時間：2023-07-11 16:21:03
序論：在您撰寫檔案管理方式時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
[關鍵詞]科技檔案；管理和利用；規范化
科技檔案是在各項生產、基建、科研設計、工程勘察和測量等科研過程中直接形成的應當歸檔保存的圖紙、文字、錄像等科技文件資料，記載了相關內容的基本構思方案和設計方法。其種類較多，如工程技術檔案、基建檔案、設備檔案、科研檔案、測繪檔案等。它具有知識儲備功能、依據憑證功能，情報功能、促進生產力發展和提高效益功能?？萍紮n案的有效管理和設計方案、實驗開發及項目研究之間存在一定的聯系，其管理內容具有多樣性，在實踐中必須以科學技術為依托，重視科學信息技術的利用，達到提升檔案管理與有效利用之目的。
一、科技檔案的特點與重要性
科技檔案具有專業性強、種類多樣、成套性、現實性的特點。首先，不同專業形成的科技檔案管理體制、整理分類各不相同；其次，專業門類繁多、類型復雜，多樣化特點鮮明；第三，科技檔案圍繞一個科研項目進行，有規律地形成一系列成套的相關科技文件資料；最后，科技檔案具有較強的現實使用性，它記錄和反映著科技、生產、建設等活動，即使在歸檔后，也依然有很高的利用價值。
在生產領域、科學研究、工程設計、基礎建設、或企業管理中，科技檔案在整個檔案中所占的比例顯著增加，在科學管理中所處的地位也越顯重要。它是科技發展的催化劑，是知識形態的生產力，同時它也是一個單位實力的重要組成部分，是項目成功的金橋。
二、科技檔案規范化管理的內容分析
根據科技檔案管理的特點，在實踐中必須明確任務要求，從科技檔案規范化管理的內容著手進行分析。
1.建檔管理規范化
科技文件材料歸檔管理對提升管理的有效性至關重要。由于材料自身的形成規律各不相同，為了達到有效管理，必須按照科技材料的形成過程、積累量和信息資源的開發條件對其進行規范化管理[1]。
2.科技檔案信息資源的應用
不同的歸屬部門間涉及到不同的管理內容，必須保證信息資源的內容面向社會和大眾，所有的服務方式都必須重視科技檔案的開發和利用建設。根據實際情況，積極為利用者提供信息資源，并做到及時發現問題，總結問題，進而達到檔案管理的規范化[2]。
3.管理崗位與制度規范化
科技檔案管理除了包括常規性信息資源管理外，檔案管理崗位必須明確，只有責任落實到人，才能做好管理。不同單位受自身發展因素和外部因素的雙重影響，頻繁的對人事進行調整，有些科研項目資料收集了一半，換了人員，前后若銜接不暢，則容易造成資料缺損。又比如在進行電子化檔案管理過程中，人員操作不規范，信息錄入不全面，沒有統一標準，也沒有校對，則又會使科技文件資料出錯。為了提升管理的有效性，必須遵循在規范化的發展理念，提供內容真實、詳盡的科技成果材料，從而推動科技成果轉化。
二、科技檔案的管理方式及利用服務
規范的管理目的在于更好地提供利用服務。重視科技檔案管理，加強利用服務，從而促進科技生產活動。
1.加強業務建設
科技檔案業務建設是根本，檔案開發利用的效果直接反映了檔案資源規范化管理的水平。要從管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和歸檔等方面，針對基礎性業務的重要性，要求相關工作人員做好日常管理工作，禁止出現內容單一、管理不規范的情況，要不斷豐富館藏，擴大進館檔案范圍，并保證檔案材料的齊全、準確和完整[3]。
2.提升管理人員的素質
科技檔案管理現代化是規范化管理的前提，管理人員應接受專業的培訓后再上崗。在當前管理實踐中，有些管理人員對檔案管理的規范制度欠缺了解，有些科研人員對檔案意識淡薄，資料保存不全。或者只重視科研活動的過程和科技成果的鑒定與報獎，而忽視科技文件材料的保存和積累，為了減少此方面的不良影響，要求檔案管理人員必須靈活應用現代管理學方面的知識，在最短的時間內，優化自身知識結構和能力水平。同時要積極學習計算機和網絡技術，將電子化、網絡化現代辦公技術和檔案管理結合起來，進而達到優化管理形式的目的。
3.創新服務方式
科技檔案管理也需要不斷創新，與時俱進，提供服務利用更要充分體現以人為本、以最大化利用為目的，利用現代信息技術建立檔案管理中心，充分利用網絡技術、實現無紙化科技檔案管理，可設置專業的控制中心，并將全部的電子檔案集中納入電子檔案數據管理中心，通過電子檔案數據中心對其進行分類處理，進一步提高科技檔案管理效率和實現檔案信息資源的共享。可根據實際情況，設計信息訪問權限，設置免費電子文件的查找形式。該方式不僅能為相關科技人員提供豐富的在線資源，同時提升了單位時間內利用效率。通過可實行的在線服務方式來提高檔案資源的利用服務，從而實現檔案資源管理上的創新，并不斷擴展應用領域，把科技檔案管理工作提高到一個新的層次。
4.擴大服務領域
隨著信息技術的不斷發展，信息技術在各個領域中有關鍵性的作用，包括工作、學習和生活中，檔案管理最大的作用是為人所用，因此在實踐中必須不斷擴大服務領域?？萍嫉姆桨腹芾硪呀浿饾u滲透到各個領域，在社會中的作用也越來越明顯。如果仍然采用原有的單一性的管理模式，會在很多程度上限制各個服務領域的發展需要。在知識經濟的發展背景下，為了實現信息化管理，必須建立實體管理中心，將檔案管理落到實處，使檔案管理更好的面向社會服務。
結束語
科技檔案管理正逐漸滲透到各個領域，為了突出其本質作用，在實踐中根據其發展情況，對資源進行有效的利用和分析。在信息化技術的影響下，實現檔案管理創新是擺在檔案管理人員面前的重要難題，必須發揮檔案管理的功能，實現資源共享，進而推動科技檔案管理事業的可持續發展。建立規范的科技檔案管理流程，為后續管理保留較大的空間，檔案工作人員要立足于實踐，從現有的發展趨勢入手，不斷突破，不斷擴展科技檔案的應用范圍，充分利用檔案信息的指導性作用，讓大家及時了解動態進展?？萍紮n案的有效管理與利用，將對社會發展起到推動化作用。
參考文獻
[1]汪志遠.淺談科技查新檔案的管理與利用[J].青春歲月，2012（2）：255-256.
