時間：2023-05-30 14:44:42
序論：在您撰寫檔案管理機制時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
在社會發展過程中，檔案充當著非常重要的角色，一定要予以重視。一直以來，因為各種不確定因素與外界干擾，導致檔案管理工作存在著一定的難度，相應的規章制度也不完善，在進行具體管理的時候，存在著很多的不足。針對這樣的情況，一定要加強對管理機制的完善與創新，保證管理工作的全面落實。
1 更新觀念，樹立檔案管理全員參與意識
檔案管理工作不僅是辦公室人員的工作，也需要各部門人員的參與，共同完成相應的管理工作。首先，一定要提高領導意識與領導責任。檔案管理水平和領導重視程度有著一定的關系，所以，一定要加強領導的檢查與監督，積極參與到檔案管理工作當中，不僅要提供一些自身工作檔案，還要加強在人力、財力、物力等方面的投入與支持。其次，檔案管理辦公室的工作人員一定要負起責任，加強檔案建設與管理工作。檔案管理辦公室的工作人員一定要積極配合領導工作，加強各類檔案的整理與記錄，并且進行及時記錄與歸檔，并且進行相應的編號。最后，一定要加強各部門的協調配合，組織全員進行積極的參與。在開展檔案管理工作的時候，不僅是檔案管理一個部門的責任，也需要其它部門的協助，這樣才可以收集更多的資料信息，并且在進行整理的時候，也可以借助其它部門的力量，有效提高工作效率，促進檔案管理工作的高效、合理。
2 建設以人為本激勵機制
激勵實質就是滿足人的需求，促進人積極的開展相關工作。在制定激勵機制的時候，一定要使其符合工作需求，才可以誘發人的行為動機，實現調動積極性的目標。大部分檔案管理工作人員從事的工作都是一些很少讓人知道的幕后工作，相關領導與管理人員一定要遵循“以人為本”的原則，關心與關注工作人員的生活、工作、思想等，真正為工作人員解決一些實際問題，盡可能維護工作人員的親身利益，在檔案部門的內部，一定要加強“尊重知識、鼓勵創新、尊重人才”理念的宣傳，樹立良好的工作風氣，盡可能調動工作人員的積極性與工作熱情。除此之外，在檔案管理工作中，也可以適當的引入情感激勵、競爭激勵、強化激勵等方式，以此來促進與調動相關工作人員工作的積極性，保證檔案管理工作的全面展開，促進檔案事業的可持續發展。
3 建立規章制度，全面開展檔案管理
在對檔案進行管理的時候，一定要制定檔案保管機制，安排專門人員進行管理，保證檔案的完整性與科學性；建立檔案保密機制，不可以隨意擴大檔案的應用范圍，保證檔案管理人員不會泄漏檔案信息；嚴格檔案借閱機制，只有在領導批示的情況下，才可以進行檔案借閱手續的辦理；明確檔案鑒定機制，設立鑒定小組，對檔案保管年限與等級等展開相應的鑒定，同時對鑒定后需要進行銷毀的檔案，一定要辦理相應的批準手續；設立檔案移交機制，不斷健全檔案的移交手續與程序；設立檔案立卷歸檔機制，保證有價值文件與相關材料的有效保存，不會出現遺失、破損的情況。在進行立卷的時候，一定要保證書面材料的規范，正確排序，明確目錄與頁碼，同時對保管期限進行明確的劃分，保證案卷裝訂的整齊、美觀。在進行檔案移交的時候，一定要保證移交目錄的準確，并且進行相應的核對，簽字確認。
4 強化檔案部門文化建設
在開展檔案管理工作的時候，一定要加強檔案部門凝聚力的提高，這樣才可以促進檔案管理工作的全面落實。在提高檔案部門凝聚力的時候，不僅和物質條件有關，與文化條件、精神條件等均有一定的關系。在檔案部門文化建設過程中，一定要注意以下內容：其一，加強檔案部門特色文化、價值觀、精神的培育；其二，樹立社會主義榮辱觀，建立積極、向上、健康的部門形象；其三，制定具有部門特性的目標與發展戰略；其四，構建以人為本的規章制度；其五，構建檔案管理工作人員參與決策的機制；其六，創建輕松、和諧的工作環境，讓工作人員進行良好的溝通與交流，進而增進彼此的關系；其七，加強對檔案管理工作人員的培訓與教育，不斷提高工作人員的專業知識水平與業務技能，促進檔案管理工作的全面落實，構建檔案管理長效機制，促進檔案事業的可持續發展。
5 規范操作，開展標準化運行
在開展檔案管理工作的時候，一定要加強檔案分類，嚴格按照檔案類型開展相應的管理工作，并且規范每一個環節的操作，實現檔案管理工作的標準化。在開展檔案管理工作之前，一定要對檔案進行鑒別與分類，保證檔案資料信息的準確性與科學性，剔除一些沒有價值、重復的信息，進而為檔案的后續管理工作提供了便利條件。在進行規范操作的時候，一定要加強對以下內容的注意：其一，必須保證外形統一。在建立檔案的時候，一定要保證其外形的統一，進行統一的裝訂，采用統一的紙張等，保證檔案形式符合相應規范標準的要求；其二，保證檢索符號的統一。在分析檔案內容的時候，一定要保證其檢索符號的統一、規范；其三，保證名稱的統一。在進行檔案裝訂的時候，一定要進行科學的分類，并且進行相應的命名，規范每類檔案的收集范圍與命名原則；其四，保證編制統一。也就是根據案卷排列的順序進行統一的編排，比如，根據年度、項目、月份等進行案卷的編排。在檔案管理工作中，只有加強對操作的規范，才可以保證相關工作的標準化完成，進而實現檔案管理機制的完善與創新。
6 結束語
總而言之，檔案工作在社會各領域中發揮的作用越來越突出，為了實現信息資源的有效利用與共享，一定要加強對檔案管理工作的重視，并且結合以往的工作經驗，制定科學、合理、高效的檔案管理機制，隨著社會的不斷發展，科學技術水平的不斷提高，根據實際情況，進行一定的完善和創新，進而實現檔案管理工作的全面落實，促進社會與經濟的進一步發展。
參考文獻
[1]趙藝.提升企業檔案管理機制――為企業知識管理體系服務[J].經營管理者，2011（09）.
