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序論：在您撰寫各部門檔案管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
【關鍵詞】地質部門 人事檔案管理 改革 問題
【中圖分類號】D035.2 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）06-0015-01
一、前言
人力資源是第一資源，人才，每個單位都渴望。怎樣知人善用？往往人事檔案就是提拔人才的重要依據。人事檔案是詳細地記錄著每一個工作人員的工作經歷、業績和才能的文件，包含著種種的個人隱私。目前，隨著地質部門的不斷改革，尤其是在地質部門人才戰略上，人們越發地感受到人力資源的重要性。為了提高地質部門人事檔案上的管理水平，我們就必需充分利用人事檔案的優勢及其作用，改進改革中出現的問題。
二、改革中地質部門人事檔案管理存在的問題
1.人事檔案管理人員的數量不足
人事檔案的管理工作繁瑣、復雜，任務龐大，并且具有極高的系統性與連續性，因此，其這樣的特點對于人力數量上的投入也是相當多的，不然人事檔案管理的質量就難以保證。在地質部門當中，會出現專門管理人事檔案的工作人員較少，或者沒有的一種現象。這樣的現象會大大的淡化了大家對人事檔案管理工作的重要性，而且也會一定程度上降低了人事檔案管理的水平及其質量。
2.人事檔案管理的設備與制度不完善
領導對人力資源的管理越來越重視，但是在人事檔案管理的工作的投入還是不夠。比如，在設備上，人事檔案管理依舊采取紙質記錄，缺乏時效性和先進性。在制度上，條文規定通常都籠統地制定，沒有與本部門的特點和文化相結合，缺乏科學性和針對性。加上“手工模式”的管理會很大程度上拖慢管理工作的進度，降低人事檔案保存的質量和工作人員的效率。
3.人事檔案記錄材料作用不理想
在審核人事檔案內容的過程中，發現其中的某些項目內容單一而且參考價值低，某幾項項目內容相似，造成資料繁雜多余。同時，浪費人力物力，導致管理成本的增加。另外，由于部分職工對人事檔案的不重視，對資料的填寫隨意不真實，內容前后不一致。這樣的行為將會導致檔案所傳遞的信息失去其作用，也會使領導者得不到可靠的人事信息和人事檔案就不會產生其應有的價值。
4.低下的人事檔案管理水平
沒有專門的管理人員，在資料審核的這一階段的工作就會做得相對馬虎。一大部分的材料還是靠手工分類排序再分別加工，整理裝訂，整個程序不僅復雜費時，而且一環扣一環，前面誤則后面錯，這樣就會降低效率。
三、改進地質部門人事檔案管理的建議
1.務求檔案管理員專業化
人事檔案的管理工作是具有高度的系統性、條理性與嚴密性。在其位則謀其政。檔案管理工作人員必須具有相當的職業素養和高度的責任感，不得隨意傳播檔案中的隱私而影響地質部門的團結與工作。對檔案管理人員需進行具有地主部門特色的教育培訓，提高自身的專業程度。再深一層，必須增添人事檔案工作團隊的人數，務必做到量上與質上的改變。除此之外，為了跟上時代的步伐，必須挑選熟悉信息技術的年輕工作人員擔任本職務，確保有精力有耐心的對待檔案的繁瑣工作。
2.保證檔案管理制度規范化
為了使得本部門人事檔案管理透明化、規范化，對人事檔案管理的措施和規章制度進行的進一步的完善是勢在必行。特別是地質部門的上級領導們的對人事檔案管理提高相應的重視，不然，人事檔案的管理工作就難以落到實處，人事檔案的價值就不易體現。對于檔案材料的收集的制度，檔案管理人員必須嚴格執行，本單位非管理人員必須遵守。
3.確保人事檔案內容真實化
結合地質部門發展的特點，更深一層根據個人事實豐富材料的內容，目的是未來得到更加全面更加完整的人事資料，強化地質部門的人才發展戰略，增強地質部門人才建設服務的功能。建議根據地質部門職工崗位的類別設置對人事檔案進行重新分類，制定對各類型人才的材料的收集、審核、管理的標準，增強針對性和具體性。
4.力求檔案管理設備先進化
一改以往的手工模式，跟進科技的步伐，把人事檔案管理信息化，數字化。把先進的計算機技術和相關的應用程序應用到人事檔案管理中，構建管理信息化的高效模式，爭取最大限度發揮人力物力資源的價值。建立人事檔案的數據庫系統，利用掃描儀等先進的現代化設施，把數據錄入系統，不僅高效，而且文字圖片并存，實現了形式多樣化，信息具體化。實行人事檔案動態管理，對本部門的職工個人情況及時更新，提高效率，而且電子化的檔案占用空間少，使用期限卻很長，可謂功能強大。
四、結束語
地質部門人事檔案管理的改革是必然的。破舊立新，管理才能得以完善，才能符合新環境下的地質部門對人事的需求。積極改善部門人事檔案的信息化建設，加強管理人員的能力和提高管理人員的職業素養，利用檔案的信息資源，才能夠為地質部門的各個崗位提供更有能力的人才，才能盡最大的可能為本部門提供優質的服務。
參考文獻：
