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序論:在您撰寫提升檔案管理水平時,參考他人的優秀作品可以開闊視野,小編為您整理的7篇范文,希望這些建議能夠激發您的創作熱情,引導您走向新的創作高度。
關鍵詞:檔案管理;創新
隨著科學技術的不斷發展,我國迎來了高新科技引領企業發展的時代,為順應當前時展狀況,檔案管理工作要做出與時代相對應的變革,創新檔案管理模式,使得檔案管理工作能更好的為企業發展所服務。
1 企業檔案管理的重要性
企業檔案是在企業發展過程中所形成的有價值的文字記錄或圖表等,記錄了企業各個發展階段的細節。在日常工作中,由專業性人才隊伍對企業的文件進行科學的分類整理,便于以后企業人員進行查詢。其中記錄的各種信息為企業提供了可選擇的發展模式,也使得企業在發展過程中能少走彎路,可以作為企業發展的理論指導。
具體來說,企業檔案管理重要性主要體現在以下方面。首先,良好的檔案管理對企業科技發展的促進作用,它能激勵企業健康的向前發展。其次,檔案是企業文化凝聚的產物,是企業文化的實體表現形式,良好的企業檔案管理反映了企業對于企業文化的利用程度。再次,企業檔案管理能夠很好的使企業經濟效益與社會效益相匹配。最后,良好企業檔案管理能使檔案做為企業的理論指導更加的科學化,時代化。
2 企業檔案管理當前的發展狀況
良好的企業檔案管理遵循著以下原則,首先,企業中各個部門的檔案要有統一的管理部門,管理中實行綜合管理,分類處理,實現檔案管理中的集中管理與分級管理。其次,注重檔案管理的安全性,對企業檔案進行嚴格管理與保護,避免檔案的泄露與遺失,嚴格遵守保密條例,增強企業知識產權意識,維護好企業檔案的安全與完整。
現今,我國企業本著以上原則進行檔案管理,但在管理過程中都或多或少的出現了這樣或那樣的問題,總結我國企業的發展現狀,主要存在以下幾個方面的問題:
檔案管理制度的不完善。包括檔案整理籠統,歸檔責任人不明確,歸檔范圍不明晰,這些都體現了檔案管理水平的落后。如果在崗人員職位不變也罷,如果稍加變動,檔案的不連續、無規則的管理狀態就體現出來,將給檔案的查找帶來很大的麻煩。同時又由于近年來全球經濟下滑,人員的精簡在很多企業發生,由于檔案管理人員很少,使得檔案整理的任務相當繁重。檔案管理的環節很多,若是提高管理水平,其中任何一項環節都不能落下,不僅要求管理設備的提高,從業人員的素質,領導的重視程度等制度的完善上都要在一定程度上有所提高。
當前科技信息發展迅猛與企業檔案管理歸檔單一化不相匹配。當前高新技術的發展,給企業帶來了自動化、數字化與網絡化,利用信息技術可以有效的使得企業檔案管理變得簡潔。通過將檔案資源整合到自動化管理系統中,就能檔案的無縫連接,并對檔案加以保存與隨時的利用。由于企業檔案管理思想的落后,這些高新科技并沒有很好的應用到檔案管理當中去,檔案管理自動化在企業中的運用空間還很狹小,這使得檔案在管理上很不方便。
企業檔案管理的不科學、不規范。在許多企業的檔案室中,我們很容易發現一些檔案的檔號不規范,一些檔案缺少卷內目錄,以及案卷混亂的問題,這是檔案管理不規范的集中體現。在查閱相關檔案時候,會發現檔案的調閱極不便利。
從事檔案管理人員的素質不高,表現在專業水平不高。實現檔案管理現代化,不僅要求設備的現代化,還要求從業人員具有先進的科學知識,能夠對新設備進行使用和維護,。但就目前我國大多數企業來看,檔案管理人員還僅僅從事著文件的收發、歸檔與查找。對于現代化管理的基本知識還處于不了解階段,對于現代設備的使用,能熟練掌握使用技能的從業人員更是稀少,新時期的檔案管理對從業人員的專業水平要求很高,對檔案管理人員如不進行后期的培訓學習,那么在人才這一方面,它會成為阻礙企業檔案管理水平提升的短板。
企業檔案管理效率低下。企業檔案工作的規范化、標準化是企業檔案管理的基本要求。檔案管理普遍存在問題是,大量卷宗的質量不高,搜索工具不完善。一些企業檔案的整理并不符合國家檔案局的標準。在文件檢索方面,大部分企業還是傳統的手工檢索,機器檢索在企業中所占的比重很小。文件檢索要求的精度很高,人工操作代替機器操作并不能很好的完成文件檢索的精度標準。
對于檔案信息的整理、編研投入力度不足。檔案的編研可以做為企業制定發展目標的參考。大多數企業的情況是對于信息的編研不是很重視。編研人員的選取沒有從專業技術方面考慮,只是隨意的指派。這就造成了編研產品的層次低下,信息量不足,不具備很大的參考價值。
3 創新管理模式,提升企業檔案管理水平的一些措施和建議
檔案管理模式的創新,首先,要注重理念的創新,理論指導實踐,實現檔案管理工作創新,首先要解放思想,轉變傳統觀念和意識。其次,要注重檔案管理的機制創新,通過總結當前經濟發展形勢下對檔案管理工作的要求,逐步建立起與經濟發展相匹配的檔案管理模式。譬如,各項管理的規章制度要符合當前經濟發展形勢。最后,要注重管理手段的創新,借助當前高新技術發展的強勁勢頭,將信息技術融入到企業檔案管理中,成為提升檔案管理水平的最大助力。利用信息技術使得檔案管理變得方便簡潔。
