時間：2023-06-02 15:19:45
序論：在您撰寫檔案分類與管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
一、三明市醫保檔案的現狀與特點
自2012年以來，三明醫保事業在不斷探索中前行，通過“三醫聯動”，醫保事業迎來了新格局。截至目前，三明市醫?；厩闆r如下：全市共有參保人數263.52萬人，其中城鎮職工42.27萬人，城鄉居民221.25萬人，生育保險參保人數22.65萬人。2019年市中心檔案室共收集、整理、分類、歸檔各類業務檔案330卷。全市檔案從業人員均為兼職人員，共有11名，其中中級職稱3名，初級職稱1名。
（一）醫保檔案涉及人員范圍廣。醫保檔案自每個人出生之日起，伴隨其一生，因此，對個人而言，醫療保障部門檔案是否全面對參保單位和參保人員影響較大。參保種類可分為城鎮職工基本醫療保險、生育保險、城鄉居民基本醫療保險、靈活就業人員基本醫療保險。醫療保險基本待遇享受分為干部保健、門診特殊病種、住院報銷、異地就醫、異地安置、特殊用藥備案等。醫療保險稽核類有現場稽核、有對手工報銷材料進行審核、復核等等。因此，醫療保障部門的檔案在其他社會保險類檔案中是與人民群眾聯系最多、利用最廣，與人民生命健康關系最密切的檔案類型。
（二）醫保檔案的組成類型多。組成醫保檔案的有醫保中心形成的文書檔案及相關的合同協議；參保人員的信息登記表、相片、身份證復印件，與單位簽訂的合同等相關材料；住院患者報銷的各種發票、住院清單、疾病證明書等相關憑證；醫院、藥店、診所等定點醫療機構的開通申請書、信息變更表、賬目沖銷報告等相關附件；生育保險參保人員的信息登記及待遇申請表等相關資料；駐醫院服務站辦理業務時收集的新生兒登記表、門診特殊病種登記表、特殊用藥備案表、異地就醫申請表等；醫療保險稽核科到定點醫療機構現場稽核記錄本、稽核人員到外傷參保人員事故發生所在地和就醫地進行稽核的筆錄本、對待遇審核科工作人員手工報銷材料進行審核、復核的反饋單等。
（三）醫保政策的不斷深入。醫保政策的制定是隨著經濟社會的發展與參保人員的需要而不斷發展變化的，因此，不同時期的醫保檔案有著不同的特點和側重點。具體表現為：每年住院報銷目錄與比例的調整與變化，參保單位及靈活就業人員的繳費基數基本上是每年一調，以及個人賬戶劃撥比例的調整，城鄉居民醫療保險每年的繳費也在逐年增加（從最初的每年每人20元到2020年每人280元），審批材料的報送等進行不斷更新，還有辦理業務所提供的材料也在不斷發生變化（以人民為中心，讓群眾少跑路，最多跑一趟為前提，醫療保障部門時常調整提供材料的種類），這些政策上的調整，導致醫保檔案材料在不同時期有不同的側重點。
二、三明市醫保檔案存在的問題
（一）對醫保檔案規范化管理工作重視程度不夠。醫療保障部門的檔案承載著與醫保相關的一切信息，與參保單位、參保人、定點醫療機構、醫保中心關系密切，也是地方政府制訂醫保政策依托的基礎數據與材料的主要來源。從醫保檔案業務人員的配備、檔案室建設的水平及年度檔案工作的考核等情況看來，醫療保障部門的業務檔案與三明醫改差距較大。
（二）信息化建設水平不高。檔案管理的日常工作都是以紙質檔案為主，檔案軟件只用簡單的“陽光文檔”軟件，僅能對檔案進行錄入和自動生成案卷目錄、卷內目錄及簡單查詢等功能。檔案室的硬件設備未及時更新，室內只是簡單配備了檔案柜、打印機、計算機、滅火設備、溫度計。從檔案室建設標準要求來看，檔案室還應配有相應的密集架、防磁柜、溫濕度調控系統、防盜監控系統等。
（三）檔案從業人員素質不高。沒有檔案專業的人從事醫保檔案管理工作，市中心與管理部都沒有專職的檔案管理人員，都是兼職人員，平時以其他工作為主，檔案工作為輔。
三、三明市醫保檔案管理規范化路徑
針對三明市醫保檔案內容多、變化快、利用多等特點，為保持三明市醫保檔案的統一性與可持續性，必須制定統一規范的管理制度、檔案鑒定及銷毀制度、檔案人員崗位責任制度、檔案設備的維護和使用制度、業務檔案管理流程制度、業務檔案立卷工作流程制度等。各項制度既要體現檔案管理的專業特點，又要保持醫保業務開展的方便，且做到最大化服務參保人員。
（一）建立統一的醫保檔案歸檔辦法。各科室及各管理部要按照各自工作情況，以方便檔案查閱、利用為前提，根據《福建省社會保險業務檔案管理辦法（試行）》《福建省醫療保險業務檔案管理若干制度》，制訂《三明市醫療保險管理中心業務材料歸檔工作流程操作規程》，規定由業務科室在第二年度上半年對本科室上一年度的材料進行收集、分類、整理、組卷、打碼，然后移交給檔案室，對其進行編寫卷內目錄、填寫備考表、擬寫案卷題名、歸檔驗收、編制檢索工具、編制案卷目錄、裝盒、填寫檔案盒、上架。
（二）建立檔案借閱與利用制度。為了提高醫保檔案提供利用水平，也為了更方便服務參保單位和人民群眾的查閱，醫療保障部門要加強檔案的日常管理，每一份檔案的借閱和利用都要進行登記，特別是服務效果好的、利用率高的檔案要及時讓借閱者對其進行評價，確保醫保檔案有借有還，防止醫保檔案的遺失及損壞。
（三）加強醫保檔案的電子信息化建設。醫療保障部門需不斷提升醫保檔案的信息化管理水平，以信息技術對醫保檔案收集、整理、歸檔、利用全流程進行改造升級。電子檔案與紙質文檔相比，具有易保存、方便借閱和歸檔，存儲空間大、物理條件要求低的特點，在調閱和檢索等方面有很強的便利性。利用“e三明”“微信”“云閃付”等平臺搭建“城鄉居民醫保繳費”平臺，利用“閩政通”網上辦事大廳平臺，方便參保人員在線辦理業務。
（四）提升檔案從業人員素質。應加強檔案從業人員的檔案管理知識培訓及檔案專業知識培訓，加強檔案管理崗位責任意識和道德修養培養，促使其認真學習醫學、法律和信息化技術等相關知識。讓醫療保障部門的工作人員充分認識到醫保檔案工作的保密性、重要性，確保醫保檔案的真實性、完整性、安全性、可用性，認真將檔案管理工作做好，使醫保檔案工作有序進行。醫療保障部門要形成醫保檔案工作和崗位責任管理相結合的考評機制，提高醫保檔案管理效率。
（五）加強檔案庫房建設。建立醫保檔案專用庫房，嚴格檔案室庫房的建設標準，要求配備必要的防火、防水、防盜、防霉、防潮、防塵、防光、防高溫紫外線、防有害生物以及照明等設備，并將各項指標落實到位。
