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序論：在您撰寫檔案管理痛點時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
（一）電子檔案管理與傳統檔案管理的共性
電子檔案管理與傳統檔案管理的共性表現在三個方面：一是兩者的基本原理共通，以傳統檔案管理原理為基礎，電子檔案采用信息化技術將之進行了有效的整合與優化，即使電子檔案管理的技術水平、管理質量以及管理方式都明顯高于傳統檔案管理，但這并不排斥兩者在基本原理上的共通性，總的來說，電子檔案是傳統檔案管理發展的成果；二是電子檔案的存在與傳統檔案不可分離，傳統檔案所管理的信息屬于社會實踐數據，這些數據具有極大的真實性，對電子檔案管理來說，同樣需要保障信息的可靠與真實，此時，傳統檔案資料就是其真實性的重要保證；三是電子檔案的出現使傳統檔案的信息量得以擴大，建立在信息技術上的電子檔案具有大容量優勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現資源共享，在進行資料調用時具有更好的便利性，同時，如果想要查看實體的傳統檔案，還可以直接通過電子檔案的記錄將其調出，進而實現直接獲取。
（二）電子檔案與傳統檔案管理上的差異
1.管理方式不同
電子檔案就其本質特性來說有著很大的特殊性，它能夠實現檔案一級管理，也就是說檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個檔案號，這個檔案號具有唯一性，并且對檔案類型采用相應的主題進行標注；傳統檔案管理的工作量相對較大，在管理過程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個位置進行儲存。
2.保管方式不同
電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，在現代技術與計算機的更新過程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統的檔案管理具有信息紙質備份，通常不會出現檔案信息丟失情況，也不會面臨病毒入侵等網絡風險。
3.歸檔方式不同
電子檔案具有可逆性與可重復性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優點在于消除了最初檔案歸類時出現錯誤的擔憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內容存在一定的失真性；傳統檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關的聯系，管理人員進行歸檔時還必須根據相應的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優點
1.電子檔案管理的出現，有利于綠色環保事業的開展
電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質文件的使用數量大大降低。紙張的節省不僅減少了資金的投入，還使樹木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護。同時，紙質文件使用數量的降低，還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。
2.電子檔案管理提高了傳統檔案管理的效率
檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數據傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。
（二）電子檔案管理的弊端
1.電子檔案管理的信息載體面臨變質與老化危機
如果長期使用，可能出現資料無法讀取現象，因此，電子檔案管理模式下，應該做好相關的安全備份工作，保護手段可以采用云技術等。
2.企事業單位在進行電子檔案管理
由于其操作程序相對復雜，對檔案管理人員的專業要求較高，因此，必須要配備以高技術人才，同時，還應該加強管理人員技術培訓，充分保證電子檔案可靠性。
3.電子檔案在進行數據共享與傳輸時，面臨復雜的網絡風險
例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數據信息安全管理，可以采取建立網絡防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。
4.雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高
國家也出臺了相應的電子檔案管理法規，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關部門應該退出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發展保駕護航。
三、結束語
摘 要 隨著我國計算機的普及和信息技術的發展，各項工作都步入信息化的行列，當然，檔案管理也不例外。電子檔案管理模式在很大程度上提高了傳統檔案管理模式的工作效率，為檔案管理工作提供了便利，但是與此同時也使檔案管理存在著安全隱患。本文主要闡述了電子檔案管理和傳統檔案管理各自的特點，并從中分析他們的異同，進而歸納出兩種檔案管理模式的利弊。
關鍵詞 電子檔案 傳統檔案 檔案管理 利弊
