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序論：在您撰寫檔案管理優化時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
檔案的顯著特點是真實性、權威性和依據性，做好檔案管理工作是確保每個單位各項事務性工作開展的基本前提。結合當前我國機關事業單位檔案管理現狀來看，其在檔案管理上都還存在管理觀念落后欠缺、管理制度不規范、監管工作不到位、相關人員素質及能力偏低以及信息化建設步伐緩慢等問題。對此，通過仔細分析，查閱大量資料，提出以下改進意見：
1 與時俱進，致力轉變傳統檔案管理模式
推動檔案管理在功能上由館藏型向利用型轉變。檔案工作基本的要求是建好管好檔案，保障檔案安全。但管理的目的在于利用，其價值的體現也在于利用如何把“死檔案”變成“活信息”、“活資源”，最大限度地發揮其社會效益和經濟效益，是新時期檔案管理工作者的重要任務。檔案管理要善于從浩如煙海的檔案資料中“沙里淘金”、發現價值，把對單位有益的東西充分挖掘利用起來，使其潛在價值得到充分實現，為推動單位發展發揮積極作用。
比如，繞推動文化大發展大繁榮，檔案管理要發揮自身優勢，積極提供文化資源服務，主動參與有關文化課題研究、文化項目建設、文化展覽活動、文藝作品創作以及文化產品生產等.當好先進文化建設的生力軍。曾經風靡一時的系列圖書《老照片》、創下高收視率的電視劇《闖關東》等優秀文化產品，其創作過程中都參閱了大量館藏資料，檔案部門給予了有力支持，這些成功范例為檔案工作參與文化建設提供了有效借鑒。
2 拓展思路，創新單位檔案管理服務新格局
檔案管理在服務上應由封閉型向開放型轉變，尤其要清晰地意識到新時期檔案工作的覆蓋面會更寬、受眾更廣，體現出更強的社會性、全民性和公益性。一是檔案利用不再局限于工作查考和學術研究，越來越多的普通公民為掌握信息或維護自身合法權益走進檔案館、登錄互聯網。這就要求盡快建立覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系，這也是當前檔案工作區別于以往的重要內容。二是檔案事業只有走出神秘象牙塔，聯系于社會、根植于大眾、服務于現實，才能有廣闊的發展空間，走向真正意義上的現代化。這就要求改變目前檔案資料“鎖在深閨人不識”的狀況，積極履行政府信息公開職責，通過規范有序地公開檔案目錄、卷宗，舉辦陳列展覽等有效形式，使社會各界與人民群眾更多地了解、利用檔案資源。三是要優化檔案服務措施，方便人們查閱利用。這就要求做好與群眾關系密切的民生檔案以及社會文化檔案等工作，及時公開有關信息，使檔案工作更加貼近群眾、便民利民。四是要改進服務方式，探索發展諸如信息導航服務、增值服務、推送服務等以用戶為中心的檔案服務新模式。
3 多措并舉，提升檔案管理人員綜合素質
檔案管理工作枯燥、繁瑣，因此在大多數人的認知中，檔案管理工作不僅負擔重，且沒有前途。特別是在一些公立機關單位中，檔案管理工作者晉升空間則不大，且晉升難度相對較高。因此很多機關單位檔案管理人員都多半為實習人員，或者臨時聘用人員，在編制內的正式職工則相對較少。正因如此，當前大多數機關單位檔案管理人員都存在學歷低、工作經驗少、專業技能欠缺等問題，所以機關單位檔案管理的優化還需進一步提高管理人員專業技能和綜合素質[3]。
基于此，一是機關單位要重視對現有檔案管理人員專業知識的培訓，鼓勵其加強繼續教育，定期對其展開培訓，并且注重培訓工作的針對性，結合管理人員自身實際情況制定專業性強、針對性強以及可行度高的培訓計劃。二是結合員工結構情況，為檔案管理人員創設繼續教育條件，不僅要重視提高其專業知識水平，更要重視檔案管理人員綜合素質的提升。三是引入具有信息化技術知識背景的檔案管理人員，提高機關事業單位檔案管理人員政策待遇、生活待遇，優化檔案工作環境，用相對優厚的條件吸引人才、留住人才，全面提高管理人員綜合素質。四是作為檔案管理工作者，其新形象就是知識領域工作者的高修養、高情操以及檔案服務部門應有的氣質與風范。理想當中的形象并非是一朝一夕的事情，作為檔案工作者就應該不斷的陶冶情操，通過博學和良好的職業道德素質來贏得社會公眾的敬重，這樣才能夠充分發揮好檔案的利用功能以及社會功能。五是為滿足檔案發展的需求，檔案管理工作者必須拓寬自身的知識面，以時不我待的精神學習新的技能，掌握相關領域知識，不斷創新管理理念，從具體的管理、服務和制度等多個方面去努力，以期適應檔案學科最新的發展動態。
4 崇尚科技，加強現代信息技術使用
以往機關事業單位檔案多為紙制檔案，在管理上也通常都是采用手動管理，不僅需要占據大量空間位置，檔案還極易受潮、損壞，不利于的保存和二次利用，使得機關事業單位檔案管理工作質量和效率始終難以提升，因此機關事業單位必須加強檔案管理的現代化建設。一是提高檔案管理的信息化程度，借助先進科技方法建立電子檔案，利用視頻、文字、條碼及射頻技術對機關單位檔案進行備份。二是創新機關事業單位檔案管理技術優點是方便、辯解，不僅能夠借助服務器直接進行檔案收集、歸類、儲存，且檔案不易受環境影響，更利于檔案的保存。三是借助信息技術進行檔案管理還有利于檔案的二次利用，為檔案利用者提供更優質服務。四是借助現代科技手段可以進行檔案建檔、識別、輸入、輸出、存儲及檔案總結分析等，讓檔案管理人員從傳統繁瑣檔案工作中解脫出來，大大提高檔案管理工作效率，從而騰出更多時間為單位、甚至為社會提供優質高效的服務，真正使檔案信息資源共享工作落在實處。
5 結語
簡言之，機關事業單位檔案管理是一項長期的、任重而道遠的工作，單位領導，尤其是單位具體分管領導必須高度重視，切實認識到檔案管理對單位發展的重要意義，積極引導檔案管理人員樹立工作信心，擺正位置，全身心做好崗位工作，同時要有的放矢組織協調相關部門、檔案工作者適時對檔案管理的方法進行優化更新，保證檔案管理工作的健康開展，促使檔案信息資源充分發揮出應有作用，進而促進單位各項工作的全面發展。
參考文獻
[1]李金苓.淺談如何做好機關文書檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2016，（02）：94.
