時間：2023-06-21 09:14:33
序論：在您撰寫檔案管理合理化建議時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
一、方便管理，讓資料具備完整性
基建和設備之間是互相關聯的，設備將基建作為依托的對象，基建是設備主要的承載體。通常情況下，醫院中的大部分診斷類設備普遍都是有特殊需要的，例如：X射線等相關診斷設備。這些設備不論在場地方面還是環境方面都有明確的標準，而且設備的資料也是有相關要求的?；ú块T會依據廠家的技術需要進行針對性的施工，在設備完成以后就可以投入使用。在定期的維護或者是改造環節中，不僅要對設備檔案做好檢查，同樣還應當根據基建檔案的相關內容進行合理的維護以及改造方案，從而提高檔案的利用率。對基建檔案按照類別的方式進行保存是較為方便的。在工程設計單位中，在對特殊醫療設備設計過程中，應當需要專業人員對其進行設計，由于專業設計公司是依據不同設備技術內容以及相關標準要求進行設計的，是單獨完成的基本建設。
（一）制定設備檔案資料收集歸檔制度。在進行設備采購過程中和不同的部門之間都存在一定的聯系，從科室的使用申請流程一直到上級的批準，在進行采購、招標等環節的實施，期間需要經歷的環節較多，而且時間花費很長，手續也繁瑣，尤其是在采購進口醫療設備時，手續不但復雜而且也存在時間長久等問題。因此，為了能夠確保檔案的完整性，檔案管理人員應當和有關的科室、設備采購方面制定恰當的方案，從而能夠在短時間里面將設備采購所需要的資料都收集齊全。
（二）提前介入設計、施工過程，收集完整的基建設計和建設資料。對于醫療設備中的采購和基建工程的實施，兩者是同時進行的，相關人員在對設備進行采購的前期階段中，設備應當具備一定的實用性，人員是否具備使用資格，是相關人員首先要考慮的問題。所以，在設備建設的準備過程中，檔案管理人員應當參與進來，制定恰當的檔案資料內容，并且與相關人員之間進行交流，確保工程進度能夠和檔案資料是同步的。倘若在收集時出現資料不合理的現象，應當第一時間進行處理，從而確保檔案的完整性。
二、方便利用，為利用者提供最便利的利用模式
醫療設備作為醫療衛生診治過程中不可或缺的重要輔助和診療工具，一直為著這個原則不斷地更新發展。在這個醫療設備維修維護、更新改造的過程中，不可避免地要查閱設備和基建的相關資料。而在醫院管理中，一般基建部門和設備部門是分開的兩個獨立科室，即使單位有綜合檔案室，在建檔時，兩個部門根據各自的要求，分類整理，單獨排架管理。沒有綜合檔案室的單位，都是各管各塊，這就為利用者查詢時帶來了不便，有時既要調閱基建檔案，又要查詢設備檔案，因兩種檔案的資料歸檔、保管期限的不同，有時還查詢不到需要的資料?；n案和設備檔案一體化管理，保證資料的不流失，可以節省利用者的時間。原來在上級行政管理和質量監測部門檢查時，每次都要兩個科室的檔案管理員抱著一大堆的檔案備查，一體化管理還可以節省人力，利于政府部門的檢查。對無法進行一體化管理的單位，為了便于利用，可將與設備配套的工程設計單位設計的施工圖及竣工圖復制一份藍圖存入設備檔案，以供設備在維修維護、改造更新時使用，也不失為一種好的方法。
三、基建和設備檔案一體化管理，可以方便后續形成的檔案歸檔
因設備屬固定資產，在有些非醫療單位，將設備檔案作為基建檔案的一部分組卷、歸檔。但在醫療單位，因其使用的特殊性，基建竣工后，設備安裝完畢，設備的使用與管理才剛剛開始。在以后的日常管理中，會有大量的維護、維修，更新、改造、檢測工作，這些活動中，會形成大量檔案資料，特別是設備更新改造過程中需要對場所設計變動形成的資料進行歸檔，而這時設備與基本建設已經脫鉤，想把基建變動的資料加入基建竣工的檔案中已經不可能，這些資料單獨存放容易丟失且不利查詢。基建檔案和醫療設備檔案一體化管理可以解決這些問題。設備檔案一臺一檔，按件編號，變動的資料可以隨時添加進檔案，較好地保持了檔案的完整性。因此，從使用需要上出發，實行一體化管理也是必要的。
四、從利用實際出發，在基建和醫療設備檔案卷內目錄中設置互見號
因醫療設備使用管理上不斷變更，有的同類設備有多臺，因工作需要有些醫療設備會在不同科室間調撥使用，有些科室也會搬遷。而在整理醫療設備檔案編制案卷目錄時，為便于分辨查找，會在分類號內加入科室代碼，經過調撥的醫療設備無法重編分類號，給案卷的查找帶來了一定的困難。一般互見號設置在卷內備考表內，但有時一個基建案卷內保存幾個項目的資料，互見號在備考表中查找不便，而在基建檔案和設備檔案卷內目錄內分別設置互見號欄，把匹配的基建或設備案卷號填在欄目內，這樣在查詢時就可一目了然，便于分辨，縮短查找時間，提高查詢的準確度。