四、三明市醫保檔案分類的探討
三明市醫療保障部門的業務檔案分類是在國家、省有關社會保險業務檔案管理要求的基礎上，根據三明市醫保檔案利用與科室工作方便的原則，將醫保檔案分為七大類：一是社會保險管理類，保管期限分為永久、100年、50年、10年，其中基本醫療保險單位登記材料期限為永久、基本醫療保險參保關系轉入申請材料及附件期限為100年、基本醫療保險關系轉出材料期限為100年、職工醫療保險個人賬戶資金繼承審批材料期限為100年、職工醫保退休人員審批表及附件材料期限為100年、參保單位基本醫療保險變動月報材料期限為100年、居民基本醫療保險參保人員匯總表期限為100年、參保人員放棄補繳申明材料期限為50年、參保人員異地聯網申報材料期限為50年、基金購買健康保障服務協議、合同協議審批單期限為10年。二是醫療保險費征繳類，如退休人員補足25年醫療保險費審批表及附件材料，保管期限為100年。三是醫療保險待遇類，如門診特殊病種確認表和疾病診斷證明書，保管期限為10年。四是生育保險待遇類，如生育保險待遇登記表及相關附件材料，保管期限為10年。五是醫療保險稽核監管類，保管期限為30年，其中定點醫療機構、零售藥店信息更改申報材料期限為永久、定點醫療機構功能新開通審批材料期限為永久、定點醫療機構退出或暫停醫保定點申請材料期限為永久、定點醫療機構開通全省聯網定點的申請材料期限為永久、稽核情況匯總表期限為30年、醫療機構變更結算、沖銷費用的申請、報告材料期限為30年。六是醫療保險耗材類，保管期限為30年，其中公立醫療機構第四批醫用耗材采購現場議價、專家意見及配送承諾書期限為30年、單位耗材產品信息調整材料期限為30年、藥品（耗材）聯合限價采購品規調整登記表期限為30年。七是醫療保險業務統計報表類，保管期限為10年、30年、永久，其中城鎮職工基本醫療保險、生育保險、居民醫療保險年報表期限為永久、城鎮職工基本醫療保險、生育保險、居民醫療保險季報、月報表期限為10年。
【參考文獻】
[1]朱秀紅.創新醫保檔案管理的幾點看法[J].辦公室業務,2020(13):106-107.
[2]解恒學.醫保檔案管理信息化建設幾個要點探究[J].蘭臺內外,2020(30):56-57.
【關鍵詞】檔案管理；改革；創新；社會主義核心價值體系
隨著我國市場經濟的飛速發展，其檔案管理水平有了一定的提高，這些檔案對社會的進步、經濟的發展起到了至關重要的作用。而檔案分類指的是按照形式、內容、來源以及時間的不同將全歸檔文件進行實體分類，分成若干類別和層次，從而形成有機的體系。在我國檔案管理發展過程中，檔案的分類管理與創新一直是重頭戲。相較于過去，各種歸檔的材料在檔案內容性質、形式、載體以及數量等方面都有一定的變化，在這種情況下固定案卷位置依然采用案卷號、案卷目錄號、全宗號等編號方法顯然存在諸多的不足，不利于對檔案信息資源的開發和利用，因此，對檔案分類管理進行改革和創新就顯得尤為必要了。
一、檔案工作存在的主要問題
1.檔案管理人員不能滿足新時期檔案管理的要求
首先，人員配置缺乏專業性。檔案管理工作人員存在兼職多、專職少的現象，甚至身兼數職的情況也時有發生。此外，檔案管理人員工作變動頻繁，且不能及時的進行全面的移交工作，這就增加了確定檔案管理責任歸屬的難度系數。這些都不利于提高檔案管理人員的職業技能，對改進檔案工作質量產生不利的影響。
其次，檔案人員的專業素養欠佳。其具體表現主要為：一是從事檔案管理工作的專業人才比較少，從事該崗位人員很少有專業技術職稱。二是檔案人員缺乏創新意識，由于缺乏專業的知識和技能，只能滿足于根據要求做好檔案管理工作，不能充分掌握現代管理技術，從而導致現階段大多數檔案管理人員創新意識不足。三是缺乏提高檔案管理人員業務素質的培訓機制，從而影響了人員的綜合素質。
2.相關的規章制度不夠完善
現階段部分檔案管理的規章制度沒有明確細節的要求，其歸檔的效果只是籠統的說明。在歸檔的實際過程中，大多數只會歸檔紙質文件而已。尤其是在電子檔案管理等方面，缺乏相關制度的規范指導，電子歸檔會出現一些混亂。如果只是將手工記錄通過掃描存入系統，這實際上并不是真正的電子歸檔。此外，在檔案管理制度沒有建立健全，在檔案管理人員職責沒有明確規定的情況下，電子檔案的修改變得更加容易。因此，難以真正的避免人為破壞情況的出現。
3.檔案管理條件比較簡陋
檔案室簡陋已經嚴重影響檔案工作的正常進行，甚至個別單位還存在沒有建立檔案室的情況。部分單位盡管有檔案室，但是陰濕狹窄，缺乏與之相配套的設備，檔案材料霉變或蟲蛀的情況時有發生，嚴重影響了檔案的外觀和整潔。
二、檔案分類管理的創新改革思路
檔案歸檔整理工作的關鍵就是建立檔案分類表，做到清晰、簡化合規、層級分明，這是提高檔案管理水平的重要保障。因此，在開展檔案分類管理工作中，應該注重以下幾個方面：
1.檔案分類的采標
就檔案分類而言，有諸多的標準可以指導其分類，不同的分類標準，其邏輯架構也不盡相同，所以檔案分類管理中起步工作就是做好采標工作。假設某個單位或者部門在檔案分類的過程中，要遵守檔案行業的分類標準，亦或者是所屬行業的檔案分類標準，或者兼顧兩種檔案分類的標準，這需要慎重的考慮和決定。選擇任何一種標準都要以實際情況出發，杜絕盲目照搬照抄的可能性。有的時候個別部門或單位往往沒有充分分析和調研其所選擇的檔案分類標準，這樣即便檔案分類表已經做好，實際上也無法滿足現實工作的需求。
2.檔案分類的完善
在采標慎重選擇之后，基本上初步形成了檔案分類的框架，需要根據單位屬性、部門屬性進行適當的完善和調整。在檔案分類表調整之前，要對各個部門、各個機構的職責有一定的了解和掌握，各部門建立的文件收發登記制度要事實監督，文件收發登記表要以充分的職責分析、業務調研為基礎，進而對其所產生的文檔類型做到心中有數，這是檔案分類管理的基礎工作。實際上需要花費較多的經歷和時間來醞釀、熟悉、了解檔案分類表的調整工作，這樣才能夠確保系統的、準確的、完整的檔案分類管理。
3.檔案分類的簡化
