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序論：在您撰寫學籍檔案管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。中學學籍檔案主要包括：學生登記表（包括個人簡歷、家庭情況、學校班級鑒定）；學生體育成績；學生體檢情況表；學生匯考成績表；社會實踐表。
學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視中學學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高中學學籍檔案質量顯得十分必要。
1.學籍檔案管理中存在的問題
收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，存在一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。
首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存。
立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。
檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。
2.完善學籍檔案工作的管理建議
增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。
建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。
加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德。
大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的中學?？山W籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。
逐步完善學籍管理機制。為了使學籍檔案管理工作落到實處，每學年教育局與檔案局應協同組織人員檢查貫徹落實情況，及時總結經驗，逐步完善學籍管理機制。
3.學籍檔案的利用中應該注意的幾個問題
采用現代化檢索手段。學生學籍檔案內容繁多，要能提供準確的服務，僅憑個人的記憶查找檢索會很困難且效率低下。因此，學籍檔案要采用計算機管理，根據學籍檔案的要求，應錄入姓名、班號、證書號碼等檢索條件。只有這樣，才能提高查全率和查準率。
嚴格利用審查。學籍檔案具有私密性，在提供利用時一定要注意相關的法律問題，必須按照有關規定要求利用者履行相關的手續，不徇私情，堅持規章制度辦事。
利用中要注意把關，利用要嚴，要細。利用者出于自身利益考慮，常常會提出各種各樣的不正當要求，希望按照自己的要求出具相關證明，比如，有的要求改成績，出具假學歷等，這就要求檔案工作者堅持原則，嚴格把關，維護檔案的真實性和權威性。
[關鍵詞]學籍電子檔案管理
2001年，教育部了《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》，推行了高等教育學歷電子注冊制度；2006年，學籍學歷信息管理平臺正式開通使用。這一系列舉措意味著高校檔案管理由傳統的手工操作逐步過渡到以計算機網絡為工具的電子檔案管理。眾所周知，成人高等教育由于辦學形式、培養層次、學制的多樣性使得檔案管理難度很大，而成教檔案管理的核心部分是學籍檔案管理。新的形勢下，如何做好成教學籍電子檔案管理工作是一個值得思考的問題。
(一)目前成人高等教育學籍電子檔案管理工作中存在的主要問題
1對學籍管理工作不夠重視，認識模糊。一部分成教管理工作人員在思想上把成教當成普教的附屬品，甚至還有少數分管成教工作的校領導和工作人員將它看成創收的渠道，由于思想上不夠重視和認識上模糊不清，故不能擺正成人教育的位置。這些體現在硬件設施不完善，沒有按崗配備專門人才，檔案管理混亂等。
2管理手段落后、模式陳舊。目前，仍有許多高校成人高等教育學籍電子檔案管理仍然采用傳統手工操作或者沒有取消手工操作方式，沒有上升到“電子”的高度。學籍管理的常規性工作如新生名冊打印、教學計劃管理、畢業名冊打印等各類有關學籍檔案的管理，雖一部分使用了計算機，但僅采用單機操作，計算機的價值只是打印的工具而已。這些管理手段落后于形勢，跟不上時展的需要，阻礙了工作效率的提高和成人教育事業的發展。