傳統的檔案信息管理存在滯后的管理方式，信息更新不及時，查找困難，信息保存不便，這些是醫院科技檔案信息化建設的限制因素，然而醫院的這些信息非常珍貴，如果損失了，將產生嚴重的后果?，F階段醫院科技檔案信息化迎合了新時期的發展，解決了傳統檔案管理中存在的諸多問題。醫院科技檔案信息化適應了科技全球化發展，如此，保障了醫院檔案體系的完整，促使醫院科技檔案的專業化，同時對醫院重要文獻的保存也非常有利，節省檔案保存和整理的時間，節約了醫院管理成本的開銷，保障了醫院科技檔案管理的有序化和規范化。因為醫院科技檔案中有醫院醫務人員著作的論文，這樣就保證了他們工作的時效性。上述內容在評析醫務人員的專業技能和水平方面是重要的參考，優化檔案信息化管理，在醫務人員的考評中發揮了重要作用，為醫務人員提拔提供了依據。
二、醫院科技檔案信息化建設和管理的對策
（一）完善有關管理機制。每一項措施和完善的管理體制分不開，當構建了完善的機制約束，才能確保工作人員按照規范做事，確保設施投入實效，醫院實行科技檔案信息化也需要制定完善的管理體制。管理機制的制定，第一要求有關工作人員樹立新的思想，扭轉以前落后的管理觀念，以新的機制為引導。與管理機制中明確各自擔負的職責，把具體的工作落實到每個人，此外，也要清楚信息的歸檔、存儲和使用等，務必使醫院所有人員都可以利用這些資料和醫院信息化管理有關的各種信息，一定要制定不同的保存手段，有關人員在使用這些資源時，應制定明晰的審批和備案制度，對一些涉及醫院保密性的文件，提供特定的保護，制定嚴格的管理制度。資料入庫前，務必經過嚴格的審核，核查資料的實用性及真實性，確保存儲的資料真實可信。當做到上述幾方面，制定嚴格規范化的管理制度，才能確保醫院科技檔案信息化所有環節的正常有序。
（二）創新醫院科技檔案信息化建設思路，構建醫院科技檔案信息資源庫。醫院科技檔案真實反映了醫療衛生科技活動，為科學技術搭建了平臺，是產生大量科技信息的主要渠道，有效管理及合理使用科研檔案，提升醫院科研檔案管理質量，推動醫療衛生服務的進步?？萍紮n產生于醫院科研工作中，是醫院科研工作歷史和現狀的真實反映，為后續開展工作提供了參考，這就務必要求檔案管理工作保持準確、完整及規范。醫院科技檔案主要是收集相關資料、收集有關實驗原始資料及研究生畢業論文等。以建立檔案信息化建設為發展思想，結合醫院科技檔案建設和管理實際情況，構建可行的檔案信息化建設發展規劃，形成以計算機為依托的檔案管理。通過計算機開展檔案管理，為推進檔案信息化建設創造了條件，科技檔案管理工作迎合了社會改革的需要。
（三）形成新產生文件的主體——電子文件，搞好電子文件歸檔和管理工作。因為電子財務技術和辦公自動化技術日新月異，普遍推廣應用，為此，電子文被大量生產出來，進一步說，將成為新產生文件的主體，當前，檔案工作者搞好電子文件歸檔和管理是新時期需要擔負的主要職責?？紤]到科技檔案工作現實情況，形成與之相匹的科技檔案電子文件歸檔管理規章和制度。在文件集的基礎上，產生了動態管理方式，但要付諸實踐。動態管理方式：檔案人員監控本單位形成和運行電子文件的計算機軟硬件設備，使得歸檔電子文件擁有對應計算機軟硬件設備的支撐。動態管理先要歸檔電子文件，與對應的軟件和硬件環境保持一致，以讀取歸檔的電子文件。
（四）購入高科技設施設備。當前，我國醫院科技檔案資料主要有兩種形式：紙質和照片。受溫度和通風等多因素的影響，給醫院科技檔案的管理帶來了極大的不便。此外，因為檔案存儲空間大，無法按照標準保存檔案。所以，醫院科技檔案信息化建設中軟硬件的建設很重要。其中硬件設施有存儲設備、錄入系統和計算機設備等，像掃描儀和復印機等就是硬件設施；軟件設施指的是檔案管理工作中的文件和軟件，像計算機操作系統軟件和建設的檔案查詢系統等就是軟件系統。在檔案管理中，主要是保管好目前的檔案，少不了先進設備提供支撐，設施設備涵蓋了信息化建設中涵蓋的硬件設備，離不開相應的軟件設施。第一，確保設備的齊整性。醫院應強化投入力量，替換原有的老舊設施，引入高科技設施。第二，引入專業的軟件設備非常關鍵，構建符合醫院實際情況的數據庫資源，確保醫院科技檔案建設的開展可以享受極大的便利。基于此，醫院可以將一些非保密性的資源投放到醫院網站上，便于行業人員及員工及時搜索和查找，將醫院科技檔案信息化更好地投入實踐。
（五）強化專業人才團隊建設。目前，多數醫院未配置相關的科技檔案管理人員，針對未來的信息，許多工作人員不知如何應用，所以，醫院一定要強化培養專業科技檔案信息化人才，如此，確保醫院科技信息的準確性和及時性。培養醫院科技信息管理人才需要做到兩方面的工作，其一，具備豐富的檔案管理專業知識，其二，明確科技信息的操作使用技能，同時做到這兩個方面便可以成為一名稱職的檔案信息管理人員。這就要求醫院做到一點：培訓人員時，考慮這兩方面的培訓能力，接受專業技能培訓，抑或以講座的形式提升工作人員的能力。作為醫院檔案信息管理人員一定要熟練掌握扎實的理論知識，加強和有關部門的交流，掌握最新的研究成果，檢驗成功的真實性及精確性，落實到實踐。因為檔案管理人員自身知識結構和專業特征的影響，這就要深入探究工作中的計算機技術知識。所以，建設檔案信息化人才隊伍在科技檔案信息化過程中是一項非常重要的任務。認識對檔案管理人員開展計算機技術知識培訓工作的重要性，其中如網絡技術和數字技術知識等。增強檔案信息管理人員對新技術、新方法和新設備的使用培訓，突出檔案管理人員中計算機實際操作水平，借助檔案信息化建設，培養經驗豐富同時能夠熟練地應用計算機信息技術的多技能人才。