在檔案分類進行調整和完善的過程中，應該秉持歸檔管理工作簡化的原則，對內容分類的過分追求反而使得檔案分類管理本末倒置。自“DA/T22-2000歸檔文件整理規則”的頒布和執行，在一定程度上對文書立卷的歸檔方法進行了變革，按件整理的方法實際上將很多復雜的分類工作都省去了。再加上現階段，較高的檔案管理現代化水平，使得檔案信息網上查詢和計算機檢索成為了可能，文書檔案的分類工作應該財務文書文檔按件管理的方法來起到簡化的作用。此外，檔案分類管理的工作人員，應該重視文檔管理的核心理論，即來源原則，強調在檔案分類整理工作簡化的過程中，在整理館藏檔案的過程中，要以文件的形成機關來源為基礎。
4.依法科學管理
提高檔案工作總體水平的關鍵就是提高依法科學的管理水平。管理方式要不斷地完善和改進，在全國檔案信息通用數據庫的建立健全當中充分運用創新的管理手段。隨著我國檔案制度不斷深入的改革步伐，人員逐漸實現了轉變，從單位人過渡到社會人，日漸頻繁的人員流動在一定程度上證明了檔案信息庫建立健全的重要性，尤其是確保檔案資料的可靠性、適用性、先進性和標準性，為后期實現數字化、網絡化的信息資源、自動化的管理流程、多樣化的信息載體以及整體化的信息共享等奠定良好的基礎。但是由于不同的單位具備不同的特點，在開展檔案資源信息化工作的過程中要充分考慮到其自身的特點，盡可能的避免軟件不兼容、單位自行設計、硬件配置不統一等做法。
5.建設高質量的檔案工作隊伍
檔案分類管理工作具有較強的科學性，這就對檔案分類管理工作人員有較高的要求，具備系統的檔案管理學知識只是其中最基礎的部分，此外要具備良好的思維能力，這樣才能夠有條理性、科學性的開展檔案的分類管理工作，增強檔案框架管理的清晰度，為后期的保管、查找以及開發利用提供便利的條件，從而實現系統化、標準化、規范化的檔案管理。因此，就現階段而言，著重培養年輕的檔案干部成為了亟待解決的問題，使這些人的能力不斷的提高直至其具備擔任檔案事業主力軍的能力和素質；對專職、兼職的檔案工作人員，要加強對其知識體系的更新工作，在上崗之前確保崗前培訓工作落實到位，尤其是在計算機應用方面，是培訓的重點內容，這是現代社會的必然要求。同時，要積極的創造良好的內外部環境，吸收、引進、聘用高級人才。
三、檔案分類管理的意義
首先，無論是社會、城市、企業、個人的生存和發展，檔案都起到了至關重要的作用，尤其是檔案可以記錄人、物過去的狀態和具體的情況，為后續的調查和利用奠定了良好的基礎，而檔案分類管理正是對這些信息進行篩選，并對有效信息進行充分利用，這才是信息化時代對檔案的要求。
其次，時代的發展和社會的進步，社會公眾對檔案的意識逐漸培養起來，原先人們對檔案莫不關系、毫不在意的時代已經過去了，現如今人們開始重視檔案的作用，并盡可能的利用檔案帶來的積極效果，而檔案分類正是幫助人們高效的、快速的篩選出對自己有用的信息，這是社會現代化的具體表現。
最后，我國是一個人口眾多的國家，因此，就業問題一直是值得考慮的民生問題，而檔案分類管理這種檔案細化的分支，有助于該專業的學生向更深層次的方向學習和研究，有助于培養該方面的專業性人才，以此來滿足社會對檔案分類管理人才的需求，在緩解現階段就業壓力中有一定的貢獻。
四、結語
檔案管理工作并不是一蹴而就就可以實現的，這是一個復雜性的、系統性的問題，在開展檔案分類管理工作的過程中，既要保持其內在的聯系，同時也要遵守客觀規律和自然形成規律。只有不斷地擴充自己的知識領域，在調查研究的時候做到深入細致，就一定可以實現科學化的檔案分類管理，盡可能的加快其轉變為生產力的速度，從而促進我國社會經濟的發展。
參考文獻：
[1]陳慧.試論煤化工項目檔案分類與檔號編制[J].化工管理，2013，（24）：31-31.
[2]朱雯.婦幼保健院檔案分類與檔號編制[J].醫學信息，2013，（29）：35-35.
關鍵詞：家庭檔案；分類整理；保管
當家庭之舟開始在生活的海洋中遠航之時，真實記錄和反映家庭生活歷史與家庭文化的家庭檔案也就相伴而生。本文就家庭檔案管理具有重要的意義和整理保管談談粗淺看法。
一、家庭檔案管理的作用和意義
1、家庭檔案是社會檔案財富的組成部份
作為社會“細胞”的家庭，它所形成的檔案，不僅較全地記載了一個家庭的社會實踐和家庭事務活動情況，而且也較真實地反映了整個社會局部地區的歷史面貌。這種微觀檔案，是研究本地區的歷史狀況，制定本地區的社會經濟發展規劃、編寫地方史志等難得的素材。鄉鎮企業家、私營企業主以及廣大社會個體的家庭檔案，可以作為研究、對比城鄉經濟發展狀況、社會風貌的典型資料。
2、家庭檔案是處理糾紛的重要依據
俗話說“清官難斷家務事”。原因之一就是因為在家庭糾紛中，當事者多為“口說空話”，拿不出白紙黑字的真憑實據來。譬如，在現實生活中，兄弟分家多年后又為家庭財產分配問題發生糾紛，有的口角不止，有的引訟。假如我們重視了家庭檔案的建設，兄弟分別把分家時的財產分配清單保存下來，那就不致于會發生上述糾紛了，即使發生了糾紛，也不會使“清官”再為難了。
3、家庭檔案是家庭日常生活的助手
隨著社會生產和科學技術的飛速發展，人們的生活水平不斷提高，各種電器已經普及各個家庭，成為大家生活的伴侶。為了日后正確使用和維護這些家電，就需要把有關的圖紙、使用說明書、保修單等歸檔保存起來，否則，一旦出現什么故障會給家庭生活帶來許多不便，以致造成一定的損失。
4、休閑文化的一個重要組成部份
利用家史、自傳、回憶錄和家庭過去與現在的變化情況，可以對家庭成員，尤其是對子女進行教育。節假日或其他空余時間，瀏覽一下家庭中的日記、作品、影集，也能陶冶情操，得到一種精神上的放松與休閑。家庭檔案真實地記錄了長輩們在家庭事務和社會實踐活動中的一些經歷，即使他們與世長辭了，晚輩們還可以看到他們的照片和手跡，聽到他們的聲音，真可謂“音容宛在”。
二、家庭檔案的分類整理與保管
（一）家庭檔案的收集
1、財產檔案――理財、投資的好助手。包括家庭收入、支出賬目，存單、股票等各類投資交易證卡，有價證券、工資條、水電費支出記錄、保險憑據、借條、合同契約、貴重物品清單和發票等。
2、證件檔案――一旦遺失麻煩多。包括房產證、土地證、出生證、學生證、畢業證、學位證、工作證、結婚證、身份證、戶口簿、借書證、職稱資格證書、聘書、獨生子女證和技術資格等級證書等。
3、說明書檔案――使用、維修不用愁。包括各種家用電器、車輛、防盜門、家具的說明書、保修卡、維修單、電路圖和維修地點、聯系電話等。
