時間：2023-06-13 16:14:49
序論：在您撰寫對檔案管理的建議時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
一、編外人員隊伍壯大的原因
第一，隨著技工院校規模的擴大和招生人數的逐漸上升，在編人員已經無法滿足教學和管理的工作需要。在高校人事管理制度改革之前，很難通過增加編制的途徑為學院解決問題，因此，聘用編外人員的方法成了解決燃眉之急的最佳方案。
第二，因為學院需要不同種類的人員，編外聘用人員的組成復雜，流動性強，管理起來有一定的困難，所以對于他們的人事檔案，學院大多采取自管或由當地機構保管的方式。
二、機構保管編外人員檔案情況的分析
第一，新生成的檔案材料不能及時歸檔。編外人員的具體管理在用人單位，人事檔案管理卻在機構，因此他們的思想品德、業務能力、工作狀況、獎勵處罰以及后續學歷等材料不能及時傳遞給機構，給檔案的完整性帶來了嚴重問題。另一方面，用人單位與編外聘用人員之間沒有人事關系，往往會忽略他們人事檔案的生成。
第二，C構檔案管理的基礎業務薄弱。部分機構建立和健全了人事檔案管理制度，但大部分沒有真正落實；不少機構在檔案歸檔、檢查核對、轉遞、保密等管理環節缺少規范。
第三，機構缺少專職的檔案管理人員。機構的檔案管理人員整體素質偏低、專業性差、流動頻繁，缺少相應業務的培訓學習，知識更新慢。
第四，機構檔案室設施落后，缺少現代化管理手段。大多機構為節省資金，辦公場所、設施陳舊，難以保證檔案室的通風、采光、保濕、防蟲等多方面的要求。有的機構還停留在手工操作上，沒有實現檔案的信息化管理。
第五，人員流動頻繁，檔案轉遞不規范。隨著時代的發展，人員思想意識不斷開放，流動性日趨頻繁。有些單位為了留住技術人員，對其檔案的轉遞設置重重障礙；特別是大、中專畢業生或是辭職人員，檔案無處接收；一些三資企業，以無權檔案為由，拒絕接收檔案；有些單位或機構在轉遞檔案時，非常隨便，甚至非常不嚴肅地采用由本人攜帶的形式，造成檔案材料丟失、不全或檔案遺失。
三、如何做好技工院校編外人員人事檔案管理工作
第一，機構要建立科學、合理的制度。檔案制作是一項非常嚴肅、重要的工作，機構對人事檔案管理工作要深入研究，建立切合實際的規章制度，并嚴格執行、照章辦事。
第二，實行現代化信息管理，提高檔案的信息化程度。機構人事檔案管理工作時要進行電子管理，建立人事檔案信息系統。在查找檔案信息時盡量通過電腦，不需要實際打開檔案就可以查閱檔案信息，既節省了時間，又保護了檔案。
第三，增強服務意識，積極主動地為檔案使用提供服務。人事檔案信息是技工院校選用人才的重要依據，是技工院校人力資源管理工作的基礎。目前，在機構眾多、競爭激烈的情況下，只有端正服務態度，把工作做實、做細，才能博得流動人員和用人單位的信任，才能為技工院校推薦真正優秀的教育人才，最終自身得到發展。
第四，加強人員培訓，提高人員素質。機構中管理檔案的人員應當通過業務部門的專項培訓，經過嚴格的考核，持證上崗。機構要選拔、引進高素質的檔案人才，同時也應注重對現有檔案人員的后續培訓。通過不斷轉變工作人員的思想觀念，不斷提升機構檔案管理工作的水平。
第五，形成編外人員人事檔案管理的新模式。加強人員與機構的溝通、合作，形成由技工院校和機構合作管理編外用工人員檔案的新模式。技工院校及時收集、整理編外人員在教育教學工作過程中產生的材料，定期送達機構。機構按檔案管理制度的規定及時整理歸檔。這種形式既減輕了技工院校的負擔，又健全了編外人員的教育教學方面的檔案信息，為教育系統的人員流動提供可靠依據。
關鍵詞：水電；工程檔案；管理
作者簡介：張偉（1978-），男，甘肅靜寧人，華能碌曲水電開發有限公司，館員，工程師。（甘肅?碌曲?747200）王景龍（1972-），男，甘肅永靖人，華能文縣水電開發有限公司，工程師。（甘肅?文縣?746400）
中圖分類號：G27?????文獻標識碼：A?????文章編號：1007-0079（2012）21-0122-02
我國水電資源豐富，理論蘊藏量居世界首位。近年來，水電開發迅猛，2010年8月，全國投產裝機容量超過了2億kW。隨著水電項目投資的加快，對水電項目工程檔案的科學、規范管理也需要及時跟進。水電工程檔案作為基本建設工程檔案的重要組成，是企業檔案的工作主要內容，是工程管理的重要部分。完整、準確、系統[1]做好水電工程檔案，實現檔案能夠對水電項目真實有效記載，不僅是檔案服務于整個項目建設周期、規避諸多風險的要求，也是工程投產后安全經濟運行、維護各方權益的需要，更是積累社會發展成果財富的需要。
