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【關鍵詞】：企業檔案管理；重要性；檔案缺失；方法對策
中圖分類號：C29文獻標識碼：A 文章編號：
一.引言
自改革開放30多年以來，建筑業得到迅猛發展，并躋身為我國國民經濟的三大支柱性產業之一。隨著經濟的不斷發展，我國社會主義市場經濟體制正在逐步發展與完善，在進入21世紀以后，科學化、專業化知識、信息網絡自動化已成為社會發展的主要標志。但現實情況是，很多建筑企業的檔案管理工作有著各種各樣的問題。作為建筑企業的檔案管理人員我們必須要加強企業的檔案管理，從而適應建筑行業的發展趨勢。。
二.企業檔案的空缺
跟其它行業的企業相比較，建筑業有著其自身所獨有的特點，這就使得建筑企業檔案管理工作看上去顯得比較原始。它的突出問題主要表現在：很多企業并不重視檔案管理工作，甚至有些大中型企業就連最基本的檔案專職管理員都沒設置，還有一些企業假借改制的名義將檔案管理部門“優化組合”掉。
三.導致缺失企業檔案的原因
1．建筑企業檔案管理工作的復雜性、長期性以及艱巨性取決于建筑行業本身的特點。建筑行業不僅異地化、跨區域作業多、流動性大、施工戰線過長，而且施工過程具有不穩定的特點。這就增加了整理、收集、立卷歸檔檔案資料的難度。
2．由于建筑行業從業結構存在著掛靠、層層分包、非法用工以及其他不良現象，使得建筑工程項目的成分變得錯綜復雜。甚至一些建筑施工總承包單位也不知道自己有多少“包工頭”、施工隊伍參與施工。此外，即使是處在同一個施工項目當中，隨著施工工程的進展，參于施工的相關工作人員也可能會隨時調動。在上述種種條件制約下，要做好建筑企業的檔案管理工作并不容易。
3．在當前競爭高度激烈的建筑市場，建筑企業的盈利空間十分狹小，呈現“僧多粥少”局面，絕大多數中小型建筑企業都是在進行微利經營。所以，建筑企業當前所面臨的問題就是思考如何能夠降低生產成本，從而提高企業的經濟效益。在這樣的思想指導下，企業檔案管理的缺失也就顯得不足為奇。
四．加強建筑企業檔案管理的意識
做好建筑企業檔案管理工作可以說是保障建筑行業發展長遠的必經之路。建筑企業的運營如果離開良好的企業檔案管理工作就會成為無源之水，難以進行下去。
1．建筑企業檔案能夠為建筑企業制定中、短、長期的發展目標提供明確而有效的載體。每一個生產經營活動都必須要具備一定的穩定性、延續性，眼前利益必須服從于長遠利益。所有這些相關的衡量標準，都可以從建筑企業的檔案管理中找到有關的執行依據。
2．建筑企業檔案管理工作真實體現了建筑企業的經營活動。不管是建筑企業用工機制的改革、安全勞動競賽、考核績效工資，還是項目建設的目標管理、建筑工程項目招、投標，都能夠借助建筑企業的檔案來進行真實反映。換句話說，通過對存檔的檔案資料進行整理、研究、分析對比，檔案管理人員能夠從中找到目前企業內部所隱藏的問題，然后采取相應措施解決問題。
3．建筑企業檔案管理工作是建筑業開發與應用新工藝、新技術、新材料的主要依據。自從我國加入WTO世貿組織以來，歐美國家的先進技術正源源不斷的涌進國內。在這種條件下，建筑業應用推廣的一些新工藝、新技術、新材料正在不斷加快更新的步伐，這就需要我們不斷收集各種資料與數據，并進行分析研究，努力掌握技術特點，從而為以后建筑施工技術的應用推廣打下堅實基礎。如果不進行深入的研究，在以后的建筑行業發展道路上會走的更加艱難。
4．建筑企業檔案管理工作是企業開展科學管理的必要條件。目前建筑企業所面臨的主要問題是如何建立起現代化的企業制度，從而提高建筑企業的管理水平，加快與國際市場的接軌。目前正是建筑企業體制改革的關鍵時期，檔案工作的潛伏價值開始顯現出來。
(1)能夠為建筑企業改革的實施提供可靠的依據。實施建筑企業現代化的制度改革，應該充分發揮建筑企業檔案信息的作用。尤其是在建筑企業改制后，它的產權性質發生了質的變化，相應的人事制度也會發生改變，這就需要依照相關法律法規，對建筑企業的資產、負債進行有步驟地核查，評估建筑企業的固定資產，和無形資產。而所有這些內容都必須有豐富大量的建筑企業檔案資料來作為依據，才能夠對建筑企業有效的進行資產重組，改造兼并。
（2)目標化管理是建筑企業管理的一種十分重要形式，而目標管理的制定和責任制的建立與完善，以及完成情況的評比和考核，在很大程度上要建筑企業檔案工作的支持。因為在目標化管理實施過程中所形成的大量資料信息是企業季度、年終考核評比工作中不可缺少的依據。
五．加強建筑企業檔案管理的對策
建筑企業檔案管理工作不僅是種潛在的財富，也是建筑業做大做強的堅強后盾。因此在當前建筑業面臨著“擴內需、保增長、調結構”的形勢下，應從以下幾個方面抓起。