具體來說,檔案管理模式的創新可以從以下幾個方面著手。
強化檔案管理體系建設,完善檔案管理制度與監督體制。檔案管理體系的形成具有階段性,檔案管理模式符合企業各個階段的發展情況。各個階段檔案管理體系的形成要有明確的目標責任人,實行問責制,加強檔案管理的監督機制,由于在不同的過程中,不同的運用對象其目的是不一樣的,管理人員可以根據具體的情況加強監管的措施。
對檔案進行細致化分類,科學合理的進行歸納整理。檔案管理是一系統的工程,檔案管理的好壞會直接影響企業其余各部門的工作質量。各部門既是檔案信息提供的對象,也是檔案信息分享的主體。做好檔案歸類整理工作才能使得檔案管理更好的為企業部門所服務。
建立健全檔案管理中的評價機制,激勵從業人員工作的積極性。檔案管理部門因為受長期的計劃經濟的影響,一直被認為是閑散部門,所以許多從業人員對于檔案管理不是很重視,在工作中的熱情也不夠。消極怠慢的工作態度會使得員工在工作過程中產生許多紕漏,如檔案歸類混亂遺失等?,F今的檔案管理相當重要,從業人員就的從思想上端正態度,通過合理的獎懲機制,能有效的調動員工的工作熱情,切實做好檔案的歸類整理工作。
加快檔案管理的信息化建設。首先,可以搭建一個檔案信息平臺,通過檔案管理系統將檔案管理機制延生到企業的每個部門。其次,通過網絡共享平臺,將檔案中的文字信息編入到數據庫中方便企業工作人員的查找。最后,在員工中加大宣傳檔案管理信息化的利用優勢,提高利用率,最大化的實現檔案管理信息化建設的價值。
提升從業人員的業務水平。先從思想上讓他們真正對檔案管理重視起來,并通過對在職的員工進行后期的培訓學習,讓他們熟知一些新設備的應用,建設一批高素質的管理人才,使得檔案管理隊伍更加精良。
4 結語
企業檔案管理是企業管理中相當重要的一個環節,它從企業這個這個整體上產生,同時又服務于整個企業。良好的企業管理能使得企業獲得突飛猛進的發展,而良好的檔案管理,能在很大程度上促進企業管理水平的提高。面對當前快速發展的經濟,進行企業檔案管理模式的創新,提高檔案管理水平已是刻不容緩。通過思想上的變革,人才隊伍的建設與高新技術設備的引進等,使得檔案管理模式與時俱進,如此才不會成為企業發展的短板。
一、檔案管理的重要性
(一)檔案整理與歸檔工作對實際工作有重要指導作用。
在我國的國土資源檔案管理工作中,相關資料都具備一定的法律效力,為促進經濟建設的發展,實現數據資源的有效整合,貼近人們的生產生活來進行服務是非常重要的。全面的國土資源檔案管理,必須在科學管理方案的基礎上,通過推進相關資料的整理和收集,來完善相關信息。
(二)檔案管理資料完整收集是對國土資源經濟發展的前期記錄。
推進國土資源檔案管理工作對目前的經濟生產來講非常重要,能夠直接構建良好的經濟服務。檔案管理工作必須認真按照相關要求來歸納數據信息,必須讓每份資料都能夠找到對應的出處。根據相關制度管理的問題,檔案管理工作必須立足于經濟發展,實現相關數據資料的整理和收集。
二、國土資源檔案管理工作中存在的問題
(一)電子檔案出現后管理經驗欠缺。
隨著計算機的應用,電子檔案大量地出現,但與之相適應的管理卻嚴重滯后。在社會逐步向信息化社會邁進的同時,檔案管理工作者如果繼續沿用低效率的傳統手工管理模式,國土資源管理工作就會受到較大影響。
(二)缺乏轉變觀念,超前管理的創新意識。
長期以來,人們從思想上對國土資源檔案管理工作沒有引起足夠的重視,更談不上對此項工作進行創新。各類業務檔案的管理工作普遍缺乏一種超前管理的意識,沒有將國土檔案工作滲透到各個環節之中,導致各類業務和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。
(三)國土資源檔案管理工作者的素質有待進一步提高。
就目前來講,國土資源管理工作必須得到新技術的應用,通過構建優勢管理的相關方案來進行有關技術的推進,此外在國土資源檔案管理工作的要求中,必須結合信息的利用來實現全面發展。同時必須對國土資源檔案管理工作者提出更高的要求,讓它們能夠更加適應國土資源檔案管理工作的相關內容,并且立足于檔案管理的基礎內容,提高工作管理者的意識,努力帶動國土資源管理工作的發展。
三、國土資源檔案管理工作建議
(一)提高檔案管理意識,加大檔案管理力度。
國土資源檔案是一項綜合類檔案,涉及面廣、信息量大。在新的形勢下,各級國土資源部門必須將計算機技術應用于土地檔案管理工作中,轉變傳統觀念,拓寬服務領域,延伸服務范圍,創新服務機制,才能充分發揮國土檔案獨特的服務功能?;鶎訃敛块T要認真學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》,提高檔案意識,提高檔案人員工作熱情,增強檔案人員責任感和使命感。檔案人員要嚴格要求自己,努力在平凡的崗位上創造出不平凡的工作業績。各級部門要加大檔案管理力度,提高對檔案工作重要性的認識,爭取得到領導對檔案工作的重視和支持。
(二)加強業務學習,努力提高檔案人員素質。
