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信息化基本內容
企業人事檔案管理信息化的核心內容是計算機技術的應用，信息化的主要表現就是利用計算機來對檔案信息資源進行管理。它概括為以下幾個方面的基本內容：
――檔案信息數字化。人事檔案信息數字化是整個檔案管理信息化的基礎，其他環節都建立在此基礎之上。傳統介質檔案的管理是以紙質檔案管理為主，而信息化管理則必須把這些紙介質的信息轉變為數字化信息，即一方面要把以前形成的傳統檔案通過電子掃描轉化為數字形式，另一方面要在日常工作中全面推行無紙化辦公，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現數字化。
――檔案信息網絡化。以往的人事檔案服務主要是以面對面的形式為主，即服務對象必須親自到檔案室檢索、查閱、辦理借閱手續，這樣不僅效率低，而且也給管理人員和借閱人員帶來諸多不便。實現以網絡為基礎的信息化管理以后，借閱者可通過網絡提交借閱申請，管理人員通過網絡審核后即可按規定借閱，借閱者無須親臨檔案室，這給服務對象無疑帶來了極大的方便。
――檔案檢索自動化。在傳統檔案管理方式中檢索是依賴大量的檔案檢索卡片進行的，走進閱覽室首先看到的是一大排的卡片柜，借閱者要在大量的卡片中檢索出需要的信息，甚至有時還無法找到所需要的檔案資料，如此的效率必然是很低的。通過客戶端從數據庫中進行檢索，其速度、效率是傳統檢索工具無法比擬的。
――檔案利用一體化。檔案利用一體化是將上述三個方面整合起來，使檔案管理的各項活動一環緊扣一環，成為一個連續的整體，以便獲得更高的效率。實現檔案利用一體化的基礎是建立一個統一的計算機系統，包括硬件和軟件。
如何設計信息化
人事檔案管理信息化的實現，必須考慮到人事檔案管理的實際問題。根據問題按照企業的具體情況，分析研究，找到切實可行的解決辦法。
功能設計
人事檔案管理系統從功能設計上要求具有組織機構管理、人員信息管理、人事檔案目錄管理、人事檔案的轉遞管理、人事檔案的查（借）閱管理、人事檔案室基礎設施管理、零散材料收集（接收、轉遞）管理、檔案整理記錄、缺失材料登記管理、相關統計查詢管理等功能。
具體地講，組織機構管理就是根據企業具體情況進行分級管理；人員信息管理指的是人員的基本信息，主要包括姓名、性別、出生日期、身份證號、檔案編號等；人事檔案目錄管理是指人事檔案管理的主要內容，包括檔案材料類號、同一類別中的序號，形成材料時間、份數、頁數、備注等，這些信息的維護可以自動生成檔案目錄直接打印出來；人事檔案的轉遞管理包括轉遞類別（轉入、轉出）、轉遞日期、對方單位名稱、轉遞原因、轉遞編號、轉遞方式（專人、機要）、經辦人、檔案轉遞單的自動生成打印、回執日期、回執人等；人事檔案的查（借）閱管理是指做查（借）閱記錄，包括查（借）閱方式、日期、查（借）閱天數、查（借）閱人、查（借）閱原因、經辦人、批準人、歸還日期等，系統還應具有查（借）閱到期自動提醒功能；零散材料收集（接收、轉遞）管理是指做好檔案整理前的重要工作，主要內容可以與檔案目錄管理內容合并記錄；檔案整理記錄及缺失材料登記管理就是要定期整理，包括整理時間、整理人，同時應按照員工的實際情況確定缺失的材料名稱，以便于管理人員向相關部門收集，收集后應增加材料補齊時間；相關統計查詢管理包括人員查找、內容查找、模糊查找等各類查詢功能，統計功能包括人員統計、檔案數量和材料統計、查（借）閱統計等功能，等等。
系統設計
在設計系統時，應考慮各方面的問題，主要有：
――代碼管理。盡量采用標準的代碼方式管理，這樣既能保證計算機高速運行，又容易與其他系統軟件兼容。
――檔案材料內容處理。由于人事檔案屬于機密，其內容不能隨意泄露，對于檔案材料的具體內容可以采用電子掃描的方式進行錄入，以保持材料的原貌。這就對人事檔案管理人員的計算機掌握水平提出了比較高的要求。
――與人力資源管理系統的銜接。人力資源管理系統主要包括組織機構管理、人員信息管理、薪酬管理、社保管理、時間管理、招聘管理、績效管理、培訓管理等功能，其中，組織機構管理、人員信息管理中的許多內容與人事檔案管理系統相通，兩個系統存在共同維護的需要，故在設計人事檔案系統時應考慮通過技術手段，直接使用人力資源管理系統中的組織機構和人員信息，這樣既能保證人力資源管理和人事檔案管理達到資源共享，又能避免兩套系統數據維護出現不一致的情況。
