時間：2023-06-08 15:46:49
序論：在您撰寫檔案整理知識時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
1.1二者具有相似的管理流程
我國一直將傳統檔案管理業務分為檔案接收與征集、整理、鑒定、保管、統計及利用服務六個環節。對文件及檔案實現集成管理，檔案管理與知識管理具有比較相似的管理流程，都是針對文件、檔案或知識等管理分散的對象進行存儲并集中，之后對其加工整理實現有序化，再進行鑒定評價后實現其利用價值的優化，在利用中不斷產生新的文件、檔案或知識，并進行相應的收集存儲。
1.2二者具有相似的管理技術
文件、檔案在數字化環境下，在不同形式的信息系統中產生流轉，而文件、檔案在非數字化環境下為適應其要求，也要進行數字化處理。所以，現代檔案管理的所有環節都離不開現代信息技術。在快速發展的信息技術中產生了知識管理，它也需要應用計算機、通訊及網絡等技術予以實現。二者都需要采用數據庫、文本挖掘、信息、搜索引擎、信息安全等有關技術，由此可見，它們都需要現代信息技術進行支撐。
2、檔案管理與知識管理的不同點
檔案管理以管理層面來說，主要是一系列管理技術方法，也是專業管理活動；知識管理不只如此，還屬于管理方式、價值及管理理念范疇，并涉及組織更系統的管理體系與方法論。以管理深度來說，檔案管理在傳統上主要管理文件、檔案實體；知識管理側重于管理文件、檔案內容。以管理范圍來說，檔案主要管理文件、檔案等對象；知識管理除此之外，還要對圖書情報的外源顯性知識及頭腦的隱性進行知識管理。檔案管理在管理上更重視對文件、檔案的真實性、完整性及可靠性的保護，實現文件、檔案的長遠價值、憑證價值與保存價值；知識管理更重視文件、檔案及相關知識的可用性，實現知識的現實價值、情報性價值與利用價值。在管理特點上，檔案管理更重視管理文件、檔案的制度化、規范化及程序化；知識管理在管理體系上側重于寬松、易于創新。
3、檔案管理與知識管理之間的關系
3.1檔案管理利用知識管理得到提升
主要體現在兩個方面，一是知識管理能夠對檔案管理領域進行不斷拓展，傳統的檔案管理過于重視檔案與文件、檔案與圖書情報的差異比較，更限于保管歷史記錄，而不愿為現實工作提供服務，與價值創造過程相脫離，進而對發揮自身作用的領域具有很大的局限性。知識管理要求在其管理范圍中納入文件、檔案等多種載體形態的知識，并對其進行有效整合與集成，構建較為系統的知識資源體系。知識管理關注于在各項經營、生產、管理活動中對知識的共享、創造與應用，使其為價值創造活動提供直接服務。二是知識管理可以提升檔案管理的價值，傳統檔案管理中重視保管而忽視利用，采取借閱、查卷、復印等比較傳統的手段，只是為檔案提供簡單的被動服務，沒有實現用戶對知識與信息的需求，無法為經營、生產、管理活動提供有效服務。知識管理側重于利用先進的信息技術，采取智能化、現代化、人性化手段，為用戶深層的主動提供信息、知識服務，進而使知識價值得到實現，核心競爭力得到提升。
3.2檔案管理對于知識管理具有促進作用
【摘要】新時期，文書檔案管理工作必須要與時俱進，使自身的發展與社會發展節奏相適應，并通過不斷地開拓創新，提高檔案整理和歸檔質量。為了進一步促進文書檔案管理改革工作的有序開展，強化和規范檔案管理工作，本文先著重分析了現階段文書檔案管理中存在的問題，并在此基礎上提出一些提高管理質量的策略。
關鍵詞 新時期；文書檔案；年度整理；歸檔；質量
文書檔案年度整理歸檔工作是一項最基本的檔案業務工作，在基層各單位檔案工作中占據著非常重要的地位。文書檔案歸檔質量的好壞是一個單位檔案工作水平的具體體現，它對于檔案利用工作的開展具有非常重要的影響和意義。近年來，我國通過各項政策來促進文書檔案立卷的改革，大大提高了文書檔案管理的效率，取得了很好的成效，再加上“8 號令”的實行，要求更加重視年度整理歸檔工作。但是從現階段文書檔案管理的細節上來看，仍然存在一些亟待改善的環節。
一、現階段文書檔案管理中存在的問題分析
（一）重視程度不夠。一些單位的領導對文書檔案管理工作的重要性沒有足夠的認識，因此在工作中也并不重視這方面的關注和投入，從而導致文書檔案管理工作的資金投入和人力投入都比較匱乏，那么工作質量就難以得到有效的保障。再加上文書檔案管理方式比較落后，管理人員與外界的聯系比較少，知識結構更新緩慢，從而導致文書管理工作的效率和質量都比較低。
（二）文書檔案收集存在困難。在實際的管理中我們可以看到，一些科室忽視了對文書檔案的收集和整理，這主要是由于單位領導存在“重經營、輕檔案”的錯誤思想，在這種情況下，就容易導致工作人員工作的積極性和主動性低下，在文書檔案收集方面不用心、也不認真，檔案的完整收集存在較大的困難，難以與檔案的年度整理歸檔工作有機銜接起來。
（三）文書檔案管理人員綜合素質不高。很多機關單位由于不重視文書檔案管理工作，因此沒有對檔案管理人員的培訓進行較多的投入，長期缺乏專業的理論知識培訓，這樣就會使職工在文書檔案管理的相關知識和技能方面停滯不前，無法與不斷進步的信息技術相適應，難以滿足新時期文書檔案管理工作的各項要求。
