時間：2023-06-15 17:18:09
序論：在您撰寫檔案規范化管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
一、文檔一體化與文件中心的理論依據及其必要性
所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。
文件生命周期理論告訴我們文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。
文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正?，F象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生文件的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。
依據文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內容是一致的。
文檔一體化和建立文件中心具有理論依據在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。
文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質量降低進而導致不能很好的發揮參考服務作用導致檔案部門信息服務功能降低也導致了檔案部門地位的降低。
隨著我國高新技術的發展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。
最早產生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術界仍未取得完全一致的認識。我國檔案工作在集中統一管理原則指導下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業管理機構構成一個嚴密完整的組織體系文件也經歷著從現行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現行文件的機關檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現狀。
檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。
一、公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。
二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節
相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
當前音像檔案管理的不足之處
技術落后造成資料缺損。傳統音像檔案以模擬信號存儲在錄像帶上，使用壽命一般在20年左右，對保存環境的溫濕條件要求極高。由于重視程度、資金等因素的限制，很多廣電機構缺少必要的音像檔案存儲設備，沒有防磁防潮設施；倉儲庫房里溫濕度不能有效調控，造成磁帶和錄像變質、變色、發霉，導致音像檔案聲音、畫面模糊，有些已無法使用。此外，音像檔案資料在使用過程中，由于機器的接觸磨損會造成信號不斷衰減，使聲音失真變形、圖像抖動、有雪花波紋，視聽質量大大下降。
制度欠缺造成管理失范。目前國內音像檔案的管理方式多種多樣。很多廣電機構的節目在播出后就存入庫房，成為檔案資料。有些廣電機構設置專門檔案資料室集中管理，隨時形成隨時入庫；有些機構則是各下屬頻道頻率每年度移交一次；還有一些機構的音像檔案是由頻道和個人分散保管。目前，國內仍有相當數量的廣電機構音像檔案未能進行集中統一管理，甚至沒有制訂基本的管理制度，對于收集的音像資料，一些機構缺少專業的編號、編目工作，這給音像檔案的日常保管和后續使用造成很大麻煩。
