時間：2023-05-30 14:44:47
序論：在您撰寫采購檔案管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
關鍵詞：醫院；招標采購；檔案；管理；
院檔案管理中，病人信息資料檔案最為重要（成立專門的病案室進行管理）。政府招標采購檔案是醫院檔案的重要組成部分。但是，部分醫院近年來對于政府招標采購資料檔案的管理工作，還未引起足夠的重視。
醫院的檔案資料，包括基建工程檔案，大型設備檔案，藥品招標檔案，辦公設備招標檔案，等等。目前部分醫院只重視基建檔案，醫療設備檔案。對于藥品招標檔案和辦公設備檔案未引起重視。實際上，藥品招標采購是醫院招標工作的重頭戲。藥品采購支出是醫院支出的大部分。辦公設備支出雖然金額較少，但也是醫院執行政府集中采購工作政策的反映。資料是反映招標過程其公平、透明性的依據。有關資料整理歸檔后，可以作為以后工作的指導；它反映著醫院對政府招標采購工作執行力度。體現醫院執行政府招標采購政策的實際行動。
醫院的政府采購檔案資料管理存在一些問題：
醫院的檔案管理有其特殊性。醫院的政府招標采購檔案資料管理未能引起足夠的重視有具體的原因：一是醫院檔案資料多管理人員少，無法顧及所有檔案資料管理。比如藥品政府采購是藥劑部門操作。設備采購又分為醫療設備和后勤設備，由不同部門采購，部門多資料散，收集整理費時費力。二是目前尚未出臺國家統一的政府采購檔案管理規范，即使是地方政府部門政府采購檔案管理工作也滯后于政府采購活動。三是醫院采購部門重視采購活動而不重視檔案管理。四是沒有健全和執行政府采購檔案管理制度。致使不及時填制、登記、編制、收集、分類、整理、裝訂等方面的工作。從而影響了醫院的政府招標采購檔案資料管理工作。
醫院的政府采購檔案管理有其重要性。
醫院的政府采購檔案資料是醫院全部檔案的組成部分，它同其他檔案一樣具有重要作用。
先舉個工作上的簡單例子：江門市中心醫院1997年與某跨國公司購買一臺大型設備，保修期限內一個配件多次維修，造成儀器時停時轉，不能正常工作。一過保修期，廠商工程師便將該配件換掉，零件費130萬元。我方多次查閱檔案，根據維修記錄資料確定是廠家產品質量問題，雙方經過多次商談，最后我方以廠家產品質量問題為由只須付65萬元零件費。一個檔案能為醫院節省了65萬元。
一個檔案能為醫院節省了65萬元，醫院的政府招標采購檔案資料將會起到更大的作用。
《政府采購法》第四十二條對采購檔案的內容作了明確規定“采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴自理決定及其他文件、資料。”
采購活動記錄至少應當包括下列內容：
（一）采購項目類別、名稱；
（二）采購項目預算、資金構成和合同價格；
（三）采購方式，采用公開招標以外的采購方式的，應當載明原因；
（四）邀請和選擇供應商的條件及原因；
（五）評標標準及確定中標人的原因；
（六）廢標的原因；
（七）采用招標以外采購方式的相應記載。
通過公開、公平、公正地進行招標投標活動體現政府采購資金的使用效益提高。并促進廉政建設。招標采購檔案能系統、完整、真實地記載了政府招標采購活動的全過程。一方面為醫院保存提供真實可靠的原始資料，又可便于有關部門及管理組織對資料的備查，參考，利用。能為醫院建設服務發揮作用。
二、采購檔案是防范風險，減少法律責任的重要保證。符合規定的完善的政府采購檔案，不僅在規范政府采購工作方面起著重要作用，而且在防范風險方面也將起到關鍵作用。目前質疑和投訴招標采購案件不斷涌現，政府采購檔案無疑為法律賦予的正當的采購權利予以保護。
采購檔案資料管理工作是要對采購檔案資料進行收集、整理、保管、利用、統計等。醫院的政府采購檔案是反映采購活動過程及各項決策的記錄，完整妥善地保存采購檔案，可以為醫院的政府采購的統計分析、總結經驗教訓、接受監督檢查、處理糾紛、制定相關管理措施等項工作提供客觀依據。
醫院的政府招標采購檔案資料管理可以強化內部管理，提高政府采購的工作質量。提高采購資源的使用效益，促進廉政建設，達到“公開、公平、公正”的目的。
醫院應加強政府采購檔案資料管理工作。設想：
醫院應建立健全政府招標采購檔案管理工作制度，明確職責分工。采購業務部門負責在執行政府招標采購項目過程中認真收集采購文件和記錄。負責項目的采購文件及記錄資料的真實性、有效性、完整性；檔案部門工作人員負責檔案的審核、歸檔、立卷、貯存管理。負責對醫院有關部門需要借閱事務。醫院可培訓檔案兼職人員，以及采購部門人員兼職管理政府采購檔案。按歸檔要求收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄。檔案按照年度編號，卷內材料按政府采購工作流程順序排。從具體操作部門做起，加強內部管理，使醫院政府招標采購的檔案管理工作規范、科學、制度化。促進推動醫院的政府招標采購檔案資料管理。使醫院檔案管理工作更進一步提高。