三、結束語
醫院科技檔案信息化建設是一項長期的工作，建設中不可避免地出現了這樣或者那樣的問題，問題的解決需要制定制度來規范，還要增強人員建設及投入等。依照標準，將科技檔案的信息化管理付諸實踐?；跈n案信息建設，力爭拓寬檔案資源發展，推進信息管理標準化前進的步伐，實現檔案資源數字化的加速前進，產生高水準的科技檔案信息化利用價值及服務水平，致力于推動醫院檔案信息資源的共享。本文結合自身多年的工作經驗，從幾個方面提出了個人有關課題研究的相關經驗，其中多有不足，僅作同行參考使用，也期望醫院科技檔案建設和管理有新的突破。
作者:李楠 單位:重慶市墊江縣人民醫院
參考文獻:
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信息化的浪向各個領域，作為醫療衛生系統重要資料來源之一的醫院檔案部門，在此新形勢面前，必然要面臨一場劃時代的變革。檔案管理信息化將成為現代化醫療衛生管理工作的重要手段之一，現針對目前醫院檔案管理信息化的必要性、優勢及內容進行分析，并提出了實現醫院檔案管理信息化的建議。
1 實現醫院檔案管理信息化的必要性
1.1 飛速發展的社會信息化決定了必須加速醫院檔案管理信息化的進度?，F代信息社會日新月異，人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息需求量越來越大，傳統的檔案管理模式正經受著巨大的沖擊和挑戰。面對這種沖擊和挑戰，各級醫院只有順應時勢，加快檔案信息化建設，盡快實現檔案管理現代化，進而使檔案管理工作適應新形勢發展的要求。
1.2 實現醫院檔案管理信息化是解決自身存在問題，提升管理水平的根本途徑。近年來，各級醫院在實現檔案管理信息化方面雖然做了一些工作，但總體來看，現代化程度仍不高，有些單位還比較落后，主要是管理意識，設備和技術方法比較落后，檔案管理和利用水平較低。解決這些問題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識，改革管理方法，運用先進的技術設備，從手工勞動中解脫出來，提高工作效率，完全實現管理現代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。
1.3 實現醫院檔案管理信息化是確保醫療事業可持續發展和自身發展的需要。醫療事業需要發現、培養和造就大批的建設人才，而只有詳實全面地掌握人事檔案材料，才能合理使用人才，充分發揮人才的作用，確保實現醫院事業的可持續發展。實現檔案管理信息化就顯得十分迫切和必要。實現檔案管理信息化不僅有利于發現、培養和造就大批人才為醫院事業發展服務，而且將會使檔案信息資源得到更加充分的開發利用，同時可以延長檔案壽命。
2 醫院檔案管理信息化的優勢
2.1 檔案信息化有利于保護珍貴的檔案原件。將醫院的各類檔案進行信息化手段處理后，可以有效地保護檔案原件，避免檔案原件被過多地直接使用、借閱等造成原件的損壞；可以有效地降低和避免重要資料丟失的風險。醫院建設和發展過程中，將重要、珍貴資料進行信息化處理，應用計算機對原件進行電子掃描，之后以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，就可以有效地保護檔案原件。
2.2 檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善。在醫院工作中，檔案部門要對各類文件進行及時的著錄。在紙質文件時代，采用手工操作的方式，檔案人員要花相當多的時間和精力埋頭于整理檔案和登記目錄。而將檔案進行信息化處理后，可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來，利用計算機軟件進行工作，大大改善了工作條件，信息改動時只需輸入指令就可以自動完成系統調整，有效地提高了工作效率。
這種智能化檢索方法，檢索速度快、效率高、范圍廣，同時還可采用電子加密技術對檔案進行機密處理。在檔案的使用上，信息化也讓用戶感受到了方便。 2.5檔案信息化改善了檔案管理模式。在傳統的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質化的形式存在的。隨著時間的推移，檔案資料日積月累，占用了大量的儲存空間。另外，由于紙張的特性，檔案庫房還要按不同季節做好各項溫度、濕度控制和防蟲工作，在管理模式上存在著管理成本高，使用效率低，原件容易損壞等問題。將檔案信息化處理以后，可以提高檔案的運行效率，使檔案信息更加形象、直觀，最大限度地方便了檔案檢索和利用，并且節省了大量的儲存空間，同時又保障了檔案的安全備份。
