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序論：在您撰寫檔案全流程管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
【關鍵詞】流程管理；電子檔案；管理系統；運用
檔案資源是目前各領域中的重要資源，隨著時代變遷，檔案資源的載體、保存方式、管理工作都發生了一定的變化，電子檔案得到了大量的運用。很多檔案館開始將紙質檔案轉換成電子檔案形式，再加上以電子檔案形式產生的新檔案不斷出現，使電子檔案的管理工作難度隨之增大，電子檔案管理系統中的流程管理也愈發受到管理人員的重視。
一、電子檔案管理系統中流程管理簡述
電子檔案管理系統中的流程管理是一種較為科學的管理模式。這一管理模式主要是基于提升管理績效的目的，將電子檔案的輸入轉變成有價值的輸出活動。通過流程管理，能夠促進電子檔案輸入、輸出流程的優化和規范化，以便實現對電子檔案的有效管理。一般來講，流程主要包含用戶、價值、輸入資源、結構、輸出結果、活動等要素。為了進一步推動山東省省直單位電子檔案流程管理的有效運行，山東省檔案局下發了關于印發《山東省省直單位電子檔案進館辦法》的通知（以下簡稱《辦法》）。并規定此《辦法》與2016年6月1日正式實施，有效期至2021年5月31日，要求各單位嚴格落實。
二、流程管理在電子檔案管理系統中的運用
電子檔案流程管理運用對于電子檔案管理系統的建設意義重大，因而，其運用需要工作人員尤為重視。在系統的建設中，工作人員需要將更新傳統業務流程作為首要任務。電子檔案管理系統建設的主要內容包括檔案資源收集、對紙質檔案的數字化處理、開發運用電子檔案等。在這幾方面的流程管理中，工作人員應嚴格遵循《辦法》規定，在檔案資源收集方面，省直單位移交包括永久保管期限照片、錄像、文書、錄音等檔案資源。保證電子檔案收集內容的準確性、完整性。在紙質檔案的數字化處理方面，應保證電子文件格式符合《版式電子文件長期保存格式需求》。在電子檔案資源的開發利用方面，為保證其能夠充分滿足使用者需求，在電子檔案管理系統的建設過程中，需要嚴格遵照人性化要求，根據使用者需求實現系統的有序建設，并隨著使用者需求的變化，不斷調整業務流程，實現對業務流程的進一步優化，規范電子檔案資源建設。流程管理能夠有效降低電子檔案管理系統的建設成本和風險。在建設過程中，需要將電子檔案按照《辦法》要求進行安全儲存，以保證電子檔案的有效性以及高效的流程管理控制。例如將檔號作為儲存后電子檔案的唯一標識符。檔號按照全宗號、門類代碼、保管期限、機構（問題）代碼、件號的順序依次排列組成。例如A014-WS•2016-Y-BGS-0026。同時，不同類型的電子檔案應按照不同的格式進行保存，例如照片類電子檔案在保存時，需要采用JPEG、TIFF格式，像素數應為300萬及以上。錄音類電子檔案在保存時，需要采用MP3、WAV格式，且其采樣率應在44.1kHz及以上。同時，應利用流程管理對電子檔案管理系統進行前端控制。將流程管理融入電子檔案管理的各個環節中，以增強管理有效性，盡可能地減少建設成本。最后，工作人員還應結合流程管理理論，建立電子檔案管理系統模型。根據模型，遵循《辦法》要求，按照電子檔案的種類、歸檔時間等，對檔案進行收集，并將歸檔期限錄入電子檔案管理系統，由系統根據輸入信息，對檔案自行歸類。隨后，由檔案館組建專家小組，對檔案進行鑒定，將不可公布檔案、限制公布檔案的界限進行明確，并由專門人員對所收集檔案進行數字化處理，并對處理后的電子檔案進行整理，例如按照《辦法》對電子檔案進行著錄標引、加密等。隨后，檔案館進行電子檔案的開發運用，對庫存信息資源解密，對擬公開的內容等進行嚴格的檢查、篩選，避免出現不可公開電子檔案被公開的情況。最后，檔案館需要設置電子檔案的訪問權限，做好更新維護工作以及電子檔案的備份工作。同時，為了更加符合流程管理精細、高效的特點，可以將整個系統細分成電子檔案形成、電子檔案收集、檔案鑒定、紙質檔案數字化處理、編研出版、公布前篩選、數據庫備份維護等七個流程。
三、結論
電子檔案管理系統是檔案管理的核心部分，而流程管理學能夠優化檔案館業務流程，降低系統建設成本及風險，促進系統的可持續開發。因而，在當前信息技術普遍運用的形勢下，為促進檔案館信息化建設，提升檔案的完整性與真實性，增加檔案管理的有效性，檔案館還需要積極運用流程管理，規范檔案管理流程，嚴格控制從檔案收集到檔案開發運用的全過程，遵循《辦法》要求，實現對電子檔案的安全管理和運用，以促進檔案館的持續、健康發展。
【參考文獻】
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商業銀行開展持續審計包括：商業銀行運用內審經驗，開發計算機模型：將之嵌入到持續審計流程管理系統中去：內審人員按照持續審計任務開展常態化及時審計；定期進行產品和服務全風險覆蓋的內控審計，持續改進計算機模型。
一、商業銀行運用內審經驗，開發計算機模型
在該步驟主要運用的審計技術是審計重要性水平的測定（可結合PPS抽樣）和審計分析程序。運用的計算機技術主要是計算機編程。該步驟依據“持續審計”的定義來確定“相關被審計事項發生”的情況。下面結合實例進行分析。
1.重要性模型。設計該模型主要考慮內審人員對于行內開展的各項業務重要性水平的認定，重要性水平可以設定為必審項和審計項兩類。第一類必審項重要性水平，比如內審人員認為單筆超過一千萬元的集中采購項目為重要且必須要審計，那么“集中采購子模型”就可以設定一千萬元為閾值，對于單筆集中采購項目標的超過一千萬元的，就可以自動篩選出來，持續審計流程系統將生成“及時審計任務單”，分配任務后，由內審人員全程跟蹤該集中采購項目，最后形成審計報告。第二類抽樣審計項重要性水平，可以結合風險控制重要性水平進行設計，設計后由計算機輔助進行PPS抽樣，確定具體的審計事項。比如“大額個貸重要性模型”的設計：風險控制要求，同一身份證號的客戶發生的所有個人住房貸款、消費貸款、助業貸款等，單筆或累計超過50萬元的，都需要兩個專職貸款負責人審批，且在設計“大額個貸重要性模型”時可將閾值設定為50萬元，該模型可以每周、每旬、每月運行一次，具體運行頻次由持續審計計劃決定，這樣確定的貸款可能有很多筆，因此，在設計“大額個貸重要性模型”編程時，編入計算機輔助PPS抽樣相關程序。
