時間：2023-07-24 16:16:33
序論：在您撰寫電子檔案管理模式時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
大數據是繼云計算、物聯網之后又一次顛覆性技術革命，在短短的時間內廣泛地影響甚至顛覆著各行各業。麥肯錫全球研究所將大數據定義為一種大規模的數據集合，具有海量的數據規模、快速的數據流轉、多樣的數據類型和價值密度低四大特征。由于大數據有極高的使用價值，使人們開始意識到大數據的重要性，有意愿主動地去學習、運用這一新技術和理念，并將其運用到各類管理中。大數據時代已經來臨，改變了人們傳統的生活工作模式，給各個行業、產業都帶來了巨大挑戰，同樣也給檔案事業的現代化發展帶來勃勃生機。本質上，檔案是對文字、圖片、影像等原始性符號的記錄方式。檔案數據信息資源在不停地增長中，因此，檔案足以稱之為大數據。在進入大數據時代之后，數字的存儲方式也在不斷發展及完善，減少了數據信息資源保管的成本。近幾年的檔案資源較多以數字化的方式存儲，更方便于保管與維護。因此，本文基于大數據時代背景下，對檔案管理工作進行分析，順應了時代的發展要求。
一、大數據時代對檔案管理的要求
（一）保證企業檔案存放與保存的完備性。大數據背景下的檔案管理與傳統檔案的管理的要求大有不同。從存放上來看，傳統的檔案大多是紙質的、膠片的，種類單一，保管起來比較容易，而大數據往往帶來多樣化的信息載體形式，豐富了檔案的類型，包括音像、光盤、電子軟硬盤到數碼縮微檔案等。這些電子類檔案除了對基本保存的條件和場所有了更高的要求外，音像檔案要遠離磁場，光盤要防磨損，硬盤要防震，電腦要保持電源穩定，同時還要引入專用的設備來保護類型各異檔案的安全。從收集上看，大數據背景下的檔案材料種類較為復雜，各檔案資源的價值也參差不齊，給收集工作帶來了較大的困難。大數據時代的電子文件、數字檔案都面臨著因載體、格式、計算機技術的滯后以及保存標準規范不完善等帶來的潛在威脅。而大數據材料更新速度快，內容和技術復雜這些特點為檔案管理人員在收集、歸檔上提出更高的要求，大大增加了檔案館館員的工作強度和工作難度。
（二）保證企業檔案的信息內容安全性。檔案信息內容安全是指防止檔案數據信息資源被非法的泄漏、篡改甚至破壞，給檔案管理的工作帶來了較大的挑戰。在大數據背景下，往往產生很多數字化的檔案，數據越多，共享程度越高，就越難以保障信息的安全。企業檔案大部分保存在計算機中，計算機網絡系統中可能出現的計算機病毒、黑客攻擊、誤操作、信息失真等因素都會造成檔案信息丟失，這些信息安全隱患可能使企業檔案信息化為烏有，從而帶來難以估量的損失。根據有關安全管理的專家所稱，近百分之十的局域網遭遇到非法訪問的情況，目前的防火墻技術十分有限，難以阻擋黑客的入侵。假若某一局域網只是在邏輯上對檔案進行歸檔，并未充分考慮到物理歸檔的重要性，假若這一網絡遭遇到破壞時，將對檔案管理的工作遭遇巨大的威脅。因此，在大數據時代背景下，保障對檔案保管的完備性、安全性、保密性是未來檔案管理的重中之重。
（三）數字化檔案管理的技術水準。在大數據檔案管理中，技術作為檔案管理的基石，使檔案管理工作的重心發生了轉移。在傳統的檔案管理工作推進時，由于存在著技術上的限制，使檔案管理工作偏重于檔案的保管，未能充分利用各類資源的檔案。隨著大數據時代的到來，可通過利用云計算技術對檔案數據信息資源進行加工，對其進行再次開發利用，加大對檔案數據信息資源的利用。以各類數據庫為代表的大數據云服務器，能夠為檔案管理帶來較為強勁的索引及導航服務，加大了關系數據庫的運用，促進檔案管理將重心放在索引的優化、非結構化檔案數據信息資源的開放等方面。
二、大數據環境下檔案管理所面臨的挑戰
（一）大數據時代檔案管理的思維轉變過慢。與傳統的檔案管理相比，大數據時代對檔案數據信息資源的完備性、安全性、保密性提出了更高的要求，這需要檔案管理工作人員提升這種思維意識。檔案管理存在的重心應當及時從保管到利用轉移，即利用大數據技術對原始檔案數據信息資源及時進行開發、再次利用，注重檔案數據信息資源潛在價值的開發與利用。因此，對于檔案管理人員來說，應當及時改變思維模式，努力挖掘檔案數據信息資源所蘊藏的重要價值，從原先的粗放式信息保管向精確管理進行轉變。
