時間：2023-08-15 16:55:22
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關鍵詞：辦公自動化 高校采購 管理應用
隨著教育投入的增加，高校儀器設備采購任務量及項目管理信息量也在增大。在高校采購管理工作中，每個采購項目從申報、審批到執行，要形成申報、批復、采購立項、招標需求、采購合同等多種文檔。每個文檔分別包含技術參數、項目經費、商務等數據信息，要求制作準確、完整、統一。而這些文檔制作一般是根據規范化的模板修改成個性化的文檔，一方面要保持框架式的文檔結構，另一方面又需要重復輸入多個同樣、關聯的信息，極易出現錯誤。因此急需探究建立系統的電子文檔管理模式及制作方法。
Microsoft Office是微軟公司為辦公自動化而開發的應用軟件，應用該系列軟件可以進行電子文檔處理、數據信息統計、演示文稿制作、郵件接收發送等。隨著計算機操作能力和應運水平的提升，管理人員也開始在業務領域追求Microsoft Office的個性化應用。Microsoft Office通過自己強大的功能平臺和自帶的“宏”等應用程序開發模塊以及自帶的“VBA”應用程序開發環境，可以實現個性化電子辦公文檔的開發。在高校政府采購項目管理中，嘗試利用Microsoft Office開發辦公自動化軟件，大大提高了采購項目管理效能和規范化程度。
1 Microsoft Office在采購管理中的個性化應用
1.1 Excel在采購管理中的應用
Excel具有很強的數據信息分析和管理功能，大量的公式函數可以選擇應用，使用Excel可以執行數據計算。分析信息并管理信息列表，使用Excel的各種自定義功能，充分挖掘Excel的功能，可使采購人員實現個性化管理。通過綜合運用各種Excel公式、函數解決復雜的數據管理問題，運用Excel對不同來源、不同類型的各種數據進行處理和分析，從而可以實現許多功能，給管理者帶來方便。
采購信息管理中的選用并不完全是利用它強大的數據信息分析和管理能力，在此所強調的也并非如此，更多的是利用它列數量和數據處理能力的結合。Excel的一個工作表有256列，也就是2的8次方，在高校采購項目的系列文檔中，文檔數量一般不超過256個，使用它可以將所有信息進行“一條龍”式的整理收集，從而優化采購流程管理。
1.1.1 建立基礎表體，優化采購工作流程
在高校采購管理工作中，雖然各高校均有各自的特點，每個管理人員的工作方法方式也有自己的特性，但是采購工作本身有其共性。采購項目通常要經過項目申報、接收批復、項目分析、細化需求、明確方式、政府采購、簽署合同、驗收支付等主要環節，不妨建立起以此為列內容、以項目為行內容的表體，以便收集整理采購文檔并方便記錄采購執行過程。表1列出了項目基本信息；表2列出了項目分解信息及采購方式信息；表3列出了供貨方基本信息；表4列出了供貨及合同基礎信息；表5列出了采購合同執行信息；表6列出了項目基礎統計信息；而表7將以上各表匯總，形成了完整的項目執行信息。
1.1.2 細化表體內容，充分利用軟件功能
各工作流程內容是依據項目執行細化而來，所以在具體工作環境中可以依據自己的細節執行方式進行個性化修改。A1-47列中某些具體的表格可以充分利用Excel的功能，如在A2批復文本、A9分項內容、A25合同文本相應內容中應用Excel的鏈接功能將相應的文本文件鏈接到工作電子表格中，使其隨見所得，鼠標一點就可以進入相應的文檔中。另外，在此工作表中要利用好Excel的數據計算功能以核對數據的準確性，如A6應為每個項目中A10列的數據之和，A6應為A23與A42之和，A23應為A32與A38之和，A43與A44之和應等于1，A29應為A27與A28之和等，以充分利用軟件功能。
1.2 Word在采購合同制作中的應用
