時間：2023-07-13 16:31:04
序論：在您撰寫智能化檔案管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
【關鍵詞】電子商務；檔案管理；智能化
0前言
隨著“第三次工業革命”的開始，人類進入了信息時代?；ヂ摼W信息技術越來越普及，中國作為十六億的人口大國，智能化改革也將是未來發展的主流方向。近些年電子商務的崛起，無疑又帶動了一場新的變革，那么作為企業“命脈”的檔案，不僅影響企業的整體運行，也是一些重要環節的基礎，所以檔案的管理也應朝著智能化發展，不斷突破傳統，為整體發展做貢獻。電子商務檔案管理的智能化還沒有成熟的運行機制，也沒有得到真正意義上的廣泛使用，所以為了使檔案管理朝著信息化、智能化前進，各方都要積極探索，共同努力。
1電子商務檔案管理智能化的現狀及解決措施
1.1認識存在偏差，應注重檔案管理智能化優點的宣傳
檔案管理智能化是未來發展的主流方式，但由于近幾年才開始轉變，檔案管理人員的認識還不夠全面，或者存在一些偏見。電子商務檔案管理全部依靠電子計算機，有時候會出現系統錯誤，讓人不能信服，所以對于檔案管理人員來說，各企業應加強信息化、智能化優點的宣傳，為早日實現檔案管理智能化做好準備。
1.2系統不完善，應完善檔案管理系統，實現專業化
上段已經提到，電子商務信息化需要全部依靠計算機，目前的計算機版本不統一，新的版本或測試版系統不穩定，容易發生死機、還原系統等問題，進而保存的資料容易丟失，難以恢復。在這種安全可靠性缺失的情況，要求計算機技術人員根據所在企業對檔案管理的要求，創造完善相應的電子檔案管理系統，保證其準確性，為檔案管理做貢獻。
1.3操作人員專業技術水平不過關，可以進行培訓，規范操作
對于傳統檔案管理人員來說，全部依靠計算機來操作，往往在技術方面不過關，這主要體現在兩個方面。一方面，在建立檔案的過程中，操作有困難，不能建立完善的檔案；另一方面，在管理檔案的過程中，除了基本操作外，如查找、歸類等技能，會加重自身工作量，影響整體工作效率。針對這個問題，各企業應對檔案管理人員進行集中培訓，讓專業人士講解計算機的基礎應用，提高電子商務檔案管理智能化技能的掌握水平，規范操作方式，使電子商務檔案管理智能化系統更加完善。
2電子商務檔案管理智能化發展的方向
2.1檔案管理信息虛擬化
電子商務檔案管理所有信息存在計算機中，運用虛擬化的手段，將企業信息、商品詳情和客戶資料等所有檔案分類存檔，最大程度實現虛擬化，節約了時間和空間。除了管理各類信息外，還可以運用云端等互聯網技術，備份儲存資料，突破地域和時間實時傳送，還可以更直觀對比分析，制定更符合實際情況的發展策略，為企業運作提供直觀數據，方便上級做決策。
2.2檔案管理信息多樣化
傳統的檔案管理全部依靠人工，在紙質資料上填寫，或者運用半智能方式，在電腦上填寫各種信息，然后打印出來再歸檔，這就只能保存可以轉換成文字的資料，大大局限了信息的種類。如果實現電子商務檔案管理智能化，除了可以保存基本的文字資料外，視頻、音頻、圖形、立體等形式也都可以保存，不僅增加了信息的多樣性，還容易引起共鳴，及時了解客戶需求，以做一些變動，跟上消費新潮流。
2.3檔案管理信息便捷化
運用計算機技術管理檔案，其便捷性是智能化信息技術得到廣泛運用的一個突出特點。第一，檔案管理智能化操作簡單，可以減少錄入時間；第二，檔案管理智能化可以及時找到所需資料，不用在檔案柜里按順序查找，節省查詢時間；第三，檔案管理智能化還可以把多種數據進行對比分析，運用視頻通話和語音通話等方式及時溝通，打破了地域性和時間阻礙，這一點應該是電子商務檔案管理智能化最基本的優點。
3實現電子商務檔案管理智能化的現實性意義
3.1突破傳統，節約資源
上文也提到了，傳統的檔案管理依靠紙質文件，也需要保存大量紙質文件的空間，同時管理人員也要好幾名。實現電子商務檔案管理智能化，突破傳統模式，節約人力資源和紙質資源費用，本質上為保護環境做了貢獻。除此之外，也節省了保存檔案的空間，便于結構精簡，最大程度節約開支。
3.2便于管理
通過互聯網信息技術，實現檔案管理智能化，更加便于管理所有資料，也方便更新信息和查詢信息。在特殊情況下，可以運用儲存卡增加安全性，把所需資料存在儲存卡等設備上，更突破了網絡的界限。
3.3提高工作效率
精簡人員，操作便捷，最大程度上節約了資源，減少錄入信息、管理信息和查詢信息的時間，大大增加了工作效率。工作效率的提高直接促進企業進步，電商的發展更加順利，也增進了經濟的活力，為普通百姓創造更好的經濟消費環境。
4結論
電子商務近年受到國家重視，其未來前景一片光明，電子商務檔案管理的智能化也是必然的，但在目前還不完善的情況下，存在一些惡意操作，各方應該趨利避害，杜絕不良競爭，防止惡性循環。電子商務檔案管理有著便捷性、系統性的特點，但形式是虛擬存在的，相關人員要做好應對意外的準備，為其更好更快朝著智能化發展盡最大的努力。
【參考文獻】
[1]孫萬彤.電子商務檔案的特點及智能化發展趨勢探討[J].黑龍江史志,2014,20:102.
