時間：2023-08-08 16:45:39
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隨著科學技術的不斷發展，我國已經進入了信息化社會，在這樣的時代背景之下各行各業的管理進行不斷的改革，包括數字化管理干部人事檔案。所謂的干部人事檔案是指干部在工作期間的表現，領導對其為人的評價的一個參考等方面的集合整理，對干部的選拔有重要的參考價值。近年來，我國對干部人事檔案管理還是使用紙張為保存載體，這樣不僅占用空間，而且查閱起來也不太方便，同時，干部人事檔案是會隨著干部的調離而調離，對其檔案紙張有一定的損害，總而言之就是不利于保存。因此，數字化檔案越來越受到檔案管理者的青睞，但是，在進行干部人事檔案數字化管理時，還存在一些問題，本文也就此展開討論。
一、干部人事檔案數字化管理的作用
對干部人事檔案進行數字化管理時，不僅能夠提高工作效率，節省空間，而且可以很好地保護原件檔案。詳細內容如下：
（一）減少管理成本。傳統的紙張檔案管理，需要較多的工作人員和占據較大的空間，因而需要花費較大的管理成本。而數字化管理利用的是網絡空間，輸入相應的數值就可以查找需要人的檔案信息，同時進行這種查閱操作的工作人員不需要很多，從而減少了管理成本。
（二）提高工作效果。只要有相應的權限，數字化干部人事檔案管理員可以很快地查閱檔案資料和進行歸檔，把原先復雜的工作簡單化，解放勞動力，同時也提高了其工作的效率。（三）保護檔案原件。紙張檔案有易腐蝕、容易損害的特點，如果翻閱頻繁，則會增加對檔案的損害率，而數字化管理則是將人事檔案信息轉化為電子檔案，使其保存得更為完整，查閱起來也比較方便，同時也消除了檔案篡改的情況。
二、目前干部人事檔案數字化管理三大問題
雖然人事檔案數字化管理能夠提高工作效率等優點，但是，目前還存在很多問題，例如管理方式存在缺陷，管理設備不夠先進，管理人員的素質不高等。詳細內容如下
（一）管理的方式存在缺陷、管理設備不夠先進。我國進行干部人事檔案數字化管理的時間不長，而且有很多方面還是沿用傳統的管理體制，大部分使用的還是手工操作的管理方式。同時，干部人事檔案管理的地方使用的管理軟件通常是自主研發的，其軟件設備還是存在一定的缺陷，無法實現計算機管理的環環配合，而且進行數字化管理的硬件配置也相對而言比較低，無法滿足實現數字化管理軟件操作的硬件要求。并且，在實際的管理過程中，存在檔案信息錄入的不準確、更新的不及時等情況，導致檔案信息數據庫內的質量不高，從而減少了對數字化干部人事檔案的使用。而以上的種種問題，都與數字化干部人事檔案的要求不符，同時沒有實現真正的人事檔案數字化管理，還是需要翻閱紙質的檔案，使用傳統的查檔、調檔方式，這樣不僅不會提高工作效率，反而會給檔案查閱的工作人員帶來一定的不便，對服務的效率帶來一定程度上的影響。
（二）管理人員的素質不高。因為干部人事檔案工作的數字化管理需要復合型人才，工作人員既需要了解檔案管理的流程以及辦理，又需要具備熟練操作計算機的技能，因此，給進行實際的數字化管理過程中帶來一定的阻礙。目前，進行檔案管理的工作人員通常沒有接受過系統的計算機知識的培訓，因此，其計算機水平相對較低，這給人事檔案的數據開發和利用帶來較大的影響。目前，干部人事檔案管理的工作人員需要有一個數字化技術、網絡技術的提升，提高其素質，但是由于種種原因，要想普遍提高工作人員的素質，需要一個較長的過程。
（三）干部人事檔案的利用深度不夠。在進行人事檔案數字化的開發過程中，總是會存在利用率低的現象。傳統的紙質查詢時，工作人員會有煩瑣、枯燥之感，從而形成一個比較被動的局面，不是主動地去服務。雖然數字化干部人事檔案管理能夠快速、精確的找出所需要的干部人事檔案信息，但是，目前其有些資源還沒完全的開發出來，還有利用空間值得挖掘，這在一定程度上對人事檔案的開發利用帶來了阻礙。所以，在保證信息的安全下，需要加強對干部人事檔案的開發力度和深度，最大程度上利用數字化管理，將干部人事檔案管理的數字化功能發揮到極限大。當然，這不是一蹴而就能夠完成的，需要工作人員不斷地去進行深度探討和挖掘。
三、結語
干部人事檔案對干部的升職是有重要作用的，但是傳統的管理方式容易出現種種問題或是增加查閱的時間，因此，需要對干部人事檔案管理方式進行改變，而數字化管理就是目前所探究出的有效管理方式。但是由于應用這種管理方式時間不夠長，有著管理的方式存在缺陷、管理設備不夠先進等問題，所以需要管理人員積極地去解決，可以從轉變管理方式，購買先進的管理軟硬件，加強對工作人員的系統培訓等方面著手。
作者:李純 單位:呼倫貝爾市人力資源和社會保障局
參考文獻：
[1]曹煒煒.淺析干部人事檔案數字化管理問題[J].管理觀察,2015,21(7):60-61.