1 互聯網+時代的檔案管理工作發展現狀
1.1 管理意識不足
現階段的檔案管理工作至關重要，因此需要重視檔案管理意識的提升，尤其是相關的領導，應該注重提升檔案管理的技巧，從而強調相關的重要性。但是在實際的檔案管理工作中，相關領導并未足夠重視檔案管理工作的重要性，缺乏檔案管理意識，還有部分工作人員盲目的追求經濟利益，忽視檔案管理工作的本質，加劇了檔案管理工作的困難。
1.2 隊伍建設不完善
檔案管理人員的素質低下將會直接影響到實際的工作質量，目前，很多檔案管理人員存在著此類問題，主要原因是大部分檔案管理人員職責不明確，很多都不具備專業技能，在沒有經過專業培訓和學習的情況下，盲目的開展檔案管理工作，使檔案管理工作面臨重重困境。此外，部分基層工作人員不注重提升自身的綜合素質，導致自身的待遇相較于其他部門人員差很多。
1.3 基礎設施薄弱
檔案管理工作應該具備專門的基礎設施，同時還需要專項經費做保障才能更加可靠。但是現階段很多政府和單位對檔案管理工作重視不足，因此經費的投入力度不夠，導致檔案管理工作的硬件建設滯后，很多固定的檔案缺乏合理的存放場所，加之檔案柜的整理不及時，很多檔案資料亂擺亂放，管理過程混亂無序。還有些檔案管理的硬件設備不齊全，同時又缺乏更新換代的理念，導致在現代化建設發展進程中，無法適應時代的變遷與發展，技術設備的傳統落后影響了檔案管理工作的順利開展。
1.4 管理手段不到位
在檔案管理工作開展的過程中，應該重視管理手段的更新，但是現階段，檔案管理手段較為落后，特別是在新時展的背景下，新生事物層出不窮，傳統的管理模式和管理手段顯然無法滿足現實的需要。多數檔案管理部門尤其是基層單位，存在著設備滯后、缺乏專業型人才的管理，還有些檔案管理部門始終沿用著傳統的管理模式，沒有順應時代的發展和變遷及時轉變管理方式，同時缺乏科學的現代化技術應用技巧，加之檔案管理部門忽視了檔案管理工作的大力宣傳，誤解了檔案管理工作的重心，造成檔案管理工作不被群眾熟知和了解。
2 互聯網+時代的檔案管理方式分析
2.1 注重人才培養
人才的培養將直接影響到管理工作的質量，更是現代社會發展需要的推動力，要求相關的檔案管理部門重視人才的培養，以一種系統化的方式，為人才提供可觀的培養環境，通過具有權威性的理論體系普及，提升管理人員自身的知識結構體系，從而完善自己的知識儲備。另外，還需要檔案管理人員在參加知識培訓的同時，切實推動檔案管理工作的順利發展。
2.2 促進檔案信息素質教育
檔案信息素質教育至關重要，其關系到檔案資料的完整性和規范化，同時也有助于維護檔案管理工作流程的順利進行。檔案管理人員的信息素質能夠直接影響到檔案管理工作的細節，因此需要工作人員加強自身的信息素質并提升修養，同時還應該積極加強相關人員的主體性意識，讓他們在實際工作的過程中，更好的獲取環節的意識性教育，從而強化自身的保密處理意識，通過提升自己的能力，實現對信息資料集中的強化處理，也需要進一步提高員工參與積極性，讓他們在檔案傳播的過程中，具備最基礎的嚴謹態度，尤其是在檔案信息素質建設的進程中的關鍵環節強化檔案管理人員的高度重視。
2.3 科學合理的標準
互聯網+時代的到來讓檔案管理模式煥然一新，現代化技術的運用就是通過計算機和網絡技術的配合，完成對檔案資料的全方位掌握。網絡技術對互聯網+時代的檔案管理方式革新起到了建設性作用，所以可以通過信息化的手段實現相關檔案管理執行標準的細致規劃，在此過程中，細致化體系的構建可以通過電子系統的實際運算速率，對相關工作環節適當簡化，同?r針對無規律可言的檔案管理工作，可以更細致的分析并簡化相關的工作流程，實現檔案管理工作的價值。計算機系統沒有具體的管理控制模式，即便擁有可管控的系統，相關的運算程序也很復雜且缺乏高效率，因此需要適當的強化檔案管理工作的現代化模式，重視實現檔案管理工作的標準化，迎合當代知識經濟的發展需求。
關鍵詞：高校教學檔案管理信息化建設轉變
一.相關內容研究