3 醫院檔案實現信息化管理的內容
3.1 文書處理過程和歸檔要實現信息化管理。文書工作是檔案管理工作的基礎，文書處理過程的好壞直接影響著檔案的內在質量。為適應新形勢下的工作需求，應該把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網內傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間。發文處理過程也可通過網絡進行，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔。
3.2 病歷檔案要實現信息化管理。隨著醫學事業的發展，疾病譜的不斷擴大和新技術、新項目的開展，應將各種手術的名稱進行編碼輸入計算機，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術及療效情況一一列出，通過局域網反饋到各臨床科室，使醫務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱。同時，通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結經驗，找出問題，及時改進，進一步提高醫務人員的醫療服務水平。
4 實現醫院檔案管理信息化的建議
4.1 檔案綜合管理是醫院現代化管理的重要組成部分。盡管只是醫院主體醫療業務管理的輔助部分，但卻是醫院領導決策所依據的信息體系。在21世紀科學技術日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經不能適應當前的檔案信息化建設。這就需要醫院各級領導更新觀念，提高對檔案工作的思想認識，使檔案管理模式從單純的紙質收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網絡化管理方式中來，充分發揮檔案在醫院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只要有領導足夠重視和支持，再通過檔案人員的學習和努力，實現醫院檔案管理信息化指日可待。
關鍵詞： 高校；檔案工作；現代化
中圖分類號：G647文獻標識碼：A文章編號：1006-4311（2012）04-0252-010引言
綜合檔案工作是學校檔案管理工作中最重要的部分，完善的檔案管理對學校歷史資料的保存將起到至關重要的作用。學校的教學、科研、管理和對外交流等重大活動，只有齊全、完整的歸檔、存檔，才能確保過程的完成；否則，學校就會遺漏自己的歷史，也不能為未來的發展和決策提供準確的參考。隨著高校管理的現代化，檔案管理工作也必須順應學校發展的需求，加快檔案工作的現代化進程，有效地保護、開發利用檔案信息資源，促進檔案事業與其他各項事業全面協調發展，更好地為高等學校的發展服務。
1高校檔案工作現代化的目標
1.1 高校檔案工作標準化包括檔案工作業務范圍的規范化、檔案術語的標準化以及檔案工作技術與設備的標準化等一系列內容，它是檔案工作現代化的基礎部分，可利于各單位檔案工作者的學術和業務交流，同時提高工作效率。
1.2 檔案工作管理現代化①思想現代化。強化服務意識，拓展服務領域，主動提供資料和服務，提高檔案利用率，更好地為學校發展服務。②管理方法規范化、科學化。建立統一的、科學的、規范的技術方法，使檔案管理工作的水平得到切實地提高。
1.3 檔案技術與設備的現代化①采用先進的庫房設備、自動化管理的技術和設備等，用現代技術與設備儲存、保護、利用檔案。②運用現代光學技術實現檔案的高密存貯，最常見的包括計算機輸出縮微技術，快速掃描技術，光盤存貯技術，全息超縮微技術，應用普通縮微攝像技術等。③運用計算機進行檔案的登記、統計和庫存管理，運用計算機技術實現檔案管理的自動化，將檔案的編目與檢索，檔案部門的行政管理等都實行網絡化。
1.4 檔案工作人員的專業化檔案工作人員要具有較高的科學文化水平和職業素質，熱愛并適合從事該崗位的工作，能夠主動學習現代化的管理技術和方法，以應對信息技術迅猛發展和廣泛應用對檔案工作提出的挑戰。
2實現高校檔案工作現代化的措施
2.1 制定總體規劃制定出切實可行的檔案管理工作的現代化規劃，是實現檔案工作現代化的基礎和前提。檔案人員要對實現檔案現代化的長期和近期任務做到心中有數，減少因目標不清而造成的人才、物力的浪費，保證每一環節的效益。