[2]鄭宇.談電子商務檔案管理的智能化[J].黑龍江檔案,2015,01:82.
一、電子商務檔案的特點
（一）信息的自動生成
電子商務檔案是發生交易的雙方在互聯網上所發生的一系列經濟活動的記錄，這些相關的記錄是互聯網自動生成，而非人工識別記載的。從交易的開始到交易的最終結束都是網絡虛擬完成的，每個過程都被網絡記錄下來，形成電子商務檔案。
（二）信息儲存的龐大性
電子商務檔案記錄了交易雙方的整個交易過程，一個企業的所有電子商務往來都列入在電子商務檔案之中，甚至包括交易的每個步驟，所以可想而知數據資料是相當龐大的。而且電子商務檔案并不像舊的紙質的儲存方式那樣，只記錄交易相關的文字信息，而是將文字、圖片、視頻等相關的所有媒介信息全部記錄下來，并且所有的電子商務檔案會隨著企業的不斷壯大在數量上和種類上不斷增加，這些都決定了電子商務檔案是非常龐大的。
（三）信息和載體的相關性
電子商務檔案的儲存是需要儲存介質的，它與紙質方式儲存的最大不同就在于它無法直觀地識別也不能人為更改和操作，它是虛擬的網絡化的信息，只能是運用計算機的系統進行數據的采集以及對數據加以分析，這也在客觀上說明了電子商務檔案的信息和載體的相關性。
（四）電子商務檔案的復雜性
電子商務構成的本質是數字，是一系列的字符串。由于信息的重要性和不安全性，一般來說電子商務檔案都需要運用加密技術，特別是機密程度較高的檔案，其加密程度會更高，因此電子商務檔案具有復雜性。隨著信息時代的到來，各企業也越來越重視檔案的管理和信息的絕對機密，使得電子商務檔案的復雜性表現得尤為突出。另外，電子商務檔案的復雜性還體現在信息種類和數目的不斷增加?，F在大多數企業都是多元化發展的企業，這些多元化的發展方向也使得企業經濟活動的多元化，這就導致企業的電子商務檔案的種類會隨著企業的發展而不斷增加。企業經濟活動的頻繁和時間的累積自然會導致電子商務檔案數目的增加，這些都充分地體現了檔案的復雜性。
二、電子商務檔案智能化的趨勢
（一）檔案存儲的智能化
隨著時代的進步和發展，在這樣的環境下要求電子商務檔案的信息應非常全面，通常包含了商品的基本信息、客戶的相關資料等相關數據。傳統紙質的儲存方式已經無法滿足現在的發展需求，所以需要智能化的電子商務檔案管理來保證信息的安全，減少因數據丟失所造成的不可預知的損失。但智能化管理也需要一定的軟件作為支持，軟件可以提供一定的信息管理的相關職能，及時發現信息在存儲過程中的漏洞并及時修復。
（二）檔案檢索的智能化
隨著網絡大潮的襲來，現代企業非常重視數據庫的管理和電子商務檔案的管理。電子商務檔案記錄著公司所有的商務往來和經濟活動，這些是決策者強有力的決策依據。而科技的發展決定著著企業的信息不只是本地儲存的相關數據，還包括了云端的數據。在這些龐大的數據面前，只有智能化的檔案管理才能將這些數據應用起來。而且智能化的檢索可以按照查找相似度、更新時間等相關選項來為檢索者提供更有效的搜索結果。因此，能否高效、及時地查找到所需信息就是檔案管理水平的重要體現。
（三）客戶關系管理的智能化
對很多企業而言，與客戶建立良好的業務關系是企業發展的經濟命脈，如何建立良好的客戶關系也是絕大多數企業深入研究的命題。在客戶和企業進行經濟活動的過程中，大量的相關信息被錄入電子商務檔案之中，而智能化的檔案管理可以使企業及時得到客戶的信息，了解客戶需求，從而針對客戶制定相應的營銷方案，以更好地為客戶服務，提高客戶的滿意度，減少在溝通中所造成的負面影響。所以對客戶關系的智能化管理可以增強企業的內外部管理，從而提高企業的競爭力。
