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序論：在您撰寫合同管理信息化時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
一、合同管理概述
合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，受法律保護?！吨腥A人民共和國合同法》第二條指出“合同是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利關系的協議”，從法律角度界定了合同的概念。
企業生產經營管理主要涉及產、供、銷三個環節，其中大多數經濟行為都通過合同體現。合同是企業經營管理基礎工作的重要內容，是企業通向市場的橋梁和紐帶。合同管理是包括從合同起草、合同簽訂、文本管理、結算安排、執行進展、合同變更、到實際結款以及對合同結款情況統計分析的全方位管理，合同管理水平的高低對企業內部管理及外部往來的規范性非常重要。
合同管理工作對項目的進度控制、質量管理、成本管理又有著總協調和總控制的作用，可以說是項目管理的核心和靈魂。通過提高合同管理水平，規范企業合同的簽訂和履行，能夠有效地防范風險、優化管理、降低成本、提高效益。在合同管理實踐中如何能快速追溯查詢、提高審核效率、及時掌握履約狀況、快捷統計和分析等，都是困擾合同管理人員的問題。
二、傳統合同管理模式的現狀和不足
傳統的合同管理模式一般采取手工和紙質相結合的非信息化方式，由于合同標的物種類繁多、業務量龐大、涉及內部業務部門眾多，很容易造成信息不集中，實時性不強，導致各部門間協作、業務流程組建、監控合同執行等方面存在效率不高、費時費力等問題，而且無法做到統籌兼顧，難免發生誤差、影響決策。主要體現在以下方面：
1.合同執行管控能力不強
企業業務規模大、專業分類細、經辦合同多時，傳統合同管理模式不便于企業內部監督管理部門全局掌握單位全部合同實際履約狀況、項目進度、經費執行情況等信息。
2.合同信息查詢分析不便
合同管理工作中還經常需要追溯相關信息或進行統計和分析，采用手工管理合同時，由于企業內部各部門對合同的關注點不同，數據格式不統一，數據的匯總工作需要耗費大量的時間。
3.缺少預警機制
財務部門的付款依據與合同執行進度密切相關，傳統合同管理模式缺少對合同進度、經費支付等關鍵節點的預警，不能幫助企業進行財務規劃，掌控現金流，更好的發揮資金的作用。
三、推行合同管理信息化的意義
以信息化為手段的規范化、標準化合同管理按照規范程序、固化流程、加強監管、強化服務、透明信息的原則要求，強化各級管理部門的職能分配，做到職權清晰，責任明確，嚴格按規定程序審批辦理，并能建立相關部門與崗位之間的相互制衡和監督機制。記錄、控制企業合同管理各重點環節和關鍵節點，可實現企業總部對項目合同管理的動態監控。便于企業領導和各管理部門實時、全面掌握項目進展情況，實現信息共享，并為及時收集、分析項目數據信息打好基礎，為領導決策提供準確有效的數據支持。
通過合同管理信息化系統，可以實現企業對總包合同的計量、變更、支付等合同履約情況的全程了解，實現對分包合同、物資設備采購合同的招議標、簽訂、執行等工作的全面控制。并以合同檔案的形式歸檔到信息化系統，形成一套完整閉合的合同管控資料，改變傳統合同管理的復雜性和隨意性。
合同管理信息系統能為企業合同管理工作帶來極大的便利，其優點主要體現在以下五個方面：
1.增加管理透明度，提高管理監督能力，防止不正之風。
合同所約定的交易涉及企業物資、產品或技術，與企業資金的流出、流入緊密關聯，只有進行有效監督，才能防止不正之風與職務犯罪。合同管理信息化通過網上辦公與信息流轉，將提高監督管理行為的能力，利于反腐倡廉的源頭控制，不僅能保護企業財產不受侵占，還能凈化企業環境，樹立良好風氣。
2.優化管理模式，革新管理理念。
推行合同管理信息化，在管理方式上實現了由傳統的手工經驗式、粗放型合同管理模式向以PDCA 循環模式為主的精細化合同管理模式的轉變，合同管理的重復工作量和誤差明顯減少，質量和效率明顯提高，促進企業管理理念革新。
3.降低管理成本，提高經濟效益。
合同管理信息化能提高企業對成本消耗情況的控制和監督效能，降低庫存占用資金，優化庫存結構，加強對供應商的約束和平衡，促進公司降本增效。
4.加強過程管控能力，提升合同管理水平。
合同管理信息化可以將資金流向、數量和時間等具體內容反映合同的實際履約狀況，為企業內部監督部門開展過程監管、同步監管提供了有利條件，可以提高企業內部流轉審核效率、強化過程監管能力、加強數據處理能力，使企業合同管理水平得到了提高。
5.確保合同各項信息真實有效。
通過信息化管理，合同信息能夠利用網絡及時反饋，在加強合同動態管理的同時，拓寬收集合同數據信息的渠道，確保合同數據的真實性、有效性，為合同招標談判及成本預算提供了詳細數據，為企業提升決策水平提供了數據平臺。
四、如何建設合同管理信息化平臺
合同管理信息化必須以合同為主線，以費用為中心，以解決實際業務管理中的問題為主導，實現對合同全周期的管理，實現對合同執行狀況動態跟蹤，實現預算管理、成本控制、資金收支實時監控，將企業合同管理動態化、智能化、網絡化，為企業提供合理的流程和業務約束及全方位的管理。
合同管理信息化平臺建設，將合同的訂立、計價、支付及查詢等管理要求有機結合，有利于迅速掌握各合同的執行狀態，為決策提供基礎性信息。主要包括合同擬制會簽審批管理、合同文本管理、合同變更管理、項目進度管理、用戶管理、分承包商管理、合同收付款管理、統計分析管理等分項建設。