――系統軟件的網絡連接。人事檔案管理與人力資源管理一般是不同的崗位，需要不同人員進行管理。兩套系統既要實現數據共享，又要求分開使用，尤其是人事檔案管理系統要求在人事檔案辦公室中操作。由于人事檔案屬于保密范圍，如果系統與網絡相連將涉及商業秘密問題，如果不通過網絡連接就很難做到數據同步性，這就給人事檔案系統使用單機版還是網絡版造成了矛盾，而解決該矛盾的方法是雙版合用，平時維護檔案信息時使用單機版，數據更新和備份時使用網絡版。
統籌兼顧信息化
人事檔案管理信息化建設涉及企業的管理體系、檔案人員的技術素質、資金投入等多方面的問題，需要統籌兼顧、全面考慮。
領導高度重視。加強企業人事檔案信息化建設，首先離不開企業領導的關心和支持，并在資金、設備、人員等方面予以必要的投入，從各方面關心檔案信息化工作的進程。企業各級領導尤其是主管檔案工作的領導，應經常過問此工作、了解現狀、提出要求、下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助其解決工作中出現的困難和問題。
人員適時培訓。人事檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程，始終要依賴于檔案人員的高素質。因此，檔案管理人員不僅要熟練掌握傳統的檔案管理技術，還必須能熟練運用計算機以及其他現代化辦公設備進行電子文件的制作、使用和維護。這就需要對檔案管理人員進行繼續教育，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。
設施務必跟進。軟硬件基礎設施是人事檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源電子化轉換、信息存貯以及開發利用的基礎所在。這就要求企業應該投入足夠的資金添置必要的計算機硬件設備和應用軟件，同時還應加強網絡配套建設，這樣才能為檔案信息的轉換、傳輸和資源共享提供必要的技術保障。
建立標準規范。標準規范是人事檔案信息化建設的重要基礎之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理以及檔案信息資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等。一方面，企業人事檔案管理要采用適應信息化的新規章、新標準，另一方面企業自身也要加快人事檔案信息化管理規范的制訂和使用，包括推行無紙化辦公和電子文件歸檔、計算機管理和檔案檢索等。
新舊模式轉變。推行人事檔案信息化管理必然會存在一個由傳統模式向電子化模式轉變的過程，在此過程中必須確保日常的檔案管理活動仍然能夠正常運轉，不出現因為過渡而影響檔案的保存和利用。較為妥當的方法是在過渡階段采取雙軌制，即兩種管理方式在一定時間內同時存在，直到新的方式能正常運行。
[關鍵詞]供電；企業；人事檔案；信息化管理；措施
[中圖分類號]C36 [文獻標識碼]A [文章編號]1672-5158（2013）06-0429-01
人事管理是供電企業管理的重要內容，它對于企業的正常供電具有很大影響?？茖W高效的人事管理有助于提升供電企業管理水平，最終實現正常供電。人事檔案管理是人事管理的重點，檔案管理涉及到供電企業的每一個員工，科學高效的檔案管理有助于企業管理者快速地了解每個員工的情況，同時也是保證員工自身利益的重要手段。在新形勢下，供電企業面臨的環境更加復雜，高效的檔案管理就成為了企業的必然選擇。
隨著信息技術的發展，計算機網絡技術在供電企業的正常生產經營中應用越來越廣泛，計算機網絡技術在供電企業中的應用有效提高了供電效率。在新形勢下，加強計算機網絡技術在供電企業人事檔案管理中的應用，實現人事檔案的信息化，就成為了供電企業實現長遠發展的必然選擇（圖1）。
（1）人力資源管理系統界面
一、企業人事檔案信息化管理的必要性
在探討如何實現企業人事檔案信息化管理之前，我們不妨來了解一下為什么要實現供電企業的人事檔案管理信息化，只有在充分明確了供電企業人事檔案信息化的必要性之后，才能真正實現這一目標，筆者認為實現供電企業人事檔案信息化管理是提升人事管理效率的必然措施，是提高供電企業核心競爭力的重要措施。接下來，筆者就來詳細分析這兩個方面。
