時間：2023-06-05 15:34:31
序論：在您撰寫電子檔案的概念時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
“二元檔案實踐”理論
在對“數字檔案館”的概念進行設計之前,有一些觀點要事先向大家闡明,以確保我們能站在相同的視角審視數字檔案館。
檔案是檔案實踐得以存在的物質基礎，檔案理論與實踐都隨其變化而變化。在2003年，天津師范大學檔案學系劉新安教授提出了“檔案物質實體雙重構成”的思想，他認為“檔案物質實體雙重構成是檔案物質實體構成的一種形態，是一種由‘文件實體集合’和‘檔案歷史聯系的記錄’兩種物質構成的形態”。②而檔案實踐的對象是檔案，當檔案物質實體出現了雙重構成的形態后，“檔案的形成”也相應地被分解為兩項實踐，一項是形成“文件實體的集合”，另一項是形成“檔案歷史聯系的記錄”，而只有形成了這兩種物質，我們才能將它們整合為檔案。
雖然這兩項檔案實踐的目的都是為了形成構成檔案的物質，但就實踐的對象和性質而言，“文件實體的集合”與“檔案歷史聯系的記錄”的形成是兩類不同性質的檔案實踐?！拔募嶓w集合”的形成屬于以“文件實體”為對象的檔案實踐，而“檔案歷史聯系的記錄”的形成則屬于以“檔案歷史聯系的信息”為對象的檔案實踐?！拔募嶓w集合”的形成屬于“檔案實體管理”，而“檔案歷史聯系的記錄”的形成屬于“檔案信息整理”。這樣在“檔案物質實體雙重構成”出現之后，檔案實踐就從傳統的一元檔案實踐，演變為“檔案實體管理”和“檔案信息整理”二元構成的檔案實踐。③
基于“二元檔案實踐”理論的形成，我們可以站在現代檔案學理論的角度重新審視和設計數字檔案館的概念。
數字檔案館的概念設計
業內人士在討論數字檔案館概念的時候，大多是關注傳統檔案館、電子檔案館、虛擬檔案館、數字化檔案館等概念的比較和區別。筆者認為，在建設數字檔案館之前，很有必要對數字檔案館內部結構進行細致和深入的分析，以便清晰、準確地把握概念本身的內涵，有效地開展工作。
“概念設計”是一個在現代設計領域使用頗多的詞語，被廣泛地用于產品設計、建筑設計甚至城市規劃設計之中?！案拍钤O計”，可以歸納為一種以形象進行設計描述，設計構想不拘泥于具體的設計形式；它企圖憑借新觀念和新構想，進行一種理想化的設計描述，以求在其中誕生新的設計類型?！案拍钤O計”對未來的科技發展和人們的生活方式進行合理預測，最終形成概念產品。概念產品的存在形式可以是三維實物，也可以是虛擬的電子模型或其他形式。 “概念設計”被看做是實施全新設計之前的理論思考和理論形態的設計，盡管也許會有技術實現上的難度或者缺陷，但其本身已經是一個完整的設計形態了。④
（一）數字檔案館概念設計圖
如圖所示，數字檔案館首先是一個實體檔案館，也就是說數字檔案館是以單個檔案館為概念主體和行為主體，它是檔案館實體的一種新形態。⑤數字檔案館是由兩個實體子系統構成的，即文件實體集合系統和檔案歷史聯系的記錄系統。
（二）文件實體集合系統
此系統由兩種不同載體形式的文件實體集合系統組成，即紙質文件實體集合子系統和電子文件實體集合子系統。
1. 紙質文件實體集合子系統
它是指傳統檔案館中原有館藏的紙質檔案。這些紙質檔案保持著進館時的整理順序和庫房保存位置,保存這些紙質文件的根本目的是為了保證檔案的憑證作用。在計算機技術普遍應用的條件下，為了提高檔案用戶利用檔案信息的幾率，檔案工作人員會對這些紙質文件進行數字化。而這一過程生成的數字化文件不是當時社會實踐下生成并遺留的真正文件，因此不能作為當時社會實踐的實物憑證，尤其是在數字檔案目前還不具備法律憑證效率的情況下，保留紙質文件的實體集合顯得尤為重要。
2. 電子文件實體集合子系統
隨著信息技術的發展，各單位為提高工作效率產生了大量的電子文件。在計算機條件下，可以采用多種方式將電子文件集合在一起，比如存放在硬盤、軟盤、光盤等載體上，形成電子文件實體集合子系統。
在電子文件實體集合子系統中，電子文件“實體”在硬盤上的物理存儲方式遵循著計算機自身固定的邏輯和算法。具體地說，計算機在確定電子文件“實體”存儲位置時，會考慮到文件的存取速度、存儲空間的有效利用等問題，因此人們很難判斷一份電子文件“實體”在計算機中的物理存儲位置，相應地也就失去了對電子文件“實體”進行排列的權力。此時的“電子文件實體集合”如同一堆未經過整理的散亂的紙質文件，顯然人們很難從這樣的“文件實體集合”中解讀出電子文件之間的歷史聯系。而文件之間一旦失去了這種內在聯系，將不能稱之為檔案，為了體現檔案學基礎理論中最為重要的歷史聯系，必須建立一個“檔案歷史聯系的記錄系統”來專門固化、記錄電子文件之間的歷史聯系，從而使檔案用戶通過一份份有序的電子文件解讀出他想要了解的那段歷史。
(三) 檔案歷史聯系的記錄系統
檔案歷史聯系的記錄系統是專門記錄電子文件之間歷史聯系的系統，它是由無數“檔案歷史聯系的記錄”組成的?！皺n案歷史聯系的記錄”也是一個電子文件，在這個電子文件中記載著一組具有歷史聯系的電子文件的代碼。打開“檔案歷史聯系的記錄”，我們看不到電子文件的具體內容，只能通過這組代碼獲悉哪些電子文件是具有關聯的，這就像我們不可能從“檔案目錄”中看見文件的具體內容一樣。當檔案用戶提出查詢檔案信息的需求時，檔案工作者將首先通過“檔案歷史聯系的記錄系統”從歷史的角度檢索出具有關聯的文件代碼，再通過“文件實體集合系統”去查找檔案的具體內容。
檔案歷史聯系記錄系統的出現，是數字檔案館系統的一次變革。它首先解決了檔案人員不能對電子文件進行實體排列的問題，而且它的出現可以使我們獨立地發展記錄檔案歷史聯系的原理和技術，使記錄檔案歷史聯系的方法由傳統的“一維”發展到“多維”。這樣，我們可以把目光轉向紙質檔案領域，紙質檔案是利用文件實體的一維排列來固化檔案之間的歷史聯系，即我們只能選取檔案歷史聯系中的一個要素（如來源）對其進行整理。這樣形成的紙質檔案只能從一維的角度記錄歷史?！皺n案歷史聯系的記錄系統”出現后，紙質檔案整理時不再受傳統檔案整理方法的制約，可以運用虛擬整理技術記錄紙質檔案的歷史聯系，這時形成的紙質檔案就具有了與電子檔案一樣的多維歷史聯系。這樣，“檔案歷史聯系記錄系統”出現后，可以運用統一的技術方法來同時記錄紙質檔案和電子檔案的歷史聯系，形成多維的歷史聯系的記錄，從而更加客觀、完整地記錄社會歷史。
結束語
1． 數字檔案館的本質
數字檔案館，顧名思義，它是在計算機及其技術高度發展的條件下發展起來的一種新型檔案館。它并不僅僅指數字檔案館館藏信息的全部數字化，它是能同時融合紙質檔案和電子檔案的一種高度整合的技術形態，其實質是檔案歷史聯系的數字化，即當計算機技術發展到一定程度，能用同一技術標準將紙質檔案和電子檔案歷史聯系數字化時，數字檔案館隨即形成或應運而生。
2． 數字檔案館的發展趨勢
數字檔案館是實體檔案館，而將多個數字檔案館中的信息利用虛擬技術與網絡技術，連接在一起形成一個虛擬的信息空間，就是我們平常所說的虛擬檔案館。⑥虛擬檔案館是一種虛擬的、無形的網絡空間，強調的是利用電子網絡遠程獲取檔案文獻信息的一種方式。它的建立是以數字檔案館中的信息為基礎和支持的，是數字檔案館建設的必然發展趨勢。
當前，檔案界同仁的首要任務是要認清數字檔案館的本質，加快數字檔案館的建設，最大限度地為社會提供檔案信息資源。
參考文獻
[1][5]于麗娟.再論數字檔案館[M]，21世紀的社會記憶，北京:中國人民大學出版社,2001
[2]劉新安.檔案物質實體的雙重構成[J]，檔案學通訊,2003（5）
[3]劉新安.二元檔案實踐及其體系[J]，檔案學通訊,2004（1）
[4]彭圣芳.概念設計探議[J]，美與時代,2005（12）
關鍵詞：電子文件 元數據 綜述
“元數據”一詞，由來已久，其最早出現于計算機信息領域。自1996年美國著名電子文件專家戴爾·比爾曼在第十三屆國際檔案大會上提出“元數據”以來，元數據開始進入檔案學界研究人員的視野，并逐漸發展成為檔案學界新的研究熱點，尤其是對電子文件管理元數據的研究。筆者試圖通過文獻分析法，對2000——2011年我國電子文件管理元數據的研究情況進行歸納和總結。
1．數據統計分析
筆者選取了中國期刊全文數據庫、中國期刊全文數據庫-世紀期刊、中國博士學位論文全文數據庫及中國優秀碩士學位論文全文數據庫，使用高級檢索，在“題名”檢索項中填入檢索詞“元數據”，同時在邏輯“且”條件中選擇“關鍵詞”檢索項并填入檢索詞“電子文件”，選擇2000至2011作為檢索時間，最終共獲取有關電子文件管理元數據的論文134篇，其中中國期刊原文數據庫搜索出132篇，中國優秀碩士學位論文數據庫2篇。
通過對年度的統計分析，可以了解電子文件管理元數據的研究進展情況。依據本文所使用的檢索方法獲取的134篇論文，其年度分布情況如表1所示。
由表1可知，從2000年到2011年，有關電子文件管理元數據的論文數量明顯呈上升趨勢，并且自2002年開始，論文數量一直保持在比較穩定的水平，這說明現階段，電子文件管理元數據問題仍是我國檔案學者普遍關注的問題，有關此問題的研究也仍在持續進行中。
2．電子文件管理元數據研究的主要內容
2.1電子文件管理元數據的概念與功能研究
2.1.1電子文件管理元數據的概念
元數據最早出現于計算機技術領域，此后被廣泛應用于多個領域。自戴維·比爾曼將其引入電子文件管理領域以來，檔案學者開始對其進行研究，而有關元數據概念的研究自然首當其沖。目前為止，我國檔案學者對電子文件領域內元數據的概念研究大致可分成三個階段：初始定義階段、著錄元數據階段以及電子文件管理元數據階段。①
初始定義階段，即直接引入計算機領域元數據的定義：元數據即關于數據的數據（data about data）。但這一概念過于寬泛，可以適用于各種不同領域，并不專門針對電子文件，無法作為電子文件領域的專業術語或概念，不具備專指性和唯一性。同時這個概念也過于抽象，檔案工作人員無法正確的認識和理解它，更不知道在實踐工作中如何具體的運用它。因此，檔案學界繼續對元數據的概念進行探索，進而進入元數據概念研究的第二階段：著錄元數據階段。
