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檔案信息化建設的主要任務是：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件；加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并入國家信息網。不難看出，檔案管理的信息化包含以下幾個方面內容：實現檔案信息的數字化、網絡化，將不同載體的檔案資源轉化為數字化信息，實現檔案資源的合理配置，建立起規范的、標準的、目錄數據庫及技術支撐平臺；檔案信息共享，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案資源的共享化，檔案管理人員需要有較好的知識結構、具有專業的檔案管理知識和一定的計算機操作能力；檔案管理工作必須科學化，能在正確的系統論、管理論的基礎上做出正確的決策。
檔案管理信息化的前提是規范化和標準化。由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，共享性差，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移檀性差；檔案自動化工作尚無統一的標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案管理工作的信息化。檔案信息化建設是社會信息化發展不可缺少的組成部分，也是現代檔案工作的基礎，是檔案工作現代化的必由之路。首先觀念現代化，即要正確確立各部門檔案是重要的信息資源這—重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，要正確確立信息化檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制，提高檔案的服務質量。同時，要以現代科學理論為指導，根據檔案工作的客觀規律和檔案的特點進行合理地組織、計劃和控制，實現管理方法科學化、管理機構高效化、管理形式現代化。
檔案管理信息化，就要加強對電子文件的歸檔管理，對各種不同類型不同載體的檔案進行數字化，為保證電子文檔的真實、完整、有效，應制定電子檔案管理方法。計算機技術的應用是檔案管理技術現代化的中心，而計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的，要科學制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化。檔案信息化體系由基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設五個方面構成，其中尤為重要的是基礎設施建設和檔案信息資源建設兩項內容。
檔案管理信息化，必須要確保檔案信息的安全性和完整性。檔案信息的安全包括檔案管理系統軟硬件自身的安全，還包括檔案信息傳播的安全。安全管理制度應從機房管理、軟件管理、操作、監督等多方面著手，以維護計算機系統的物理安全。軟件方面的問題可以通過技術手段來解決，在選擇、設計檔案管理系統時要充分考慮到系統的安全性把它作為一個重要的指標。
檔案管理信息化，必須重視檔案業務流程的重組。檔案管理信息化建設是在網絡環境下，通過計算機技術和現代網絡技術在檔案管理中的廣泛應用，改變原有的手工作業管理模式為自動化集成管理的工作方式，在這一變革中，檔案業務流程的重組包括：檔案信息收集、管理方式的改變。數據處理在文件處理階段就可完成，公文處理與檔案管理有機結合，實現文檔一體化可以自動完成各類檔案資料的統計工作，繪出各類統計報表；檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網絡環境下將實現自動分類、自動標引、自動編目及自動檢索等工作，多數檔案資源可通過計算機網絡進行查閱和對外提供服務；檔案指導、編研工作從有形實體向虛擬網絡轉變等。信息技術重建檔案管理的運行環境和作業環境，傳統檔案組織機構、業務流程，管理體系越來越不適應檔案管理信息化的趨勢，所以有必要從管理理念到組織機構，從業務內容到業務流程進行有效重組，以適應變革的要求。
【關鍵詞】煤礦企業；檔案管理；人事檔案；要點分析
在煤礦企業檔案管理中，人事檔案由于種類特殊，在具體的管理中對檔案保管、檔案信息的更新以及檔案借閱行為有著明確的要求，要想做好人事檔案管理工作，就要從這幾個方面入手，重點做好檔案的保管、信息更新和借閱程序的規范。所以，在煤礦企業檔案管理工作中，我們不但要掌握正確的管理原則，同時還要對人事檔案管理的重點和要點有所了解，做到正確、規范、有效，解決人事檔案管理中存在的問題，提高煤礦企業人事檔案管理的有效性，滿足煤礦企業人事檔案管理需要。
一、煤礦企業人事檔案管理應做好檔案保管