（一）企業人事檔案信息化管理是提升人事管理效率的必然選擇。人事檔案管理是人事管理的重要內容，加強人事檔案管理有助于提升供電企業人事管理的水平。在信息技術日益發展的今天，充分利用信息技術來進行管理已經成為了供電企業的必然趨勢。目前人事檔案管理工作還存在著許多問題，這些問題嚴重制約著人事管理的效率，而要解決這些問題，很大程度上依賴于人事檔案信息化管理。
（二）企業人事檔案信息化管理是提升核心競爭力的重要手段。企業人事檔案信息化管理與傳統的管理方式相比，有很多新的特點。在信息化管理階段，企業人事檔案管理實現了由分散管理向集中管理的轉變，由細節控制向核心監控的轉變。這兩方面的轉變是信息化的必然，也是目前供電企業管理缺少的，是制約供電企業核心競爭力的關鍵因素。因而加強供電企業人事檔案信息化管理就成為了供電企業的重要手段（圖2）。
（2）企業電子管理系統
二、加強供電企業人事檔案信息化管理的措施
上文分析了供電企業人事檔案信息化管理的必要性，接下來，就來充分論述如何加強信息化管理。筆者認為實現供電企業人事檔案信息化管理，供電企業要做到三點：一是要建立完善的檔案管理網絡；二是要建立健全人事供電企業人事檔案信息管理運行機制。三是要加強人事檔案數據采集工作的管理。接下來，筆者就來詳細論述這三個方面的內容。
（一）建立完善的檔案管理網絡。實現供電企業人事檔案信息化管理，我們首先要建立完善的檔案管理網絡。供電企業人事檔案管理要以項目主管為核心，檔案室作為業務部門，各個分室為具體負責的企業人事檔案管理網絡。在人事檔案管理中要在電力主管部門的統一協調下，聯系日常管理工作來進行有效管理，除了要負責協調之外，主管部門還要認真監督檢查具體業務部門檔案管理和移交工作。在檔案管理中要堅持集中保管原則。
（二）建立人事檔案信息化管理的運行機制。供電企業在進行檔案信息化管理過程中要嚴格遵守國家相關的政策，法律法規，以及企業的保密制度。在檔案管理過程中要嚴格保守企業秘密。要派專人負責數據采集，檔案信息數字化，數據上傳與加載等工作。
（三）加強人事檔案數據采集工作的管理。數據采集是供電企業人事檔案信息化管理的首要步驟，同時也是最為關鍵的步驟。在人事檔案信息化管理中要重點關注數據采集工作的管理。做好數據采集管理工作，筆者認為要做好三方面的內容。一方面是要完成檔案管理工作流程的數字化。另一方面是要在項目擴建之后，要完成數據資源更新工作。最后一個方面是要保證供電企業人事檔案的完整性。
（3）人事檔案電子化案例（圖3）
隨著我國信息技術的發展，計算機技術和網絡通信技術在供電企業人事檔案管理中的作用越來越重要，加強供電企業人事檔案信息化管理是提高人事管理效率的必然選擇，是提升供電企業核心競爭力的必然選擇。供電企業管理人員要高度重視人事檔案信息化管理工作。本文提到了加強信息化建設的三個措施，在檔案管理過程中，企業管理人員要重點做好人事檔案的數據采集管理工作。要重視供電企業網絡基礎設施建設，要建立健全人事檔案信息化管理運行機制。供電企業要定期對網絡通信系統進行檢測，發現問題要及時處理。
參考文獻
[1]熊真勤，淺析供電企業人力資源管理[J]中國產業，2012（10）
黑龍江省電力科學研究院人力資源部
[摘要]在信息技術快速發展的帶動下，科研院所人力資源管理加快了科學化和現代化的發展步伐。但相對于其他行業來講，科研院報信息不僅種類較多，而且數量十分龐大，而在管理方式上卻較為落后，從而導致工作效率低下。所以在現代科研院所人事資源管理現代化的實現過程中，需要加快科研院所人事檔案管理信息化的實現。文中從科研院所人事檔案信息化管理的重要意義入手，分析了科研院所人事檔案管理系統的主要功能，并進一步對加強科研院所人事檔案信息化管理的措施進行了具體的闡述。
[
關鍵詞 ]科研院所；人事檔案管理；信息化；意義；功能；措施
人事檔案是人事部門對個人業務管理和評價的重要依據，是單位進行選拔人才、錄用人才的重要憑證。在科研院所人力資源管理工作中，對人事檔案進行管理屬于最基礎的一項工作，通過人事檔案可以考察和了解個人人力資本的提升情況。人事檔案信息化管理是以計算機技術為核心，從而對人事檔案信息資源實行數據化管理，不僅有利用人事工作效率和質量的提升，而且對加強人才隊伍建設，合理配置人力資源也具有十分重要的意義。通過人事檔案信息化管理，可以更好的將人力資源管理的優勢和潛力發揮出來，能夠為科研院所人才隊伍建設提供良好的服務。