1．各級城鄉建設以及住房主管部門必須依法監管建筑企業的檔案管理工作。最近幾年，建筑企業檔案管理工作初步納入了法制化的軌道?！督ㄔO工程質量管理條例》、《建筑法》，住房與城鄉建設部出臺了有關《城市地下管線工程檔案管理辦法》等法律法規，地方建設主管部門必須要依法行政，嚴格執法，加大對建筑企業檔案管理工作的監管力度。與此同時，還應該支持建筑企業檔案管理工作，健全和完善建筑企業檔案管理目標責任制，督促建筑企業加大對檔案管理工作資金方面的投入，改善檔案管理人員的環境設施與辦公條件，保證檔案的收集、整理、歸檔等工作程序的暢通。
2．實施嚴格的建筑企業檔案管理制度。根據建筑業自身特點以及各類檔案形成的規律和特點制定出科學完善的管理制度，并將《檔案的收集范圍和工作細則》、《檔案員工作職責》、《檔案借閱制度》、《檔案入庫制度》、《檔案的開發利用》等制度納入到建筑企業升級，資質就位、企業信譽等級評定等綜合考核指標上。
3．完善建筑企業檔案管理工作。以件為保管單位。目前有的立卷方法在裝訂案卷時，首先要去除文件原有的金屬裝訂物，再重新打眼裝訂，這一過程易損傷文件。同時在今后要復印其一部分時還要重拆，十分不便。為此，應采用裝訂成卷包裝，將每一份文件作為一個獨立的實體進行規檔，使之既能保持文件的獨立性，又便于存取使用。
六.結束語
綜上所述，通過本文的學習，我們知道建筑企業檔案管理工作不僅基礎性和邊緣性都很強，而且它也是評判建筑企業管理水平高低的一個標準。為此，加強建筑企業檔案管理工作十分必要，要求相關人員認真去貫徹執行。
【參考文獻】：
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5. 劉紅遠.如何在創新中完善企業檔案管理工作[期刊論文]-價值工程2011,30(11)
（一）建筑工程檔案的概念
通常來說，建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的設計、施工中期和竣工驗收。而每一階段和過程的工作內容都應當記錄在案。具體來說，在建筑工程設計階段建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的地質條件、工程預算、招投標情況以及審批情況等。而在施工中期建筑工程檔案主要記錄的則是消防設施安裝、材料使用情況、人工使用情況。同時，針對性記錄暖通、通風等具體設施和數據。這樣便能將施工中期各項情況反映出來，展現建設質量和標準。第三，竣工驗收階段的建筑工程檔案主要記錄了工程移交、工程檢查以及竣工文件等。
（二）建筑工程檔案的特點
檔案管理工作是一項系統化和科學化的工程，而建筑工程檔案管理更是收集、整理和管理建筑工程項目各項生產環節文件資料的重要方式方法。建筑工程檔案不僅能夠涵蓋整個建筑工程的完整建設流程，還能真實客觀反映建筑工程的基本內容。一份完整科學的建筑工程檔案不僅對往后擴建改建有著重要參考作用，也是城市建設的憑據。而且，建筑工程檔案還能在火災等突發事故防范、重大災害險情預防上發揮作用。
二、建筑工程檔案管理的存在問題
（一）管理意識落后
現階段大部分建筑企業對于建筑工程檔案的概念和作用等依然不了解，檔案管理意識相當落后，甚至還出現對檔案管理現代化的不了解。此外，當下部分建筑企業在建筑工程檔案管理過程中依然運用傳統收工方式方法，無論是檔案的收集、儲存等都停留在傳統模式，完全沒有實現建筑工程檔案的現代化管理。
（二）管理資金缺乏
建筑工程檔案管理資金的缺乏也是當下建筑工程檔案管理的重要問題。管理資金的缺乏將直接導致建筑工程檔案管理技術和設備落后。而且，加之建筑工程檔案管理意識的落后，也會使得建筑工程檔案形同虛設。
（三）管理人才缺乏
社會不斷發展，現代化、科學化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現階段部分建筑檔案管理人員依然沒有掌握新的技術手段，甚至有的建筑企業檔案管理人員并不是專業檔案管理人員，僅僅是一個兼職而已，這就給檔案管理帶來了很大的弊端。究其本質而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過程缺乏應有的技能，科學化的建筑檔案管理更是無從說起。
三、建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法
（一）革新管理意識
革新建筑檔案管理意識首先需要加強建筑企業領導的認識，提升企業對于檔案管理的重視程度。這是因為只有建筑企業領導認識到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進行改善。所以，各建筑企業應當建立以企業領導為核心的檔案管理小組，加強建筑檔案管理重視，重新構建檔案管理意識。其次，各部門應當就建筑工程檔案管理人員進行管理意識強化和管理思想的培訓。另一方面，科學合理構建建筑工程檔案管理的制度，確保建筑檔案管理能夠在既定標準和制度之下進行。
（二）加強人力物力和財力投入