3忽視學籍檔案管理隊伍建設和人員培訓。成教學籍檔案管理工作是一項復雜的系統工程，要求管理人員有極強的計劃性、準確性和原則性。但是許多地方高校普遍忽視了學籍管理隊伍的建設，學籍管理人員綜合素質偏低，專業結構、年齡結構不合理，并且隨著學分制的實施，加強和完善學籍管理隊伍建設顯得十分必要。高校必須緊緊圍繞當前時展對成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊、落后的管理理念，將科學、先進、高效的管理理念引進到學籍電子檔案管理領域。
4信息技術領域內的難題制約著學籍電子檔案管理水平。從電子文件形成的過程和特點看，電子檔案仍像傳統檔案一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。但電子檔案管理有其自己的特點，它是無形的東西，裝載在某種介質上，并且必須通過計算機或其他“懂”得其組成規則的工具才能看得到它，沒有傳統檔案的直觀性?？梢哉f，保證電子文件的真實性和原始性的技術難題很多。
將手工管理的紙質檔案轉換為數字信息進入網絡，即從檔案的實態轉換到虛擬態，檔案信息與載體分離，網絡傳遞的是檔案，信息用戶得到的是復制品，而非檔案原件。網上黑客與病毒的客觀存在及用戶根據自己利益對信息的取舍，可能使檔案信息內容更改。這些人為因素會影響電子檔案的真實性。
將紙質檔案轉化為電子檔案時所用的載體相對于紙質檔案對環境要求更高，壽命較短。載體的不穩定性必然影響信息的真實性。網絡更新一段時間后，要找到電子檔案的原版比較困難，這必然使檔案憑證作用受到影響。(二)完善成人高等教育學籍電子檔案管理的措施
1明確管理目標，強化管理意識。成人高等教育要以培養“復合應用型人才”、“能力創新型人才”和“社會急需和廣泛就業型人才”為目標，以成人高等教育質量為中心來開展工作。而學籍電子檔案管理作為成人高等教育的一項重要的基礎性工作，它的管理水平和質量直接影響到成人高等教育的質量。為了達到成人高等教育培養目標來做好學籍電子檔案管理，必須高標準、嚴要求地做好學籍電子檔案管理過程的每一項工作。在明確管理目標的同時，需要強化管理意識。高校成人高等教育學籍管理者的業務水平、政策水平和自身素質直接影響學籍檔案管理工作的質量。因此，必須加強對學籍管理隊伍的培訓和教育，使他們充分認識和理解學籍電子檔案管理工作的性質和重要性，自覺地認真鉆研業務，學習新知識，提高工作能力。要使他們通過不斷的學習，熟悉和掌握計算機技術，增強統計分析問題的技能；結合學籍電子檔案管理工作實際，善于總結摸索出學籍電子檔案管理的基本規律并不斷創新；樹立“以學生為本”的服務意識，全面提高學籍電子檔案管理水平和能力。
2完善管理制度，實行規范管理。現今所用的檔案管理制度是按紙質文件檔案來制定的，已經不能適用于現代化的學籍電子檔案管理技術。高校應本著“與時俱進”的精神和堅持“以人為本”的原則并結合自身實際情況，在廣泛聽取學生意見的基礎上，將“電子檔案”充實到學籍檔案管理制度中去，并對原有的學籍檔案管理制度進行適當合理的修訂，并對與之配套的一系列相關管理制度也給予重新修訂，使管理制度建設日趨完善。
規范和加強學籍電子檔案管理，對成人高等教育工作顯得尤為重要，根據學籍檔案管理具有長期性、復雜性的特點，我們必須實行管理規范化、制度化、科學化。從招生到畢業，在這一過程的不同階段、環節，學籍電子檔案管理人員一定要本著高度負責的態度認真對待，嚴格按照制度辦事，堅持原則，管理到位，做到制度面前人人平等，認真做好學籍電子檔案管理工作。
3充分利用計算機網絡，將電子檔案的優勢最大化。隨著計算機技術和網絡技術的發展，各高校都有自己的校園網。校園網是學校信息化建設的重要基礎設施，這為實現學籍電子檔案管理網絡化、一體化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基礎還遠遠不夠，還必須開發出與之配套的應用軟件系統。
