，又大大降低了資本投入。
3、培養人事檔案管理信息化建設隊伍
以人為本，培養人事檔案管理信息化建設隊伍，實現人事檔案管理信息化建設的最終落腳點在于人，信息是一種媒介或者輔助工具，因此，應堅持貫徹“以人為本”的原則，建設一支專業的、高素質的人事檔案管理信息化建設隊伍，充分發揮其在人事檔案管理中的價值和功能。樹立單位培養復合型人才意識，定期組織相關專業技術培訓，提高人事檔案管理人員的信息技能。培訓的內容既要突出技術層面的內容，也要突出管理層面的內容；培訓要有實效性，使人事檔案管理人員既懂得管理的相關知識，又精通信息化技術。此外，人事檔案管理人員要不斷提高自身的職業道德和素養，不斷拓寬自己新知識技術視野，豐富自己檔案管理的邏輯思維，進一步提高自身人事檔案管理水平，為人事檔案管理信息化建設的實現貢獻出自己的力量。
4、實現人事檔案信息“三化”
通過實施人事檔案管理信息化建設工程，最終實現的目標是“三化”。即檔案信息數據化、服務利用網絡化以及管理人員專業化。所謂檔案信息數據化，是為了改變傳統以紙質檔案為管理對象的實體管理模式，實現信息查詢以及系統設置的數據化。在現代人事檔案管理過程中，應以原始紙質檔案為依據，將其包含的信息錄入計算機，實現人事檔案的數據化。此外，為了便于查詢，還應對檔案資料規整分類，實現人事檔案信息數據的分類管理。所謂服務利用網絡化，是指借助于計算機網絡這一媒介實現人事檔案管理信息化，為單位內部實現資源共享提供了很好的平臺。管理人員專業化，是人事檔案管理信息化建設的又一發展目標。人事檔案管理的最終實現主體是人，因此，人事檔案管理信息化要求管理人員不僅應掌握最基本的管理知識，還要掌握先進的計算機網絡技術。只有實現檔案信息“三化”，檔案管理信息化才會達到其目的。
1.傳統人事檔案管理的信息化沖擊。醫院傳統的人事檔案管理多采用手工管理的方式，紙質材料的收集、整理、組卷、歸檔是檔案管理工作的主要內容。醫院大量的紙質檔案還沒有完全實行信息化管理，在建立索引數據和檔案信息登記時還依靠手工操作，檔案資料查詢使用上會耗費很大時間和人力。同時，隨著信息技術的發展，在醫院人事管理過程中產生大量數據信息諸如電子文檔、影像資料、網絡新聞報道等多種信息類型，也需要得到分類收集、整理和歸檔。傳統的檔案管理方式很難適應大數據環境下對工作效率和時間效益的較高要求，也很難實現新的信息流、數據源的存儲、提取和使用，醫院人事檔案管理急需加快信息化實現進程。2.醫院人事檔案信息數據特征。醫院人事檔案數據信息好比一個水池，不同種類的信息就是各種顏色的水流，目前來看，這個水池越來越大，匯入不同的信息流種類越來越多、數量也越來越大，因此醫院人事檔案信息數據呈現出信息量大、信息種類多的特征。隨著醫改的深入，醫院人員結構日益復雜多樣，人員數量也在與日俱增，同時由于專業類別不同、編制類別差異、科室情況區分等原因在各個職能部門管理過程中所產生的檔案信息數量龐大。醫院工作人員的基本信息變動、學習學位信息變動，以及頻率較高的職稱晉升工作、崗位聘任工作工作、職工獎懲工作、考試考核、評先評優工作等都會產生不同種類的信息，其中包括紙質資料，也包括電子信息，使得檔案信息種類增多。3.醫院人事檔案管理信息化的重要性。檔案的價值在于利用，人事檔案管理應為人事管理服務。人事檔案作為記錄醫院工作人員個人履歷、工作表現等內容的載體，是醫院人力資源開發、人事決策、職稱評審、人員獎懲等人事管理工作的重要依據。面對海量且種類繁多的人事信息，傳統的檔案管理方法依靠人工翻閱檢索等方式，費時費力，重復勞動多而且容易出錯，顯然對于這些人事管理工作中人員相關信息的提取利用造成很大程度上的效率低下，同時也使得人員信息更新速度和信息收集范圍有限，人事管理的檔案材料參考價值受到很大限制。因此，實現人事檔案管理信息化顯得尤為重要。
二、醫院人事檔案管理信息化過程中存在的問題