加強重視變革建筑工程檔案理念之后，企業應當加強人力物力和財力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個單獨部門，與項目建設同步發展和建設。同時，保障建筑工程檔案管理的現代化建設，逐步實現辦公自動化。針對檔案管理也應發放專項資金，避免方案管理經費不足。有條件的企業還可以購買諸如計算機、掃描儀、傳真機、攝像機等現代化檔案管理設備。
（三）優化管理人員素質
優化建筑工程檔案管理人員素質應當從三個方面進行，第一，建筑工程檔案管理人員應當不斷加強檔案管理的基礎知識和專業知識學習，主要涵蓋檔案管理知識、相關法律知識、信息技術等。其次，增強管理人員的檔案管理責任意識，憑借檔案管理機構職能強化強化檔案管理人員隊伍健身，進而實現管理人員素質的優化。第三，將檔案管理作為一種專職部門進行之后，管理人員還應當樹立愛崗敬業和樂于奉獻的精神，通過教育強化和檔案管理相關重要性知識的傳遞確保檔案管理人員能夠安心檔案事業，為檔案管理服好務。
四、各部門檔案管理人員
（一）各部門檔案管理人員，應按照企業檔案管理者所發的制度或細則或交底的要求進行收集、整理、歸檔。
（二）各部門檔案管理人員，應自主去學習檔案相關的知識，工作中碰到不太清楚的及時請教企業檔案管理者或其他人員。
（三）各部門檔案管理人員，要在檔案形成的過程中經常檢查檔案，查看是否有發生錯誤的事，尤其是工程項目的資料，由于工程時間長，若不經常檢查檔案，完工后才發現有很多問題，那時要改則很不容易，一是因為當時經手的人員在完工時基本已經調動工作了，有的甚至已經離職了，二是經過時間那么長，很多情況都記得不是很清楚了，此時去補資料很有可能是造假的，所以在工程建設過程經常去檢查檔案，發現問題可及時進行改正，這樣既能保證檔案的真實性，又能保證檔案的準確性。
建筑文件檔案的管理是行政工作中一個主要部分，為行政工作的決策提供依據，為企業未來發展的方向，提供所需求的資料，為企業管理者提供正確的數據和案例，由此可見檔案管理已是企業各部門組成的重要一環。它是一項政策性、機密性、專業性強的工作，要充分認識檔案管理的重要性，管好文件檔案，能提高企業的工作質量和效率，維護歷史的真實面貌，用制度規范人、約束人、以制度實施文件檔案管理，認真學習“檔案法”和國家“行政公文處理辦法”有關規定。檔案管理人員要勇于探索、不斷開拓，要求檔案管理者要面對壓力挑戰自我，要不斷學習，提高再學習再提高，進一步提高對文件檔案的認識，提高辦公效率，文件檔案工作是企業的窗口，需要掌握新的知識理論技術手段，必須通過組織業務學習與技術培訓活動。在實踐中建立健全文件檔案管理新模式，提升自身的專業素質，提升服務水平，我們的文件檔案工作在新形勢下就會出現新特點，就能夠找出一條適合企業文件檔案管理的新模式。結合本單位健全一套服務于社會服務與企業各部門的管理模式，要與時俱進，立足當前服務于未來，使檔案管理在不斷發展中更加完善。
2文件檔案的實踐經驗
企業文件檔案管理工作經過實踐經驗，總結了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷歸檔制度、文件檔案工作流程起點到完成，由文件檔案管理員立卷后交本企業檔案室保管。我國企業文件檔案單一的管理模式、以往過細的管理原則已經不適應現代企業的發展要求，束縛了企業文件檔案工作的發展。僵化的文件檔案管理與靈活的管理機制相矛盾。文件檔案是與企業密切相關真實的歷史，記錄了本企業的發展歷程，平時工作感覺不重要，但讓你查找時臨渴掘井那可不行，檔案工作不是一下子能做好的，做不好是無法補救的。對文件檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發展而產生、發展和完善的。我國的文件管理業經歷了一個漫長的發展過程。社會進入了一個嶄新的發展時代，國家經歷了翻天覆地的變化，我們的檔案事業也進入了前所未有的新時代，并且面臨了一系列的新情況、新問題和新挑戰。科學安排大力倡導開拓創新精神，進一步形成檔案工作氛圍，認真總結檔案工作的好經驗，用新的思路解決新情況新問題，健全制度不斷把關，加強管理意識，要求管理人員要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，掌握現代化管理技能，利用現代化整理檔案。才能使經濟效益和社會效益更加完美的結合，突出檔案資源建設和服務全局的重要性。
3電子文件檔案的管理