關鍵詞 醫院人事檔案 管理機制 途徑
醫院進行自主招聘是根據醫院的實際發展需求而展開的編外人員的招聘，因為只有引進高素質的專業人才，才能促進醫院醫療水平的提高。然而醫院在對這些人員的檔案進行管理的過程中，一些問題也隨之顯現出來，基于此種情況，筆者以醫院實行人事檔案管理機制的優勢作為文章內容的切入點，并對人事檔案管理存在的問題和對策進行了詳細的闡述，希望能對醫院的檔案管理人員提供一些借鑒和幫助。
一、醫院實行人事檔案管理機制的優勢
（一）促進醫院職位結構的合理化
眾所周知，每個事業單位的編制名額都是有限的。但是有時候有限的名額不能滿足醫院對人才的需要。而醫院實行人事檔案管理機制，就打破了編制對醫院人才納入的限制，不僅促進醫院職位結構的合理化，同時也讓醫院納入了大批的高素質的專業人才，提高了醫院的醫療水平的同時，也使醫院獲得了更高的經濟效益
（二）簡化招聘流程，促進醫院用人機制的良性發展
正如上文所述，醫院實行人事檔案管理機制，打破了編制對醫院人才招聘的限制，這樣醫院就可以根據自己的實際需要，自行招聘人才。我們都知道，正式編制人員的調動，過程非常復雜，手續相當煩瑣。而醫院在進行招聘人才的過程中，可以直接通過雙方的平等協商鑒定勞動合同，這樣就簡化了招聘流程，在辦理手續的過程中非常便捷，醫院要嚴格對招聘人員進行考核，施行優勝劣汰的政策，從而促進醫院用人機制的良性發展。
（三）可以有效解決醫院工作人員不在其崗位卻占其編制的問題
隨著各國的頻繁交往，使得各個單位出國學習的人數逐漸增多，在這些人中不乏編制的人員。醫院實行人事檔案管理機制，就會對出國學習不歸的人員進行清理，通過主管部門的審批，就可以空出編位，從而有效地解決了這一難題。
二、現階段人事檔案管理存在的主要問題
（一）“人檔分離”的情況導致無法快速開展工作
我們知道，當職工遇到晉升職稱、函調政審、黨團關系等問題時，是需要查閱該職工的檔案的。而由于人員的人事檔案都是存放在人事機構的，所以，當職工需要對檔案進行查閱時，先要和人事機構聯系，要不就是認識機構去查檔案，要不就是將檔案接回來在進行查閱，這樣不緊降低了工作效率，同時也導致工作無法快速地展開。
（二）人事制度不夠完善
由于醫院和人事機構的工作職責不夠明確，這在一定程度上降低了人事檔案管理的工作效率。目前來看，人事機構對醫院人員的人事檔案的管理工作僅僅停留在保管的層面，致使人事檔案管理的工作并沒有真正發揮它的作用，所以，完善人事制度是大勢所趨，勢在必行的。
（三）加大了醫院檔案管理人員的工作強度
通過以上的敘述我們知道，醫院把人員的人事檔案都是放在人事機構的。所以，醫院的人事檔案管理人員除了做好本職工作外，還要辦理人員在人事機構的檔案移送、查檔等工作。這樣就加大了醫院檔案管理人員的工作強度。
（四）人事機構的人事檔案信息更新不及時
人檔分離，直接導致人事檔案信息更新不及時，因為人事機構保存的所有檔案都是最初的原始資料檔案，但是我們知道職工的職位、職稱是在不斷變化的，所以，這種情況下，人事檔案的內容就顯得非常的滯后。
三、人事檔案管理的有效路徑
對人事檔案進行有效管理是時展的必然需求，加速推進醫院人事檔案管理機制，不僅能提高醫院的醫療水平，更為醫院的高校發展打下良好的基礎。所以，探索人事檔案管理的有效途徑是非常有必要的，具體內容如下：
（一）促進檔案管理人員綜合素質的提升
可以說提高檔案管理人員的綜合素質是順利開展人事檔案管理工作的前提，只有提高了檔案管理人員綜合素質，才能促進他們工作效率和工作能力的提升。促進檔案管理人員綜合素質的提升，不僅提高了他們的工作速度，更使在資料的收集和傳遞的方式上，實現和人事機構的快速連接。
（二）建立健全人事檔案管理的規章制度
眾所周知，制度是約束行為的準繩，要想對人事檔案進行規范管理，就必須建立健全人事管理的規章制度，這也是能夠順利開展人事檔案管理工作的前提，這樣就可以讓人事檔案管理工作有法可依，有章可循。加速推進醫院的人事檔案管理向著良性的軌道發展。
（三）加快推進人事檔案的電子化進程
醫院應緊跟形勢，加快推進人事檔案的電子化進程。首先，積極開發人事檔案管理的系統軟件。其次，建立人事檔案基本信息數據庫以及檔案材料傳遞、接收的數據庫。再次，建立政審證明材料數據庫。最后，就是加強人事檔案工作法制化監督力度。這樣就加速了醫院人事檔案的電子化進程。
（四）對人員的業績記錄在案