著錄元數據階段。所謂著錄元數據，即元數據是關于單一電子文件和文件組合的背景及相互關系的結構化著錄數據。②其實這里的著錄元數據也就是指著錄信息，這一階段支持這一觀點的代表性學者有董永昌、何嘉蓀、劉越男等。董永昌、何嘉蓀就明確提出“元數據是著錄信息”。著錄元數據概念的提出賦予了元數據有關檔案學的特定意義，同時由于著錄這一概念對廣大的檔案工作者而言并不陌生，因而也大大提高了整個檔案界對元數據的認識，有利于在實踐工作中更好的操作和運用元數據。但這一觀點也受到不少研究者的質疑，一些檔案學者認為，元數據與著錄信息在作用、獲取方式、穩定性等方面都有所不同，因此不能單純的將元數據定義為著錄信息。為此，劉越男提出“在電子環境中可以將文件管理元數據理解為著錄信息”③的論點，并從現代著錄定義的拓展、國際元數據標準與檔案著錄標準的關聯以及電子環境中兩者的本質等方面對這一論點進行了論證。
電子文件管理元數據階段。這一階段我國檔案研究者們引入了國際檔案界提出的“電子文件管理元數據”概念，即“在對電子文件及其與文件創建和管理有關的人、過程和系統進行確認以及為其提供憑證和背景信息的過程中，有關文件的管理、利用和文件可理解性的元數據。” 電子文件管理元數據是專門設計用于滿足電子文件管理需求，有關保證文件的真實性、可靠性、穩定性、安全性、完整性、可理解性與可利用性的數據?？梢钥闯?，這兩個元數據的概念是從作用的角度對電子文件領域的元數據加以定義的，體現了元數據在電子文件管理中的作用。同時通過賦予電子元數據不同的作用和用途，將電子文件管理元數據與其他領域的元數據區分開來，使其具備檔案學的專業內涵。
2.1.2電子文件管理元數據的功能
我國檔案學界對電子文件管理元數據的功能進行研究的學者較多。目前主要有四種代表性觀點：
（1）用系統論觀點，將元數據的功能分為總體功能和局部功能。代表人物為徐維，他指出“元數據的功能就是指元數據系統在電子文件管理計算機系統中所能發揮的作用和能力。電子文件管理的目的就是通過元數據的功能來實現的。元數據的功能可以分為總體功能與局部功能?！雹芡瑫r系統的闡述了元數據功能在文件階段的不同體現以及總體功能與局部功能的關系。
（2）用比較研究法，建立新的元數據功能認識模型和聯系模型。檔案學者張正強通過對國際檔案學者、國際標準化組織、國際元數據項目以及國際標準等提出的元數據功能系統進行比較分析，并從行為、能力和功效這三個方面對這些功能加以重新認識和理解，最終建立起基于行為功能、能力功能和功效功能的元數據功能模型及其聯系模型。
一、國內檔案界對電子文件虛擬屬性的不同觀點
(一)認同電子文件虛擬屬性
1.電子文件虛擬屬性的提出
對于電子文件虛擬屬性的提出背景，丁海斌教授有如下論述：“關于電子文件的‘虛擬’屬性，國外檔案學者提出得稍早一些，具有代表性的是D?比爾曼先生，他在第十三屆國際檔案大會上發表的《虛擬檔案》一文，被中國檔案界常常提起。從現有資料看，國外在這一問題上爭論并不很多。這種情況與國內圖書館界比較相似，國內圖書館界在虛擬圖書館的提法上也較少爭論，但我國檔案界關于這一問題的爭論比較多。原因是什么呢?出現這種差異的原因可能有很多，主要的原因是他們在實踐上已經比我們先行一步，在實踐中已經完全接受了虛擬的空間形態?！?/p>
在1996年召開的第十三屆國際檔案大會上，美國(檔案與博物信息)雜志編輯D?比爾曼作的報告《虛擬檔案》，提出了與物理檔案(Physical archive)和實態檔案庫(Physical repositories of archives)相對應的虛擬檔案(館)(VirtualArchives)的概念。虛擬和檔案這兩個詞開始越來越多得聯系在一起被人們提及。需要注意的是：D?比爾曼的報告中提到的虛擬是英文“Virtual”，其為計算機領域的詞匯。隨著學術界對檔案“虛擬”屬性的逐步深入得研究，“虛擬”已不再是簡單的計算機領域的詞匯。
2.電子文件虛擬屬性的論述
認同電子文件虛擬屬性的代表還有劉家真教授。劉家真教授認為：“虛擬(virtual)是指一種概念性的感覺或效應，這是非實際的事物。虛擬檔案是用來區別于一些客觀存在的檔案實體，虛擬檔案將實體檔案信息以字節、比特方式表示并使之在電腦網絡上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細節，這些字節與比特方可隨機定位到用戶所在的網絡終端，以可被人腦理解的文字、數字、圖象、圖表、符號等，顯示出用戶所需求的檔案實體的真實信息?！?。
丁海斌教授在有關文章中對電子文件的虛擬性進行了哲學性質的討論，充分肯定了“虛擬”的積極意義，并提出：“檔案學界應對電子文檔的虛擬性進行深入研究，以迎接行將到來的檔案管理中的數字化世界?！薄?/p>
雖然檔案界的學者對電子文件“虛擬”的認識程度和表述不盡相同，但都一致認同：電子文件“虛擬”是一種全新的概念，它符合文件與檔案的屬性，并進一步提升了文件與檔案的境界，是檔案界學術理論與時俱進的表現。
表一是認同電子文件虛擬屬性的代表者及體現其觀點的論著列表。由表中可以看到，隨著近年來計算機技術和網絡技術的廣泛普及，檔案界逐漸接受了電子文件“虛擬”這一屬性。
(二)反對電子文件虛擬屬性
本世紀初期，檔案界較多的學者認為：“虛擬”不能作為電子文件的一個屬性，因為其與檔案的物質性和原始性相抵觸。這一觀點的代表者及其觀點主要表現在以下論著中：
麻新純先生指出：“電子是一種運動著的物質，人眼雖不能直接看到它，但它確實具有物理的形態。而電子文件的形成和再現過程是先將聲音、圖象、數據、文字等信息轉換為電信號記錄在硬盤、軟盤和光盤上，再現閱讀時又將電信號轉換成可視、可聽的信息。這一過程是一個電子運動的過程，這個過程所形成的電子文件是實實在在的物質形態，而非“虛態”虛擬。由此得出電子文件不是“虛擬文件”的結論，這一結論在20世紀末一經提出就被大量得引用在檔案界關于電子文件虛擬屬性的論著中。
二、我的認識
通過上文對兩種“對立”觀點的闡述和研究，我發現他們產生分歧的根源在于“虛擬”這一概念的混淆不清，爭論的雙方討論的對象是“虛擬”一詞的不同釋義，討論的對象不同當然得出的結論也不盡相同。
‘持反對觀點的學者認為“虛擬”是《辭?！分械慕忉專翰环匣虿灰欢ǚ鲜聦嵉?、假設的、虛構的。在他們看來，這樣理解下的“虛擬”與電子文件的原始性和物質性大相徑庭，完全不可能成為電子文件的一個屬性。
持認同觀點的學者沒有拘泥于語義學的片面的解釋，而是聯系實踐和社會的發展為“虛擬”賦予了新的含義。劉家真教授為“虛擬”下的定義是：“虛擬(Virtual)是指一種概念性的感覺或效應，這是非實際的事物。”。丁海斌教授把“虛擬”定義為：“虛擬是人類意識及其創造物(外顯)的存在形態與表現方式、實踐方式。它是我們表現自己的內心世界和自然界的一切所知所見的工具。它也是我們將意識應用于實踐、進行創造的工具?！?。
下面我從“虛擬”這一概念人手，探討電子文件的虛擬屬性。
(一)虛擬的概念
變化是絕對的，不變是相對的，哲學告訴我們要以發展的眼光看問題。同樣我們應該以發展的眼光認識“虛擬”這一概念，不能膠柱鼓瑟。近幾年來隨著計算機技術和網絡技術的廣泛普及，許多詞語在我們熟悉的意思之上被賦予了新的含義。例如，“山寨”這個詞，我們熟知的含義是：在山中險要處設有防守的柵欄的據點，而現在它被我們賦予了“仿造”的新含義。這就告訴我們，“客觀形勢發展了，主觀認識也應跟著發展。認識新形勢中的新矛盾與新聯結。”。
在《辭?！分校疤摂M”的解釋是：不符合或不一定符合事實的、假設的、虛構的。這一釋義只是虛擬的語義學解釋，更傾向于應用在計算機網絡領域，例如今天我們經常提及的“虛擬社區”、“虛擬商店”，在這里虛擬是一個抽象的概念，與真實相對。然而在我們檔案界所涉及的虛擬則與之截然不同。“虛擬，是人對世界、對象、活動、意義等的人化形式的構建，這些人化形式主要是語言、符號、規則、數字等?！?。讓我們回到上古時期，那個時候語言、文字、數字還沒有發明，人們向他人表達自己的思想(主觀意識)是困難的。這時為了表述頭腦中的思想(主觀意識)，人們假設某一特定圖形、聲音來代表頭腦中試圖表達的事物，并把這一假設規定下來成為一個范圍內的共識，這樣被假設的圖形、聲音和要表述的主觀意識之間就形成了一對一的關系固定下來，也就形成了最初的文字和語言。打個比方來說，我們的祖先想表達“山”這個事物，他們假設用“”來表示它，并把這一假設告知一定范圍的人，這一范圍的人都應用這一假設。這時最初的文字就產生了，而這樣一個“意識一假設一共識一文字(符號)”的過程就是上述“虛擬”，也正是虛擬的不同于語義學的哲學層面的含義。
從更深層次上講，“意識是人腦對外部客觀存在的反映，但這種反映不是客
觀對象直接進入人腦，只是客觀對象在人腦中的觀念映象，因而它是虛擬的。這種虛擬不是一種單一的反映形式，而是各種反映形式的總和。這種虛擬首先是通過感覺、知覺、表象等感性的反映形式獲得對客觀現實的感性經驗，然后通過概念、判斷、推理等理性的反映形式，形成思想、觀念、理論、計劃、方案等等，反映事物的本質與規律。這種反映是能動的虛擬。”。
據此，我把“虛擬”定義為：人類意識及其外在表現和實現它們的過程。
(二)電子文件的存在形式
在論述電子文件的載體之前首先要明確電子檔案的概念。電子文件的定義有很多，本文采用的是：“以數字代碼形態存在，通過電子計算機系統進行信息記錄、傳輸、存儲和利用的文件?！?。
《電子文件歸檔與管理規范GB／T18894―2002》中電子文件的定義是：“指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件?！逼渲刑岬降拇艓?、磁盤、光盤等是電子文件的存儲載體，并非我正探尋的電子文件的存在形式。在紙質檔案時代，文件、檔案以紙張的形式存在。那么，電子文件的存在形式是什么呢?