隨著信息技術、網絡技術的發展以及全球性的網絡的日益成熟，在計算機中，各行各業迅速發展，按照文件分類先后順序劃分歸檔。企業文件檔案系統工作效率高，更多的信息實現了共享，數據準確、規范，使企業工作更加適應時代的需要，市場的需要，在互聯網時代真實記錄不會因為檔案管理人員疏忽遭受損失，為迎接網絡的挑戰，應認真研究、扎實學習每一個程序，使企業歷史記錄在網絡時代得以延續，可以保證查全率和查準率，通過網絡服務這個平臺，全面的了解文件的重點和最新、最快的檔案管理信息。結合計算機文件的特點，采用計算機和網絡技術建立電子文件歸檔專用系統。高效、快捷的電子檔案信息管理模式，發展文件檔案的技術優勢，為文件檔案提供優質、安全存儲空間，為企業提供準確的文件檔案信息服務。文件檔案對電子文件產生原始性的原則進行管理，為信息存儲提供查詢功能，以確保文件的檔案完整與安全，防止文件檔案的流失和病毒的破壞，文件檔案管理人員在積極參與電子文件檔案化管理的同時，增強文件檔案管理、注重完善自我、熱愛本職工作、加強檔案法制意識，共同推進電子文件的網絡化管理，加強電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案管理工作順利開展，實現信息資源共享。盡快提高學習電子文件歸檔管理的基本知識、實踐技能的掌握與應用能力，正確地處理各種信息，努力使自己成為綜合型文件檔案管理人才，盡早擔起電子文件檔案管理工作的重任，做出應有的貢獻。
1、組織架構變化對檔案工作的影響。按照新《公司法》的要求，改制企業要建立完善的公司治理結構和規范的母子公司體制。與此相適應，國有建筑企業紛紛創立了由股東會、董事會、監事會、經理層組成的公司治理模式，采用了股份有限公司(或集團有限公司)為母公司、以產權關系為紐帶管理控股(或全資)子公司的管理體制。與按《企業法》設立的公司相比，全新的公司治理架構必然衍生新的檔案資源，產生新的檔案需求；全新的母子公司體制也必然帶來檔案管理體制、檔案資源權屬相應的變化，帶來結構調整和管理傳承等方面的一系列課題。
2、產權結構調整對檔案工作的影響。國有企業的改制最本質的是產權制度改革，產權清晰是對公司制企業的基本要求。為了做到產權清晰，改制企業必須對原來負無限責任的企業進行清產核資，經中介機構評估后注入新創立的母、子公司。在這個過程中，公司的各原股東應明確各自出資的范圍，辦理產權過戶手續；母子公司之間也要明確注入資產的數額和性質，及時辦理產權變更手續。這些資產的評估、確權、過戶、變更不僅需要檔案部門提供真實可靠的原始依據，而且由于檔案是無形資產，需要隨公司母體參與產權變更過程。在國有企業實行檔案集中統一管理原則下，如何服務企業改制并保證改制前后檔案的有機聯系，成為檔案工作的必然課題。
3、管理關系變革對檔案工作的影響?，F代企業制度下的公司治理結構和普遍建立的董事會決策、監事會監督、經理層執行的機制徹底改變了原來企業領導機構既是決策者又是執行者的管理關系。如何把決策、監督、執行機構在各自工作過程中產生的檔案分門別類地收集、整理、提供利用，成為檔案工作遇到的新問題。在新的母、子公司體制下，母公司對子公司已不再是原來意義的行政管理關系，而成為了基于股權管理和政策指引為主的新型管理關系。在行政管理權弱化的情況下，如何保證檔案管理的集中統一和齊全完整，也是我們必須考慮的問題。
二、改制后建筑企業檔案管理現狀的滯后
1、管理力量相對不足。受計劃經濟體制慣性影響，目前國有建筑企業的檔案工作仍然是以滿足企業內部需要為主，顯示不出檔案的經濟價值和社會價值，因而難以引起單位領導的重視。更有甚者在公司制改造過程中把檔案部門作為撤并、精簡的首選部門，或是安排一些不具備相應素質的人員湊合了事，使得檔案工作的領導力量、作業力量以及其他投入都被弱化。
2、管理方式相對分散。由于建筑施工企業特殊的流動性質，產生檔案的項目和負有檔案收集、移交責任的生產指揮機構經常變動，散存在項目上的檔案資料常因地域和機構人員的變化無法保全。企業改制重組，涉及的產權單位和部門多，相關的程序復雜，所產生的檔案資料多家保管、多處存放，極易導致檔案資料的流失。
3、管理手段相對落后。在建筑施工企業的檔案管理中，雖然不同程度地運用了計算機，但單機應用的情況比較普遍，紙質載體和手工作業為主的管理方式仍占很大比重。
4、管理制度相對缺失。改制后的建筑施工企業，對檔案工作提出了一系列的新任務和新要求。如公司治理結構中“三會一層”的檔案如何區別管理并保持有機聯系、有相關關系但又權屬不同的檔案如何管理并保證正常利用、母子(分)公司和施工項目上的檔案如何集中統一并做到資源共享等，都需要我們認真研究，通過建立規章制度加以規范。
三、建立適應型國有建筑企業檔案管理體系
1、恢復健全組織體系，增強檔案管理力量。首先，要根據公司治理結構和組織結構的變化，調整原有的檔案工作領導機構和專兼職檔案管理隊伍，特別要注意吸收決策、監督機構的領導和新設部門的同志參與檔案工作的領導和管理，消除系統性“缺位”和管理“真空”。其次，要恢復健全專門的檔案管理部門。符合國家檔案局關于建立企業檔案館條件的母公司，可以恢復或建立綜合檔案館，對全公司的檔案工作統一規劃、統一管理，并負起日常的指導、監督、檢查責任；子公司也要視檔案規模設立專門機構。第三，努力提高檔案從業人員素質。在進口關要建立檔案崗位任職標準，嚴格按標準選拔學有專長的人員；對現有人員要有計劃、有重點地進行自培或送培，更新知識，增長才干。