一、科研院所人事檔案信息化管理的重要意義
（一）是當前社會網絡信息化發展的必然要求
目前在我國日常的工作和生活中，信息技術和網絡技術已成為不可或缺的重要工具，對工作效率和工作質量的提升起到了極其重要的意義。在這種情況下，科研院所為了能夠更好的與時展要求相適應，在人事檔案管理工作中加快了網絡技術和信息技術的應用，利用先進的技術手段來對人事檔案信息進行歸檔和儲存，并建立了檔案信息數據庫，加快推動了科研院所人事檔案信息化管理的進度，為科研院所人事檔案管理效率的提升起到了積極的推動作用。
（二）解決科研院所人事檔案管理不足的需要
長期以來我國人事檔案都是采用人工方式進行管理，不僅服務效率較低，而且程序較為繁瑣，不能全面實現對信息的獲取，工作強度較大。科研院所實施人事檔案信息化管理，利用計算機技術、網絡技術和通訊技術等來更好的滿足用戶對檔案信息的需求，可以隨時查詢檔案數據，有效的確保了人事檔案服務質量和工作效率的提升。
（三）科研院所加快發展的現實需求
在人事檔案信息化管理過程中，由于創建了不同類型的人事信息數據庫，科研院所可以通過各類不同的數據庫更好的了解和掌握本單位人員的各種信息，從而合理對人力資源進行配置，確保更好的將人力資源的重要作用得以發揮出來。
二、加強科研院所人事檔案信息化管理的措施
（一）確保人事檔案材料的真實性和有效性
目前科研院所加快了檔案管理的信息化建設工作，人事檔案已從傳統的紙質開始發展為電子檔案。從電子檔案的本質上來講，其屬于一種計算機數據，其建立是以紙質文檔數據為基礎，通過對其進行掃描、加工和處理，從而完成人事電子檔案的構建。這就需要在建立電子檔案時，需要確保信息來源的真實性和有效性，這是電子檔案存在的重要的基礎，對于電子人事檔案的真實性存在異議時，可以通過將其與紙質人事檔案來進行核對和驗證，從而對電子人事檔案的權威性和真實性進行明確。電子檔案建成后，人們可以通過人事檔案信息化管理系統來設置不同的查閱、查詢的訪問權限，有效的保證人事檔案的安全性和保密性。
（二）加強人事檔案信息化數據的安全性和保密性
電子檔案的建立、使用、管理，享受著現代計算機和網絡技術帶來的方便、快捷、高效的好處，同時也存在著程序漏洞、黑客入侵等計算機安全風險。一是做好安全、保密防范措施，在技術手段和制度管理上下功夫，做好系統維護與升級，降低崩潰風險；二是做好相應級別備份機制，定期備份，預防數據丟失，同時采取多種存儲介質保存檔案數據；三是明確數據公開范圍，嚴格設定修改、訪問權限，做到既適度公開又有一定保密性，預防重要信息數據外傳和非正常更改。在一些特殊人事檔案如涉密、人員調查、舉報材料上不適宜擴范圍，應該嚴格設置權訪問，以保護當事人的正當個人隱私不受侵犯。
（三）增強人事檔案管理人員的責任感和使命感
人事檔案信息化管理的關鍵在于檔案管理的工作人員業務素質，培養一支信息技術專業化的人才隊伍。要完善人事檔案管理工作細則，使人事檔案案卷的整理、歸集更科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。他們必須是在思想上作風優良，能不唯上、不唯書，實事求是的組織工作干部。他們同時還必須是在業務上理論知識扎實，能鑒別人事檔案的真偽性、全面性、時效性、重復性，進行正確的分門別類。人事檔案管理在人事管理在人才專業隊伍建設中起著重要的作用，人事檔案管理人員責任重大，使命光榮，勝任這一工作應該是具備較強的文字處理能力、綜合分析能力，既有人事檔案管理業務知識又有信息技術知識和優良品德的復合型人才。
三、結束語
科研院所實施人事檔案信息化管理，有效的將現代化先進的人力資源管理理念和信息技術結合起來，實現了科研院所人力資源信息的高度集中化管理，構建了適度開放和科學透明的人事檔案信息交互平臺，加快了科研院所人力資源管理工作的順利開展。科研院所人事檔案信息化管理的實現，其有效的將檔案管理人員從繁重的日常事務中解放出來，使其有了更多的時間和精力來強化自身的專業知識和技能，這對推動科研院所人事檔案管理工作的信息化、數字化、規范化的實現具有極為重要的意義，為科學技術研究事業的發展奠定了良好的基礎。
參考文獻
[1]劉英,杜清玲.加強人事檔案信息化管理保障人事檔案知情權[J].蘭臺世界,2010(1):57-58.