隨著社會的發展，日常辦公逐漸趨于自動化、網絡化和標準化，日常辦公幾乎屬于無紙化，不再需要紙和筆，而是直接在計算機上完成，所以，一般都是電子文件多于紙質文件。隨著電子檔案的增多，電子檔案管理成為必然，如何加強電子檔案管理以防文件的損壞和丟失，實現電子檔案管理的高效、準確、安全是我們在檔案管理工作中應該著重思考的問題。 電子檔案的特點
電子檔案管理不僅要管理電子信息，還要將電子信息與實體檔案緊密聯系起來，實現對電子檔案的識別、處理，并要求能夠在網絡上傳遞。電子檔案的特點主要有：第一、信息不能人工識別，傳統紙質檔案在記錄時都是采用人工可識別的符號，而電子檔案要通過計算機轉換才能夠被人識別;第二、信息的存儲具有高密度性，節省了存儲的空間;第三、信息管理具有方便快捷性，電子信息與載體之間無必然聯系，隨時可以分離，能夠復制存儲于不同介質之中，方便進行異地之間的傳輸和管理，節省時間;第四、方式多樣性，電子檔案與傳統檔案單一的文字記錄不同，可以利用多媒體技術記錄檔案，保持了檔案的生動性[1]。 電子檔案管理與傳統檔案管理的相同之處
電子檔案管理是在傳統檔案管理的基礎上形成的，電子檔案的記錄必須要依附于傳統檔案的真實記錄才能保證電子檔案的真實可靠;電子檔案管理的原理基本與傳統檔案管理相同，只不過是通過信息化的手段將其整合，提高了效率;電子檔案管理與傳統檔案管理所包含的內容相同，電子檔案管理是對傳統檔案的信息進行歸納，擴大了信息容量，實現了資源共享，能夠快速讀取信息。 電子檔案管理與傳統檔案管理的不同之處 電子檔案在歸檔時間上不同于傳統檔案
電子檔案的管理能夠根據文件完成的時間隨時歸檔，而傳統檔案管理要在整個過程結束后制定一個標準的表格在規定的時間內歸檔，在時間上缺少靈活性。由此可見，電子檔案隨時歸檔的好處是可以避免因時間問題而造成的文件丟失，保證了歸檔的完整性。 電子檔案在歸檔方式上不同于傳統檔案
電子檔案都是采用編碼對其管理，但是由于載體的不固定性和可修改性，很可能造成電子檔案的準確性、真實性缺失，而傳統檔案都是按照一定的次序進行編目之后，人工歸檔，保證了文件的真實、安全和完整。因此，在進行電子歸檔時，必須要隨時進行加密和認證，以保證其真實有效。 電子檔案在保管方式上不同于傳統檔案
電子檔案的保管主要是以光盤或磁盤為載體，但是這類載體易老化變質，而且在更換介質的過程中可能會影響文件的可讀性，而傳統檔案的保管需要保證紙質文件不受損壞，在轉移的過程中不丟失，對人工的要求比較高[2]。因此，在對電子檔案進行保管時，要求有關部門使用統一的格式對檔案進行存儲和傳輸，必要的時候可以打印一份紙質檔案作為備份。 電子檔案的查詢方式不同于傳統檔案
電子檔案在查詢使用過程中，可以在獲得權限之后，登錄檔案管理中心查閱相關信息，而傳統檔案在查詢過程中，需要先向上級申請，獲得批準后通過檔案號人工查找，浪費了大量時間，影響了工作效率。 電子檔案管理與傳統檔案管理的利弊
采用電子檔案管理節省了大量時間，可以有效提升檔案管理的效率，方便不同地區和不同部門之間進行數據傳輸，而且在查詢使用中更加方便快捷。除此之外，電子檔案管理符合當今社會的低碳環保理念，無紙化辦公在節約了資金的同時，減少了樹木的采伐，保護了森林資源[3]。
然而，任何一種管理模式都存在著不同程度的弊端。由于我國電子檔案管理起步晚，在法律監管上落后于一些發達國家，電子檔案管理面臨著很多挑戰，如何保證電子檔案的法律效應是一個重要的問題。電子檔案還存在著易丟失或因時間問題無法讀取的問題，所以在管理過程中要注意對文件予以保護和備份。此外，在信息技術如此發達的背景下，電子信息的安全性難以得到保障，各種病毒和黑客威脅著電子文件的安全，這就對管理人員的技術提出了較高要求，要對電子檔案采取加密和設置防火墻等措施。
結束語：
綜上所述，電子檔案管理方式的出現大大提高了辦公的效率，而且有效節約了森林資源，但是與傳統的檔案管理模式相比還有其不足之處，不能完全取代傳統檔案管理。因此，我們要加強對電子檔案管理的研究，推進電子檔案的標準化、安全化、準確化管理，使之更好地服務于社會。
參考文獻：
[1] 李丹一.對比研究電子檔案管理和傳統檔案管理利與弊[J].辦公室業務，2014（21）：88-88.
關鍵詞：電子檔案管理；傳統檔案管理；利與弊；分析；
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01
當下正處于信息化時代，檔案管理工作突破了傳統形式的管理模式，即拋棄紙質管理方式應用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優勢，能夠有效地提高管理的效率，滿足現展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現在越來越多的檔案數據被建立起來，電子檔案管理會被更加廣泛的應用于管理工作中，所以對電子檔案管理的安全加強重視具有重要的意義。
一、電子檔案管理同傳統檔案管理的比較
電子檔案管理充分的體現了現代化元素的應用，例如應用電子信息技術等形式對數據進行存儲以及管理。在應用電子檔案的過程中，不會再涉及到紙質檔案資料的處理環節，可以利用網絡系統和一些專門的管理軟件進行數字化管理。電子檔案管理同傳統形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。