檔案工作是一項專業性很強的技術性工作,這就要求檔案人員具有職業道德意識、信息開放意識、求實創新意識、法律意識。要求檔案工作者不斷更新專業知識,積極參加業務培訓,逐步提高語言文字表?_能力,資料收集整理能力,計算機應用能力,充分利用現代化技術手段管理檔案,使檔案更好地服務于社會。檔案工作人員不僅要有較好的專業素質,還要有良好的職業道德,具有實干、嚴謹、細致、認真的工作作風。檔案工作者既要做好檔案收集和保管工作,又要為廣大群眾提供優質的檔案服務,嚴格執行政治紀律、組織紀律和工作紀律。檔案工作規范化、完善化是實現檔案管理現代化的重要中間環節,這就要求我們處理檔案工作中做到規范、完整、標準,嚴格按照國家的有關規定。
(三)加快檔案信息化建設,實現檔案數字化管理。
檔案信息化建設是新時期檔案工作的需要,隨著信息時代的到來,檔案管理也隨著信息資源的交流和互換進入到網絡的新天地。數字化管理使檔案查詢更加快捷,極大的提高了檔案查詢效率,為廣大用戶提供了大量、快捷、高質量的國土資源信息。檔案數字化管理,是當今國土檔案工作的必然要求。近年來隨著網絡信息快速發展,各級國土資源部門信息化建設尤為重要,我們必須緊跟時展步伐,加快數字檔案建設,實現國土管理工作自動化及網上辦公。積極推進國土資源電子政務建設,廣泛應用信息技術在國土資源管理工作中,促進國土檔案管理的數字化建設快速發展,建立國土資源數據庫,實現數據共享,擴大服務范圍,更好的為當地經濟建設及廣大群眾服務,開創國土檔案管理工作新起點。
因而,在如何加大宣傳力度上,筆者覺得,一是,要以檔案管理工作的規范化、標準化方面作為切人點,大張旗鼓,深入淺出地進行宣傳。如果沒有檔案管理工作的規范化、標準化,檔案管理工作就會失去了對其嚴格的要求。那么,要實現檔案管理工作的規范化、標準化,首先,就要實現所說的相近公文無重復和有序的科學組合,以實現檔案管理保管利用價值的最大化和案卷完整化,以及檢索利用便捷化。在實際工作中,要在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上,注意解決好明確立卷歸檔的重點,注意解決好有效地維護全宗的完整性。
二是,要以突出加強有關檔案管理價值、作用以及利用效果等方面為前提,要求相關人員認真貫徹落實《檔案法》,引導人們牢固樹立檔案管理質量意識、效益意識、服務意識和創新意識。與此同時,使大家了解和懂得檔案管理是屬于什么性質的工作,它有什么作用,以及怎樣從事檔案管理工作等,從而了解和掌握檔案管理工作的重要性和必要性。
三是,要以有針對性的規定事例作為載體,比如通過可陳列的大量有價值的圖片,并以板報形式展示給人們,使人們在獲取相關知識后,能夠從中意識到檔案管理的作用,感受到檔案管理的存在價值。
堅持高標準,其二應從增強檔案管理工作人員的素質人手,選擇素質比較良好,業務比較精通,平時善于學習和勇于進取的人員從事檔案管理工作,使之檔案管理工作水平不斷得到提高。
我們知道,檔案管理工作的性質,決定了檔案管理工作者既應是專業型人才,又應是管理型人才,只有擁有一批具有高素質的新型檔案管理人才隊伍,檔案管理事業才能不斷地興旺發達。而從現實實際工作中來看,目前有些企業事業單位的檔案管理工作雖有進展,但步伐邁得不大,有些單位的檔案管理工作人員還有待于掌握更多相關的現代化科學管理基本知識,有待于掌握現代化設備的操作技能。
因此,筆者覺得對新型檔案管理工作人員人才隊伍的培養,首先,應是加強理論和技術培訓,通過理論和技術培訓,使之努力提高檔案管理工作的素質,努力掌握檔案管理工作的技術與方法,用以指導檔案管理工作的實踐。
其次,要隨著管理工作中的設備管理更新換代過程,同步調入具有技術專長人才,使之用以對原有檔案管理工作人員的技能培養和知識薰陶,讓更多的人員能夠盡快地熟練掌握檔案管理工作的新技術。
再次,應做到在人與技術相結合過程中的盡善盡美。一是,要理匝各級檔案管理部門、企業事業單位檔案管理工作的關系,以使之實現檔案管理體制改革的合理化、規范化以及網絡化,為能夠達到人與技術相結合的盡善盡美鋪平道路;二是,要注意適應和掌握現代化設備管理的作用,比如要注意加密文件的保管與密碼設置,以防止丟失、被盜或網絡中病毒的破壞等,為能夠達到人與技術相結合的盡善盡美掃清障礙;三是,要防止人與技術的脫節,這是最重要的。要注重于人的技術素質,反之,如不注意提高人的技術素質,就達不到真正實現檔案管理工作高水平的目標。
另外,我們更應該知道,提高檔案管理工作人員的素質,這是當今知識經濟時代的要求,是檔案管理工作的基礎。知識經濟時代的檔案管理工作,需要大批的“專”與“博”相結合的新型人才,這種“專”是跨學科的“多?!?,而不是過去的“一?!?,這種“博”更是隨著現代化科學技術的發展動態的“廣博”而不是過去傳統不變的知識“廣博”。我們說這樣的知識人才有著更強更好的適應性和穩定性,并能夠適應和解決檔案管理工作所遇到的臨時的某些復雜的情況。那么,結合當前檔案管理工作的需要,我們又何樂而不為呢?
