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1 醫德醫風管理系統的具體應用與主要內容
在當代，我國經濟的迅速發展也大大推進了信息化技術的進程。近幾年，隨著我國醫院規模的不斷加大和患者數據的增加，醫德醫風電子化管理憑借其獨特的優勢，受到了各大醫院的青睞。同時對于實現醫院管理現代化、信息化也起著積極作用。
寬城滿族自治縣醫院黨委辦公室經過幾年的摸索和實踐，于2012年正式投入使用醫德檔案信息化管理平臺，這一平臺的實行使全院的醫務人員工醫德醫風檔案的管理，不僅大大提高了檔案管理工作的工作效率，同時也使得對員工醫德醫風檔案的收集與管理更加具有科學性、合理性和系統性。
（一）該平臺建立在醫院已有的OA辦公局域網上，具有良好的兼容能力和安全性，對計算機操作系統要求不高，醫德檔案信息化管理平臺采用電子錄入方式，一人一檔，實行院科兩級網絡化管理，由院黨委辦確定專人負責收集，錄入與量化評分，具體方法與實踐簡要如下：
1、由專業人員對各科室兼職網管人員進行專業的培訓，提高其專業水平，掌握電子文件的管理知識，同時培養他們的管理和保密意識，使其稱為有素質的專業的檔案管理人員，加快傳統醫德檔案的數字化管理轉型的進程。
2、醫德檔案網絡信息化建設首先要有一套科學合理、方便快捷的比較完善的管理方法。另外還要對于醫德檔案收集范圍要明確，最后為了方便以后對檔案信息的科學研究，還要建立標準化、規范化的數據庫并建立與之相對應的數據分析庫。
3、需要填寫的科室及個人需在規定的時段登陸系統并完成相關填寫項目，在填寫項目完成并核查無誤后保存退出，這樣的方式有利于保證數據的準確性。在規定的登錄時段結束后，服務器將自動關閉系統。
4、運用網絡辦公自動化信息平臺（OA系統），
根據醫德醫風填表信息編制交互網頁，最終錄入數據庫中，實現安全、高效的醫德檔案動態管理。整個過程全部利用計算機進行，形成收集、統計、分析和評價為一體的多功能管理體系。
（二）醫德電子檔案重點在于對醫德內容的設置，該系統內共分為3大項、16個小項，比較全面地涵蓋了醫德評價指標的各個方面。
1、平臺基本構成：《醫務人員基本情況登記表》、《醫務人員考核醫德醫風檔案表》（內含“工作人員基本情況”、“違反醫德醫風情況登記表”、“醫德醫風考評匯總表”、“受獎勵情況登記表”）、《年度醫務人員醫德考核評審表》和相關個人先進材料，行政獎勵或處罰的復印電與版材料等等。
2、平臺設置了不同等級的權限，分為一般權限、部門權限、管理者權限和超級管理員權限，以對應醫德考評自我評價、科室評價和單位評價的三個環節：對員工僅開放一般權限，用于個人醫德檔案的操作；各科室負責人增加部門權限，可對管理范圍內員工的醫德檔案進行科室評價意見的填寫意見、查詢和管理；管理者權限僅對各職能部T的具體責任人開放，可隨時記錄醫務人員的醫德表現；超級管理員權限只對醫德檔案管理員開放，負責進行后臺操作，可對填寫不符合要求的醫德檔案予以退回或刪除，提取未及時上報人員名單進行通報，查詢所有考評對象的醫德信息，最關鍵的是可以進行數據的匯總統計，從而實現醫務人員醫德狀況的記錄、歸檔、分析、比較、統計等全方位信息化管理。
（一）醫德檔案信息化平臺的建立徹底改變了以往使用傳統紙質檔案建檔的繁瑣流程，管理者和員工根據系統的提示可以簡單、方便地完成整個考評過程電子化醫德檔案順應了無紙化辦公的時展趨勢，減少了資源浪費，使這項工作更加方便快捷，節約了人力成本。管理者可以在短時間內調閱了解醫院醫德醫風建設動態，并可基于系統進行數據挖掘分析，推進了醫德醫風建設的科學化、規范化和系統化管理進程，形成了醫院醫德醫風建設的規范體系。
（二）醫德檔案和獎懲記錄實行電子平臺集中管理，各職能部門可將日常監管和科室日?？己私Y果及時存檔，動態記錄每位醫務人員歷年來所受到的表彰、先進事跡、存在的問題等方方面面的信息，保證了醫德檔案的完整性、全面性和長期性。
（三）從2012年寬城滿族自治縣醫院首次在全市縣級醫院建立醫德醫風檔案信息化管理以來，促進了行風的建設，并且促進了醫療服務、醫療質量的有效提高。在對行風建設檢查中，寬城縣醫院醫德醫風檔案網絡信息化管理系統展現的內容一直是全院的亮點和驕傲，受到了市縣衛計委多次表彰。
一、傳統醫德檔案存在的問題
傳統醫德檔案管理仍舊停留在“一人一本”的紙質管理階段，通過人工進行檔案材料的收集、整理、分析和匯總，效率低下，耗費了大量人力物力；而且紙質醫德檔案不利于保存，容易損壞和丟失，在對醫德考評結果進行分析匯總時，既繁瑣又容易出錯，也不方便定位查找個人醫德信息。其次，紙質的醫德檔案不能及時記載醫務人員在醫德評價指標方面的獎懲情況，容易出現漏報。另外出于頁面的限制，有時會出現個人醫德總結記載不全的情況。
鑒于以上種種弊端，為更好適應現代化醫院管理的需求，運用信息化手段實現醫德檔案的無紙化、網絡化管理勢在必行。