4、音像檔案――逝去的點滴成為永久的記憶。包括家庭成員各個時期的照片，結婚、壽慶、旅游觀光、聚會娛樂等活動形成的錄音（錄像）帶、光盤、軟盤等。
5、保健檔案――創造幸福生活的基礎。包括嬰兒出生、保健材料：家庭成員病歷、診斷書、醫療保健卡、B超、x光、cT等檢查結果及片子，心腦電圖、化驗單、體檢表、血型報告、住院記錄、疫苗接種和藥物過敏記錄、家庭成員意外傷害記錄及醫院處方、飲食禁忌等。
6、交友聯誼檔案――親情友誼連結的紐帶。包括親朋好友的住址、電話號碼，老師、同事、同學名錄、來往書信、賀卡、明信片等。
7、個人履歷檔案――記錄下人生道路的堅實步伐。包括家庭成員的生日、結婚紀念日及入學、入團、入黨、應聘、升職、喬遷的日期，自傳、簡歷、日記，獎狀、獎牌、獎章，各種考試的成績單。
8、榮譽檔案――熠熠如生、催人奮進。包括各種榮譽證書、獲獎證明、獎狀、獎牌、獎章、獎杯等。
9、珍藏品檔案――陶冶情操、修身養性的載體。包括家庭成員個人愛好、收藏，如：書法、書畫作品、學術論文、專著、在各類報刊發表的文章及作品，名人好友題字題詞；古玩、家譜、票證等物品；郵票及封片等郵品，各類藝術品收藏，書報刊物收藏等等。
10、旅游檔案――開闊視野、愉悅身心。旅游景點門票、導游圖、旅行線路圖、賓館介紹、登程返程車票機票、游覽日記等。
三、家庭檔案的整理與保管
1、家庭檔案的整理
家庭材料按傳記、證件、憑據、書信、文書表冊和音像等進行分類；根據材料重要程度或時間順序排列組合；逐一進行編號、編目用以固定家庭檔案材料的位置；分門別類裝入檔案盒，填寫檔案盒背脊，方便查找。
【關鍵詞】 電子檔案 分類 整理 保護
隨著醫療技術及信息技術的不斷發展，醫院電子檔案的形式及要求不斷發展，如何做好醫院電子檔案的分類、整理及保管工作已成為醫院檔案管理人員需要學習的新課題。
1 電子文件及電子檔案的定義
電子文件指能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。
電子檔案指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產品和軟、硬件說明［1］。
2 醫院電子檔案的分類
根據醫院的工作特點，醫院電子檔案主要劃分有以下幾類：
2.1電子文書 主要是指用字處理技術處理形成的文字文件、表格文件以及各種醫療活動中形成的公文、報表等。主要包括醫院的內部電子文件、外來電子文件（材料）、電子病歷及一般電子文書材料（如圖片、照片、多媒體資料、日常電子公文）等。
2.2電子影像/圖像
指由圖紙掃描或其他方式產生的二維點陣圖文件。主要包括檢驗檢查科室在醫療活動過程中產生的醫學影像材料、醫學圖像資料及重要的監視、視頻材料等。
2.3電子圖紙
指由計算機輔助設計形成的圖形、圖紙等二維或三維圖形文件，主要包括工程、產品設計、施工和維修方案等。
2.4配套紙質文件
包括上述所有電子檔案形成過程中配套的紙質文件及一些軟件開發任務書、系統分析報告、鑒定證書或驗收說明、軟件測試報告、修改記錄、說明等。
3 醫院電子檔案的整理
3.1電子文件的整理
3.1.1醫院的內部和外部電子文件應由文件形成部門負責收集積累、整理、編輯，并按要求進行組盤，由檔案部門在接收文件時按照不同年度、來文形式、組織機構、保管期限進行歸檔。把同一部門的文件集中在組盤可以方便查找和利用。按照不同的年度和保管期限分類可方便檔案的保管和定期刪除或重新挎貝。檔案人員應建立統一的數據庫及文件歸檔和命名形式，便于歸檔和查找。
3.1.2醫院一般的電子文件如照片資料及各種PPT、DBF、DOC、TXT、EXE等文件資料整理相對簡單，只需要按照年度、部門及保管期限進行歸檔即可。
3.1.3科技電子文件可按照醫學科研、學術交流、基建工程、設備購置等分類整理，再按相應的不同年度、組織機構、保管期限進行歸檔。
3.1.4產品研制或工程設計過程形成的電子文件要以產品型號、研究課題或建設項目為單元按類別進行歸檔。
3.1.5會計電子文件整理時應附有會計交接表，列明歸檔材料的詳細項目，如帳薄名稱、編號、頁數、啟用日期等、相關人員進行簽名確認，同時附存紙質文件。
3.2電子影像/圖像文件的整理
由于網絡信息技術的發展，醫院每天產生大量的電子影像/圖像文件及電子病歷資料，根據衛生部《醫療機構病歷管理規定》，在醫務人員在醫療活動過程中形成的文字、符號、圖表、影像、切片等資料都屬于病歷的范疇。因此，對與病人有關的電子影像/圖像資料的保管也要提高到重要的位置。
期刊文章分類查詢，盡在期刊圖書館
由于電子影像/圖像文件、電子病歷資料多在特定的條件和工作平臺上產生，日常的保管工作應由信息中心（科）進行管理，但應每年對產生的上述電子文件資料進行存盤保管，在歸檔時應按不同年度（時間）、產生部門、保管期限等進行整理，并注明系統環境、工作平臺等內容。
3.3電子圖紙屬于建設項目的按設計、施工、結構、維護管理等順序進行排列，在整理時應注明系統環境、工作平臺、文件格式、等內容。方便跟蹤及使用。
3.4全部歸檔的電子文件應使用不可擦除型光盤。鑒于磁盤及移動硬盤的保存時限、抗干擾能力及結構穩定性不及光盤，應盡量避免使用磁盤或移動硬盤存檔。在歸檔時應附有標簽、注明編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟硬件條件等。 轉貼于
3.5歸檔的電子文件至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱利用，對重要的電子文檔資料可復制第三套進行異地保存。
4 電子檔案的保護
電子檔案的保護是當前檔案管理的一項重要內容，作為檔案管理部門應具備相應的電子檔案管理知識，配備相應的電子檔案管理設施及設備，如應配備相應的計算機設備、光盤刻錄儀及安全防護軟件等，同時需要建立一整套嚴格、規范、合理的電子檔案保護與利用制度。
4.1建立 “兩套制”的存檔模式，即電子文件、紙質文件同時存檔，形成內容相同的兩套檔案，歸檔時使用不同的編目方法和存貯工具，檔案管理部門應在每一卷電子文件及紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的文件的編碼及存址，讓兩種形式的檔案間建立準確、規范的映射關系，以便于對應和查找。