醫院想要獲得長久健康的發展，就必須在做好人事檔案管理工作的前提下，對這些人員進行有效的管理，對這個群體的情況要有一個全局的把握。比如，醫院可以對人員的業績記錄在案，具體內容就是他們的技術水平、工作能力、研究成果等。我們知道，人事機構的檔案信息是否完整取決于醫院對這些資料的收集是否到位和及時。因此，醫院應加大人力以及財力的投入，以保證對人事人員的資料收集、傳遞的及時。
四、結束語
完善醫院人事檔案袋里管理機制，對醫院的穩定發展具有非常重要的意義。醫院想要實現對人事檔案進行有效的管理，就必須建立健全人事檔案管理的規章制度，同時還要提高管理人員的綜合素質，加快推進人事檔案的電子化進程。只有這樣，才能讓人事檔案管理機制發揮其真正的作用，從而促進醫院經濟效益的快速提升。
（作者單位為安仁縣第二人民醫院）
[作者簡介：劉，安仁縣第二人民醫院黨支部書記，歷任中學教師、機關干部、鄉鎮領導。]
參考文獻
[1] 許安慶，徐道喜.醫院人事制度現狀與完善[J].江蘇衛生事業管理，2005（16）.
一、醫院實行人事檔案管理機制的優勢
（一）促進醫院職位結構的合理化
眾所周知，每個事業單位的編制名額都是有限的。但是有時候有限的名額不能滿足醫院對人才的需要。而醫院實行人事檔案管理機制，就打破了編制對醫院人才納入的限制，不僅促進醫院職位結構的合理化，同時也讓醫院納入了大批的高素質的專業人才，提高了醫院的醫療水平的同時，也使醫院獲得了更高的經濟效益
（二）簡化招聘流程，促進醫院用人機制的良性發展
正如上文所述，醫院實行人事檔案管理機制，打破了編制對醫院人才招聘的限制，這樣醫院就可以根據自己的實際需要，自行招聘人才。我們都知道，正式編制人員的調動，過程非常復雜，手續相當煩瑣。而醫院在進行招聘人才的過程中，可以直接通過雙方的平等協商鑒定勞動合同，這樣就簡化了招聘流程，在辦理手續的過程中非常便捷，醫院要嚴格對招聘人員進行考核，施行優勝劣汰的政策，從而促進醫院用人機制的良性發展。
（三）可以有效解決醫院工作人員不在其崗位卻占其編制的問題
隨著各國的頻繁交往，使得各個單位出國學習的人數逐漸增多，在這些人中不乏編制的人員。醫院實行人事檔案管理機制，就會對出國學習不歸的人員進行清理，通過主管部門的審批，就可以空出編位，從而有效地解決了這一難題。
二、現階段人事檔案管理存在的主要問題
（一）“人檔分離”的情況導致無法快速開展工作
我們知道，當職工遇到晉升職稱、函調政審、黨團關系等問題時，是需要查閱該職工的檔案的。而由于人員的人事檔案都是存放在人事機構的，所以，當職工需要對檔案進行查閱時，先要和人事機構聯系，要不就是認識機構去查檔案，要不就是將檔案接回來在進行查閱，這樣不緊降低了工作效率，同時也導致工作無法快速地展開。
（二）人事制度不夠完善
由于醫院和人事機構的工作職責不夠明確，這在一定程度上降低了人事檔案管理的工作效率。目前來看，人事機構對醫院人員的人事檔案的管理工作僅僅停留在保管的層面，致使人事檔案管理的工作并沒有真正發揮它的作用，所以，完善人事制度是大勢所趨，勢在必行的。
（三）加大了醫院檔案管理人員的工作強度
通過以上的敘述我們知道，醫院把人員的人事檔案都是放在人事機構的。所以，醫院的人事檔案管理人員除了做好本職工作外，還要辦理人員在人事機構的檔案移送、查檔等工作。這樣就加大了醫院檔案管理人員的工作強度。
（四）人事機構的人事檔案信息更新不及時
人檔分離，直接導致人事檔案信息更新不及時，因為人事機構保存的所有檔案都是最初的原始資料檔案，但是我們知道職工的職位、職稱是在不斷變化的，所以，這種情況下，人事檔案的內容就顯得非常的滯后。
三、人事檔案管理的有效路徑
對人事檔案進行有效管理是時展的必然需求，加速推進醫院人事檔案管理機制，不僅能提高醫院的醫療水平，更為醫院的高校發展打下良好的基礎。所以，探索人事檔案管理的有效途徑是非常有必要的，具體內容如下：
（一）促進檔案管理人員綜合素質的提升
可以說提高檔案管理人員的綜合素質是順利開展人事檔案管理工作的前提，只有提高了檔案管理人員綜合素質，才能促進他們工作效率和工作能力的提升。促進檔案管理人員綜合素質的提升，不僅提高了他們的工作速度，更使在資料的收集和傳遞的方式上，實現和人事機構的快速連接。
（二）建立健全人事檔案管理的規章制度
眾所周知，制度是約束行為的準繩，要想對人事檔案進行規范管理，就必須建立健全人事管理的規章制度，這也是能夠順利開展人事檔案管理工作的前提，這樣就可以讓人事檔案管理工作有法可依，有章可循。加速推進醫院的人事檔案管理向著良性的軌道發展。
（三）加快推進人事檔案的電子化進程