在煤礦企業檔案中，人事檔案相對特殊，由于人事檔案記錄了所有干部和基本員工的人事信息，是干部晉升和員工培訓的基本依據，對煤礦企業的人力資源管理工作有著重要影響?；趯γ旱V企業人事檔案管理工作的了解，要想提高人事檔案管理質量，做好檔案保管是關鍵。具體應從以下幾個方面入手：（一）建立專門的人事檔案保管場所。為了提高人事檔案管理質量，提高人事檔案的保管效果，煤礦企業應建立專門的人事檔案保管場所，溫度、濕度等指標都要達到檔案的保管條件。同時還要有專門的管理人員進行管理，確保人事檔案管理工作得到有效開展。（二）將人事檔案分類保管。在人事檔案保管過程中，應將干部檔案與普通員工檔案分開保管，起到分類保管提高保管針對性的目的，提高人事檔案管理的針對性和有效性，因此，分類保管是人事檔案管理的重要著力點。（三）建立人事檔案檢索目錄。由于人事檔案數量較多，在管理過程中只有建立專門的檢索目錄，才能提高人事檔案的查閱質量，為人事檔案的管理和調閱提供有力的支持。所以，建立人事檔案檢索目錄是人事檔案管理的重點。
二、煤礦企業人事檔案管理應及時更新檔案信息
由于煤礦企業的干部職工隊伍經常會發生人員崗位變動以及個人的人事信息也會出現變動，這就需要在人事檔案中進行體現，并及時更新檔案信息。因此，做好人事檔案信息的更新，應成為煤礦企業人事檔案管理的重要內容，具體應做好以下工作：（一）及時記錄并更新人事信息?？紤]到煤礦企業干部職工人事信息的頻繁變動，在人事檔案中應對變動信息進行全面體現，這就需要煤礦企業人事檔案管理工作中應及時記錄人事信息，并對人事信息進行及時分析，提高人事檔案的全面性。（二）對人事檔案信息進行及時歸檔。人事檔案在發生變動之后，應進行及時歸檔，如果不及時歸檔，容易造成人事檔案信息混亂，不利于人事檔案管理工作的開展。因此，對人事檔案信息進行及時歸檔是提高人事檔案管理質量的關鍵。（三）加強對人事檔案信息的審核，提高準確性。鑒于人事檔案的特殊性和嚴肅性，在人事檔案管理過程中，應對檔案中的信息準確性負責，除了要及時記錄人事信息之外，還要加強人事信息的審核，保證人事檔案信息準確性能夠滿足實際需要。
三、煤礦企業人事檔案管理應規范借閱程序
考慮到人事檔案信息的特殊性，在人事檔案管理過程中，做好人事檔案管理的借閱工作，對于規范人事檔案管理工作和提高人事檔案管理質量具有重要意義。為此，應從以下幾個方面入手：（一）對人事檔案借閱進行準確登記。煤礦企業在人力資源管理工作中，會對人事檔案進行調閱，為了規范人事檔案的調閱管理質量，應對人事檔案借閱進行準確登記，對借閱人、借閱用途以及借閱方式都進行全面準確的登記。（二）對借閱歸還的人事檔案進行檢查。人事檔案在外借歸還之后，檔案管理部門需要對借閱歸還的人事檔案進行檢查，避免人事檔案發生涂抹或者丟失內容的現象，使人事檔案做到和借閱之前一樣，規范人事檔案借閱行為。（三）建立人事檔案借閱臺賬，規范借閱行為。為了有效記錄人事檔案的借閱情況，在人事檔案管理中應建立人事檔案借閱臺賬，并對借閱行為進行規范，對借閱期限進行明確，保證人事檔案借閱能夠按期歸還。
四、結論
通過本文的分析可知，在煤礦企業人事檔案管理中，要想提高人事檔案管理工作質量，就要結合煤礦企業檔案管理實際，根據人事檔案管理工作特點，具體從做好檔案保管、及時更新檔案信息以及規范借閱程序等方面入手，使煤礦企業人事檔案管理工作能夠得到有效開展，最終達到提高煤礦企業人事檔案管理質量的目的。因此，我們應立足煤礦企業人事檔案管理實際，總結成熟的管理經驗，掌握管理要點，為煤礦企業人事檔案管理提供有力的支持。
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一、煤礦企業人事檔案管理應做好檔案保管
在煤礦企業檔案中，人事檔案相對特殊，由于人事檔案記錄了所有干部和基本員工的人事信息，是干部晉升和員工培訓的基本依據，對煤礦企業的人力資源管理工作有著重要影響。基于對煤礦企業人事檔案管理工作的了解，要想提高人事檔案管理質量，做好檔案保管是關鍵。具體應從以下幾個方面入手：
（一）建立專門的人事檔案保管場所。為了提高人事檔案管理質量，提高人事檔案的保管效果，煤礦企業應建立專門的人事檔案保管場所，溫度、濕度等指標都要達到檔案的保管條件。同時還要有專門的管理人員進行管理，確保人事檔案管理工作得到有效開展。
（二）將人事檔案分類保管。在人事檔案保管過程中，應將干部檔案與普通員工檔案分開保管，起到分類保管提高保管針對性的目的，提高人事檔案管理的針對性和有效性，因此，分類保管是人事檔案管理的重要著力點。
（三）建立人事檔案檢索目錄。由于人事檔案數量較多，在管理過程中只有建立專門的檢索目錄，才能提高人事檔案的查閱質量，為人事檔案的管理和調閱提供有力的支持。所以，建立人事檔案檢索目錄是人事檔案管理的重點。
二、煤礦企業人事檔案管理應及時更新檔案信息
由于煤礦企業的干部職工隊伍經常會發生人員崗位變動以及個人的人事信息也會出現變動，這就需要在人事檔案中進行體現，并及時更新檔案信息。因此，做好人事檔案信息的更新，應成為煤礦企業人事檔案管理的重要內容，具體應做好以下工作：
（一）及時記錄并更新人事信息?？紤]到煤礦企業干部職工人事信息的頻繁變動，在人事檔案中應對變動信息進行全面體現，這就需要煤礦企業人事檔案管理工作中應及時記錄人事信息，并對人事信息進行及時分析，提高人事檔案的全面性。