4.2光盤的保護
光盤在歸檔時應規范排放，不宜受壓，應直立旋轉。在日常的使用及保管過程中注意對光盤不得擦洗、劃刻、觸摸光盤裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打光盤，以免造成損壞。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。光盤應避免接觸外來磁場，外來磁場可作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低。保存紙質檔案的標準溫度為14～24℃，相對溫度45%～60％，而保存電子文件的理想溫度為16～20℃，相對溫度40%±5％［2］；注意避光，光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。防止光盤沾染灰塵和污垢，灰塵對電子檔案也會造成危害，有可能會污染、腐蝕、霉化損壞電子文件載體，造成數據信息的丟失，因此應注意落實嚴格防塵措施。
4.3電子檔案使用條件的保護
由于電子文件是通過將信息與載體結合在一起而形成的，需要通過計算機及相應的工作軟件或平臺才能識讀，一旦出現技術過時或電子文件運行的條件和平臺出現了變化，都會影響到電子檔案的有效性和使用性，因此在維護電子檔案的完整性與安全性方面應注意做好以下工作：
4.3.1電子檔案運行系統及檔案管理的應用軟件需進行及時升級，滿足軟、硬件環境及文件運行的需求。
4.3.2對電子檔案在使用及利用過程中的權限進行嚴格的分配與確認。不斷更新安全防護軟件，是電子檔案安全性的有效保障。
4.3.3鑒于電子載體壽命相對較短，一般為5-15年，而且易受多種人為的不良因素影響，定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉儲一次，轉儲后的載體與原載體同樣編號保存［3］。
4.3.4對于出現破損的電子檔案，及時采取有效的修復技術進行修復。
隨著醫療科學技術及信息技術的不斷發展，對醫院檔案管理人員提出了更高的素質要求。除了需要具備專業的檔案管理基礎理論知識外，還應具備計算機理論知識及應用技術，學習和了解醫學活動的規律、工作流程等多學科的知識，不斷提高自身的文化素質，逐漸掌握并豐富電子檔案管理的技巧與經驗。努力成為掌握現代科學技術知識的新型檔案管理人員隊伍中的一員，為醫院的檔案管理工作做出自己應有的貢獻。
參 考 文 獻
[1]CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求.第一部分:電子文件歸檔與檔案管理[S].中華人民共和國國家標準，GB/T17678.1-1999.
一、著力觀察研究，分析中小學檔案管理存在的問題
近幾年結合“兩基”工作驗收督查，就云南省部分地區中小學檔案管理工作進行了調查研究中發現的一些問題，綜合起來主要表現在以下幾個方面：
1、教師檔案意識不強，領導重視程度不夠
長期以來，在中小學教育過程中還是認識不到檔案管理在學校建設中的重要性和必要性，使得學校檔案管理嚴重滯后于其它各項工作，學校領導大多對學生檔案不夠重視，總認為學生檔案在學校工作中無足輕重，學生只要學習上出類拔萃，分數令人滿意就行。所以必然就會出現學生檔案工作沒安排、沒要求的紕漏。而廣大教師檔案意識也較為淡薄，誤認為資料收集、歸檔是檔案管理人員的事，往往把它排斥在個人工作之外，忽視學生檔案管理對學校工作的促進作用，對學生的學籍管理和基本情況，也只僅限于自己任教期間，一旦自己換崗或離開，就統統丟棄，有時學校想找點班級資料都成問題，查找不到也詢問不到，而領導對此做法也只是睜只眼閉只眼。
2、檔案人員業務水平不高，檔案管理分工不明
一般中小學的檔案管理人員是教師兼職或臨時配備的，沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案材料的分類、歸檔、整理、保管、利用等業務不了解，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是被動的將材料放入檔案盒，有的資料干脆就隨便堆放在一邊，沒有及時整理歸檔，臨到用時才慌慌忙忙胡亂翻找，而且把學校行政內務、上級下發文件文案、教師集體或個人檔案、學生類別檔案統統歸于一處，毫無頭緒，根本就談不上什么檔案的規范化管理。
3、檔案資料收集不完整，利用率較低
由于受多種因素制約，大多數學校只重視學生的考分和社會效應，對檔案管理方面的認識不足，學校領導班子大多也只是注重抓眼前教學工作而忽略了對學校長遠發展有利的檔案管理工作，造成學校檔案信息資源開發不足，檔案利用率不高的局面。中小學校在檔案資料收集管理上普遍存在的主要問題有：一是檔案資料收集不全，學生檔案資料雜亂無章，尤其對優秀課堂教學、課題研究成果等有保存價值的材料沒有歸檔；磁盤、光盤、照片、實物貧乏。二是檔案室只負責把自認為有用的材料加以整理保存而忽略其他，從而造成找資料、調信息難度較大。有時想找點學生的成長記錄或獲獎資料，還得到處打電話、捎口信讓學生從家里帶來（而有的學生已經畢業）。三是缺少必要的監管機制，造成資料收集不及時、隨意歸檔、缺失散失等現象，甚至有些學校因工作人員工作調動，使之原本殘缺不全的材料更不知去向，真正的“人走茶涼”。這些問題直接影響了學校檔案管理的系統性、完整性、連續性和規范性，使得檔案的價值大打折扣，根本就談不上有效利用。
二、增強時代感，改進中小學校檔案管理工作的思考
1、加強領導，增強檔案意識
領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，學校領導要把檔案管理納入學校發展和管理的重要內容來抓。學校檔案管理工作是教育部門的一項長期任務。中小學校要將其作為一項重要工作列入議事日程，不但要建立完善的管理制度，定期督查，使這項工作成為全體教職工的自覺行動，而且還要大力宣傳學校檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使之成為中小學校常規管理與建設的一項重要任務。