關鍵詞：房屋；管理員；電子檔案；檔案管理
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
引言：隨著城鎮化進程的加速發展，城市建設規模的不斷擴大，道路、市政配套、房屋建設較之前有了巨大變化。住宅及商業用地不斷推出，商品房及商業辦公用房的建設工作已經成為城鎮化發展的主要表現。在此建設過程中，房地產企業作為投資建設的業主方，有著重要的地位。房地產企業作為業主方，在工程竣工后交付使用前，有兩大驗收需要通過，一是工程實體驗收，二是工程檔案驗收。由此可見，工程檔案與工程實體同等重要，兩者密不可分。房地產企業作為一個企業來說，不單單只有工程檔案，在運行過程中還會形成行政檔案、人事檔案、成本檔案、營銷檔案、財務檔案等。本文以項目公司為例，就如何做好這些專業檔案的管理工作來進行探討。
1、房地產企業項目公司檔案管理現狀
1.1制度執行力度不夠，領導重視不夠，各部門檔案未能集中統一管理。集團檔案管理制度下發已經較長時間，制度培訓也已開展幾次，但僅憑檔案管理員個人能力，無法完成集中統一管理，公司領導對檔案管理工作沒有切實的重視，對集中統一管理沒有要求，對一些財務檔案、人事檔案等屬于公司層面的保密資料的考慮，致使各部門檔案沒有集中統一管理。其實說白了，就是專職檔案管理員，只有責任，沒有權利。公司賦予專職檔案管理員有對接集團及外部相關單位一切檢查及制度執行的責任，但對下，卻沒有管理各部門兼職檔案管理員的權利，致使制度執行不下去。
1.2由于辦公條件的限制，要實現檔案的集中統一管理難度較大。檔案室過小，辦公地點不固定。往往很多項目公司，辦公地點根據項目地點來定，無法長期固定在一個辦公場所，經常搬遷，導致檔案資料在搬遷過程中部份丟失或不同程度的損毀。因辦公環境限制，公司無法給專職檔案管理員較大的檔案室，檔案室面積較小，無法容納公司所有專業檔案的入庫保管工作。分配給各部門僅是較小的一個個的檔案室，各部門自行保管部門檔案。
1.3兼職檔案管理員專業知識不夠，人員變動較頻繁。兼職檔案管理員往往不只負責本部門檔案業務工作，都還有一份主要的本職工作，檔案收集整理僅作為副業，招聘時也未注明需有檔案管理業務知識。因僅是兼職的檔案管理員，主管工作并不在此，故工作變動機率較大，移交工作較頻繁，導致移交不細致，有檔案遺漏現象。
1.4資料繁多，歸檔不及時，尤其工程施工過程資料。房地產企業檔案，包含工程檔案、行政檔案、人事檔案、財務檔案、成本檔案、營銷檔案等，這些檔案分別由責任部門負責收集整理歸檔，經辦部門由于考慮到資料的后續利用問題，往往不會移交到專職檔案管理員處保存。施工過程中形成的施工資料，往往是現場施工完成后補，等工程竣工后才能完整移交。
1.5電子檔案歸檔工作較差。目前來講，大家對電子檔案的歸檔意識不強，電子檔案都放在經辦人電腦里，兼職檔案管理員對電子檔案的內容及數量并不清楚，造成收集不及時，不完善，從而導致公司電子檔案歸檔工作的嚴重缺失。更有一些對電子文件隨意進行增加、刪除、修改等操作，不把電子文件作為檔案來源對待，因而是原始的電子稿件面目全非，影響電子檔案的保存價值。
2、就目前檔案管理的現狀，解決辦法
2.1加強制度學習，嚴格貫徹落實制度要求集中統一管理。確定檔案收集整理歸檔的統一標準，建立公司檔案管理制度，組織全體員工，認真學習檔案管理制度，加大各部門負責人對部門檔案歸檔的重視程度，從上而下的引導大家嚴格按制度執行。建立獎懲措施，對檔案整理較好移交及時的個人予以獎勵，對未按照規定整理移交的予以處罰。
2.2克服辦公地點不固定的弊端，搬遷過程中切實做好檔案的打包裝箱工作；搬遷后及時拆箱整理。不定期對各部門檔案歸檔工作進行檢查，督促及時整改，對各部門檔案室進行定期檢查，對檔案整理不規范情況進行整改復查，對檔案庫房里設備不合要求情況進行整改。每年定期對各部門檔案室檔案歸檔情況進行統計，切實掌握各部門檔案狀況。
2.3定期組織兼職檔案管理員進行檔案管理制度培訓，加強業務知識學習。公司定期組織兼職檔案管理員進行集中培訓學習，相互溝通，對資料收集過程中產生的問題進行集中解答。盡量保持兼職檔案管理員的穩定性，兼職檔案管理員離職需專職檔案管理員簽字認可，所保管檔案資料需全部移交專職檔案管理員方可離職。
2.4針對各專業檔案內容繁多，歸檔不及時現象，制定統一的標準，明確歸檔的時間節點和歸檔范圍。公司專門設置兼職檔案管理員，負責各部門歸檔資料的收集整理工作，對經辦人員進行催收，及時整理歸檔入庫。施工過程中的資料，需由施工單位資料員進行收集整理，過程中督促施工單位資料員，不定期對施工過程資料進行現場檢查，發現問題及時整改落實，對資料不及時現象進行嚴肅處理，杜絕事后補資料。
2.5電子檔案的收集主要靠經辦人自覺移交，為此，制定一整套電子檔案收集整理保管的制度要求，經常組織全員培訓，讓大家養成電子檔案自覺移交檔案管理員的習慣。電子檔案的保存方面，刻錄只讀光盤，使用可保存50年以上無障礙使用的優質只讀光盤，索尼、三菱等進口光盤。使用專門的光盤檔案盒，并對每份光盤檔案進行說明。