二、我院醫德檔案信息化管理的具體實踐
我院高度重視醫德醫風建設工作，從2009年開始對全院醫務人員進行醫德考評，對傳統醫德檔案管理存在的問題有著深刻的認識，經過兩年的摸索和建設，于2011年開始正式投入使用醫德檔案信息化管理平臺。
（一）該平臺建立在醫院已有的OA辦公局域網上，具有良好的兼容能力和安全性，對計算機操作系統要求不高。平臺包括醫德考評登記、附加項登記、個人報告打印查詢、部門情況查詢、數據查詢與統計、管理通道等共六大模塊，其中醫德考評登記主要用于個人填寫醫德總結，并查看考評流程完成情況；附加項登記用于各授權職能部門對個人或科室醫德相關獎懲情況進行加扣分或“一票否決”，也可查看歷年來的醫德獎懲記錄；個人報告打印查詢方便醫務人員自行查看個人歷年來的醫德考評情況和輸出個人醫德檔案；部門情況查詢為科室管理者了解本科室內部人員的醫德綜合情況和明細提供了便捷的途徑；數據查詢和統計為醫德檔案管理人員進行數據的查詢、統計、分析和匯總等提供了直截了當的方式，大大簡化了工作過程；管理通道用于計算機中心系統維護人員對平臺的管理、維護和控制，根據醫德考評的新要求不斷調整和完善系統配置信息。
（二）醫德電子檔案重點在于對醫德內容的設置，該系統內共細分為7大項、121個小項，比較全面地涵蓋了醫德評價指標的各個方面。每個小項都根據工作職責開放權限給相應的職能部門，其擁有對該項目的解釋權和操作權。醫德檔案實行百分制，考評得分在90分以上（含90分），且扣分不超過10分為優秀；70分以上（含70分），且扣分不超過20分為良好；60分以上（含60分），且扣分不超過30分為一般；60分以下或扣分超過30分或有“一票否決”行為為較差。系統對考評得分進行自動判定和歸類，即時顯示考評結果等級。
（三）醫德平臺系統與人事信息系統直接關聯。對考評對象的姓名、性別、出生年月、文化程度、所在部門、技術職務、行政職務等基本信息在考評表內進行直接填充，跟隨人事信息的變動而實現實時更新，防止出現錯填和填報不實的情況；同時也方便各職能部門對個人或科室醫德獎懲情況進行加扣分等操作。
（四）平臺設置了不同等級的權限，分為一般權限、部門權限、管理者權限和超級管理員權限，以對應醫德考評自我評價、科室評價和單位評價的三個環節。對普通人員僅開放一般權限，用于個人醫德檔案的操作；各科室負責人增加部門權限，可對管理范圍內人員的醫德檔案進行審批、查詢和管理；管理者權限僅對各職能部門的具體責任人開放，可隨時記錄醫務人員的醫德表現；超級管理員權限只對醫德檔案管理員開放，負責進行后臺操作，可對填寫不符合要求的醫德檔案予以退回或刪除，提取未及時上報人員名單進行通報，查詢所有考評對象的醫德信息，最關鍵的是可以進行數據的匯總統計，從而實現醫務人員醫德狀況的記錄、歸檔、分析、比較、統計等全方位信息化管理。
三、實行醫德檔案信息化管理的成效
（一）醫德檔案信息化平臺的建立徹底改變了以往使用傳統紙質檔案建檔的繁瑣流程，管理者和員工根據系統的提示可以簡單、方便地完成整個考評過程。電子化醫德檔案順應了無紙化辦公的時展趨勢，減少了資源浪費，提高了工作效率，節約了人力成本。管理者可以在短時間內調閱了解醫院醫德醫風建設動態，并可基于系統進行數據挖掘分析，推進了醫德醫風建設的科學化、規范化和系統化管理進程。
（二）醫德檔案和獎懲記錄實行電子平臺集中管理，各職能部門可將日常監管和科室日?？己私Y果及時存檔，動態記錄每位醫務人員歷年來所受到的表彰、先進事跡、存在的問題等方方面面的信息，保證了醫德檔案的完整性、全面性和長期性。每位醫務人員都可以隨時通過個人賬戶登錄系統查詢個人歷年的醫德記錄和考評結果，清楚知曉醫德加扣分的緣由，真正體現醫德考評“公開、公平、公正”的原則，同時又能通過對比認識自身存在的不足，指導醫務人員確立提升職業道德素質的努力方向。
（三）我院自2011年率先在全市建立醫德檔案信息化管理平臺以來，醫德醫風建設取得長足進步，在歷年行風建設檢查中均得到省、市衛生部門的認可；員工的醫德醫風意識得到大大提高，醫療服務、醫療質量明顯提升。
四、關于完善醫德檔案信息化管理的建議
（一）將信息安全擺在首要位置。醫德檔案的信息化建設是一項比較大型的系統工程，包括總體設計、軟件開發、檔案整理、查詢管理等，醫德檔案電子信息化系統存在的危險因素大概可分為以下3種：（1）對系統硬件的破壞，包括來自自然災害和人為災害的威脅，如地震、火災等；還包括其他人為有意或無意的破壞，如盜竊、無意或惡意毀損等；（2）對系統軟件的破壞，如感染電腦病毒、木馬，遭受流量攻擊等；（3）系統上保存的數據或在網絡中傳輸的數據受到攻擊，如修改、刪除、破壞數據等。必須特別注重信息的安全與穩定，積極采取各種措施保證信息安全，如物理安全策略、訪問控制策略、網絡監測和鎖定控制、防火墻控制及數據備份等。
