時間：2023-06-02 15:19:48
序論：在您撰寫機關檔案管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
關鍵詞：檔案工作存在問題對策
一、前言
由于檔案部門認真履行了職能，各單位認真貫徹推行了《檔案法》和《檔案法實施辦法》，檔案工作呈現了良好的發展勢頭，機關檔案工作取得了顯著的成績，檔案干部隊伍思想素質與業務素質有了明顯增強，各部門領導對檔案工作更加重視，機關檔案管理中一大批單位達到了省級檔案管理標準，很多單位達到了省一級檔案管理標準，形成了常抓不懈的管理體制，基本達到檔案管理工作制度化、規范化的要求。但縱觀檔案管理工作，成績并不樂觀，仍存在對檔案工作不夠重視的現象，有的部門檔案管理意識相當淡薄，致使機關檔案工作還存在各種問題。要搞好機關檔案工作，必須提高檔案人員的素質，促進機關檔案工作新進展；要加強檔案室基礎設施投入，改善檔案保管條件等工作。
二、機關檔案工作的現狀
目前機關檔案問題不同程度地影響機關工作循序漸進的發展，影響經濟和社會服務功能的發揮。
1、檔案工作的重視程度不平衡，機關檔案工作的重視很不平衡，個別單位對檔案工作重視還不夠，檔案意識薄弱，監督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，雖然各部門把檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負責抓落實，但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓方面還存在缺限。
2、檔案室保管條件還比較差，多數單位還達不到檔案管理要求，與整齊、規范統一的要求還有一定的差距。少數單位綜合檔案室變成了雜物室，設施設備老化，有的綜合檔案室設施設備不齊全，檔案柜也五花八門不統一，比較零亂。個別單位檔案室設防意識不強，設施設備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。
3、檔案人員業務素質還相對薄弱，檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業性技術性很強的工作，檔案人員要有較好的專業素質，才能勝任檔案管理工作。有的單位檔案人員因一崗兼多職疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業務素質欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續性和穩定性。此外，檔案人員因業務不精，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發生。個別檔案人員對檔案工作重要性和責任性認識還不夠，存在隨意應付了事思想，對各科室必須要形成的檔案資料及時整理歸檔監督指導力度不夠，思想上存在著為難情緒。
三、搞好機關檔案工作的措施
要搞好今后的機關檔案工作，我認為必須強化以下幾點工作：
1、提高認識、加強領導，是做好檔案工作的關鍵所在，機關檔案工作是各項事業發展的一個重要組成部份，機關檔案工作是開展各項業務活動的具體真實的記錄，是反映各個歷史時期最珍貴的史料，為經濟建設和推動社會文明進步起到重要促進作用。為此，在市場經濟條件下，隨著時代改革發展，人們的法制和檔案意識與日俱增，檔案的調閱利用明顯增多，這對加強機關檔案管理，拓展檔案服務新領域，加快檔案信息數據化建設等提出了更高的要求。要加強檔案宣傳力度，利用各種有效載體抓好《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳教育，通過宣傳，擴大檔案工作的影響力，使廣大干部職工充分認識檔案工作的重要性，落實好依法治檔的工作機制，要加強對檔案工作的領導。
2、提高檔案人員的素質，促進機關檔案工作新進展。當前，首先要有一支相對穩定而有發展的檔案隊伍，而光有一支相對穩定而有發展的檔案隊伍，還不能夠適應新時期檔案工作發展需要。隨著社會的發展，科學技術的不斷進步，檔案工作所面臨的任務、工作環境、服務對象、管理模式都在發生變化，高科技也應用到檔案管理工作中，因此，提高檔案人員的素質，加快檔案工作科技進步，是推動檔案事業發展的關鍵。要加強對檔案人員的教育培訓，在注重實用性上下功夫。在檔案培訓過程中，要結合新時期檔案工作的發展趨勢，按照采用不同層次不同的需求，按需施教，注重實效，運用“走出去、請進來”等培訓方式，使檔案人員盡快掌握檔案立卷歸檔工作流程和檔案目錄輸入進一步規范，促進機關檔案工作效率的提高。
