時間：2023-06-14 16:31:57
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（一）缺乏對檔案進行管理的重視
在對城市規劃建設項目進行管理時，管理者只是注重項目施工之前與施工期間的工作，想要縮短時間并提升進度，能盡快完工，所以只是注重項目的建設而忽略了建設期間對項目檔案及資料的管理。部分城市規劃管理審批檔案在建設過程中，未安排專門的檔案管理者及儲存檔案的場所；部分城市規劃管理審批檔案的檔案管理者流動性強，且未經培訓，缺乏有關的檔案技能及知識，使得檔案的記錄、整理工作無法很好地進行，致使在建項目沒有相關嚴謹的檔案記錄。此外，查閱及應用檔案期間，由于時常被人翻看和使用，就會給紙質檔案帶來一定的破壞，更有部分初始資料沒有儲存在檔案部門中，給檔案的管理增加了困難，導致記錄不全面、跟蹤不到位[1]。
（二）缺乏管理檔案的有關制度
大多城市規劃管理審批檔案的管理制度都有環節繁雜、時間較長、涵蓋范圍太廣等問題，關系到建設、財務、招標、會計等許多部門，而這些部門間又缺乏健全的記錄及管理在建項目檔案的相關制度，檔案管理的職責及范圍分配不確切，無法使用合理的管理手段及操作方法，也沒有執行監管、檢查等職責。不管是文字資料還是圖片、音頻等多種形式的檔案在記錄、整理期間都沒有一個既定的標準，也沒有全面的管理制度。由于每個部門的檔案產生的時間不一致，檔案涉及的內容也有差別，這給材料的全方位整理和記錄帶來了困難，很多檔案都分散到了不同工作者的手中，沒有合理制度進行制約，致使對檔案管理與在建項目的進度間產生了差距。
（三）檔案的記錄不全面，建立不合理，提交不準時
所有項目檔案都產生于建設與管理項目的過程中，是對各種有儲存價值的資料進行的記錄。近些年，各大城市進行的改擴建越來越多，參與到建設中的有關部門很多都不注重對在建項目的檔案進行管理。由于檔案存放的期限較久，部分資料在施工期間會有改變，如合約文件、監測文件等。而且有些時候檔案管理者在進行管理時沒有很好地歸類并整理，亂丟亂放，致使相同性質的檔案間沒有相應的連接性，無法維持整體性、正確性、系統性，從而降低了檔案的作用及質量。
（四）管理人員意識落后
部分城市規劃管理審批檔案管理人員的思想觀念落后，對于城市規劃管理審批檔案管理的動態認識不足。此外，對城市規劃管理審批檔案的宣傳不足，導致很多城市的居民都不了解城市規劃管理審批檔案的意義。
二、城市規劃管理審批檔案的動態管理策略
（一）政府應加大動態管理的重視程度，提升檔案管理的完整性
城市規劃管理審批檔案管理工作對于一個城市的行階段性的知識灌輸，在工作之余學習如何更好地工作。審批檔案管理對于信息資源管理方面要求比較嚴格，要求工作人員要有良好的綜合素質以及道德修養。通過建立一個高素質的城市規劃管理審批檔案管理團隊，才能更好地為城市規劃管理審批檔案動態管理工作服務。
（二）加強網絡技術的運用，加強管理中的控制
城市規劃管理審批檔案動態管理的具體實現依賴于基礎硬件設施的運作，檔案動態管理包括檔案資源共享與檔案信息交換兩個必要程序，利用網絡作為途徑，建立信息資源數字化系統，而檔案管理工作人員則對檔案文件的歸檔和鑒定進行監督，使得檔案及時歸檔并且保證檔案信息的規范和完整。通過網絡的形式對信息資料進行收集、整理、儲存以及資料的提取，而這些環節是通過網絡動態技術才能得以實現的。除此之外，還需要利用數據掃描儀、數據打印設備等硬件設備進行數據的動態管理，為城市規劃管理審批檔案動態管理奠定基礎。此外，還需要加強審批的控制，許多工程項目進行立項申請時要進入收件窗口，在這個過程之中，就會自動生成相應的條形碼，這樣不僅能夠反映檔案內容之間的聯系，還能進行動態跟蹤，有利于管理。
（三）加強檔案管理團隊的建設
城市規劃管理審批檔案動態管理最關鍵的元素還是人的管理，要提高管理團隊的綜合素質，建立專業的培訓機構對管理人員進行針對性的培訓，從工作能力、工作理念、道德品質三個方面對管理人員的工作素養進行提升。城市規劃管理審批檔案管理是一份具有相當大延續性的工作，所以對于管理人員而言要保證工作人員的穩定。由于城市規劃管理審批檔案動態管理所涉及到的知識較為廣泛，因此要對工作人員進管理機制與管理標準的完善是城市規劃管理審批檔案動態管理的重要保障，城市規劃管理審批檔案管理范圍比較廣泛，包括城市建設中規劃、設計以及施工等各種檔案的管理，在對城市規劃管理審批檔案的管理過程中必須有規范化的管理程序，而動態的管理工作中更是涉及到更多高端的技術和管理方法，這對管理人員在工作中的協調配合能力有著更高的要求，城市規劃管理中審批檔案管理部門應該對管理過程中的規范和標準加以落實，讓動態管理中的分工協作與技術運用有著統一的規范。使用計算機及相關設備同紙質型檔案之間相關聯，并形成一種對應的文件格式、檔案模塊、文件種類，合理科學地記錄、查找、儲存并管理與建設項目有關的檔案，確保這些檔案的準確性、全面性及長時間的可讀性。同時，還應增強安全方面的管理，可設置一定的查閱權限、密碼等，避免對檔案與電子檔案中的有關內容及材料進行隨便改變。新時期對城市規劃管理審批檔案進行動態管理已經勢在必行，將城市規劃管理審批檔案的動態管理工作做好，必須要完善檔案管理基礎設施，還要對網絡與計算機技術加以合理地利用。工作人員在與城市規劃管理審批檔案的動態建設需求相適應的同時，還需要增強自身專業素養的學習，以促進城市規劃管理審批檔案動態管理工作更加平穩快速的運行。