堅持高標準,其三應從檔案的開發利用人手,發揮出檔案的客觀存在價值,不斷提高檔案管理知名度,使檔案管理工作在人們心目中占有重要的位置。
那么,如何從檔案的開發利用人手呢?針對此間題,筆者以為,一要,把握并熟悉檔案的內容,用以提高信息咨詢服務的能力。把握并熟悉檔案的內容,我們說這是檔案管理工作者做好開發利用工作的最基本的要求。這里說的把握并熟悉,就是要了解全部檔案資料的數量和種類,了解這些檔案的完整程度和準確程度、價值大小和形成時間、歸檔時間、保管情況和利用情況等。只有這樣,在把握并熟悉的情況之下,方能夠不斷地提高信息咨詢服務能力。
一、領導重視,上下聯動,確保醫院信息化建設順利推進
作為福建省最早的三級甲等綜合性中醫醫院,我院領導一直十分重視醫院信息化建設,信息化建設始終走在全省同級醫院的前列,自1999年開始建設醫院信息系統以來,醫院信息化取得實質性進展,已完成40多個信息系統的建設, 覆蓋全院95%以上的科室,滲透到管理的各個環節,系統管理軟件逐步完善,網絡運行平穩,信息系統應用水平得到不斷提高,檔案信息化管理水平不斷提高,檔案信息資源的得到更加充分的開發和利用,醫院服務質量與工作效率全面提升。
(一)加強組織領導
為加強醫院信息化建設與管理,推進醫院信息化建設進程,我院成立院領導、各相關部門負責人組成的信息化建設領導小組,由院長擔任組長,指定分管院長具體負責,對醫院信息化建設進行總體規劃,定期研究、審核、協調、部署醫院信息系統建設過程中的問題及重大事項。并設立信息科負責信息系統建設工作的具體實施,檔案管理部門全程參與,為醫院信息化建設提供組織保障。
(二)建設資金及時投入到位
醫院每年年初制度預算時,均優先考慮信息建設的投入,確保資金投入及時到位,使系統在最短時間運行起來。醫院在信息化建設過程中已累計投入近千萬元。
(三)廣泛動員,開展全員培訓
醫院信息化建設工程涉及全院所有人員,包括醫護、藥劑、行政后勤等人員,讓操作人員充分認識到系統運行后將減少工作量,提高工作效率等優勢,并盡快熟悉和掌握本部門的系統操作流程,是保證系統正常運行的關鍵。因此醫院在啟動每個信息系統建設之前,均派出專業人員深入使用科室認真調研,召開專題會議向員工說明各相關信息系統的功能及優勢。并在系統試運行之前及新進員工上崗前及時開設醫院相關信息系統操作培訓,印制相關培訓材料,在院內信息平臺設立操作指南專欄,讓員工及時掌握相關操作知識。
二、精心規劃,分步實施,積極穩妥地推進醫院信息化建設
實現檔案管理的信息化是一項長期的系統工程,并非一蹴而就,需要制定總體規劃、分步實施,并且隨著信息技術、醫藥衛生技術及醫院的發展而適當地調整。為此,醫院根據衛生部《中醫醫院信息系統基本功能規范》以及相關部門行業標準,圍繞醫院年度工作目標和中長期發展規劃,制定醫院信息化建設年度計劃和中長期發展規劃。同時在實施每一具體步驟時,制定出詳細的方案,并經過充分論證后方可實施,不斷加強醫院信息化建設的深度和廣度,提高醫院管理信息和醫療信息處理的自動化程度。同時根據醫院信息化建設進和適時出臺《電子公文處理試行辦法》,建立健全電子公文處理系統和管理、帳戶與系統安全管理、電子公文的辦理、電子公文歸檔與銷毀等相關規定,有效促進了相關電子公文歸檔等工作的規范性和及時性,逐步將醫院建設成一個全面的數字化醫院。
(一)起步階段
醫院從1999年開始建設信息系統,主要目標為建立以病人為中心的HIS系統,該系統于2000年4月正式投入運行。2003年開始建設LIS檢驗管理系統,實現檢驗報告數據全院共享。此時各系統生成的相關信息、資料僅通過信息管理部門進行邏輯歸檔,存儲在服務器上,只實現管理權限向檔案管理部門的移交,而未實現實體的歸檔。檔案管理部門仍需通過兩套系統對檔案進行管理,程序繁瑣。一套為單機版的傳統檔案管理系統,只能實現檔案目錄的搜索,通過手工提供檔案的利用服務;另一套則通過院內信息系統聯網機來實現電子檔案的管理和開發利用。
(二)發展提高階段
為進一步提高HIS系統的穩定性和運行效率,并適應新時期對系統軟件的要求,我院于2005年開始與相關軟件公司合作,進行HIS軟件全面升級,積極推進醫院流程改造,將信息化建設逐步向臨床信息系統轉移。如:建立電子病歷系統,建立PACS醫學影像系統、手術實時轉播和監控系統、中醫藥電子數據庫,實現電子病歷、影像圖像、檢查報告數字化存儲和利用,相關文件資料歸檔后設置不同等級用戶查閱權限,通過用戶名和用戶密碼登錄,在全院各醫生工作站均可通過相關權限實現調閱相關電子病歷、檢查報告及圖像,在為臨床診治提供高效準確依據的同時有效防止檔案信息泄密、丟失,確保數據的安全可靠;建立OA系統和網絡版的檔案管理系統,配備了先進的掃描儀,實現辦公自動化和網上疫情直報,藥品的網上招標采購和網上醫療信息的查詢與檢索。