一、工程檔案的概念及水電項目工程檔案的特點
工程檔案是指建設項目從醞釀、決策到建成投產及項目后評價整個活動過程中形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等各種載體的真實歷史記錄，又稱基建工程檔案或項目檔案。
水電項目工程檔案是基建工程檔案的重要構成和分支，除具有工程檔案的一般特性外，因其工程建設的長周期性、嚴格的建設程序性、多學科跨專業性，決定了水電工程檔案內容豐富、數量龐大等特性，具有綜合性強、形成周期差異大、形成時機性強、文書與科技檔案相互滲透等特點。[2]水電工程檔案在檔案體系中具有特殊的地位，是水電項目管理的重要內容，也是水電項目竣工驗收前必須完成的單項驗收工作之一。
二、水電工程檔案的九大板塊及其基本內容
水電項目工程檔案基本上分為項目專項評價檔案、設計成果檔案、招標投標及合同檔案、移民征地檔案、建安工程檔案、設備儀器檔案、工程財務檔案、往來文件以及其他檔案九大板塊。熟悉各板塊構成內容是管好水電工程檔案的前提。
1.項目專項評價檔案
按照國家有關建設項目管理規定，項目前期和后期主要進行環保、水保、工業衛生、消防、地質災害、占壓礦藏、并網審查、取水、地震、安全評估及部分項目竣工單項驗收，按照項目屬地原則逐級上報和下批文件。上述專項報告和審批文件是項目合法性資料，須完整歸檔。
2.設計成果檔案
項目總體規劃、項目建議書、可行性研究、初步設計、技術設計、施工圖設計報告及按項目規模審批權限的報批文件；施工圖、設計變更、專業模型試驗、地質、地形和地貌測繪報告等設計基礎成果資料。
3.招投標、合同檔案
招投標檔案是對從招標公告開始到中標通知發出整個招標活動過程的反映，主要由招標文件、投標文件、招評標組織機構、評標辦法、會議制度、會議記錄、澄清函、評標報告等組成。按照規定，投標文件一般只歸檔已中標單位的投標文件，對于未中標者的投標文件在項目竣工三年后自行銷毀。為全面反映招投標過程，應將未中標單位的投標報價附于開標記錄后進行永久歸檔。
合同檔案包括合同會簽單、談判紀要，補充協議及合同變更文件。非法人代表簽署的，必須出具法定代表人委托授權書。
4.移民征地檔案
移民征地檔案主要有移民規劃、勘測、勘驗報告、報批文件、土地丈量、公告、合同協議、補償費發放表、土地使用證等。土地丈量表、合同協議、補償費發放表需寫明土地自然地理位置、土地“四至”，并按省、縣、鄉、村、社行政機構分別造冊，三者應相互對應，形成有效閉環，便于檔案檢索利用。
移民檔案記錄了移民工作的全過程，是移民工作驗收的基礎和憑據[3]，是水電工程檔案管理的難點。
5.建筑安裝工程檔案
建筑安裝工程是水電工程檔案的重點，直接反映工程質量、進度、造價、安全、監理、階段驗收、竣工圖等內容。
（1）質量管理文件。工程質量文件是基本建設項目檔案的主體，案卷數量約占項目檔案的80%左右，歸檔需經施工、質量監督、監理三方對文件齊全、完整、準確情況和案卷質量進行會審。主要有三部分：
基礎部分——質量控制體系建設，包括技術負責人、三檢人員名單及資質的質量控制機構；測量成果；施工技術要求；施工組織設計、施工方案及其監理人批復等資料。
原材料、建筑成果檢測檢驗——原材料（構配件）進場報驗（包括出廠試驗報告、合格證，工地復檢材料并報監理人審批后使用）、成品（半成品）現場檢測檢驗及其橫向檢驗；取芯試驗報告。
過程控制部分——分項質量驗收、單元工程、分部工程、單位工程、單項工程質量評定，單位（單項）工程移交申請及鑒定書。分項驗收是質量控制最底層環節，以土建砼工程為例，主要由基礎面或施工縫處理、模板、鋼筋、止水（伸縮縫、埋件）、混凝土澆筑等工序組成。過程控制資料按照從高到低的層次順序關系依次為：過程控制資料—單項工程評定資料—單位工程評定資料—分部工程評定資料—分項工程評定資料。
（2）進度控制文件。項目開工申請及開工令、依據合同文件編制的總進度計劃、階段進度計劃、進度分析資料及計劃調整資料，計劃在執行過程中的專題會議紀要。以上資料均需監理人審查批準。
【關鍵詞】文件檔案管理 規范化 系統化 建議
【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2015）31-0130-02