3、總結
針對目前大多數房地產項目公司來說，要徹底解決檔案管理方面的問題，歸根結底是制度的制定和貫徹落實。房地產企業根據自身情況及條件，制定一套切實可行的檔案管理制度及獎懲措施，根據企業發展的程度不斷完善各項檔案管理制度，堅持走依法治檔的道路。引導企業領導重視檔案管理工作，明確領導的職責要求，形成企業領導主管，各部門協同，檔案部門檔案管理員具體負責的管理模式，才能確保檔案管理制度的最終落到實處，才能保證房地產企業檔案的完整性、準確性。企業保存檔案的最終目的是為了檔案的利用，只有檔案保管做到的完整性、準確性，才可能對最終的利用起到作用，否則，檔案管理工作就是虛的，無意義的。
參考文獻：
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檔案資料的收集是醫院檔案信息資源建設的一項重要工作，是做好其他管理和利用工作的基礎，直接影響醫院檔案管理的質量。尤其是涉及到信息的準確性、真實性與全面性，進而影響醫院檔案信息的有效使用，醫院經濟效益的提高?，F實中有些部門的人員對材料歸檔認識不清，認為自己部門較為重要的材料理應由自己保管，不向檔案部門移交。使本應歸檔的檔案材料留存于個人手中，影響了檔案信息的完整與全面。
面對存在的問題，我們醫院與時俱進，將績效考核工作引入到檔案的收集工作中，對各部門檔案工作進行科學合理的考核，促進了各部門檔案收集工作的積極性，有效地解決了上述存在的這些問題。
一、績效考核理論概述
績效考核，最早由美國提出并實施。該理論主要關注考核主體的多元化問題，考核信息的來源包括與被考核者發生關注關系的多方主體，以此對被考核者進行全方位、多維度考核的過程。該考核理論較之于傳統的績效考核理論優勢在于變傳統的單一的考核主體為多元的考核主體，不再只把上級的考核作為被考核對象的唯一來源，而是將在組織內部與各部門之間有關的多方主體均作為績效考核的來源。
績效考核理論被應用于內部對各科室的考核過程中，因其科學性和客觀性獲得青睞。績效考核可以按照檔案工作的好壞來進行績效考核，按分數的多少，發放績效獎。
二、績效考核理論在檔案考核中的應用
在對各部門檔案收集整理過程中，檔案部門、各業務部門都是與被考核的部門相關的主體。據此，在對各部門檔案考核過程中，考核主體應包括檔案部門和其他平行業務部門。其中，檔案部門作為指導和考核各部門檔案工作的主要機構，在考核過程中占主導地位，屬于被考核對象的上級指導機構，因此在考核中占較大權重（大于50%）。其他平行業務部門屬于同級的考核機構，占較小權重。各部門在具體應用過程中，應根據本單位的具體情況確定不同的權重比例。
三、具體考核辦法
對各部門檔案工作的考核采用各部門自評、小組互評、檔案室考核相結合的方式進行全方位立體式考核。同時，根據各部門和行政各部門形成檔案性質的不同，逐科按接收標準分別進行考核。
（一）成立各部門的考核小組。被考核部門，經檔案部門和各業務部門考核后，由檔案部門將所得分值進行加權平均后，成為該部門最終的考核得分。比如：各行政部門之間相互考核，都有考核內容及相應的考核分數，按考核標準，如果達不到相應的標準，就要扣分，每個部門抽調一人，組成考核小組，各部門考核各部門的內容，各有分管，你考我科、我考他科，相互考核。根據考核得分，排成名次，每月對每個部門考核一次，按考核分值以此發放績效獎勵。這樣就能夠真正達到多勞多得、少勞就要少得的分配方式，公平合理，大家都非常贊同。
（二）考核評定標準。檔案部門對各業務部門的考核及各業務部門間的互評考核均包括 ：組織領導（15分）、整理（20分）、立卷（20分）、歸檔（25分）、安全措施（10分）和加分項（10分）六個方面。組織領導主要考核業務部門領導對檔案的重視程度及部門檔案員的配置情況；收集、整理、立卷、歸檔是考核的重中之重，主要考核各業務部門移交檔案的數量和整理質量，以加大檔案收集的力度，促進部門立卷質量的提升；安全措施主要考核各業務部門檔案的保存和對所管資料的保管條件，促進平行立卷的規范化；加分項考核檔案創新和理論研究，以促進業務部門檔案員參與檔案編研和檔案研究工作，進一步提升檔案員素質。
（三）考核評定的特點
1.注重多元主體考核
變原來的僅由檔案部門單一主體考核為現在的基層檔案部門、類別小組、綜合檔案室共同參與的多元主體考核，充分調動了基層檔案部門對檔案的關注和參與醫院檔案管理的積極性。
2.注重量化考核
考核辦法共分4個一級指標10個二級指標，每個指標對應不同的考核分值，考核內容涵蓋了檔案管理關注的全過程，杜絕了考核的主觀性和隨意性，促進了檔案管理的規范化、科學化建設。使全員都能按考核指標及系數，拿到獎勵，達到了公平性。
3.注重過程評價