為此，成教學籍管理部門應當爭取學校的大力支持，應盡可能地組織技術力量開發出適用于本校的學籍電子檔案管理系統。該管理系統應包括新生報到注冊管理、在校生管理、成績管理、教材管理、紙介質檔案管理、畢業生管理、數據接口等模塊，涉及到學籍管理的方方面面。此管理系統應運行在因特網上，學生能在千里之外能夠查到自己的學籍狀態；教師能在家里能夠查到自己什么時候該去哪個教室上課。
關鍵詞：學籍檔案 管理 作用 現狀 建議
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（b）-0223-02
高職學籍檔案管理是學校教學管理工作的一個組成部分，也為骨干校建設提供有價值的支撐數據，學籍檔案是在學籍管理過程中生成的，這些學籍檔案材料要求教務工作人員認真收集、整理、裝訂，并按照學籍檔案管理的要求立卷歸檔送交學校檔案部門永久保存。學籍檔案除了能為師生提供使用，還要為教學、科研、行政管理和骨干校建設提供服務。
1 高職學籍檔案管理工作的重要作用
隨著教育體制的改革、人才的選拔、就業觀念的轉變，高職學籍檔案在社會中得到越來越廣泛的重視和應用。因此，完善高職學籍檔案管理，研究其特點及規律，分析學籍檔案管理中存在的問題，探討對策，不但可以促進高職檔案管理的發展，而且對于推進教學改革、提高教育質量和辦學水平等都有著重要的意義。
學籍檔案的形成有一定的過程和時段，文件之間有不規律時間聯系，學生的學籍檔案有明確的起始和終止時間，形成以時間為進程。學籍檔案不僅影響到整個學校檔案管理的完整性，更重要的是會影響到對一個人的全面了解和如何合理的使用人才，高職學籍檔案包括錄取新生花名冊、新生登記表、學籍卡片、在校名冊、學生成績總表、畢業審批、論文答辯、學生學籍異動材料、學生獎勵（優秀學生、獎學金等）材料、學生違紀處分材料等等，記載了學生自入學到離開學校整個學習和生活的過程，具備查考價值的資料檔案。因此，收集和利用好高職學籍檔案，是高職學校檔案管理工作的重要任務，為了能讓學籍檔案管理為骨于校建設提供有價值的數據，應該采取有效措施逐步完善學籍檔案管理。
2 高職院校學籍檔案管理工作中的現狀
高職學籍檔案記錄了一所學校自辦學后所有學生的在校信息，與每位畢業生的切身利益息息相關，具有憑證作用及社會服務功能，前段時間，有很多已經畢業的學生回校查學籍檔案，因工作后表現優秀，現要被選拔、任用、考核，需要在校期間的學籍檔案，并要求復印，學校雖然有這些學生的學籍檔案，但往往這些數據都存在填寫內容不全，雜而很亂，造成檔案資料的缺失?？吹綄W生的無奈，我們深深地體會到： 高職檔案部門必須抓好學籍檔案管理，決不能再給學生留下任何遺憾。學籍檔案包含的內容較多，隨著高校招生人數的增多，高職的學籍檔案管理工作壓力越來越大，受傳統的管理理念和管理方法的制約，目前高職學籍檔案管理工作主要存在以下問題。
2.1 高職學籍檔案管理制度不完善，標準不統一
雖然多數高職學校都按照教育部頒布的學生管理規定去進行學籍檔案管理工作，但是沒有一個統一的管理標準，都按照自己的理解和方法去管理學籍，沒有建立一套完善的學籍檔案管理制度，使高職的學籍檔案管理工作不能落到實處，導致學籍的原始檔案殘缺不全或雜亂無章。導致學籍檔案材料雜亂且降低了使用的價值。
2.2 職責范圍不清，管理意識缺乏
高職教學管理人員認為學籍檔案沒什么實際用途，學籍管理人員缺乏應有的學籍檔案管理意識，在實際工作中，有些學籍檔案的填寫錯誤或格式不統一，沒有嚴格的按照檔案管理相關規定對檔案進行管理，使檔案失去了它的真實性和應用性。教學管理有關部門職責范圍不清，學生在校期間一些重要信息資料，如獎學金或競賽項目獲獎材料，計算機等級考試證書、大學英語三四六級考試取得各項比賽的材料和所受處分材料等等缺乏完整性，有的根本沒有記錄，使得學籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實性，給今后的管理帶來諸多不便，也會影響高校學籍檔案的質量，從而削弱了學籍檔案的社會價值。
2.3 高職學籍檔案歸檔質量偏低
學院教務處在整理2001級至2009級學籍檔案時，發現學籍檔案里錯誤很多，如填寫內容不全、出現錯別字、亂填亂改、文字材料紙張規格不對、學生畢業照片版面多樣，并沒有按要求的粘貼、材料沒按規定傳遞或文件丟失、學生鑒定表填寫雷同等等。以上原因都是因為教學管理部門收集資料缺乏監督檢查和業務指導，導致學生學籍檔案在收集整理過程中出現缺失和混亂，造成學籍檔案缺乏，學籍檔案無法為學生提供服務。