1.基礎信息數據不夠完整。由于人員結構復雜，醫院只對部分有編制的人員具有檔案管理權，大量編外人員實行人事，其人事檔案則由人社部門指定的機構代為管理。這就造成醫院所掌握人員信息不夠完整，而醫院的人事管理工作是針對包括人事職工在內的全院職工而言，每次需要查閱非在編人員檔案信息時只能由人事檔案工作人員去相關機構查閱，這極大阻礙人事檔案管理信息化進程，也極耗費的人力、物力和財力。同時，由于醫院檔案管理缺乏行之有效的規章制度，工作人員在收集信息過程中欠缺一定的規范性，難免會出現疏漏現象，容易造成信息數據的不完整。2.諸多信息數據源對接困難。在醫院人員管理過程中，人事部門所掌握的信息主要涉及工作人員個人基本信息、教育經歷、工作經歷、黨團關系、工資表等信息，而其他信息則掌握在其他相關部門。如醫務處對醫療人員能開展的手術級別、手術并發癥發生率、對口支援情況、外出進修情況等信息，護理部掌握著各護理單元中護理人員的考核情況、服務評價等信息，繼續教育部門掌握著醫務人員的不同類型的考試考核頻次、考核結果等信息，質控部門掌握著各個科室質量管理情況，院感部門掌握著各個科室的感控情況，科研處掌握著職工的科研信息，另外還有職工管理過程中產生的其他信息掌握在其他部門。這些都是醫院工作人員評價的重要依據，卻分散在各個部門，沒有實現信息交流，聯通互動，造成人員信息完整度差，各種信息數據也很難實現對接，進一步增大了這些信息的利用難度。3.基礎配備不到位。在人員配置方面，醫院人事檔案管理人員往往是超負荷工作，很難達到每一千人配備一個專職檔案管理員的標準，同時，人事檔案管理人員長期習慣于傳統檔案管理方式，檔案管理信息化的理念不夠強，而且很少掌握信息統計和整理的方法和技術；在硬件設施方面，各種檔案信息的采集整理需要不同的工具來進行，采用不同的載體來儲存，而醫院往往鮮少在這方面進行全方位資金支持；在軟件系統方面，雖然信息資源得到了一定程度的收集整理，但是在信息整合以及檢索和開發利用上缺乏行之有效的系統支持，由于不同醫院的具體情況各不相同，目前并沒有一個適用于不同需求的檔案管理系統，因此軟件系統就需要根據各自實際進行開發，而這往往需要很長時間的探索和試用才能夠實現。
三、大數據為醫院人事檔案管理信息化提供依托
1.大數據帶來人事檔案信息來源渠道增加。在醫院管理過程中，會產生大量與人員有關的信息數據。如醫德考評會體現醫務人員的醫德品行狀況，進修培訓情況會體現工作人員的技能水平提升情況，理論考核、技能考核等可以體現工作人員的理論掌握水平和操作能力，科研課題、情況會體現工作人員的科研水平，院內外評先評優、社會兼職等可以體現工作人員的社會價值，等等這些信息的大量產生，都可以作為完善人事相關檔案信息的來源，會極大豐富醫院人力資源數據，作為實現全方位評價人才的重要依據，為人力資源管理提供相應參考價值。2.大數據有助于實現人事檔案信息實用價值。大數據帶來的人事檔案信息的豐富，會是醫院管理的巨大無形財富。通過匯集、整合各種信息數據，形成全面豐富的人事檔案信息數據庫，變被動整理檔案材料為主動挖掘檔案信息價值，主動為人力資源管理和開發提供服務。例如可以將個人手術視頻、個人典型病例報告、科研專項進展等個性化內容納入職工個人人事檔案，更加側重對專業技術、科研教學等信息的收集，豐富人事檔案內涵。通過利用大數據技術，醫院將不同種類信息數據進行處理，進行數據分析，能夠深入挖掘人事檔案的價值，有效利用各種檔案信息資源，對醫務工作者實現更全面的評價，從而實現適才適用，以至于更精準的開發人才資源，更好地服務患者，更大程度的去造福社會。
四、大數據視角下實現醫院人事檔案管理的信息化舉措