關鍵詞：人事檔案管理；數字化；價值
干部檔案數字化是指采用計算機、掃描儀等設備對干部檔案進行數字化加工，將其轉化為可存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。在世界經濟與網絡相融的時代，信息化管理亦發揮了重要的作用。
一、實現人事檔案管理數字化的必要性
一方面人事檔案管理的信息化是人事檔案信息管理的核心，是將人事檔案的整理工作用信息化的管理模式來替代，干部檔案數字化后能使檔案信息資源準確方便快捷地提供干部人事管理利用，使可以通過授權的干部檔案信息資源得到共享，以滿足干部管理工作對檔案利用的需求。另一方面人事檔案記載著一個人成長的歷史軌跡，記載著一個人的身份、黨團組織關系、學歷、經歷、職稱、政審及個人能力等等的許多情況。是一個人真實的歷史寫照。對于在科學研究、政治生涯中有所造詣的人來說，人事檔案查借閱越是頻繁，相對檔案紙張磨損程度越高。實現檔案的數字化管理，可以有效保護原始檔案的磨損，延長載體的損壞年限。因此，實現人事檔案管理的信息化是十分必要的。
二、實現人事檔案管理信息化的舉措途徑探析
如何實現人事檔案管理的信息化，保證人事檔案資料對人事工作起著積極的作用，提供準確、全面的人事信息資料，推動人事工作的向前發展，是值得人們深思的問題?，F就闡述些許見解，具體如下幾個方面：
（一）領導重視，大力支持檔案信息化
首先，人事檔案管理實施信息化，需要單位領導的高度重視，正確認識和評價實現信息化管理的重要性，對人事檔案管理人員的培訓及管理給予極大的支持，勇于投資信息化軟件、硬件設備等。其次，對人事檔案部門信息化的工作要制定工作方案，從總體思路、流程設計、標準要求，到具體的質量保證措施、崗位工作說明、安全保密規定等，通盤考慮，盡量做到量化管理、精細管理。
（二）從嚴從實、實現檔案數字化管理
在人事組織管理部門，原始檔案管理資料的收集、整理，最終歸檔的過程，要經過審核，定期地對人事檔案資料的及時性和真實性進行清理，對一些缺項、缺頁的檔案資料進行補充，規范檔案管理的監管工作，落實人事檔案資料的完整和真實，并且確保人事檔案資料的隱私性。從實際工作看，干部檔案主要用于干部人事部門開展任免、調動、工資待遇、出國（境）審批等工作，紀檢監察、編史修志等工作，近些年辦理社會養老保險和個人辦理房產、遺囑等公證也越來越多地用到干部檔案，可見，干部檔案的作用已經不可小覷，在檔案數字化過程中，要繃緊從嚴從實、保密安全這根弦，嚴格數字檔案制作管理，嚴禁違規連接互聯網，嚴防黑客攻擊、竊取，確保干部人事檔案信息的絕對真實和安全。使紙制檔案與數字檔案一一對應。真實、全面反映每個人的歷史面貌。
（三）提高素質、保質保量檔案數字化
強化人事檔案管理的工作人員信息化管理意識，培養良好的服務態度，提升工作人員的專業知識，是保證人事檔案管理信息化工作的重要環節，是保障人事檔案管理全面有序地開展，將檔案管理數字化有效地發揮智能化的檢索及各項功能，處理好檔案管理工作及信息保密工作的兼容有著不可小覷的作用。檔案管理人員要對計算機的軟件操作及信息管理技能熟練，對不熟悉或不了解相關知識的人員勤培訓，重實踐，加大力度，請專家及有經驗的人員來進行講座或親身實操示范，加強檔案信息管理中出現的各種問題的解決能力，不斷地提升自我能力，汲取新的檔案管理知識和掌握科學的人事檔案管理能力，盡職盡責，為單位提供人事檔案的真實信息和人員狀況，培訓出一批高素質的檔案管理人才。
（四）嚴格把關、工作有序檔案數字化
