時間：2023-06-28 16:52:10
序論：在您撰寫檔案管理的優勢時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
首先，在檔案儲存方面具有優勢。紙質檔案需要占據極大的空間資源，歸類、整理、維護工作量巨大，需要很多人力資源。而檔案信息化后極大節約了空間資源，而且便于整理、歸檔，在保存方面也很便捷，既減少了資料不必要的流失，又節約了大量的資源和人力。檔案信息化后資料存儲只需借助硬盤便可完成，而且存儲量巨大，相比紙質檔案，非常具有優勢。
其次，在檔案維護方面具有優勢。紙質檔案后期維護工作量很大，需要對檔案進行分類、整理、歸檔，需要耗費檔案管理人員許多的時間、精力。而電子檔案在生成后可以實現即時歸檔，各部門可以通過計算機將檔案傳與檔案管理部門，檔案管理人員對檔案進行接收，根據相應部門的編碼完成歸檔，操作快捷、高效。而且原始檔案遭到破壞后，不像紙質檔案無法修復以致形成災難性破壞，只需通過備份數據即可還原。
再者，查閱非常方便。紙質檔案查閱前，需向檔案室提出申請，再接到許可后進入檔案室進行手動翻查，不可避免地會將原來整齊、有序的檔案翻亂，檔案管理人員要重新放置、整理。而信息化管理的優勢在于互聯網上的資源共享，用戶可以憑借用戶民登錄、查閱，或者直接提出在線申請，整個查詢過程只需在用戶的電腦上完成，而且查的準確、快速，不用檔案管理員重新排列圖書，節省了大量的經營成本，而且提高了工作效率。
二、檔案信息化建設中應注意的問題
（一）強化檔案管理意識
對檔案管理的意識不夠是很多企事業單位共存的問題，沒有意識到檔案工作的重要性和檔案信息化建設的重要意義，從而是信息化建設受阻，進步不大。檔案工作者應該加強信息化意識，不要將檔案當作歷史一樣封存，而是進行動態的管理、維護，記錄重要的信息，為企事業單位的發展提供歷史性依據②。
（二）檔案管理的安全性意識要加強
[關鍵詞] 流動 人事檔案 管理 探討
什么是流動人員檔案？流動人員檔案是指脫離國家干部隊伍，自行流動到中外合資企業、合作企業、獨資企業、集體所有制企業和私營企業工作的人員檔案，這是改革開放和干部制度改革中出現的一種新情況。所以在當今社會，流動人員檔案管理不同于傳統的人事檔案管理,它作為一種載體,記載的對象是工作單位不固定、流動性很強的特殊群體。因此,傳統的人事檔案管理制度已經不適應新形勢下流動人員檔案管理的需要。
當今的檔案流動不斷向多極化方向發展，流動人員人事檔案管理推動了人才合理流動，隨著經濟和社會的快速發展，流動人員人事檔案管理的發展日趨社會化、多樣化。流動人員人事檔案管理，以及在檔案管理基礎上產生的人事制都適應了社會主義市場經濟發展的需要，突破了計劃經濟體制下高度一體化的干部身份管理模式。流動人員人事檔案的發端是人才流動的發端，若沒有流動人員人事檔案，就不能很好地解決人才流動的“身份”瓶頸問題。人事檔案它改革了計劃經濟下的干部身份管理方式，而流動人員人事檔案形成了新的人才流動態勢，所以它目前是人才中心的基石，它的管理與服務工作始終是各地人才中心的最主要業務，無論從服務結構還是收入結構上看都是首屈一指的。最重要的是，流動人員人事檔案的發展是人才市場發展的平臺，從目前正在實踐的以檔案管理為依托的“一條龍式”人事服務，到方興未艾的人才派遣等新業務，都是站在流動人員人事檔案這個根基上對人事工作的突破與發展。我們可以大膽預想，下步人才市場業務的發展將會更多地衍生在流動人員人事檔案之上。