（四）規范審批檔案的動態管理
重要程度是不可忽視的，城市審批檔案管理部門應該創新宣傳手段、加大宣傳力度，與當地政府進行有效溝通，獲得政府的關注與支持，以加大對城市規劃管理審批檔案動態管理的經費投入。要實現動態管理必須解決管理硬件設施上的問題，比如修建城市建設檔案館以及建立檔案動態管理人員的專業培訓機構，增加對科研項目的資金與人力資源的投入，將城市規劃管理審批檔案工作的支出納入當地政府的財政預算當中[2]。除此之外，需要加強前端控制，完善歸檔制度，統一檔案數據格式，將審批作為重要內容之一。在文件的形成過程之中，需要將相關數據應用其中，協調好各部門之間的關系，充分發揮好政府在城市規劃管理中的作用。
作者:鄭少娟 單位:廣東省廣州市規劃局建設檔案管理處
參考文獻：
【關鍵詞】規劃；土地；檔案；管理；佐證；
中圖分類號： F301.2 文獻標識碼： A 文章編號：
引言
規劃土地管理局是國家土地規劃和管理的重要監督和執行部門，該部門的業務檔案管理是其主要的工作內容之一，為相關的研究人員、單位或者個人提供土地資源的使用情況資料。土地規劃管理局的業務檔案管理是協調和處理土地糾紛，查處違法違章案件的重要參考依據，在進行土地違法違規案件的審理中具有公正、公平、佐證的作用。實踐證明，規范和完善規劃土地管理部門業務檔案管理工作，在國土資源的有效管理中具有舉足輕重的作用。據相關的研究資料顯示，新形勢下的土地規劃和管理局在進行業務檔案管理工作中存在著一定的問題，這些問題需要認真對待，并找出解決的方案。[1]
一、規劃土地管理局業務檔案管理的相關介紹
規劃土地管理局業務檔案管理是指對于地籍、地政、資源信息、執法檢查、規劃等的、在空間和時間上所積累的技術和行政資料，用文字檔案的形式加以保管以便于人們借閱、查詢。規劃土地管理局業務檔案管理工作是將上述珍貴的資料，用現代科學技術手段加以規范、整合、匯編，從而方便對于這些資源的管理和使用，力求達到管理規范化、科學化，使得業務檔案具有實用性和可操作性。在可能的情況下，發揮業務檔案的公正、公平、佐證的功效。
二、規劃土地管理局業務檔案管理的重要性
檔案是記述歷史資料的載體，是客觀存在的、靜止的史志資料和文字，具有極大的參考、借鑒、收藏價值。檔案資料具有重要作用，它是后人對于以往事物的考察、推定當代事物的發展變化軌跡的依據。規劃土地管理局的業務檔案管理工作隨著國家經濟發展，開發利用國土資源的工作的推進，發揮著日益顯著的作用，它已經成為國土資源管理工作不可或缺的一部分。自上個世紀八十年代，我國的土地管理組織系統機構成立以來，土地規劃管理的業務檔案就為相關的機構和單位、個人提供了大量的真實、可信的土地資源信息，為我國的土地規劃事業起到了積極的促進作用。規劃土地管理局的業務檔案具有實用性、科學性和可操作性，隨著我國土地管理事業的發展，業務檔案管理體制和規章日益完善。[2]在長期的土地規劃管理工作中，對于土地資源的利用狀況做了詳細的記錄，尤其是對于全國開展的首次土地調查、土地規劃、地籍調查等資料及相關的文件都有詳細、科學、真實的文字記載，對于當今的國家土地資源研究具有重要的指導意義。另外，規劃土地管理局的業務檔案管理對于土地糾紛案件的處理、違法侵占土地資源的查處都具有重要的法律佐證效果。
三、完善規劃土地管理局業務檔案管理工作的有效途徑
1、提升業務檔案管理意識，加強對于業務檔案管理人員的培訓
提升業務檔案管理意識是做好檔案管理工作的重要前提，只有從思想上重視業務檔案管理工作的重要性，管理人員才能夠以積極、嚴謹、認真的工作態度來正確對待檔案管理工作。定期對于檔案管理人員進行專業的工作技能和業務的考核，及時發現管理人員在工作意識、工作態度上的不足之處，發現其在檔案管理工作中存在的問題，是提升管理人員業務水平的有效途徑。因此，可以根據工作人員的具體考核水平，選擇定期對于檔案管理人員進行培訓，增強其對于檔案管理工作重要性的認識，扭轉不良的工作習慣，提高工作效率，促進檔案管理水平的提升。
2、依靠現代科技手段，轉變檔案管理工作方式