醫院應緊跟形勢，加快推進人事檔案的電子化進程。首先，積極開發人事檔案管理的系統軟件。其次，建立人事檔案基本信息數據庫以及檔案材料傳遞、接收的數據庫。再次，建立政審證明材料數據庫。最后，就是加強人事檔案工作法制化監督力度。這樣就加速了醫院人事檔案的電子化進程。
（四）對人員的業績記錄在案
醫院想要獲得長久健康的發展，就必須在做好人事檔案管理工作的前提下，對這些人員進行有效的管理，對這個群體的情況要有一個全局的把握。比如，醫院可以對人員的業績記錄在案，具體內容就是他們的技術水平、工作能力、研究成果等。我們知道，人事機構的檔案信息是否完整取決于醫院對這些資料的收集是否到位和及時。因此，醫院應加大人力以及財力的投入，以保證對人事人員的資料收集、傳遞的及時。
四、結束語
完善醫院人事檔案袋里管理機制，對醫院的穩定發展具有非常重要的意義。醫院想要實現對人事檔案進行有效的管理，就必須建立健全人事檔案管理的規章制度，同時還要提高管理人員的綜合素質，加快推進人事檔案的電子化進程。只有這樣，才能讓人事檔案管理機制發揮其真正的作用，從而促進醫院經濟效益的快速提升。
關鍵詞：人事檔案管理；現狀；改革
0 引言
人事檔案管理通過其他類別的檔案管理形式一樣，其工作內容包括檔案的信息數據搜集、分類整理、資料的鑒定、數據的統計與檢索、數據庫的形成與信息挖掘等方面，不同之處在于人事檔案的轉遞工作。目前我國在一段時間內還需要十分重視轉遞工作的管理，因為這關系到檔案信息的完整與安全和當事人 的切身利益，在人事檔案改革的大潮中，各個環節的工作都不能放松，應當努力創新，讓人事檔案工作更適應社會的需要。隨著人事制度的變化，人事檔案管理的模式與內容也將相應地發生改變。
1 人事檔案管理的主要特征
在新時期的人事檔案管理工作實踐中，其工作的任務在于如何發揮企事業單位的最大化社會和經濟效益。具體工作中，我們必須總結其發展過程中的歷史經驗，系統的分析和研究人事檔案的形成規律和特點，在宏觀和微觀兩個方面上分析人事檔案材料的運轉規律和其工作的各個階段所應實現的不同價值。從總體上講，人事檔案管理主要有以下幾個特征：
1.1 人事檔案具有真實性和機密性
人事檔案的真實性與其他類型檔案相比有著特殊的含義，具有絕對意義上的資料真實性和管理上的保密性。每一份人事檔案管理資料無論內容還是形式都必須保證期真實、可靠性，不得有虛假、想象、夸張和殘缺不全的現象。以免導致對人才的整體評價產生片面性和錯誤性。人事檔案的機密性，是指人事材料一經形成，由于其中涉及人員本身的自然情況、身體健康狀況、經歷情況等內容，尤其是當事人的重大事件、工作失誤和家庭隱私等，所以在一定時間內是對外保密的，處于封閉狀態，以維護個人利益不受侵犯。
1.2 人事檔案是在人事部門中產生
各級人事部門為了正確地選拔人才和使用員工，就要形成有關人員的履歷、社會關系、政治表現、文化知識水平、工作和學習狀況等方面的人事材料。這些材料匯集起來，共同形成人事檔案，能夠綜合系統地考察一個人的經歷和才能，為用人單位提供豐富的信息和優質的服務。
1.3 人事檔案具有動態性
人事檔案并不會在形成之后一成不變，事實上在人事管理活動中還應當不斷地得到補充。由于人員的成長是不斷變化發展的，隨著時間的推移和個人社會實踐活動的增加，經歷也會逐漸增多，因此，人事材料的歸檔不可能一次完成，需要不斷地收集和追加，與時俱增，只有到一個人死亡才終止其歸檔材料的收集、整理，這也是人事檔案管理工作的一個重要內容。
2 人事檔案管理的改革措施
在人事檔案管理改革對策層面，我們從理念、制度、體制、管理方式出發進行分析探討。
2.1 更新管理理念
人事檔案管理要將管理視野從原有狹隘的“為單位”管理拓寬到為人的未來發展上來，要充分整合反映個人成長、體現歷史能力與現實能力的各類檔案信息。做到這一點，人事檔案管理將真正由約束管理走向服務管理，這種服務不僅服務于本單位的人事管理和單位內人的發展，更能夠在未來服務于相關部門的人事管理及相關人的發展。市場經濟下，人才流動已成為一種正常的社會現象，作為服務于人事管理的人事檔案管理理應放眼于整個社會來從事檔案信息管理。人事檔案管理及其開發利用應該關系到人的發展，人事檔案與人的發展之間有著密切內在關聯性。這就要求檔案管理理念要順應這一規律。要求人事檔案工作者立足現代人力資源管理，變革工作理念，既有利于推進現實人事管理工作的開展，提高人事管理工作的有效性，更可以為人才的發展和社會發展提供檔案信息保障。
2.2 改革管理體制