縱觀整個趨勢，人事檔案接收是呈跳躍式增加，人事檔案的利用日益豐富和不可替代，為人才雙向、多向的流動解決了后顧之憂，使流動人員檔案有人管，關系有處掛，戶籍有處報，職稱有處評，人才流動千變萬化離不開檔案其穩固的不變基石，使各種人才有底可尋，有據可用。據相關調查表統計，目前社會接收流動人員檔案出現了四大熱點：一是圍繞落實當地政府政策推進形成的熱點，如近幾年的事業單位改制企業，主要集中在2002年至2003年事改企檔案；二是2000年至今的大中專畢業生檔案大量增加形成的熱點，如因為本地人員在外地工作，外地戶口遷不進的戶口全部回原籍的人事檔案、在本地工作的人事檔案、外地人員在本市工作等，以上這些大中專畢業生的人事檔案集中存放在人才服務中心占總數70%；三是為落實政策，鼓勵機關、事業、衛生、學校等干部、科技人員下海創業，辭職的較多，接收的人事檔案也明顯上升，辭職創業的人事檔案占總數10%；四是鼓勵大學生進行多渠道選派優秀大學生到村任職，村官的人事檔案占總數5%。所以流動人員人事檔案同時還拓展了人事管理與服務的空間。從檔案相關調查數據顯示，流動人員人事檔案管理工作，將傳統的人事工作服務對象從機關、事業單位、不分配的大中專畢業生拓展到了外省及本市的外資企業、民營企業等非國有企業的所有人才，進行雙向流動，選擇了適應改革需要自愿接受服務的其他單位，可以看出，人事檔案流動強、調動頻繁，服務空間大大提高。
然而，從現階段的人事制度改革的進程看，人事檔案不存在弱化的問題，而更應該將關注力放在討論如何強化它的手段。因為流動人員人事檔案工作具有十分重大的歷史與現實意義。但是，我們在上述內容也提到流動人員檔案管理不同于傳統的人事檔案管理,它作為一種載體,記載的對象是工作單位不固定、流動性很強的特殊群體，自2000年以來，各行各業、機關事業單位等查檔率逐年提高，流動人員人事檔案管理已有單純的人事關系托管發展為一系列社會化的人事服務，查檔內容涵蓋了流動人員的轉正定級、檔案工資核算、工齡計算、高校畢業生就業接收手續等多項業務，服務對象逐步擴大、服務領域不斷拓寬。所以流動人員人事檔案工作是市場經濟改革進程中的新產物，也必定隨著市場經濟建設的深入面臨著許多新問題。目前看來，流動人員人事檔案必須實現手段更新和服務能力的提升，為需求者提供動態真實的原始資料，更為需求者提供科學信用的評價分析，實現人事檔案利用上的飛躍。流動人員人事檔案工作必須要改革才能煥發它在市場經濟中應有的勃勃生機，必須要拓寬視野，開辟新領域才能提升它存在的價值，因此，我們應當不斷尋求服務方式的創新并需要有關上級部門的明確支持和統一指導。一是以法定方式明確人才中心對流動人員人事檔案的專營性職責；二是按照現代人力資源管理的要求重新定義檔案材料類別；三是根據國際通用的原則加強職業分類和崗位分類形成規范的職業管理制度。
總之，流動人員人事檔案是伴隨著社會主義市場經濟建設的進程而產生的有中國特色的課題，由于人事檔案管理實質是人事管理關系的實現，所以它牽涉到人事管理體制改革的各個方面。隨著時展，我們回顧近十年社會流動人員人事檔案管理工作的實踐，我深深感覺到了流動人員人事檔案管理工作的不斷發展，它推動了人事制度改革的深化，促進了人才資源的市場化配置，并對經濟社會發展產生了深遠的影響。流動人員人事檔案管理是現代社會檔案管理工作的重要部分，我們不但要重視流動人員人事檔案管理工作，而且還要想辦法把這項工作做好。
參考文獻：
[1]李明.妥善處理流動人員檔案的滯留[J].檔案管理,2011,4.
[2]陳榕.淺述完善企業流動人員人事檔案管理工作的措施[J].經濟研究導刊,2009,18.