（二）拓展新的服務功能。醫德檔案信息系統可以嘗試與醫院的患者隨訪系統、第三方滿意度評價系統進行對接整合，甚至開設開放式評論專欄，將患者及家屬對就醫體驗的即時評價與該檔案平臺的考評結果相結合，從而更加真實、客觀地體現醫務人員的日常醫德醫風表現，從細微處著手，及時發現問題解決問題，不斷提高醫務人員的醫德醫風意識，讓醫院的服務質量和服務水平更上新臺階。
一、醫德醫風電子化管理的作用與意義
在信息化技術快速發展和應用的今天，在醫院規模不斷擴大與員工及患者數急劇增加的情況下，醫德醫風電子化管理已經成為醫院實施科學管理、提高工作效率的首選，是實現醫院管理現代化、信息化的必然要求。
寬城滿族自治縣醫院醫德醫風檔案始建立于1999年，主要采用手工操作管理方式，費時、費工、費力且利用率低，查閱難，提供的數據也不夠準確。從2011年起該院利用網絡辦公自動化信息平臺（OA系統）對醫德醫風檔案進行信息化管理，使全院519名員工醫德醫風檔案的收集與管理更具有科學性、系統性、合理性，降低了調閱檔案的時間和工作效率。
1、具體作用如下：
（1）通過醫院網絡辦公自動化信息平臺（OA系統）搭建醫德醫風檔案管理系統，使醫德醫風檔案以文字、圖表、圖片等多種形式展現每位員工的醫德醫風情況，改變了醫德檔案的封閉性、表達形式單一與利用率低等不足，真正發揮了醫德醫風檔案的最大作用。
（2）建立醫德醫風檔案管理系統后，規范了使用的方法與程序，能夠給相關部門提供了一個便捷、準確的信息資源共享平臺，輸入姓名可在最短時間內了解醫院行風建設動態與查詢本科室人員資料。
二、醫德檔案基本構成與主要內容
1、基本構成：《醫務人員基本情況登記表》、《醫務人員考核醫德醫風檔案表》（內含“工作人員基本情況”、“違反醫德醫風情況登記表”、“醫德醫風考評匯總表”、“受獎勵情況登記表”）、《年度醫務人員醫德考核評審表》和相關個人先進材料，行政獎勵或處罰的復印材料等等。
2、主要考核內容：
（1）自我評價。醫務人員按照醫德考評的內容和標準，對自己的實際工作表現，實事求是地進行自我評價，并填寫《河北省醫務人員醫德考評審核表》
（2）科室評價。在自我評價的基礎上，以科室為單位，由科室考評小組對每個醫務人員日常的醫德表現進行科室評價。
（3）單位評價。在自我評價和科室評價的基礎上，以日常檢查、問卷調查、患者反映、投訴舉報、表揚獎勵的情況作為重要依據，對每位醫務人員進行客觀公正的評價，作出醫德考評結論。
三、實現醫德檔案電子化管理的方法與措施
醫德醫風檔案采用電子錄入方式，一人一檔，實行院科兩級網絡化管理，由院黨委辦確定專人負責收集，錄入與量化評分，現將我院實行醫德檔案電子化管理方法簡要敘述如下：
1、加強各科室兼職網管人員的檔案專業等方面知識學習與培訓，使其能夠快速掌握電子文件的管理知識，自覺提高電子文件管理意識與保密意識，成為專業的信息管理人員，盡快做好傳統醫德檔案的數字化管理轉型工作。
2、醫德檔案網絡信息化建設要建立一套較為科學規范、簡易操作及靈活有效的管理方法;其次，要確立醫德檔案收集的范圍，最后建立標準化、規范化的數據庫并建立與之相對應的數據分析庫，便于日后對檔案信息進行科學的分析和處理。
3、醫德醫風檔案管理系統構建在醫院采用的OA系統上，增加獨立的數據服務器，編制交互網頁，利用醫院現有的OA系統網絡資源及終端，為醫德檔案管理系統提供了運行平臺。該系統用戶分為超級用戶和一般用戶，一般用戶擁有瀏覽檔案、修改檔案等功能，超級用戶為系統管理者，主要負責完成對各個檔案、數據庫的維護管理及用戶的權限設定等，超級用戶具有快速檢索功能權限，能快速檢索和調閱檔案。
4、需要填寫的科室及個人需在規定的時段登陸系統并完成相關填寫項目，在填寫項目完成并核查無誤后保存退出，從而確保錄入數據的準確性。在規定的登錄時段結束后，服務器將自動關閉系統。
5、運用網絡辦公自動化信息平臺（OA系統），根據醫德醫風填表信息編制交互網頁，最終錄入數據庫中，實現安全、高效的醫德檔案動態管理。整個過程全部利用計算機進行，形成收集、統計、分析和評價為一體的多功能管理體系。
四、對醫德醫風檔案進行網絡信息化管理應注意的幾個問題。
1、計算機網絡安全問題必須引起管理者的高度重視，如安裝防火墻、殺毒軟件，數據庫異地備份，定期殺毒等。對檔案數據制作成“死備份”保存在不可擦除的存儲設備上，建立網絡安全管理制度，定期進行安全備份。
2、用戶在錄入信息時，必須仔細核查填報信息，并在規定時間內完成，兼職網管人員要負責核查好本科室人員信息錄入，確保全員填寫。一旦系統關閉，將無法更改。
五、實行醫德檔案網絡信息化管理取得成效
寬城滿族自治縣醫院自2011年率先在全市縣級醫院建立醫德醫風檔案信息化管理以來，行風建設有了長足進步，醫療服務、醫療質量明顯提升，在歷年行風建設檢查中，寬城縣醫院醫德醫風檔案網絡信息化管理系統展現的內容成為亮點工程，并且得到市縣衛計委的認可和表彰。
【關鍵詞】工程檔案；管理；建筑工程