2、加強檔案人員培訓，提高管理技能，健全檔案管理制度
在個人信息法領域中，對人事檔案的基本定位，是“依特定目的而收集的并以一定方式編排的個人信息的集合”[1]。法學界在現代隱私權的基礎上，建構個人對其人事檔案的合法利益的救濟框架，完成該合法利益的權利化。按照侵權責任法的原理，對于作為人格權的隱私權的損害主要是給予精神損害賠償的救濟，也不排除對經濟損失的賠償。根據我國人事檔案制度的規定，本人是根本無法知悉檔案記載的內容為何、檔案記載是否有錯誤、被提供給何人查閱等。不少學者提出在人事檔案的管理中應尊重個人信息自決權，給予當事人請求復核、更正、刪除等權利[2]，即個人的知情與參與等權利[3]。
從個人信息保護的角度而言，與以傳統隱私權保護為基點的隱私權保護機制不同，現代隱私權在權利配置上，要求按照個人信息處理的不同階段進行權利增設與重置，在保護機制上，要求建立個人信息保護所要求的公共監管機制[4]。在目前，我國隱私權保護法制無法完成現代隱私權，特別是個人信息保護所需要的保護架構。
筆者認為，在分析人事檔案制度中，OECD所提出的八項著名指導原則（匯集限制原則、資料內容正確性原則、目的明確化原則、利用限制原則、安全保護原則、公開原則、個人參與原則、責任原則[5]），既可以作為制度分析的工具，也可以作為制度改革的借鑒。本文以我國司法實踐中關于人事檔案管理侵權的判決文書為基礎，結合上述指導原則，以類型化的方式，分析我國司法實踐的現狀，為人事檔案制度改革奠定必要的實證基礎。
二、經驗材料
在我國有關人事檔案管理侵權糾紛的司法實踐中，可以將有關的糾紛歸納為以下幾個類型：
（一）人事檔案因記載不完全導致的侵權責任
該類侵權責任，主要發生于用人單位在檔案信息收集與檔案材料制作中因所記載的事項不完全的情形中，體現為應當記載的而沒有記載，還包括記載錯誤等其他情形。
在“某制藥廠與李某財產損害賠償糾紛上訴案”[6]中，法院認為：“本案中,李某的《企業職工檔案》中只記載了李某自1986年到新疆維吾爾自治區商運司參加工作、工資審批及退休的一些情況,對1985年以前李某參加工作及調動工作的情況均未記載,致使李某1985年之前參加工作的工齡無法認定,故制藥廠應對其記載檔案不全承擔一定的民事責任”。在該案中，法院是把該類侵權糾紛作為財產損害賠償糾紛，而非作為人格權侵權糾紛予以處理的，而且在判決處理上，也沒有給予受害人以任何物質性或者精神性的損害賠償，而是判決加害人承擔補建相應的人事檔案的責任。
在“韓某與某公司財產損害賠償糾紛上訴案”[7]中，法院也認為：“某公司作為代為保管韓某人事檔案的單位理應對韓某的相關人事檔案信息妥善保管，某公司提供的《企業職工檔案》只記載了韓某1985年開始工資套改及退休情況，對1985年之前韓某參加工作的情況均未記載，且某公司對韓某1978年參加工作認可，故對韓某要求某公司賠償其工資損失的訴訟請求，本院予以支持”。
在“吳耀榮訴廣州鷹金錢企業集團公司勞動合同糾紛案”[8]中，法院確認：“由于原告檔案沒有反映原告辭職的有關情況記載，在這階段的職工花名冊也丟失，以致社會保障局無法取得能夠證明原告工作經歷的原始資料，造成原告無法享受視同繳費26年1個月年限的養老待遇，并因此無法享受視同養老保險繳費年限滿25年由政府專項資金全額資助繳納過渡性基本醫療保險費，責任在于廣州市穗光食品廠”。
本部分所研究的后兩個案件判決的重要意義在于，對因人事檔案記載不全而給當事人造成的物質損害（工資損失、過渡性基本醫療保險費損失等）給予了賠償，并沒有給予檔案關系人以精神損害賠償。
（二）人事檔案因保管不善遺失導致的侵權責任
該類侵權案件，可能發生在公共性檔案保管機構（國家機關、事業單位等所屬的檔案部門）與檔案關系人之間，也可能發生在商業性檔案保管機構（企業、職業介紹服務中心、職業介紹所等）與檔案關系人之間，是一種比較多發的人事檔案侵權糾紛類型，而且在是否具有可訴性的問題上，司法機關對行政部門所保管的人事檔案遺失與企業、事業單位所保管的人事檔案遺失，具有二元化的傾向。司法實踐往往對前者持不具有可訴性的立場[9]，而對后者持具有可訴性的立場[10]。
值得注意的是，該類民事案件在糾紛定性上比較復雜，主要是被作為侵權案件予以處理的，且主要賠償的是當事人的經濟損失，但在少數案件中對當事人的精神損害給予了賠償[11]。只有在雙方當事人之間有明確的檔案保管約定的情況下，才可能是被作為違約案件予以處理的。
在“劉巖與北京市朝陽區職業介紹服務中心保管合同糾紛上訴案”[12]中，終審法院認為：“職業介紹中心作為保管人沒有履行合同的義務將劉巖檔案丟失，職業介紹中心具有過錯，其違約行為必然影響劉巖今后就業及享受相關待遇，因此，應對其違約行為承擔相應的責任，賠償劉巖相應的損失，對于損失數額，本院依據劉巖提供的證據結合日常生活經驗，酌定為30000元”。在該案中，在當事人之間存在著明確的人事檔案保管合同（委托存檔協議），所以法院將該案作為違約案件予以處理。
在“李蔚萍訴長葛市歸僑僑眷聯合會勞動爭議糾紛案”[13]中，法院認為：“在原告達到退休年齡時因檔案丟失而無法辦理，對此被告長葛市僑聯應負保管不善的責任，具有過錯。由于無原告檔案材料，造成原告不能及時辦理養老退休手續，給原告的利益已造成一定程度的損失。對原告主張的損失，被告應予賠償”。
在“安陽市北關區彰北街道辦事處與陳建設勞動爭議糾紛上訴案”[14]中，法院支持了初審法院的觀點：“上訴人將被上訴人檔案遺失，影響了被上訴人享受相關待遇，給其取得相關利益造成了可預見的損失，故原審判決根據安陽市的人均生活水平，酌定一次性賠償被上訴人遺失檔案損失并無不當，本院予以維持”。更為重要的是，在該案中，終審法院提出了人事檔案遺失侵權之訴與勞動關系糾紛之訴的相互獨立性問題，即“關于陳建設的身份及雙方是否形成勞動關系的問題。因該糾紛同檔案遺失引起的侵權之訴不屬同一法律關系，本院不予審查，應另行處理”。