合同擬制會簽審批管理：系統平臺提供合同樣本，合同起草人從樣本數據庫中選擇對應的合同樣本，填寫合同要素。合同要素分為必須項和可選項，確定合同草案時，系統自動檢測合同要素必須項是否完整，不完整的不允許保存并提交合同審批。系統對保存后的合同，根據合同編號規則進行編號，完成合同文本擬制和項目立項。合同進入企業業務流程中的審批流程，根據審批人員的權限及順序劃分，保留審批過程中各個審批人員的審批意見，完成合同草案審批會簽。
合同文件管理：將與合同相關的所有文件，包括合同草案、合同附件、技術協議、變更文件等內容，按照規定格式輸入電子版文檔，導入信息化平臺進行存檔，相關人員可在權限范圍內查閱合同文本相關資料。
合同變更管理：記錄合同變更的原因，并將變更依據作為附件導入系統，從而實現合同變更過程管理的有據可查、權責清晰。合同變更管理分項可根據原合同與變更后合同的信息自動生成變更清單，生成變更詳情表，并及時反映變更后的合同費用、項目進度要求、技術條款變化等變更情況。
項目進度管理：明確記錄合同規定項目進度，并與實際進度情況進行對比，在項目重點環節和關鍵節點的前期提醒，實現了控制關口前移，使合同管理由事后被動防范轉為事前主動防范，便于項目管理人員、技術人員及時了解合同執行情況，做出相應進度調整。
合同收付款管理：包含發票登記管理、支付節點安排、智能提醒收付款等子項，根據合同信息細化合同支付方式、資金來源、預算安排，幫助企業進行財務規劃，掌控現金流，更好的發揮資金的作用。
統計分析管理：自定義統計條件，根據不同的查詢和統計方式，從不同角度對系統平臺中的數據進行收集、整理、統計分析，自動輸出統計結果，輔助經營決策。
五、合同管理信息化建議
合同管理信息化在企業經濟運行、經營管理、防范經營風險中，發揮了較大作用。
要做好合同管理信息化建設工作，除按步驟精心組織外，還需關注以下幾點：
1.做好管理平臺首期上線之后的持續優化
管理平臺首期上線運行一段時間后，各相關業務部門對操作界面和細節會提出不少優化建議，應將這些建議匯總，進行甄別和梳理，既考慮業務部門需求，又兼顧合法合規性，持續開展優化工作。
2.實現信息化軟件之間數據的關聯性
合同管理信息化的一大令人矚目的特點，就是實現海量數據和信息的共享。如果不能實現這一點，將是對信息化管理平臺資源的極大浪費。一般企業除了合同管理信息化外，還有財務、工程等其他信息化軟件，合同管理信息化平臺開發時需注意和其他系統信息化軟件的對接，不同系統的信息化軟件數據相關聯，有些數據可以相互取用，不僅可以減少錄入人員的工作量，更重要的是控制數據的準確性和及時性，提高軟件的管控作用。
參考文獻
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[3] 黃.信息化建設中的PC合同管理系統設計和研發.華南理工大學學報.2013.
關鍵詞：企業 合同管理 信息化
中圖分類號：F270
文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2015）08-260-02
一、西山煤電設備租賃公司合同管理信息化概況
西山煤電設備租賃公司是西山煤電集團公司煤炭生產所需租賃設備的業務職能管理部門，受集團委托負責授權范圍內的合同管理，主要負責以下三部分業務工作：一是負責集團9個生產礦綜采、綜掘、巖巷作業設備、移動瓦斯抽放設備的租賃業務;負責設備的固定資產管理、技術選型、更新設備計劃申報、與制造廠簽訂技術協議、生產現場的技術管理和綜采工作面的設備銜接;參加租賃設備的招標和設備的出廠驗收。二是負責租賃設備的修理，其中大修部分由集團統一計劃管理，中小修部分由設備租賃公司按核定檢修費指標控制安排使用。三是負責集團9個礦和8個選煤廠機電配件的采購供應;負責各礦、選煤廠配件單耗指標和配件儲備資金指標的測算和考核，以及集團的配件信息化管理工作。
2007年以前，西山煤電設備租賃公司的合同管理一直采取手工和紙質相結合的非信息化方式，由于標的物種類繁多、業務量十分龐大，傳統的手工、紙質合同管理方式不但工作量大，而且無法做到統籌兼顧，難免發生誤差、影響決策。為切實提高合同管理的水平和效率，從2007年開始，西山煤電設備租賃公司依托西山煤電集團的配件信息化管理系統，逐步建立了自己的合同管理信息化系統，2012年對系統進行了技術升級。系統運行模式是，根據集團9個礦和8個選煤廠的配件需求計劃，生成對應的采購合同，內容包括配件的型號規格、招標價、入庫價、供應商等，系統自動記錄合同的履行狀態，通過合同臺賬監測合同的簽訂、執行情況;系統憑借計劃管理、供應商管理、合同臺賬、驗收管理、合同臺賬、統計分析、隊組消耗控制、代儲管理等模塊和功能，基本實現了合同管理信息化。合同編號、軟件開發、網絡平臺是該合同管理信息系統的三個主要支撐：
1.合同編號。合同編號是合同管理信息化系統的重要基礎，直接關系到系統運行的效率，所以采用分級分類的編號形式?！对O備租賃公司合同管理辦法》第九章規定，所有正式合同必須進行編號，編號規定如下：a、工業產品買賣合同編號為ZL+01+XJ（XG）+年份+合同類別+合同順序號。其中，ZL代表設備租賃公司，01代表工業產品買賣合同，XJ代表西山集團，XG代表西山股份，年份為簽訂合同年份的后兩位阿拉伯數字，合同類別包括采掘、三機、支架、電器、選煤、泵站等，合同順序號是合同簽訂的順序編號。b、設備修理合同編號為ZL+04―XJ（XG）+年份+合同類別+合同順序號，合同類別包括大修、中修、不保修、更新等。
2.軟件開發。合同管理信息化系統軟件以“先進、開放、實用”為指導思想，按照分層設計的思路，采用C++語言開發，通過通俗易懂的人機互動界面，具有良好的擴展性和交互性，使合同與業務部門的應用實現了數據級的共享交換，合同與業務部門的工作流程實現了應用級的互聯互通。
3.網絡平臺。合同管理信息化系統緊緊依托西山煤電集團的配件信息化管理系統，實現了設備租賃公司與各礦、廠機電科網絡互聯互通。網絡平臺的布局方式為三層布局：各礦、廠機電科為接入層;各礦、廠信息中心為匯聚層;西山煤電信息中心為核心層。