近幾年來，我國的建筑行業在市場竟爭中面臨嚴峻的考驗，管理體制也同樣需要進一步地改革和創新，建筑工程檔案的管理也有了新的發展。我國的檔案管理工作人員應借鑒西方發達國家的先進檔案管理技術，來進一步完善我國仍處于改革轉型期的檔案管理制度，充分利用自己的在國際經濟中強國的地位的優勢，加強對我國檔案管理工作人員的定期培訓，以達到在建筑工程中檔案管理工作的有效運用，實現社會主義現代代建設的發展，使工程檔案管理工作與國際接軌，使工程檔案管理更好地為我國的經濟建設的發展做基礎準備。
第一、做好檔案管理工作，完善檔案管理制度
工程建設類項目精確而又復雜，這項工作的順利進行需要檔案資料的有序管理，這樣才能確保資料、圖紙的精確、完善及規范。我國檔案管理的有關條列規定，工程建筑單在項目建設期間，需要掌握建筑實際情況，不斷完善、準確相關檔案管理制度及措施。與此同時，分工要明確，切實保證在施工單位、檢查單位、承包單位等各項工程建設項目的各項責任，以免在建筑工程中出現的問題無處尋責，并保證規范檔案資料的收集、入檔，促進檔案、各項目之間的同步管理。在此過程中，最重要的是前期資料的準確和完整。一般情況下，建筑類工程項目建筑時間比較長，以至于建設期間對于檔案的管理及形成也比較麻煩，為了減少這一問題對工程建設的影響，從項目建設開始，就需要制定專業人員，做好檔案規整工作，確保各項任務的順利進行，逐步建立并完善檔案管理制度，形成一個系統化和網絡化的檔案管理體系。
第二、完善施工管理制度，加強檔案材料的編制管理
在工程建筑檔案管理當中，應該按檔案管理規章制度對檔案材料進行編制，這是工程建筑單位的基本標準。形成一個高質量的工程檔案的材料，主要是取決于檔案材料的編制過程。工程建筑單位必須要明確本身的檔案管理責任，要不斷對本單位檔案工作人員的檔案編制技術進行培訓鍛煉，提高建筑工程檔案編制材料的水平。工程管理層要對工程建筑施工進行監督管理，定期要對檔案材料的編制進行審查指導，達到施工單位對檔案材料的要求標準，為下一期工程項目的順利進行打下堅實的基礎。為了能夠使工程檔案材料有計劃地記入檔案，便于上級領導的審查，明晰責任，就要把檔案的管理工作劃分到工程計劃中去。目前，很多工程項目的實施都是利用投標的方式將工程項目承包出去，而好多承包企業又將工程項目再承包出去，在這樣一種層層承包的背景下，工程檔案的承包合同（包括編制材料的收集過程、工程項目的質量、積累和整理的過程等）就需要詳細列入檔案管理的內容中去，減少建筑工程進行當中的失誤。
第三、利用高科技對建筑工程檔案信息資源多樣化管理
大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術。檔案管理工作者應該借鑒西方先進的檔案管理方式，吸收先進的管理技術，將檔案管理工作推向更高一個水平。國內外光盤使用比較廣泛，很多國家都制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使建筑工程單位利用光盤庫載體或光盤塔運用在檔案管理中。近年來，很多水利、建筑工程單位已經對錄像檔案、紙質材料檔案、照片檔案開始制作成光盤運用多媒體進行網絡化保存。提高各部門檔案管理工作的協調能力，提高各部門的檔案管理水平，方便各部門對檔案利用，提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更）。
第四、嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關
使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用
工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定或不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。
第五、及時做好傳遞和變更記錄
在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。建筑物在，檔案在，這是重點工程檔案管理的原則，隨著時間的推移，工程不可避免地要進行維修、改造。
第六、加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度
隨著改革開放的不斷深入和建筑業的不斷發展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。綜上所述，企業的檔案管理部門要注重開發檔案的經濟效益，在服務方法上要由單一的接待查閱轉為同時以二次文獻、三次文獻的形式提供利用，并應積極、主動地向有關部門和決策人員介紹檔案，引導他們充分利用檔案，最大限度地發揮重點工程檔案在建筑工程中的有效運用。
參考文獻
[1]劉家真.電子文件管理理論與實踐[M].科學出版社,2003年版.