摘 要：科技發展對檔案管理工作的影響十分深遠，這種影響主要以三大出發點展開，其一檔案管理人員對檔案知識結構層面的掌握程度，其二檔案管理人員對立檔工作的重視程度，其三檔案管理人員的綜合素質。本文重點探討了知識結構對檔案質量所產生的影響，分析了現階段檔案管理的基本管理對策，簡要介紹了檔案管理結合知識結構的重要性。
關鍵詞：檔案管理；優化方式；提升管理質量
檔案管理的初步概念是拓展管理人員自身的工作素質和知識結構領域，其概念的形成主要基于檔案管理人員的綜合業務素質?，F階段檔案中包含多元化的信息內容和個人資料，其管理模式主要建立計算機等智能設備的應用。其管理對象也隨著時代的快速發展而逐步改變，當下系統性的掌握管理知識已無法滿足現在的檔案管理要求。
1 認清蛻化，準確把握知識結構方面存在的問題
1.1 管理對象發生蛻化
隨著時代的快速發展，檔案的管理模式也隨之發生改變，尤其是對檔案管理對象出現的轉變尤為明顯。其變化形式主要是由于檔案介質變化之快，已逐步突破文件印刷的傳統格局，這種突破主要體現在檔案形式的變更。檔案介質眾多其中主要有磁帶、膠片及電介質檔案?，F階段伴隨著計算機應用的普及化，全新形式的檔案走進了人們的視野，其記錄方式相較傳統檔案更為詳細、高效，且資源信息的搜索范圍也更為廣闊，采集內容也更為全面。其中的檔案信息門類齊全，我國著名雜志編輯家比爾曼曾經f過：“當下的檔案管理形式僅是一時之需，在未來其形式將會延伸至多樣化，且以虛擬檔案為中心，虛擬檔案會隨著時間逐步替代傳統檔案的管理方式?！?/p>
1.2 管理目標發生蛻化
管理目標的蛻化主要體現在管理范圍的變更，現階段虛擬檔案的管理目標搜索目標廣，應用范圍大，其管理形式剛好符合我國當下的發展需求。而傳統檔案的管理方式則是注重對檔案信息的內容搜集，其缺陷主要是索引引擎應用范圍較小，且不符合現階段發展趨勢。檔案具備了一定程度的經濟性價值，這份價值在市場價值中逐步體現。彼時，檔案的審批進程瑣碎不堪，并且針對材料的記錄手段也非常欠缺，自立檔起便造成材料相關單位和工作人員情緒上的畏難，令工作人員逐漸產生拖延和逃避心理，且逐漸疏忽檔案資料之重要。
1.3 管理類別發生蛻化
經濟的飛速進展導致檔案類別增多，其管理措施也隨著現代化經濟建設的發展逐步規范，其審查程序也逐漸標準化。其目標形式出現的轉變致使人們重新審視起檔案的地位，檔案也從新回歸其原本面貌。其蛻化主要體現在員檔案管理者從原本保管檔案人員的身份逐漸轉變為服務員，針對這一轉變，其原有工作規劃也發生了變動，全新的規劃要求檔案業務的從業人員要在全新的管理環境下樹建樹新的服務概念，這項概念要求工作人員深入檔案材料的探究、調查。第一時間了解用戶對信息的需求以及導向，且遵從“服務至上”理念開展工作內容。
1.4 管理實踐發生蛻化
現階段人們逐漸加深依法辦事的基本概念，這項概念令人們重新審視檔案的重要性。我國法治程序主要依靠審批的性質實施行政綱領，并且依據規范化管理模式展開對信息資料盤查與獲取的操作，其核心操作項主要基于服務類別的信息和資料。國際交流日帶動了現代化經濟建設的發展，其交流核心在于對“知產權維系”下檔案管理的重視，其目的在于規范現階段的管理秩序。由此可見，檔案管理人員熟練掌握法律常識不僅有助于日常工作，同時更可充分提升自身權法意識。加深探究權法可全面提升管理人員的產權素質，管理人員應在保密規定的約束下，依法為公眾提供服務。
2 理論先行，合理構建管檔人員業務能力標準體系
2.1 業務素質要系統
做一個合格的檔案管理人員，要系統學習檔案管理的基礎理淪和專業知識，掌握檔案管理的各個環節的技能，熟悉檔案工作的政策、法規、標準、范圍及職能，還要具備一定的統籌管理能力，同時為做好檔案材料的開發和利用，還應有廣博的科學和文史知識。
2.2 法律意識要確立
檔案管理是一項法規性很強的工作，《檔案法》對檔案管理各個方面都做出了明確規定，相關的法律、法規對檔案查詢、使用的范圍、方式，涉及到個人隱私和商業秘密也做出界定。相關人員要增強檔案法律意識，堅持依法行政，推進依法治檔是否具有牢固依法管檔的意識，應該成為考評管檔人員能力素質的標準之一。
2.3 服務水平要跟上
管理人員應根據公眾的意見逐步改善自身的管理基準，這項基準主要建立在工人人員的服務形式，惟有提升檔案服務質量，建立全新的特色服務模式，才能提升檔案部的整體服務水準，也僅有服務概念逐漸賦予現代化要求，才能充分提升檔案的服務水平，致使檔案部得以延續發展。傳統服務模式缺乏主動性的特征，只有改進此問題，檔案管理人員的綜合素質才能符合服務標準。
