時間：2023-06-18 10:35:56
序論：在您撰寫檔案管理的問題及措施時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
關鍵詞：企業檔案管理；問題；措施
檔案管理作為企業管理模式的重要組成部分，在企業管理中具有重要的作用。檔案記錄了企業發展的原始信息，見證了企業的發展，同時檔案管理工作也作為企業參加各項活動的指標而存在。要想提升企業的管理水平、提高檔案的利用率就必須完善檔案管理工作。
一、企業檔案管理工作存在的問題
（一）檔案管理制度不健全
大多數企業檔案的收集、保管、保護、保密等制度都是不健全的。一些企業對檔案的管理建立了一些制度，但執行卻不夠嚴格。如檔案管理工作者工作疏忽、責任心不強、工作懈??；發生檔案丟失情況，資料收集不全；借閱檔案不遵守檔案借閱手續，有借無還，還有更甚者檔案長時間借出不知去向。
（二）檔案管理工作不規范
一些企業至今沒有意識到檔案管理的重要性，在檔案管理工作中對檔案只進行了簡單的分類，有些并沒有設置負責檔案管理的相關部門，各部門的相關資料僅僅只是由各個部門直接負責，如此這般則容易產生檔案不透明的情況，并且嚴重影響了檔案的共享性。在歸檔保存檔案時不能形成規范的移交流程，極易導致檔案資料的丟失。
（三）檔案管理人員管理觀念薄弱
檔案資料與檔案資源的開發是密不可分的，在檔案資源的開發中具有重要的參考價值，同時檔案資料也作為檔案發展計劃的重要依據和參考資料而存在。然而，現今大多企業經營管理者還沒有意識到檔案管理對與企業發展的重要意義，檔案資料管理還沒能夠引起企業管理者的足夠重視，投入相對較少的資金、物力、人力在檔案管理部門，同時，檔案部門工作人員的檔案意識也非常模糊，無法確保企業檔案資料的完整與真實，因此無法很好地實施檔案管理工作的現代化建設。
二、企業檔案管理的優化措施
（一）加強企業檔案管理機制，強化工作責任
建立科學的企業檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理工作的關鍵內容。檔案管理方式的更新和管理水平的提高必須緊跟科學技術的發展，所以必須建立與檔案管理相適應的科學的檔案管理體系，檔案管理部門必須明確職能，如此才能做到檔案管理與企業工作同步考核，同步發展。企業檔案管理必須依照相關法律法規，結合企業的基本情況滿足生產服務等方面的不同要求，制定適合企業的檔案管理體系，遵守“統一控制，分層管理”的管理原則。將檔案管理工作實效性放在工作的首位，保證檔案資料收集、保管、保密、保護等檔案管理相關工作嚴格按照檔案管理體系執行，保證檔案資源得到最大價值的利用。
（二）增強企業檔案管理重視程度
對檔案管理工作的重視體現在對檔案管理工作加大力度投入資金，大量的資金投入可保證企業檔案管理工作正常開展。此外，檔案管理工作人員還需要熟知檔案管理工作在企業經營管理中的實際作用。從企業管理者來講，應該重視檔案管理部門的建設，對檔案管理人員進行相關檔案管理知識培訓，強化檔案管理工作人員對工作的認知，提高管理人員工作素質，在管理中逐步完善檔案管理體系，規范管理流程，以促進企業檔案管理工作的順利開展。
（三）加強檔案管理人員素質
我國從事檔案管理工作人員專業普遍較弱，專業素質的欠缺導致檔案管理工作無法更好地進行。當今社會檔案管理工作變得越來越重要，成為企業良好發展的重要因素，現代化的檔案管理工作開展過程中，專業檔案管理人員尤為緊缺。為滿足檔案管理工作開展的需要，檔案管理人員應從雜業型向專業性轉變。人員是順利開展檔案管理工作的重要因素。針對我國綜合性檔案管理人員短缺情況，企業應加大力度對相關工作人員的培訓，從而進一步提高其隊伍的綜合素質。
（四）運用外部環境提升企業檔案管理
向檔案管理工作先進單位學習并與其交流檔案管理工作經驗，以促進和完善本單位檔案管理工作。聯合本地區各個單位開展檔案管理工作經驗交流會，將本企業在檔案管理工作中遇到的問題、難題與同行進行交流、討論，通過交流找到科學解決方案。除了與企業交流之外，還可以借助中介服務來進行檔案管理工作。檔案中介服務是快速解決企業檔案管理工作的辦法，將企業檔案管理工作委托給檔案中介進行管理，可節約管理成本，高效配置人力資源，但此方法不可作為長期解決檔案管理工作的方案。
總之，現如今，企業的發展面臨越來越多的挑戰。要保證企業的穩定發展，作為企業發展重要內容的企業檔案管理工作就必須建立完善的體系。企業穩定發展與檔案管理工作是相互促進的，為保證檔案管理體系的完善，企業應樹立正確的管理觀念，加強對檔案管理工作的重視，提升檔案管理工作人員的專業能力，完善檔案管理方式，建立完善的檔案信息系統，適應當前現代化建設的要求，從而實現企業的更好發展。
參考文獻：
關鍵詞：檔案；安全；問題；解決措施
1電子檔案管理中出現的安全問題
1.1電子檔案保存壽命受限。由于電子檔案受其保存介質的壽命長短、質量優劣以及其更新換代的影響，使得其壽命存在各種差異。如計算機設備的更新換代，過時的檔案介質，造成電子檔案信息無打開利用，從而可能會造成檔案信息的損害和丟失，嚴重損害了信息利用者的利益。