（二）數字化檔案歸檔和存檔存在著問題。隨著大數據時代的到來，數字化檔案數據信息資源的技術提出了更高的要求，存檔歸檔問題也更加復雜。伴隨著多媒體設備的運用，檔案資源不僅以文字、圖片等形式存在，還包括了語音等其他非標準化信息的方式存在。數字化的檔案資源如果離開了一定的特殊環境就失去了可讀性，增加了檔案數據信息資源的歸檔和存檔的難度。
（三）檔案數字化管理未有統一的執行標準。由于各檔案館以及企業檔案管理部門的數據庫及管理軟件參差不一，無法進行有效的信息共享，形成了一個個的信息孤島。對于大數據時代的到來，無法進行檔案數據信息資源的共享就無法發揮出檔案數據信息資源的最大效用。目前，不少檔案系統應用軟件未能有地的按照國際標準進行執行，檔案管理功能較為單一，標準化水平較低、數據信息資源不盡完善。若這種情況繼續持續下去，必將會對檔案數據信息資源的共享帶來更多的不確定性。
三、大數據環境下的企業檔案管理模式
（一）建設大數據資源信息平臺，實現檔案數據信息資源的共建共享。在大數據時代，檔案管理的信息化需要各檔案管理部門實現檔案數據信息資源聯網，實現資源的互通互用。為使其發揮最大效用，應當構建以省為單位的檔案數據信息資源的檢索服務。通過這種數據庫的檢索，涵蓋了省內各檔案管理部門的檔案數據信息資源，向各級機構提供服務，最大程度上提升檢索的效率。此外，此檢索中心的建成，也會有利于避免檔案數據信息資源的重復構建，節省了大量的人力、財力及物力。各檔案管理部門通過這種檢索中心能夠借閱、審批及利用檔案資源，這些部門只需要按照標準化要求對檔案數據信息資源進行歸檔即可。
（二）提高檔案管理人員綜合素質。隨著大數據的進一步應用，傳統的檔案管理模式已不再能夠適應社會時代的發展要求，亟待與時俱進，不斷提高檔案管理人員的綜合素質。檔案管理人員的提升可從以下兩個方面著手進行改進：第一個，檔案管理人員應當保持著與時俱進的時代意識，不斷更新自己的知識及技術水平，適應大數據時代的發展要求；其次，檔案管理人員應當熟悉大數據技術，能夠充分利用先進的技術手段實現檔案數據信息資源的開發及利用，擴大檔案數據信息資源的利用范圍。
（三）健全及完善大數據時代背景下檔案數據信息資源的安全性。大數據時代的檔案管理，應當充分發揮平臺優勢，構建有利于檔案管理人員及檔案數據信息資源提交人員的操作軟件平臺。可從以下三個方面進行著手：第一，需要不斷改進及完善檔案管理單位的信息化水平，使其能夠擁有大數據平臺；第二，應當充分發揮大數據平臺的優勢，將檔案管理的相關業務與其進行深入整合，不斷改進檔案管理工作的流程；第三，在不斷提升大數據時代背景下，檔案數據信息資源的安全性，嚴控檔案管理部門的內部制度，保障檔案管理部門的安全性。
四、小結
大數據時代的來臨，勢必會對檔案管理工作帶來巨大的挑戰。然而挑戰與機遇之間是并存關系，檔案管理人員應當不斷努力，抓住機遇，積極學數據的理論與技術知識。大數據時代的檔案管理將會不斷獲得新的突破，使其蘊含的巨大價值得以有效開發及利用。
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一、檢驗科的具體管理工作
吉林省醫療資源豐富。醫療機構分布也比較廣泛，有大約三十家三級甲等醫院，二級甲等醫院數量更是龐大。各醫院檢驗科的工作強度很大。對于存儲數據和檔案管理方面需要更大的人力資源投入和空間利用。隨著電子信息技術的介入，檢驗科的檔案管理模式也轉變成了網絡技術控制管理的模式。傳統管理模式，通過手工登記、匯編成文字檔案，然后把書面檔案進行統計分類，可想而知這項工作的難度。隨著計算機的普及和網絡技術的發展，檢驗科建立了檢驗科信息管理系統（LIS），實施了條碼技術，并且在此基礎上建立了檢驗科電子檔案管理模式。檢驗科檔案管理大致分為數據檔案、倉庫檔案、考核檔案、職工檔案、行政管理檔案和內部資料檔案等。各系統之間的數據分工明確，各盡其責。為檢驗科的分析、備案、處理和統計等打好基礎。檢查科電子檔案管理模式的建立為科主任的科學管理決策提供了現代化的有利條件，并且促進了科室的發展和進步，使人性化的管理和科學化、系統化的管理有機結合，提高我們的工作效率，有利于單位和個人的良好發展。
二、檢驗科電子檔案管理模式