三、多措并舉,保障安全,確保醫院檔案信息系統高效穩定運行
隨著醫院信息化建設的深入,檔案信息系統的安全對醫院各項工作的正常運轉至關重要,一旦系統故障而又在短時間內難以恢復,將會嚴重影響患者的治療和正常的醫療秩序。同時檔案信息資源是醫院的核心機密,在實現信息資源共享的同時應保證信息資源的安全。因此我院十分重視信息安全 ,根據《中醫醫院信息系統基本功能規范》及本院信息化發展的需要,先后制定了醫院《網絡與信息安全應急處置預案》和《信息系統監管實施辦法》、《計算機網絡系統安全規則》、《電子打印病歷管理暫行規定》、《檔案安全管理工作規定》、《檔案安全應急處置預案》等20多項管理規章制度,采取有效措施,確保醫院信息檔案安全。
(一)建立信息安全管理小組。領導小組由院領導及相關部門負責人組成,并在信息科設專職系統管理員,在綜合檔案室設專職檔案系統管理員,各科室設兼職信息安全員,確保各項部門信息系統安全運轉。
(二)加強網絡安全管理。一是內外網的物理隔離。加強醫務人員信息技術培訓以及規章制度的宣貫,同時定期和不定期對各終端工作站進行安全檢查。二是安裝網絡版殺毒軟件,定期查殺病毒否,對服務器及工作站操作系統及時升級。三是在數據庫自動備份的基礎上,實現異地備份,并建設數據庫同步復制系統,引進數據庫安全管理系統,確保信息數據庫的高可用性和高安全性。四是通過光纖專線與醫保中心、上級主管部門進行數據交換,并設立防火墻及入侵檢測系統,保證數據的安全。
(三)認真落實應急預案。確保在特殊情況發生時,以最快時間進行數據及系統的恢復,減輕和消除突發事件造成的危害和影響,將各種損失降到最低程度,妥善處理系統故障期間患者就診和治療問題,維持正常的醫療秩序。
關鍵詞:檔案管理;信息化管理;科學管理
現就強化文秘工作與檔案工作一體化,規范文檔銜接,提高單位檔案質量,談自己的一些初淺認識和看法。
1 檔案建檔過程中常見問題
1.1 原始稿件不全,編號不規范
歸檔時發現只有定稿,缺了原稿或修改稿,公文編號差錯,鉛筆或圓珠筆撰寫,不經過復印就用傳真原件歸檔,短期內字跡就變得模糊不清,既不符合立卷歸檔的要求,又影響了檔案的質量和存檔價值,使檔案的真實性難以保障。
1.2 文種使用不當,辦理程序不規范
出現“決定”和“意見”不分,“通知”和“通告”混用,有的該用“請示”卻用了“報告”,有的“報告”中夾雜著“請示”的內容,有的甚至把兩個文種合二為一成“請示報告”,越級行文,越級簽發,有校對無復核,不登記就印發等無序現象,從而為正確歸檔留下了后患。
1.3 是版面記錄不全,附件不規范
在日常檔案管理中常常遇到歸檔文件沒有標明印發部門和發文時間,甚至沒有版記,有的“附件”字樣標識不當,正文和附件的名稱、序號不一致,附件單獨裝訂時不標識正文字號和排列序號,嚴重影響著公文的規范立卷和規范歸檔。
1.4 是整理和裝訂不規范
相當一部分單位在整理、印刷裝訂中容易發生掉頁、漏頁、壓字等問題,使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響。
2 提高單位檔案質量的主要措施
出現上述問題,表面上看,大多少發生在產生公文這一重要環節上,實際上它反映了由公文向檔案轉化的“兩張皮”問題。文秘工作和檔案工作銜接的主體主要是公文,公文是文秘工作的主要產品,檔案資料又主要來源于公文,公文是檔案的前身。公文質量的好壞直接影響著檔案的質量,換句話說沒有高質量的公文就不會有高質量的檔案。高水平的檔案管理是建立在規范處理公文的基礎之上。可見,現代文秘工作是檔案管理工作的基礎性工作,它們是一個整體。隨著現代科學技術,特別是計算機網絡技術的發展,“文檔一體化”管理模式應運而生,用信息化實現文秘工作與檔案工作一體化,反映了現代科學管理的必然趨勢。結合自己多年的工作實際,提出幾點建議。
2.1 明確部門職責,檔案立卷前移