數據化信息時代的到來，使各個單位的文件檔案管理工作面臨前所未有的變革和發展。尤其是高等教育單位，文件檔案管理工作的重要性和繁重性以及高校與其他單位的緊密聯系決定其必須加快信息化建設步伐，改變工作方式及提高工作效率以適應大數據時代的要求。
目前，高校正逐步實現文件檔案管理信息化，包括教務系統、財務系統、通知發文、其他各項審批手續等。這些信息是高校進行教學、科研、管理的依據，對高校本身的發展及社會的進步都具有重要價值?？茖W歸檔、合理保存重要信息關系到高校有價值的歷史資料的長期保存。建立健全電子文件檔案管理機制，是高校檔案部門和檔案工作者責無旁貸的任務。尤其是文件檔案初始信息的管理，作為整個文件檔案管理工作的基礎和關鍵，必須引起相關人員的高度重視。
高校信息化建設，由于缺乏系統化、規范化，其發展進程緩慢。因缺乏統一規范化的指導，各部門雖都建立了自己的業務系統，但缺乏有效的系統集成，使得信息無法在一定層面上共享，導致各部門間信息的重復錄入保存，甚至出現同一信息各部門更新狀態不一致的現象，影響信息的實時性和準確性，嚴重制約著高校的發展。同時，由于電子文件的數據信息具有易流失、易更改等特點，文件內容、結構和背景信息出現差錯的可能性比紙質文件要大得多。高校信息化管理不完善，權限不明確，缺乏監管機制，也是導致信息缺乏準確性的原因之一。另外，受傳統歸檔思想影響，高校更側重于紙質文件歸檔模式，紙質文件歸檔與電子信息化進程不同步的現象也經常出現。
針對以上問題，對高校文件檔案管理提出以下建議。
一 建立高校信息化建設的系統化、規范化管理制度
實施科學合理的文件檔案管理目的在于精確有效的利用以及永久性保存的適時利用。目前，高校信息化建設的管理較為混亂，權責不明確，缺乏統一管理的制度標準。
《高等學校檔案管理辦法》第十六條規定，檔案歸檔實行部門立卷，即由檔案材料產生部門進行立卷。檔案館進行歸檔保存前，需通過數據審核，即部門用戶也就是立檔人進行確認，確認后才能接收、打印、歸檔保存。這樣可以解決由于人為因素導致的電子數據與紙質檔案不一致的問題。從學校層面建立信息化建設的整體規范化制度，明確各部門的職能權限，為各部門信息化業務系統的建立提供導向，最好能夠提供標準化建設流程及細節要求，使各部門完成信息化建設有章可循、有據可依。因此，針對文件檔案的特點，從檔案的形成、收集、整理、歸檔、保存等各個環節明確相關部門管理規范及職責范圍顯得尤其重要。
二 對高校各部門業務系統進行系統化、規范化集成
傳統各部門業務系統的集成方式多為點對點的緊耦合對接方式，當業務系統需要更改或者升級時，就會顯得非常脆弱。應根據高校各部門的業務特點，建設集成化的高校檔案資源管理系統，在不改變學?，F有的應用系統的基礎上，實現資源共享和電子數據實時歸檔，解決各部門之間的“信息孤島”現象。
以江蘇某高校為例，其科技部門統計的各位老師的科研成果等信息應和本人的人事信息關聯起來，形成以管理服務對象為導向的管理服務模式，這樣可以保證信息的完整性和唯一性。同樣，該高校財務報銷系統中，實驗材料類的財務報銷應和固定資產及辦公用品等其他類別的報銷一樣，實現報銷進程信息共享并且可跟蹤。這樣可以避免紙質材料上交后出現無法了解報銷進展的情況。尤其是可以避免因報銷過程中缺乏及時有效的溝通導致不符合規范的單據一直處于未被處理狀態而錯過年度內報銷時機。
三 堅持信息資源的全程管理和前端控制
現行文件檔案管理的質量直接決定其管理的成敗，因此要求檔案管理部門必須積極進行文件的前端控制和全過程管理。若要防止信息失誤、控制差錯，需重視信息建立的初始階段。高校對文件電子格式、數字信息憑證等要求必須在文件形成之初就嚴格加以規范，以確保檔案自身質量及管理質量，避免無意義的重復勞動。只有這樣，才能防止電子文件在運行和利用過程中遭到篡改或破壞。同時也可以減少重復作業和滯后作業，優化管理功能，提高系統管理效率。
四 加強相關管理人員的素質培養
人才的選擇和培養是管理體系中最為重要的環節。管理人員素質的高低將直接影響高校檔案管理信息化的水平。所以，一要注意招聘一支有檔案管理知識、有檔案管理專業技術的人才來壯大檔案管理隊伍。二要定期對檔案管理人員進行考核培訓。培養電子文件檔案管理人才，必須結合實際工作內容的需要，順應未來發展趨勢，緊密聯系工作內容對不同層次人才的不同需求，因需施教，注重實效，學以致用。要重視職業道德的培養以及相關基礎知識的培訓。例如，財務信息、人事信息、國有資產信息等實際管理工作技能的訓練，根據有關要求對文件進行數字化處理、錄入、明確閱讀權限，適時上傳給相關領導進行審核，做好電子文件檔案的管理、維護等日常工作。