3、要加強檔案室基礎設施投入，改善檔案保管條件，檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，也是一項專業技術性很強的工作，檔案管理的好與壞，直接影響到檔案的壽命，機關檔案管理中，條件好的部門檔案室整齊規范，而保管條件比較薄弱的單位還存在只求過得去的思想，給檔案造成了損害。為此，作為單位檔案室必須嚴格按照《國家檔案法》檔案保管標準要求，完善單位檔案室保管條件。要進一步加大對本單位檔案室基礎設施的投入，嚴格按檔案管理“八防”標準要求，不斷完善檔案室的保管條件，盡可能的改變檔案室雜、亂問題，做到檔案室統一整齊規范。
四、機關檔案保管過程中的保密工作
1、檔案的庫房管理是檔案保密的重點，從總體上講,檔案庫房應按照國家有關規定興建,并不是任何一間辦公室都可以用作庫房。從檔案保密的角度來看,不宜將庫房設在辦公樓的最底層,庫房門窗等應專門加固,以防盜竊。還應晝做到庫房與辦公室分開,庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理,制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。
2、做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作，確定保管期限限的原則是,正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用,根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要,全面確定檔案的保存價值,準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內,如被泄露,將對國家的安全和利益造成的危害來確定的,它表示該國家秘密事項在其確定的期限內,受國家有關保密法律、法規的保護，產生法律效力的時限。
3、做好檔案密級的調整工作，要貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯合制發的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》的精神,重點解決好兩個問題:一要嚴格執行解密劃控的時間標準、有關內容標準及保密規范標準,做到有法必依,執法必嚴,違法必糾。二要主動接受保密部門對調密工作的監督指導,齊心協力搞好檔案文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限,確定哪些檔案能開放利用,哪些限制在一定范圍內利用,哪些還不能提供利用,為今后進一步搞好規范化、標準化的檔案建設遵奠定基礎。
4、檔案利用過程中的保密工作，檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況,對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規定不同的審批手續,使提供利用工作有單可循,并在大力開展檔案利用工作的同時,確保不失密、不泄密及文件的完好無損。
五、加強檔案信息自動化管理工作
檔案管理是一項繁雜而保密性很強的工作，傳統的機關檔案工作以紙質文件材料為工作對象，出現錯誤難以更改，工作效率慢。檔案信息自動化是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段，為全面實現機關檔案信息處理和管理的現代化做了準備。
1、機關檔案管理的重要性，檔案是機關發展過程中不斷積累起來的寶貴財富。在檔案管理中現代化管理意識不強，法律意識淡??；檔案資源的開發利用率低，檔案工作缺乏活力。檔案工作隊伍技術力量薄弱等，難以適應現代化的需要。
2、機關檔案信息自動化管理，機關檔案信息自動化是一項全新的工作，它的特點是可以隨時輸入，隨時更改；傳遞速度快不受時間和距離的影響：高密度貯存和易復制；并具有很強的生命力。檔案信息自動化包括檔案工作的各個方面和各個環節，要推進檔案信息自動化建立健全和真正實施。必須抓好人才培養和現代化的辦公設備，這兩者是相輔相成、互相促進的辯證關系。一是要重視人才培養，推進檔案信息自動化的關鍵是人才，檔案信息自動化化不僅要求檔案管理人員要了解計算機、網絡知識，還要有相適應的熟練的計算機操作技能和精通的檔案業務知識，在工作中不斷學習，以適應信息技術發展的需要?？梢钥隙?，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。其次．