（四）現代化程度比較低。因為經費投入不足等原因，導致很多機關單位庫房的設備難以滿足文書檔案管理標準的最低要求，檔案安全保管的標準和信息化程度也比較低，從而導致管理質量低下。隨著計算機網絡技術的發展和普及，檔案管理的現代化程度已經成為檔案管理效率提高的一個重要原因。
二、新時期提高文書檔案整理歸檔質量的策略分析
（一）提高領導對文書檔案管理的重視。在各單位的管理過程中，文書檔案管理都是必不可少的，領導要充分認識到這一點，并在全體職工中大力宣傳，把文書檔案工作作為提高機關單位整體管理水平的一個重要途徑，使全體職工都要有較高的檔案意識，及時把檔案材料上交整理存檔。嚴格按照有關標準和要求完成公文處理和立卷歸檔管理工作。與此同時，在檔案的管理工作中，領導要經常給予正確的指導和必要的督促，幫助工作人員解決文書檔案管理中遇到的問題，進一步做好文書檔案工作。
（二）提高文書檔案管理工作人員的綜合能力。一支高素質、高質量、高水平的工作人員隊伍是新時期做好文書檔案管理工作，提高管理質量和管理水平的必要條件。針對這一情況，各單位必須要做好理論教育和情感教育，一方面通過理論教育和思想指導，加強文書檔案管理工作人員對國家文書檔案管理各項規章制度的認識和了解，從而有效促進工作人員檔案意識和思想覺悟的提高。另一方面，要對文書檔案管理人員的專業技能素質給予充分的重視，通過各項培訓工作來促進職工專業素質和技能的提高，為新時期文書檔案管理提供人力資源支持。
（三）提高文書檔案管理工作的現代化程度?？萍蓟托畔⒒菚r展的潮流趨勢，所有行業都開始將信息技術應用于本行業中，使其更好地推動行業的發展和進步。文書檔案管理也是如此。在今后的檔案管理工作中，要順應時展的潮流，將信息化技術充分應用于文書檔案管理工作中來，例如辦公自動化手段應用到文書檔案管理中可以實現辦公文件快速傳遞和分享，從而使文書檔案的整理和歸檔效率得到大大的提高，最終實現真正的文書檔案管理信息化。
總的來說，在各單位管理工作中，文書檔案管理都是必不可少的部分。新時期，信息技術飛速發展，并在各個領域得到廣泛的應用，這就為文書檔案管理提供了一個新的發展機遇。各單位的領導要正確認識文書檔案管理工作的重要性，并加強這方面的資金、人力等方面的投資，通過創新管理方法，完善管理制度，促進文書檔案管理工作逐漸向現代化、規范化和高效化的方向發展。
參考文獻：
[1] 丁宇欣. 提高檔案歸檔質量, 促進檔案事業可持續發展[J].華章,2011,(6):186-186.
[2] 溫力偉. 文書檔案歸檔立卷工作應解決的問題[J]. 齊齊哈爾大學學報（哲學社會科學版）,2010,(2):184.
[3] 吳紅紅. 切實提高文書檔案年度整理歸檔的質量[J]. 檔案與建設,2010,(9):57-58.
一、知識產權的產權特征
知識產權是一種財產權，一種特殊的、受到專門法律保護的無形的智力成果權。按照我國現行《民法通則》規定，我國境內的自然人、法人及社會單位依法享有包括動產、不動產及智力成果的所有權。這些智力成果權包括人們常說的專利權、商標權、著作權及鄰接權、其他智力成果權如集成電路設計、計算機軟件等等，還包括自然人、法人及其他社會單位所擁有的商業秘密等。
正因為知識產權屬于財產權，所以知識產權的產權特征明顯體現出與所有權同樣的“對世權”特征，也就是說，知識產權的主體即知識產權所有權人依法所擁有的知識產權，并非對特定人而是對除知識產權所有權人以外的所有人具有效力，換句話說，就是知識產權權利人依法擁有知識產權的專有權。
注意到知識產權的這個“對世權”特征，對于開展知識產權檔案管理具有直接與重大意義。因為通常而言，我們所熟悉的“現行檔案”（姑且這樣說，以便于與歷史檔案館中的“歷史檔案”相對應）在相當大的程度上是以社會組織（企業、事業單位、社會團體、社會經濟組織等）內部形成的文件為主，其服務對象基本上是“內部人”而非“外部人”為主的。但是知識產權可以說是從其形成開始，就是針對知識產權權利人之外的其他人的，是以限制“外部人”為對象的。這或者是知識產權檔案與我們傳統意義上的“企業檔案”等檔案管理相比最突出的特征之一。
二、知識產權的依法取得與保護特征
按照《民法通則》規定，人們對財產權的取得方式包括原始取得、傳來取得兩種方式，而知識產權作為一種民事權利，既可以通過“生產”的原始方式如申請專利、商標注冊、發表著作等方式取得，也可以通過對專利權轉讓、注冊商標轉讓等傳來取得方式依法取得。這是一個知識產權的明顯特征，而知識產權檔案最大的作用正在于保存知識產權取得的過程及其相應的結果――也就是各種類型的知識產權文件。
以專利權的取得為例。按照我國《專利法》與《專利法實施細則》的規定，申請人應當按照法律規定向我國專利管理機關――國家知識產權局專利局提出專利申請，專利局在接收到專利申請文件后即按照相應的程序對專利申請進行審查（對于發明專利這個審查過程包括形式審查和實質審查；對于實用新型專利和外觀設計專利則只進行形式審查）以后，根據《專利法實施細則》規定的具體內容對其申請分別做出駁回、補正、公開或授權決定。如果專利申請人不服專利局做出的審查決定，還可以依法提出專利復審、專利無效的行政復議，或者在中級人民法院提訟。由此可見，專利權的取得是按照我國相關法律進行的。附帶說一句，由于我國近年來專利申請的數量激增，所以雖然專利局在不斷擴大審查員數量，也仍然不能滿足需要，專利申請的審查時間往往比較長，少則一兩年，多則數年，在知識產權檔案管理中不考慮這個現實是不可能的。