1.2病毒的危害性。網絡時代，各種病毒木馬不斷的對計算機進行攻擊與入侵，使得一些機密的電子檔案在傳輸過程中可能會被病毒等感染，電子檔案系統也可能被黑客所攻擊，從而危害電子檔案信息的安全。
1.3電子檔案真實性受到挑戰。由于紙質檔案可加蓋單位公章，領導簽字，比較容易鑒別，而電子檔案由于具有無限修改復制的功能，如果不加以技術處理，則無法辨認其原稿的真實性，從而造成信息的失真。
1.4電子檔案安全不容忽視。網絡時代，由于互聯網的開放性，使得數據被他人盜取、篡改的事件時時發生，這對機密電子檔案的管理提出了很大的挑戰。
2解決電子檔案安全問題的措施
2.1技術安全處理措施
2.1.1加密處理。數據加密是減少電子檔案信息被盜、泄密的有效方法。通過加密處理，使得數據不被非法竊取、閱讀。電子文件在傳輸過程中可采用非對稱式或雙密鑰碼進行加密。發方可使用收方的公開密鑰發文，而收方只用自己知道的密鑰解密。這樣任何人只能通過公開密鑰向收方發文，而收方才能獲得加密文件，而其他人很難破解密文，從而有效的保護電子文件的機密性。
2.1.2電子簽名技術。隨著計算機技術的發展，電子簽名技術被人們廣泛應用起來，電子簽名可分為證書式數字簽名和手寫式數字簽名。主要作用是在于證實該份文件確實出自作者，確保其內容沒被他人改動。通過證書式數字簽名可有效檢驗文件確實來自發方，內容沒有被人改動。手寫式數字簽名則是將專門的軟件模塊嵌入文字處理軟件中，作者可用光筆在計算機屏幕上簽名，或者用壓敏筆在手寫輸入板上簽名，使其顯示的筆跡與在紙質文件上的親筆簽名的字跡一樣，從而保證其信息的真實性、合法性。
2.1.3權限的使用與監控。檔案管理者應對電子檔案數據訪問用戶設置身份驗證，只有通過身份驗證信息的人才可進行訪問。此外還要根據訪問人身份、電子檔案的秘密等級，來確定其訪問權限。目前可使用的監控技術為防火墻技術，防火墻具有很好的保護作用，入侵者想要接觸目標計算機，必須先穿越防火墻的安全防線，因此可將防火墻配置成許多不同保護級別，使數據庫的信息和結構不受侵犯。
2.2制度安全管理
電子檔案在形成、處理、傳遞、歸檔等過程中都有可能出現信息的丟失與篡改，因此為了保證電子信息檔案的安全性，實行必要的制度管理是必不可少的?？筛鶕枰贫ㄏ鄳闹贫?，如只有電子信息管理人員才能進入相關操作系統，計算機要設置密碼，專人專用，其他無關人員不得打開或使用其計算機，更不得非法進入或操作該系統。同時，對電子檔案生命周期的整個過程進行嚴格管控，防止任何一個環節出現問題，造成信息丟失或失真現象發生。
2.2.1明確電子文件制作傳遞的責任。電子文件要由專人制作，制作完成定稿后要進行加密處理，如需要參考或利用時，只能以只讀形式進行查閱，防止因主觀或客觀原因造成電子文件的篡改或滅失。
2.2.2及時收集電子文件。很多單位電子文件制作完成后，任由于制作者進行保管，使得電子文件處理松散的管理狀態，容易發生失真現象。電子文件一旦定稿就應由領導使用電子筆等進行簽發，如條件不允許，可在紙制文件上簽發，然后將紙稿與電子稿件一同交由文書檔案管理者進行管理，不得擅自修改。如需修改，應經領導批準后方可進行操作。同時對電子文件要進行備份處理，保證電子文件不得丟失，不滅失。
2.2.3歸檔制度。電子文件歸檔時要進行認真檢查，檢查文件是否齊全完整，真實可靠，是否是最終稿本，其與相應的紙質或其它載體文件的內容是否一致。然后將電子文件放入計算機指定的位置，或者備份到相應的介質中。歸檔時要注意標明相應的保密級別，注明了保密級別的電子文件應及時進行邏輯歸檔，并按照電子檔案的目錄對應放置。電子文件可按紙質文件的要求劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”。
2.2.4保管制度。電子文件和其他紙質檔案一樣，是獨立的檔案門類和載體，要按制度妥善管理，確保電子檔案不損毀、不失真，從而保證電子檔案的完整、真實，實現其應有的價值。電子檔案要進行統一保管，檔案管理者應熟練的掌握計算機使用技術，能夠使用各種檢索工具，使得歸檔的電子文件利用起來更加方便與及時。檔案管理者應對存放電子文件的介質進行不定期的健康檢查，對發現問題的電子文件要采取維護措施，及時修復，防止文件的丟失與破壞。同時，隨著計算機設備的更新與發展，要對歷史電子檔案介質進行同步更新、復制和備份。
2.2.5電子文件利用條件。電子文件的操作與利用需要具備相應條件，管理者可根據實際情況設置相應權限，無關人員不得借閱、操作該電子文件，同時對管理者提出相應的紀律要求，要遵從保密管
理規定，不得向無關人員泄露屬于工作秘密的電子文件檔案，一旦發生屬于秘密的檔案出現泄露與丟失要嚴格追究檔案管理者的責任。2.2.6不可忽視紙質檔案的管理。雖然目前提倡力行節約，實行無紙化辦公，但由于電子檔案安全性、真實性等受到很多制約，因而紙質檔案的管理依然顯得重要，紙質檔案具有保存時間長、真實可靠性強、可信度高等特點，紙質檔案在當今檔案工作中仍發揮著重要作用，因此我們不可忽視紙質檔案的管理與保存。檔案領導者及管理者仍要把紙質檔案工作做為重要工作來抓。
