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合同管理遇到三重門
企業資產及業務發展迅速、業務結構復雜，從哪里入手強化風險控制？如何通過信息技術固化、傳播、推廣已有的管理模式？在經濟發展方式轉變的過程中，中國正在由民航大國向民航強國轉變，首都機場管理集團的發展已經不再是簡單、粗放式的規模擴張，更多的體現為內涵式的品質提升。
首都機場集團公司年均簽約數量約在300至400份之間，總額上百億人民幣，涵蓋股權投資、金融、采購、建設、委托管理、資產租賃、土地管理、中介服務等多個領域。
在這些數字的背后，是合同管理的復雜性日益加劇。在開發合同管理系統之前，首都機場在合同管理上遇到了“三重門”。第一重，是管理效率。傳統的手工管理合同方式，由于涉及的部門眾多，合同類型復雜，需要管理的合同要素也各不相同，容易面臨文檔管理困難，進度控制困難，信息匯總困難，缺少預警機制，信息不集中，實時性不強，各部門協作、業務流程組建、監控制度執行效率不高等問題。在系統建設前，集團審核一個合同的周期至少要2個月。第二重，是透明與規范程度不夠。在紙質合同流轉的過程中，無論是業務部門，還是監督部門，比如規劃、財務、法務等部門都無法清晰準確的了解到當前合同處在哪個審批流程環節，更無法獲知這個合同審批流轉的過程是否符合合同管理制度的要求。在信息不透明的前提下，更無法談規范。第三重，是合同風險控制不足。風險管理需要強調事前、事中、事后的閉環管理。在傳統的合同管理模式下，風險管理的歸口管理部門（法務部）沒有途徑及時獲得合同執行過程中和合同終結后的信息，存在很大的隱患。
如何防范合同中面臨的法律風險，進而向合同管理要管理效率？李純是首都機場集團法律事務部總經理，在她看來，作為集團法律事務信息管理系統的核心部分，合同管理系統不僅要實現文本管理電子化的過程，還要將合同的靜態分散管理變為動態全過程管理、建立公司合同管理法律風險防范機制，對合同管理全過程各階段中的風險點進行識別及預先控制。
實現合同管理一體化
2010年4月中，首都機場集團開始了針對合同管理系統的外部調研，形成了合同系統設計思路，明確系統建設內容和時間表。
盡管在系統建設之前，首都機場集團已經有了比較完備的合同管理流程，但是從管理的成熟度向IT的成熟度轉化，仍然是一個很大的挑戰。首都機場集團的合同管理系統，在國內沒有同行業的經驗可以借鑒，李純提出的“自下而上，簡潔實用，從服務的角度來做系統”的思路得到了很多業務部門的支持，尤其是合同金額比較大，合同數目比較多的業務部門。
2011年4月8日，首都機場合同管理系統正式上線。項目組走訪收集系統問題，完善系統功能，進行驗收準備工作。4月15日，系統終驗通過。在系統正式上線以后，首都機場建設集團堅決停止了紙質合同的審核――“強迫”大家真正使用系統，充分發揮IT系統的“威力”，大大解決了原來合同管理遇到的問題。
2011年項目組完成了集團旗下一半二級企業的合同管理系統上線，2012年計劃實現集團公司本部、成員企業、二級企業全部上線，這意味著，在2012年可以實現在本部輕松調閱所有企業的合同情況，并且同時實行重大合同備案制度，集團及相關企業所有的合同，集團本部管理層只要進行點擊就可以看見。與此同時，整個合同管理的標準也實現一體化，并且通過對合同及時、多維度的分析，實現了輔助決策的功能。
1.集團財務風險控制的法律問題煤炭集團由于是多元化經營，一般都在尋求資本市場，其集團財務管理便成為集團化管理的重要核心內容之一。由于集團化發展需要的外部融資量大、途徑多、手段也多，其在操作過程中也將面臨諸多財務風險，這些風險中包含了法律層面的風險，如借貸無法償還，可能被迫申請破產。另外，由于財務管理中的稅務籌劃不當，把偷稅漏稅行為當成合法避稅的利器，而遭稅收管理部門處罰或是集團領導承擔重大的經濟責任等。