（二）對人事檔案信息進行及時歸檔。人事檔案在發生變動之后，應進行及時歸檔，如果不及時歸檔，容易造成人事檔案信息混亂，不利于人事檔案管理工作的開展。因此，對人事檔案信息進行及時歸檔是提高人事檔案管理質量的關鍵。
（三）加強對人事檔案信息的審核，提高準確性。鑒于人事檔案的特殊性和嚴肅性，在人事檔案管理過程中，應對檔案中的信息準確性負責，除了要及時記錄人事信息之外，還要加強人事信息的審核，保證人事檔案信息準確性能夠滿足實際需要。
三、煤礦企業人事檔案管理應規范借閱程序
考慮到人事檔案信息的特殊性，在人事檔案管理過程中，做好人事檔案管理的借閱工作，對于規范人事檔案管理工作和提高人事檔案管理質量具有重要意義。為此，應從以下幾個方面入手：
（一）對人事檔案借閱進行準確登記。煤礦企業在人力資源管理工作中，會對人事檔案進行調閱，為了規范人事檔案的調閱管理質量，應對人事檔案借閱進行準確登記，對借閱人、借閱用途以及借閱方式都進行全面準確的登記。
（二）對借閱歸還的人事檔案進行檢查。人事檔案在外借歸還之后，檔案管理部門需要對借閱歸還的人事檔案進行檢查，避免人事檔案發生涂抹或者丟失內容的現象，使人事檔案做到和借閱之前一樣，規范人事檔案借閱行為。
（三）建立人事檔案借閱臺賬，規范借閱行為。為了有效記錄人事檔案的借閱情況，在人事檔案管理中應建立人事檔案借閱臺賬，并對借閱行為進行規范，對借閱期限進行明確，保證人事檔案借閱能夠按期歸還。
1.我國檔案管理體制改革重點思路
為順應時展，促進社會穩定發展，需對我國當前的檔案管理工作進行有效的改革創新，在進行創新的過程中需要對當前檔案管理中的幾個重點當面進行分析，確定具體的改革思路。
1.1檔案管理需要同我國政府角色與職能轉變相適應
當前我國的經濟體制主要為計劃經濟體制下特色市場經濟，我國政府在經濟的宏觀調控中扮演的角色進一步被削弱。在傳統經濟體制下的檔案管理職能逐漸與社會經濟體制相脫離，為促進我國檔案管理工作的有效運行，政府部門需逐漸放手檔案管理工作，提高檔案管理工作的靈活性。
1.2同現代化公共行政運作形式的轉變相適應
建立在傳統制度下的行政管理工作能夠在其基礎上不斷進行行政功能的拓展，實際運行中能夠借助與系統的管理職能發揮其功效。傳統行政運作形式已經無法適應當前社會的發展需求，對于當前公共行政而言缺少的是分權和間接運作。
1.3同政府觀念轉變相適應
中國特色市場經濟體制能夠有效促進我國社會經濟的流通，有利于激發納稅人的積極性，政府部門通過納稅人的稅收進行國家的管理及調控。當前我國社會經濟的發展變化多端，因此必須提高國家宏觀調控及管理的效率及服務理念等。
2.檔案管理體制改革的難點分析
2.1實現黨政合一
當前我國對于檔案管理工作由各個管理部門共同執行，從大的方面來說就是黨和國家。黨和國家對于檔案的管理因為彼此職能的不同導致管理目標存在一定差異。大多數人都認為當合國家在檔案管理過程中直接對檔案管理工作負責，這只是表面上的，很多人其實不理解這二者在職能上存在的差異，因此在很多人眼中檔案管理看似是一件比較神秘的事情，即一般人難以捉摸。因此導致企業及社會相關部門難以通過檔案管理中心獲得有效信息，檔案管理工作的職能無法得到發揮。
2.2轉變后的滯后性
隨著社會人才資源總量的不斷提升，檔案管理機制需要與時俱進，適應社會的發展。從某種意義上來說，檔案管理工作體制的科學轉變有利于我國檔案管理事業的健康發展，但這種促進作用并非立竿見影，而是需要一個漫長的持續性過程。因此檔案管理體制革新后其作用相對滯后，導致很多創新工作難以展開，這也是造成我國檔案管理工作比較混亂的原因之一。
2.3實現政、事分開
當前各項系統為提高其效率及功效，首先提高系統的功能性，通過系統的多功能性推動系統的全面發展，因此在我國檔案管理過程中常常會出現對管理系統具有政、事部分的情況，管理系統能夠在多方面展開管理。隨著社會經濟的發展以及人才總量的不斷提升，政、事部分的管理系統已經難以適應當今的檔案管理模式，甚至會造成我國檔案管理工作創新的停滯、檔案管理服務質量下降以及人才資源的浪費等。
2.4防止集權過度
在現有的經濟體制模式下，當今企業經營模式分工都十分明確，對各項工作都會進行有效的統籌規劃，檔案管理工作也會有比較科學的方案。這種管理模式在根本上提高了企業管理效率，但該種管理模式比較落后，管理方法過于單調，嚴重束縛了管理人員的工作行為，更加不利于檔案管理工作的創新，阻礙了管理人員的創新思想，不利于管理工作的發展。
3.我國檔案管理體制改革重點及建議
3.1加強檔案資源的整合統一管理
我國檔案管理的主要指導思想為建立集中化管理體制，對我國的檔案實行統一管理。實踐已經證明通過加強檔案資源的整合統一管理能夠有效解決我國檔案管理工作過程中出現的各自為政、管理混亂的狀況。在檔案管理過程中必須加強對檔案管理人員的思想教育，使其在管理過程中能夠堅持統一管理的基本思想，確保檔案管理過程中的完整性，提高檔案管理的安全性。在檔案管理過程中加強對我國檔案資源的開發管理，并對各檔案資源進行有效整合，構建成大檔案，逐步優化檔案資源管理配置，使得檔案資源能夠被社會有效共享。