3 學用結合，切實做到管理隊伍緣合素質的提高
3.1 繼續教育是提高的根本途徑
做好現有人員繼續教育，通過專業學歷教育、在職教育、崗位技能培訓和資格認證培訓等方法，是提高整體能力素質最根本的途徑學歷教育目標明確，課程設置系統，有利于全面提高受教育者的水平。崗位技能培訓側重于崗位所需理淪和技能訓練，為理淪更好地運用于實踐提供了可能。資格認證培訓，另一方面學到相關的業務知識。
3.2 引進高素質人才是提高的有效手段
知識經濟時代是學習的時代，在這個學習的時代里終身教育成為永恒的主題。根據需要培養人才和讓人才在實踐中成長，是提高管理隊伍綜合素質的有效方法對檔案管理人員的培訓要做到對癥下藥，避免盲目性、隨意性高素質人才的引進是提高綜合素質的最快捷、最有效的手段，也符合我國現有的人才發展戰略。
4 結論
管理人員在工作中應正視檔案管理層次的劃分，此結構正確的排序方式應依次展開排列模式，其層次劃分反映出當下管理人員知識結構導向。結構分層劃分代表了檔案管理者的全新工作態度，積極向上的工作態度可引領檔案管理工作在未來向著更好的方向發展?，F階段，幾乎在各行各業之中都能看到檔案管理者的身影，這意味著我國檔案管理模式逐漸賦予規范化。
參考文獻
（1）提高檔案意識。
檔案工作的經濟效益雖不高，但檔案是為歷史負責的，無論領導還是一般檔案工作者都應為檔案負責，把檔案工作看成“為黨管檔，為國守史”的神圣職業。而領導的重視是搞好檔案工作的前提和保證。檔案工作既不是每個單位的中心工作，更不是重點工作，即使有分管領導也很少過問和檢查督促，很難主動去解決存在的問題。以前大家認為只要有“磨破嘴，跑斷腿”的實干精神，檔案收集并不難，但現實卻不容樂觀，即使明知有的人手中持有珍貴的書畫照片等資料，而檔案部門卻束手無策，這與領導支持不力有關。此外，業務部門也應提高檔案意識，經常和檔案員溝通，確定歸檔范圍，定期歸檔。而檔案員既然擔任了這份重擔，就應認真負責，盡量收集齊全，多和領導溝通，多和業務部門溝通。讓大家把自己工作中形成的各種文件材料和相關資料移交檔案室，形成及時歸檔的好習慣。
（2）健全檔案工作機制。
基層的檔案工作往往不是一個人能做好的，做好檔案工作是共同協作的結果，因此建立檔案收集制度、移交制度、考核制度是必要的。應該把檔案工作列入工作人員的考核范圍。照片檔案收集難，但如果有健全的制度，隨照隨歸，之后取用都只要去檔案員處查找即可。
（3）加強檔案法律宣傳。
檔案法律的宣傳不僅要靠檔案執法部門通過多種形式宣傳，更加需要基層部門的配合。多年來，大部分檔案執法部門都是通過懸掛橫幅、發放宣傳單等形式加強機關單位的檔案法律意識。其實檔案基層部門也可以通過會議、媒體等宣傳檔案利用的重要性及成果，從而提高領導、業務工作人員、檔案員、群眾的檔案意識。
（4）加強檔案收集管理。
檔案收集工作雖然多少會因為業務能力的差別，而造成對檔案收集范圍和內容把握不一。但總體規則是可以把握的。
①準確把握《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》。自2006年12月“8號令”實行之后，各個單位都制定了檔案保管期限表，理論上可以避免檔案收集不全，但在實際操作中卻有許多檔案員未認真實行，造成檔案收集不全。因此參透各個單位的檔案保管期限表是十分重要的。
②繼續做好收發文、內部資料的收集。收文部分，大部分單位的檔案員往往比較重視，收集相對齊全，但也發現部分單位犯了不應該出現的錯誤，部分發文號斷號、重號；隨著自動化進程的加快，現在文件多是網上發文，很多單位把正文收了，卻因嫌附件太多而不打印，無形中造成了文件的不完整；內部形成的文件，都注重總結、計劃，但收文中布置的作業，往往交了就做罷，忘了多留一套存檔，而沒了作業的收文，存檔意義又何在？
③做好其它門類檔案的收集。特別是照片檔案、業務檔案的收集，現在許多部門的業務檔案都有規范，只要按照規范收集整理即可。但整理之后，需定期移交檔案員，否則又成漏網之魚。
2結語
摘 要 我國物業管理起步時間較晚，物業管理還不系統，作為物業管理重要組成部分的物業檔案管理尚不完善，城市化進程不斷推動物業及物業檔案管理的發展，要求物業檔案管理不斷完善，以發揮物業檔案的重要作用。本文針對物業檔案的內容構成、管理現狀、管理制度、利用、優化物業檔案管理水平等提出見解和方法，希望能起到優化社區物業檔案管理的目的。
關鍵詞 檔案管理 物業檔案 規范