采購合同標準模板文件長達十余頁，如項目名稱、采購機構、招標編號、貨物名稱、買方賣方、交貨時間、質保期、采購方式等（如圖1所示），有十幾項信息需重復錄入修改，有些內容甚至要修改三四次。為了避免重復性修改，也為了減少差錯率，提高采購合同電子文件制作的效率，可以充分利用Word中自帶的“宏”等應用程序開發模塊以及自帶的“VBA”應用程序開發環境，優化采購合同文檔結構，每項信息只需要輸入一次，即可將相應的內容修改過來，同時將合同封面重新設計，形成一個可視化的操作界面，暗藏按鈕，一鍵“定天下”。圖1中：a政府采購合同首頁“BIGC2011”即為上述功能性按鈕，是“定天下”的一鍵；b示例向各文本框輸入信息，點擊功能性按鈕即可將全文檔中重復出現該信息全部更改；c為更改后的合同文本，重復出現信息只需要增加文本框TextBox，再配套增加一句VB定義語句即可保證相同信息的一致性；d為對采購合同首頁“BIGC2011”即CommandButton1，進行功能性定義，當點擊時輸入文本框的內容定義為變量，同時此變量賦予此文檔中出現該內容信息的其他文本標簽。
2 結束語
在Microsoft Office軟件環境下，可以通過簡單的個性化辦公自動化應用程序的開發，承擔起高校采購項目信息管理的任務。其特點表現在幾個方面：Excel軟件所需建立的電子表格絕大多數可以根據現有的工作流程制作編寫，其表格內的數據等信息，都可以自動生成可視化界面，從而使數據統計及處理速度提高，管理工作效率也大大提高；在Microsoft Office中應用“宏”進行程序設計，程序編寫者具有熟練應用Microsoft Office和基本的軟件編程思路就可以了，對編程的技術水平要求相對較低，一般管理人員可以根據工作需要，開發適合于自己的辦公自動化應用程序；利用“宏”與“VBA”開發的軟件程序直接與Microsoft Office辦公軟件相嵌套，程序運行不需要第三方控件的參與。所以對辦公用計算機設備的配置要求不高，而軟件環境中只要安裝Microsoft Office就可以了。通過Microsoft Office系列軟件的協作，可將電子工作流程表格和相應的文檔有效結合起來，實現建立完整的政府采購項目信息管理平臺，達到事半功倍的理想效果。
參考文獻
【 關鍵詞 】 SAP；物采系統；融合銜接；數據對照轉換表；中間數據庫
1 前言
SAP與物采系統（中國石油物資采購管理信息系統）融合設計是為了解決集團公司及下屬地區公司、分公司SAP與物采系統采購數據傳遞的解決方案。融合銜接設計很好地聯接了SAP與物采系統，使SAP與物采系統得到了實時數據的傳遞。
通過解決方案，實現數據一次性錄入，多方共享，保證公司SAP系統、物采系統數據的完整性，滿足企業物資采購管理的需要。
2 SAP和物采系統介紹和問題
物采系統是中國石油天然氣集團公司開發的一套中國石油物資采購管理信息系統。物采系統就是為了滿足物資采購管理和采購交易為一體的業務管理需要，促進業務處理自動化、業務管理規范化、決策支持智能化，支撐“集中采購、分散操作”。實現中石油集團公司信息化的發展目標，在“一個全面、三個集中”要求下，按照中石油企業物資采購管理制度，為提高物資采購管理水平、開發的集成物資采購管理信息系統（簡稱物采系統）。
物采系統的應用范圍包括總部及所屬企事業單位和供應商。主要以采購供應鏈為主線，覆蓋采購管理和交易全過程，實現采購業務全流程、全覆蓋。業務分級授權管理，采購物資品質覆蓋中的60大類所有物資。架構包括了系統門戶、交易平臺、業務管理平臺、基礎管理平臺及決策支持平臺。
物采系統是基于i2采購交易軟件進行客戶化開發的，并與SAP、公共數據編碼平臺等系統通過企業服務總線（ESB）實現異構系統間有機集成。
SAP系統是國外一套先進的企業信息管理系統，而物采系統是根據B2B交易方式創建的物資采購管理信息系統，它是根據企業自身特點創建的一套物資采購管理信息系統。而SAP系統在物資采購方面功能不是特別突出，與企業自身物資采購特點也不是銜接得特別好。這就造成了在物資采購方面，企業只應用了主數據創建和維護、創建采購訂單、發票校驗、物資采購申請、貨源清單創建和維護這幾個功能。而物采系統主要功能就是在物資采購方面集中統一采購管理，特別突出采購方面功能，結合了企業物資采購管理自身特點。
物資采購管理信息系統主要功能包括了計劃管理、采購交易管理、合同管理、結算管理、物料管理、價格管理等相關功能。SAP系統和物采系統之間就好像SAP系統負責創建采購訂單、物資入庫與結算。而物采系統負責物資招標、供應商管理、價格管理、合同管理等功能，它主要突出了采購管理功能。