文秘人員要根據國家規定,對辦理完畢的文件材料集中統一保管,根據立卷的原則和方法及時編寫“案卷類目”,“及時整理(立卷)、歸檔”,使文件的立卷工作日?;h文件應該在會前收集全材料,會后及時立卷歸檔,切忌拖拉積壓。聯合辦理的公文,原件由主辦單位進行分門別類的管理,要及時收集歸檔,協辦單位只保存復印件或副本,既方便平時查閱,又利于年終立卷。當遇到工作人員因故調離工作崗位時,主管單位要負責將本人暫存、借用的公文材料,按照有關規定全部及時進行清交,確保檔案材料的完整性。
2.2 組織機構合并,培養文檔工作者
“文檔一體化”的實質是把現代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起。每一個文秘人員的頭腦中必須要有檔案意識,不僅為當前的工作服務,還要為檔案的要求所考慮,規范辦理好每一份公文。要站在對歷史負責的高度超前控制,保證檔案的質量,同時也減少了檔案部門的工作程序,避免無渭的重復勞動,使文檔工作流程科學化、合理化。
2.3 適當投入,提高人員裝備和技術水平
在建立一支有較強的政治覺悟和專業技術水平的優秀文檔工作者隊伍的同時,要配置“文檔一體化”計算機管理系統,這是實現“全過程管理”的關鍵。依靠這一系統,一次輸入,多次輸出,從公文產生到運轉的每一個環節上,特別是在公文向檔案轉化的關鍵環節,都要體現檔案工作的具體要求,使文檔實體生成一體化,管理一體化,利用一體化,規范一體化,用信息化實現文秘工作與檔案工作一體化,從源頭上提高單位檔案質量。
2.4 強化制度建設,實現全過程管理
建立有效的管理制度和工作程序,嚴格按照規范程序辦理公文,要樹立質量管理意識,這是“全過程管理”的前提。文秘人員要有質量第一觀念。要嚴格執行公文行文規則,嚴格審核簽發制度,審核簽發手續是否完善、附件是否齊全、格式是否規范,印制后發送前應再次進行復核。制定嚴格的質量標準。對要修改實質內容,則應該按程序復審。在公文用紙紙型、幅面尺寸、裝訂要求等技術指標上也要嚴格按《國家行政機關公文格式》標準把握。要正確選用主題詞,自覺保存原稿或修改稿,不用鉛筆或圓珠筆撰寫或修改公文,傳真件要經過復印后再歸檔,保證檔案文件的質量和存檔價值。
2.5 分門別類,充分利用檔案原基礎
【關鍵詞】 檔案信息化;管理水平
隨著社會信息化進程的加快,信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的戰略資源,檔案作為一種原生的信息資源,其重要性日益凸顯出來。面對這種挑戰,相關檔案工作者要不斷學習科學知識,加強檔案的信息化建設,全面掌握信息技術為檔案工作服務,為社會主義經濟建設服務,已經成為擺在眾多檔案工作者面前的一個重要課題。
信息化建設,就是在檔案管理部門的組織下,對企業形成的各門類的紙質檔案進行數字化加工,同時對檔案信息資源進行管理。檔案管理的信息化主要包括建設標準化、存儲數字化和利用網絡化。檔案資源只有通過信息化,才能真正發揮檔案信息資源的利用價值,是保證檔案資源數據真實可靠、提高服務企業和社會的必然要求,同時對推動我國經濟社會的快速發展也具有十分重要的作用。
一、明確檔案信息化建設的三個原則
(一)規范性原則。檔案工作現代化的需要,是提高檔案工作質量和效率的需要。實現室藏紙質檔案信息化,需要通過現代信息掃描、影像等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化檔案,是通過室藏數字化檔案還是電子文件檔案,都該堅持規范性原則,制定相應的規定。
(二)安全性原則。目前數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入,網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此,必須加強網絡安全技術防范和研究,采取切實可行的安全措施,確保檔案信息數據的安全。
(三)效益性原則。檔案信息化建設涉及到多學科知識,多專業配合,需要投入相當的人力、物力、財力,對室藏檔案的利用和用戶需求進行分析,把重要的和利用率較高的紙質檔案進行數字化,為企業的生產經營提供服務。
二、檔案管理信息化的作用和意義
(一)檔案管理信息化是實現資源共享的重要途徑。在經濟社會全球一體化發展形勢下,檔案管理信息化能夠打破信息使用者之間閉塞的壁壘,加快促進信息資源的開發、利用、保存和傳遞,實現資源的有效共享。
(二)檔案管理信息化是檔案事業發展的新起點。傳統的檔案管理方式已無法適應當今飛速發展的形勢,檔案管理人員必須打破舊有的管理思維,積極消除影響檔案管理信息化發展的弊端,運用適合于檔案管理信息化的工作結構,使檔案管理工作與社會整體發展相互協調一致。
