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序論:在您撰寫檔案管理特點時,參考他人的優秀作品可以開闊視野,小編為您整理的7篇范文,希望這些建議能夠激發您的創作熱情,引導您走向新的創作高度。
(一)檔案文書工作之間的相互聯系存在的問題
通常在實際的工作當中,文書工作與檔案工作兩者是存在區別的,有其統一性也有分工明確性,那么在銜接的過程中兩者相互配合形成一個分體式的管理系統①。在工作中文書與檔案實行的是分塊模式管理,是一種科學有效的管理制度,但是在某種程度上來說是有前提的。文書人員檔案意識薄弱,那么檔案人員也很少顧及文秘工作,導致兩者在聯系的過程中出現很多的問題,使之脫節,這是很多單位和企業在檔案管理方面存在的問題。那么,目前在文書檔案工作當中,公文的格式以及處理的方法出現了很多的不規范性,例如:辦公用紙不達標、檔案文件裝訂的不夠規范、版記不全、相應的附件不明確、編號和原稿不全或者不規范等等。
(二)一人多職
為了減少資金的開支,又想工作全面到位,很多的單位實行一人多職,缺乏專職的檔案人員,于是就出現了檔案人員兼職文秘工作或者說文秘工作人員兼職檔案管理工作,他們不僅要負責辦公室文件的收發,文字的綜合、信息的宣傳以外,還要對檔案文件的管理工作負責,投入到檔案管理工作當中去,出現了范圍不明確、收集工作不及時、材料不充沛等問題,還有一些檔案人員對檔案資料不重視對存儲不細心,導致的資料不完整錯亂等現象。就使很多的單位文書檔案存在很大的漏洞②。
(三)領導片面思維不重視檔案管理
檔案管理工作在一般的單位中不受重視地位比較低,在領導的心中對檔案管理工作認為是無關緊要的事情,可做可不做的小事,一般的領導認為是一件很簡單的不過的事,也就是收集資料管理資料不需要大腦的思考的事,看不見明顯的經濟效益,只是覺得要求在單位文件庫里存放好就可以了,工作需要的時候拿出來參考③。
(四)單位其余部門對檔案工作不配合
在單位的歸檔工作需要從各個部門收集資料和文件,很多的部門存在著瞧不起檔案部門的人員,只是圖自己工作方便找借口推脫,總覺得自己工作很忙,什么時候有時間什么時候在交就可以,也有些人不愿意將檔案資料交到檔案部門進行統一管理,導致檔案管理工作進行緩慢,使檔案管理人員感到心有余而力不足,這些因素都制約了檔案管理的工作水平④。
二、文書檔案的管理特點及趨勢分析
(一)文書檔案豐富多彩
文書檔案是各個單位各個方面真實的記錄與記載,涉及很多行政方面、會計和科技管理方面、黨群管理方面等多種載體。由于文書檔案中包括了很多單位和有關部門印發的各種文件、各種民主選舉選民登記和選票以及各種簽訂的合同和附件,形成了文件檔案內容的多種多樣,豐富多彩。
(二)檔案與文書工作相聯系
文書工作從開始到結束的整個過程也是檔案的形成,包括:收集、辦理、登記、運行、承辦以及文件的收集、統計、入檔等程序,檔案工作是文書工作的前提條件下進行完成的,文件和檔案的優劣關系到檔案的優劣和檔案工作的好壞有著很大的影響。
(三)文書檔案最重要的兩點:收集、保存
文書檔案就是利用紙張實質性的記載,是一種管理手段,并且分類的存放在檔案室,這個管理的過程最重要的是收集和保存,同時強調資料的完整性和存放的安全性,便于后人引用和借鑒和閱讀資料,這樣才能充分發揮檔案的真正作用。
三、結束語
【關鍵詞】鄉鎮;檔案管理;新特點
隨著我國城鄉統籌改革建設的發展,人民的生活水平已經得到了極大的提高。鄉鎮檔案管理的工作在各項鄉鎮基礎工作中面臨的挑戰和機遇也越來越重要。隨著信息技術的發展,我國鄉鎮檔案的管理力度雖不斷提高,但仍未達到現代信息化的管理水平。鄉鎮檔案管理工作仍需要投入更多的努力和創新。
一、鄉鎮檔案管理在基礎工作中的作用
鄉鎮檔案管理在基礎工作中的作用:
(一)保留事實。鄉鎮檔案屬于與具體工作相適應的原始記錄,因此能夠更好的維護鄉鎮原始面貌,回溯原始事實,印證過往案例、糾正工作失誤等作用,它具有其他參考資料無法比擬的參考權威性。
(二)化解矛盾。鄉鎮檔案的整理和保存相當于將鄉鎮政府機關與各村及企業之間的關聯的所有事件作了直接的記錄。在各方出現不同的矛盾和質疑時,鄉鎮檔案就能夠為解決這些矛盾和糾紛提供直接且有力的證據。