3.2推動檔案管理體制的多元化發展
市場經濟的發展推動了我國檔案管理的多元化發展，對我國檔案實行集中管理后即滿足了檔案所有權情況，同時也保證我國檔案管理的完整性和安全性，對于我國當前的非國有企業來說其檔案管理工作應該針對管理中存在的問題進行針對性分析，在法律允許的范圍內可以對檔案進行一定的自由管理，選取與相適應的管理模式，從根本促進管理多元化發展。
關鍵詞：重點工程檔案管理項目組負責制
引言
宣鋼5#、6#焦爐及配套設施改造工程從立項、審批、設計到開工建設，形成了大量的有價值的檔案資料，這些檔案資料全面反映了工程建設的詳細情況。做好這些資料的收集與管理，對工程建設過程管理和工程竣工投產后的正常生產組織維護，具有十分重要的意義。同時，我們也看到，隨著我國市場經濟體制的逐步建立，重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變化，對工程檔案的收集、歸檔、管理提出了新的要求。宣鋼焦化廠在組織好工程建設的同時，把工程建設資料的收集歸檔作為工程建設的一項重要工作來抓，切實加強企業重點工程檔案管理工作。在工程管理實行全新的項目組負責制的基礎上，建立了重點工程項目檔案負責制，從實際出發，認真做好工程建設資料的收集工作，理順工作程序，采取有效措施，在保證重點工程項目檔案工作與建設進程同步的基礎上，保障工程檔案資料收集工作的正常進行，確保5#、6#焦爐技改工程項目檔案完整、準確、系統。
一、建立重點工程項目檔案負責制，形成覆蓋工程建設各個方面的工程資料收集網絡體系
宣鋼5#、6#焦爐技改工程是宣鋼為實施鐵鋼材各600萬噸規劃目標的重點配套項目，也是為張家口市城市居民提供優質煤氣氣源的一項重點工程。焦化廠繼續采用“項目組負責制”的工程管理模式對整個工程進行管理，在工程所涉及人員各自身份不變的情況下，成立工程項目指揮部，下設四個項目組，由廠長、承擔工程任務的生產車間主管領導、科室的技術人員組成，在不改變現有編制的情況下，充分利用現有的人力資源，而每個人原來所承擔的廠內業務不變，同時規定了各項目組的職責和任務，對項目的招標、合同簽訂、工藝技術論證、方案確定、施工組織、設備到貨驗收、資料整理收集等方面進行管理。
宣鋼5#、6#焦爐技改工程竣工資料收集的齊全完整準確，對焦化廠今后的生產管理、技術改造具有十分重要的作用，因此焦化廠加強對檔案工作的集中統一管理，建立重點工程項目檔案負責制。我們按照統—領導、統一制度、分級管理的原則，成立了檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作，由總工程師主管檔案工作，檔案室設立專職檔案員，在各項目組指定專業技術人員擔任兼職檔案員，形成了全廠的檔案管理網絡。技改工程指揮部在工程開始時，即把有關技術文件材料收集工作落實到人，做好積累、保管工作，由各工程項目組組長負責檔案管理，做到每個重點工程均有專人管理，負責工程資料收、發、轉、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作，其它項目組負責本工程范圍內的技術方案、設計審查、施工組織、網絡，這樣從組織機構上形成了一個專、兼職檔案員、各項目組、各施工單位相結合的工程資料收集網絡體系，保證檔案管理與項目建設同步進行，確保了工程資料的完整收集，避免了工程資料收集上的疏漏。
二、圍繞工程建設，理順工作程序，形成全面的重點工程檔案收集渠道
近年來隨著技術進步和宣鋼發展的要求，焦化廠技術改造任務加大，生產與基建施工項目交叉點多，為確保重點工程項目檔案資料齊全完整，在基建工程項目開工之前，將有關計劃通知各部門的檔案管理人員，讓檔案人員參加設備開箱與有關工程會議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來龍去脈，以便及時完整地收集相關資料，使應當歸檔的資料“粒粒歸倉”，對基建、技術等檔案的收集、整理、保管、移交、存檔規定了明確的工作程序。工作程序由檔案管理部門、各建設單位的工程技術人員和施工人員共同制訂，制訂出的工程項目檔案工作計劃，既符合工作進程，又符合檔案管理要求。
在健全組織機構、明確工作程序的基礎上，還進行具體的分工。各項目組負責工程檔案資料收集工作，檔案室與各項目組密切聯系，首先對中冶焦耐工程技術有限公司、宣鋼設計院等完成的有關工程項目的各種設計圖紙、資料、設計變更等材料，經過檔案室收進來、登記、審核、建臺賬，然后將施工圖紙等資料分發到各項目組，并登記上賬，再由項目組向施工單位分發。工程竣工時項目組負責項目竣工資料的驗收，及時將該工程需要歸檔的有關圖紙、文件資料收集齊全完整，進行審查，經過系統的整理后向檔案室移交。各項目組在資料管理上對檔案室負責，既負責接收資料，又負責收集、匯總、整理工程項目檔案并與施工單位一起交付竣工資料。
為更好地做好檔案管理工作，檔案室人員經常深入現場進行指導，一方面向工程技術人員和施工人員宣傳檔案工作在工程建設中的重要作用，使他們在平時工作中有意識地做好工程檔案資料的收集，另一方面加強檔案人員與工程技術人員的聯系，積極提供有效服務，從而通力合作，共同做好工程檔案管理。
