時間：2023-08-12 09:05:56
序論：在您撰寫人事檔案電子化管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
現狀分析
傳統的以紙質為載體的檔案管理模式，工作量大、步驟繁瑣，且難以對已經歸檔的檔案材料進行信息提煉與加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、多媒體等新技術的快速發展為檔案管理的現代化提供了良好的客觀環境，檔案信息的快速共享成為可能。在養老保險、醫療保險等人社業務搭乘“信息高速公路”逐漸實現異地信息共享的背景下，檔案管理業務卻仿佛“信息高速公路”上的“減速帶”，受限于紙質載體的特性而發展滯后，限制了人事檔案信息資源價值的最大化發揮。人事檔案電子化可以使信息資源實現跨區域流動，提升服務質量和群眾滿意度，創造最佳的社會效益和經濟效益，意義重大。
人事檔案電子化管理存在的問題
由于現代信息技術在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現，對人事檔案電子化提出了新的挑戰。
電子檔案的原始性、真實性易被破壞。原始性、真實性是檔案所具有的本質屬性，紙質文件內容原始性和真實性很容易確認，而電子檔案具有可變性以及載體可分離屬性，計算機內存儲的電子檔案無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊區別，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，更沒有極具權威性、可辨識真偽的公務用章，一旦被刪改，復制或篡改內容都很難被識破，給日后檔案材料真實性和權威性認定帶來很大困難。
電子檔案的安全性問題日益突出。用網絡的任何終端設備都能索取到存儲在網絡某一個設備上的電子文件，一個終端上的電子文件也可同時發給若干個網絡終端，這對于在一段時間需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。電子政務系統中大量的政府公文通過網絡、高效流轉，電子文件檔案信息通過網絡傳送時容易被竊聽、泄密、篡改和偽造。同時，電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒的入侵。接入互聯網所遇到的非法訪問難以計數，現有的防火墻等技術對黑客高手往往防不勝防，使電子文件檔案信息的安全受到嚴重威脅。
沒有統一的檔案管理軟件，電子檔案法律效力低。檔案系統各地區之間、單位之間不使用統一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及材料認定工作，加之電子檔案沒有固定載體，制定相應的法律認定條文就有一定困難，致使電子檔案難以被法律認定。
人事檔案電子化管理實施策略
面對大量的電子文件，檔案工作者要解決電子文件檔案管理過程中存在的問題，可采取以下主要措施：
建立統一的電子文件檔案歸檔基本結構標準。在電子文件大量產生的今天，檔案部門進行電子文件接收歸檔的首要任務是對所需歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性鑒定，而“保護體系”的實現正是為解決該問題而提出的一個重要途徑與方法，制定科學、合理及符合我國實際情況的統一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結構標準，是全面實施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎。
多措并舉提高檔案管理的安全性。一是提高檔案管理者的信息素養。檔案信息安全是檔案管理工作的生命線，而檔案工作電子化需要人來實現，這就要求檔案管理者必須具備計算機、檔案學等多元化知識背景。因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的。這就要求檔案管理人員不斷學習相關知識，同時上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃地選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，并通過以老帶新、以強帶弱、互幫互學等方式建立復合型人才群體和梯隊型人才結構。二是讓檔案管理工作者提前介入電子文件檔案系統的設計。把原來紙質文件管理系統中的許多后控制手段提到最前端，盡可能把文件各個階段的管理要求放在設計階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統作為管好電子文件的先決條件。三是對電子檔案實行備份制度。保證用作處理和存儲電子檔案的計算機專人專用，并對電子檔案進行加密，最大限度防止計算機病毒感染、文件破獲等。對電子檔案實行分布式雙機備份制度，當工作計算機出現問題時，另一臺備份機立即開始工作，使存儲和處理電子檔案的計算機不會發生崩潰，電子檔案不會丟失，保證電子檔案的安全性。
加強立法，確保電子文件的法律效力。通^立法給予電子文件充分的證明力，在已有相關立法的基礎上，如《檔案法》中，進一步明確電子文件的法律地位，并制定與《檔案法》相配套的切實可行的電子文件管理法規及實施細則，保證電子文件的關聯性、真實性、憑證性作用，從而保證電子文件的法律效力。
關鍵詞：國有企業；人事檔案；電子化管理；風險