參考文獻：
[論文關鍵詞]高等學校；采購；檔案管理
根據《政府采購法》相關規定，高校在一定規定金額和范圍之內可以自主招標，招標涉及貨物、工程、服務等項目，招標過程中會產生招投標文件、評標資料以及合同等相關檔案，種類繁多，數量會因投標單位的數量而變化，總量龐大。招標檔案是學校的建設過程中的重要資料，是后期的項目實施、驗收的依據，也是高校權益的重要保障，是反腐倡廉的重要信息資源。因此，招標檔案的科學管理對高校的規范管理和全面發展有著舉足輕重的作用和重大意義。
一、高校采購檔案管理中存在的問題
（一）檔案機構與采購職能脫節
目前大多數高校單位的文書和檔案管理是兩個相對獨立的部門，檔案工作在高校不受重視，加之高校招標項目量小、時間較分散、階段性的工作，從職能角度上講，工作的交叉性使招標工作和管理存在諸多問題。檔案管理部門通常認為招標結果產生后即表示招標工作已經完成。而各級領導、項目負責人及工作人員的檔案意識都不強，對招標檔案工作缺乏足夠重視，沒有把招標檔案工作實質性地列入專項管理，招標檔案沒有被作為一種重要信息來認識和保護，致使招標工作形成的檔案在歸檔、保存、查閱上存在很大困難。
（二）采購檔案的信息化程度不高
由于編制、開發計算機管理檔案軟件的大多數是計算機專業人員，他們對檔案管理中的一些特殊規律缺乏明確的認識，而檔案管理人員對計算機技術的掌握又缺乏深度，因此實際工作中所用軟件功能還比較單一，僅局限于檔案的編目和檢索，許多工作還得靠手工來完成，信息化程度很低。招標工作形成的檔案資料種類比較多，這些資料最大的特點就是，紙質資料量大、保存年限較長，事后查閱頻率較高。招投標文件都講究權限和時效性，在規定的時間和要求下必須作出有效的承諾和保證，而這些均以紙質形式反映，保證公平、公正和公開。在信息技術高速發展的今天，有些學校甚至還未使用計算機進行相關數據錄入，更談不上專業軟件管理。
（三）采購檔案管理目標不明確，缺乏配套的管理制度
有的高校對反采購檔案要達到什么沒有明確目標，不能根據現有的軟、硬件條件和單位實際工作的需要提出合理的工作目標，也缺乏相應的規章制度。招標項目往往涉及的人員多，檔案收集不規范。同時會涉及貨物、工程、服務等多方面，項目管理人員檔案的整理水平差異很大，沒有按照統一標準和制度進行整理歸檔，檔案的收集也不完整，遺漏現象等。但高校對這方面工作也缺乏相應的責任制度。另外由于招標工作人員及項目負責人多是兼職，沒有額外的報酬和獎金，也沒有相應的管理制度，責任心不強，工作不重視，工作中缺乏溝通配合等，直接造成檔案質量不高。
（四）采購檔案保存存在安全隱患
與紙質檔案載體相比，電子文件的存儲材料的壽命要短很多，一般僅為5- 15年，而很多采購檔案保管期限都達15年以上。在信息化程度比較高的學校，會形成大量電子數據。電子文件的存儲材料容易受材料變質和外來磁場的影響導致數據被破壞，造成數據的丟失。由于計算機系統出錯造成數據庫系統和文件系統故障；錄入或更新的數據不滿足格式條件或要求；人為地、有意識地破壞活動，對數據非正常修改，對軟、硬件的蠻力破壞等都會導致數字化檔案的缺失，并且無法修復的可能性比紙質檔案大的多。
二、改進高校采購檔案管理的建議
（一）重視采購檔案管理工作，明確專職專業管理人員
招標檔案工作對于高校的權益保障有著至關重要的作用，高校應加強重視此項工作。鑒于招標檔案的重要性，應建立學校招標檔案工作領導小組和明確檔案管理專職人員，并且應保證一定的穩定性。專職工作人員應利用現有的資源，采取科學的方法和手段從各方面及時、廣泛地搜集現有招標相關檔案，并對照歸檔范圍進行系統的整理、檢查分析，確保招標檔案符合原始、完整、準確的要求。
（二）加大采購檔案的信息化程度
檔案是一種信息產品，要合理利用這種資源，使其最大限度地發揮作用并獲得最佳效益，必須通過軟件開發編制檔案檢索管理系統。此外，在服務技能上要有自動控制技術等手段的支持，對檔案進行全方位、多角度、高效和安全的改造，保證電子文件的管理與監控。高校招標工作的階段性和時效性特點確定單獨開發編制檔案檢索系統的成本太高，但人工檢索管理存在較大的難度，工作效率低。因此，系統檢索方法的實現可利用學校資源，比如在校檔案室管理軟件的平臺上進行再次開發利用或者利用學校人才資源開發簡易檢索工具，這一檢索方法的存儲量大，檢索效率高。另外，各高校檔案管理機構需要在其外部與高校圖書、情報等其它信息系統取得協作，在制定和實行業務、技術標準化上協調一致，通過構建網上檔案服務平臺，為更多的用戶提供服務。