教學檔案是在教學管理實踐活動中形成的全部檔案,是對教學活動的客觀反映與總結。隨著科技的發展與高校教育體制改革,使得高校教學檔案內容更加豐富。高校教學檔案對學校教學工作的考評起到重要作用,是教學活動管理總結經驗的重要參考資料。信息化概念最早于60年代由日本提出，信息化是工農業社會向信息社會演變的動態過程。我國學術界對此進行了較長時間的研討。1997年，首屆全國信息化工作會議召開，將信息化定義為培育發展以職能化工具為代表的新生產力造福社會的歷史過程。美國的檔案信息化管理利用方面發展起步較早，其檔案管理機構分為國家檔案館及各地分館組成的聯邦檔案管理機構和由各社會機構自行設立的檔案管理機構。美國檔案管理體制中包括分散于各地機構的文件中心,其檔案、圖書、資料的一體化管理模式使美國檔案信息化建設位于世界前列。70年代末我國檔案界開始嘗試使用計算機進行檔案管理，80年代中期，國家逐步出臺檔案編目與機讀目標制作方面的規范標準，推動了機讀目錄數據庫的建設發展。21世紀以來，電子政務發展迅猛，國家相繼出臺了一系列的檔案信息化建設制度。信息化建設事業全面展開?，F代信息技術在國民經濟社會發展中扮演重要的角色，高校檔案必將隨著人類進步不斷發展，傳統的檔案管理模式受到嚴峻的挑戰。隨著信息化時代的發展，信息技術的廣泛應用為高校教學檔案管理提供了有力條件。檔案信息化管理是一種現代信息化檔案管理技術。將原本紙質檔案轉化為電子數據存儲,以方便不同部門間的檔案信息傳遞。檔案管理的信息化建設依托于計算機技術發展,基于計算機處理數據功能進行檔案信息存儲處理。隨著計算機技術的發展檔案管理信息化水平不斷提高,提高信息化管理必須建立數據信息計算存放相關規章。要實現高校教學檔案的信息化管理，首先應構建完備的檔案管理體系，制定完善的電子檔案管理制度，不斷提高高校檔案管理水平。使高校檔案信息化管理更加規范高效，其次要建立完善相關檔案管理安全制度，保障檔案管理信息化安全。第三要加強信息技術建設,實現高校檔案信息化必須依靠技術支持。要加強對檔管人員的專業技能培訓，促進檔高校案管理信息化建設發展。
二.高校教學檔案信息化管理的意義
在高校教學檔案管理中運用現代信息技術使傳統教學檔案工作為現代管理手段代替，檔管人員通過運用計算機進行檔案立卷等工作,打破了傳統教學檔案管理模式。傳統的查閱方式要到相關檔案保管部門進行紙質檔案查閱，高校各部門職能不同，會對教學檔案信息進行多次重復查閱，降低了高校檔案管理工作效率，浪費了大量的人力時間資源,加速了紙質檔案的磨損。推行高校教學檔案信息化管理,實現教學檔案信息的儲存索引數字化管理，可以降低教學檔案原件利用率,減少教學檔案原始材料的人為磨損。高校檔案工作綜合性較強，其較一般檔案部門具有更繁多的檔案類型。需更高效更科學的信息化手段進行管理，因此，高校教學檔案管理必須加快信息化建設步伐。傳統的高校教學檔案管理重藏輕用，信息時代的今天社會對信息資源的利用提高了要求。高校教學檔案工作者必須積極改變傳統的檔案管理理念。主動為學校社會提供利用服務。目前大多高校教學檔案工作仍沿用傳統的管理方式,相關管理部門以紙質檔案保管為主,部分高校實現了網絡化,但網絡上較少傳輸教學檔案信息資源，必須優化高校教學檔案管理手段，以增強高校教學檔案信息化管理效果。信息化建設在高校教學檔案管理工作中的應用現代信息技術，使教學檔案工作管理環境發生巨大變化，高校管檔人員原有的專業知識技能已不能適應時展的需求。因此，高校檔管人員必須學習掌握運用現代信息技術進行檔案管理知識技能，提高檔案管理效率。
三.高校教學檔案信息化管理中存在的問題
我國高校教學檔案信息化管理經多年探索發展，取得巨大進步提升，當前高校教學檔案信息化管理中仍存在一系列問題。究其原因，高校教學檔案管理部門管理觀念陳舊，社會服務意識淡薄，管理技術手段落后等問題為其主要原因。1.隨著現代信息技術的廣泛應用，人們開始加強重視檔案信息資源的利用，受傳統管理思想的影響，高校主管教學檔案領導對其重視不足，管理工作者思想觀念落后，教學檔案管理工作被動，管理人員較少積極主動收集相關教學檔案，優化檔案管理模式，阻礙了高校教學檔案信息化管理的發展。2.目前我國高校教學檔案管理仍沿用傳統的封閉管理方式，教學檔案僅供相關部門及本校師生使用。教學檔案提供利用是檔案部門與學校社會的聯系橋梁。傳統的管理模式不能很好的服務于高校檔案管理。要激發教學檔案信息化管理生機活力，必須轉變封閉的教學檔案管理方式。3.經費是教學檔案信息化管理的基礎保障。部分高校領導對教學檔案信息化管理重視不足，導致教學檔案管理辦公條件欠佳，設備陳舊，從而影響了教學檔案信息化管理的順利開展。4.實現教學檔案信息資源共享的重要前提是高校教學檔案管理標準化。因社會歷史等因素影響，目前我國高校教學檔案管理部門的管理工作缺乏規范標準，制約了高校教學檔案管理的信息自動化發展。要從高校檔案管理的未來長遠發展考慮，加強高校教學檔案信息化管理的規范性。5.快速實現高校教學檔案信息化管理的關鍵因素在于管理人員的專業素養。管理人員應掌握一定的現代信息技術，具備較高的專業知識能力。當前很多高校教學檔案管理人員缺乏現代技術的應用能力，對計算機系統程序數據管理等方面存在一定不足。