(三)檔案管理的信息化是改革進步的新要求。過去的檔案管理工作主要是使用人力對檔案進行收集、整理、保存等,人力資源投入大但效率低,檔案管理的信息化不僅提高了檔案的存儲數量,還極大地解放了人力,提高了效率,適應現代社會快速發展的要求。
三、加強檔案信息網絡化的管理
隨著現代化管理技術和設備的引進,特別是計算機、光盤、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的客觀環境:一是檔案管理部門都配備有現代設備,確保服務工作的有效性,提高檔案服務的質量。二是許多檔案管理部門就檔案信息化建設進行了積極的探索和嘗試,為檔案管理由傳統的手工操作走向現代化管理積累了經驗,給予檔案管理工作強有力的支持。三是數字化帶動了傳統載體檔案的數字化,加快了數字化檔案的建設步伐,完善了電子文件的規范管理,使檔案部門成為向社會提供信息的重要渠道之一。四是隨著檔案管理工作的法律、法規陸續頒布,使檔案工作人員對做好新形勢下的檔案工作意識不斷增強,對所管理檔案進行系統地整理,為檔案的現代化管理奠定了基礎。
四、做好檔案信息化建設的保密工作
檔案信息多含有信息,作為一些核心秘密,涉及經濟社會發展的安全。保障檔案數字化安全是檔案工作者的重要責任,明確小組成員的職責和任務,從源頭上對檔案信息化工作進行規范。檔案人員必須保持警惕,避免檔案的丟失和泄露,盡職盡責保證檔案資料的安全,為檔案管理工作規范化打下良好的基礎,真正為社會經濟建設服務。
五、構建與現代化相適應的信息化檔案管理體系
檔案管理是以現代化作為發展方向的,而現代化則又是以標準化為前提。以計算機技術應用為中心的現代檔案信息管理方式必須建立在各項業務工作標準化的基礎之上,因此,實現檔案管理工作的標準化,是實現檔案管理信息化、科學化的必要條件。
根據標準化要求,一是建立健全檔案保管安全體系,在庫房建設、溫度控制、防火防盜、蟲霉防治等方面達到國家標準,有條件的還應該建立庫房自動控制系統。二是以縮微、裱糊、翻拍等技術手段進行檔案搶救,提高重要、珍貴檔案保管質量。三是抓好計算機應用工作,注重檔案數據庫基礎建設,建設數字化、信息化的檔案管理方式。四是加快現代化技術人才的引進和培養,使之成為能擔當起新世紀檔案管理邁向信息化建設的中堅力量。真正建立起現代化的檔案信息管理體系。
檔案歷史記錄,它對于人們目前或未來的工作有借鑒參考的作用,我們要重視檔案管理信息化建設,充分利用檔案資源的優勢,從而實現檔案利用價值。因此,在新的歷史發展時期,檔案工作人員必須要緊跟時展步伐,關注科技創新,積極完成檔案管理信息化技術的創新,從而帶動檔案管理水平的提升,實現檔案管理的新突破,為檔案管理事業貢獻力量。
【參考文獻】
[1]劉斌.論檔案信息的電子化管理制度推進.河南省社會科學界聯合會,2009年版.
關鍵詞:電力系統 檔案數字化 管理水平
中圖分類號:TM7 文獻標識碼:A 文章編號:1672-3791(2013)01(b)-0245-01
當前,我國電力事業蓬勃發展,電力檔案工作的作用也日益得到發揮,服務企業發展的成效也愈發明顯。但是,目前電力部門檔案工作普遍存在一些問題,比如:企業領導的檔案意識淡薄,重視程度不夠,部分企業沒有指定專人負責從事檔案管理工作,檔案資料不規范、檔案資料丟失情況都不斷發生。這種以紙質檔案為主的傳統管理模式已越來越跟不上形勢的發展,受到了新時期、新技術的巨大沖擊,數字化檔案管理的新模式已經愈發凸顯。電力系統如何通過運用檔案數字化提升檔案管理水平,深入開發檔案信息資源,強化檔案信息服務意識,已成為當前電力系統普遍關注的課題。筆者在本文中闡述了電力系統運用檔案數字化的作用和優勢,探討了電力系統運用檔案數字化提升檔案管理水平的對策措施,供業內同行借鑒參考。
1 電力系統運用檔案數字化的作用
(1)電力系統運用檔案數字化,可以為企業健康發展提供信息支持。運用檔案數字化進行電力系統的檔案管理,可以形成有效的電子文件,尤其是涉及重大項目投資、企業重大人動調整、機構重大變革等事宜,可以及時通過檔案數字化平臺進行公布,從而真正將企業民主管理落實到位,增加了企業各項工作的透明度和開放度,使廣大職工對企業的各項工作熟知,提高工作的積極性和主動性。同時,數字化的檔案可以方便員工從網絡上學習下載資料,開拓了新的學習工作途徑,強化了職工的學習觀念和意識,有利于企業的健康穩定發展。