怎么樣才能更好地把SAP系統與物采系統這兩套設計功能不同的系統融合銜接到一起，組成一個完善的物資采購管理信息系統？
3 融合銜接流程設計
作為中國最大的跨地區集團公司，它下屬地區公司繁多，轉換數據量大，各個地區公司業務也有差異，所以不能簡單地使用SAP與物采系統接口轉換技術進行數據傳遞。為此經過調研特此進行了設計方案。
根據企業下屬地區公司繁多，需要轉換數據量大，各個地區公司業務有差異等特點采用在企業總部建立統一的數據管理系統，服務于SAP采購數據與物采系統數據形成對照及轉換；數據對照轉換表統一維護，只有一套對照轉換表，維護后自動保存到SAP和物采系統中。在物采系統進行采購計劃申請、采購、審批、采購談判、采購招標、采購訂單、訂單查詢等相關業務，當這些業務進行完成后，物采系統自動生成訂單。
當生成訂單的同時，根據數據對照轉換表在SAP系統中自動生成采購訂單，并且物采系統訂單和SAP系統采購訂單形成對應。而后由SAP系統進行采購訂單審批、入庫發貨、采購結算等后續的工作。通過“訂單轉化接口”物采系統實時向SAP系統轉換采購訂單。
通過上述方案，采購數據由物采系統錄入，傳遞到SAP系統中進行處理，保證了企業物資采購業務流程的完整性，加強了企業物資采購業務管理的需要。
而在SAP和物采系統的供應商和物資編碼都通過由編碼申請平臺申請要求進行申請，編碼申請平臺將申請下來的編碼同時傳遞到SAP和物采系統中。這樣就形成了編碼及物資單位的唯一性、一致性、及時性，更好 地保證了SAP和物采系統的融合銜接。而對這些編碼的管理全部由物采系統進行管理，并對供應商管理更加科學細化。
結合企業及下屬地區公司繁多、數據量大特點，在SAP與物采系統數據庫里分別建立了SAP與物采系統數據對照轉換表，根據數據對照轉換表建立了中間數據庫，從而進行物采系統訂單和SAP系統采購訂單字段之間相互轉換，保存到中間數據庫。如圖1所示。
數據對照轉換表主要保存在中間數據庫，數據對照轉化表主要根據SAP和物采系統數據形成一一對應的邏輯關系。數據對照轉換表主要包含主數據和訂單轉換表。物采系統根據數據對照轉換表把相關數據轉換成SAP系統所需要的數據，從而使SAP系統隨機生成采購訂單進行相關業務操作。然后SAP系統把創建的采購訂單業務操作完成后，在物采系統就可以進行采購訂單查詢等相關操作。
這樣就使SAP和物采系統的采購業務銜接在一起，使物資采購業務流程形成了完整性。加強了企業物資采購業務管理的需要，實現了管理與交易一體化的統一物資采購信息平臺，促進了物資采購業務處理自動化、業務管理規范化、決策支持智能化的要求。
4 結束語
通過SAP與物采系統融合銜接設計，很好的完善成了企業物資采購業務流程，使企業物資采購管理信息系統與SAP系統形成一體，實現了管理與交易一體化統一的信息平臺。很好地滿足了SAP與物采系統融合要求。通過SAP與物采系統融合銜接設計，它為今后一些系統的融合銜接提供思路，更重要的是也為今后其它系統與SAP系統的融合提供了參考與借鑒。
參考文獻
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本院從2000年初期便已規劃了“本院實際的全面信息化管理系統”，但由于資金和人員等諸多方面的條件限制，公文和人力資源管理、采購和庫房管理、設備管理和標準及圖書資料管理一直未納入系統之中，隨著本院事業不斷發展，上述內容的管理對象越來越龐雜，因此急需開發一套對上述內容進行有效的、規范的、高效的管理辦法的自動化管理系統（office Automat ion System，也稱OA系統）。
OA系統主要是利用計算機、通信和自動控制等技術與設備。實現辦公業務的自動化，
它是提高辦公效率、辦公質量和實現科學管理與科學決策的一種輔助手段，大致經歷了三個階段：第一個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用現化辦公設備。；第二個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用了電腦和打印機，通過電腦和打印機進行文字處理、表格處理、文件排版輸出和進行人事財務等信息的管理等；第三個階段的主要標志就是辦公過程中的網絡技術的普遍使用，這一階段在辦公過程中通過使用網絡，實現了文件的共享、網絡打印共享、網絡數據庫管理等工作。