2.4 高職學籍檔案沒有充分發揮潛在價值，幫；原因是管理模式落后
學籍管理人員沒有認識到檔案管理與學籍管理相統一的重要性，工作中缺乏主動和創新性，高職檔案管理工作隨意性大，制度不嚴，管理的落后，使得學籍檔案在教學管理、教學研究及學生管理工作中沒有及時有效地發揮作用，高職學籍檔案管理只是停留在收集、整理、歸檔的層次，沒有對學籍檔案進行深層次的信息加工，沒為教學創新或教學管理提供有價值材料依據，也很少為骨干校建設提供有價值數據，無法實現學籍檔案最大價值。
3 做好高職學籍檔案管理工作的建議
高職學籍檔案的內容包括學生在校學習期間形成的具有保存利用價值的信息檔案，是教學檔案的主體和核心。這些在學生成長與實踐活動過程中所形成的文字材料，真實地反映了學生在校的全過程，對于學校、個人及社會了解學生具有重要的憑證作用和參考價值。那么，如何加強高職的學籍檔案管理工作，使高職學籍檔案的發揮最大價值，是目前高校管理者值得思考的問題。
3.1 明確認識學籍檔案管理的重要性
學籍檔案管理是高職院校管理工作的重要組成部分，是為高職院校各項決策服務的，是為骨干校建設服務的，是為廣大師生服務的。學籍檔案是關系到學生自身前途有價值的資料信息，是學生步入社會留給用人單位第一印象。目前高職學籍檔案分散于學工處、教務處、各院系等職能部門，各教學管理部門應加強溝通，形成良好的資源共享，這樣就要求學籍管理人員必須認真履行崗位職責，加強學籍檔案日常管理，注重對學籍材料的收集和積累。并對平時形成的學生各種學籍材料，規范的進行整理、登記、分類、編目并及時歸檔，管理人員要從思想上認識到學籍檔案的重要性，明確歸檔要求和范圍，并制定有關學籍材料歸檔的規章制度。
3.2 跟蹤收集，實行動態管理
學籍情況一直處于不斷的變化之中，這就要求各職能部門、各個環節負責學籍管理的工作人員，應根據新的情況變化對有關學籍管理的文件材料，隨時收集整理，及時認真記載。一份學籍檔案的形成從入學登記到畢業證的審批要經過幾年的時間，跟蹤收集就是對學籍異動學生的學籍材料進行后續補充收集，這些材料跨越時間長，不一定具有連續性，這就要求學籍管理人員高度負責、主動跟蹤收集、補充歸檔，只有將各環節中的形成材料收集齊全并加以整合，才能確保學籍檔案的完整性。
3.3 提高為學生服務的意識
學校領導、各職能部門領導要高度重視高職學籍檔案工作，要結合實際，使全體師生增強對學籍檔案的重視，支持高職學籍檔案的收集、檢查和整理工作。學生管理老師，特別是班級輔導員，要明確學籍檔案對學生的重要性，使學籍檔案收集整理過程走上規范制度化的道路。招畢辦、學生處、教務處、學院辦公室、各院系部要協作，保證學生學籍檔案的收集、整理并及時、準確、全面的保證學籍檔案工作的順利進行，只有各教學部門聯合起來，這樣才能更好的為學生提供準確、有價值的資料。
3.4 加強高職學籍檔案信息化建設，體現學籍檔案價值
學籍網絡信息化管理，使全體師生信息傳輸更加方便、快捷；各個院校的教務系統、學生管理系統、招生與就業管理系統和各系部應實行對接，建立學籍檔案的信息庫，實現信息查詢的實時互動。這就要求理順管理部門的工作職責，使學籍檔案收集按時、保質的按制度進行，學籍檔案管理應分清責任并明細化。要達到這種管理模式，高職學籍檔案管理人員就需要學校方方面面的理解和支持。同時，學籍檔案的工作人員一定要與時俱進，充分認識學籍檔案管理工作的新要求，積極探索學籍檔案開發利用的創新思路和方法。
參考文獻
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[2] 馮文平.淺談學籍檔案管理中存在的問題及對策[J].開封大學學報，2004（2）.
[3] 曾虹，加強學籍管理實現學籍檔案價值[J].蘭臺世界，2007（11）.
關鍵詞：高校；學籍；檔案管理
中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）13-0195-03
高等學校學籍檔案管理工作是高校教學管理工作的重要組成部分，高校學籍檔案是學生在校期間學習、生活、工作、思想過程中直接形成的，是學生在校學習和學校歷史發展的原始記錄材料，同時，還是學校進行科學管理、量化考核、定性定量分析、深化教育教學改革、提高教學質量和管理水平、開拓人才信息資源不可缺少的條件[1]。信息化快速發展的今天，給高校學籍檔案工作也帶來了新的挑戰和壓力，目前高校學籍檔案管理工作已進入高速發展時期，其管理成效直接標志著一個學校的日常教學管理水平。