【關鍵詞】機關檔案管理；現狀；途徑
從事過機關檔案管理工作的人應該有所感觸，所謂的機關檔案就是把機關歷年來發生的公務活動的情況記錄并定期進行整理，機關檔案是機關工作歷史面貌的再現。但隨著當代科技的快速發展，現在機關單位中的檔案種類已不再單一，各式各樣的檔案如雨后春筍，包括聲像檔案、實物檔案、科技檔案、民生檔案等各種檔案種類逐漸增加，這就需要以一種全新的管理方式來代替過去的傳統模式。但如何跟上時代的發展、強化機關檔案管理的水平、提高機關檔案管理工作的效率，如何在具體的工作中破除思想意識跟不上時代的步伐，傳統的思想觀念占據主導位置等現象呢？要搞好機關檔案工作，必須從根本上轉變觀念、加強檔案管理實施力度、提高檔案人員的素質、促進機關檔案工作新進展等工作。
一、審視目前機關檔案管理工作的現狀
（一）機關檔案管理工作過于形式化?，F機關單位對檔案管理工作的重要性雖然有了一定的認識，機關領導也意識到了對加強檔案工作管理的必要性。但是實際的情況卻還是趨于表面形式，從根本上并沒有改變，雖已經建立的檔案資料，但并沒有對其進行充分的利用，這就使得檔案出現了形式化的一些色彩，造成檔案管理的價值也就不能得到很好地體現。
（二）機關檔案管理實施力度不夠。機關主管領導對檔案管理的重視程度直接影響檔案工作能否有效開展，對機關檔案管理的執行力起著相關重要的作用。但機關的主管領導往往分管幾個科室或多個部門，而檔案工作僅僅是科室或部門眾多工作中的一項，又沒有專職檔案人員分管，主管領導的重視程度可想而知，檔案工作不是在短期就能見到成效的工作，其積極作用往往沒有其他部門的工作所起的作用顯著，所以在管理的力度上明顯不足。
（三）機關檔案管理人員的業務水平相對較低。檔案管理的工作只是作為機關單位中日常工作的一小部分，因此沒有專業的檔案管理人員。負責機關檔案管理的工作人員都是身兼多職，這就會導致他們疲于應付日常事務，不會把更多的時間放在從事檔案治理工作上，更不會把精力完全放在業務知識和專業技能的鉆研上，大多數檔案人員對檔案工作重要性和責任性理解的不完全不透徹，工作中存在敷衍了事的思想，對所從事的檔案工作并不熱衷，不能從根本上發揮作用。
二、如何從根本上轉變機關檔案管理工作的現狀
（一）務必由傳統的思想觀念向創新的觀念轉變。檔案管理工作是一門具有較強科學性且內容豐富的系統工作。只有機關單位領導者觀念的轉變、工作作風轉變，才能真正提高機關檔案的管理水平。眾所周知，任何一個單位的任何一項工作，如果沒有領導的重視和支持是很難開展的，更不要說取得良好的效果或成績，這項工作能否順利順利開展，取決于領導對檔案工作的意義和價值的認識程度，取決于他們對檔案工作的態度，領導者觀念的轉變而在很大程度上決定著檔案工作的發展。機關單位領導者應站在某個高度，從長遠的利益出發，以提高檔案管理水平為重點，建立健全行之有效的管理機制，有效提升檔案管理人員的整體素質，使得檔案管理模式得到有效創新。
（二）務必提升對檔案管理人員的執行與監督力度。一般情況下，機關的公務員在工作中的重點與方向幾乎都是以領導的指示與態度來作為風向標的，領導除了要加強對檔案管理這項工作的關注與投入，更重要的是要做好對檔案人員的監督與執行的工作，真正將其進行貫徹與落實，而不是一句口號而已。要不斷提高檔案管理人員的業務素質，加強對專業技能培訓，理順檔案管理體制，強化檔案管理手段，建立健全檔案管理標準體系，合理優化檔案管理工作流程，規范檔案信息化建設，建立獎懲機制，激發檔案人員的工作熱情，確保機關檔案管理工作抓鐵有痕、落地有聲。
（三）務必提高機關檔案人員的自身素質。因為機關對檔案管理工作的不重視，所以導致檔案管理工作缺乏專業性、技術性，機關檔案管理的人員絕大多數是非專業人員，相關的專業知識相對匱乏，且缺少相關的專業技能，而且還存在一人兼多職、變動頻繁等問題。只有將檔案工作的重視程度和地位與各機關主要的業務部門同等重要時，才能在機關中配備專門的檔案管理人員，才能充分調動機關檔案人員的積極性，提高檔案管理人員的工作能力，真正的將檔案工作作為一項重要的事業來重視。只有提高機關檔案人員的自身素質，才能在具體的工作中發揮優勢，做好檔案管理工作。
三、結束語
檔案見證了各個機關單位的成長歷程，并在事業發展過程中起著重要的作用。搞好機關檔案工作是新的歷史條件下機關檔案工作面臨的新任務、新要求。機關領導者應該轉變觀念高度重視檔案事業，充分發揮其主觀能動性，機關中的檔案管理者與工作人員應該在工作的過程中不斷提升自己的專業技能與職業素養，不斷加強對檔案管理工作人員的執行與監督，積極創新、努力進取，進而為機關單位未來的發展打下堅實的基礎。
【參考文獻】