檔案管理人員要有較強的法律意識，努力學習《檔案法入《保密法》及國家關于檔案管理等方面的法律知識和與商業有關的規章制度。做到知法、守法、維護檔案的歷史真實性。這樣既有利于規范檔案管理人員自身的工作。又使檔案管理工作得到法律保護。其次要充分利用現代化設備，在信息技術日新月異的今天，對檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機工作站、服務器性能的提高，網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網，以及信息高速公路的建設和開通。選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案信息自動化對先進技術的潛在需求很大，但現實的需求又往往跟不上，宏觀監測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差別，因此不斷發生買了設備不能充分利用，建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。
總之，機關檔案工作地存在一些問題，影響了檔案工作為經濟和社會服務功能的發揮。在新的歷史條件下，機關檔案工作必須要緊緊聯系時展的新任務、新特點、新要求。機關檔案工作要創造性地開展，推進檔案工作跨越式發展的重要一步，這是時展的必然要求，也是檔案工作維護好、保管好、服務好主要職能的體現。
參考文獻：
[1]知識經濟需要知識和人才，中國檔案，2006年第6期
1.1檔案員隊伍建設十分薄弱
當前，縣級機關往往安排即將退休的老同志或剛入職的年輕人擔任檔案員，檔案員年齡呈現“兩頭化”趨勢。即將退休的檔案員普遍工作熱情較低，不主動鉆研業務知識；剛入職的年輕人缺乏工作經驗，且大多不具有檔案學專業背景，開展工作困難重重。大多數單位缺乏開展檔案工作“傳幫帶”機制，檔案工作質量難以保證；少數單位名義上配備了專職檔案員，但他們只承擔檔案保管員的工作，不能勝任新時期機關檔案工作的需要；不少單位的檔案員屬于編外人員，無法享受正式在編人員的福利待遇，且缺乏職位上升空間與渠道，工作積極性低落。
1.2檔案信息資源開發利用水平低下
當前，機關單位檔案信息資源以提供本單位內部利用為主，一般不對外公開提供利用，檔案面向全社會提供利用的通道不暢，這在很大程度上影響了檔案信息資源的共享與開發利用，使得檔案的價值難以得到充分體現，檔案工作的重要性也無法體現。
1.3檔案庫房和設施設備浪費嚴重
以舟山市普陀區為例，全區在商務中心集中辦公的機關單位有51家，每家單位都設置了檔案庫房，并配備了空調、去濕機等檔案工作設施設備。然而，各單位產生的檔案數量普遍較少，庫藏檔案存放量占庫房面積的一半還不到，檔案設施設備的使用率也較低，存在嚴重的資源浪費現象。
2改革縣級機關檔案管理體制的若干設想
2.1改革檔案管理機構
改革傳統的各機關綜合檔案室門戶獨立、各自為政的管理體制，探索建立有正式機構編制的實體機構統一管理機關檔案工作，即把縣級機關綜合檔案室整編起來，成立機關文件檔案管理機構，可暫命名為“機關文件檔案管理中心”。該中心是隸屬于縣級檔案行政部門領導的獨立機構，其工作職能是貫徹執行有關法律法規和國家有關方針政策，建立健全單位檔案工作規章制度，指導各單位文件資料的形成、積累和歸檔工作，統一管理各單位形成的檔案，并按規定向國家檔案館移交。
2.2改革檔案管理機制
建立機關文件檔案管理中心既管檔案也管文件的管理機制。傳統的檔案管理機制并沒有將文件材料的前端監控涵蓋進去。事實上，文件就是檔案的前身，文件形成是否標準規范、組成是否齊全完整，將會直接影響到檔案的齊全完整與規范管理。為此，需改革傳統的文件檔案收集整理和保管模式，實現機關檔案由傳統的后端收集整理保管變為前端監控和后端保管同步進行，真正實現文檔管理一體化。
2.3建立檔案信息資源共享與利用制度
建立檔案室與中心檔案信息資源共享制度，融合檔案室的檔案信息資源與中心的檔案信息資源，實現檔案信息一體化的目標；建立中心現行文件和檔案信息資源開發利用制度，整合現有室藏檔案信息資源，利用檔案數字化成果，最大限度地向各機關單位和全社會提供現行文件和檔案信息資源利用服務，全面提升檔案工作的社會地位。
2.4改革檔案員管理體制