【關鍵詞】“三化”理念；學生檔案；過程管理
高校學生檔案是向用人單位全面推薦和介紹畢業生情況。目前學生檔案材料包含的內容主要有：畢業生登記表、入團入黨材料、體檢表、學生成績表、各種獎勵材料、處分材料、綜合測評表等。它是以紙張作為檔案的載體，具有實體性、原始性和唯一性等特點，是一種寶貴的信息資源，有利于用人單位對學生進行客觀、真實而全面的了解。檔案是人事檔案部門對當事人進行轉正、定級、職稱評定、計算工齡等問題時的重要依據。每個人在職業生涯中會遇到職稱評定、工齡計算、工作更換等情況，由于近幾年畢業生工作流動性較大，人事檔案部門只能依據檔案的記載情況進行相關核算，另外，在辦理養老保險、出國深造手續和考研、考公務員時，也要用到檔案。
一、高校學生檔案管理的創新思路
檔案管理看似一個程式化刻板的工作，其管理卻應該是一個不斷動態更新的過程。本人的創新思路便是將刻板的工作動態化，全過程、分階段的對檔案進行超前的、過程的、追蹤的管理。具體分以下三個階段：
（一）檔案超前管理階段。以“三化”理念為指導，強化學生檔案管理基礎性工作。面對當前的就業形勢，高校的檔案管理工作必須具有超前性，考慮到檔案材料在大學生就業中所起的特殊作用，改變過去畢業生離校后再集中整理歸檔的管理方法，從學生進校起就做好建檔工作，杜絕因臨時突擊行為，造成錯裝、漏裝和檔案轉遞不及時、不準確的情況發生。
（二）檔案過程管理階段。強化服務功能，通過設計完善誠信檔案、臺帳、建立檔案借閱登記表、專遞交接表等方式，創新學生檔案管理模式。
（三）檔案追蹤管理階段。發揮檔案管理功能，設計2010屆、2011屆《宿遷學院五系畢業生信息反饋調查問卷》及《宿遷學院五系畢業生就業市場反饋調查問卷》，作調查、統計、分析，構建畢業生信息反饋檔案系統。
二、創新舉措——以宿遷學院五系學生檔案管理為例
（一）提出并運用檔案“三化管理”、“超前管理”、“過程管理”、“追蹤管理”理念，加強學生檔案管理，充分發揮學生檔案在就業服務中的作用。學生檔案管理的“三化”，即規范化、精細化、動態化。規范化是以統一的辦法和標準對學生檔案進行管理；精細化是在規范化的前提下精益求精和創新，完善檔案管理；動態化是對學生檔案進行及時更新，隨時能夠體現學生現實的表現情況。
（二）制定實施《宿遷學院五系學生檔案管理辦法》、建立《五系學生檔案管理臺帳》、建立《學生檔案借閱登記表》、建立《五系畢業生檔案轉遞交接表》。具體的做法為：按照宿遷學院學生檔案管理的要求，結合五系一直以來學生檔案管理的做法，經系部例會討論，制定《宿遷學院五系學生檔案管理辦法》。本辦法共五章，二十五條，從總則、系部檔案管理職責、歸檔材料、檔案管理要求、學生檔案查（借）閱五個大的方面作了規定。建立學生檔案柜標簽，按年級、專業、班級順序存放學生檔案，便于識別及統一管理。從2005級開始建立全系學生檔案管理臺帳。按照檔案袋的目錄內容，以班級為單位學號為順序制作全系每一個班級的檔案臺帳。臺帳最初是在新生入學時同新生檔案一起建立。檔案袋中含有的所有材料，在臺帳中顯示備注出來并標注分數。建立學生檔案借閱登記表。因用人單位政審、應征入伍等情況需使用時，在“檔案借閱登記表”上說明理由，并經借閱單位負責人批準，嚴格履行登記手續后借出，并按期歸還。建立五系畢業生檔案轉遞交接表。使檔案保管轉遞責任到人，確保學生檔案的安全。實行對學生檔案的動態管理。臺帳及檔案的更新通常在在每次評獎評優以后、學生受處分后、以及畢業班畢業前幾個時段。
（三）設計《五系學生誠信檔案》，并動態記錄，最終歸檔。誠信檔案包含學生親筆簽名的誠信承諾書，個人基本情況（專業班級、政治面貌、貧困生認定信息、助學貸款信息等），誠信記錄（四學年的學風考風情況、拖欠費用情況、償還貸款情況、日常行為情況、其他表現情況及誠信情況總記錄）。
（四）設計2010屆、2011屆《宿遷學院五系畢業生信息反饋調查問卷》及《宿遷學院五系畢業生就業市場反饋調查問卷》，并作調查、統計、分析，給系部學生檔案管理、教學及就業指導工作作參考，為進一步完善各項工作提供依據。
三、創新效果—以宿遷學院五系學生檔案管理為例
（一）自系部檔案考核以來，五系學生檔案2008屆—2011屆畢業生檔案考核出錯率為0。
（二）五系在2008—200年、2009—2010學年獲學生檔案管理條塊工作先進。
（三）目前，已完整保存五系2005級—2008級四屆全體畢業生檔案臺帳，正更新完善2009級—2012級四屆在校學生檔案臺帳。建立2010屆、2011屆畢業生信息反饋電子檔案系統。
（四）根據本人幾年學生檔案管理工作實際，2012年5月《淺談高校學生檔案管理創新》。
四、高校學生檔案過程管理的推廣價值
對學生而言，高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會活動中的真實歷史記錄，它真實而具體地體現學生在校期間的品德作風、學識水平、綜合能力及健康狀況等，是大學生就業及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據。本著真實、誠信為本的建檔原則，以方便就業、服務用戶為導向，加強高校學生檔案管理，零出錯率保證了檔案的真實準確性，給學生人事檔案的完整性和學生的切身利益提供了保障。在現今嚴峻的就業形勢下給學生順利就業提供一些便利。充分發揮了學生檔案在就業服務中的作用。
對就業市場而言，動態化管理保證了學生檔案的及時更新，體現學生入學以來的現實表現情況，為用人單位政審、了解情況及畢業生檔案的完備轉遞提供保障。根據《畢業生就業市場反饋調查問卷》反饋，適時的加入單位共需了解的誠信檔案等信息，使檔案管理與時俱進，符合當今用人單位的需求。