2.審計經驗模型。設計該類模型的總體思想是：將銀行的案件、審計發現以及審計經驗，轉換為數據信息疑點，或者直接定位差錯。例如，疑似假個貸模型——同質子模型的設計主要是運用Match函數。不同的借款人客戶信息相同.如同一樓盤或汽車經銷商，有多個不同借款客戶為同一單位：多個客戶的聯系電話、個人貸款對賬單地址、家庭月收入、本人月收入相同；同一樓盤或汽車經銷商，三筆以上貸款連續拖欠期數相同：多名借款人是銷售商或員工；多筆貸款（不同客戶）還款來源于同一個人賬戶；多筆貸款（不同客戶）發放后轉入同一單位（非房地產公司、汽車經銷商）或個人賬戶。上述都是反常情況，有可能是假個貸.而上述情況是內審人員審計出假個貸或者是假個貸案發之后所總結出的假個貸數據特征。該子模型的設計思路是：比對客戶貸款信息，找出不同客戶的相同信息，從而找出高度同質性貸款，即疑似假個貸。
該類模型是分析程序在內審中通過計算機程序運行實現，分析程序概念不再描述，主要是要找到“反常”數據（疑點）。分析程序還可以實現差錯的直接定位，比如“個人信貸資金流向投資市場模型”的設計思路：比對客戶發放貸款賬號與客戶本人及其密切關系人的證券、基金賬戶，在貸款發放之后兩賬戶的資金變化情況。該模型是信貸資金流向子模型，通過該模型，內審人員可以定位差錯，比如發現客戶A，發放貸款后10日內，將貸款全部轉至客戶A名下的證券賬戶。
二、開發持續審計流程管理系統
筆者認為持續審計流程管理系統應包括以下模塊：計算機模型及管理、任務管理模塊、電子審計工作底稿及報告模塊、質量控制復核模塊以及系統管理模塊。將持續審計流程管理系統與各業務系統、核心賬務處理系統進行對接，審計項目數據每日日結后，持續審計流程管理系統接收各業務系統、核心賬務處理系統數據，運行計算機模型，生成審計任務，任務分派后審計人員在電子審計工作底稿及報告模塊錄入相關審計證據、審計工作及審計報告，完成審計工作后，電子流任務交至質量控制系統復核。系統管理模塊主要是復雜系統的維護以及內審人員的權限配置。
以“集中采購子模型”進行說明。計算機模型已開發出持續審計流程管理系統下的“計算機模型及管理模塊”已加載了該模型，且持續審計流程管理系統與本行的“集中采購管理系統”已對接，每日接收集中采購管理系統的數據，運行“集中采購子模型”，發現有無單筆超過一千萬元的集中采購項目。該項目的流程狀態是“立項通過”，如果符合，則將相關信息形成審計任務，內審分派崗位登錄該持續審計流程管理系統，在“任務管理模塊”下的“待分派審計項目”中可以看到，并進行分派；相應的內審人員登錄系統在“任務管理模塊”下的“待辦審計項目”中看到任務，接受該項任務，就可以在電子審計工作底稿及報告模塊錄入相關信息，完成之后按程序提交，任務將發送至內審質量控制部：質量控制工作人員登錄該系統，在“質量控制復核模塊”下的“待復核項目”中看到需復核的任務，并調閱審計工作底稿和審計報告：質量控制復核完成提交后，整個內審流程結束。
開發持續審計流程管理系統運用的主要是流程管理理論，它通過計算機編程來實現審計業務的電子任務流程，其效果不僅使得內審的效率和質量有顯著的提高，而且也方便考核內審人員的工作效率。
三、內審人員按照持續審計任務開展常態化及時審計
在這個環節，內審人員登錄持續審計流程管理系統，在任務管理模塊下的“侍辦審計項目”中看到任務及其生成過程。與傳統內審不同的是，持續審計可以實現常規化及時跟蹤審計。如果商業銀行將柜面會計憑證、個人貸款檔案、公司類貸款檔案等會計憑證及資料電子化，形成電子檔案數據庫，內審人員就可以做到足不出戶進行審計。“待辦審計項目”接受任務后，持續審計流程管理系統賦予內審人員臨時權限，臨時權限用于遠程登錄電子檔案數據庫，獲取相關的資料。內審人員進行事后審計時，除非認為必須去業務經辦所在地實地查證，否則可以不下現場，從而可提高審計效率。紙質資料電子化主要是掃描等影像技術的運用、計算機輔助開發程序支持數據庫的建設以及查詢等功能的實現。
四、定期進行產品和服務全風險 覆蓋的內控審計，持續改進計算機模型
【關鍵詞】科研檔案；現狀；問題；解決措施
武漢市內具有研究生招生資格的科研院所共有23家，本文通過對這23家科研院所進行調研，總結出一些科研檔案管理中存在的問題，并提出相應的對策。
一、科研檔案管理的現狀
大多數科研院所在《科學技術研究檔案管理暫行規定》《科學技術研究課題檔案管理規范》（1992年檔案行業標準）和《中國科學院檔案管理標準》基礎上都建立了一套本機構科研檔案管理規范?？蒲袡n案的組織管理一般由院所領導總指揮，由科研處、檔案室兩大部門共同負責，由科研項目課題組具體負責實施?？蒲刑庁撠熖岢鰵w檔要求、督促歸檔過程、審核驗收歸檔成果；檔案室負責復審驗收歸檔成果、整理保管歸檔文件、提供科研檔案的開發利用；科研項目課題組組長直接負責科研檔案的收集整理，兼職檔案員負責科研檔案收集整理的具體實施。
二、科研檔案管理中存在的問題
（一）制度建設過于陳舊，空談理論不重實踐。作為科研檔案工作者的工作準則，已有的“三規范”雖然在實際工作中發揮了很大的作用，但由于編制年代久遠，已經非常不適應現代科研檔案工作的信息化建設和流程化管理。它對于歸檔的流程、時間、要求等等都是從傳統檔案管理方式出發，在加快電子檔案建設的今天，不具有較強的指導作用。從科研角度看，“三規范”沒有考慮到科研的跨國度、跨部門、跨機構以及科研文件本身的復雜性。且“三規范”中部分條款雖然具有很強的理論指導作用，卻很難在實際操作中得到貫徹和執行。