新的科學技術的發明和應用是適應人類生產、生活需要而產生的，因此，采用新技術手段，摒棄以往的落后的工作方式，是人們進行工作、生產的必然選擇。采用新的技術手段能夠有效的節約工作時間、提高工作效率、保障工作質量，符合社會發展需要。規劃土地管理局在進行業務檔案管理的過程中，可以依托科學技術，對于現有的檔案管理手段和方式進行改革，以利于高效、科學的檔案管理模式的推廣和應用。目前，對于檔案的管理手段中，較為先進的管理方式是采用電子檔案管理模型。電子檔案與紙質檔案相比，存在著諸多的優勢，例如，電子檔案可以有效的節約檔案保存室的空間資源，以信息存儲方式保存的文獻資料能夠在保障文獻資料的完整性的前提下，最大限度地保存紙質文獻資料的內容。并且電子檔案具有紙質檔案所缺乏的獨特優勢，它可以將圖像、數字、符號、圖表、注解文字等綜合信息顯示出來。
電子檔案與紙質檔案相對應，采用計算機磁盤等存儲設備進行資料信息的存儲，將相互關聯的通用電子圖像文件加以集合與整編，以案卷為單位進行保存。[3]嚴格意義上講，電子檔案是一種虛擬檔案，是與紙質檔案等客觀存在的實體檔案相對照的，是將實體檔案的信息以比特、字節的方式進行表征并使之在電腦網絡上進行自由的流動，供人們自由查閱，它在很大程度上消除了實體檔案對于借閱者的時間和空間的限制，實現土地信息資源的公開化、透明化。電子檔案具有存儲密度高、與不同的媒體相承接、查找和修改便捷等特點，因而成為當代檔案管理模式的主流。
3、建立和健全業務檔案管理規章制度，提高規劃土地管理局的業務檔案管理水平
建立健全規劃土地管理局的業務檔案管理制度，是為了更好的促進檔案管理部門工作質量的提升。具體來講，可以采用以下措施：
建立健全業務檔案管理人員的崗位責任制，將具體的業務檔案管理工作落實到具體的負責人身上。通過建立崗位責任制，相關的工作人員就會從思想意識上提高對于工作的重視程度，改變以往的責任不清，工作任務不明的檔案管理工作狀態。
建立健全相關的業務主管科室問責制。通過問責制的建立，可以加強相關科室的責任意識，從而在思想上提高對于檔案監督及管理工作的認識。問責制的建立和實施是新時期國家行政事業單位改革工作模式，提高工作效率的重要手段，應用到業務檔案管理工作中，可以加強相關的責任領導的重視，從而形成自上而下的監督意識。
建立健全接待和資料查閱制度。任何形式的檔案資料都是歷史的記載與傳承，是后人對于以往的事件的研究的重要參考資料，具有極高的科研和保存價值。規劃土地管理局的業務檔資料具有極高的法律功效，是解決土地糾紛的主要參考依據，因此，加強對于相關業務資料的保有和管理是非常重要的。業務的檔案管理人員在進行優質服務的同時，也要注重對于資料查閱單位、個人的資格審批，以保護相關資料不被違法利用。
結語
總之，規劃土地管理局業務檔案的管理是一項關系國有土地資源的開發與保護，土地糾紛案件的解決與處理的法律依據，是國家進行公共工程建設、城市規劃與設計、現代化建設的重要參考數據。因而，做好規劃土地管理局的業務檔案管理工作是十分迫切并且必要的。
參考文獻
[1] 趙甲信.關于加快推進縣域檔案信息化建設工作步伐的幾點體會[J].陜西檔案,2008,(06).
1.1 規劃檔案主要內容
規劃檔案主要由規劃管理產生的各類文件材料組成，它不僅是規劃審批、管理的必要組成部分，還是對工程建設進行監管、審查的重要憑證，是工程實施的關鍵性憑據。
規劃檔案中的文件主要來源于工程建設相應的工作部分，包括用地審批，工程管理，管線及相關工程審批等。這三個環節基本囊括了規劃管理材料的全部組成，涵蓋了項目初期的用地申請報告，施工項目的計劃內容，初期項目的規劃和調研等文件；工程實施中關于建筑圖紙、設計說明的相關材料，以及管線設計和施工等材料；工程后期的監督、審核等文件。
在具體項目實施中，不僅包括文本類文件資料，還包含電子數據、圖紙圖像等材料。這些在規劃管理過程中具備實際參考和存留意義的材料，構成了意義重大又相對龐雜繁復的規劃檔案。
1.2 規劃檔案管理工作的特點
從規劃檔案涵?w的文件中可以看出，其所含文件內容廣泛，種類繁多，橫跨了工程建設的各個階段所應具備的材料，又包括了多方信息，如項目本身相關資料和審批所用材料，以及相應監督管理文件。這就要求規劃檔案在保存和整理時，必須嚴格按照規章制度的要求，嚴謹整理避免疏漏。
除此之外，由于規劃管理材料的重要意義和特殊性，在項目過程中，會涉及到很多相關部門的審批或手續。因此在規劃檔案管理過程中，應當注意到規劃管理材料具有來源廣泛的跨部門性質，以及規劃檔案所特有的社會性。
同一規劃項目的相關規劃管理材料，雖然類別多、種類廣，時間跨度大，但是相互之間存在這一定的關聯，互相支撐且缺一不可。因此在規劃檔案的歸整時，呈現出比較獨特的歸類特點。即同一項目不可拆分整理，且應當保證其不同時期不同文件的統一的名稱、地點等基本信息。
2 做好規劃檔案管理工作的意義
2.1 適應形勢，加快信息化建設
經濟社會飛速發展的當下，城鄉建設速度日益加快，規劃檔案管理工作記錄了工程建設的整個過程，并留存了在項目中有價值、有意義的數據和材料。這些文件在見證了建設規劃的過程，在未來的改造或重新規劃中又能夠提供及其重要的借鑒或參考意義，因此在一定程度上，也推動著城鄉建設的發展。