(2)電力系統運用檔案數字化,可以把新時期電力檔案管理工作推向新高度。長期以來應用的紙質檔案保管起來比較復雜,極易受到保存條件的制約,發生受潮、墨跡字跡不清等問題,在很大程度上限制的檔案資料的保存利用。而數字檔案管理系統技術先進、功能完備、運行穩定,不受保存條件的制約,改變了紙質檔案工作勞動量大、保管不方便的弊病,實現了檔案資料的規范有序管理,在很大程度上提升了檔案利用效率和檔案的共享水平。
(3)電力系統運用檔案數字化,可以為檔案信息資源共享開辟嶄新途徑。數字化檔案將企業的各種原始檔案資料進行分類收集、集中管理,建立起方便查閱的數據資料庫。這樣一來,企業的廣大職工不僅可以在網絡上查詢到本企業的檔案資料,還可以查詢學習相關兄弟單位的文件資料,真正實現了資源共享、共同提高的目標。
2 電力系統運用檔案數字化的優勢
可以說,檔案數字化與檔案管理緊緊相連,密不可分。檔案管理是基礎、是前提,檔案數字化是更深層面的檔案管理,是檔案管理的進一步優化升級。檔案管理工作過程中,需要一人或多人進行分卷、編目、歸檔等工作,任務繁重復雜。檔案數字化脫離了原有體制的束縛,檔案數字化工作人員不必再從事繁瑣復雜勞累的檔案分類、編目、歸檔等工作,可以把更加的精力運用到如何進一步開發檔案和利用檔案上去。所以,檔案數字化實現了由檔案由手工操作到網絡管理的轉變,為檔案管理工作的進一步優化發展提供了更加廣闊的發展前景,有利于檔案工作更好的服務于公司未來的發展。
3 電力系統運用檔案數字化提升檔案管理水平的舉措
(1)要進一步建立健全各項管理制度。首先,要明確專人負責檔案數字化工作,對電氣企業內部的各科室、單位要明確專人負責整理檔案資料,由公司專門的檔案管理人員負責收集歸檔,經過整合完善,將分散的檔案資料歸類整理,提交企業檔案室保存。這在一定程度上可以做到專人專責,防止拖尾扯皮,全面提高數字化檔案工作效率。其次,要指定一名技術水平高的人員作為企業的網絡管理員。網絡管理員負責做好在線文檔歸類整理工作,建立起專門的電子數據庫,為企業領導和員工提供優質的檔案服務。要特別注意的是,必須要對歸檔的電子文件進行拷貝,以免計算機操作失誤造成文件丟失。再次,要建立嚴格的文件登記管理制度。企業檔案室負責人作為文件管理的第一責任人,通過實行嚴格的文件登記制度,對公司所有的電子文件進行有效管理,同時負責監督指導各單位、科室負責人員及時歸檔電子文件,每年底對電子文件光盤進行檢驗,及時歸檔登記封存,為以后隨時調閱做好充分的準備。
(2)要進一步做好數字化檔案保密工作。當前,檔案數字化工作者的保密意識還需進一步加強。由于電力檔案數字化的方式主要是掃描和制作電子文檔,這兩種形式極易發生泄密。因為掃描時要逐頁進行,還要進行轉變格式、壓縮文件等操作,可以說這個過程復雜繁瑣。很多企業在進行檔案數字化工作時,都把這些工作外包出去,這在很大程度上造成了泄密事件的發生概率。所以,在進行檔案數字化工作的過程中,必須要有檔案人員親自操作,特別是一些重要人事檔案,檔案專門人員務必提高自身的保密意識。同時,檔案人員要充分認識到確保數字化檔案建設是一項保密性強的綜合工程,必須根據新時期的網絡特點,采取信息加密、備份、防火墻等高效的保密措施,防止數字化信息在網絡上傳播,通過數字化檔案的保密建設,為電力企業發展提供堅實的檔案信息服務。
(3)要進一步強化數字檔案管理人員素質。誠然,電力系統檔案數字化工作投入高,科技水平含量高,這項工作需要綜合素質能力較強的人員來承擔,檔案數字化工作人員要學會管理,善于管理,同時要熟悉新時期、新形勢下的信息知識。目前,檔案數字化工作者還不能完全達到這一要求,人員知識結構不夠合理、知識層面比較狹窄,這也成為在制約數字化檔案工作的重要。
4 結語
未來時期是信息經濟的時期,可以說,廣大電力部門檔案工作者機遇與挑戰同在。電力系統數字檔案工作逐步實現規范、科學,是目前電力部門在檔案工作中亟待解決的問題。筆者相信,只要廣大電力檔案工作者意識到數字檔案工作的艱巨性,科學制定有效整體規劃,然后組織分期實施,同時進一步建立健全各項管理制度,進一步做好數字化檔案保密工作,進一步強化數字檔案管理人員素質,我們的電力系統數字檔案建設將更加基礎堅實、運作良好,這也將在很大程度上推進電力企業的持續,健康,快速發展。
參考文獻
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