目前，辦公自動化系統的版本很多，從軟件架構上分，即有傳統的基于局域網結構的
C/S（客戶端/服務器）架構軟件，也有利用現在網絡技術開發的基于Internet平臺 的B/S（瀏覽器/服務器）架構軟件，隨著網絡安全設備和網絡安全技術的進步，B/S架構軟件不但具有了傳統C/S架構軟件的安全特點，還因其部署簡單，后期維護量小而有逐漸替代傳統C/S架構軟件的趨勢，它們通過先進的網絡應用平臺，建設起安全的、可靠的、開放的、高效的信息網絡和辦公自動化、信息管理電子化系統，對內為管理部門提供了現代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息服務，實現檔案管理自動化和辦公事務處理自動化，以提高辦公效率和管理水平；實現各部日常業務工作的規范化、電子化、標準化、增強檔案部門公文檔案、人事檔案等檔案的可管理性；實現信息的在線查詢、借閱，最終實現“無紙”辦公；對外則進一步擴展了為單位之間或者組織之間的信息交流渠道，從而達到利用計算機系統來提高辦公效率，加快各種辦公業務流程處理速度的目的。
在件的功能上，市場上商品化的OA系統主要以公文管理為主，無法有效解決本院日常管理中所遇到的諸如設備計量管理、采購流程化歸一管理、標準有效期的管理、培訓的規范化管理等問題，因此一套符合本院工作和管理實際情況的OA系統便成了本院統合管理中所面臨的各種問題的最好解決辦法。
二、項目開展的難點
本次OA系統是在已有十年開發、完善檢驗管理系統的信息化工作經驗，但從系統開發的具體內容來看，由于檢驗管理系統主要是針對檢驗工作的管理、檢驗流程、環境設置等基礎設計工作在本院購置該軟件之前就已經形成，本院具體設計、開發的報告模塊的格式和內容絕大部分都是按照國家相關標準、規程做支撐。
OA系統的開發是對既有工作流程的數字化，因此系統設計必須以本院的實際工作模式為藍本，既要最大程度的忠實于本院的管理模式和管理流程，又要通過程序設備實現工作流程的規范，解決目前管理模式中人員操作所造成的管理偏差，這也意味著OA系統的設計要從工作流程和控制理念的設計開始，通過流程的優化和權限的設計實現整體的程序管理工作，并通過具體表單的設置來達到與本院質量管理系統和行政管理制度的統一。在具體實施過程中，所涉及的關鍵步驟主要包括權限設計、系統流程設計、表單設計、數據庫設計、程序開發、測試和再完善，在這些步驟中，需要本院做的關鍵和難點是權限設計和系統流程的設計。由于權限設計必需以系統流程設計為基礎，因此本項目開展的難點是系統流程設計。
三、工作流程的抽象化
1、系統總體框架設計
考慮到實際使用的方便性，OA系統的開發采用在現有檢驗管理系統的基礎上進行擴充的方式來實施，即將原有的檢驗管理系統功能設置為“檢驗報告管理模塊”，新開發的OA系統設置為辦公自動化管理模塊，并由這兩大模塊組成新的特種設備檢驗管理系統。
在OA模塊的子模塊設計上，根據具體開發內容設置了采購管理、培訓管理、公文管理、設備管理和圖書資料管理等五個功能模塊。
2、采購管理流程的抽象化
本院的采購管理執行本院質量管理體系中的《采購服務和供應品管理程序》。在實際工作中，質量技術部和院辦公室為本院采購工作的兩大主要執行部門。辦公用品及其它通用物品由辦公室負責采購。圖書由于涉及到標準的有效期管理等問題，由負責標準管理的質量技術部負責采購。設備類由于技術性和專業性都較強，因些一般由使用部門提出申請，由負責設備管理的質量技術部負責通過招標等方式進行采購。
3、設備管理流程的抽象化
本院的設備管理執行院質量管理體系中《儀器設備管理程序》。儀器設備管理的重點包括設備出入庫、設備配發、設備借用、計量檢定、日常維護等方面，其中儀器設備的計量檢定、維護保養是設備管理中的主要工作，在該模塊的設計中，采用了維護和檢定的預警、報警機制對這兩個環節進行管理，可有效減輕人工管理的壓力，提高管理的有效性。此外，設備借用、設備損壞、丟失等問題也是設備日常管理中常見的問題，在模型中也通過程序化的處理機制得到了很好的解決。