(三)撥亂反正。當前一段時間的鄉鎮工作有時可以通過借鑒歷史某個階段中的相似案件來做指導,同時在不斷的總結整理中,發現前后解決處理問題的不足之處,能夠起到積極的撥亂反正作用。
二、鄉鎮檔案管理的新特點分析
(一)全宗分類。鄉鎮機關的基礎工作中檔案管理工作需要處理的檔案一般分為全宗檔案和非全宗檔案兩大類?!叭凇钡母拍罹褪巧婕耙粋€機構的所有檔案。少數檔案的整理和保管只以類別的方式來進行,并不是全宗分類。例如鄉鎮中縣屬機關的派出機構所形成的檔案只屬于派出機關。在鄉鎮范圍內,包括鄉鎮黨委、人大、政協、紀委、團委、婦聯和各基層村委等組織都以全宗方式來整理、保管和轉移檔案。鄉鎮作為基層政府,檔案管理的對象即全部的鄉鎮機關檔案。現行的鄉鎮行政辦公室往往具有綜合功能,一個辦公室往往屬于幾個職能工作者的集合場所。一般這些資料都實行檔案一體化管理,針對全部檔案建立聯合全宗。聯合全宗在設立后,所有參建單位的檔案應該從組卷的時候就進行區分,從而完成分卷。全宗名稱應該綜合全卷內容確定。需要注意的是,有些類似土地普查、人口普查等檔案的建立和處理,應該按照非全宗的檔案對待。這些檔案是由基層集體單位分別立卷、移交鄉鎮檔案室進行統一的管理。
(二)收集整理。鄉鎮檔案的資料收集具有很多的制約因素,也充滿了不確定性,所以在具體工作上無法給出定量的標準。鄉鎮檔案工作者首要注意的就是根據鄉鎮相關文件去劃定資料的歸檔范圍。檔案的收集流程應該是首先由機關負責人員將歸檔要求分發至下屬單位和各辦事點,明確了材料收集的詳細條款。避免出現文件材料不全的現象,缺項需補項,認定范圍界限。同時積極加強對文件材料的收集后復查工作。在統計性歸檔認定書中需要表明材料的歸檔時間、范圍及當前質量及進度。鄉鎮檔案的收集工作需要得到上下機構主要領導的統一重視和支持,積極督促工作者的收集熱情,有力控制各工作環節的配套落實,這樣才能確保鄉鎮檔案的收集工作順利完成。
(三)檔案歸類。檔案歸類的內容主要在于區分鄉鎮檔案種類以及實體材料的分類。鄉鎮檔案種類根據不同的標準會有不同的表現形式,每一種表現形式具有的意義也不盡相同。按檔案內容分,可以分為文書類、會計類、科學技術類、專業文檔類等;按照檔案的收集來源可以分成機關檔案、企事業單位檔案、村委檔案等;按照檔案內容表現形式可以分為紙質、圖片、音頻信號等載體;按照檔案內資料的具體文體文種可以分為:公文、表格、圖樣、合同、證書、會議記錄、活動計劃、規模統計表、戶籍登記、賬目表、名冊錄、合作協議等;按照檔案的所有權應分成國家級、集體級、個體級等。具體到鄉鎮檔案管理,其對象就是全鄉鎮機關的聯合全宗檔案,包含了黨委、人大、政府、企業聯合會、團委等各工作部門的所有文件。想要對其分類,可以根據“工作年度-問題”區別分類。具體可以分為黨務工作類、綜合性工作類、群團工作類、人大政協類、人事管理工作類、會計檔案類、城建工作類、政法武裝工作類、農林水牧產業類、財稅貿易類、鄉鎮企業類、精神文教衛生類等。
(四)檔案存放。
1.建立鎮級檔案信息管理中心。積極將鄉鎮檔案管理納入鄉鎮中心工作規劃序列中,集中鄉鎮信息資源,創造合適的空間來存放管理檔案,以及各種已公布的現行文件、圖書資料、三農經貿信息等材料。當然,專門建立的管理中心,有可能因資金投入不足而使得設施設備較為簡單,且由于人員和技術不足而不利于檔案的長久存放。
2.由縣級檔案館統一接收。通過縣級檔案館的統一接收,有利于鄉鎮檔案的保管,由于管理人員和技術更加專業,檔案的保存期限會變得更長,也同時避免了材料的漏樣、重樣。鄉鎮檔案的選入增加了縣檔案館的庫存實力,能夠更好的促進檔案資源的共存共享。
3.綜合區域資源建立聯合檔案室。一個鄉鎮有可能因資源不足而存在鄉鎮檔案的管理不當,因此可以積極聯合在地域上或其他條件上相對靠近的區域聯合組建檔案室,對檔案室的管理應該統一領導、統一制度。
三、結語
鄉鎮檔案因其對鄉鎮整體發展的宏觀描述而顯得十分重要。鄉鎮機關應首先從領導層面加強重視,認真部署,積極統籌,正確的判定文件材料的各種分類,努力夯實檔案基礎設施建設,靈活開展鄉鎮檔案的整理、歸檔,才能更好的推動檔案管理工作的發展。
參考文獻:
[1]陳麗英.探析廣電事業單位檔案管理的改進措施[J].城市檔案,2014(2).