眾所周知，現在機關單位中的檔案種類已經不是過去只有一些文書類的檔案，隨著近幾年科技的快速發展，現在檔案開始變得各式各樣，包括聲像檔案、實物的檔案、科技檔案以及專業檔案等等各種信息。檔案的種類在逐漸的增加，那么查找信息的時間也就會隨之大大的增加，這就需要機關單位的管理者與員工都應該以一種全新的管理方式來代替過去的服務模式。目的是能夠滿足員工們可以快速便捷的查詢到自己所需要的信息。除此之外，機關單位在平日的工作中，不但會產生許多的紙質版的檔案，而且還會有大量的一些電子類的檔案文件，這就會造成檔案室接收的文件變得越來越多。檔案的存儲量會大量的上升?；谝陨蠋c可知，擴大其檔案資料的收藏與管理工作是勢在必行。
二、目前機關單位檔案管理工作中存在的不足
（一）機關檔案管理工作缺乏一定的實施力度，并不能對其進行充分的利用。
當前的機關單位對這些檔案的管理工作的作用以及意義基本上有了一個正確的認識，而領導也提出了員工要加強對檔案工作管理。但是實際的情況卻因為部門不同而存在一定的差異。很多的員工知識單純的認識到檔案管理這項工作的表面作用。認為檔案的管理是為了即在單位的日?，嵤?、保管工具以及抄寫記錄。與此同時，對于已經建立的檔案資料，其管理者與員工并不能對其進行充分的利用，這就使得檔案出現了形式化的一些色彩，造成檔案管理的價值也就不能得到很好的體現。如何才能加強激光檔案的管理工作，不但是當前形勢其發展的要求，同時也是我們檔案管理工作者必須面對和解決的問題。本篇文章的筆者對機關檔案管理這項工作進行了敘述，并指出機關的檔案管理的工作中存在的一些問題，并在此基礎上提出了相對應的解決措施，進而強化其檔案管理服務性工作能夠高效的開展。
(二)檔案管理人員的素質普遍較低。
檔案管理的工作只是作為機關單位中日常工作的一部分，因此在人員的配置方面是缺乏一個專業的檔案管來人員。幾乎所有的檔案管理的工作人員他們在專業技能和素養這兩方面都有很大的不足，對于檔案資料的搜集、分類與管理等等的工作是缺乏一個專業的知識與相應的工作熱情。這就使得他們在檔案的管理隨意性相對來說大一些，會對檔案的價值產生一定的負面影響。
三、如何有效的做好機關檔案管理工作
（一）對現在的檔案資料做進一步的深入與完善。
檔案的管理人員在對檔案進行收集與整理的過程中就應該對文件做一個明確的分類，并進行準確的編號。同時要隊文件的資料做一個科學合理的分類與陳列，或者是可以依照不同的部門而對其進行分類。也可以依據不同的屬性與作用而對檔案進行分類。這樣可以在一定程度上減少了其手寫借閱信息而花費的時間，同時還能夠避免了因為借閱資料的損壞或者是丟失的情況。不但能夠提高服務的質量，而且還能夠提升檔案的工作人員的一些專業技能。
（二）引進和充分的利用信息化的技術管理與檔案保存，保證檔案能夠通過網絡而進行一個在線的服務與信息資源的共享。
首先將紙質版的檔案原件做一個掃面，將這些檔案能夠以電子圖片的形式對其做二次的保存、管理與使用。通過此種方法，不但可以對檔案進行了備份，而且還能夠避免其紙質版的檔案在保存的過程中因為天災或者是人為的事物而造成的文件丟失、損壞或者是被污染。除此之外，還能夠避免因為過多的借閱以及使用的過程中出現的檔案的損壞等等的一些現象。進行電子檔案的保存不但可以保護了一些貴重檔案的源文件，與此同時也可以為企業減少了一些沒必要的損失。其次，機關可以開展一個在線服務的系統。檔案的工作人員完全可以通過電腦將一些費隱私的、重要性不是很強的檔案的電子信息，通過使用關鍵詞或者是其他的一些搜索的條件，將電子的檔案做一個科學的分類。也可以將檔案的資料做歸類，，或者是直接將一些信息資料依照部門、屬性以及作用等進行分類。這樣可以在需要一些相關的資料做查找的時候，工作人員能夠及時有效的從大量的檔案資源中迅速的查找到正確的信息。工作人員再對檔案的資源進行歸類與整理之后，完全可以借助網絡的連接，而實現電腦上資源的共享。同時需要對檔案做實時的更新和維護，員工們可以通過自己的計算機而查找所需要的信息與資料，這樣就能夠減少了借閱資料而需要的時間，提高了查找資料與辦理手續的效率。
(三）機關領導要加強對檔案管理工作人員的執行與監督
一般情況下，員工在工作中的重點與方向幾乎都是以另外的指示與態度來作為風向標的，領導除了要加強對檔案管理這項工作的關注與投入，更重要的是要做好對員工的監督與執行的工作，真正的將其進行貫徹與落實，而不是一句口號而已。提高報關信息設備的安全可靠性。企業和事業單位的信息部一定要完善處理，保管信息的設備，提高信息管理工作需要的硬件以及軟件設備的水平。高水平的硬件，軟件設備不僅能夠提高信息利用的效率，同時還能夠提高對信息的保護層級，防治外來黑客對信息進行竊取。
四、結束語
一、區級機關檔案管理存在的困境
1 檔案人員兼職過多，影響檔案業務正常開展
2000年以來，青山區黨政機關經歷了幾次機構改革，各單位機構和人員都有精簡，檔案人員除檔案工作外普遍兼任多項工作，有的多達7項，兼職多已嚴重影響機關檔案業務的正常開展。許多工作中形成的材料很難及時收集齊全，歸檔整理工作難以自行完成，檔案信息化工作滯后，機關檔案工作處于勉強維持狀況。