（四）情商預測的智能化
面對大量的客戶、市場營銷、銷售信息，沒有高效的、智能的數據分析系統是無法在信息時代占有一席之地的。高度智能的情商預測可以幫助企業進行大量的數據分析，從而更好地為企業提供科學的管理思想、有效的營銷方式、清晰的發展方向、周到的售后服務，更好地了解客戶需求，為企業提供更好的盈利水平和拓展空間。與此同時，對信息智能的分析和處理不但可以實現企業當前的發展訴求和商業實踐，更能在信息的世界里了解市場的現狀和未來的發展趨勢，重新梳理企業的商業模式和流程，從而及時準確地為決策者提供可靠數據。
對于計算機可以高效管理信息檔案我們上面已粗略提及，可是它在檔案管理中都有哪些具體作用還是需要我們來一一詳述的。首先可以利用它將現存數據進行全面普遍的認證，將信息數據在掃描錄入的過程中存儲到電腦中，這是傳統管理手段向信息管理轉換的普遍方式。很多學校建有自己的官方網站，而檔案的管理數據就會包括在網站中，通過檔案管理軟件，將全校師生的信息錄入專門封閉的檔案庫房，給每個人一個自己的編號。當學生想要查詢自己的信息時只要打開網站，點擊進入檔案管理的站點，輸入自己對應的學號和密碼就可以對自己的信息進行查詢，這樣既便利了管理員的操作，也方便了師生了解自己的個人信息，間接幫助管理員核實信息管理工作的正確性。同時利用通過對檔案信息資料的規范化管理不僅便于對檔案信息資料的查詢管理，也便于不同信息系統之間的數據交互，進一步拓展和擴大檔案信息系統的應用范圍。
二、加強信息化檔案管理的相關措施
雖然信息化的管理措施有著極大的優越性，但是在使用的過程中我們仍然要做到相關的更新和加強措施，使它可以在原有的基礎上不斷的完善。首先從人員配備上，要提高管理員的專業技能知識，面對繁雜的人事資料和龐大的數據信息可以有條不紊的操作計算機程序，熟練掌握計算機技術對檔案錄入、核實的一系列操作流程。同時要求他們具有較高的專業素養和職業操守，在面對工作中的困難時可以努力尋找解決的辦法，具備相當的安全意識，能有效預防并及時發現各種安全隱患，確保檔案信息的高效、合理利用。其次，從硬件設施方面，要加大資金投入引進先進的機械和軟硬件設備，建設網絡管理數據庫讓全校人員可以參與數據的共享，確保學校檔案信息可以實現無障礙的傳遞和服務。同時加強對相關關聯數據的挖掘，讓原有數據可以在程序的分析解算中被用于印證和核算，充分體現個性化、智能化特征，不斷提升檔案信息系統的智能化管理水平。
三、結語
隨著教學改革的創新和發展，計算機網絡技術已不可避免的成為了最大的驅動動力。當教學模式和方法都在不斷更新的時候，傳統檔案管理由于沒有信息化的管理方法而導致的效率低下，安全性差的問題讓則我們愈發的發現需要改革。那么傳統的檔案管理主要存在哪些問題呢?首先我們從信息的錄入說起，通常高中學校每年的升學、入學信息就是一個不容小覷的數量，同時伴隨著教職工的任職、離職以及工作崗位的調度更使得信息錄入工作變成了一個不小的工程。傳統的管理模式下主要是依靠手工錄入，這就要求大量的信息人員來擔任錄入工作，耗時且浪費人力。其次，隨著管理人員自身工作的調度，常常會出現工作上的交接不到位從而導致信息不能很好的銜接，這樣就容易造成信息的混亂，極大削弱了檔案的安全性和真實性，對檔案信息的使用也會產生非常不利的后果。隨著年限的久遠，很多檔案是需要定期維護的，可是隨著后期檔案的不斷增加，對前期檔案的管理往往就會出現松懈，而且隨著大量數據的冗余，對信息技術的查詢就會更加困難。針對這些問題，信息化的管理技術都能相對進步不少，它可以利用計算機網絡程序來簡化人工操作，大大降低人工錄入信息工作。同時它可以將數據遞延，即使管理人員變動也不會對數據造成太大的影響，最重要的是計算機可以定期自行銷毀無用的數據，進行分類管理，既能方便信息查詢還有利于資源共享。