商標權的取得與專利權有許多類似的方面，就不再多說。
著作權的取得，有一些與專利權、商標權的不同方面。各種著作權如文字、圖像、圖形（包括符合著作權規定的產品設計圖、建設物設計圖）、實物模型、計算機軟件等等，是在作品發表之后就隨之取得的。為了更有效保護作品，可以采取進行版權登記的方式進行更加有效的保護。在知識產權保護中，需要更加注意商業秘密的保護，由于商業秘密具有只有少數人知曉的特點，就更加需要及時歸檔，以保全證據。
在依法取得（包括各種取得方式所取得的知識產權權利）知識產權之后，知識產權權利人（專利權人、商標權人、著作權人等等）就可以依法對侵犯自己知識產權權利的人予以追究，在這種情況下，對具有法律追溯規定的方面更加需要保持檔案證據。
三、知識產權的程序性特征
簡而言之，知識產權法律體系中的各個單行法（專利、商標、著作權、計算機軟件登記等）都屬于“程序法”，即規定知識產權各項權利的取得、使用、終止等一切活動，都必須依照規定的法律程序進行。對于從事檔案管理的人員而言，意味著在收集、整理、管理知識產權檔案時，必須時刻關注知識產權的這種程序性特點。檔案管理人員所耳熟能詳的在收集整理歸檔文件的過程中，應當“尊重文件的形成規律，保持文件形成特點，體現文件形成過程及結果”就具體表現在整個知識產權檔案管理過程中需要按照這種程序性特征來組織案卷和進行館藏管理。
例如，在專利的申請過程中，按照專利法的相關程序，可以把整個專利申請審查過程劃分為申請階段、審查階段、授權階段這樣三個階段。那么，在收集整理專利檔案時，就可以按照專利申請審查階段組織案卷、排列卷內文件，不能按照文書檔案中常用的按照文件形成的時間特征進行整理，這就可以保持整個專利審查程序中形成的文件完整無缺。所以，管理好知識產權檔案，就必須對知識產權法律程序特征有一個全面、完整、清晰的了解，否則的話，會給知識產權檔案的提供利用帶來不必要的混亂與麻煩。
四、知識產權依法取得經濟效益特征
我們知道，財產權都可以產生一定的經濟效益，知識產權同樣可以產生相應的經濟效益。例如，按照我國1998年頒布的《公司法》中的相關規定，股東可以以貨幣、實物、工業產權（自己所擁有的專利、注冊商標）、非專利技術（技術訣竅）、土地使用權等作價出資；同時規定，股東在以實物、工業產權、非專利技術或者土地使用權出資的，應當依法辦理其財產權的轉移手續。
除此以外，作為一種財產權，知識產權權利人還可以通過“知識產權貿易”的形式、以專利或者商標權許可、轉讓等方式取得相應的經濟效益。
現代市場經濟可以說是一個建立在自由貿易基礎上的經濟運行體制，在推崇自由貿易主義的市場經濟競爭中，法律所許可的給予知識產權權利人的一定程度及范圍上的技術壟斷與市場壟斷行為，對于強化企業乃至一個國家或者地區的整體競爭力具有舉足輕重的作用，如果擁有強大的知識產權壟斷為后盾，一方面可以充分利用其知識產權獲取直接經濟利益，例如我們所熟知的我國作為DVD生產大國，每年要向歐、美、日等DVD專利擁有者交納十幾、幾十美元的高額專利使用費，而我國企業則在除去必要的成本后，，只能獲得區區1美元的“利潤”；另一方面，企業甚至可以把自己擁有的專利技術等知識產權設法變成國際標準，從而全面引導、控制市場走向。
在我國相當多的企業中，滿足于OEM生產、重視資金積累、著眼于眼前利益的企業比比皆是，而關注自主技術創新、重視技術積累、著眼于未來市場的企業卻比較稀少，通過技術貿易獲取高額回報則更為罕見。在各種類型的技術貿易中，都需要以有效、準確、全面系統的檔案為依據，才能夠取得的。在我國引進技術的過程中，已經不止一次地發生過我國企業由于不重視或者不了解知識產權特征，而遭受嚴重損失的案例，應當引起我們的高度重視。
五、知識產權的法律性憑證特征
檔案本質特點之一就是原始憑證性或者原始證據性，而在知識產權中，對檔案所具備的這種法律特征簡直可以說是不謀而合。
知識產權權利的最大特點之一在于其法律許可性，但是這種法律許可性需要一系列的知識產權法律性文件來支持，一個覆蓋了知識產權活動全過程的、對全部有效知識產權過程形成文件予以歸檔保存的知識產權檔案，才能在知識產權權利人依法使用及依法進行維權時取得積極主動地位。
因此，在知識產權檔案管理過程中，堅持做到保持知識產權法律文件的完整、系統、有效，保持知識產權文件的直接證據特征與證據鏈特征，就成為保持知識產權權利有效的基本要求，這樣，知識產權人在依法主張自己的權利、合法使用自己的權利過程中，就處于十分有利的地位；反之，如果不能充分保持知識產權檔案的這種法律憑證特征，而是按照通常的檔案管理方式進行管理，必然達不到知識產權活動中的要求。
