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[關鍵詞]辦公自動化；電子文件；檔案；計算機
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.138
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01
隨著計算機技術在社會各個領域的不斷發展，辦公自動化迅速在各行各業中普及，產生了大量電子文件，如何管理和利用好這些電子文件，發揮其優勢，提高工作效率，有著非常重要的意義。2002年國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與管理規范》中電子文件的定義是“在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲，以磁帶、磁盤、光盤等為載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。通過計算機管理的文檔系統，可以方便地查詢、閱讀和修改文檔內容。
1 辦公自動化與檔案管理
辦公自動化（Office Automation，OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和網絡通信技術，全面、迅速地收集、整理、存儲和使用信息，使學校內部人員方便快捷地共享信息，提高行政效率。通過實現辦公自動化可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，增強協同辦公能力，強化決策的一致性，提高決策效能。一套完整的辦公自動化體系包括信息的收集、傳遞、修改和保存4個環節，主要工作是向辦公人員提供所需的信息。
辦公自動化產生了電子文件，從檔案學的角度來看，檔案管理是文書管理的后續階段，辦公自動化已可以準確記錄從信息錄入到信息保存的全過程，經過檔案工作人員的整理核對，形成電子檔案。辦公自動化的發展決定著檔案管理的發展方向，而檔案管理也影響著辦公自動化技術的發展，很多單位在選擇辦公自動化軟件時都要考慮是否和本單位的檔案管理系統對接。
2 檔案管理自動化是檔案管理發展的方向
檔案管理自動化是檔案管理發展的方向，這使檔案管理工作更加便利，有助于檔案的收集、管理。建立一套完整的檔案管理系統，首先要加強檔案管理業務的基礎建設，其次要加強檔案數據庫建設。對于高校而言，大部分檔案都屬于開放性檔案，高校的辦公自動化應與檔案業務同步進行，各個部門與檔案部門聯網，使用計算機通過網絡進行檔案的調閱利用，縮短檔案的查詢時間，提高檔案的利用率。
檔案管理與辦公自動化聯網，大大提高了檔案部門的工作效率。目前，檔案部門大多局限于檔案的接收和保管，使用辦公自動化系統后，文書部門的文件登記和著錄目錄工作就能有機的結合，可通過計算機進行整理、排序和分類，便于及時利用。檔案管理自動化有利于實現部門立卷，檔案工作者可提供給學校各個立卷部門獨立的用戶名密碼，確保立卷制度的有序執行，也可幫助立卷人準確分類，保障部門立卷質量，對于不合格的案卷可利用計算機和網絡通過檔案管理系統軟件及時更改，這不僅可提高立卷部門的辦公效率，有效防止歸檔文件遺漏，也能保障檔案的完整性。檔案管理與辦公自動化聯網后，可實現檔案信息的實時更新和信息資源共享，使學校各部門的決策者能及時掌握準確的、盡可能多的檔案信息，為其正確決策提供更多依據。實現檔案管理自動化后，可使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，提高工作效率，減少差錯率，提升服務質量和服務水平。
3 辦公自動化對檔案工作提出更高要求
3.1 檔案的規范化、標準化要求更高
辦公自動化的應用，使得檔案工作必須做到標準化、規范化，只有標準化、規范化的檔案信息才能通過計算機進行檔案管理，才能實現信息共享。因此，在辦公自動化系統中從檔案信息的收集、修改、整理和保存這一系列基礎工作開始必須實行規范化、標準化管理。同時，辦公自動化形成了新型的特殊載體的檔案，它和傳統的紙質檔案有所不同，這要求使用者在查閱檔案時要遵守相關管理制度。為防止檔案信息被修改、泄露，應對電子檔案的內容性質和閱覽者的權限做出限定。國家檔案局頒發的《電子文件歸檔與管理規范》中提出了4條措施：①建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控制；②設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目及內容等；③對電子文件采用防錯漏和防調換的標記；④對電子印章、數字簽署及數字加密等采取防止非法使用的措施。對電子檔案的保存要求也很高，除具備一般檔案庫房所具備的防火、防潮等條件外，對防磁和溫度的要求也很高。
3.2 文件處理與檔案管理要求一體化
實行辦公自動化后，各個部門在文件處理和檔案管理方面應形成一個連續的過程。如辦公室人員在接到公文后，不但要使用計算機對其特征進行掃描著錄，還要分析文件的內容和主題，完成檔案管理系統中要求填入的著錄項，以實現文檔一體化。這種新型的管理模式大大減輕了檔案管理工作者的勞動強度，簡化了工作程序，提高了工作效率，提高了檔案利用率。
3.3 對檔案管理人員綜合素質要求更高
實現檔案管理與辦公自動化一體后，由于檔案載體多樣化、管理方式現代化，對檔案管理人員的綜合素質提出了更高要求，在辦公自動化的大環境下，不僅要加強檔案專業知識和計算機技術的學習，還應盡快改變知識結構，努力學習新技術，掌握新知識，提高檔案管理水平，只有這樣才能更好地適應現代化的檔案管理工作。
主要參考文獻
[1]王燕.檔案管理的辦公自動化初探[J].三門峽職業技術學院學報，2012（2）.