人才不足制約工作開展。與管理制度落后相對應的是音像檔案管理專業人才的缺乏。廣電機構的人事工作，只注重編導、記者、主持人等業務骨干的引進，而忽視了對音像檔案管理專業人才的招錄培養。有的基層廣電機構沒有專門的檔案管理崗位；有的機構音像檔案管理作為二線崗位，主要人員由一線采編人員轉崗擔任，很少進行上崗培訓，因而缺少音像檔案編輯、研究、開發所必需的技術和素質。這些做法直接導致音像檔案管理、開發人才的稀缺，制約音像檔案管理工作的有效開展。
加強音像檔案的規范化管理
廣電機構加強音像檔案規范化管理，既要重視存儲介質、庫房改造等硬件設備建設，又要建立專門的規章制度，改善軟環境，缺一不可。
強化硬件：數字化存儲+網絡化傳輸。與傳統介質相比，數字化技術簡化了音像資料的存儲、檢索和使用，它把音像檔案以數據信號的形態存儲在媒介中，具有存儲量大、安全性高、格式統一等優點，用戶可以通過互聯網隨時隨地調用檔案信息。廣電機構可以將節目管理作為建立統一管理平臺的切入點，整合出節目流轉的最佳工作流程方式，并由此實現資源共享，逐步實現數字化管理。
對于廣播電視機構的生產運營來說，音像檔案的信息化功能不能僅局限于資料的存儲，更重要的是為電視節目的生產服務。電視媒體檔案管理系統必須是一個能與節目制作網相關聯、全面的網絡管理體系。在節目的采編過程中，一方面可以在媒體音像檔案管理系統上直接查閱音像檔案，進行直觀的節目采編；另一方面可以利用原有的計算機軟件管理系統檢索、調用所需數字節目素材。數字化存儲和網絡化傳輸，能提高業務部門的工作效率，有利于實現音像檔案的價值增值。如英國 BBC 電視臺在購買紀錄片《故宮》后，將片中畫面打散，按“門窗”“房柱”“庭院”等不同的主題分門別類，放在“藝術畫廊”網站上銷售，價格比成品節目高出數倍。
優化軟件：制度建設+規范管理。當前，我國社會處于重大轉型時期，音像檔案管理工作也面臨著法制化、規范化改革，因此，廣電機構檔案管理方式，必須盡快轉變到以依法管理為主的軌道上來。2001年12月25日國務院了修改后的《音像制品管理條約》，這是建國以來專門針對音像制品制定的管理條約，是廣電機構進行音像檔案管理的法律依據。
各級廣電機構必須從音像資料的收集整理、歸檔保管、統計鑒定等方面，建立嚴格的制度，防止珍貴檔案遺失。檔案管理部門要對音像檔案的拍攝、收集、歸檔、保管、利用等制訂統一的規范標準，根據實際情況，制訂音像檔案管理使用工作框架，使音像檔案工作有規可依，對不按規定移交的單位和個人做出必要的處罰。
創新音像檔案管理機制
建立動態管理機制。傳統音像檔案管理以儲存為基本功能訴求，扮演的是倉庫的角色。音像檔案資料在各個臺和頻道分散管理，導致高額管理成本，并限制了珍貴資料的流動使用，難以達到資源共享，影響廣播影視事業產業的長期發展。
隨著“云”計算、視頻流等新媒體技術發展，廣播電視檔案的多種經濟價值、社會價值和戰略資源價值越來越受到廣電機構的重視。中央電視臺原臺長趙化勇認為“錄像資料是取之不盡的金山，看你怎樣去開發它”。怎樣管理和使用好海量音像檔案，建立以生產性、效益性為指導的動態管理機制，深入發掘音像檔案資料的內在價值，形成廣電媒體新的收益增長點，是廣電機構檔案管理部門工作的根本出發點。
建立科學管理機制。音像檔案的科學化管理建立在統一的數字存儲和網絡平臺之上。在軟環境上，需要建設統一的編目標準和科學高效的管理規范，建立一整套完備的音像檔案管理系統。