（一）歸檔時間不同。電子檔案管理和傳統檔案管理具有歸檔時間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時間，可以隨時隨地進行歸檔工作，沒有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應用網絡把文件向檔案的管理部門進行傳輸，再利用電子數碼簽名認證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對于傳統形式的紙質檔案管理，主要是通過檔案管理部門進行統一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關部門，這些工作都是具有周期性質的，必須要在實施前做好具有標準性的表格等材料，以方便各部門之間的發放工作以及回收。
（二）管理方式不同。電子檔案管理應用電子編碼的技術，將各個不同的檔案文件貼上不同的標簽進行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復雜的特點。與電子檔案管理方式不同，傳統檔案管理因為在進行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。
（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發生老化以及變質的現象，一旦發生這些狀況就會造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現以上問題的主要措施就是應用安全備份等方式，并且聯合形成專門的文件管理部門，轉換文件的格式，將文件的格式統一轉換后進行存儲。而傳統檔案管理存儲只需要保持紙質的完整性，令其不受破損即可，但是對于保護環境卻提出了較高的要求。所以，傳統檔案管理對于檔案的保存更具有困難性。
（四）查詢方式不同。對于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進行正常的查詢。例如，查詢者只有經過申請注冊的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統檔案管理要先向有關的檔案管理部門提出申請，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優勢。電子檔案管理具有諸多的優勢。首先，應用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因為在歸檔的時間以及歸檔的方式都節省了大量的時間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過應用現代科學技術，例如應用數據傳輸技術，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時間，采用專門的軟件對檔案的數據做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對紙張的利用，所以在環保工作中具有突出的貢獻。由于減少了對紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對樹木的砍伐，有效地保護了森林資源，具有更加重要的意義。同時，采用電子檔案管理的方式能夠降低對訂書釘、印刷和筆墨等材料的應用。
（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應用了科學技術增添了現代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國雖然對于電子文件管理工作制訂了有關的法律法規進行約束其工作行為，但是以現有的法律規定而言，并沒有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當下電子檔案管理在法律規定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應該深入的研究的內容。其次，電子檔案管理具有的最嚴重的弊端就是文件載體容易老化以及變質。因為如果在長期使用的情況下其很可能會造成無法讀取的狀況。一旦發生這種現象，就會引發文件丟失等問題，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。所以，當下有關的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護措施，防止或者避免文件載體發生老化或變質，造成無法讀取的現象。例如應用安全備份或云技術等方式，獲得了良好的保護效果。再次，電子檔案數據在進行傳輸的過程中或在實施共享的時候，對于數據的安全保護問題也是一項要考慮的問題。當下信息技術正在高速發展，給數據信息的傳送帶來便利的同時，也產生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數據過程中很容易對其安全性產生威脅，所以應該引起有關的管理人員的重視，并且加強防范，例如應用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應用電子檔案管理對于工作人員提出了較高的要求。因為在歸檔程序中具有較復雜的程序環節，并且工作繁瑣，對于技術水平的要求較高，所以需要具備高素質能力的工作人員。
參考文獻：
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[4]董利紅.試析電子檔案和傳統檔案管理的異同點[J].陜西檔案，2015（02）.
[5]張承宇.基于QR碼水印的電子檔案管理系統的設計與開發[D].浙江理工大學，2013.
1 電子檔案管理與傳統檔案管理的區別