一、高校學籍檔案管理面臨的挑戰
1.學籍、學歷管理體制改革的挑戰
學歷電子注冊：由于社會上假文憑泛濫，不法分子偽造學歷證書行為嚴重，為維護國家學歷制度和學歷證書制度的嚴肅性和高等學校畢業生的合法權益。2000年，教育部開始建立高等教育學歷證書電子注冊制度，并開始進行試點工作。2001年，教育部正式頒發了《高等教育學歷證書電子注冊暫行規定》，從2001年9月起全國即實行各類高等教育學歷證書電子注冊制度。2010年4月，教育部在《關于普通高等教育學歷證書即時電子注冊的通知》中實施高等教育學歷證書在線即時電子注冊。至此，高等學校在對畢業生學歷資格審核后，通過中國高等教育學生信息網學籍學歷管理平臺上傳本校畢業生學歷數據注冊，即傳即審即上網，并形成學歷認證網絡。
新生學籍電子注冊：2007年3月，教育部出臺《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦1法》，并印發《高校學生獲得學籍及畢業證書政策告知》，暫行辦法第四條規定：新生報到后，高等學校要按國家招生規定和《普通高等學校學生管理規定》對其進行入學資格復查。復查合格取得學籍的，依據本辦法及時進行學籍電子注冊。此工作的實施把住了學歷電子注冊的進口關，將學歷電子注冊的資格審核提前到了入學階段。新生學籍電子注冊政策的出臺，強化了省級教育行政管理部門的監管職責，規范各省招辦錄取工作，及早地排除了學籍糾紛，遏制了高校違規招生行為，規范了高校辦學行為。
學年電子注冊：2008年10月，教育部在《關于普通高等學校學生學年電子注冊的通知》中要求對在校生進行學年電子注冊工作。學年電子注冊工作是學歷電子注冊和普通高校新生學籍電子注冊的進一步延伸和擴充，是對在校生新學年學習資格的認定，要求各高校在中國高等教育學生信息網學籍學歷管理平臺實時操作在校學生的學籍異動情況，加強了高校學生管理的基礎性工作，實現了省級教育行政管理部門對高校學籍管理工作全過程的監督和指導，使學籍管理工作更趨規范化和信息化。
高等教育學籍、學歷證書電子注冊制度，為高等學校學籍管理工作提供了新的手段，也對學籍檔案管理工作提出了前所未有的挑戰[2]。
2.學籍檔案自身的挑戰
學籍檔案主要包括：學生入學通知書、新生入學登記表、成績單、獎懲、學籍異動、學生思想政治活動考核情況、畢業資格及學位授予情況、學生表現鑒定等與學生在校學習期間密切相關的材料。學籍檔案具有形成的規律性、往復的特殊性、存貯方式的多種性、表現形式的多樣性等特征，隨著高校教學改革發展，畢業生人數的增加，學籍檔案案卷數日益增多，涉及的內容也更為復雜、更加充實，范圍也更大，學籍檔案也被賦予更多利用價值，工作任務更繁重，要求更高，也引發了許多新狀況、新問題[3]。
檔案材料是從檔案管理實踐中得來的，學籍檔案意識缺乏、收集不及時或不能及時發現檔案的價值以致檔案遺失，都會使學籍檔案失去參考、憑證和利用價值。
3.服務對象的挑戰
隨著高等教育體制改革的不斷深化，學生與高校之間，學生變得更加主動，形成一種享受服務和提供服務的關系，學生選擇學校，學校也有義務為學生提供服務。同時隨著我國信息化的發展，社會各界是檔案管理的另一個服務對象，學籍檔案的重要性就更加凸顯出來了。對高校而言，提供高校檔案的利用價值，有助于擴大高校的社會影響，為高校發展贏得越來越優質的社會資源與社會環境，因此，高校檔案部門應從服務于高校發展的目標實現角度出發，立足于校內與社會兩方面檔案需要，在有效滿足高校自身檔案需求的同時，盡最大努力實施檔案的利用價值。
學籍檔案管理工作如何面對學籍檔案服務對象的變化及時調整，更好地服務于社會各界和學生，是一個必然要面對的問題。
4.信息化服務的挑戰
近年來信息技術發展迅速，逐漸融入人們的生活，改變人們的生活方式。信息化的技術作為社會各界日常工作中的基本手段得到廣泛應用，在學籍檔案管理工作中，高校學籍檔案的工作流程仍沿用傳統的工作模式。如歸檔方面，二級學院形成的紙質檔案，由教學秘書將紙質學籍材料歸到教務部門或者由學生科歸到學生處或相關部門，最后由各管理部門移交檔案館歸檔保存并提供利用。檔案利用方面，雖然目前是以檔案系統信息查找為主，手工查找紙質檔案，提供復印件為輔，但由于學籍信息與檔案系統的信息未實現對接，使學籍檔案的開發利用受到一定條件的限制，形成查詢手續繁瑣、查詢面窄、查詢信息不夠全面等困難。