堅持以評促建的工作理念，注重對基層檔案工作的實時跟蹤和評價。如一般考核的做法是年初移交檔案后等到年底才組織開展考核。而我們醫院則是在每個月都對各業務科室就檔案的移交工作，是否完整、齊全分別進行考核，這樣，可以讓各基層部門都能及時了解和掌握本部門檔案工作的質量以及存在的問題，以便整改提高。
四、考核的實踐效果
自將績效考核應用于我院的各項工作考核中，有效促進了各部門檔案工作水平的提高，一定程度上提升了檔案收集整理的質量，取得了較好的效果。
一是互評這一環節，通過對其他部門移交檔案的實際觀摩，使各部門檔案員能夠形象直觀地了解各部門檔案工作的現狀，更好地促進檔案員改進本部門檔案工作。
二是各部門都積極履行職責，主動作為，全面加強對本部門檔案的收集和歸檔工作，建立了相關工作協調機制，為順利推進檔案管理，起到了推動作用，為共同做好檔案的接收和移交工作奠定了基礎。
三是由于全方位多角度的對工作成果進行考核，考核結果公平性和可信度更高。我們將考核結果作為月績效考核及年度績效考核，以此發放績效獎，作為獎勵各部門移交檔案的主要依據，并且得到了各部門的一致好評。
1.檔案管理規范化意義
檔案是相關人類文化成果的積淀，是連接古往今來的紐帶。而工程項目的檔案不僅是工程項目的智慧結晶，也是項目施工企業的歷史記錄。在未來出現問題時，檔案管理能通過提供相關證據和憑證，準確判斷出癥狀所在。工程項目檔案真實準確地反映了施工過程中的詳細流程，并在一定程度上保證了工程的質量安全和人員安全，對于工程事故分析、責任認定以及管理辦法等都有十分重要的意義。工程項目的檔案管理還能為日后研究提供借鑒和經驗，增強工程項目人員的自身素質，實現對檔案規范化管理。通過對檔案進行規范化管理，可將檔案中所涉及的工程、科技成果轉化成推動工程設計行業的實際生產力。
2.檔案管理規范化辦法
（1）加強管理人員專業水平。工程項目往往工期較長，工程人員較多，涉及專業范圍較廣，形成的檔案材料內容不可避免地紛繁復雜，稍有疏漏，就對檔案管理工作造成較大損失。為保證檔案資料覆蓋全面、資料內容準確規范，首先需要加強檔案管理人員的相關能力。因而，在日常檔案管理工作中，檔案工作人員必須具備相關專業技術水平，經常補充學習檔案管理工作的新知識新方法，并能應用現代化信息手段，對檔案實行高效率的整理工作。其次是檔案工作人員需要經常與各部門保持溝通聯系，對各個部門需要收集的材料了然于胸，并熟悉各個部門的主要工作流程，了解不同部門檔案管理要求，確保檔案在歸檔時分類正確，并對各部門人員進行檔案管理的培訓工作，增強其對檔案法律法規的了解和檔案管理的責任意識。對施工過程中的各種圖紙、文字等材料進行規范化操作培訓，明確各部門檔案收集、整理責任，優化檔案管理模式，形成自上而下，從整體到局部的檔案管理工作流程，確保檔案管理的規范性，加快檔案管理效率，提高檔案準確性與真實性。
（2）建立健全檔案管理規范化制度。工程項目檔案的特點決定了檔案管理的難度，首先是工程項目檔案反映的是工程施工過程中形成的工程詳細數據的匯總，是在日后進行維護管理、改建拆除等所必須具有的參照標準，收集數據的詳實程度與豐富程度都是海量的，并且在數據圖紙等的規范性和準確性要求都較高。其次是工程項目檔案的形成過程與工程施工密切相關，在不同階段檔案管理方式又有不同，工程項目的施工由眾多不同專業構成，如水電、機電、建筑、勘探、設計、施工等，這使得檔案類別具有復雜多樣性，檔案管理需要各個階段不同部門分工完成，這就要求各部門間的溝通協作能力有較高要求。因而必須形成一套符合工程項目自身特色的檔案管理辦法和制度，依照相關法律規范對檔案實行規范化管理，并遵照國家檔案收集要求，建立合理歸檔制度，明確各部門檔案歸檔要求，實行全面交叉覆蓋制，各部門檔案歸各部門分別收集，然后進行匯總，從而降低檔案管理難度。
3.檔案管理規范化措施
首先應明確檔案管理人員的職責，由單位主管領導直接負責檔案管理工作，逐級向下實現檔案管理責任制，把檔案管理制度的建設和辦法的實行落實到個人。通過成立檔案工作委員會的方式，指導、檢查檔案管理部門的工作情況，制定檔案工作規劃，確保檔案管理工作與其他工作同步進行，為工程設計單位的檔案管理日常運行提供質量保證。并設立專門檔案室，由專業人員負責對整個單位的檔案管理工作，從檔案歸檔、整理、鑒定工作到統計和保管利用方面全程進行管控，從實際出發，對檔案的保管期限和使用類別等詳細檔案數據，編制索引工具。并充分利用計算機網絡系統和先進軟件技術對檔案信息實現信息化、規范化管理，有目的、有計劃地加強對檔案工作人員的規范化管理培訓工作，使其能系統性地掌握專業技術和先進理念。構建一個利于檔案管理工作發展的平臺，注重對檔案人員工作積極性的調動，通過組織交流溝通活動，建立起激勵表彰機制，促進檔案人員的積極性。按績效對其進行考核，實行有競爭力和吸引力的晉升競爭機制，保證檔案管理隊伍的穩定和專業，使檔案人員的工作更具成就感，以跟上單位檔案管理規范化建設。
結語
關鍵詞：高校檔案;管理;考核;實踐;機制