電子檔案管理，就是通過計算機等手段來記錄文件內容并且保存管理。記錄過程簡單易操作，不會用到筆墨等辦公用品，并通過網絡進行永久保存。與傳統的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點：
1.1 在時間上
電子檔案管理和紙質檔案管理存在著一定的差異，體現在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時歸檔，或者在一定的時間和范圍內，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網絡把文件發送給管理的機構并進行歸檔，這一點，可以節省送檔案，打印檔案等不必要的時間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統的紙質檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設定計劃或者安排時間，以便相關部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進行回收和處理。這一過程既浪費時間，又浪費人力物力。
1.2 在方式上
二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術操作的能力，并且會操作相關的軟件。操作過程為：工作人員通過相關的管理軟件，在各個檔案上粘貼標簽，每一份檔案都有單獨的編號，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質檔案管理比較簡單，開證明就可以辦理。
1.3 在存儲方面
電子存儲方式和紙質的管理方式也存在差異。電子檔案是在計算機或者網絡上存儲，但計算機或者網絡易出現故障，或者電子數據會出現紕漏，不利于檔案的保存。因此，現在的電子檔案管理有所改進，一般情況下要進行備份，還要對文件的具體格式進行轉換，操作完成后才進行統一的保存。而傳統的紙質檔案管理只需要保存好紙質的資料，使之不受損壞即可，但是對環境的要求會比較高，需要干燥安全的環境，因此更加困難。
1.4 在管理的方法方面
電子檔案管理的方式比較復雜，需要對待管理的檔案進行分類，并需要對資料進行編目，在接受文件的第一時間，工作人員需要給每一份檔案一個唯一的編號，同時還有給出相應的類別號、檔案號、文件號，以便在使用時能夠方便查找。這樣，在查找使用時，就可以通過專業的檢索工具進行電腦檢索。
1.5 在查詢使用方面
電子檔案管理和傳統的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計算機上操作，無需固定地點和時間，但需要注冊用戶的個人信息，在使用時通過個人帳號和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統的檔案管理則需要向相關部門進行申請，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個過程效率比較低，浪費時間。
2 電子檔案管理的優點和缺點
2.1 電子檔案管理的優點
用計算機或網絡進行電子檔案管理這種方式，最大的優點就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節省了寶貴的時間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網絡進行傳輸，省去了打印，發送等步驟，節省了時間，同時省去了不必要的花費，現如今隨著專業管理軟件的開發和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規范。
采取計算機信息技術這種形式進行檔案管理，不僅提高效率，也對環境保護作出了一些貢獻。首先就是采用網絡的形式進行檔案管理，節省了紙張，這一點不僅節省了資金，同時也減少了對樹木的砍伐，保護了樹木和環境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節省開支，避免了不必要的浪費。
2.2 電子檔案管理的缺點
使用這種方式進行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個優點之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點：
1.立法不夠完善，雖然我國法律部門已經制定了一些關于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實施環境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰，受法律保護范圍不夠明確，法律實施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們在此領域進行進一步的研究和完善。
2.計算機等電子信息技術的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現在計算機易出現漏洞或中毒的情況，一旦計算機發生硬盤損壞現象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們在技術上進一步的完善，我們需要加強電子備份，運用云技術等新興技術手段進行保存，并且還要通過加設密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進行維護。