（二）科研工作者輕視檔案建設，檔案意識淡薄。事實是，科研工作者往往并不重視科研檔案的收集，歸檔意識非常淡薄。原因大致如下：首先，科研工作者隸屬科研部門，科研部門領導看重科研成果，對檔案建設不甚重視。其次，科研工作者對檔案管理的原則、規定知之甚少，更不會在實踐中踐行相應規定和原則。再次，科研工作者很少感受到科研檔案管理對他們實際科研工作帶來的便利與好處，將科研檔案的收集整理看作是一種負擔，因此主觀上輕視科研檔案的建設。
（三）科研檔案收集困難。 由于文件載體、文件內容、文件重要性等方面的不同，往往會影響該文件最終的收集效果。在文件收集過程中存在的問題主要是歸檔材料不完整和歸檔文件缺乏可靠性。造成這種現象的原因很多：有些科研人員出于一己私利，可能會利用科研檔案謀取獎勵或是有意隱瞞、更改文件內容；也有些科研人員認為自己具有對科研文件材料的知識產權，因此不愿移交。
（四）科研檔案實際歸檔率低，歸檔工作滯后科研工作。在實際工作中，大部分科研院所對于科研檔案的歸檔工作存在“頭重腳輕”的情況，重視前期準備工作，忽視后期總結工作。在科研準備階段，絕大多數科研院所都實現了預立卷工作，能夠做到從大體上實現對某次課題文件的整理歸檔的規劃。但隨著項目的進行，檔案工作往往會滯后于科研工作，“四同步”原則在實際操作過程中的執行效果并不理想。
（五）科研檔案利用水平不高。對檔案的管理最終是為了實現其利用。就目前來看，科研檔案的利用水平不高。對科研檔案的開發目前僅停留在編制案卷和卷內目錄階段；原有紙質檔案的數字化進程較慢，大多只實現了檔案目錄的數字化，檔案原文多以紙質方式存在，查詢利用麻煩；對檔案的查詢利用服務以現場查詢為主，沒有開展電子查詢服務、定制查詢服務等?？蒲袡n案的橫向跨館信息交流過少，合作存儲機制難以建立，不能為科研工作者提供更豐富可靠的科研信息。
三、科研檔案管理的問題解決策略
（一）加快制定新的科研檔案管理制度。切實可行的制度和規范是一個行業得以進步和發展的前提，隨著國家各項科研事業和檔案信息化建設的開展，有必要重新修訂或制定相關科研檔案工作規范。新的科研檔案管理制度應充分考慮到現代科研工作的國際化、信息化和規范化，更多地從電子文件管理出發，將科研文件的管理納入整個科研項目活動管理中去，充分體現集成的理念。此外，新的科研制度還需改變以往“重管輕用”的理念，將客戶需求放在管理的前面，從科研工作者的實際情況出發，使得科研檔案為科研工作者服務，為社會民眾服務，為未來發展與建設服務。最后，新的科研檔案管理制度應在“文件連續體”理論的基礎上，更注重文件管理的動態過程，控制科研文件從形成到銷毀的全過程。
（二）加強對科研工作者檔案管理能力的培訓?？蒲泄ぷ髡叱耸强蒲许椖康闹苯訁⑴c者，也是科研檔案管理的第一手經辦人。因此，科研課題組需要設立兼職檔案員，專門負責科研文件的歸檔與整理。針對兼職檔案員和其他科研工作者檔案意識淡薄，檔案業務水平不過關等問題，各科研院所應建立定期培訓制度，強化科研工作者的檔案業務能力和檔案意識，使科研工作者充分認識到科研檔案在科研工作中可能發揮的重大作用，從思想上改變科研工作者對待檔案管理的態度，同時鼓勵各科研院所之間、科研院所與省市級檔案局之間進行學習交流，借鑒優秀經驗，提高自身工作效率。
（三）改進宣傳方式，加強檔案工作者和科研工作者溝通。科研檔案收集不力，很大一部分原因在于科研檔案管理人員，尤其是科研工作者對科研檔案的認識不夠，包括科研檔案保存的意義、科研檔案利用方式、科研檔案知識產權等等。因此，有必要對開展科研檔案管理的重要性進行重點宣傳。檔案工作人員應在宣傳上承擔主要責任，立足國家有關法律范，創新宣傳方式，幫助科研人員認識到科研檔案管理在保護知識產權保護、避免重復性研究、節約科研經費方面的重要作用。
（四）加強檔案管理頂層設計，實現科研檔案全流程、信息化管理。實現科研檔案的全流程、信息化管理，必然要加強科研檔案管理的頂層設計，將科研活動管理和科研檔案建設納入一個項目體系，以項目管理的方式統籌進行，實時進行電子科研文件的規范化和檔案化管理?！八耐健痹瓌t其實從某種程度上包含了全流程管理的思想，運用“前端控制”的思想，將科研檔案的信息化建設與科研項目的全流程管理聯系起來，將科研文件檔案管理納入科研項目資源管理及資源配置的最優化管理。在實際操作中，全流程管理的要求又是信息化建設的保障，而信息化建設增強了全流程管理的實際可操作性。只有在科研活動過程及其管理中實時地進行電子科研文件的歸檔和管理，才能最大程度地發揮檔案信息化建設的作用；也只有打破目前科研檔案信息化建設與科研項目全過程管理之間的孤島關系，才能實現科研檔案的全流程管理，將“四同步”原則真正落到實處。
（五）以用促管，挖掘科研檔案的利用價值。一方面可以通過編制必要的檢索工具，提高本單位內科研檔案信息的查詢和利用效率；另一方面，應加強科研院所與社會企業、政府機關、社會大眾以及各科研院所之間的橫向交流，以合作存儲或共同開發等方式促進科研檔案信息的流動?？蒲袡n案的管理不能只靠檔案工作者的單方面監督，只有充分發揮科研檔案在實際科研工作中的作用，才能更有效地提高科研工作者的檔案意識，使他們認識到科研檔案的重要性，從而促進科研檔案的收集、整理與歸檔。
【參考文獻】
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關鍵詞：房產測量；測繪信息系統；構建；思路；研究
房產測繪信息系統的建立，能夠實現房產測繪面積測算、房產基礎測繪、業務流程管理、房產測繪檔案管理、測繪成果管理、測繪成果GIS的一體化，使房產測繪業務管理更加規范化、標準化、科學化，提高辦公效率以及為社會服務的辦事效率。同時還能夠為政府的宏觀預測、決策提供依據，拓展了社會服務的領域，具有很大的經濟和社會效益。