（1）改革人事檔案內容。必須針對不同對象和需要，進一步充實檔案材料，對各級領導干部要及時將他們的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現情況及任務完成情況、考核考察材料收入檔案，為憑實績用干部提供必要的依據。對一般專業技術和管理人員，要收集他們的學術和技術推廣成果材料、企業經營者利稅材料等。對流動人員，要收集那些能據此判斷一個人素質優劣的材料，如個人業績、素質能力、職業生涯、社會責任等方面的材料。
（2）要拓寬編研范圍，提高利用效率。一是要編制必要的檢索工具，方便查找利用。如把所管理的人事檔案中的人員情況按年齡、職務、職稱、學歷、專業、任免、工資等來分類編制不同的檢索工具。二是積極進行檔案資料編研工作，在當前人事管理改革中，要圍繞人員結構調整、配置等中心工作，搞好人員現狀情況、綜合信息、統計信息等資料的編研工作，提高利用效率。
2.3 創新管理方式
（1）加強人事檔案的信息化建設工作。在新的形勢下，從保護人事檔案原件和提高利用率的角度出發，必須加強人事檔案的信息化建設工作。要建立人事檔案數據庫系統，實施人事檔案動態管理。利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將人事檔案資料整理輸入微機，通過相應的技術處理，將文字圖片甚至聲像資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存。即使不能完全建立電子檔案，也應該將有關檔案信息進行計算機處理，以方便自動檢索統計、加工整理、及時更新和提取利用，提高人事檔案工作效率。
（2）建立人事檔案電子系統，開展網上利用服務。隨著各類機關企事業單位內部局域網的建立，人事部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的人事檔案管理系統，積極組織上網數據和信息，使人事檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現人事檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。
（3）建立“人事檔案數據管理中心”。人事部門與機關企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“人事檔案數據管理中心”。該中心設在機關企事業單位人事處（人力資源部），是機關企事業單位信息資源庫的重要組成部分。人事檔案數據管理中心集中管理網站內電子人事檔案，并在網站上提供有限制性或非保密信息查詢、利用服務。其優點是方便快捷，內容豐富，利用率高。
3 結語
人事檔案立命在內容，發展在利用，對人事檔案利用工作進行改革是人事檔案基業常青之關鍵。人事檔案利用，要從過去的側重為管理者所用轉向為個人所用、為組織發展所用、為人才隊伍建設所用上來。人事檔案管理改革重在利用改革，我們通過利用工作的有效開展，最終使人事檔案成為與每個人真正息息相關的事物。
參考文獻
[1] 田曉瓊. 新時期人事檔案管理應強化還是弱化——關于對“棄檔”“死檔”現象的思考[J]. 檔案學研究. 2007（02）
[2] 賈桂芳. 干部人事檔案價值弱化原因與對策[J]. 蘭臺世界. 2006（16）
隨著二級學院辦學規模的不斷擴大，二級學院形成的檔案材料越來越多，學校檔案館沒有能力也不可能事無巨細，將二級學院各類檔案都盡數收集進館，那么，二級學院的檔案管理應該采用什么樣的模式進行管理合適呢？自20世紀90年代以來，國內一些規模較大的高校開始了在其所屬的二級學院設立檔案資料室的探索。尤其國家開展教育教學評估工作以來，建立二級學院檔案資料室顯得更加的迫切。近年來，學校檔案館常常接到二級學院有關檔案管理的相關咨詢，在日常的檔案業務指導中我們也加大了二級學院檔案管理內容的指導。在調研學習與實踐的基礎上，我們認為目前在同屬于985和211類型的高校推行二級學院建立檔案資料室的模式是當前高校檔案事業自身完善發展的一種好舉措。其優點體現在：第一，可以把學院系成立以來散存在各個辦公室的具有保存價值的文件資料進行系統整理和集中存放管理，既解除了辦公室人員對室內大量積存資料清理中存毀矛盾的糾結，辦公室敞亮了，資料也有序便查；第二，有利于督促二級學院每年定期進行上一年度文件資料的整理歸檔，避免了資料的亂放與丟失等現象，養成良好的資料積累與整理歸檔的習慣；第三，目前高校普通都是多校區辦學，學校檔案館不一定與學院在同一校區，即使在同一校區也不如就在同一單位內利用方便，況且學院自存的檔案更多的是為本學院工作服務，建立學院檔案資料室集中存放本學院檔案既方便了本學院師生的就近利用，也方便學院日常工作的查考利用，可以達到節約工作成本提高工作效率的目的?？傊?，科學地設計二級學院檔案管理架構，協調處理好校、院二個層級檔案管理的關系，在歸檔重點、管理辦法等方面加以規范、整章建制，積極創新二級學院檔案管理模式是實現高校二級學院系檔案管理科學發展的必然之路。