二、西山煤電設備租賃公司合同管理信息化成效
隨著信息化在合同管理中的深入，其優越性逐漸被各礦、廠認可。以信息化為手段的規范化標準化合同管理從合同起草開始，跨越合同評審、合同談判、合同簽訂、合同履行，止于結算，并以合同檔案的形式歸檔到系統，形成了一套閉合完整的合同管控資料，改變了傳統合同管理的復雜性和隨意性。
1.優化管理模式，革新管理理念。推行合同管理信息化，在管理路徑上實現了由過去“偏離糾偏再偏離再糾偏”的被動式控制向“調查分析決策落實跟蹤總結”的主動式控制的轉變;在管理方式上實現了由過去的手工經驗式粗放型合同管理模式向以PDCA循環模式為主的精細化合同管理模式的轉變;合同管理的工作量和誤差明顯減少，質量和效率明顯提高，促進了企業管理理念革新。
2.信息化確保合同數據真實有效。通過信息化管理，合同數據能夠利用網絡及時反饋，在加強合同動態管理的同時，拓寬了收集合同數據信息的渠道，確保了合同數據的真實性、有效性，為招標談判及標后預算提供了詳細數據，為企業提升決策水平提供了數據平臺。
3.降低管理成本，提高經濟效益。合同管理信息化提高了公司對包括各種配件在內的噸煤成本消耗情況的控制和監督效能，降低了庫存占用資金，優化了庫存結構，加強了對供應商的約束和平衡，促進了公司降本增效。
三、對西山煤電設備租賃公司進一步提高合同管理信息化水平的建議
如何從操作性、事務性的傳統工作層面走向管理性、戰略性的層面，這是合同管理真正要“管理”的長遠問題。西山煤電設備租賃公司合同管理信息化成效明顯，在系統日常運行和維護過程中，租賃公司以及各礦、廠機電科工作人員也發現了某些方面存在的問題和不足，主要概括為以下方面：一是管理規范化程度有待提高，表現為部分合同沒有嚴格執行招標采購價格，有的礦、廠業務科存在先使用配件、后簽訂合同的情況;二是信息化程度有待提高，表現為信息查詢、檢索功能尚不夠完善;三是工作效率有待提高，表現為系統登錄、人員操作速度較慢等。
以上問題的存在，既有少數工作人員認識不到位、責任心不強等主觀方面的原因，也有制度不健全、硬件軟件缺乏等客觀方面的原因。筆者結合工作實際，對如何進一步提高合同管理信息化水平提出以下建議：
1.嚴格界定合同審批程序和權限，明確崗位職責，提高管理規范化水平。
（1）審批程序：合同由設備租賃公司管理科和簽訂合同的礦、廠業務科共同辦理，嚴格按照公司合同審批表的流程執行。設備出租合同由管理科審核，設備科復核，公司副經理審批：設備退租合同由管理科審核，公司副經理復核，公司經理審批決定承修單位：產品買賣合同由配件科審查，管理科審核，公司法律顧問復審，公司副經理復核，公司經理審批執行;設備修理合同由設備科科長、技術科科長審查，管理科審核，公司法律顧問復審，公司副經理復核，公司經理審批執行。
（2）審批權限：各業務科科長是本部門合同管理的第一責任人，對所填寫的合同內容條款負責，對審查發現不符合要求的合同，有權責令重新填寫;管理科除對合同內容進行審核外，主要負責對簽訂合同對方的企業名稱、資質材料、經營資格和合同內容中的價格、數量、履行期限、地點和方式進行把關;公司法律顧問主要負責對合同文本條款內容的規范性、合法性進行復審;公司副經理除對合同內容進行整體復核外，主要負責對合同的價格、質量和產品技術要求進行把關;公司經理負責對全部合同實行監控并簽發執行。
（3）協調機制：各業務科室負責人，對本單位業務員簽訂的合同內容，認為不合格不合法，有權退回合同，業務員重新簽訂;對按照規定屬于復審部分的合同內容，認為不合格不合法的，有權組織有關部門進行合同審查，提出意見后，由經理簽發;合同業務員在簽訂合同過程中，對所采購配件的價格或設備修理預算要嚴格審查，采購同單位、同品種、同規格的配件高于上年的，或者同一承修單位修理同一型號設備且鑒定結果相近、修理預算高于上期的，要在簽訂合同時附調價說明書，調價說明書需由業務科科長、副經理、經理審批后生效。
（4）約束機制：管理科是完成合同蓋章生效的最后環節，必須按照法律和專業標準的要求，對合同全部內容進行嚴格審查，發現問題立即匯報領導，嚴禁不合格或無效合同的簽訂：合同的履行，必須由管理科合同管理員核對合同和發票，核對無誤后在發票上標注合同編號，加蓋審核章，財務科方可結算，未經管理科審核及蓋章的原始發票，財務科不得辦理結算手續。同時，配件產品買賣合同、設備修理合同要求年履約率為95%以上，對于超過合同有效期的合同，終止履行。
2.完善擴展系統模塊，提高信息查詢、檢索功能。
（1）合同進度管理模塊：分為合同實施控制子模塊，合同變更管理子模塊，索賠管理子模塊。合同實施控制子模塊主要對合同履行進度等方面的信息進行準確分析和實施動態管理，將配件需求計劃與合同履行情況對比，找出兩者之間存在的差異，從而及時調整工作計劃;合同變更管理子模塊可根據原合同與變更后合同的對照表，自動生成變更清單，生成變更詳情表，計算變更凈值和變更費用，并及時反映變更后的總費用變化情況;合同索賠管理子模塊包括索賠文件管理、索賠鑒別管理、索賠計算管理、索賠證據管理等，為管理人員提供有關查詢、收集有關索賠的各類數據的服務等。
（2）合同文件管理模塊：進行合同數據的輸入、修改、合同文件的檢索、查詢等，其包含的數據有：招標文件，投標書，中標通知書，配件清單，標準規范和其他有關資料、技術要求等。
（3）合同條款檢索模塊：可對各類合同條款進行檢索，以便監督合同的履行，分為有條件檢索和無條件檢索，有條件檢索按使用者所選擇的條件進行檢索查詢，無條件檢索按合同條款的自然順序進行檢索;選擇條件可分為：合同編號檢索、主題詞檢索、條款檢索。