（一）信息化服務是人事檔案管理服務工作的重要手段和發展方向。人事檔案的信息化有利于提高檔案管理服務工作效率，實現查詢快速化、信息管理標準化、證明出具規范化、數據統計準確化等目標。有利于推進檔案數字化，為跨地區檔案信息的共享和管理服務水平的提升奠定基礎。
（二）以人為本理念始終貫穿于人事檔案信息化管理與服務的整個過程。人事檔案管理與服務是針對組織或個體獨立的信息化服務工作，堅持以人為本的理念，提高人事檔案的信息化管理與服務水平有利于充分利用現有資源，服務更多的人群，進而真正做到以人為本。
（三）信息化服務是傳統人事檔案管理體制機制的有益補充。傳統的人事檔案管理與服務工作中存在的諸如棄檔、篡改檔、保管不嚴及管理與服務水平不高等弊端日益凸顯，這嚴重影響了人事檔案管理的整體質量及檔案信息參考價值的有效發揮等。因此，通過對人事檔案信息化管理與服務工作的探討，有利于完善我國傳統的人事檔案管理工作體制機制，更好地為我國經濟發展服務。
二、我國人事檔案信息化管理與服務的現況
（一）人事檔案信息化管理與服務體系基本形成。按照人事檔案管理相關規定，我國的人事檔案是由各級組織人社部門實行集中統一和分級負責的管理體制。伴隨著人事檔案管理體系的形成，我國由各級檔案管理部門組成的人事檔案信息化管理與服務體系框架初成，他為各級各部門在人力資源管理與開發中提供了重要的信息依據，對人力資源的合理配置奠定了基礎性作用。
（二）人事檔案正在由傳統的管理服務模式向信息化管理服務模式發展。人事檔案的信息化管理與服務，就是通過先進科學技術的有效利用，達到提高檔案的管理水平、服務效率及質量和充分發揮人事檔案開發與利用價值的目的。具體的說就是利用計算機及互聯網等技術對人員檔案信息進行記錄及跟蹤，并進行綜合分析，正是由于這項技術的廣泛應用,大大提高了人事檔案的信息化管理與服務水平，有效摒棄了傳統人事檔案管理薄弱、內容陳舊、信息不準確、服務效率低等弊端。
三、我國人事檔案信息化管理與服務中存在的問題
（一）工作人員綜合素質不高。從我國各級人事檔案管理部門人事檔案管理工作的實際來看，部分單位存在著招聘檔案管理工作人員隨意、專業化程度低、管理混亂等現象，這影響了檔案管理整體水平的提高及人事檔案價值作用的有效發揮。
（二）管理與服務體制不健全，服務意識不強。當前許多部門（機構）尤其是一些企事業單位對人事檔案管理工作不夠重視，管理體制不健全，檔案管理設施、場地等不符合規定，服務意識不強，信息化服務水平低，而人事檔案管理與服務工作是人事工作的重要組成部分，檔案管理服務水平低下的現狀，已不能適應當今社會快節奏的人事工作和國家發展的新要求，影響著檔案管理人與記載人整體工作進展與個人的事業發展。
（三）信息化管理與服務水平低，檔案價值功能弱化。人事檔案管理與服務的信息化，需要一套完整的工作制度、設施設備、信息技術等與之相匹配，而許多單位這些都不健全，導致了材料收集歸檔不全、不能及時更新、信息可靠性降低、管理與服務水平不高等現象的發生。服務模式在很大程度上還停留在過去的那種紙質信息記錄，現代信息技術利用水平低，即使部分利用了也只是滯留在低水平運轉，缺乏先進的信息技術管理系統，不能充分發揮人事檔案的應有功能。
四、以人文本，加強人事檔案信息化管理與服務的幾點思考
（一）大力優化工作人員綜合素質，廣泛宣傳人事檔案工作重要性的社會知曉度。一是要強化工作人員的檔案意識。各級人事檔案管理部門既要強化對人事檔案管理工作的領導及重要性的認識，更要注重培養提高檔案管理工作人員自身的政治素養與業務素質，使工作人員充分認識到人事檔案在工作中的重要作用。二是要建立嚴格的工作人員錄（聘）用制度，選拔具有一定專業素質的人員從事檔案管理工作，以提高檔案管理工作水平。三是要通過采取多種舉措廣泛宣傳人事檔案管理工作的重要性，營造社會認知檔案工作的濃厚氛圍。
（二）充分利用現代信息技術，整體提高人事檔案信息化管理與服務水平。為實現人事檔案管理工作的整體推進，要定期開展專職人員的技能培訓，不僅是檔案專業知識方面的，還要包括計算機及互聯網等應用技能，以滿足新時期檔案信息化管理與服務工作的需要。
【關鍵詞】人事檔案；信息化管理；文檔一體化
計算機技術、數字技術和網絡技術的發展，標志著人類記錄信息、傳達信息及留存信息的方式發生了變革，從紙質文本時代進入電子文本時代，時代的變化催生了近代檔案學理論的誕生，直接影響著檔案工作模式和管理觀念發生了變化。我國人事檔案信息化管理就是這一時代變革所引發的產物，。目前我國人事檔案信息化管理已經取得了一定的經驗，但仍有必要從理論和實踐兩個方面予以更深入的探討，畢竟計算機技術、數字技術和網絡技術發展態勢依然迅猛，人事檔案管理中的新情況和新問題也在不斷出現，充分認識人事檔案信息化管理的理論和實踐的目的，就是為與時俱進地、高質量高效率第做好這項工作打下良好的基礎。
一、人事檔案信息化建設的內涵與作用
1.人事檔案信息化建設的內涵
“檔案信息化建設”的第一次正式提出是在2000年全國檔案工作會議上， 隨后檔案信息化建設便在全國蓬勃開展起來。《檔案信息化建設導論》一書將“檔案信息化”定義為： 在國家檔案行為管理部門的統一規劃和組織下， 在檔案管理活動中全面應用現代化信息技術， 對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。也就是說，各高校要在各級領導及相關部門的高度重視下， 統一組織和規劃，采取一切有效措施和途徑，充分應用計算機技術、現代通信技術和網絡技術等信息技術，對潛在于高校人事檔案中的信息資源（ 非保密性的人事檔案信息） 進行整理、開發、管理并提供利用服務， 實現高校人事檔案信息資源向社會效益和人才效益的轉化，它具有整體性、動態性、條件性等基本特征。人事檔案信息化建設涉及的內容很多， 而且會隨著時代的發展而不斷豐富和變化。