把電子文件和紙質檔案作對比分析：紙質檔案的信息載體是文字、圖形、數字等符號；電子文件的信息載體除了文字、圖形、數字等符號外還包括視頻、圖像、語音等。紙質檔案要保存在檔案袋、檔案夾、檔案盒等里面；電子文件要保存在磁帶、磁盤、光盤等里面。紙質檔案要從檔案袋、檔案夾、檔案盒等里面取出查閱時需要一定的方式―手工拆封，取出檔案；電子文件要從磁帶、磁盤、光盤等里面讀取查閱時也需要一定的方式
計算機系統。
在上面的比較中，存放電子文件的磁帶、磁盤、光盤等和紙質檔案的檔案袋、檔案夾、檔案盒等對應，那誰來和紙質檔案的紙張對應呢?我認為是電子文件的數字代碼。電子文件的數字代碼能夠運載各種信息載體收集、歸檔、整理、保管，并在整個過程中和信息載體(文字、圖形、數字、視頻、圖像、語音等)不可分離，是信息載體承載信息、傳遞信息的必要介質。
故而，我認為電子文件的存在形式是數字代碼，磁帶、磁盤、光盤等是存放電子文件數字代碼的容器――存儲載體。
(三)電子文件之完全虛擬
紙質檔案是半虛擬的，因為其承載的信息載體(如：文字、圖形、數字等)都是符號，也就是人類意識的外在表現即上文中定義的虛擬，然而紙質檔案的載體――紙張既不是人類的意識也不是其外在表現，更不是人類假設的，而是來源于物質的，是一種實體而非虛擬。兩者的結合使紙質檔案處于半虛擬的狀態。
關鍵詞:數字檔案館 館藏 信息空間
進入數字時代以來，整個世界在激烈的競爭中不斷前進，信息化的程度包括信息技術水平的提高、信息產業的發展、對信息資源的占有和利用，已經被當作衡量一個國家綜合國力的一個重要尺度，也是衡量競爭能力的核心要素。因特網的快速發展和計算機功能的增強，變革信息存取方式的時機已經來到，用數字處理方法能簡便地實現用模擬技術很難實現的功能，這使得“數字化”概念更易于為人們所接受。“數字網絡”、“數字音頻”等與數字有關的名詞逐漸成為人們現代生活中的常用名詞，“數字化”不僅成為一種流行，也逐漸成為一種趨勢，檔案館的形式也因此發生了重大變化。適應這種變化的需求，“數字檔案館（Digital Archives）”的概念應運而生。隨著技術的日臻成熟，數字化辦公的日益普及，數字檔案館從理論研究中跳了出來，逐漸成為一種社會實踐，我國部分中心城市已經創建了數字檔案館。鑒于此,筆者認為有必要對“數字檔案館”進行概念性的分析。
一、概念的對比
近幾年來，被提出來的與檔案館未來連在一起的相關術語有很多，如電子檔案館（electronic archives）、虛擬檔案館（virtual archives）、數字檔案館（digital archives）、全球檔案館（global archives）等。
但人們在使用這幾個術語時常常混淆不清，以下就是幾種表述：
“電子檔案館”亦可稱為“數字檔案館”、“虛擬檔案館”或“無墻檔案館”，它不是一個實體機構、一個存放地的概念，可以把它的基本含義解釋為“一個有序的信息空間”、“一個信息系統”。①
數字檔案館（Digital Archives）實際上就是電子檔案館（Electronic Archives），它是隨著計算機網絡技術、數據庫技術、多媒體技術發展而產生的一種新型檔案館。②
虛擬檔案館（Virtual Archives）,又可稱為無墻檔案館（No Wall Archives），指的是一種虛擬的檔案館信息環境。③
從這些定義中不難看出，我國檔案界對數字檔案館、電子檔案館、虛擬檔案館、無墻檔案館等新名詞的使用還是比較混亂的，常常是各個名詞混同使用，因此，本文先對這幾個概念進行辨析：
1. 無墻檔案館
無墻檔案館與無墻圖書館有著相類似的特征，從圖書館學中對“無墻圖書館”的定義和描述中可以看到，“無墻圖書館”這一概念是從用戶感覺的角度來刻畫網絡化的特征，網絡的信息傳遞方式突破了時間的限制和地理的障礙，使得用戶覺得就像在使用一個沒有圍墻，沒有借閱的時間限制的圖書館一樣。在這個方面，無墻檔案館在很大程度上與之相同，這個概念主要強調了在檔案信息利用上時空界限的突破。目前，無墻檔案館這一概念使用得較少。
2. 虛擬檔案館
在很多場合，“虛擬檔案館”的“虛擬（virtual）”與“虛擬實在”或者“虛擬技術”（Virtual Reality）是等同使用的。許多對虛擬檔案館的定義都以虛擬實在技術作為主要用詞。實際上，虛擬檔案館應該是與實體的傳統檔案館相區別而提出來的，“虛擬檔案館實際上是‘利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式’，”④是對分布于各地、各種檔案信息進行動態搜尋相聯結的存在。虛擬檔案館與實態檔案館是兩個相對的概念，虛擬檔案館是一個動態的，開放的網絡信息環境。虛擬檔案館和無墻檔案館則有相似的涵蓋范圍，只是它們各自強調的側重點稍有不同。
3. 電子檔案館
電子檔案館是個使用頻率相當高的名詞，這種狀況主要是受了“電子文件”的影響?！半娮訖n案館”中的“電子”主要是指作用于信息的技術性質，電子檔案館指針對有永久保存價值的電子檔案進行保管、控制和利用的一種專門機構，那么，我們可以簡單勾劃出電子檔案館的形態：電子檔案館是存儲以電子形式存在的檔案，廣泛提供利用的系統，其物理意義上的實體是計算機硬件設備，特別是存儲設備，包括可與計算機暫時脫離的磁盤、光盤等存儲設備以及與計算機相連的硬件載體，它不具有虛擬性的特征。
4. 數字檔案館
人們總是把電子化和數字化當成同一概念來使用，并不對它們進行仔細的區分，然而，從嚴格意義上，電子化和數字化兩個概念是有區別的。在計算機科學中，電子信息包括了模擬信號和數字信號，所以，數字信號是被包含在電子信號這個概念里的，電子化的內涵大于數字化。由于數字化信息在電子化信息中所占的比重越來越大，人們已逐漸視兩者為同義詞。由此，大多數時候，電子檔案館和數字檔案館也被看作是同一事物。但隨著技術的發展，數字信號完全有可能不再依賴電子技術，那么，更不能將它們混為一談了。我們說，“數字檔案館”這個概念中的“數字”強調的是電子媒介上信息存在形式。數字檔案館是指依附于數字化技術，把文字、聲音和圖象轉化為數字形式，采用數字方式進行檔案信息的存貯、傳輸和處理的存在系統。正因為這樣，數字檔案館是目前應用最為廣泛的一個詞。
二、數字檔案館含義的界定
數字檔案館是一個正在不斷發展的新概念，我們可以先對數字檔案館進行預測性的討論，勾畫出它的主要特征，應避免下定義過早導致概念的固化。
所謂數字檔案館，是指二進制編碼的數字方式存儲、處理檔案信息內容，應用計算機、通訊和多媒體技術等現代信息技術，對數字檔案信息資源進行管理，提供網絡檢索和利用服務，實現超大規模資源共享的數字信息系統。它是一個有序的信息空間，一個開放的信息環境。從廣義上講，數字檔案館建立在檔案館自動化的基礎之上，實現了自動標引、自動著錄、自動檢索、自動統計等活動，不僅能使本地和聯機用戶查詢利用直接形成于計算機系統的數字檔案，而且還可以利用經過數字化處理的傳統館藏的數字化信息，它是連接了眾多檔案信息源（包括文件形成部門構建的數據庫信息系統）的廣義信息系統，既是用戶與信息源的接點，也是信息源與信息源的節點。
在圖1中反映了數字檔案館的概念構成。
圖1
與傳統檔案館相比而言，數字檔案館具有以下主要特征：
1. 數字檔案館的文化性質沒有改變
同樣，數字檔案館的的文化功能依舊保持。數字檔案館的建立使得檔案館實現由完全的實體保管模式向智能管理模式的改變。在數字檔案館的環境下，檔案館將特定區域范圍內的所有檔案歸入其管理范圍，對各種各類的檔案進行監督和控制，不僅包括政府機關行政檔案，也包括企事業單位、私營企業、社團、甚至個人的檔案，使檔案館真正成為集中統一管理具有社會價值的各類檔案的文化事業機構，實現保存社會記憶的功能。因此，數字檔案館的文化性質不可能改變，也不會改變。
2. 館藏內涵發生變化
數字檔案館所擁有的完整的的館藏含義應該是“實體館藏”+“虛擬館藏”。館藏的內涵要求數字檔案館除了收集數字形式的信息，還需要把原有館藏的文字、聲音、視頻信息等都實現數字化的轉化和處理，將各種信息以計算機可處理的字符編碼形式或圖像形式、多媒體形式存貯在計算機存儲設備上。數字檔案館不可能置檔案館原有的館藏資源而不顧。所以，從宏觀的檔案館收藏內涵角度來看，館藏一方面包括實際擁有的傳統館藏的數字化形式和各類數字格式的館藏，即“實體館藏”，另一方面還包括連接在數字檔案館上的外部檔案信息資源，即相對的“虛擬館藏”。數字檔案館勿須存貯龐大的數據庫的備份，館藏不再是實體意義上的集中保管。數字化的館藏可連接成網，用戶通過遠程登錄利用信息，極大地改變了傳統檔案管理中一直努力的文件就近保存的處置方式，可避免檔案館館藏之間的不必要重復。
館藏內涵的變化，使得傳統檔案館的發展目標也有所不同，原有的旨在構建一個龐大的本地館藏目標需重新考慮；館藏的評價標準也需要重新界定，實體檔案的收集質量不再是決定性因素，大量高質量的數字化檔案將成為評價優劣的重要方面。
3. 服務方式的變化
傳統檔案館的服務方式相對單一，等客上門是最常見的方式。相較之下，數字檔案館是開放式的，用戶可以通過終端聯網的方式查找所需要的信息。正如美國檔案學家D?比爾曼在第十三屆國際檔案大會輔導報告《虛擬檔案》一文中所說的那樣：“虛擬檔案出現之時也就是用戶不論到哪兒都能查閱任何地方的文件，而不必知道它們存放在何處之時?！雹萁栌脠D書館學的用語就是，數字檔案館的服務是一種“用戶驅動”的服務模式，簡單的說，就是以用戶為中心。而且信息檢索系統的功能也不再局限于紙質文件信息的輸入、處理、存貯、檢索和輸出，同時還能夠加工各種視頻、音頻信息。這樣的檢索系統不僅具有靈活的數據組織、管理、檢索的能力，而且還具有聯機信息處理、資源共享、遠程傳真、電子郵件等多種功能。傳統檔案館的檢索功能是靜態的，而數字檔案館的檢索則是動態的，數字檔案館的服務方式必然發生根本性的變革，從單一服務轉變為多元、多層次服務，從而增強與用戶的緊密聯系，加快檔案信息的使用頻率，有效地提高服務質量。
4. 業務工作內容的變化
盡管數字檔案館與傳統檔案館在許多任務和業務活動上都很相似，但由于其保管對象的變化，數字檔案館的業務工作幾個環節也發生了變化，檔案管理從手工操作逐漸向自動化轉變。傳統檔案館中由人工開展的編目、標引、檢索、統計工作，在數字檔案館環境下，可借助計算機應用系統自動進行。從事檔案收集工作的人員將不必逐戶上門征集，只需輕敲鍵盤，文件形成者的信息材料瞬間即可征集進館。在館藏建設方面，數字檔案館要求選擇合適的數字化信息形式的同時，還要對原有館藏實現數字化，其工作內容包括了數據庫的建立、控制和網絡系統的維護。傳統檔案館在利用服務業務范圍方面包括了幫助用戶查詢檔案信息及相關資料，指導用戶使用檔案館信息和建立登記用戶使用檔案反饋情況登記；而數字檔案館除了需要實現電子檢索之外，還要建立面向用戶的交流界面，以便用戶自主地查閱利用數字信息。另外，數字檔案館的鑒定工作有所擴充，在內容鑒定基礎上又加入了技術鑒定的工作內容，對電子文件的可讀性、可靠性、有無病毒感染及載體狀況等方面進行技術上的檢測。
5. 社會角色的變動
檔案館員社會職責的變化同社會的發展息息相關。在人類社會逐漸演變的同時，檔案館的社會角色也有所改變。20世紀下半葉檔案館步入自動化發展階段，人們逐漸擺脫了檔案為保管而保管的社會意識，檔案工作人員的自我定位從單純意義上的保管者轉向了信息的提供著。而如今，隨著信息網絡技術的大量應用，檔案館員將再度發生重大變化。接收檔案不再是數字檔案館的唯一功能，它將主要實行對分散的信息集中控制并便于公眾利用的職能，所以檔案館員的主要職責是：①管理信息資源；②分析和組織信息資源；③提供和傳遞信息；④為用戶利用信息提供咨詢。也就是說，檔案館員將成為關注檔案信息的完整、準確和可靠，履行對信息的監督、傳遞、控制職責的資源開發者。
注釋:
① 馮惠玲.無紙收藏――《擁有新記憶――電子文件管理研究》摘要之二.檔案學通訊.1998，（2）.