（4）合同查詢系統模塊：分為合同法律法規檢索子模塊、常用合同范本查詢子模塊、其它子模塊。合同法律法規檢索子模塊主要功能是對有關合同管理方面的合同法律法規及時更新查閱;常用合同范本查詢子模塊主要功能是檢索查詢和調用各種合同格式范本，使合同的生成更加方便、準確、快捷;其它子模塊是為了方便系統用戶，讓用戶自己增加功能而留的待開發模塊。
3.加強合同管理信息化培訓，提高人員素質和工作效率。合同管理信息系統用戶一般可分為系統維護人員、系統應用管理員、申報人員、審查審批人員等，不同人員的操作界面有繁有簡，所需的專業知識和技能差別很大。系統維護人員和系統應用管理員數量少，需要具有一定的計算機操作和簡單的編程知識，一般由IT專業人員組成;因為合同的大部分內容由申報人員在申報合同時填寫，合同信息輸入完畢后才進入審查審批流程，所以申報人員的操作比較復雜;而審查審批人員按各自負責審查的內容查看相關選項和合同條款后，選擇通過與否，其操作相對來說比較簡單。因此要加強合同管理信息化培訓，必須針對不同對象編寫培訓教材，采取集中學習與個人自學相結合的方式，讓員工在短時間內了解與本崗位工作有關的系統功能和操作方法，達到事半功倍的效果。
參考文獻：
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[2] 胡季英，張德群，關柯，建設工程合同管理的信息化，建筑管理現代化，2002（3）
[3] 李桂花.企業合同管理信息化建設.中小企業管理與科技，2007（8）
合同管理信息化系統軟件以“先進、開放、實用”為指導思想，按照分層設計的思路，采用C++語言開發，通過通俗易懂的人機互動界面，具有良好的擴展性和交互性，使合同與業務部門的應用實現了數據級的共享交換，合同與業務部門的工作流程實現了應用級的互聯互通。網絡平臺。合同管理信息化系統緊緊依托西山煤電集團的配件信息化管理系統，實現了設備租賃公司與各礦、廠機電科網絡互聯互通。網絡平臺的布局方式為三層布局：各礦、廠機電科為接入層；各礦、廠信息中心為匯聚層；西山煤電信息中心為核心層。
二、西山煤電設備租賃公司合同管理信息化成效
隨著信息化在合同管理中的深入，其優越性逐漸被各礦、廠認可。以信息化為手段的規范化標準化合同管理從合同起草開始，跨越合同評審、合同談判、合同簽訂、合同履行，止于結算，并以合同檔案的形式歸檔到系統，形成了一套閉合完整的合同管控資料，改變了傳統合同管理的復雜性和隨意性。1.優化管理模式，革新管理理念。推行合同管理信息化，在管理路徑上實現了由過去“偏離糾偏再偏離再糾偏”的被動式控制向“調查分析決策落實跟蹤總結”的主動式控制的轉變；在管理方式上實現了由過去的手工經驗式粗放型合同管理模式向以PDCA循環模式為主的精細化合同管理模式的轉變；合同管理的工作量和誤差明顯減少，質量和效率明顯提高，促進了企業管理理念革新。2.信息化確保合同數據真實有效。通過信息化管理，合同數據能夠利用網絡及時反饋，在加強合同動態管理的同時，拓寬了收集合同數據信息的渠道，確保了合同數據的真實性、有效性，為招標談判及標后預算提供了詳細數據，為企業提升決策水平提供了數據平臺。3.降低管理成本，提高經濟效益。合同管理信息化提高了公司對包括各種配件在內的噸煤成本消耗情況的控制和監督效能，降低了庫存占用資金，優化了庫存結構，加強了對供應商的約束和平衡，促進了公司降本增效。
三、對西山煤電設備租賃公司進一
步提高合同管理信息化水平的建議如何從操作性、事務性的傳統工作層面走向管理性、戰略性的層面，這是合同管理真正要“管理”的長遠問題。西山煤電設備租賃公司合同管理信息化成效明顯，在系統日常運行和維護過程中，租賃公司以及各礦、廠機電科工作人員也發現了某些方面存在的問題和不足，主要概括為以下方面：一是管理規范化程度有待提高，表現為部分合同沒有嚴格執行招標采購價格，有的礦、廠業務科存在先使用配件、后簽訂合同的情況；二是信息化程度有待提高，表現為信息查詢、檢索功能尚不夠完善；三是工作效率有待提高，表現為系統登錄、人員操作速度較慢等。以上問題的存在，既有少數工作人員認識不到位、責任心不強等主觀方面的原因，也有制度不健全、硬件軟件缺乏等客觀方面的原因。筆者結合工作實際，對如何進一步提高合同管理信息化水平提出以下建議：
1.嚴格界定合同審批程序和權限，明確崗位職責，提高管理規范化水平。（1）審批程序：合同由設備租賃公司管理科和簽訂合同的礦、廠業務科共同辦理，嚴格按照公司合同審批表的流程執行。設備出租合同由管理科審核，設備科復核，公司副經理審批：設備退租合同由管理科審核，公司副經理復核，公司經理審批決定承修單位：產品買賣合同由配件科審查，管理科審核，公司法律顧問復審，公司副經理復核，公司經理審批執行；設備修理合同由設備科科長、技術科科長審查，管理科審核，公司法律顧問復審，公司副經理復核，公司經理審批執行。（2）審批權限：各業務科科長是本部門合同管理的第一責任人，對所填寫的合同內容條款負責，對審查發現不符合要求的合同，有權責令重新填寫；管理科除對合同內容進行審核外，主要負責對簽訂合同對方的企業名稱、資質材料、經營資格和合同內容中的價格、數量、履行期限、地點和方式進行把關；公司法律顧問主要負責對合同文本條款內容的規范性、合法性進行復審；公司副經理除對合同內容進行整體復核外，主要負責對合同的價格、質量和產品技術要求進行把關；公司經理負責對全部合同實行監控并簽發執行。（3）協調機制：各業務科室負責人，對本單位業務員簽訂的合同內容，認為不合格不合法，有權退回合同，業務員重新簽訂；對按照規定屬于復審部分的合同內容，認為不合格不合法的，有權組織有關部門進行合同審查，提出意見后，由經理簽發；合同業務員在簽訂合同過程中，對所采購配件的價格或設備修理預算要嚴格審查，采購同單位、同品種、同規格的配件高于上年的，或者同一承修單位修理同一型號設備且鑒定結果相近、修理預算高于上期的，要在簽訂合同時附調價說明書，調價說明書需由業務科科長、副經理、經理審批后生效。（4）約束機制：管理科是完成合同蓋章生效的最后環節，必須按照法律和專業標準的要求，對合同全部內容進行嚴格審查，發現問題立即匯報領導，嚴禁不合格或無效合同的簽訂：合同的履行，必須由管理科合同管理員核對合同和發票，核對無誤后在發票上標注合同編號，加蓋審核章，財務科方可結算，未經管理科審核及蓋章的原始發票，財務科不得辦理結算手續。同時，配件產品買賣合同、設備修理合同要求年履約率為95%以上，對于超過合同有效期的合同，終止履行。