中圖分類號：G647文獻標識碼：A 文章編號：1992-7711（2015）01-091-2
《高等學校檔案管理辦法》（教育部27號令）第三章第十四條明確提出：“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平?！贬槍覍Ω咝n案工作提出的新要求，有些高校已經開始嘗試將檔案工作納入年終績效考核或對檔案工作進行校內考核。但目前還沒有健全的考核機制和成熟的典型案例，大家都在摸索一條既科學合理又具有實際可操作性的檔案工作校內考核之路。本文將以安徽師范大學檔案管理工作考核實踐為樣本，對高校檔案管理工作考核機制進行一番梳理和探索。
一、安徽師范大學實施檔案管理工作校內考核的實例分析
為進一步貫徹《高等學校檔案管理辦法》、《安徽省高等學校檔案管理實施辦法》，推動部門立卷、歸檔工作的制度化，規范化建設，全面提高檔案管理水平，更好地為學校教學、科研、管理工作服務，2012年筆者所在的安徽師范大學進行了第一次檔案管理工作校內考核。
考核緊密結合2011～2012年度全校各部門檔案工作開展情況，嚴格依照《安徽師范大學檔案管理工作考核辦法》、《安徽師范大學文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》、《安徽師范大學立卷部門檔案工作檢查評比標準》，從各部門領導重視程度、歸檔時間、歸檔數量、歸檔質量、歸檔齊全完整度、系統著錄、兼職檔案員業務能力等方面進行全面考核，考核結果分為優秀、良好、及格、不及格四個等次。通過此次考核實踐，對全校的檔案管理工作進行了一次完整細致的梳理，暴露出有些部門在保證檔案收集的齊全完整方面、電子文件和聲像檔案的整理歸檔方面、基建檔案和儀器設備檔案的整理歸檔方面存在著或大或小的問題，亟需整改。
雖然在考核過程中發現評分標準里有些條款有待討論和調整，有些評分因素需要整合或修改，但基本上如實反映了全校檔案工作的總體情況，對今后全校檔案管理工作的重心和“疑難雜癥”的對癥處理具有積極的指導作用。
二、高校檔案管理工作考核機制探索
“定期對基層單位進行檔案管理的考核、評比，不但可以提高基層各單位對檔案工作的重視程度，也可以加強監督機制，檢查各單位每年的檔案工作開展情況，推進檔案管理工作的健康發展，進一步提高基層檔案工作的整體水平。”[1]如何保證高校檔案管理考核工作的順利進行，關鍵在于建立一套科學、合理的檔案管理工作考核評價機制。在任何系統中，機制都起著基礎性的、根本的作用。機制的建立，一靠體制，二靠制度。檔案管理工作的考核機制應與其它機制一樣，著眼于體制和制度的建立，明確崗位職責，出臺規章制度，并從考核方法、考核標準、考核程序、考核結果的有效運用四個方面進行科學合理的制度設計或目標管理。
1.出臺考核辦法等規章制度，保障考核工作的順利進行
俗話說：“不以規矩無以成方圓”。制約機制是保證管理活動。有序化、規范化的一種機制，而形成這種制約機制就要靠規章制度來指導和約束相關工作人員。在進行檔案管理工作考核之前，必須先出臺考核辦法等規章制度，從制度上確立考核目的、考核范圍、考核內容、考核方式以及獎懲措施等。從而實現考核工作的規范化，考核方法的科學化，考核結果的公正性，以期通過考核來激勵全校各部門檔案工作分管領導及兼職檔案員努力學習檔案業務知識，提高檔案工作水平。此項工作中需要注意，制度的制定必須以有關政策、法律、法規為依據。制度本身也要有程序性和可操作性，避免模糊不清或歧義的條款出現，為檔案管理工作校內考核提供可供遵循的有力依據。
2.制定科學合理的考核標準，保證考核工作的公正公平
考核標準的制定作為檔案管理工作考核的核心內容，為考核提供技術保障的同時，也對檔案管理工作提出了具體的可量化的詳細要求，使考核具有實際可操作性，有利于保證考核結果的公平公正。
制定一份科學合理的考核標準需要分三步走：第一步：確定評分因素。即首先要確定哪些因素作為評分的內容。通過對高校涉及檔案管理工作的各部門進行調研，考察、走訪、咨詢專家等，結合檔案工作實際，筆者認為把“組織領導、兼職檔案員業務能力、案卷質量”三個因素作為評分內容較為合理。第二步：分配因素比重。即將評分總比重分配到各個評分因素上。案卷質量作為檔案工作考核的主要內容，其分配的比重應該高些，組織領導和兼職檔案員業務能力作為次要評分因素，應減少得分比重。第三步：制定評分細則。即制定各個評分因素具體分值的評定辦法和評定標準。以《安徽師范大學立卷部門檔案工作檢查評比標準》為例，三大評分因素比重為“組織領導”占20分，“兼職檔案員業務能力”占30分，“案卷質量”占50分。又將三大評分因素細化為30個評分細則，每個細則分值1～5分不等。主要考查分管領導是否履行了崗位職責，及時學習、布置、檢查檔案工作;兼職檔案員是否熟悉本部門的歸檔范圍，獨立做好本部門文件材料的整理立卷工作，及時、齊全、完整地向高校檔案館移交檔案;各部門移交的檔案案卷是否齊全完整，是否符合檔案整理的要求，組卷是否合理，案卷標題和保管期限是否正確，裝訂是否規范等等。