[關鍵詞]大型項目；檔案管理；問題；措施
中圖分類號：G271；TU712.3 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）20-0175-02
一、當前大型建設項目檔案管理存在的問題
大型項目由于趕工期，一般建設單位領導只是在建設、設計及施工監督上下功夫，對于檔案管理方面不夠重視，導致檔案不能及時歸檔。主要體現以下幾個方面：
（一）缺乏有效的檔案管理機制，對工程項目檔案工作重視不夠
不少大型建設項目對檔案管理不夠重視，在驗收時才加大馬力搞突擊應付，使檔案的完整性、準確性、真實性得不到保障。此外，大型建設項目檔案管理機制不完善，一是建設單位與總承包單位及各分包單位之間檔案管理職責不清，造成資料管理混亂，檔案資料重復或者殘缺不全的現象，二是項目建設中檔案管理人員變動頻繁，檔案管理人員缺少責任感，而檔案資料交接制度不健全，造成檔案管理不連續甚至存在檔案無人管理的現象。有些建設單位不按正常的建設程序辦事，前期報建手續辦理不及時，一些按常規該辦的手續普遍存在著遲辦或邊施工邊辦理現象，甚至到竣工時，前期的相關手續還不完備，從而導致了應該形成的文件材料不能及時形成和歸檔，由于大型建設項目時間緊受到上級領導高度重視，有的手續采取綠色通道，導致項目完工，手續還沒辦好，項目綜合驗收未能正常進行，影響工程檔案資料的及時移交。
（二）檔案意識薄弱
由于種種原因，一些工程技術人員檔案法治意識不強，不重視文件材料的收集積累，有的甚至把檔案據為已有，拒不移交，導致檔案嚴重不全。有的建設單位雖然制定了建設項目檔案管理制度，為了盡快發揮經濟效益和社會效益，滿足建設需要，對急用的檔案資料隨用隨拿，檔案管理人員缺乏責任感，對借出的資料未及時催交，造成檔案資料損壞遺失現象較嚴重。同時為確保工程資料的完整，雖然建設單位在與參建單位簽訂合同時將檔案管理責任納入合同中，按照合同價款的一定的比例扣留工程款但參建單位檔案管理意識薄弱，不重視工程建設項目檔案材料的積累和收集，不能按約定移交工程資料，有的敷衍了事加之檔案管理人員疏忽沒有及時發現資料的缺項及漏洞給予簽字使他們順利地拿到了扣留的工程款；還有的承包商認為扣留的資料工程款太少，如果要拿到這筆款需要花費大量的人力、物力、財力干脆對這筆款項放棄，對工程資料不予移交，造成工程資料的缺失，給以后的新建、改建、擴建工程留下隱患。
（三）檔案人員缺失，綜合素質及業務水平不高
不少大型建設項目在建設期間，有些參建單位不配備專職檔案人員，檔案管理人員一般臨時抽調又不固定，這些人沒有經過專業培訓，缺乏工程專業技術知識和檔案專業知識，不能做到科學分類和整理立卷，使得最后移交的檔案資料質量較低，有的工程建設項目檔案進館后，還要重新拆卷返工整理，浪費了人力、物力和財力，另一方面由于檔案人員缺失，項目經理兼任檔案資料管理，他們身兼數職，精力有限，主抓工程建設的質量、安全、進度而忽視工程檔案管理造成建設項目收集、整理與工程建設進度相脫節，歸檔資料內容缺項、漏項、簽章手續不完善，整理不規范，復印件居多，達不到檔案管理的要求等等，這些現象不僅直接影響建設項目的歸檔質量而且導致大型建設項目檔案缺乏真實性，對日后新建、改建、擴建等工程項目的缺少參考價值。
（四）檔案管理經費投入不足，保管條件較差
受大型建設項目建設時間緊，參建單位多，管理復雜， 臨時性等特點的影響，一些大型建設項目參建單位將辦公用房與檔案資料室合二為一，檔案資料堆放在地上；有的部分建設單位認為工程竣工驗收后，檔案資料遲早要移交單位綜合檔案室或者移交專業檔案管理機構保管，沒有必要投入經費去配置檔案資料保管設施；還有一些建設單位因工程資金緊張，不愿拿出足夠的資金改善保管條件，用于檔案資料的安全管理。
二、加強大型建設項目檔案管理措施
大型建設項目是一項系統工程，對本行業、本地區、本單位的社會和經濟發展具有深遠的意義。做好檔案管理不僅是檔案工作者義不容辭的責任，也是全社會賦予的歷史責任。
（一）完善檔案管理機制，重視工程項目檔案管理建設單位在工程建設過程中，根據項目的規模、特點和需要，明確分管領導，合理配置既懂業務又有責任心的檔案管理人員，全程跟蹤建設項目檔案的形成和管理，實現大型建設項目檔案的規范化管理。建設單位應把工程項目檔案工作作為一個重要的基礎工作來抓，提高全員對工程檔案管理的認識，同時把工程項目檔案管理工作列入工程管理的內容，與工程管理的其他內容同計劃、同管理、同檢查，同考核、同驗收。做到工程檔案資料管理與工程施工進度同步進行，保證建設項目完工，檔案及時歸檔移交。