4、培訓管理流程的抽象化
目前培訓工作中面臨的主要困難是部門領導和院主管領導不能很好地掌握受訓人員的培訓時間、地點、內容等情況，培訓資料的收集困難、培訓主管部門對再培訓開展情況方面的信息收集比較困難，且再培訓資料的收集也比較困難，培訓費用統計困難等。為了規范這些方面的工作，在培訓管理流程的設計中考慮了如下原則：
1》所有培訓均需由參加培訓人員填寫培訓申請表，經部門負責人，院辦公室和主管領導審核后才能實施
2》由主管院領導在審核培訓申請時根據培訓內容決定是否需要進行再培訓及再培訓的范圍
四、小結
1》本院以實際管理模式為藍本，通過將實際工作流程進行抽象化和程序化，最終形成了包括采購管理、設備管理、圖書管理、公文管理和培訓管理等五個子模塊，以工作流程驅動的OA管理系統，系統設計貼近工作，可實現相關工作環節的全面管理。
2》系統通過設計靈活的權限分配方案，為不同的工作流程和不同人員分配不同的權限。
3》系統通過不同模塊中的預警和報警功能，可以使工作更具計劃性和目的性
【關鍵詞】信息化技術；石油企業；物資管理
石油企業對于國家經濟發展起著至關重要的作用，面對日益激烈的國際競爭，新的石油政策與法規不斷頒布，如何進行物資采購管理的改革與創新顯得尤為重要。物資采購涉及到編制采購計劃、詢價、采購、保管、發放領用等各個環節，整個過程涉及到的信息不僅分散而且波動性大，原始的處理方式和簡單信息工具缺乏整體信息的執行、反饋、監控、共享的手段。暢通信息傳遞渠道，全面整合供求信息，建立物資管理的信息處理平臺是解決這一問題的有效途徑；同時，也能為提高物資管理水平和質量提供決策支持。
一、信息技術的優勢特點
在信息技術發展迅速的社會中，各個行業的發展都離不開信息技術，信息技術憑借著其強大的信息綜合處理功能，實現了信息管理的新方式，利用各種軟件實現了信息綜合，可以按照操作者的意愿進行信息處理。同時互聯網技術的應用，實現了信息之間的互通，將世界變得很“小”，可以實現遠距離的信息傳遞，這對于物資采購管理而言很關鍵，通過互聯網信息收集實現物資對比，最終選擇合適的產品，這對現代物資管理有很大便利性。
二、物資采購管理面臨的問題
（一）供求信息缺乏針對性。一是存在著多批次小批量的問題。二是物資供應生產廠家的批量生產存在著高批量的問題，實際需要與供應量不匹配。三是未對供應商資料進行實時檔案化管理，對供應商的推薦、考核、使用不規范。（二）供求信息有效性不足。供求信息是物資采購管理的基礎，可靠的供求信息便于石油企業和物資供應商之間進行溝通和買賣，同時有效的信息是采購管理的基礎，現階段物資供求信息可靠性不足，經常會出現完整性、實時性等方面的問題。例如對于同一種物資，有多個供應商，物資信息提供不全，在采購過程中會造成物資質量與要求不符等情況；對供應商的實際情況不了解，導致在選擇供應商時僅根據檔案記載情況對供應商進行選擇，缺乏對供應商現階段的調查了解。（三）缺乏科學的物資采購管理體系。一個科學有效的管理體系對物資采購很重要，在激烈的市場競爭和飛速發展的科技面前，專業的管理人員、規范的采購形式和統一的采購渠道都需要一個科學的管理體系支撐?，F階段物資采購管理中缺乏專業的管理人員，由于企業對物資采購工作不重視，忽視對相關人才的引進和培養，使得工作人員技術、思想等方面都受到影響。同時采購形式和采購渠道管理不到位，造成了物資采購工作問題不斷，影響工作的穩定性。
三、信息化在物資采購管理中的應用措施
石油企業要充分認識到信息技術的重要性，將其運用到企業管理的各個方面，尤其是物資采購這種工作量大且復雜的工作，更需要信息技術的輔助。（一）建立物資采購管理平臺。采購管理平臺的建立是實現信息化的關鍵一步，石油企業要針對物資采購管理的特點進行分析，設立科學有效的物資采購平臺，充分利用互聯網的優勢進行信息收集整理，將管理平臺打造成集物資信息、供應商信息等為一體的自動化平臺，實現平臺訂單管理系統，實現物資采購管理自動化。要注重信息平臺的宣傳，讓更多供應商參與到平臺的建立中去，實現信息平臺的建立完善。（二）實現內部管理信息化。物資采購不僅需要和供應商之間進行溝通，還要與企業其它部門保持密切溝通，對各部門物資需求情況進行了解，以便更好地進行物資采購。針對這種情況建立信息化檔案，利用物資精細化管理系統對各部門物資詳細情況進行記錄分析，通過系統平臺實現信息對比，進行信息調用，確保信息可靠性。也便于對各個部門物資需求情況進行詳盡分析，制定分析表、分析圖，便于資金管理等工作的進行。同時能夠有效避免因為物資剩余或者采購過多造成的物資浪費。