② 王宇暉等.對傳統檔案館未來形式的認識.檔案.1999，（6）.
③ 王宇暉等.對傳統檔案館未來形式的認識.檔案.1999，（6）.
一、現行政策標準對電子文件管理對象的描述
《電子文件歸檔與管理規范》(GB／T 18894-2002)是國內檔案界關于電子文件管理最權威、最基礎的標準，各地出臺的有關電子文件管理的地方性標準和法規幾乎都是以此為藍本制定的。在這個標準中，電子文件被定義為：在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。
這是一個非常寬泛的定義，在這個定義下所有計算機中的文件都是電子文件?，F在任何一臺個人計算機中都至少有十幾萬個這樣的文件，更不要說大型的服務器和存儲系統。顯然，把如此多的文件納入檔案管理的范圍是不適宜的，也是一項無法完成的任務。
應該說在這里我故意混淆了概念，我所說的“計算機中的文件”是指計算機科學中的文件概念，而不是文書學、檔案學中的文件概念。作為一個檔案行業的標準，《電子文件歸檔與管理規范》中的“文件”確實更可能指向文書學、檔案學中的文件，而非其他學科中的相似概念。但由于《電子文件歸檔與管理規范》沒有定義“文件”這個概念，因此我所做的混淆就不是完全的空穴來風。事實上，我的確懷疑標準中的“文件”的含義更多地來自計算機科學。
在標準中還有關于電子文件分類的規定：
電子文件類別代碼：T——文本文件；I——圖像文件；G——圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；O——超媒體鏈接文件；P——程序文件；D——數據文件。
如果說文件概念還存在歧義，那么這個分類標準毫無疑問是計算機科學的。只有計算機科學中的文件我們才能嚴格按照這個分類劃分，而一份文書學、檔案學意義上的文件往往是上述多種類型的混合。
或許有人會說，對于一個事物的類別可以從多種角度劃分，在文書學和檔案學中，我們對于文件就是按照文種、行文方式甚至載體類型等多種角度劃分的，對于電子文件這種與計算機密切相關的文件形態，引入計算機科學的分類方式也不無道理。
必須承認，這種反詰是有力的，我的本意也不是討論目前檔案界普遍流行的關于電子文件的定義和分類是否科學。但是這種定義和分類至少在檔案學角度上是不夠清晰的，或者說它離我們熟悉的、實踐中必須使用的概念、術語是有距離的。實際上，在對于電子文件管理對象的研究乃至整個電子文件管理的研究中一直存在著的一種泛技術化的傾向，即過于關注電子文件管理所需的計算機技術細節，而忽略了從檔案學角度去理解、研究電子文件；專注于從電子文件本身孤立地進行研究，而忽略了在檔案工作大背景下討論電子文件管理與傳統檔案管理的關系。這種泛技術化的傾向在研究中未必不是一個必須的階段，但是在實踐中則造成了很多的問題。
二、泛技術化傾向給電子文件管理實踐帶來的問題
1、電子文件與傳統載體檔案的關系復雜
電子文件是一個單獨的檔案門類嗎?還是它僅僅是傳統檔案的一種不同形態?
檔案界在最初研究電子文件時是把電子文件作為一種新型載體的檔案來看待的，現在雖然我們已經認識到電子文件與傳統檔案相比絕不僅僅是載體形式的變化，但是在管理中依然存在著把電子文件作為特殊載體檔案來管理的趨勢。這種趨勢是有其傳統的，在檔案管理的歷史上不斷有新型載體檔案的出現，如照片、音頻、視頻檔案等，這些新型載體檔案最終都衍生為一個專門的檔案門類，有著獨立的編號、獨立的目錄和獨立的保管要求。但是電子文件與過去那些新型載體不同，無論照片還是音頻、視頻，它們與更傳統的紙質檔案之間雖然在內容上存在著千絲萬縷的聯系，但彼此之間是補充關系，紙質、照片、音頻、視頻可能同時用來記載一個活動，但是它們的具體內容和表現形式各不相同。但電子文件與傳統載體檔案的內容和表現形式可以完全相同，呈現出一種替代關系。
如何在檔案管理中把握這種關系呢?一個現實的問題是，當我們接收一個單位的傳統載體檔案和電子文件時，電子文件的目錄是應該單獨建立數據庫還是并入傳統載體檔案目錄數據庫?如果單獨建立電子文件數據庫，那么同一份文件既有傳統載體又有電子文件，在檔案統計時如何計算?這些都是電子文件管理的細節問題，但是尷尬的是在檔案界對電子文件進行的大量研究中我們很難找到這些細節問題的答案，甚至是解決思路，而這些細節又恰恰是我們開展實際工作必須解決的問題。
2、電子文件管理的指導和實踐之間存在錯位
在所有關于電子文件管理的政策、標準、規定中，都把電子文件以及電子文件歸檔后產生的“電子檔案”看做是真正意義上的文件、檔案。而在實踐中，幾乎所有的地區和單位都依然把傳統載體檔案當作真正的檔案(即便它是根據“雙套制”原則由電子文件生成的)，而電子文件僅僅作為這些傳統載體檔案的一種更為方便利用的形式。換句話說，如果我們把所有的電子文件看成是傳統載體檔案經過數字化加工而形成的電子副本絲毫不影響工作。究竟是電子檔案還是傳統檔案的電子副本，表面看起來是個定義問題，是個看問題的角度問題，但實質上這個問題關系到我們電子文件管理研究和實踐的重點應該放在哪里。
3、跛足的“雙套制”
現階段電子管理的一個重要原則就是“雙套制”，即“具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品”。這個原則從一出臺就在學術界飽受詬病，被指為保守、落后，阻礙電子文件管理的發展。如果說學界的批評還多少包含理想化的成分，顯得有些激進，那么在實踐中“雙套制”帶來的困難已經開始真正阻礙電子文件管理的發展?，F有的“雙套制”是不徹底的雙套制，僅僅是片面強調電子文件的紙質化，而沒有把傳統載體檔案的數字化與之結合起來。這就使得傳統載體檔案特別是紙質檔案和電子文件不是嚴格的一一對應，一方面很多紙質檔案沒有電子副本，男一方面并不是所有的電子文件都生成了紙質版本。傳統載體檔案與電子文件并存但不能一一對應，這種不徹底的“雙套制”無論對于機關檔案室對電子文件的保管和利用還是對于將來向各級檔案館的移交都帶來了很多問題。
三、從實踐角度對電子文件管理對象的再認識
電子文件管理是信息時代檔案工作面臨的最嚴峻挑戰，是一項長期而艱巨的任務，對此我們必須有清醒地認識。電子文件管理必須依據統籌規劃、分步實施的原則，有計劃、有重點、循序漸進地展開，不能一蹴而就。開展電子文件管理實踐的首要問題就是要明確電子文件管理對象，根據電子文件的不同性質和特點有針對性地開展工作。
我認為納入檔案管理的電子文件可以大體上分為三類，即原生性電子文件、電子副本和資料性數字信息。
原生性電子文件是指在計算機中產生，并且在實際業務活動中本身具有法律效力的電子文件，或者說是符合《電子簽名法》的要求，能夠直接被法庭采信的等同于書證的電子文件。只有這類電子文件是真正意義的電子文件，或者說是當前電子文件管理學術研究中真正關注的電子文件。只有這種電子文件才需要我們去前端控制、去全程管理，需要我們運用IS015489、IS023081的原則，需要我們記錄多達百項的元數據來確保其真實性、完整性和有效性。這種類型的電子文件在我們身邊隨處可見，從自動取款機提款到各種電子消費，從企業網上年檢到網上申報納稅，這種電子文件在社會生活中發揮著重要作用。但是從檔案管理的角度來看，或者更明確地站在檔案事業的主體——檔案館的角度來看，這些電子文件并不是重要的檔案，甚至絕大多數都不在接收進館的范圍內。雖然不進館的定期檔案我們也要管理，但是對于電子文件管理而言長期保存才是難題所在，而對于短期保存我們完全可以相信技術部門有很好的解決方案。
電子副本，也可稱為傳統載體檔案的數字化副本。它包括除了我們通過傳統載體檔案數字化工作生成的電子文件外，還包括幾乎所有OA系統產生的電子公文。雖然在一個有較為完備的OA系統運行的單位中，紙質文件的產生后于同內容的電子文件，嚴格來說紙質文件才是副本。但是由于在現行的法律框架和管理體制當中，紙質文件才是最終具有法律效力的文本，所以我們完全可以把電子文件視為紙質文件的副本。這種角色的轉換可以避開電子文件管理中最復雜、最核心的問題，即電子文件真實性的長期保存，因為作為副本其真實性的判定有一個簡單的方法，即與原件相對照。因此，只要一份電子文件存在著一個同內容的具有法律效力的傳統載體的文本，我們就可以把這份電子文件看做是電子副本，我們對這份電子文件的管理就可以集中在完整性和有效性保障方面，而電子文件的完整性和有效性就當前的理論和技術而言都是有著充分的保障的。
關鍵詞：電子文件；電子文件管理；電子文件管理系統
1 引言
電子文件的大量形成及其管理需要，極大地沖擊了傳統檔案學的理論基礎與管理實踐，無論是作為一種獨立的管理領域，或者是作為檔案管理的前端延伸，世界各國都基本形成了比較明確的電子文件管理機制、體制，開發和制定了相關的應用系統、標準規范與解決方案。然而，縱觀電子文件管理的理論研究，我們又驚奇地發現，盡管二十多年來人們對電子文件認識不斷深化，管理內容在不斷擴展，但在電子文件及電子文件管理領域中，名詞術語普遍存在概念模糊、隨意性大、使用混亂等不規范、不統一的現象，甚至由此引發“語言缺陷”，嚴重影響了電子文件管理理論研究、實踐發展和國際化交流。特別是涉及的電子文件管理理論研究與實踐廣泛應用的三個核心概念：即電子文件、電子文件管理、電子文件管理系統，似乎都沒有一個統一的名稱或者概念解析。2012年，我們承擔并完成的國家電子文件管理部際聯席會議辦公室課題――《電子文件管理術語規范》 ，在中外有關資料的分析和有關專家的建議基礎上，對于這三個核心概念作一個探討，以明確其概念的內涵，以及概念關系。
2 關于“電子文件”概念
中外關于電子文件的用語及解釋比較復雜。二十多年來，電子文件有多種稱謂，類似有“機讀文件”、“數字文件”，也有“數字文檔”、“電子文檔”、“計算機文檔”等似是而非的同類名稱。個中關系我們且不深究，單就電子文件（Electronic record），目前，中外相關標準規范、術語表、論著中的定義表述不一。
其中，國內的主要類型列舉如下：
（1）電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。[1]
（2）電子文件是國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的各種形式的信息記錄。[2]
（3）電子文件是指機關、團體、企事業單位以及其他組織或個人，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。[3]
（4）電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。[4]
而國際組織和美、澳兩國的代表性定義列舉如下：
（1）電子文件也稱“數字文件”，它是用電子設備傳遞和維護并具備以下特征的文件：
i）結構：電子文件和附件或其他相關文檔任何鏈接的格式。
ii）內容：在電子文件的結構中傳遞交易證據的信息。
iii）背景：記錄來源的信息，（這些信息）與電子文件的交易相關，包括創建者、日期、安全性和訪問、語言、處置、格式等；背景通常分布在結構和內容中。[5]
（2）電子文件是在自動化系統中已被捕獲和固定以實現存儲和操作的數據或信息，要求使用這個系統呈現這些數據或信息能被人們所理解。[6]
（3）電子文件是用電子設備創建或維護的文件，包括模擬格式（另見數字文件）。[7]
（4）電子文件是：i） （RM）以僅電腦能處理的形式被記錄并滿足生效的“文件”定義的任何信息。ii） （IT）通常用于一般描述計算機系統的電子文件，不管它們是文件或非文件狀態。[8]
