時間：2023-06-02 15:19:59
序論：在您撰寫檔案工作的服務性時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
隨著檔案法的普及以及文化建設進入空前繁榮時期，人們對藝術檔案利用的重要性認識正在不斷加強。同時，隨著信息化社會的建設，群眾文化檔案工作的方式也發生了深刻的變化。在這樣的社會條件下，"服務思想"對于藝術檔案工作者能否較好地完成本職工作便顯得十分重要。接下來，筆者將從三個方面著重闡述服務思想對群眾文化藝術檔案工作的重要性。
一、群眾文化藝術檔案提供利用工作中的服務思想
群眾文化藝術檔案提供利用工作是群眾文化工作領域的關鍵性業務，即以藝術檔案資料室儲藏的檔案信息資源為利用者服務的一項業務工作。
首先，群眾文化藝術檔案提供利用工作代表著群眾文化藝術檔案工作的成果直接同群眾文化工作發生各種服務關系，集中體現了群眾文化藝術檔案工作的方向和作用。因此，只有極大地提升藝術檔案工作者的服務思想，充分地利用群眾文化藝術檔案工作對其他各項工作的服務關系，才能完整體現群眾文化藝術檔案的價值。從相反的角度來看，群眾文化藝術檔案的價值在于充分體現其利用率的高低，檔案利用的頻率越高，發揮檔案的效能越好，同時，作為群眾文化藝術檔案工作聯系群眾文化工作的"窗口"，利用工作做得如何，是衡量藝術檔案室業務水平的重要標準，是藝術檔案室得以生存和發展的條件。
其次，群眾文化藝術檔案提供利用工作又在一定程度上體現了外界利用檔案的需要。這一點主要表現在：
1.藝術檔案的形成來自于各業務部門的工作中形成的資料，對這些資料的加強管理正是藝術檔案部門的主要任務。而隨著群眾文化藝術檔案提供利用工作的開展，其他業務部門必然對檔案工作提出更新的要求。
2.通過藝術檔案提供利用工作的實踐可以獲得有關檔案管理的反饋信息，能夠比較客觀地發現其他環節工作的優劣，以便取長補短，不斷提高工作水平。
3.開發藝術檔案提供利用工作能與廣大的利用者發生廣泛的聯系，擴大群眾文化藝術檔案工作的影響，這是對群眾文化藝術檔案工作最實際、最有效的宣傳，能引起群文戰線工作者對藝術檔案工作的重視和支持。
因此，開展群眾文化藝術檔案提供利用工作是藝術檔案管理系統輸出藝術檔案信息和發揮藝術檔案作用的有力渠道，我們要通過提供利用這一渠道輸出藝術檔案信息，發揮群眾文化藝術檔案在群眾文化工作中的重要作用，實現其各種價值。
二、豐富熟悉室藏等實際工作中的服務思想
在實際工作中，為藝術檔案建立良好的物質基礎，提供豐富的室藏保障，是藝術檔案工作和其他業務部門工作良性循環的基礎，更是工作實踐中服務思想的生動體現。這需要群眾文化藝術檔案工作人員和各業務部門之間本著對群眾文化事業認真負責的態度通力協作。經過多年工作在藝術檔案管理一線的實踐經驗，筆者認為，做好豐富熟悉室藏工作需要做到以下幾點：
1.藝術檔案工作人員要有責任心，充分認識到檔案室的藏量在提供利用工作中不可代替的重要性，并本著積極服務的思想，主動地與各業務部門保持密切聯系，盡量地把各項活動及相關的材料收集全面，并在收集過程中主動宣傳藝術檔案對群眾文化事業發展的參謀作用，以取得相關人員的理解與支持。
2.藝術檔案工作人員要有過硬的業務能力，建立健全檔案檢索系統，使其成為對各業本部門有參考價值的藝術檔案，以便順利地提供利用。
3.各業務部門也應在各項業務活動中，盡可能及時、全面、完整地將本次活動中形成的資料移交給藝術檔案部門，提高對移交工作重要性的認識。
4.工作人員要熟悉室藏，這是檔案工作人員的基本功，也是搞好藝術檔案提供利用工作的重要條件。
5.藝術檔案部門和檔案工作人員必須樹立堅定的服務思想和良好的服務態度。
三、群眾文化藝術檔案資源開發中的服務思想
以往的藝術檔案工作往往將重心偏向于保管，但這樣的工作重心往往無法發揮藝術檔案管理作為一項"服務"的作用。因此，談到服務思想的重要性，我們就必須將藝術檔案工作和"服務"充分掛鉤，即有效利用藝術檔案中潛在的資源，使其為群眾文化藝術事業服務。下面，筆者將以兩種方式為例闡述群眾文化藝術檔案資源的開發。
1.傳統的借閱方式。這是檔案提供利用的主要方式之一，也是檔案工作一直以來所采用的。針對該方式，我們總結了過去的經驗教訓，提出采取對文書檔案（館務類）與藝術檔案（業務類）分別組綜合卷的方法提供利用。同時，我們也要建立健全關于借閱范圍、手續及借閱者應遵守的有關保護內容的規章制度。檔案員應在熱心服務的基礎上對歸還的檔案進行認真清點并對發現的問題及時采取措施妥善處理，真正實現管理和服務的一體化。
2.舉辦展覽的方式。藝術檔案展覽是配合某項工作的開展，或集中介紹檔案工作成績，專題化、系統化地揭示和介紹檔案內容、成分的一種利用方式。藝術檔案展覽本身就是提供藝術檔案信息的現場，利用者可以從中得到較為集中和系統的材料。因此，這種較多人參觀、服務面較廣的方式能在一定范圍內能起到生動、深刻的宣傳教育作用。
檔案管理工作水平與時展不適應的現象導致檔案工作開展起來困難重重，特別是對檔案管理工作提出了更高的要求。檔案工作人員不應該只是檔案的看護人員，自身還應該不斷發展，成為能夠適應社會現代化建設需求的專業型檔案人才。在新的歷史時期，檔案工作只有從思想、業務以及專業知識等多方面不斷提高，才能更好適應新時期檔案工作的需求，解決檔案管理不到位的現象，從而保證利用檔案提供更好的個性化服務。