我國在推進城市化進程中，提出發展小城鎮，由此引發大量農村人口向大城市和中小城鎮集中，城市形成越來越多、越來越大的社區，物業管理公司應運而生。物業公司應有一套詳盡的物業檔案管理方法，加強物業檔案管理利用。
依據檔案法規定，物業檔案是指企業在物業管理活動中直接形成的對國家、社會、業主有保存和查考利用價值的文字、圖表、聲像材料等歷史記錄。
物業檔案管理是物業的基礎工作，其基本任務是對轄區內的物業檔案進行科學、規范的管理，以保證檔案的安全、合理利用，以提高物業管理水平，為業主生活提供服務。
一、物業檔案的內容
（一）房產開發公司移交的基建檔案和設備檔案
2007年國務院頒布《物業管理條例》二十九條規定：“物業公司在辦理物業承接驗收手續時，開發建設單位應向物業服務公司移交下列材料（1）竣工總平面圖，單體建筑、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網竣工圖；（2）設施設備的按裝、使用、維護保養等材料；（3）物業質量保修和的物業使用說明文件；（4）物業管理必須的的其他文件”。
（二）物業合同檔案
（1）開發企業與物業公司簽訂的物業管理服務合同；
（2）房屋及設備修繕的工程合同、裝修合同、房屋租賃合同等。
（三）業主及住戶檔案
物業公司應“一戶一檔”分開記錄業主、住戶及其家庭成員的基本信息和身份證復印件、業主房屋入住驗收單、業主車庫車位驗收單、業主和物業簽訂的各項協議、房屋鑰匙交接驗收單等。
（四）物業管理清冊
反應各樓單元、房屋數量、戶數、面積、戶型、房屋使用性質、公共區域情況及所有權狀況的物業管理清冊。
（五）物業經營、租售檔案
包括物業開展經營和延伸服務時形成的房屋、車庫（位）出租合同、物業產權證明、同意出租的文件、公證書等。
（六）業主報修、物業保養維修檔案
包括業主報修登記情況、物業維修情況、維修基金使用情況、維修計劃、維修審批表、修繕圖紙、驗收合格證明、工程預結算材料等。
（七）物業服務檔案
物業在各項服務中形成的綠化、清潔工人、保安、車輛管理等檔案。
（八）物業其他檔案
物業收費檔案、清潔工人及保安的發放工資記錄、社區衛生情況、保安值班情況、監控運轉情況、社區的公共秩序管理記錄，收繳物業費、車位使用租金、清潔工人及保安的發放工資記錄等檔案。
（九）還包括黨群工作檔案、科教檔案、社區組織各項活動的檔案等其他檔案
只有理清物業檔案包含內容，才能提高物業管理水平，提高物業服務質量，創造物業品牌價值。
二、物業檔案管理現狀
（一）物業檔案管理意識不強，存在重視物業外在業務工作輕視物業檔案管理利用；物業公司基本上沒有專門庫房保管檔案，無專門的檔案柜架，無專門檔案管理人員，檔案基本保存在各個業務部門，無法規范整理，檔案管理分散利用不方便。
（二）物業檔案管理制度不健全，無統一標準，有的單位沒有相關物業檔案管理制度，檔案分類無統一標準，檔案隨處堆放，丟失嚴重。
（三）兼職物業檔案管理人員缺乏檔案意識，不能全面收集、整理、利用檔案，個別單位聘用的人員素質低，加上管理的物業項目多、任務重，對檔案工作無暇顧及，造成檔案借出后到時無法追回，業檔案整體管理水平不高。
三、優化物業檔案管理、規范物業檔案管理制度
（一）物I檔案管理的基本屬性
（1）物業檔案管理具有基礎性，物業檔案是物業服務公司工作活動的原始記錄，是物業管理的基礎工作，物業檔案是物業維修、更新、改造的重要依據，；物業檔案是業主維護合法權益的原始憑證；物業檔案是物業公司各項工作的真實記錄，是物業公司解決法律糾紛、化解矛盾的重要材料。（2）物業檔案具有動態性，物業服務是動態的、不斷發生變化，因此物業檔案也應及時反應物業公司的變化情況，為物業管理提供檔案依據；業主需求的動態性，物業公司提供的服務要不斷適應業主的要求，提供讓業主滿意的服務，創新服務方式，提升物業服務層次；（3）物業檔案具有服務性，物業管理本身就是服務行業，以提供令人滿意的服務為宗旨，堅持以人為本，各項管理措施應人性化；滿足業主的利用物業檔案的要求，為業主提供查詢檔案的服務。
（二）優化物業檔案管理措施
（1）提高物業公司領導及檔案管理人員的檔案意識，制定合理的檔案管理制度，加強管理，責任落實到人，組織員工參加檔案知識學習、培訓，將檔案管理列入考核項目，提升全體人員檔案意識，推進檔案工作。引進檔案專業人才，實現檔案專業化管理，還要加強計算機知識的培訓，以適應信息化的檔案管理。
（2）創新服務理念，物業檔案保管應以方便利用為宗旨，一服務業主為導向，物業檔案管理的內容要滿足業主需要、物業公司工作兩個方面。加大檔案宣傳力度，增強社會對檔案的關注，監督物業服務公司的檔案管理工作。物業公司應重點加強物業服務檔案管理。