如在整理專利申請文件過程中，就需要把所有具有原始憑證作用的文件都收集完整，一些看起來沒有什么意義的文件、如寄發專利申請時的掛號信收據、專利審查機構向企業寄發專利文件時的信封、寄發各種費用（如申請費、專利申請維持費、注冊費、年費等等）時的費用憑證和專利審查機構出具的費用收據等等，實際上都應當作為專利檔案的收集內容。因為這些看起來好像沒有什么作用、但是實際上可以證明專利申請過程完整性的文件，在必要時就是具有法律效力的有力證據。而那些侵權人所形成的文件是不可能具備這種完整的證據鏈特征的。
一、重要性
在我國人力資源管理中，人事檔案是員工成長過程中所形成的具有真實性、動態性和機密性的檔案材料，是一個單位人力資源管理中的關鍵環節，同時，檔案材料的完整也關系到員工自身的切身利益。
（一）選拔人才依據。在進行人才選拔時，為了全面而客觀地考察人才，除了了解當事人當前各方面的表現外，還要充分地查閱他的歷史檔案。通過對人才檔案記錄材料的查閱，客觀地了解關于人才的學習經歷、政治立場、能力評價、獎懲情況等相關信息，為選拔人才提供依據。此外，通過高效而優質的人事檔案管理，還能為人才業績考核等工作提供有效支持。所以說，人事檔案材料的完整性和規范化的管理工作，關系到每一個員工的前途和切身利益，關系到單位的長遠發展，關系到對于人才的公正評判。
（二）實現人力資源的最佳配置。每一個員工的特質都不盡相同，其特長也存在著千差萬別。只有實現了對人力資源的最佳配置，才能確保將每一個員工安排到最適合他的崗位上。要想實現對人力資源的最佳配置，就必須對每一個員工的人事檔案材料認真收集，細致整理、全面分析、準確評價。隨著時間和環境方面發生的變化，員工的崗位變動和優勝劣汰更是在所難免，此時人事檔案管理就顯得更加重要。
二、人事檔案管理弊端
現階段，我國在人事檔案管理方面還存在著一些弊端，主要在于它同現今的社會形勢存在著脫節。尤其是不少單位已經普遍地推行了全員聘任制，但在檔案管理的機制上卻仍然沿用舊的管理模式。在市場經濟不斷飛速發展的今天，積極地引進人才，對于一個單位的發展來說是至關重要的。然而，由于當今人才流動的頻繁，檔案來源比以前要廣泛得多，也要復雜得多，再加上檔案所記載的對象在身份上的不確定性，在檔案管理上可以說比以前要紛繁復雜許多。
（一）收集歸檔的不全面性。人事檔案是員工從上學起乃至今后工作中伴隨學習、升遷等成長過程中形成的記錄材料?；鶎訂挝蝗耸聶n案管理是根據傳統的方式方法進行的。它大多數記錄的是員工在工作單位最基本的信息，而且主要偏于政治方面，并未記錄能體現相對個人工作能力、個性特點的相關內容。同時，隨著市場經濟提倡多元化人才交流，員工對成長過程中所形成的材料對個人影響的重要性缺乏認識，基層單位也沒有專業或專職檔案管理人員，缺乏必要的保管設施及專業的管理技能，而導致人事檔案材料歸檔不及時、缺項、缺失，影響了檔案的完整性以及時效性。檔案材料不完整、管理落后是現今基層人事檔案管理中普遍存在的問題。
（二）管理者綜合素質偏低。開展信息化的檔案資源管理是時展的趨勢，要求管理者務必熟練操作計算機，使用相關網絡技術及各種檔案管理的軟件，學會發掘更多檔案信息的價值等。但從實際現狀來看，基層檔案管理者的綜合素質偏低，根本無法應用現代化的網絡技術與信息軟件進行辦公，僅僅只是憑借自身的經驗開展工作，難以提高檔案管理的效果，更不用說展開信息化的建設。
（三）檔案管理形式多種多樣?；鶎訂挝坏臋n案資料主要以紙質為主。隨著信息技術的普及應用有些單位也開始向電子化檔案發展。但是在基層單位檔案的管理過程中存在著一些問題。首先，檔案材料沒有進行有效整合，各個部門分別按各自的方式方法管理對應的材料，很少進行交流與數據共享，一旦需要查找某個員工的相關資料，那么就需要花費更多的時間，不利于檔案利用效率的提高。假如有進行信息化管理的，也沒有充分發揮出信息技術的作用。所以，要使基層人事檔案規范化、標準化管理落實到實處還有很多工作要做。
三、檔案管理對策
（一）全面檔案內容。人事檔案的不全面性主要是因為舊的管理體制所限，人事人員都是按照傳統方式來記錄與收集人事信息。人事檔案管理者的不專業、崗位不確定性以及人才頻繁流動也是造成檔案資料不全面、缺失、時效性差的原因?；鶎訂挝粦訌妼θ耸聶n案管理重要性的認識，檔案管理人員要專職、專業培訓。要及時收集、追蹤個人檔案資料。檔案內容的收集應該加強員工的個人能力包括組織能力、協調溝通能力、合作精神、創新意識以及心理素質等方面資料，這些能反映一??人的綜合素質，而不是僅限于學歷程度及政治表現。除了這些內容的收集，還需要將當事人平時的工作業績、工作情況以及他們在活動中的表現予以考核的情況也要及時歸檔。為全面、完整地體現員工的個人檔案內容，還要將他們在學術與技術上的成果予以記錄歸檔。
（二）積極開展數字檔案的建設。隨著信息技術的普及應用，我國各單位檔案資料也開始向數字化檔案方向發展。但是，除基層單位檔案的管理方式和數字化基礎設施落后的影響外還存在著一些問題。首先，檔案信息資源沒有進行有效整合。其次，沒有充分發揮出信息技術的作用。單位在使用信息技術進行檔案管理時，通常只利用到檔案管理系統最基本的功能，即信息資料的收集、記錄與查找的功能，而信息數據的整理、分析、反饋等功能卻沒有得到很好的使用。信息化管理技術強大的功能就是數據分析功能，所以才能在各個領域得到廣泛應用。為此，要提高信息化、數字化建設的意識，加大基礎設施投入，建立標準化、規范化的管理制度和措施，加強檔案管理人員的綜合能力及安全意識是基層單位迫切需要做的工作。