（三）完善采購檔案的專項管理制度
高校招標檔案資源建設涉及學校貨物、工程、服務等各方面，也是一項系統工作。做好招標檔案管理工作的重要基礎和保證就是建立健全檔案管理規章制度。
建章立制，完善各項招標檔案管理辦法，并認真貫徹實施。根據學校設置招標組織的情況制定招標檔案管理規章制度，明確招標檔案管理人員的具體職責，按照問責機制原則進行管理和監督，同時設定一定的獎懲制度，提高工作人員的責任心和積極性，保障招標檔案的連續性和完整性，使招標檔案工作進一步制度化、規范化。
（四）構建采購檔案的保密及安全防護體系
招標過程中每一個信息對于招投標雙方的公平都是至關重要的。關系著招標后項目合同的簽訂、項目的實施驗收以及糾紛處理。隨著招標的結束，合同的簽訂、項目的實施及驗收陸續進行，包括可能出現的糾紛事宜，招標檔案是這一切工作的基礎，學校合法權益的重要保障，是具有重要價值的原始資料。這就要求檔案專職管理人員要做好招標檔案的保管和保密工作，確保檔案的安全性和完整性，不能違反相關的操作程序。同時，根據電子檔案特點和網絡結構的特點，其安全防護也應綜合使用各種安全防護措施，構建立體化的安全防護體系。包括設立防火墻和安裝殺毒軟件，防止未授權系統的侵入；安裝加固軟件，防止對系統安全構成的威脅。檔案信息網絡主要是學校內部局域網，其網絡上運行有大量的密級信息，除安裝各種網絡安全防護軟件外，還應對網絡的安全運行情況進行檢測。為了確保信息的完整、準確，必須進行數據備份，并脫機保存到其他介質上，以防止數字信息的丟失或更改。
第二條*市貨物和服務類項目政府采購檔案管理適用本辦法。
第三條政府采購檔案是指在政府采購活動中直接形成的具有查考、利用和保存價值的文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。
政府采購過程中形成的各種記錄的正本必須歸檔保管；政府采購過程中形成的各種記錄的副本一般不作為檔案保管，可以作為資料保存；對于涉及商業秘密和其他保密事項的，應當按照國家保密法律和行政法規的規定進行管理。
第四條各級政府采購監督管理機構負責政府采購檔案工作的指導、監督和檢查。
第五條政府采購檔案是反映政府采購活動的重要記錄。政府采購監督管理機構、采購人和政府采購機構在管理、組織實施政府采購活動中形成的文件材料，都應歸入政府采購檔案，并保證檔案資料的真實性、完整性和有效性，不得偽造、變造、隱匿或者擅自銷毀。
第六條政府采購檔案包括以下文件資料：
（一）采購計劃申請表，包括采購需求清單或需求說明和資料等；
（二）政府采購審批表和移交表；
（三）政府采購活動日程；
（四）招標文件，包括有關文件、資料、樣本、圖紙等；
（五）招標投標信息公告所刊登的媒體記錄和有關審批記錄；
（六）采購人對招標文件的確認記錄；
（七）供應商領取招標文件記錄；
（八）對已發出招標文件的澄清或修改的文件；
（九）供應商的考察情況報告或資格審查情況報告；
（十）抽取評審專家記錄；
（十一）標前會會議紀要；
（十二）投標供應商簽到表；
（十三）評審專家簽到表；
（十四）有關部門現場監督人員簽到表；
（十五）投標文件正本，包括有關文件、資料等；
（十六）在投標截止時間前，投標人對遞交的投標文件進行補充、修改或撤回的記錄；
（十七）開標一覽表；
（十八）開標過程有關記錄，包括采購項目樣品送達記錄；
（十九）開標過程中其他需要記載的事項；
（二十）工作人員對評審過程的記錄；
（二十一）評審專家評審記錄；
（二十二）投標供應商的書面澄清或承諾；
（二十三）需要考察的采購項目的評審報告；
（二十四）廢標報告及處理意見；
（二十五）有關部門現場監督人員對采購活動監督的簽字記錄；
（二十六）依法變更采購方式或采購結果的記錄；
（二十七）中標、成交通知書；
（二十八）采購結果公告記錄；
（二十九）政府采購合同，包括依法補充、修改、中止或終止合同等相關記錄；
（三十）公證文書；
（三十一）評標報告；
（三十二）采購人或中標供應商擅自中止或終止政府采購合同的記錄；
（三十三）政府采購驗收報告；
（三十四）采購資金撥款通知單；
（三十五）有關部門或中介機構的驗收報告；
（三十六）爭議或糾紛處理結果；
（三十七）供應商質疑材料、處理結果記錄及答復；
（三十八）供應商投訴書、投訴處理有關文書、投訴處理決定；
（三十九）其它需要存檔的資料。
第七條政府采購機構自組織簽訂政府采購合同之日起，五日內將政府采購過程中形成的全部文件材料移交政府采購監督管理機構。