[關鍵詞] 醫院 檔案管理 信息化 優勢
信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。隨著計算機和網絡技術的快速發展和迅速普及,以及信息存儲方式的變化, 人類真正進入了網絡化和信息化時代。當前,隨著衛生體制改革的不斷深化, 醫院管理的信息化已成為提高醫院管理水平的中心環節。同樣,信息化手段在醫院檔案管理工作中的應用也越來越廣泛,使它逐步成為醫院管理水平提高的關鍵環節。
隨著我院管理信息化的逐步推進,在醫院各領域產生了大量的電子文件,這些文件反映我院建設與發展,為醫院的醫療、教學、科研、管理等各方面提供便利、快捷、準確、可靠的信息資源。檔案管理中的信息化處理改變了醫院傳統的檔案管理方式,其使用價值日益彰顯。筆者通過近6年的電子檔案管理工作經歷,逐步總結出其日益凸顯的優勢。
1 檔案信息化有利于保護珍貴的檔案原件
將醫院的各類檔案進行信息化手段處理后,可以有效地保護檔案原件,可以避免檔案原件被過多地直接使用,或過多借閱、使用原件而造成原件的損壞,以達到保護檔案原件的目的;可以有效地降低和避免重要資料丟失的風險。例如,醫院建設和發展過程中,不同時期的某些珍貴的歷史資料,包括歷史文字資料和照片資料等。將重要、珍貴資料進行信息化處理,應用計算機對原件進行電子掃描,之后以電子文件的形式進行收藏、管理和使用,就可以有效地保護檔案原件。再如,某些疑難病例的醫學檔案是非常珍貴的,具有重要的醫療、教學和科研價值。將其進行信息化處理后,就可以將原件在病案室進行妥善的長期保存,而將其電子文件形式的檔案多次重復地應用于各項醫療、教學和科研工作之中。
2 檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善
在醫院工作中,檔案部門要對各類文件進行及時的著錄。在紙質文件時代,采用手工操作的方式,檔案人員要花相當多的時間和精力埋頭于整理檔案和登記目錄,工作量大。如果遇到信息改動,改動一處就要發生連鎖反應,相關的地方都要改動,耗費大量的時間和人力。將檔案信息化處理后,可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動中解放出來,利用計算機軟件進行工作,大大改善了工作條件,信息改動時只需輸入指令就可以自動完成系統調整,有效地提高了工作效率。
在醫院的各類檔案文件中,有不少需要完成年度歸檔工作,需要在年底前對全年的文件和相關資料進行分類整理和登錄,造成年底工作特別繁忙。檔案信息化處理后,可以利用檔案軟件提供的統一信息格式,隨時進行錄入,通過網絡進行檔案信息的轉換和提取,并對其進行檔案管理。檔案人員可以利用系統檢索和排序功能,隨時查閱文件的歸檔情況,發現未及時歸檔的或不符合歸檔條件的材料可以及時發出信息,督促和整改,大大改善了檔案的歸檔方式,使檔案管理工作更加規范。
3 檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享
檔案資源整合重在體現檔案信息的系統性、有效性和共享性,其最終目的是進一步擴大檔案資源的使用范圍,這是檔案事業順應社會信息化潮流的趨勢所在 [1]。以往在醫院的各個不同部門,不同的醫療科室,需要隨時調閱有關檔案存在一定的不方便因素。將檔案信息化處理后,利用醫院全院電腦聯網,就解決了這一系列問題。電子文件比檔案原件更易于導航,可增強對原始檔案的應用程度和應用范圍;更有利于醫院各部門、各醫療科室按需瀏覽,并保持隨機存取,提高了檔案原件的利用率,更有利于檔案部門充分發揮互聯網的潛能,對過網頁陳列和導航,向各用戶介紹館藏,進一步促進館藏檔案的利用,最大限度地實現檔案信息資源的共享。
4 檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便
以往手工查詢檔案資料,往往費時費力,有時還不一定能達到目的。將檔案信息化處理后,采用了電子目錄和電子文檔歸檔,提供快捷的電子信息查詢系統,使用時只需輸入關鍵詞,相關資料信息就可一一呈現在計算機屏幕上。這種智能化檢索方法,檢索速度快、效率高、范圍廣,同時還可采用電子加密技術對檔案進行機密處理。
在檔案的使用上,信息化更讓用戶感受到方便。首先電子檔案的保存年限達到了100年以上,這是紙質檔案難以比擬的。其次,醫院各部門、各醫療科室,只要有需要,就可以在任何時間、任何一臺醫院聯網的計算機中方便地使用檔案信息,獲取更為及時、準確、系統的信息。而且查詢速度快,一次查詢只需幾秒鐘,就能得到內容全面完整的檔案信息。不僅包含檔案目錄信息,也完整包含了具體的信息內容。再次,它也真正實施了在線,授權使用者可以從全球任何角落訪問我院的網站,然后查詢到自己所需要的檔案資料。以上種種給檔案的檢索和使用帶來了極大的方便,真正實現了“一點通”。