（三）?M行人事檔案方面的業務建設。如今，在市場經濟不斷發展完善的國情下，人事檔案管理也必須同市場經濟體制相得益彰，來更好地為市場經濟機制服務。人事檔案就是在市場經濟機制下，尤其是在全員聘任制已普遍開展的前提下的一種全新的檔案管理模式。選擇一家誠信可靠的人事檔案托管機構，可以有效地減輕單位在人事檔案管理方面的負擔，節省在人事檔案管理方面的成本，使人事檔案管理工作更加優化。
除了以上三點之外，我們還應當積極加強人事檔案的保密性方面的建設，堵住在檔案管理環節中的任何漏洞。另外，在不影響相互檔案信息保密性的前提下，我們還可以同兄弟單位之間開展一些檔案信息資源共享方面的工作，這樣有利于我們同兄弟單位的合作共贏。
（四）加強檔案人員培訓力度。在目前基層人事檔案管理的團隊當中，缺乏熟悉業務知識、同時又能夠精通相關網絡技術的綜合型人才。所以人事管理部門應當對檔案部門的管理人員加強綜合培訓，培訓內容包括了管理軟件的應用、計算機的日常操作以及數據庫的維護、圖像的處理等等，同時加強業務素質與能力培訓，更新檔案管理人員的專業知識結構，進行相關考核后發放管理證。建議在未來開展信息化的檔案建設過程當中，基層所有檔案管理工作人員務必持證工作，不斷學習關于檔案建設的理論知識，全面提高人事管理部門檔案建設團隊的綜合素質。
1 市政企業檔案信息化建設的途徑
首先，采取多種途徑，引起領導對檔案管理的重視。企業領導對檔案管理的認識程度和支持，決定了企業在單位檔案管理上的投入，也決定了企業檔案數字化的可能性。這就要求檔案管理人員發揮積極性、主動性，通過不同的渠道和方法，想方設法讓企業領導看到檔案數字化、信息化帶來的好處，必要時，可以借助專業管理機構進行推介，也可通過其他單位的成功經驗交流學習的機會，讓單位領導認識、接受、進而支持企業的檔案管理數字化和信息化。
另外，要從電子計算機硬件的配備上入手，提高企業檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平，這也是采集檔案信息，實現資源數字化的關鍵一步。在深化檔案管理制度改革的同時，要簡化傳統的檔案整理方法，對永久性保存的紙質檔案仍可采用傳統方式立卷，其余則一律通過計算機建立“虛擬卷”。這樣，可以將工作中心轉向檔案信息的開發上，同時，也使用了計算機管理的特點，有利于檔案工作管理的制度化、標準化。
2 檔案數字化采集與輸入
檔案數據的采集應先易后難，從一般性檔案入手，也可以利用計算機的搜索引擎，為檔案管理提供搜索服務。利用市政系統開發的檔案管理平臺軟件進行數據輸入，從而形成數字化檔案管理資源。然后，建立一個可以實現數據交換的機讀目錄檔案系統，把每次采集的數據進行主要信息提取，建立可以通過不同主題詞都能夠搜索的檔案信息。進行檔案目錄的輸入、保存，形成具有規范性、開發性、服務性、共享性檔案目錄數據庫。
舊有的市政企業關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以市政企業信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。
3 解決檔案數字化人才問題
引進和培養掌握檔案管理與數字化技術的人才是實現檔案管理數字化的關鍵。電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。許多企業往往把檔案室當成“閑差”，對其應有的專業能力不重視，也有一些年輕人，不愿意“悶”在大量的案卷、圖紙、資料的梳理中，在一定程度上，影響了檔案管理數字化的進程。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，檔案、信息處理復合型人才更是缺之又缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有“電腦盲”現象。有些企業檔案隊伍不穩，人才流失嚴重。可見，計算機技術人員的培養、教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對其進行培訓，掌握信息技術的新知識，解除其“后顧之憂”，以形成最佳的人才結構?！靶行谐鰻钤保灰獫撔难芯浚褑栴}吃透，就可發現檔案數字化管理的基本規律，快速推動企業數字化檔案管理的進程，在檔案管理的工作環境中實現人生價值。
4 在數字應用中提高檔案室的地位
實踐證明，市政企業信息資源一旦進入數字狀態，其利用開發和作用的發揮就會起到事半功倍的效果。例如，編制同一項目部兩個不同項目，或不同項目部的同一類項目的材料消耗分析，編制市場勞動力成本走勢的分析狀況網絡圖，或編制不同區域項目效益圖、進度圖，可以從中發現市場鞏固和丟失的情況及走勢，找出原因，及時調整產品開發和營銷策略。市政企業檔案數字化工作不僅是技術問題，而且是信息技術與市政業務和管理的融合問題，是涉及企業文化管理模式、業務管理、生產流程以及與外部政府、機構、供應商、客戶等多環節的系統化工程。