一、房產測繪的重要作用
首先，在法律方面，只有對房產測繪成果中，界址面積測量的方法以及依據，跟較為準確性的界址測量，以及房產繪制結果的實用性等進行審核，再等房產行政部門確認完畢后，才能夠對房產進行管理。其次，房產測繪還具有財政稅收的功能。房產中的各類數據，或者使用狀況等，都是房產測繪的成果。其成果也可以作為，征收房產契稅或者評估房產價格等主要依據。對房產保險的服務來說，也是作為主要依據的存在。也是作為貸款抵押房產不可缺少的依據。由此可見，房產測繪不僅能夠服務于相關管理部門，還能服務于整個社會。為城市今后的發展提供了有力保障。再者，具有參謀以及決策的功能，能夠更好的服務社會。
二、房產測繪信息系統構建思路研究
（一）房產測繪信息系統的主體架構
房產測繪綜合管理系統利用當今成熟的軟件開發技術，包括面向對象設計與開發技術、Object ARX技術、Web GIS技術、組件技術、工作流技術等，進行統一構架，根據不同的需求，通過工作流定義，靈活地構建不同的子系統。系統由房產CAD面積測算、房產業務流程管理、房產測繪檔案管理三個C/S子系統和一個基于B/S架構的房產GIS平臺組成，以圖形、數據管理為核心；實現房產測繪臨時庫、作業庫、歷史庫、成果庫四庫分離，確保數據的安全性和數據的可追溯性。系統利用自動派件功能科學合理的分配測繪任務，通過案件超期提醒等技術手段提高測繪案件運轉效率，通過績效考核功能調動工作人員的積極性，通過案件全流程監控，案件測繪檢查、審核、驗收三級審核制度確保測繪成果的合理性、正確性。系統分為四個子系統，采用C/S和B/S相結合的混合架構平臺，其中CAD面積測算系統、業務流程管理系統、檔案管理系統采用C/S架構，房產測繪地理信息系統采用B/S架構。
（二）系統主要功能
1、房產CAD面積測算子系統。（1）項目管理：主要包含測繪項目管理、幢信息管理、幢復制、單元管理、塔樓分幢處理、測繪項目查詢、測繪面積統計、工作量統計、收費統計、實測預測項目關聯比對等。（2）項目測繪：主要包含圖形繪制、圖形檢查、面積線管理、實體復制、房屋合并，功能區劃分、分攤樹構建、自動生成計算公式、自動生成分攤說明、自動進行分攤檢核、分攤結果查看、樓盤表查看，自動生成房屋分戶圖、分層圖，分戶圖片管理以及生成各式各樣的成果報表等。（3）基礎測繪：繪制房產項目平面圖、幢信息標注、生成分幅圖、分丘圖，自動將項目平面圖轉換為GIS格式以及導入到SDE庫。（4）數據接口：系統提供豐富的數據接口包含Access數據庫文件、SHP文件、WTK文件等數據接口，支持與SQL Server Oracle數據庫接口。（5）系統管理：主要包括用戶管理、權限設置、角色設置、字典設置、接口設置、日志管理等功能。
2、房產流程管理子系統。房產測繪業務采用流程化管理，每個不同業務類型設置單獨的業務流程，主要業務流程分為：商品房面積實測、商品房面積預測、二手房測繪、私房改擴建測繪、面積鑒定五大類。主要業務環節包括：窗口受理、派件、測繪、檢核、審核、復審、配圖、驗收、計費、收費、歸檔等，不同業務類型包含的環節不盡相同，如商品房面積預測就沒有配圖環節，私房改擴建這類相對簡單的測繪業務實際操作中可能就不需要派件，而是由窗口受理人員直接提交固定的人員，審核工作可能也不需要三級審核了。主要功能包含：業務流程設置、業務環節設置、收件資料設置、自動根據測繪工作量自動派件、超期自動提醒、流程掛起、績效考核、業務抽檢、案件特批、流程調度、自動計費、成果管理等。
3、房產測繪檔案管理子系統。系統主要完成房產測繪檔案管理中的檔案入庫、掃描文件上傳、檔案借閱登記等工作，實現電子檔案數據庫與實物檔案資料的一致管理，業務歸檔時自動生成檔案目錄，測繪檔案和測繪項目的自動關聯，測繪項目歸檔時自動生成檔案號，輸入檔案實際物理存儲位置，實現電子檔案和實物檔案的掛接。電子檔案與測繪成果數據的關聯，實現和空間的數據的關聯，通過地圖定位到幢編碼，通過幢編碼找到相關的電子檔案，從而實現以圖管檔。該系統的主要功能有：檔案編錄入庫、檔案查詢與快速瀏覽、檔案統計、檔案查詢登記、測繪電子圖檔批量上傳等。
4、房產WEB GIS子系統。房產GIS管理系統能夠實現對所有房屋的精確地理定位，通過建立區域行政區劃圖、地形圖、房屋測繪業務圖層（房產區、房產丘、幢圖層）、房產分層分戶圖，同時整合各部門的房產信息數據，建立空間數據和非空間數據于一體的關系型數據庫，通過房產測繪數據“幢落地”關聯圈，使基于圖形就能對房屋數據進行查詢、統計、分析等管理，最終實現“以圖管房，圖文共享”的管理模式。主要功能包含：圖層管理、樓盤管理、落地關聯、幢查詢、房屋查詢、坐標定位、地圖查找、數據統計、圖上統計、緩沖區分析、疊加分析、生成專題地圖、圖形編輯、拆遷管理、多時態圖形對比、歷史數據管理等。
參考文獻：
關鍵詞：科研項目；知識產權管理；全流程管理
中圖分類號：C931 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2013）33-0143-03
1 概述
2008年，國家出臺了《知識產權戰略綱要》，以提升知識產權的創造、運用、保護和管理能力，意在通過自主創新提升我國科學技術水平，提高國家的綜合競爭力，實現全面建設小康社會的目標。知識產權工作已經提升為國家戰略，與科教興國戰略、人才興國戰略一道，成為我國三大戰略之一。
國家知識產權戰略強調知識產權的創造、運用、保護和管理為一體的綜合能力提升，唯有知識產權綜合能力提升，才能有效提高科研水平，提高知識產權成果的轉化，促進經濟的發展。目前，我國眾多企業、科研機構，承擔我國絕大部分的科研項目，這些科研項目的實施，成為了我國知識產權創造的最主要途徑，成為推動科技進步的主要動力。但是，很多企業、科研機構的科研項目所開展的知識產權管理工作都還僅僅局限在知識產權的創造和保護方面，沒有有效地運用和管理知識產權，使很多知識產權成果無法得到充分利用和轉化，浪費了大量的人力物力，阻礙了我國科學技術整體水平的進步。因此，確?？蒲许椖咳^程知識產權管理工作有效開展，對于落實國家知識產權戰略、提升科技水平至關重要。