二、以檔案規章制度建設為抓手促進二級學院檔案管理規范化
制度化是一個單位工作步入規范化、科學化的前提，建立健全二級學院檔案管理規章制度是保障二級學院系檔案管理規范化的核心。在檔案工作隊伍網絡比較完善的高校，每一個二級學院通常會有一位檔案工作負責人，一般由學院的行政副院長或黨支部書記兼任，有一位兼職檔案員，通常由學院辦公室主任或行政秘書兼任。在上述檔案工作負責人和兼職檔案員的崗位職責中大多只是簡單地言明負責學院檔案工作，通常連當事人自己都不太清楚究竟具體應該做些什么工作？學校每年對每位職工進行工作考核時也往往沒有將其兼任的檔案工作職責列入考核的范疇，學院檔案工作長期以來形同虛設，各學院檔案管理各行其是。經過實踐與學習，我們認為要做好二級學院的檔案工作，首先應該抓檔案制度建設，建立健全二級學院檔案管理規章制度，使院系檔案管理工作有章可循、有法可依，這是保障二級學院檔案科學管理的重要條件。二級學院檔案既要有國家檔案局和高校檔案館要求的規范性，又要突出本學院的特色，從而為形成和提煉本校的辦學特色提供堅實的支撐。具體來說，二級學院檔案管理規章制度主要包括：二級學院檔案管理辦法、二級學院檔案分類方案、二級學院檔案歸檔范圍與保管期限表、學院檔案室管理規定、專兼職檔案員的檔案職責等。制定二級學院檔案管理規章制度時要避免簡單地照搬高校檔案館的相關規章制度，要在遵守《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規范》等國家及地方檔案管理相關法規制度的前提下，結合本學院的工作實際做具體的補充、細化和完善工作，擬定出適合本學院實際的檔案管理規章制度。
三、創新與拓展二級學院檔案管理培訓研究
高校二級學院兼職檔案員的專業背景往往多元化且素質參差不齊，大多數沒有接受過正規的檔案管理專業訓練，對檔案及檔案價值的認識不一。針對二級學院檔案管理人員普遍非專職化、專業化特點，結合二級學院行政、黨務、教學和科研工作的特點，并考慮各崗位人員的職責與工作規律，創新與拓展二級學院檔案管理培訓研究是保障二級學院檔案管理質量的關鍵。毋庸置疑兼職檔案員的知識、能力和素質等直接關系到二級學院檔案管理的質量和管理目標的實現，而各崗位工作人員檔案工作技能的好壞直接影響到兼職檔案員檔案整理的工作量。因為二級學院的檔案通常是由兼職檔案員直接接收各崗位工作人員整理與移交的本崗位形成的文件材料經有序整理匯集而成，因此對二級學院工作人員進行檔案管理培訓時，第一，要拓展培訓對象，最好二級學院系各個崗位的工作人員都能參加培訓，甚至在學院進行幫忙的學生助理也應該納入培訓的范疇；第二，在培訓內容方面除了使其掌握檔案管理的一般知識外，更重要的是提高其對院系檔案價值的認識，改變大家普遍對檔案認識不足甚至集體無意識狀態，讓全體師生員工意識到，自己就是學校檔案的形成者之一。一個時代一個學院教師學生在教與學、科學研究、服務社會中形成的集體記憶，反映在日常工作中的一份份文件、一張張照片、一個個科研項目和基建項目等檔案上，這些檔案承載著這個時代這個學院發展面貌的真實記錄，是傳承與熔鑄學校精神的重要信息源；第三，定期組織二級學院兼職檔案員及其他工作人員到學校檔案館或省市檔案館參觀學習，開闊其視野，更新、補充和拓寬其知識結構；第四，學校檔案館應加強二級學院檔案培訓模式、培訓內容、人員組織等內容的創新性研究，形成卓有成效的培訓方式及規范的培訓教程；第五，探索制定有效的績效政策，例如將完成檔案工作的情況與單位年度考核掛鉤，有效地激勵兼任檔案人員開展檔案工作的積極性。
四、充分利用現代信息手段實現二級學院檔案數字化管理
一、我國企業人事檔案管理存在的突出問題
（一）企業人事檔案管理方法落后
盡管從總體上看，我國各類企業都十分重視人事檔案管理工作，但仍然存在著管理方法落后的問題。有的企業對人事檔案管理過于簡單，只是對企業員工的姓名、性別、年齡等信息進行簡單的記錄，而對企業員工德、能、勤、績等方面的記錄較少，無法真實反映企業員工的個人成長經歷和歷史業績。還有一些企業對人事檔案管理盡管雖然記錄比較詳細，但具有較強的格式化，還缺乏分類管理的意識，這種傳統的管理方法不利于形成健全和完善的員工檔案管理體系，無法為企業檔案開發利用奠定良好的信息基礎。