二、在高中檔案管理中如何應用信息技術
檔案作為寶貴的信息資源，是社會進一步發展的重要基礎性資源。隨著社會生產力的不斷發展，對工作效率有了更高的要求。對于計算機可以高效管理信息檔案我們上面已粗略提及，可是它在檔案管理中都有哪些具體作用還是需要我們來一一詳述的。首先可以利用它將現存數據進行全面普遍的認證，將信息數據在掃描錄入的過程中存儲到電腦中，這是傳統管理手段向信息管理轉換的普遍方式。很多學校建有自己的官方網站，而檔案的管理數據就會包括在網站中，通過檔案管理軟件，將全校師生的信息錄入專門封閉的檔案庫房，給每個人一個自己的編號。當學生想要查詢自己的信息時只要打開網站，點擊進入檔案管理的站點，輸入自己對應的學號和密碼就可以對自己的信息進行查詢，這樣既便利了管理員的操作，也方便了師生了解自己的個人信息，間接幫助管理員核實信息管理工作的正確性。同時利用通過對檔案信息資料的規范化管理不僅便于對檔案信息資料的查詢管理，也便于不同信息系統之間的數據交互，進一步拓展和擴大檔案信息系統的應用范圍。
三、加強信息化檔案管理的相關措施
雖然信息化的管理措施有著極大的優越性，但是在使用的過程中我們仍然要做到相關的更新和加強措施，使它可以在原有的基礎上不斷的完善。首先從人員配備上，要提高管理員的專業技能知識，面對繁雜的人事資料和龐大的數據信息可以有條不紊的操作計算機程序，熟練掌握計算機技術對檔案錄入、核實的一系列操作流程。同時要求他們具有較高的專業素養和職業操守，在面對工作中的困難時可以努力尋找解決的辦法，具備相當的安全意識，能有效預防并及時發現各種安全隱患，確保檔案信息的高效、合理利用。其次，從硬件設施方面，要加大資金投入引進先進的機械和軟硬件設備，建設網絡管理數據庫讓全校人員可以參與數據的共享，確保學校檔案信息可以實現無障礙的傳遞和服務。同時加強對相關關聯數據的挖掘，讓原有數據可以在程序的分析解算中被用于印證和核算，充分體現個性化、智能化特征，不斷提升檔案信息系統的智能化管理水平。
【關鍵詞】電子商務；檔案管理；智能化
0前言
隨著“第三次工業革命”的開始，人類進入了信息時代。互聯網信息技術越來越普及，中國作為十六億的人口大國，智能化改革也將是未來發展的主流方向。近些年電子商務的崛起，無疑又帶動了一場新的變革，那么作為企業“命脈”的檔案，不僅影響企業的整體運行，也是一些重要環節的基礎，所以檔案的管理也應朝著智能化發展，不斷突破傳統，為整體發展做貢獻。電子商務檔案管理的智能化還沒有成熟的運行機制，也沒有得到真正意義上的廣泛使用，所以為了使檔案管理朝著信息化、智能化前進，各方都要積極探索，共同努力。
1電子商務檔案管理智能化的現狀及解決措施
1.1認識存在偏差，應注重檔案管理智能化優點的宣傳檔案管理智能化是未來發展的主流方式，但由于近幾年才開始轉變，檔案管理人員的認識還不夠全面，或者存在一些偏見。電子商務檔案管理全部依靠電子計算機，有時候會出現系統錯誤，讓人不能信服，所以對于檔案管理人員來說，各企業應加強信息化、智能化優點的宣傳，為早日實現檔案管理智能化做好準備。
1.2系統不完善，應完善檔案管理系統，實現專業化上段已經提到，電子商務信息化需要全部依靠計算機，目前的計算機版本不統一，新的版本或測試版系統不穩定，容易發生死機、還原系統等問題，進而保存的資料容易丟失，難以恢復。在這種安全可靠性缺失的情況，要求計算機技術人員根據所在企業對檔案管理的要求，創造完善相應的電子檔案管理系統，保證其準確性，為檔案管理做貢獻。