關鍵詞:住房公積金 檔案 特點 管理
住房公積金制度建立二十年以來,從無到有,從小到大,經歷了資金量和業務量的飛速發展。住房公積金檔案作為記載其發展歷程的原始記錄,體現出越發重要的歷史作用。住房公積金檔案的管理規范與否直接關系到業務的發展和資金的安全。作為住房公積金檔案的管理者,要學會分析其特點,不斷加強檔案管理工作,促進住房公積金事業的發展和進步。
一、住房公積金檔案的特點
住房公積金檔案是住房公積金管理機構在辦理歸集、提取、貸款等業務過程中形成的,具有參考利用價值的原始記錄。隨著住房公積金業務的發展、延伸和完善,其內容更加豐富,數量不斷增長。它具有如下幾個特點:
(一)檔案形成者眾多
住房公積金的管理機構、經辦部門、繳存單位和繳存職工,都是住房公積金檔案的形成者。住房公積金的管理機構包括住房公積金管理中心、分中心、管理部和派出機構,經辦部門包括委托銀行、公證處和擔保公司等。住房公積金的繳存單位和職工則為辦理貸款、提取、歸集等業務的單位和個人。
(二)種類和內容豐富
住房公積金檔案目前主要有歸集、提取、貸款三大類,每類業務檔案之下具體還有很多層次的細分。如貸款檔案包括樓盤檔案、貸款檔案和抵押檔案三類,其中的貸款檔案又分為新房貸款檔案、二手房貸款檔案、組合貸款檔案及以貸還貸檔案等類型。因業務類型的不同,其內容有很大不同,具有種類和內容豐富的特點。
(三)留存材料基本相同
住房公積金的業務檔案,是繳存單位或職工提供的與業務辦理相關的各種材料,經住房公積金管理機構審批合格后留存的紙質或數字載體資料。因住房公積金的政策具有相對的穩定性,同一業務的留存材料和審批材料基本相同。
(四)保存期限長且存在變化
住房公積金檔案的保存期限全部在15年以上,其中貸款檔案的保存期限更長。一個借款人的檔案,從貸前審查、貸款審批、簽訂合同、發放到全部還清,需要最長三十年的時間,期間還會遇到貸款變更或提前結清的情況,其檔案保存的期限很長且存在變化。
(五)整理立卷具有時效性
住房公積金檔案是前臺窗口留存的業務資料,因每個業務辦理環節緊密相連,環環相扣,每種業務的辦理數量又具有不確定性,必須隨時進行整理、立卷、復核,材料不能積壓,以免影響下一步的業務工作。因此,其檔案整理具有時效性。
(六)查閱和使用具有針對性
住房公積金的業務檔案,因其職能性質,一般為上級監管部門和本單位業務部門查閱和使用,同時也為繳存職工本人提供檔案查閱服務。住房公積金檔案有嚴格的保密制度,除上述使用者之外的任何單位和個人均不得隨意查閱檔案。
二、加強住房公積金檔案管理
住房公積金檔案管理起步較晚卻發展迅速,特別是近年來,隨著住房公積金制度的日趨完善和住房公積金資金量、業務量的快速增長,其檔案數量呈現出飛速增加的趨勢。如何建立安全、規范、高效的住房公積金檔案管理體系,逐步實現檔案管理的規范化、科學化和系統化,成為住房公積金事業發展的一個重要課題。
首先,要加強制度建設。結合《檔案法》及《住房公積金管理條例》的有關規定制定住房公積金檔案管理實施細則,使檔案的整理、分類、歸檔、立卷、保管、借閱和利用等管理明細化、規范化和制度化,建立健全檔案管理人員的崗位責任制和檔案保密制度,檔案管理做到有章可循,保證檔案管理工作安全有效地開展,確保檔案的準確、完整和安全。
其次,要加強對管理人員的業務培訓。由于人員編制的限制,住房公積金的檔案管理缺乏專業的工作人員,多數單位都是兼職管理,達不到檔案管理專業、系統、高效的目標。面對這種實際情況,一要加強檔案管理人員專業知識的培訓,積極學習《檔案法》以及近年來檔案管理的新理論、新方法、新觀念,增強檔案管理知識,提高檔案管理水平;二要加強住房公積金各項業務的學習,提高住房公積金檔案管理的業務水平和工作技能。
第三,要加強檔案的信息化建設。數字化是檔案管理的未來趨勢。一方面,對紙質檔案進行掃描,實現文書檔案向電子檔案轉換,有利于保管和查詢。另外,充分利用現有的住房公積金管理系統,把檔案管理工作前移,在住房公積金業務前臺把歸集、提取、貸款的原始檔案掃描入電腦,避免重復輸入信息,對檔案資料可以實現快速、高效的管理。
三、結束語
住房公積金是老百姓的血汗錢,“取之于民,用之于民”是住房公積金事業的根本宗旨。加強住房公積金的檔案管理,是住房公積金規范管理的需要,更是防范和化解住房公積金風險的需要。住房公積金的檔案管理不是單純的檔案模式管理,更是具有現實意義的、可操作的、可利用的動態管理,在加強檔案管理的同時,一定要遵循住房公積金檔案的特點,使其檔案管理向更高的層次邁進。
參考文獻:
[1]樊盛英.論新時期下住房公積金檔案的管理[J].蘭臺世界,2011,5,36
【關鍵詞】大專院校;檔案管理;特點;問題;對策
引 言
大專院校的不斷深入發展從根本上推動了中國的教育層次由傳統“精英型”教育階段邁向“大眾型”教育階段,一定程度上推動了中國整體教育水平的提高[1]。大專院校作為我國高等教育的重要組成部分,對有效推動中國教育模式變革以及現代化教育的深入持續發展有重要的作用。而大專院校檔案管理工作作為涵蓋高校教學、科研及管理等基本內容的工作,其管理質量的好壞以及其本身所具備的特色在很大程度上會影響到整個高校各項工作的順利開展。本文就大專院校檔案管理工作的特點提出了幾點問題,通過對問題的分析以發現有效解決措施,從根本上推動大專院校檔案管理工作的發展。
1、大專院校檔案管理特點研究