2.2 增強檔案管理現代化意識 長期以來，人們一直認為實現管理現代化就是配置先進的技術設備，引進先進的技術經驗，而忽視了科學管理的重要性。必須充分認識到只有科學管理才能做到信息靈通、決策準確、規程合理、工作效率高、內外職能協調，節省人力、物力和財力。要不斷學習創新，加強交流，制訂出一系列科學的、統一的規則和技術規范，用科學的管理方法來規范檔案工作。
2.3 解放思想，強化服務意識進一步提高對做好新時期檔案工作重要性的認識，明確檔案工作是黨和國家事業的重要組成部分，也是全面落實科學發展觀、統籌經濟社會協調發展、建設社會主義和諧社會的一項重要的基礎性工作。學校各級檔案部門要解放思想，不斷創新服務機制，拓展服務領域，提高服務質量。改變過去“重管輕用”、“重量輕質”的陳舊觀念，打破“你來我查”的被動局面，主動提供資料和服務，提高檔案利用率，積極為各級領導決策服務，為廣大師生群眾服務，為學校發展服務。
2.4 加強檔案收集、整理工作，進一步加快檔案信息化建設步伐
首先是實現檔案網絡化建設。為了給高校創造更大的經濟效益和社會效益，更好地為利用者提供全方位的優質服務，我們可以實現非保密檔案信息資源的社會共享和網上利用，要在檔案室相關網站上建立檔案信息網頁，實現遠程在線查詢。其次，是檔案的數字化。為了實現檔案的數字化管理，我們要建立檔案目錄數據庫，研究制定檔案信息數據庫建設規劃。一是實現檔案進館前的數字化。收集和接收其他各種形式的電子文件及其生成環境，把電子檔案連同相應的紙質檔案一并列入檔案部門的接收范圍。妥善做好電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔、保密等方面工作，按照文檔管理一體化的要求和國家有關檔案信息化技術規范的規定，將文檔進行分門別類的規范化管理，另一方面，校園網上直接接收電子文件，實現校內文件材料網上傳遞、存儲、立卷、歸檔等功能，依托校園網，進行文檔一體化建設。二是對原有館藏檔案的數字化。通過手工錄入、直接掃描、縮微膠片轉換等手段，使這些信息合并到現有檔案資源數據庫中。在對館藏檔案資源進行分級鑒定、有序整理的基礎上，把紙質檔案、膠片、照片等信息進行數字化處理。第三，做好檔案工作必須做好檔案管理的業務工作，為滿足當前利用需求和實現自動化管理，達到收集完整、整理有序、系統準確、保管安全的目標，我們要首先做好檔案管理的業務工作，任何組織或個人不得把職務范圍內形成的文件材料據為已有，各部門要高度重視檔案資源建設，嚴格文件材料歸檔制度。各部門應當按規定要求及時向檔案室移交檔案，不得分散保存，實現集中統一的檔案管理，檔案室要著眼社會需求，改善館藏結構，拓寬接收和征集范圍?？傊雽崿F檔案信息化與社會信息化的同步協調發展，我們就要使檔案信息化建設與電子政務、辦公自動化建設同步實施，不斷提高檔案信息化水平，將檔案信息化工作納入學校信息化建設。
2.5 要注重培養專業技術人才檔案管理技術越先進，對檔案專業干部的素質要求就越高。要搞好檔案建設，必須要有一支高素質的檔案管理隊伍，要實現檔案工作的現代化，必須扎實認真地開展檔案干部隊伍建設。要從政治、工作、生活上關心支持檔案干部，根據檔案事業發展的需要，適當增加檔案專業技術職務崗位設置結構比例。要堅持以人為本、牢固樹立人才資源是第一資源的思想，以人才資源開發推動檔案工作發展，進一步優化檔案干部隊伍結構，積極選調專門人才和優秀年輕干部充實檔案干部隊伍，把檔案人員的培訓提高納入專業技術人員培訓的整體規劃，建立良性的隊伍和吐舊納新機制，努力建設一支政治強、觀念新，業務精、作風實的檔案工作隊伍，不斷推動檔案事業更好地向前發展。高校教學改革發展離不開檔案工作，高校檔案部門要努力建設法規制度完備、管理體制科學、基礎設施健全、信息化技術普及、服務功能齊全的現代檔案事業體系。把檔案的管理和利用與高校教學、科研結合起來，抓住機遇，加快發展，建立健全檔案工作現代化系統，更好地為高校改革和建設服務，在促進高等教育發展中發揮積極作用。
院在工作活動中形成的各種載體檔案，是醫院的重要資源和寶貴財富。隨著醫院服務模式的轉變，醫院檔案信息化管理工作中必將成為醫院管理的重要組成部分。醫院檔案信息化管理已勢在必行，現就醫院檔案管理信息化的重要性進行分析，并提出了實現醫院檔案管理信息化的措施及建議。
【關鍵詞】 醫院綜合檔案信息化 重要性 措施
1 醫院綜合檔案管理的現狀
醫院檔案涵蓋了醫院管理的各個方面，包括文書、人事、病歷、財務、基建等很多重要檔案。但由于醫院對檔案管理的意義認識不足，重視不夠，醫院檔案管理還處在比較落后的手工管理階段，存在著設備技術落后、存儲空間有限、資料容易遺漏、檢索困難、查找麻煩的諸多不足，使檔案開發利用率低，發揮的作用不大，醫院綜合檔案管理已跟不上醫院日趨發展的需求。加之，在醫院人才培養中，一直以來重視醫療技術人員素質的培養，沒有把檔案人員素質的提高和繼續教育納入計劃和要求。檔案工作隊伍存在著專業知識老化，知識面窄，知識結構不合理、缺少高層次的檔案專業人才等問題。許多檔案人員的管理水平停留在傳統的經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展，缺乏創新和活力。這些情況已嚴重阻礙了醫院檔案事業的發展。