三、強化檔案全過程管理，形成做好重點工程檔案工作合力
重點工程項目檔案涉及面廣，貫穿于工程全過程，工程的管理、設計、技術人員和施工人員對工程項目的情況最了解，因此建設和施工單位的每一個檔案管理人員頭腦中都要有“檔案”意識，要認識到做好檔案工作，不僅僅只是為當前工作服務，也是為歷史負責的表現。因此必須把各方面的力量集聚起來，形成齊抓共管的整體全力，即全過程管理。在全過程管理中，按照《檔案法》和《建設項目（工程）驗收辦法》的有關規定，堅持對重點項目檔案工作實行集中統一領導、分級管理的原則，保證工程檔案的完整、準確、系統以及安全保管和有效利用，為竣工后的生產、運行、維修、改擴建服務。
首先，要樹立質量管理意識，運用合同條款和檔案管理的有關規定來提高重點項目建設工程檔案的編制質量。在與施工單位簽訂施工合同和協議時，就把有關檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，同時在合同和協議中明確提出檔案資料的歸檔要求，將《建設項目（工程）檔案管理規定》下發給進廠的施工單位，做到工程驗收與檔案檢查、交付驗收同步進行。從工程項目的可行性研究論證、施工許可證、初步設計審查、土建、設備、供排水、電器的施工、設計變更單及竣工圖的編制等方面進行檢查驗收，各項目組嚴格把關，并列入廠經濟責任制考核中，以確保工程竣工檔案的形成質量。這樣形成齊抓共管的局面，確保重點工程項目檔案資料齊全、完整、準確。
其次，在搞好重點工程檔案管理中，充分利用先進的檔案管理手段，建立檔案管理網絡。檔案室負責集中統一管理本工程項目的所有檔案，并對項目建設過程的各個階段及各部門、設計單位、施工單位文件資料的形成、積累、整理、歸檔工作進行監督和指導。讓網絡覆蓋整個工程項目，使之適應現代社會需要，為項目建設單位提供更好的服務。
四、注重實效，健全完善的保證措施
重點工程項目建設是一個動態的過程，從項目的提出、設計到施工、驗收，檔案一直處于活躍的狀態，直至驗收以后，才能相對穩定。工程項目檔案記載了工程項目活動的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴建，檔案資料就會成為寶貴的信息資源。搞好企業重點工程檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進行具體業務工作遠遠不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個檔案工作中有著舉足輕重的作用。
在重點工程項目建設中，影響重點工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務重，部分人員不重視。為了解決這個問題，焦化廠注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗收環節和經濟手段上進行制約，做好“三約束”，擺正檔案和建設項目的關系，確保了重點工程收集歸檔工作的正常有序進行。
4.1在《經濟責任制考核》上進行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對車間、部室的一項考核內容。工程資料收集歸檔不及時、不齊全的，與各單位獎金掛鉤，進行扣罰。
4.2在工程竣工驗收環節上進行約束。按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作，查漏補缺，發現問題，及時糾錯改誤；工程竣工驗收前必須先交齊工程竣工的有關資料，工程資料不齊全的不進行竣工驗收。
4.3在工程決算、付款上進行約束。把工程建設資料收集、歸檔的及時性準確作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質保金的一個重要條件。各工程項目組、檔案室負責對施工單位的工程竣工資料歸檔情況進行審核、驗收，齊全完整的予以簽字確認。經簽字確認的，給予決算、付款。驗收不合格的，不簽字確認，并不予付款、決算。:
五、開發利用檔案信息，促進檔案管理工作
1 統一認識，是做好檔案管理工作的基礎
統一檔案工作的認識，形成齊抓共管的合力，是搞好企業檔案管理工作的前提和保證。
1.1 搞好檔案管理工作，是企業的職責所在
公司成立以來，一直高度重視檔案管理工作，認真貫徹執行國家《檔案法》和相關規范、辦法和標準，不斷提高檔案工作重要性的認識，增強搞好檔案管理工作的自覺性。我們結合公司工程建設的實際，在統一認識上，主要樹立了四個強化、四個增強的認識理念和責任意識。一是強化檔案功能意識，增強搞好檔案工作的自覺性；二是強化檔案法律意識，增強搞好檔案工作的嚴肅性；三是強化項目法人職責，增強搞好檔案工作的責任感；四是強化工程項目的特殊性，增強搞好檔案工作的使命感。認識上的深化和高度統一，構建了健全的檔案管理組織機構和從上到下、分級負責、職責明確、科學嚴密的檔案管理體系；形成了分工負責、群策群力、齊抓共管的工作格局。
1.2 工程項目的特殊條件，是搞好我司檔案管理工作的重要緣由