具體辦事人員素質的提高必不可少，整個管理隊伍的統籌調配也需重視。因此，要明確各工作內容的分管領導，確定文件檔案的報送員和審核員，文件審核員一般由本單位分管領導或辦公室主任、秘書科長等擔任，對上報的文件進行審核把關，以便正常開展工作，確保電子文件檔案的安全保管。
同時，根據各部門的實際情況建立一定的激勵制度可以創造良好的競爭氛圍，使相關人員主動提高自身素質，確保文件檔案管理工作的高效、有序進行。
總之，文件檔案管理是高校日常管理工作中必不可少的一部分，實行信息化管理是高校未來發展的必然趨勢。重視高校文件檔案管理中存在的問題，努力探尋切實可行的解決辦法，是高校管理者應有的姿態。為了保證高校文件檔案管理工作的穩定發展，使高校信息化建設走上一個新臺階，我們需要綜合各方面的建議，結合高校實際情況，不斷實踐、改進，形成具有自身特色的信息化建設和管理的道路。
參考文獻
[1]劉勁松.高校檔案信息資源管理芻議[J].華章，2013（23）
[2]余紅葉.基于文檔一體化管理的高校檔案信息化建設分析[J].大眾文藝，2013（8）
[3]符昌慧.高校電子文件歸檔管理情況分析及對策[J].檔案與建設，2015（2）
[4]向禹.基于SOA架構的高校檔案資源管理系統設計與實現[D].中南大學，2013
關鍵詞：水電；工程檔案；管理
作者簡介：張偉（1978-），男，甘肅靜寧人，華能碌曲水電開發有限公司，館員，工程師。（甘肅?碌曲?747200）王景龍（1972-），男，甘肅永靖人，華能文縣水電開發有限公司，工程師。（甘肅?文縣?746400）
中圖分類號：G27?????文獻標識碼：A?????文章編號：1007-0079（2012）21-0122-02
我國水電資源豐富，理論蘊藏量居世界首位。近年來，水電開發迅猛，2010年8月，全國投產裝機容量超過了2億kW。隨著水電項目投資的加快，對水電項目工程檔案的科學、規范管理也需要及時跟進。水電工程檔案作為基本建設工程檔案的重要組成，是企業檔案的工作主要內容，是工程管理的重要部分。完整、準確、系統[1]做好水電工程檔案，實現檔案能夠對水電項目真實有效記載，不僅是檔案服務于整個項目建設周期、規避諸多風險的要求，也是工程投產后安全經濟運行、維護各方權益的需要，更是積累社會發展成果財富的需要。
一、工程檔案的概念及水電項目工程檔案的特點
工程檔案是指建設項目從醞釀、決策到建成投產及項目后評價整個活動過程中形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等各種載體的真實歷史記錄，又稱基建工程檔案或項目檔案。
水電項目工程檔案是基建工程檔案的重要構成和分支，除具有工程檔案的一般特性外，因其工程建設的長周期性、嚴格的建設程序性、多學科跨專業性，決定了水電工程檔案內容豐富、數量龐大等特性，具有綜合性強、形成周期差異大、形成時機性強、文書與科技檔案相互滲透等特點。[2]水電工程檔案在檔案體系中具有特殊的地位，是水電項目管理的重要內容，也是水電項目竣工驗收前必須完成的單項驗收工作之一。
二、水電工程檔案的九大板塊及其基本內容
水電項目工程檔案基本上分為項目專項評價檔案、設計成果檔案、招標投標及合同檔案、移民征地檔案、建安工程檔案、設備儀器檔案、工程財務檔案、往來文件以及其他檔案九大板塊。熟悉各板塊構成內容是管好水電工程檔案的前提。
1.項目專項評價檔案
按照國家有關建設項目管理規定，項目前期和后期主要進行環保、水保、工業衛生、消防、地質災害、占壓礦藏、并網審查、取水、地震、安全評估及部分項目竣工單項驗收，按照項目屬地原則逐級上報和下批文件。上述專項報告和審批文件是項目合法性資料，須完整歸檔。
2.設計成果檔案
項目總體規劃、項目建議書、可行性研究、初步設計、技術設計、施工圖設計報告及按項目規模審批權限的報批文件；施工圖、設計變更、專業模型試驗、地質、地形和地貌測繪報告等設計基礎成果資料。
3.招投標、合同檔案
招投標檔案是對從招標公告開始到中標通知發出整個招標活動過程的反映，主要由招標文件、投標文件、招評標組織機構、評標辦法、會議制度、會議記錄、澄清函、評標報告等組成。按照規定，投標文件一般只歸檔已中標單位的投標文件，對于未中標者的投標文件在項目竣工三年后自行銷毀。為全面反映招投標過程，應將未中標單位的投標報價附于開標記錄后進行永久歸檔。