2.集團經營活動常見的法律問題由于集團在經營過程中除了重大經濟責任合同外，主要包括人力資源保障的勞動關系問題、員工薪酬管理問題、員工養老和退休的問題、日常管理中涉及法律的相關問題（包括環境污染、社區管理、企業社會責任、員工違法行為、企業產品不合法、企業產品傷害人員賠償、員工工傷事故等）、設備處理的問題等，只要與正常生活經營有關的，涉及人員參、活動管理等問題都可能使集團要面對法律的問題。一般來說這些法律問題可大可小，但主要是處理方法是否得當，其應注意控制將事態縮小而不是擴大的問題。
3.礦難事故的法律問題由于煤炭企業所處的行業問題突出，礦井的地下作業本來就是高危險性，每一次礦難都存在法律問題，如集團管理責任的法律問題，員工賠償的法律問題，以及相關家屬及遺孤補償法律問題等。還有的就是受企業安全法律檢查的問題，以及配套的相關的法律關系的問題，這一些問題的處理決定了其法律后果的影響。
二、防范煤炭集團企業法律風險的建議
1.加強集團重大經濟合同管理重大經濟合同關系到煤炭集團的興衰成敗的問題，其是集團業務活動中最需要控制的法律風險的關鍵內容，只有合理、有效地防范其風險后，使得每一筆合同都按期履行而完成交易，不帶來企業的任何法律問題，這才是關鍵。要加強集團重大經濟合管理，要從簽訂合同時入手，為此，煤炭企業應根據行業特殊性制定集團各成員企業的合同樣本，與人合作時需簽訂其合同。如采購合樣本制定、銷售合的制定，其要充分考慮采購和銷售過程中因不履行或在其過程中發生的重大問題。對于使用其他公司簽訂合同的，要考慮充分閱讀其合同規定的內容，對存在重大異疑的要禁止簽訂或咨詢法律司務部門后方簽訂，這類合同應先經過法務部門確認后方可簽訂，以減少相應的法律的風險。
2.加強煤炭集團財務風險控制由于財務風險帶來較多的法律風險的問題，其具有綜合性和毀滅性、災難性的特點，因此，需要集團法務部門與財務管理部門共同防范和控制這些具有毀滅性和災難性的法律風險。
3.注重集團日常經營管理中的法律風險的控制作為煤炭企業除了財務風險和重大經濟合同風險外，還需要重視日常經營管理的各類法律風險，如員工中小工傷事件、勞動糾紛的法律問題、企業環境保護、企業工商行政管理、企業質量監督、企業海關、商業局等各類與經營有關的企業內外部的日常法律問題都需要做好防范。筆者認為煤炭集團應該編好一本《企業法律風險防范手冊》，要積極運用各類手段和政策進行控制，要告訴各業務部門或相關單位注意各部門的法律問題的防范。另外，對于各部門重點的法律問題需要報法務部門進行處理。
工程處罰通知書范本范文一
合肥市義興建筑安裝工程有限職責公司：
你公司在參加“合經區消防大隊營區維修(室內)工程施工(項目編號HJQCGZX[2012]G031號)”項目投標中：不愿繳納低價風險保證金，放下成交資格。現針對你公司的上述行為，依據該項目詢價文件及相關規定，對你公司作出以下處罰規定：
1。全額扣除報價保證金伍仟陸佰元整上繳合經區財政專戶;
2。禁止你公司自處罰通知書下達之日起一年內參加合肥經開區政府采購中心任何招標活動。
特此通知
合肥經濟技術開發區政府采購中心
201x年10月17日
工程處罰通知書范本范文二
致 ：
你公司施工的 工程，經我司檢查發現在工程質量、進度或安全文明施工等方面存在以下問題：
根據《 施工現場管理細則》，我司決定對你公司處以 元的罰款，人民幣(大寫)： 元。此費用將從你公司當月工程款中扣除。望你公司在以后的施工中吸取教訓，加強管理，杜絕此類問題的發生。
特此通知!
深××地產有限公司
年 月 日
工程處罰通知書范本范文三
華冶集團全體同仁：
集團法務部于10月底對浙江地區的的合同管理工作進行了抽查，結果令人堪憂，經研究決定對相關單位作出如下處罰，以儆效尤：
浙華鋼管罰40分，寧波貿易罰60分，杭州貿易罰60分。 以上罰分由各公司內部進行分配消化，并建議對各業務經理、主管、經辦人、合同管理員、管理部經理、主管根據不同職能進行相應處罰，未能分配部分由總經理承擔，以上扣罰應在本月工資中體現，由各子、分公司財務、人事行政督促執行。
希集團所有子、分公司及相關人員引以為戒，要以公司利益為重，從思想上加強風險防范意識，從行動上加強對《合同管理辦法》及實施細則的學習，切實提高合同管理工作水平，避免合同風險。
集團今后將加大對合同管理工作的檢查力度，并進行不定期抽查，如有違者，從重處罰!
特此通知!