一、電子檔案管理存在的問題
信息的發展，使得“無紙化”管理進入辦公室檔案管理的階段。傳統的檔案管理主要是集中式管理和分散式管理兩種方式。這兩種方式不能完全符合電子檔案的特點。所以，對電子檔案的管理存在以下幾個問題。
（一）電子檔案的歸檔問題
電子檔案的歸檔主要的第一手資料來源于紙質文件，每一份的紙質文件都來自于各個辦公部門。而辦公自動化系統在設計時，并沒有檔案工作者的參與，而是有各個部門人員錄入，這就造成了電子文件的歸檔不完整，問題的考慮并不全面等一系列的問題。
（二）紙質文檔跟電子文檔分離
很多企業在對電子檔案的管理中，認為電子檔案可以完全替代紙質檔案，所以忽略了紙質檔案在電子檔案管理中的重要作用。電子檔案由各個部門錄入管理系統，紙質檔案就不再保留，這給以后信息的核對帶來了很大的問題。如果管理系統出現問題，不能及時備份，那么，信息將會永久流失。
（三）電子檔案存儲載體不安全[6]
現在的企業很多的電子檔案直接存儲在硬盤上，存取的方式十分簡單，沒有備份，沒有加密，對硬盤的保存也沒有十分的重視。這就使得電子檔案的存儲面臨很大的威脅。這種方式雖然存儲成本低，方式簡便，但是如果系統一旦崩潰，電子檔案的損失也將不可挽回。
二、基于數據庫的電子檔案管理模式
針對上面對現在企業電子檔案管理存在的問題的分析，結合數據庫存儲的強大優勢，提出基于數據庫的電子檔案管理模式。
各部門將紙質文件一一歸檔，錄入各部門的分數據庫中。各分數據庫及時對數據庫中的文檔進行備份，并適時的更新，這些備份和更新也會同步到中心數據庫中，從而保證了電子文檔備份和更新，使存儲更加安全可靠。
三、基于數據庫的電子檔案管理模式流程
根據第二小節提出的基于數據庫的電子檔案管理模式框架，結合企業文檔管理的實際，對電子檔案管理的流程進行詳細的介紹。
（一）文檔錄入
文檔的錄入工作主要來自于各部門的第一手資料。這里，各部門需要將紙質文檔和電子文檔有效的合理利用，從而保證電子文檔的質量、準確性和完整性。
（二）權限設置
權限的設置并沒有的流程圖中展示出來。對于文檔的管理，權限是很重要的模塊之一。其中，錄入、查詢、修改和刪除更新，這些操作都需要權限的約束，來防止不同部門對數據的更改，導致數據失去其原有的真實性。
（三）信息提取
信息提取主要對文檔的數據進行有效的分析，提取對不同部門有效的信息。例如對于銷售部門的數據，相關的銷售明細等文檔就十分重要，這些數據的提取能夠減少相關人員的工作，比較直觀，正確。
（四）信息規范和備份
信息規范主要是在文檔的錄入等操作時需要建立一系列的規范標準，從而對不同的電子文檔進行標準化的管理，減少電子文檔因為格式等問題在存儲在數據庫中的損失。備份是在數據庫存儲的時時刻刻都存在的一項重要的任務。及時定期的備份，能夠在突發事件的發生時，進行及時的反應，降低電子文檔的損失。
電子文件的出現對檔案部門是一個極大挑戰，電子政務的迅速發展又使檔案部門面臨嚴峻考驗，檔案部門能否在電子政務中發揮應有的作用，關系到檔案部門是否被邊緣化的問題。靜安區檔案局本著對歷史負責的態度，分析電子政務的應用與發展的狀況，總結多年來推廣電子文件歸檔管理的經驗，提出了應對策略和實施方案。我們認為，檔案部門是否能夠真正依照檔案管理規則搜集文件和按照保管期限去履行電子文件的保管責任，是檔案部門能否介入電子政務的關鍵。由于大型網絡數據庫的應用，電子文件的保存實際上由技術人員負責，檔案人員僅限于邏輯上的管理，對于很多可以導致網絡數據庫文件流失的因素，檔案人員是無能為力的。再加上本身的計算機技術水平的局限，要求檔案人員對歸檔電子文件進行有效控制是困難的。為此，靜安區檔案局在開發歸檔接口系統時，規避了許多不利的因素，把檔案管理的規則通過技術措施加以貫徹，使各部門檔案人員可以實施有效管理。
努力消除技術因素的影響，最大限度地降低電子文件對設備的依賴性，最大程度地提高檔案人員對歸檔電子文件的控制力