2、探索新型管理模式，保持檔案有機聯系。首先，可以嘗試集中統一、區別管理的模式，即全公司的檔案工作規劃、制度規范和管理標準要統一，但不同權屬的檔案可以區別管理。對母公司綜合檔案館而言，要集中管理權屬公司本部以及子公司的檔案，各子公司將檔案定期向母公司檔案館移交；同時對子公司或其他相關單位的有關檔案實行目錄管控，建立檔案的有機聯系，實現檔案信息資源的共享。其次，對重組演變過程中的檔案進行特殊處理。為方便利用，對公司兼并、合并、分立等重組所涉及的企業，具有獨立法人資格的存續企業檔案仍存原單位，重組過程中形成的檔案相關方各存一套，重組后的檔案與重組前的檔案分庫保管，業務上接受母公司檔案部門的統一監管；不具有法人資格的存續單位，重組前后的檔案全部移交母公司檔案部門統一保管；消亡企業的檔案按歸屬主體進行集中和承繼。第三，建立責任傳導機制，解決檔案管理分散問題。由于檔案的產生過程不在檔案部門，所以要確保改制重組和各個項目上的檔案資料能夠完整的收集起來，必須把檔案的收集、立卷、移交責任進行分解，并明確地傳導給參與改制重組的部門和所有項目管理機構，通過責任分解，并與獎懲結合，確保這部分檔案的齊全完整。
1.1建筑施工企業檔案資料數量較多，檔案意識淡薄
隨著建筑施工工程項目資料數量的不斷增多,建筑施工企業的質量狀況不佳現象也十分突出。一般建筑施工企業的工程檔案應當包括準備階段建筑施工文件資料的整理工作，施工過程中有關工程文件資料的審核工作，項目竣工驗收階段文件資料的遞交工作。通過目前建筑工程資料的相關數據表明，建筑企業檔案接收的范圍和內容在隨著建筑業的蓬勃發展不斷擴大，但是建筑施工企業往往不注重檔案的鑒定工作,忽視建筑檔案的歸檔范圍,容易導致一些具有保存價值的工程資料的遺失和一些無價值檔案混入檔案的管理中,導致一些有歸檔價值的工程竣工驗收、工程結語和工程結算等重要資料歸檔不全,阻礙了建筑施工檔案的有效利用和優化管理。施工人員檔案意識的淡薄也容易導致建筑施工的質量問題無法得到有效保障,使得檔案的收集整理工作錯過了最佳時機,這給建筑工程檔案資料的歸檔問題造成了不可彌補的缺憾。
1.2建筑施工單位的檔案資料缺乏真實性和有效性
絕大多數建筑施工單位在形成檔案資料的過程中常常因為檔案保管當導致檔案資料不慎丟失或者因制作份數不夠導致在移交建筑竣工文件時經常用復印件代替。還有的會因為建筑項目負責人不在施工現場導致一些重要的審批文件和竣工圖章的簽字工作不完善，施工單位工作人員隨意代簽的現象極為普遍,造成建筑工程檔案資料的真實性和法律效力的降低，不利于順利進行建筑施工企業管理工作的開展。
1.3建筑施工單位對企業資料重視不夠,歸檔不及時
傳統的建筑施工檔案管理方式已經難以適應現代化建筑企業的發展要求，建筑施工單位對企業資料的重視不夠,使得企業檔案歸檔十分不及時。由于整理資料是件苦差事,因而管理人員不愿意去認真細干，以至于在建筑工程的收尾階段,絕大多數技術人員往往撤離到了新的工作崗位。建筑施工單位的一般項目部往往缺少專職的檔案管理人員,使得建筑企業資料往往分散于各個崗位人員手中,建筑工程后期人員的陸續撤離使得施工單位留下的人員不熟悉建筑施工企業的檔案資料,使得檔案資料的簽字手續極不完備,監理人員或者施工單位往往不重視親筆簽字活動,拖延了建筑施工單位檔案資料的整理時間,造成了建筑施工檔案的遺失和檔案的損壞,進而影響了工程檔案歸檔的及時性。
2完善建筑施工企業檔案管理工作的對策探究
2.1完善檔案管理人員的責任機制
國家相關部門應當向建筑施工項目的管理人員大力宣傳《中華人民共和國城市規劃法》、《中華人民共和國檔案法》，使得施工項目管理人員能夠熟悉和掌握《建設工程檔案管理條例》和《城市建設檔案管理規定》等法規文件。項目管理人員還應當明確檔案管理人員的職責,增強建筑工程檔案管理人員的法律意識和檔案管理意識,完善檔案管理制度和建筑工程標準,尤其要貫徹工程檔案管理工作的落實，實現納入工程施工程序計劃管理、有關人員的崗位職責和工程項目竣工文件的收集、整理、歸檔、移交的三納入制度和布置施工任務、編制工程檔案和工程施工進展的三同步制度,確保項目施工過程中檔案文件的積累、整理、歸檔工作職責明晰，有法可依,有章可循。
2.2確保工程檔案資料的真實性和有效性
為了確保建筑工程形成文件材料的真實性和準確性,項目管理人員在建筑項目施工過程中,應當依照相關法律規定明確工作人員的法律責任,由項目責任人員負責簽字工作,絕不允許代簽問題的出現。對于確實因為特殊原因不能進行親筆簽字的,項目責任人員需要出具委托授權書,保證授權委托書與同竣工文件歸檔保存的一致性。在形成建筑施工檔案的過程中,應當防止數據或者文字表達錯誤的出現,一旦發現問題，責任人應當立即修改，保證檔案資料的真實性和合法性。在建筑項目實施過程中,項目管理人員應當將檔案工作融入工程建設的全過程,積極開展自查工作,進行工地的文明考核，跟蹤調查工程檔案資料的形成和進展情況,限期整改檢查出的檔案管理問題。同時還要注意做好建筑單位文件材料的歸檔工作，對不同的建筑工程項目進行系統性的整理工作,提升檔案管理的法律效力和真實性。