一、新時期檔案工作面臨的嚴峻挑戰
1.知識經濟到來所帶來的挑戰
進入新世紀以后，逐漸步入到知識經濟時代的道路，當今社會是以知識為基礎，以高新技術為支撐，以創新性的智力為重要依托，依靠知識和信息不斷促進自身向前發展。在這樣的大背景之下，社會對檔案工作的傳統運行模式和工作方式提出了很多全新的要求。在日常工作中，可供我們利用的檔案不僅包括了紙質文書檔案，同時還包括了科學技術材料、專業版學術材料、聲音、影像材料以及事物檔案等多種形式，在利用檔案進行個性化服務過程中，要求能夠在較短的時間內，方便、快捷的查詢到自己所需要的信息，這是新時代檔案新消息服務的總體趨勢，并且這種趨勢已經開始沖擊我們傳統的檔案服務模式，給檔案管理部門帶來極大的挑戰。
2.檔案服務工作面臨的思想障礙
在檔案個性化服務過程中，檔案管理部門中一些工作人員陳舊的思維在很大程度上影響著檔案工作的順利開展。很多工作人員已經習慣了按照既定的規章制度和條條框框的工作模式，只是在片面上強調工作的繼承性、一致性和統一性，缺少辯證的統一理念。在日常工作過程中，只是照抄照搬過去落后的工作思路和工作模式，循規蹈矩，導致了在工作中墨守陳規，創新能力不足，按部就班的開展檔案服務工作。在新形勢下，檔案服務事業發展面臨著很多問題，而針對這些問題還沒有提出對應的解決對策，也沒有任何人的經驗可以借鑒。面對新形勢下所出現的思想問題，需要我們解放思想，不斷更新觀念，這樣才能保證在不斷探索中獲得經驗。
3.檔案利用工作出現了全新的變化
在服務主體方面，過去的服務主要以黨政機關為主，而新時期的服務對象主要是服務企業事業單位，為群眾服務。在服務態度方面，過去主要是以等待人員前來詢問和咨詢，服務方式十分的被動，被服務主體對服務部門存在很大的抱怨，檔案服務不能做到以人為本，個性化服務。而新世紀對檔案服務方式提出了更高的要求，要求檔案部門主動向利用者工檔案服務工作，并做到檔案服務的一對一個性化針對服務。在服務手段上，過去主要是向被服務人員提供原始紙質檔案，檔案服務的信息化程度較低，而現如今的檔案服務手段需要借助互聯網、計算機等多項技術為被服務人員提供網上檔案查閱工作。在服務模式上，過去檔案部門的服務模式主要是單一向用戶提供檔案服務工作，而現如今除了要高效利用好檔案館進行檔案查閱之外，還應該積極開展信箱，電話咨詢等多種方式，為用戶提供多樣化的檔案服務工作。
二、新形勢下檔案工作個性化對策分析
1.保證主動服務
檔案部門主動服務的對象是檔案的利用人員，新時期做好檔案個性化服務需要進行多元化的內容服務，要做好各種檔案的服務工作。在服務工作開展過程中，可以利用查詢、復制等方式對檔案進行推廣，保證用戶所需要的檔案能夠被高效、便捷的利用，最終提供便捷的服務。在檔案工作開展過程中，主動服務是一個創造性的理念，是新形勢下，檔案服務工作的必由之路。在實際工作中要保證樹立全新的服務理念，不斷強化檔案工作人員的服務意識，要從過去傳統的檔案管理向著檔案信息系統管理轉變，改變過去僅限于提供紙質檔案的被動服務模式。在工作中還要正確處理好檔案資料的收集和檔案新秀服務之間的關系，通過對檔案進行深度的挖掘、開發和分析，切實提升檔案的信息質量。在工作中要樹立以質量求生存的服務理念，不斷提升服務質量，改變過去等待用戶上門服務的被動服務模式，要積極主動為用戶提供主動服務，在拓展檔案利用深度和廣度方面不斷加大服務力度，從而切實提升檔案服務工作的整體工作水平。
2.積極運用現代化信息技術
進入新世紀以后，隨著計算機技術、電子信息技術以及互聯網技術的發展和應用普及，檔案管理工作逐漸由過去的手工操作向著現代機械設備操作管理方向轉變。由過去的實際檔案管理向著電子信息化檔案管理轉變，這也是時展的必然產物。對現階段我國檔案工作的現狀來看，檔案電子化儲存和信息化服務對檔案部門既是挑戰又是機遇。在新的歷史時期需要檔案部門在社會環境中重新定位，做好檔案信息化建設過渡期的檔案信息利用工作。實踐證明，如果沒有現代化技術和設備應用到檔案管理工作，檔案信息資源的開發和利用就根本不能進行，也根本談不上所謂的科學合理的利用檔案信息資源。在進行檔案服務過程中，運用現代化的信息處理技術和手段進行檔案信息開發，能夠極大的提升檔案開發和能力的和效率，從而切實提升檔案信息資源利用的效率和檔案管理機構的服務質量和水平。
關鍵詞:人性化 人事檔案 管理服務
中圖分類號:G271 文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)10-222-01
傳統的檔案管理模式是物本管理,檔案員工作重點在于整理、保管檔案和日常利用工作,而在建設和諧社會的今天,檔案工作的核心應該轉到服務上來,其目標是讓利用者滿意,確立以人為本的服務理念,更新服務觀念,最大限度地滿足利用者的需求。從管理與服務的內涵出發,人性化要求符合人的需求的行為,人事檔案人性化管理與服務是上級和下級之間,檔案員和使用者之間在檔案工作中的互動形式。一方面,以尊重、關懷使用者為宗旨,與使用者進行心貼心地溝通、交流,建立相容、平等、互利的關系,創造和諧、溫馨的文化氛圍;另一方面,任何一個組織都是一個有機的整體,組織中各個部門之間相互協作、配合才能正常運轉,檔案工作中的人性化管理與服務能夠在組織機構的運轉中發揮作用,使組織的正常功能得到高效發揮。
一、檔案工作中的人性化管理