在目前的規劃檔案管理工作中引入自動化辦公流程，利于檔案文件的操作和管理，有助于未來規劃中可以對已有材料進行調用和參照，并且為我國信息化建設提供極大的助益。
2.3 依法辦事，提供依據
隨著城市建設速度的不斷加快，規劃檔案管理工作在項目工程籌測、規劃與存檔中的意義不言而喻。它不僅是項目本身實施、審批的重要材料，還影響未來城鄉規劃改造中的參考和利用，同時還是解決建設糾紛必不可少的重要根據。
因此，規劃檔案管理工作不僅擁有著記錄著規劃建設成果的巨大價值，同時也保障了對建設項目的依法監督、依法管理、依法規范，是不可或缺的重要法律依據。
3 加強規劃檔案管理工作的具體措施
3.1提高人員業務水品和思想覺悟
在信息化改革的大潮中，工作人員應當學習新知識，熟練掌握工作技能。在加強學習的同時，不斷提高自身的知識素養和專業技能，以應對不斷革新升級的業務流程。不但要做到業務水平的與時俱進、不懈創新，還要大膽破除陳舊思想，去粗取精。與此同時，機關單位需加強對檔案管理人員的創新意識培養，提供更多的現代化電子信息技術課程支持。讓工作人員充分掌握所需技能，并在工作中學習，在實踐中總結經驗并大膽創新，開拓進取。
對于檔案管理人員的思想政治教育要重視起來，培養其正確的思想覺悟與服務意識。檔案管理工作中不僅要依法辦事、依章辦事，更要以人為本，提高服務的質量，切實保障各方利益，化繁為簡滿足各個方面的不同需求，建立良好的服務和管理意識。工作中要強調自身業務能力的不斷充實和更新，還應當注重對自身工作積極性和創新性的發掘。做到愛崗敬業，從我做起，真正實現規劃檔案建設工作的更加完善。
3.2 創新管理體制
規劃檔案管理工作中，應當重視應對新形勢下出現的新問題，著眼于利用現代科技解決問題。規劃檔案管理工作需要順應當前潮流，加強制度管理，加快內部相應工作流程的升級改造。將現代化的管理手段和制度應用于實際工作，從傳統的業務模式轉變為數字化信息操作，有利于檔案的快速操作和管理。同時，規劃檔案文件數據庫的搭建，也有利于文件資源的共享，幫助各級各類部門對于相關資源的查找和使用，保障信息應用的及時性。因此，機關應當加工管理體制和業務流程的創新改革放到首位，積極敦促管理人員對于新知識、新技能的學習，引入高新技術手段和人才，破舊立新，根據實際工作需要不斷更新制度和方式方法。
需要注意的是，在引入自動化辦公流程的同時，應當著重注意信息的安全性。嚴格規范各項規章制度，及時檢驗各項流程是否有疏漏，以保障檔案信息的安全。在具體的工作實踐中探索新的工作方式，規范規章制度，探究更加符合實際需要的管理體制。只有不斷創新，嚴格制定和遵守各項制度，才能夠保障制度的可行性以及文件資源的安全性。
關鍵詞：信息時代；規劃院；檔案管理；創新；
中圖分類號：F208文獻標識碼： A 文章編號：
知識經濟社會是一個創新性很強的社會,進入信息化時代的規劃院檔案部門應是一個創新能力極強的職能部門。今天,創新能力已經成為評價檔案部門服務水平,特別是檔案部門工作效率的重要標準。無論從國際發展趨勢來看,還是從我國實際現代化的要求來看,都需要改革創新。在信息和網絡時代飛速發展的今天,信息技術有力地支撐了檔案工作創新活動,建立電子檔案、構建網絡平臺、開辟檔案網站。檔案信息化建設,已成為檔案工作創新的重要途徑和必然選擇。入世后,信息業、咨詢業的發展成為新的增長點,以現代化的計算機網絡技術提供優勢、快捷的信息咨詢服務成為大勢所趨。因此,檔案信息服務的對象日益廣泛,服務的需求更加多樣化。為適應這種國際化、信息化的挑戰,檔案部門以及檔案工作者必須。
具有預見性和前瞻性,改變傳統的工作方法,創新服務方式,加快檔案工作信息化的建設。
一、規劃院檔案工作創新勢在必行
檔案工作創新就是指檔案職能部門適應信息化發展變化,適應外在環境需要,形成新的結構、流程和服務方式。創新是現代檔案工作增強自身生命力的特性、過程和方法。檔案工作通過創新,可以更快地實現職能轉變、改進觀念以及運行機制和管理服務方式的再設計與建造,全面提高工作效率和服務水平,提高檔案資源的利用率。隨著經濟發展、社會生活的變遷和公共需求的演進,檔案工作的管理體制、運行機制和服務模式正面臨著變革. 一方面,傳統的、封閉的、狹隘的自我發展觀念,缺乏整體意識,獨自追求體系完備,自我封閉,不求合作,盲目追求“實體”的擁有。這些都嚴重影響了檔案資源的社會共享和信息增值,導致了檔案信息資源的利用率低、檔案工作效益滯后的不利局面。另一面,檔案管理中的重藏輕用的傳統服務觀念,制約著信息化的進程。在信息時代,檔案工作者只有將其所掌握的檔案專業知識轉化為生產力,才能得到社會的認可。盡管檔案界已認識到開發檔案信息資源為社會服務,是檔案事業賴于生存和發展的基礎。但積習難改,陳舊的思想觀念仍然在影響著檔案信息化建設的發展進程。
20世紀90年代以來,經濟全球化程度迅速加深,以信息技術為代表的高新技術和知識經濟迅猛發展,給檔案工作的運行機制和公共管理服務帶來了巨大的壓力和挑戰,檔案工作在這種背景條件下,只有順應時代潮流,大力深化改革,強化自身職能,使檔案工作信息化的普及應用變成生動的現實。