靜安區檔案局在區政務內網的公共信息平臺上建立的歸檔系統，是以B/S方式供全區61家單位1000多名機關干部共同使用。系統有二個進口，一個與公共信息平臺上協同辦公系統對接，直接接收辦結完畢的歸檔電子公文，另一個可以通過本地搜集，由業務人員瀏覽本地機上需要歸檔的文件，進行上傳操作。各部門的檔案人員通過歸檔系統進行接收、整理、提供利用等檔案管理活動。系統對文件歸檔、接收的環節設置了一些技術措施，例如協同辦公系統中已辦結的文件要求以XML 格式將全文信息、背景信息連同附件直接送到歸檔系統中，兩個系統同時記錄操作時間和操作者，明確文件歸檔過程的責任。各部門的歸檔文件實際上是集中存放到檔案局控制的數據服務器中，由檔案局的技術人員負責對數據庫的維護。為了使各部門檔案人員的這種邏輯管理轉化為物理管理，靜安區檔案局又開發了一個脫機保管系統，將各部門的歸檔電子文件按照年度、保管期限、分類的排序刻錄到光盤上，再返回給各部門。該光盤自帶檢索工具，光盤中的文件按照傳統的文件組織方式，文件的內容、背景信息自動鏈接。光盤中的說明文件，概要描述了文件的歸檔時間、責任人、操作人以及運行環境等等。該光盤可以獨立運行，但同時又被脫機保管系統和紙質賬簿同時兼管。
消除技術因素就是擺脫原有的應用系統，將復雜的網絡數據庫的管理方式簡化載體管理。脫機保管系統有二個重要技術特點：一是自動驅動刻錄機，數據在封閉的狀態下脫機，消除了人為因素，且操作簡便，二是對脫機光盤的可靠性由系統自動檢測，根據規定期限，系統提示管理人員將庫房中保存的光盤取出，進行可靠性檢測，實施有效保存。
事實上靜安區檔案局同時保留了相同內容的二套光盤，一是滿足了歸檔電子文件異地存放的要求，二是等到檔案館正式接收各部門歸檔電子文件時，只要履行相關的手續，防止到了進館的期限，這些歸檔電子文件已經流失。檔案局和部門檔案室采取這種異地保管的方式，降低了數據集中存放的風險，因為大型網絡數據庫的保管成本很高，而且技術進步導致數據遷移是必然的，當數百萬條記錄的數據庫遷移到新的數據庫中，要保持和全文信息、背景信息等數據的對應，出錯的概率很高，此外還有其他很多不安全因素，也是目前檔案部門實際條件所不能控制的。消除技術因素的影響，采取脫機保管，是檔案部門有效管理歸檔電子文件的一種比較簡便方法。
建立電子文件歸檔范圍與保管期限表，形成規范、有序的管理模式
計算機網絡的應用改變了傳統的辦公模式，大量的文件都是在網上形成、流轉，政府的信息公開、行政審批受理、項目招標等等都已經通過網絡進行，但是這些記錄著政府各職能部門重要活動的電子文件的保存還沒有一個規范。什么東西需要歸檔、什么東西不需要歸檔、歸檔的電子文件需要保存多長時間、如何歸檔，這些細節都應該明確規定。前一時期，我們曾需要查閱一個關于信息化工作的文件，在政府的外網和內網的相關系統中都沒有查到，在檔案局的歸檔管理系統中也沒有查到，一個在網上的重要文件無形中失蹤了。具有諷刺意味的是，在系統的垃圾筒里找到了這個文件。這件事情充分暴露了檔案管理的規則并沒有深入到電子政務中，電子文件歸檔管理還處于一種隨意狀態。如果電子政務中形成的電子文件的保存繼續處于這種無序狀態，客觀上會對電子政務的應用效力打上折扣。因此，針對著電子政務的特點，靜安區檔案局將電子文件歸檔范圍和保管期限表插入到歸檔系統中，各單位的業務人員對于應歸檔的文件一目了然，檔案人員也可以按照系統的提示督促業務人員按要求歸檔。
歸檔范圍與保管期限的設置從管理上采用自上而下和自下而上的流程，由檔案局業務指導科按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要求結合靜安區的實際情況制定一個通用類目表輸入系統中，各單位再按照這份通用表制定本單位的歸檔類目表，其中要明確各類文件開放程度，檔案局經過審查后，歸檔類目表才能生效。業務人員在歸檔時，系統自動會跳出與其業務相關的歸檔類目的清單，業務人員只要用鼠標點擊相關的條目，該文件的保管期限、開放程度就自動生成。系統按照歸檔類目表設置了統計功能，各單位應歸檔和已歸檔的文件隨時可以統計出來，檔案局業務指導科和各單位檔案人員可以很方便地了解歸檔情況。通過這種方法，各單位的業務人員、檔案人員、檔案局的管理人員相互職責明確，電子文件歸檔管理處于一種可控的狀態。
靜安區政府將檔案局的這項舉措被靜安區政府列入區重點實施項目，區信息委也大力支持檔案局推行電子文件歸檔管理，目前已經有80%的單位實現了電子文件歸檔管理。
探索應用新技術，保障電子文件的真實性，努力實現電子檔案的管理價值