5 檔案信息化改善了檔案管理模式
在傳統的檔案歸檔方式中,檔案資料大多是以紙質化的形式存在的。隨著時間的推移,檔案資料日積月累,數量越來越多,占用了大量的儲存空間。另外,由于紙張的特性,檔案庫房還要按不同季節做好各項溫度、濕度控制和防蟲工作,在管理模式上存在著管理成本高,使用效率低,原件容易損壞等問題。僅以我院病案室出院病歷為例,我院每年的住院病人數達4萬人次左右,這就意味著每年要新增4萬本出院病案需要保管。而根據有關部門規定,出院病人的住院病歷,醫院必須保存30年以上?？梢韵胂?隨著時間的推移,隨著每年住院病人數的不斷遞增,醫院需要多么大的空間來保存這些病案,而妥善保管好這樣大量的、逐年遞增的病案資料又會給醫院增加多么大的困難。所以,推行電子病歷成為一種必然的趨勢。各類醫院檔案信息化處理以后,可以極大限度地提高檔案的運行效率,使檔案信息更加形象、直觀,最大限度地方便了檔案檢索和利用,并且節省了大量的儲存空間,節省大量的人力、物力和財力資源,同時又保障了檔案的安全備份,真正做到了“有備無患”。
綜上所述,筆者認為,信息化處理在醫院檔案管理中具有十分重要的意義,較之傳統的檔案管理有著明顯的優勢。只有不斷增強創新意識,檔案工作才有生命力。我們要充分利用信息化建設,讓醫院檔案管理工作進一步標準化、數字化、網絡化,為醫院的建設和發展發揮更大的作用。
【關鍵詞】檔案管理 數字化 優勢和劣勢
隨著信息化技術的快速發展，其已經逐漸進入到人們的日常生活中，這對人類的進步具有非常大的促進作用。但隨著信息技術的發展，人們的工作模式也在逐漸發生著轉變，傳統的檔案管理模式已經不能適應當前社會的進步，因此，檔案的數字化管理逐漸成為我國經濟發展的重要促進因素，對我國的經濟發展起到了巨大的促進作用。
1 檔案數字化管理的優勢研究
1.1 促進部門立卷制度的建立。對于部門立卷，其是一個常見的問題，對部門的發展具有非常重要的作用，但由于一些單位在進行立卷時僅僅是將一些零散的材料交給相關部門，加上檔案管理人員對檔案卷的質量重視程度不足，使得其錄入的信息存在著完整性不足等問題。但在采用數字化管理模式之后，所有的檔案由對應部門的相關人員將其錄入到網絡系統中，然后由檔案管理人員對其進行統一管理，這種模式使得檔案管理工作更加有序，且保證了檔案收錄的整齊性原則。
1.2 檔案管理工作不受時間和空間的限制。對于傳統的檔案管理工作，其大部分需要在上班時間進行整理和分類，但由于工作環境受到工作齙匾約骯ぞ呤褂萌說南拗疲使得檔案管理工作效率受到較大的限制。而采用數字化管理模式之后，檔案管理人員在進行檔案管理時，其不在受到時間和空間等的限制，工作人員能夠通過網絡獲得檔案內容，然后在任何場地對檔案內容進行整理。而對于企業的各個部門，其產生的大量檔案資料還能夠通過電子文件的形式存儲在網絡上，檔案管理人員通過對這些資料進行收集和整理就能夠實現檔案的管理工作。通過這種管理模式，檔案管理工作的效率得到了有效的提高，企業的各個部門只需要將本部門對應的文件錄入到計算機系統，檔案管理人員就能夠將這些信息收集整理，并在對應的網絡空間中對其進行整理和立卷等。
1.3 增強了檔案內容信息的開發。對于傳統的檔案管理，其僅僅是對檔案進行分類整理，在進行某一相關內容的查詢時，僅僅能夠對單個文件進行查找。這種方法嚴重限制了檔案的使用功能。而采用數字化管理模式后，經過立卷將所有的檔案放置在一個計算機硬盤中，然后通過檢索功能找到對應某一查詢內容的所有檔案資料，這種管理模式使得使用人能夠更加高效的了解一件事情的來龍去脈，從而提高檔案管理工作的效率。
2 檔案數字化管理的劣勢分析
2.1 利用不充分。對于當前的檔案管理人員，其在進行檔案數字化管理時，僅僅將其作為一種存儲工具，并沒有發揮檔案管理數字化技術的優勢，在工作的過程中仍然采用傳統的檔案管理模式，這使得檔案數字化管理受到較大的影響。此外，還有一些檔案管理人員，其將重點放在管理上，而對于檔案的價值則忽略，使得檔案資源的利用率較低。
2.2 檔案存儲存在著一定的安全問題。隨著信息技術的快速發展，網絡安全問題也逐漸成為影響人們正常工作生活的一個重要因素，由于電腦病毒和非法侵入對計算機系統的危害較大，當檔案存儲設備出現安全問題后，其內存儲的檔案信息往往也會受到較大的影響，嚴重的甚至會使得所有的檔案資料丟失，這使得檔案管理工作受到較大的影響。此外，還有一些檔案在進行轉換時采用的是電子編碼技術，這使得檔案管理人員在對檔案原始憑證進行修改而不會留下痕跡，因此，管理人員在進行管理時無法保證檔案信息的準確性，即使其被人為修改也不會被人發現。