2 科研項目知識產權全流程管理的意義及科研項目管理中存在的問題
科研項目全流程知識產權管理是指將科技查新、知識產權信息的利用、科技成果保護方式的選擇，發明創造的保護、專利分析、專利預警、專利布局以及專利轉化等融入到科研項目的立項、實施、結題和轉化過程中。實施科研項目知識產權全流程管理，對于避免重復研究、規避投資風險、提高企業科研項目的研發起點、充分利用現有技術資源、提高科研成果的產出率和轉化率及最大程度地實現項目的投資價值，具有十分重要的作用。
目前，國內許多大型企業在科研項目的管理中沒有融入知識產權管理，使得許多科研成果并未轉化為知識產權成果。在科研項目的管理中主要存在以下問題：如科技查新不到位，專利信息的利用能力不足，導致一些項目重復研究，浪費研究成本；沒有建立起自己的專利數據庫，對于本企業相關領域的技術發展跟蹤能力不強，對于技術發展趨勢把握得不夠好；在科研中對于知識產權成果的保護缺乏統一的規劃，研發人員對于科研成果的知識產權保護意識不強；企業專利管理人員的管理工作沒有涉及到科研項目全流程管理工作中來。
3 大型企業科研項目全流程知識產權管理體系設計與研究
3.1 科研項目全流程知識產權管理體系設計
針對大型企業科研項目中存在的上述問題，本文設計了如下科研項目全流程知識產權管理體系。該體系將知識產權管理融入到科研項目的立項階段、實施階段、結題階段和轉化階段。科研項目全流程知識產權管理體系設計架構如圖1所示。
3.2 科研項目立項階段
立項階段包括項目的形成與科研項目的審核通過，在這兩個流程中，知識產權管理工作都起到極大的幫助
作用。
3.2.1 科技查新報告。在國內許多企事業單位，科研項目的立項審核都需要提交有科技查新資質的機構出具的科技查新報告，科技查新報告可以評估科研項目是否具有新穎性、創造性甚至可行性的依據。
3.2.2 知識產權信息跟蹤?？蒲许椖苛㈨棔r，對科研項目可能涉及的知識產權信息進行跟蹤預警，并將這些有關知識產權信息建立成為科研項目專用的數據庫，在科研項目實施階段同樣可以使用。
3.2.3 專利信息利用。專利信息利用對科研項目的立項和實施都具有巨大輔助作用，在立項階段，通過專利信息利用，可以幫助研發人員了解技術發展的現狀及可能的發展趨勢，從而幫助科研項目確定研發方向，節約研發成本和時間。
3.2.4 知識產權成果目標與規劃?？蒲许椖苛㈨楇A段，通過科技查新、專利信息利用等流程，對科研項目可能取得的成果有初步的評估，因此，根據科研項目的類型和特點，制定科研項目可能取得專利、商標、著作權或商業秘密等知識產權成果的目標，并根據科研項目的進度表規劃知識產權成果的產出規劃。
3.2.5 合同簽署與知識產權成果歸屬。對于很多科研項目，往往不是一個單位主導完成的，也不一定是自己完成的，往往是多個單位合作完成或委托他人完成的，盡管目前相關法律已經對這類科研項目的合作和成果歸屬進行了規定，但不盡人意之處比比皆是。因此，在科研項目立項階段，就應該簽訂技術開發合同，并約定權利歸屬和使用權的問題。
3.2.6 設立知識產權管理制度與機構。在科研項目立項階段，就應該建立與科研項目類型和特點相匹配的知識產權管理制度，并根據制度，設立科研項目配套的知識產權管理機構，對整個科研項目知識產權全流程進行管理，并設置專人對科研項目知識產權管理工作負責。
3.2.7 科研人員知識產權意識培養?？蒲腥藛T的知識產權意識培養主要包括保密意識的培養和對知識產權的認識，關系到知識產權的創造和保護，應該在科研項目立項時就開展此項工作。
3.2.8 設立知識產權專門經費?？蒲许椖砍晒闹R產權保護，是科研項目知識產權全流程管理中花費最多的部分，包括專利的申請、版權登記、商標申請等，除此之外，還有科研人員的獎勵等項目。因此，設立科研項目知識產權專門經費，對于科研項目全流程知識產權管理是必不可少的。
3.2.9 設立專家庫。目前的科研項目立項審查主要是通過專家庫和同行評議的形式，但是并不是每一個項目的審核都能找到合適的專家或同行來進行審核。因此有必要通過專利信息的利用來建立常用的專家庫。這些專家也可以在科研項目的結題驗收階段參與。
3.3 科研項目實施階段
科研項目全流程知識產權管理中實施階段的管理包括如下內容：
3.3.1 知識產權信息動態跟蹤預警。在科研項目立項階段，設立了知識產權數據庫，用于跟蹤和預警與項目有關的知識產權的動態信息，并及時預警。這么做可以幫助科研項目及時調整研發方向，防止侵犯到他人的權利，規避風險。
目前的研究沒有或很少有人提出科研項目如何“動態”跟蹤專利信息，也沒有或很少有研究探索科研項目知識產權預警的模式。
3.3.2 專利信息利用。專利信息利用在立項和項目實施階段的作用差不多，都是通過對相關專利的微觀分析，對科研項目研發做出指導，時刻關注行業的發展趨勢，以便及時挑戰研發方向，不做重復研發，不做無用研發。
3.3.3 知識產權申報登記管理。知識產權申報登記是科研項目成果得到知識產權保護的重要環節，也是知識產權創造的核心環節。在這一流程，應該處理好發表學術論文與申請專利的關系，處理好技術秘密保護與專利保護的關系。并且，還要根據企業的戰略，布局專利申請。同時要處理好知識產權申報登記的時機選擇，確保企業的優勢地位。
3.3.4 人事檔案的記錄與階段性激勵。在科研項目實施階段，應該做好知識產權人事檔案記錄，并使用知識產權專項費用對知識產權創造人員進行獎勵。研發項目組和企業可以根據詳細的人事檔案記錄，對研發人員做出評價，挖掘和培養優秀的研發人才。