市政企業要從適應兩個根本性轉變的高度，轉換思維，積極探索新路子、新手段，舍得增加投入，添置先進設備，以改善和強化檔案資源開發條件和手段；同時，市政企業檔案工作者更要鉆研業務、勤奮學習，更好地利用現有條件，積極地開發檔案信息資源，當好領導的參謀和助手，通過“以檔輔企”，提高自身地位，為市政企業發展做出貢獻。
（作者單位：鄭州第二市政建設集團有限公司 來稿日期：2012-04-12）
檔案數字化是在檔案管理活動中，全面應用現代信息技術，對企業檔案信息資源進行處置，形成可利用數據的管理手段。作為市政企業，無論在檔案保存的空間和安全管理上，還是在市政檔案社會化功能信息的再開發利用上，抑或在檔案數字化硬件條件及功能上，都對推動檔案管理數字化建設提出迫切要求。
1 市政企業檔案信息化建設的途徑
首先，采取多種途徑，引起領導對檔案管理的重視。企業領導對檔案管理的認識程度和支持，決定了企業在單位檔案管理上的投入，也決定了企業檔案數字化的可能性。這就要求檔案管理人員發揮積極性、主動性，通過不同的渠道和方法，想方設法讓企業領導看到檔案數字化、信息化帶來的好處，必要時，可以借助專業管理機構進行推介，也可通過其他單位的成功經驗交流學習的機會，讓單位領導認識、接受、進而支持企業的檔案管理數字化和信息化。
另外，要從電子計算機硬件的配備上入手，提高企業檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平，這也是采集檔案信息，實現資源數字化的關鍵一步。在深化檔案管理制度改革的同時，要簡化傳統的檔案整理方法，對永久性保存的紙質檔案仍可采用傳統方式立卷，其余則一律通過計算機建立“虛擬卷”。這樣，可以將工作中心轉向檔案信息的開發上，同時，也使用了計算機管理的特點，有利于檔案工作管理的制度化、標準化。
2 檔案數字化采集與輸入
檔案數據的采集應先易后難，從一般性檔案入手，也可以利用計算機的搜索引擎，為檔案管理提供搜索服務。利用市政系統開發的檔案管理平臺軟件進行數據輸入，從而形成數字化檔案管理資源。然后，建立一個可以實現數據交換的機讀目錄檔案系統，把每次采集的數據進行主要信息提取，建立可以通過不同主題詞都能夠搜索的檔案信息。進行檔案目錄的輸入、保存，形成具有規范性、開發性、服務性、共享性檔案目錄數據庫。
舊有的市政企業關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以市政企業信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。
3 解決檔案數字化人才問題
引進和培養掌握檔案管理與數字化技術的人才是實現檔案管理數字化的關鍵。電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。許多企業往往把檔案室當成“閑差”，對其應有的專業能力不重視，也有一些年輕人，不愿意“悶”在大量的案卷、圖紙、資料的梳理中，在一定程度上，影響了檔案管理數字化的進程。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，檔案、信息處理復合型人才更是缺之又缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有“電腦盲”現象。有些企業檔案隊伍不穩，人才流失嚴重?？梢姡嬎銠C技術人員的培養、教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對其進行培訓，掌握信息技術的新知識，解除其“后顧之憂”，以形成最佳的人才結構?！靶行谐鰻钤?，只要潛心研究，把問題吃透，就可發現檔案數字化管理的基本規律，快速推動企業數字化檔案管理的進程，在檔案管理的工作環境中實現人生價值。
4 在數字應用中提高檔案室的地位
實踐證明，市政企業信息資源一旦進入數字狀態，其利用開發和作用的發揮就會起到事半功倍的效果。例如，編制同一項目部兩個不同項目，或不同項目部的同一類項目的材料消耗分析，編制市場勞動力成本走勢的分析狀況網絡圖，或編制不同區域項目效益圖、進度圖，可以從中發現市場鞏固和丟失的情況及走勢，找出原因，及時調整產品開發和營銷策略。市政企業檔案數字化工作不僅是技術問題，而且是信息技術與市政業務和管理的融合問題，是涉及企業文化管理模式、業務管理、生產流程以及與外部政府、機構、供應商、客戶等多環節的系統化工程。
市政企業要從適應兩個根本性轉變的高度，轉換思維，積極探索新路子、新手段，舍得增加投入，添置先進設備，以改善和強化檔案資源開發條件和手段；同時，市政企業檔案工作者更要鉆研業務、勤奮學習，更好地利用現有條件，積極地開發檔案信息資源，當好領導的參謀和助手，通過“以檔輔企”，提高自身地位，為市政企業發展做出貢獻。
關鍵詞：市政工程；檔案管理；市政建設；服務職能