集團監控中心
11月8日
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［關鍵詞］合同管理系統;管理;合同管理
1背景
隨著世界一體化的進程，中國經濟不斷完善和深入，致使企業對內擴大生產，對外加強合作，隨之產生的是大量的合同。而一直以來，企業對合同管理方面都采用線下人工管理，面對數量劇增的合同，缺乏意識，處理效率低下，浪費了大量人力、物力，嚴重的可能會導致法律糾紛。如何進行有效管理、監督和履行合同逐步成為各項工作乃至整個企業能否平穩發展的重要關鍵。如今，正是合同管理中不斷出現新問題，現代大型企業開始對合同管理業務越來越重視。大型企業對合同管理業務的需求是建立集中、統一的合同管理系統，滿足各子公司、各部門制定各自合同管理流程需要、實現對合同查詢與統計，實現單位、部門、合同類別等的不同維度的查詢和統計，實現合同管理的一體化管理。這就需要運用先進成熟的網絡技術，從而建立功能完整的合同管理系統。為了我國企業和各單位建設合同管理系統提供理論借鑒，大致總結了合同管理系統功能的設計。
2企業的合同管理系統功能階段分析
基于此背景以及需求，對企業合同實施過程進行了解求證后，再對這一過程進行分階段，然后整理各階段的主要任務。在合同管理系統中，根據各階段的主要業務，系統所能實現的功能有系統管理、基礎信息管理、合同管理。梳理合同管理業務流程，從而實現各環節的業務過程的標準化和規范化。
2.1系統管理
系統管理是合同管理系統的基礎，通過基礎信息與企業實際發展的實際情況相符，及時修改系統功能結構和內容，有利于系統更加及時有效地服務于企業持續穩定的發展。系統管理模塊主要包括機構管理、角色管理、用戶管理以及權限管理。
2.1.1機構管理
要對系統進行分類，首先應按照企業機構設置進行分類管理(新增、修改、撤銷、隸屬用戶等);其次可以采用名稱、代碼、類型等信息內容進行管理。這有利于企業在實際發展過程中，根據實際需要按照企業組織結構的實際變更，對系統對應內容作出相應的改變。
2.1.2角色管理
根據企業合同管理過程中實際發展需求可將用戶角色定義為六類:集團領導、集團法務員、單位領導、單位法務員、部門領導和部門業務員。區分不同的角色信息，對角色設置相應的權限和操作，以便相應企業人員的權責在系統的操作與使用中的合理有效應用于實際。
2.1.3用戶管理
用戶管理是對系統的登錄用戶進行管理，即對企業使用該系統的用戶的登錄名、密碼、姓名、性別、所在組織機構、職務電腦進行錄入管理，從而確定用戶所屬角色，獲得相應的權限。
2.1.4權限管理
權限管理是對合同進行分類別，按照企業性質對合同類別劃分級別，一級合同為技術類、采購類、工程類和其他類;二級合同主要為買賣合同、租賃合同、倉儲合同、委托合同、建設工程合同、供水、電、氣合同等;三級合同一般為物資采購合同、配件采購合同、銷售合同等。根據合同類別設置角色權限，處于不同角色的用戶對合同的操作(查詢、修改等)不同。
2.2基礎信息管理
合同管理系統可分為兩大部分———基礎信息管理和合同管理，合同管理設計的功能主要為合同范本管理、合同相對方管理、合同信息登記、合同履行、合同變更、合同履行管理、合同監控、合同歸檔模塊。
2.2.1合同范本管理
合同范本管理是為了規范合同、保持合同與管理系統、實施流程的相符，由公司管理相關人員創建和輸入的合同規范性文本，以供合同的起草及減少輸入工作的煩瑣。而合同范本管理的職能并不能是這樣淺層的，在大型企業中每年交易所簽訂的合同能以千為單位，若只是簡單的合同規范及輸入并不是有效的合同管理，規范性的合同范本在很大程度上符合法律規定，避免漏洞和不平等條款出現。合同范本主要由公司法律事務部以及合同管理相關人員共同創建和維護，前者注重于合同是否符合法律規定、雙方交易是否存在漏洞和不平等條款，后者則是根據前者對合同范本進行維護及選擇使用。
2.2.2合同相對方管理
合同相對方管理即業務員進行相對方信息管理(增加、刪除、修改)，相對方的信息不僅包括客戶名稱、注冊地址、法人等基本信息，增加對合同相對方的管理本質上是增加企業對合作單位的信用評估，即相對方的信息還包括往期合作評估信息，根據評估等級從而判定與相對方合作謹慎程度，以供系統管理人員查看。
2.2.3合同信息登記
合同信息登記是由單位法務員搜集有效合同信息后，進行合同關鍵信息和文本等信息輸入，提交后進入審批階段，由各部門領導、相關的管理人員以及高層領導進行審批。當合同進入審批階段，所進行審核的管理人員可提出合同有異議條款，法務員最后審核時錄入審核意見。
2.2.4合同變更
合同變更是由于客觀環境發生變化而造成合同部分利益關系發生變化時，子單位或集團用戶需要使用對合同進行變更，及時對系統進行相應調整。填寫合同變更申請表，詳細說明合同的基本信息以及變更的內容、理由，若是解除合同，則是填寫解除理由以及后果評估，提交申請后，系統自動反饋給高層管理人員審核，判定合同變更情況，確定合同變更。
2.2.5合同履行
合同信息提交完畢后，建立合同履行單，相關業務由系統自動或手動(業務員負責)錄入合同履行信息。合同履行是合同管理的關鍵環節，合同履行單的填寫要實事求是，保證企業生產發展。合同履行管理是各單位對合同有效期內所需履行的任務進行管理。根據合同的周期設置節點，如驗收日期、付款、質保金、審計預留等，實時對合同的節點進行檢測，對未到達節點的合同發出履行的預警提示，起到對合同履行情況的管理。
2.2.6合同監控
合同監控即對合同進入履行階段的全部履行情況進行監控，合同監控是輔助合同正常的履行。對合同進行定期更新的履行狀態，管理員監控履行情況，法務員監控合同履行過程中是否發生問題，避免合同履行過程中出現法律糾紛的問題。增加法務員對合同履行情況的監控有利于規避合同風險，提前發現合同漏洞，及時反饋合同監控的法律環境情況，避免合同發生糾紛時企業才發現合同問題。合同履行完畢后，進入歸檔狀態。
2.2.7合同歸檔
合同歸檔，即對履行完畢的合同進行統一管理，合同管理部門管理人員將合同歸檔信息錄入，合同管理完畢。合同歸檔后將所履行和完成的合同按年或月生成合同管理報表，對合同管理報表進行統計分析，統計分析可以按集團或單位統計，通過輸入集團名稱或單位名稱查詢統計本集團或本單位年度、季度或月度的合同的簽訂以及各類合同的簽訂的情況，也可以按不同金額等級分類統計。整個合同管理系統不僅改變了以往人工管理合同的弊端，也補充合同管理中的法律缺陷。基于此，合同管理報表可以按被訴訟合同情況統計，反映給企業高層管理者企業往年合同簽訂的法律漏洞，有利于企業全方面的管理。
3結論
合同管理系統以合同信息為管理主線，圍繞合同管理流程歸納合同管理系統的功能設計，將其應用到企業實際合同管理從而達到合同管理模式標準化、合同的集中管理、全方位合同管理服務、提高管理效率、管理精度和減少合同的法律糾紛的效用。本文主要借鑒現有的合同管理系統建設中的經驗，加以思考和研究，從而對合同管理系統功能設計的概況。為今后各企業或各單位開發建設合同管理系統提供一些理論借鑒，加快合同管理系統在實際應用中的應用和完善，實現合同管理的標準化、規范化、自動化，促進現代企業的發展和進步。
參考文獻:
［1］張夢晨.企業合同管理系統架構設計與實現［D］．北京:北京工業大學，2016.