四.轉變高校教學檔案管理方式的策略
1.加強對信息化管理的重視信息時代的發展為高校教學檔案管理工作注入了新的活力，為適應新時期高校改革發展需求，高校應重視加強對檔案管理人員隊伍的技能培訓，不斷提升教學檔案信息化管理水平。高校教學檔案信息化管理需相關管理部門及人員樹立現代管理理念。運用現代化信息技術手段進行教學檔案管理。在轉變傳統的管理觀念時，要積極引進現代檔案管理理念，加強對教學檔案信息化管理的宣傳力度，適時將教學檔案信息化管理工作進展情況向領導匯報，為推動教學檔案信息化管理奠定基礎。促進高校教學檔案管理信息化發展。2.優化高校教學檔案管理方式目前高校教學檔案管理思想手段等方面存在許多問題，高校必須加強對檔案信息管理的標準化建設。將高校教學檔案信息化管理建設納入到高校檔案事業系統中，發揮國家檔案管理標準要求對高校檔案管理的指導作用。加強高校教學檔案管理標準化，首先要統一檔案信息的輸入格式，代碼符號等基本要求。在高層次上制定檔案管理的相關標準規范制度。確保高校行政部門及檔案部門對教學檔案進行科學系統的管理，以便更好為高校教學及社會發展服務。3.加強高校教學檔案信息化管理高校教學檔案信息化管理基礎是加強對相關硬件標準建設，目前市場上的檔案管理軟件繁多，各軟件開發水平不同，不少檔案管理軟件在功能設置方面存在缺陷，高校教學檔案管理部門應選擇標準化的教學檔案管理軟件。文檔一體化管理是將前端控制理念與全程控制思想運用于電子文件管理中，從整體上對文件信息與檔案信息進行組織控制。教學檔案信息管理系統要匯集所需信息數據，通過網絡檢索教學檔案提高檔案查閱效率，高校教學檔案信息化管理系統應具有一定的靈活性。以便對高校教學檔案信息進行動態管理，高校各相關部門可形成有參考價值的文件。將原有紙質教學檔案原件存儲到服務器，提高了傳統的檔案管理效率，方便檔管人員查閱管理教學檔案。高校傳統的檔案管理模式下，管理人員要對教學檔案基本情況進行統計，超期檔案催還等工作。教學檔案管理工作較為繁雜。應用標準化的教學檔案管理軟件,可隨時對系統存儲的數據進行統計，提高檔案管理工作效率。4.提高高校教學檔案管理人員專業素質要實現高校檔案信息化管理，必須提高高校教學檔管人員的職業道德素養，造就適應教學檔案信息化管理需求的專業人才隊伍。教學檔案涉及到教學檢查，人員素質評估等工作，檔案材料關乎師生的榮譽。高校教學檔案管理人員要具備良好的職業道德修養及較高的責任心，按時統計分類歸檔，確保學籍材料真實準確。當前高校檔案信息化人才形勢較為嚴峻，加強檔案管理人才隊伍建設是高效檔案信息化建設的基礎條件。當前高校中缺乏專業的檔案信息化管理人才隊伍，影響了高校教學檔案管理的現代化發展。高校檔案管理部門應加強對檔管人員的培訓教學工作，提升其信息素養與現代信息技術的應用能力。檔案管理人員要主動收集了解綜合教務管理系統，將檔案管理思想方法融入到系統設計中。積極了解目前學校運用的綜合教務管理系統，關注電子文件歸檔前的管理模式及運行特點，對歸檔后的數字化檔案實施有效管理。
參考文獻
一、“互聯網+”時代的檔案管理現狀
（一）檔案意識性不足。檔案意識有待提高，領導重視方面有待加強。首先是意識上的欠缺。由于對檔案管理了解不夠，人們對其重要性沒有一個清醒的認識。甚至在一些人的眼里，檔案管理可有可無。其次就是領導對此項工作沒有足夠的重視，檔案意識很淡薄。不少領導只是片面的追求經濟建設，忽視了檔案工作的重要程度。上行下效，領導沒有這方面的意識，檔案管理工作想要做好難上加難。
（二）檔案管理隊伍建設不完善。目前，檔案管理工作人員的業務素質普遍較低。究其原因主要有以下幾方面：第一，大部分檔案管理人員都是身兼數職，并且基本都是半路出家，相對來講沒有經過系統的學習和培訓。第二，部分基層單位在人員配備上不重視學歷及業務素質，而且檔案管理人員的待遇也比其他部門差得多。同時，檔案管理人員在晉級職稱評定等方面的待遇也不夠公正，與相關聯的圖書系列相差較大。
（三）基礎設備薄弱。設備不到位，硬件設施差。檔案管理工作必須有一定的專項經費作為保障才能完成。有些政府和單位由于對檔案工作的經費投入不足，造成了硬件建設的遲滯和落后，具體表現在：沒有固定的檔案存放場所，檔案柜亂擺亂放，管理無序而混亂；硬件設備不夠齊全且性能落后；現代化建設跟不上時代的發展和變化，技術設備陳舊落后。
（四）管理手段不合理。管理手段呆板落后。隨著時代的發展，各種新生事物如雨后春筍般層出不窮。然而，大多數檔案管理部門特別是基層的單位，是既沒有設備也沒有人。有些檔案管理部門一直沿用傳統的模式進行操作，不具備運用計算機和網絡技術的能力。另外，一些檔案管理部門對檔案管理工作也沒有進行大力度宣傳，從而造成檔案工作不被廣大群眾所了解和認知。