二、檔案拓展服務領域的創新工作
1、信息服務的社會化、多主體
由主要為企事業單位內的對象服務轉化為為社會全方位服務,已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人,又要有針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中,人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展,人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得更復雜,越來越離不開信息服務。對檔案信|邑的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。
2、興辦服務實體,發展檔案產業
知識經濟時代,檔案館(室)的改革創新方向就是走信息化道路,在為社會提供檔案信息服務的基礎上,創建檔案信息服務產業,建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。對于檔案信息開放和開發,檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識,面向經濟建設主戰場主動出擊。如在匯編專題信息方面:開發科技信息,幫助企業開發先進技術產品;開發經濟信息,為企業結構調整服務;開發市場信息,為企業提供營銷機會;開發法律信息,維護企業合法權益。
3、加強橫向聯合,實現信息資源共享
隨著信息時代的發展,人類知識和信息總量急劇增長,面對浩瀚的文獻資源,任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。
三、信息時代背景下的檔案創新工作
1、利用知識管理理念重塑檔案工作,實現檔案管理工作的創新
如果說信息管理是一種技術創新的話,知識管理則是基于信息管理之上的管理理念的創新。知識管理包含了信息時代的許多先進管理理念,其中不少是檔案工作可以借鑒的。知識管理主張運用集體的智慧整合企業各種形式的知識資源,提高企業的應變能力和創新能力,實現顯性知識和隱性知識的共享;企業知識創新的源泉在于知識的轉化,知識轉化的核心在于隱性知識顯性化和顯性知識內部化。企業檔案是企業在生產經營活動中形成的各種記錄,是固化的知識,屬于顯性知識。因此,基于知識管理的理念,檔案部門僅僅局限于管理已經文本化的企業檔案資料是很不夠的,而應該根據自己在企業管理中的地位和工作性質,在做好檔案信息資源開發利用的同時,積極推進企業顯性知識的擴散,適當介入隱性知識的挖掘,促進不同種類的知識在企業內部的傳播、共享和創新。
2、配合知識管理,適當淡化檔案管理的邊界,拓展檔案管理的外延
知識管理是從創造價值的角度來考察企業的所有運作,并把對知識的管理滲透到企業的各種具體管理之中, 因此,知識管理的對象非常寬泛。傳統的企業檔案工作的邊界則是比較清晰的,主要是對企業活動中已經形成的具有保存價值的文件材料進行保管,目的是作為日后的憑證、參考。這雖然鑄就了檔案工作在企業工作中的特殊地位,但也限制了檔案工作的進一步發展。因此,有必要配合知識管理,適當淡化檔案工作的邊界,拓展檔案工作的外延。具體而言,檔案部門應配合知識管理的實施,進一步樹立大檔案觀,加強與圖書、情報等部門在信息資源搜集、整理和提供利用上的分工協作,提升圖書、情報、檔案一體化水平,為企業的生產經營活動提供強有力的信息支持。這樣,檔案部門不僅可以為企業的生產經營活動做出更大貢獻,還可以進一步提升自己在企業中的地位。
3、借用知識管理的先進信息技術,提升檔案管理的技術水平
知識管理并不是企業管理的全部,也并不是與企業其他方面的管理相對立。知識管理只是從創造價值的角度考察企業的所有運作,并將企業的知識管理滲透到戰略管理、市場營銷、人力資源管理、生產管理等方面,從而使知識管理成為所有管理的中心和關注的重點。實施知識管理需要強大的現代信息技術支持,比如,知識管理體系中的通訊網絡、群件技術、推拉技術、多維度分析技術、數據挖掘技術等, 這些技術不一定都適合檔案部門,但檔案部門肯定能從中受益。因此,借助企業實施知識管理的機會,帶動檔案工作信息化建設的升級,是檔案工作實現自我發展的一條捷徑。
結束語
總之,規劃院檔案工作者應在檔案創新工作上投入更多的精力,進行更深層次的思考,采取更有效的措施。檔案創新工作是未來檔案利用的必然趨勢,通過檔案工作者的共同努力,檔案機構必定能夠改變檔案工作的現狀,有效發揮檔案工作的優勢,為利用者提供更多更全更好更有實效的檔案信息。
參考文獻：
[1]蔡姍.影響規劃院檔案管理的主要因素及對策分析[J].科學之友,2010(12):84- 85.