完善檔案管理規章制度，將檔案管理工作作為一個大型項目列入工程建設規劃控制中，制定與工程建設實際相符的檔案管理實施細則及相關考核措施，做到有據可依，有章可循，明確工程檔案工作中各部門與參建單位的職責。根據國家、地方、行業及企業的有關要求，將建設項目檔案管理納入建設項目管理軌道，在對工程質量、進度、投資組織管理進行考核的同時，對檔案資料管理加以考核，使建設單位、施工單位在工程建設管理中，增強檔案意識，健全各項檔案管理制度，把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到竣工驗收全過程。要明確各部門應收集、整理、立卷、歸檔的范圍，立卷的要求、原則和方法等。對內強調部門立卷制，按誰經辦、誰整理，誰立卷、誰把關，對項目公司內部要求部門員工建立個人文件包，將工作中形成的文件材料進行整理，由部門負責人對需存檔的文件進行把關，并在移交清單上對所移交文件內容的準確性及完整性進行簽字認可后方可移交檔案室存檔。
（二）加強法律法規宣傳，樹立及時歸檔意識
法律法規是規范人們行為的準則，國務院的《建設工程質量管理條例》對工程檔案管理予以高度重視，明確提出建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集整理建設項目各環節的文件資料，建立健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案，違反本條例規定，責令改正，并處1萬元以上10萬元以下的罰款。
建設單位是有法可依的，也必須依法管理工程檔案，制定相應的考核措施，讓文字上的規定落到實處，做好收集整理、建檔、移交三個環節的工作，保證工程檔案的成套性和科學性。為此，建設單位要大力開展《檔案法》宣傳，提高和增強廣大建設者特別是工程技術人員的檔案意識和法律觀念，讓他們了解檔案也是工程的一部分，理解檔案管理工作的重要性，認識到做好檔案工作是《檔案法》賦予的義不容辭的法律責任，要重視文件材料的收集積累，并及時歸檔移交。在項目建設的整個過程中，要求所有參建方都應自覺樹立及時歸檔的意識，不論對自身的歸檔資料還是對提供給他人的歸檔資料，都要在第一時間內完成建檔，移交工作，以防遺忘、丟失、破損，影響工程歸檔工作的質量。同時要求檔案管理人員對借用的資料，嚴格按檔案管理部門借閱規定執行，對即將到期的資料及時催交，同時加大考核力度，使得借閱人員能及時歸還，以保證檔案資料的完整性。另一方面，將檔案管理責任納入合同中，并增加工程款的比例用于檔案資料移交，使得監理、施工、設計等部門能及時將工程檔案資料移交給建設部門，確保工程檔案資料及時歸檔。
（三）加強檔案人員的業務培訓與指導，實施同步跟蹤管理
檔案管理人員綜合素質和業務技能直接影響工程檔案管理科學性。上級檔案管理主管機構要主動與發改委、建委等職能部門加強聯系。開工前，上級檔案主管部門要了解工程地址、規模、工期和建設、施工、監理單位等情況，廣泛宣傳有關建設項目檔案管理的法律、法規，組織培訓相關人員，對檔案管理提出具體要求，并認真執行國家大型建設項目檔案管理登記制度，及時掌握建設項目檔案管理動態情況并加以監管，施工過程中的指導是跟蹤指導的重點，檔案管理機構的專業人員，要加強與建設單位的聯系，經常深入施工現場對工程技術、檔案管理、工程監理人員在工程文件的形成、積累以及施工技術文件等的編制質量適時檢查指導，定期召開檔案管理工作會，指出文件資料形成過程中存在的問題，提出整改意見，確保建設項目檔案規范完整與及時歸檔?？⒐を炇涨吧霞墮n案管理機構的專業人員在對建設項目檔案資料進行預驗收時，認真檢查建設項目檔案是否完整、準確、系統，案卷質量是否符合規范要求，對于不符合規定要求的要限期整改。提高整理立卷的質量做法是通過工程項目技術交流、技術交底等形式，解決工程檔案工作問題；形成工作會議紀要、檔案工作總結、簡報等文件，以得到有效的溝通和效果；采取檔案工作專家現場演示、業務咨詢等方式對檔案業務工作進行指導；規范檔案整理立卷工作，統一檔案管理標準、操作方法。同時增加檔案管理人員，配置老、中、青專職人員做到傳幫帶作用，使得檔案管理工作一直有人管，以保證資料連續、準確、齊全。
（四）重視檔案管理人才培養，建立激勵考核機制
檔案工作既是一項專業性較強的工作，又是一項需要綜合知識積累的工作。因此，參建單位需建立激勵考核機制，不斷優化檔案管理隊伍素質。要在檔案工作中推行目標化管理，健全激勵機制，充分調動檔案人員的工作積極性?？茖W制定崗位目標責任制，既考察工作熱情和工作能力，也考核工作業績。大力宣傳檔案戰線上的先進人物和模范事跡。在實際工作中，通過適當的激勵能夠使檔案管理工作人員更為充分地發揮其技術和才能，努力鉆研業務。鼓勵他們終身學習，對獲得職業、執業資格證的加大獎勵力度，轉變檔案管理工作人員的消極思想，保持積極向上的動力，從而保證高效的工作質量。激勵的方式主要有通過外在的福利、晉升、嘉獎等認可獎勵，通過工作人員內在的如責任感、光榮感、成就感的激勵。通過外在的方法激勵，可以顯著提高效果，而內在的激勵雖然需要經過較長的過程逐漸熏陶，但是持久性更強，并且對工作效率的提高也較為顯著。
（五）添置檔案基礎設施，確保安全管理
檔案基礎設施建設是檔案工作發展的物質條件，檔案人員應主動匯報工程檔案工作情況，及時就當前檔案工作中出現的問題向領導說明配置設備設施的必要性，爭取各級領導的支持。應設置符合要求的檔案庫房，配備檔案保管必須的設備，提高工程建設檔案工作環境條件，確保檔案安全管理。三、總結