2.完善擴展系統模塊，提高信息查詢、檢索功能。（1）合同進度管理模塊：分為合同實施控制子模塊，合同變更管理子模塊，索賠管理子模塊。合同實施控制子模塊主要對合同履行進度等方面的信息進行準確分析和實施動態管理，將配件需求計劃與合同履行情況對比，找出兩者之間存在的差異，從而及時調整工作計劃；合同變更管理子模塊可根據原合同與變更后合同的對照表，自動生成變更清單，生成變更詳情表，計算變更凈值和變更費用，并及時反映變更后的總費用變化情況；合同索賠管理子模塊包括索賠文件管理、索賠鑒別管理、索賠計算管理、索賠證據管理等，為管理人員提供有關查詢、收集有關索賠的各類數據的服務等。（2）合同文件管理模塊：進行合同數據的輸入、修改、合同文件的檢索、查詢等，其包含的數據有：招標文件，投標書，中標通知書，配件清單，標準規范和其他有關資料、技術要求等。（3）合同條款檢索模塊：可對各類合同條款進行檢索，以便監督合同的履行，分為有條件檢索和無條件檢索，有條件檢索按使用者所選擇的條件進行檢索查詢，無條件檢索按合同條款的自然順序進行檢索；選擇條件可分為：合同編號檢索、主題詞檢索、條款檢索。（4）合同查詢系統模塊：分為合同法律法規檢索子模塊、常用合同范本查詢子模塊、其它子模塊。合同法律法規檢索子模塊主要功能是對有關合同管理方面的合同法律法規及時更新查閱；常用合同范本查詢子模塊主要功能是檢索查詢和調用各種合同格式范本，使合同的生成更加方便、準確、快捷；其它子模塊是為了方便系統用戶，讓用戶自己增加功能而留的待開發模塊。
關鍵詞：建筑施工企業、合同管理、信息化、必要性、要點分析、優勢
中圖分類號：F715.4 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）04-00-01
進入21世紀以來，中國逐步邁進了全面信息化管理的時代，信息化技術應用廣泛，信息化管理已經成為一個現代化企業管理的重要工具。為了適應現代化管理的需要，增強建筑施工企業的競爭實力，國有大中型企業逐步由粗放型管理向精細化管理方向轉變，在這個過程中，對企業的信息化建設提出了更高的要求。
一、合同管理信息化的必要性
1.合同管理是建筑施工企業管理的核心，承發包雙方通過施工建造過程來完成合同中約定的工作內容、質量目標、工期目標、安全文明施工目標和合同金額，并通過合同條件來約束和保障雙方的權利、義務，所以實現有效、可控的合同管理是每個建筑施工企業都要思考和解決的重點和難點，采用何種方法來解決也就至關重要。
2.合同管理具備周期長、標準高、邏輯嚴密、內容廣泛的特點。而將合同管理過程劃分階段、劃分時段，應用網絡信息化技術對其不同階段、時段的信息進行跟蹤、記錄、研究，保證了建筑施工企業對合同管理全過程的掌控。
3.合同的網上管理，極大地縮短了信息的傳遞時間，提高了信息傳遞的效率。節約了合同的管理成本，也節約了企業上下級單位業務人員異地往來簽字、蓋章的時間和精力，節省了人工成本，也減少了辦公設備的消耗和紙張的浪費。
4.以往合同管理人員要花費很多時間制作、收集和整理合同，而合同在網上傳遞、評審后，管理人員騰出了大塊時間，將精力投放到合同條件的研究、變更索賠地分析等專業工作中，進一步提高了管理人員的工作質量和工作效率。
5.實現了數據的網上采集，便于數據收集、整理和不同數據間的對比、分析，更容易發現風險，總結經驗。同時，也方便了其他業務部門查詢和使用數據，減小因數據傳遞時間長、傳遞環節多而易產生錯誤的概率。
6.合同在網上評審，加強了各業務部門之間的聯系，改變了以往只是造價人員關注合同條件的局面，加強了資金、技術、質量、工程、材料、安全等部門對合同條件的關注，有利于合同管理的全面性、完整性。評審過程在網上公開，增強了合同評審的透明度，加強了過程監管，有利于反腐倡廉、樹立良好的管理氛圍。
二、合同管理信息化的要點分析
合同管理的信息化的建立，需要確定管理目標、管理制度、標準和流程，功能需求分析，制訂解決方案，建立合同信息化管理系統，組織管理人員培訓，系統試運行，跟蹤、完善系統，正式運行系統、系統信息維護九個步驟。為了合同管理信息化的成功實現，要特別關注以下四個方面。
1.制定與信息化要求匹配的合同管理制度。要健全和完善合同管理業務流程和技術規范，細化合同管理階段；其次是制定合同管理環節標準和要求，包括合同信息的錄入、上傳，合同的網上評審，合同執行過程中記錄的留存，不同合同文件的分類、歸檔等；為了防范信息外泄，要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。
2.建立統一的合同管理標準。標準規范化是合同信息化建設的重要基礎之一。要求合同執行的各級單位應充分利用統一的合同管理辦法，實現合同的集中管理。特別要注意標準錄入合同基本信息、規范上傳合同文件、避免合同評審的形式化、及時留存合同執行過程中的記錄等。如果沒有規范的標準，合同信息資源平臺就無法建立；如果各級單位合同管理部門不按統一的標準去做，各自為政，像一盤散沙，那么企業的合同信息化系統就無法暢通，資源共享也就難以實現了。