2 實現醫院檔案管理信息化的重要性
（1）檔案信息化是發展醫療衛生事業的必然要求。檔案信息化可以促進醫院信息化建設和規范化管理，提高醫院信息化管理水平。隨著醫院信息化建設的不斷深入，HIS、PACS、LIS、OA等系統已滲透在醫院各個領域，電子病歷的使用，辦公自動化的實現，使醫院檔案管理信息化已迫在眉睫。檔案的信息化建設業已成為醫院檔案工作發展的必然趨勢和工作重點，它的發展與成熟也勢必對醫院的現代化管理帶來更深遠的影響。
（2）檔案信息化是加強醫療衛生工作的需要。醫院各種門類的檔案資料不僅能為廣大醫務人員的醫、教、研、學提供豐富、翔實的信息資源，而且也能為醫院領導的決策和管理提供準確、完整、可靠的原始數據，而檔案信息化在充分發揮檔案的這些功能方面有著獨特優勢。隨著醫療業務的不斷深入和發展，檔案信息資源的開發和利用也顯得更為重要。對于承擔著日益繁重的醫療衛生任務的綜合醫院而言，實現檔案信息化是適應醫療業務工作需要和時展的必然要求。
（3）檔案信息化可為醫療業務工作提供高效、優質的服務。實現檔案信息化，改善檔案管理工作，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能改變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為醫院的醫療、教學、科研等業務工作服務。
（4）檔案信息化可使信息發揮最大效益。隨著現代科學技術的發展，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛使用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質檔案高出許多倍。紙質載體的文件一般只能記錄文字、圖形、聲音、動畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。
3 醫院檔案信息化管理的應對措施
（1）醫院檔案管理納入醫院發展規劃。檔案信息化管理應緊密聯系醫院的發展戰略，醫院領導要充分認識到，醫院多年積累的檔案對醫院發展的重要性，只有醫院領導足夠重視和支持，把醫院檔案管理納入發展規劃，才能把醫院綜合檔案管信息化落到實處。
（2）加強檔案信息化建設中軟件配套工作。建立相對穩定的檔案信息化管理體系，這是檔案工作向信息化邁進的必由之路。檔案信息化建設應與醫院的網絡建設同步進行，實現資源互補。我院信息中心已在籌劃檔案網絡與醫院網絡的設密權限，嘗試以檔案室為中心將院內相關計算機進行內部聯網。將信息建立在統一的管理平臺上，方便使用者在任何一臺計算機上查看相關資料，在實現資源共享的同時也體現了數字化檔案管理的時效性。醫院正在逐步完善檔案信息網絡系統，逐步實現辦公自動化一體化的構想。
（3）加大資金投入，完善信息化設備。在檔案信息化管理中，首先需要配置穩定、可靠、安全和較高性能的信息化硬件設施，以滿足信息化環境下檔案資源的采集、管理、利用等基本需求。根據實際條件，配置掃描儀、刻錄機、音視頻數字化采集和轉換設備、數碼相機、數碼攝像機，存儲設備等現代化設備。并在醫院內部構建一個檔案網絡平臺。把數字檔案存儲在專門的數據服務器上，檔案檢索工作站通過網絡訪問，為用戶提供查詢、更新、事務管理等服務。促使檔案管理逐步從傳統的手工、經驗管理向現代化的科學管理邁進。
（4）加強檔案管理人員培訓。要實現醫院檔案信息化，提高檔案管理的質量和檔案資源開發利用的效率，需要利用現代科學技術手段和方法進行管理，這就要求醫院檔案工作者不僅要具備檔案管理專業知識素養，還要具備熟練掌握現代化信息技術的能力。醫院要采取多種方法培養和提高檔案工作者的綜合素質，通過不斷學習和培訓，才能適應信息技術不斷發展的需要。
（5）信息化檔案安全防范。檔案管理人員必須要有風險防范意識，聯合醫院信息中心部門，加強檔案信息系統的實時監控，防止電腦黑客的資取、篡改檔案信息和破壞檔案信息系統。同時，要給檔案系統安裝防病毒軟件，防止電腦病毒入侵。同時，作好檔案的保密工作。
總之，實現醫院檔案管理現代化是確保醫療事業可持續發展的需要，是醫院現代信息管理的重要組成部分。檔案工作者要充分認識到加強檔案信息化管理的重要性，不斷提高自身的素質，熟練運用現代設備和信息技術，創造性地開展工作，促進醫院的檔案事業蓬勃發展。
參 考 文 獻
1.1完善的檔案資料收集制度是前提