人本管理作為正確認識和處理人與其他生產要素的辯證關系,重視人的智慧、創造力及其主導、能動和決定性作用,將人作為“活力源”而形成的關于人的科學理念。人性化的管理則是將組織中的每一個個體作為關注中心,把調節、控制和管理人的行為看作是管理好整個組織系統的關鍵,把調動人的積極性和創造性看作是搞好整個管理工作的根本。
1.管理方式的變更。傳統的管理把人視為經營的手段、人僅僅是機械的延伸、研究人只是為了提高人的工作效率,而在人性化管理中,人是管理的目的,以“人”為中心,把人各層次需求的自我實現作為管理的核心,創造一種促進人不斷學習和積極發展的氛圍,使之成為組織成員的共同愿望,使組織成員自發進行內在的知識積累,然后在此基礎上實現個人及組織潛力的外化,形成個人的自我實現和組織的創新發展。
檔案管理工作雖然人員較少,組織結構簡單,但也存在著個人目標與組織愿景協同一致的問題,重視情感管理,營造舒暢、和諧的工作環境同樣顯得重要。通過情感管理可以激發人的動力,充分發揮其積極性和創造性,提高管理效能和服務質量。
2.管理制度的柔化。柔性管理的最大特點,在于它主要不是依靠權利影響力(如上級的發號施令),而是依賴于員工的心理過程,依賴于從每個員工內心深處激發的主動性、內在潛力和創造精神,因此具有明顯的內在驅動性。檔案管理層級在人員、組織方面存在著有利條件,比如服務的專業性、針對性強,應用上更顯直接;工作開展靈活性高,往往一人身兼多職,責任劃分清晰,不易相互扯皮推諉;人員結構層次少,便于提高管理的科學性、準確性和系統性;傳遞信息及時有效。結合這些特點,更應該發揮靈活高效的優勢,引入柔性管理手段,為各項業務的開展創造有利條件。除了針對各級檔案管理人員,檔案管理還有面向使用者的一面。在目前表現得較為突出的矛盾通常集中在制度層面。比如檔案借閱時對借閱者戒心重,處處登記,時時監督,手續繁瑣,使利用者處于被防范的地位,易產生逆反心理和對立情緒。引入柔性管理,在具體的條款內容上,既作出嚴格規范,又要采用委婉、溫馨的語句取代“不準”、“不允許”、“嚴禁”、“不得”等強硬語句,以提醒的方式溝通,切實體現對使用者價值和權利的充分認同,將人文關懷外顯于各個業務環節和服務細節中,這樣才利于建立良好融洽的關系,才能將硬性的規章制度柔化為人性化的基于自律的管理模式。
3.管理人員素養提升。檔案管理建立在一系列的制度、流程和信息技術上,但最終還需要既有良好職業道德,又擁有專業檔案管理及其他相關學科的知識,并掌握計算機技能的工作人員來實現。檔案員的素質應當不斷地通過崗前培訓、日常業務培訓、雙向交流、派出學習等方式提高。檔案員所具有的服務意識、服務能力、服務禮儀等對使用者的心理有很大的影響。如果在服務過程中不僅有“百問不厭”的服務精神,而且具備“百問不倒”的服務素質,態度和藹、誠懇,服務積極、認真,說話和氣、禮貌,這種和諧的人際氛圍很自然地會被對方所接受、所感染,服務的價值也將得到提升。另外,身體動作,面部表情,穿著打扮,空間利用等在內的非語言因素也將在很大程度上反映職員的職業素養。在建立培訓交流機制的同時,完善監督、考核機制也是各級檔案員素質提升的有力保障,通過對工作的完成情況、績效結果、群眾評議的考核考查,可以查缺補漏,發現問題,及時改進,同時也是增強檔案員的責任意識,激發其內在動力,主動地提升自身素養、提高工作效率的有效途徑。
二、檔案工作中的人性化服務
檔案工作中的人性化服務應該是一種以人為本的服務理念和方式,它以尊重、關懷使用者為宗旨,與使用者溝通、合作,提高使用者對檔案工作的滿意度,促進檔案所承載信息效用的最大化。有學者將人性化服務的特征歸納為:服務理念的人本化、服務態度的人情化、服務方式的多樣化、服務設計的人格化和服務環境的生態化。
1.服務理念變革。傳統的檔案管理以“物”為本,重“物”輕“人”的現象由來已久。人性化服務理念要求服務從以檔案為中心向以使用者為中心轉移。檔案工作的目的是為了應用,要實現其價值就必須樹立以使用者為中心的服務理念,檔案員要從使用者的實際需要和利益出發,理解、關心和尊重使用者。服務導向要求檔案員不僅要以現實需求為主,還要能夠預見和挖掘服務對象潛在的需求及其變化趨勢,利用自身具備的專業知識協助使用者準確表達信息需求,進而將檔案工作的開展建立在具有科學依據的分析判斷之上。例如本單位職工的人事檔案保存在上級管檔機關,不方便及時查閱,提供信息時,本單位可以與人事檔案相對應,為專業技術人員建立技術檔案,提供考核、學歷、職稱、獎懲等方面的信息材料,可以保存重份人事檔案材料或檔案復印件,為職工提供及時方便的信息查詢服務。
2.歸檔方法改進。人事檔案是個人基本信息、學習及工作經歷、德、能、勤、績、獎懲狀況的綜合記錄,是歷史、全面地記載個人綜合信息的載體,是各級組織考察、了解和正確選拔、使用人才的重要信息和依據,它在人才的選拔、培養、使用和考核等工作中發揮著巨大的作用。歸檔材料一直以來是由組織人事部門收集和管理的。這種“背靠背”方式形成的個人檔案,難免發生錯誤。因此,歸檔內容的透明化也成為檔案人性化服務的一個改進方面。收集個人信息要公開,收集的方式方法程度要讓當事人知道,人事檔案的建立者和管理者應以適當的方式告知當事人其人事檔案的建檔的程序和內容,當事人知悉有關個人檔案的建立、處理、保存和利用的情況,當事人如有需求,可以查詢本人檔案目錄。這樣做利于消除個人對人事檔案的神秘感,更好地發揮人事檔案的作用。