［2］張明，白鳳凱.裝備采購合同履行監督風險管理研究［J］．國防技術基礎，2009(2):3－6.
一、河南能源化工集團物資采購管理基本情況
河南能源化工集團有限公司作為一家集煤炭、化工、有色金屬、裝備制造、物流貿易、建筑礦建、現代服務業等產業多元化發展的國有能源化工集團，下設457家子分公司，經營結構成多元化，管理方式制度化。作為一家大型的集團公司，其內部的物資采購管理模式也有自己采購流程。對于內部通用類設備采取的招標方式是：自有的招標單位對外公開采購招標；對具有尖端科技所屬的設備由委托招標公司招標。河南能源下設物資供應管理中心、供應處等職能部門，主要負責物資采購功能，主管物資采購的計劃、采購、合同、庫存調劑、結算、修舊利廢、物資成本等管理與協調工作。根據標的大小以及難易度分類：集團層面的統一采購；設備使用人（下屬的生產經營單位物資采購職能部門）的自行采購模式。在面對信息化的今天，河南能源于2014年成立電子招標平臺，在更加公開、公平、公正的環境下，集團的物資采購管理更上一層樓。
二、河南能源化工集團物資采購管理與招標法的一致性
河南能源作為一家國有企業集團，其國有控制權的性質，決定了其不能按照小型企業的物資采購模式管理。其性質指示物資采購作為招投標的一種類型，必須嚴格按照《招標法》以及《招投標法實施細則》的規定進行物資采購。1.更加公開、公平、公正的管理模式?！墩袠朔ā返谖鍡l規定“招標投標活動應當遵循公開、公平、公正和誠實信用的原則”。河南能源在2014年電子采購平臺成立前，通常采用的是邀請招標的模式，雖符合招投標法的總體規定，但真正的公開、公平、公正方面存在欠妥之處。具體體現在：河南能源通用類物資采購由具體使用物資單位，根據自身物資需求情況，通過考察存在潛力的供應商邀請其參與投標，其只是在部分范圍能公開，但在這種招標模式下，雖不違背招投標的邀請招標的有關規定，但真正的公開尚不到位。實施公開的物資采購招標，不但能避免“暗箱操作”行為，增加采購的透明度，堵塞物資采購漏洞，而且能直接享受有競爭帶來的大幅度的成本降價，減少流通環節對價格的影響。從物資采購管理制度上直接避免違規行為，不僅是對自身企業建設的完善，并且也是對企業員工保障。2014年河南能源電子采購平臺成立，真正的公開環境上升到更高的境界。河南能源電子采購平臺公開簡稱“中原云商”，是河南能源物資采購的公開平臺，除涉及專利類型設備外，所有物資采購均應當在電子平臺上公開招標。至此，按照《河南能源物資采購管理制度》的規定，河南能源所有物資采購招標公告在平臺上進行，同時，按照法律法規的規定在政府指定的媒介上同步。2.物資采購程序的合法性。物資采購程序的合法性，保障物資采購實體權利能夠實現?！墩袠朔ā返诙臈l規定“招標人應當確定投標人編制投標文件所需要的合理時間；但是，依法必須進行的項目，自招標文件開始發出之日起至投標人提交投標文件截止之日止，最短不得少于20日”。河南能源《河南能源物資采購管理制度》第十三條第三項規定“公開招標自招標文件開始發出（即招標文件開始發售）之日起至投標人提交投標文件截止之日不得少于20日，其中出售標書的時間不得少于5日。在招標文件具備對外發售條件的前提下招標文件發售期的首日可與招標公告公布的首日為同一日”。物資管理制度的規定與招投標的一致性，充分體現了采購程序的合法化，并避免了企業集團法律風險的發生。其次，河南能源物資采購管理規范招標行為比招標法更加明細，比如，在規避招標方面，物資管理制度列舉了一系列諸多違背法律法規的行為。3.電子招標法律規定保障電子采購平臺有序開展。河南能源電子采購平臺根據《電子招標投標辦法》的法律法規開展物資采購，根據法律規定的：“數據電文形式與紙質形式的招標投標活動具有同等法律效應”，肯定了電子采購平臺的確立，并依據確立電子簽名的法律效力，規范電子簽名行為，保障了電子采購平臺合法有序的開展。
三、河南能源化工集團物資采購管理模式的建議
一、河南能源化工集團物資采購管理基本情況
河南能源化工集團有限公司作為一家集煤炭、化工、有色金屬、裝備制造、物流貿易、建筑礦建、現代服務業等產業多元化發展的國有能源化工集團，下設457家子分公司，經營結構成多元化，管理方式制度化。作為一家大型的集團公司，其內部的物資采購管理模式也有自己采購流程。對于內部通用類設備采取的招標方式是：自有的招標單位對外公開采購招標；對具有尖端科技所屬的設備由委托招標公司招標。
河南能源下設物資供應管理中心、供應處等職能部門，主要負責物資采購功能，主管物資采購的計劃、采購、合同、庫存調劑、結算、修舊利廢、物資成本等管理與協調工作。根據標的大小以及難易度分類：集團層面的統一采購；設備使用人（下屬的生產經營單位物資采購職能部門）的自行采購模式。在面對信息化的今天，河南能源于2014年成立電子招標平臺，在更加公開、公平、公正的環境下，集團的物資采購管理更上一層樓。