人事檔案管理工作開展得好壞，直接關系到企業自身發展情況，開展高效的檔案管理工作，能夠促進國企向著更加良好的方向發展。這一背景下，國企為了更好地開人事檔案管理工作，紛紛引入了信息化手段，以促進人事檔案電子化管理方向轉變，這一轉變有效提升了整個工作的質量與效率。但通過大量實踐表明，開展電子化人事檔案管理時，很可能出現一些風險，導致整個工作并未體現出最大的價值，在一定程度上制約了國企的發展。所以，國企需要針對人事檔案電子化管理中存在的風險，制定出相應的防范措施，降低各類風險的發生率，為國企更好的發展奠定良好基礎。
一、人事檔案電子化管理的優勢
以往階段，企業開展人事檔案管理工作時，通常以人員手工與紙質管理模式為主，管理效果較差，不利于企業對人事檔案的使用，在一定程度上干擾企業正常運行，而人事檔案電子化管理的出現，則有效改善的這一情況，具體來說，主要體現在下述四個方面：
1.易于分類
對于國有企業來說，人員數量較多，人事檔案信息較為龐大，其中涉及很多方面的信息，如人員姓名、聯系方式、薪酬待遇、以往工作經驗、所處崗位等，對于這些檔案來說，需要分門別類地管理，只有這樣，才會使檔案發揮出最大的作用。以往階段，通過人員手工管理時，由于檔案信息龐大，導致管理人員難以準確掌握檔案的真實情況，影響檔案的分類，使檔案雜亂無章的堆放到一起。而應用信息化管理手段時，會有專業的軟件設計人員設計出性能良好、功能較為完善的人事檔案管理平臺。整個平臺由多個功能模塊構成，其中包括分類功能，將人事資料導入到該平臺后，只需要簡單點擊“分類功能”，平臺會自動對人事資料予以分析，根據分析結果，結合前期設置的分類標準，將人事資料劃分到相應類型當中，操作簡單，無需人員過度參與，使得人事檔案分類更加科學、合理。
2.儲存量較多
紙質管理模式是在獲取職工信息后，書寫到紙張上，通過對紙張的保管，以達到人事檔案管理的目的。對于這一管理模式來說，所用的紙張具有邊界，只能在邊界范圍內書寫，因而存儲的信息量并不是很大，若對大量人事檔案進行管理，則需要采用很多紙張，為管理工作帶來麻煩。以A4紙為例，尺寸為210×397mm，而人正常寫字時，1cm2約為1個字，也就是說，在一張A4紙上僅可書寫600字左右，字符較小一些，書寫字數可增加一些，但相對于龐大的人事檔案信息來說，這些字數依然僅占其中非常小的一部分。而采用電子化管理模式后，則可改善這一問題，大大提升信息的存儲量。在電子化管理模式當中，以計算機硬盤為主要的存儲場所。對于硬盤的存儲空間來說，是虛擬存在的，無須將信息記錄到實物上，因而存儲量非常高。目前，在計算機領域內，硬盤容量最高已達10T以上，日常常用的硬盤容量也有數百G，能夠存儲數億的文字、數字信息，遠遠高于以往的紙質存儲模式。
3.應用方便
對于以往的紙質管理模式來說，將人事檔案記錄到紙張之后，會將其放置到相應的位置存儲，在需要使用檔案信息時，由管理人員從龐大的資料當中尋找出來。這樣需要消耗很長的時間，導致檔案信息的應用并不是很方便。而采用電子化管理模式后，則可有效改變這一問題。該管理模式當中，主要通過計算機完成信息錄入、存儲以及提取等工作，只需要在電腦管理系統內，錄入所需要查找的關鍵詞，計算機可以在較短的時間內將所有與該關鍵詞相關的信息提取出來，并展示在用戶眼前，用戶只需要根據具體需求，選擇出最終的檔案信息即可。同時，在信息檢索時，錄入的關鍵詞越多、越準確，所檢索出來的檔案信息也會越少，進而對人事檔案的應用提供了方便。
4.提升工作效率
對于傳統紙質管理模式來說，主要是人員管理為主，任何工作的開展，均需要由人員完成，如由人員抄錄信息，由人員查找信息等，而人的精力與時間有限，不僅會出現一些錯誤，而且工作效率也不是很高，導致整個工作效率有待提升。同時，對紙張存儲時，很容易受到外界因素的影響而破壞，如放置到潮濕環境當中，會加快紙張的腐爛速度，還會使紙張上的文字變得模糊；若存儲場所出現火災，將會導致資料內容完全消失等。受到這些因素的影響，使企業無法有效對檔案資料進行應用。而應用電子化管理模式時，通過計算機代替了人員，無需人工抄錄信息等工作，人員只需要對計算機進行操作，即可在最短的時間內，完成整個人事檔案管理工作，大大提升了該項工作的效率。同時，信息存儲到計算機硬盤當中，不會受到潮濕、火災等因素的影響，即便硬盤損壞，也可通過相關技術將其修復，提升了檔案信息的安全性。此外，電子化管理無需采用紙張，具有一定的環保作用，有利于社會可持續發展。
二、國有企業人事檔案電子化管理常見風險
雖然，相對于傳統人事檔案管理模式來說，電子化管理模式具有較多的優勢，但通過大量實踐表明，電子化管理依然會出現一定的風險，導致檔案信息損壞，或者是被不法分子所竊取，不僅對職工個人生活與經濟財產帶來一定隱患，同時還會威脅到國有企業的發展。具體來說，國企人事檔案電子化管理中常見風險包括下述幾個方面：
1.物理網絡安全風險
在電子化管理模式當中，需要應用很多物理硬件設施，如計算機、硬盤、鍵盤、鼠標等，這些硬件設施性能的好壞，直接關系到檔案管理的效果。然而在實際應用時，這些硬件設施很可能受到一些因素的影響而損壞，進而影響在電子化管理中的作用。具體來說，主要體現在兩個方面：一是自然方面。自然界作為人們生存的主要場所，一些自然事件很可能對計算機等硬件設施造成損壞，如在雷雨天氣下，計算機未做好避雷措施，由于在短時間內電壓迅速上升，會將計算機芯片燒壞；在地震、暴風等天災情況下，也可使硬件設施產生損壞，嚴重情況下，甚至會出現毀滅性的破壞。二是人員方面。開展電子化人事檔案管理工作時，雖然無需人員直接參與進來，但是計算機的操作依然由人員完成，若人員對計算機知識不了解，或是未能正確操作計算機，也會帶來一定的風險。如操作人員隨意斷電，可能會損壞內存、硬盤、電源等原件，對資料造成破壞。