以上定義，就可以看作對于電子文件這一概念進行定義的某一形式，但如果中外綜合比較，兩者之間還是有比較大的差別，國際組織和美、澳兩國，比較強調電子文件本身的形式特征與技術特征。而我國有關定義，尤其是規范（包括近兩個規范的征求意見稿）中的定義表達，相對而言，比較注重與檔案管理相一致的特征認識。事實上，從我國電子文件管理體制確定之后，我國檔案部門就重新啟用“電子檔案”一詞，就意味著電子文件一詞的理解，需要和電子檔案一詞關聯起來理解了，如同以往處理“文件”與“檔案”的關系一樣。鑒于我國的電子文件管理核心概念解釋，首先要立足于我國電子文件管理的實踐進展，尊重現實情況，在本文研究中，我們認為，電子文件歸檔與管理規范（GB/T18894-2002）、電子檔案管理基本術語（征求意見稿）、電子文件元數據基本集（征求意見稿），具備規范的基本要求，因而，就實際規范的制定而言，這三種定義表達，可以作為電子文件的定義基礎。同時，比較起來看，電子文件歸檔與管理規范（GB/T18894-2002）的電子文件定義，強調的是電子文件形成的技術環境，這跟國際檔案理事會與發達國家的電子文件認識相一致；而后兩者強調的是電子文件的形成主體與形成環境，這跟我國檔案管理標準規范銜接比較好。
因而，本文關于電子文件的定義，綜合考慮，作以下表達：
“電子文件是機關、團體、企事業單位以及其他組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，利用計算機等電子設備形成、辦理、存儲和利用，并可通過通信網絡進行交換和傳輸的各種形式的信息記錄。”
這一定義的內涵如下：
第一，電子文件的形成主體是機關、團體、企事業單位、其他組織或個人（“國家機構、社會組織或個人”、“機關、團體、企事業單位以及其他組織或個人”兩類表述，后者可能更加明確一些）。
第二，電子文件是在各主體履行其法定職責或處理事務過程中形成的。
第三，揭示電子文件的技術屬性是：利用計算機等電子設備形成、辦理、存儲和利用，并要以通過通信網絡進行交換和傳輸。
第四，揭示電子文件的形式多樣性，包括文本、圖形、圖像、數據庫、視頻、音頻等形式的電子信息。
3 關于“電子文件管理”概念
電子文件管理，目前國內沒有明確定義，相關國家的術語規范也沒有將其作為獨立術語，但一般術語規范中有“電子文件”和“文件管理”詞條。對于電子文件管理進行解釋，比較權威的有國際ARMA協會2006年和2007對此進行的解釋：
（1）是根據文件管理原理和方法，運用計算機設備和軟件對信息系統中的電子文件和非電子文件進行的電子化管理。[9]
（2）A.文件管理原則在電子文件中的應用。B.使用電子系統來應用文件管理原則的文件管理。[10]
仔細分析一下，發現以上這兩種解釋都不適合我國的電子文件管理的實踐。我國電子文件管理，盡管沒有概念解釋，但廣泛接受了電子文件管理的全程管理原則。我國電子文件管理的研究者認為，電子文件管理，首先應該是覆蓋電子文件整個運動過程的，如同我們在理論上強調的，電子文件管理，需要覆蓋全流程、全類型、全業務一樣。因而，在本文中，我們認為，“電子文件管理”采用以下解釋比較合適：
“電子文件管理是指對電子文件生命周期整個過程進行有效且系統控制的管理活動?！?/p>
在這個定義表述中，需要突出兩點理解：
一是突出電子文件生命周期的完整性，并將這一特點作為電子文件管理的基礎，并將電子文件生命周期的詞條，置于電子文件管理之前，指出電子文件生命周期有一個整體過程，即“電子文件從形成、辦理到最終處置（銷毀或永久保存）的全過程”。
二是注重電子文件的全程管理的特點，即對于整個運動過程實施有效且系統的控制。
這個概念的定義基礎，有以下兩個方面：
一是基于電子文件整體運動的理解。電子文件整體運動可以有兩種理論解釋：一種是文件生命周期理論，另一種是文件連續體模式。兩種理論解釋都能夠反映出電子文件運動的一般規律，前者的優勢在于理論說明簡練、跟傳統的文件與檔案管理模式銜接性較好，并且，可以比較清楚地劃分電子文件管理基本流程與主要環節（電子文件運動有形成、辦理、交換、傳輸、歸檔、移交、保管、利用、處置等環節），但難以解釋電子文件某些特殊運動現象；后者的優勢在于更好地說明電子文件多因素、跨時空運動的特點，但是對于實踐部門來說，理解這種復雜和抽象的概念比較困難。
在本文中，我們認為，采用電子文件生命周期理論的解釋，將三個運動階段與對應的管理系統EDMS、ERMS、TDR，作相對應的層次說明，這比較適合國際電子文件管理的運動階段劃分，也適合我國的電子文件管理與檔案管理實踐。
二是基于我國電子文件管理法規文件的理解。在《電子文件管理暫行辦法》中，把電子文件的運動劃分為形成和辦理、歸檔與移交、保管與利用等基本階段，我們在此基礎上，加上交換、傳輸、處置三個環節。
在本文研究中，我們把電子文件管理運動階段、管理系統、管理需求作以下層次關系表示（見圖1）：
這一圖示，能夠揭示出電子文件全程管理的特點，同時比較明確地說明了電子文件從形成到檔案館永久保管所涉及的管理機構、管理系統及功能需求。
4 關于“電子文件管理系統”的系列概念
電子文件管理系統，需要跟“電子文件管理”一詞的理解密切關聯起來。從圖1中，我們可以看到，電子文件有著全程管理的需求，但由于我國電子文件管理體制與檔案管理體制同時存在，因而，我們還需要區分歸檔前的電子文件、歸檔后的電子文件、進館后的電子文件在概念運用上的不同，而之所以用不同的概念，是因為這三個階段的電子文件管理，有著不同的管理需要?？梢姡娮游募芾硐到y，實際是需要區分三個階段，因而，也獲得三個名稱。在本文，我們將其稱為“電子文件處理系統”（“Electronic Records Processing System”），“電子文件歸檔管理系統”（“Filing Electronic Records Management System”），“可信數字倉儲”（“TDR――Trusted Digital Repository”）。
由于電子文件的形成、辦理、傳輸與交換等環節，是在現行機關的辦公室自動化系統、業務系統中完成，因而，這一階段的電子文件管理系統，和辦理完畢或者歸檔后的電子文件管理系統，是有本質區別的。前者在國外一般稱為“EDMS”（“Electronic Document Management System”），后者一般稱為“ERMS”（“Electronic Records Management System”）。我國實踐中，也存在類似情況，也需要把這兩者運用的系統區分開來，因而，在本文中，前者稱為電子文件處理系統，跟EDMS相對應；而后者稱為電子文件歸檔管理系統，跟ERMS相對應。
4.1 電子文件處理系統的釋義。鑒于與EDMS相對應，對于電子文件處理系統的解釋，可以借鑒國外EDMS的定義。國外EDMS的定義主要有如下幾類：
（1）用以支持創建、使用和維護電子文檔的自動化系統，其目的是提高組織的工作流程。這些系統不一定整合了文件管理功能，文檔可能有情報價值而非證據價值（如文檔可能不是文件）。[11]
（2）由軟件、硬件、策略和流程組成的系統，可以自動實現電子文件的起草、組織、追蹤和分發。（注：EDMS軟件包括版本控制和簽入/簽出功能）[12]
（3）使用自動化的技術、根據既定的政策和程序，恰當地分配、使用、存儲、檢索、保護和保留以數字格式存儲的信息的軟件應用。[13]
在本文中，根據我國的實際情況與實際需要，我們對于電子文件處理系統的釋義，作如下表述：
“機關、企事業單位用于形成、辦理、交換與傳輸電子文件的計算機信息系統，注重電子文件的業務流傳、版本固定與現行效力，包括辦公自動化系統和各種業務系統。這相對于國外的EDMS（Electronic Document Management System）?！?/p>
4.2 電子文件歸檔管理系統的釋義。電子文件歸檔管理系統的解釋，可以借鑒ERMS的定義，國內外ERMS有以下幾種釋義：
（1）基于局域網絡和信息數據庫而運行的計算機管理系統，它能夠對電子文件的錄入、校對、審核以及數字化加工等流程進行管理，可以實現從檔案紙質化管理向數字化管理的轉變。[14]
（2）為了滿足業務對電子文件管理需要而設計的系統，用以捕獲、保存、提供獲取業務處理過程中產生的有證據價值的文件的功能。電子文件管理系統包括：檔案工作者和文件使用者；授權政策、責任分配、權力授予、程序和做法；政策聲明、程序手冊、用戶指南和其他用以批準和頒發政策的文件、程序和做法；文件本身；控制和記錄的專門資料和文件系統；軟件、硬件、其他設備、必要工具等。[15]
（3）用以管理電子文件創建、使用、維護和處置的自動化系統，其目的是提供業務活動的證據。這些系統維持適當的結構信息（元數據）和文件之間的聯系，以支持它們的證據價值。[16]
（4）由軟件、硬件、策略和流程組成的系統，不考慮載體形式如何，自動起草、組織、追蹤和分發文件的系統。（注：電子文件管理軟件包括保管表和處置）[17]
在本文中，根據我國的實際情況與實際需要，我們對于電子文件歸檔管理系統的釋義，作如下表述：
“為了滿足機關、企事業單位對歸檔電子文件管理需要而設計的計算機信息系統，用以捕獲、保存、維護、提供獲取業務處理過程中產生的有證據價值的文件的功能。這相對于國外的ERMS（Electronic Records Management System）?！?/p>
4.3 可信數字倉儲的釋義。鑒于中外都將進館后的文件（電子文件）視作檔案，在檔案館階段注重電子文件的長期有效保存與利用，是一種國際共識，因而，“可信數字倉儲”一詞，中外基本上可以統一起來。為此，可以對其作如此的概念解釋：
可信數字倉儲是負責數字資源長期、可靠的管理以及維護的系統，它按照普遍接受的協議和標準設計并運行，具有切實可行的政策和實施方案，并且有持續穩定的財政支持和規范的評價機制，能夠對數字資源提供者和用戶長期負責，其使命和目標是長久地為用戶提供可靠的數字資源訪問服務，如，數字檔案館。
5 結束語
電子文件的內涵，電子文件管理的邊界，電子文件管理系統的功能要求，在我國都會因需要處理電子文件歸檔前后的關系，而有不同的觀點和聲音。這一點，跟國外相比，可能我們因此更需要共識，事實上，這也是電子文件管理術語規范注重國際接軌還是注重國情需要的艱難選擇。在本文中，我們更多考慮的是我國電子文件管理實踐的需要，也同時兼顧到國際接軌。本文由此提出的核心概念的探討，希望引起更多專家學者的注意，以期有更多的討論與交流。
注①：2011年12月下達由浙江省委辦公廳承擔，浙江大學、浙江省檔案局、杭州市檔案局、浙江省工商管理局信息中心合作完成。本課題研究，得到國家電子文件管理部際聯席會議辦公室任守信副主任、姚思遠處長，國家檔案局技術部蔡學美副主任，中國人民大學趙國俊教授、安小米教授、王健教授、劉越男副教授、張寧副教授，安徽省檔案局黃玉明副局長，蘇州大學張照余教授等專家教授的指導。
注②：參考中國人民大學，電子文件管理百科?！癟DR 是負責數字資源長期、可靠的管理以及維護的系統， 它按照普遍接受的協議和標準設計并運行， 具有切實可行的政策和實施方案，并且有持續穩定的財政支持和規范的評價機制， 能夠對數字資源提供者和用戶長期負責， 其使命和目標是長久地為用戶提供可靠的數字資源訪問服務?！?/p>
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[14]國家檔案局.電子文件安全管理指南（征求意見稿）.