3.確定檔案工作考核程序，保證考核工作的公開透明
（1）成立檔案工作考核領導組。在檔案管理工作校內考核啟動之時，為保證考核工作的公開透明，應成立由校長、分管副校長、紀委、檔案館等相關部門負責人，檔案工作委員會的專家組成的檔案工作考核領導組。領導組可下設辦公室負責考核的具體工作。
（2）部門自查。各立卷歸檔部門對照考核標準，對本部門檔案管理工作進行自查評分后連同本部門考核時間段內的檔案工作總結和支撐材料一并報送檔案工作考核辦公室。
（3）學校復查。檔案工作考核辦公室組織有關人員采取看材料、聽匯報、抽查移交檔案、集體評議等方式，對各立卷歸檔部門的檔案管理工作進行復查，綜合評出各部門總評分，并按照分數評定出優秀、良好、合格、不合格等級。
（4）專家審定。考核結果報送高校檔案工作委員會的專家進行評審。審定后給出最終意見并形成書面材料或報告。
（5）結果公示。將考核結果公示在學校受眾面較廣的校園網站或自動化辦公系統等平臺上，公示期一般為一周左右。
（6）獎優罰劣。公示無異議后對優秀等級的部門進行表彰，對不合格等級的部門予以通報批評，并限期整改。
4.及時反饋檔案工作考核結果，提高全校檔案工作水平
考核不是目的，是為了促進各部門檔案管理工作的整改。在考核工作結束后應將考核中暴露出的問題及時準確地反饋給各部門分管領導和兼職檔案員，使他們在今后的檔案管理工作中有針對性的彌補不足。高校檔案館也應利用考核結果，有針對性地開展檔案業務指導工作。對各部門在考核中暴露出的分管領導不夠重視、兼職檔案員隊伍不穩定、兼職檔案員業務能力不足、案卷質量參差不齊等等問題進行對癥解決，或加強檔案相關法規和制度的宣傳與學習，或就文件材料歸檔工作進行培訓，或增強兼職檔案員的積極性，提高其檔案工作理論水平和實際操作技能。或經常性地派員上門指導，從源頭上保證各部門的檔案能統一規范標準，各類檔案收集的齊全、完整、準確，最終達到提高全校檔案管理工作水平的目的。
高校檔案管理工作考核機制的構建是一項復雜的系統工程，各項體制和制度的建立與完善需要假以時日，扎根于高校檔案管理工作實踐中不斷摸索經驗，提煉總結。在實踐中檢驗機制的科學性合理性，不斷修改、完善，最終形成一套不斷促進高校檔案管理工作良性健康發展的校內考核機制。
關鍵詞： 企業檔案 檔案管理工作 規范化 歸檔率 信息流通使用最大化
作為檔案管理人，我們清醒地知道，企業檔案是現代企業信息資源的基本形式，現代企業檔案管理的性質其實就是知識管理，我們所做的一切都是為了在保障公司檔案實體安全的同時，有效開發利用檔案信息資源，充分發揮檔案的歷史查考、管理經驗積累與法律憑證作用，更好地為公司業務開展及客戶提供檔案信息服務。但是怎樣能把檔案管理工作做到規范化、系統化、信息流通使用最大化，是值得我們檔案人思考的問題。我對本公司的檔案遺留歸檔工作，以及檔案的信息共享進行剖析，與大家共享。
我在檔案統計中發現，檔案保管和收集整理存在諸多問題，主要有以下三方面：第一，檔案收集不全面、不及時。歸檔范圍里面明確提到的應歸檔案，仍然有很多沉淀在基層；公司基建類檔案、科技檔案出現3年的斷檔，運營管理類檔案信息不全面。第二，檔案的規范化工作做得不夠。以前已入庫檔案有些未作規范整理；檔案的頻繁翻閱對原件會造成較大破損，借出信息不全面，導致原件歸還時錯位；對檔案庫房也缺乏檔案安全防護措施和實施規范，導致很多檔案面臨包括蟲噬、鼠咬、溫濕度失衡等隱患。第三，檔案在收集和整理工作上占了較多的時間，但是在利用信息這一塊占的時間也與整理占有同樣的比重，因為檔案保管均為紙質的形式，所以查找文件都要跑到檔案室，既浪費了時間，又給檔案的保管帶來了隱患。用百分比來說明：公司的人員一般要用80%時間來收集信息，20%時間用于決策。
為了改善這些狀況，挽救即將流失的檔案信息，我們推出了檔案規范化和歸檔率提升計劃。結合文件規范化的整理整頓概念，加大檔案收集力度，在全公司范圍內分階段搜集整理沉淀的歷史檔案。經過近一年的持續努力，檔案規范化和歸檔率狀況得到了根本性的改善。歸納起來，我們的經驗主要有以下幾點。
一、明確目標，堅持信念，突破重點。
原始檔案具有維護企業經濟利益和法律權益，同時檔案是承載企業信息、提供精準經營數據和業務拓展、科技活動的數據依據。所以說檔案管理無小事，任何一點缺失，對某一特定事件來講就有可能是重大的損失。因此將檔案管理工作定位為重要工作，在推進中始終堅守著要把這項重要工作做好的信念。根據現狀設定了非常明確、具體的目標，充分設想到了各種困難，劃定了工作重點，并為此做了精心的任務分解。我們首先解決了其中最為關鍵的檔案分類不適用、歸檔范圍不明確等問題，成功地打開了工作的突破口。
二、完善檔案制度。