2.內部網絡安全風險
在整個網絡體系當中，可劃分成兩個組成部分，一個為外部網絡，另一個為內部網絡，即局域網，在局域網運行的過程中，可能受到多方面因素的影響而出現信息安全風險，具體來說，體現在下述幾個方面：（1）員工安全理念缺失。人員作為局域網的操作與管理者，只有具備較高的安全理念，才會防止各種安全風險的出現。但對于很多國企來說，并未對人事檔案電子化管理產生應有的重視程度，沒有聘用高素質管理人員，導致人員的安全意識相對較低，進而經常誘發各種信息安全事件。比如，人員應用完計算機后，未及時將系統關閉而離開，為其他人員的觀看提供了機會；利用企業局域網瀏覽一些不健康的網站；未能及時對計算機系統更新等，這些情況均會導致信息泄露。（2）隨意安裝各種硬件裝置?，F代計算機領域，存在很多移動硬件，這些移動硬件的出現，為人們的工作提供了方便。但是對硬件使用時，很可能會被植入一些病毒，若將植入病毒的硬件插到企業計算機后，這些病毒就會傳輸到計算機內，進而對計算機內存儲的數據進行破壞或竊取，對國企人事檔案管理造成嚴重影響。
3.外部網絡安全風險
對于國有企業來說，通常都有規定表明，網絡不可與外網連接到一起，以防止內部信息泄露的事件發生。但職工進入企業后，為了確保職工有效完成本職工作，企業通常會賦予職工自主撥號上網的權利，所以在實際當中，很難防止員工將內網與外網連接到一起，進而對人事檔案資料帶來了安全隱患。一方面，在系統運行時，會出現一些漏洞，這些漏洞的存在將計算機完全向其他人展示出來，進而為不法人員信息的竊取提供了幫助。另一方面，若在計算機中未能應用安全防護措施，則會在信息管理、傳輸等活動過程中被各種方式所攻擊，如木馬、病毒等，輕者會使信息泄露或損壞，嚴重情況下甚至會導致整個計算機癱瘓，無法正常運行，對整個人事檔案管理工作造成非常巨大的危害。同時，需要注意的是，若出現了外網病毒攻擊，危害性巨大，很難在企業內部尋找出根源，因而需要嚴格預防這一問題的出現。
三、國有企業人事檔案電子化管理風險的防范策略
1.提升對物理網絡的保護
通過上述分析可知，國企人事檔案電子化管理過程中，很容易受到自然、人員兩個方面因素的影響，導致檔案信息出現安全隱患，進而降低整個工作的開展效果，對國企發展造成一定干擾。所以，國企開展該項工作時，一定要提升對物理網絡的保護力度，具體來說，應從下述兩方面著手：首先，針對自然因素來說，地震、暴風等天災人們無法予以控制，因而只能時時關注自然天氣狀況，及時發現可能出現的情況，應及時將信息主要存儲裝置—硬盤轉移到安全位置，待天災過去之后，重新組裝計算機，以保證人事檔案的完整性。針對雷雨天氣，可采用一些避雷措施，如屋頂裝設避雷針，或采用避雷機箱等，以降低雷電對計算機造成破壞；其次，對于人員因素來說，應定期開展計算機相關的培訓活動，通過這些培訓活動的開展，使人員了解計算機的正確操作方式，避免人員出現隨意關閉計算機等現象，進而減少由人員因素而引發的信息安全風險。
2.強化內部網絡安全防范意識
內部網絡作為人事檔案管理的主要管理場所，確保內部網絡安全，能夠直接提升整個檔案管理的質量，減少檔案信息的泄露與損壞。所以，國企運營過程中，應強化職工的內部網絡安全防范意識，防止出現由人員導致的內部安全風險。首先，提升職工的安全理念。國企運營時，通過會議、培訓活動、網絡教育等多種途徑，向職工傳授內部網絡安全相關的理論知識，轉變職工的落后觀念，加強對內部網絡安全重要性的了解程度，確保其在日常工作當中，能夠有效約束與規范自身行為，使用計算機后，能夠按照要求關閉；在工作時間內，不瀏覽與工作無關的網頁與網站；利用專業的技術手段，定期對系統進行更新與維護等，以保證整個計算機系統處于健康狀態下，減少信息泄露的機會。其次，在使用移動硬件使用時，也應注意規范性，將生活U盤與工作U盤區分出來，生活U盤僅限于企業外部使用，而工作U盤僅限于企業內部使用，以防網址、U盤交叉使用而被植入各種病毒，降低病毒入侵企業內部網絡的機會。
3.加強對外部網絡的監管與防控
除上述兩個方面之外，國企還應加強對外部網絡的監管與防控，具體來說，從下述兩個方面著手：首先，制定出完善的網絡使用制度，詳細明確職工不可將內網與外網連接到一起，并針對這一情況，制定出相應的懲罰制度，以約束職工行為，確保職工工作時不會主動與外網連接，從而減少了外網病毒侵入內網的機會。其次，在計算機中安裝各種安全軟件，如殺毒軟件，自動對計算機進行檢查，確定系統內是否出現病毒。若發現，及時向工作人員報告，并將其滅殺；病毒攔截系統，分析想要進入企業內網的所有信息，若發現信息中存在病毒或不良代碼，直接將其阻攔下來，禁止其進入內網；設置密鑰，在人事檔案管理系統上，設置相應的密碼，并針對檔案信息的重要程度，賦予內部人員相應的查看權利，不同權利的職工，僅能查看相應的信息，進而加強對人事檔案的保護力度。
四、總結
綜上所述，國企人事檔案電子化管理的應用，有效提升了整個工作的質量與效率，為國企發展奠定良好基礎，但需要注意的是，受到人員、自然情況、以及黑客等因素的影響，導致電子化管理中經常出現一些安全隱患，使人事檔案損壞或泄露，危害國企發展。所以，國企人事檔案電子化管理過程中，應加強對物理硬件以及內外網的保護力度，以降低安全隱患的發生率。
參考文獻：
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[9]丁麗娜.人事檔案電子化管理及其存在問題和相關措施之管見[J].科技創新導報，2019
關鍵詞： 醫院 人事檔案管理 電子檔案