二、河南能源化工集團物資采購管理與招標法的一致性
河南能源作為一家國有企業集團，其國有控制權的性質，決定了其不能按照小型企業的物資采購模式管理。其性質指示物資采購作為招投標的一種類型，必須嚴格按照《招標法》以及《招投標法實施細則》的規定進行物資采購。
1.更加公開、公平、公正的管理模式?！墩袠朔ā返谖鍡l規定“招標投標活動應當遵循公開、公平、公正和誠實信用的原則”。河南能源在2014年電子采購平臺成立前，通常采用的是邀請招標的模式，雖符合招投標法的總體規定，但真正的公開、公平、公正方面存在欠妥之處。具體體現在：河南能源通用類物資采購由具體使用物資單位，根據自身物資需求情況，通過考察存在潛力的供應商邀請其參與投標，其只是在部分范圍能公開，但在這種招標模式下，雖不違背招投標的邀請招標的有關規定，但真正的公開尚不到位。實施公開的物資采購招標，不但能避免 “暗箱操作”行為，增加采購的透明度，堵塞物資采購漏洞，而且能直接享受有競爭帶來的大幅度的成本降價，減少流通環節對價格的影響。從物資采購管理制度上直接避免違規行為，不僅是對自身企業建設的完善，并且也是對企業員工保障。2014年河南能源電子采購平臺成立，真正的公開環境上升到更高的境界。河南能源電子采購平臺公開簡稱“中原云商”，是河南能源物資采購的公開平臺，除涉及專利類型設備外，所有物資采購均應當在電子平臺上公開招標。至此，按照《河南能源物資采購管理制度》的規定，河南能源所有物資采購招標公告在平臺上進行，同時，按照法律法規的規定在政府指定的媒介上同步。
2.物資采購程序的合法性。物資采購程序的合法性，保障物資采購實體權利能夠實現?！墩袠朔ā返诙臈l規定“招標人應當確定投標人編制投標文件所需要的合理時間；但是，依法必須進行的項目，自招標文件開始發出之日起至投標人提交投標文件截止之日止，最短不得少于20日”。河南能源《河南能源物資采購管理制度》第十三條第三項規定“公開招標自招標文件開始發出（即招標文件開始發售）之日起至投標人提交投標文件截止之日不得少于20日，其中出售標書的時間不得少于5日。在招標文件具備對外發售條件的前提下招標文件發售期的首日可與招標公告公布的首日為同一日”。物資管理制度的規定與招投標的一致性，充分體現了采購程序的合法化，并避免了企業集團法律風險的發生。其次，河南能源物資采購管理規范招標行為比招標法更加明細，比如，在規避招標方面，物資管理制度列舉了一系列諸多違背法律法規的行為。
3.電子招標法律規定保障電子采購平臺有序開展。河南能源電子采購平臺根據《電子招標投標辦法》的法律法規開展物資采購，根據法律規定的：“數據電文形式與紙質形式的招標投標活動具有同等法律效應”，肯定了電子采購平臺的確立，并依據確立電子簽名的法律效力，規范電子簽名行為，保障了電子采購平臺合法有序的開展。
三、河南能源化工集團物資采購管理模式的建議
1.加強物資采購的監督。對物資采購實施全過程監督。從采購計劃制訂開始，到采購物資的使用結束，包括計劃、審批、招（議）標、簽訂合同、驗收、付款和發放等環節，每個環節都進行監督。河南能源下設物資供應管理部門，統管一切物資采購工作，包括監督下屬單位招標部門。目前，隨著煤炭經濟的發展滯后，河南能源發展前景困難的情況下，集團公司采取一些的措施節能減排、放權減壓，集團公司監督管理部門不再參與物資采購管理監督，而由物資供應管理職能部門統管一切下屬單位物資采購，及物資供應管理部門自身的物資采購。雖下級單位物資采購所有程序由上級主管部門監督管理，但物資供應管理部門自身的監督管理，監督權利并不能完善實施。放權減壓和監督管理并不相背離，相應的放權應更好地實施監督管理。因此，個人建議，將集團監督管理再次納入到物資采購的管理，并貫穿于物資采購活動的全過程，確保采購管理規范化、程序化、制度化，營造一道確保企業利益不受損的堅實防護墻。
2.增加物資采購的法律審核。河南能源作為國企，一切物資采購管理按照招標法的規定實施不容置疑。企業物資采購法務人員參與僅限在：一是審核合同時、合同出現糾紛時；二是物資采購后經人舉報出現問題。上述基本是事后審核，不能及時發現存在的疏漏之處；物資采購程序是否規范；招標資料是否維護我方利益等等，諸多方面都需要法律的介入。然而，對于河南能源來說，法律服務局限于合同審核及處理訴訟糾紛，避免法律風險存在不足。因此，建議法律審核納入權過程物資采購的全過程。審核采購計劃的制定、合同的簽訂、質量的驗收資料處理以及往來信函的傳遞；審核合同的合法性、嚴密性；審核結算是否符合合同要求以及給我方會造成的不利因素。
3.建立信息“ 公開”共享的管理制度。信息系統的完整、暢通，直接影響到物資采購內部管理的控制效率和效果，必須在采購部門中建立全方位的信息公開共享制度。所謂的“公開”不對全方位的，而是對內的公開。