第八條政府采購活動現場監控系統錄制的音像資料，可作為輔助檔案資料保存；應當建立健全監控系統音像資料的使用管理制度，以保證監管工作的實際需要。
第九條政府采購檔案應當符合以下要求：
（一）文件格式、內容符合要求，規范統一；
（二）整個活動中形成的文件材料齊全完整；
（三）必須是原始件，不可用復印件替代；
（四）文件材料中的簽名、印鑒手續齊全。
第十條政府采購檔案不符合要求的，檔案管理人員不得接收，并告知原因，確保政府采購檔案符合國家有關質量標準，便于保管和利用。
第十一條政府采購監督管理機構和政府采購機構應當依法做好政府采購檔案管理工作，指定專人負責政府采購檔案的管理并建立崗位責任制。
第十二條檔案管理人員應當加強政府采購檔案的管理，在合同簽訂、交付驗收和結算完成后，按照要求，負責收集、整理檔案，檔案裝具應當符合檔案主管部門的規定。
第十三條政府采購檔案應妥善保管，并保證檔案庫房的清潔衛生，做好防蟲、防塵、防潮、防火、防盜、防鼠等工作。
第十四條政府采購檔案管理人員發生變更時，應按規定辦理檔案移交手續。
第十五條政府采購檔案按照政府采購工作流程排列。
第十六條政府采購檔案的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。
政府采購活動現場監控系統錄制的音像資料的保存期限，必須保存至該政府采購項目履行完畢。
第十七條查閱、復印政府采購檔案，必須填寫《政府采購檔案查閱/復印登記表》，經單位負責人批準后，由檔案管理人員負責調閱；需復印的，由檔案管理人員負責復印。
第十八條外借政府采購檔案，必須填寫《政府采購檔案外借登記表》，經單位負責人批準后方可辦理外借手續，外借時間最長不得超過三日。
外借檔案返還時，檔案管理人員應按外借時登記的內容核查檔案，并辦理返還手續。
第十九條檔案使用者應對檔案的保密、安全和完整負責，不得傳播、污損、涂改、轉借、拆封、抽換。
第二十條保管期滿的政府采購檔案，應當按照以下程序銷毀：
（一）檔案管理人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見，并登記造冊；
（二）銷毀意見必須報單位負責人審核批準，同時報同級檔案主管部門備案；
（三）銷毀政府采購檔案時，必須有兩人以上監銷，同時要邀請財政主管部門人員參加現場監銷；
（四）銷毀政府采購檔案前，銷毀單位和參加現場監銷人員，應認真核對清點銷毀的檔案，銷毀后應在銷毀清冊上簽名。
第二十一條違反本辦法，有下列行為之一的，由檔案行政主管部門和政府采購監督管理部門處以罰款和對直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：
（一）將政府采購活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有，拒絕交政府采購監督管理機構、檔案工作人員歸檔的；
（二）違反國家規定擅自擴大或者縮小檔案接收范圍的；
（三）涂改、偽造，損毀檔案的；
（四）檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員，造成檔案損失的；
關鍵詞：電力企業；招標采購；檔案管理
進行電力建設過程中，需要及時的進行項目采購，確保降低建設成本，保障電力項目的建設質量。但是具體采購過程中，如果沒有完善的管理措施，不控制不了資金的使用情況，甚至出現挪用公款，中飽私囊的問題，因此必須科學的對招標采購資源進行分配，然后嚴格監管采購成本，把企業的經濟利益放到第一位，下面就先分析其中的漏洞。
一、招標采購檔案管理中所存在的問題分析
1.管理規范中的問題分析
對電力企業的建設項目進行招標和采購，就是要各個供應商在公平競爭的情況下，把電力建設中需要使用的多種物資，利用投標和招標的方式進行購買，其優勢就是市場透明公開，電力企業可以獲得價格便宜，質量有保證的建設物資，在我國經濟不斷發展的情況下，招標采購事業也日益繁榮，但是也暴露出了一些問題，例如監管規范存在很多漏洞。采購和招標都是新興項目，其制度也有待完善，一般都是在不斷發展發現中提出問題，然后予以解決，對該制度進一步完善。其是一個長期的過程，不能畢其功于一役。而電力企業進行招標前，一定要先設置嚴格的規范制度，這樣才能很好的對其行為進行約束。由于企業沒有系統的招標方式，因此導致采購流程隨意，少部分企業有嚴格的規范，但是在落實不到位，其具體效果也很難體現。很多招標行為都是暗箱操作，導致項目不能正常建設。除此之外，一些招標部門管理職能劃分不清，監管工作不到位，再加上監管人員配合不默契，招標期限一拖再拖，因此必須完善招標采購的監督機制。