合同檔案包括合同會簽單、談判紀要，補充協議及合同變更文件。非法人代表簽署的，必須出具法定代表人委托授權書。
4.移民征地檔案
移民征地檔案主要有移民規劃、勘測、勘驗報告、報批文件、土地丈量、公告、合同協議、補償費發放表、土地使用證等。土地丈量表、合同協議、補償費發放表需寫明土地自然地理位置、土地“四至”，并按省、縣、鄉、村、社行政機構分別造冊，三者應相互對應，形成有效閉環，便于檔案檢索利用。
移民檔案記錄了移民工作的全過程，是移民工作驗收的基礎和憑據[3]，是水電工程檔案管理的難點。
5.建筑安裝工程檔案
建筑安裝工程是水電工程檔案的重點，直接反映工程質量、進度、造價、安全、監理、階段驗收、竣工圖等內容。
（1）質量管理文件。工程質量文件是基本建設項目檔案的主體，案卷數量約占項目檔案的80%左右，歸檔需經施工、質量監督、監理三方對文件齊全、完整、準確情況和案卷質量進行會審。主要有三部分：
基礎部分——質量控制體系建設，包括技術負責人、三檢人員名單及資質的質量控制機構；測量成果；施工技術要求；施工組織設計、施工方案及其監理人批復等資料。
原材料、建筑成果檢測檢驗——原材料（構配件）進場報驗（包括出廠試驗報告、合格證，工地復檢材料并報監理人審批后使用）、成品（半成品）現場檢測檢驗及其橫向檢驗；取芯試驗報告。
過程控制部分——分項質量驗收、單元工程、分部工程、單位工程、單項工程質量評定，單位（單項）工程移交申請及鑒定書。分項驗收是質量控制最底層環節，以土建砼工程為例，主要由基礎面或施工縫處理、模板、鋼筋、止水（伸縮縫、埋件）、混凝土澆筑等工序組成。過程控制資料按照從高到低的層次順序關系依次為：過程控制資料—單項工程評定資料—單位工程評定資料—分部工程評定資料—分項工程評定資料。
（2）進度控制文件。項目開工申請及開工令、依據合同文件編制的總進度計劃、階段進度計劃、進度分析資料及計劃調整資料，計劃在執行過程中的專題會議紀要。以上資料均需監理人審查批準。
引言
隨著我國城市化進程的加快，城建檔案工作越來越受到關注。其作為城市建設與發展的真實記錄，客觀的反映著城建過程中的進步與問題，對于城市未來規劃建設提供了重要的參考依據。隨著城建檔案的日已收到廣發關注，以及檔案信息的形式越來越多，加強對于城建檔案的管理十分必要。
一、城建檔案在城市建設中的作用分析
1.城建檔案在城市規劃、城市建設以及城市管理中的作用
在城市規劃的制定中，必須以記載著城市在建設中所形成的檔案資料為基礎進行規劃的制定。以城市建設中所進行的舊城區改造為例，如果缺乏有效的城建檔案作為資料借鑒，那么就會增加舊城區改造工作的難度。同樣的，具有系統與可靠的城建檔案資料對城市建設以及城市管理也有著重要的作用。以地下管線工程為例，如果在城市建設中不注意地下管線檔案的管理，就會加大地下管線管網普查的工作難度，甚至會給地下管網管理帶來不必要的麻煩。
2、城建檔案在人們生活與工作秩序方面的作用
城建檔案不止對城市規劃以及城市建設等政府管理產生影響，同樣的也對人們的日常生活與工作產生不可低估的影響。對于人們來說，人們的日常生活工作離不開水、電、通信、住房以及交通等等基礎設施，確保這些基礎設施檔案的完整性與系統性，對保證人們日常工作生活的正常運行有著不可取代的作用。
3、城建檔案在防災抗災方面的作用
對于城市管理來說，不可避免的會出現地震之類的自然災害。在汶川地震中，四川災區的城建檔案管理部門就極好的發揮了城建檔案在救災方面的作用。除此以外，城建檔案在防災方面所具有的作用也是不可取代的。
這是由城建檔案本身作為城市規劃與城市基礎建設的歷史記錄資料的本質所決定的。除此以外，城建檔案本身也是重要的科研資料，城建檔案不僅僅能為城市建設、城市管理以及城市規劃等等提供必要的科研資料，更為城市科學的理論研究與實踐應用提供重要的基礎性資料。
二、目前城建檔案管理存在的一些難點問題
1、缺乏檔案意識，無法及時準確建檔
在城市建設如此快速發展的今天，我們的城建檔案管理部門，嚴重缺乏城建檔案的管理意識，對城建檔案管理不夠重視，在加上缺乏專業檔案管理人員，建檔不及時、資料收集不全面、編排維護不到位，甚至根本就不建檔，工作往往就是走走形式而已，應付差事罷了，嚴重的影響了城建檔案管理工作的順利進行，結果會給城市的發展帶來不可估量的危害。
2、管理方式、技術陳舊落后，缺乏系統性