干部檔案工作是公道正派選人用人的基礎，是提升干部工作公信力的保障，隨著信息網絡時代，干部檔案造假、信息不實的輿情，直接把干部檔案工作從幕后推向前臺。由此，在實現檔案數字化時應嚴格把關，做到檔案出庫、進庫都要造冊登記、逐一審查，層層緊扣，以防出現漏洞。檔案出庫要登記造冊，逐本核對，填寫交接單；進行數字化加工前，仔細整理編碼，逐份材料，逐頁編號，尤其第四大類學歷和評聘專業技術職務材料（包括學歷、學位、學籍、培訓結業成績表和評聘專業技術職務、考績、審批材料）和第九大類錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料比較多而集中；檔案掃描時，每份檔案按大類、按順序進行，不得損壞紙質檔案，切勿漏掃。做到精、細、全。
三、結束語
實現人事檔案管理的信息化，是社會發展的必然趨勢，是社會生產力信息化發展的重要標志，也是社會發展對人才需求的要求，建立一套良好的、完整的人事檔案信息化管理體系，有利于動態管理人事檔案，在信息數據庫中占有一席之地，提高人才信息的利用率，同時方便廣大人民群眾在檔案信息庫中有效地查詢，最大限度地為社會發展，構建和諧社會輸送人才。
參考文獻：
[1]李曉玲.對人事檔案管理的信息化網絡化的相關思考[J].辦公室業務.2013（03）.
[2]焦英.關于人事檔案信息化網絡化管理的思考[J].機電兵船檔案.2012（05）.
【關鍵詞】信息化手段；強化；檔案管理；設想
一、現狀分析
目前，公司干部職工（不含中層以上干部）檔案計3290卷，其中干部人事檔案971卷。在職職工檔案1886卷，離退休干部檔案913卷，辭世干部檔案419卷。公司設兼職人事檔案管理員1名，負責干部人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、入庫、排架、轉遞、提供利用以及檔案的保管保護。長期以來，干部人事檔案管理基本上是屬于傳統的、封閉的、松散的管理模式。一直沿用手工操作，檔案工作長期處于繁雜、冗長的拆、裝、查、找的狀況，尚未充分發揮先進的現代代技術手段，傳統的管理模式使干部人事檔案管理工作落后于時展的需要，既不利于檔案的保管利用，又影響工作效率。在檔案內容上，受傳統的人事檔案內容的影響，還有人認為人事檔案主要是記載個人思想政治及隱私方面內容的檔案，僅供組織考察了解時所用。部分檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學歷等1O項材料有空缺，尤其是一些表彰和處分材料散失較多。對職工業務能力、專業特長及科研的成果、論文論著、獲獎情況、工作業績等材料記載得較少。在管理手段上，公司使用的檔案管理軟件尚停留于單一的、淺層的、初級的狀態和水平，對檔案的編輯、查找、檢索還一直采取手工形式進行，沒有利用計算機技術來實現文檔一體化管理，更談不上對檔案的數字化加工和檔案信息利用的網絡化管理，致使人事檔案在使用過程中不能以最快的速度、最簡捷方式查找相關人的資料，極大了影響工作效率。
二、外部形勢分析
據了解，市場上已經出現數字化干部人事檔案管理相關產品，并且多省市組織部及檔案管理單位已經實現了干部人事檔案的數字化管理。（包括：山東省委組織部、濰坊市委組織部、濟寧市委組織部、濱州市委組織部、淄博市委組織部、東營市委組織部、泰安市委組織部、臨沂市委組織部、日照市委組織部、上述各市地縣區委組織部、內蒙古區委組織部、遼寧省委組織部、黑龍江省委組織部、遼源市委組織部、鞍山市委組織部、大慶市委組織部、商丘市委組織部、北京懷柔組織部、承德市委組織部、遼寧省近200家省直管檔單位、鞍山公安局、鞍山師范學院、濰坊市教育局、濰坊學院、淄博市公安局、淄博市教育局、淄博式建設局等單位）。
關鍵詞：數字檔案；損壞；因素；分析；對策
數字檔案是人類的寶貴財富，它在經濟社會的發展中起著越來越重要的作用。數字檔案依賴于計算機及其網絡系統，它可以不受時空限制，但其不安全性已成為制約其發展的最大障礙。由于數字檔案的載體材料脆弱，附加設備眾多，技術成分復雜，影響因素廣泛，這就使得它的安全保o比紙質檔案的安全保護還要重要和困難得多。