2002年國家檔案局中央檔案館頒布的《全國檔案信息化建設實施綱要》中指出檔案信息化建設一般包括檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案管理應用系統建設、檔案信息化標準規范建設、檔案信息化建設人才隊伍建設和檔案信息安全保障體系建設六個部分，這對全國檔案信息化建設提出了具體的要求，人事檔案信息化建設是檔案信息化建設中的重要組成部分，人事檔案信息化建設自此被指明了方向，全國人事檔案信息化管理實踐全面開展。
2014年人事檔案管理新規范及加強干部選拔任用工作監督等規定出臺。為當前人事制度改革以及檔案信息化建設打下了更加堅實的基礎。
2.人事檔案信息化建設的作用
人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件，是單位人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎，對單位考察和識別干部選拔優秀人才，加強機關單位干部隊伍建設，促進工作、監察、黨政管理的開展具有重大作用。在檔案信息計算機檢索系統中采用現代計算機網絡通信技術，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯機檢索，發展為智能檢索及網絡檢索，實現檔案信息傳遞網絡化。另外，人事檔案通過計算機的管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作的效率。并且，與傳統檔案資料相比，數字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網絡快速傳遞，提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本。
隨著信息技術迅猛發展和廣泛應用，人事檔案信息化的重要性日益凸現出來。人事檔案事業的發展只有朝著信息化的發展目標邁進，才能改變人事檔案利用的種種局限，使人事檔案管理從封閉走向開放，實現人事檔案的現代化管理，也只有實現人事檔案信息化，才能不斷發揮人事檔案的價值，提高人事檔案工作的社會地位，實現人事檔案事業的跨越式發展。
二、在加強文檔一體化建設的基礎上加強人事檔案信息化管理
1.完善文檔一體化管理業務規范人事檔案管理信息系統的建設需要投入相當大的人力、物力、財力。鑒于系統建設是一項技術密集、資金密集、勞動密集的工作， 檔案管理部門要建立信息系統并非易事， 因此在系統設計過程中，要確保字段設定嚴格執行標準化和規范化，這是文檔一體化和資源共享的基礎，也是今后在網絡上進行數據交換的根本保證。從文書處理用紙、文件傳閱單，到立卷的卷皮、卷盒及各種裝具， 一律采用國家統一規格產品，同時要統一編號。
2.加強文檔一體化軟件的統籌規劃
對于文檔一體化軟件的開發，首先必須樹立前端控制的思想。前端控制就是把文件生命周期各個階段的管理要求放在文件設計階段予以考慮。在文檔一體化的軟件系統設計中，要推廣使用兼容性強、應用性好、智能程度高的辦公信息系統， 使文件與檔案的運轉、傳遞、處理、管理以及開發利用更加方便快捷， 形成一個滿足現代化辦公環境的文檔一體化協調發展的技術保障體系。其次依據各部門的職能， 按照標準化、規范化的要求， 調整、制定適應于文檔一體化管理的分類方案與保管期限， 并使之代碼化， 對各種表明檔案信息內容特征的著錄與標引加以統一。
【關鍵詞】：人事檔案；信息化；管理
引言
檔案信息資源是國家的一項基礎性信息資源，檔案信息化是國家信息化的重要組成部分。黨和國家實施“大力推進信息化，加速建設現代化”的發展戰略，對檔案部門提出了新的任務，也為檔案部門信息管理的創新提供了難得的發展機遇。人事檔案管理也應抓住這一機遇，實施由傳統管理到信息化管理的轉變，充分發揮人事檔案信息的作用。
1檔案信息化的概念
所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代化信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。這是一個長期的發展過程，在這一過程中，要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。目前的信息技術已經能夠很好地運用計算機網絡、數據庫的開發來處理現實的信息資源。檔案信息化工作就是利用信息技術手段來實現館藏各類檔案的數字化、網絡化、電子文檔管理一體化及檔案信息提供利用網絡化。
2人事檔案信息化管理的意義
2．1信息化建設是信息社會的要求，也是人事檔案信息社會化的需要。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益顯現出來。滿足群眾需求，為社會服務，既是檔案工作的出發點，又是檔案工作的目的，加快檔案信息化建設，是我國迅速發展的政務信息化對檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發展的需要，也是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。
2．2信息共享，為社會提供全方位的人事信息，提高勞動效率與工作質量。人事檔案管理多媒體信息網絡系統提供了人事管理過程中所需要的全方位的人事信息。我們不但可以快速準確地獲取人事的自然情況、簡歷、素質、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢人事諸如工作、學習、生活等方面的聲音和影像資料，了解人事全方位的綜合信息。可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態了解人事的傳統方式。通過網絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復勞動。