我司承擔的工程項目所處的條件和建設成果的確具有特殊的內在要求。一是工程環境特殊。工程處于正建的三峽工程庫區，工程建成后運行工況變化很大，要經受三峽工程運行調度不同水位的影響和考驗，需要翔實的工程檔案資料見證，并利用檔案資料及編研成果指導工程維護管理中出現的各類問題；二是工程區位特殊。工程處于涪陵主城區沿江城市變遷口岸，工程建設使沿江城區面貌發生了歷史性的巨變，需要檔案資料記載；三是工程結構特殊。萬里長江第一堤是透水性結構，烏江二橋工程是亞洲第一座大跨徑、高低塔、單索面斜拉橋等，工程設計和建設成果，具有借鑒、探索的創新價值，需要完整的檔案資料記錄工程建設和運行管理變化過程；四是建設管理特殊，兩橋工程是涪陵首次采用BT建設模式融資建橋，把經管型法人功能成功用于公益性工程建設的創新模式。上述工程項目的特殊條件，賦予了我們搞好檔案工作的特殊使命。要求檔案資料的收集、整理、制成、歸檔必須完整、準確和系統；必須建立健全門類齊全、結構合理、內容翔實的館藏檔案體系；真實的記載和寫照工程建設成就，區域變遷歷史，使檔案信息資源充分發揮開發利用價值。
公司檔案管理工作就是基于以上的認識理念和職責緣由，得以統一認識和高度重視。
2 抓住重點，主攻難點，是做好檔案工作重要保障
工程建設檔案是工程建設成果的重要組成部分。資料收集涉及面廣、難度大、管理工作任務艱巨。因此，我們把工程檔案管理工作列為檔案工作重中之重的難點，加強管理，確保質量。主要實施了三項管理基礎工作：
2.1 加強職責管理
實行項目法人責任制，把檔案管理工作列入年度計劃、五年規劃；列入了年度目標管理責任書，納入了工程建設管理任務，實行主管牽頭，分管負責，處室承辦的責任體系，年初下達任務，年中檢查，年底考評，實行獎懲。形成統籌安排，分工負責，協調配合，齊抓共管的工作機制。
2.2 加強程序管理
實行工程檔案與工程建設同步實施，做到階段工作同交底，同布置，同檢查，同驗收。狠抓了三項管理程序。
2.2.1抓好事前布置（召開技術交底會）。在工程開工建設前召開設計、監理、施工、質監等單位的技術交底會，把工程檔案資料管理的收集、整編、驗收、移交的相關要求，一并交底布置，讓參建單位明確任務，落實職責。
2.2.2狠抓過程管理。在施工過程中嚴把六項工作環節。即：工程設計、工程招標、合同管理、工程質評、工程結算、財務收支等六個工作環節，規范檔案資料的收集、整編工作。
2.2.3嚴格驗收管理。一是嚴格檔案中間驗收。在工程質量驗收、階段驗收和交工驗收前，由檔案專（兼）職人員會同相關處室，按照檔案資料收集整理的規范規定和要求，對檔案資料的完整性，整編的規范性進行檢查驗收，合格后才能進行工程驗收和工程結算；二是嚴格移交鑒定、鑒證制度。落實檔案移交責任制，完善移交清單，規范移交程序，提高歸檔質量；三是嚴格竣工專項驗收。在工程竣工驗收前，對項目檔案進行全面清理、整編，按照《重點工程項目檔案驗收管理辦法》完成各項驗收程序，通過檔案行政主管部門專項驗收后，完成建設主管部門進館檔案驗收移交工作。
2.3 加強業務管理
為確保檔案工作質量，我司積極開展了檔案管理業務培訓，提高檔案人員從業素質，切實履行檔案管理職責。公司設立了檔案管理科，配備了專（兼）職檔案管理人員15名，每處室1-2名，從事檔案資料的收集、整理、歸檔和開發利用工作；積極參加市、區檔案主管部門主辦的培訓和考察學習活動，適時舉辦檔案培訓班，深入施工單位，監理單位貫徹檔案法律法規，開展現場指導培訓、幫助施工單位做好檔案資料的收集、整理、歸檔管理工作，打牢工程檔案驗收、移交的各項基礎工作，提高專（兼）職檔案管理人員的從業素質，適應檔案管理工作需要。
3 發揮檔案的再生價值，是檔案工作最終目標
工程檔案的開發利用為工程建設管理和完善基本建設各項程序發揮了明顯的效益，在工程運行管理和社會服務功能方面還將發揮巨大的效益。
3.1為防護工程竣工驗收提供了大量的政策性和業務性文件資料和試驗研究成果。為工程竣工現狀設計復核的編制和工程竣工安全復核、防洪校核提供了檔案資料，設計單位出具的施工設計復核成果得到市級主管部門的批復，涪陵防護工程得已順利通過竣工驗收。
3.2為防護工程移民專項驗收審計提供了大量的庫區政策性文件資料、移民資料、征地補償資料、工程設計審批資料，編寫了審計說明，得到了國家審計署和國務院三建委對防護工程移民基礎設施費、地方自籌等資金的合理使用予以認可，完成了移民專項審計程序，順利通過了國家移民專項驗收。
3.3為工程稽查、審計提供了完整的工程設計、工程施工、工程招投標、工程概（預）算、工程竣工結算和財務決算資料，完成了各項基本建設的稽查、審計程序，得到了好的評價。
3.4在社會服務功能方面，由于具備較為完整、豐富的館藏檔案資料，將對區域經濟發展，庫區泥沙淤積、運行調度，防洪標準、移民拆遷等規范性文件的制定提供原型監測、分析成果，發揮檔案管理的巨大效益。
4 存在的主要問題