二、互聯網+”時代的檔案管理具體方式
（一）推行人才培養戰略。人才始終是技術推動、發展與完善的必備要素，而這一點在“互聯網+”時代下的檔案管理方式的革新層面也不例外。因此相關的檔案管理部門應重視人才的重要性，進而以較為系統化的方式為人才提供一定的培訓環境，首先通過較具權威性的理論體系的普及來全面革新檔案管理人才的意識形態，以促進其提升自身的知識結構體系，并以此來完善自身的理論儲備。其次還需要通過實踐使檔案管理人才在知識培訓環節所形成的知識體系架構切實地與實踐相結合，進而全面促進相應檔案管理人才的整體發展。因此這就需要檔案管理人才切實地進行相應的檔案管理實踐活動，以此來提升自身的動手能力，并切實地培養自身的工作執行能力，進而使自身的工作水平得到較為系統化的提升。
（二）完善檔案信息素質教育。檔案信息素質與實際的檔案的完整性以及檔案在管理過程中的規范化處理有較為直接的聯系，并且這一特性在實際的檔案管理工作流程中也是尤為關鍵的。而員工的信息素質很容易影響實際的檔案管理工作，因此需要對員工在工作層面的信息素質修養進行進一步規范并強化。而其中最需要強化的就是員工對檔案的主體性意識，以及員工在實際的檔案獲取環節的意識性教育，以此來對員工的檔案信息保密處理意識進行較為集中的強化處理，同時還要進一步推動員工進行檔案轉化的熟練度以及檔案傳播過程中的嚴謹性，而這些作為檔案信息素質的建設進程中至關重要的環節需要得到相應管理人員的高度重視。
（三）制定合理的標準?，F代化檔案工作的核心是對計算機的應用以及對網絡技術的全方位掌握，因此，網絡技術的掌握對于“互聯網+”時代的檔案管理方式的革新來說有著較為重要的建設性意義，因此需要以科學化的手段來對相關的檔案管理執行標準有一個較為細致的規劃。而與此同時，這一規劃性體系的構建也能夠間接提升相關電子系統的實際運算速率，進而使相應的工作環節得到較為細致化地簡化，而這對于相對而言無明顯操作規律的檔案管理環節來說，就顯得尤為關鍵。因為計算機是無法進行具體管理控制的，即便可以，因運算程序的復雜也不會有很高的效率。只有加快檔案現代化管理，實現檔案工作的標準化才能適應越來越快的知識經濟的發展要求。
（一）檔案意識不強部分工程項目的負責人對于用戶的檔案資料移交、歸檔等意識不強，審批材料、合同、許可證等重要文件原件常常保存在業務部門或者用戶里；有些依時移交的文件規范性也不能保證。并且在工程負責人、資料管理員工作交替、崗位調動、工作調整以及企業兼并重組時，檔案的交接工作沒有做好，致使工作脫軌等問題出現。
（二）檔案不完整在工程施工的時候，存在不完整的記錄原材料進貨、材質試驗報告，出廠實驗報告字跡模糊或者不是原件，隱秘工程技術記錄填寫內容不完整，缺少工程照片，不完整記錄施工技術的內容，各方簽字手續不完整等情況。在工程驗收的階段，工程完工驗收和質量檢查之后，整治管理過程中的檔案資料常常會出現不同程度的漏洞。例如驗收時資料不完整，簽字或者字跡不規范，竣工圖編制不準確等。
二、對于加強配電網工程項目檔案管理的建議
1）要清楚了解目標責任制，強化檔案管理意識。首先，要完備崗位職責，讓領導、檔案室負責人、專職檔案人員各施其職，嚴格遵守自己的職責；其次，強化檔案人員的超前控制意識。其要主動參加配電網工程項目文件管理的各個環節中，弄清楚本單位生產運作情況和文件資料形成的有關信息；再者，要積極宣傳檔案法制，這樣可以使得工作人員與用戶增強溝通，互相體諒，從而建立良好的工作關系。
2）對配電網工程項目要做好早布置、早落實的措施。要對配備檔案人員、建設庫房、添置設備等做出具體的要求，從而確保項目檔案管理和工程施工一同打下良好的基礎。要對項目文件歸檔標準、項目檔案分類標準等建立規范的準則；檔案管理部門在工程立項前就要與工程相關部門交涉，確定管理的要求，并把檔案工作作為工程管理的內容之一，收集好前期文件、材料。
3）加強對于項目檔案的電子影響資料收集整理，促進項目檔案管理信息化進程。大力實施、推行工程檔案管理系統的應用，檔案專員在工程施工前就自覺與工程建設單位溝通協調，把工程項目的文件、材料圖紙等電子化，減少檔案專員的重復工作，從而提高工作效率。將從前的手工整理圖紙資料的管理方式轉化成無紙化收集、流轉、歸檔、整編檔案，從而達到工程信息與技術成果共享，促進項目檔案信息化的進程。
三、結題
一、民辦高職院校檔案管理工作的過去