1 數字檔案實施中存在的問題
1.1存儲載體的影響 現有的數字檔案一般都存儲在磁性材料或兼有光學、電學性質材料制成的載體之中，如磁盤、光盤等。以光盤為例，光盤的盤基一般由金屬（如銅、鋁等）或石英、或高分子聚合物等材料制成，其中金屬常被氧化銹蝕，石英較易n裂，高分子材料容易老化。而它的記錄材料一般由碲、硒、鍺等金屬、高分子聚合物氣泡型材料以及相變晶體材料制成，它們具有被氧化銹蝕、易老化n裂、易疲勞失效等缺點。磁盤有可能因存放太久、磁道受損而不能正確讀取內存數據。所以，光盤、磁盤的使用壽命是有限的。存儲載體的"脆弱性"會導致各種安全風險[1]。
1.2硬件故障的影響 數字檔案為達到公眾查詢利用和實現資源共享的目的，就必須借助于計算機技術、網絡技術和數據庫技術，為此必須購置檔案數字化輸入設備（如平板A3掃描儀、大幅面掃描儀等）、網絡設備（如計算機、大型高速交換機等）、存儲設備（如計算機硬盤、SAN存儲器等），還要配置輸出設備（如視頻輸出設備、大幅面彩色噴墨打印機等）、保密設備（如脫機存儲設備）等。如此龐大的設備體系無論哪一個出了故障，都會造成數字檔案的使用受阻或損毀。如離線存υ靨逍枰相應的驅動器來對數據進行存取，一旦脫離驅動器就不能檢測到數字能否正確讀寫了。RAID磁盤陣列為一種在線的熱備份存儲，它也有一定的安全風險。此外，磁帶庫、磁盤庫、虛擬磁帶庫等，還不能防止黑客和病毒入侵，一旦出現黑客和病毒入侵以及人為的誤操作，都有可能毀掉主機及存儲的數據，都不能保障數字檔案的絕對安全[2]。
1.3軟件故障的影響 操作系統故障、應用軟件故障、驅動程序故障等都屬軟件故障，也會對正在生成的數據造成大的影響。
1.4人為因素的影響 人為誤操作如對磁盤誤格式化、誤分區、誤刪除等都會造成對存儲數據的損壞。如果是人為破壞，如對磁盤消磁、用Winhex軟件將數據完全填充，數據將完全損壞，而且不能恢復。
1.5自然因素的影響 如果遭到地震、火災、水災、泥石流、化工品爆炸等自然災害的不可抗拒力的影響，必然會使數字檔案造成毀滅性的打擊。此外，戰爭、恐怖襲擊等，則使所有數字檔案的設備和數據頃刻化為烏有。
2 我院開展數字化檔案的實踐與做法
2006年國家組織部門明確指出：要充分利用現代技術改造傳統的檔案管理方式，加快電子檔案的建設，完善干部檔案管理系統和干部信息管理系統，逐步實現檔案管理的數字化。我院于2015年開展干部人事檔案專項審查工作，為了加強數字化檔案建設工作，我們將檔案案卷與電子信息化管理結合在一起，兩手抓兩手硬，取得了一定的效果。
2.1建立與維護數字檔案信息化管理系統，從嚴加強檔案工作隊伍建設。按照市委組織部統一要求，抓緊熟悉政策，迅速行動起來。建立與維護檔案專審工作電子信息系統，印發《關于采集報送干部電子信息的通知》，按照干部人事檔案專項審核工作要求，規范報送口徑，明確統一要求，保證干部檔案真實性。嚴格落實《黨政領導干部選拔任用工作條例》、《干部檔案工作條例》等有關規定，嚴肅對待個人檔案，嚴禁干部檔案弄虛作假。重視檔案工作隊伍建設，堅持標準、嚴把入口，選配政治可靠、作風正派、責任心強、業務素質好的黨員干部從事干部人事檔案工作。我院按照"千卷1人"的要求，配足配強檔案工作力量，并保持相對穩定性。
2.2建立干部電子信息庫，創新數字化檔案建設工作。我院在職職工1800人，干部電子信息采集的工作量大，維護信息政策業務性強、要求很高，但我們克服困難、創新工作。在加強人事檔案與技術檔案數字化建設工作時，我院將干部檔案中的個人資質、證件以及相關的成果、榮譽等凡能通過案卷反映出來的內容，除加強紙質材料的接收、借查閱、轉遞、保管等環節外，還創新檔案管理的方法與手段，將他們拍照、制作成PPT、建立個人電子檔案儲存，并做好電子信息庫的后期維護工作。待實施電子檔案管理成熟后，整理、歸納并儲存在光盤內，定期進行光盤備份，定期對計算機殺毒，不斷研究數據恢復的新技術。