醫院人事檔案是醫院從業人員的經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。它是個人發展、醫院人才招聘、提拔和實現整個社會人才優化配置的基本依據?，F代科技的發展為醫院人事檔案管理提供了便利，當然也對檔案管理提出了更高的要求，在網絡環境下利用計算機建立電子檔案是新時代人事檔案管理的必然趨勢。
網絡建檔是社會進步和信息系統發展的需要，另外，過去的人事檔案一般是堆疊在檔案室里，在搜集信息、存儲檔案和提取檔案等方面都存在著很多問題，而相對于過去的紙質檔案，建立電子檔案則體現出更多的優越性：
1.保存壽命長，不易損壞
檔案以電子文檔形式存放在電腦或光盤、優盤等電子存儲介質內，不會因為像紙質檔案一樣因為天氣、自然災害和存放時間等的影響而發生破損、丟失的情況，即使經過很長時間電子文檔里面的信息依然能完整無缺，一直保存下去。而且電子檔案一般都有備份，一份文件出現問題，還有一份甚至多份備份資料可供參考彌補，打破過去紙質檔案袋的“唯一存在”，也就增強了醫院人事檔案的安全性和可靠性。
2.信息全面有效
由于電子設備存儲空間很大，對于醫院人事檔案的信息可以覆蓋個人生活的方方面面，完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時更新，及時地補充和修改個人存檔信息，一改過去檔案“塵滿面”無人問津、有檔無人有人無檔等導致檔案信息落后貧乏的情況，保持人事檔案信息的時鮮性，讓醫院及其他用人單位可以通過檔案了解個人的實時情況以適當評估調用，個人也會因為檔案的這種時鮮性而警惕，更加嚴格要求自己的工作和生活，以保持最佳的檔案記錄。
3.提取檔案方便
以前的人事檔案是放在一個專門檔案室里，要從諸多的檔案袋里找出某個人的已屬不易，更不用說查找某些細節信息了，更何況很多檔案由于年代久遠，查找目錄存在不全、不準確、甚至丟失的問題，提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數據系統建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據索引點擊某個按鈕就可以輕松的獲得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。
4.共享性
將檔案袋保存在醫院的檔案室里，個人的信息只被這所醫院擁有，而在網絡環境下建立的電子檔案則體現出鮮明的共享性。
通過網絡可以將一些非保密的檔案信息傳到信息網上，跟各種醫藥科研網、醫學教育網以及人才網等一起共享信息，在這樣更寬的平臺上，對個人素質的發展和醫院人事管理的提高都將起到很大的推動作用。如果最終能實現全國范圍內的人事檔案共享，那對我國的人才優化配置都將是十分有利的。
5考核評價公開公平
在紙質檔案內的考核評價部分，一般是由單位上司或部門個人填寫，而檔案一般是在檔案室保密存放的，他人根本無從知道里面的內容。醫院可以將電子檔案的這部分內容掛在網上，考核評價結果予以公示，由全體工作人員來檢查核實或是由大家來一起考核個人的工作生活情況，給予評價。這樣的考核公開公正公平，完全透明，可以更加真實的反映個人情況，保證了人事檔案的真實性。
當然電子檔案并不是完美無缺的，它存在一些電子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不夠等，另外它還需要醫院檔案管理人員有較高的的專業能力。如何更好地實現醫院人事檔案的電子化，我覺得可以從以下幾方面著手：
首先，要有完善的建立電子檔案的軟件和硬件設施，醫院應該設立專門的微機室代替過去的紙質檔案室來存放電子檔案，注意火電問題，保持微機的正常工作以及網絡的通達。然后引進適合本單位人事檔案的管理信息系統，確保各種檔案信息的錄入、分類、統計、修改、保密、備份和查閱提取操作都能方便快捷。另外，不管是微機還是信息系統都要有良好的升級環境，能確保醫院人事檔案電子形式和人事檔案的管理都要緊跟時代步伐。
然后，醫院要分配專人來管理。管理人員必須具備很強的責任感，主動地搜集補充醫院工作人員的檔案信息，做好備份，盡量做到及時全面。還有就是專業素質，他們不僅要懂得人事檔案管理的專業知識，同時還要具備信息技術的基礎知識，才能在網絡環境下高效地進行電子檔案的管理工作。同時他們還需要具有良好的職業素質，不隨意泄露他人的檔案信息，不會因為其他單位或個人的利惑而非法借閱、修改檔案。
其次，醫院應該建立完善的檔案管理制度。強調《中華人民共和國檔案法》的總體要求，同時建立自己單位的相關管理制度，一來可以使檔案管理更加的規范，防止不法分子以不正當的手段盜取。另外人事檔案是包含了全體工作人員的多種信息，一經不法分子利用將貽害無窮，要切實做好保密工作。在這方面醫院應該重點做好監督管理的規范工作，挑選專業能力和道德素質都較高的管理人才來擔任，合理設置崗位，上機操作的各個部分分別設置管理密碼，讓各管理人員相互合作又互相監督，以確保檔案管理的安全、有效。
最后，要進行檔案管理的宣傳工作，使電子檔案的特點、優點、管理方法、對單位和個人的特殊要求等常識深入人心，增強醫院工作人員對個人檔案的重視意識，讓他們自覺地將自己的各種信息真實地提交給檔案管理員。讓醫院能將檔案管理列入人事管理的重要議程，醫院對個人工作、服務態度、思想進步等各方面的考核、監督工作都積極開展起來，這樣反過來也讓個人以更大的熱誠和更積極地態度投入到工作中去。