2.審查制度存在問題
在招標的審查工作中，供應和編碼是主要問題。第一，項目和需要的物品編碼不匹配，而對物資監管中，也沒有一個相對統一的程序。第二點，少部分企業得到物資后，需要驗證物資的質量，但是企業內部在這方面并沒有資質，但是還是進行驗證，導致物資質量級別不符合要求。除此之外，大部分企業都沒有認識到審查的重要性，實施招標前沒有進行調查分析，物資的種類、質量情況，以及單價都不了解，這樣沒有標底的招標很容易被太高招標價格，不利于企業的發展。
3.人員管理方面的問題
由于對人員監管不力，致使虛假招標情況層出不窮，如果預先確定了中標者，那么招標方會單方面提高招標的條件，進而排擠其他的競爭對手，除此之外，一些招標人員和招標方串通一氣，利用陪標進行競爭，極大的損害了第三方的利益。進行評價時，有很多非理性干擾因素存在，沒有一個可操作的定量化依據。部分評標人員違背了公平原則，只是迎合項目企業提供的建議，破壞了正常的管理流程和秩序。
二、電力企業建設中招標采購檔案管理的對策分析
1.對選擇程序進行完善
供應方對于電力企業的建設很重要，直接影響企業項目的質量。采購的物資方是企業的重要合作伙伴，其合作效率在于二者之間的工作流程，供應方為企業提供可靠的資源，其有分享利益的權力，但是也要承擔一部分建設風險。因此電力企業在選擇時要有一定的標準，在合作前對工作流程中的問題加以分析，然后一同采取解決措施，改變被動的執行方式，優化操作流程。確定供應方前，應該對所有企業都采取一視同仁的態度，提供一個公平競爭的平臺，以市場為導向，主要降低采購成本。確定供應方數量時，可以結合企業的實際情況，然后對建設風險進行預測，采購來源不能單一，除此之外，有效降低附加采購經費，讓企業利益最大化。
2.完善合同監管工作
在擬定建設合同過程中，采購部門要積極參與到合同具體條款的協商中，然后對采購流程進行確定，如果現有流程存在問題，就是提出和修正。對驗證人員、評判規則和驗證方法都要仔細商榷，如果有不利的情況及時提出，避免成為既定事實[1]。在執行建設項目時，可能遇到多方面的阻礙，因此在合同中就要預先規定好，增加一些有約束力的條款，對制造商的級別，以及分包資質都要進行合理約束。進行協商過程中，一定要限制物資采購的范圍，這樣可以盡早確定建設資金的分配[2]。形成合同的時候，采購企業的人員應當對信息途徑進行擴展，掌握越多對企業有利的信息越好，對于合同中有關關鍵技術的條款，采購人員要格外的重視，避免項目業主利用這些條款來約束電力企業。簽訂合同人員要和項目設計人員進行溝通，對服務的種類，服務的要素、采購期限，以及施工單價進行了解，對各種風險因素進行衡量[3]，做好一切的準備和防范措施?？偠灾?，在進行合同簽署中，必須全程進行有效的合同監督，確保電力企業的合法權益。進行物資采購過程中，先檢查物資的質量情況，如果發現嚴重的質量隱患，應該立即提出，不要隱瞞，通過協商進行解決，堅決不能回避或視而不見。
3.加強人員管理
任何工作和項目都是由人來完成的，人在這方面處于主導地位，如果相關崗位的人員沒有很高的職業素養，那么制定再合理的規章制度也會出現問題，為了避免中飽私囊、內部人員和物資供應者勾結等損害電力企業利益問題的發生，必須加強人員道德方面的學習，然后在崗位上考核，重要崗位必須讓業務骨干來擔當，監督人員部門也要做好監督工作，切實把企業利益放到第一位。
三、總結
隨著我國經濟建設的發展，電力項目工程也逐漸增多，因此企業在這方面的投入也開始加大。在電力項目建設中招標是有效的采購模式，如果招標工作出現問題，將會直接影響電力設施的安全運行，相關的采購部門必須加以重視，完善管理制度，在合同簽署中積極參與，提供有建設性的意見，切實做好本職工作。
作者:陳曉燕 單位:貴州電網有限責任公司物流服務中心
參考文獻
[1]王建軍.電力企業重點建設項目檔案工作“全過程”管理探索[J].檔案與建設，2014（，2）：78-80.
關鍵詞：電力企業；招標采購；檔案管理
進行電力建設過程中，需要及時的進行項目采購，確保降低建設成本，保障電力項目的建設質量。但是具體采購過程中，如果沒有完善的管理措施，不控制不了資金的使用情況，甚至出現挪用公款，中飽私囊的問題，因此必須科學的對招標采購資源進行分配，然后嚴格監管采購成本，把企業的經濟利益放到第一位，下面就先分析其中的漏洞。
一、招標采購檔案管理中所存在的問題分析
1.管理規范中的問題分析