1.3操作人員專業技術水平不過關，可以進行培訓，規范操作對于傳統檔案管理人員來說，全部依靠計算機來操作，往往在技術方面不過關，這主要體現在兩個方面。一方面，在建立檔案的過程中，操作有困難，不能建立完善的檔案；另一方面，在管理檔案的過程中，除了基本操作外，如查找、歸類等技能，會加重自身工作量，影響整體工作效率。針對這個問題，各企業應對檔案管理人員進行集中培訓，讓專業人士講解計算機的基礎應用，提高電子商務檔案管理智能化技能的掌握水平，規范操作方式，使電子商務檔案管理智能化系統更加完善。
2電子商務檔案管理智能化發展的方向
2.1檔案管理信息虛擬化電子商務檔案管理所有信息存在計算機中，運用虛擬化的手段，將企業信息、商品詳情和客戶資料等所有檔案分類存檔，最大程度實現虛擬化，節約了時間和空間。除了管理各類信息外，還可以運用云端等互聯網技術，備份儲存資料，突破地域和時間實時傳送，還可以更直觀對比分析，制定更符合實際情況的發展策略，為企業運作提供直觀數據，方便上級做決策。
2.2檔案管理信息多樣化傳統的檔案管理全部依靠人工，在紙質資料上填寫，或者運用半智能方式，在電腦上填寫各種信息，然后打印出來再歸檔，這就只能保存可以轉換成文字的資料，大大局限了信息的種類。如果實現電子商務檔案管理智能化，除了可以保存基本的文字資料外，視頻、音頻、圖形、立體等形式也都可以保存，不僅增加了信息的多樣性，還容易引起共鳴，及時了解客戶需求，以做一些變動，跟上消費新潮流。
2.3檔案管理信息便捷化運用計算機技術管理檔案，其便捷性是智能化信息技術得到廣泛運用的一個突出特點。第一，檔案管理智能化操作簡單，可以減少錄入時間；第二，檔案管理智能化可以及時找到所需資料，不用在檔案柜里按順序查找，節省查詢時間；第三，檔案管理智能化還可以把多種數據進行對比分析，運用視頻通話和語音通話等方式及時溝通，打破了地域性和時間阻礙，這一點應該是電子商務檔案管理智能化最基本的優點。
3實現電子商務檔案管理智能化的現實性意義
3.1突破傳統，節約資源上文也提到了，傳統的檔案管理依靠紙質文件，也需要保存大量紙質文件的空間，同時管理人員也要好幾名。實現電子商務檔案管理智能化，突破傳統模式，節約人力資源和紙質資源費用，本質上為保護環境做了貢獻。除此之外，也節省了保存檔案的空間，便于結構精簡，最大程度節約開支。
3.2便于管理通過互聯網信息技術，實現檔案管理智能化，更加便于管理所有資料，也方便更新信息和查詢信息。在特殊情況下，可以運用儲存卡增加安全性，把所需資料存在儲存卡等設備上，更突破了網絡的界限。
3.3提高工作效率精簡人員，操作便捷，最大程度上節約了資源，減少錄入信息、管理信息和查詢信息的時間，大大增加了工作效率。工作效率的提高直接促進企業進步，電商的發展更加順利，也增進了經濟的活力，為普通百姓創造更好的經濟消費環境。
4結論
電子商務近年受到國家重視，其未來前景一片光明，電子商務檔案管理的智能化也是必然的，但在目前還不完善的情況下，存在一些惡意操作，各方應該趨利避害，杜絕不良競爭，防止惡性循環。電子商務檔案管理有著便捷性、系統性的特點，但形式是虛擬存在的，相關人員要做好應對意外的準備，為其更好更快朝著智能化發展盡最大的努力。
【參考文獻】
[1]孫萬彤.電子商務檔案的特點及智能化發展趨勢探討[J].黑龍江史志,2014,20:102.