大專院校檔案管理工作作為學校管理工作的重要組成部分,反映了學校的整個發展歷程以及教學、科研及管理歷程。近些年以來,隨著中國高等教育的持續發展,大專院校教育也呈現出多元化的發展趨勢,這些多元化的發展趨勢決定了其教育教學模式與管理的多樣性特點,同樣檔案管理作為高校管理工作的組成部分,也形成了其特有的發展模式與發展思路。
第一,多樣性特點。受大專院校生源范圍及教學、辦學模式多樣化的影響,很多大專院校檔案材料呈現出復雜化和多樣化的發展趨勢。同時受高校檔案資料的特殊性因素影響,比如檔案內容更多的記錄了學生的成績材料、獲獎材料、處分材料、入團入黨材料等,還包括教師及相關管理人員的學歷狀況、資歷狀況及社會經歷等內容,因此檔案管理工作呈現出一定的多樣性與復雜性特點。
第二,真實性特點。大專院校檔案材料是對學生、教職工及相關管理人員的學習、工作、實踐等內容的最原始記錄,能夠反映出其在過去某一段時期及過去所有時間段內的學習狀況、工作狀況、思想品德狀況、身體狀況、政治面貌等[2]。這些材料均需要經過學校相關部門的審查,以保證材料內容的真實性與各種手續的完備性,需要符合規定的材料撰寫的基本要求,因此檔案材料區別于個人私自撰寫的材料,也不同于手續不全或者無頭有尾等類似的材料。在材料管理過程中,如出現來源不明確或者內容不符合事實的材料,管理人員會在第一時間內將其剔除。因此可以說明大專院校檔案管理能夠真實的反映個體的狀況,具備一定的真實性特點。
第三,實用性特點。大專院校檔案管理工作是個體總體狀況的最真實記錄,相關用人單位可以根據檔案材料有效了解個體的思想政治狀況、學習狀況、家庭狀況、在校表現及整體素質,因此具備一定的實用性特點。
第四,動態性特點。這種動態性包括學生機教師的學習工作地點、學籍及工作調動等方面的變化對檔案管理工作帶來的影響。學生及教師檔案是學生及教師表現與精力的重要證明,是其他相關管理的重要基礎,因此具備有效的保存價值與參考價值,是評定個體全面發展狀況的最原始記錄與憑證,對于學生及教職工深造等具有重要的作用。另外,隨著高等院校擴招趨勢的發展以及學每年的畢業與擇業,使得檔案出現不斷流動的狀況,這種邊產生邊流動的狀況使得學校檔案管理出現一定的動態性特點,比如周期相對較短、穩定性相對較差等。
2、大專院校檔案管理特點中存在的問題分析
第一,受大專院校學生檔案管理工作多樣性與動態性等特點的影響,很多大專院校檔案管理工作中存在檔案意識薄弱的狀況,導致檔案管理工作的邊緣化。隨著大專院校的不斷發展與完善,檔案工作的基本范圍也由傳統的日常收集發展到保管、知識管理等層面。長期以來部分大專院校對檔案管理工作缺乏一定的重視,加之檔案管理工作相對復雜、多樣,且具備較短的周期性與動態性發展的特點,使得檔案管理機構難以形成系統化的管理模式,群體檔案管理意識相對薄弱,檔案管理工作逐漸走向邊緣化。
第二,檔案管理機制不健全。受檔案管理真實性的要求及動態性的發展特點的影響,很多大專院校在檔案管理工作中出現應付了事的狀況,尤其是針對學生的檔案管理,包括檔案材料與信息的移交、查閱、歸檔等環節出現不科學、管理機制不健全的狀況,沒有形成統一的管理標準,很大程度上影響了檔案管理工作的深入開展。另外,很多大專院校并沒有將學生的檔案管理工作深入納入到學校的相關管理日程上,因此缺乏有效的監督檢查環節與指導考核環節,管理機制不系統。
第三,管理人員的整體素質有待進一步提高。檔案管理具有真實性和實用性等特點,關系到學生日后工作與深入發展等問題,而現階段很多大專院校學生檔案管理工作主要靠一些兼職人員組成,其檔案管理的業務能力、理論框架等相對薄弱,同時高校也很少組織相應的培訓,導致檔案管理工作存在很多問題。同時受到人員編制及人員基本業務素質等的影響,很多檔案管理工作均以手工操作,在帶來一定質量問題的同時,還影響了工作效率。很多檔案管理人員在強大的勞動強度壓力下,無法有效提升自己的業務素質與能力,因此一定程度上限制了檔案管理工作的深入開展及其水平的有效提高[3]。
3、如何有效推動大專院校檔案管理工作的開展
第一,不斷加強對檔案管理知識的宣傳力度,強化檔案管理意識。從學生自身的利益及未來發展需求出發,重視檔案管理工作,采取多種形式宣傳檔案管理知識,提高檔案管理工作人員的基本業務素質,提高學生的檔案管理意識,推動檔案管理工作良好的內外部環境的形成。
第二,建立有效的檔案管理機制。根據學校實際發展狀況與發展階段,出臺相應的規范性檔案管理文件,使學生的檔案管理工作有章可循,保證檔案管理工作的進一步發展。
第三,不斷提高管理人員基本素質。加強對檔案管理人員基本業務能力、知識結構、管理能力等方面的培訓,提高對檔案管理人員的培訓機會,系統的對檔案管理人員進行基礎理論知識與專業知識的培訓與指導,提高其管理水平與知識運用能力,充分掌握檔案工作的基本思維方式,不斷增強自身素質,保證檔案管理工作的有效開展。
4、結論
綜上所述,有效做好大專院校檔案管理工作,一方面能夠推動高校自身的持續性建設與發展,同時還能有效保證大學生實現有效擇業。大專院校檔案管理工作是一項相對復雜多樣的工作,但其價值卻不可替代。隨著國家教育尤其是高等教育的不斷發展以及對畢業生就業擇業的相關政策的調整,很多大專院校的檔案管理工作均缺乏一定的規章制度保證。因此需要不斷提高關于檔案管理工作重要性的認識,以學生的基本需求為主,突出人本主義的管理理念,充分調動管理人員的主觀能力型,推動檔案管理工作的深入與可持續發展。
【參考文獻】
[1]梁曉慶.高校成人教育學生檔案管理的問題及思考[J].繼續教育研究,2012(4):44-45.