對輔導員而言，《學生檔案管理辦法》的制定實施，使檔案管理規范，有章可循。在基礎工作做好后，檔案常規管理會輕松、有條理。專門檔案室及檔案柜的設置，使學生檔案存放安全可靠。檔案借閱登記制度的建立，使檔案管理安全規范、以學生為本。臺帳的建立，能夠對全系學生的檔案信息一目了然，可以準確迅速的查詢全系每個專業、每個班級、每位學生的檔案信息，無需翻閱檔案袋就可以了解每一位學生目前檔案袋內容的完備程度。便于統一管理、查找、調閱等，這種優勢在畢業班學生政審時體現的尤為明顯。即使在學生畢業后，也可以作為檔案查詢的依據，是一份極有意義的存檔。
對學院、系部而言，完備的畢業生檔案在就業市場可以提升學院的形象，反應學院扎實的基礎性工作。畢業生信息反饋檔案系統的構建，及時反饋畢業生信息，根據所反饋的畢業生工作后的知識結構、思想道德、專業技能、心理素質等的具體信息。了解用人單位對人才的標準和需求，及時調整招生計劃、專業設置、教學計劃、教學內容、教學方法和手段，主動適應人才市場，培養學生基本技能和綜合素質。
參考文獻：
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隨著科學技術的發展，先進的通信技術和計算機技術在我國得到了迅速發展，在計算機技術和通信技術飛速發展的基礎上，電子檔案管理方法在我國開始發展。在很長的一段時間內，受到經濟條件或者技術條件的限制，我國的許多高等院校在實施電子檔案管理的過程中遇到了挫折，例如，有的高等院校由于受到通信技術發展水平的限制而影響了采用電子檔案管理方法進行高效檔案管理的具體實施；也有的學校受到計算機資源的限制，由于沒有足夠的計算機去從事教學工作，購買或者分配來的計算機被高效的其他教育項目占據，真正分到高校中專門從事檔案管理部門的計算機數量非常少，根本無法滿足龐大的檔案管理工作的要求等等各方面的原因，最終導致了我國紙質檔案和電子檔案并存的高等院校檔案管理局面。
（一）紙質檔案和電子檔案并存階段的檔案管理理念
在紙質檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中，整合管理是此檔案管理階段最為主要的管理理念。所謂整合管理理念是指在高等院校進行檔案管理的過程中，將檔案的紙質文件和電子文件進行整合管理，使他們成為一一對應的關系，由于以紙質文件為材料的檔案管理和以電子形式保存的檔案管理方法各有優劣點，以紙質形式形成的檔案可以實現隨時隨地的查看，但是工作量比較大，只要檔案管理妥當就不會存在文件丟失的情況；以電子檔案形式保存的檔案查閱起來非常方便，只需要在保存檔案的計算機中輸入關鍵詞進行搜索即可，省時省力，但是電子檔案的查閱必須由電力保障和計算機運行正常為前提。不同的檔案管理形式具有不同的優缺點，在當時我國在諸多原因的影響下，選擇了以紙質檔案和電子檔案并存的高等院校檔案管理模式，將紙質檔案和電子檔案一并進行保存。在紙質文件和電子文件并存的檔案管理階段，我國普遍的認為紙質檔案和電子檔案具有相同的價值和說服力，二者都被承認，都可以作為證明自己的有效憑據。
（二）紙質檔案與電子檔案并存的檔案管理階段主要采用的管理方式
“雙套卷”是在紙質檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中經常出現的詞匯，所謂“雙套卷”是指電子檔案和紙質檔案構成的兩份相同的檔案信息。在紙質檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中，在檔案管理方式上有兩種，一是將現有的人為書寫的紙質檔案通過掃描儀等先進設備轉化為計算機可以進行識別和編輯的電子檔案；二是將已經存儲在計算機中的電子檔案通過打印機等設備傳輸轉化為紙質文件，供人們使用和保存。眾所周知，在我們的戶口管理過程中，我們每個人都會對應一個號碼，這個號碼是一一對應的也是唯一的，如果在戶口管理的過程中出現兩個人擁有相同的號碼則說明戶口在管理過程中出現了錯誤。同樣高等院校的檔案管理也是如此，每個高等院校的學生都對應著唯一的檔案號碼，每個學生的檔案號碼是不變的，也就是說無論是采用電子形式保存的電子檔案還是以紙質形式保存的檔案，其檔案號碼是一樣的，檔案的內容信息也是完全吻合的，當然由于紙質檔案在制作過程中存在一定的滯后性，所以當電子檔案和紙質檔案存在微小的偏差時也是有可能的。
二、以電子檔案為主的檔案管理方式
隨著科學技術的不斷發展和信息化程度的不斷提高，我國的許多高等院校為了節省時間、提高辦公效率都建立了屬于自己的OA網和各式各樣的管理系統，例如財務管理系統、教務管理系統、科研管理系統等等。近幾年，隨著電子簽名技術的發展，以電子檔案為主的檔案管理方式正在迅速發展。在計算機技術和通信技術的大力支持下，我國的數據處理技術也取得了飛速發展。采用電子檔案為主的檔案管理形式可以將各個部門形成的檔案進行匯總，具體來講就是每所高等院校都建有自己的檔案管理數據庫，當分管部門對學生的檔案形成可靠的電子文件以后，可以通過本校的專用網絡系統，將個人檔案發送到學校的檔案數據管理庫中，實現檔案的匯總與融合。同時采用這種檔案管理形式，可以使學生的檔案在管理形式上統一化、正規化，在學校的檔案管理過程中，專門從事檔案管理工作的學校教務人員會對學生的檔案進行實時監控，統一管理，有效防止不法分子對既定的檔案進行修改，使之失去建設意義。采用電子檔案為主的檔案管理方式在管理形式上主要是通過網絡交流，制作學生檔案的分管部門在檔案制作完成后將檔案文件通過某一接口將檔案傳送至固定的服務器，由檔案管理部門進行統一管理，上傳到服務器上的學生檔案被事先編制好的歸檔程序按照一定的規律進行邏輯歸檔和物力歸檔，以確保電子檔案存放的完整性和規律性，便于需要提檔的學生進行實時提檔。采用電子檔案的形式進行檔案管理可以實現電子檔案在網絡上的及時提供和利用，檔案管理部門可以將制作好的檔案按照需要分發給學生，例如，當我們快要大學畢業時，我們都需要擁有自己的成績單檔案，學校就會將我們的成績單逐個的發到我們的郵箱中供我們打印和使用。電子檔案具有快速、準確的優點，大大提高了我國高等院校檔案管理的效率。