學校的各項決策和規劃均以事實為依據，以信息為參考，而支撐材料多為檔案資源，這一資源不進行開發、利用，師生、社會各界就無法便捷、快速地獲取相關的檔案資料，且將無法為學校的宏觀決策和教學管理提供深度服務，嚴格影響學籍檔案的利用價值。
二、實現學籍檔案的利用價值的對策
1.加強高校學籍檔案管理，更好地為學籍學歷電子注冊服務
學籍管理、學籍學歷電子注冊的實施者是人，受眾者也是人，應該樹立以人為本的學籍檔案管理理念，提高學籍檔案管理認識，加強事業心、責任感。加強學籍檔案管理，科學制定歸檔范圍，高度重視學籍檔案管理材料的收集、整理、歸檔等工作，保證學籍檔案的完整、齊全，對工作步驟、分工、進度和各階段的工作目標進行具體、規范籌劃，并保質保量地做好該項工作。學籍學歷電子注冊網絡管理平臺是一個信息的收集、處理、控制、反饋的過程，該項工作是高校管理工作中難度較大的任務，高校各級主管領導應給予高度重視和大力支持。把它當做一個重要環節來抓，最大限度地減少錯誤，堵塞漏洞，努力做到對學生負責，對學校負責，對人民負責，為高等教育學籍學歷電子注冊提供準確、真實的數據信息。
在學校學籍學歷電子注冊制度下，高校學籍檔案必須進行規范化、科學化、標準化管理。學籍檔案管理工作對保證高校學歷電子注冊、新生學籍電子注冊、學年電子注冊工作的完成有不可替代的作用。
2.以資源求生存，以服務求支持，以創新求發展
高校檔案部門應注意學籍檔案材料的形成規律，規范學籍檔案制度，科學分類，合理組卷，加強檔案意識，從材料形成的源頭抓起，與學籍檔案材料形成部門溝通，遵循檔案歸檔立卷的原則，做好歸檔前的立卷檢查、指導工作，變被動配合為主動積累。日常工作中，要隨時將日常教學工作中產生的新類型學籍材料補充到歸檔范圍中，發現問題要及時與有關部門協商解決，明確檔案部門應行政的監督檢查、指導的雙重職能[4]，保證學籍檔案的完整性、準確性、真實性。
在檔案信息服務時代，高校檔案部門應積極借鑒社會服務部門的經驗，設計具有可操作性的服務流程、服務管理與服務評估體系，從根本上提升高校檔案服務質量。積極、充分利用高校內外，尤其是內部的技術與智力資源，摸索出一套適應高校特點的檔案信息服務體系。
近年來，國家非常重視高等學校教學評估工作，教學評估過程中，有相當一部分支撐資料來源于學籍檔案材料，在這種狀況下，高校必須充分利用現代信息管理技術，建立與之相適應的學籍檔案管理模式，進行有效管理；將學籍管理系統及檔案系統工程進行有機整合，建立一個富有效率的學籍檔案管理體系，使學籍檔案為日常教學管理提供高質量服務，能量得到最佳釋放，更好地體現學籍檔案的利用價值。
3.強化信息服務技術，做好學籍檔案信息的社會化服務
在學籍檔案管理過程中，各高校的學籍管理工作的執行者是學籍檔案管理人員。學籍檔案管理人員的素質直接關系到高校教學工作的運轉和教學質量的提高。應熟悉有關學生學籍管理的政策、條例、規章及辦法，并具備學籍資料收集、整理分類及分析鑒別的能力。加強高校學籍管理人員的計算機網絡技術知識的學習，提高業務管理水平。實行二級管理的學校，特別要加強一級學籍管理人員隊伍的建設，并提高其業務素質和責任心。
學籍管理的受眾是學校教學、學生和社會各界，檔案管理也由對象服務轉化為社會全方位服務，高校應做好學籍檔案的信息開發，變被動為主動，為學校教學、學生和社會各界提供服務。具體說來，可以借鑒中國高等教育學生信息網，從新生報到注冊、在校成績、學籍異動、學歷證書等全過程實行“跟蹤式”學籍檔案管理模式，做好學籍檔案網上檢索與服務工作，為用人單位提供便利的學籍、學歷、學位審查服務；建立畢業生就業與成長檔案，為大學社會聲譽評估和改進學生培養工作提供科學依據；分析各專業的畢業率和就業率，為高校改進教學方法、優化教學結構提供參考[5]；做好學生信息的維護對接，準確地提供學籍異動、學生獎懲信息等，最大限度地滿足受眾對學籍信息查詢的需求，將學籍檔案資源共享。
4.建立和完善檔案信息管理平臺，實現學籍信息與檔案系統的對接