四、結語
物資采購對石油企業的發展有至關重要的作用，我們要充分認識到物資管理的重要性，明確物資管理中的問題，采取更好的解決措施；認識到信息技術與物資管理相融合的必要性，充分發揮信息化優勢，有效避免物資采購過程中的供求信息、信息交流等方面的問題，有效提升物資采購管理水平，促進石油企業的發展。
作者:張少華 單位:中石化石油工程地球物理有限公司華北分公司
【參考文獻】
一、信息技術的優勢特點
在信息技術發展迅速的社會中，各個行業的發展都離不開信息技術，信息技術憑借著其強大的信息綜合處理功能，實現了信息管理的新方式，利用各種軟件實現了信息綜合，可以按照操作者的意愿進行信息處理。同時互聯網技術的應用，實現了信息之間的互通，將世界變得很“小”，可以實現遠距離的信息傳遞，這對于物資采購管理而言很關鍵，通過互聯網信息收集實現物資對比，最終選擇合適的產品，這對現代物資管理有很大便利性。
二、物資采購管理面臨的問題
（一）供求信息缺乏針對性。一是存在著多批次小批量的問題。二是物資供應生產廠家的批量生產存在著高批量的問題，實際需要與供應量不匹配。三是未對供應商資料進行實時檔案化管理，對供應商的推薦、考核、使用不規范。
（二）供求信息有效性不足。供求信息是物資采購管理的基礎，可靠的供求信息便于石油企業和物資供應商之間進行溝通和買賣，同時有效的信息是采購管理的基礎，現階段物資供求信息可靠性不足，經常會出現完整性、實時性等方面的問題。例如對于同一種物資，有多個供應商，物資信息提供不全，在采購過程中會造成物資質量與要求不符等情況；對供應商的實際情況不了解，導致在選擇供應商時僅根據檔案記載情況對供應商進行選擇，缺乏對供應商現階段的調查了解。
（三）缺乏科學的物資采購管理體系。一個科學有效的管理體系對物資采購很重要，在激烈的市場競爭和飛速發展的科技面前，專業的管理人員、規范的采購形式和統一的采購渠道都需要一個科學的管理體系支撐?，F階段物資采購管理中缺乏專業的管理人員，由于企業對物資采購工作不重視，忽視對相關人才的引進和培養，使得工作人員技術、思想等方面都受到影響。同時采購形式和采購渠道管理不到位，造成了物資采購工作問題不斷，影響工作的穩定性。
三、信息化在物資采購管理中的應用措施
石油企業要充分認識到信息技術的重要性，將其運用到企業管理的各個方面，尤其是物資采購這種工作量大且復雜的工作，更需要信息技術的輔助。
（一）建立物資采購管理平臺。采購管理平臺的建立是實現信息化的關鍵一步，石油企業要針對物資采購管理的特點進行分析，設立科學有效的物資采購平臺，充分利用互聯網的優勢進行信息收集整理，將管理平臺打造成集物資信息、供應商信息等為一體的自動化平臺，實現平臺訂單管理系統，實現物資采購管理自動化。要注重信息平臺的宣傳，讓更多供應商參與到平臺的建立中去，實現信息平臺的建立完善。
（二）實現內部管理信息化。物資采購不僅需要和供應商之間進行溝通，還要與企業其它部門保持密切溝通，對各部門物資需求情況進行了解，以便更好地進行物資采購。針對這種情況建立信息化檔案，利用物資精細化管理系統對各部門物資詳細情況進行記錄分析，通過系統平臺實現信息對比，進行信息調用，確保信息可靠性。也便于對各個部門物資需求情況進行詳盡分析，制定分析表、分析圖，便于資金管理等工作的進行。同時能夠有效避免因為物資剩余或者采?過多造成的物資浪費。
【關鍵詞】信息化系統；醫院物資管理；促進作用
隨著社會不斷進步和發展，人們的生活水平越來越優質，對醫療服務的要求更嚴格和苛求。近來，我國醫療行業發展迅猛，為人們的生活提供醫療保障，但發展的過程中也面臨著諸多的問題和挑戰。物資是醫院得以生存和發展的必需品，這就決定物資管理是醫院管理中的重中之重，也是決定醫院經濟效益和社會效益的法寶之一。因此，醫院的管理者或經營者應該重視物資管理的方式和方法，摒棄傳統的、不適宜的方法，采用先進的現代的管理理念和手段，充分利用信息化技術，提高醫院整體的物資管理水平，保障物資的供應和需求。物資管理的信息化有助于提高物資管理的效率，便于獲取更詳盡的物資數據，為醫院物資招標采供、盤活庫存、提高物資利用率、預算編制決策等提供更精確的信息依據，保障醫院的長遠、健康發展。