1電子文件與電子檔案的概念區分
在我國電子檔案管理的理論研究與實踐工作中，普遍存在名詞術語概念模糊、使用混亂的現象。術語使用的不統一、不規范嚴重影響我國檔案管理的理論研究、實踐工作以及國際交流的有效開展。其中最核心的概念———電子文件與電子檔案，迄今沒有明確、統一的概念區分。在理論研究中較多采用“大文件觀”，將兩者統稱為“電子文件”而不作細分；在特定的情況下，尤其是在實際工作中，則往往根據需要自行命名與區分，存在較大的隨意性。業界早已明確界定并達成共識的、最基本、最常用的“文件”與“檔案”概念，在信息時代卻遭遇隨意使用與模糊處理，并因此而衍生出“文檔”、“資料”、“記錄”等概念，以便在需要時備選和使用，把原本簡單明了的事情推向復雜含混的泥潭。
1.1概念區分的必要性
1.1.1理論研究的需要
統一討論的焦點，這是順利開展理論研究的重要前提。國際上，文件和檔案在不同階段對應的術語主要有documents、records、archives。這三個術語應該如何翻譯，我國檔案界也尚未統一意見，其中最大的問題在于對records的翻譯。主流的觀點認為應該將records翻譯為“文件”，但也有學者提出應該翻譯為“檔案”［2］，更有學者提出應該翻譯成其他的術語，如“記錄”［3］。事實上，records一詞應該如何翻譯，并不僅僅是文字使用上的差別，而是折射出我國電子檔案管理理論中術語概念的模糊與混亂。正是因為我國尚未明確電子文件、電子檔案的概念及其實質內涵，才導致翻譯時的混亂。在我國，對于電子環境中的文件和檔案，人們普遍稱之為稱為“電子文件”，其理由是兩者的界限并不像紙質文件與檔案那樣清楚。［4］這種說法并不完全符合實際。盡管電子檔案是由電子文件轉換而來的，但是兩者的內涵與外延并不相同。倘若都統稱為“電子文件”，則是忽略了電子檔案特有的價值形態與本質特征，不利于正確認識處于生命周期不同階段的電子文件和電子檔案的不同內涵與特征；更重要的是，將電子文件與電子檔案統稱為“電子文件”，在學術交流與討論中往往會出現混亂局面，不同的研究者所講的“電子文件”，可以根據各自的理解與需要任意指代整個生命周期的不同階段而不作明確的區分。從理論研究的角度出發，明確區分電子文件與電子檔案的概念已勢在必行。只有明晰這兩個基本概念及其內涵，才能統一學術研究與討論的焦點，為理論研究和發展打下良好的基礎：一方面，這有利于準確地翻譯與引進國外的相關理論，更好地進行國際交流與合作，為我國的理論研究提供準確而有用的參考材料；另一方面，也有利于理清全生命周期中電子文件階段與電子檔案階段的研究重點與相關理論，明確檔案學界的研究對象與研究領域，真正建立起電子檔案管理的理論體系。
1.1.2實踐工作的需要
明確管理邊界，這是順利開展檔案工作的重要前提。處于整個生命周期連續管理過程中不同階段的文件和檔案，其管理對象、方法及過程均有所不同。但目前我國檔案界的主流思想仍持只有“電子文件”、沒有“電子檔案”的觀念。倘若統稱為“電子文件”，那么我國檔案部門的工作范圍與管理權限就變得模糊不清，反而給檔案工作自身的發展設置了思想、觀念以及行動上的障礙。從實踐工作的角度出發，亟需區分電子文件與電子檔案的概念。這一方面有利于檔案部門在分清處于不同階段的電子文件與電子檔案的內涵、管理邊界、管理方法、管理系統功能要求的情況下，更好地開展核心業務；另一方面也有利于明確檔案部門拓展業務邊界的努力方向。檔案部門針對紙質載體開展現行文件利用的成績和事實證明，我們的確不需要通過模糊文件與檔案的概念來為拓展業務提供理論支持，因為含混的邏輯永遠支持不了清晰的主張。
1.2概念明晰
盡管紙質檔案與電子檔案的管理大不相同，但其生命周期的特征卻是相似的。因此，可以參照紙質檔案管理的相關概念，對不同階段所對應的術語進行明確區分：EDMS中流通的是電子文件，其對應的英文術語為electronicdocuments，而ERMS和數字檔案館中的均為電子檔案，其對應的英文術語為electronicrecords。
2電子檔案管理的邏輯起點
前端控制、全程管理的管理原則主張將檔案管理的工作起點盡可能地向前延伸，從“文件形成”、“系統設計”開始，把需要和可能在“文件形成階段”實現的要求盡量在“文件形成階段”實現，并對“文件”的整個形成過程實行管理控制。然而在實際工作中，檔案部門沒辦法將檔案管理工作延伸到“文件形成階段”，畢竟文件形成部門有其自身的職責范圍，檔案部門并沒有實際的管理權限去要求、控制文件如何形成。真正意義上的全程管理不僅是檔案管理，而應是類似于“大文件”管理的宏觀管理，或許這樣才能做到前端控制。對于電子檔案管理的邏輯起點，可以參照傳統檔案管理的方式進行思考與確認。
2.1紙質檔案管理的邏輯起點
在傳統紙質環境下，檔案工作的開展始于文件的歸檔。盡管從檔案的定義及其形成的客觀規律看，“歸檔”不是文件成為檔案的必經環節，譬如一份歷史檔案，或許它并未經過“歸檔”也能成為檔案；但從檔案管理的實際業務流程來看，歸檔是檔案管理工作中不可或缺的環節，它標志著文件工作的完結，管理責任與權限由業務部門轉移至檔案部門，也意味著對文件保存價值的認定。因此，在傳統紙質檔案管理中，“歸檔”具有相對固定的時間，是明確的文件工作邏輯結點和檔案管理工作邏輯起點。需要強調的是，本文所探討的電子檔案管理邏輯起點是針對實際管理流程而言的，以“歸檔”作為邏輯起點，并非指歸檔是文件成為檔案的必要條件。
2.2電子檔案管理的邏輯起點
按照傳統意義上的歸檔來理解電子政務系統中的文件歸檔，僅指將具有保存價值的電子文件賦予檔案屬性并納入檔案管理范疇的過程。［15］但由于電子文件具有與紙質文件不同的特征，如不及時、全面將文件及元數據歸檔，很可能會造成數據的篡改、損壞或丟失。因此，檔案部門有必要將歸檔工作前移，這樣才能實現與業務系統的無縫對接，更好地維護檔案真實、完整、安全。在廣東省黨政機關全面推廣的檔案管理系統中，歸檔被分為預歸檔和正式歸檔兩個環節。在預歸檔階段，業務部門按照歸檔要求最大范圍地將文件資料及其相關元數據進行預歸檔，檔案部門對此進行審核、鑒定，最終對具有檔案價值、符合要求的電子文件進行正式歸檔。經過兩個環節的“歸檔”，可以使最終形成的電子檔案更加真實、全面地反映形成機關的業務活動，更好地保證檔案的原始記錄性。由于電子文件具有特殊性，要維護其完整性、真實性，檔案部門需要在預歸檔階段對電子文件進行審查與鑒定，如不符合歸檔條件則退回形成部門進行補充完善，系統也會顯示所缺失的要素。電子文件預歸檔后，檔案部門對預歸檔的電子文件具有管理權限，因為電子文件一經預歸檔就被固化，不可再更改，之后的任何操作都會作為審計日志內容記錄下來，檔案部門需要對預歸檔的文件進行維護與審查。在國外的理論和實踐中，都強調電子檔案管理系統（ERMS）通過捕獲納入具有檔案價值的信息。所謂捕獲（capture），是指將文件或數字對象納入檔案管理系統（ERMS），設定元數據對文件進行著錄并將其置于背景之中的過程，從而使文件得到長期、恰當的管理。［6］從電子文件捕獲的操作范圍、時間、方式來看，捕獲與傳統歸檔有所區別，捕獲的對象可以是任何電子文件，而歸檔的對象只是具檔案保存價值的電子文件，前者的范疇大于后者，［7］且二者在實際工作中不屬于線性流程關系，我們也不能籠統地把傳統的歸檔等同于捕獲。但從實質上說，文件的捕獲對應于本土化的語言和管理方式也就大體相當于歸檔工作的預備階段。因此，結合我國國情，并參照廣東省黨政機關檔案管理系統建設的實際情況與成功經驗，可將“預歸檔”看作國外的“捕獲”，這樣的理解更加符合我國“本土”情況，更容易將電子檔案管理工作與傳統檔案管理工作相對應，便于明晰歸檔或捕獲是電子檔案管理工作的邏輯起點。對電子檔案管理而言，其實際工作的邏輯起點與傳統紙質檔案管理一致，只有文件業務和管理的相關工作結束，作為文件歸宿的檔案管理工作才能正式開展。從實際管理權限來看，相比傳統檔案管理，雖然電子檔案的歸檔時機有所提前，在實際工作中可表現為電子文件的預歸檔或捕獲，但電子文件的預歸檔賦予檔案部門審查與鑒定的權力，正式歸檔則是賦予其保存與維護的職責，因此，歸檔意味著文件工作的結束，也標志著檔案工作的開始。
2.3明晰邏輯起點
無論是紙質檔案還是電子檔案，檔案管理工作都是從檔案部門獲得實際管理權限開始的。實際中若沒有相應權限，管理工作就無從開展，如把檔案管理前伸到文件形成及其信息系統的設計階段，在事實上是難以做到的。在電子政務系統中，檔案部門的工作從文件預歸檔開始，文件在辦公自動化系統（OA系統）中形成和辦理之后，及時將其進行預歸檔或及時捕獲，至此，檔案部門對電子文件有了實實在在的管理權限，即便這些文件還未經過正式歸檔，檔案工作實際已經由此展開。綜上，電子政務系統中的歸檔可分為預歸檔和正式歸檔兩部分，而結合我國實際情況，可將預歸檔看作國外所提出的“捕獲”。與紙質檔案管理相對應，檔案部門從文件預歸檔環節開始就對其具有實際管理權限與責任，管理工作就此展開，文件工作也就此結束，因此，電子檔案管理的邏輯起點仍是歸檔或捕獲。
3全程管理與前端控制的理論反思
全程管理與前端控制已經成為業界普遍提倡和認同的原則和理論，特別是前端控制理論，更被稱為“電子文件時代的新思維”。［8］“全程管理原則是指對電子文件從其產生、流轉到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全過程的管理，形成一套無縫銜接、系統完整的管理鏈條”?！扒岸丝刂剖侵笧榱舜_保電子文件的完整齊全、真實可靠，檔案部門和檔案工作者應該在電子文件生成之初（甚至是電子文件管理系統設計之初）就對電子文件進行前期的監督與控制”。［9］
3.1全程管理與前端控制理論的不合理之處
3.1.1現實中的尷尬
無論全程管理還是前端控制，都是從檔案部門的角度出發，強調要從形成階段開始對電子文件的整個生命周期實行管理。然而，這兩個理論在現實中存在一定的矛盾與尷尬：如果實現了對整個生命周期的管理，那么是將檔案部門視為全過程的管理者，此時并不需要強調所謂的“前端”與“后端”，因為它們都被檔案部門共同規劃和管理著，應該受到同等的重視；而如果強調前端控制，則是將檔案部門視為后端的管理者，在這種情況下，檔案部門對前端的管理在實際上難以實現。因此，這兩個理論不僅本身就存在邏輯關系上的矛盾，而且在實踐中也存在難以實現的尷尬。
3.1.2實踐中的不可行