醫院檔案資料的收集制度是建立制度化和專業化醫院檔案的前提，檔案只有在全面的、及時的、準確的收集好之后，才能進行更好的管理，一切的檔案管理制度和檔案管理工作都是建立在檔案收集的基礎之上的。首先要確定檔案資料收集的范圍，確定哪些是應該收集的檔案資料，哪些是無用的信息。要將規劃設計、調研、審批、施工等各個環節產生的圖表、文字、音像形式的資料、圖紙、收據等文件收集起來，根據各個項目的規模將資料做好分類，列出清單，做到全面準確，減少遺漏的現象。只有建立完善的檔案資料收集制度，做好檔案資料收集的基礎工作，才能確保檔案資料的完整、準確，為醫院的檔案管理工作打下堅實的基礎。
1.2建立好檔案資料整理立卷裝訂的制度
在收集好檔案資料后，下一個環節就是對檔案資料進行整理，將整理好的檔案資料整理成卷，再進行裝訂，這個環節就需要完善的檔案資料整理立卷裝訂的制度對這些環節進行詳細的規定，使得檔案資料整理的各個環節都按照規定有序地進行。但是目前許多醫院都沒有相應的檔案資料整理立卷裝訂的制度，檔案的整理和裝訂只是隨意進行，致使許多檔案資料長期的堆放在辦公室，無人整理。有的雖然經過整理，但是由于缺乏相關的系統的制度規定，整理的不夠規范，不方便檔案的查詢。因此，全面的檔案資料整理立卷裝訂的制度是十分必要的，有了制度的規范，檔案的整理工作就會有序的進行，而且方便檔案的查閱。
1.3檔案驗收移交是保證檔案完整的重要環節
檔案經過整理立卷裝訂后，要經過驗收的程序，這一環節也需要相關的制度規定，判斷整理過后的檔案是否符合要求，對于符合要求的檔案才能移交。醫院要制定相應的標準，檔案管理人員要按照規定的標準驗收檔案，符合標準的檔案可以通過驗收，對于不符合標準的檔案要退回給相關人員重新整理。對于驗收通過的檔案要及時移交，如果驗收過的檔案還是堆放在原來的位置，不移交給相關的人員存放起來，檔案就得不到很好的保管，很難保證檔案的完整和齊全。因此醫院要制定相應的制度規范檔案的驗收和移交，所需要的手續必須齊全，不能遺漏，做好各個環節的簽收手續。只有建立完善的驗收移交制度，才能做好檔案的驗收移交工作，確保檔案能夠及時的按照規定的要求，完整的移交給相關單位保存起來。
二、有利于明確檔案管理的責任
制度化和專業化的醫院檔案管理，有利于檔案管理人員分工合作，明確自身的責任。制度化和專業化的醫院檔案管理，能夠明確各個單位、各個科室、每個檔案管理人員的職責，每個單位、部門都有自己的責任，每個單位和部門在清楚了自己的職責后才會更加清晰明了的完成自身的任務。傳統的醫院檔案管理工作十分混亂，各個單位和部門的職責劃分不清，經常會出現工作內容重復，或者某些檔案管理工作無人負責的情況，一旦出現問題便會互相推諉，檔案工作執行起來十分混亂。而醫院檔案管理進行制度化和專業化管理，就使得各個部門和單位的職責明確，積極配合，更好的完成醫院檔案的管理工作。責任到人、責任到崗的檔案管理制度，明確了每個人的工作范圍和工作內容，使得檔案工作變得清晰明了，能夠有序的進行，可以提高檔案管理工作的質量和工作的效率。
三、有利于促進檔案保管人員素質的提高
多數醫院對檔案管理工作的重視程度較低，檔案保管人員的素質也不高，職業素質較差，缺乏相關的專業知識，處理不好醫院檔案的管理工作，致使醫院的檔案信息經常丟失、遺漏甚至外流，造成嚴重的影響。檔案管理者較低的業務水平會嚴重影響醫院的檔案管理工作，有時會產生嚴重的后果，損害醫院的形象，因此醫院檔案管理制度化和專業化建設是十分必要的，用制度規范檔案管理人員的工作，促使他們提高對檔案管理工作的重視程度，提高工作的效率和準確性，提高檔案管理人員的專業素質。
因此醫院要制定明確的制度規范檔案管理人員的行為，還應為檔案保管人員提供培訓的機會，使他們提高工作的專業化水平，提高專業素質，嚴格管理并且完善醫院的檔案管理工作。加強對檔案管理人員的教育、培訓和考核，提高檔案保管人員的工作能力和管理水平，不斷優化檔案保管人員結構。檔案保管人員自身也要規范自身的行為，嚴于律己，認真負責，做好檔案的管理工作。
檔案實行信息化管理，在市場經濟條件的發展和推動下，是醫院必經的一個管理過程。相比較于傳統的醫院檔案管理系統保存時間較短、難于查閱、難以統一分類等對醫院檔案管理有一定阻礙作用的缺點，信息化建設的醫院檔案管理則更加方便快捷，既省時省力，能夠長久地保存醫院檔案，指導醫院的長遠發展，可以推動醫院的持續發展。
1醫院實現信息化建設檔案管理的重要性
1.1加強醫院與患者之間的溝通和交流作為一所醫院，最主要的工作當然還是治病醫人，只有在自己的本質工作上做好了，才能贏得人們的信賴。信息化建設下的醫院檔案管理，可以較大地跨越醫院的管理工作，極大的改善醫院與患者的關系。信息化的檔案管理建設不僅是使檔案信息全自動化，而且極大地推進了交流信息與檔案管理的醫療內部機構的發展，保障了醫患之間的溝通能夠無障礙，在管理檔案信息的安全方面也能夠得到保障。因為信息化建設下的醫院檔案管理融合了現代化管理手段，還在信息化檔案管理系統設計中，融入了更加先進的管理查詢檔案方法，對患者的相關信息能夠及時進行更新和接受，對醫院患者的服務品質與工作效率也就可以得到很好的提升，從而提高整個醫院的品牌形象與工作效率。