綜上所述，重大建設項目檔案反映工程項目的真實面貌，檔案管理工作是工程項目管理的重要組成部分之一，是一項對歷史負責，為現實服務、替未來著想的工作。在新的時代，緊密聯系改革、技術、發展的新要求，檔案人員應具有技術精、專業強等綜合技能，同時要具備愛崗敬業、認真踏實的精神，做好檔案管理工作，實現大型建設項目檔案工作的自身價值，為發展企業提供依據。
參考文獻
【關鍵詞】鐵路建設；檔案管理；問題；解決方法
一、 鐵路建設檔案管理的現狀
（一）鐵路建設工程項目檔案管理體系發展緩慢。自建國至上世紀70年代末，鐵路系統的檔案管理工作重點是機關公文檔案，即過去統稱的文書檔案。到了20世紀80年代中期，開始集中整理會計檔案，并把會計檔案管理納入會計基礎工作管理考核。而鐵路工程建設項目檔案管理則是20世紀90年代末隨著鐵路建設大發展而逐步走上制度化與規范化管理的軌道。但是，由于相關的法規和制度建設起步比較較晚，而且恰逢鐵路建設項目蓬勃發展時期和鐵路管理機構的調整變化因素影響，使鐵路建設項目檔案管理難以一步到位，造成初步發育期過長，跟不上鐵路建設發展尤其是高鐵建設節奏和發展變化速度的實際需求。
（二）工程項目文件過程管理不到位。根據國家的相關規定和國家檔案局的相關要求，工程建設項目文件管理，是工程建設項目管理的重要組成部分和工程建設項目質量檢查驗收的重要內容，鐵路工程建設項目檔案檔案管理也是如此。因為工程建設項目的檔案質量是固化于工程建設項目的過程管理之中的，所以，鐵路工程建設項目文件的工程管理尤為重要。盡管國家建設管理部門和國家檔案管理部門，從不同角度對工程建設項目文件的過程管理和歸檔均有明確規定，但是，就鐵路工程建設項目而言，由于點多線長和野外作業的特點突出，再加上工期緊任務重和辦公等條件所限，往往使過程管理的規定被束之高閣，落實難以到位，事后集中突擊整理成為普遍存在的現象。這樣，必然影響到鐵路工程建設項目歸檔文件的齊全性、完整性和準確性。而且，難以保障及時移交歸檔和進行鐵路工程建設項目的檔案專項驗收。
（三）現行歸檔標準滯后。進入21世紀之后，鐵路建設工程蓬勃發展，規模巨大，裝備提升。尤其是高鐵工程建設項目如雨后春筍，日新月異地向前推進。然而，鐵路建設工程項目檔案管理從歸檔范圍、執行標準和分類編碼方式等要素均未予以及時修訂。致使工程建設和建設裝備更新過程中出現的新技術、新工藝、新裝備等過去沒有的文件資料，在具體歸檔整理和編碼時無所遵循、無所適從。必然造成落歸和隨意現象的發生，從而影響到歸檔的齊全完整和整體質量。
二、解決鐵路建設項目檔案管理問題的對策
（一）建立鐵路建設項目檔案管理約束機制。建設單位要建立鐵路建設工程項目檔案管理約束機制，從源頭上保證鐵路建設項目檔案管理工作尤其是鐵路工程建設項目文件過程管理責任落實到位。建設單位要從確立各參建單位的合同關系開始，并把鐵路工程建設項目文件管理和移交歸檔內容納入建設合同之中。并明確勘察設計、監理、施工承的歸檔內容、備份數量和移交歸檔時間，以及過程檢查、考核、平時組卷、日常管理的獎罰控制措施等。切實做到各司其職，各負其責。即有利于明確目標和標準，又可以避免因目標和標準不明確所造成的人力、物力浪費，還能夠避免甲乙方的不必要紛爭。
（二）加強鐵路工程建設項目文件的源頭管理。堅持貫徹建設單位檔案部門和檔案人員提前介入工程建設項目檔案管理的原則。檔案部門提前介入工程建設項目檔案管理即是保障工程建設項目檔案質量的實際需要，也是國家相關規定所賦予建設單位檔案部門的工作責任。通過提前介入，提前制定和完善工程建設項目檔案管理辦法和程序，以保障“三同步”原則的有效落實。針對參建單位工程技術人員檔案管理專業知識薄弱的實際，適時進行工程項目檔案管理知識培訓。
（三）做好工程項目施工過程的監督和檢查。首先，建設單位要把工程建設項目檔案管理納入工程進度和質量體系考核與檢查，使工程建設項目各個環節和程序能夠按照規范的路徑協調同步的前行。通過現場檢查、指導，不僅能隨時了解各參建單位資料編制、收集工作的進展情況，發現存在問題，還能夠及時糾正和整改已經出現的偏差。不僅可以避免走彎路，造成人力物力的浪費，而且能夠切實保障工程項目檔案的齊全完整和真實準確。
（四）把好鐵路工程建設項目檔案接收關。鐵路工程技術項目檔案的接收，并不是單純的接收工作程序或一項簡單的工作任務，應該把其當作一次檔案業務知識再培訓、再交流的課堂和提升工程項目歸檔文件質量的關口。通過工程項目檔案的接收，不僅要把不符合歸檔要求的文件杜絕在檔案接收入庫之前。而且通過接收進一步提升檔案人員的業務能力，進一步推進工程建設項目檔案各項規范標準的落實。
三、結語
隨著工程建設管理的不斷規范和工程質量追溯法規的完善，工程建設項目檔案不僅在其憑證方面越來越顯現出重要意義。而且，在建立社會化大數據和鐵路企業可持續發展方面，也會發揮出更加重要的作用。
【參考文獻】
[1]張紅蘭.醫院工程建設檔案管理的一些問題及解決方法[J].建筑知識:學術刊,2013(8):287.