現在許多城市的城建檔案管理部門，還都是一些陳舊的管理模式，都是舊體制留下的一些制度，管理技術基本還停留在紙質實體進檔，雖然也開始使用計算機管理，但管理的模式依然還是傳統的，對知識的占有、信息的轉化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎上，不適應信息化建設的發展及社會對其新的需求。本來就沒有系統的管理模式，再加上技術的落后，導致在城建檔案管理十分混亂。
3、檔案管理人員缺乏專業管理技能、自身素質低
目前的城建檔案管理人員，大都是以前從一些其它崗位上，由于一些原因，而進到這個部門工作的，本身專業素質低、技能差，對檔案管理知識知之甚少，責任心不強等，在這管理已經走向電子信息管理時代的今天，他們是根本無法適應如此快速發展的需要，大大阻礙了城建檔案工作的順利發展。
4、管理人員斷檔、缺失嚴重
城建檔案管理工作本身固有的特點，是現如今年輕人都無法喜歡和選擇的。首先，工作重復性勞動極高，勞動強度過大;其次收集資料、建檔整理這樣的性質工作特別枯燥、、忙心、繁瑣;再有就是這事職業病高發的工作，其工作特點極易引發腰椎、頸椎疾病。這樣的工作基本沒有人愿意干，老的員工退休的退休、轉行的轉行，留下了的很少，而且沒有工作熱情。大學生都覺得這樣工作沒有激情、沒有創造、沒有發展都不愿意選擇這工作，人員缺失、斷檔也就成為這工作一個普遍的現象。
5、城建檔案管理相應的法律法規不夠完善
國家近些年相繼頒布了一些城建檔案管理方面的法律法規，也對其管理發展起到了積極的推動作用，但是這還遠遠不夠。從大局統一的角度看，我們還沒有真正的形成完整的管理體系，中央與地方法規不一致;城建檔案法規與建設行業以及文書檔案相關法規的銜接與配套方面存在一定的沖突及矛盾;城建檔案工作現已經成為全國規模的事業體系，但是其在立法方面卻非常緩慢，無法跟上工作發展的需要。
三、加強城建檔案管理的對策與建議
1、以思想為根本，高度重視城建檔案管理
想要加強城建檔案管理，就需要在思想上高度重視城建檔案管理工作。城建檔案管理需要從長期謀略和監督檢查兩方面做好。對于長期謀略，首先需要在高度重視的基礎，將檔案管理與城市建設相融合，共同謀略、共同發展，讓城市建設工作做到日益完善的同時檔案管理工作也能夠盡量完善化。做好這方面的工作城建檔案管理部門需要制定相應的工作計劃，以此確保在城建檔案管理工作中能夠得到有效地保障。對于監督檢查，它是工作落實的前提，監督檢查應該歸納于整體部門的考核體系，以科學嚴謹的態度考核工作人員的績效，對優秀的員工進行物質上和精神上的獎勵與鼓舞，讓他們能夠充分地激發出工作的積極性與創新性。
2、加快新技術應用、創新管理
社會的發展已近進入高科技信息化時代，各行各業都在加大高科技的投入和應用，不但提高了工作效率，也提高經濟效益。我們已經落后的城建檔案管理工作如今更要就快我們的步伐，對傳統的管理模式進行優化制定大膽、創新管理模式，果斷的加大各方面的投入，從人員的配備、設備的更新、網絡的建設等不斷的完善，堅持‘用戶為中心’的原則，應用先進的檔案管理技術，從內容、形式上實現完全不同與以往的主動服務。
3、加強隊伍建設、提高專業技能
領導的重視、創新的管理，還需要過硬的隊伍。城建檔案管理工作從內容、方式方法直到技術都在改變，這樣不斷的變化對管理人員的各項要求就在不斷的提高，要想打造一支過得硬的管理隊伍，我們要做好以下幾點:
(1)制定完善的培訓制度，‘走出去、請進來’相結合，快速的提高我們管理人員的業務素質和專業技能;(2)強化服務意識，注重職業道德培養;(3)提高管理人員各項待遇，留住管理人才;(4)積極招入專業的技術人才，管理人員合理配置，明確分工、各盡其責。
4、加強橫向聯合、適時維護更新、充分開發利用
城建檔案對城市發展的作用是至關重要的，想關單位都要積極的行動起來，主動配合，提供準確、全面、真實的資料，這樣才會使城建檔案資料才能夠更好的得到利用;再有相關單位之間相互聯手，統一合作、真正實現資源共享，為城建檔案資料的交流提供可靠便捷的平臺。
5、加快完善和健全城建檔案管理相關的法律法規
從中央到地方，各級城建檔案管理部門，都要以中央出臺的對城建檔案管理的政策為主導，加快完善和健全其相關的法律法規。積極做好各項工作的規劃，組織相關各級人員認真學習，在實際工作中全面落實，逐步的把城建檔案管理納入法制的軌道上。
6、做好城建檔案管理工作的監督
現在城建檔案管理正在走向制度化、程序化，一些地方政府也高度重視，都做出了積極的反應，陸續的出臺相應的法規、制度，讓城建檔案管理部門有了行政執法的權利，真正變成了建設的一個行政部門，對建設部門有了執法、堅持、監督的權利，這也為城建檔案管理提供了便利和保證。