[關鍵詞]城市規劃；檔案管理；信息化
信息技術的發展和普及，使得各個行業都開始進行信息化的轉變，城市規劃中的檔案管理也不例外。城市規劃也開始將信息技術應用到檔案管理中，以實現檔案管理的信息化，從而可以更好的為城市規劃和城市發展服務。而城市規劃檔案管理信息化的實現，還需要采取相應的有效措施，只有這樣才能夠保障城市規劃檔案管理工作的有效進行，從而使得信息化管理的開展更加的順利。
1、城市規劃檔案信息化管理的必要性
城市在發展的進程中，需要進行合理的規劃，科學的布局和合理的規劃，能夠使得城市實現長遠可持續的發展。目前，我國現代城市化的進程在逐漸加快之中，這樣就使得城市建設的速度也相應的加快，而在城市加快建設的同時，要想能夠使得城市規劃的更加合理，就需要合理的利用到檔案信息，檔案信息是城市進行科學規劃的主要參考依據。針對檔案實施有效的管理，就能夠實現城市的合理和科學規劃。
現階段，隨著信息技術的發展，信息化的程度逐漸提高，城市規劃檔案管理實現信息化也有其一定的必要性。有效的實現檔案的信息化，可以使得檔案信息更加的豐富，能夠有效的吸收到各種城市規劃的資料，從而對其進行匯總，這樣就能夠為數字檔案館的建設定點扎實的基礎，從而使得檔案管理事業可以進一步的發展。
2、城市規劃檔案的信息化管理內容和步驟
2.1城市規劃檔案信息化管理的內容
推進城市規劃檔案的信息化是檔案館的大勢所趨，借助于信息技術，能夠更加完善地改進管理手段和途徑。信息化建設的內容如下所述：建立從輸入、存儲、管理和應用于一體的電子計算機檔案管理數據庫系統；使用目前日臻成熟的城市規劃檔案管理軟件，有序推進檔案管理的自動化和數字化；城市規劃檔案的各類信息資源需要經由嚴密地職能和權限劃分，進而實現城市建設、規劃與管理系統內的資源共享；系統需提供以網絡為基礎的檔案信息化管理方式。
2.2城市規劃檔案信息化管理的步驟
①技術配置階段，本階段主要的任務就是緊密依照檔案館現有的信息硬件設施，根據建設的進展情況，配備電子計算機及其相關輔機器、專用電腦桌椅、光盤和服務器等。②管理必須實現正規化和標準化，若這個前提不能達到，則檔案的信息化建設也就遙遙無期。③整合信息的階段，本階段主要與當代通訊技術、信息技術相互結合，對數字化的信息開展處理和檢索，當出現安全問題時，及時組織技術員工進行專業的排查和維護，及時發現問題，實現查詢的權限、范圍的限制與網絡技術有機結合等。
3、城市規劃檔案管理信息化建設的對策
3.1培養檔案管理的信息化人才，提高人才的綜合素質
要想使得城市規劃的檔案管理能夠有效的實現信息化，就需要引進相應的信息化人才，對檔案管理實施有效的信息化操作。就我國目前的城市規劃檔案管理工作人員來說，加強其綜合素質的培養，構建專業的高素質管理人才隊伍有其一定的必要性。檔案管理部門應該加強對城市規劃檔案管理工作人員的培養力度，使得工作人員能夠具備一定的信息化技術，并且熟悉各個方面的檔案管理內容和制度，引進具備管理學以及城市學等方面知識背景的信息化人才，加強管理隊伍的建設，從而使得檔案管理能夠有效的實現信息化。
而要想使得城市規劃檔案管理信息化得到有效的建設，還需要對管理人員的政治以及業務綜合素質進行有效的提升，另外，還要對其服務能力進行有效的培養，從而使得檔案管理的信息化人才隊伍逐漸壯大，以構建高水平的城市規劃檔案管理信息化。
3.2加強資金投入，強化檔案管理的硬件設施建設
針對檔案管理要進行多項資金的投入，積極的融合市場資金以及社會輔助資金，利用充足的資金來將檔案管理的信息化程度進行提升。而針對檔案管理進行信息化建設的過程中，也需要合理的應用到相應的硬件設施，為了能夠使得檔案管理信息化水平得到提升，就需要對所采用的硬件設施進行完善和優化處理，加強城市的網絡覆蓋率，針對網絡信息資源進行合理的保護，采用高質量的硬件系統，針對硬件系統進行跟蹤維護，并且要定期對硬件設施進行保養，只有這樣才能夠有效的實現城市規劃檔案管理信息化建設。
3.3緊密依照城市規劃檔案的發展戰略，提高管理的專業信息化
城市規劃檔案管理工作的開展，必須要緊跟時展的步伐，并且能夠符合信息化發展的具體要求，將檔案管理的職能進行合理的轉換，加強檔案管理與信息化建設之前的聯系，實現兩者的協調可持續發展。在信息化高速發展的進程中，不斷的將數字技術以及計算機技術應用到城市規劃檔案管理中，應用網絡來實現對檔案信息的高度檢索，提升檔案信息的利用率。建構區域性的檔案管理中心，針對檔案信息實現高效共享，使得檔案信息能夠有效的被利用者所利用。切實有效的針對檔案管理硬件和軟件進行開發，從而使得信息化管理的程度可以大大提高。
3.4構建城市規劃檔案的信息化中心
城市規劃檔案館推進檔案信息化管理的終極目的就是提升自身的經營管理水準，進而為城市規劃工作提供第一手翔實的、精準的資料，確保城市規劃工作的科學性與合理性。為此，城市規劃檔案館要努力成為本市規劃的數據、信息存儲的主力軍，這也逐步成為檔案部門的關鍵職責。
城市規劃檔案實現信息化的同時，也會出現由于檔案自身的安全性和保密性而凸顯的限制性問題，諸如此類的缺陷理應獲得及時的彌補。檔案館的管理者需樹立保存好檔案的數據和具備管理技術同等重要的理念，在存儲城市規劃管理信息的同時，確保每一條數據信息的完整性和精確性，以保障信息化可以高效的實現。
4、結語
綜上所述，城市規劃檔案管理實現信息化是城市發展和建設的必然結果。要想使得城市規劃檔案管理能夠有效的實現信息化，就需要嚴格的遵守相應的管理步驟，并且了解相應的管理內容，在此基礎上，積極的采取各項措施，來不斷的提升檔案管理的信息化水平，針對檔案管理模式進行適當的改進，并積極的結合社會發展的需求，實現檔案資源的高效共享，以此來保障城市現代化的長遠發展。
參考文獻