電子文件是技術進步的產物，不斷發展的新技術又改變著電子文件的表現形式，這種動態因素給檔案部門長期有效保存電子文件帶來很多麻煩。為了以防萬一，一些檔案部門往往采用“雙套制”的方式，即相同內容的文件同時保存紙質和電子的雙套，這是必要的。但是，長期甚至永久的采用“雙套制”，這對于檔案部門在電子政務中的地位是不利的，因為這只能說明檔案部門無力管理電子文件。盡管電子政務已經實行單軌制，而檔案部門還不得不把電子文件復制成紙質文件，作為檔案保存，對于檔案人員來講也加重了工作負擔。靜安區檔案局對“雙套制”作了這樣規定，保管期限30年以上的文件采用“雙套制”，10年以下（包括10年）的文件按照本單位的實際情況，可以實行單軌制。目前電子文件有效保存10年，已經沒有什么問題，然而，10年中要證明歸檔電子文件的真實性還是有些問題。我們不能僅僅依靠著錄元數據來證明電子文件的真實性，因為電子文件易修改性的缺陷不能靠人為的辦法去彌補。引進電子簽章技術，是2007年是靜安區檔案局作為課題研究的探索，希望通過技術手段去實現電子文件真實性的確認。如果檔案部門能夠以單軌制的方式與電子政務接軌，哪怕只局限與短期檔案，那么，檔案部門可以爭得電子政務中的一席之地。
從目前掌握的資料來看，電子簽章的技術應用到歸檔電子文件中已經不是問題，但是檔案部門如何進行數字認證的管理卻是一個復雜的問題，這需要會同有關部門共同研究解決，無論如何，積極開拓新技術去樹立電子檔案的地位，是電子政務實施檔案管理的必經之路。
關鍵詞：電子信息化管理模式；檔案管理；作用；煤炭行業
當前，我國煤炭行業的發展已成為社會發展中的一個熱點。煤炭行業中的檔案管理工作隨著社會的發展逐漸開始健全起來。但是由于煤炭企業的一些條件限制，還在采用傳統的檔案管理模式。電子信息化管理模式的提出改革了煤炭企業的檔案管理。相對于傳統的檔案管理模式而言，電子信息化管理模式針對的是信息化電子文件，改變了以往檔案資料必須呈現在紙質文件上的固有模式，借助計算機和現代辦公軟件就可以進行閱讀。同時電子信息化管理模式處理和傳遞檔案資源的效率也大大高于紙質文件，不受時間和空間的限制而實現共享，是一種簡單、高校進行檔案管理工作的現代模式。下文中主要針對電子信息化模式的基本概念和特點進行概括，探討其在煤炭行業檔案管理工作中的作用等問題。
一、電子信息化管理模式的概括
（一）電子信息化管理模式的概念
電子信息化管理模式是基于當下社會信息化、科技化發展而產生的一種模式。所謂的電子信息化管理模式往往是指在現代大中小型企業的檔案管理工作中利用計算機磁盤、硬盤、U盤或者其他化學磁性材料進行檔案材料的貯存手段，其管理的檔案材料內容主要包含了圖片、信件、報表、圖紙等。是一種相對而言的面積要求低、環境要求高的檔案管理模式。
（二）電子信息化管理模式的特點
電子信息化管理模式的特點是在計算機及其相關軟件技術的發展之下產生的。當下的電子信息化管理模式是一種巨大變革之下的全新檔案管理模式，這種模式的操作不能離開計算機以及相關現代辦公軟件的支持，整個過程的檔案生成、歸檔、貯存、簽發、查閱都必須以機讀形式存在。
往往在電子信息化管理模式中，收集和貯存的檔案信息必須要精確、真實、有價值，這就給其提出了要求，整個電子信息化管理模式是一個去偽存真的模式，是一個“去其糟粕取其精華”的模式，是一個嚴謹科學的模式。
電子信息化管理模式是在傳統檔案管理模式之上進行積極改革、更新、改善而建立的一個開放性的全新的檔案管理工作體系。是對從前傳統檔案管理工作必要補充的模式，也是以提高檔案管理工作質量和效率為目的的模式。改變了以往檔案管理不規范、管理封閉、管理銜接不嚴密等問題。
二、電子信息化管理模式在煤炭行業檔案管理工作中的具體作用
取代煤炭行業的傳統檔案管理模式是電子信息化管理模式的一種應用。在煤炭行業的檔案管理工作中，電子信息化管理模式能夠將傳統的紙質文件記錄的文字、報表、信件等利用計算機的現代辦公軟件形成數字記錄的電子文件。電子信息化管理模式使得煤炭行業的檔案管理更加快捷，讓其具有可修改性、可共享性、高速傳遞性、快速貯存性等特點。正常情況下，電子信息化管理模式主要依靠的是計算機網絡來實現對于檔案管理的現代化、自動化、智能化以及信息化。因此，電子信息化管理模式對于煤炭行業檔案管理工作中的具體作用表現如下。