3.工作環境優化。人性化的環境,能超越其物化外表,而成為精神的、人為的審美世界,成為一種可以對使用者施以教化的富有審美意義的文化環境。物理環境方面,布局合理、環境優美、標識醒目、具有個性的閱檔室服務環境,足以使使用者感受尊重知識、尊重人才的人文關懷,營造人性化服務環境,必須從觀念和設計入手,將情感化、以人為本的理念貫穿其中。閱檔室墻壁上應標明歸檔制度、借閱制度、保密制度等事項,室內溫度、濕度、光線、色彩力求令人舒適愉悅,除庫房外,可有盆景、花草的點綴,高雅字畫裝飾,人文關懷的功能布局,會使利用者減輕工作的緊張感。人文環境方面,工作人員應該提高服務意識、端正服務態度、提升服務質量,通過文明用語和恰到好處的體態語言使讀者產生賓至如歸的感覺,努力營造一個和諧的環境,使使用者能夠全方位地感受到環境與人的親和力,真正為其營造一種無微不至的人文關懷環境。
【關鍵詞】檔案；創新；服務
近年來，隨著計算機技術、網絡技術在檔案部門的大力普及與發展，檔案信息資源服務的基礎和手段正逐漸向數字化、網絡化方向轉變。基于網絡的檔案信息服務作為一種趨勢，不僅是服務手段的拓展，更成為眾多檔案部門探索與實踐的重點。與工作開展和利用者多樣化、綜合化、便捷化的需求相比，還存在著不小差距。
一、更新服務思想觀念
檔案工作服務機制是創新的前提，創新的前提是觀念的更新。創新檔案工作服務機制，要求我們解放思想、轉變觀念、統一思想，樹立正確的、全新的檔案服務意識，樹立檔案工作為社會服務、為政治服務、為經濟服務、為領導服務、為人民群眾服務的觀點。根據我國現狀，現代的社會化大生產逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。計算機管理廣泛應用于生產管理活動的方方面面。因此，檔案工作者的重要使命就是開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，積極主動地為經濟建設主戰場服務，為全面建成小康社會服務。要通過計算機網絡為經濟社會提供服務，就必須加強各項事務管理，促使檔案管理科學化、現代化。
二、創新服務手段
（一）建立檔案網頁，開展網上利用服務。檔案部門要充分利用單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，實現檔案信息的網上檢索，為各部門提供更好的服務。目前，國內許多單位檔案室利用互聯網開展的網上檔案查閱服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源化、數據庫化、檔案信息服務利用網絡化、檔案管理工作自動化、檔案信息管理法制化，建立“大檔案”。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案室與各部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。
（二）建立電子文件檔案數據管理中心。加強與本信息管理部門的密切配合，建立電子文件檔案數據管理中心。該中心設在本單位綜合檔案室，是單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件檔案數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。
（三）電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在綜合檔案室的服務器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯網上本單位的各部門通過網站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案室自行開發了“電子文件全文自動上傳歸檔系統”該軟件可以利用身邊聯入網站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到綜合檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案室，也不必交任何光盤或軟盤。
三、開展多種服務
（一）開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活環境，使人們更注重信息的時效性，希望能通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的手工式的檔案提供利用方式必將逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。
（二）提供查詢和咨詢服務。檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案室通過電子郵件在網上進行快速通信，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和咨詢服務。