由于公司負責檔案分級管理的人員并非專業檔案人員，往往對于什么樣的檔案該歸檔、該怎樣歸檔并不是很清楚。我們結合本公司的業務特點和公司的架構體系重新完善了《檔案管理程序》等多個檔案制度。為了使制度既有指導性和實用性，又符合公司的架構體系，我們把各部門的文件范圍摸清楚、做足功課，從各部門的架構、職位、文件產生及輸出等開始收集，草擬范圍后多次與各部門的經理和檔案人員溝通確認，最終將檔案歸檔范圍非常清晰地確定下來。事實證明，擬定更全面的《檔案密級分類》《檔案歸檔范圍》和《庫房管理辦法》，從根本上改善了檔案分類不科學及歸檔范圍不明確狀況，讓檔案庫房的隱患降到了最低，同時也讓檔案管理人員在操作時有了準確的依據。
三、建立充分的組織保障。
這樣的檔案庫存量，這樣大的檔案問題，只靠一個檔案部門、一個專業檔案管理員的力量，是無法應對的。為此我們組建了檔案規范化和歸檔率提升的項目組，將各部門的檔案管理接口人納入我們的推進小組，發動、建立起了一個覆蓋全公司各個檔案使用、搜集部門的項目推進網絡。這為我們下一步推進實施工作奠定了充分的人力基礎。
四、充分理解各部門的難處，在推進過程中，更多采用的是培訓、幫扶的辦法，而不是簡單地跟催。
在檔案管理的整個過程中，最難的是收集。我在收集的過程中，充分了解各部門的收集和整理的難點，按照實際的難度系數來制訂檔案收集整理計劃，遵循計劃，分批整理，分批移到檔案室。并組織各部門檔案專員學習檔案相關制度及整理技巧，使檔案工作能夠順暢進行。同時采取比、學、趕、幫的工作方法，充分調動每個參與者的積極性，讓檔案基礎較弱的同事到檔案室參觀學習，逐一分步講解，對已移交的檔案反復核查指導。短短不到一年的時間，接收檔案500卷（不含財務檔案），整理檔案共334卷。這些成績是檔案室有史以來接收檔案最多的一年，是以前每年接收檔案的兩至三倍。
五、整個檔案管理工作都緊緊圍繞能給各業務部門帶來增益服務的原則來實施。
結合5S概念，將各部門堆積無序的文件重新整理。對于經常查閱的合同檔案和工程檔案都按規范模式整理，減少了查詢文件的時間，也給各部門騰出了更多的空間，讓使用者能更輕松地查到所需的信息。通過這些文件的整理和歷史檔案的歸檔移交，使各部門檔案工作達到了增益的效果，同時也贏得了各部門的重視和大力配合。
六、加強交流與溝通。
千方百計建立交流溝通渠道。例如通過檔案組編寫每月一期《檔案管理通訊》電子期刊，對檔案知識、檔案的整理方法宣傳貫徹，并對檔案工作推進進度及情況進行實時跟蹤公布，進一步讓各部門的檔案人員加深檔案收集整理的意識；組織分級檔案管理員去做得好的分級管理部門學習參觀，分享他們的檔案整理經驗，讓大家在相互交流中互幫互學，形成良好的比、學、趕、幫的工作氛圍。
七、建立檔案信息化平臺。
第一章 總則
第一條 為加強檔案管理，保護和利用檔案信息資源，為本所各項事業發展服務，根據《檔案法》以及國家檔案管理部門有關規定，結合本所實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案，是指本所從事政治、經濟、科學、技術、文化等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 本所的各種檔案是本所開展各項工作中形成的歷史記錄，也是國家的寶貴財富，必須集中統一管理，任何人都不得損毀、篡改、私存或據為己有。
第四條 本辦法適用于本所各部門檔案管理工作，各部門及個人均應遵守本辦法。
第二章 管理體制
第五條 本所檔案管理采用檔案室、立卷部門、檔案管理員三級管理體制。
檔案室隸屬所辦公室，檔案室負責對全所檔案工作實行統籌規劃，組織協調，監督指導。
本所各部門均為檔案立卷部門，其中所辦公室、機關黨委、科技與產業發展處、計劃基建財務處為基本立卷部門。
檔案管理員由專、兼職檔案員組成。檔案室配備專職檔案員1名，各部門設兼職檔案員1名。
第六條 檔案室工作列入年度工作計劃和總結，由行政副所長分管。
第七條 檔案室集中統一管理本所形成的全部檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、儀器設備檔案、聲像檔案、照片檔案、書稿檔案（含出版物）等。
第八條 專職檔案員必須具備中專以上文化，受過檔案專業培訓，并獲得助理館員及其相應職務以上專業技術職務。全所檔案管理員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識，并接受檔案管理培訓。
第三章 檔案管理
第九條 各部門應遵守本所檔案管理制度，按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類方案開展檔案立卷工作，并保證檔案的安全。
第十條 各部門及職工在工作中形成的文件材料，按照文書處理部門、業務部門和課題組立卷歸檔的規定應當立卷歸檔的，必須收集齊全和立卷，并移交本所檔案室集中管理，不得據為己有或者拒絕歸檔，更不得偽造或者擅自銷毀檔案。