加強高校檔案信息化建設，借助計算機技術，研發、使用配套適用的管理軟件作為檔案管理平臺來實現學籍檔案信息化服務，建立學籍檔案的信息庫，實現信息查詢的實時互動。隨著信息處理速度和工作效率的提高，使學籍管理的現代化方法成為必然，學籍管理與檔案系統的對接是切實可行的。學籍檔案查詢面臨著許多難題，如：某位學生于2001年入校，休學兩次，2005年復學，按照4年制的學習過程，他應于2007年畢業，但是由于未按教學計劃修滿課程，延遲一年畢業。如果要反映該生的學習生涯，就要查詢：一是2001年的錄取名單；二是休學學籍異動檔案；三是復學學籍異動檔案；四是2007年畢業資格終審檔案；五是證書換發材料。查找到這5份紙質檔案材料，才串聯出該生的在校情況。
如果學籍信息與檔案系統實現對接，就不需要檔案管理人員手工查找紙質檔案，可以直接通過檔案管理平臺提供系統、完整的信息，將大大提高學籍檔案的查準率、查全率，減輕檔案工作人員的工作壓力，降低檔案工作人員的工作量。
三、結語
隨著互聯網與學習化社會的發展，學籍檔案管理信息化不僅可以為學籍檔案提供制度保障，也可以最大限度地滿足社會的進步與教育的發展對學籍管理工作的要求。各高校應以誠信為本，認真做好學籍檔案管理工作，為社會提供完整、準確、真實、可靠的檔案材料，發揮學籍檔案的作用，不斷促進高等教育的發展。
參考文獻：
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關鍵詞：學籍管理；學籍檔案；規范化
學籍管理與檔案管理都是學校最基礎的管理工作。學校檔案中很重要的一部分就是學生學籍檔案。學籍管理、學籍檔案管理的規范化為學校教學的有序開展和學校的持續發展提供了有力保障。
一、學籍是對學生身份的確認，學籍狀
態反映著學生學習的過程與結果學籍是對學生身份的確認。只有通過高等學校學籍管理部門在“中國高等教育學生信息網”（以下簡稱“學信網”）注冊學籍，才能正式成為某高校的學生。只有注冊了學籍的學生，才能在修夠規定的年限且成績合格后，取得學歷證書。學籍狀態反映著學生學習的過程與結果。
（一）學生的各類學籍異動（休學、退學、轉學、留級、轉專業等），從一定程度上反映了學生的在校學習狀態。如休學，有的學生休學的原因為身體疾病，表示該部分學生在校期間，身體素質較差；有的學生休學的原因是思想壓力大，精神衰弱，說明該部分學生心理素質較差。再以退學來說，有的學生退學的理由是經濟困難而放棄了學業；還有的學生退學的原因是無法在規定的年限內完成相應的學分，因而不得不選擇退學。這些學籍異動在一定程度上反映了學生的學習狀態。
（二）學生的各類獎懲信息直接反應了學生的在校表現。學生的各種獎勵，如三好學生、優秀學生干部、優秀團干等或反映出學生思想積極上進、或反映出在校學習成績優異、或反映出學生具有較強的組織協調能力；而各種懲罰，如警告、記過、留校察看、開除等，則或反映學生違反校紀校規、或反映學生成績低劣。
（三）畢、結業結論，反映了最終的學習結果。在規定的年限內，修完規定的學分或規定的課程全部及格，將獲得畢業證書，相反，則只能結業離校。符合學位授予條件的學生，還被授予學位證書。畢業證書與學位證書則是對學生學習結果的最終宣判。因此，學籍確認了學生的身份，監控著學生的學習過程，反饋了學生的學習結果。
二、學籍檔案是學生學習身份與學習過程最有力的證據
學籍檔案主要包括：新生入學材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）、學生學籍異動材料（升級、留級、休學、復學、轉學、退學等）、學生成績總表、學生學籍卡、學生獎懲材料、學歷學位證明材料。新生入學材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）顯示著學生參加升學考試的類型、參加考試的年份，錄取院校及專業，甚至包括升學考試每門課程的分數。這些材料可以最有力地證明學生升學的有效性。學生的學籍卡記載了學生更為詳細的信息，包括學生的籍貫、生源地、社會關系、求學經歷、家庭住址等，更能有效證明學生的身份。學生的學籍異動材料（升級、留級、休學、復學、轉專業、轉學、退學等），可以成為學生身份變動或學習期限變動的有力憑證。學生成績冊、各種獎懲材料，可以有效說明學生在校課程學習的好壞，平時表現的優劣。也成為用人單位選聘學生的重要參考資料。
三、學籍管理與學籍檔案管理相輔相成、相互促進
學籍管理與學籍檔案管理雖分屬不同的部門，但二者是相輔相成、相互促進的。學籍管理的規范化有助于檔案材料的豐富與完善，檔案管理的規范化也有助于倒逼學籍管理的規范化。