一是電子信息化管理模式能夠促進煤炭行業檔案管理效率和質量的提高，利用檔案信息的電子檔案形成所有檔案管理工作流程的自動化，從而省去了大量的中間人工操作環節，大大提高檔案工作的效率。檔案工作人員有足夠多的時間去審核、檢查檔案信息的真實性、價值性等，使檔案工作在保證實效性的同時保證了質量。
二是通過電子信息化管理模式中的檔案管理方式以及辦公自動化軟件，實現了煤炭行業的檔案資源信息共享。將現代化辦公自動化軟件和檔案管理系統加以連接，便能夠讓檔案資料的電子檔案從收集到查閱實現一體化操作，使檔案資料歸檔和查閱同步。最終讓煤炭行業從業人員以及社會人士查閱與煤炭檔案資源相關的信息更加便利，促進煤炭行業檔案管理工作的推進以及檔案服務工作的創新。
三是煤炭行業的檔案管理工作相當復雜，檔案內容涉及了運營、生產、技術、科技、實物等，類別相當復雜，查閱和檢索過程較為漫長。電子信息化管理模式可以確保檔案在查閱和檢索過程中的快速性、精確性。煤炭行業在傳統檔案管理工程中檔案查閱和檢索需要大量檔案管理人員通過人工操作查找的方式在大量龐雜和類別多樣的檔案當中進行找尋需要的檔案，這樣的檢索和查閱模式不僅效率低下，而且誤差率極高，也浪費了大量的時間和人力。使用電子信息化管理模式能夠利用現代辦公管理軟件高效、精確地查閱到所需要的檔案資料信息。而在現代化辦公軟件中可以為檔案管理人員提供模糊查找、精確查找和分類查找等多種檢索方法，讓檔案管理人員工作的檢索和查閱過程更加方便、更加高效、更加準確。
四是電子信息化有效提高了煤炭行業檔案管理過程中的檔案保存時長。煤炭行業引起工作環境的特殊性，其檔案管理中的保存工作一直都是一個重點環節。由于環境問題的影響，煤炭行業的檔案管理中常常會出現某些檔案資料缺失、丟失或者是保存不當無法使用等問題。這是因為煤炭行業的檔案管理中檔案保存加工流程多，而且繁瑣，加工之后的保存也由于特殊的生產環境容易對檔案造成一定程度的毀壞。而電子信息化管理模式能夠將檔案管理人員從加工環節中解放出來，采用計算機現代辦公軟件完成加工工作，提高檔案加工效率。最后使用電子檔案進行保存，確保檔案貯存的安全性。
三、電子信息化管理模式在煤炭行業檔案管理工作各階段中的作用
煤炭行業檔案管理工作是分階段進行的，由于煤炭行業所涉及的科技、技術、實物等檔案管理，就涉及到很多保密環節、鑒定環節等。因此，電子信息化管理模式在煤炭行業檔案管理工作的每個階段都有其一定的作用，具體表現如下。
一是在煤炭行業檔案管理的收集階段，利用電子信息化模式中的計算機網絡系統就可以實現自動收集網絡電子檔案的工作，并形成一個龐大的煤炭行業的檔案資源共享數據庫。
二是利用計算機的現代辦公軟件可以在檔案管理的整理環節對電子檔案進行科學的有序化處理，讓電子檔案形成邏輯目錄。
三是對于電子信息化管理模式而言，檔案管理保密環節是相當重要的，既要防止黑客篡改共享資源因特網的地址，也要防止核心檔案資料的被竊取。因此，對電子檔案分級保存，加設多層防護密碼，設置使用權限，以保障檔案管理的保密階段安全。
四是鑒定環節是對電子檔案鑒定的過程，利用電子信息模式的生成條件和可取性進行鑒定。
五是煤炭行業的檔案服務模式需要在檔案管理中強調利用環節，利用電子信息化管理模式可以建立檔案管理的網絡化管理，增加各種檢索和查閱方式，提供多種閱讀方法，為檔案的閱讀和檢索提供方便，使煤炭行業的檔案服務更上一層樓。
六是在統計環節主要依靠的是電子信息管理模式中的計算機自動系統來實現，大大降低統計環節的時間浪費和人工浪費，保障統計環節的效率以及精確。
四、結語
社會信息科技不斷發展，電子信息化管理模式在煤炭行業的檔案管理中運用是必然的趨勢，也是廣大大中小型企業的必然選擇。電子信息化管理模式的作用直接彌補了傳統檔案管理模式中的不足，為檔案管理作出了應有的貢獻。
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【關鍵詞】檔案管理；電子信息化；管理模式
一、新時代下發展檔案管理電子信息化的必然性