一、電子檔案的優點和缺點
（一）電子檔案優點
1、效率高
電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統向特定對象予以，節省了大量文件印發、轉送、通知等，節省了時間、人力和物力。此外，經過計算機系統整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、綠色環保
利用互聯網絡進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質的使用，節約了紙張不但能夠節省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。
3、空間占用少
電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸的過程中極易發生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經過不同格式的轉換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網絡上會出現被病毒攻擊或被盜的風險。因此，在電子檔案的技術難點是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優點和缺點
（一）紙式檔案的優點
紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質檔案通常經人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經篡改，如果篡改也容易發現，便于確保檔案的原始性和真實性。
（二）紙式檔案的缺點
隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發現紙式檔案很容易受條件影響。紙質檔案的紙張在高溫、較潮、發霉、蟲蛀等環境下，容易對紙質檔案產生破壞，再被化學分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補性
無論是電子檔案還是紙質檔案都是為社會發展提供信息服務的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：
（一）重視紙式檔案向電子當轉轉化的質量
紙質檔案的內容經過掃描和轉換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質量也是由紙質檔案的質量決定的。因此，在對紙質檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質檔案的質量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質檔案的歸檔應該是按照科學的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發揮優勢互補紙式檔案的不足，在工作中應當避免機械相加等現象，制定科學合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學制度指導才能保證管理的規范和有章可循。
（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業出身，對檔案的管理只停留在基礎的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學的管理方法，使得檔案管理在發生重大變革上沒有應對能力，容易出現檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質并具有各方面專業技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。
（一）檔案管理完整延續
通常而言，醫院辦公室檔案管理人員較為穩定，可以有效地促進檔案管理的延續性與完整性。在日常工作中，醫院辦公室檔案進行了有效的分類與整理，便于利用查找與翻閱。
（二）檔案文書工作細致
檔案質量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書工作，在收集過程中，有關于醫院發展與建設的媒體相關報道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。
二、醫院辦公室檔案管理目前存在的問題
（一）檔案管理人員緊張
由于工作重點不同，醫院領導易將重點放在醫院的硬件建設與發展上，對檔案建設容易忽視。檔案管理人員通常由行政人員兼任。在其管理過程中，易出現工作人員職責不明確，保管制度不嚴格及借閱手續無章可依的現象。
（二）現代化管理軟件不足
隨著科技水平的發展，檔案的管理不再只局限于手工操作、人工分類等，引進現代化的管理軟件是必要也是必需的。雖然有些使用Excel軟件進行錄入與編輯，但仍適應不了醫院檔案管理的需求。
（三）檔案收集及歸檔不規范
醫院辦公室檔案包括各臨床科室、后勤部門及與外單位的相關文書。因為檔案管理人員緊張，臨床各科室的檔案不能及時收集，或者各科室在檔案的書寫過程中存在這樣那樣的問題，都直接影響著檔案的質量。
三、醫院辦公室檔案管理的應用
（一）優質醫院辦公室檔案管理是醫院文化建設的重要部分
辦公室檔案是醫院建設與發展的重要見證，對檔案進行合理化管理，其質量的提高可以提升醫院的品牌形象。在實際工作過程中，領導應給予足夠重視，除了完善各項規章制度，保持檔案“藏“的功能外，對檔案價值進行合理開發也應該提上重要的議事日程。優質的醫院辦公室檔案管理，可以真正達到“以檔案促進醫院發展，以檔案成就醫院品牌”的效果。