3.3.5 階段性評估。在科研計劃項目中期檢查或者其他階段性評估評審時，由知識產權專員組織相關技術人員對項目研制過程中知識產權借鑒情況進行說明，對產生的發明創造和獲得的知識產權情況梳理、總結，對重要創新技術進行成果檢索和對比分析，并提出知識產權保護
方案。
3.3.6 協調與處理。知識產權專員定期將項目研制過程中申請或取得的知識產權向項目主管部門或科研計劃主管部門報告；在發生知識產權侵權或糾紛時及時向項目主管部門或科研計劃主管部門報告。
3.4 科研項目結題階段
科研項目全流程知識產權管理中結題階段的管理包括如下內容：
3.4.1 科研成果質量評估驗收。將科研項目取得的知識產權成果進行專利分析，評估科研項目取得的知識產權成果新穎性、創造性，評估其價值，從而對科研成果質量進行評估；與立項階段對比，評估項目的預期與實際的
差異。
3.4.2 知識產權再挖掘。項目結題階段，應該組織科研人員和專利人員對項目實施階段的成果再次進行分析和研究，挖掘出可能存在的專利，從而增加科研項目的投入產出比。
3.4.3 知識產權成果清單整理與轉化規劃。由知識產權專員組織相關技術人員梳理和總結項目知識產權成果，在項目驗收時提交知識產權清單，包括申請和獲得的知識產權數量、名稱、類型、法律狀態、實施轉讓情況等，并在《驗收報告》中對相關內容做出說明和分析；對具有潛在應用前景的知識產權進行實施轉化前景和實施許可方式分析；對特定目標專利進行侵權風險分析。
3.4.4 績效評估與獎勵。根據科研成果的質量評估，計算科研項目的投入產出比，評估科研項目實施的績效水平；并結合項目實施階段的人員檔案記錄，對研發人員和研發團隊進行評估和獎勵。
3.5 科研項目轉化階段
科研項目產生的知識產權成果，必須通過轉化才能體現它的價值。轉化的方式很多，但離不開知識產權管理機構對其的運營。因此，作為“后”科研項目階段，知識產權轉化管理不可或缺。
對于所取得的知識產權成果，企業知識產權部門應對成果進行評級分類，做好知識產權成果應用規劃，實現知識產權成果的最大化利用。對于知識產權成果轉化可采取以下三種模式：
3.5.1 自主模式。自主模式即企業將知識產權成果自行實施，將其產業化、商品化，以提升企業的核心競爭力和市場主動性，使核心知識產權完全掌握在本企業手中。
3.5.2 合作模式。合作模式即企業利用其擁有的知識產權成果，與擁有相應資源的其他企業合作，共同實現知識產權成果的產業化和商品化。此模式可以快速將知識產權成果產業化和商品化。
3.5.3 許可模式。許可模式即企業將其擁有的知識產權成果轉讓或有償許可給其他企業，通過此方式實現企業知識產權成果的產業化和商品化。此模式可以使企業快速收回研發成本和獲得盈利，為企業開展新一輪創新研發提供便利。
4 結語
在知識經濟的當下，將知識產權管理融入到科研項目管理全流程中來，是現代科研項目管理的必然發展趨勢。大型企業實施科研項目全流程知識產權管理是響應國家知識產權戰略、促進企業知識產權發展和提升企業核心競爭力的重要舉措。本文針對大型企業在科研項目管理中存在的知識產權問題，設計了科研項目全流程知識產權管理體系，有利于大型企業提升知識產權的創造、保護、運用和管理能力。
參考文獻
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【關鍵詞】企業檔案；管理體系；建設措施
企業檔案對于企業自身的發展有著極其重要的作用，為此做好企業檔案的管理，加強企業檔案管理體系的建設就顯得非常必要，如何加強企業檔案管理體系的建設，成為了相關工作者急于探討解決的問題?；诖耍疚木图訌娖髽I檔案管理體系建設的措施進行了探討，給出了一系列相應的措施，相信對有關方面的需要能有一定的幫助。
1.建立與完善檔案管理組織與制度體系，打好“依法治檔”攻堅戰
檔案管理組織與制度體系是檔案管理法治化的一把大刀，是“依法治檔”的根本保障。在組織體系中，特別要打破過去每個部門設立一名兼職檔案員的做法，尊重“誰形成誰移交”的原則，把形成檔案的所有崗位都列入檔案管理組織體系范圍，并且把每個部門的主要技術負責人指定為部門主要兼職檔案人員。新型的組織機制，注重檔案管理網絡功能的發揮與網絡結構的包容性，無論部門與人員如何調整都不會削弱網絡功能，強調責任到具體“崗位”與“人”，是檔案管理體系的組織基礎與人力保證。由于現代企業經營模式的綜合性和多樣性，所形成的檔案屬文書檔案的范疇，而建設工程檔案則屬于科技檔案的范疇，應按照檔案各自的形成規律和管理標準進行科學管理。結合企業實際編制檔案的分類方案，制定各類檔案的管理標準。并注重檔案信息的管理，用科學的方法和現代化的管理手段借助計算機技術，對檔案信息進行綜合管理，建立數字化全文數據庫，實現科學、方便、快捷的檔案管理和利用。
在制度體系中，首先要對國家、地區與行業的規范作全面深入的總結與梳理，在尊重國家規范的前提下，從行業的角度，結合企業自身的特點進行制訂與修訂。要突出在信息化背景下“收集是檔案第一要務”“簡化整理”“注重服務功能”，強調規范的實際可操作性。宏觀層面修訂《檔案管理辦法》，微觀層面修訂各類檔案的收集、整理、保管、利用、考核等全過程的檔案管理規范體系，制訂側重于企業信息化、檔案數字化、資源整合與共享的檔案信息化管理規范體系，以及檔案管理的各類制度體系。對于信息化的新產物――數碼照片、視頻文件的管理，結合實踐，進行科學創新，制訂《照片與視頻檔案管理規范》。制度體系建設是一項長期的工作，要不斷去探索、發現、改進、優化制度中存在的問題，并記錄下來，積累到一定程度集中修訂與完善，保障制度的有效發揮，堅決打好“依法治檔”的攻堅戰。
2.創建信息時代檔案流程管理體系，避免制度流于形式與表面