InterPARES項目的主持人露西安娜•杜蘭蒂教授在第十七屆國際檔案大會上指出，在從電子文件到電子檔案的整個生命周期中，文件的形成者和檔案的保管員共享管理者的角色和職責。［10］也就是說，在實踐中，文件的形成者與檔案的保管者各有分工、各有權職，雙方在實踐中并不存在誰領導誰，或者誰管理誰的情況，而是作為不同階段的管理者，分別承擔從電子文件到電子檔案這一完整生命周期的管理責任。對于我國的機關檔案室而言，它的工作前接文件形成部門，后接檔案館，正處于整個生命周期的“中端”。一般而言，我國機關檔案室與業務部門之間是平等的業務流程和業務支持的關系，并不存在領導關系，因此檔案室無權對前端的業務部門進行管理；機關檔案室與檔案館之間也只有業務交接關系，無權對檔案館工作進行干預。因此，機關檔案室無法實現前端控制，更無法做到全程管理，應該認清自身在整個生命周期中的樞紐地位，充分發揮“承前啟后”的作用。只有各司其職，才能保證電子文件和電子檔案管理全過程流暢、規范、安全。因此，在實踐工作中，檔案部門的職責應該是負責電子檔案的管理與保存，并從整體出發，積極關注與參與相關工作，而不可能做到針對電子文件的“前端控制”，或擔負起電子文件和電子檔案全生命周期的“全程管理”。
3.2機關檔案室在全生命周期管理中的定位
從理論和實踐上看，檔案部門都無法做到全程管理與前端控制，檔案部門的職責是保證歸檔文件真實、可靠、完整、可用。機關檔案室既是電子政務建設的組成部分，也是數字檔案館接收永久電子檔案的直接來源，處于整個生命周期“中端”位置的它，更應該具有手明晰的定位。
3.2.1建立極具包容性的檔案管理系統
對電子檔案管理系統而言，與業務信息系統之間的接口是保證電子文件歸檔原始性的關鍵，只有最大限度地接收并保存形成單位所移交的文件，才能保證后續的檔案管理工作正常開展，更好地發揮檔案部門的作用。因此，機關檔案室應建立極具包容性的檔案管理系統，接收并保存前端形成的電子文件，并保證其真實性、可靠性、完整性和可用性。
3.2.2開展專業的檔案管理工作
機關檔案室的工作包含兩個方面：一是要提供多途徑的檔案檢索與利用服務，為機關管理和機關職能活動提供必要的檔案信息支持，同時也要充分發揮專業優勢，為本單位的信息化建設提出專業性的檔案管理需求與意見；二是要向檔案館移交長期保存的電子檔案，確保移交檔案的完整性與檔案管理的連續性，為檔案館工作提供必要的基礎支撐。此外，當下我國的數字檔案館建設還處在起步階段，機關檔案室作為檔案信息化的先行者，可以為數字檔案館的建設提供有用的實踐經驗與參考實例，促進數字檔案館建設工作的順利開展。因此，對于機關檔案室而言，其工作具有十分重要的樞紐作用，更應該明確自身的工作定位，確保從電子文件與電子檔案管理的連續性。
3.2.3積極關注全過程管理
正如露西安娜•杜蘭蒂教授所強調的：隨著InterPARES研究的深入，將繼續證明這樣一種觀點———不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子檔案。［11］而早在1997年國際檔案理事會的電子檔案管理指南中，也指出檔案部門在電子文件、電子檔案全生命周期中職責的有限性。［12］對此，我們的理解是：全程管理是一個多部門分工協作的過程，檔案部門作為其中的一個重要角色應該具備整體的眼光，為全過程管理提出相應的意見與建議，積極參與電子文件相關管理規范、標準等的制定，做到“全程關注”。具體來說，機關檔案室可根據檔案管理的業務需求，為前端文件形成部門提出工作建議，為本單位的信息化建設提供參考意見，并為檔案館積累和輸送檔案。
4電子檔案的真實性問題
電子檔案的真實性是檔案部門尤為關注的核心問題之一。電子形式載體與傳統載體的巨大差異使得信息記錄難以具有傳統載體的穩定性和固化性，對于以維護檔案原始記錄性為使命的檔案部門而言，這無疑帶來了新的管理問題。在實際工作中，機關檔案室擔負著接收和整理電子文件的重要職責。在電子文件轉化成為電子檔案的過程中，機關檔案室在保障電子文件和電子檔案真實性中的作用和責任是重要而有限的。
4.1真實性的內涵
在國際上，以InterPARES項目為代表，圍繞電子檔案的“真實性”問題做了許多研究，對于Inter－PARES詞典中“真實性”（authenticity）這一概念的定義，［13］筆者的理解是：指一份記錄作為檔案的可信賴性，即檔案與它在文件階段形成時的原始狀態一致，沒有被篡改或誤用。這一理解中的“真實性”是針對檔案而言的，這也與我國檔案管理工作的權限與職責相符，即維護檔案的原始記錄性。在我國的研究中，則將“真實性”需求劃分為兩個方面：一是文件在形成過程中的真實，即一份文件客觀反映和真實記錄了機構業務活動；二是文件在形成之后的真實，表現為文件（檔案）在業務活動結束之后的生命周期里未被更改，仍然保持產生時的本來面貌。［14］對應上述概念，真實性要求可分兩個部分：一是形成的電子文件在移交到檔案保管者那里之前是真實的，即文件的真實性，包括兩層含義———文件未被篡改、損壞，以及文件內容真實性即文件所記錄的內容是真實、客觀的；二是對被移交到保管者那里的電子檔案的真實性，在實際工作中表現為文件在業務結束被歸檔后，仍保持其原始面貌，即對文件真實性的維護。
4.2真實性保障的內在要求
我國研究中“真實性”所包含的兩方面要求實則對應了文件形成部門與檔案部門不同的管理職責。對于文件的真實性及文件內容真實性的保證，關鍵取決于文件形成部門，而非檔案部門；對于文件原始面貌的維護才是檔案部門應有的職責。保障和延續電子文件真實性的任務是由文件形成部門和檔案部門共同承擔的，其中，文件形成部門起決定性作用，檔案部門則對“真實性”進行拷貝與維護。（1）形成部門決定文件真實性。首先，文件在生成和辦理過程中是否被篡改或破壞，是前端文件形成甚至系統設計與維護的工作，并不是由檔案部門決定的，檔案部門負責保障歸檔后的文件不被篡改或破壞，而不能保證文件在形成過程中沒有遭受損壞。其次，文件的內容與客觀事實是否相符，更應由文件形成單位負責，絕非檔案部門可以決定。如果形成單位都無法證明形成的文件是否與客觀工作、事實相符，檔案部門更加無法去探究前端系統中文件的可信度。因此，文件形成單位負責保證文件形成過程的真實性，檔案部門不應該也無法干預這個過程。也就是說，形成單位給了檔案部門怎樣的文件，原則上檔案部門的職責就是盡最大可能地保存其原始狀態，不會因為文件的真實性有一點瑕疵而不予歸檔保存。形成單位提交的檔案是真實的，檔案部門得收，即便提交文件的內容不是完全真實的，檔案部門也得保存其原始狀態，因為這種不真實的電子文件依然是業務工作的真實記錄。（2）檔案部門維護檔案真實性。雖然文件的真實性不由檔案部門決定，但文件一經歸檔成為檔案后，檔案部門就有義務與責任保證歸檔后文件（即檔案）的真實性，如在管理過程中出現檔案被篡改或誤用的情況，檔案部門就需對此負責。從對In－terPARES項目“真實性”定義的理解出發，針對檔案真實性，檔案部門需要防止歸檔后的檔案被篡改或誤用，保證檔案的原始狀態，以維護其真實性。由此可知，拷貝電子文件的真實性，并盡最大可能為電子檔案的保存提供合適的環境，維護電子檔案的原始性與真實性才是檔案部門的職責所在。此外，檔案部門應對前端文件形成部門給予相對充分的信任，因為不僅僅只有檔案需要“真實性”，文件形成單位的工作開展也同樣需依賴文件的真實屬性。
4.3檔案部門對真實性的管理職責
總的來說，檔案部門的責任在于固守檔案的本質屬性，維護電子檔案的真實性，而非保證電子文件的真實性。并且要明確，不僅應在保存過程中維護檔案真實性，還應在為用戶提供檢索利用時對真實性進行維護。因此，檔案部門的職責實際與傳統檔案管理相一致：第一，在文件歸檔時驗證其真實性，尤其是對元數據的完整性和合規性情況進行鑒定；第二，建立包容性極強的檔案管理系統，以更好地在文件歸檔和檔案移交時實現真實性的對接與拷貝，以包容性管理來維護歸檔文件的原始性，從而最大程度地保證歸檔文件的真實性；第三，在未來的保存、遷移、利用中持續地維護電子檔案的原始性、真實性。
5電子檔案的長期保存問題
電子檔案的長期保存是檔案部門和檔案學界共同關注的重要問題之一。
5.1研究概況及其邏輯根源從檔案學界的研究情況看，電子檔案長期保存研究希望解決的關鍵問題是保證電子檔案具有長期的真實性和可讀性。電子檔案載體技術的天然特性給長期真實性和可讀性帶來了與紙質載體全然不同的管理障礙，主要表現在對設備的依賴性、信息與載體可分離性、易更改性等方面［15］。以此為出發點，國內繞這一問題開展了較多研究，其中，從我國的具體研究主題看，現有的相關研究主要從電子檔案長期保存中涉及的保存策略［16-17］、格式要求［18］、合作機制［19］、標準體系［20］、技術方案［21-22］等方面展開，同時也不乏對國外研究與實踐的介紹［23-24］，以及特殊形式檔案信息資源長期保存問題的研究［25］。在上述研究中，目前已經形成仿真、封裝、遷移、開放性描述等一系列共識性的管理策略。從總體而言，國內外檔案學界對該問題的研究基本都可概括為“策略性”研究。這一研究的根源在于，使電子檔案具有長期的真實性和可讀性。然而深入分析這一問題的研究特點，我們可以發現，在電子檔案的長期保存問題中，檔案學界與檔案部門實際上具有一定的職責側重和特定的角色定位。