電子信息化模式下的技術發展改變了傳統的檔案管理模式，互聯網時代有大量的辦公軟件被開發出來，被人們用于工作生活中。利用軟件進行的工作方便快捷，準確性高，利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎取代了大部分的傳統管理方式。新的電子信息化的管理模式已經成為了新時代信息管理的主要模式。
二、電子信息化下的新檔案管理模式的優勢
計算機是互聯網時代必不可少的生產力工具，通過將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計算機，可以使檔案變為數字形式，即快捷可更改，又能夠及時分享，存儲安全且便捷，比起傳統檔案管理模式優勢極大。
（一）檔案的共享與辦公自動化
在全社會進入辦公自動化的背景下，資料的錄入工作變得輕而易舉，辦公系統可以輕松與檔案管理系統對接，實現資源實時共享，信息一體化，同時，檔案的歸檔也可以實時進行，實現檔案整理的同步。這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動化的發展，增加了工作效率。
（二）更快的檢索檔案
電子信息化最大的優勢，便是效率。傳統的信息查詢不僅慢而且低效，這種低效不僅僅是在時間上，也表現在正確率上，而電子信息化下的檔案管理，既快速，又準確，極難出現錯誤，而具體使用的時候，既能精確查找，又能模糊查找，極為方便。在增加了工作效率的同時，也減少了工作人員的負擔。
（三）時效性和管理效率
傳統檔案管理模式流程繁瑣，這加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，這使得檔案管理的效率同步降低，而新的電子信息化的檔案管理，優化了管理流程，提升了管理效率，檔案的產生到使用精確迅捷。因為減少了大量人工操作環節，利用檔案管理系統實現了檔案的管理與錄入，減少了許多人工操作的失誤，所以大大提升了檔案的管理效率，使檔案管理人員可以有足夠多的時間去保證檔案的真實性和質量。
（四）簡化了管理流程，加大了信息存儲能力
檔案管理工作是一項非常復雜的工作，涉及到許多方面，傳統的檔案管理工作是通過大量的檔案管理人員經過反復整理和查閱在復雜多樣的檔案庫里找尋需要的檔案，這樣效率低下，誤差多，時效性差，也浪費了大量時間。在檔案進行存儲的時候，也會因為傳統檔案管理系統的復制性而難以錄入，并且還有信息錄入量太少，大量的信息難以錄入的問題。而新的電子信息化的檔案管理系統，可以高效精準的查閱和錄入資料。并且因為電子信息化的檔案管理系統讀寫方便的原因，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫，納入檔案管理的系統當中。
（五）優秀的存儲媒介
傳統的檔案管理的存儲媒介大都是紙質的，文件體積大，易受潮，易燃燒，不易備份，不易保存，不易轉移的問題。容易出現火災或自然災害后檔案丟失的現象，這極不利于檔案管理工作的展開。而電子信息化的檔案管理則很好的避免了這個問題。電子信息化的檔案管理容易備份，而且利用硬盤存儲體積小，重量輕，發生災害時易轉移。即使是水浸或者被切割，也有技術手段可以修復。而且可以利用互聯網進行備份，資料很難丟失。
三、電子信息化下檔案管理的新職責
（一）收集信息
借助計算機系統為載體，收集需要的信息錄入網絡，存儲電子檔案。完成建立網絡電子檔案的工作，建立檔案的信息庫，形成移動檔案庫。
（二）整理信息
在收集電子檔案的時候，將收集到的檔案進行整理，進行編號，進行有序化處理，制作邏輯目錄，層層銜接，緊密相扣。
（三）系統維護
在檔案管理的計算機系統當中，硬件問題較少出現但出現后難以解決，需要有較好的備份處理。而軟件問題需要經常調試，有專業人員維護，以此保持檔案管理系統的高效運轉。
（四）對檔案信息系統的保密
保密工作，一部分是因為隱私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用檔案信息。因此，建立檔案系統的保密性十分重要。
（五）增加利用環節效率
利用環節是檔案管理中的根本環節，利用電子信息化系統，可以使檔案管理與互聯網結合起來，可以增加多種查閱方式，增加閱讀和檢索方式。總而言之，在當今社會互聯網的沖擊下，傳統的檔案管理已經難以跟上時代，互聯網在給其巨大幫助的同時也對傳統檔案管理提出了新的要求。復雜多樣且難度較大的檔案管理系統肯定會被電子信息化的檔案管理系統所取代。所以，建立電子信息化的檔案系統是新時代下的必然趨勢。而順應趨勢，建立新的順應時代的電子信息化的檔案管理系統是我們行業貢獻社會的職責及必然要求。