2 檔案用房緊張.保管條件差.既不安全也不利于檔案管理
區級機關普遍存在辦公用房緊張，檔案用房緊缺，或辦公用房同檔案用房混用現象。青山區進中心的21個機關單位中，有獨立庫房的單位5家，其他16個單位都是辦公用房同檔案庫房混用，沒有檔案查閱室、沒有必要的檔案保護設施，隨著檔案數量不斷增加，各單位檔案用房更加不能滿足檔案數量增加的需要，紛紛要求提前移交進館，機關檔案工作水平難以提高。
3 檔案工作新方法、新技術推廣困難，影響檔案整體水平
2002年，青山區在全區范圍開始推行單份文件歸檔工作，同時開始在全區推廣使用統一的檔案管理軟件。一些新的檔案工作業務標準也隨之在工作中推廣應用。2007年，開始執行國家檔案局“第8號令”。在這些檔案工作的新方法、新技術、新標準的推廣應用中，由于都是兼職檔案人員，人少事多，且一些單位還缺乏檔案工作必需的設施、設備，無檔案專用計算機、掃描儀、檔案管理軟件等，21個單位中，只有5個單位有專用計算機和檔案管理軟件，這給新方法、新技術、新標準的推廣應用帶來困難。
4 不能發揮較好的服務功能，檔案工作有逐步弱化趨勢
在新方法、新技術、新標準推廣應用的背景下，機關檔案工作跟不上發展要求，在利用服務質量和服務手段上，不能滿足工作需要，影響了檔案服務功能的發揮，有的單位內部科室將有用的資料自己保存，不向檔案室移交，檔案在工作中的作用弱化，也逐步使檔案工作在各單位中的地位趨于邊緣化。
二、青山區機關文檔管理中心建設基本情況
面對以上困難，區檔案局利用政府新建辦公大樓這一契機，向區委、區政府提出建立“區直機關文檔管理中心”的意見，得到區委、區政府的支持。隨著2009年年初政府新辦公大樓的投入使用，青山區機關文檔管理中心于2009年4月啟動，經過前期考察、組建班子、啟動基建、完善設施、檔案接收、建章建制、規范管理等階段，共接收了21個全宗單位的檔案，其中文書檔案2436卷、25330件；會計檔案134卷；專門檔案2155卷、46件；照片檔案15卷；實物檔案120件，配備了計算機、復印機、打印機、傳真機、消毒柜、防磁柜、庫房溫濕度自測儀、掃描儀等檔案設施設備。制定了《文檔管理中心職責》、《文檔管理中心工作人員職責》、《文檔中心檔案利用須知》、《文檔管理中心檔案利用制度》、《文檔管理中心保密制度》、《文檔管理中心檔案接收管理辦法》、《文檔管理檔案文件統計制度》、《文檔管理中心檔案鑒定銷毀制度》、《文檔管理中心救災應急預案》、《文檔管理中心檔案管理網絡圖》等一系列規章制度。于明份文檔中心正式對外接待查檔。
三、機關文檔中心建立給青山區檔案事業發展帶來機遇
1 從根本上解決了制約區直機關檔案工作發展的瓶頸
文檔中心的建立，將占全區一級指導單位25.6％的區直機關檔案實行了集中統一管理，安裝了統一的檔案密集架、檔案管理軟件，配備了各種檔案保護設備和檔案管理工具，檔案管理功能劃分清楚，有專人全天候負責檔案查閱接待工作，檔案的收集、整理、保管利用等有專人負責把關指導。從根本上解決了機關檔案管理收集不齊全、整理不規范、保管不安全、利用不方便等弊端，減輕了區直機關檔案人員的工作負擔，提高了各單位檔案管理水平，機關檔案服務功能顯現。
2 檔案工作適應國家“兩型”社會建設要求的具體體現
機關文檔中心的建立，從總體上節約了檔案管理用房面積，優化了檔案工作的人力資源的配置，降低了工作成本，提高了檔案綜合管理水平，促進了檔案服務功能的發揮。它是檔案工作踐行科學發展觀、順應時展、服務“兩型社會建設”的具體體現。
3 機關檔案工作貫徹落實科學發展觀的一次重要實踐
檔案工作貫徹落實科學發展觀，就必須調查研究，摸清現狀，把檔案工作中影響和制約科學發展的主要問題找準找對，提出改進和解決問題的措施和辦法。青山區正是通過對區直機關檔案工作存在的問題進行調查、研究后找準了制約青山區區直機關檔案工作發展的問題，并針對問題提出建立機關文檔管理中心的方案?，F在文檔中心的建成，從根本上解決了制約青山區區直機關檔案發展的問題。這是青山區機關檔案工作貫徹落實科學發展的一次重大實踐。
4 青山區檔案工作實踐“兩個體系”建設的一項重要內容
根據國家檔案局提出的構建覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系(簡稱“兩個體系建設”)的工作要求，青山區將文檔管理中心的建設作為“兩個體系”建設的一項重要實踐，將區直機關21個單位的檔案集中統一管理，整合檔案資源建設，優化檔案利用服務，同民生檔案服務體系相聯系，讓檔案資源中惠及民生的政策，涉及民生的內容，能更好為民所用，服務民生。
四、區級機關文檔中心建設發展中應解決的幾個問題