實現醫院檔案管理的電子化將使醫院人事管理具有更大的動態性和靈活性，使醫院的發展更緊跟時代的需求，當然也對醫院的人事檔案管理提出了更高的要求，各醫院都應該努力完善自己的人事檔案管理體系，實現檔案管理的電子化，使其更加科學化，完備化。
參 考 文 獻
【關鍵詞】 醫院 人事檔案管理 電子檔案
醫院人事檔案是醫院從業人員的經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。它是個人發展、醫院人才招聘、提拔和實現整個社會人才優化配置的基本依據。現代科技的發展為醫院人事檔案管理提供了便利，當然也對檔案管理提出了更高的要求，在網絡環境下利用計算機建立電子檔案是新時代人事檔案管理的必然趨勢。
網絡建檔是社會進步和信息系統發展的需要，另外，過去的人事檔案一般是堆疊在檔案室里，在搜集信息、存儲檔案和提取檔案等方面都存在著很多問題，而相對于過去的紙質檔案，建立電子檔案則體現出更多的優越性：
1.保存壽命長，不易損壞
檔案以電子文檔形式存放在電腦或光盤、優盤等電子存儲介質內，不會因為像紙質檔案一樣因為天氣、自然災害和存放時間等的影響而發生破損、丟失的情況，即使經過很長時間電子文檔里面的信息依然能完整無缺，一直保存下去。而且電子檔案一般都有備份，一份文件出現問題，還有一份甚至多份備份資料可供參考彌補，打破過去紙質檔案袋的“唯一存在”，也就增強了醫院人事檔案的安全性和可靠性。
2.信息全面有效
由于電子設備存儲空間很大，對于醫院人事檔案的信息可以覆蓋個人生活的方方面面，完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時更新，及時地補充和修改個人存檔信息，一改過去檔案“塵滿面”無人問津、有檔無人有人無檔等導致檔案信息落后貧乏的情況，保持人事檔案信息的時鮮性，讓醫院及其他用人單位可以通過檔案了解個人的實時情況以適當評估調用，個人也會因為檔案的這種時鮮性而警惕，更加嚴格要求自己的工作和生活，以保持最佳的檔案記錄。
3.提取檔案方便
以前的人事檔案是放在一個專門檔案室里，要從諸多的檔案袋里找出某個人的已屬不易，更不用說查找某些細節信息了，更何況很多檔案由于年代久遠，查找目錄存在不全、不準確、甚至丟失的問題，提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數據系統建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據索引點擊某個按鈕就可以輕松的獲得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。
4.共享性
將檔案袋保存在醫院的檔案室里，個人的信息只被這所醫院擁有，而在網絡環境下建立的電子檔案則體現出鮮明的共享性。
通過網絡可以將一些非保密的檔案信息傳到信息網上，跟各種醫藥科研網、醫學教育網以及人才網等一起共享信息，在這樣更寬的平臺上，對個人素質的發展和醫院人事管理的提高都將起到很大的推動作用。如果最終能實現全國范圍內的人事檔案共享，那對我國的人才優化配置都將是十分有利的。
5考核評價公開公平
在紙質檔案內的考核評價部分，一般是由單位上司或部門個人填寫，而檔案一般是在檔案室保密存放的，他人根本無從知道里面的內容。醫院可以將電子檔案的這部分內容掛在網上，考核評價結果予以公示，由全體工作人員來檢查核實或是由大家來一起考核個人的工作生活情況，給予評價。這樣的考核公開公正公平，完全透明，可以更加真實的反映個人情況，保證了人事檔案的真實性。
當然電子檔案并不是完美無缺的，它存在一些電子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不夠等，另外它還需要醫院檔案管理人員有較高的的專業能力。如何更好地實現醫院人事檔案的電子化，我覺得可以從以下幾方面著手：
首先，要有完善的建立電子檔案的軟件和硬件設施，醫院應該設立專門的微機室代替過去的紙質檔案室來存放電子檔案，注意火電問題，保持微機的正常工作以及網絡的通達。然后引進適合本單位人事檔案的管理信息系統，確保各種檔案信息的錄入、分類、統計、修改、保密、備份和查閱提取操作都能方便快捷。另外，不管是微機還是信息系統都要有良好的升級環境，能確保醫院人事檔案電子形式和人事檔案的管理都要緊跟時代步伐。
然后，醫院要分配專人來管理。管理人員必須具備很強的責任感，主動地搜集補充醫院工作人員的檔案信息，做好備份，盡量做到及時全面。還有就是專業素質，他們不僅要懂得人事檔案管理的專業知識，同時還要具備信息技術的基礎知識，才能在網絡環境下高效地進行電子檔案的管理工作。同時他們還需要具有良好的職業素質，不隨意泄露他人的檔案信息，不會因為其他單位或個人的利惑而非法借閱、修改檔案。
其次，醫院應該建立完善的檔案管理制度。強調《中華人民共和國檔案法》的總體要求，同時建立自己單位的相關管理制度，一來可以使檔案管理更加的規范，防止不法分子以不正當的手段盜取。另外人事檔案是包含了全體工作人員的多種信息，一經不法分子利用將貽害無窮，要切實做好保密工作。在這方面醫院應該重點做好監督管理的規范工作，挑選專業能力和道德素質都較高的管理人才來擔任，合理設置崗位，上機操作的各個部分分別設置管理密碼，讓各管理人員相互合作又互相監督，以確保檔案管理的安全、有效。
最后，要進行檔案管理的宣傳工作，使電子檔案的特點、優點、管理方法、對單位和個人的特殊要求等常識深入人心，增強醫院工作人員對個人檔案的重視意識，讓他們自覺地將自己的各種信息真實地提交給檔案管理員。讓醫院能將檔案管理列入人事管理的重要議程，醫院對個人工作、服務態度、思想進步等各方面的考核、監督工作都積極開展起來，這樣反過來也讓個人以更大的熱誠和更積極地態度投入到工作中去。