關鍵詞：煤礦 人事檔案管理 智能化
0 引言
現代化的煤礦人事檔案智能化管理主要可以分為兩個部分，一部分是人事檔案室實體的智能化，一部分是人事檔案管理的智能化，兩個部分各為不同又互為依靠、相輔相成。其中煤礦人事檔案管理的智能化又可以分為：①實體管理智能化；②信息管理智能化。核心是煤礦人事檔案信息管理的智能化，主要體現是煤礦人事檔案信息的智能化檢索，因此前提必然是要建立煤礦人事檔案的信息數據庫，之后才能開展煤礦人事檔案信息的查詢、輸出等智能化操作，以及檔案信息的完善和維護。
1 煤礦人事檔案管理中的智能化現狀
隨著科學技術的發展，尤其是計算機技術的發展以及應用，用計算機來代替人進行煤礦人事檔案智能化的管理也越來越普遍，之所以得到大量的應用主要歸功于計算機強大的數據處理能力。計算機將實體的煤礦人事檔案室和無形的人事檔案信息巧妙的結合起來，大大的提高工作效率和管理的便利性，從最初的設想到設計、施行、建立和維護無不體現了計算機的絕妙應用在煤礦人事檔案的智能化管理方面，智能化的檔案管理現已成為主流的檔案管理。
1.1 智能化煤礦人事檔案室的建設 煤礦人事檔案管理的重要的第一步是智能化的煤礦人事檔案室的建設，而其中的重點又是在實體的煤礦人事檔案室中實現計算機的各方面融合，如計算機在其中的普及和應用以及計算機的網絡建設、聯接網絡、區域網建設，這些都是建設智能化人事檔案管理的基礎?，F階段我國的人事檔案智能化管理仍處于起步階段，尤其是在煤礦的人事檔案管理方面，還需要大量的工作和科研人員付出大的努力。
1.2 煤礦人事檔案存放位置索引智能化 煤礦人事檔案存放位置能否通過智能化的系統便利快捷的進行索引是監測煤礦人事檔案管理的智能化與否的一個很好的指標。它是對所有存放的實體人事檔案進行虛擬分門別類的如同一種“金字塔”的形式來檢索。智能化的煤礦人事檔案的準確索引能夠幫助檔案管理人員快速準確的定位實體檔案的定位，大大提高工作效率，節省查找的時間。
1.3 煤礦人事檔案智能化管理系統軟件設計 隨著計算機在煤礦人事檔案管理中的應用越普遍，因此順勢出現了相應的煤礦人事檔案管理方面的軟件，軟件應勢變成了整個檔案管理的核心，檔案的智能化管理也就體現在了設計者能否根據實際設計便捷的軟件和管理者能否很好的運用這些軟件對人事檔案進行智能化的檢索和管理。智能化人事檔案管理軟件的設計要遵循以下原則：簡便、迅速、智能化、人性化。
2 煤礦人事檔案智能管理系統的功能設計
對于煤礦人事檔案管理的智能化的系統軟件的功能設計，是一個很重要的決定管理能否智能化的因素。對于各種不同的檔案管理以及不同的管理水平的智能化要求，他們都有一些共同的特點，那就是在進行功能設計時必須要遵循以下基本思想：①煤礦人事檔案管理的普適性和通用性，有多個管理的類別項目可供選擇；②能夠很方便和快捷的錄入建立、維護、修改、增加刪除人事檔案；③能夠很方便和很快捷的查詢、定位以及完整的顯示檔案；④能夠對錯誤操作有必要的防護措施，避免誤操作而導致人事檔案的消失；⑤能夠具有較好的安全性從而保護檔案的隱私性，能夠保證設置密碼的文件的安全性，以防信息被盜和惡意篡改以及流失和失真；⑥能夠分別對內網和外網進行分等級顯示和隱藏。
3 煤礦人事檔案智能化管理系統軟件的應用
就目前常用的人事檔案管理軟件而言，其在功能設計方面已基本滿足上敘功能設計方面的要求，基本符合設計思想，但仍存在較大的改進和完善的空間，日益完善的人事檔案智能化管理軟件的開發和利用必將大大推進煤礦人事檔案智能化的進步。下面就以目前煤礦人事檔案管理常用的軟件做一下簡單的介紹，以看其普適性和實用性。
3.1 通用人事檔案管理智能軟件V4.3
軟件大?。?.78M
軟件語言：簡體中文
軟件類別：國產軟件／行政管理
應用平臺：Win2003/WinXP/Win2000/WinNT/Win9x
開 發 商：http：//省略/