1 機關文檔中心的法律地位有待確認
文檔中心作為檔案事業發展中的一項新事物，它的性質、機構、隸屬關系等尚無法律依據，其管理機構定位、管理職責、管理經費來源，人員編制配備等一系列問題還不能得到很好解決，成了檔案部門一個燙手的山芋。在目前人員緊張、預算嚴格的情況下，檔案部門要管好用好文檔中心，壓力很大，長期下去，對文檔中心的發展和業務工作的進一步開展將會帶來較大的影響。
2 要處理好文檔中心與各單位之間的業務關系
文檔中心成立后，各單位原有的檔案管理方式發生了變化，如何讓以文檔中心為核心的新的檔案管理方式建立起來，并有效地在檔案管理中發揮作用，就成為工作中必須面對的問題。只有解決好這個問題，才能發揮文檔中心在檔案管理網絡
中的核心作用。在文檔中心的建設中我們明確了青山區機關文檔中心主要工作職責有：(1)貫徹落實檔案工作法律、法規，組織協調文檔中心所管理單位開展檔案業務工作。(2)指導接收經各單位當年整理規范的各類檔案資料，并按規定定期向區檔案館移交檔案。(3)對中心管理的檔案進行日常保管和技術保護工作，確保檔案安全。(4)開展檔案目錄數據庫建設和檔案全文數據庫建設，利用計算機網絡系統為機關提供便捷的檔案信息查詢服務。(5)開展檔案信息資源的開發利用工作，為領導決策和機關建設服務。
雖然職責有了，制度有了，但如何落實到各項工作中還需要通過艱苦努力。特別是成立文檔中心后，機關檔案人員有種徹底放手的思想，認為什么都交給中心工作人員了，各單位不需要檔案人員了。所以，中心工作人員與各單位檔案人員在檔案的收集、移交歸檔、利用等環節還需要不斷加強溝通、磨合，在實踐中完善制度，理順關系，明確職責，和諧進步。
3 應盡快明確文檔中心檔案工作目標管理等級考評形式
檔案管理目標認定是機關檔案工作一個重要管理標準，它是對基層單位檔案管理和服務水平的一個綜合考量，也是各級檔案行政部門一個重要業務抓手。近年，檔案目標管理等級考評工作極大地促進了青山區機關檔案工作的發展。目前，在進入文檔管理中心的21個單位中，有14家單位檔案目標管理達到了湖北省二級以上標準。進人中心后，這些單位的管理模式發生了變化，原有標準不能適應現在的管理方式，給這些單位的復查換證工作帶來困難。
關鍵詞：檔案管理 現代化 專業化
機關檔案是指各部門、各機關單位從事各項工作和活動而形成的對國家、社會和機關業務工作有保存價值的文字、音像及圖表等形式的歷史記錄，是機關單位工作的重要資料。
機關檔案管理是對這些資料收集整理、鑒定保管、統計編目、提供利用。檔案管理工作是機關工作的重要組成部分，保障和促進了機關業務工作的積極開展。
一、機關檔案管理的現狀
檔案管理工作已經進入現代，但我國還有很大一部分檔案工作是以手工管理的方式進行的。不僅整理歸檔工作量大，步驟繁瑣，而且使用檢索時也很麻煩。有些單位為了保護重要的檔案資料采取兩套檔案的管理制度，保管費力、保管費用高不說，重復性的檔案安全問題也值得關注。在當今飛速發展的社會面前，這種老舊的管理模式已不能適應社會的發展。人們都要求快速度、高效率的工作，人工管理檔案的工作顯然無法應對高節奏的社會發展要求。
檔案管理工作人員的素質參差不齊。檔案管理人員要有很強的專業性才能將檔案管理這項工作做好。有的單位檔案管理人員身兼數職，沒有精力和時間從事檔案工作；有的單位因工作的需要人員變動頻繁影響了檔案工作的穩定性和持續性；檔案人員業務能力差，使得歸檔文件出現了多種問題。
檔案管理的意識性差。由于以往的大家對檔案的認識都是在保密的層面上，有些人就認為只要把檔案收藏好就可以了，至于整理分類等工作無關緊要，所以檔案在存檔后沒及時分清門類。這不但造成了檔案管理混亂，還不方便以后的查閱利用。
二、如何更好的進行檔案管理
2002年國家檔案局印發了《全國檔案信息化建設實施綱要》，明確提出全國檔案信息化建設的目標和任務。要做好檔案管理工作，就要全方位進行。
（一）檔案管理要得到上級的重視和支持
上級機關要針對下級檔案管理工作中存在的問題，對檔案管理人員進行新的業務素質培訓。要求檔案管理人員必須樹立“服務意識、創新意識、安全意識”，打造“操作能力、管理能力、學習能力”，培養“愛崗敬業、求真務實、甘于奉獻”的精神，適應新時代的要求。上級機關還要加強了對下級檔案工作的組織領導，督導下級建立健全了檔案管理制度，建設規范化、現代化的檔案室，培養專職的檔案管理人員。在領導重視和支持下，檔案管理事業才會有長遠的發展。
（二）檔案管理采用專業人員
1、專業性
現在很多高校開有檔案管理專業，我們要多引進這樣的專業人才來管理檔案。檔案工作人員有現代化的工作思想、較高的計算機操作水平，會讓工作向科學化、規范化和系統化方向發展，提高了檔案的管理水準。同時要建立完善的管理制度，