對電力企業的建設項目進行招標和采購，就是要各個供應商在公平競爭的情況下，把電力建設中需要使用的多種物資，利用投標和招標的方式進行購買，其優勢就是市場透明公開，電力企業可以獲得價格便宜，質量有保證的建設物資，在我國經濟不斷發展的情況下，招標采購事業也日益繁榮，但是也暴露出了一些問題，例如監管規范存在很多漏洞。采購和招標都是新興項目，其制度也有待完善，一般都是在不斷發展發現中提出問題，然后予以解決，對該制度進一步完善。其是一個長期的過程，不能畢其功于一役。而電力企業進行招標前，一定要先設置嚴格的規范制度，這樣才能很好的對其行為進行約束。由于企業沒有系統的招標方式，因此導致采購流程隨意，少部分企業有嚴格的規范，但是在落實不到位，其具體效果也很難體現。很多招標行為都是暗箱操作，導致項目不能正常建設。除此之外，一些招標部門管理職能劃分不清，監管工作不到位，再加上監管人員配合不默契，招標期限一拖再拖，因此必須完善招標采購的監督機制。
2.審查制度存在問題
在招標的審查工作中，供應和編碼是主要問題。第一，項目和需要的物品編碼不匹配，而對物資監管中，也沒有一個相對統一的程序。第二點，少部分企業得到物資后，需要驗證物資的質量，但是企業內部在這方面并沒有資質，但是還是進行驗證，導致物資質量級別不符合要求。除此之外，大部分企業都沒有認識到審查的重要性，實施招標前沒有進行調查分析，物資的種類、質量情況，以及單價都不了解，這樣沒有標底的招標很容易被太高招標價格，不利于企業的發展。
3.人員管理方面的問題
由于對人員監管不力，致使虛假招標情況層出不窮，如果預先確定了中標者，那么招標方會單方面提高招標的條件，進而排擠其他的競爭對手，除此之外，一些招標人員和招標方串通一氣，利用陪標進行競爭，極大的損害了第三方的利益。進行評價時，有很多非理性干擾因素存在，沒有一個可操作的定量化依據。部分評標人員違背了公平原則，只是迎合項目企業提供的建議，破壞了正常的管理流程和秩序。
二、電力企業建設中招標采購檔案管理的對策分析
1.對選擇程序進行完善
供應方對于電力企業的建設很重要，直接影響企業項目的質量。采購的物資方是企業的重要合作伙伴，其合作效率在于二者之間的工作流程，供應方為企業提供可靠的資源，其有分享利益的權力，但是也要承擔一部分建設風險。因此電力企業在選擇時要有一定的標準，在合作前對工作流程中的問題加以分析，然后一同采取解決措施，改變被動的執行方式，優化操作流程。確定供應方前，應該對所有企業都采取一視同仁的態度，提供一個公平競爭的平臺，以市場為導向，主要降低采購成本。確定供應方數量時，可以結合企業的實際情況，然后對建設風險進行預測，采購來源不能單一，除此之外，有效降低附加采購經費，讓企業利益最大化。
2.完善合同監管工作
在擬定建設合同過程中，采購部門要積極參與到合同具體條款的協商中，然后對采購流程進行確定，如果現有流程存在問題，就是提出和修正。對驗證人員、評判規則和驗證方法都要仔細商榷，如果有不利的情況及時提出，避免成為既定事實[1]。在執行建設項目時，可能遇到多方面的阻礙，因此在合同中就要預先規定好，增加一些有約束力的條款，對制造商的級別，以及分包資質都要進行合理約束。進行協商過程中，一定要限制物資采購的范圍，這樣可以盡早確定建設資金的分配[2]。形成合同的時候，采購企業的人員應當對信息途徑進行擴展，掌握越多對企業有利的信息越好，對于合同中有關關鍵技術的條款，采購人員要格外的重視，避免項目業主利用這些條款來約束電力企業。簽訂合同人員要和項目設計人員進行溝通，對服務的種類，服務的要素、采購期限，以及施工單價進行了解，對各種風險因素進行衡量[3]，做好一切的準備和防范措施?？偠灾?，在進行合同簽署中，必須全程進行有效的合同監督，確保電力企業的合法權益。進行物資采購過程中，先檢查物資的質量情況，如果發現嚴重的質量隱患，應該立即提出，不要隱瞞，通過協商進行解決，堅決不能回避或視而不見。
3.加強人員管理
任何工作和項目都是由人來完成的，人在這方面處于主導地位，如果相關崗位的人員沒有很高的職業素養，那么制定再合理的規章制度也會出現問題，為了避免中飽私囊、內部人員和物資供應者勾結等損害電力企業利益問題的發生，必須加強人員道德方面的學習，然后在崗位上考核，重要崗位必須讓業務骨干來擔當，監督人員部門也要做好監督工作，切實把企業利益放到第一位。
三、總結
隨著我國經濟建設的發展，電力項目工程也逐漸增多，因此企業在這方面的投入也開始加大。在電力項目建設中招標是有效的采購模式，如果招標工作出現問題，將會直接影響電力設施的安全運行，相關的采購部門必須加以重視，完善管理制度，在合同簽署中積極參與，提供有建設性的意見，切實做好本職工作。
作者:陳曉燕 單位:貴州電網有限責任公司物流服務中心
參考文獻:
[1]王建軍.電力企業重點建設項目檔案工作“全過程”管理探索[J].檔案與建設，2014（，2）：78-80.