對于國內的廣電機構來說，音像檔案科學化管理不僅局限于資料存儲，更重要的是為集團日常生產經營提供資源支撐，是內容生產的一個重要環節。音像檔案管理系統跟全臺網無縫連通，形成與節目制作網絡相匹配的網絡體系，理順檔案存儲和使用流程，實現檔案資料邊際效益最大化。美國CNN新聞網就對擁有版權的音像資料進行科學化管理，實現了音像資料存儲、管理、訪問的數字網絡化，音像檔案資料的社會價值和經濟價值被深入發掘。
建立集約管理機制。目前，社會化大生產已經成為廣播影視產業發展的主要模式。隨著產業分工不斷深入，廣電機構必須改革原本分散的檔案管理模式，遵循音像檔案管理的規律，完善音像檔案管理體制機制。必須建立健全音像檔案管理的長效機制，完善音像資料的收集、整理、編目、查詢、使用等制度，確保音像檔案完整收存、科學管理、合理利用，減少不必要的非生產性損失。采用統一平臺、統一標準進行規范管理，優化音像資源配置，實現集約化管理。
實現音像檔案資料的集約化管理，還要建立一支適應產業發展的高水平、專業化的管理人員梯隊。廣電機構設置專門的音像檔案管理部門和崗位，通過上崗培訓和繼續教育，提高管理人員的業務水準，建立完善的招錄、培訓、上崗、考核機制，并通過多種方式提高檔案管理人員素質。
（作者單位：杭州文廣集團）
欄目責編：黎 莉
參考文獻：
1.徐衛紅：《對廣播電視檔案信息化建設的思考》，《上海檔案》，2010（11）。
2.鄒利群：《新形勢下檔案工作的難點及對策》，《湖北檔案》，2007(07)。
檔案管理人員應按照《中國人民共和國檔案法》及其相關的法律法規的要求，結合本單位實際情況，做好檔案規范化管理工作。
1 檔案收集和歸檔
1.1 檔案的收集范圍
檔案收集范圍是指反映本單位工作實際、具有查閱和利用價值的各種門類和載體的文件。在履行職務過程中，任何人不得將形成的文件據為己有或者損毀。
1.2 檔案收集的質量要求
為了便于保管和利用，檔案人員應區別不同價值和年度，遵循文件形成規律，保持文件間的有機聯系，按照相應質量標準收集得到的各種門類和載體的歸檔文件和案卷。
1.3 整理歸檔的時間要求
為了便于齊全、完整收集文件材料，應采用隨時和集中等檔案收集方法，保證排列有序，分類存放，有利于查找和利用工作的順利開展。（1）黨務、行政管理文件的整理歸檔應在次年6月底以前完成；（2）科技文件的整理歸檔應在科技活動結束或之后3個月內完成；（3）會計文件檔案在暫由會計機構保管1年，整理歸檔應在次年3月底完成；（4）音像文件整理歸檔應在相關活動結束或之后3個月內完成；（5）電子文件的邏輯歸檔應實時完成，對應紙質文件的物理歸檔在要求時間內完成；（6）重大活動形成文件的整理歸檔應在此活動結束或之后3個月內完成；（7）專業文件的整理歸檔在行業主管部門規定時間內及時完成。
2 檔案整理和分類排列
2.1 整理檔案
在堅持尊重和維護檔案本質特性，保持文件檔案間的聯系，便于保管和利用的原則基礎上，認真做好檔案整理工作。
在文件檔案歸檔前，檔案管理者要進行監督、指導和檢查驗收工作，也要監督和指導歸檔后的統一編目工作。一般情況下，辦公室整理歸檔黨務、行政管理類紙質文件；財會部門整理歸檔會計類文件檔案；相關科室整理其他類型的檔案資料。
2.2 分類排列檔案
一般采用“保管期限-年度”分類法排列文書檔案；按照相應的標準、規范和辦法，合理運用保管期限、年度、發文機構等分類方法排列其他門類和載體的檔案資料。
應按照種類和載體類型的不同，分別排列檔案；按照相應的分類方法排列相同種類和載體的檔案資料。
3 檔案基本編目和保管
3.1 檔案基本編目
檔案基本編目主要包括案卷封面項目、案卷脊背項目以及檔案盒封面和盒脊項目，要填寫齊全相應項目。全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、“管期限、件（頁數）、檔號等組成了案卷封面項目，全宗號、目錄號、年度、案卷號等組成了案卷脊背項目，全宗名稱、全宗號、年度、保管期限、起止件號（室）、盒號等組成了檔案盒封面和盒脊項目。