（三）開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案室查閱有關部門制定文件的人員逐年增多。為適應新形勢的發展，必須進一步轉變工作職能，提高工作效率。目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學管理和使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，從數據庫中得出最主要的經驗有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和本單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高。
四、拓展服務領域
（一）信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要有針對性地為特殊利用者提供特定服務。在信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越來越復雜，越來越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。
（二）興辦服務實體，發展檔案產業。在信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案室也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案室的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。
對于檔案信息的開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發科技信息，幫助引進開發先進技術產品；開發經濟信息，為結構調整服務；開發市場信息，為保護合法權益服務；開發房地產信息，為城市改造和建設服務等。
（三）檔案管理將進入社會信息網絡的新天地。伴隨著電子商務時代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進入到社會信息網絡的新天地。
檔案工作者對電子檔案的來源與形成的關注由原來的內部網而擴展到地區、國內及至國際范圍內的整個網絡。檔案人員除了要繼續做好檔信息資源的收集和保管，更多地了解需求，擴大服務內容外，一方面要配合現代的營銷手段，同領導及專業人員一道，建立信息資料庫，選取最能體現優勢、樹立良好形象的信息資源上網，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領市場；另一方面要從網上獲取有效信息為領導經營決策、為生產建設發展提供服務，主動地、全過程地提、供、銷、科技、質量、資金、政策等多層次的信息，建立起一套科學的、多功能的、高效的、靈活的緊密聯系市場的檔案信息管理體系。這的確給檔案工作者提出了又一次挑戰。
【參考文獻】
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一、檔案用戶的調研
以用戶為核心的前提是了解用戶，否則檔案館傾力推出的各種服務也會收效甚微。這就需要對用戶的情況進行調研，然后實施有針對性地服務。
(一)調研的內容
首先，調研本館的主要用戶群體構成及變化趨勢。一般而言，一個檔案館的檔案用戶都具有相對的穩定性，即有一個或幾個核心用戶群，這些核心用戶群也是檔案館的主要服務對象，滿足了他們的信息需求即滿足了大部分的信息需求。另一方面，檔案用戶的構成不是一成不變的，由于某項國家政策的出臺，或是檔案用戶本身生存狀況的變化等原因都會影響檔案用戶的構成。對于檔案館而言，應及時了解和跟蹤檔案用戶的變化，預測變化趨勢，并據此調整檔案服務中某些不相適應的環節，將有利于開展優質高效的檔案服務。[1]
其次，調研檔案用戶的需求特點。不同的檔案用戶類型有不同的需求特點，檔案館應根據不同的需求，提供有針對性的服務。目前，檔案界對各類型用戶需求以及對需求的調查分析已經有了一定的研究成果，[2]檔案館可以借鑒這些研究成果并與自身的核心用戶群“對號入座”，提供相應的服務。但做到這些還不夠，在網絡迅猛發展的今天，人們對信息要求更高、方式也日新月異，檔案館如果不與時俱進、突出自己的優勢，就很難被選擇。
再次，調研檔案用戶的心理特征。檔案利用行為是檔案用戶內在心理和外部環境共同作用的結果，因此檔案館研究分析檔案用戶的利用心理，將對檔案工作起到積極的作用。比如檔案用戶在利用過程中存在維護自我形象的心理，檔案工作人員就要隨時觀察、研究不同用戶的特點，有針對性地采取適當服務態度和服務方式。
(二)調研的方式
調研的方式有館內、館外兩種。館內調研主要是做好登記記錄，也就是要利用好檔案登記表，這就要求檔案登記表要足夠詳細。不僅包括查檔人的姓名、單位、檔案名稱等基本項目，還要增加查檔人的具體聯系方式、查檔原因以及用后效果等項目，同時保證填寫做到認真負責。
館外調研絕不可少。在實際中，有不少人存在檔案需求，卻由于種種原因沒有來館查詢，也沒有通過其他方式利用檔案。對于這一部分人，我們稱之為檔案的潛在用戶。館外調研的主要目的就是挖掘潛在用戶，通過定期的問卷、訪談等調研方式可以幫助檔案館掌握社會中的潛在檔案需求，然后據此有目的的推出檔案信息，從而使潛在用戶向現實用戶轉化。調研的結果用于建立用戶聯系表或數據庫，這些聯系人可作為檔案館推出自我服務的主要對象。
二、檔案服務工作的改進
用戶調研不是目的，檔案館真正要做的是根據調研結果，有針對性地調整服務工作中不適合的環節。