2.3增強檔案意識，確定施工企業工程檔案適當的歸檔范圍
建筑施工企業工程檔案的歸檔范圍應當包括:在工程準備階段的檔案文件材料的整理工作，主要有建筑工程開工審批表的填寫工作，建設單位和設計單位的施工圖紙的審核工作，建筑工程的規劃許可證的申請工作等，做好施工圖紙的會審工作和技術交底工作；在施工過程中，還應當做好施工文件材料的整理工作,制定好原材料匯總表，施工設計變更圖的修改和完善，建設單位與施工單位檢驗報告的工程定位測量記錄、工程洽商記錄、工程質量事故處理記錄和隱蔽工程驗收記錄等；在建設項目竣工驗收階段，還應當正確移交竣工驗收報告、詳細的竣工圖和竣工驗收證書等。項目管理人員應當嚴格按照歸檔范圍做好工程檔案的收集整理工作,明確建筑施工企業工程材料的歸檔范圍,進而保證建筑施工工程檔案的完整性和科學合理性,實現建筑施工檔案的優化管理。
3結語
檔案管理工作的開展離不開先進的思想意識，而先進的思想意識的產生，則需要積極、有效的宣傳來作為保障。企業內部要提高對檔案管理工作的認識，并且定期的組織企業內部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進行學習，了解國家有關的法律法規，并且將檔案管理發揮政策的學習納入企業內部標準培訓流程當中。企業管理者在開展建筑工程項目中，要對于自身的檔案服務范圍進行拓展和跟蹤，積極地實現綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務。針對于企業檔案管理工作人員素質培訓上，要積極地組織相應的培訓活動，讓員工主動參與進去，不斷提高檔案管理的意識與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業務水平和職業道德修養。檔案管理工作的開展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項檔案資料及時地進行歸檔和提交，保證檔案資料的時效性。
2規范管理
建筑施工企業在開展檔案管理工作時，要對于相關的檔案管理行為進行規范化操作，通過制定一個統一的標準來執行，可以有效地提高管理效率，實現規范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎牌、證書等）檔案管理、會計檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經營管理、行政管理、生產技術、科研技術、設備、會計、工程建設、特殊等不同類別進行管理，并且對于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對于檔案管理行為上，還要制定相關的存放、保密以及查閱條例，并嚴格遵守，從而有效地提高整個檔案管理工作的條理性和規范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對企業檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業檔案管理方面的規章制度，收集整理企業各類檔案資料，對檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時編寫相應的檢索目錄。
3信息化建設
企業的檔案管理工作開展，需要與時俱進地進行創新和改進，引入信息技術，實現檔案管理信息化是現階段企業檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息是企業技術進步和發展的重要信息資源，也是提高企業競爭力的關鍵。通過對信息化技術的應用，構建一個科學的檔案信息管理平臺，可以實現對信息的充分利用，并且高質量、高效率地對檔案信息進行匯總管理，提高了檔案服務水平。隨著辦公自動化系統的應用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統的應用，可以實現對電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對于一些重點、機密檔案管理上，檔案信息管理系統可以實現對權限的有效分配，實現了檔案保密的功能。