2.3不斷排查數字化檔案管理故障與問題，嚴格落實檔案工作責任制。檔案專職人員加強數字化、信息化業務培訓與學習，定期做好數字化檔案故障排查工作。檔案管理部門與信息科、網絡中心等部門做好聯動，不斷解決數字化檔案工作中反映出來的故障與問題。加強與紀檢監察、衛計委、人社、教育等部門的協調聯系，共同研究解決干部檔案管理中的薄弱環節和突出問題。不斷創新干部檔案管理的方法和手段，積極推進干部檔案數字化，不斷提高管檔工作水平。
3 討論
數字檔案損壞的防治對策，就內容、形式、技術、方法與傳統的紙質檔案損壞的防治相比，會有很大的不同，但傳統的"以防為主、防治結合"的指導思想，在現代依然是正確和有效的。因為無論是紙質的檔案還是數字化的檔案，保護的核心部分都是存儲載體，只是數字檔案附加了許多設備而已。所以，"以防為主"，就要不斷研究存儲載體的質量問題，使其壽命更長，運用時間更久。比如，古時的圣旨就是封建帝王下達的文書命令及封贈有功官員或n給爵位名號的a命或敕命，當屬珍貴的史實檔案[3]，它所用的紙質是很有考究的。而在今天，就要不斷研究改進數字檔案的存儲載體，盡量提高它的存取速度、使用時間，最大限度地延長檔案的壽命，確保檔案的安全。
3.1加強制度管理 建立和健全數字檔案館（室）的規章制度，是檔案科學管理的依據。要制定科學的規章制度，明確管理規范。通過精細化的管理使檔案管理的各項業務工作和利用者服務實現科學化，實現管理環節和程序向更精準的方向發展。
3.2做好預算管理 編制好經費預算是檔案工作精細化管理的第一步。有計劃合理地分配經費，特別是數字化檔案開通后，通過對數據庫資源的多方了解及性價比比較，選擇適合本單位適用的數據庫。對檔案信息設備及其他辦公用品的購置做出相應的預算，并對下一年數據庫的購置、調整、維護等工作做到統籌兼顧、輕重緩急，力求創造更多的價值和效益。
3.3 探討數字檔案損壞的各個因素，根據實際情況采取相應對策，真正做到"防范于未然"。"防治結合"就是要采取行動，保證數字檔案有合適的溫度、濕度、避光、防污染條件，還要考慮數字檔案保護的一些特殊要求。如庫房對電力、空調、地面防靜電的要求，器具上防磁、防光、防污染的要求等。"防"字在這里的一個特別意義就是防止數據丟失，所以定期要進行光盤、磁盤的離線備份（冷備份），或使用RAID磁盤陣列和應用軟件進行雙機備份（熱備份）[4]。而"治"字在這里的一個特別意義就是指數據的恢復。所以要定期對計算機殺毒，不斷研究數據恢復的新技術。
3.4盡快制定通用的數字檔案保護標準 改革開放以來，我國的現代化建設、民經濟和社會各部門的建設等都得到了很快的發展和進步。作為與現代化建設和社會各項事業協同發展的檔案事業，目前我國尚無統一的、通用的的數字檔案保護標準，這需要盡快制定。依法治國，依規辦事，數字檔案的安全問題才能有根本保證。
3.5著力解決好制約檔案事業持續發展的瓶頸問題 隨著計算機技術、通信技術以及互聯網技術的飛速發展，傳統的檔案管理模式也遇到了嚴峻的挑戰。與發達國家相比，我國檔案管理現代化建設還存在著滯后性。從我國檔案事業發展來看，檔案事業的主體-檔案館（室），存在著館（室）藏結構單一、檔案內容信息匱乏與社會對檔案信息無多少需求之間的矛盾，量大質次的檔案收藏量過多給檔案庫房保管造成的壓力的問題等，這些都是制約檔案事業持續發展的瓶頸問題。因此，如果不運用先進的科技設備和技術手段采取有效措施，借鑒國外同行或者國內其他部門的模式和經驗進行現代化管理，實現跨越式發展，就可能造成檔案事業全面滯后于社會的發展。
參考文獻：
[1]彭遠明.試論數字遺產的保護與管理策略[J].檔案學研究，2007（2）：56-59.