民辦高職檔案管理是學校日常教學管理工作中的一個組成部分，但由于歷史的原因，檔案管理和一些公辦院校相比，還存在著一定的差距：
1.檔案管理起步晚，人員少，基礎薄弱。建院之初，“有無充足的生源？能否招到一定辦學規模的學生和教育、教學質量成了民辦高校的二條生命線”［1］。學校工作的重點當仁不讓地放在擴大招生和提高教育、教學質量之上。由于投入少、教職員工少而精，在當時能夠滿足日常的教學工作已屬不易，也就無暇顧及檔案的收集和管理。一些日常管理工作中形成的文書檔案、教學活動環節中形成的教學檔案（包括學籍檔案、新生錄檢表），以及一些工程建設過程中形成的工程檔案都分散保管在相關人員的手中。由于民辦院校人才流動比較頻繁，造成了需要保管的材料不齊，需存檔的資料時間流失，檔案管理基本無從談起。
2.檔案管理制度不規范，管理質量較差。由于建院之初人員少，管理人員一般要身兼幾職，也沒有專職的檔案管理人員。管理人員一般負責收集、保管自己工作中形成的材料，由于工作繁鎖、檔案管理意識相對比較淡薄，對材料的收集和整理質量并不十分重視，經常造成已組卷的檔案沒有嚴格按檔案管理的要求規范操作，經常是眉毛胡子一把抓，把一些文件歸集在一起就算是學校的檔案了，從而出現了無章可循、無規范可言的局面，更談不上檔案管理的質量了。
二“、迎評”工作為檔案工作帶來良機
高職院校的教學評估，不僅衡量一個學校的辦學水平和教學質量，而且也是學校教職員工增強檔案意識，推動檔案規范化、制度化管理的一個良好契機。從評估的實際情況看，專家通過查閱與評估指標密切相關的各項工作的原始檔案來獲取學校在教學、專業建設等方面的信息，了解學校各方面發展的情況，籍此對學校辦學水平及教學質量做出綜合評價。而全面系統完整的評估材料是學校教學評估的依據和基礎，是專家做出客觀、公正評價必不可少的支撐。為此各校在迎評過程中，都集中了大量的人力、物力和時間，對已有材料進行梳理、整合，同時按評分指標要求編寫相關材料。其間不僅調用了大量的原始檔案資料，同時也產生了一批評估材料。通過這次評估，教職工對檔案管理的重要性有了一個更全面和深入地了解。在迎評工作展開過程中，發現了以前檔案管理工作中的存在的一些薄弱環節，例如學院在品牌專業、特色專業建設中形成的教師的優秀論文、獲得的各類榮譽，教師編纂著作、編寫的實訓材料等這些評估工作中強有力的佐證材料，由于以前沒有足夠重視，有部分沒有歸檔。因而在材料組織過程中，常常需要問當事人借用復印，部分材料由于人員調離而缺少，從而給迎評工作增添了一定的工作量。通過迎評工作，使領導對檔案工作的重要性引起了足夠的重視，從而專門制定了相應的規章制度及措施；同樣也使各部門管理人員領略到檔案管理的重要性，各部門對照考核指標和學院檔案歸檔范圍的要求，對本部門檔案歸檔的范圍重新作了規范和明確，為學院檔案規范化、制度化管理鋪平了道路。
三、加強民辦高職院校檔案管理工作的措施
“學校檔案反映和記錄了學院建設、發展、教學、科研和管理等方面的歷史過程，是學校的寶貴財富，學校檔案館作為學校長期保存和提供利用檔案史料的部門，在學校事業發展中起著舉足輕重的作用”②。學校的檔案不僅記載著學院的昨天、反映發展的今天，而且為學院的明天的利用提供有力保障，做好民辦高職院校的檔案管理刻不容緩。
1.加強宣傳，提高認識，明確職責，規范管理
檔案管理工作是一項長期性和基礎性的工作，檔案管理部門要加強對檔案工作的宣傳力度，使更多的人了解檔案工作的內容、性質及檔案利用產生的效用，提高對檔案工作的認識，在工作過程中自覺增強檔案管理的意識。要認真做好檔案管理工作，領導重視是不可缺少的前提。我院在院長的重視和支持下，建立了綜合檔案室，把檔案管理工作納入了學校的日常管理工作之中。建立并健全了檔案管理網絡，即由主管副院長擔任總負責人，專職檔案員負責學院檔案管理，各處、室兼職檔案員負責本部門日常檔案管理工作，明確各級檔案管理人員的職責分工，把檔案管理和學院的日常管理工作緊密結合起來。同時制定了檔案管理的各項規章制度，使檔案管理工作有章可循。各級檔案管理人員按章辦事，認真做好檔案的收集、整理、檢查、歸檔工作，檔案工作的規范化、制度化得以貫徹執行。
2.加強軟、硬件建設，提高檔案管理工作的水平