檔案管理工作中，紙質文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對紙質檔案歸檔的同時，也要做好電子文件的及時歸檔，對重要的紙質文件、實物文件通過掃描翻拍等手段進行數字化轉換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對檔案保管條件進行提高，并且對檔案信息的保管設備進行及時地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關的審批，保證查閱檔案人員的查閱經過嚴格的授權，并嚴格遵守相關的保密要求。信息化建設的過程，可以有效地將傳統檔案管理工作中的不足和局限進行改進，提高了管理效率，并且實現了檔案信息的高效利用。
4做好檔案服務
檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業的經營生產提供服務。在檔案信息管理的過程中，也要重點關注對檔案信息的開發與利用。對建筑施工企業來說，檔案信息中包含了很多技術方面的信息，是企業施工過程中技術和經驗的匯總，是企業智慧的結晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進行科學地處理，并且及時地提供給相關部門進行利用。通過對于檔案的科學整理，可以有效地為企業技術創新提供科學依據。與此同時，很多榮譽、資歷、工程案例等檔案也是企業參與招投標中的重要籌碼。檔案管理者及時地將此類信息匯總交給相關部門，也可以提高企業的市場競爭力，提高業務部門的業務開展效果。檔案管理工作的服務對象是整個企業，工程檔案的管理和利用要具有一套標準的服務流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業各個部門對檔案資料的需求。
5結束語
關鍵詞：建筑施工企業;信息化;檔案管理;
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
筑施工企業檔案管理的重要性。
檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音象及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統一體。
1、工程檔案管理是工程質量評定的依據。有了完整的原始工程建設資料，并加以整理歸檔，在整個工程竣工驗收時就能準確無誤的依據這些原始憑證來評定該項工程產品的質量等級是合格還是不合格，這一點建筑施工單位是深有感觸的。
2、工程檔案是處理和判決工程產品使用過程中出現質量問題的依據。
3、工程竣工檔案與施工單位所承建工程的經濟效益有直接的關系。為什么這么說呢，是因為工程竣工檔案是否齊全，與質量等級的評定有直接的關系。
4、工程竣工檔案也是檢驗和衡量施工單位資質和信譽的依據。
工程竣工檔案與我們施工單位是息息相關的，無論是提高承建工程的經濟效益，還是企業的信譽與發展都是非常重要和有利的。
二、檔案管理信息化有利于建筑施工企業提升檔案管理水平。
作為國民經濟建設的支柱產業之一的建筑施工行業，近年來規模不斷擴大，僅以中交二航局為例，經過多年發展，二航局現已成為以大土木為主營業務的集團公司，公司的組織構架大致可以劃分成三個層級類：公司總部、事業部、工程公司、管理型公司、經營型公司、專業公司、項目公司、項目部，現有員工8100多名，擁有各類大型工程船舶80多艘，施工機械設備5200余臺（套），是一個龐大而復雜的系統。二航局每年有超過百項工程在建或開竣工，檔案資料之多可想而知，而且就二航局所屬各單位而言，檔案管理水平參差不齊，有部分存在數量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。在檔案信息化系統部屬前，四公司檔案信息管理僅有單機版管理軟件，實現條目級管理，其余單位均無軟件，管理模式和服務手段落后。要解決這些問題最好的辦法就是實現檔案管理的信息化。
三、建筑施工企業如何實現檔案管理信息化。
要實現建筑施工企業檔案管理信息化，要著手增強檔案管理現代化意識、加快硬件設施建設、創建規范的管理機制和建設復合型的管理隊伍。
（一）、更新觀念，增強檔案管理現代化意識。
沒有檔案管理現代化意識，及時有一流的檔案保護和管理設施，都不能稱其為檔案管理現代化。在實現檔案人員現代化進程中，檔案人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的理念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉變對檔案管理輕利用、等客上門、封閉等觀念，實現轉變工作作風，實現被動服務為主動服務的轉變，使檔案工作更好的適應現代經濟生活發展的需要。
（二）、加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化。
1、及時配備檔案管理所需的計算機、掃描儀、刻錄儀等，充分發揮現代技術、微縮技術在檔案管理中的作用，加快檔案信息數字化處理步伐。