2.3 檔案存儲載體的限制性。對于檔案的數字化管理，其為了更好的節省資源，往往會將紙質檔案全部電子化，然后將這些電子檔案放置在一個固定的硬盤中，而原件的重要性則很少有人能夠認識到。當硬件存儲設備中的內容過多時，往往會導致硬件設備的重要性上升，為了保證固定的硬件設備能夠滿足企業檔案存儲的需求，隨著檔案資料的增加，其需要更換存儲位置或者對應的硬件設施，這使得其中的一些檔案內容非常容易受到影響。另外，若新設備中存在著病毒等，其對整個檔案管理系統的危害是非常大的。
3 檔案數字化管理的措施研究
3.1 建設系統工程，實現檔案信息的共享。對于檔案電子化建設，其是一項非常龐大的工程，需要將所有的檔案信息錄入其中，同時還需要開發對應的軟件和查詢管理等功能，因此，企業在進行電子檔案的建設時往往需要多個部門聯合行動，將所有的檔案信息和軟件等設備安裝完成，且為了保證檔案信息的安全性，還需要采用雙服務器對存儲的檔案進行備份。另外，為了提高檔案數字化管理的效率，還需要設立對應的查詢功能，方便使用人更加快速的找到自身需要的檔案資料。
3.2 制定統一的錄入標準和備份操作程序。對于所有的檔案數字化管理，其想要在整個企業高效運行，首先需要建立統一的錄入標準，工作人員在日常工作中錄入的檔案信息需要嚴格遵守該標準，然后由檔案管理人員將這些資料進行統一的管理。另外，對于電子檔案的掃描工作，其也需要制定對應的標準，像頁數的強制性打印等，通過這種方法能夠保證錄入信息的完善性。而在檔案信息錄入完成之后，其還不能夠直接進行存儲，檔案管理人員需要對其進行二次查詢，直到其不存在問題再將其錄入到檔案管理系統中。
4 總結
對于一個企業的發展來說，其檔案具有非常重要的作用，像房地產企業等，對于這些企業，其在進行檔案數字化管理的過程中需要加強對檔案的重視和使用，由于傳統的檔案管理模式利用率較低，加上存儲的安全性不高，人們開始研究檔案的數字化管理，但這一技術當前還存在著很多的問題，需要有關人員加強研究。
參考文獻：
[1]楊艷.檔案數字化管理優勢與弊端[J].現代商貿工業，2016，09：48-49.
一、當前檔案管理工作的現狀
就目前來看，我國的檔案管理工作的水平還有待提高，一些單位的檔案管理存在著人員素質不高、重保管輕利用等現象，有的單位的檔案管理人員甚至還存有應付檢查等觀念，嚴重制約了我國檔案管理工作的發展。管理人員普遍沒有認識到檔案管理的重要性，只根據工作需要進行必要的信息整理，而沒能使檔案管理發揮其真正的價值。這種陳舊的管理理念必然會導致工作人員在工作中的行為不夠積極，不能主動的改變和創新管理方式，從而影響了檔案管理的整體水平。在信息時代，各種理論和技術不斷的向前發展，其更新速度也越來越快，如果檔案管理人員不能及時有效的汲取新的理論知識，更新自身知識結構，完善自身技術水平，那么將很快落后于檔案管理的時代要求。這也是我國檔案管理工作缺乏創新的最主要原因。此外，隨著各類管理和存儲技術的發展，檔案管理工作對于工作人員的專業知識和技能的要求也逐漸提高。只有具備了相關的職業技能的人才，才能夠滿足相關的設備和系統控制需求。但是，就我國目前的檔案管理工作人員的整體水平來看，還有待提高，尤其是一些資深的檔案管理工作人員，由于從業較早，其無論是知識結構還是技術能力，都相對陳舊。
二、檔案信息化管理的優勢
所謂檔案管理信息化，就是通過一定的現代信息管理技術對現有的檔案管理進行全方位的升級和改造，使其從管理模式和方法上更多的采用信息化檔案管理方式。并且能夠在高效管理的同時，做到對檔案信息的合理利用，使其能夠在工作中最大限度的發揮價值，服務于單位管理和社會管理。筆者在認真分析了信息化檔案管理和傳統的檔案管理后，總結信息化的優勢有以下幾點：首先，其可以克服傳統的檔案管理低效率的手工作業形式，將工作人員從繁重的體力勞動中解放出來，并且能夠實現檔案資料的更加高效和精準的管理。因為在信息化檔案管理的過程中，采用的是硬盤、光盤等體積小、容量大的存儲設備，運用的是先進的網絡管理系統，可以實現數據的靈活存取；其次，信息化的檔案管理可以克服傳統檔案管理的定期分類數據搜集和整理工作，因為在信息化的檔案管理過程中可以在信息和資料錄人的同時，完成對其屬性和類目的管理，不僅便于查找利用，還可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，也更加方便、快速、及時提高檔案管理的維護性；再次，在傳統檔案管理方式下，檔案的檢索、查詢都要靠手工來完成，手續繁瑣，程序復雜，給檔案管理和利用帶來很多不便。而檔案實現信息化管理后可在電子文件歸擋的同時進行主題詞標引，還可以編制多角度、全方位的檢索工具，檢索、查詢信息更加方便迅捷。