在“李傳雅與廣州鋼管廠有限公司勞動爭議糾紛上訴案”[15]中，終審法院認為：“鋼管廠遺失李傳雅檔案造成李傳雅辦理退休手續的延誤，以致于李傳雅未能享受到從2006年7月起每月增加基本養老金100元的調整，該損失應由遺失李傳雅檔案的鋼管廠承擔責任。鋼管廠應按每月100元從2006年7月起計算至本判決生效之日一次性支付給李傳雅，以后每月于當月30日前支付100元給李傳雅至其死亡時止”。該判決將不能辦理退休手續的損失用一次性支付和終身定期金的方式予以賠償，其大膽與創新，令人耳目一新。
在上述案件的損害救濟上，對人事檔案關系人主要是給予了損害賠償的救濟，但是并未言明是對物質利益的損害賠償，還是精神損害的賠償。從合同法和侵權責任法的理論而言，似乎該損害賠償主要是針對物質損害而做出的，均未對檔案關系人的精神損害予以救濟。
（三）人事檔案在勞動關系終止時未及時移轉導致的侵權責任
該類侵權責任，體現為用人單位在勞動合同終止后未能及時移轉勞動者的人事檔案而產生，主要產生于勞動爭議糾紛領域中，而且往往是被作為勞動爭議糾紛予以審理的。
在“青島晶華玻璃有限公司與王政智勞動爭議糾紛上訴案”[16]中，法院進一步闡明：“本案中，晶華玻璃公司在與王政智終止勞動關系后至今未給其辦理檔案轉移手續的事實清楚，故原審法院依據勞動合同法的有關規定，判令晶華玻璃公司為王政智轉移檔案正確，本院予以確認”。在該案中，盡管被告用人單位在相當長的時間內沒有給勞動者轉移人事檔案，但是法院并沒有因此給予勞動者損害賠償的救濟，而僅僅是判決用人單位繼續履行相應的移轉義務。
在“袁媛訴重慶銀行股份有限公司勞動爭議糾紛案”[17]中，法院認定了用人單位未為及時移轉勞動者人事檔案的違法性，即“雙方的勞動關系在1994年已解除，重慶銀行未即時為袁媛轉移檔案資料，不符合相關規定”，而且還進一步明確了勞動者訴請用人單位及時移轉人事檔案的權利屬于用人單位的在勞動合同解除后的附隨義務（后合同義務）且不適用訴訟時效的規定，即“由于原告該訴請系勞動關系解除后用人單位的附隨義務，該請求不適用訴訟時效期間的規定”。以此保護勞動者對自己人事檔案的合法利益。
（四）人事檔案去向信息告知義務不履行而造成的侵權責任
該類侵權案件，體現為用人單位在勞動者的勞動合同中終止后，長期不告知勞動者的人事檔案的去向，給人事檔案關系人（勞動者）造成損害的情形。在司法實踐中，該類案件相對較為少見，而且也是被作為勞動爭議糾紛予以處理的。
在“華某某與上海汽車電器總廠勞工合同糾紛上訴案”[18]中，法院確認：“職工檔案記錄職工的生活、工齡、工作經歷等，用人單位應當妥善保管并在職工離職后及時辦理移交手續且告知檔案的去處以便職工享受其應得的各項政策待遇。上海汽車電器總廠雖然在1993年12月履行了檔案轉移手續，但直至2008年6月才告知華某某，亦有不當之處。原審法院據此酌情判令上海汽車電器總廠賠償華某某養老退休金損失15,000元亦無不當”。
在該案中，法院不僅確認了用人單位對勞動者的人事檔案的基本義務，即在勞動關系存續期間的妥善保管義務和在勞動關系終止后的及時移轉義務，而且還確認了用人單位在勞動關系終止時及時履行檔案移轉義務后及時告知檔案去向的義務，以此保護勞動者的權益。誠為司法能動主義的一大進步。
三、對司法實踐的反思
與對人事檔案制度改革的思考
從對上述人事檔案管理侵權糾紛司法判決材料的整理歸納與初步分析，可以得出如下結論：
首先，在糾紛的性質定位上，有關人事檔案管理中的侵權糾紛的歸類，較為復雜，且多種多樣。既有作為財產損害糾紛，也有作為違約責任糾紛，還有作為勞動爭議糾紛予以審理的。在司法實踐中，還有法院敏銳地提出了人事檔案侵權之訴的獨立性問題。這一點主要是跟目前我國立法上關于人事檔案關系人對其人事檔案的合法利益是否權利化以及如何權利化的規范之闕失有極大的關聯。
其次，在損害賠償的性質和范圍上，在我國有關人事檔案管理中的侵權糾紛的案件中，司法機關普遍傾向于而且也實踐了對給予當事人造成的物質損害應當給予救濟的主張，而對前述各類型侵權行為造成的精神損害，則根本就沒有或者較少給予賠償。此外，在司法救濟中，還普遍使用了非損害賠償的救濟方式，如繼續履行（及時移轉）、恢復原狀（補充建檔）等措施。這是因為在我國司法實踐中，被司法機關所看重的是人事檔案在記載不完全、遺失、不及時轉遞以及去向不明等情形中給人事檔案關系人在就業待遇、繳納社會保險、辦理養老退休等方面造成的經濟損失，忽略了人事檔案管理中的侵權行為對人事檔案關系人所造成的精神損害。可以說，存在著嚴重的將人事檔案關系人對其人事檔案的合法利益財產權化的傾向。這一點與法學理論界將人事檔案關系人對其人事檔案的合法利益人格權化（隱私權化）的基本觀點大相徑庭。
最后，在損害賠償的數額與方式上，法官的自由裁量權起到了主要作用，法官通常會根據當事人提供的證據和日常生活經驗相結合予以認定，既有一次性支付的損害賠償金，也有終生定期支付的損害賠償金。
綜上可以說，從OECD的指導原則而言，人事檔案管理中的侵權行為主要體現為對資料內容正確性原則、安全保護原則和個人參與原則等三大原則的違反。
從法律規范的創制而言，對人事檔案關系人對其人事檔案的合法利益的保護，應當將該合法利益規定為法律上的人格權位階，特別是隱私權的范疇，為了彰顯個人信息主體對其個人信息的權利與傳統隱私權的差異，可以稱之為個人信息自決權。從司法實踐的改善而言，應當注意人事檔案關系人對其人事檔案的合法利益中的人格權因素，在司法救濟上，不僅要給予受害人因人事檔案管理中的侵權行為導致的經濟損失的救濟，而且也要給予受害人因該侵權行為而導致的精神損害的救濟。
注釋：
[1]齊愛民.拯救信息社會中的人格:個人信息保護法總論,北京:北京大學出版社,2009年版,第81頁.
[2]王秀哲.隱私權的憲法保護,北京:社會科學文獻出版社,2007年版,第243頁.
[3]張建文.論人事檔案遺失的權利救濟,北京檔案.2009年第10期,第19頁.
[4]張建文.基因隱私權的民法保護,河北法學.2010年第6期,第11頁.
[5]劉怡君.資訊化社會隱私權之研究――以日本個人資訊保護為中心，淡江大學日本研究所碩士班碩士論文,2005年6月,第84-86頁.
[6]新疆維吾爾自治區烏魯木齊市中級人民法院(2011)烏中民一終字第1059號民事判決書.