例如：河南能源不同的下屬單位購買同類的產品機率很高，如果在電子采購平臺上建立公開的價格共享制度，即便于同類產品有效的低價高質量購買優勢，也有利于領導管理層有效的決策；因信息的公開共享，監督部門也能一覽無余的對比監管。建立信息“ 公開”共享制，不僅是在價格上，而且在其他領域都極其實用，信息共享保證信息快速有效傳遞。在企業內部建立局域網絡共享，通過信息平臺，根據企業的特點，將計劃管理、庫存管理、價格管理、合同管理等納入信息化管理當中，并采取準入制，根據職責分配權限，便于信息查看。降低采購成本，方便集團模式的集中采購，平衡整個集團庫存調劑，形成覆蓋物資采購鏈條的系統管理。信息“ 公開”共享制的建立，一方面由管理層利用信息公開及時的向業務人員決策，明確業務人員應認真履行的控制職責，業務人員明白自己在采購活動中所處地位和作用，知道如何進行一步工作；一方面業務人員根據自己掌握的工作一線的信息，及時反饋給管理層，有助于管理層的決策。
合同管理辦法（試行）
第一章
總則
第一條
為規范**機電設備有限公司（以下簡稱“公司”）合同的管理，防范與控制合同風險，有效維護公司的合法權益，根據國家有關法律、法規，結合公司實際，制定本辦法。
第二條
本辦法適用于公司簽訂、履行的旨在建立民事權利義務關系的各類合同、協議以及具有合同性質的備忘錄、文件等，包括但不限于采購合同、銷售合同、合作協議、合同、服務合同等。
第三條
任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商業和技術秘密。
第二章
合同管理部門及職責
第四條
綜合辦公室負責合同的歸口管理職責
（一）建立健全合同管理制度，組織貫徹、監督檢查合同管理制度執行情況。
（二）負責合同專用章的使用及管理，建立合同登記臺帳，并負責備份蓋有合同專用章和公司公章的合同文本。
（三）負責公司合同編號管理，建立合同信息檔案，對各類合同信息進行登記、保管、統計。
（四）主持公司重大商務合同談判。
（五）負責對合同文本審查工作，對其合法性提出意見。
（六）監督檢查合同的訂立和履行，協調或指導合同承辦部門的
合同管理工作。
（七）負責協調外聘律師對合同合法性的審查和合同執行情況進行檢查工作，定期對公司簽署的協議進行綜合分析工作，處理公司合同糾紛和合同索賠等工作。
（八）負責公司合同文本的檔案管理工作。
（九）負責除物資采購部合同承辦職責以外的其他合同的承辦工作。
第五條
物資采購部履行采購合同承辦職責
（一）負責調查、了解并收集合同當事人的相關工商資料及開票信息等。
（二）負責合同的流程審簽工作。
（三）負責擬定、審查采購合同文本，負責準備合同最終簽訂文本。
（四）負責合同工期、質量、安全、合同價款、款項回收支出督促等履約情況的記錄。
（五）業務往來過程中，負責對相關的函件、通知單等資料的收集歸類，并及時交綜合辦公室、財務資產部、經營管理部備案保存。
第六條
經營管理部履行資產處置合同、招標合同承辦職責
（一）負責調查、了解并收集合同當事人的相關工商資料及開票信息等。
（二）負責合同的流程審簽工作。
（三）負責擬定、審查資產處置合同、招標合同文本，負責
準備合同最終簽訂文本。
第七條
財務資產部負責合同履行的監督職責
（一）負責審查合同內容是否符合國家財經法規和公司財務管理制度，維護公司利益。
（二）負責合同款項支付及票據審查工作。
（三）業務往來過程中，負責對相關的詢證函、付款申請單等資料的收集、審查、歸類，并定期備案保存。
第三章
合同的訂立
第七條
合同簽訂前，合同承辦部門應當對合同當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調查，并搜集對方當事人的資質證書、專營許可證、法定代表人身份證明（或有效的授權委托書）、資信和履約能力等相關資料。經合同承辦部門負責人核實后，由經營管理部備案保存。
第八條
合同談判由承辦部門組織，公司采購領導小組參加，重大合同談判應遵循相關法律法規并邀請集團法務、技術等專業人員參加。
第九條
合同由承辦部門起草，凡國家、行業有合同示范文本或合同有統一文本的，應優先適用或參照適用。
第十條
合同的訂立應按照公司規定的程序進行會簽、審批程序
（一）承辦部門申報。
合同承辦部門負責準備合同文本及相關材料，按照公司的規定程序和格式填報合同會簽表，由承辦人簽名確認、承辦部門負責人審核后申報。
（二）相關部門會簽。
由財務管資產部和綜合辦公室根據其對合同管理的職責對合同文本進行審核并簽署意見。
（三）分管領導審簽。
由公司分管領導對合同文件進行審核并簽署意見。
（四）經理審查。
在通過上述各級審核的基礎上，由經理對合同文件進行審查。
（五）執行董事審批。