用“全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號”的方式編制以卷為單位的紙質文書檔案檔號，用“全宗號-年度-保管期限-件號”的方式編制以件為單位的紙質文書檔案檔號，用“類別號-項目號-案卷號-件、頁（張）號”的方式編制科技檔案檔號，按照相關規定編制其他類型檔案資料的檔號。要完整齊全規范填寫卷內目錄、案卷目錄、歸檔文件目錄，要按照《文書檔案著錄細則與機讀目錄數據交換格式》等的規定編制機讀目錄。
3.2 檔案保管
檔案保管應嚴格遵守“集中統一管理”的基本原則。檔案人員應對檔案進行科學管理，檔案庫房內非工作人員不得入內。要建立適宜檔案安全保管保護的相應庫房和柜架，容積要符合遠期發展需要，配備“八防”設備并按照規定進行定期和不定期的維護、演練使用和檢查，并做好記錄。要整齊排放檔案柜架，檔案排列入柜要按照規范進行，并設置有指引標識。
要保持庫房清潔衛生，微小氣候適宜，室內不得擺放非檔案物品。要調控庫房溫度在14℃～4℃、相對濕度在45%～60%之間，監測溫度、濕度頻次在每周4次以上。
4 檔案鑒定銷毀和統計移交
4.1 檔案鑒定銷毀
檔案管理人員要對檔案內容的現實和歷史作用進行正確分析和鑒別，對檔案的保存價值進行準確認定。這要求單位應成立檔案鑒定銷毀工作領導機構，并負責完成此項工作。按照職責要求，檔案管理人員必須參加檔案資料并指導會計檔案、科技檔案的鑒定銷毀工作。
要根據各門類、載體檔案的保管期限和歸檔與不歸檔范圍等規定，鑒定檔案的保存價值。鑒定人員要逐卷逐件分析、研究案卷，完成檔案鑒定工作，根據相關規定寫出鑒定銷毀意見和報告，審查工作由鑒定銷毀工作領導機構成員完成。對于審查符合銷毀的檔案應填寫銷毀清冊，銷毀在主管領導批準后進行。必須在2人以上在清冊上簽字并現場監督銷毀檔案，同時在清冊上詳細記錄銷毀的時間、地點和方法，對存在的問題及時糾正。
4.2 檔案統計和移交
要及時準確記錄檔案資料的各種統計臺帳，對室藏檔案資料情況要及時進行統計，準確記錄其數量變動情況，真正做到數據準確、真實，帳實相符，不得出現錯誤。檔案行政管理部門要求報送的檔案工作報表腰按照要求在規定的時限內完成。調離工作崗位的檔案人員必須按照規定辦理移交手續，交接雙方應清點核對移交目錄，將出現的問題準確記錄在交接清單上并簽字蓋章，并查明原因、分清責任、及時處理，順利完成工作交接工作。
5 檔案保密和利用
5.1 檔案保密
為確保檔案安全，檔案管理和利用人員要嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》等有關規定，不得泄露涉密檔案內容。要嚴格按照檔案利用制度完成檔案的查（借）閱和摘抄、復印工作，為杜絕失泄密現象的發生，檔案資料不得擅自外借或帶出檔案室，不得擅自幫助他人復制和摘抄檔案。檔案利用者應嚴格遵守保密制度，檔案庫房未經許可不得擅自進入，無關的檔案資料不得查閱。要及時處理檔案保密檢查過程中發現的不安全因素，及時追查責任，嚴肅處理遺失和失泄密事件并采取補救措施。
5.2 檔案利用
1抓好檔案管理制度落實
檔案規范化管理，要以完善的檔案管理制度為基礎。只有建立健全檔案工作規章制度，才能保證檔案工作規范化的有效實施。檔案管理制度首先應做到：對已有制度的不斷完善，對缺失制度的及時補充，對新增工作內容的制度配套。不斷制定和完善檔案規章制度，使檔案工作有章可循、有法可依。其次，提高檔案制度的執行力。規章制度不應束之高閣，檔案工作各個環節都應嚴格按照制度的標準執行。最后，要構建檔案管理工作網絡。檔案工作管理網絡的建立，有利于形成各部門多管齊下、各司其職、多角度、全方位的檔案管理格局，真正將檔案制度落到實處。