3.用于管理電子檔案的存儲設備容易發生過期、老化或亟待更新等問題，長時間保存或許會出現無法讀取等嚴重后果。這就需要相關的工作人員定期維修更新，并且備份保存。
4.對于工作人員的技能要求較高，因為電子檔案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業的技術儲備以及長期的工作經驗。因此需要長期鍛煉或進行技術培訓。
3 可采取的措施
（1）根據電子檔案的存儲特點和方式，進行科學的計劃安排，確定傳輸時間，并在年內進行信息匯總處理，及時增加新的信息。
（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計算機等設備完成的，所以應招募合格的信息操作人員，并及時進行培訓。
（3）保管時應注意環境條件，電子檔案的保存需要適度的環境，保存檔案的設備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應對存儲設備維修更新技術有一定的了解，以便能夠及時處理設備的突發狀況，保證檔案的安全。
（4）健全電子檔案查詢使用的相關制度，設立實名制，并進行權限限制，確保使用者通過身份進行實名登陸，以確保檔案的安全。
1.檔案載體的多元化
1.1檔案載體多元化的定義
所謂檔案載體的多元化，是指突破原來僅有的紙質印刷這種傳統的形式，采用新科技、新技術對文獻資料進行收集、整理和存儲，并逐漸向以磁、光電等作為介質的載體發展，建立多種存儲方式并存的模式。尤其是以新科技為基礎的信息化存儲方式，極大地豐富了各單位的檔案內容，也改變了傳統的檔案存儲方式，優化了傳統的信息獲取模式以及信息管理方式。此外，載體多元化也促使傳統的檔案管理機構更快地向復合型檔案管理發展。由此可見，這一系列的變化都在影響著檔案管理機構的現代化發展。
1.2檔案管理機構信息載體多元化的基礎
在信息載體逐漸演變的過程中，并不是完全適合物競天擇、適者生存的自然法則，在新的載體出現的同時并沒有伴隨著傳統方式的消亡，而是在這種發展過程中同時體現出了兼容性，體現了信息載體發展的特點和規律。所謂載體之間的兼容性就是指各種載體形式同時存在，并且相互依存，互相補充，彼此協調一致的發展、存在，并且以一個整體的形象出現在大家面前，一起履行信息儲存、交流的使命。
1.3信息載體多元化發展的管理對策
對于檔案管理機構而言，現有的信息載體類型以及檔案在所有的檔案資源中的比例都會直接影響管理策略與方針。隨著科學技術的發展，載體類型會不斷增加，而且各種載體的資源量會有所變化，因此制定有效地管理策略十分必要。對于它的管理，首先應考慮不同的信息載體之間的科學分配問題。根據各種載體形式的特點，選擇出主要載體和輔助載體。還要根據每個檔案管理機構的實際情況，充分考慮載體的差異、資源建設的資金投入以及檔案管理機構空間大小對載體的影響等因素，做好規劃。
2.紙質檔案與電子檔案各自的特點
因為信息載體的巨大優勢，以及被人們所接受的程度，在擔負起現代科技信息活動任務的同時，電子檔案給紙質檔案帶來了很大的挑戰，但是這并不代表著紙質檔案會就此消失。紙質檔案能夠與電子檔案共同存在的原因主要有：一是由于人們的使用習慣已經養成，對紙質檔案的鐘愛依然無可取代。紙質檔案的便捷性及其悠久的歷史使這一載體保持了與大眾很好的親和力。二是電子檔案雖然在迅速發展，但其性能并不能夠在每一個方面都超過紙質檔案，甚至在某些方面，紙質載體反而會比電子載體更具有優勢。比如，大眾更喜歡用紙質載體，因為其適合大眾的閱讀習慣。據有關統計顯示，有56%的人習慣閱讀印刷型文獻，視聽文獻以及機讀文獻分別占有17.2%和9.9%的比例。因此，紙質文獻仍然有它存在的價值。同時，紙質文獻更易于保管，不需要專門的設備以及特殊的閱讀條件，因此電子文獻并不能全方位的承擔信息交流的任務，它的性質也決定了需要其他輔助載體的支持。因此，紙質載體的存在還是有必要的。三是電子信息技術的快速發展不僅帶來了管理上的創新，同時也促進了紙質載體潛能的進一步開發。紙質載體的發展一直與生產力以及生產技術的發展水平密切相關。從手抄傳閱到刻板印刷再到活字印刷，一直到機械印刷以及現代的數字印刷，紙質載體的作用一直在得到不斷的開發利用，電子技術的發展，使紙質載體的潛能有了進一步的可開發性。
3.檔案信息電子化的益處
檔案信息電子化是指對那些館、室所藏的資料以及以機讀或紙質形式存在的資料，通過計算機技術對其進行整理、分類以及加工，并將其轉化為可以通過計算機進行閱讀使用的文獻資料，其益處主要有：一是可以充分發揮出計算機的潛能，進一步提高利用效率。當前，大多數檔案管理機構對計算機的應用還比較單一，開發出的功能也比較簡單，有的只是利用其存儲目錄或者進行文件打印存儲，較低的利用率不只是浪費了大量的人力物力這么簡單。二是減少二次文獻利用的加工時間，提高檔案信息所具有的時效性。傳統的手工信息加工模式是指：選題———選材———編輯———出版，這種傳統的整理模式，從文件資料到能夠使用的二次資料所耗費的時間較長，因此會降低信息的時效性，影響檔案信息的使用價值。檔案信息的電子化，使讀者可以通過計算機直接讀取資料，并且利用計算機完成加工程序，操作上更加便捷。三是檔案信息電子化的發展，使一次投入多次產出成為可能。電子化的發展改變了信息加工受經費限制的缺點。通過手工對信息進行加工，編輯出版需要很多的經費，信息的電子化不僅方便了大眾的閱讀，也降低了資金的投入。就目前的情況看，國家正在壓縮財政開支，各單位離開財政的支持來解決檔案升級和現代化管理會困難重重，在這種情況下，開源節流不失為一種好辦法。四是檔案信息的電子化，可以通過其他介質將成果進行拷貝，并且可以及時的送到各個部門，在擴大社會影響的同時也拓寬了社會服務范圍，檔案部門的地位也因此得到提高。五是檔案管理的電子化，使得檔案信息可以更好地與新技術接軌，雖然我國的信息高速公路尚在建設之中，但是要注意這方面的發展以及最新動向，使檔案工作不斷地適應社會的發展，為今后的工作打下良好的基礎。