1.樹立大數據信息管理理念。醫院應樹立為培養人才服務的檔案觀，以大數據視角推進醫院人事檔案管理信息化的頂層設計，從醫院人才發展規劃角度而不僅僅是人事檔案管理角度來實現人事檔案管理信息化。通過進行頂層設計，提高人事檔案管理的地位，實現人事、醫務、護理、繼教、科研、質控等多個部門協同合作，將人事檔案管理信息化納入到醫院信息化建設的過程中，以大數據的視角，來增強各個部門大數據信息管理意識，推動檔案管理方式創新，加快檔案管理信息化進程。2.形成聯通互動及時更新的大數據平臺。面對龐大的數據源，醫院應當在醫院內網中構建數字化大數據系統平臺，發揮醫院信息科職能的同時，引進專業的大數據信息管理團隊，研發適合醫院實際情況的信息系統，使各部門、科室產生的各種文字、圖片、影像等資料得到及時的匯集整理，構建科學合理、分類明確的數據庫。利用好醫院已有的信息系統，通過技術升級，將醫院現有的HIS系統、HRP系統、OA系統等實現數據抓取甚至實現對接，將極大豐富人事管理信息。同時需要注重信息收集的方式的優化，加快將紙質材料轉換為電子檔案的步伐，通過疊加專有電子水印和電子簽章保持檔案信息的完整性和真實性，提升提取信息的時間效益。另外，人員信息數據及時更新也十分重要，相關部門需配備專職信息統計人員，及時整理和上傳各種數據。同時，在信息檢索研發方面，要做好意見征求工作，提高信息屬性和檢索字段的實用價值，在將相關信息做好保密工作的同時，使查詢條件更具靈活性，輸出報表更符合實際需求，以便于醫院及相關部門實現更加便捷有效的人員信息檢索和利用。3.完善支持保障措施。在人員支持方面，應組織人事檔案管理人員以及各部門相關信息統計人員進行專業培訓，或去有先進經驗的醫院參觀學習，增加溝通交流和技能提升的渠道，不斷掌握新技術和新知識，提升相關人員的信息管理能力和水平，加快構建新型人事檔案管理團隊，提升人事檔案管理隊伍的層次。在硬件支持方面，醫院應加大資金投入，為檔案管理部門配備數據記錄必要的計算機、刻錄機、復印機、數碼相機、微縮相機、掃描儀和存儲服務器等設備，同時為信息科配備大容量的伺服器，為軟件信息系統提供最大程度的支持。在制度建設方面，醫院應制定統一的檔案管理規程，嚴格按照操作規范來錄入、修改、和歸檔、更新信息，將制度化和標準化建設貫穿到醫院人事檔案管理信息化的全過程中，從制度上減少隨意篡改、刪除檔案的可能性，重視考核和追責，確保人事檔案在信息化過程中仍能安全有序。在信息安全方面，應加強人事檔案信息的保密性管理，嚴格權限設置，實現信息系統操作記錄歸檔和定期審核，提高風險防范意識，嚴肅流程管理和交接制度；另外，需要通過提高數據庫的防護水平，及時做好數據備份和防火墻提升等工作。
參考文獻：
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一、 現階段人事檔案管理分析
（一）人事檔案管理存在的問題。從事人事檔案信息化建設和管理的工作人員不僅應具備較高的檔案管理技能，同時對于計算機及網絡技術的要求較高。現實中從事檔案管理的人員多數并不是檔案管理相關主業出身，雖然在長期的檔案管理過程中積累了一定的檔案管理能力，但是計算機技術多數僅限于簡單的應用，缺乏專業的技術支撐。由此導致在建設信息化的人事檔案過程中，不能快速準確地完成信息的檢索和錄入。
信息化建設過程中的安全風險是難以規避的存在，這也是進行檔案管理所必需承擔的風險。在信息化人事檔案的建設中，一旦發生信息泄露，將造成更為嚴重的后果?，F階段對于人事檔案管理中的安全風險認識不足，存在的安全隱患較多。
體制機制問題是制約人事檔案管理工作的客觀原因。良好的制度是人事檔案管理工作高效運行的基礎，但是，目前條件下相應的保障制度不完善，人事檔案管理工作設施環境得不到保障，現代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通暢，這些因素都導致了人事檔案管理工作無法高效運行，不能為單位和組織發展提供積極動力。在制度建設層面，雖然《檔案法》和《全國檔案系統信息化建設實施綱要》已經頒布并實施了一段時間，但是落實不足，也沒有相關的檔案管理細則以供參考。因此很多單位內部并沒有形成一套完整的成體系的制度，在沒有具體實施細則指導的前提下，人事檔案信息化建設長期停步不前，多數單位的人事檔案信息化建設停留在口號中并沒有落實在具體的實踐上。