（二）企業人事檔案管理質量較低
盡管我國企業人事檔案管理日益步入規范化，但很多企業檔案管理質量較低，企業員工的檔案缺乏真實性。有的企業人事檔案管理存在著員工信息前后不符的問題，導致企業人事檔案無法更加真實、有效的反映員工的個人信息，不利于企業人事檔案的應用。還有一些企業對于“流動性”較大的員工，根本不建立人事檔案，存在著嚴重的“棄檔”現象。而企業人事檔案的保存更是企業人事檔案管理中的薄弱環節，歸檔立卷工作不及時，查找企業員工檔案十分費時費力，增加了企業人事檔案的管理成本。
（三）企業人事檔案管理模式單一
從我國企業特別是中小企業人事檔案管理情況來看，很多都采取手工管理的方式，信息化管理體系不健全，很多企業還沒有使用檔案管理軟件，計算機、照相機、掃描儀、移動硬盤等現代化檔案管理設備十分匱乏，導致企業人事檔案管理只能靠人工的方式。還有一些企業人事檔案缺乏“開放性”，對人事檔案實行“封閉化”管理，除了企業管理層和檔案管理人員，其他部門以及廣大員工根本無法接觸到人事檔案，導致企業人事檔案的開發利用嚴重不足。
二、我國企業人事檔案管理問題的原因分析
（一）觀念制約
我國企業人事檔案存在上述問題的原因盡管多種多樣，但最為根本的原因是企業對人事檔案管理缺乏重視，還沒有將企業人事檔案管理上升到“人才強企”的戰略高度，因而企業領導層和管理層對人事檔案管理工作不夠重視，在人力、物力、財力的投入方面較少，檔案管理工作更多的是采取“兼職”的辦法被列為捎帶手去做的事情，不利于企業人事管理工作科學發展。這也直接導致很多企業沒有健全和完善人事管理制度，人事管理具有較大的隨意性，監督考核工作也不健全，因而導致企業人事管理工作不夠規范、方法陳舊、模式單一，制約了企業人事檔案管理工作更好的開展。
（三）人員制約
人是生產力中最活躍的因素，企業人事檔案管理的好壞，很大程度是由企業人事檔案管理人員的綜合素質所決定。一方面，由于企業對人事檔案管理工作不夠重視，這就直接導致企業人事檔案管理人員配備不到位，即使配備了專（兼）職人事檔案管理人員，也由于缺乏激勵和約束機制，導致企業人事檔案管理人員工作態度不夠積極，無法將更多的精力用于企業人事檔案管理，更多的是在應付差事。另一方面，由于企業具有特殊性，因而對人事檔案管理人員也提出了特殊要求，人事檔案管理人員既要具備檔案管理知識和管理能力，同時還必須對企業生產、經營等活動更加了解，但我國很多企業人事檔案管理人員不注重加強學習和管理創新，導致很多重要的人事資料無法歸檔，影響了企業人事檔案管理的科學化。
三、完善我國企業人事檔案管理機制的思路
（一）創新企業人事檔案管理理念
理念具有先導性作用。完善我國企業人事檔案管理機制，首先必須在理念創新上狠下功夫。企業領導層和管理層要從推動“人才強國”和“人才強企”戰略的角度，高度重視企業人事檔案管理工作，既要加大企業人事檔案管理工作的人力、物力、財力的投入，為企業人事檔案管理奠定堅持基礎；又要加強對企業人事檔案的組織領導，經常關注和過問企業人事檔案管理工作，幫助解決企業人事檔案管理過程中遇到的問題和矛盾，為企業人事檔案管理工作營造良好環境。
（二）完善企業人事檔案管理制度
制度具有長期性、穩定性、規范性的重要作用，制度是帶有根本性、長期性、穩定性和規范性功能的行為規范。完善企業人事檔案管理機制，必須進一步健全和完善企業人事檔案管理制度。一方面，企業要著眼于新形勢、新任務對企業人事檔案提出的新要求，積極推動企業人事檔案管理制度創新，對于已經過時和落后的制度要進行修改和完善，比如對于企業人事檔案的搜集必須將“取之有據、棄之有理”作為重要原則，確保人事檔案管理更加規范。另一方面，應進一步強化企業人事檔案管理制度的執行力，確保人事檔案的搜集、歸檔、利用等更加規范。
（三）優化企業人事檔案管理模式
健全和安全的企業人事檔案管理模式，對于完善企業人事檔案管理機制至關重要。要建立企業人事檔案協調機制，將企業人事檔案納入到企業各部門的工作內容之中，只要是涉及到人事方面的資料，都應交由人事檔案管理人員進行統籌；要建立企業人事檔案管理內容，對于企業員工的個人資料、基礎材料、業績材料、科技成果材料以及不良表現等材料進行歸檔，通過細化管理完善人事檔案內容；要加強企業人事檔案“信息化”建設，購置信息化建設的硬件設備和軟件程序，優化信息資源，強化開發利用。