三、實現檔案管理信息化的主要措施
1、提高對檔案管理信息化重大意義的認識
人事檔案工作向來以默默無聞、無私奉獻著稱，檔案和管理人員都處于一種相對封閉的狀態。要改變這種局面，就要不斷地更新觀念，勇于進取，努力學習建設有中國特色的社會主義理論。關注改革開放的新形勢、新問題，把檔案管理工作與社會活動結合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉變；在信息化不斷深入的新時代，要不斷強化檔案管理的現代化、科技化意識，不斷強化計算機管理檔案的意識，這在加快檔案由手工管理向計算機數字化管理轉變過程中是至關重要的。
2、提高檔案管理人員的綜合素質
檔案工作人員素質的提高和電子環境下工作意識的培養是檔案信息化的關鍵所在。這就需要培養出一支專業化的管理干部隊伍。隨著信息時代不斷發展，對每位檔案管理工作者的業務素質提出了更高的要求。檔案管理工作者除了要強化事業心之外，還要加強業務知識學習，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力和綜合分析能力，掌握現代信息技術和管理技術，掌握文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業知識，涉獵一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案管理有關的其他專業知識及管理科學，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定。努力使自己成為既精通檔案管理業務知識，又熟悉計算機管理技術的復合型人才。
3、強化檔案管理的安全意識
[關鍵詞]檔案；數字化管理；優勢；問題
中圖分類號：G256 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）05-0320-01
引言：隨著信息化的不斷發展，檔案部門對數字化管理的重視程度有很大的提升。但是在實施檔案數字化管理的過程中還存在一些問題，影響檔案管理的準確性。
一、檔案數字化管理
在對檔案數字化管理進行深入研究中，了解到這種檔案管理方式能夠彌補傳統檔案管理上存在的不足，將傳統紙質檔案轉化成信息化檔案，不僅僅能夠提升管理的便利性，還能保證檔案安全性和嚴密性，減少檔案泄密現象，維護單位整體利益。而且現在各個行業實施的檔案數字化管理還具備分散性和多元性的特點，能夠將檔案以數據的方式儲存在互聯網中，保證資源共享的實施，有效提升檔案的使用效率。
二、檔案數字化管理的優勢
傳統檔案大多數是紙質檔案，這種檔案不僅保管困難，其自身安全性也比較低。而且不同檔案在儲存過程中還要進行檔案立卷處理，很多行業在進行檔案立卷時，自身具備的檔案材料較為零散，而且檔案管理人員對這些零散的材料并不能做出準確的判斷，這些情況會使得檔案立卷質量下降，影響單位檔案立卷制度的全面落實。
而目前各個行業實施的檔案數字化管理能夠有效解決上述問題，并且檔案數字化管理受到時間和空間限制較小，能夠降低檔案查閱時間。對于檔案數字化管理來說，在進行檔案查詢時，可以按照檔案編碼在互聯網上找到相關檔案，在節省檔案查詢時間的同時，也降低了檔案管理人員的工作難度。對于機密性檔案還可以通過互聯網對檔案進行加密處理，在沒有密碼前提下，無關人員不能對加密檔案進行查閱，這從很大程度上保證了檔案文件的安全性和嚴密性。
另外傳統檔案還會受到保存期的限制，如果需要查詢時間較長的檔案，需要經過很多程序才能查詢相應檔案。而信息化檔案并不會受到保存期的限制，查詢相關歷史性檔案只需要利用計算機檢索功能，其能夠有效減少檔案查詢消耗的時間，提升檔案查詢的便利性。在查詢檔案時，計算機回到檔案進行深化處理，有效提升檔案質量和全面性。
三、檔案數字化管理的弊端
（一）電子文件的不安全因素，影響對他的長期保存電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出性優點，但在利用安全方面，電子文件利用的安全和保密工作更加難以控制，電子文件采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，有些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得更困難。