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【關鍵詞】工程建設；檔案管理；現狀問題；解決措施
隨著國家經濟的快速發展，越來越多的工程得到了建設，從而產生了豐富的建設資料。通過建立檔案加強這些資料的管理，則能了解工程的品質狀態，并為工程的使用維護和后續工程的建設提供參考。但就目前來看，工程建設檔案管理并未得到足夠的重視，有關工作的開展仍然存在較多問題。因此，相關單位還要加強解決問題的措施研究，以確保檔案管理工作能夠更好地開展。
一、工程建設檔案管理的現狀問題
（一）工程建設檔案管理現狀。目前，工程建設檔案管理已經由完善的法律法規作為開展工作的指導，能夠使檔案管理做到有章可循。在法律法規的約束下，建設單位基本能夠履行自身職責，能夠在相關部門的監督指導下開展規范的檔案管理工作。近年來，隨著檔案法律法規宣傳力度的不斷加大，建設單位、施工單位和監理單位等參與工程建設單位都能依法開展工程建設檔案管理工作?，F階段，各單位已經完成了檔案管理體制、機構和網絡體系的建設，能夠使工程建設檔案的管理與工程建設保持同步。從總體上來看，有關工程建設檔案管理的規范和標準大多已經能夠在檔案管理工作中得到落實。（二）工程建設檔案管理問題。盡管工程建設檔案工作已經取得了規范化發展，但是目前仍然有一些單位不重視工程建設檔案的管理工作，在工程建設的過程中將絕大多數精力放在施工管理上，忽視了檔案管理工作。在這種情況下，目前工程參建單位用于進行檔案制作的材料不相同，違背了檔案管理的標準和規范。其次，由于缺乏對檔案管理工作的足夠重視，一些參建單位建設的檔案材料缺乏真實性和完整性，以至于檔案的使用價值大打折扣，為后續檔案的利用留下了較大隱患。最后，在檔案收集和歸檔方面，存在簽章不完備、材料缺損和突擊補制檔案等問題，以至于檔案歸檔時常出現不及時的情況。
二、工程建設檔案管理問題的解決措施
（一）落實參建單位檔案管理責任。針對工程建設檔案管理存在的問題，要通過落實各項檔案管理制度來解決問題。為達成這一目標，應落實工程參建單位的檔案管理責任。具體來講，就是在參建單位進行工程規劃許可辦理的過程中，行政主管部門應與其簽訂工程建設檔案管理責任書，從而使各單位明確自身在檔案管理中的責任，并且嚴格履行職責。在實際施工之前，主管部門還應檢查參建單位是否按照標準和要求開展相應的檔案管理工作，并且要求參建單位將檔案管理標準和要求下發到各部門，進而使檔案管理工作切實得到落實。再者，在工程建設的過程中，城建檔案管理部門還應加強參建單位的監督管理，確保其能夠按照工程進度要求完成檔案管理計劃的制定，并嚴格按照計劃落實檔案管理工作。最后，在工程結束后，相關單位要及時完成檔案資料收集、歸檔情況的調查，并確認參建單位提供的檔案是否準確和完整。針對未達標準要求的單位，則要給予一定的懲處，進而使參建單位的檔案管理意識得到提高。（二）實現檔案建設的全過程管理。為使檔案內容的準確性和真實性得到提高，還要加強對檔案建設全過程的管理。首先，應結合合同條款進行檔案管理計劃的制定，以便對工程建設檔案進行全過程管理，進而使檔案的編寫質量得到提高。為達成這一目標，建設單位在與設計、施工和監理等單位簽訂合同時，還應進行檔案工作條款的制定，然后在工程結束后按照條款內容進行檔案的驗收。其次，為使檔案質量得到保證，還應將檔案建立與經濟效益掛鉤，以確保負責人員能夠認真進行檔案的收集、整理和移交。再者，為使檔案管理工作得以有序開展，并且能夠與工程建設保持同步，建設單位應聯合設計單位完成檔案管理協議的編制，并結合工程實際建設情況完成管理流程圖的繪制。最后，在工程建設的過程中，建設單位還應加強對檔案建立情況的經常性監督和檢查，以確保檔案各項管理工作能夠得到落實。（三）嚴格規范檔案管理各個環節。為確保檔案管理質量，還應加強檔案工作各個環節的管理，從而使檔案管理工作得以規范開展。首先，在檔案收集環節，還應從檔案完整性角度進行工作的開展，加強對檔案裝訂規格、紙張大小和材料字跡等內容的管理，從而使案卷的質量得到保證。針對不符合要求的檔案材料，則要退回要求相關單位整改。其次，在檔案鑒定工作中，還應加強檔案內容的檢查，確保其內容齊全。為提高檔案鑒定水平，還應加快新技術的引進，并要求檔案管理人才加強新技術的學習，進而使檔案鑒定工作能夠適應市場發展需求。最后，參建單位還應完成檔案管理的信息化建設，加快檔案管理信息系統的開發和研究，并利用先進的檔案管理軟件開展相關工作。而利用該系統，則能為多方檔案管理工作的開展提供信息交流平臺，并加強對各單位檔案管理情況的監督管理，進而使檔案管理質量得到保證。
三、結論
通過研究可以發現，工程建設檔案管理工作雖然已經取得了一定的進展，但是仍然存在較多問題。針對這些問題，相關部門和參建單位還應聯合進行管理責任的落實，并加強檔案建立的全過程管理，同時加強各個環節的監督管理，以確保檔案管理規范和要求能夠得到落實，進而使參建單位的檔案管理水平得到提高。
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關鍵詞：工程建設；檔案管理；現狀；問題；措施
中圖分類號：G27文獻標識碼:A
工程檔案是建設工程的有機組成部分，是建設工程內在質量和工程驗收的重要依據，也是建設工程質量的重要構成部分，對工程建設具有很強的現實指導作用。近年來，工程檔案的管理日益受到重視，各級建設行政主管部門加大了宣傳、管理力度。但由于建設單位不夠重視，以及檔案的制作的不規范，工程建設檔案管理依然存在著諸多問題。如何加強其管理，是建設單位值得深究的問題。