實現醫院檔案管理的電子化將使醫院人事管理具有更大的動態性和靈活性，使醫院的發展更緊跟時代的需求，當然也對醫院的人事檔案管理提出了更高的要求，各醫院都應該努力完善自己的人事檔案管理體系，實現檔案管理的電子化，使其更加科學化，完備化。
參 考 文 獻
關鍵詞：事業單位；人事；檔案管理；電子化建設
檔案管理工作屬于企業及事業單位工作之中十分重要的組成部分，其中，人事檔案記錄了人才流動情況，記錄人員工作履歷，學業以及和人才相關的內容，這些信息對于事業單位進行人事調動，以及員工職位升遷工作都有重要意義。因此，本文從檔案管理的角度，分析檔案管理工作存在的問題，并且在此基礎上探索未來的事業單位進行人事檔案管理電子化建設有效路徑。
一、事業單位中人事檔案管理存在的問題
(一)檔案管理電子化程度低
檔案的電子化管理不僅能夠簡化檔案保管工作的流程，還能夠提高檔案管理工作的工作質量，但是現階段大部分行政事業單位并沒有實現人事檔案的電子化管理，這類問題主要集中表現在檔案管理軟件以及硬件設施較為落后上。人事檔案的電子化管理工作不僅需要事業單位相關領導的足夠重視，還需要事業單位其他部門的主動配合以及相關軟硬件配套設施的支持，只有獲得相應的設施以及人員的配合支持，檔案電子化管理工作才能夠順利開展。但是目前很多行政事業單位缺乏對檔案電子化管理工作的足夠重視，與此同時對于檔案管理的建設工作也缺乏足夠的人員和資金支持，另外，事業單位并沒有針對檔案電子化管理建設工作建立獨立的部門管理體系，用于檔案建設的資金無法支持正常的建設工作，即便是有足夠的資金支持，許多事業單位并沒有將資金的使用效率發揮到最大，這些問題都在一定程度上限制了電子化檔案工作的建設發展效果。
(二)檔案電子化管理工作人員不足
任何集體要想實現長久的發展都離不開相關人才的支持，同樣事業單位要想提高電子檔案管理效率，建立電子化檔案管理工作體系就必須要有足夠的人員配備。目前，在很多事業單位內部不僅缺少對檔案電子化工作的資金支持更缺少相關的專業人才儲備，缺乏具備理論和實踐經驗的專業檔案管理人才。現階段很多事業單位內部負責檔案管理工作的人員年齡普遍偏大，創新能力和接受新事物的能力明顯不足，甚至在一些事業單位中并沒有專門的檔案管理部門，主要由人力資源部門負責相關的檔案管理工作，由于人力資源管工作者往往缺乏專業的檔案管理知識，更缺乏專業的檔案管理培訓經驗，在檔案管理工作上認識不足，這樣無疑降低了檔案管理工作的工作效率和質量。因此，檔案管理人才的缺乏已經成為制約事業單位檔案電子化管理工作的關鍵因素。
(三)檔案資源開發與利用不足
隨著互聯網信息技術的不斷發展，電子化管理工作涉及的范圍也越來越廣泛。在事業單位的檔案管理工作中，檔案工作者需要擁有一定的權限并且對單位內部員工的相關資料信息有一定的了解，基于這樣的需求導向，檔案管理工作的流動性需求也隨之明顯提升。現階段要想破解檔案管理工作的流動性需求就必須要加快推進檔案管理電子化建設工作，以此提高對檔案資源的利用效率。然而根據目前事業單位發展的普遍情況來看，在電子化建設過程中往往會出現難以滿足檔案管理工作流動性需求的問題，檔案資源共享程度不足，整體利用效率低下，因此檔案管理工作質量必然提高，促使檔案資源的共享程度不斷提高，促進檔案管理的發展。
二、事業單位人事檔案管理的電子化建設
事業單位在人事檔案管理的過程中，需要注重電子化的建設，電子化能夠大大提高檔案管理的效率，降低人力物力以及資金的投入，在保證檔案管理質量的基礎上，能夠有效的提高檔案管理效率，以下從三個方面進行了分析：
(一)提高檔案管理系統電子化建設速度
事業單位要想加快檔案管理的建設工作就必須要提高對檔案管理系統的重視，對此單位內部必須要提供足夠的資金和人力支持，了解當前檔案管理工作的主要建設方向，重視檔案管理工作的針對性和具體性建設內容。事業單位要在充分調查研究的基礎上，加快檔案管理系統的智能化和先進化建設，提高系統和檔案管理工作的融合度。另外事業單位還要對檔案管理系統進行加密處理，防止人員信息的泄露。
(二)重視檔案管理工作的軟硬件建設
為了確保檔案管理工作的可持續發展，事業單位必須要重視檔案管理的軟硬件設施建設，加強對電子化管理工作的宣傳力度，獲取單位內部各方人員對軟硬件設施建設的支持，提高檔案管理電子化設備的配備水平。同時，單位內部還要安排專門的機構和人員負責相關的檔案管理工作，推動檔案管理部門的層次化以及細致化建設，規范案管理工作流程，確保單位用于檔案管理建設工作的資金能夠用在實處，發揮其應有價值，從整體上提高檔案管理工作的實力。
(三)引進檔案管理電子化專業人才
根據目前事業單位檔案管理工作存在的主要問題，吸收和培養專業的檔案管理人才已經成為目前提高檔案管理工作質量的重要手段之一。對此事業單位內部要建立完善的人才培養機制，對檔案管理人員進行定期和不定期的培訓，還要建立相應的考核制度，考查其相關的專業知識和實踐技能。另外事業單位還可以通過人才引進的方式，提高單位檔案管理工作者的整體素質，推進檔案管理工作的快速發展。
三、結語
綜上所述，在事業單位的人事檔案管理之中存在諸多問題，主要包括檔案管理電子化程度低、檔案電子化管理工作人員不足、檔案資源開發與利用不足。因此，應當提高檔案管理系統電子化建設速度、重視檔案管理工作的軟硬件建設以及引進檔案管理電子化專業人才。
參考文獻：
[1]蔣榮蓉.對加強事業單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務,2013(19):182.