制定具體的考核標準，提升工作人員的責任心。廣泛征求意見，要把考核標準制定全面，評分標準要細化。考評后還要有相應的激勵機制，全面促進工作人員提高素質能力。
2、保密性
檔案有保密的要求，保密的期限也不一樣。工作人員一定要做好保密工作，熟悉《保密法》，嚴格執行保密守則，主動接受保密部門的監督指導。為以后搞好標準化、規范化的保密工作奠定基礎。
3、學習能力
加強工作人員的培訓學習，養成工作人員的學習能力。檔案管理手段日新月異，工作人員不能等、靠集體組織學習培訓，要積極主動學習新的知識。單位對工作人員也定期開展培訓，培訓方式要多樣化，學習效果才好。建立學習型的組織，營造良好的學習氛圍。
（三）檔案信息管理實現數字化
1、好處
檔案信息管理采用數字化是一個全新的工作模式。通過計算機的應用，檔案可以隨時輸入，隨時更改；能高密度存儲，節省空間；傳遞不受空間和時間的限制，傳遞速度快；檔案保存的時間更長，且不易損壞。采用電子檔案省時省力省空間。某檔案室原來有21萬多卷地檔案，需要50多人管理，采用計算機自動辦公后只需要20名管理人員。
檔案采用數字化管理，內部的局域網可以為單位內部人員提供網上查閱功能，實現檔案信息的便捷化，減少檔案借閱歸還的手續。
2、缺點
檔案信息由計算機來實現管理的數字化，所以對計算機前期的收集上傳資料要仔細分辨，信息錄入要準確可靠，還是要遵循不經審查的材料不歸檔、手續不全的材料不歸檔、內容不實的材料不歸檔。對于已經上傳的材料，要保證材料的保密性真實性。開放性的檔案要做到只能讀不能下載、修改。
檔案管理使用計算機和網絡，網絡的安全問題是檔案數字化中最重要的問題。解決網絡安全問題必須配置高效防火墻，防止檔案管理的網絡受到非法入侵；并建立實時更新病毒庫，消滅入侵的病毒；對數據庫加密，做好數據備份，設置用戶權限等。要做到并完善這些程序需要多方面的人員一起合作，充分開發利用計算機技術，還需要各級領導重視，多方積極協調配合的系統工作。
三、做好檔案服務工作
檔案采用新的管理手段后，檔案的利用隨之也采用新的方式。檔案要提供好的服務必須先做好源頭工作，一要抓好檔案的整理歸檔工作；二是做好檔案查詢工作；三是努力深入檔案編研工作；四是加大建設數字檔案的力度。提供好的服務還要轉變服務理念，提高服務效能，提升服務質量。在信息網絡化建設上也應力求技術創新、理論突破，不遺余力辦實事。
四、總結
總之，檔案管理運用現代化管理模式也不是一定要拋棄傳統模式，這是一個需要創新和改變的過程。檔案管理部門應認識到與時俱進的的重要性，做好檔案管理工作，改革檔案管理的運行機制和管理制度，使檔案事業快速健康持續發展，為改革開放和現代化建設服務。
參考文獻：
[1]張明麗.對檔案管理工作中電子文件管理的若干探討[J].民營科技,2009（8）
在我局＊＊同志主要負責保密、文件傳遞、交換，并對各種門類的檔案進行立卷、歸檔、整理及對局屬單位的檔案業務指導等工作。多年來她在平凡的工作崗位上默默奉獻，以良好的職業道德、嫻熟的業務素質、優質熱情的服務，出色完成了領導交辦的各項工作任務。
她服從組織，顧全大局，熱愛集體，團結同志，自覺遵守一切規章制度，熱愛本職工作。能認真履行崗位職責，按照檔案管理要求做到了規范管理、優質服務，圓滿地完成了自己的本職工作。在工作中能虛心學習，不斷探索適合本單位實際的檔案管理的特點和規律，并使檔案管理向現代化管理邁近了一步。作為單位的兼職保密人員，她自覺遵守有關的保密規定，嚴守國家秘密，嚴格按保密法規辦事，從無泄密事件發生，受到局領導的充分肯定。
檔案管理工作是一項嚴肅的政治工作，它要求檔案管理員必須有較高的政治思想素質。該同志從事檔案工作以來，能積極參加政治學習，堅決擁護黨的領導和社會主義制度，自覺抵制資產階級自由化和一切腐朽思想的侵襲，積極投身改革開放。有較強的工作責任感和工作熱情，敢于吃苦，樂于服務，能自覺遵守《保密法》和《保密工作守則》，嚴格按工作程序和工作守則工作。幾年來，因該同志的認真工作，我局沒有出現文件丟失和泄密事件，受到了領導和上級有關組織的好評，去年她所工作的檔案室被湖北省委評為全省先進。
檔案管理工作是一項重要的管理工作和服務工作，它要求檔案管理員有熟練的工作能力的較強和服務意識。從事檔案管理工作以來，她對所從事的工作性質和作用更加明確，服務意識逐漸增強。為了不斷提高自己的工作能力，她做到了，凡重大問題堅持向主管領導請示匯報，凡技術問題堅持向書本和經驗豐富的同志求教，凡具體工作堅持自己動手。在工作中，她結合單位實際，總結摸索出了一套務實、高效、優質的工作方法。她積極參加專業培訓，學習兄弟單位檔案室的建設和管理經驗，堅持系統自學專業理論，認真學習專業報刊，極大地豐富了專業理論知識，提高了工作能力。