（二）完整的醫院辦公室檔案管理促進醫院建設與提升
辦公室檔案管理工作重點應該是保持檔案的完整性。同時應努力做好檔案的保密工作，保證檔案的使用效果。應定期對醫院辦公室管理工作進行督查與考核，以保證檔案管理工作的質量。對一些臨床糾紛案件檔案，應注重對其檔案價值的開發。完整收集糾紛檔案，仔細分析醫院在糾紛中所處的利與弊，可形成分析報告后，供醫院決策者在今后工作中進行借鑒與指導。
（三）延續的醫院辦公室檔案有利于促進醫院迎檢與審核
為了更好地規范醫院管理與質量控制，每年或者每幾年會對醫院進行分級管理考核與檢查。在各項檢查與審核過程中，需要有各科室歷年的規范性文書及指導性規章制度。檔案管理的延續性就可以幫助醫院從容應對各項檢查，真正做到有備無患。
（四）規范的醫院辦公室檔案管理可以促進醫務人員素質的提高
檔案是具有法律意義的文書，可以作為司法機關取證的重要證據。在日常檔案管理工作中，工作人員有必要對醫院各科室進行檔案相關知識的培訓，告知檔案的用紙規范、裝訂規范及歸檔規范。有條件的，可以在各科室抽調專人進行檔案管理。
（五）醫院辦公室檔案價值的開發利用可以促進醫院發展
醫院辦公室檔案是醫院發展的重要歷史憑證。對其完整、延續性的歸檔后，合理正確地開發其價值，可以促進醫院更好的發展。根據醫院工作的特點，可以對三類檔案進行重點管理，分別為“醫德醫風類”“繼續再教育類”及“職稱晉升類”。這三類檔案都直接與醫務人員相關。醫學知識更新速度快，醫療舉措日新月異，醫務人員對新知識對醫療舉措的渴求更明顯。醫務人員是醫院發展的核心力量，可以最大限度地增強醫院的核心競爭力。醫院辦公室檔案管理人員可通過信息化手段，定期對這三類檔案進行信息分析，了解醫院醫務人員的動態變化，了解醫務人員開展繼續再教育的現狀及趨勢。所進行的分析報告，可以為醫院決策者提供參考，促進醫務人員整體水平的提高。
（六）網絡化醫院檔案管理可以促進節約型醫院建設
檔案以文書類居多，每年醫院都會有大量的醫療相關檔案歸檔。按國家規定，醫療檔案需要保30年以上，有些特殊病例檔案需要保存更長時間。醫院為了保存相關檔案，需要花巨資添置相關設備。推行網絡化檔案管理后，醫院信息化進程加速，電子病歷可以減少大量紙張的使用，數字化影像可以減少沖洗影像資料而帶來的巨大投入，大大地節約了檔案成本。有報道稱，某醫院2009年被選全院科室檔案網絡化管理后，共為醫院節約270余萬元。同時，網絡化辦公室檔案管理后，可以根據醫院每個科室的特點，由檔案秘書自行設立分類要求，明確細致地填寫相關檔案內容，有效地提升醫院辦公室檔案管理質量。
四、結束語
一、電子檔案的優點和缺點
（一）電子檔案優點
1、效率高電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統向特定對象予以，節省了大量文件印發、轉送、通知等，節省了時間、人力和物力。此外，經過計算機系統整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。2、綠色環保利用互聯網絡進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質的使用，節約了紙張不但能夠節省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。3、空間占用少電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸的過程中極易發生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經過不同格式的轉換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網絡上會出現被病毒攻擊或被盜的風險。因此，在電子檔案的技術難點是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優點和缺點
（一）紙式檔案的優點
紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質檔案通常經人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經篡改，如果篡改也容易發現，便于確保檔案的原始性和真實性。
（二）紙式檔案的缺點
隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發現紙式檔案很容易受條件影響。紙質檔案的紙張在高溫、較潮、發霉、蟲蛀等環境下，容易對紙質檔案產生破壞，再被化學分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補性
無論是電子檔案還是紙質檔案都是為社會發展提供信息服務的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：
（一）重視紙式檔案向電子當轉轉化的質量
紙質檔案的內容經過掃描和轉換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質量也是由紙質檔案的質量決定的。因此，在對紙質檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質檔案的質量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質檔案的歸檔應該是按照科學的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發揮優勢互補紙式檔案的不足，在工作中應當避免機械相加等現象，制定科學合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學制度指導才能保證管理的規范和有章可循。