(一)檔案資源的整合方面
在檔案資源的整合上，首先要在原有館藏的基礎上，加強對已開放檔案的集成化管理和開發。這里所說的“檔案集成化管理和開發”是指將聯系緊密或檔案用戶普遍需求的檔案以某種方式歸納、整合和組合，以整體的形式集中展現，并在必要的情況下對這些檔案信息進行深層次的編研和開發。這是因為現代檔案用戶對檔案的需求不再局限于檔案原件，而對經過編研、序化和深加工的檔案信息顯得更有興趣。[3]比如，對于政府信息、城市記憶和百姓證明等共享性的檔案信息資源就要進行有序的整合，實行集成化的管理。其次要建立館際互借系統。對于特定的檔案館而言，收集的范圍有限，收集到的檔案也不可能面面俱到。與其他的檔案館建立館際互借系統，能夠拓寬檔案館的服務范圍，也為用戶提供了便利條件。當然，對于用戶廣泛需求而本館又欠缺的檔案，在今后的收集過程中，要加強對相應檔案的收集。再次要突出特色，發揮自身優勢。檔案館在長期收集檔案過程中，一定在某一方面有自己突出的優勢。其實，一般的地方檔案館也都匯集著反映當地一定背景下特定事物興衰變遷的一些特色檔案。這些都應該成為檔案館吸引用戶的“招牌”，檔案館應積極發揮這些特色優勢使自身得到增值。
(二)檔案資源的配套服務方面
在配套服務上，首先要提供多樣化的查詢和利用方式，在以館內查詢為主體的情況下，開通網絡利用服務，提供代查、郵寄、傳真等服務，甚至在用戶不方便的情況下主動送檔上門。其次要提供多樣化的檢索系統，并盡量簡化檢索方式。當前全國各級檔案館的檢索方式都存在過于專業化、多樣化欠缺等問題，這些都難以滿足現代人查找信息的心理，因此，檔案館開發出一種適合于普通民眾的簡易化檢索系統顯得很有必要。再次要營造一個干凈、舒適、方便地利用環境。最后要提供細心、耐心以及專業化的咨詢服務，加強對用戶引導，努力消除在檔案利用過程中的障礙。
三、檔案信息的宣傳與“推送”
李揚新認為：“檔案利用者需求分為客觀需求、認識需求、表達需求三個層次。最佳的狀態是三者完全一致，而實際上這只是一種無法達到的完美極致。”[4]因此，檔案館不該僅僅坐等檔案用戶上門查檔，還應采取積極的措施“刺激”人們這種潛在的利用需求，使上面所說的三種需求盡可能地達到統一，即客觀需求能夠被認識并表達。而滿足這個目標的重要條件就是檔案館要對館藏檔案進行積極的宣傳甚至直接推送給用戶。
宣傳是檔案開放的窗戶，檔案館不必拘泥于形式，可利用多種媒介向公眾宣傳已開放的檔案或目錄，尤其要重點宣傳根據調研的用戶需求整合出來的目錄，也可以舉辦檔案展覽等。為了貼近人們生活，檔案館可以積極配合重要紀念日、重大歷史事件和活動等，利用檔案信息資源廣泛開展教育。[5]或者，將各種檔案的內容進行提取，并利用計算機技術開發出一種類似于知識尋寶的小游戲，這樣，公眾在娛樂 之中就學到了知識，檔案館也達到了傳播檔案信息的目的。
信息推送是一種信息管理技術，是通過一定的技術標準或協議，在互聯網上通過定期傳送用戶需要的信息來減少信息過載的一項技術。推送技術根據用戶的興趣來搜索、過濾信息，并將其定期推給用戶，幫助用戶高效率地發掘有價值的信息。檔案館可以借鑒推送技術及時將用戶可能感興趣的檔案信息傳送給用戶。不過，在當前情況下，由于我國檔案的數字化程度還不高，不能完全依賴互聯網。這就要求檔案館一方面加緊推進檔案的數字化，另一方面積極探索多樣化的方式將檔案信息推送給用戶。比如利用第一環節建立起的用戶聯系表，采用郵件或短信的方式將用戶可能感興趣的信息發給用戶，從而讓用戶及時了解并利用檔案。
四、檔案利用后的信息反饋
檔案利用后的信息反饋是檔案館提高和改善服務、提高檔案利用效果的保障。具體而言，包含以下幾個方面。
反饋信息的收集。收集內容主要包括兩方面：一是檔案用戶對檔案館提供的各項服務的評價。如檔案工作人員的態度如何，規章制度是否合理恰當以及提供的檢索工具是否方便易用等方面。二是檔案用戶利用檔案信息的效果評價，如是否解決了實際問題，是否產生了經濟效益和社會效益等。[6]收集的方式可通過建立檔案利用效果登記簿主要了解用戶利用時對各項服務的要求、評價和建議；利用檔案用戶聯系表定期調查利用后的效果；也可以建立利用信箱制度隨時接收檔案用戶的反饋。反饋信息的收集要盡量做到準確全面，爭取收集到每一個檔案用戶的反饋意見。
反饋信息的整理和分析。在實際的工作中，檔案用戶反饋回來的信息數量是龐大的，而且涉及的問題種類繁多。因此，檔案部門要對這些信息進行分門別類的整理、去粗取精獲得有用的反饋信息。然后對這些信息進行統計、分析和歸納，最終得到反映各方面問題的總結性的結論。
反饋信息的應用。對于用戶反饋回來的具有普遍性的問題，檔案館要真正落到檔案服務的各個環節，并加以改進和提高以滿足用戶的要求。對于那些取得較大現實效用的檔案實例加以匯編，從而為今后的檔案宣傳工作服務。而對于那些沒有達到現實效用的檔案利用行為，要積極找出原因，進行補救。
小結
文獻標識碼：A 文章編號：1674-9944（2017）14-0317-02
1 引言
規范的檔案管理只有與時俱進，才能適應新形勢的需要。然而，日常工作中，很多人對檔案工作的重要性認識不夠，認為檔案管理工作可有可無。其實，檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。銀行檔案工作作為銀行經營管理活動中不可分割的重要組成部分，在維護銀行和客戶權益、打擊經濟犯罪、防范金融風險、促進經濟和社會發展等方面具有不可替代的信息支持和保障作用。