4.1重點工程檔案資料管理制度不健全，職責沒有落實到位。目前，參建單位在檔案管理體制上存在一定問題，沒有設立重點工程檔案管理組織，沒有制訂應有的檔案管理規章制度，有些參建單位雖然制訂有，但也不健全。同時，沒有采取積極有效的措施，把檔案資料規范管理工作落到實處上，造成具體管理人員缺少責任感。這主要是因為某些建設單位領導檔案意識不強，對檔案工作認識不足引起的，日常工程建設管理中只注重抓工程施工建設，抓形象工程，只注意安全生產、工程質量，而忽視了屬于內勤服務范疇的檔案資料管理工作，某些檔案工作人員，因沒有工作壓力，往往處于一種應付狀態。另外，檔案行政管理部門忙于各項業務工作，對重點工程檔案管理法規宣傳、貫徹不夠，對重點工程檔案管理的業務指導缺乏應有力度，重點工程檔案專項執法檢查工作沒抓起來。對一些建設單位在檔案資料管理上違章操作也有一定影響。
4.2管理經費投入不足，保管條件較差。在各重點建設項目單位中，只有少數幾個單位有獨立的檔案資料室，但也存在裝具不足情況，有的檔案資料只能成捆堆放在地上，檔案六防措施上更是難以落實，特別是防盜、消防措施大部分建設單位，沒有獨立資料室，往往是和工程人員辦公室合二為一進行使用，這樣雖然看起來查找利用檔案資料很方便，也節省了房間，其實上是很不利檔案資料的安全保管的。主要因為受重點工程所具有的建設時間緊、協作參與單位多、管理復雜、機構臨時性等特點影響，部分建設單位是臨時抽調人員組成臨時機構，他們的辦公用房也是臨時租用，房子緊張，很難落實專用房間作為檔案資料室。也有部分建設單位是基于工程結束竣工驗收后檔案資料的歸宿考慮，認為工程檔案資料遲早是要移交給單位綜合檔案室保管的，沒有必要投入經費去購置設施用于檔案資料的安全管理，只要表現上能應付過去就行了，沒有從思想認識上去重視。另有一些重點工程建設單位卻是因工程資金緊缺，辦公費用緊張，盡量能省則省，往往不愿拿出足夠的資金用于檔案管理，改善保管條件。
4.3管理人員專業知識不強，業務水平不高，管理欠規范。目前，重點工程檔案資料管理人員只有少數 是專職人員，并經過檔案部門的業務培訓，而大部分檔案資料管理人員是臨時調抽，并身兼數職，有的由負責施工管理人員兼任，有的由單位辦公室人員兼，既沒參加過正規的檔案業務知識培訓，平時又忙于應付手頭日常工作，所以就很難在檔案管理業務學習上花時間、下功夫，檔案業務知識欠缺，管理很難做到規范。往往出現工程檔案資料的收集、整理與工程施工建設進度相脫節情況，檔案整理歸檔處在相對滯后的狀況上，造成工程資料不能有序規范管理，呈現零散狀態，隨著資料的堆積，整理歸檔勢必跟不上去。因而，有些建設單位檔案資料管理人員有時為了找一張圖紙或一份技術資料要忙上一段時間，甚至半天。還有的管理人員對檔案資料提供利用管理不嚴格、隨用隨拿，也沒按規定辦理利用登記手續，往往容易造成工程資料損壞遺失。鑒此，可以看出建設單位的工程檔案管理人員業務水平高低、能力強弱，在很大程度上影響檔案資料管理規范化、科學化水平。
5 加強重點工程檔案管理的對策
5.1 統一思想，提高認識，加強領導
一是加大對《檔案法》及相關檔案工作法規的宣傳力度，增強各級領導干部的檔案意識，促使領導干部和各職能部門都形成共識，切實提高對檔案工作重要性的認識，這是抓好重點建設項目檔案管理工作的前提條件和有力保證。二是主動參與，切實領導。公司綜合檔案室要加強和區檔案局有關職能部門的聯系，以國家、市有關重點工程檔案管理法規為依據，爭取參建單位領導對檔案工作的支持，力爭把檔案局列入區重點工程建設領導小組成員單位，以便今后能及時從檔案部門的角度對重點工程檔案管理提出意見和建議，把加強對重點工程檔案的領導落到實處。
5.2 建章立制，強化管理
一是將重點建設項目檔案管理列入重點工程的考核獎勵辦法之中，占一定分值。在對工程進度質量、投資控制、施工組織管理進行考核的同時，也對技術資料檔案加以考核，使建設單位、施工單位在實際工程建設管理中，增強檔案意識，做到密切配合，進一步加強對檔案資料的收集、管理工作。
二是健全各項檔案管理制度，建立和落實崗位責任制。各建設單位要不斷健全和完善檔案管理制度，把各項制度真正落實到檔案工作實際管理活動上。同時，建立內部管理激勵機制，要像抓安全生產一樣抓檔案工作，把檔案管理工作目標分解細化，層層加以落實，列入年度崗位目標責任制中，既要列入分管領導的目標責任制，更要具體落實到有關人員的職責中，建設單位對項目檔案管理做到年初有計劃，年終有總結，嚴格考核，獎優罰劣，真正地把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到工程建設結束，檔案資料管理通過驗收全過程。
一、簽訂重點工程檔案歸檔責任書
重點工程檔案歸檔不及時不僅影響了重點工程形象，而且也影響了重點工程建成投產后運行、維修、管理、改擴建和技改等工作。通過以往的重點工程檔案工作實踐，我們認為造成重點工程檔案歸檔不及時的主要原因是大多數參建單位的領導、工程技術人員和管理人員把主要精力放在抓工程的進度和工程的質量上，對工程檔案工作不夠重視，檔案管理不到位，檔案工作不落實，把檔案工作看成“軟任務”，造成重點工程檔案歸檔難。由于重點工程參建單位多，如果沒有一種強制的手段管理各參建單位的檔案歸檔工作，工程檔案的歸檔工作一定會出現很多問題，而且扯皮現象肯定時有發生，最后必將影響重點工程檔案的歸檔時間和檔案質量。我們認為以重點工程檔案歸檔責任書的形式加強參建單位領導的檔案工作意識是―項行之有效的辦法。因此，我們采取了與參建單位簽訂《重點工程檔案歸檔責任書》的辦法?！敦熑螘访鞔_規定了對參建單位的檔案工作要求，工程檔案的歸檔時間、歸檔檔案的質量、違約的處罰等，使有關參建單位領導真正地從思想上重視重點工程檔案的歸檔工作。實施《重點工程檔案歸檔責任書》管理辦法后。重點工程檔案的完整率、準確率、歸檔率、合格率基本達到了國家規定的要求。