軟件介紹：該系統是根據人事檔案管理工作的實際需要而設計開發的，內容詳細且全面，查詢、搜索、統計及打印等比較完善，而且便于操作，可在各類企、事業單位中廣泛應用，它對單位（公司）實施人事檔案電腦化管理，有助于改進工作質量，提高工作效率。除此之外，該軟件還便于安裝，用戶注冊后，只需要進行簡單的設置，使它成為適用于用戶單位（公司）的“人事檔案管理系統”。下面簡要分析一下這款軟件的幾個特點：
①具有多種操作方式可供用戶進行瀏覽和查詢：如根據身份證號碼或姓名、編號等信息進行查詢；單個記錄以及全體記錄瀏覽。②可按當前日期自動計算員工的年齡、工齡。③可設置十個以上的搜索條件，可設置員工的工齡段和年齡段來查詢員工記錄。④便于統計出各類職稱、各類學歷、各類戶口、男女職工、已婚未婚以及正編、聘用、臨時的員工人數。⑤可設置各種格式打印報表，如：員工一覽表、個人檔案表、自定義打印、輸出到電子表格文件*.xls進行排版打印等。⑥提供“數據備份”、“導入備份數據”、“導入注冊信息”等功能，保證了數據的安全性，消除了用戶擔心因系統故障而需要重新注冊的憂慮。
3.2 求索人事檔案智能管理系統8.3
軟件大?。?.25M
軟件語言：簡體中文
軟件類別：國產軟件／行政管理
應用平臺：Win7/Win2003/WinXP/Win2000/WinNT/
Win9x
開 發 商：http：//省略/
軟件介紹：本系統適用于各機關、企事業單位進行人事檔案管理。內容涵蓋人事檔案錄入、查詢、統計、報表、導出EXECL、打印輸出等，操作簡便、功能卓越。是人事檔案管理人員的得力助手。該系統具有以下幾個顯著特點：
①主界面采用樹型分類結構，可切換列表、卡片、表格三種顯示模式，操作方便、直觀易用；②基于HR理念設計，集成基本資料、就職資料、學歷信息等諸多方面的檔案資料管理全面詳盡；③靈活的基本信息設置，用戶可以自定義部門、職務、職稱等多種信息，實用性更強，支持多級部門劃分，滿足集團化企業需要；④強大的查詢系統，快速定位所需信息，可按任意條件進行查詢、排序，并可自定義打印項目輸出報表，或導出為EXCEL或文本文檔；⑤規范的人事調動管理，全程記錄和管理員工的人動信息，包括員工調動、離職、復職，并可實時查詢所有變動情況及其原始檔案資料；求索人事檔案管理系統；⑥強大的統計分析功能，可按任意部門、工齡、職務、職稱、性別、基本工資、文化程度、民族等多種方式進行各種統計分析等，統計方式多達數十種，統計結果以三種圖形方式一種表格形式直觀顯示并可保存或打印。⑦完善的數據備份與恢復功能，可確定您的數據萬無一失，并獨用基本設置備份功能，在您重新安裝本系統，可快速恢復至您的原始設置狀態；軟件還提供了EXCEL格式的導入與導出功能，可完成EXCEL格式原始檔案的導入工作，可大量節省人工錄入的麻煩，提高您的工作效率，輕松快捷的完成從手工到自動信息化管理的過渡。⑧多種輔助功能：日常記事、通訊錄、會議記錄、全國郵編區號速查等附加工具會給你的工作帶來諸多的便利。
特色功能：
自定義字段項目功能，靈活的適用于各行業使用；多條件查詢功能，含自定義項查詢；餅形圖、柱形圖、曲線圖、表格四種統計方式；自定義檔案卡，配合報表設計器可實現多種模板；支持從攝像頭直接照片，證件掃描圖管理；批量處理調動、離職、復職，可查看歷史檔案卡。
4 趨勢
實現真正意義上的煤礦人事檔案管理的智能化，需要廣大的檔案工作者和計算機科技工作者攜手并進，共同創造研發更高級、更人性化的智能化系統來滿足煤礦人事檔案的需求。
總之，目前國內外大力倡導智能化的設備、建筑和管理的今天，智能化的人事檔案管理是必不可少的，尤其在現今大力倡導建設高產高效高科技礦井的大背景下，煤礦人事檔案管理必將越來越完美。
參考文獻：
[1]王秋霞.檔案信息數據庫建設原則研究[J].檔案學研究，1998（2）.
[2]鄒吉輝.論檔案信息檢索智能化趨勢[J].學術探討，2006（4）.
[3]郭艷.淺析檔案信息檢索的類型及檢索工具現行趨勢[J].黑龍江史志，2010（5）.
[4]韓德志.智能存儲及管理技術探析[J].計算機應用研究，2005（2）.