（3）推進物業檔案信息化管理，利用計算機存儲物業檔案信息，方便查找檔案，節省檔案利用人員的時間，推進物業檔案的數字化建設。做好社區監控圖像檔案、物業組織各項活動的錄像檔案的收集保存工作。
（4）物業檔案管理是動態的，社區物業公司會發生更換，因此新的物業接收社區工作要及時進行檔案移交清點，及時掌握業主因買賣、交換、繼承等動態變更信息，將原物業公司形成的檔案與本公司檔案形成一個新的全宗，以保證物業檔案的完整性。
四、物業檔案利用服務
加大檔案利用的宣傳力度，普及居民的檔案利用意識，對于公開檔案要充分發揮其檔案價值，通過借閱、展覽等方式為業主和其他工作人員提供檔案利用
物業檔案管理貫穿于物業服務工作的全程，提高物業檔案管理水平，可以提升物業服務的整體水平，更好的服務社區居民，為改善民生、建設和諧社區做出貢獻，同時樹立公司形象，加強行業競爭力。
參考文獻：
[1] 李清華.論加強檔案管理的重要性[J].蘭臺世界，2015.S5.
[2] 蔡P.物業檔案管理研究[J].北京檔案，2012.07.
信息化檔案管理是在國家檔案行政管理部門的統一規劃下，依照相關職能部門制定的檔案規范和法規，在檔案管理工作中加入現代化技術手段，創建檔案信息管理系統，對檔案信息資源進行處置、管理，實現檔案信息數字化接收、傳遞、歸檔、查詢、借閱、保管等一系列工作，為社會提供優質服務的過程。其規范檔案管理避免重建、亂建、丟失等現象發生。牡丹江廣播學院舊式的檔案管理工作復雜多樣，局限性強，流動性大，費時費力。信息化檔案管理體系的介入將以往以實體保管為側重點的管理模式，轉換成為兼顧檔案實體保管與數字網絡化一體管理模式，面向在校師生乃至社會提供服務。信息化環境下的檔案管理將檔案工作人員從繁復的工作中解脫出來，提高工作效率的同時，也相應的提高了整個部門的技術水平和服務質量。
2信息化環境下檔案管理對我校檔案工作的影響
2.1提高檔案管理工作人員的工作較率和服務質量
牡丹江大學繼續教育學院的檔案部門工作人員以往主要職能是目錄打字和檔案保管，從初期的檔案信息收集、整理、編目、立卷、歸檔、保管和幫助服務對象查閱，均靠人力完成，工作量大，耗時長，過程中潛在安全隱患大。運用信息化檔案管理后，檔案工作人員首先收集檔案信息，然后利用電子設備通過信息化檔案管理系統建立電子檔案，對其進行整編、歸檔、驗收、整理、入庫到檔案信息的、查詢、借閱、銷毀等處理流程，檔案系統全過程對其進行控制和管理。大大地提升了在崗工作人員的工作較率和工作狀態，提高服務質量。
2.2轉化舊有的檔案管理模式
舊有的檔案信息主要載體是紙張。信息化環境下檔案信息資源依托電子設備和媒介為載體，將初始檔案信息轉化為計算機可識別的二進制代碼的形式進行呈現。由此，檔案信息管理過程中的各個環節都發生了改變。新式信息化檔案管理中信息數據只需錄入一次，就可使用檔案管理系統中的各功能模塊，實現檔案管理內部的信息數據各項運用。檔案管理部門從以往對檔案信息重保管、利用的管理模式向重信息采集、管理和服務職能轉化。
2.3改變舊有的檔案管理方式
傳統的檔案利用方式是檔案管理工作人員先從成本的目錄編號中找出所需的檔案信息，在根據編號到檔案信息存放處查找相應檔案信息，辦理查詢、借閱等相關手續，利用面窄、單一。信息化檔案管理的實施，拓寬了信息的利用方式，豐富了信息的傳遞多樣性。我們首先建立長效的檔案管理信息系統，結合院校本身的實際情況，利用電子設備從電子檔案的收集到最終的銷毀等處理流程進行改革。按照其處理流程，設計檔案信息化系統軟件功能模塊。其流程中完善、規范檔案管理工作相關制度應是第一優先完成事情，使今后檔案從業人員有規可束，有章可行。為師生有效、合理、安全地使用各種學校電子檔案奠定良好的基礎。
3優化信息化檔案管理工作的應對措施
隨著信息化檔案管理在高校辦學中使用率的逐漸上升，這種形式下相應的也對檔案管理部門及工作人員提出了更高的要求，如何更好的發揮信息化檔案管理作用，如何應對使用信息化檔案管理系統時的突發問題等，都是我們今后要面臨的挑戰。
3.1加強檔案管理人員職業道德修養，拓寬檔案專業知識和業務技能
學院檔案工作者是檔案管理工作的核心要素。信息時代的檔案工作者必須時刻以黨和國家行業的方針政策為準則，具備一定的政治理論素養，傳承前輩的無私奉獻思想和精神，開拓創新。在做好日常檔案管理工作的基礎上，要緊跟科技時代的發展腳步，加強自主學習意識，增強對信息的敏感度，不斷充實自身的專業知識儲備。學院要定期組織檔案工作人員參加進修，提供相應學習機會。