4.關于電子檔案趨于主流地位的優勢
關鍵詞：電子檔案；傳統檔案；差異共性
傳統檔案是記錄個人或者組織在社會和國家發展中的各種重要的文字文獻，在歷史的發展過程中發揮著十分重要的作用，記錄著人類和社會發展的重大事件和發展歷程，這類檔案在以前較多的是以紙質或者實物的方式來進行記錄和登載。而電子檔案是利用當前最先進的科學計算機技術來進行檔案的記錄，利用電子的文檔和文件進行文字和其他事件的記錄，最后將整體的檔案進行有歸類性地整理和保存，這便是電子檔案的管理方式和管理目的。
1電子檔案和傳統檔案在管理上的差異
1.1電子檔案和傳統檔案的歸檔時間具有差異性
紙質的檔案和電子檔案的歸檔時間是不同的，紙質檔案一般要在進行細致的登入，進行相關的編號和分類處理，再進行細致的核對和審核整理后才能進行相應的歸檔的工作，完成后還要進行日常的處理和看護，歸檔時間還必須進行嚴格審核。而電子檔案可以進行隨時的登記和確認，利用電子計算機快速的計算和統計分類管理功能可以將繁多的檔案進行統一歸檔，且速度極快，最后以電子文件的形式發送給檔案保管和管理部門進行管理。
1.2電子檔案和傳統檔案的歸檔方式存在差異
電子檔案文件可以利用先進的計算機技術中的電子編碼技術，將需要記錄的文字進行數字化，再利用文件將這些數字化的數據記錄下來，不僅記錄耗費空間小記錄信息全面，而且可以實時進行檔案錯誤的修改，將原始憑證中的關鍵信息進行特殊記錄，但是卻較難以進行辨別和確認。而傳統的紙質檔案在歸檔時則只能進行傳統的書面記錄，且無法進行更改，存在較大的局限性，但卻沒有存在電子檔案在電子憑證方面難以辨別和真實的問題。
1.3檔案文件分類和編目方式的不同
電子檔案文件在進行分類和編目時主要還是利用了電子計算機的操作，首先在收到需要分類和編目的電子文件時，可以利用數字化程序對檔案文件進行唯一文件號的編制，根據文件號的規律進行進一步的分類號和歸檔號的編制，管理人員可以根據分類號的歸檔號進行分類管理。而傳統的紙質檔案的歸檔和分類一般是按照檔案的關鍵詞和主題詞進行錄入和分類，在管理時需要耗費大量時間進行主題詞的分類歸納，分類完在進行歸檔管理。
1.4電子檔案和傳統檔案保管方式存在差異
電子文件主要利用的是高內存的硬盤等載體進行保存和管理，而這類物理保存方法容易受到老化和變質的影響使其性能大不如前，其可讀性也會遭受一定的損害，但是由于科技的發展，文件的新載體和新儲存載體的不斷發展也促進著電子檔案的發展提升，傳統的紙質檔案在保管方式利用紙質的文件載體，這也給改善電子檔案保存環境的提供了一個有效方法，在接受完電子檔案后，可以打印出紙質版的檔案用來輔助保存，也是保障電子載體檔案保管的一個方式。
1.5電子檔案和傳統檔案的查詢利用方式存在差異
傳統的檔案的查詢方式主要是利用關鍵詞來進行相關的信息查詢，但是每次的查詢量可能較大，不一定能夠很快地查詢到用戶想要查詢的資料，因此在一定程度上比較浪費人力、物力和精力。而相比傳統的紙質檔案，電子檔案的的查詢方式則更為人性化和高效化，利用電子檔案的歸檔關鍵詞進行搜索，電子計算機可以搜索到用戶輸入的所有的相關的內容，以便讀者的選用，同時讀者還可以通過成為檔案數據庫的相關會員進行遠程登錄操作，在線上線下都可以進行相關的檔案文獻操作和查詢。
1.6不同檔案管理方式對檔案管理工作人員有不同要求
不同的檔案管理方式對于檔案管理的工作人員工作能力也有不同的要求，傳統檔案的管理需要管理人員具有一定的檔案管理知識和技能，能夠對檔案的管理進行基本的整理，但是電子檔案的管理則要求工作人員具有一定計算機操作和使用素質，要掌握最基本的計算機數據庫管理系統的操作要領和技巧，能夠進行電子檔案的分類、查詢和保存等基本管理手段，同時還要有創新能力，對電子檔案的管理方式能夠進行高效率的和高水平的提升，利用相關軟件，將操作技能大大提升，優化電子檔案的管理現狀。
2電子檔案與傳統檔案管理的共性方面
2.1傳統檔案是電子檔案的形成基礎
電子檔案并不是能夠憑空進行記錄的，其發展的基礎仍然是紙質檔案，檔案資源的電子化是建立在計算機科學技術發展的基礎上的，而紙質檔案的信息來源都是來自于社會的各項實際活動信息的記錄，也是反應社會情況的重要載體，因此這些檔案的信息資源是無法自覺地進入電子系統和網絡系統的，需要通過電子檔案化的手段進行錄入和傳播，才能形成電子檔案來進行更好的記錄。
2.2電子檔案管理基本原理是傳統檔案的集成和發展
電子檔案的管理并不是完全隔絕了傳統檔案的管理方法和理論，而是在其基礎上進行了極大的創新和提升，具有著傳統檔案管理方法不具備的多個功能，但是其發展到今天的水平也不是瞬間完成的，而是在發現傳統檔案管理和電子檔案不相適應的缺點和不足，有針對性地從服務和管理方面改善電子檔案的信息服務能力和保存能力，因此從服務手段、服務品質、管理能力和管理效果進行對比，電子檔案的發展都是對傳統檔案的集成和發展，而其為社會服務的功能也將會比傳統檔案更加突出和優秀，進一步增強檔案的實際管理功能。
2.3電子檔案進一步擴大了傳統檔案的信息來源
電子檔案由于其信息保存手段利用了最先進的電子科技技術和互聯網技術，開拓性地將檔案信息記錄變為了電子記錄的方式，使得電子版的檔案可以在網絡中進行檔案信息的傳播和使用，這也是傳統檔案所不具有的一大進步之一，傳統檔案的使用和傳播范圍較窄，而電子檔案除集成了傳統一些較好的優點外，信息來源的豐富更好地完善檔案的社會功能和服務功能，更好地為需求者和閱讀者提供服務。