一、醫院物資管理信息化系統的內容
我們醫院物資管理信息化系統的內容簡稱為新物資系統，總分為二大類：醫療設備與運用耗材管理系統與總務物資及后勤管理系統。每一個系統按各自的功能要求分別設置不同的模塊：科室業務管理、設備采購管理、新材料試劑審批、耗材采購管理、固定資產管理、中心庫房管理、二級庫及高值管理、應付帳款管理、質量管理、計量管理、設備案卷管理、業務綜合查詢、報表統計分析、基礎字典維護、HIS收費接口、系統權限設置。模塊一：科室業務管理包含業務數據分析（分析圖）、待完成工作量，各科室可以按各自的需要生成科室采購訂單，并可查詢本科室的入庫單與出庫單，幫助了解科室物資設備啟用時間，并把物資設備維修等數據提供一目了然的分析圖。模塊二：設備采購管理包含采購計劃編制、預算年度管理、年度預算審核、采購合同管理、采購員維護與設備臨床試用申請及捐贈。模塊三：固定資產管理，從設備到貨、安裝、調試、驗收，臺帳管理、設備資產明細到固定資產折舊計提、資產分攤、統計與處理，再到資產臺帳查詢，為醫院設備資產管理提供精準的數據保證。模塊四：耗材采購管理包含物資采購計劃編制、訂單生成、訂單管理、二級庫采購申請及采購訂單明細查詢。模塊五：中心庫房管理包含入庫處理、出庫處理、物資配送、轉科處理、報廢處理、盤存處理、單據沖紅處理、期末結轉處理、物資請領平臺、會計憑證接口、證件資料過期查詢、注冊證案卷查詢、證件資料管理。模塊六：應付帳款管理包含發票登記、付款管理、付款單查詢、付款單明細查詢、應付帳款查詢、應付付款查詢、應付款余額匯總、應付款余額明細、發票末到查詢、應付款收支月報與發票明細查詢。模塊七：業務綜合查詢包含入庫單查詢、入庫單明細查詢、出庫單查詢、出庫單明細查詢、轉科單查詢、轉科單明細查詢、報損單查詢、報損單明細查詢、庫存批次查詢、業務明細查詢、庫房庫存清單查詢、科室物資清單查詢、庫房票據查詢與會計賬簿查詢，等等共13個模塊，在分級維護、按需修整、新功能增補的情況下，按不同的模塊功能需求，設置不同的分級管理與查詢（訪問）權限。通過信息化系統對物資的使用情況、庫存情況以及物資的質量等進行嚴加防控和把關，減少重復采購的次數和頻率，提高采購資金的使用效率提高醫院的辦事效率，進而推動醫院工作的順利開展提高醫院整體的服務質量和水平，為社會公眾提供更優質的服務，贏得社會公眾的信任。
二、信息化系統對醫院物資管理的促進作用
1.協調物資和財務工作
采用信息化系統之前，醫院的物資采購環節和財務部門之間存在一定的時間差，即財務部門不能對物資的資金情況實時了解，財務管理工作通常是在物資管理工作后進行，這就會給財務工作造成一定的麻煩。信息化系統的建設，實現部門之間的信息共享，物資管理工作和財務管理工作能夠同時進行，推動醫院內部之間的信息交流的開展，確保財務工作能夠更完善和健全。
2.優化物資庫房管理方案
信息化系統的采用和實施，避免傳統醫院物資管理的弊端，如登記數量和實際庫存數量不相符。醫院傳統的物資管理是由人工記錄來完成的，若出F統計錯誤等，就會導致庫存物資積壓，造成資金的大量浪費，更嚴重導致醫院的正常經營活動無法延續。信息化系統完美的躲避這一問題的出現，申領人員需要在系統上申請物資的認領、確認等工作，申領人員獲得物資后就需要確認已收到該物資，系統就會對物資的余量進行更新和傳遞，其他部門的工作人員也會馬上知曉。信息化系統對物資出入庫信息的記錄與對物資的實際操作幾乎同時完成，并能實現整個系統內信息資源共享，以確保登記資料與實物一致。與此同時，物資采購人員通過登錄系統，可以對各物資的使用情況和余量情況更加了解，或通過設置物品庫存下線的警報，方便他們進一步設立采購計劃，避免出現部分物資斷貨的情況，影響各工作人員的工作進度。更重要的是減少庫存資金占用的情況，提升資金的使用效率。
3.提高醫院進行物資盤點的效率