3.通過良好的技術保障，建立穩定、易操作的管理系統來實現軟件功能。技術人員會根據管理目標、管理辦法和標準進行功能需求分析，分析不同功能間的邏輯關系，確定前置事務、后置事務，明確需要輸入的信息和應該輸出的信息；對比較復雜的環節再分解，優化處理。因為流程圖具備邏輯性強、條理清晰的特點，所以采用流程圖實現系統功能是非常好的方法。合同管理的流程圖可分為總流程、事務流程和環節流程。總流程是將合同全壽命周期劃分為幾個階段，明確不同階段間的相互聯系和制約關系；事務流程反映不同合同管理階段中各項事務間的邏輯關系;環節流程則明確了某一項事務中環節活動間的流轉過程和先后時間順序。好的流程圖可以直觀地描述整個活動中的全部信息流，使閱讀者很容易掌握。
4.建立優秀的合同管理隊伍。優秀人才的作用在企業中越來越重要了，同樣合同管理信息化的實施的關鍵也離不開優秀管理人員隊伍的建設。首先要提高合同管理人員的信息化意識。由于信息化文件的錄入、上傳、評審、歸檔、檢索、傳遞等都是在計算機上實現的。這就要求合同管理人員不僅要熟悉管理辦法和標準，還要掌握計算機的操作和合同信息化管理系統的使用，以確保合同管理各階段記錄、數據的準確性。合同管理人員要端正工作態度，立足本職崗位，強化自我學習意識，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。要重視提高合同管理人員的工作技能，企業要積極創造學習氛圍，定期舉行合同管理信息化的培訓，分階段、有側重地提高合同管理人員的工作技能。
三、合同管理信息化的優勢所在
合同管理信息化的優勢主要體現在四個方面：
1.實現了合同信息的網上錄入。信息一次錄入后，就可以在整個信息網路內循環、多次使用，實現了信息的共享。同時保證企業中的市場營銷、人事、行政、財務、造價、技術質量、工程安全部門的數據統一，各級管理人員在相同數據的基礎上分析、決策，避免因信息不對稱而造成的損失。
2.實現了合同網上評審。參與合同評審的上下級單位的業務部門結合自己對合同條款的理解提出修改意見和建議，并根據自身的審批權限獨立評審，評審過程并沒有受到外界的干擾。評審過程透明，評審結果受到監督，保證了評審工作的公平、公正。評審采用分級授權，下級單位評審后再由上級單位評審，評審時間長短有嚴格的限制，從制度和流程上提高了評審工作的積極性，有效節約了評審時間，提高了工作效率。
3.由于合同管理的周期長，合同履行的過程中，在合同外部自然和社會條件的影響下，合同實施的條件不斷變化，合同內控條件也要隨之調整，以保證合同目標的實現。通過合同信息的網上跟蹤，針對付款、變更索賠、現場簽證真實過程的記錄、描述和分析，實現合同的全壽命周期管理，即保證了信息的完整性，也提高了各部門對合同管理過程的了解，便于集中各個部門的意見，確保合同管理在項目部及上級單位的控制下良性發展。
4.項目合同管理過程中，任何一個技術、質量、安全或進度的風險都可能會導致施工成本費用的增加。合同管理要求合同的風險始終在可控的范圍之內，成本的支出也在受控狀態。為了減少施工過程中風險的發生，首先應制定風險管理預案，識別不同施工過程可能產生的風險源，對風險產生的原因和狀態定義，提出處理風險的提示，并落實到人；通過合同風險的信息化管理，便于各級單位、不同部門預先掌握本業務的風險控制點，制定出風險管理預案。若出現了突發事件，也便于各級單位掌握真實情況、分析產生原因、結合預案，快速、及時地處理，避免事態的擴大。
四、結束語
為了實現企業合同管理的信息化不僅要擁有先進的信息化技術，也要具備與之配套的內控管理制度。合同管理的信息化實現了企業合同管理水平的提升，使得企業向精細化管理大步邁進，企業良性發展的同時也減少了資源消耗，為節約型社會貢獻了一份力量。
參考文獻：
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關鍵詞：信息化；合同管理；管理優化
合同管理是企業風險防范的一項重要的手段，體現更多的就是管理方面的要求，在全面推行使用合同標準化文本工作取得初步成效的基礎上，積極探索合同管理的信息化模式，將信息技術適時的應用到合同管理系統中，實現合同申報、審查、簽訂、結算和歸檔查詢等各項業務的有機整合。使企業合同管理工作能夠達到質的飛躍，邁上一個新的臺階。
一、合同信息化管理的實施背景
企業謀求發展的必然選擇：數字技術以及網絡信息技術的不斷創新和應用，推動了全國乃至世界范圍內的生產方式、生活方式以及思維方式的轉變。而傳統產業要進行技術改造和提升就必須借助信息化的手段得以實現，推動經濟的結構優化調整，從而提升企業管理的現代化，降低能耗、提高效率，減少成本，增強企業的市場競爭力，因此，合同信息化管理是企業轉變發展方式、謀求發展的必然結果，同時也是提升企業管理水平的重要舉措。以信息化促進工業化的進程和發展是時展的必然要求，也是不可阻擋的趨勢，同時運用信息化手段進行合同管理是法務人員的努力的方向。先進理念輔以快捷、準確的信息化手段，是傳統企業尋求發展的必然選擇。
二、如何實現合同信息化管理
1.健全企業法律防范機制
回顧過去的幾年安全事故頻發，特別是發生在2007年11月24日的油氣加注站液化氣儲罐的爆炸事故，通過這一事件的慘痛教訓使得企業也深刻的認識到合同管理上存在的嚴重安全問題，其他企業也以此為鑒，積極尋求提升企業合同管理水平的有效措施和辦法，從而健全企業內部法律風險的防范機制。在加強合同管理的同時注重動態監管，健全和完善合同管理制度，強化企業的風險防范意識，使合同管理邁上一個規范化、網絡化、流程化的嶄新臺階。健全企業合同管理體制，按照“統一授權、分級負責、分類審查以及歸口管理”的原則設定職能，責任落實，公司內部各部門間協調配合，形成一個上下成線、縱橫成網的管理體系，將合同管理工作落實到實處。
2.加強企業內部合同管理要求