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[摘要]在我們的日常采購活動中，采購檔案管理是一個非常關鍵性的步驟，它作為采購活動的記錄方式，從客觀的角度為我們的管理提供依據，具有很高的實證性，也比較利于當前開展的反腐倡廉。所以從嚴格意義上來說，采購檔案管理是對我們的采購活動進行評估、監督、處理投訴等等活動的基礎，在企業管理這占據不小的份額，必須得到我們的重視。
[
關鍵詞 ]采購檔案；管理；對策
1、采購檔案管理的重要性
當前我國許多企業的采購檔案管理制度是非常不完善的，這無疑對企業的長期穩定發展形成很大的不利。采購檔案作為記錄采購過程的書面材料，是客觀的，具有非常高的實際意義，對于企業后期采購活動的開展、效果的評估、突發事件的處理等等都具有積極作用，所以在企業生產過程中是非常重要的一個環節。
2、采購檔案管理中存在的問題
2.1專業人員缺乏，管理質量差
從我國企業采購檔案管理的現狀來看，結果是觸目驚心的，大多數企業沒有給予一定的重視，在采購檔案管理上問題多發，其中最重要的一個方面就是在人才的配備上。許多企業認為采購檔案管理是可有可無的，所以從意識上就忽略了，人員往往是沒有經驗和相關資質的人員，缺乏必要的專業性，甚至許多企業的采購檔案管理人員還肩負著其他職責，沒有形成專人專職，這無疑導致檔案管理的質量非常差。
2.2檔案收集周期長，影響歸檔完整性
從我國當前檔案管理的現狀來看，很多采購中心在工作過程中往往沒有嚴格按照相關規定，采購資料的填寫和收集存在著很嚴重的問題，所以完整性得不到保證。實際生活中有這樣的問題，采購中心不能出具驗收證明或者是在合同簽訂方面出現問題等等，都可能影響采購檔案的存檔。當前我國的投訴機制存在著較大問題，進行投訴的周期和程序比較長，如果是越部門投訴往往因為上級領導的時間原因而被擱置，這就導致檔案的收集周期被拉長，檔案的完整性受到嚴重影響。
2.3檔案管理與使用脫節
眾所周知，檔案是為我們的生產生活服務的，必須對檔案進行良好的應用才能發揮它的作用，才能體現出檔案的效應。我國許多企業的檔案往往是為企業提供一些具有專業水平的技術參數或者是企業近期的生產經營狀況，也包括一些企業的政策方針、文化特色等等，這些可以在制作標書或者是進行評分的過程中提供良好的理論依據。對于供應商來說，原始性的證明材料是資質相關的一些資料，可以在投標、中標過程中提供依據。從我國當前檔案管理的現狀來看，檔案的使用效率非常低，這在很大程度上是資源的浪費。
2.4檔案管理缺乏保密性
檔案管理工作最怕出現的就是泄密問題，這也是許多企業檔案管理經常出現的問題，在實際的生活中出現過一個采購中心在評標過程中因為泄密而被投訴，在社會上引起了很大的議論。由此看來，如果保密性不好的話就往往成為采購的致命要素，我國許多采購中心沒有認識到檔案管理保密性的重要性，機構崗位出現不合理的現象，人才方面也做的差強人意，從而導致檔案管理問題頻發，對于企業長期發展是非常不利的。
2.5檔案室軟硬件設備嚴重滯后
因為意識上沒有對檔案管理工作重視，許多企業甚至沒有專門的檔案室，往往只是將相關資料堆積到一個房間，沒有專門的人對此進行負責管理，這對于企業的長期發展是非常不利的。還有一些采購中心的檔案室是空間很小的房間，沒有把檔案進行分門別類的放置，更不要說將這些資料轉換為電子文檔。由此看來，我國很多采購中心的檔案館建設還是需要不斷加強的。
3、做好采購檔案管理工作的有效途徑和方法
3.1對采購文件進行科學細致的分類立卷
采購人在開展采購項目活動時，會出現各種原始資料，這也就是我們所說的采購文件。根據中國的相關法律規定，采購文件具體包含如下幾個：采購人采購時的相關記錄、招投標文件、財政部門審批后的計劃表及采購預算、評標報告、評分表、答疑函等。對采購文件進行正確分門別類，理應符合文件的特有情況，可以根據采購的先后順序和程序進行，確保文件的連貫性，結合相應的價值和利用規律有步驟的開展，從而盡可能的保證檔案資料的齊全，提升保管質量。
3.2加強對采購文件的科學有效管理
要想把采購檔案工作做到實處，必須強化如下幾個方面，第一是加大監督力度，形成專人管理。根據分級管理的相關要求，各個部門應該做好采構檔案工作，對指導、檢查和監督進行有效管控，在整理和保管文件方面設置專人負責。同時，應該加大培訓力度，明確保存檔案的場所。第二是合理采集保存采購文件。當采購項目完成時，采購機構應該安排專人負責整理、收集采購文件，并妥善進行保存，切記不能累計到年底來一起安排，不然，容易引發采購資料的遺失，造成檔案的殘缺。第三要做好采購文件的保密工作，執行統一的檔案管理制度，確保采購文件的最大安全性，避免采購文件出現丟失、篡改和損害等。對于投標商進行投標的投標文件而言，由于牽扯到商業秘密，如果沒有獲得他們的認同，不允許進行公開。第四要加快采購檔案管理網絡化、電子化的發展步伐。
3.3采購機構要自覺接受監督管理部門的檢查
在《采購法》七十六條中，明確表示如果采購機構、采購人違背法律，私自破壞、隱藏理應存檔的文件，或者是對其進行修改和變更，要處于采購管理部門的罰款金額為2萬到10萬元。并處分相關的直接負責人和相應的主管人員。如果有犯罪行為的，應該進行刑事問責。監督管理部門理應正確看待此類問題，并在考核中所有體現，如同檢查采購執行問題，采用相應的檢查評價，并嚴格處置相應的違規情況。
3.4不斷提高專職檔案管理人員的業務水平
采購機構應該加大培訓力度，提升專職檔案管理人員工作能力，特別要培養相應的責任意識，清楚知曉自己工作內容，進而全面弄清楚應該具備的相關知識，掌握操作技能，營造愛崗敬業的氛圍。
參考文獻
[1]溫娜.落實科學發展觀現代企業檔案管理創新的探討[J].中國科技信息,2009(22).