隨著全球化進程的加快和社會的發展，國外的物資進入我國國內，導致現在醫院的物資種類眾多、名稱很難分辨和記憶，這就給手工的物資盤點人員帶來很大的難度和麻煩，也會造成精力和時間的浪費。信息化系統的發展和應用，實現物資盤點的高效率和準確度，促進物資管理自動化的推廣和實施。在物資盤點方面，首先要在入庫的物資或包裝上粘貼條碼，利用信息化系統的條碼管理技術對條碼進行掃描，大大提高物資盤點的效率和精確度，降低物資管理人員的勞動強度，錯誤發生率也降低，醫院的勞動成本也減少了，為實現物資管理的自動化奠定一定的基礎。電子化程度越高，規?；?、高效率、低成本就會越有可能。
三、結語
醫院物資管理信息化系統的建設，是我國社會發展的必然要求，也是現代醫院得以生存和發展的重要法寶。在醫院中應用計算機技術，有利于優化物資庫存管理、提高物資盤點的效率、確保物資供應的不間斷，進而提高醫院物資的質量和水平，不斷推動醫院健康發展，是醫院達到經濟目標的重要途徑。
各省、市、區自來水公司在對其倉庫資源進行優化配置的同時，也必須對信息資源進行優化配置。隨著信息時代的到來，信息量與日俱增，但是對于自來水公司的倉庫管理需求而言，有效信息則是稀缺的。如果自來水公司無法優化配置信息的話，很可能會影響到公司的生產經營決策和組織管理，甚至給公司帶來不必要的經濟損失[1]。現代信息技術發展很快，倉庫信息設備類型多樣，價格較高，且自來水公司對信息技術設備的需求量較大。所以，對倉庫信息技術與設備進行科學配置是很有必要的。
2自來水倉庫管理系統的設計
2.1采用先進的系統開發設計思想
①利用自來水倉庫現有的軟硬件環境，采用先進的管理系統開發方案，力爭在現有條件下，最大程度地提高系統開發水平和應用效果。
②系統應符合自來水倉庫管理的規定，滿足倉庫貨物日常的進銷存的需要，并達到操作過程的直觀、方便、實用、安全等要求。
③系統采用模塊化的程序設計方法，既便于系統功能模塊的組合，又便于未來參與開發的技術人員補充、維護。
④系統應具備數據庫維護功能，能及時根據用戶需求進行數據的添加、刪除、修改、備份等操作。
⑤充分應用高科技產品軟件化、網絡化管理自來水倉庫。
2.2自來水倉庫管理系統的設計通過調查分析，自來水倉庫管理的重點就是采購、庫存、資料和查詢管理。筆者設計自來水倉庫管理系統就是從基本業務入手掌握自來水倉庫管理的全面信息化。下文筆者從自來水倉庫管理的信息流程開始展開對自來水倉庫管理系統的分析。采購管理：對倉庫采購環節中發生的收貨、退貨與統計進行管理。庫存管理：自來水倉庫管理系統是一個動態的過程控制系統。主要處理對象是庫存進出業務過程，而業務的發生具有動態、并發、時序的特征，具體表現為:庫存量的變動。任何入庫、出庫業務都將改變庫存產品的可供量，從而制約著其他業務的發生。因此，這些變動必須得到及時的反映。自來水倉庫管理軟件系統的庫存管理實現了這種動態過程控制。查詢管理：對采購過程和價格進行查詢跟蹤。資料管理：定義了自來水倉庫管理系統的一些基礎數據信息，這些信息是整個軟件的運行基礎，保證軟件其他模塊的正常運行。
3自來水倉庫管理系統數據庫設計
自來水倉庫管理系統的數據庫設計主要是圍繞庫存來展開的，入庫使產品庫存增加，出庫使產品庫存減少，因而就有產品庫存表。而入庫單表詳細記錄著入庫單的詳細情況，出庫單表詳細記錄著出庫單的詳細情況?；镜某鋈霂觳僮骶陀沙鰩靻魏腿霂靻蝺蓚€數據庫表進行記錄。通過對產品庫存的監管就可以實時知道倉庫里有多少貨物，什么時候該進貨，使用情況如何等，因此，好的數據庫設計能夠為倉儲企業的業務管理起到優化作用。
4自來水倉庫管理系統的實現
4.1出、入庫管理出、入庫管理實現對采購信息的管理包括采購、退貨、領料、退料、盤點、保存信息，從貨品進出角度入庫分為：采購收貨和退料，出庫分為：采購退貨和領料。從供應商角度分為采購收貨和采購退貨，從工程項目角度分為：領料和退料。
4.2進度庫單據確認在傳統庫存管理基礎上，為了保證單據的準確無誤，順利與財務對接，系統增加單據確認模塊，對每一筆進出業務進行二次確認。單據一旦被確認后，系統將鎖定該單據。
4.3庫存盤點在庫存貨品增加了低成本的一維條形碼，在單一貨品清點或庫存盤點時，借助無線掃描PDA，對貨品快速掃描進行倉庫庫存盤點，可以使管理人員快速高效地進行盤點，原本手工盤點幾天的工作量，可以提高到數小時就能完成。
5小結