5.2反思檔案管理工作原則在傳統的和電子化的檔案管理中，我們可以總結出檔案管理工作的固有原則，這些原則主要體現在兩個方面：一是電子檔案的長期保存問題并非檔案界可以獨立解決的，檔案部門應當突出自身的專業特色與核心職責；二是檔案部門在電子檔案的長期保存中，應該對電子檔案的真實性、可讀性實行維護性的管理。具體而言，在電子檔案長期保存策略之中，仿真、封裝、遷移等措施的根本性技術是由計算機技術研發領域提出、攻關和實現的，檔案界則是通過對這些技術進行分析、選擇和應用，來構建電子檔案長期保存的適用策略，從而實現電子檔案的長期保存。其中，檔案界的角色是技術的選用者以及策略的研究、制定和實施者，而非關鍵技術的主要研發者，因此檔案界對電子檔案長期保存的貢獻主要在于管理策略。以紙質條件為參照，我們同樣可以發現相似的角色定位。在紙質檔案的長期保存中，為了保證紙質檔案具有長期真實性和可讀性，檔案部門采取的措施主要包括檔案實體的物理管控以及檔案文獻修復工作，其目的是保證檔案不被篡改、信息內容可讀和檔案實體存續。從根本上而言，檔案部門無法決定紙張的使用壽命，因為這最終取決于造紙技術；檔案部門也無法決定檔案形成機構的紙張選擇，因為這取決于檔案形成部門業務活動的需要。在紙質檔案的長期保存中，檔案部門的角色與職責是在獲取檔案的管理權限之后，將檔案放置在一定條件下進行維護性管理，其根本目標并非“絕對永久”地保存檔案實體，而是通過管理性、技術性策略，盡可能地延長檔案實體保存時限，使檔案能夠盡可能長久地為社會提供利用服務。因此，從時間和空間上看，檔案部門對紙質檔案長期保存的管理職責具有相對獨立性，與業務部門、技術研發者之間存在明確的角色區分。電子檔案的長期保存與上述情況具有本質上的相似性，在社會技術的發展中，檔案部門應該以相對穩定的管理職責與管理方式來應對社會活動方式的多元化趨勢，因此檔案學界和檔案部門都應該找到并明確檔案長期保存工作的核心價值與角色定位，從而以具有學科特色的管理體系來完善實際工作。在近年國外與國際性的實踐中，同樣體現著這樣的邏輯關系與工作原則：（1）OAIS參考模型。OAIS參考模型的制定者是美國空間數據系統咨詢委員會（CCSDS），美國的ERA、英國的Cedars、加拿大的ADRI等項目都以該參考模型為電子檔案長期保存研究和開發的基礎。［26］檔案界等保管領域并未研發出這一根本性的架構模型，而是對OAIS模型進行分析與應用，是制定管理策略的重要依據?；贠AIS的長期保存管理模式又體現著維護性的管理思想，比如OAIS模型提倡通過檔案信息包進行長期保存，而使用信息包向利用者提供檔案利用，從而保證檔案信息包的安全、穩定。（2）Inter－PARES研究項目。InterPARES項目的開展離不開其他學科領域的參與和支持，在電子檔案真實性維護與長期保存的研究過程中，該項目吸納了來自法律、歷史、計算機技術與工程、信息科學及化學等多學科的專家學者為其提供專業領域的智力與技術支持。［27］檔案界從其他學科領域提供的專業知識中，選用與管理目標相契合的技術和方法，明確管理取向與管理需求，制定管理策略。（3）美國NARA云歸檔計劃。美國NARA2014-2018財年的戰略規劃明確將云環境下形成和使用的檔案納入管理范疇。針對這些檔案，主張研究和推進“云歸檔”及相關的保存策略。［28］這也反映了“維護性”的管理思想———提倡檔案部門在尊重檔案形成機構活動方式的前提下，以固有的檔案管理原則與方法為基礎，形成對前端活動方式具有適應性和包容性的管理策略，保證從既有活動交流方式中形成、固化的檔案材料得到及時、有效管理。
5.3對電子檔案長期保存實行維護性管理
從工作性質上看，電子檔案的長期保存無疑屬于檔案部門的工作職責范疇；然而從更深層的內在需求上看，其工作效果卻并非僅僅取決于檔案部門。檔案部門在電子檔案的長期保存中具有相對獨立的工作職責與角色定位，這不僅根植于檔案工作的核心價值，也是社會分工專業化的發展需求所致。因此，在電子檔案的長期保存問題中，檔案部門應進一步反思自身的根本價值、固有原則、社會意義與實際邊界，檔案學界則應以此為基礎繼續開展更具專業意義的理論性與應用性研究。
6電子檔案管理的雙套制現狀與單軌化趨勢
電子檔案與紙質檔案的雙套制歸檔與雙軌制管理是社會發展邁向信息化時代初期的普遍做法，在主流信息載體從紙質向電子更替的過渡性時期，雙套制與雙軌制為檔案管理提供了一種有效的解決方式。然而隨著技術發展與社會活動方式變化，雙套制與雙軌制則顯現出了一定的不適應性。
6.1雙套制與雙軌制面臨的挑戰
在檔案信息化建設中，“雙套制”指文件歸檔后紙質版本與電子版本共存，或稱“雙套歸檔”；［29］目前檔案學界對“雙軌制”的定義可以總結為，在文件形成、流轉的全過程中，電子形式與紙質形式始終共存，這實際也意味著在文件流轉的終端，也將以“雙套制”進行歸檔，在檔案管理的過程中也仍然按照“雙套”執行管理，因此雙軌制既是文件管理的“雙軌”，也是檔案管理的“雙軌”。一般認為，雙套制和雙軌制的優勢在于，對電子形式而言安全可靠，對紙質形式則便于查詢利用、整合共享，二者形成互補的效果。［30］這也是雙套制與雙軌制得到廣泛應用的內在原因。盡管如此，隨著計算機技術的發展和普及，社會對于以電子形式為載體的活動方式越發適應和依賴，紙質形式逐漸成為電子形式的一種“硬拷貝”（hardcopy），雙套制與雙軌制從以往以紙質為主轉變成為以電子為主，這就使得雙套制的管理方式產生了一定的弊端：（1）資源浪費。從調研中發現，實際工作中許多單位往往會在文件階段以電子形式形成和流轉，到歸檔時就將電子形式的文件打印成紙質硬拷貝，再將電子版與紙質版同時歸檔，在檔案管理過程中，需對兩個版本同時進行維護；而在檔案部門進行檔案數字化建設時，往往由于電子版本管理不善或未予歸檔，而又要將紙質檔案統一進行掃描，形成電子檔案。在這一反復處理的過程中，實際對資源造成了不小的浪費。由于電子檔案的管理不善，同時造成重復勞動和存儲空間的浪費，而在電子—紙質—電子的轉換過程中，期間又經歷了并不必要的紙質形式階段，直接導致紙張資源浪費，也對檔案管理人員造成了更大的工作負擔。因此，如果能夠完善電子形式的管理手段，就能避免出現上述資源浪費的問題。（2）對檔案原始性與完整性的管理失效。雙套制與雙軌制在管理效果上無法實現對檔案真實性與完整性的有效管理。對于以電子形式形成、流轉的原生電子檔案而言，通過打印硬拷貝歸檔，實際造成了背景信息（context）的損失———無法有效保留支撐電子檔案真實性、完整性的元數據。如此一來，后續對于紙質版本檔案的管理，其客體對象都是原始性已經損耗的檔案，這種紙質版本僅承載了檔案的信息內容。對于原生電子檔案而言，只有同質歸檔管理才能最大限度地一并保存其重要修改記錄和相應的元數據，也才能最大限度地保護檔案的原始性與完整性。從管理流程而言，采用完整的同質流程對電子檔案進行收集、保管、利用、傳輸和移交，是對電子檔案原始性和完整性的連續性管理。因此，對于以原生電子檔案為主且具備一定條件的單位或領域而言，電子檔案管理單套制和單軌制是更具適應性和有效性的管理方式。
6.2雙套制與雙軌制的根源分析與轉變需求
雙套制與雙軌制的廣泛推行，從其根源上而言，可以說是出于對電子形式載體原始性、穩定性的不信任，因而對電子檔案采取相對謹慎的管理方式。在信息化建設早期，由于電子形式載體管理技術尚未成熟，電子檔案瞬間丟失、無法找回，或篡改不可溯的現象比比皆是，相較之下，紙張的穩定性與可控性遠遠優于當時的電子形式載體，并且紙張的使用為人們所熟悉和信任，因此，雙套制和雙軌制成為檔案管理中的通用方式。在后續研究中，學者們對電子檔案的“原始性”問題展開了研究，提倡以“真實性”、“可靠性”等概念對紙質條件下的“原始性”進行拆解詮釋，以此取代傳統的“原始性”觀念。［31］隨著對電子檔案真實性問題研究的深入，目前已經形成有效的電子檔案真實性問題解決思路與實施技術，電子檔案管理者與使用者對于該問題的觀念也正逐漸發生變化。實際上，在社會生活的其他領域，電子形式這一虛擬化的信息載體已經得到廣泛應用。比如，在銀行業務、證券業務、電子商務等事務中，數字化信息早已成為業務活動中的主要甚至唯一形式，社會對于這類事務幾乎不存在不信任感，對電子形式予以信任在這些領域中習以為常；會計檔案管理領域也正積極開展電子檔案管理單軌化的推進工作，國家發改委辦公廳、財政部辦公廳、國家稅務總局辦公廳、國家檔案局辦公室于2013年12月向多市、多單位通知（發改辦高技[2013]3044號），要求各單位組織開展電子發票及電子會計檔案綜合試點工作，據了解，相關工作已經取得一定進展和成效?？梢?，在以電子形式為業務活動開展主要方式的領域，其對于電子形式信息的信任度較高，也更積極推動相關技術的改造和應用，推行業務全流程電子化。對于檔案管理而言，隨著技術發展與社會活動方式變化，對于電子形式等虛擬載體的不信任將逐漸消退，并建立起穩定的信任感。任何主流載體都不是等到真實性能夠得到完全保證，且長期保存問題得到完全解決時才得以普遍使用的，社會選用一種介質作為主流信息載體往往是出于實用主義的考慮，即滿足方便、快捷、可共認等基本要求即可。這其中對于載體實際也有一定的真實性和穩定性要求，不具有真實性、穩定性的載體是無法成為主流介質的。檔案部門對于這種真實性和穩定性固然具有更嚴格的要求，然而隨著電子形式日益普遍化，計算機領域也正不斷完善其技術特性，從而使其更好地滿足社會活動需要。因此，檔案部門的專業性管理要求應該通過完善管理策略、優化管理流程、鞏固管理制度、改善管理方法來實現，從循序漸進的實踐中積累經驗，逐步與技術部門共同建立起經過反復驗證的技術管理體系與信任體系，為電子檔案管理的單軌化提供支撐，從而滿足原生電子檔案長期真實性、完整性、易用性、可讀性、安全性的要求。
6.3國際趨勢———電子形式單套制歸檔與單軌制管理
電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理也正成為許多國家機構的趨勢。目前，美國、澳大利亞等國家都逐漸推進電子檔案的單套與單軌管理，而不再形成或接收紙質檔案。（1）美國。2012年8月24日，美國總統辦公室以備忘錄形式，向聯邦各機關由管理預算辦公室（OMB）和國家檔案館與檔案管理局（NARA）制定的《政府檔案管理指令》，其中目標1.1和1.2要求分別對電子檔案和電子郵件以電子方式實行“單套制”管理：①到2019年，聯邦機關將以電子形式管理所有永久電子檔案；②到2016年，聯邦機關將以可利用的電子格式管理永久及定期電子郵件檔案。［32］（2）澳大利亞。自2011年7月起，澳大利亞國家檔案館持續敦促所有聯邦政府機構向電子形式的檔案管理轉型，鼓勵其以電子形式形成、管理和保管檔案，并在必要時對接收的紙質文件進行數字化掃描，從而不再形成新的紙質檔案。［33］上述實踐都反映出同一趨勢———當電子形式成為主流活動交流方式時，檔案部門也應對電子檔案實行適應性的全電子化管理。從上述國家的推行力度看來，這對于許多領域而言，既是必然的趨勢，也是迫切的需求。6.4推動我國電子檔案管理單軌化原生電子信息的規?；瘧檬巧鐣l展歷程中的一種“自然選擇”結果，要最大程度地維護原生數字記錄的原始性與憑證性價值，就要實現電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理，這也是檔案信息化建設的目標之一。在我國，雙套制與雙軌制管理已經顯示出一定弊端，許多領域的電子檔案管理單軌化具有必然性與迫切性。要推動我國電子檔案管理單軌化，首先應該建立起對電子形式虛擬載體的信任，其次應該加快完善管理策略、制度、流程和方法，在鞏固自身理論和方法的同時，加強與其他領域的合作，從實踐中積累經驗，逐步完善法規體系，在必要領域盡早實現電子檔案的單套制歸檔和單軌化管理。
7結語