論文摘要:進一步加強和改進企業檔案工作，深入貫徹落實檔案法律、法規，全面細致、扎實認真地做好企業檔案基礎工作，牢牢掌握企業檔案信息源開發利用工作,是全面落實科學發展觀、建設和諧企業的一項重要的基礎工作。
一、當前企業檔案管理中存在的問題
（一）檔案意識不強，檔案利用率低
企業檔案工作對企業的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為企業帶來巨大的社會效益和經濟效益。但是許多企業長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使企業員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。
（二）檔案管理制度不健全
很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執行不嚴。如檔案管理人員責任心不強，文件資料堆積如山，整理不及時；檔案資料收集不全，丟失嚴重；借出的檔案不履行借閱手續，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向；還有些人借此機會在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數據用來作自己有利的證據，這樣嚴重損害了企業檔案的真實性和利用價值。
（三）檔案硬件投入及經費不足
近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的企業較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。企業檔案室建設不標準、不規范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。
（四）檔案專業人員業務素質不高
目前企業檔案專業人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時展的要求懸殊較大。表現為檔案專業出身的人員較少，知識結構不合理，學歷普遍偏低，現代科學知識貧乏，高層次的檔案專業人才較少，這些情況已不適應新形勢下的企業檔案事業發展，檔案管理人員的素質影響檔案管理水平。
二、提高企業檔案管理的建議
（一）提高企業檔案管理的認識
要充分認識檔案工作對促進企業發展的重要作用，切實增強做好企業檔案工作的使命感和責任感，進一步明確檔案工作是各級領導義不容辭的責任和義務。領導的重視是做好檔案工作的重要保證。解放思想，與時俱進，進一步加強和改進企業檔案工作，努力采用現代化科技手段，不斷提高服務質量，努力建設法規制度完備、管理體制科學、基礎設施健全、信息化技術普及、服務功能齊全的現代化企業檔案管理體系。
（二）規范企業檔案管理機制,強化工作責任
建立科學的企業檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與企業工作同步考核、同步發展。加強制度建設，建立良性運行機制是開展企業檔案工作者繼續教育的關鍵和保證。首先，要建立和健全繼續教育的管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度；其次，要建立繼續教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平。
（三）實現企業檔案管理現代化
1.加強管理意識。檔案管理是一門專業性很強的工作，要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能適應新時期的企業檔案管理工作。
2.掌握現代化管理技能，提高綜合素質。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，企業檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。
3.利用現代化技術，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好的服務于社會。
三、發揮專職檔案人員的創新主體作用
1、專職檔案人員應當重視觀念更新