2、檔案信息化系統建設。與傳統的紙質載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術含量高、更新快、相關因素多，關聯度高等特點，因此電子檔案對記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業的方方面面，與各個不同的專業信息系統的數據都有密切聯系，例如辦公自動化系統等，檔案管理信息平臺就是利用各個不同專業信息系統的數據，實現電子文件與電子檔案一體化管理。
近年來，二航局建立了全局檔案信息管理統一平臺，采用服務器組和存儲設備大集中的集群部署模式，建立檔案數據中心，為各所屬單位提供數據集中存儲和應用服務，實現全公司上、下級單位檔案系統互聯互通；實現全局三級單位統一業務規范。二航四公司在二航局的統一部署下上線了PDE檔案系統，實現電子檔案網上移交和網上互查；實現上級檔案業務在線監管和查看；將在建項目納入管理體系，更好地實現工程項目檔案收集、保管和利用，有效整合各種檔案資源，充分發揮網絡優勢，實現檔案信息資源的最大化共享功能，推動公司信息現代化建設和檔案資源數字化建設。目前中交二航四公司PDE檔案系統已實現與OA辦公系統的對接，對公文可直接檢索目錄也可進行全文檢索，可對檔案目錄、正文、附件進行檢索。
（三）、建立規范的檔案管理制度。
在檔案信息化建設過程中，為明細相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發建立規范的管理制度。
1、建立和健全檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作的環節和步驟。統一檔案管理標準，統一檔案類型、統一報表樣式；網絡信息采集、信息整合、數據處理、及電子文件到電子檔案的全程數字化管理；各種檔案類型的數字化管理；檔案全文信息網絡檢索與共享；數字檔案光盤存儲的自動打包，脫離系統、跨平臺的目錄檢索及原文調閱；檔案信息資源共享，各全宗單位可跨全宗移交檔案、網上數據報送，使其檔案信息不再存在信息“孤島”。
目前二航四公司檔案系統已實現：文檔通過協同辦公自動化模塊實現電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程檔案通過在線系統、離線客戶端進行了多個項目的收集、編目等工作，目前已應用工程檔案管理中；個人待辦可提醒用戶目前有哪些事情需要處理。主要通過在主頁上顯示和進入相應模塊進行操作。
2、制定必要的安全措施，特別是對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性和完整性。主要定義各檔案類型的開放權限以及可使用檔案系統的用戶。定義用戶的角色、權限以及是否是專兼職檔案員等。權限管理模塊還細分為永久權限和臨時權限，并可對檔案原文的控制進行細化，具體分為瀏覽權限和下載權限，以滿足不同的利用。文件安全控制：對電子檔案的“閱讀、下載、打印”進行三權分立。支持多種圖形、圖像文件格式的管理和瀏覽，無需安裝相應的應用程序，即可通過瀏覽器打開原文進行瀏覽，且瀏覽器和用戶權限進行了集成，可以防止非法用戶的瀏覽、下載、打印。光盤打包離線備份：系統提供了將檔案掃描的原件及其對應的錄入信息，從數據庫中刻錄到光盤上的功能，可以制作出符合國家標準的通用電子光盤檔案。利用廉價的光盤永久保存檔案的原件信息，同時也增加了數據的安全性。制作成的光盤可脫離檔案系統進行檢索或瀏覽原文，光盤可設置登錄密碼，光盤上的內容可進行加密保護。
（四）、制定檔案專職人員與兼職人員的繼續教育培訓與考核工作。 根據國家檔案局相關法規規定，專職檔案人員每年至少要進行兩次集中的在職繼續教育用以提高檔案人員的檔案工作素質和技能。繼續教育包括國家檔案協會會議，檔案知識交流班等用以提高檔案人員技能。 （五）、制定定期檢查與不定期抽查相結合的歸檔工作監督制度。 制定每季度檔案工作自查制度，每季度末由檔案主管、專兼職檔案工作人員開展檔案工作自查。有檔案室和檔案庫房的單位，每月開展一次庫房自查，并上報自查情況總結。制定不定期抽查制度并嚴格執行，在總結抽查過程中遇到問題時要及時輔導兼職檔案人員改正，力爭做到促使檔案工作向完美方向發展。建立完善的企業檔案監督制度，檔案主管要堅持在公司領導支持下，認真落實檔案工作監督職責。
四、檔案信息系統投入運行后取得的效益
從企業管理角度看，檔案管理系統的建立，實現了業務信息與檔案信息的一體化和檔案管理業務自動化，同時為統一管理檔案提供了先進的技術手段，減少了檔案工作人員重復工作量，降低了實現檔案信息化管理的成本，提高了企業信息管理的水平。從檔案利用角度看，由于檔案利用者可直接、快速、方便地在網上查找檔案資源，大大提高了查檔效率。在二航局全局內異地查檔大覆蓋后，其累積節約的費用及時間將更為可觀。