3人事檔案信息管理的目的
人事檔案信息化管理以提供利用為目的，還體現在要通過信息維護，及時更新檔案中變化的信息數據，使人事檔案信息與原檔案材料保持一致，從而達到人事檔案信息管理始終處在一個動態管理之中，讓人事檔案由傳統的手工管理向信息化方向轉換，這是對人事檔案信息管理的基本要求。也只有這樣，才能使人事檔案信息在激勵人才和人力資源組織管理與開發中發揮更大作用，真正服務于人事管理工作。
4人事檔案信息化應遵循的三大原則
規范性原則：制定和實施人事檔案工作標準和規范，是人事檔案工作信息化的需要，是提高工作質量和效率的需要。通過館藏檔案數字化接收電子文件，應該堅持規范性原則，制定相應的規范和法規，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發生。
安全性原則：隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證人事檔案信息的安全性。
效益性原則：人事檔案信息化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。要根據自身的能力、館藏基礎。分析用戶需求，考慮館藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，可以帶來巨大的經濟、社會效益；利用率不高的檔案則無需數字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。從某種意義上說，特色就是優勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創造效益與價值的關鍵。
5加強人事檔案信息化管理的措施
《全國檔案事業發展“十五”計劃》又把信息化建設列為戰略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務。歸納其主要內容有：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用。保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并入國家信息網。實現館藏檔案數字化、傳輸網絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
5．1加強基礎設施建設
電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在人事檔案管理上，運用計算機進行人事檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機。提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度。逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網，使各項工作都網絡化，加強人事檔案的利用。
5．2人事檔案信息資源建設
5．2．1人事檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對人事檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。人事檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于人事檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質人事檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。
5．2．2加強人事檔案目錄數據庫建設
我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，人事檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應人事檔案信息資源共享的要求，需要加強人事檔案日錄數據庫建設，開發標準化的人事檔案管理系統，加強人事檔案目錄的輸入，保存。
5．3人事檔案信息化人才的培養
從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中人事檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分人事檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上人事檔案信息化了，因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新更科學、更先進的管理方法，因此必須通過各種途徑加強人事檔案業務人員培訓工作，提高人事檔案業務人員的管理水平。
結束語
為了實現人事檔案的信息化管理，各級人事部門應當重視人事檔案信息化管理人才的培養，加大智力投資力度，優化智力投資方式，以最新信息理論與信息技術為人事檔案管理人員充電，使他們勝任人事檔案信息化管理工作。要為人事檔案信息化管理提供條件，以便在人事檔案信息利用的權限范圍內，建立能夠全方位、多層次、立體化地提供信息服務的更科學、更快捷、更方便的人事檔案信息管理模式，滿足社會對人事檔案和人事工作的需求。要關心人事檔案管理人員的自身發展，盡快培養一支適應人事檔案信息化管理的人才隊伍。人事檔案管理人員要加強終身學習，不斷更新知識，完善知識結構，以適應人事檔案信息化管理的需要。
參考文獻：
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【2】沈瀟．淺析檔案管理信息化管理探索【J】．管理探索，2007，4．