1.2體現了高層次的醫院管理水平醫院的管理水平高低體現了醫院的整體素質高低，提高醫院的整體素質和管理水平，是身為醫療事業主要組成的醫院必須重視也必須做到的。隨著社會的科技水平與經濟發展水平不斷得到提高，也不斷地擴大了我國各醫療機構在檔案管理方面的規模，提高了各醫院在檔案管理方面的要求。醫院在檔案管理上實施信息化建設的管理方式是更加科學的管理模式，信息化的檔案管理系統建設，不僅可以提供機遇和可能性給醫院的檔案管理工作，而且還能夠重新將醫院的業務進行組合，使醫院在醫療工作方面能夠更加深入和了解，從而在檔案數據信息方面為醫院的整體醫療水平發展奠定穩固的基礎。
1.3提高醫院檔案管理人員的綜合素質在醫院檔案管理的各個工作環節中，實行信息化建設管理的話，不僅提高了醫院檔案管理工作方面的工作效率和管理方式，而且還可以大幅地提高檔案管理工作人員的綜合素質。一般而言，一名合格的醫院檔案管理工作人員需要在服務技能和服務意識方面進行提升，在醫療工作的專業素養方面則需要培養處應有的職業道德素養。而信息化建設的醫院檔案管理工作人員在工作能力和素質方面會有更高一層的要求，除了需要具備以上兩點基礎素養外，他們還要不斷地提高自身的心理素質和素養，掌握一定的計算機應用技能和基本的網絡技能，從而能夠在運行檔案管理信息系統的時候真正進行實踐操作，信息化建設的醫院檔案管理系統還要求其相關管理工作人員注重細節問題，避免在管理醫院檔案信息的過程中出現嚴重錯誤。
2醫院實現信息化建設檔案管理的必要性
2.1提高醫院核心競爭力的必然要求對一所醫院而言，它的規模再大、建筑樓再高、外觀再美觀，醫療器械再先進，也比不上一所醫療水平足夠高的醫院，因為醫院的核心競爭力就在于它的醫療水平。由此可見，醫療水平對一所醫院的重要性，與其醫療水平相適應的醫療檔案管理信息化建設也對醫院的核心競爭力有著重要影響。醫療水平再高的醫院，只有低水平的信息化檔案管理也不能夠將它的核心競爭力提升上去，影響醫療水平持續進行提升的主要還是醫院檔案信息管理信息化水平的高低。只有在醫院檔案管理的信息化水平上打好并打穩基礎的醫院，才能夠將及時的醫學參考信息和臨床醫療信息傳送給醫院的醫護人員，醫學參考信息和臨床醫療信息等這些都是醫療機構的重要信息，使這些重要信息得到了保障，那也就是醫院的醫療水平得到了保障。醫院的醫護人員和其他工作者的整體職業素質和個人素養也是醫院核心競爭力的重要體現，為他們提供信息化實時的檔案管理信息，才能使他們的整體素質得到提升，從而提高他們在先進信息化管理中的業務水平和醫療技能。
2.2上級進行決策的必需品將所有患者的相關檔案信息進行實時錄入和永久保存是信息化建設醫院檔案管理的主要特點之一，這些重要的患者檔案信息為上級領導在進行決策時提供了數據方面的基礎。當上級領導需要進行相關制度決策時，就可以自行通過網絡虛擬通道下載相關檔案信息，這樣既省時省力，又能確保上級領導在下載檔案信息的同時進一步檢視和查詢相關患者檔案資料。上級領導還可以根據下載的相關檔案信息資料，擬定未來醫療事業的發展情況，從而在相關政策制度方面進行更加科學的布局和決策，信息化建設的醫院檔案信息管理為上級領導提供了決策方面的參考和指導，是上級領導進行醫院發展決策的必需品。
2.3檔案管理發展的必然結果相比起傳統的醫院檔案管理模式，信息化的檔案管理模式只需要進行計算機系統操作，從而對珍貴的檔案原件進行了保護，并且改善了各類醫療檔案文件資料的歸檔方式，在整合、檢索和共享檔案信息資源的時候，信息化的檔案管理模式也會更加的方便和快捷，它使整個醫療機構的檔案管理模式都有了很大的提升和改善，信息化建設檔案管理是醫院檔案管理工作隨著社會進步和發展而產生的必然結果。
2.4提高醫院管理水平的內在要求國內目前許多醫院在檔案管理信息化上的建設都實現了創新和發展，以此來提升自身的管理水平。信息化建設下的醫院檔案管理模式在醫療服務方面的模式得到了創新，從而使醫院的服務質量以及服務效率得到了提升，使醫療衛生機構的服務能力和服務水平得到了大幅改善，而在計算機圖像處理技術方面的發展和成熟，則為國內各醫院提升管理水平和建立醫學影像信息系統提供了技術手段上面的支持。信息化建設醫院檔案信息管理的成本相對合理，還可以在護理流程、臨床和行政管理等區域進行跨域管理，使各個區域的經濟核算都能得到合理的分析，為醫院建設高校、全面的平臺來進行質量管理服務提供了系統支持，將醫院的管理水平提高到患者和管理者的目標管理水平。從而使得在信息化建設下醫院檔案管理方面的工作能夠使醫院的整體管理水平得到提高，更好地實現為患者和社會服務。