2加強公文制發流程管理
檔案大部分是由公文轉化而來，公文制發的質量直接影響檔案的規范化水平。加強公文制發流程管理，能有效提高公文的整體質量。公文制發流程管理應把握三個方面：一是公文簽發手續要齊全。發文手續需經相關人員審批簽字，發文稿簽的內容填寫要齊全完整。二是公文格式要規范。制作公文時不能自降標準或“差不多”就行，每個細節都應嚴格按照國家規定的公文格式規范執行。三是歸檔前要嚴格檢查公文細節。如：底稿與正文是否相符、有無公章、日期、筆墨紙張使用是否規范、有無破損等，確保歸檔公文的質量，提高檔案的規范化水平。
3嚴格遵守立卷歸檔原則
相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作規范化的最大障礙。因此，立卷歸檔應遵循“以我為主”原則。另外，還要把握三個特性：一是時效性。完成現行文件階段任務是立卷歸檔的前提，只有達成目前文件任務才可以立卷歸檔。二是完整性。歸檔工作中，既要把握重點，分清主次，嚴把入口關，更要注意防止應歸檔文件的散失，要做到“應收盡收、應歸盡歸”。三是實用性。立卷過程中，把同類并具有內在聯系的文件材料放在一起，保持同一問題的完整性和連續性，使歸檔后的檔案既完整又不重復，以提高檔案的利用效率。
4強化執法監督和考核機制
檔案規范化管理的實現，首先要有嚴格的監督管理作保障。檔案行政管理部門要依法依規加強檔案執法檢查，監督檔案制度的實施，確保各項檔案制度落到實處。其次，要嚴格推進考核制度的落實。制定科學、實用的檔案管理考核辦法，注意對反饋結果的搜集，同時輔以激勵約束機制，保障考核實效。
5通過檔案升級達標創建工作逐步規范
《河南省機關檔案規范化管理認證標準》涵蓋檔案管理體制、檔案業務“兩基”建設、檔案信息化建設、檔案提供利用等四大類、四十小項內容，是對檔案工作全方位的檢驗和考核。創建單位需要按照認證標準的要求，逐條解讀和對照，逐項自查整改，不斷完善。認證標準的完善過程，既是不斷補充、創新的過程，也是檔案工作不斷規范、提升的過程。通過晉升達標創建活動，檔案的硬件設施和軟件水平都會得到很大改善和提升。
6注重檔案資源的深度開發
加強檔案的規范化管理，其根本目的就是要實現檔案利用價值的最大化。搞好檔案資源的開發利用是實現檔案價值的最直接手段。對檔案資源的深度開發，能夠使“死檔案”變成“活資源”。一是檔案的編目要更加全面規范。在一般檔案編目的基礎上，及時編制新增檔案類別的檢索工具，如電子檔案的檢索工具等，使檔案檢索工具更加高效、準確，實現多途徑檢索。二是檔案的編纂要更加科學實用。通過先進的檔案軟件，將龐雜、零散的數據信息整理、精煉和歸類，使其更加準確、系統；將內容一致、有規律性的數據信息有機地結合，集中編目成冊，形成科學實用的專題編研資料。
7加強檔案管理人員的技能培訓
[關鍵詞]醫保檔案；現狀；規范化管理
近年來，隨著我國在醫療的改革深入，我國的全民醫保開始有了巨大發展。而隨著我國的醫保政策的全面實施，使的我國的醫保參保范圍擴大同時醫保的參保人數劇增，這就勢必導致我國醫保檔案大量產生。不僅如此由于我國的社保檔案管理對象具有廣泛性和我國的醫保參保人員具有流動性等特點。這位醫保檔案工作帶來更大的難度。所以為了實現醫保檔案工作對我國的全民醫保制度改革以及完善醫保政策體系的支撐作用，必須對醫保檔案加以規范化管理。這也是我國社會檔案保險系統面臨的新課題。
一、我國的醫保檔案管理的現狀和以及規范化管理存在的問題
（一）我國醫保檔案管理的現狀