[7]新疆維吾爾自治區烏魯木齊市中級人民法院(2011)烏中民一終字第912號民事判決書.
[8]廣東省廣州市天河區人民法院(2009)天法民一初字第3137號民事判決書.
[9]許昌縣人民法院(2010)許縣法行初字第36號行政裁定書.在該案中,法院認為:原告所訴被告因保管不善將檔案丟失不屬于人民法院受案范圍，原告可以向被告或其上級機關及有關部門反映解決.
[10]張建文.行政部門所保管的人事檔案遺失的權利救濟,北京檔案.2011年第7期,第17頁.
[11]河南省安陽市中級人民法院(2009)安民二終字第55號民事判決書.
[12]北京市第二中級人民法院(2011)二中民終字第9927號民事判決書.
[13]長葛市人民法院(2009)長民初字第00699號民事判決書.
[14]河南省安陽市中級人民法院(2009)安民二終字第304號民事判決書.
[15]廣東省廣州市中級人民法院(2007)穗中法民一終字第2563號民事判決書.
[16]山東省青島市中級人民法院(2011)青民一終字第385號民事判決書.
[17]重慶市渝中區人民法院（2009）中區民初字第6132號民事判決書.
[18]上海市第二中級人民法院(2010)滬二中民三(民)終字第1315號民事判決書.
[關鍵詞] 檔案信息資料分類；檔案實體分類；比較；原因
【中圖分類號】 G272.5 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1007-4244（2013）11-241-1
分類是人們對事物的認識和管理的一種基本方法，也是在進行檔案管理時的基本方法。檔案的分類和其他文獻的分類相比，具有獨特的“二元主義現象”。在對一般的文獻進行分類時，僅使用一種分類標準，形成一種分類體系，同時滿足文獻的實體有序化和信息有序化的雙重需要。而在整個檔案管理過程中，需要進行兩次分類，這兩次分類在分類對象、思路和目的等方面有著明顯的差異，形成了檔案信息分類和檔案實體分類這兩種分類體系。這兩種分類體系在檔案管理中同時存在，在不同的管理需要中發揮著各自不同的作用。
一、檔案信息分類與檔案實體分類的比較
（一）檔案信息與檔案實體。檔案信息分類和檔案實體分類的主要區別就是兩者的分類對象不同。檔案信息是利用變化載體的方法從原始檔案文件中提取出來的，自身屬于抽象的事物，需要附屬在一個新的載體來存在，實現其價值。檔案實體是檔案的原始文件，主要是對檔案進行原始記錄。檔案實體只是一種管理方式，主要根據檔案在來源上的歷史聯系進行分類，檔案信息分類則是采用形式邏輯的方式。檔案管理的使用價值就是滿足人們對檔案的各種使用需求，人們在使用檔案時，主要是利用檔案信息資料。所以要基于檔案實體對相關檔案信息推行信息管理，分類相關信息能夠使信息有序化，更加方便我們迅速查詢和使用檔案信息，實現檔案管理的使用價值。
（二）歷史主義和邏輯主義。從檔案信息分類和檔案實體分類的思路上來看，主要分為邏輯主義和歷史主義兩種派別。在進行檔案管理時，檔案實體分類主要是通過歷史主義的原則，按照檔案實際情況和內容界限直接認定，按照檔案在其來源上的歷史聯系進行分類，檔案館中的所有檔案被劃分成若干個全宗，每個全宗又按照日期和形成檔案的機構進行細微的分類，形成一個完整的實體分類體系。檔案信息分類主要采用形式邏輯主義的原則，突破檔案來源上的歷史聯系，按照社會組織的職能分工并結合檔案信息內容的屬性對檔案信息進行分類，人們可以按照職能活動或事物的屬性來查找檔案。
（三）信息分類號與實體分類號。從信息分類和實體分類的目的及結果來說，檔案實體分類的目的是顯示檔案來源的歷史聯系，比較完整的展現出一個組織或個人在社會活動中的發展過程。新標準中檔號的組成包括全宗號、時間、保管時限和件號。而信息分類的目的體現在檔案內容的邏輯聯系，使分散保存的不同宗卷中內容屬于同一專業或職能活動的檔案劃分到同一類目下，給所有檔案進行分類號，展現每個信息在整體信息分類體系中所在的具置，編號是由漢語拼音和數字混合在一起構成，使人們能夠利用檔案的特點進行查找。
（四）試題管理與信息開發。檔案的管理工作，在理論上可以劃分為檔案內容信息開發和檔案實體管理。檔案的實體分類是保管、鑒定和統計的基礎，在檔案實體管理工作中進行。檔案信息分類屬于一種檢索語言，實體管理完畢后，在信息的開發工作中進行。
二、檔案信息分類與檔案實體分類并存原因
形成檔案信息分類和檔案實體分類在檔案管理中并存的原因：檔案和其他資料都是同屬于文獻的范疇，是內容較為完整、歷史價值較高的信息記錄，目的都是幫助人們通過信息形成某種認識，所以文獻的分類需要適應人們對文獻的需求特點。一般情況下，人們是根據信息內容和特點進行文獻的查找和使用。檔案信息分類，就是按照文獻的內容和特征進行邏輯分類而形成的體系。檔案信息分類是人們查找需求的基本途徑，也是檔案的必然要求。在檔案管理機構中，長期利用檔案信息分類，雖然為人們提供了很多便捷的條件，但是使同一出處的檔案全部打亂，檔案所記錄的全部機關的歷史活動內容被損壞、分解和混合，是檔案失去了原有的實際價值，變成繁雜的資料。這種信息分類不能展現出檔案所具有的實際價值和獨特屬性，不利于檔案實體的實際管理，所以還需要編輯一些工具類書籍來輔助檔案的實體管理。另一方面，分類需要尊重和維護事物的本性。檔案是歷史社會活動的記錄，能夠反映出縱向上時間的連續性和歷史性。在進行檔案管理時，信息分類是對檔案內容進行橫向分類，不能顯示人類社會或者歷史的縱向演變、發展過程。所以對檔案進行分類管理時，除了要進行檔案信息分類之外，還需要實體分類對檔案進行歷史性記錄。從檔案來源的歷史聯系出發，有效地維護某一組織或者個人職能活動的整個發展過程，反映人類社會的歷史。
三、結束語
由于檔案的根本屬性不同于其它文獻，使檔案的分類也和其它文獻有很大的不同。檔案信息分類和檔案實體分類二者之間，雖然不統一，卻在檔案管理中同時存在，各盡其職，互補互依。其產生的原因是檔案的歷史記錄性，在檔案管理實踐中不斷地證明，也會在日后的檔案管理中，以其獨特性對檔案管理工作起到更加重要的作用。
參考文獻：
[1]鄧紹興，陳智為.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2000.
[2]中國檔人民共和國檔案行業標準歸檔文件整理規則[J].中國檔案，2001，（1）.