（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業出身，對檔案的管理只停留在基礎的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學的管理方法，使得檔案管理在發生重大變革上沒有應對能力，容易出現檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質并具有各方面專業技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。
四、結論
辦公室檔案的管理在當前較為復雜且快節奏的辦公室工作中越來越重要，為了提高辦公室檔案的管理效率，筆者在本文中簡要介紹辦公室檔案管理的現狀和重要性，并著重提出提高檔案管理效率的幾點策略同大家共同探討。
【關鍵詞】
辦公室；檔案管理；重要性；策略
隨著我國企業單位辦公室工作的快速發展，企業工作對辦公室管理的完整性和連續性也有了更高層次的要求，而檔案管理的情況對提升企業單位內部的工作質量有著至關重要的影響，相關人員必須認識到自身工作的重要性并采取一定措施，才能確保檔案工作有序、有效進行。提高辦公室檔案管理工作效率對于提高企業工作水平和服務質量有著重要的現實意義。
一、辦公室檔案管理的現狀
隨著辦公室管理制度的不斷改善，當下企業單位辦公室工作隊伍整合度的提升，相關企業單位均較大程度地擴大了檔案資料的利用范圍，通過增加指定工作人員數量的方法切實提升檔案管理的服務水準，逐步實現辦公室人才資源的優化配置。但由于部分企業內部仍然存在工作人員素質低下、檔案管理手段陳舊以及管理信息化技術含量低的現象，企業只注重“一線”業務、忽視后勤與檔案工作的現象，企業檔案制度不健全，檔案門類較多，達不到檔案管理的基本水準，更談不上高水平的管理。因此仍然需要采取相關措施進行解決，促進檔案管理的效率提升。
二、做好辦公室檔案管理的重要性
辦公室的檔案管理工作在展現一個企業單位的成長過程以及對其單位的未來發展和決策進行有效指導等方面是很有意義的，是單位在開展工作中必不可少的一部分，其工作效率以及管理質量直接影響著辦公室的工作效果，對于提升企業單位內部的協調工作十分有效，檔案管理對于企業單位工作模式選擇和資源配置起著決定性的作用。我們只有通過檔案管理，才能對管理者在制定企業規章制度或進行相關決策時查閱到足夠的資料，并依據檔案資料更好地了解企業狀況做出選擇，為企業其它工作部門的效率保障做好基礎，從而提升企業單位的整體工作成效。
三、辦公室檔案管理效率提高的幾點策略
在掌握辦公室檔案管理的重要性后，對當下部分企業單位存在的管理弊端，我們需要在正確認識檔案管理工作的基礎上采取相關措施，針對性地解決實際問題，便于我們更好地開展辦公室的檔案管理工作。
（一）轉變管理理念。
辦公室的管理一旦停留在舊的階段，整個企業的發展將會失去積極性與生命力。因此，我們應當轉變管理觀念，將新鮮的管理理念貫徹到每一位工作人員的身上，找到當下檔案管理的特點及規律，徹底改善傳統的管理方法，可以通過教育、宣傳等工作方法找到理念轉變的切入點，在辦公室開展日常檔案管理工作的同時，也需要積極創新檔案管理機制，通過對傳統聘任制方式的改變使辦公室檔案管理這項工作具有更好的工作動力及發展潛力。
（二）加強管理手段。
企業單位應當加強先進手段與技術的學習，定期進行現代化管理工作的交流與協調，還可以通過劃分區域、融入信息化管理手段的方法進行管理，要銘記“技術才是硬道理”的發展理念，學會用現代化的科技手段進行檔案管理的改革，還可通過建立管理中心、建立檔案管理軟件等方法來整合信息數據，通過將單位服務對象擴大到社會，則可以通過檔案資源為不同個人與組織提供更為個性化以及特殊性的服務，以此更好地發揮檔案作用。
（三）創新管理體制。
管理體制是辦公室檔案管理效率提升的重要保證，只有在一個好的工作體制的管理下，才能進而完善其他方面。我們應當不斷完善管理體制，增加管理手段，適當建立賞罰制度來激發工作人員的積極性與創造性，有效對管理體制進行創新，提高檔案的利用率，例如通過建立網絡檔案目錄、建立辦公室檔案服務反饋機制、開發適合本校的檔案管理軟件系統等方法對辦公室檔案實現高效管理，以便使其所具有的經濟效益與社會效益得到進一步提升，逐步改善檔案管理的規范性。
（四）重視人員管理。
企業單位必須不斷引進高素質的應用型人才，提高管理人員的專業技術水準，不斷拓寬資金來源，建立信息系統，才能提高工作人員的法律意識和責任意識，減少工作失誤。而對于檔案管理人員來說，也需要在工作開展的同時積極地樹立服務意識，通過對自身檔案管理思想的不斷更新、對于檔案服務工作目標的正確建立將檔案管理思想同時代及本單位現實發展需求同步，以此保證檔案管理工作能夠更好地符合日常工作需求。培養一支一專多能的隊伍，能夠將工作人員的潛在工作能力和良好的工作精神開發出來，從根本上配置資源，提升檔案的利用率。
四、結束語
通過對以上內容的分析，我們對辦公室檔案管理的相關理論知識有了更深層次的了解，認識到辦公室檔案管理與辦公室各項工作密切相關，在辦公室工作中起到重要作用。只有不斷提升辦公室檔案管理的工作效率，才能滿足辦公室工作管理的需求。相信在企業單位及相關工作人員的共同努力下，辦公室檔案管理的水平必定會得到一定程度的提升，真正實現辦公室管理的規范化、科學化，促進企業單位的更高更快發展。
作者：宜玉琴 單位：陜西黃陵煤化工有限責任公司
【參考文獻】
[1]許莉莉.試析檔案資源的管理與運用[J].辦公室業務，2012.