[1]金德才.談高校檔案價值鑒定工作[J].檔案，2010（05）
城建檔案是城市規劃建設和管理的主要依據和條件，城建檔案的管理水平是城市管理水平高低的衡量標準之一，是城市管理科學化的主要渠道[1]。城建檔案優化管理，是城市人們正常生活的保障，人們生活中所涉及到基礎設施建設檔案的正確性與完整性，直接作用于人們的正常生活。城市檔案是預防自然災害，減少城市損失的重要基礎。城建檔案在社會主義經濟發展過程中，占據舉足輕重的地位，完整的城建檔案是城市在破壞后及時恢復與重建的依據[2]。城建檔案從科學的角度反映城市的發展規律，是城市科學研究與發展的重要信息資源。城建檔案集中反映城市規劃建設和管理的過程，對于城市規劃與發展以及城市建設科學研究水平具有重要作用。1960年在城市建設基本建設檔案規劃中，明確城建檔案范圍包括工業建筑工程、民用建筑工程、交通運輸工程、市政工程以及城市規劃五分方面[3]。其中國城市規劃檔案包含城市基礎設施建設檔案、城市規劃檔案以及國土整治規劃檔案三大方面。城建檔案管理工作具有綜合性、完整性、專業性以及特殊性的特點，城市的本身就是一個綜合體，城市規劃的各項工作以城市為基礎展開。基礎設施項目在建設過程各項內容相互交錯，通過單行工程互相配合，實現城市規劃以及城市規劃管理工作?；诔鞘幸巹澋木C合性，城建檔案管理工作必須要與城市規劃需求相符合。工程項目建設項目眾多，涉及內容甚廣，城市規劃發展與建設需要基于城市的歷史情況開展，因此檔案在管理過程中應注重其完整性。城鎮檔案項目具有專業性特征，因此在開展管理工作時，必須要注重檔案的專業區分，保證其專業性特點。城市規劃中，以特殊性事件為對比，規避傳統規劃過程中存在的弊端[4]。因此城鎮檔案管理工作在開展過程中，應注其特殊性，為城市規劃發展奠定基礎。
2城建檔案管理在城市規劃中存在問題
2.1城建檔案利用意識不強
城建檔案伴隨著城市的發展而產生，在城鎮規劃中發揮著重要作用。檔案管理不僅在于保存，發揮檔案信息價值才是檔案管理工作的真諦。當下社會人們對檔案利用意識較低，一定程度上影響城市現代化建設與發展。城建檔案管理工作是城市現代化建設、改進以及管理的依據，在城市規劃建設之前，將城建檔案作為參考依據，避免及建設過程中產生不必要的浪費。由于我國城鎮檔案管理工作起步較晚，相關系統建設處于發展階段，導致檔案意識不強的現象產生。檔案利用意識不強直接影響城鎮檔案作用的有效發揮，對城市規劃產生一定負面影響。
2.2城建檔案管理制度不健全
城建檔案管理制度不健全的根本原因在于城建檔案并沒有形成行之有效的檔案管理機構，導致檔案管理的各項工作無法落實，行政執行力缺乏，檔案管理組織系統與工作任務內容不符，難以形成上下統一，兼具系統性以及全面性的管理系統?；诖朔N管理體系，難以對城建檔案管理工作進行專業的指導，使之與城市規劃需求不匹配，難以發揮城建檔案管理工作在城市規劃中的重要作用。
2.3城建檔案信息化建設落后
智慧城市的建設，對城市管理各項工作提出新要求。城建檔案作為促進城市現代化發展的重要信息基礎，其信息化建設的重要性不言而喻。然而在實際建設過程中，由于決策層的不重視、設備配備不到位、城建檔案管理專業性、規范性以及標準化等不達標，導致城建檔案管理信息化建設相對滯后。
3改進城建檔案管理在城市規劃中應用對策
3.1加強宣傳引導，強化檔案利用意識
擴大檔案的影響力，使群眾了解城建檔案在日常生活中的重要性，以此強化群眾檔案利用意識，提升城建檔案在城市規劃中的利用率。檔案是依法治國的重要基礎，強化人們的檔案意識是提升人們法律意識的方法之一。基于法律保證，宣傳檔案正確利用的重要意義，強調忽略檔案利用而造成的經濟損失現象，通過對比的方式強化人們的檔案利用意識。在此過程中，城建檔案管理部門應充分挖掘城建檔案信息資源，發揮城建擋在城市規劃中的作用，讓人們在利用檔案的過程中受益，以此強化人民的檔案管理意識，促進城市檔案的利用，推動城市規劃建設發展。
3.2依據法律法規，健全檔案管理制度
基于城建檔案的重要性，我國已經出臺關于城建檔案管理的相關法律法規，如《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市規劃法》、《建設工程質量管理條例》、《科學技術檔案工作條例》等。城建檔案管理工作在開展時應以國家相關法律法規為基礎，健全城建檔案管理制度，保障檔案管理工作的制度化、專業化以及規范化。加大城建檔案法律法規的宣傳，普及城建檔案的法律意識，將檔案管理工作上升至法律層面，落實檔案管理工作人員的責任以及工作內容，保證檔案管理的專業性和完整性質。政府在這一過程中應充分發揮自身職能，強化檔案管理工作的權威性，降低社會上違反城建檔案法律法規現象的產生。
3.3拓寬應用渠道，完善檔案信息系統
城建檔案管理信息化、智能化建設是智慧城市建設的重要體現，也是城建檔案適應社會發展與進步的關鍵。城建檔案信息化建設，需要轉變傳統檔案管理觀念，以現代化城市規劃與建設需求為基礎，建立城建檔案信息化平臺管理。檔案信息化建設實現辦公自動化，強化檔案管理、收集以及利用各個方面。強化城建檔案宣傳力度，拓寬檔案管理應用渠道，實現城建檔案信息資源共享，有效發揮城建檔案在城市規劃中的重要作用。城建檔案信息化管理，強化檔案管理質量效率的同時，提升城建檔案管理工作的服務水平，滿足城市規劃的實際需求。
4結語
在城建檔案管理工作中，結合城市規劃的具體情況，促進城市現代化以及信息化建設。在檔案建設過程中，強化管理效率和管理質量，使城建檔案管理工作與城市規劃發展相符合，進而推進智慧城市建設與發展。
參考文獻：
[1]牛力，王燁楠.基于檔案的城市記憶資源建設全過程模型及應用研究[J].檔案學研究，2017（1）：26-32.