[2]劉麗峰.淺析事業單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].檔案天地,2014(S1):131-133.
[3]馮向陽.事業單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰[J].檔案管理,2014(3):86-87.
[4]王靜.淺談做好事業單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務,2014(17):81-82.
社會的發展，網絡的普及，電子化逐漸深入我們的生活與工作中。人事檔案作為一項政策性、機密性、專業性較強的工作，是各單位記錄員工信息、招收員工、選拔人才等的重要依據，是干部晉級職稱、升職加薪的主要根據。[2]在衛生事業單位中，加強電子化人事檔案的管理是加強行政管理的重要方面。如何提高電子化人事管理的水平，加深電子化技術在人事管理中的應用，提高檔案管理的效率，體現電子信息化技術的價值，值得探討。
二、衛生事業單位人事檔案管理的重要性
在人事檔案管理的過程中，因為檔案具備一定機密性與專業性，人事部門應重視人事檔案并加強管理，及時解決人事檔案管理工作中出現的問題。在衛生事業單位中，因為人員調動較為頻繁、各種崗位輪換、人員晉級、衛生員退休、臨時聘用等問題，人事檔案管理極為重要。[3]然而在人事檔案管理工作中，卻存在著衛生事業單位人員的流動性較強等問題，制約了人事檔案的管理，若是不及時進行人事處理，則極易造成人事檔案資料不齊全、手續配備不齊全、手續不完備等問題。
某些醫院注重藥物管理工作，注重對醫生、護士的考評管理等，卻忽視了人事管理的重要性。醫院負責人對人事管理工作的不重視，造成了人事管理以及人事檔案管理工作中出現疏漏，直接導致了醫生升職時評判的片面性，導致某些優秀醫生對醫院不滿而出現跳槽等現象，幸好醫院管理者及時認識到問題的嚴重性，加強對人事管理尤其是人事檔案管理的重視程度，為醫院的各方人事調動以及醫生升職等提供重要依據，醫院也因此而更上一層樓。
三、衛生事業單位人事檔案管理現狀
（一）人員不足現問題突出
在我國多數地區的衛生事業單位中，人事部門配備的人員普遍較少，多在3～5人之間，相較于衛生事業單位內部醫生、護士以及其他部門人員來講人數可忽略不計。在一些較小的衛生事業單位中，多數人事部門人員除人事工作外還兼職其他工作，對人事檔案管理工作不夠專注。多數人事部門的檔案材料無人整理、無人監督，甚至出現人員已離職其檔案仍混于在職人員的檔案之中。
（二）人員業務技能水平普遍偏低
嚴格來講，人事檔案管理工作是一門專業性較強的工作，其對閱卷的規范、閱卷質量等要求較高。多數衛生事業單位因對人事管理方面的不重視，導致人事部門人員變動較為頻繁，導致對檔案管理較為片面。除此之外，人事部門對人員招收較為簡單，人事對管理檔案的技術水平不足，后期亦未受到專業化的培訓，造成管理檔案的人事技術水平較低，檔案材料混亂、不完整，影響了數據的準確性。
（三）管理手段滯后
隨著社會經濟的發展，人事管理制度也在逐漸進行改革創新發展，電子化逐漸普及，然而，檔案管理的電子化發展卻仍顯欠缺。據調查，目前我國多數衛生事業單位的人事檔案管理仍然是較為傳統的紙質管理，無論是檔案的儲存、整理還是保護，管理方式與手段較為落后，極易造成檔案的丟失與損壞，僅有個別位于發達城市的大型衛生事業單位采用了電子化的檔案管理。近幾年，社會已經進入信息化管理時代，電子化、科學化、規范化是人事檔案管理的必由之路，普及電子化人事檔案管理是衛生事業單位以及各企業的當務之急。
四、衛生事業單位人事檔案管理電子化應用分析
（一）在衛生事業單位建立電子檔案的必要性
在衛生事業單位之中，單位的衛生系統是一項較為復雜的系統，其中存儲著大量的人事信息檔案，在管理之時非常困難，若要做好衛生事業單位的檔案管理與保存工作，需要投入大量的人力、物力、財力等。因此建立電子化檔案管理十分必要，將紙質檔案轉化為電子化數據，方便管理人員管理的同時節省大量的空間，且更方便快捷。就電子化的人事檔案而言，除建立龐大安全的數據庫存放檔案外，也應對衛生事業單位工作人員的信息進行收集整理，全面掌握各部門間的人事檔案信息，加強對各部門的掌控。
（二）電子化在人事檔案管理工作中的具體應用
在人事檔案管理中，相關檔案管理者可以利用計算機網絡將人事檔案進行分門別類，如護士間可按照普通護士、高級護士等護士職位等級進行檔案分類，而醫生也可根據心腦科、骨科等從事職位進行分類，節省時間，方便查找。[4]除此外，也可在局域網內部進行資源數據的共享，當領導或者工作人員想要急需了解人員檔案時可直接上網查找，增加檔案透明度的同時，對數據庫的原始檔案也是一種保護。在檔案管理員進行檔案管理時，降低了工作壓力，提高了工作效率。