[2]唐躍進.數字檔案災難防治研究[J].檔案學通訊，2014（3）：12-14.
由于重慶主城區軌道交通工具具有運量大、快速、通暢、安全、準時、舒適、節能、環保等優點，人們越來越認識到，采用軌道交通工具是解決城市交通堵塞問題的最佳選擇。而每一條軌道交通線路從可行性研究、設計、建設至運營、經營各個階段會產生大量的數據，如進度、質量、投資、技術、合同等方面的數據，這些數據不僅內容各異，而且還處在不斷的變化之中。如何通過有效的管理來充分使用這些數據，將直接影響到項目能否順利實施，員工工作效率能否得到提高。根據國際信息化發展的趨勢，軌道交通逐步建立起一個網絡化、數字化、一體化的工作環境，保障機構內各部門共享一個統一的信息通訊和數據處理平臺，實現數據的共享和信息交流，滿足企業內部辦公過程中涉及的公文流轉、督辦管理、論壇、公告、信息門戶平臺等各方面的需要，實現高效辦公和決策的公開、公正、公平，建立一個良好的工作環境，充分體現軌道交通運營管理智能化、電子商務網絡化的優勢。
1 軌道交通檔案傳統與信息化管理
在傳統的數據管理方式中，以手工勞動為主，軌道集團各職能部門將紙質文件交辦公室進行歸檔，各部門以自己的方式在自己的職權范圍內采集數據，同時也只能查詢到使用自己擁有的數據，形成了一個個“信息孤島”，其他部門有可能對本部門解決問題有幫助的信息資源因為資源的封閉而無法及時的獲得相關信息，從而造成了信息資源的閑置和浪費。隨著軌道交通各條線路的開通，各個工程項目的立項建設，軌道集團接觸到的相關單位大大增加，往來文件資料也成幾何級增長，而傳統的數據處理方式的弊端也日趨顯現，如不及時加以改進，不但影響工作效率，更不利于整體全面地解決工作中的問題。
2 軌道交通檔案數字化管理概念及內容
2.1 含義
數字化檔案管理是相對傳統管理而言的，它是以系統理論為基礎，以數學方法為工具，借助計算機、數字通信等技術，組成最佳的結構體系，并充分發揮管理人員的積極性和創造性，以取得被管理對象在確定目標下，其整體動態的最佳效果。
2.2 軌道交通檔案數字化管理的目的
軌道交通數字化檔案管理的總目標：一是要千方百計地保存保護好各類軌道交通運營、建設階段的檔案實體，最大限度地延長檔案壽命；二是要充分開發軌道交通檔案信息資源，最大限度地為軌道交通行業服務，也就是要迅速、準確地提供一切可能提供的檔案信息為軌道交通各項工作按計劃開展服務。
2.3 數字化管理的內容
數據管理一般包括數據采集、數據存儲、數據加工和數據查詢四方面內容。 數字化管理要做的工作就是通過各類信息技術平臺來縮短數據采集、加工、查詢的時間，延長數據存儲的時間。
3 數字化管理在軌道交通檔案中的應用
由于目前計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、實用性方面存在一定的不足，軌道交通檔案管理數字化進程也不夠理想，目前軌道交通綜合檔案管理與工程檔案管理通過各自的檔案數字化處理流程開展相關檔案管理工作。
3.1 軌道交通檔案綜合數字化管理
軌道交通檔案綜合數字化管理包括文書檔案、人事檔案、會計檔案的數字化處理工作。
3.1.1 文書檔案。
文書檔案的數字化通過集團辦公OA系統來實現，OA自動化辦公系統的公文處理及歸檔流程嚴格按《企業檔案管理規定》、《企業檔案工作規范》要求制定，結合公司的實際情況，文書檔案按黨群、行政、生產、經營4類來分類，歸檔文件按大類結合年度進行排列，會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。電腦還可以根據操作員錄入的文件相關信息自動生成檔案號，對文件進行智能化分類，很大程度上避免了工作人員的一些誤操作，同時便于收文登記人員與檔案人員的工作銜接。只是現在的OA系統功能還不完善，未能實現文件、檔案一體化計算機管理，檔案著錄標引工作還沒有完全轉移向文件形成處理部門，這樣直接影響到檔案管理的工作效率。
3.1.2 人事檔案。