二、改進重點工程設備開箱隨機資料的管理工作
重點工程設備開箱隨機資料是指設備的出廠證、合格證、質保書、安裝圖、使用說明書、保修卡、質檢報告等資料。重點工程設備開箱隨機資料的歸檔管理工作長期以來―直是重點工程檔案管理工作中的難題。以往，三鋼重點工程檔案的設備開箱隨機資料有的是施工單位收，有的是項目部技術人員收，有的是工程項目部檔案員收，比較混亂，造成設備開箱隨機資料的歸檔不完整。為確保重點工程設備開箱隨機資料完整歸檔，我們改進重點工程設備開箱隨機資料的管理方法。一是在明確設備開箱責任人方面，要求供應公司在設備開箱時應通知項目部技術人員參加，并做好設備開箱資料的驗收簽字工作，并在開箱后的兩天內向項目部檔案員移交，確保及時歸檔。二是在保證設備開箱隨機資料歸檔的完整性方面，對不將開箱資料及時歸檔或將開箱資料據為已有者，采取了嚴格的處罰制度，要求供應公司應將每周的重點工程設備開箱資料清單通知綜合檔案室，綜合檔案室不定期對項目部資料室進行檢查，若發現重點工程設備開箱資料沒有按時移交項目部檔案員，由公司企管處從項目部所在分廠月獎中扣罰。通過從制度管理上嚴格要求，確保了重點工程設備開箱隨機資料得以完整歸檔。三是施工單位做竣工資料用的設備合格證一律到項目部資料室復印，用復印件代替，原件一律保存在項目部資料室，等工程竣工驗收后再移交項目所在分廠檔案室，由此避免了以往開箱資料遺失責任不清的問題，保證了設備開箱隨機資料的完整性。重點工程設備開箱隨機資料管理采取新的管理辦法后，歸檔的開箱資料的原件率達到了95％。
三、實施重點工程檔案專項檢查工作制
重點工程建設的特點是任務重，工作量大，建設周期長，參建單位多，作業線長(包括調研、論證、決策、立項、勘測、設計、施工、調試、試生產、竣工、驗收等)，文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等檔案數量多。任何一個參建單位、一個部門、一個工程技術人員(或管理人員)，在某一個工作環節、某一項具體工作、某一個工作時段沒有做好重點工程檔案的形成、積累、整理工作，都有可能給重點工程檔案管理工作帶來困難，甚至造成損失。為使施工和監理單位能在工程竣工驗收后的3個月內向綜合檔案室移交完整、準確、合格的竣工檔案資料，我們對重點工程檔案的歸檔工作實施工程檔案專項檢查工作制，一是指定一位檔案員負責工程檔案的檢查、指導工作，每月檢查一次，及時跟蹤施工單位工程檔案的收集、整理工作。二是檔案部門定期參加工程監理例會，一方面了解整個工程進展的情況，另一方面向參加會議的有關單位匯報工程檔案專項檢查中出現的問題，及時協調、解決檔案歸檔工作中出現的問題。通過實施重點工程檔案專項檢查工作制后，施工單位的領導、工程技術人員開始重視工程檔案的歸檔，一方面主動向我們通報檔案收集、整理工作中發現的問題，另一方面自身也重視歸檔檔案的質量，主要體現在歸檔的原件率比以往明顯提高，對專項檢查中發現的問題能夠及時整改。近年來，通過實施重點工程檔案專項檢查工作制進一步提高竣工圖的編制質量和文字材料的整理質量。
四、發揮監理在重點工程檔案審核檢查中的作用
國家建設部在2001年5月了《關于認真貫徹國務院第279號令和第78號令加強工程檔案管理工作的通知》，其中第二條明確規定了監理單位在工程檔案管理中的職責：“監理單位要協助建設單位監督檢查各單位工程文件的形成、積累和立卷歸檔?！痹趯嶋H工程檔案管理工作中由于檔案部門工作人員一是沒有親自參與工程施工建設；二是檔案工作人員并非工程技術專業人員，對于施工過程中的一些具體事項和環節不可能做到像監理那樣了解，因此對重點工程檔案質量的把關有限。而監理人員因為熟悉了解工程的每一個環節、每一道工序，掌握每一處質量隱患和每一起質量事故產生的原因、發現過程和處理結果，因此我們要求監理單位對施工單位提交的工程檔案資料進行簽章時要認真、負責地審核、檢查，如果發現檔案質量有問題要及時退回施工單位整改，直至工程檔案質量符合歸檔要求才給予簽章，這對提高重點工程檔案質量，確保重點工程檔案在工程竣工后及時移交有著重要的作用。為使監理能夠真正重視對施工單位提交的重點工程檔案進行認真、負責地審核檢查，使施工單位移交的重點工程檔案符合國家檔案管理規定的要求，我們與參建單位簽訂的《重點工程檔案歸檔責任書》中明確規定，“監理單位應確保施工單位向檔案部門移交的竣工檔案完整、準確、系統、齊全、合格，若出現移交的檔案不合格現象，檔案部門將通知基建部門按照工程監理款的1％～3％對監理單位進行處罰?！庇纱耸贡O理單位在重點工程檔案的審核檢查中真正重視起來，確保了重點工程檔案的質量和檔案的及時移交。
五、強化重點工程檔案的監控力度