大多數企業長期以來一直采用的都是紙質合同，而合同生效往往需要各相關職能部門的審批，而一般涉及到的單位一般分布分散，一旦合同中出現需要修改和更正的問題，就不可避免的需要經辦人員多次的往返于各部門之間進行重新的審閱和簽批，使得審批過程變得繁瑣、拉長了審批時間，嚴重影響工作的效率和進度，有時可能會造成貽誤商機，甚至造成經濟損失，而紙質合同的流轉過程無法追蹤、難以記錄，一旦出現問題責任無法界定清晰，因此，在合同管理工作中往往矛盾橫生，雖也時時溝通但也收效甚微，那么在如此混亂的背景下如何解決這一矛盾，提高合同管理效率，降低成本，也成為當下企業關注的新課題，建設符合企業自身發展情況的一套合同管理系統。
3.合同的信息化管理條件成熟
合同標準化文本工作的推行，在一定程度上促進了合同管理的標準化，比如：物資采購、工程設計、工程施工、運輸和設備維修保養等六大文本。為實現合同管理的信息化奠定了基礎，同時也加快了合同管理方式的轉型。合同管理流程的程序化，可以增加企業業務的透明度，減少不必要的人為因素的干擾，使各部門職能落實，積極參與到合同管理的工作當中，使合同管理的形式由以往的被動防范轉變為主動防范，實現風險控制，確保合同的合法性和可操作性。合同文本庫的創建，可以方便使用人員快速的編寫合同或設置常用的一些合同示范文本，很大程度上減輕了經辦人錄入的工作量同時也降低了法律風險。目前，許多企業都對于合同管理的信息化高度重視，從實際出發，積極探索信息基礎設施的建設，從而建立健全的、規范和標準化的合同管理體系，進而提升企業管理水平。近幾年來，“科技興企”的理念逐漸深入人心，我國也大力的引進和應用先進的科技手段，加快我國信息化的建設步伐，為各企業提供有力的技術支撐和保障。比如建立“MPLSVPN”的光纖到點網絡，既提高了網絡資源的利用率同時也提升了網絡的傳輸速度，滿足了各公司對于無紙化辦公的需求，信息化支持下的合同管理，有效的推動了合同信息化管理的進程。此外，合同信息化的管理打破了地域和時間的限制，同時還可以利用信息系統中的跟蹤功能隨時查詢合同流轉的進程，即使不在公司的外派人員也可以通過公司的內網審批合同，大大地縮短了人員審批和等待的時間，提高了工作效率同時也降低了管理的成本。充分的實現了“集中管理、操作公開、過程追蹤、”等風險防控的原則。
4.優化合同管理流程和管理系統的功能
公司領導層應積極支持，各信息管理部門也應全力的配合，有針對性的了解國內信息化建設的現狀和水平，對現行單位進行資料調研和實地考察，結合企業內部自身的發展特點來規范合同管理流程，合同管理的主要目的就是能夠為企業提供一個集中管理、易維護、安全和高效的管理環境，并能夠涵蓋合同管理的各環節的內容和職責。比如：轉授權功能就可以解決人員職位變動和人員調動、出差等授權權限變化的問題；合同歸檔、查詢功能可以設置有關人員在權限范圍內可以查閱的資料；合同統計和分析功能則可以將合同按年、季、月來進行劃分，每個合同設定一個編號，方便統計和查找等等。
三、結語
綜上所述，信息化支持下的合同管理，創新了合同管理的模式，同時也解決了部門分散，點多面廣的問題，成功應對了管理成本高、簽約難度大的狀況，對于提高企業合同管理水平和工作效率具有重要的現實意義。
參考文獻：
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關鍵詞:合同管理;信息化;出路
當前，信息化技術已經被全面地應用于社會各個領域建設當中。作為企業管理工作中的一分子，合同管理工作的進一步發展自然需要依賴信息技術的作用發揮。雖然當前大部分企業已基本實現合同管理的信息化運用，但其中仍然存在很多需要改進的方面，為了進一步提升企業合同管理信息化建設水平，企業必須要站在科學發展觀的高度之上，制訂更為科學、全面的優化方案。
一、探討合同管理信息化建設的必要性及價值
(一)合同管理信息化是企業合同管理工作發展到一定階段的必然選擇隨著科學技術的不斷進步，有力地推動了企業合同管理工作的建設發展，而在這個過程中，信息化技術起到了重要的價值。通過對信息技術的運用，改變了企業合同管理以往對人力的過度依賴，顯著地提高了合同管理的質量與效率，使企業合同管理得以上升到一個新的高度。由此可見，信息化的合同管理才是當前企業合同管理建設的新方向，更是企業合同管理發展到一定階段的必然選擇。
(二)合同管理信息化是企業管理現代化發展的客觀需要信息化管理是現代化管理建設的重要標志之一，也是企業實現管理現代化的必然選擇，而合同管理作為企業管理工作中的一分子，只有當其實現了信息化建設之后，才能夠使企業的管理工作成為一個全面的整體。首先，信息化的合同管理更加科學規范，可以有效降低合同管理過程中的失誤，提高企業合同管理質量，保證合同管理工作的有序進行;其次，信息化合同管理可以使企業合同管理上升到技術高度，這也是現代企業管理發展朝著現代化方向邁進的重要標志之一。
(三)提高安全系數，保證企業經濟利益合同是企業發展中的重要文件，如果丟失或者被盜取，將會直接造成企業的經濟損失，因此，確保合同安全是企業合同管理的重中之重。而信息化的合同管理則有利于進一步提高企業合同的安全性，維護企業的經濟利益。在傳統合同管理模式下，合同都是由合同管理人員線下保管，這對合同管理人員的職業素養和工作能力考驗是比較高的，極易發生管理疏漏和合同保管不當等問題，信息化的合同管理會將合同以數字化的形式儲存在電腦中，而且大多需要進行登陸驗證才能夠獲取到合同信息，因此極大地提高了合同的安全性和保密性。
二、企業合同管理信息化建設的建議探討
(一)建立良好的合同管理信息化發展氛圍首先，很多企業并未將信息化全面應用于合同管理工作當中，對信息化的應用大多只停留在硬件配套設施上，殊不知合同管理人員的信息化水平、合同管理信息化系統安全維護等才是建設的重點。所以企業在合同管理信息化建設中要逐步提高合同管理人員的信息化運用能力及信息化系統的高度;其次，企業領導要積極引領企業全員參與到合同管理的信息化建設中去，為合同管理信息化建設培育良好的發展氛圍。