在傳統檔案管理中，往往制度流于形式，工作銜接上不協調，細節上缺乏具體的操作方法，存在責任不明、有令不行、執行不力等問題，致使檔案收集難、管理難等問題。在日常管理中，很多時候職能部門并不是不愿管或不愿配合，而是缺乏具體的落實與操作細則去指導實踐。流程就是執行力，是規范的具體落實，而規范又是流程管理的執法依據，兩者相輔相成。流程管理就是將檔案管理的目標進行逐個分解，并具體落實在流程上面，各個環節緊密聯系，有嚴格的先后順序，讓處于流程環節中的所有人都懂得，檔案的事務分別由誰來做、怎么做以及如何做好的標準就一目了然。檔案流程化管理，有利于職責清楚、責任分明，消除了人浮于事、扯皮推諉、執行不力的痼疾，徹底消除原有工作環節之間的摩擦，大大提高檔案管理的效率與管理品質。房地產的檔案現代化管理也是如此的。房地產檔案管理要朝著現代化信息化的發展， 要吧電子管理工程建設起來， 把電子信息技術運用到各種檔案考核，檔案管理之中去。
3.定期下達《歸檔任務書》，打破制度的框框，解決檔案收集難
收集是檔案的第一要務，是傳統檔案工作中的難點。《歸檔任務書》是把各門類檔案所要收集的資料集中匯編并明細，將責任落實到崗位與人?！稓w檔任務書》打破了規范的條條框框，尤其在業務操作上缺乏靈活性以及其內容與形式在辦法、規范中所不能表達的地方，講究實用性與可操作性，是對管理規范的重要補充，是流程管理的進一步細化與落實，是檔案管理體系的重要組成部分。它緊緊圍繞“收集是檔案工作第一要務”的宗旨，做到“檔案收集全覆蓋”“責任落實全到位”“歸檔資料全明細”，每年根據企業發展的實際情況修訂、編制成冊，并在頭年12月份定期下達，可以徹底解決檔案收集難的問題。
《歸檔任務書》主要包括收集范圍明細表、歸檔文件要求、移交時間及移交要求。特別是收集范圍用各類明細表的形式，羅列重要檔案項目資料的詳細清單，讓部門人員有針對性地去收集。
4.實現規范化操作，規范檔案管理操作流程
（1）要對檔案管理的流程有明確的認識，結合企業的內外因素，全面掌握企業的業務進行情況，對企業業務的了解不能停留在表面，還要更加深入全面的分析，以了解業務活動的方方面面，對企業的業務活動爛熟于心，對其面臨的問題，問題的對策等等也要下足功夫。
（2）要確定檔案的來源，也就是說確定檔案在哪些業務過程中形成，這是檔案整理歸檔的依據，要切實重視起來，避免出現問題。
（3）就要按照一系列流程完成企業檔案管理的程序，檔案管理工作要做到細心、認真，發現錯誤及時糾正，以保證檔案具有實用價值。
房地產企業要想做大做強，就一定不能忽視管理的重要性，我們不難看出，一個企業的生死存亡往往就決定于一個企業的管理水平的高低，企業要樹立正確的認識，將管理貫徹企業生產經營的始終，對于房地產企業來說，檔案管理應當引起足夠的重視，作為企業管理活動中的重要一環，其作用不容小覷。俗話說，千里之堤毀于蟻穴，一個小小的紕漏就可能引發大的危機，所以對企業來說要不斷提高檔案管理水平，使其為實現企業利潤的最大化服務。
5.全面整合檔案資源，構建檔案信息網絡化與共享
服務整合檔案資源，實現網絡共享，是檔案工作的最終目的與方向。它是以檔案管理系統軟件為橋梁，通過電子數據的導入、與企業主要業務系統之間的接口鏈接開發等手段，實現檔案資源的全面整合，通過條目檢索與全文檢索，實現檔案資源的共享服務。房地產企業檔案管理的過程， 需要尋求多個企業的合作， 行業的合作也將為房地產檔案管理提供更多的發展空間。各企業在合作的過程之中， 可以互相學習， 吸收各自的發展經驗和優勢， 提高自身的競爭力。
在信息化的現代企業，要配置適合信息量大、傳播速度快、網絡化的檔案管理的軟硬件設施設備，開發檔案管理系統與企業主要業務系統的關聯接口，通過創建數字化檔案室與檔案登記備份，實現傳統檔案、企業各業務系統，各類電子文件等檔案資源的全面整合與網絡共享服務，構建檔案信息的網絡化收集、管理、存儲、服務等各環節的管理體系。
6.結語
綜上所述，加強企業檔案管理體系的建設對企業自身的發展有著極大的促進作用，因此，我們就需要通過有效的途徑，采取有效的措施，做好檔案管理體系相應的工作，以完善和提高檔案管理體系的建設，從而在一定程度上促進企業的發展。 [科]
【參考文獻】
首次提出數字檔案館和電子文件中心聯合共建的方式，創造了一種電子文件中心緊密結合數字檔案館整體共建的建設模式
山東省檔案館在山東省數字檔案館項目的建設中，以數字檔案館建設帶動電子文件中心建設，探索出了一種電子文件中心緊密結合數字檔案館整體共建的建設模式：電子文件中心通過政務網與各機關檔案室直接連接，匯集各個部門的電子文件；電子文件的管理以傳統檔案業務管理的成熟理論、技術、方法為指導，同時認真分析電子文件的特性，制定電子文件管理的相關標準，保證電子文件管理的科學，有序。電子文件到達進館年限后移交到數字檔案館，成為電子檔案，保證了電子文件、電子檔案的延續性；電子文件中心與數字檔案館在流程、標準、技術、軟件設計、硬件配置等方面相互銜接，相互匹配，兩者緊密結合，整體共建。
標準先行，項目同步建設，走出了一條標準指導實踐，實踐完善標準的模式
標準化在信息化發展中具有舉足輕重的作用。在具體實施山東省數字檔案館項目之前，山東省首先制定了《山東省檔案目錄數據采集規范》、《山東省數字檔案館建設規程》、《山東省數字檔案室建設規程》、《山東省電子文件歸檔管理暫行辦法》等地方標準和規定。為保證項目的科學性、規范性，又制定了《山東省檔案館管理系統功能和技術要求》，《山東省檔案局網站管理辦法》、《山東省電子公文元數據標準(草稿)》等省館標準。這些標準為本項目的開展打下了堅實基礎。在項目開展以后，為做好省市檔案館、檔案館室之間的互聯工作，又制定了《基于Web Service技術檔案數據互聯互通接口標準(草稿)》。在利用標準指導實踐的同時，也在實踐中進一步完善了標準。
以科學發展觀為指導。開發具有自主知識產權的關鍵技術，實現了自主創新、自主研發的可持續發展的開發模式