由公司執行董事對合同文件進行審批并簽署、或授權簽署。
（六）合同完善。
根據領導的審批意見，若對合同有重大改動，應返回合同經辦部門修改并重新組織審簽和審批。
（七）合同文件的打印和校對。
合同承辦人負責合同文件的打印及文字校對，并對合同文件的正式稿和經審核的合同文件文本的一致性負責。
（八）合同文件的簽字和蓋章。
合同文件正式稿應加蓋合同專用章和法定代表人或委托代表人簽名，應加蓋騎縫章。
（九）合同文本的備案。
負責準備合同最終簽訂文本3套，分別交由綜合辦公室、財務資產部、合同承辦部門備案保存。
第十一條
合同主體
（一）訂立合同必須遵守《中華人民共和國合同法》及其他相關法律法規的規定。
（二）訂立合同的主體必須具有法人資格，且須嚴格按本辦法規定的程序進行，未經公司法定代表人的授權，任何部門和人員一律不得以
公司名義對外訂立合同。
（三）訂立合同不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與對方當事人簽訂與其履約能力明顯不相符的經濟合同。
第十二條
合同形式
（一）訂立合同，工程材料單次采購價格超過5000元應采用書面形式，5000元以下及框招類可以采用訂單形式，單體設備類原則上應采用書面形式。
（二）書面形式是指合同書、補充協議、技術協議、公文信件、數據電文、產品訂貨單（包括電報、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司原則上要求采用書面合同形式。
第十三條
合同內容
（一）當事人的名稱、住所、合同抬頭、落款、公章等應與對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所等信息應保持一致。
（二）合同標的應具有唯一性、準確性，采購合同應詳細約定規格、型號、商標、產地及標準等內容。
其中：服務合同應約定詳細的服務內容及要求，對合同標的無法以文字描述的應將圖紙、或設計資料、相關紀要等作為合同的附件。
（三）合同數量應采用國家標準的計量單位，一般應約定標的物數量，常年采購合同無法約定確切數量的應約定數量的確定方式（如訂單、送貨單、發票等）。
（四）標的質量有國家標準，部門行業標準或企業標準的，應約定所采用標準的代號，可以用指標描述的產品應約定主要指標要求（標準已涵蓋的除外）
，憑樣品支付的應約定樣品的產生方式及樣品存放地點等。
（五）合同價款應在合同中明確，價款的支付方式如轉帳支票、電匯、票匯、信匯、托收、信用證等應予以明確，價款的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件滿足后多少日內支付。
（六）履行期限、地點和方式。
履行期限應具體明確，無法約定具體時間的，應在合同中約定履行期間的方式。
合同履行地點應明確交貨地點，約定具體地名的應明確至市轄區或縣一級、或買方指定地點。
采購合同在合同中一般應約定交付的手續，即合同履行的標志，如托運單、送貨單方式交貨，倉庫保管員簽單等。
（七）合同的擔保。
合同中對方當事人要求提供擔?；虮痉揭髮Ψ疆斒氯颂峁５模瑧Y合具體情況根據《擔保法》的要求辦理相關手續。
（八）合同的解釋。
合同文本中所有文字應具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋。
（九）保密條款。
對技術類合同和其他涉及經營信息、技術信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。
（十）違約責任。
根據《合同法》作適當約定，兼顧公司的利益和合同的公平性。
（十一）解決爭議的方式。
解決爭議的方式可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應明確約定仲裁機構的名稱，選擇起訴的一般應約定在公司住所地有管轄權人民法院解決。
（十二）合同落款。
要寫明公司名稱、法定代表人（授權委托人）、電話、傳真、開戶行及賬號、簽訂日期等信息。
第十四條
合同編號
（一）合同編號采用規則統一、簡明易記、不重不漏、便于管理的原則確定。
合同編號并不改變合同性質和內容，作公司內部合同管理之用。
（二）合同編號采取拼音與數字相間隔組合而成，一般由3部分構成，即公司拼音簡稱+簽訂日期+合同類型編碼及該類型流水號（四位數），例如2019年8月19日簽訂的一份購銷合同（采購），可編號為：DZJH20190819GX0006-G。
（三）合同類型編碼，分為：采購合同，CG；
合作協議，HZ；合同，DL；監造合同，JZ；服務合同，FW；勞動合同，LD。根據公司發展的實際情況，經營管理部、財務資產部、合同承辦部門可聯合商定新類型的合同編碼。
第十五條