(二)以信息化武裝企業合同管理隊伍首先，企業要建立健全合同管理信息化培訓機制，加快對合同管理人員的信息化技術培訓力度，通過完善的培訓計劃與流程，腳踏實地地開展培訓工作，提高合同管理人員的信息化應用思維。其次，將合同管理信息化納入合同管理人員績效考核當中，通過與其自身利益相掛鉤的方法，進一步增強合同管理人員對信息化合同管理的認識與重視。
(三)做好信息系統安全維護雖然信息化的合同管理可以進一步提升企業合同的安全性，但不可否認的是信息化合同管理同樣具有一定的風險隱患，很多企業在構建合同管理信息平臺時由于忽視了安全維護工作，致使公司合同被盜，重要信息丟失等。所以企業必須要做好合同管理信息系統的安全維護工作，避免合同管理風險的出現，企業要安裝最新的殺毒軟件，避免網絡黑客的攻擊，攔截網絡病毒，建立起強大的企業合同管理信息平臺，從而在安全的環境下開展合同管理工作。
三、結語
企業要學會用信息化手段不斷提高合同管理水平，保證合同規范及高效的簽訂和履行，有效防范法律風險、優化管理、降低成本，從而提高企業的經濟效益。
參考文獻:
【關鍵詞】 建設工程 合同管理 信息化
眾所周知，建設工程合同是項目管理的重點，合同中不僅包含項目在建設階段的整體目標，也關系到質量控制、進度管理、成本核算等方面的問題，對于把握整個施工節奏，減少管理漏洞都有直接的關系。但是，以往的工程合同管理方式過于老套，資料長時間的存放會出現紙質發黃的問題，且一旦信息丟失則沒有恢復的可能，不便于查詢和統計。隨著信息技術的推廣，利用信息化技術對建設工程合同加以管理，有助于推進信息工程的建設，在突出技術優勢的同時更好的迎接大數據時代的到來，將合同輸入資料庫，用信息化的手段保存下來，完善管理水平。
一、信息化管理建設工程合同的重要性
近年來，信息技術深入推廣和廣泛實施，在建設工程合同管理上落實嚴格管控，突出信息技術的優勢，可以彌補原有管理模式的不足，在市場經濟活躍的狀態下，減輕工作量，減少工作時長。
首先，信息化管理工程合同的方式，可以整合各類信息，做好資料的歸檔和整理，在保存紙質資料的同時以網絡的形式保存下來，做好備份，防止出現丟失現象。
其次，建設工程合同管理以信息化的方式進行，可以縮短工作時長，減少工作量，在查詢數據和信息的時候也更加的便利和快捷。
最后，工程合同管理不是一成不變的，它會隨著工期的進展發生一系列變化，建設材料、人員、維修進度等的變化也使得合同管理處于動態的變化中。因此，利用信息化管理的方式，能夠更好的與技術融合，動態監管施工，提高經濟效益。
二、目前建設工程合同管理信息化存在的問題
（一）資金投入不足，信息化水平一般
對建設工程合同管理實施信息化管控的方式，必須有充足的資金作保證。但是，由于資金的限制和傳統理念的影響，目前我國應用于信息化建設中的投入還比較少，信息化水平不高。從審批工作上來看，一些建設單位沒有明確審批的規范化流程，權利存在交叉和錯位的現象，造成了信息化管理不嚴格的問題。
（二）信息化管理不規范
所謂的信息化管理不規范，一是說在整個工程合同管理中沒有建立一個大的管理框架，缺乏系統的管理體系，相關人員的具體工作也就缺乏指導；二是說，在管理過程中，建設工程涉及到的材料、人員、設備等的合同沒有分類保存，影響力工作的效率和規范性。
（三）合同管理人員的技術水平較低
有了信息化管理合同方法，是能夠實行的基礎，還要有高素質的人才作保證。然而，目前我國的建設工程合同管理人員在整個質量上存在較大的差異。有些建設工程資金多、管理嚴格，合同管理者基本上都接受過專業的學習，專業素養強，道德修養好。相反，有些小企業由于資金等原因的限制，合同信息管理人員常常找農民工替代，他們的專業水平不高，學習能力也差。
三、建設工程合同管理的信息化手段
針對上述問題，要解決建設工程合同管理在信息化技術使用中存在的不足，就必須結合實際，找到有效的管理方法。
（一）建立合同管理的分類模塊
建立合同實施控制模塊是對工程實施過程中質量、M用以及進度等多個方面信息不間斷地分析與進行動態的監督與管理，將合同計劃目標作為標準，對合同實施結果進行比對，找出其中不同的地方，進而對合同實施計劃進行調整的方法和策略。合同變更管理模塊主要是對工程實施過程中通常會出現的合同變更，可以自動化地生成變更清單，并對其中變更費用進行計算，再生成變更后的詳情表，對變更凈值進行計算，同時變更與原合同的對照表，及時將變更后總投資變動情況反映出來。
（二）加大合同管理信息化系統建設力度
建筑工程合同管理的信息化發展離不開信息化系統和信息化技術的支撐，信息技術在建筑行業的廣泛應用，為合同管理信息化系統的建立提供了可能。具體而言，建筑工程企業要在合同管理中大力引進計算機技術，加大軟件#硬件設施的應用力度，并在分步推行的基礎上開發合同管理信息化系統，然后以點帶面加大合同管理信息化系統建設力度，進而建立合同管理資源共享平臺。以此提高建筑工程合同的管理效率和應用效率，強化對建筑工程現場的監控和管理，進而提高建筑工程企業的綜合效益。
（三）提高合同管理人員的綜合素養
合同管理人員的能力和水平是保證建設工程合同嚴格管理的基礎，也是落實好相關制度的根本。信息化技術的普及和應用，也與人員的素質息息相關。對此，企業要做好人員的教育工作，定期組織學習，讓他們掌握先進的信息管理技術。此外，在招聘中也要選擇有經驗的、接受過專業學習的學生進入合同管理部門，培養先進的管理者。
結束語
推進建設工程合同管理信息化建設就是把傳統企業對建設工程合同管理與現代信息技術做到緊密結合，巧妙地找到和應用與現代信息技術的契合點。在推廣信息化管理的過程中，要以相關制度為基礎，引進先進的技術手段，做好合同的歸檔和分類工作，從而減少工作量、提高合同管理的效率。
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