我國的醫保檔案的管理從目前來看主要就是有兩大方面。其一，管理工作進展的不同步。由于地域經濟的發展問題，我國在各地的醫保進程不統一，同時由于經濟地域的問題我國各地區的醫保人員的醫保檔案管理的素養不高，以致于在醫保檔案管理的工作進展是沒有達到同步平衡的。其二就是醫保檔案缺乏規范統一的管理。由于對醫保檔案的認識不高，導致有些地區仍把醫保的檔案管理當做醫療保險改革附帶性工作而不是同等的支撐體，這使得在對醫保的檔案管理將其擺不上位置不重視，而對醫保檔案的管理工作不重視不規范，這也就是的對醫保的管理手段和條件也比較落后。
（二）我國的醫保檔案規范化管理存在的問題
從目前我國的醫保檔案檔案的管理要進行規范化，那還是存在者不少問題的。首先那就是對我國的醫療保險檔案規范化管理建設的艱巨性和復雜性認識不夠。我國人口眾多，對醫保檔案的管理的規范化首要的就是任務繁多，涉及面廣，這需要多個部門的共同參與和建設而且這也關乎各個部門的利益。其次那就是我國的醫保政策制度的制定和實施過多依賴于信息化管理系統，信息化的管理是一件好事，但是過多的依賴這就使得需要先進安全的計算機系統來支撐，這對于規范化的管理還是有影響的。最后那就是從業醫保檔案的人員素質不高，不管如何，任何的管理最重還是需要人來支撐，所以這方面對醫保檔案的規范化管理有重大的影響。
二、我國的醫保檔案管理的規范化的四個方面
我國的醫保檔案管理從上文之中便可以看出問題還是挺大的，而要真正的醫保檔案規范化的管理這也不是一朝一夕的事，下面就從以下的四個方面來對我國的醫保檔案規范化管理作一個簡單分析和闡述：
第一，對醫保檔案進行信息化管理。對我國的全民醫保檔案信息化那就是要利用計算機的數據庫技術、數據壓縮技術以及高速掃描技術等現代的技術手段，將我國的紙質的傳統介質的醫保檔案作為備份的文件，而采用電子檔案進行管理，這樣在能形成系統組織成具有有序結構的電子檔案信息庫同時也能做到不依賴于計算機信息庫，這樣又能做到醫保檔案的現代化管理模式，而做到醫保檔案管理的規范化。
第二，明確醫保檔案職責任務，強化醫保檔案管理業務建設。要建立我國的全民醫保檔案這是一件極其復雜的工作，而且這項工作的質量水平的也關系著我國的醫保檔案價值作用。因此，我國的政府以及醫保的相關單位必須運用科學的原則和方法，強化對相關單位對我國的的醫保檔案工作的監管，而能夠為我國的醫保檔案工作服務以及為我國的和諧社會建設提供業務保障。
第三，堅持面向“三個服務”，做好醫保檔案的管理和利用。所謂的三個堅持服務那就是第一要堅持為參保單位和參保人員服務。這是作為醫保檔案規范管理的核心，做到這個才是檔案管理的意義。第二堅持那就是為領導決策服務。這是醫保檔案的重要作用之一，這也是檔案規范管的重要點。第三那就是堅持為醫療保險制度的穩健運行服務。這個是醫保檔案管理的根本任務，所以，要堅持這三個服務，做好我國的醫保檔案管理和利用，也只有做到這個才能算是真正的做到了醫保檔案的規范化。
第四，加強設備的建設，提高從業人員的素質。醫保檔案的管理歸根結底還是由人和設備兩個重要點構成。為此，首先我國的醫保管理部門應與我國的醫保檔案部門合作，在醫保檔案的設施配置要完備的建設，這也是我國的醫保檔案管理現代化的重要基礎。其次，那就是由于我國的醫保檔案工作其專業性強而且對醫保的業務要求高特點，所以，在我國的醫保工作方面，那么就應該要加強我國的醫保檔案人員隊伍的素質的培養，也就是要注意搞好我國醫保從業人員培訓，增強醫保檔案管理道德干部隊伍的整體素質，以適應我國醫療改革中對醫保檔案管理的新的要求
【關鍵詞】 科研檔案；規范化；管理
一、實施科研檔案規范化管理的必要性
1、科研檔案管理現狀已嚴重制約了檔案資料價值的充分利用
由于歷史原因及多種影響因素的制約，當前科研單位科研檔案管理存在諸多問題，突出表現在：一是科研檔案歸檔過程中，立卷不明確、分類不準確。二是信息化程度較低，管理手段單一，服務方式較落后。三是科研單位內部科研檔案庫藏條件較差，硬件設施不完備。四是管理人員素質不高，缺少專業知識培訓。因此，必須改變現狀，探求適應現實需要的科研檔案管理與利用的規范化道路。