檔案工作在銀行各項業務發展中，如何能充分發揮服務功效，使檔案管理工作能夠走上科學化、規范化和法制化的道路是本文重點研究的問題。
2 現在銀行檔案管理工作中存在的問題
思想認識不到位，重視程度不高，導致銀行檔案工作的服務功效不能更好的發揮。
部分分行比較重視會計檔案、文書檔案，忽視其他門類檔案的管理，而其他門類檔案管理的疏忽又影響了檔案管理整體工作。由于重抓業務、滯后檔案工作等原因，造成檔案庫房不達標、具有保存價值的檔案不按規定歸檔等現象。多年以來，重視業務發展，而滯后檔案的收集、整理、保管等工作。經常安排檔案管理員補缺其他緊急的工作，而應付檔案工作。
3 提高銀行檔案工作服務功效的解決方案
3.1 提高檔案工作的重視程度
3.2.1 更新完善銀行檔案
更新完善銀行檔案，文件資料歸檔范圍是當前檔案工作開展迫切需要解決的源頭問題。2012年12月，國家檔案局頒發10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，要求各企業制定適合本企業實際的“文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”。這項工作，將進一步規范文件材料的歸檔工作，做到“應歸盡歸”、“應收盡收”、保管期限“恰如其分”。目前，總行已經發文，新疆區分行已通過總行審核，將于近期發文。
3.2.2 規范檔案業務管理制度
在銀行發展過程中，會產生各門類專業檔案，如：文書檔案、會計檔案、合同檔案、集中采購檔案等。為確保各門類檔案有章可循、管理規范、便于利用，適應新的發展趨勢，在制定檔案管理總的辦法下，要進一步完善各門類檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等制度，從制度上規范管理檔案。
3.2.3 全面推進依法治檔
在新形勢下，銀行檔案管理部門要強化依法履行監督指導，對檔案管理工作要獎懲分明，通過約談、通報、處分、追究責任等方式，嚴肅查處不按時歸檔、不按期移交檔案、檔案安全管理措施不到位、偽造涂改檔案、損毀丟失檔案、泄露黨和國家秘密等各類檔案違法違紀案件。建立完善檢查情況通報和責任追究制度，對違反檔案法律法規的行為依法追究責任。
3.2.4 加強對檔案工作的指導和檢查
檔案管理部門要加大對各門類檔案管理工作的檢查指導力度，從歸檔范圍、整理方法、管理機制等方面加強指導，開展定期、不定期的檢查。從檔案的收集、分類開始，指導人員要深入了解和研究各門類檔案的特點，進行科學的分類整理，扎扎實實做好基礎工作，集中統一管理各門類檔案。
3.2.5 重視檔案安全管理
近年來，重大自然災害、社會突發事件給檔案工作以慘痛教訓。為了銀行的根本利益，要將檔案資源、檔案利用和安全建設置于同等重要的位置。首先從承重達標等庫房安全及周邊環境安全要素考慮，做到檔案實體在加工整理和利用等環節中的絕對安全。建立預先防范機制，提前做好防范和應對自然災害、人為破壞、技術因素毀壞的各種準備，建立應急反應機制，提高臨險處置能力。抓緊實施異地異質備份工作，充分利用檔案復制、縮微、數字化等方法，形成不同載體形式的多套備份。
3.2.6 嚴格審驗把關移交入庫檔案資料
檔案資料移交入庫的審驗標準重點突出為：審核文件是否為原件；審核歸檔文件是否齊全、內容是否完整；審核文件中的數據是否存在涂改現象；審核文件中是否存在不耐久字跡現象；審核聲像和電子檔案是否規范且有效等。這些標準的嚴格執行，是每一名檔案管理員在檔案收集歸檔中履行的職責。在檔案資料移交入庫的關鍵環節，對歸檔資料進行再次審核，嚴格執行移交登記是檔案管理部門為各門類檔案的規范管理起到監督指導作用，為整個銀行信息資料安全、完整保存履行職責。
3.2.7 檔案信息化建設
隨著檔案數量越來越多，僅僅靠傳統的手工檢索和查找已不能滿足利用的需求。要做好檔案管理工作，就必須創造條件，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，積極利用信息技術手段，利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫，便于檢索。
3.2.8 創造良好的庫房條件
庫房位置的交通便利，能夠使檔案利用方便快捷。同時，檔案庫房應集中布置，遠離易散發火種的工業設施。館內消防設施齊全、通風、溫濕度適宜，為避免地面濕氣影響檔案保管質量，應將檔案放置在二樓（包括）以上的樓層。庫房承重達到1200kg/m2以上。
關鍵詞：檔案利用；探討；服務工作；檔案
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8500（2012）11-0104-02
檔案工作的根本目的是最大限度地發揮檔案的作用，便于社會各方面的昶用?；鶎訖n案室在提供利用工作中，存在著不重視檔案利用實效統計的問題，影響著社會檔案意識的提升和檔案工作的可持續發展。本人認為在檔案室基本利用情況統計的基礎上，更重要的是著手了解和掌握檔案利用的實際效益，了解利用目的和所產生的社會效益和經濟效益。開發利用檔案，是發展檔案事業的需要，更是檔案工作者神圣的使命。檔案事業是一項功在當代、利在千秋的偉大事業。在新時期，隨著人們法律意識的不斷增強，檔案利用和服務的作用得到了充分的重視和肯定。