1．工程建設檔案工作的現狀
1.1各級建設行政主管部門加大了宣傳、管理力度, 逐步進入依法管理、規范發展的軌道。
為了進一步規范工程建設檔案的管理, 確保工程建設檔案的完整、安全和科學管理, 更好地為城市規劃、建設和管理服務, 近年來, 廣東省各級建設主管部門按照有關建設、檔案方面的法律、法規和規章, 切實履行監督指導職能, 不斷加大對工程建設檔案工作的監管力度, 使全省工程建設檔案工作發生了深刻變化, 出現明顯進步, 逐步進入依法規范管理的發展軌道。
1.2工程建設檔案工作普遍得到建設單位、施工單位、監理單位等參與工程建設的各類單位的高度重視, 參建單位領導和檔案人員的檔案意識普遍增強。
通過檔案法律法規的宣傳, 各建設項目在加強工程管理的同時, 加強了工程檔案的管理, 各參建單位普遍認識到工程檔案是工程質量的重要環節, 自覺按照國家有關建設項目檔案管理的規定和要求將檔案工作列入議事日程, 不斷建立和完善檔案工作的領導責任制和崗位責任制, 切實解決工程建設檔案工作中出現的問題, 建立起適應新的基本建設管理體制, 運行要求的檔案工作機構和檔案管理網絡體系, 工程建設材料的形成、積累、整理、歸檔初步做到與工程進度同步進行。
1.3工程建設檔案管理的基礎業務工作普遍加強, 為工程建設和質量管理發揮了良好的服務作用。
建設單位從項目籌劃開始, 就注意貫徹有關工程檔案管理的標準、規范和城建檔案管理部門的具體要求, 不斷深化業務基礎工作, 加強工程文件材料的收集歸檔力度, 做到檔案材料的收集、整理工作與工程建設同步進行, 保證了工程建設與管理對檔案的利用需要。
2．工程建設檔案工作存在的主要問題
2.1工程建設檔案材料的完整性、準確性和真實性不強, 為日后檔案的利用埋下先天的隱患。工程建設檔案的使用價值很大程度上體現在檔案材料的完整性、準確性和真實性三個方面, 而在這三個方面, 參建各方主體不同程度地存在收集、歸檔不及時, 相關人員簽章不完備, 檔案材料出現缺損、錯誤找不到人負責的現象時有發生, 甚至有的工程直到即將竣工驗收前, 才組織有關人員突擊補制檔案。
2.2單位重視工程建設檔案管理的程度不強。許多參建單位對工程檔案工作缺乏應有的重視, 特別是在施工階段, 施工企業重施工質量、進度, 輕檔案管理的現象普遍存在。
2.3檔案制成材料五花八門, 不符合工程檔案管理的有關標準和規范要求。
3．做好工程建設檔案工作的措施
3.1增強檔案意識, 嚴格履行職責
（1）建設行政主管部門在建設單位辦理工程規劃許可或者工程施工許可時, 與建設單位簽訂工程建設檔案責任書, 明確建設單位以及施工、監理等參建各單位在工程建設檔案管理方面的責任和義務, 并監督執行。
（2）建設單位在工程開工前, 應將本單位各部門和參建單位有關工程檔案的形成、積累、整理、歸檔等工作標準和要求, 以正式文件的形式印發, 以便于各單位( 部門) 檔案人員收集相關資料,使應當歸檔的各類文件材料"顆粒歸倉" 。
（3）在工程建設過程中, 對檔案的收集、整理、保管、移交、歸檔等環節, 應有明確的工作程序和工作規范。這個程序應由建設單位按照當地城建檔案管理部門的具體要求, 由施工單位和監理單位商榷后共同制訂, 使制訂出的工程建設檔案工作計劃和工作規程既符合工程進度的要求, 又符合檔案管理的要求。
（4）在主體工程結束后, 各單位( 部門) 應將全部工程文件、圖紙及相關資料收集齊全完整, 經系統整理后, 及時向建設單位檔案部門歸檔。各單位( 部門) 檔案人員應有高度的責任感和檔案意識, 主動與建設單位檔案人員和城建檔案管理部門聯系, 努力提高工程檔案管理水平, 確保歸檔后的工程檔案齊全、完整、準確、系統。
3.2 要強化工程建設檔案的全過程管理
（1）在工程檔案的管理中, 也要樹立質量管理意識, 充分運用合同條款, 按照檔案管理的有關規定, 實行全過程管理, 提高工程建設檔案的編制質量。建設單位的領導要關心、重視和支持檔案工作, 在與施工單位、設計單位、監理單位分別簽訂工程建設合同的同時, 應將檔案材料的收集、整理、移交等工作的要求列入合同條款, 工程竣工后, 依據合同進行工程竣工檔案的驗收。
（2）要將檔案工作與經濟效益掛鉤, 以確保工程竣工檔案的形成質量, 這樣就能使工程技術人員重視檔案的形成、積累和移交工作, 并落實責任, 提高他們認真編制檔案的積極性和責任心。
（3）項目設計單位要按照建設單位的合同、協議規定, 編制與工程建設實際情況相符的竣工圖和竣工文件, 建設單位應當按照國家有關規定給予一定報酬。
3.3 強化檔案收集意識, 正確運用行政監督手段
城建檔案管理部門要正確運用行政監督手段, 加強工程建設檔案的行政管理和監督。城建檔案管理部門要經常深入工程建設現場, 對城建檔案法律、法規和本地城建檔案管理部門具體要求的執行情況進行監督, 對建設單位、施工單位和監理單位的檔案工作進行業務督促和檢查。通過經常性的監督檢查, 促進工程建設檔案各項管理工作的落實。
4．結語
對工程建設檔案工作, 要加強宏觀監控, 不斷完善管理法規體系, 要積極配合, 加強協作, 努力形成各有關職能部門齊抓共管的良好環境; 要積極探索適應市場經濟體制的檔案管理模式, 工程建設檔案就一定能達到完整、準確、系統的要求, 工程建設檔案也一定能為城市建設發揮更好的社會效益和經濟效益。
參考文獻