2、科研檔案資料規范化管理是面對數字信息化建設的必然選擇
當前，隨著科學技術的飛速發展，社會信息化步伐加快，信息的數字化、網絡化越來越普及，科研檔案信息化管理成為檔案事業發展的必然趨勢。科研單位必須快速更新觀念，充分利用好信息化這個武器，走出一條適合科研單位科研檔案信息化管理之路，把科研資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，努力提高檔案信息化數據質量，迅速實現檔案工作網絡化，提高現代化管理水平。為利用者創造良好的條件，提高檔案的利用率，更好地服務于經濟建設。
二、科研檔案規范化管理必須遵循的原則
1、要遵循有利于科研檔案保管的原則
對科研檔案進行準確系統地分類，有秩序地排列保管，以及正確地組卷、立卷、制卡等工作顯得十分重要。為便于管理，在整理中還應注意把相關課題盡量集中立卷，與不同保管期限的檔案盡量分開立卷。相關課題相對集中立卷，便于查找，不同保管期限分開立卷，有利于鑒定，這兩者盡可能很好結合起來。
2、要遵循有利于科研檔案保密的原則
科研檔案資料是科研人員設計思想、技術方法和創造力的結晶，是科學技術儲備的一種綜合反映，是國家的資源情報，記載著許多實際的科學技術，甚至涉及國家的機密。因此，在整理科研檔案時，應科學地確定其密級。在不影響有機聯系的前提下，按有關規定，分別按秘密、機密、絕密加以區分，同時還要注意進行密級調整。整理工作的任何一道程序，一個環節，都應做到保密。
3、要遵循有利于科研檔案提供利用的原則
科研檔案收集、整理的最終目的是為了提供利用。因此，在整理檔案資料時，還必須從方便利用來考慮，要進行正確的分類和排列，為迅速地提供利用創造良好的條件。除了制卡、編號、登賬要簡明科學外，還應使檢索工具多樣化。而后，編制出一套完整的、有規律的、系統的科研檔案資料匯編，為更好地開發利用科研檔案資料，創造必要的物質條件。
三、提高科研檔案規范化管理水平的途徑
1、加強對科研檔案工作的領導，強化檔案管理意識
科研檔案工作離不開領導的關心和重視，領導對檔案工作的態度對科研檔案工作的發展是十分重要的。隨著檔案管理工作的不斷深化，主管領導要從思想上高度重視科研檔案的管理工作，既要抓好檔案管理工作的組織體系，還要加強檔案工作的領導、檢查和考核，使科研檔案的管理水平更加規范化、信息化、標準化。
2、建立完善的科研檔案管理制度，確保檔案管理規范
（1）嚴把原始科研資料歸檔質量關。科研檔案是進行科研的重要依據，要搞好科研，必須有完整、準確的科研檔案作為依據。如今的科研檔案管理工作已不僅僅局限于科研材料整理、分類、保管的過程，而應列入研究課題、科研計劃和成果管理的工作之中?？蒲袡n案工作者在各階段都務必要保證形成科研文件材料的完整性、準確性，以此確?？蒲匈Y料的收集及立卷及時、準確、真實、完整。
（2）建立健全檔案資料管理機制?？蒲袡n案管理應以《科研檔案資料管理條例》及其實施辦法為基礎，根據本單位的實際情況和具體要求，制定相應的檔案管理實施細則，明確本單位檔案的范圍、歸檔的基本要求和基本內容、檔案資料的移交與整理、保存與借閱制度，用完善科學的管理制度作指導，防止檔案資料的流失與泄密，把各項基礎工作落到實處。
(3) 重視科研檔案的著錄和編研。多年來，科研檔案的管理方式一直是以對檔案本身的管理及歸檔工作的管理為主，檔案進入庫房后基本上是被動地提供利用。開展編研工作，使科研檔案轉化為科研檔案信息，變被動服務為主動服務，完善了檔案管理職能，強化了科研檔案部門的作用。另一方面，編研工作的過程相當于對庫存的部分科研檔案進行了一定程度的鑒定工作，讓使用者更加方便、高效地利用，以提高工作效率和管理效率。