（三）電子化在檔案管理應用中的風險
在電子化廣泛應用于人事管理檔案后，為企業部門帶來便利的同時也帶來了一定的風險。其一，網絡的共享增加了人事檔案的透明度，在查看信息便捷的同時大大增強了人員信息泄漏的可能。作為記錄人們成長過程的文檔，其中包含著自上學以來的成長歷程、學習經歷、工作經歷等，是人們求職時最重要的文件，若檔案被盜，對相關人員的人身安全會造成一定威脅。其二，電子化檔案依托于網絡而存在，雖然壓縮了紙質檔案的存放空間，能更有效地保存檔案，但網絡也不是絕對安全的，各種病毒、黑客影響著網絡的安全，若電子化人事檔案被病毒入侵會造成檔案丟失，甚至造成系統的崩潰。事實上，有利就有弊，電子化檔案的風險雖然不可避免，卻可以進行有效的控制，將風險控制在一定范圍內，增強檔案管理者的電子信息化知識，為衛生事業單位人事檔案管理的發展提供保障。
五、結語
一、事業單位人事檔案電子化管理的好處
隨著科學技術的迅猛發展，信息技術水平逐漸提高，被社會中的各行各業廣泛地應用于生產生活當中，事業單位的檔案管理方面也自然不能例外，要加強自身與新型信息技術的融合，將信息技術充分應用到事業單位的人事檔案管理當中，注重應用創新手段，完善管理方式，實現人事檔案電子化的管理。
人事檔案電子化的好處諸多，其中比較顯著的就是方便、快捷、高效的特點。在檔案管理中融入電子化的技術手段，能夠大大減輕檔案工作人員的工作強度，并且使其對檔案的管理效率有顯著的提升。此外，應用電子化檔案能夠極大地減少單位在檔案方面的成本，電子化的檔案打破了傳統紙質檔案的紙張限制，都存儲于計算機當中，并且進行檔案的傳遞時，電子化檔案更加方便快捷，省時省力。
此外，在檔案信息的利用率方面，電子化檔案與傳統的紙質檔案相比對信息的利用率也有極大的提高。傳統的紙質檔案將信息都呈現在紙張當中，如果想要查找借閱是十分不便的，需要在龐大的信息量中進行查找，費時費力。而電子化的檔案則可以使信息的查找做到方面快捷，它利用互聯網信息技術，能夠在海量的信息中快速找出所想查找的一項，并且遺漏率極低。因此，電子化檔案能夠在現代化的事業單位中得到廣泛的應用。
二、加強事業單位人事檔案電子化管理的策略
（一）事業單位必須完善人事檔案電子化的管理制度。事業單位檔案管理實質上是一件比較復雜的工作，完善對事業單位人事檔案管理機制是保障事業單位人事檔案電子化工作順利開展的基礎。事業單位應根據國家的有關規定，完善人事檔案管理機制，明確檔案的儲存標準和管理方法。
隨著經濟的發展，事業單位的壯大，事業單位中各部門也呈多元化的發展趨勢。因此，人事檔案管理部門也應該與時俱進，各部門之間各司其職，各管其是，對于不同部門之間的檔案要分開管理，避免混淆。如果兩個部門之間需要借鑒人事檔案時，應做到及時登記注明，以免發生電子信息錯亂或者丟失的現象。此外，事業單位不要盲目借鑒其他事業單位的管理方法，要針對自己單位的特點，建立一套屬于本單位特有的事業單位人事檔案管理機制。
（二）事業單位必須加強對人事檔案管理的重視。對于人事檔案管理部門，事業單位必須要加大重視程度。事業單位領導者應該轉變思維理念，如果高層領導都不重視這個理念，那么即使人事檔案員有這樣的認識，也會因為缺少技術設備或者相關人員的支持而無法實現合理的管理。此外，人事檔案管理人員的意識對人事檔案工作有著極其重要的影響力。人事檔案管理看似是一份輕松的工作，但人事檔案的信息錄入需要管理人員有一定的耐心與責任心，否則容易引發工作者的懶惰心理。因此，事業單位領導應該建立明確的賞罰機制，對人事檔案管理者起到激勵作用，避免人事檔案管理者出現消極情緒，不利于工作的進行，甚至會給整個事業單位帶來不利影響。所以要引發人事檔案管理者的工作熱情，使他們認識到自己的部門不是可有可無的，是對事業單位的發展起著重要作用的。事業單位人事檔案的管理者也應該不斷提高自身的綜合素質，成為符合事業單位標準的復合型人才，要熟練掌握自己的本職工作，在各部門來進行信息查找時，能夠迅速找到。在工作出現問題時能夠及時修復和改正，并給出建設性意見。
（三）事業單位必須加強對人事檔案管理的科技創新。對人事檔案管理進行科技創新，最重要的就是要利用新型的信息化手段進行人事檔案管理，將事業單位內部資料采用數字化的收集和整理，使大家能夠方便快捷地使用。這樣做也可以避免傳統紙質檔案年限過長導致的檔案字跡模糊、紙張腐爛受損、后期更改困難等現象，還可以節約儲存空間、便于快速查找等，使得事業單位資料與事業單位發展的步調一致。在運用新科技進行人事檔案管理的同時，人事檔案管理部門應注意人事檔案管理系統的后期維護工作，要定期更新軟件系統、做好硬件設備的維修工作等，使人事檔案能夠正常運行。同時各部門之間要注重溝通，做到資源共享。