（二）檔案信息沒有被充分利用。由于一些檔案管理人員對于電子化檔案以及數字化管理的認識不夠全面，且在技術方面也存在一定的不足之處，導致這些管理員仍然使用原有的管理理念與模式對檔案進行管理，檔案的搜索與使用工作沒有通過計算機進行處理，仍然依靠人工，很多管理者只是將工作的重心放在了一部分可見的檔案管理上，并沒有意識到網絡中眾多檔案資源所存在的價值，致使檔案信息資源的利用率較低。與此同時，檔案管理人員對于計算機的利用也存在一定的局限性，一些管理人員只是使用計算機對檔案文字進行錄入和編輯，并沒有將數字化管理的功能全部開發出來，浪費了大量的人力與物力。
（三）檔案存儲的載體存在一定的束縛性。使用數字化模式對檔案進行管理，就需要將所有紙質檔案電子化，并會將電子檔案存放在固定的硬件儲存器之中，這就直接增加了硬件設備的重要性，但硬件的儲存容量畢竟有限，且升級換代速度極高，一旦需要對存儲的載體進行更換時，原有的一些文件很容易會出現讀取限制、軟件不兼容等問題的出現，造成管理部門不得不使用大量的時間與資金對原有的設備與軟件進行保存。而且電子檔案的數據一旦受到病毒的入侵，很容易造成數據丟失等后果，對檔案中信息的安全性造成了極大的影響。
（四）辦公自動化與檔案管理系統不兼容。目前部分城市各部門應用的管理軟件都不相同，如人事部應用中國石油人力資源管理系統，財務部門財務資產管理系統，以及機關部室使用OA辦公平臺等，各自為政，按照自己部門的特點開發及使用。檔案部門使用的檔案信息管理系統，則是按照檔案現代化管理標準設計的。由于這些管理系統設計單位不同，軟件環境差異較大，形成的數據難以轉換，無法進行各科室形成的電子檔案文件直接歸檔。歸檔文件、數據的收集和錄入還停留在原始管理水平上。
四、實施數字化檔案管理的策略
（一）與多部門進行聯合，保證信息共享的有效實施檔
案管理部門要與相關部門之間進行有效的聯合，建立健全的檔案管理系統，要對檔案管理進行總體設計和檔案整理以及光盤備份等一系列的工作，并要統一各部門的計算機管理系統，避免出現檔案無法讀取的情況發生。而且，各部門要制定明確的規章制度，對于每天的重要信息都要進行文字錄入，并上傳到檔案管理系統之中，系統可以使用雙服務器與光盤雙備份等等，提升檔案的管理效率與安全性，并要對檔案查看的權限進行密碼設置，提升資源共享的安全水平。
（二）建立橫向通道，銜接辦公系統
針對企事業單位中辦公自動化系統和數字化檔案管理系統充分銜接的問題，建議在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能，實現現有的財務系統、OA辦公系統、人事管理等系統的無縫集成。針對電子文件與紙質文件“雙套制”保存的而問題，建議在紙質文件和電子文件之間建立一個“通道”，即將電子文件和紙質文件以文本方式和映像方式共存。以及根據數字檔案的特點，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規章制度。
其中最為關鍵的是電子檔案安全管理制度。檔案作一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數字化之后，安全工作顯得尤為重要。他既包括硬件的安全管理也包括軟件的安全管理。硬件方面應嚴把信息存儲載體質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。對于存儲電子文檔的設備和磁介質要派專人負責管理，確保電子檔案不會因為溫度、濕度等一些人為災害導致文件丟失。軟件方面，就是要通過多級權限和密碼管理，多層結構，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內數據不被非法訪問、修改和破壞。
（三）提升檔案管理人員專業能力，實施高效管理
數字化檔案管理并不是單一對檔案進行電子化處理，同時還要建立自動立卷等快捷管理系統，這就對管理人員的專業能力提出了新的要求，不僅需要管理人員具有良好的信息分辨能力，能夠準確對檔案信息進行整理、分類，同時還要掌握較好的計算機使用技術，使其能夠靈活對計算機進行操作。相關部門要對檔案管理人員進行專業的培訓，加強他們對于數字化管理的意識與信息保密意識，并提升他們的電腦操作水平，使其能夠為檔案數字化管理模式的順利開展提供一定的助益。
五、結束語
目前，我國在檔案數字化管理的道路上仍然處于技術開發階段，在不斷摸索的道路中，如何解決電子文件安全問題，實現信息共享，建設完整的檔案數字化管理系統仍然是行I發展的重要目標。
參考文獻
[1] 楊中營.構建檔案數字化地方標準體系[J].中國檔案.2014（03）.