專職檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。特別是在機構改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進行相應的調整和重新定位，要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉變觀念，摒棄“皇帝女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的舊觀念，主動找婆家、找市場，讓檔案創造出更豐厚的社會效益和經濟效益。檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優良傳統。然而在當今社會，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續踏踏實實工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創新，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值，發展檔案事業。
2、專職檔案人員應當練就過硬的業務技能
檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
3、專職檔案人員應當拓寬視野、豐富知識
當今社會和經濟生活處于快速發展時期，知識更新呈“爆炸”式發展，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰，作為檔案工作主體的專職檔案人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進和創新。因此，創造積極向上的學習氛圍非常重要，專職檔案人員要把學習作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。同時可以制訂相應的制度，提出具體要求，以促進專職檔案人員在其位、謀其事，努力去多思考，多研究，營造一種銳意進取、積極向上的創新氛圍。
主要問題集中反映在以下幾個方面：
1、大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。
2、檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。
3、組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。
4、案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。
5、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。
6、許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現。
從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
二、提高檔案管理基礎工作的建議
1、 結合實際規范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。
2、 統一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。
3、全面普查案卷，去糟取精
這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
4、重新組合案卷實現案卷規范化
將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
5、規范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。
三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
1、分門別類
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
2、分級次著錄
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分清輕重緩急