軌道交通的干部人事檔案管理信息化工作最大的問題是數字化信息量不足，許多基礎數據網上缺失，檔案資源利用率較低。干部檔案信息外圍涉及到上級主管部門、眾多基層單位、橫向條線部門，內部涉及到干部管理的多個職能部門，信息內容也包括班子建設、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統計、干部考核、考察、黨員統計等方方面面。因此，數字化信息系統建設必須突出多部門協作、多方位聯動，制定科學合理的信息采集、維護和使用規定，明確界定各級、各部門的責任區分、權限和義務，形成科學、有序、規范、統一的運行協調機制，加強統一的強化培訓，提高信息使用者的實際操作能力，從而實現干部人事檔案管理數字化信息系統建設更好地為現代組織人事工作服務。
3.1.3 會計檔案。
由于上面提到的技術等原因，軌道交通的會計檔案數字化處理系統也沒有完全與OA辦公自動化系統合并在一起，并且根據《會計檔案管理辦法》要求，會計憑證、會計賬簿、會計報表的輸入應符合國家標準歸檔格式要求，目前的辦公系統在智能化處理這類專業文件上功能上還有欠缺，達不到一些標準規定。因此會計檔案的數字化目前還是通?^金蝶等專業系統管理軟件來實現，OA辦公自動集成化的工程還在開發進程之中。
3.2 軌道交通工程建設檔案管理數字化
由于軌道交通項目參與方眾多，圍繞工程項目的實施，如何做好各方之間的協調至關重要。軌道集團作為項目業主，與設計方、監理方、施工方、政府部門之間都要建立起通暢的聯系才能夠順利地開展工作，基于這方面的需求搭建一個軌道交通工程建設數字化管理系統是十分必要的。
目前的軌道交通工程建設數字化管理系統功能僅限于施工單位與業主方的對接，施工單位的工程支付類文件統一在工程文件處理窗口處登記編號，而工程文件的歸檔由工程文件處理窗口直接與公司檔案室對接，按軌道交通在建線路分類整理后，紙質文件與電子文檔同步歸檔。
4 結論
尊敬的各位領導：
大家好！歡迎各位到**區委干部檔案室參觀指導工作，下面由我為大家介紹一下區委干部檔案室的情況。
**區委干部檔案室成立于 年，曾獲得 榮譽，干部檔案管理數量由最初的 本增加到現在的 本，隨著干部檔案管理規范化建設水平的不斷提升，同時也為了滿足我區干部人事檔案管理工作需要，區委、區政府共投入資金***萬元，對干部檔案室進行了全面的升級改造，從根本上改善了檔案保管條件和辦公條件。
場地一：查檔室（檔案室文化長廊）
現在各位領導所看到的是我們的查檔室，同時也是我們檔案室的文化長廊。查檔室承擔著檔案材料的查（借）閱功能，我區各部門進行檔案查（借）閱都是在這里進行，為了更好的發揮檔案的服務功能，我們將制定的檔案查（借）閱、檔案轉遞。。（可加）等 項規章制度及流程全部上墻，任何部門和單位查（借）閱檔案都要認真履行相應的手續?！扒笳?、務實、管檔、治檔”（記不清了，改一下）既是我們檔案室的座右銘也是我們今后的工作準則。（上墻的還有什么再加上。）
場地二：大庫房、小庫房
現在大家進入的是我們檔案室的庫房。大家可以看到我們的庫房全部安裝了防爆門窗、防爆燈、監控設備等設施，配有滅火器2個、空調2臺、除濕機1臺，達到了防潮，防火，防盜，防塵，防蟲，防霉等“八防”要求，保證了干部人事檔案的基本保存需要。
（密集架介紹）我們現在使用的密集架是沈陽沈飛檔案設備聯合公司生產的產品，目前看到的大庫房的密集架共十列，每列四節，每節六層，可容納檔案11200卷，小庫房的密集架共四列，每列三節，每節7層，可容納檔案3360卷。合計可容納檔案14560卷。目前全區共管理干部檔案10282卷。（其中區委干部檔案室管理存放檔案3215卷；區人才交流中心代管檔案816卷；區教育局代管檔案6251卷。）按照當前只進不出的檔案管理模式及全區每年大致干部進出
人次，擴容后的檔案室預計至少可容納未來十幾年的全區干部檔案。
場地三：整理室
現在各位領導進入的是整理室。剛才庫房里的全部檔案都是通過我們檔案管理人員無數個日夜經過收集、鑒別、整理、歸檔才得以形成的。