3.2加強信息化檔案管理系統的安全管理，提升檔案信息的安全性
信息化環境下的檔案管理為我院檔案管理工作實現了質的飛躍，相對而來的網絡化信息安全問題也顯露出來。學院檔案部門必須牢固樹立檔案信息安全意識，加強對檔案工作中各個環節的操作規范、安全防范。學院檔案部門必須建立一套完整的崗位責任制和安全管理措施來加強管理。加強檔案工作者對現代計算機技術、網絡技術、信息安全理論與技術的培訓，提升綜合管理能力，應對工作中出現的意外事件，維護系統的安全和正常運行。
4.結束語
本文以一個航空產品檔案管理人員的視角，通過闡述協同研制中航空產品檔案管理的問題，結合檔案管理、信息管理、項目管理、構型管理等的相關知識，提出適合航空產品檔案管理的、現實可行的優化策略，以提高航空產品檔案管理的效率，實現檔案為航空產品研制服務的宗旨。
【關鍵詞】
協同研制；航空；產品檔案；優化策略
1前言
協，眾之同和也;同，合會也。所謂協同，應用到航空產品研制領域，便是指各個單位在某一核心單位的帶動下，互相配合，積蓄能力，科學有序地發揮自身的優勢，不斷匯聚成統一的力量，最終高效地完成航空產品的研制。協同研制模式已成為國內航空企業的首選。它的優勢不僅體現在某一航空產品順利推出的目標達成上，還體現在核心單位的實力提升上，更體現在各參研單位的能力提高與整個行業的管理水平和研制能力的全方位提升上，可謂一榮俱榮，協同共贏。但由于協同研制涉及到多單位，各單位研制能力高低不一、協同意愿大小不同，核心單位綜合能力不足等，給現實中的航空產品檔案管理帶來了不少問題。
2協同研制中航空產品檔案管理的問題
2．1航空產品檔案的歸檔質量參差不齊
航空產品檔案是指航空產品在設計、研制和制造活動中形成的具有保存價值的科技檔案，主要包括技術文件、圖樣及其相應的元數據。由于大多數航空產品的結構復雜，設計研發周期長，制造過程難度大，因此，由此產生的產品檔案可謂數量繁多，質量參差不齊，給檔案管理工作帶來了很多困難。在協同研制這一模式下，頻繁的設計更改會帶來諸多風險，最為明顯的例子是設計單位現行有效的圖紙無法與生產現場對接，造成更改貫徹不到位，不僅會拖延研制進度，更易直接導致經濟損失。出于保證研制進度和節約經濟成本的目的，提高航空產品檔案內容信息的質量便成了設計工作中的一大重點。而作為協同研制的項目，航空產品檔案高度依賴計算機技術，研制過程中產生的檔案數據格式無法得到有效的統一，往往是UG、CAD、PDF、TIF等格式齊上陣，同一格式往往又涉及多個不同的軟件版本，造成檔案無法正常打開并提供利用。這種管理的困境告訴我們，只有具備統一的數據格式，技術文件、圖樣才能在信息系統中被不同單位識別，得到有效的傳遞與利用。
2．2航空產品檔案的傳遞效率無法保證
航空產品檔案的傳遞效率體現在技術文件、圖紙傳遞的及時準確上。協同研制中，設計、試驗、反饋、制造是一系列循環往復的、波浪式上升的前進過程，絕不是單一的、直線型的前進過程。在這個過程中，設計單位產生的檔案要貫徹到制造單位的生產現場中，制造現場的問題要反饋到設計單位并得到更改并歸檔再發放到現場，才能使試驗、反饋、制造得以順利運行。由于這個過程涉及到多個乃至幾十個成百個參研單位，產品文件的更改又十分頻繁，從制造單位現場問題反饋到設計單位的產品文件完成更改并歸檔所耗費的時間頗長，因此，給檔案管理部門預留的時間甚少，甚至可以說沒有，所以，檔案管理部門必須加班加點完成發放傳遞，航空產品檔案的傳遞效率無法保證。
2．3航空產品檔案的成套性要求難以達到
某一型號的航空產品，往往由零件、組件、部件等組成，因此，航空產品檔案的成套性特征非常明顯。協同研制過程中，核心單位及重點設計單位為了趕進度，往往在時間節點到來前，顧不上歸檔的成套性要求，批量的、無序的產生產品檔案，一歸檔即要求檔案部門發放，無法確保成套性到達生產現場，給制造單位帶來了混亂，浪費了大量人力、物力。
3協同研制中航空產品檔案管理的優化策略
針對協同研制中遇到的上述問題，本文擬提出一個切實可行的、行之有效的航空產品檔案管理優化策略。航空產品檔案管理優化策略可概括為:在多專業協作團隊的帶動下，以項目計劃為指導，以數據系統為支撐，進行適應構型管理和標準體系的航空產品檔案管理。具體來說，此策略包含多專業協作團隊、項目計劃、構型管理、標準體系、數據系統等五方面要素。
3．1多專業協作團隊