市政工程檔案真實地記錄和反映了城市建設中智力創造和勞動的全過程，對市政設施建成使用后的管理、維修、養護、改建、擴建等技術工作的決策、設計都起著重要的憑證和依據作用，且對其他城市建設項目的開展發揮著重要的借鑒作用。做好城市工程檔案管理工作，對于更好地輔助和支持城市建設活動，提升城市建設檔次和質量，美化城市環境和提升城市基礎設施服務性能有著重要的意義。
一、市政工程檔案管理對城市建設的服務職能分析
市政檔案管理工作對城市建設的服務職能主要體現在以下幾個方面：
1.市政工程檔案管理是城市建設規劃的基礎
不論是新城建設活動，還是舊城改造工程，都需要在全面掌握城市現有基礎設施、交通路線、地下管線情況的基礎上進行，而市政工程檔案是這些信息的主要來源，因此只有做好市政工程檔案管理工作，才能為今后的城市建設互動提供詳實、可靠的基礎信息，才能保證城市建設規劃的科學性和城市建設活動的可行性。
2.市政工程檔案管理是保障城市建設質量的重要基礎
建設部頒發的《城市建設檔案管理規定》明文規定：“列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，建設單位在組織竣工驗收前應當提請市政檔案管理機構對工程進行預驗收。預驗收合格后，由城建檔案管理機構出具工程檔案認可文件?！笨梢姡姓こ虣n案是城市建設工程質量保障日系中不可或缺的重要組成部分，嚴把市政工程檔案管理關，對于維護城市建設秩序，保障建設質量至關重要。
3.市政工程檔案管理為城市建設活動提供了科技資源儲備庫
市政工程檔案中記錄著市政工程建設活動中的技術使用、施工方法、材料、設備等重要信息，記載著新材料、新設備、新技術應用方法、應用過程和應用成果等極具價值的科技信息資源。在城市建設活動中，通過查閱和參考這些檔案，可更好地指導新建工程的開展，使之工藝、方法等更具經濟技術可行性。
二、市政工程檔案管理服務職能發揮對策
為充分發揮自身對城市建設活動的服務職能，市政檔案管理人員應從以下幾個方面做出改進：
1.強化市政工程檔案規范化、標準化建設
《城市建設檔案管理規定》及省、市市政檔案管理部門，為市政工程檔案管理活動提供了明確的標準和原則，市政工程檔案管理人員應予以認真貫徹和落實，這是減少市政工程檔案管理失誤和發揮其服務職能的重要基礎。除此之外，市政工程檔案管理部門還應全面貫徹規范化、標準化理念，采取全過程檔案管理法，針對城市建設工程的設計階段、招投標階段、施工階段、竣工驗收階段分別制定細致可行的檔案收集、整理方案，以保證檔案的完整性和可靠性。
2.提升市政工程檔案的延續性
隨著我國城市化進程的不斷推進，城市人口、城市建設規模均不斷擴大，因此市政工程的建設規模、功能、數量等也發生著相應的變化，這導致許多陳舊的市政工程檔案中的信息與實際情況產生偏差。為保障市政工程檔案管理工作能夠持續、可靠地為城市建設活動發貨服務職能，市政工程檔案管理部門就必須確保檔案管理的延續性和檔案信息的時效性。例如：當市政基礎設施的布局、數量等發生變化時，市政工程檔案管理人員應及時對建設部門進行咨詢，必要時開展實地考察活動，以確保變動信息的可靠性，并將新的布局、數量等信息錄入相應的工程檔案，以保證市政工程檔案信息的時效性，為今后其他城市建設工程的開展提供更可靠的依據。
3.提升檔案管理信息化水平
提升市政工程檔案管理工作的信息化水平，對于豐富服務方式，提升服務效率有著重要的意義，當前市政工程檔案管理信息化水平的提升應注重以下幾點：（1）積極轉變檔案管理工作方式，全面借助計算機、網絡等媒介開展市政工程檔案的收集、整理、保存、開發活動；（2）不斷提升當那管理人員的信息化素質，引導檔案管理全員積極學習信息化知識和技術，并結合檔案管理信息系統的不斷升級、改造，開展相應的技術培訓和知識講座活動，使檔案管理全員的信息素養的提升跟得上檔案部門的信息化建設速度；（3）應與各級市政檔案管理部門進行積極溝通，在此基礎上通過信息化手段實現市政檔案系統內的信息資源共享，為城市建設部門查閱、調用檔案資源提供方便，同時為市政工程檔案部門開展社會打下良好的基礎。對此，市政工程檔案管理部門，應注重并不斷強化檔案管理信息化建設，在加大信息化設備、技術投入的基礎上，有意識地減少紙質檔案數量，強化數字化檔案資源的建設與開發利用，進而提升市政工程檔案管理工作的成效，以為城市建設活動提供更快捷、更方便、更全面的支持。
三、 結語
綜上所述，市政工程檔案對城市建設活動有著重要的服務職能，對城市建設工作的開展有著重要的參考價值，做好市政工程檔案資源的收集、整理、開發與利用工作，是市政工程檔案管理部門的重要職責，為城市建設部門提檔案資源和檔案服務是市政檔案部門的重要職能。鑒于此，市政工程檔案管理人員應在認真遵守和貫徹市政工程檔案管理規定和政策的基礎上，從規范性、延續性、自動化等方向入手，不斷提升市政工程檔案管理效率，并主動發揮對城市建設工作的服務職能。
參考文獻：
[1] 王巖.論市政檔案管理對市政建設方面的作用[J].城市建設.2016（9）：238.
[2] 楊東權.在中央和國家機關檔案工作會議上的講話[J].中國檔案.2011（5）：14-20.
[3] 陳紅意.淺談如何做好市政工程檔案工作 提升服務品質[J].辦公室業務.2013（11）：69.