3、重視基礎設施建設，改善科研檔案館藏條件，提升檔案管理水平
科研單位應配建規?；膸旆浚鰪姍n案館的收藏能力，同時要具備現代化庫房設施，保證收藏的檔案資料存放符合保管要求，做到分門別類的、整齊、規范、保證室內空氣、溫度、濕度、滿足要求，做好防火、防潮、防盜、防蟲等各項保管工作，不斷提高管理水平，為利用者方便快捷地查找檔案資料創造條件。此外努力實現檔案資料管理現代化，用數字化改變檔案館的傳統服務功能，要在局域內部可實現檔案信息、資料開發利用網絡化，實現檔案信息資源的共享，提高檔案資料利用的管理水平。
4、加強檔案管理人員的培訓，提高其業務能力和管理水平
醫院檔案是醫院在醫療活動中形成的文件、簿冊、圖表、音像、磁盤等不同種類和載體的信息材料。檔案管理工作是醫院管理工作的重要組成部分,加強檔案管理,對醫院領導科學決策和醫院管理現代化有著極為重要的意義。
1 提高全員檔案意識是實現檔案規范化的前提
醫院要做到檔案規范化,就要通過多種渠道加強對檔案重要性的學習與宣傳,使領導與職工認識到檔案的重要性,給予關心、支持與理解,將檔案工作提到重要工作議程,并使檔案管理逐步走向規范化,成為醫院管理工作中的一個重要組成部分。
2 建立科學的管理體系是檔案規范化的保證
(1)明確職能。由于醫院檔案工作具有其內容繁多復雜,部門眾多而又分散,專業性技術性強、檔案保管程度有差異等特點。因此,醫院每個科室都要從檔案服務于全院工作的大局出發,加強檔案意識,積極上交有價值的資料歸檔,確保檔案資料的齊全完整。
(2)建立檔案工作網絡。檔案從資料收集、立卷、歸檔、開發利用都離不開全院干部、職工密切配合,因此應建立醫院檔案管理網絡組織建設。綜合檔案以機關職能部門為主,包括行政、黨群、基建、設備儀器和財務、科技檔案管理。業務管理以臨床科室為主,包括門診、病房、醫技等。各部門明確兼管檔案工作責任人,形成較完整的醫院檔案工作網絡,使網絡中的各個部門收集和接收所轄范圍內具有保存價值的檔案資料,并做初步的檔案整理工作,做到檔案完整與安全。
3 完善健全的規章制度是檔案規范化的源泉
在抓好檔案管理基礎建設的同時,更要努力提高檔案工作的內在質量,在實際工作中應把檔案管理做到制度化。建立檔案管理的歸檔和收集制度、檔案利用制度、檔案借用制度、銷毀制度、保管制度、歸檔范圍等規章制度,并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制中,真正做到檔案工作各環節的運行有章可循。同時把好立卷質量關,重點抓好立卷歸檔范圍、卷內文件材料排列順序及保管期限的劃分。
4 做好醫院檔案的開發利用是檔案規范化管理的最終目標
醫院檔案規范化管理是為了讓檔案信息資源從存放在檔案柜中的冰冷的資料變為走出檔案柜,具鮮活的有生命的活檔案,直接為醫院的建設和發展服務。醫院應重視做好檔案的開發利用工作:醫院組織機構沿革、醫院院志編纂、本地區流行病學、多發病資料匯編等,為醫院的改革發展、科室設置、編史修志、歷史遺留問題解決均提供了史料。而且通過檔案還可以為醫院挽回不必要的經濟損失,保證大型建筑物的及時修繕,尤其對大型知用設備的及時維修,確保臨床工作的正常運轉及解決醫療糾紛。
5 加強醫院檔案工作者素質是保障醫院檔案管理規范化的根本
檔案工作是一項專業性很強的工作,尤其是醫院檔案的特殊性。培養檔案人員高度責任感和責任心,成為較高精力素質,較深的專業技能,確保隊伍的穩定性。加強對檔案管理人員業務素質等各項素質培訓,同時各級檔案行政部門和衛生行政部門加強對醫院檔案管理的業務指導,監督和檢查。同時醫院檔案管理人員,要深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求,不斷研究和探索檔案管理工作新思路,提高檔案管理水平。