【摘要】本文主要分析與探討檔案管理在公園管理中的特點與作用。
關鍵詞 公園管理;檔案管理;特點;作用
公園檔案的管理是有效經營公園業務的重要基礎與前提,但長期以來,公園檔案管理工作存在著基礎設施薄弱,管理者素質較低,管理技術滯后,以及檔案內容不全等方面的問題。
一、公園檔案管理工作的作用
作為國家檔案的組成部分,公園人事檔案翔實地反映了職工公園工作期間的實踐情況,能真實反映公園工作人員的工作經歷、技能、管理水平、待人接物、思想品德等方面的情況,對于公園挖掘信任、充分挖掘人力資源潛力具有重要意義,甚至能為公園人才發展計劃、學科建設規劃、專業發展方向的制定和確立提供參考意見。公園綠化檔案可作為日常工作的重要參考資料,為公園發展建設的周期性與連續性提供重要參數與憑證。而且公園綠化檔案的經濟效益也相當可觀。公園綠化部門對項目的新建、擴建或改建等,均需要公園綠化檔案。
二、公園檔案管理工作的特點
(一)檔案來源具有廣泛性。公園檔案不僅僅是來自公園本身,同時也來自相關方面的各類資料。來源廣泛性,增加了公園檔案收集與整理工作的難度,同時也是公園檔案管理重要性的充分反映。
(二)載體具有多樣性。公園檔案保存形式并不只是圖表、文字,同時還有錄音帶、照片及錄像帶等,由此才能達到聲形并茂、動靜結合的效果。
(三)保存具有針對性。公園檔案具有較高使用價值,該特點有檔案內容來決定,很多檔案內容一旦損失就不可能彌補,比方說,有些錄音、照片、錄像損失就不能再復制。
三、公園檔案管理中存在的問題
(一)基礎設施薄弱。公園檔案填寫與存檔主要以手工為主,而且建設公園檔案信息化的速度非常緩慢,公園內部檔案保存主要為紙質形式,缺乏計算機等先進設備保存與管理公園檔案,使得很多檔案在被多次利用后,出現嚴重損害,直接影響到公園檔案管理。
(二)管理隊伍專業素養不高。很多公園檔案員并沒有受過專業的訓練和培訓,甚至部分身兼多職還做其他的工作,這樣就使得他們的專業技能和職業操守參差不齊,不能達到預期的標準。
所以加強公園檔案管理隊伍的建設顯得尤為必要和迫切。
(三)管理技術滯后。大部分的公園檔案管理機構仍在進行著最原始的操作,紙和筆是他們最“先進”的工具,而這樣的工具對相關資料的記錄是簡單的不完善的,并且嚴重缺乏技術革新意識,管理技術具有單一性滯后性。所以要在公園中增加現代化信息技術操作手段。
(四)服務意識薄弱。隨著社會發展的需要,檔案開放程度有了明顯的提升,各級檔案部門通過積極向社會開放檔案信息資源促進了人才市場的發展,產生了良好的社會效益。服務性工作是對檔案管理工作的定位,檔案管理人員的服務意識是做好檔案管理工作的基礎。龐大復雜、知識密集是檔案管理事務的特點,大量的登記、分類、編纂、保管工作需要檔案管理人員有條不紊地進行,還要考慮到這些資料的查閱利用。
四、加強公園檔案管理的建議
(一)提高公園檔案管理的標準化。公園檔案管理中的標準化管理,主要指得是計算機硬件和軟件系統的標準、網絡通訊和數據庫方面的標準,有效實現信息間的共享。減少在公園檔案管理中物力和人力等不必要的投入。提升檔案管理科學化水平,需要為檔案管理建立管理制度,為檔案管理提供保障。檔案管理的重要任務之一,就是將檔案管理制度和相關的機制完善,充分認識到檔案管理的重要性。
(二)加強公園檔案安全保障體系建設。由于電子公園檔案和紙質公園檔案相比有很大的脆弱性,根據電子公園檔案管理特點有針對性地實施防護,按照“分層實施,均勻防護”原則針對公園檔案的安全性建立安全防護體系。安全防護體系的建立一方面可以通過對計算機安裝最新防火墻和殺毒軟件來達到安全防護的目的;另一方面是對電子公園檔案系統進行防護,安裝加固軟件,預防受到外界的安全威脅。
(三)提高公園檔案管理者綜合素質。首先,要在人員進入崗位之前進行嚴格的審查,對于一些素質低下,專業知識不精和有關方面知識不精的人員謝絕錄用,錄用高素質和高技能人才,只有這樣,公園檔案管理工作才能更快地發展。其次,注重對在職人員業務的培訓和繼續教育,特別是對多年從事檔案工作的老同志,鼓勵其學習新知識,提高專業技能,在職稱評定時重視從事基層檔案的老同志,給予一定的傾向政策,盡量減少基層檔案人員不安心工作和人員的嚴重外流現象。
關鍵詞:事業單位;人事檔案管理;特點;問題
事業單位是國民經濟建設的主要力量,在推進社會經濟建設發展上發揮著重大作用,其中,人事檔案管理工作是事業單位管理工作重要內容,對于事業單位人事工作有著直接影響。首先,人事檔案管理管理工作要負責管理人才資源信息;其次,人事檔案管理工作為企人才的選拔與晉升等提供主要依據。然而,當前人事檔案管理工作中面臨著許多方面問題,具體如下:
一、人事檔案管理工作的主要特征
(一)現實性特點
人事檔案管理是事業單位中一項重要工作,主要作用是為事業單位人事管理提供重要的管理依據。比如,提供人事管理所需要的人員考核、鑒定等方面資料信息。通過查看這些資料內容,便于事業單位全面了解與考察個人情況。事業單位只有在全面了解個人情況后,才能夠進一步客觀的、合理的對個人經歷進行分析,既實現對個人內在潛能的發掘,又可以實現對人力資源的優化配置。
(二)機密性特點
事業單位人事檔案工作的主要特點是保密性強,為此,事業單位開展人事檔案管理工作之中,務必要嚴格的執行保密制度,要切實保證人事檔案管理工作機密性,避免出現機密泄露的問題,最大程度的減少事業單位的損失。
(三)真實性特點
真實性是對人事檔案資料的基本要求,只有保障了人事檔案資料的真實性,才能夠準確的反映出人才的經歷。為此,作為檔案管理工作人員,要認真細致的做好自身的工作,對資料的整理與鑒別務必要秉承認真負責的態度,切實保證材料具有足夠的真實性與權威性,嚴厲禁止隨意篡改人事檔案資料的行為。
(四)動態化特點
人事檔案資料主要是對當事人經歷的記錄,為此,在當事人的經歷發生變化時,要相應的對人事檔案資料做出調整與更新。為此,對于人事檔案管理工作的開展,要堅持動態化的原則,實時更新人事檔案資料,確保能夠充分發揮人事檔案資料作用。
二、事業單位開展人事檔案管理工作需要注意的問題
(一)完善相關制度,明確崗位職責
為了保障人事檔案管理工作的質量,事業單位應重視完善相關制度,明確各個崗位的工作職責。因此,事業單位應立足于自身發展情況,根據調查的結果,改進工作方式并建立規范化制度。除此之外,事業單位要做好整理、審查、歸檔以及收集人事檔案資料工作,落實清理與鑒定人事檔案工作,充分發揮自身服務職能。
(二)構建完善的管理組織體系
在事業單位的整體檔案管理工作中,人事檔案管理工作屬于重要組成部分。為此,針對于人事檔案管理工作,事業單位要合理分配管理責任與權限,采用統一化管理模式,既可以有效提升人事檔案管理質量與效率,而且可以節約人事檔案管理成本,促進信息容量的提升,保障檔案信息管理工作全面性。通過構建一體化的管理組織體系,可以提升人事檔案管理工作地位,使其獲得多方面的支持與配合。
(三)改進人事檔案工作方式
傳統的人事檔案管理工作忽視信息化技術手段的應用,既無法提升檔案查閱與利用的效率,又加大了檔案管理的壓力,無法滿足如今檔案管理工作需要。因此,針對于這一問題,事業單位應加快改進檔案管理方式,采用新型的檔案管理方式,推進檔案管理工作效率提升,促進自身的服務職能的提升。
(四)加大開發檔案資料的力度
人事檔案管理工作要充分考慮事業單位發展需要,做好收集各種人事檔案資源的工作,不斷的充實檔案的內容。然而,就傳統檔案資料內容來看,其主要存在的問題是忽視整合人事管理工作所需的德、能、勤以及績等方面材料,無法有效反映與體現人才實際情況。此外,為了提升檔案信息時效性,人事檔案管理工作中要融入動態化管理思想,為事業單位進行人才考察、選拔與培養等工作提供重要參考依據。
(五)建設一支高素質的人事檔案管理隊伍
管理人員作為人事檔案管理工作主要執行者與實施者,其個人素質高低直接影響著工作質量。為此,高素質的檔案管理人員隊伍是保障人事檔案管理工作落實的基礎。因此,作為一名合格的檔案管理人員,不僅要具備扎實的專業知識,而且要擁有豐富的工作經驗。檔案管理人員在平時工作生活中要不斷加強學習,全面的了解先進的管理思想與技術,并且積極采取科學的管理方式。此外,事業單位應組織檔案管理人員參與組織建設與思想作風活動,強化全體人員對人事檔案重要性的認識,充分發揮工作人員的作用,保障事業單位各項工作的推進落實。
(六)加強信息化的建設
傳統的檔案管理主要是補充人事檔案管理,避免由于信息癱瘓而造成檔案數據的損壞,然而,在信息化時代背景下,人事檔案管理要加強信息化建設,積極構建信息化管理平臺,從而保障人事檔案管理的安全性與便捷性。因此,有必要對傳統紙質檔案進行電子化建設,建立起完善的檔案信息平臺,提高信息平臺的管理功能,在符合檔案數據信息共享同時,確保各個部門具有不同的操作權限。同時,要加強對人事檔案信息化平臺維護,促進信息化管理水平的提升。
三、結語
總而言之,隨著時代的進步與發展,事業單位的人事檔案管理工作的多元化發展趨勢愈加明顯。為此,事業單位應加強對人事檔案管理工作的改革,采用開放化與社會化的發展思想,充分的發揮出人事檔案自身的服務功能,從而推進事業單位健康、快速、可持續的發展。
參考文獻:
[1]張慧.事業單位人事檔案管理的特點與問題經驗談[J].辦公室業務,2017(7):102.