本規則規定了歸檔實物檔案的整理原則和方法。
本規則適用于**各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織的實物檔案整理。
2定義
本規則采用下列定義
2.1歸檔實物
立檔單位在其職能活動中直接形成、獲得、接受、贈送或者征集的以實物為載體的，并具有長遠保存利用價值的歷史記錄。
2.2歸檔實物整理
將歸檔實物以件為單位進行鑒定、分類、排列、編號、著錄、上架，使之有序化的過程。
2.3件
歸檔實物的整理單位。一般以每件實物為一件。
3收集
3.1收集范圍
3.1.1本單位獲得的具有保存價值的各種證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎章、獎牌、匾等。
3.1.2本單位舉辦或承辦重大活動形成的具有保存價值的憑證性實物,包括活動標志、證件、證書、獎章、紀念品、紀念郵票、組織機構印章等。
3.1.3本單位在國內外活動中獲贈的具有保存價值的紀念杯、紀念章、紀念冊、紀念票證、題詞、字畫、票證、禮品、工藝品、牌匾等。
3.1.4本單位已宣布停止使用的印信（包括舊印章、印模、徽標）。
3.1.5其它有重要保存利用價值的實物。
3.2收集要求
3.2.1歸檔實物應在形成或獲得實物一個月內向本單位檔案部門移交，任何單位或個人不得隨意將歸檔實物損壞、私存或轉送他人。
3.2.2收集的實物沒有明確標明主題和時間的，移交單位或個人應在移交時對實物的主題和時間進行說明。
3.2.3歸檔的實物應保持整潔、無破損。
3.2.4歸檔的實物應當拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案管理，兩者之間要建立準確、可靠的標識關系。
3.2.5本單位對外交往中贈送給對方的重要實物，也應拍照歸檔。
3.2.6歸檔實物的移交和征集應符合有關規定和要求。
3.3收集時間
對具有歸檔保存價值的實物，單位或個人應及時整理，交檔案室歸檔，一般不應跨年度。
4整理
4.1整理原則
實物檔案的整理應遵循保持實物檔案的有機聯系、便于保管和利用的原則。
4.2整理要求
4.2.1歸檔實物應齊全完整。凡是本單位在公務活動中形成、獲得、接受、贈送或者征集的各種實物檔案均應收集齊全、完整無損，整理歸檔。
4.2.2每件歸檔實物均應轉拍照片進行相應歸檔。
4.3整理方法
4.3.1鑒定
4.3.1.1根據本單位的歸檔范圍，對每一件實物進行鑒定，判斷其是否應當歸檔。
4.3.1.2對存有真偽疑義的實物應采取必要措施進行鑒定。
4.3.1.3歸檔實物的保管期限一般劃為永久保存。其它無永久保存價值的實物由立檔單位造冊保管若干年后自行處理。
4.3.2分類
歸檔實物應在其全宗—實物類別內，按照年度或類別——年度進行分類。歸檔實物數量較少（每年少于30件）的立檔單位可不進行分類。同一全宗只能選擇一種分類方案并保持分類方案的穩定。
4.3.2.1按年度分類
將歸檔實物按形成或獲得年度分類。采用公元紀年標識，如“2006”。
4.3.2.2按類別分類
將歸檔實物按問題進行分類。歸檔實物按問題一般分為榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類。
榮譽類包括：證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎章、獎牌、匾等；
紀念品（禮品）類包括：紀念杯、紀念章、紀念冊、紀念票證、字畫、題詞、雕塑、產品、樣品、花瓶等；
印信類包括：本單位已宣布停止使用的舊印章、印模、徽標。
4.3.3排列
根據分類方案，每件歸檔實物在最低一級類目內按時間先后順序排列。格式主要有如下幾種：
格式①：全宗號—實物—件號。
格式②：全宗號—實物—年度—件號。
格式③：全宗號—實物—類別—年度—件號。
實物檔案較少的單位（每年少于30件）可選擇格式①或②；實物檔案較多的單位可選擇格式③。
4.3.4編號
根據排列方式，編制由全宗號、實物檔案代號、年度、類別、件號等各選項組成的序列號，即編制歸檔章。并在實物上粘貼項目完整的歸檔章（見圖1）。平面實物將歸檔章粘貼在實物正面右下方，立體實物將歸檔章粘貼在實物底座。歸檔章項目包括全宗號、實物檔案代號、年度、類別、件號、參見號。
4.3.4.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。如無全宗號，則用“000”代替。
4.3.4.2實物檔案代號：用第一個漢語拼音字母標識，即“SW”。
4.3.4.3年度：見4.3.2.1
4.3.4.4類別：見4.3.2.2
4.3.4.5件號:歸檔實物的排列順序號。
在分類方案的最低一級類目內，按歸檔實物排列順序從“1”開始標注。
4.3.4.6參見號：指與本件實物有密切聯系的其它載體檔案的主要檔號。
4.3.5著錄
每件實物都應按分類方案，在相關的管理軟件上著錄各項目要素，并打印出歸檔目錄（見圖2）。實物檔案歸檔目錄包括件號、題名（文字說明）、材質、型制、年度、類別、參見號、備注。
4.3.5.1件號：見4.3.4.5
4.3.5.2題名（文字說明）：綜合運用時間、級別、內容、授予者、接受者、實物名稱等要素書寫文字說明。
4.3.5.3材質：實物的制成材料。
4.3.5.4型制：實物的外形，長、寬、高、直徑等外形尺寸,單位用mm。
4.3.5.5年度：見4.3.2.1
4.3.5.6類別：見4.3.2.2
4.3.5.7參見號：見4.3.4.6
4.3.5.8備注：注釋實物檔案除題名外需說明的情況。
4.3.5.9實物檔案目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬=279mm×210mm）。
4.3.5.10目錄封面
實物檔案目錄應編制目錄封面。封面可以視需要設置全宗名稱、年度、類別、起止件號等項目（見圖3）。其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。
4.3.6上架
實物檔案應按分類方案排列順序上架。
5保管
5.1實物檔案應專柜保管。
對貴重的實物檔案，要采取相應措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續。
5.2存放實物檔案的庫房和框架應保持整潔，定期除塵，避免實物檔案褪色，確保實物檔案完好無損。