本項目的目標是建立一個將電子文件、檔案業務工作流程和日常工作流程完全納入的綜合性管理系統，并結合電子政務發展的趨勢，能夠實現省市縣檔案館之間和省直館室之間的數據互聯互通，是一個集電子文件管理系統、檔案管理系統、辦公自動化和網站管理系統于一體的綜合管理系統。這一系統涉及面廣，有許多領域的關鍵技術不為我們所掌握。如果完全購買公司的技術，那么日后系統的升級、維護將依賴提供該技術的公司，并且，公司服務到期后關鍵技術方面的支持將會成為非常嚴重的問題，同時，在檔案數據的維護方面也存在安全性問題。為解決上述問題，山東省檔案局技術處和濟南澤信達科技有限公司(原山東省檔案科學技術研究所)以科學發展觀為指導，集中力量，群策群力，對關鍵技術進行了科技攻關。通過工作人員的不懈努力，最終研制出了具有自主知識產權的ZXRS搜索引擎技術，在關鍵技術方面做出了創新。同肘，又采用了數據傳輸過程中的加密技術、省市(館室)檔案數據的互聯互通技術兩種新技術，在應用方面也做出了創新。通過兩個創新――技術創新和應用創新，解決了在關鍵技術方面對公司的依賴性。系統完全自主開發，開發過程中系統研發人員與業務人員及時、充分的溝通，大大有利于系統的實施，開發出的系統完全符合檔案業務需求，并且以后系統的升級、維護完全由自己的人員進行，解除了公司到期后不服務的問題，走出了一條適合山東省檔案館發展的模式，實現了軟件開發的可持續發展。
制定省市縣(區)、館室檔案數據互聯互通標準，創造了異構結構網絡環境下互聯互通的模式。建成國內首家省域異構結構數字檔案館
依托政務網，建成在全省范圍內異構結構網絡環境下的分布式檔案數據庫，建成國內首家省域異構結構數字檔案館，是本項目的一個目標。近年來，山東省各級檔案館都在大力推進信息化建設，但總體看來，現有系統中，檔案部門之間以及檔案館和檔案室之間信息和系統銜接不緊密，各類信息系統相對獨立，信息匯總能力弱，信息孤島、重復建設、資源浪費等問題比較突出。這些問題是當前山東省檔案信息化建設中的共性問題。而檔案部門在“加強政務信息資源開發，健全政府信息資源管理和公開制度，積極開展公共信息服務”新形勢下，建立省市縣之間和館室之間數據共享的機制、建立覆蓋全省的檔案信息利用體系已經是大勢所趨，但是鑒于檔案管理軟件的這種現狀，要求各級檔案館和檔案室放棄現在使用的檔案管理軟件，使用全省統一的軟件很不現實。為此，按照科學發展觀的要求，在保證全省檔案部門以前的信息化投入，不改變全省檔案管理軟件使用現狀的情況下，我們提出在全省制定一個統一的與平臺無關、與語言無關的檔案信息共享技術標準，使基于不同平臺的檔案管理軟件實現系統之間的數據共享，在邏輯上將所有聯網單位提供的共享信息集中到了一個數據庫中，建成所有聯網單位全部共享信息的數據庫。由于各個單位所使用的數據庫不同、數據庫中的表名、表中的字段名也都不盡相同，為解決這個問題，我們考慮采用中間件的方式，由中間件負責與聯網單位的數據庫進行交互，中間件對外提供一致的接口，這樣就解決了名稱不一致的問題?；谶@種思路，我們制定了《基于WebService技術檔案數據互聯互通接口標準(草稿)》，并研制開發了相應的中間件。在各個聯網單位安裝中間件后，檔案利用者只需登錄一個已經采取這種方式的聯網單位的網站，就可以查詢到全部聯網單位所提供的信息。通過這種方式，山東省檔案館已經成功實現了與市縣區檔案館、省直館室之間異構結構網絡環境下的數據共享?，F在，只需要登錄山東省檔案館政務網的網站，就可以查詢到已經聯網的市縣區檔案館和機關檔案室的檔案目錄信息，基本建立了全省范圍內異構結構網絡環境下的分布式檔案數據庫，建成了國內首家省域異構結構數字檔案館。
將日常辦公和網站管理緊密結合，實現了日常工作的網絡化、
現代化和日常辦公與網站管理的一體化
目前，山東省檔案館的日常辦公還以傳統的工作模式為主，為此，我們對檔案館的辦公工作流程進行了調整，引入現代化辦公的理念和流程管理的思想，充分利用現有的網絡條件，實現了日常工作的網絡化和現代化。將日常辦公和網站的管理工作緊密結合，日常辦公的結果及時體現在網站上，實現了日常辦公與網站管理的一體化。這主要表現在以下幾個方面：
1 適應電子政務的發展。首次提出網上利用檔案的收費管理方式
紙質檔案的利用收費是目前常用的，而電子檔案的利用收費還無人涉及。而在電子政務蓬勃發展的形勢下，電子檔案的利用將要成為主流。為此我們提出了網上利用電子檔案的收費管理方式。鑒于電子檔案的特殊性，目前我們主要提供會員制的管理方式。
2 引入流程管理方式。實現查檔利用的全過程控制和利用結果的統計分析
使用流程管理的方式，將每一個利用者的個人信息、每一步的查檔過程和利用結果記錄在案，查檔接待人員能夠查看到每個利用者的當前狀態，并能對其進行必要的干預，對各類檔案的收費情況進行設置，可以方便地進行收費管理。利用結果可以進行統計分析：一是可以方便地生成接待利用情況工作量的統計結果，代替傳統的、手工的、煩瑣的工作量統計工作，即計算機自動生成某段時間的利用者、利用目的、利用率等信息的統計表；二是可以自動生成由全宗到目錄直至案卷的檔案利用情況統計表，即計算機可以自動生成某段時間的各個全宗、全宗中的各個目錄一直到各個案卷的利用次數；三是可以通過分析檔案利用情況統計表來指導今后館藏檔案的數字化工作，在以后的檔案數字化工作中可以對利用率比較高的全宗、目錄和案卷先進行數字化；四是便于利用者今后的再利用。對于今后再來進行查檔的利用者，可以方便地調出其個人的信息以及以前利用檔案的情況，便于利用者的查找。
3 充分使用先進技術。實現了辦公自動化和網站管理的一體化
對于培訓班、評獎類和研討會類管理這幾類流程上相似的辦公業務，可以在辦公自動化中進行日常處理，在網站上同步顯示處理的結果，實現了辦公自動化和網站管理的一體化。辦公自動化和網站使用統一的數據庫，其中任何一方對業務、數據的處理在另一方面中都能夠體現出來，例如外部人員通過網站提交相關信息后，檔案局的工作人員可以在辦公自動化軟件中對這些信息進行相應的處理。主要包括網上申報、匯總形成報名冊并打印、證書的流水編號、證書打印、證書認證等功能。