關鍵詞：檔案管理；智能化管理；發展趨勢
中圖分類號：F49文獻標識碼：A文章編號：1672-3198（2013）08-0164-01
1計算機時代下的智能化管理
隨著信息時代的到來，計算機技術已經運用到檔案管理之中，使得檔案管理具備了硬軟件基礎，如打印機、掃描儀、數碼相機、計算機等硬件設備被應用到檔案管理部門，而在查詢、利用、存儲等一系列的應用中，都建立了軟件支持，如聯機數據庫、網上信息咨詢平臺等，這就為現代檔案管理智能化提供了有效支持。而在統一性的管理標準制度的保障下，如檔案整理標準、統計標準、技術指標等被嚴格規定下來，這為實現統一性的智能化管理提供了有效條件，刺激了檔案數據庫中信息資源的建立。
從檔案管理自身發展來看，其一，隨著信息化時代的到來，檔案管理的數量、種類不斷增加，其形式不斷發生變化，如現代的電子檔案、數字檔案、快照檔案等，這就刺激了原來的檔案管理方式的改變；在人類知識化的今天，檔案容量不斷增加，其內部信息量的增加，必定要求具備高儲存、高輸出性能的技術為保證，而要實現對新形式、新內容檔案的管理，必須借助于信息化、智能化的管理方式；在大容量信息的刺激下，人們的知識容量提升，對知識的要求量遠遠超過以前，這就要求具備大容量的共享信息，而智能化管理為實現資源共享提供了開放性的平臺，這就利于實現檔案價值。其二，現存檔案自然老化、人為損失的現象嚴重，而采用智能化檔案管理方式，可有效保護檔案原件、延長檔案壽命，同時可充分利用信息化、智能化管理降低原檔案的損失和丟失風險，并針對于損失文件采用數字拷貝等方式進行復原處理，這對保護原檔案起到了積極作用。
2檔案管理智能化發展趨勢
2.1智能化存儲
與傳統的檔案管理方式相比，智能存儲是計算機系統本身最重要的智能特征，其改變了傳統的紙張、書本檔案庫形式，依靠智能系統運行智能存儲管理軟件，來支持多種文件和操作系統，以實現存儲資源的虛擬化。計算機智能化存儲其最重要的特征就是信息容量性，在現代檔案信息大容量的環境下，計算機以數字化、程序化的存儲方式，縮小信息空間，以數據庫、內存等形式，將信息進行存儲，這就提升了信息的存儲空間。其二，提升存儲設備之間的信息聯系，并有效實現備份、容錯、改錯、安全管理等職能，有效提升了檔案管理的安全性，實現了檔案保存的完整性和信息的全面性，利于實現檔案使用價值。
2.2智能化檢索
隨著計算機技術的發展，文獻檢索的智能化特征越來越明顯。在現代檔案管理中，答案存在的形式越來也多，既有文字、數字，也有圖文、聲像，有加密文件，也有非加密文件，有本地存儲信息，也有異地存儲信息，而要獲得相關性的信息，僅僅依靠書本查找并不能實現文獻資源的享用，而在智能化管理條件下，計算機將檔案信息進行歸類后進行整體性存儲，在檢索過程中，以文獻、檢索詞等信息為基礎，對文獻進行分類排列，這就提升了文獻檢索的準確性和范圍性，使人們能夠以最快的速度找到想要的相關文獻，而且各類文獻也以“期刊”、“碩士文獻”、“博士文獻”等方式進行分類，突出了文獻的重要性和性能，進而提升了文獻選用率。
2.3智能化應用
檔案管理智能化將檔案進行信息化、數字化、智能化處理后，以程序的形式存在，這就刺激人們在進行檔案采用時，以網址、程序的形式進行搜索，同時，網絡提供的大規?？臻g，提升了檔案的利用空間，尤其是一些專業性、科研型共享資源，在很大程度上實現了資源共同利用價值，進而以檔案使用的反作用，實現了檔案的豐富與發展。當然，不同的檔案形式具有不同的利用途徑以及價值，如電子檔案智能化管理，可提升企業與客戶之間的交流，加強兩者之間的了解度與合作度，可以進行商情預測，提升企業市場預測力，可以進行智能化營銷等，總之，其信息提供范圍和途徑的拓展，有效提升了檔案管理的價值。
3提升檔案管理職能化的措施
3.1完善管理機制
各種檔案信息資源都存在一定的邏輯性，在信息錄入后，就會成為數據庫之間、數據字段以及運行程序之間的聯系，在進行計算機網絡化管理中，一定要將其進行統一化規定，從而提升數據庫的完整性和安全性；制定統一性標準，管理標準的完整性與一致性是衡量管理的重要指標，這就要求進行規范性的制度約束，強調各個管理部門與管理信息的鏈接性，以實現檔案信息網絡暢通無阻。
3.2鞏固保障因素
在進行硬軟件建設中，要加強專業數字化設備的設置，實現配備的統一性，實現硬件設備的型號統一、購置統一、內部系統統一；充分利用設備功能，實現自動轉化、編制、檢索、存儲、上傳等功能，為智能化檔案管理提供有效保障。
3.3提升人員素質
加強檔案管理人員的專業技能培訓，面向檔案管理的基本技能與計算機技能，尤其是計算機系統和網絡安全防護知識，保障管理工作的信息安全性和工作的科學性；注重基礎性工作管理，加強收集、整理、保存等環節的協調性，保證檔案管理質量化；加強素質教育與培訓，促使工作人員樹立良好的崗位意識、職責意識和服務意識，提升檔案管理智能化的質量。
參考文獻
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