信息化是當前檔案管理工作的重要發展趨勢，同時也是提升檔案管理水平的一項必然舉措。現階段干部人事檔案管理工作開展的過程中，整體信息化管理工作的開展依然具有很大的提升空間，信息化的價值與優勢需要通過不斷地探索和改進才能得到最大限度地體現。本文就圍繞推動從人事管理創新的目標，當前人事檔案信息化管理工作開展的相關問題進行了分析和探討。
關鍵詞：
干部人事檔案；信息化建設；人事管理創新
0引言
在當前信息化時代，各行各業都呈現了重要的信息化發展趨勢，檔案領域的工作更是如此。針對于干部人事檔案管理工作來說，信息化也已經是其中非常重要的一個環節和工作路徑[1]。為了對于人事管理工作進行合理的創新，我們必須要從干部人事檔案管理工作入手，將信息化的價值與優勢進行更好地發揮，更好地將檔案管理工作的作用進行體現，為人事管理工作提供更加高效、可靠、高質量的檔案資源支持，更好地推進和促進人事管理工作的全面創新。
1干部人事檔案信息化管理對于人事管理創新的意義
對于人事管理工作來說，檔案工作的重要性是毋庸置疑的。要想實現對人事管理工作的創新，我們就必須從一個更加科學、客觀的角度對于信息化建設工作進行接受和認同，正確地認識到信息化建設工作所帶來的優勢和改變，客觀地對待和接納信息化建設工作的開展。在以往干部人事檔案管理工作中，過于傳統的管理方式導致了工作陳舊、效率很低，這從另一方面也影響了檔案管理工作人員自身的創新能力和創新意識，讓其在工作中止步于當前現有的成績。在日常工作中，傳統的管理思路下，僅僅關注與年度、月度的立卷歸檔案卷數量，查詢服務提供的數量，而對于具體人事管理工作卻沒有提供可靠的檔案信息的支持，對于檔案管理工作的價值沒有進行充分的發揮和改進。在信息化管理的影響下，干部人事檔案管理工作的效率得到了大幅度的提升，并且整體檔案管理工作的主動性也得到了更好地強化。檔案管理人員在日常工作中得以從枯燥、重復的勞動中解脫，他們可以投入更多的精力在自身工作的創新當中。只有這樣，人事干部檔案管理工作的效能才能得到進一步的提升，同時也可以更加主動地思考如何從自身的角度入手，為人事管理創新活動提供有效地檔案信息資源，不斷地將超前的意識進行融入，提升自身的服務意識和服務能力。
2干部人事檔案信息化管理工作的開展思路
第一，加強基礎設施投入。對于檔案管理工作來說，信息化管理的基礎就是各類齊備的基礎設施。干部人事檔案資料本身在信息化管理發展的過程中，整體信息資源的數量和種類逐漸增加，如何與時俱進地對基礎設施進行改善，從硬件層面上滿足衛生計生事業單位的發展需求是非常關鍵的[2]。在當前信息化管理驅使下，我們要做好配套設施的保障，檔案管理人員要結合自身檔案管理工作的需求，合理地采購電腦、打印機、復印機、掃描機、存儲器、檔案資料等相關設備，并且做好管理和控制，做到電子件與紙質資料件的內容完全一致。第二，加強人才培養。對于檔案管理工作來說，信息化的開展需要一批優秀的專業人才來進行實現，針對于人才方面的需求，我們予以重視，并且加強對優秀人才的引進，不斷提升人才隊伍的綜合素質和水平。結合當前人才隊伍構成情況，積極引入合理的培訓模式，系統化地展開對于在崗人員信息化管理水平的培養，讓其自身的操作能力和實戰水平得到更好地提升。目前，一部分鄉鎮衛生院的檔案管理人員本身沒有經過專業的檔案方面知識的學習，雖然他們工作經驗上十分豐富，并且可以確保接收、審查、歸檔以及各類傳統檔案業務工作中發揮了重要的職能作用，但是當前信息化檔案管理環境下，我們必須要認識到保持強大學習能力的重要性。結合隊伍構成情況，構建一支復合型、高素質人才隊伍，這是當前檔案管理工作開展中所應該關注的一個內容。檔案管理工作中，也要融入績效考核，從更多的角度來實現對在崗人員的有效激勵，檔案管理人員自身也要提升認知、與時俱進地提高自己，打造優秀的服務意識和業務能力。對于當前知識經濟時代，很多管理理論和方法都需要我們進行深入的學習和研究，檔案管理者要接受新環境所帶來的挑戰，勇敢地進行創新，打破以往檔案管理工組中的問題，為檔案管理信息化工作的構建一條平坦的路徑。專職人員要對檔案信息化管理業務工作進行充分認識，滿足干部人事檔案管理工作的新需求。第三，對工作模式進行合理地創新。在科學技術發展影響下，我們要清晰地認識到，檔案管理工作信息化已經成為一個必然趨勢和方向，面對新的發展挑戰，我們要勇敢地對信息化管理工作進行調整，創新工作模式，完善當前信息化管理策略，盡最大可能將信息化管理的效能進行更好地發揮。工作模式創新的過程中，我們要化繁就簡，對于現階段一些不必要的過于繁瑣的流程進行縮減，提升流程的整體效率?，F階段，雖然信息化管理平臺已經得到了大幅度的應用，但是其應用深度還十分有限，大多數僅僅集中于對單項目錄的檢索、錄入、輸出等方面。在實際工作中，我們要認識到檔案管理工作的開展，信息化管理工作是全方位的，而不是僅僅體現在這幾個工作環節和內容當中[3-4]。例如，在檔案管理上，可以融入互聯網的管理思路，采取條形碼來對于檔案號進行替代啊，這樣可以提升歸檔和查閱的效率，同時管理上也更加安全可靠。信息化管理模式下，我們需要進行不斷地探索和了解，對于具體工作中出現的各類問題進行更好地解決，這樣才能得到提升的效率和保障效果的目標。
3結論
總的來說，對于當前干部管理工作的創新來說，干部人事檔案信息化發揮著重要的作用，針對當前人事管理工作的創新需求，我們要勇于應對挑戰，切實地在其位、謀其事，銳意進取、不斷探索，真正地將干部人事檔案信息化的價值進行發揮和體現。
參考文獻
[1]韓寶豐.加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新[J].辦公室業務.2016（23）.
[2]張潔.醫院人事檔案信息化管理及其創新[J].企業改革與管理.2016（14）.
[3]凌玉華.淺談信息化對高校人事檔案管理人員素質的新要求[J].科學咨詢（科技•管理）.2012（10）.