人是生產力中最活躍的因素。在協同研制中，人的作用不可小覷。為了盡可能地規避風險、解決問題，航空產品檔案管理應具備一個多專業協作團隊。這個團隊應納入各個單位的檔案管理專業人才隊伍，使其形成一股基礎力量，其中，核心單位及重點單位的檔案管理專業人才須起到一定的領導作用;核心單位及重點單位還應積極地將信息化人員、項目管理人員、構型管理人員、質量管理人員納入其中，使其共同參與團隊建設與討論，每一專業人員針對協同研制中出現的問題，各抒己見，共同承擔問題與風險。有多大責任就有多大責任心，必須將具體事項落實到每一專業團隊成員，才有可能達到預期的效果。在這個多專業協作團隊中，作為基礎力量的檔案管理專業人才，必須得到統一的專業培訓，對協同研制高度認可并積極參與;認同并理解前端控制和文件生命周期理論，制定出統一的適合具體型號研制要求的檔案管理制度，尤其在歸檔質量、數據傳遞規則、成套性要求等方面嚴格要求，并積極貫徹落實。其他專業人員，應積極探索建立一個有效的協作溝通體系。
3．2項目計劃
項目計劃不僅是航空產品研制的總綱性文件，更是具體到某一節點、某一季度、某一月、某一天的基礎性文件?？梢哉f，航空產品檔案的產生、歸檔、傳遞、利用乃至銷毀，都與項目計劃息息相關。因此，某一航空產品的項目計劃，必須自覺地將航空產品檔案管理囊括其中。協同研制中，項目計劃的制定必須遵循產品研制的發展規律，不可操之過急，亦不可無限拖延;涉及航空產品檔案管理的項目計劃部分，必須得到上述多專業協作團隊的充分認可;必須具備一定的動態性，可在適度范圍內進行調整。只有這樣，航空產品設計單位可在計劃指導下，歸檔質量可靠的技術文件及圖紙;航空產品制造單位可在正常的時間范圍內，接收到有效的產品檔案，開展現場研制工作;作為兩者鏈條的航空產品檔案管理部門，可根據項目計劃，逐步落實歸檔、傳遞工作，保證歸檔質量及傳遞效率。
3．3構型管理
構型管理是一種面向產品全生命周期的，以產品結構為組織方式，將各階段產品數據(結構信息、工藝信息等)關聯起來并對其進行管理和控制，從而保證產品數據一致性和有效性的技術。由此可見，構型管理與航空產品檔案管理存在著某種程度上的內在聯系。航空產品檔案管理應充分吸收構型管理的成果，找到自身的發展之路。具體來說，在協同研制中，檔案管理人員應重視構型管理的作用，可依托多專業協作團隊，在構型管理人員的幫助下，以構型項為基礎，設計航空產品檔案歸檔、傳遞的規則，形成系統的航空產品檔案管理制度，從源頭上控制，充分保證航空產品檔案的成套性及動態有效性，以促進生產現場的有序管理。
3．4標準體系
沒有規矩不成方圓。標準體系建設對于協同研制中的航空產品檔案管理至關重要。航空產品檔案管理人員應積極地將管理中遇到的問題反饋標準化人員，標準化人員在接收到反饋后，分析問題，在多專業協作團隊中發起討論，共同研究，建設一個適應航空產品檔案管理需求的標準體系。標準體系建設應符合下述要求:首先，標準體系應是一系列標準的有機組成體。航空產品檔案歸檔的要求、傳遞的機制、利用的要求、銷毀的方式，等等，均應有對應的標準;其次，標準體系建設必須統一且唯一，即同一方面的標準只能有一份，各個航空單位應充分認同并具體落實相應的標準;再次，由于各個單位的工作重心不同，對于標準的理解也存在很大的差異，因此，核心單位應有權力和義務對各個標準進行解釋，并監督檢查各個單位的落實情況;最后，由于產品研制周期較長，實際經驗在不斷地積累，標準體系應具備動態調整的能力。只有具備完善的標準體系，強調統一、有序，產品檔案的歸檔質量才能得到有效提高，傳遞效率、成套性要求才能得到保證，不至于形成信息孤島，延誤進度，為協同研制打下堅實的基礎。
3．5數據系統
數據系統是航空產品檔案管理的物質基礎。數據系統管理的重點在于產品檔案接收與分發。針對業務需求，核心單位應對各個航空單位的系統建設進行指導，確立統一的系統建立機制，構建適應協同研制這一模式的信息系統。針對協同研制這種模式，各個航空單位應建立統一的數據系統，若無法實現完全一致，至少須具備數據轉換的統一接口。在現有條件下，鑒于產品檔案產生、歸檔、利用的管理特點，不同單位間的產品數據管理系統(PDM)、檔案管理系統、文件傳輸系統等均應實現有機統一，以減少因數據系統不一致而帶來的檔案傳遞問題。但數據系統的建設依賴于構型管理和標準體系的要求，絕不能簡單粗暴地要求信息化人員修改系統，而不考慮現實的構型管理和標準體系。
4結語
在復雜的航空產品協同研制過程中，我們遇到了諸多現實問題，一定程度上造成了人力、物力的浪費。但這種種探索也為日后的成功奠定了堅實的基礎。正是基于現實中發現的問題，我們提出了協同研制中產品檔案管理的優化策略。在這種策略的運行下，航空產品檔案管理必將實現自身無可替代的價值，為航空產品的研制服務，為航空產業的發展壯大服務!