[2]金麗雙.新時期事業單位人事檔案管理工作創新問題淺析[J].科技創新導報,2015,12(19):189.
1林業科技檔案的主要特點
1.1專業性
科技檔案與其他檔案的最根本區別在于它產生、形成于科技活動中,而科技活動是分專業進行的,具有較強的專業性,專業性的特點是實現科技檔案管理的重要依據之一[1]。林業科技檔案除了具備科技檔案的共性外,還有其自身的專業特點。以咸寧林科院為例,在對竹類、杉木、油料作物等方面的研究時,歸檔材料就含有調查記錄表、觀察記錄表、施工記錄表等大量的專業調查數據;如潛山森林公園規劃建設工程項目就包括建筑施工圖、工程預算書等歸檔材料,涉及建筑、水利等多個方面、多個專業的內容。
1.2成套性
林業科技項目在立項、審批、調查研究、規劃設計、工程施工、竣工驗收整個過程中都體現了成套性的特點,即圍繞著一個獨立的科研項目或課題形成,每一項都是相互關聯,密切聯系,記錄了完整的科研項目活動。
1.3階段性
由于有的林業科研項目周期長,可以根據項目需要,采取按階段歸檔的方法,即按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段進行歸檔,每完成一個階段的工作,就可以將該階段形成的科研文件整理歸檔,補充到該科研項目檔案中去,這樣的方法既利于收集、整理,又科學、有序。
1.4保密性
林業科技檔案是廣大林業科技人員在科學試驗、生產實踐中形成的,是科技工作者辛勤付出、不懈努力的成果,反映了林業建設真實記錄,在某些方面具有專屬性和獨創性,屬于國家和單位的知識產權保護范疇,必須得到尊重和保護,要加強對科技人員和科技檔案工作人員的保密教育,定期研究和審查林業科技檔案的內容,適當調整保密范圍和密級,確保林業科技檔案與科技資源的安全。
2林業科技檔案管理存在的問題
2.1檔案管理模式傳統
林業科技檔案是林業生產活動的記錄和憑證,又是林業生產活動必要的參考和依據,在林業生產活動中具有重要作用[2],但長期以來,由于受傳統模式的影響,林業科技檔案信息化管理不夠。從檔案保存方面看,紙質多于磁質、磁質多于光質、光質多于聲像,檔案管理現代化水平低,很多林業科技單位只是簡單地把檔案信息要素錄入計算機,在查詢、借閱、管理、利用上缺乏技術支撐,嚴重影響科技檔案管理水平。
2.2科技人員存檔意識淡薄
部分科技人員對檔案材料的收集、整理、歸檔意識淡薄,只重視科學實踐活動和科技成果論文的發表,輕視檔案資料的收集,沒有認識到林業科技檔案是林業科技項目建設工作中的重要組成部分,是項目驗收的重要依據,有的人上交檔案的積極性不高,不能夠主動配合檔案管理人員工作,往往是等到檢查驗收時臨時抱佛腳,致使檔案管理難以順利開展。
2.3管理人員專業水平不強
檔案的信息化管理給新形勢下的檔案工作提出了更高的要求,然而在部分林業科技單位,檔案管理工作人員身兼數職,沒有時間、沒有精力去學習更多專業知識或進行專門培訓以此提升自己的專業技能。特別是有的檔案管理人員沒有直接參與到科研活動或科技項目具體過程中,對科研項目本身缺乏基本了解和認知,僅憑個人經驗進行分類,導致歸檔不完整、不準確、不系統,嚴重影響了林業科技檔案收集質量。
2.4檔案管理規范化程度不高
有的林業科研單位對林業科技檔案管理認識不足,對科技檔案資源運用不夠,存在重視不夠、措施不到位、規范化建設投入少等問題,致使檔案管理水平層次低。
2.5檔案管理體系不完善
盡管很多林業單位設立了專職或兼職檔案管理人員,但管理體系不夠健全和完善,缺少專業的林業科技檔案管理制度,存在著林業檔案統一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問題。比如在林業科技檔案統一管理方面,由于我國還沒有建立統一的林業檔案規章制度,各類林業資料往往沒有統一由林業科技檔案管理部門或管理人員進行統一管理,造成林業科技檔案不健全、不完全、不集中問題。
3林業科技檔案管理的基本規范
3.1明確歸檔范圍
林業科技檔案管理有其自身的特點和規律,必須保證林業科技檔案整理的規范化程度,切實遵循林業科技檔案以課題成套進行歸檔的特點。一般按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段組織收集資料歸檔。具體包括:科研課題審批文件、任務書、委托書、開題報告、技術考察及調研報告、課題論證報告、科研課題研究計劃和協議書、合同;各種載體的重要原始記錄;各種檢驗分析報告、實驗報告,專利申請的有關文件;設計文件、圖紙、重要的往來技術文件、課題鑒定申請書、工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料;科研投資情況、決算材料、科研成果和獎勵、申報材料及審批材料、獲獎證書、推廣應用經濟效益和社會效益的證明;推廣應用方案,技術轉讓合同,協議書,成果推廣應用中形成的技術文件及工作總結,成果宣傳報道等等。