在辦公室中，檔案是非常重要的資源，不但可以詳細記錄辦公室的活動情況和工作開展情況，還能夠給單位其他工作開展提供服務。首先，檔案能夠全面展現單位的工作情況，能夠給單位將來發展提供參考，能夠提高單位內部的工作效率和工作質量。其次，通過管理辦公室檔案，決策者決策時能夠通過檔案了解單位情況，從而提高決策的科學性。再次，通過檔案能夠認定關聯工作成果，對雙方合作更好進行非常有利。最后，辦公室檔案工作水平能夠體現單位的經營成效和工作效率，會決定單位的資源配置和模式選擇。所以，相關檔案管理人員必須認識到檔案管理工作的重要性，并在此基礎上做好檔案管理工作，提高其管理效率。
二、辦公室檔案管理效率提高的策略
(一)創新人員理念
在開展辦公室檔案管理工作時，理念是做好工作的基礎，只有創新理念，才能夠將想法轉變成為實踐，從而不斷的提高檔案管理的水平。而想做到這點，單位領導以及檔案管理人員必須提高思想認識，在詳細分析檔案管理工作現狀的基礎上，進行創新，找到檔案管理過程中存在的問題，并采取措施解決問題，不斷的提高檔案管理工作的水平。除了提高自身工作水平，檔案管理人員還應該提高自身的服務意識，更新檔案管理思想，確定合理的檔案管理目標。在目標確定時，必須根據單位的發展現狀和發展需求進行，確保檔案管理工作能夠和單位日常工作需求相適應。單位管理者也應該重視全體工作人員思想工作的加強，通過會議等形式來提高檔案管理人員對于檔案管理的認識，并在此基礎上轉變檔案管理工作的形式，從以往的被動管理轉變成為主動管理，全面提高檔案管理工作的實際質量。
(二)采用有效管理手段進行檔案管理
開展辦公室檔案管理工作時，選擇的管理手段會直接影響檔案管理工作的效率和質量，特別是在新的時期，辦公室開展檔案管理工作時，更需要與時俱進的更新管理手段。首先，檔案管理應該和時代相適應，需要將信息技術運用到檔案管理工作中去，實現檔案管理手段的現代化。檔案管理部門也應該根據需要進行檔案管理局域網的建立，這樣能夠方便單位人員的檔案查閱，不但能夠提高檔案管理效率還能夠提高其使用效率。其次，辦公室可以聯系相關單位來建立專業管理中心，通過管理中心來整合電子數據，給檔案管理和查閱提供方便。管理中心的任務便是收集辦公室的電子數據，并通過網絡來共享數據，提高其管理效率和應用效率。
(三)重視管理機制創新
在辦公室檔案管理中，管理機制是效率提高的保證，有效創新管理機制是提高辦公室檔案管理效率的重要因素。一些單位進行檔案管理時，經常存在和其他部門工作協調困難的情況，這是由于檔案管理機制不合理導致的。這便要求檔案管理工作開展過程中重視管理機制的創新，激發工作人員的創造潛力和工作動力。單位領導也應該正確認識檔案管理工作，從單位的實際需要出發，制定更加科學的管理機制，除了需要做好工作流程制定和人員選定工作之外，還需要成立單位文件閱覽中心、建立網絡檔案目錄、建設檔案咨詢臺。
(四)根據需要擴大辦公室檔案管理的領域
現在有些事業單位管理辦公室檔案時，普遍存在工作范圍狹窄的問題，這便需要擴展創新管理范圍。想要達到擴大領域的目的，便需要擴大檔案服務對象的范圍，給整個社會服務。很多單位的檔案針對的往往是本單位內部，給單位的正常運行提供服務，雖然檔案在單位運行方面做出了一定貢獻，但是其作用卻沒有完全發揮出來。若是能夠讓檔案給整個社會服務，不同的個人或者組織便能夠通過檔案資源獲得自己需要的信息，發揮檔案的作用。在擴大檔案管理領域的同時，也必須做好人員培訓工作，不斷提高檔案管理人員的素質，讓其更好的為檔案管理工作服務。