合同簽署
（一）公司法定代表人行使全部對內對外合同的簽署權，也可授權他人簽署合同。
（二）公司法定代表人的委托人，必須根據本公司法定代表人在合同會簽表上書面授權簽署合同。
受托人應當在授權范圍和期限內訂立合同。未經書面授權的人不得簽署合同。
（三）法定代表人或已被授權委托人認為具備簽署條件的，簽署合同后加蓋合同印章。
法定代表人未簽字或未得到公司法定代表人
授權的，不得簽蓋合同專用章（公章）。
（四）《合同會簽表》應作為合同附件，一并歸檔保存。
第十六條
合同蓋章
（一）公司公章或合同專用章。
原則上，公司對內對外合同統一蓋合同專用章。緊急情況下，經綜合辦公室登記后蓋公司公章。
（二）合同簽字、蓋章后，應朝正面加蓋騎縫章。
第四章
合同的履行、變更和解除
第十七條
合同履行應本著“重合同、守信譽”的原則，嚴格執行合同各項規定，保證合同全面、實際履行，確保合同預期目標實現。
第十八條
合同履行實行動態跟蹤制度。合同承辦部門應隨時跟蹤合同履行，在合同重要時間節點前，對合同當事人的履約情況及時記錄、催促。對合同履約信息，合同承辦部門應備案保存。
第十九條
合同履行實行信息反饋制度。若合同發生變化或爭議等，合同承辦部門應及時報分管領導及相關部門協商解決。
第二十條
合同變更應與對方當事人協商具體變更方案，并經相關部門會簽及公司領導審批后，簽署書面的變更協議，防止合同變更的隨意性。
第二十一條
合同爭議的解決，應堅持以合同文件為依據，以法律為準繩的原則。
第二十二條
合同在履行過程中，出現法律規定或合同約定可以變更或解除的條件時，除一方依法享有單方解除權外，經合同雙方協商一致后，方可變更或解除合同。
第二十三條
合同的變更或解除，必須采用書面形式，必須符合法定或約定程序。
第五章
建立健全合同風險防控機制
第二十四條
合同經辦部門、合同管理部門及合同監督部門應提高風險防控意識和證據保存意識。公司建立健全合同風險的事前、事中、事后的防控機制。
第二十五條
合同風險事前防控。有計劃的對合同樣本和其他法律防范措施進行推廣，提高公司各部門的法律防范意識。嚴格按照公司規定程序進行合同審簽，全面對合同風險審查。完善目前公司使用的詢證函、交貨單等，做到措辭嚴謹，具有法律依據的作用。
第二十六條
合同風險事中防控。加大對合同履行中的管理力度，對到了履行期限的合同要求經辦部門出具書面說明，及時監督各合同的履行情況。對可能出現糾紛的合同，立即作出補救辦法，防止出現訴訟情況。合同履行過程中，注意收集往來函件、通知等文件材料，做好必要的證據保存工作。
第二十七條
合同風險事后防控。若合同當事人出現合同違約行為，應視違約情況的輕重，采取口頭提示、書面通知、發送《律師函》、調解、訴訟或仲裁等方式解決。若公司出現違約情況，應及時與合同當事人溝通、取得諒解，簽署備忘錄或相關文件，避免訴訟。
第六章
考核與獎懲
第二十八條
合同經辦部門、合同管理部門應當嚴格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實維護公司的整體利益。公司
綜合辦公室負責本辦法執行情況的監督考核。
第二十九條
對在合同簽訂、履行過程中發現重大問題，積極采取補救措施，使本公司避免重大經濟損失以及在經濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經濟損失的，予以獎勵。
第三十條
合同經辦人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員追償損失：
（一）未經授權批準或超越職權簽訂合同。
（二）為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權委托書。
（三）應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同。
第三十一條
合同經辦人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司可酌情向有關人員追償損失：
（一）因工作過失致使公司被詐騙。
（二）公司履行合同未經對方當事人確認。
（三）遺失重要證據資料。
（四）發生糾紛后隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕，從而貽誤時機的。
（五）合同專用章、蓋章的空白合同、授權委托書遺失未及時報案和報告。
（六）其他違反公司相關制度的。
第三十二條
公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構成犯罪的，將依法移交司法機關處理。
第七章
附則
第三十三條
本辦法由**機電設備有限公司負責解釋、修改。