3結論
綜上所述，隨著經濟和社會的快速發展，對于檔案的要求也越來越高，傳統檔案的記錄和保存方式已經越來越難以適應快節奏發展的社會腳步，因此電子檔案順應時代的需求出現并慢慢取代了傳統檔案的存在，但是電子檔案的發展也不是空穴來風，也是從傳統檔案這一土壤發展而來的，兩者是存在著一定的差異和共性的，在其運行方式、管理方法和傳播服務中都具有極大的共性特點，這也是電子檔案發展的基礎，從這些共性中取得發展的指導，但是電子檔案和傳統檔案也存在著不少差異，也在不斷地更新和加強，力求能夠更好地為社會服務和大眾服務。
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紙質檔案管理
長久以來，紙質檔案一直是各單位存儲相關信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質檔案，通過檢索手段就可查詢相應信息資料，無需使用科技設備，而且只要紙張防腐措施得當就能夠實現長久保存，這點與電子檔案存在較大的差異。地質單位的資料同樣如此，通過建檔相應地質資料，形成可供查詢的地質資料信息庫，能夠為單位部門提供區域內各類地質資源信息。紙質檔案具有可查詢、可長久保存的特點，其管理特點也比較突出。紙質檔案管理的特點具體可概括為三個方面：第一，紙質檔案存儲所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質檔案依托紙張的存儲形式，決定了其需要投入相應數量的人力資源用以維持檔案的日常維護。尤其是對于地質資源檔案這類涉及信息門類復雜的檔案來說，更加需要一定數量的工作人員保證各類資源檔案的安全，同時，也需要保證相關地質資料信息能夠被及時地獲取。第二，紙質檔案整理編修難度高，工作強度大。對于紙質檔案管理者來說，最具挑戰性的工作是整理和編修檔案。從地質資料檔案具體情況來看，當單位對某個區域的地質資料進行重新調研時，或者是勘探出新的資源儲量、類型等信息之后，就需要對原有的紙質檔案信息進行更新，這時就需要對檔案進行重新整理乃至編修。由于紙質檔案完全依托檔案管理人員手動錄入，在更新這些資料的時候也需要使用同樣的手段，這時就必須根據新加入的地質資源信息資料的情況，對原存檔的檔案進行編修。第三，紙質檔案管理涉及的預防性內容較多。例如，紙質檔案涉及場所內防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應的措施，而這些也只是預防性基本措施，當不可抗力和意外事件發生時，對紙質檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災等都是無法采取有效措施的，只能在管理中設置相應預防性措施，這些都為紙質檔案管理增添了難度。
電子檔案管理
電子檔案特點依托電子信息技術存在的電子檔案，其本身的特點十分鮮明，一方面體現在內容的多樣性，另一方面體現在存儲空間的小型化。從內容上看，由于引入了電子信息技術，電子檔案的內容存儲不再局限于文字信息和紙質的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質資料為例，過去紙質檔案中收納資源地貌、資源構成等方面的信息，只能通過文字和照片形式進行初步認識，要對地質信息進行深度了解，只能借助專家分析。而電子檔案能夠通過視頻和音頻形式存儲當時專業的評價，這對獲取地質信息之后對其進行二次加工具有重要幫助，增強了信息使用效率。而從存儲空間上看，電子信息技術通過對信息的數字化，將占據大量空間的紙質資料信息轉入磁盤中，極大地降低了存儲空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點從電子檔案的特點來看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個方面進行概括：第一，電子檔案管理技術含量高，對管理人員素質有著一定要求。不同于紙質檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業能力之外，還需要有一定的信息技術使用能力。例如，地質資源電子檔案在涉及相關地質資料更新時，需要管理人員具備對其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內容的承載形式，例如對文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數據庫的安全。盡管存儲電子檔案的數據庫多是由專業技術人員指導，但檔案管理人員也需要關注數據庫安全問題，及時對存儲檔案數據庫情況進行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問題。
紙質檔案與電子檔案管理比較