三、結語
1.合理性
在現今社會信息化的今天，很多地方對網絡及自動化聯網的應用十分普遍。為了更好地方便辦公，自動化聯網也被引入到了辦公領域。首先我們先對辦公領域中的專業文檔處理、辦公事務等簡單進行了解。在一些機要部門，包括一些私營企業，整個企業中最重要的部門之一就是檔案室，在檔案室中不但有一個部門或者企業的重要信息還存儲著企業部門人員的相關信息，檔案室屬于一個企業的內部部門，所以管理好檔案室是一項重要的工作。而辦公室中的自動化聯網是說在一定程度上用現在的計算機及網絡信息技術來實現非人工的操作以及管理應用，通過計算機的操作，在一定上減少人力的利用，為企業可以減少由于不必要的員工的錄用，減少公司的運作成本，另一方面，由計算機進行操作的過程，少了人工參與，增強了真實性也提高了信息傳達和積累的效率性。部門或企業的檔案室是容納一個企業整體的客觀物資及一些其他數據資料的重要資料庫，計算機由于它配備的功能齊全，例如從物力來看，文檔檔案管理體系、全自動錄入和智能管理體系等，都可以將檔案室實現信息化管理和經營。檔案室管理的信息化在逐漸加快地發展，這一點從負責的人員年齡的變化就可以看出。從前，檔案的管理都是由企業的老人值得信任，有多年的工作經驗人才能勝任，現今卻由年輕、善于操作電腦的年輕人取代。
2.客觀性
辦公的自動化聯網利于文件管理的齊全性和機密文件的安全性。如果檔案室實現自動化聯網并由專業人士進行計算機方面的管理操作，可以有效地將待處理文件以及已處理好的文件進行同步操作和管理，企業發展的每個階段的文件的收發及處理都有一臺或者幾臺計算機進行管理，由專業部門將必要信息進行存儲，按日期類別分類好各種文檔文件，這樣下去，在日后資料的整理及調用的過程中都能很方便并快速地將有用信息進行快速的提取，為存儲及整理等環節提供了更多安全性的保障的同時又提高了工作的效率性并對文件有了很好的保密性。
二、實現辦公中的現代信息化管理與自動化聯網的相關操作
1.管理人員理念要現代
當今檔案管理若要實現現代化管理，首先本企業或者部門的首要管理者要有現代化管理的觀念及思想，只有這樣才能帶動所管理的員工對企業實現現代化管理及自動化聯網的應用。管理者的思維模式和行為模式將是影響一個企業的關鍵點，是企業及其員工檔案室自動化聯網實現的必須要走出的一步。現代社會中，由于信息時代的高速發展，員工可以通過網絡及自動化聯網不再受到時間、地域等太多的現實因素的限制。比如文件的簽署、審查、發送等都可以借助網絡自動化聯網而非人力就可以快速完成。除此之外，對于信息檢查的人員來說，對于他們最重要的是關注信息的價值性及高度濃縮性，利用計算機網絡自動化聯網可以將來自不同計算機的閱讀內容及形式進行綜合，然后快速地傳遞給閱讀者，有效地減少資料冗雜性的發生，并且對各種資料的應用以及調動都會大大提高效率。所以只有使這種計算機閱讀形式的檔案管理擁有整體性、直觀性、具有高價值性的性能，用戶才能通過信息自動化聯網更快速地真實地體驗到各種服務的有效性及真實性。此時如果企業管理者的思想仍不能隨著時代而改變，那么必然將會被用戶及這個信息時代落在后面，所以在企業實現改革之前，管理者的思想的改變及實施是最為重要的。
2.檔案室管理者的工作素質的必要