（二）人事檔案信息化管理的優勢。紙質檔案管理是傳統人事檔案管理最主要的方式，顯然這樣的檔案管理方式已經不能滿足新時期發展的需要，紙質檔案管理和保存難度大，而且更新不及時，人事調整，人員成果不能及時反映到紙質檔案上，?е氯聳碌蛋賦戮桑?信息準確性不高，而且難以對紙質人事檔案進行全面監控管理，一些人員私自更改人事檔案資料的現象難以杜絕。實現人事的信息化管理，不僅可以及時更新人事檔案，提高人事檔案的準確性，而且可以提高檔案管理的安全性。
傳統紙質檔案查詢、檢索效率低，而且反復查閱還會造成對紙質檔案的損壞，增加了檔案保管的難度。而實現人事檔案信息化管理，建立相應的人事檔案信息庫及檢索目錄，可以大大提高醫院人事檔案管理工作效率，節省人力、物力。
傳統的紙質人事檔案對于工作人員的能力分析作用甚微，不能快速完成人員的比對與分析，因此，紙質檔案的作用在人力資源的管理中經常被忽略。但是經過信息化建設的檔案管理能實現快速的信息篩選和分類對比，完成多個角度的工作人員能力分析，從而為人員工作崗位調整和人力資源配制提供依據。與此同時，在建立信息化的人事檔案的過程中，通過人事部門和其他部門的協調工作可以有效地提高整體工作效率，對于提高資源的整合能力具有突出作用。
二、人事檔案信息化建設措施分析
（一）增強安全管理。信息化人事檔案的安全管理可以從以下幾個方面入手：首先，嚴格控制檔案信息的訪問權限。其次，無關移動存儲器不能與信息存儲計算機鏈接。再次，安裝殺毒軟件并進行定期升級。最后，內部網絡特別是存儲管理網絡不得與互聯網鏈接，建立物理隔離。具體來看應制定詳細的檔案管理規章制度和懲罰手段，明確具體負責人的責任和義務，落實安全責任制。
（二）重視系統的定期維護。人事檔案的信息化管理是一個動態的過程，在此過程中需要對其進行定期的維護和更新，需要做到以下幾點：首先，信息錄入完整詳細，數據的完整性是后期管理的基礎。其次，培養數據定期更新意識，委派專職人員對數據庫進行信息更新和系統維護，人員變動和成長都是一個不斷變化的過程，只有將最新的信息錄入系統才能保證系統在使用中的可靠性。
（三）重視人事檔案的利用。人事檔案信息化建設主要包括以下幾個部分：人事信息收集和統計、數據日常維護、信息檢索和統計分析。在信息收集和統計過程中應對工作人員按照工作性質進行分類，并按照姓氏和編號分類，然后依據人事部門和組織部門在人員入職、培養和工作中的具體表現建立個人電子檔案，主要包括學歷、社會關系、業務能力和獎懲情況等。便于在后期的工作人員職稱評定和升遷中進行比對、同時在離退休人員辦理手續的過程中也能提供全面詳盡的信息。
【關鍵詞】人事檔案；管理信息化；問題；對策
中圖分類號：G27文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）07-254-01
一、人事檔案管理信息化的內涵
隨著時代的發展，人事檔案的管理方法不能墨守陳規，必須要充分利用高科技信息技術來豐富手段與方法，比如說信息化管理就是一個典型的方法。但是在人事檔案信息化管理的過程中，卻很容易出現問題，例如，信息沒有及時更新，檔案管理的內容沒有隨著信息的變化而做出調整，因此，人事檔案要進行不斷的創新，以適應不斷變化的信息情況，針對信息化管理過程中出現的問題找出根本性的原因，完善檔案管理工作。除此之外，還要充分利用人事檔案，方便工作人員信息的采集和整理，為人事工作提供方便。
二、人事檔案管理現狀分析