檔案室設施建設是檔案管理的物質基礎，合格的庫房設施是檔案保管的有力保障。學院為綜合檔案室配備了計算機、掃描儀、刻錄儀、空調機和去濕機等設備，在硬件上基本滿足了檔案管理的要求。同時引進了“南大之星”檔案管理軟件，在全院范圍內建立了檔案管理電子化管理平臺，以網絡的方式加以連接，由計算機完成檔案的檢索、統計工作，并逐步做到紙質檔案和電子檔案同時歸檔。對于學院重大活動中產生的聲像資料，通過網絡及時上傳檔案管理系統，（或定期刻制光盤，移交檔案室）。檔案管理方式由傳統的手工管理逐步向現代化、信息化管理方式而轉變。借閱者在授權范圍內，足不出戶，通過網絡便能快捷地查閱一些檔案的電子文稿，調閱相關活動的照片，檔案資源得以共享。“利用計算機管理檔案，充分運用信息化技術手段，為利用者快速、準確、便捷地提供信息”［3］。從而提升了檔案服務的質量，為提高檔案管理水平打下良好的物質基礎。
1.管理思路由注重微觀向關注宏觀轉變
一是宏觀把握檔案事業中“基礎”與“主體”關系，由“偏重基礎”向“突出主體”轉變。其標志性事件是從1999年年初開始的全省國家檔案館和省直機關檔案工作目標管理“三年攻堅”工作，扭轉了從20世紀90年代中期后開始，省檔案局比較偏重于對機關、企業事業等檔案事業“基礎”單位檔案工作達標（目標管理）的督促與檢查，而對綜合檔案館這一檔案事業“主體”單位的檢查督促不夠有力的這一偏差，促進了全省檔案事業的健康發展。二是正確把握“業務”與“體制”的關系，從專注“檔案業務”向重視“管理體制”轉變。其標志性事件有二：其一是及時總結與報道順德市“三檔合一”管理新體制，探索區域性檔案資源科學整合之路。其二是首倡鎮級建館全新模式。2006年12月，省檔案局在大朗鎮召開全省小城鎮檔案工作座談會，會議提出了鎮設立檔案館同時掛市（縣）檔案館分館的模式。會后，經東莞市政府批準，大朗鎮成立鎮檔案館并加掛東莞市檔案館大朗分館牌子，省檔案局提出的鎮級檔案工作“一館兩牌”模式成為現實。三是正確處理“現實”與“未來”的關系，從“立足現實”向“著眼未來”轉變。2003年3月，省檔案局在惠州召開全省檔案工作暨館庫建設會議。這是廣東省檔案事業發展史上第一次專門召開的檔案館庫建設工作會議，標志著省檔案局對全省檔案館事業已從立足“三年攻堅”時的“現實”，向著眼于“做大做強”檔案事業的“未來”轉變。
2.管理手段由指導為主向監督為主轉變
從1998年起，省檔案局陸續開展了達標復查、執法檢查、年度評估等活動，將業務指導與行政監督有機結合，并逐步實現由指導為主向監督為主的轉變。一是開展檔案達標復查，強化對檔案工作行政管理。達標復查為防止已達標單位檔案工作滑坡起了重要作用，也對檔案工作出現明顯滑坡單位產生強烈震動，并促使其工作得到及時整改。二是開展檔案執法檢查，從行政執法檢查到人大執法檢查，檢查力度不斷加大。從1999年開始，省檔案局組織檢查組對省直單位檔案工作進行行政執法檢查，事后向有關單位發出了監督檢查通知書，引起有關單位高度重視。對有些檔案工作“老大難”單位，則請省人大有關部門帶隊執法檢查，效果顯著。三是開展檔案工作年度評估，實現檔案行政管理“五個結合”，將行政監督常態化。2004年和2006年，省檔案局先后制定和文件，開展對綜合檔案館和省直單位檔案工作的年度評估。年度評估實現了目標管理和年度評估、現場監管和非現場監管、微觀管理與宏觀管理、行業主管和專家評估以及檔案部門與地方政府（或各單位）的“五個有機結合”，收到很好效果。由于年度評估是一種定期檢查，從而實現了檔案行政監督的常態化。
3.管理載體由形式單一向形式多樣轉變
廣東省運用于檔案行政管理的載體形式很多，其中運用最多、影響最大、管理效果最好的是：檔案達標升級（目標管理）。從1987年起，二十多年來一直沒有間斷。當然，為了適應新形勢要求，省檔案局對升級或目標管理考核的內容和指標不斷進行修訂和補充。示范檔案館（單位）創建。2004年在全省開展創建示范檔案館活動，目前已有5個檔案館被省檔案局授予“廣東省示范檔案館”稱號。2009年又在省直單位開展檔案工作示范單位創建活動。目前已有6個單位被省檔案局授予“廣東省省直檔案工作示范單位”稱號。檔案工作年度評估。多年實踐說明，年度評估使檔案行政管理力度進一步加大，有效促進了全省檔案館和省直單位檔案工作水平的提高。項目檔案金冊獎創建。自2006年該獎項創立以來，已有17個項目獲獎，許多在建項目和新開工項目都以爭創“金冊獎”作為項目檔案工作目標，有效促進了全省重大建設項目檔案管理水平的提高。
視野更寬廣，工作更主動，管理更到位，管理方式轉變對廣東檔案行政管理影響巨大
1.管理思路由注重微觀向關注宏觀轉變后，視野更寬廣