作者：張新嫻 單位：中國航發商用航空發動機有限責任公司
參考文獻:
［1］葉小利．航空工業檔案信息資源的開發利用［J］．機電兵船檔案，2011(02)．
公司領導：
現有檔案管理工作已遠超公司現有人員及檔案室存儲空間的負荷。為提升業務處理效率，緩解檔案管理壓力，配合公司2008年業務目標，風險控制部對公司現有檔案管理情況進行了梳理，并提出相應的優化方案。
一、紙質檔案管理現狀
目前，公司的業務檔案仍是以紙質為主。截至2018年01月05日，公司在保項目 筆，按照目前的檔案管理要求，也就意味著已有 筆項目的紙質檔案需逐筆進行歸檔。
（一）人員問題。區域辦事處人員尚未完全到位，風險控制部檔案管理人員目前僅有一人，目前的檔案管理工作已超現有人員負荷。前期盧氏金融扶貧等資料尚未歸檔到位，小額綠色通道業務、糧食收購貸業務等也未能完全歸檔到位。由于缺乏專業檔案管理設備、系統及人員，未來即便相應檔案全部歸檔到位，后續查閱單筆項目的紙質檔案也無異于大海撈針。
（二）存儲空間問題。
（三）未來業務量壓力
二、電子檔案進展情況
2017年10月1日，公司擔保業務系統正式啟用，所有業務基本實現了線上處理。但紙質檔案向電子檔案轉變的現實條件尚不具備，主要受限于四個方面：
（一）擔保業務系統電子印章尚未啟用，審批流程類的資料仍需從系統打印紙質資料、加蓋印章，并保留紙質檔案；
（二）擔保業務系統中的檔案管理模塊尚未開發，無法實現審批流程類電子文檔的歸檔、查閱等功能；
三、業務檔案管理優化建議
（一）盡快在業務系統中開發檔案管理模塊，實現電子文檔的歸檔、查閱等功能。目前，擔保業務系統中缺乏檔案管理模塊，導致審批流程類資料（如提請放款通知書）僅存儲在服務器中，無法在系統中查閱，僅當前任務處理人員可見，一旦任務處理完畢，經辦人員無法查閱已出具文件；
（二）配備專業的存儲設備，提升擔保業務系統運行效率，確保電子文檔的存儲空間，進行災難備份，確保電子文檔的存儲安全。依照目前的業務發展速度，擔保業務系統很快就將出現超負荷運轉的情況，擔保業務系統不時也會出現卡頓情況，運行效率有待進一步提高；
（三）適時逐步啟用擔保業務系統的電子印章。1.優先啟用審批流程類資料（如提請放款通知書）的電子印章，并授權審批流程類的資料均以電子檔案形式存儲，在提升業務處理效率的同時，減輕審批類紙質檔案的存儲壓力；2.為各區域辦事處配備專業掃描設備，提升電子檔案的成像質量，減輕相關人員的掃描和審查壓力；3.梳理客戶核保類合同簽署環節的流程，逐步啟用客戶核保類合同的電子印章，實現客戶核保類合同以電子檔案存儲為主，紙質檔案存儲為輔，以解決區域辦事處人員與省公司的距離問題，并減輕合同類紙質檔案的存儲壓力；
（四）適當調整業務檔案管理方式，梳理完善擔保業務系統相關流程。1.小額批量類業務，合作機構之間正式往來函件（含推薦確認表、待核保貸款客戶表、待核保借款客戶確認函、已放款客戶明細表、解除擔保責任通知書、履行擔保責任通知書、代償證明等）以紙質檔案方式存儲，借款人基礎資料（如身份證、營業執照、審批單頁、繳費憑證、借款合同、放款憑證、保險單、貸后檢查報告）、公司審批流程類資料均以電子檔案形式存儲于系統各個審批、收費、放款、保后等流程中，方便隨時調閱；2.獨立調查審批類業務，基礎資料中除了必要證件，其他基礎資料均已電子檔案方式存儲，審批類資料均以電子檔案方式存儲，客戶核保類合同逐步以電子檔案方式存儲，合作機構類合同及往來函件等均以紙質檔案方式存儲。