在現實生活中，人事檔案的管理占據著舉足輕重的地位。我們要重視它?？墒橇钊藫鷳n的是，它被很多人忽視了。這深層次的原因值得人們去深思。原因是工作單位說這起不到特殊作用，所以對它的管理也就松懈了，與此同時，人事檔案管理人員工作低，工作分心，不專業，出現兼職情況。最終導致工作單位沒有安排專業人員做好這項工作，人事部門的工作效率低下，而且經常出現錯誤等很多問題。我們要解決這個問題就必須要重視它，安排一些高端人員來做這項工作，要利用好網絡，運用現代信息技術來操作這項工作，用它來取代傳統的查詢人事檔案信息的方式。在人事檔案管理上，我們也要與時俱進，開拓創新，不斷取得新發展，隨著科技的發展而發展。人事檔案管理的工作應該由檔案學專業人才來從事，但是，從現在的情況來看，許多人事檔案管理工作人員都是非科班出身，基本上都是單位其他部門的工作人員兼任，因此在人事檔案管理上容易造成分心和注意力不集中的現象，甚至缺乏必要的崗前培訓，這樣就容易在檔案管理工作中出現失誤的現象；最后，單位的人事檔案管理部門得不到領導的重視，工作人員的工作水平比較低，缺乏工作的積極性，很多員工都是以檔案管理部門為跳板，最后調任到其他部門。
三、人事檔案信息化管理創新思路
（一）增強網絡與現代管理的手段
互聯網的運用和普及也要求人事檔案采取網絡管理的模式，合理運用網絡管理可以說是非常安全的，可以把人事檔案進行歸類存檔，增加資料記錄的條理性和有序性，把雜亂無章的員工檔案進行有序分類，并及時保存，不占用空間。網絡管理還可以及時刷新檔案記錄的信息，保證檔案內容的真實性和完整性。
（二）轉變人事檔案管理的意識
管理意識和管理的責任感對于人事檔案管理工作是十分重要的。但是，由于種種原因，很多從事人事檔案管理的工作人員缺乏管理的意識的高度的社會責任感，因此，樹立工作人員的管理意識和高度的責任感是當務之急。首先，到對人事檔案管理工作人員進行崗前培訓，對工作人員進行專業知識的傳授和教育，強化工作人員正確管理檔案的工作方法，并告知檔案管理工作對于用人單位和其他組織的重要性，使工作人員認識到利害關系，樹立起高度的集體責任感和責任心；其次，要完善相關激勵機制，對人事管理工作賞罰分明，通過合理的激勵機制來調動工作人員的積極性。再次，要定期開展對檔案管理工作人員的業務培訓工作，尤其是計算機信息技術的培訓，因為實現管理信息化主要是通過計算機來作為載體的；最后，要做好對檔案工作管理人員進行權利與義務的法治教育工作，使工作人員尊重他人隱私權，做好檔案信息的保密工作。
（三）完善和強化信息化管理機制
檔案的信息化管理需要一定的制度來進行工作的制約，要讓員工有一定的約束性，合理、合法的進行工作，在工作過程中，嚴格做好每一項工作，不管是檔案的歸檔還是查閱，都要按照制度規定的去做，這樣才能使人事檔案做到最好的管理，對一些有漏洞的制度進行糾正，保持制度的嚴密性。同時，檔案信息的保密工作是十分重要的，要對每個檔案進行密碼鎖定，密碼也要讓專門保存，不能透漏給他人，還要安裝一個殺毒軟件，對檔案進行定時的消毒，防止一些病毒的侵入。
（四）創新人事檔案信息化管理方式
現在的人事檔案要實現現代化，運用高科技設備進行檔案管理，采用獨立的系統進行工作，不僅是做到檔案的歸檔和查閱，還要能有預測、分析等功能，信息的輸入和輸出要比傳統的方式快的多，還很方便，減少工作人員的工作量。還要建立相關的數據庫用來管理檔案，把檔案相關的數據進行整理、統計、分析，合理的運用數據庫和系統，實行信息化，無紙化。
四、結束語
總之，隨著社會的發展和信息化時代的到來，人事檔案信息化管理也要與時俱進，順應時代的發展，采取科學高效的方法進行管理工作，完善人事檔案信息化管理工作的規章制度，嚴守員工的工作信息，保護公民的隱私權。只要在不斷創新的完善的基礎上，人事檔案的管理水平才能不斷得到提高。
參考文獻：
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