在新時期，企業的發展至關重要，一些大型機械設備、大型精密儀器進入各大企業單位，這些設備儀器檔案在企業設備管理中有著突出的作用。設備儀器包括外購設備儀器、自制設備儀器、特種設備儀器和信息設備（計算機軟、硬件）四大類，設備儀器檔案一般是指能夠反映設備儀器的計劃選購、開箱驗收、安裝調試、運行維護和改造各階段全貌的、具有保存價值的各種文字、圖表、圖冊等不同載體類型的信息記錄。設備儀器檔案作為項目檔案的重要組成部分，直接關系到相關項目的竣工驗收。
1.設備儀器檔案管理的重要性
2006年國家檔案局、國家發改委聯合下發了《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發?z2006?{2 號），對建設項目包括設備儀器檔案的管理提出了詳細、明確的要求。并在“總則第四條”中指出：“項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收”。設備儀器檔案在管理上有其特殊性，企業在發展的過程中逐漸認識到，加強設備儀器檔案管理，規范工作流程，是提升項目質量，保障項目順利竣工驗收不可或缺的重要環節。
2.設備儀器檔案管理中存在的問題
設備儀器檔案在形成的過程中，涉及到的單位比較多，管理起來相對要復雜，也會出現一些問題，主要的原因是對檔案管理制度宣傳力度不夠，還有也是因為檔案管理工作不能直接產生經濟效益，所以檔案工作也沒有受到應有的重視，下面從幾點總結儀器檔案管理中存在的問題：
2.1缺少實際檔案管理制度與規范
《重大建設項目檔案驗收辦法》和《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》是項目檔案管理工作的指導文件，但在實際的工作中，卻缺少執行有力的制度與規范。很多企業的檔案管理員都是兼職的，并不十分了解檔案工作。單位也沒有具體可行的檔案管理制度，沒有針對企業本身制定具體的操作手冊和實施細則，以致于檔案管理員在執行過程中出現偏差。
2.2保管方式不合理，沒有成套管理
《重大建設項目檔案驗收辦法》中明確規定，項目檔案需要實行統一管理，即對設備儀器檔案按“成套性”原則進行管理。購置設備的流程是從購置申請的提出到最后入庫使用，其中會產生“計劃”、“開箱”、“安裝”、“維護”等不同階段的各種記錄。有些單位，根據本單位的職能設置，把應按單臺套管理的設備儀器檔案分成兩塊分別保管：一塊是前期的購置請示、批復、招、投標書等；一塊是設備儀器的隨機資料、使用說明書等。雖然兩大塊合起來看，收集比較全面，但未能體現設備儀器檔案單臺成套的整理原則，不能全面地反映設備儀器在項目建設過程中的歷史全貌，也不利于后期的利用。
2.3 檔案整理不規范
設備儀器檔案整理不規范主要有（1）隨機軟（光）盤與紙質文檔混放在一起；（2）外文資料沒有將題目、目錄等翻譯成中文；（3）卷內文件排列順序混亂；（4）案卷中存在不符合檔案保管要求的裝訂物。
3.企業設備儀器常見問題的解決措施
3.1.建立有效的過程控制管理機制
建立良好的企業設備儀器檔案過程控制管理機制，首先就要了解、掌握企業設備儀器檔案的形成特點與文件材料流轉特點及規律，企業設備儀器檔案形成于設備儀器購進時的開箱驗收，那么開箱驗收階段就是我們加強過程控制管理的切入點，因此，加強檔案人員參加設備開箱驗收機制的實施就是設備儀器檔案過程控制管理的最好手段。在實踐工作中檔案工作人員可通過把握以下幾點來保證制度的實施：（1）做好檔案人員參加設備開箱驗收工作重要性的宣傳工作，可通過部門領導幫助溝通協調、上交提案及下發文本通知等多種形式，力爭做到檔案人員及時參加設備開箱驗收。（2）明確開箱驗收的目的，檔案人員參加設備儀器開箱驗收的目的是保證應歸檔的設備儀器隨機文件能全部及時歸檔保存。（3）明確開箱驗收的范圍，檔案人員參加開箱驗收應該限于有歸檔價值的設備儀器的開箱驗收。（4）驗收過程中做好設備儀器隨機各種文件材料的登記
3.2明確不同階段各部門的職責，確保設備儀器檔案的齊套
設備儀器的購置從立項申請到竣工驗收，一般有四個階段，即計劃階段、采購階段、開箱驗收階段和使用管理階段。在這四階段中，各相關部門分工不同，職責也不同，在項目檔案管理上，也應承擔相應的責任。在立項階段，資產管理部門應負責收集本階段形成的文件材料，如“購買設備儀器的請示、批復”等。
在采購階段，采購部門應負責收集歸檔購買設備儀器的招、投標書，合同，協議等。特別要注意的是，合同、協議一定要歸檔原件，必要時，采購部門應根據實際情況，增加合同簽訂的份數。在開箱驗收階段，設備儀器的兼職檔案員應參加設備儀器的開箱驗收，收集開箱驗收及安裝調試過程中產生的文件材料。在使用管理階段，資產管理部門應協調設備儀器的使用部門，及時歸檔在設備的培訓、使用、維護等過程中形成的文件材料。
3.3設備儀器檔案的整理工作
（ 1） 分類要科學。分類必須符合本單位的生產、工作性質與特點：根據本單位生產規模的大小， 主要生產設備的多少， 以及本企業的體制結構， 靈活地選擇合適的分類方法。簡單地、機械地搬用別單位的現成分類方法是不適宜的。
（ 2） 組卷要遵循設備儀器文件材料的形成規律， 保持卷內文件材料的系統聯系， 便于檔案保管利用。與設備儀器關系密切的管理文件材料， 如設備管理工作計劃、總結、指標考核、設備轉讓、固定資產折舊管理以及其他綜合性文件材料， 應列入設備儀器類中組卷。設備維修中形成的文件材料單獨組卷， 外購設備中的隨機文件材料可以單獨組卷。
（ 3） 案卷和案卷內文件材料的排列應有機聯系。設備儀器類案卷可按設備依據材料、外購設備開箱驗收（ 自制設備的設計、制造、驗收） ， 設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。案卷內文件材料排列要求文字材料在前、圖祥在后。