【關鍵詞】建設規范化；政府采購檔案；管理工作；分析探究
政府的采購工作是一項規模較大的系統性工程，需要根據法律規定的方式、程序和方法等，對具體的物品進行采購，并且在政府采購的整個活動中，政府采購檔案管理工作尤為重要，它是對政府采購行為和相關決策的詳細記錄，具有真實性、客觀性、反腐倡廉等功能，不僅可以提高政府采購工作的效率，同時對政府良好社會形象的樹立也有著重要的作用。
一、政府采購檔案的基本內涵及意義
（一）政府采購檔案的基本內涵。政府采購檔案主要就是對政府進行采購活動的整個過程和相關決策內容的詳細記錄，是指我國政府采購管理工作部門、相關采購工作人員、各個采購部門在政府采購活動中的記錄，一般情況下都是以圖片、表格、硬盤、文字、聲像等形式存在的，有利于實現各個政府部門公平、公開地進行采購活動。
（二）政府采購檔案管理工作的意義。政府采購檔案管理工作是我國政府強化管理、提高采購管理和規范采購行為的重要工作內容。它可以為政府的采購行為進行詳細記錄、統計分析、結果總結、財政支出的節約、接受監督部門的檢查、處理各項采購活動的問題提供有力證據，強化政府采購檔案的具體管理工作可以有效規范政府的各種采購行為，對維護社會穩定發展和國家利益有著重要的意義。此外，建立完善的政府采購檔案管理機制，有利于推進政府的清正廉潔建設，幫助政府樹立良好的采購形象和社會公眾形象。
二、建設規范化的政府采購檔案管理工作的方法
（一）建立健全政府采購檔案管理體系。政府在采購檔案的管理工作過程中，要選用工作人員來專門負責采購檔案的管理工作，對政府的采購活動和相關決策進行詳細的記錄和收集，將收集到的政府采購檔案以時間的順序或者是特征進行合理的分類、管理、編排等，保證政府采購檔案管理朝著合理化、科學化的方向發展，防止各種不良因素對采購檔案的破壞，強化對政府采購檔案的管理工作，提高采購檔案的有效使用年限，保證政府采購檔案的全面性和完整性，不僅可以提高政府采購檔案的利用效率，同時還可以對政府采購過程中的具體行為進行全面反映。
（二）完善政府采購檔案的管理制度，保證采購檔案的安全性。政府要建立完善的采購檔案管理制度，并保證采購檔案的安全性和完整性，促進政府采購檔案的可持續健康發展。首先，政府要建立健全采購檔案的相關借閱制度，對于那些已經整理好的政府采購檔案文件，如果沒有領導的批準和允許不得私自進行借閱和查閱。如果是工作原因需要借閱采購檔案，借閱人需要通過寫申請書或者填申請表，并在其中詳細說明所借檔案的名稱、借閱日期、借閱數量、保管方法以及借閱的具體原因等，交給相關部門或領導審核后才可以進行借閱。但是，對于那些關于商業的機密投標文件卻不能隨意進行借閱，防止政府的機密文件發生泄露。
（三）要明確政府采購檔案工作的職責，提高采購檔案管理工作人員的業務水平。在當前政府采購檔案的管理工作過程中，由于政府采購檔案的管理工作人員普遍存在專業素養和職業水平不高的現象，大部分檔案管理工作人員身兼數職，很多甚至沒有相關的工作經驗以及沒有經過檔案知識培訓，對我國當前政府采購工作的相關程序和法律規范并不了解，進而無法有效地對采購檔案進行收集、歸檔和整理，致使政府采購檔案的管理工作效率低下。由此可見，我國政府采購檔案管理人員的職業素養和能力還有待進一步提高和加強，需要檔案管理人員不斷學習檔案管理方面的新知識、新技能，熟練掌握當前我國政府存在的相關法律法規和工作要求，加強自身對政府采購檔案工作的認識和了解。同時，政府還應該對檔案管理工作人員進行定期培訓，讓檔案管理人員熟練地掌握采購檔案工作的具體環節，提高檔案管理工作人員的業務水平和職業技能，掌握高效合理的檔案管理方法，提高政府采購檔案管理工作的效率，提高政府采購檔案資料的使用壽命。
（四）從根本上掌握政府采購檔案信息的精準性和真實性。政府采購檔案管理人員在對相關資料進行建檔時，要保證書寫的字跡清晰，必須選用鋼筆書寫或者是打印，保證政府采購檔案的原始性。歸檔后的資料一律不允許隨意地修改，并且在借閱的過程中不可以在檔案資料上進行標記，例如劃線、折疊、圈點、折頁等，保證政府采購檔案的完整性。此外，政府各項目的負責人在完成工作之后，需要立刻將項目資料交給檔案管理工作人員進行建檔，然后檔案管理人員在對各種資料進行整理、分離、立卷、歸檔、保存等，保證政府采購資料檔案的全面性和真實性。
三、結語
總而言之，政府采購檔案的相關管理工作是政府采購工作中的一項非常重要的環節，強化政府采購檔案的具體管理工作可以有效規范政府的各種采購行為，對維護社會穩定發展和國家利益有著重要的意義。因此，我國應該建立健全政府采購檔案管理體系；完善政府采購檔案的管理制度，保證采購檔案的安全性；要明確政府采購檔案工作的職責，提高采購檔案管理人員的業務水平；從根本上掌握政府采購檔案信息的精準性和真實性，有效提高我國政府采購檔案管理工作的效率。
【參考文獻】
[1]劉穎梅.政府采購檔案管理工作的優化[J].才智，2012（16）：343.