三、結語
關鍵詞:高等學校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理
《高等學校檔案管理辦法》(簡稱新《管理辦法》)是以1989年10月的國家教委第6號令《普通高等學校檔案管理辦法》(簡稱原《管理辦法》)為基礎修訂的,共七章四十三條,2008年9月1日正式實施。修訂后的新《管理辦法》,從高等學校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述,對高等學校檔案的管理體制、制度建設和工作要求提出了更高的標準,充分體現國家對高等學校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位,為高校檔案工作的發展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。
一、新《管理辦法》的幾點變化
1.擴大適用范圍,把成人高校納入辦法適用對象
21世紀的高等教育事業蓬勃發展,除普通高校外,成人高等學校、高職高專學校和民辦學校也不斷得到發展,而且日益成為高等教育體系不可或缺的一部分,很顯然原《管理辦法》中只針對普通高等學校已經不能適應高等教育的發展現狀和要求。所以新《管理辦法》擴大了適用范圍,涵蓋了各級各類的高等學校,有利于促進所有高等學校檔案工作的發展。
新《管理辦法》明確規定“本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學?！?特別把成人高等學校列出,這為成人高校檔案管理工作提供了明確的方向,有利于規范成人高校的管理。根據新《管理辦法》,成人高?？梢灾匦滦抻啽緦W校的檔案工作管理辦法,這為提升學校的管理能級、規范檔案管理工作和促進學校更加科學發展奠定了堅實的基礎。
2.明確了高校檔案的管理體制和學校領導的機制
新《管理辦法》規范了高校檔案工作的領導體制,規定“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作”,“國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查”,確定了政府教育行政部門對高等學校檔案工作的業務指導、監督和檢查職責,明確了高校檔案工作的領導關系和業務指導關系,領導體制層次清晰、責任明確,操作性強,有利于高校檔案管理工作的開展。
檔案管理工作既是一項基礎性工作,又是一項服務性工作。要做好這項工作,學校領導必須加以重視。新《管理辦法》明確了高等學校校長是高校檔案工作的第一責任人,強化了學校主要領導在高校檔案工作中的責任,《管理辦法》還規定“遇有特殊情況,應當立即向校長報告”。這些規定的推出有助于高校領導更新觀念,增強檔案意識,了解本校檔案工作的現狀,統籌全校檔案事業發展規劃,把檔案工作作為學校管理工作的重要事情來抓。
3.規范了檔案管理制度和檔案人員的職責
新《管理辦法》重新劃分了適應于學校檔案工作的11類歸檔范圍,這樣可以使學校檔案工作朝著規范化的目標發展,使學校檔案的歸檔內容更加全面。新《管理辦法》提出:高等學校“應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度”,以評促進檔案建設;“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”,強化學校各部門立卷制度。
《管理辦法》要求“立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律,對文件材料系統整理組卷、編制頁號或者件號,制作卷內目錄,交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向學校檔案機構移交”,規定了各部門負責檔案工作人員的具體職責,保證學校各項管理活動中形成的檔案材料和科研研究材料的完整、齊全。
4.增加了“學生類”檔案管理內容
高等學校的主體是教師和學生,原《管理辦法》片面強調了學校管理、教師和教學,而忽視了學生和學習。教育以學生為本,學生以學習為本,新《管理辦法》對此進行了修訂。在新《管理辦法》中歸檔范圍里增加了“學生類”檔案的保管內容,具體內容“主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案,畢業生登記表等”。學生類檔案要求從學生入校開始到學生畢業結束,檔案中的記錄要伴隨學生在校學習的整個過程。把學生類檔案正式寫進檔案管理辦法中,把學生、學校和對社會有價值的檔案并列起來,充分說明了學生管理檔案在學校檔案工作中的重要性,體現了學校對學生的人性化管理。
5.從經費、文件的管理和檔案利用等方面提出檔案工作的信息化建設