一、檔案利用實效統計工作的重要作用
1.有利于判定檔案的價值和作用
檔案的價值和作用體現為它對現實工作所產生的影響和效益。如果檔案不被利用，再有價值的檔案都沒有保存的意義。檔案在提供利用過程中，可以檢驗出其是否具有保存價值，并判定其作用的大小，檔案利用實效的統計工作可以有效地將這一檢驗與情況記錄下來。
2.有利于到期檔案的再次鑒定
眾所周知，檔案的保管期限分為永久、定期兩種，對于保管期限已滿的檔案，就要對它們組織再次鑒定，判定銷毀與否。而檔案利用實效的統計情況，是再次鑒定時必須考慮的一個重要因素。對于那些利用頻率高、利用周期長的檔案，即使已到規定的保管期限，也應繼續延長其保管期限；反之，利用頻率較低、利用周期短的檔案，到期后即可進行銷毀。
3.有利于了解檔案利用需求，拓寬利用渠道
對于檔案利用實效的收集與統計，可以進一步了解社會利用檔案的需求以及利用者的心理，從而改進我們的服務方式，拓寬檔案提供利用的渠道，使更多的社會公民了解檔案，熟悉檔案，使用檔案，利用檔案。
二、檔案信息真實可靠，最具權威性
檔案信息是真實可靠的，而檔案利用者出于不同的動機，在利用檔案過程，往往產生不同的心理特點，其表現必須予以重視，才能做好檔案服務工作。
1.是緊迫心理。提供原件用作憑證，這是檔案利用與眾不同之處，也是它最精彩之處。利用者到檔案館來一般都是來尋找憑證或帶著明確的目的的，而有些目的都是無法通過其他途徑實現的，尤其是對一些實際問題的解決，如工作、學歷、科研方面原始材料等，有的還有較強的時間要求，服務的延擱甚至會影響到問題的解決。所以，利用者都希望盡快查到自己所需的檔案材料，在檔案利用心理上表現得比較迫切，存在這種心理者，不分階層，不分職業，比較普遍。
2.是求助心理。初次涉足檔案館或對檔案不熟悉的利用者，不一定能將自己的需求轉變為正確的查問，也不知如何才能查找到自己所需的檔案資料，其渴求幫助的心情是十分迫切的。這時，他們一般是將希望寄托在檔案管理人員身上，渴求提供多方面的服務。一是館內檢索咨詢服務，即經過何種途徑和方法能夠查到自己所需的檔案、資料。二是館外指引服務，即到什么地方才能找到自己所需的檔案、資料。滿足利用者的求助心理，有助于提高全社會的檔案意識。
三、檔案利用統計中存在的主要問題及原因分析
（一）存在的主要問題
1.是局限于檔案利用的基本數據統計，不求檔案利用實效的統計。每到年終在要求基層檔案室編制年報，了解檔案利用情況時，只需統計幾個利用數據，如利用人數、利用檔案卷（冊）數、頁數及復印數等，而沒有了解檔案信息資源的開發與利用所創造出的社會效益和經濟效益。
2.是檔案室提供借閱服務時，只要求利用者填寫其利用目的，不求深層次了解利用需求。失去檔案利用信息反饋的機會，也拿不出有利的證據說明檔案的重要。在通常情況下，利用單位和利用人來檔案室查閱檔案時，均需填寫一份登記表。登記表除需填寫利用單位、利用人姓名和證件號碼外，還要說明利用目的。而利用者在填寫利用目的時都較簡單，如“工作參考”、“提權依據”等，不利于檔案部門了解和掌握利用檔案所產生的實際效益。
3.是認真做好借閱登記工作，在提供利用檔案的過程中，檔案部門要督促利用者將查閱檔案的目的填寫詳細，應填明查閱檔案具體是為哪一項工作、哪一項工程服務，這些檔案將起到什么樣的作用、取得怎樣的效益等內容，這樣便于收集提供實際實效的線索和確定是否有必要進行跟蹤調查等，為利用實效的統計工作積累素材。
（二）建立與利用者的聯系制度
利用者查閱檔案時，這些被利用的檔案一般不會直接產生效益，而要通過在工作中發揮的作用來體現出檔案的實際價值。作者認為新時期的檔案工作要和整個單位的工作進展同步進行，作為一個地方檔案館部門，其檔案工作特別要與政府部門同步，即政府部門到什么階段產生什么檔案，檔案技術人員都會用到哪些檔案，檔案人員都要做到心中有數。為此需要建立用戶聯系制度，把利用者的姓名、單位地址、聯系電話等一一登記在冊，便于與利用者進行聯系。同時，也可定期召開利用者座談會。加強與單位內各部門的聯系，改進我們的工作和服務。
1.加強基礎建設，提高服務利用手段
進一步做好檔案服務工作，首先，必須加快對檔案信息化的建設，提高檔案查閱、借閱速度，最大限度滿足社會對檔案的需求；其次，要及時了解檔案信息動態，做到與時俱進，開拓創新，不斷提高檔案工作者的積極性和主動性，大力開展檔案收集、利用的宣傳工作，努力豐富館藏，增強服務意識，擴大檔案工作的影響，提高和強化全社會檔案利用的意識，讓檔案發揮更大的作用；再次，要加強檔案學術交流，吸收別人的長處，保留自己的特色，改進工作方式，加強檔案科研工作，爭取在關鍵性的檔案技術方面多出成果，使檔案工作不斷向前推進。
2.努力創新，提高檔案利用和服務水平
檔案服務創新與檔案利用的目的，是實踐黨的“三個代表”的重要思想，滿足黨和政府各項工作以及廣大人民群眾對檔案需求的客觀要求，通過多種渠道與方式，將檔案信息開發和傳遞給利用者，激活檔案信息，實現檔案信息的共享。首先，在創新中做好檔案收集整理工作，收集檔案是檔案管理工作的前提，現在檔案館普遍存在“文書檔案多，經濟、科技檔案少；歷史文件多，現行文件少；紙質檔案多，聲像、實物檔案少”的現象，我們必須努力豐富館藏，注重收集檔案資料，在管好用好傳統檔案的同時，要及時收集一些新興領域的檔案，在收集紙質檔案的同時，要注意收集聲像、實物等特種載體檔案。