同樣的手段和方法，管理思路由注重微觀向關注宏觀轉變后，帶來的結果就不一樣。例如“三年攻堅”工作，從目的和要求都有別于以往達標升級或目標管理活動。這是一次針對之前一段時間全省檔案館的主體地位不突出，各地檔案館工作發展極不平衡的現狀，為了促進全省檔案館事業全面協調發展而開展的專項活動，是一項著眼于全省檔案事業的宏觀決策，是檔案管理達標升級活動開展以來省檔案局從“注重個體”到“關注整體”的轉變。事實證明，這一決策實施效果明顯，實現了全省綜合檔案館全部達標升級，縮小了全省館際之間、珠三角地區與山區檔案館之間差距，為全省檔案事業全面發展起到極大促進作用?？梢哉f，自從管理思路由注重微觀向關注宏觀轉變后，廣東檔案行政管理的視野也變得更寬廣更全面。
2.管理手段由指導為主向監督為主轉變后，工作更主動
實踐表明，管理手段由指導為主向監督為主轉變后，由于提高了檔案行政管理部門工作的主動性，進而增強了檔案行政管理工作的計劃性和時效性。首先，由于監督工作是由監督者主動實施的，什么時候進行、對誰實施監督都是由監督者安排，大大提高了工作主動性；其次，由于檔案行政管理部門工作主動性提高，可以有更多時間思考對全省檔案事業的統籌規劃，增強了檔案行政管理工作的計劃性；第三，由于工作的主動性和計劃性提高，檔案行政管理部門可以根據黨委和政府不同時期工作重點，有針對性地組織開展一些服務性工作，使檔案工作能夠緊貼中心，服務中心，避免檔案工作游離于中心工作之外，從而增強了檔案行政管理工作的時效性。實踐同時表明，管理手段由指導為主向監督為主轉變后，檔案行政管理效果更加明顯。實際工作中，檔案行政管理工作顯得軟弱無力的根本原因是檔案部門手段“太軟”，一旦動“真格”，效果還是很明顯的。
3.管理載體由形式單一向形式多樣轉變后，管理更到位
近十多年廣東省檔案局之所以不斷創新檔案行政管理載體，使管理載體逐漸由形式單一向形式多樣轉變，目的就是根據檔案工作管理需要，使不同工作有不同管理載體，從而使檔案行政管理更加具有針對性，管理工作更加到位。以2004年開始的綜合檔案館年度評估為例。這是對實行多年的“達標升級和目標管理”手段的重要補充，由于年度評估將“全省所有縣級以上國家綜合檔案館，一律納入年度評估范圍”，改變了達標升級（目標管理）活動中“鞭打快?！钡默F象。同時，“把年度評估結果分別抄送給各館所在地黨委和政府，并建議以年度評估結果為依據對有關的館進行獎罰”的做法，也使檔案行政管理力度進一步加大，有效促進了全省檔案館工作水平的提高。再以項目檔案“金冊獎”的設立為例。由于切合了當前國家和省對項目檔案管理的需要，而且，“金冊獎”的設立宗旨、產生方法和激勵機制都與其他獎項不同，具有明顯特色，因此，在獎項無數的當今，這個純屬“榮譽”的獎項依然引起許多單位領導的重視與關注。
與時俱進，科學發展，發揮人的作用，廣東檔案行政管理方式轉變的啟發
1.檔案行政管理方式必須隨環境改變而改變，與時俱進
例如，隨著“依法治國”方略的提出，省檔案局逐漸加大執法檢查力度，強化了行政監督職能，并逐步實現由指導為主向監督為主的轉變。早在1989年國家檔案局和國務院法制局就提出“依法治檔”概念，但由于當時整個社會“法治”氛圍還不濃厚，“依法治檔”基本停留在口號上。1997年9月，十五大提出“依法治國”基本方略后，“依法行政”成為各級政府部門工作的基本要求。從1998年起，廣東省陸續開展的檔案達標復查、執法檢查和年度評估等活動，就是省檔案局適應“依法治國”大環境要求，進行“依法治檔”的具體舉措。又如，適應“簡政放權”改革要求，省檔案局按照“統一領導、分級管理”原則，通過委托或授權將一部分管理權限（如機關檔案綜合管理省特級評審、檔案綜合管理達標單位復查、省重點建設項目檔案驗收組織等）下放給各市檔案局，并逐步實現由注重微觀向關注宏觀轉變。隨著改革開放的繼續深入，黨和政府將會有更多新的治國方略出臺，政治、經濟、文化以及社會環境都將會發生新變化，檔案行政管理方式也必須隨著環境改變而改變，不斷與時俱進。
2.檔案行政管理應以“三個體系”建設為目標，堅持科學發展
近十多年以來，廣東省檔案局一直把搞好檔案資源建設、檔案利用工作和檔案安全保管工作作為促進檔案事業發展重要內容。國家檔案局提出建立“兩個體系”和“三個體系”要求后，省檔案局進一步明確方向，并將理論與實踐結合，使“三個體系”建設得到進一步深化和細化，為全省檔案資源、檔案利用和檔案安全體系建設提供保障，也取得顯著成效。目前全省各級各類檔案館館藏總量超過2125萬卷，省檔案館與廣州、深圳市檔案館通過互聯網建立的跨館查閱利用系統已經開通，以檔案安全問責制為基礎的檔案安全體系也已初步建立。在今后檔案行政管理工作中，應當以“三個體系”建設為目標，堅持以人為本，樹立全面、協調、可持續的發展觀，統籌兼顧檔案工作中個人和集體、局部和整體、當前和長遠的利益關系。