第十一條 檔案立卷工作應列入各部門職責范圍和職工崗位職責，各部門檔案管理員負責對本部門的檔案工作進行檢查和業務指導。
第十二條 各部門應按下列標準組卷，保證案卷質量。
（一）歸檔的文件材料齊全完整。
（二）按照本所檔案分類要求，對立卷歸檔材料進行分類。
（三）組卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成規律和有機聯系，便于查找和利用，確保管理期限準確。備考表應有立卷人、簽字人簽字。
（四）案卷標題簡明扼要，準確概括和揭示出卷內文件主要內容和成份，并具備責任者、內容、文件名稱“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫，字跡工整清晰。
（五）卷內文件排列有序，按文件形成的時間或重要程度排列，卷內目錄填寫正確，編寫頁號無誤。
（六）案卷裝訂牢固，整齊美觀，案卷中無金屬物，裝訂線不壓蓋字跡。
（七）編制案卷目錄、全引目錄，并交檔案室統一編制目錄。
第十三條 按照規定要求和時間，將檔案編錄入庫。
（一）各部門應在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫工作。
（二）保證歸檔手續完備。檔案移交前各立卷部門應將各類檔案收集齊全，并編制案卷目錄、全引目錄，經檢查無誤后，一次性向檔案室移交，并認真填寫移交清冊。
第四章 檔案保護
第十四條 檔案室對接收的檔案應進行科學的分類、加工、整理、排列上架，并進行妥善保管。
第十五條 所辦公室負責對檔案室進行維護，設置專用庫房，并保證有充足的檔案柜。
第十六條 維護檔案安全，保證檔案庫房堅固，安裝防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施。檔案管理人員應經常檢查檔案保管情況，對破損或變質的檔案要及時修補、復制或進行其它技術處理。
第十七條 保證檔案庫房內清潔，無非檔案用品；檔案排列科學，整齊美觀，便于查找。
第五章 檔案的統計和利用
第十八條 檔案室應根據管理工作需要，編制必要的目錄、專題卡片等檢索工具，編纂檔案文件匯編等參考資料，積極主動地提供利用，為各項工作服務，為檔案管理手段現代化創造條件。
第十九條 檔案室應建立檔案登記、統計制度，設置登記本、統計薄冊，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。應認真完成檔案統計表填報任務，向農業部檔案部門報送《農業系統檔案工作情況統計表》。
第二十條 檔案的借閱，應嚴格執行檔案借閱制度。
本所各部門和職工個人借閱檔案應認真填寫借閱申請表經所辦公室主任同意，基建財務檔案借閱應先經計劃基建財務處處長同意，科技檔案應先經檔案立卷部門、科技與產業發展處處長同意。
外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證后，再按上述借閱程序辦理。
借出的檔案，不得私自轉借、拆散、涂改，借閱人要負責保密和保管，不準攜帶檔案離開檔案室，復制檔案須經所辦公室主任同意。
第二十一條 職工調動工作，必須在歸還所借檔案后，方可調離；檔案管理人員調動工作時，應在離職前辦好交接手續。人事管理部門應健全和嚴格執行此項制度。
第六章 檔案的鑒定、銷毀和移交
第二十二條 檔案室要定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定、銷毀。鑒定工作由檔案室負責，組織有關人員成立鑒定小組對到期檔案進行審查、鑒定。鑒定工作結束后，應寫出鑒定報告，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經分管所領導批準后方可銷毀。
第二十三條 銷毀檔案應指定專門的監銷人，以防止檔案遺失和泄密。監銷人要在銷毀檔案清冊上簽字。
第二十四條 機構變動時，應對檔案做出妥善處理。
（一）機構撤銷或合并時，其檔案應向檔案室移交。沒有辦理完畢的文件材料，應移交相應部門繼續處理。
（二）批準恢復或新成立的機構，應從正式行文批準之日起單獨立卷、歸檔。
（三）各種臨時工作機構撤銷時，其檔案材料應向有關部門或檔案室移交。
第七章 獎勵與處罰
第二十五條 檔案室每年組織檔案考核工作，對本所各部門檔案工作進行考核，并實行獎懲。
（一）對遵守本辦法，認真完成檔案收集、整理、立卷工作，或在編研和業務指導方面成績突出，或在開發利用檔案信息資源取得重大社會效益和經濟效益的部門或個人，給予表彰。
（二）對違反本辦法，損毀、丟失檔案，或涂改、偽造、擅自抄錄、復印檔案資料、泄露檔案秘密，或未按規定歸檔，不按期移交檔案的部門或個人，視情節給予處罰。
（三）違反本辦法的部門，年度不能評為先進集體；違反本辦法的個人不能評為先進個人，年度考核不能評為優秀或甲等。
第八章 附則