對紙質檔案與電子檔案的差異進行比較，有助于提高目前正處于紙質檔案信息化階段的各單位的風險意識，降低其存在問題帶來的影響，從而更好地進行檔案信息化工作。存儲形式決定的管理環境的異同將紙質檔案與電子檔案差異置于同一視角進行比較，能夠更加清楚地認識到兩者之間的差異。從風險視角來看，紙質檔案的存儲是以實物空間實現的，這種存儲形式受到紙張保存要求的限制，對其所在場所濕度、溫度等都有一定要求，否則信息保存將面臨很大的風險。電子檔案盡管存儲形式不同，不受限于物理空間，但同樣面臨這種風險，其內部的存儲元器件對所處環境的塵埃、磁場等因素都有著要求，一旦存儲元器件受到傷害，其保存的信息同樣會面臨巨大風險，這是兩者在面臨風險時的相似之處。而兩者所面臨風險的不同則較為直觀，相對來說，紙質檔案對物理環境的要求較高，需要在能夠達到長久保存效果的物理場地進行持續的人為干預，即便采用某些設備進行溫度和濕度控制，也依然需要人為的干預。而電子檔案的存儲元器件對防塵、防磁場等方面也有著一定要求，目前大部分場所基本都能夠達到這種要求。也就是說，除了極端塵埃和磁場的場所外，電子檔案存儲元器件因受物理環境影響而消失的風險概率是很低的。從兩者比較的結果來看，紙質檔案對管理環境的要求更為嚴苛，而電子檔案管理的要求則相對更為寬松。但同時必須注意到的一點是，傳統紙質檔案管理環境對紙張造成的影響是長時間的，不會瞬間導致信息湮滅，其發現問題是可以修復的，只是需要做大量的工作；但是電子檔案如果受到極端環境影響，將會出現所有信息瞬間湮滅的可能，且難以修復。信息查詢方式的異同從查詢方式來看，紙質檔案和電子檔案的查詢邏輯是一致的，兩者都是通過一定的查詢方式來定位信息所在存儲位置，從而獲取信息。區別在于紙質檔案完全依靠人工的檢索方式，需要耗費更多的時間和精力先定位信息位置，再獲取信息。而電子檔案依靠算力極高的計算機進行，其檢索方式可以有多種，包括關鍵詞、時間等定位信息的存儲位置，進而獲得所查詢的信息。相較于紙質檔案信息查詢，電子檔案信息查詢能夠短時間內定位到所需的信息，無疑是更為高效、精確的。當然，電子檔案的這種高效、精準查詢信息的優勢也并非完全優于傳統紙質檔案的信息查詢方式。這主要是因為傳統紙質檔案信息查詢依靠人工實現，而人類具有機器所欠缺的“智慧”。以地質資源信息為例，若要查詢“內蒙古地區”相關信息，計算機所定位的只是單純的字段、指令，但是通過人工檢索就能夠甄別出信息中哪些更貼近查詢者所想要了解的“內蒙古地區”的資料。
檔案管理信息化對策
通過對紙質檔案與電子檔案管理的對比可以看到，對于當前事業單位進行檔案管理信息化而言，要進行高效的檔案信息化建設工作，不是簡單地將信息化技術引入檔案管理工作中，而是需要在明確兩者異同的基礎上，同時考慮到當前檔案管理在制度、管理人才方面的不足。對此，提出幾條紙質檔案管理信息化的對策。強化檔案管理信息化建設目前，事業單位紙質檔案管理的模式已經十分成熟，但是檔案管理信息化程度有限，紙質檔案管理在轉向電子檔案管理的過程中存在一定風險，因而各事業單位需要強化檔案管理信息化建設力度。通過對比紙質檔案與電子檔案，得知應當在梳理目前事業單位紙質檔案管理現狀的同時，加強對電子檔案管理的深刻認識，以便能有效、有步驟地將信息化技術引入當前紙質檔案管理中，使其為本單位檔案管理工作改革助力，這是當前檔案管理信息化建設的重點?；谶@種觀點，事業單位檔案管理信息化建設強化工作不僅是對單一信息技術的使用，更追求傳統與新型管理模式的有效對接。一方面，事業單位傳統紙質檔案管理模式不能被拋棄，在向電子檔案轉型的過程中要考慮兩者并行。以地質資源檔案管理為例，要選擇性地對部分類型地質資源檔案進行電子化，尤其是一些傳統紙質檔案管理模式下查詢比較費時費力的內容，同時，對于一些比較重要的地質資源檔案，還是應以安全性為第一要務。另一方面，事業單位強化檔案管理信息化建設。在加強紙質檔案信息化建設的過程中，必須使檔案管理全方位覆蓋到整個管理周期，要求傳統紙質檔案管理模式與電子檔案管理模式實現有效對接，即不僅要涉及傳統檔案管理模式存儲和使用這兩個主要過程，還要在建檔、存儲、銷毀等所有環節實現銜接，通過信息化手段讓傳統紙質檔案在所有環節欠缺的部分得以完善，這樣才能發揮出檔案管理信息化的作用。
強化紙質檔案管理與電子檔案管理的依存性
在事業單位檔案管理信息化過程中，紙質檔案管理不能簡單地被電子檔案管理模完全取代。從另一個角度來看，這意味著在工作推進的過程中兩者必然是共存的，且存在一定的影響。要規避這種影響帶來的風險，并且最大程度地發揮出兩者的作用，就必須強化紙質檔案管理與電子檔案管理的依存性。以地質資源檔案為例，地質資源紙質檔案在信息化過程中，對極為重要的地質資料檔案采用傳統紙質檔案管理模式的同時，要對部分檔案進行電子化，這并不意味著兩者完全不相關，而是可以將重要的紙質檔案電子化當作新增備份，同時電子化的部分地質資料也并不是從紙質檔案中完全剔除，而是管理重點有所側重。未被電子化的地質資料檔案側重于紙質檔案管理模式，電子化的則側重于電子檔案管理模式。信息檢索過程同樣如此，檢索復雜的地質資源信息檔案依托電子檔案優勢，實現檢索流程優化，同時紙質檔案也能夠發揮出電子檔案目前難以實現的作用，即前文提到的人工檢索所具備的“智慧”，彌補計算機檢索信息匱乏的不足。強化兩者的依存性，讓檔案管理逐漸從傳統模式向新的電子信息模式過渡，可以避免不必要的風險。提高檔案管理人員素養通過紙質檔案和電子檔案管理的對比發現，管理人員的素養在檔案管理信息化過程中極為重要。事業單位要想更好地實現檔案信息化，必須擁有除掌握傳統紙質檔案管理技術之外的信息化管理人才。對此，研究認為目前各事業單位在檔案信息化推進過程中必須重視從傳統紙質檔案管理人才隊伍中挑選出業務精通、學習能力強、善于鉆研的人員進行信息化管理培養。研究通過對比傳統紙質檔案與電子檔案管理，提出檔案管理信息化的對策。當下事業單位對檔案管理信息化的重視程度越來越高，在充分考慮傳統紙質檔案與電子檔案管理各自存在的風險的基礎上，對兩者進行直觀對比，能夠相對客觀地認識到這一過程中的重點工作，并最大程度地規避工作開展過程中的不利因素?；谶@一觀點，當前事業單位在實際檔案管理信息化工作推進中，應兼顧傳統紙質檔案與電子檔案兩者，根據自身實際情況進行調整。
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