為了滿足全區干部人事檔案整理及數字化掃描工作需要，我們新購置電腦6臺，數字化檔案管理系統4套，紅光掃描儀4臺，通過軟硬件升級改造，不斷完善數字化檔案信息庫，實行紙質檔案與電子檔案“雙檔制”，使干部檔案全面實現數字化。實現查詢快捷、數據安全的管理目標。
下面請我們工作人員為各位領導演示一下如何實現檔案的數字化管理，達到使用安全快捷的目標。
（工作人員邊演示邊講解）
場地四：辦公室（如果需要就加一點兒，不需要就去掉）
（一）業務流程分析
1、信息的數字化：信息的數字化主要包括兩個方面，一是現有館藏檔案信息的數字化，包括檔案整理、掃描、圖文信息編輯和目錄信息錄入等；二是現有業務執行的信息化，包括辦公自動化，如通過掃描儀等形成數字文檔，以及按照格式規范通過信息平臺直接上傳、錄入檔案信息。2、信息的規范整合：信息的規范整合首先需要有規范的格式規定；根據規范格式，各部門業務人員上傳、錄入檔案信息后，平臺自動將檔案信息進行歸類存檔，形成方便查詢、統計的信息庫；專門的檔案管理人員可對檔案信息進行查詢、瀏覽，對部分不符合規范的信息進行整理。3、信息的存儲：檔案處理人員在檔案管理人員進行信息的初審和整理后，進一步進行信息的審核和修改，在確認無誤后，添加入庫信息，如存放地址等。4、信息的管理：檔案庫信息的管理包括基本信息修改、借閱、轉檔、銷毀等內容，這些管理業務是交叉進行的，沒有特定的流程，操作的對象也是統一存儲格式的檔案數據，但對于不同門類的檔案數據而言，其檔案數據的元數據格式和屬性有所區別，平臺需考慮各檔案門類數據庫之間的信息集成，以及本階段與檔案服務利用階段檔案信息的一致性。5、信息的利用：檔案利用的操作對象是部分可以提取出來使用的檔案材料，其目的是面向各業務部門和各干部，方便各部門和干部的檔案信息借閱、查詢，檔案管理的相關信息，共享部分檔案信息內容，檔案信息消除等等。
（二）功能需求調研
對平臺功能需求進行調研，調研對象包括以上五個階段中涉及的用戶：1、在信息的數字化階段：主要是各業務部門管理人員，其主要需求依次為：提供簡潔、友好的用戶操作界面，清晰的圖文格式規范，詳細的操作說明，方便快捷的查詢功能，用戶的系統操作記錄功能。2、在信息的規范整理階段：主要面向專兼職檔案管理人員，其需求依次為：提供自動化的檔案信息歸類（根據需求確定類別）功能，提供自動化的檔案信息格式檢查功能，檔案管理公告功能，用戶的系統操作記錄功能。3、在信息的存儲階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：檔案信息批量審核功能，方便快捷的查詢、修改和統計功能，用戶的系統操作記錄功能。4、在信息的管理階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：方便快捷的查詢、修改和統計功能，部分類別檔案信息的開放共享設置功能，檔案信息的借閱記錄與時間統計功能（類似圖書館借閱），用戶的系統操作記錄功能。5、在信息的利用階段：主要面向各業務部門和各類干部，其需求依次為：檔案管理公告與查看功能，可借閱檔案查詢功能，在線續借功能等。從以上五個環節的功能需求調研不難看出，檔案的數字化上傳，檔案的自動歸類與格式檢查，檔案的查詢、修改與統計，檔案的開放設置與共享，檔案的借閱是最為核心的五類功能。
系統設計與實現
（一）系統設計理念
其一，是要實現信息的數字化。通過原有信息的數字化轉換，辦公自動化，信息化平臺錄入等來實現。其二，是要實現信息的規范化。通過平臺的格式檢查，信息的流程審核與修改，最終實現信息的規范化。其三，是要實現信息的集成化。通過平臺的固定類別信息上傳，自動歸類，最終實現不同類別檔案信息的集成。集成有兩條主線：一是不同類別信息的集成，如干部信息根據行政類進行集成，供查詢和統計；二是根據各個干部進行信息的集成。其四，是要實現信息資源共享與利用的最大化。通過干部人事檔案信息化管理系統，實現公開的個人信息跨部門、跨類別的查詢或借閱，實現最大范圍的數字化共享，提高檔案信息的利用率。
（二）系統功能架構設想