3.2確定歸檔時間
歸檔時間的確定直接影響到歸檔文件的質量,決定著歸檔工作能否正常進行。歸檔時間應根據林業科技活動的規律和科技文件的形成特點來確定。對于周期較長的林業科研項目,一般采取按階段歸檔的方法,即按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段進行歸檔,每完成一個階段的工作,就將該階段形成的科研文件整理歸檔,補充到該科研項目檔案中去。對于活動周期不太長的林業科研項目,可在該項目結束后進行歸檔。此外,有的林業科研項目不僅周期長,而且由若干子項目、子課題組成,這些子項目、子課題一般相對獨立,可在每個子項結束后對該子項進行歸檔。為便于記憶簡易分為:按階段歸檔;在一項科技活動結束后歸檔;按子項歸檔;按年度歸檔;隨時歸檔。
3.3劃定保管期限
林業科技檔案的保管期限一般分為永久、定期兩種,定期一般分為30年、10年。劃分原則為:凡是具有長遠利用價值的應該永久保存;凡是在一定時期內,具有利用價值的可以定期30年保存;凡是在較短時期內,具有利用價值的可以定期10年保存;凡是介于相鄰兩種保管期限之間的檔案,其保存期限一律從長。
3.4注重日常管理
在林業科技檔案中新技術、新品種、知識產權和種質資源都具有非常高的經濟和社會價值,作為存儲這些信息的載體—林業科技檔案的管理就顯得尤為關鍵。因此,在日常管理中要嚴格按照《中華人民共和國檔案法及其《實施辦法》等法律規章,建立健全檔案保管、保密、利用、統計、移交和檔案人員崗位責任制等等,以嚴格的制度管人管事。
4強化林業科技檔案管理的對策措施
4.1強化認識
作為林業工作部門要充分認識到林業科技檔案管理工作是林業工作的重要組成部分,是推動林業科技進步的必要資源;是發展林業經濟、創造林業效益的基礎工作。特別是基層科研單位領導,要重視檔案管理工作,將所需經費列入單位年度財政經費預算,加大資金投入,不斷加強基礎設施建設,配備必要的硬件設施設備,建立利于檔案內網在線查詢的信息化管理系統。另外,林業科技檔案工作專業性強,檔案管理人員要強化認識,與時俱進,除了學習檔案專業基礎知識外,還需要補充林業科技專業知識,不斷提高綜合管理水平。同時,有關單位應及時組織檔案管理人員參加林業專業知識的學習培訓,抓好專業技術教育。只有這樣,林業科技檔案管理才會科學、規范、有序,檔案信息化管理水平才會得到有效提高,檔案開發利用才會便捷有效。
4.2完善制度
林業科技檔案的開發利用,離不開檔案管理制度的保障,相關林業科技單位應以國家有關檔案管理制度為依據,結合本單位實際,按照林業科技檔案管理規范和社會發展需要,建立健全相關制度,從根本上提高林業科技檔案管理正規化建設水平。
4.3加強應用
林業科技檔案工作的根本目的就是盡可能地開發利用其信息資源的潛在價值,服務于現代林業建設與林業科技發展,服務于國家的經濟建設。林業科技單位要善于提高檔案信息資源的利用率、提高檔案管理科學化程度、提高工作效率。林業科研人員要主動挖掘本地區林業科技發展特點,善于利用已有的科研成果、科技檔案信息,不斷拓展服務范圍、深入開展送科技下鄉活動,將實用的致富信息送到林農手中,為林業生產提供可靠依據。檔案管理人員要根據科學研究的實際,圍繞特定課題及時地、連續地向科研人員提供對口徑的各種檔案文獻資料,直到課題完成,通過課題跟蹤服務,使研究者及時獲得攻克難關的資料,避免重復勞動,充分發揮好服務保障作用,使課題研究人員不斷充實、修正、完善自己的研究內容和方法。
4.4實現信息化管理
檔案信息化建設是目前林業科技檔案管理必須采取的重要舉措,各單位要把科技檔案信息化建設作為信息化建設的重要組成部分進行統籌規劃,使檔案信息化建設與單位信息化建設同步協調發展。檔案管理工作人員要緊跟社會發展潮流,從收集完整齊全、真實可靠的檔案信息著手,積極應用計算機技術、光盤技術、多媒體技術,將先進科學技術和設備應用到林業科技檔案管理之中,從檔案的收集、分類、編目、存貯、查詢、借閱、歸檔等環節實施一體化管理。
4.5建設相對穩定的檔案管理隊伍
林業科技檔案工作連續性強,檔案管理人員的頻繁調動,無疑將影響到檔案工作的連續性,因此,從維護檔案工作的長遠利益考慮,必須抓緊抓實做好檔案管理人員的穩定工作,增強他們的責任感,充分調動從事檔案工作的積極性、創造性。同時要根據林業科技工作的特點和需求,不斷加強人才隊伍建設,培養一批有專業知識,有專業技術的人才充實檔案隊伍,安排相對固定的人員管理林業科技檔案,以保證檔案管理工作的延續性,從而促進林業科技檔案工作的持續穩定發展。
4.6完善檔案管理體系