隨著社會信息化的發展,數字校園的建設、數字檔案館建設勢在必行,新《管理辦法》明確規定“高等學校應當設立專項經費,為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施,加快數字檔案館(室)建設,保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行”。
新《管理辦法》在檔案機構的管理職責上明確規定:“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作。”提出了高等學校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”,突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質、錄音帶、錄像帶、實物等傳統檔案載體的局限,突出了電子或數字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位,這符合時展的要求。在檔案的利用方面規定:“應當設立專門的閱覽室,編制必要的檢索工具,提供開放檔案目錄、全宗指南,檔案館指南、計算機查詢系統等,為社會利用檔案創造便利條件”。
6.從職務聘任、待遇補助等方面彰顯對檔案工作者的人文關懷
新《管理辦法》中明確規定“高校檔案機構中的專職檔案工作人員,實行專業技術職務聘任制或者職員職級制,享受學校教學、科研和管理人員同等待遇?！边@個規定可以從根本上改變目前成人高等學校檔案機構工作人員,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了檔案工作人員學歷層次低、工作積極性差等不利于成人高校檔案工作發展的局面,為成人高校檔案工作發展的人才需要奠定了基礎。
對長期接觸有毒害物質的檔案工作人員,“保障其依法享有工傷社會保險待遇及其他有關待遇,并可以按照有關規定予以補助”,這使得多年來高校檔案界極力呼吁的對因為長期接觸有毒害物質的高校檔案工作人員建立職業保障和依法取得補助得到了落實,體現了以人為本的檔案科學發展觀以及對高校檔案工作者的人文關懷。
二、新《管理辦法》對成人高校檔案管理的影響
目前,成人高校檔案管理工作的發展與教育發展的實際需要還存在著一定的差距,特別是隨著成人高校工作能級的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實際相比,成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。針對新《管理辦法》提出的規定和新要求,加強成人高校檔案管理的基本思路有以下幾點。
1.改變檔案管理模式,適應成人高等教育事業改革發展的需要
在當前科學技術迅猛發展,知識經濟和信息化浪潮日益發展的背景下,成人高等教育學校建設開始出現新的局面,使原有的檔案門類、數量和內容遠遠不能滿足教育發展的需要。隨著成人教育改革和發展形勢的需要,檔案工作重點應由以往收集、整理、保管為主轉向以開發、利用和服務為主,提高檔案的利用,擴大服務功能。成人高校的檔案工作是成人教育的信息資源,只有重視開發利用,不斷拓展業務范圍和服務領域,才能充分發揮信息資源的優勢。
2.加強檔案管理人員的隊伍建設,提高檔案人員的業務素質
要實現成人高校檔案的科學化管理,關鍵要提高檔案管理人員的素質。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質和職業道德修養,使之能熱愛檔案管理工作,有強烈的事業心、責任感和良好的職業道德修養。同時,要加強對檔案管理人員的業務技能培訓,不斷為其提供接受繼續教育的機會、更新檔案專業知識,通過系統學習,使之在專業的深度與廣度上都有較大的提高,在管理實踐中能夠具有進行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力,能夠積極開展檔案利用工作,為成人高校的發展和評估提供詳實的材料資源。只有這樣才能滿足新形式下成人高校教育發展與改革工作的需要。
3.大力加強電子檔案管理,不斷探索檔案管理現代化的新途徑
隨著人類進入信息時代,檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發生了根本變化;隨著教育的改革與發展,成人高等教育檔案資料呈現出復雜、繁瑣、量大的特點,這對高校檔案機構提出了新要求,必須應用現代化信息技術手段實現對成人高校檔案的管理,實現檔案資源和檔案管理的信息化。針對網絡和計算機的普遍使用,成人高?？梢岳媒逃鞴懿块T的專門教育教務管理軟件,從錄取新生開始,將學生的姓名、性別、照片等基本信息錄入數據庫,將在讀學生的學籍信息輸入到互聯網以便于檢索,將學生在校期間的學科、專業、成績檔案等信息化管理。同時,成人高校要適應檔案管理發展的趨勢,對形成的重要文件建立紙質文本和電子檔案雙備份,減少紙質檔案的使用,努力做好檔案信息管理系統的使用、維護和安全工作。
總之,成人高校的檔案是衡量學校教育管理水平和教學質量的重要標志之一,也是學校開展教育教學、科研的重要信息來源與決策的依據。因此,作為成人教育檔案工作者,要按照法制化的要求不斷走上正規,不斷加強檔案管理意識,加強檔案的開發和利用,實現檔案的數字化管理,充分發揮成人教育檔案功能,為推動成人高等教育檔案事業的發展和促進學校各項工作做好服務和保障工作。
參考文獻:
[1]魏小寅.高校成人教育檔案管理的幾點思考[j].紹興文理學院學報,2006,(12):136-137.