高校教研室在從事教學、管理、科研等各種活動中，會產生大量的歸檔材料，隨著目前計算機應用技術和網絡技術的普及，大部分的歸檔材料以電子文檔的格式出現，特別是一些新設立的學院或學校，在發展教研室建設的同時，往往在資料整理以及檔案收集工作上略顯滯后，因此造成文件管理不規范、資料查閱困難等現象。從高校各個教研室的角度看，教研室的檔案管理工作也是教研室建設不容忽視的一部分，目前，教研室檔案管理主要還是采用傳統的以紙質文檔為主的管理模式。
二、教研室檔案管理現狀
教研室的檔案通常分類為幾個大類，如教學資料、教務資料、實驗實訓、學科活動等資料，每一大類資料中，又存在很多細類，并且資料繁多。若在教研室專業較多的情況下，每一個專業均應設置一套檔案管理。繁多的文件，讓每一次整理和更新都需要投入不少的人力、物力。針對這一現狀，為了提倡低碳節約、節能降耗，對教研室檔案的管理，初步提出了采用電子檔案庫的管理方式。
三、電子檔案庫的構建
面對數量大、類別多的文件，可以對文件進行模塊化分類，建立模塊內部文件之間的上下層關系，通過一定的計算機技術手段，實現對各類及各層文件的簡易直接的查詢和編輯。
1.文件類別的模塊化。結合教學管理的要求及教研室實際工作的需要，對教研室管理工作中產生的文件類型進行分析并歸類，形成三級歸類層次。第一、二級采用橫向（即按性質歸類）分類，實例如圖1。第三級采用縱向（即按時間歸類）分類，實例如教學資料某某專業教學日歷，教學日歷則為第三層次，里面所有內容為按時間序列進行歸類，如圖2。
2.編寫電子檔案檢索目錄。根據模塊化后的文件結構層次及各層次內部文件的結構關系，采用Excel編制電子檔案檢索目錄。實例如教師考核這部分內容，劃定為C板塊，如下表。
某某教研室電子檔案檢索目錄
3.電子文檔庫的建立。根據電子檔案檢索目錄，建立電子文檔庫。電子文檔庫的構建實質就是新建各文件管理模塊的文件夾。通過文件夾的層次關系來反映各類文件的層次關系。建立各層次文件夾后，可將相應類別的文件放入，完成文檔庫的構建。
4.電子檔案檢索關系的建立。電子檔案檢索關系的建立是通過超鏈接技術來實現的。對編寫好的電子檔案檢索目錄中各模塊與電子檔案庫里的實際模塊進行超鏈接關系的設置。例如，在教師考核部分，就可以設置三級文檔目錄，如上表。每一層次均采用超鏈接的方式，使檔案使用方便快捷，準確及時定位。
四、電子檔案庫的日常維護
電子檔案庫的主要管理維護者是教學部門的教務員和教研室相關負責人。各類資料會不斷更新或增加，為了便于多人同時使用和維護，結合實際使用經驗，現提出幾個日常管理和維護電子檔案庫的手段。
1.專用化U盤管理模式。該管理模式的實質是設置專用于電子檔案庫的U盤。將檔案庫放于U盤中，由使用者在使用時直接在U盤上進行操作。此種管理模式可用于對于需要保密的文件較多的電子檔案庫管理。
2.網絡化管理模式。網絡化管理模式有兩類，一類是局域網共享管理模式，另一類是互聯網共享管理模式。（1）局域網共享管理模式。該模式主要用于不便連接外部網絡的部門和機構采用。將電子文檔庫進行局域網共享設置，局域網內部成員可通過在共享文件中下載電子文檔庫進行管理和維護。此種模式管理較為繁瑣，當有若干人員對電子文檔庫進行管理的時候，不便于查看電子文檔庫其他人的歷史操作記錄，檔案庫的日常管理沒有可追溯性。（2）互聯網共享管理模式。該模式主要用于電子文檔庫不具有強制保密性的文檔管理規定的條件下。此管理模式需要借助一些網絡存儲軟件進行日常管理和維護。經過一段時間的管理實踐探索和存儲軟件的試用和比較得出，采用云存儲對電子文檔庫進行管理具有良好的可操作性、可追溯性和管理時間地點的靈活性?？刹僮餍泽w現在管理者通過云存儲的客戶端，可以直接對網盤中的電子檔案庫進行編制和管理；可追溯性體現在對檔案的歷史操作會有完整的記錄，可以方便多個管理者查看其他管理者的操作記錄，從而有效防止文件的重復管理；靈活性體現在凡是具有互聯網的地方，在任何時間和地點均可進行電子檔案庫的管理與維護。