[2]周惠英.謀定后動厚植優勢———杭州市城建檔案館基于新時代智慧檔案館建設的創新實踐[J].浙江檔案，2018（3）.
關鍵詞：規劃局；檔案管理；信息化；重要性
鐵嶺市地處遼寧省北部，松遼平原中段，是遼寧省14個省轄地級市之一，也是沈陽經濟區副中心城市。鐵嶺市南與沈陽、撫順毗鄰，北與吉林省四平相連，東與撫順市清原滿族自治縣、吉林省遼源市接壤，西與沈陽市法庫縣、康平縣及通遼市為鄰。所以說，鐵嶺市的規劃工作在遼寧甚至整個東北地區都具有一定的引領性作用。當然，這對于規劃局的檔案管理也提出了更高的要求，而規劃局所做出的規劃管理首先依靠的就是檔案庫中的信息，所以說，規劃局的檔案管理實現信息管理是極其重要的。
1 規劃局引入信息化檔案管理的必要性
1.檔案管理對規劃局的重要性
我們都知道，一個市級的規劃局往往管轄著整個市區的規劃責任和義務，因此，對于規劃局來說，對于各類事項，無論是日常管理需要還是匯報工作的進行，都需要一個完備的記錄，日積月累，大量的檔案便產生了。對于規劃局來說，對內部的檔案實現科學的管理是其工作順利開展、合法高效運行的必要前提。檔案信息是人們獲取信息最直接也是最為權威的途徑。現階段，計算機科學技術發展突飛猛進，很多領域都引入了計算機技術，實現了信息化，工作效率也得到了很大的提高，在這樣的社會背景下，檔案信息化管理的也就有了可討論性，我們都知道，傳統的檔案是采取紙質存放的方式進行儲存和管理的，這種方式記錄、儲存、查閱都不是很方便，工作效率也及其地下，不利于規劃局的內部管理。
2.信息化時代的來臨及深入
近些年來，互聯網計算機的發展促使人們生活方式和生產方式都發生了巨大的變革，行業的各個領域也都開始引入信息化工作方式，可以說，信息化管理已經成為一種合理、高效的工作方式。在這樣的背景下，規劃局的檔案管理與信息化管理結合是大勢所趨，其一定要抓住這個機遇，實現自身管理的變革，其自身也有必要借助以互聯網為基礎的信息網絡來進行管理。
2.規劃局的信息復雜，系統也較為龐大
鐵嶺市地處遼寧中部城市群，是吉林、黑龍江兩省通往其它省市和出海港口的重要通道。此外，鐵嶺市還是中國的糧食主產區、優質農產品生產加工基地和新興的煤電能源之城。產業復雜，信息量多這是鐵嶺市規劃局面臨的非常實際的問題，其原先那種傳統的檔案管理方式已經無法滿足這種繁復的工作，而信息收集與管理、情況核實及抽取檢查、路線分析及路線設計，這幾個方面對于信息的整合要求極高，信息化檔案管理雖然錄入信息較為復雜，但只要前期的準備工作到位，這對于規劃局的總體規劃及工作開展卻有著重要意義。
2 信息化檔案管理的優越之處
1.電子化運行，損耗空間及資源少。
21世紀人們的生活主旋律逐漸被電子信息化所占據，與傳統的管理方式相比，信息化有著超然的優越性、就拿傳統的檔案管理來說，紙質化的管理方式，信息依附于紙張，存放也有一定的期限，但是信息化管理卻可以把大量信息的進行存儲并實現電子化運行，這在無形中就減少了空間的損耗，節約了大量的存儲空間。其次，檔案管理實現信息化還規避了傳統方式對檔案的自然損耗，更加有利于信息的完整化儲存，更減少了對檔案定期修護與保養所帶來的資源消耗，為規劃局內部管理工作的順利進行提供了保障，也更有利于規劃局后續管理工作的開展。
2.信息檔案調取信息極其便利
作為一個城市的規劃者，規劃局經常需要為他人調取檔案信息，或者接收相應的匯報，而這些信息都可能在未來的某段時間內在檔案庫中進行信息的抽取以及調閱。傳統的檔案管理模式，信息檔案較多而且比較繁雜，先要在大量的n案中找到自己需要的東西往往需要較長的時間，工作效率極其低下。而信息化檔案管理卻較好的解決了這個問題，工作人員只需要將信息錄入后在系統內進行自動查找篩選，很容易就能調閱資料，不僅便于規劃局工作的進行，也減少了檔案管理人員的負擔。
3.利于實現規劃局工作內容的系統分析與管理
規劃局不僅肩負著對整個地區總體情況的規劃與控制，也擔負著當地環境保護的責任，而環境保護方面設計到的指標又比較多，將各項指標和觀測結果進行整理和收集，工作量更為龐大。而現在，信息化數據能夠較為簡捷地實現這一過程，在檔案庫中利用計算機技術制作各種圖標、進行數據的計算，對各類形態的數據信息進行綜合處理，不僅工作效率能實現很大的提高，分析的結果也更具科學性，可以再最大程度上保護資源，為當地制定環境的發展策略提供數據支撐。
綜上所述，實現規劃局的檔案信息化管理不僅是必要的，而且也是緊迫的，其不僅能夠促進規劃局管理工作的進一步發展，更是我國發展信息化管理必須要邁出的重要一步。如果其沒有實現檔案的信息化管理，其必將出現與現實、與社會需求脫節，影響工作效率及效益。所以說，筆者以此文章為引，以期使信息化管理受到社會及領導層面的廣泛重視，為規劃局的管理工作打開一個新的局面。
參考文獻
[1]辛亞達.動態利用檔案充分釋放價值――杭州市規劃局綜合檔案管理系統建設[J].信息化建設，2005，07：51-52.