【關鍵詞】機關檔案管理；現狀；途徑
從事過機關檔案管理工作的人應該有所感觸，所謂的機關檔案就是把機關歷年來發生的公務活動的情況記錄并定期進行整理，機關檔案是機關工作歷史面貌的再現。但隨著當代科技的快速發展，現在機關單位中的檔案種類已不再單一，各式各樣的檔案如雨后春筍，包括聲像檔案、實物檔案、科技檔案、民生檔案等各種檔案種類逐漸增加，這就需要以一種全新的管理方式來代替過去的傳統模式。但如何跟上時代的發展、強化機關檔案管理的水平、提高機關檔案管理工作的效率，如何在具體的工作中破除思想意識跟不上時代的步伐，傳統的思想觀念占據主導位置等現象呢？要搞好機關檔案工作，必須從根本上轉變觀念、加強檔案管理實施力度、提高檔案人員的素質、促進機關檔案工作新進展等工作。
一、審視目前機關檔案管理工作的現狀
（一）機關檔案管理工作過于形式化?，F機關單位對檔案管理工作的重要性雖然有了一定的認識，機關領導也意識到了對加強檔案工作管理的必要性。但是實際的情況卻還是趨于表面形式，從根本上并沒有改變，雖已經建立的檔案資料，但并沒有對其進行充分的利用，這就使得檔案出現了形式化的一些色彩，造成檔案管理的價值也就不能得到很好地體現。
（二）機關檔案管理實施力度不夠。機關主管領導對檔案管理的重視程度直接影響檔案工作能否有效開展，對機關檔案管理的執行力起著相關重要的作用。但機關的主管領導往往分管幾個科室或多個部門，而檔案工作僅僅是科室或部門眾多工作中的一項，又沒有專職檔案人員分管，主管領導的重視程度可想而知，檔案工作不是在短期就能見到成效的工作，其積極作用往往沒有其他部門的工作所起的作用顯著，所以在管理的力度上明顯不足。
（三）機關檔案管理人員的業務水平相對較低。檔案管理的工作只是作為機關單位中日常工作的一小部分，因此沒有專業的檔案管理人員。負責機關檔案管理的工作人員都是身兼多職，這就會導致他們疲于應付日常事務，不會把更多的時間放在從事檔案治理工作上，更不會把精力完全放在業務知識和專業技能的鉆研上，大多數檔案人員對檔案工作重要性和責任性理解的不完全不透徹，工作中存在敷衍了事的思想，對所從事的檔案工作并不熱衷，不能從根本上發揮作用。
二、如何從根本上轉變機關檔案管理工作的現狀
（一）務必由傳統的思想觀念向創新的觀念轉變。檔案管理工作是一門具有較強科學性且內容豐富的系統工作。只有機關單位領導者觀念的轉變、工作作風轉變，才能真正提高機關檔案的管理水平。眾所周知，任何一個單位的任何一項工作，如果沒有領導的重視和支持是很難開展的，更不要說取得良好的效果或成績，這項工作能否順利順利開展，取決于領導對檔案工作的意義和價值的認識程度，取決于他們對檔案工作的態度，領導者觀念的轉變而在很大程度上決定著檔案工作的發展。機關單位領導者應站在某個高度，從長遠的利益出發，以提高檔案管理水平為重點，建立健全行之有效的管理機制，有效提升檔案管理人員的整體素質，使得檔案管理模式得到有效創新。
（二）務必提升對檔案管理人員的執行與監督力度。一般情況下，機關的公務員在工作中的重點與方向幾乎都是以領導的指示與態度來作為風向標的，領導除了要加強對檔案管理這項工作的關注與投入，更重要的是要做好對檔案人員的監督與執行的工作，真正將其進行貫徹與落實，而不是一句口號而已。要不斷提高檔案管理人員的業務素質，加強對專業技能培訓，理順檔案管理體制，強化檔案管理手段，建立健全檔案管理標準體系，合理優化檔案管理工作流程，規范檔案信息化建設，建立獎懲機制，激發檔案人員的工作熱情，確保機關檔案管理工作抓鐵有痕、落地有聲。
（三）務必提高機關檔案人員的自身素質。因為機關對檔案管理工作的不重視，所以導致檔案管理工作缺乏專業性、技術性，機關檔案管理的人員絕大多數是非專業人員，相關的專業知識相對匱乏，且缺少相關的專業技能，而且還存在一人兼多職、變動頻繁等問題。只有將檔案工作的重視程度和地位與各機關主要的業務部門同等重要時，才能在機關中配備專門的檔案管理人員，才能充分調動機關檔案人員的積極性，提高檔案管理人員的工作能力，真正的將檔案工作作為一項重要的事業來重視。只有提高機關檔案人員的自身素質，才能在具體的工作中發揮優勢，做好檔案管理工作。
三、結束語
檔案見證了各個機關單位的成長歷程，并在事業發展過程中起著重要的作用。搞好機關檔案工作是新的歷史條件下機關檔案工作面臨的新任務、新要求。機關領導者應該轉變觀念高度重視檔案事業，充分發揮其主觀能動性，機關中的檔案管理者與工作人員應該在工作的過程中不斷提升自己的專業技能與職業素養，不斷加強對檔案管理工作人員的執行與監督，積極創新、努力進取，進而為機關單位未來的發展打下堅實的基礎。
【參考文獻】