（四）打造企業人事檔案管理隊伍
企業人事檔案管理工作具有較強的政策性、保密性和專業性，因而必須由專業人員從事。企業要著力于加強企業人事檔案管理工作，引進和培養一批既具有檔案管理能力、又具有企業管理能力、更具有較強職業素質的復合型人才，特別是要加強對人事檔案管理人員的教育和培訓，著力提升他們的大局意識、責任意識和職業道德，真正通過人事檔案管理人員素質的提升推動企業人事檔案管理工作取得新成效。
1.不斷加強檔案人才資源建設
人才是檔案事業發展的第一資源。人才優勢是最大的優勢，要實現檔案事業協調健康和可持續發展，必須把檔案人才資源建設放在首位。
1.1促進人才流動，盤活人才資源
引進有專業知識、專業技術、專業技能的人才充實檔案隊伍。
1.2樹立“以人為本”的觀念，促進人才健康成長，使其發揮作用
環境好，則人才聚。努力營造鼓勵人才干事業，支持人才干事業，幫助人才干事業的環境，充分調動其積極性、主動性和創造性。
1.3保持檔案干部隊伍的穩定性
檔案是知識性、專業性、連續性很強的工作，檔案干部的不穩定，直接影響到檔案工作的連續性。因此必須做好檔案干部的穩定工作，從維護檔案工作的長遠利益出發，切實解決他們工作中、生活中的實際問題，使他們安心本職工作，熱愛本職工作，創新本職工作，促進檔案工作的持續、穩定發展。
2.加大檔案管理人員培養力度
隨著當前社會的發展和進步，檔案工作發生了顯著變化，檔案工作的領域拓寬了，檔案服務的范圍擴大了，檔案工作的手段更現代化了，這就對從事檔案工作的人員提出了更高、更新的要求。
2.1政治素質
檔案管理人員應認真學習檔案工作的法律、法規，貫徹落實中央關于檔案工作的一系列重要指示，遵守檔案利用工作紀律，按照黨和國家有關規定進行檔案的開發、開放、公布與利用。
2.2業務素質
隨著檔案工作科技含量的提升，需要有綜合協調能力、掌握現代科學技術的復合型人才。因此，檔案人員應具有較高相應的專業知識，不僅掌握檔案理論知識（如歸檔程序、編目、檢索、利用等），還要熟悉與檔案工作相關的文化、理論與科學技術（如：文史知識、社會學、情報學、統計學等學科），不斷提高自身的業務素質。
2.3現代管理的素質
第一，要有開拓創新精神。檔案人員不但具有繼續傳統檔案工作理論的觀念，還要有研究探討檔案工作理論的觀念，研究探索檔案工作發展中出現新情況的意識，善于發現檔案工作的新規律、新方法，及時總結工作中的經驗、教訓，取人之長，補己之短，創新檔案機制，促進檔案發展。
第二，要有市場意識。首先要有質量意識、效益意識。根據信息市場的需求，優化服務措施，提高服務質量，開發利用價值高的檔案信息，及時推向市場，發揮其積極作用。
第三，要有現代化意識。當前市場經濟追求信息的快速傳遞，發揮時效是信息價值的重要措施。這就要求擋案人員努力學習，掌握現代化設備的實踐技術。
3.促進檔案工作的規范化、標準化
檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理的保證。建立和健全檔案管理制度是做好檔案工作的基礎。
3.1加強制度建設
制度本身就是一種規范。要根據檔案工作的實際，制定文件形成、收集、整理、運轉、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎性工作的規章制度，統一標準規范整理，做到有章可循、有據可依，嚴格執行，建立健全各項規章制度，真正實現檔案管理各環節的標準化、規范化。實踐中還要逐步完善，使檔案管理更具規范化、標準化、科學化。
3.2嚴格立卷歸檔標準，提高案卷質量
實現檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴格把握文件立卷歸檔的實效性，對完成現行文件任務的文件材料，才能立卷或歸檔，未完成的則不可以；進行合理的立卷分工，明確歸檔的重點，首先要區分文件與資料，特別要注意區分相似之處的文件資料，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；把住卷宗的入口關，不該歸檔的不混入，應歸檔的不散失，在立卷過程中，同類并具有內在聯系的文件材料組在同一卷內，保持同一問題的完整性，使其反映同一問題全過程，這樣，即提高了檔案利用價值，又使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜；同時還要做好案卷的裝訂工作，以有利于檔案的標準化、規范化管理。