（一）學籍管理的規范化有助于檔案材料的豐富與完善
學籍管理的規范化、制度化，必然會將每一項工作涉及的重要原始資料進行歸類存檔，必然有助于學籍檔案材料的豐富與完善。一個學生從入學到畢業，每一個階段、每一個重要事項都會留有一定的印記。如一入學，就有新生錄檢表、新生花名冊、新生登記表；最后畢業的時候，成績表、畢業生登記表及學歷學位證明的材料都會作為重要的原始資料進行存檔。學籍管理過程的規范化可以使學生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個負責的學籍管理人員在完成必要的學籍管理工作之后還需要把學生各類原始資料進行分類整理并存檔，工作不僅著眼于當前更要著眼將來，為學生、學校的歷史負責。
（二）檔案管理的規范化有助于倒逼學籍管理的規范化
檔案管理的規范化制度化，必然會對歸檔條目進行細分，同時要求各對口部門按照條目及時將所屬材料進行按類歸檔。這樣必然倒逼學校各部門，包括學籍管理部門進行規范操作，同時保存原始資料。因為要存檔，學籍管理必要的程序就不能省去。任何有關學生學籍的操作必須按照規范的程序進行并留存記錄；因為要存檔，任何負責人在簽字的時候就必須得謹慎，違反國家或學校規定的事情就不能隨便簽字，否則檔案會永遠記錄，簽發者必須承擔相應的責任。這樣，檔案的規范化、精細化管理倒逼學籍管理走向規范化?？傊?，學籍管理與學籍檔案的管理都是學校管理的基礎工作。沒有規矩不成方圓，在某種意義上，學籍管理與檔案管理是綱，綱舉目張。只有學校有著規范的學籍管理、規范的檔案管理，才能為教學的有序開展與學校的持續發展提供保障。
作者:李志君 單位:山西大學教務處館員
參考文獻：
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為畢業生就業搞好服務，學籍檔案大顯身手學生的思想政治條件，鑒定材料，入團，入黨的材料，各種榮譽材料包含在學生的學籍檔案中，用人單位通過查看信息就有了對學生的整體印象和評價。職業院校作為高技能人才培養教育機構，是直接為企業，工廠人員培訓服務的，用人單位和畢業生之間可以建立更好的聯系，作為聯系的橋梁，學籍檔案當然是最好的材料。此外，畢業生離校后，學籍檔案將將相伴學生一生。無論是畢業生就業，評職稱，職務晉升，工資增加，資格評選，參軍等都可能訴諸使用的最原始的在校記錄。
二、職業院校學籍檔案管理的對策
（一）明確責任、規范檔案管理
學校教學工作管理的重要組成部分之一就是學籍管理。學籍檔案質量的高低直接反映了學校的管理水平，且在新形勢下，對知識的尊重，看重文憑，學籍檔案的查閱已經成為用人必須的手段。因此，要有嚴格的管理措施。一是要提高學籍檔案的重要性的認識，只因為有了一個良好的檔案意識，才可能對相關信息和數據的具體管理工作，做出相應的判斷，并及時收集，整理，存儲。二是領導重視是學籍檔案規范化管理的關鍵。為理順學籍檔案管理系統，進一步明確招生，教務，學校工作人員是學籍檔案形式的部門，并制定完整的學籍檔案形成和移交的工作職責。三是學生一進入學校就要采取多種形式，新生的表格、卡等一系列的招生材料，定期組織兼職整理檔案，編目，移交檔案部門和辦理過戶手續。
（二）建立學籍檔案電子文件歸檔制度
由于學籍檔案具有周期長、數量多的特點，紙質文件勢必占據很大的空間，給保管和使用都帶來了不便；而收集的電子文件，可以有大量的信息和占空間小的優勢，可以方便地查詢使用。因此，檔案管理部門應當建立學籍并存的紙質和電子檔案管理系統，充分保證學籍檔案全面的記錄管理和最大化的信息利用。學籍檔案是一個學生在學校的整體表現的真實記錄，其重要作用不僅可以輻射到個人、學校，還可以向社會輻射。因此，職業學校學籍檔案的管理，要不斷探索新的管理方法，在人才的培養方面發揮學籍檔案更大的作用。
（三）加強檔案管理隊伍的建設，提高學籍檔案管理的質量
只有不斷提高學籍檔案管理人員的水平和素質，學籍檔案管理更加科學化，現代化才能實現。職業院校必須采取有效措施，確保重視學籍檔案管理工作的培訓和專業培訓，以使他們的管理水平和業務水平以及個人的思想政治素質，適應新形勢下學籍檔案管理的需求。在政治方面，學籍檔案管理人員要努力學習黨的路線，方針，政策，體現愛崗敬業的精神風貌。在業務方面，學籍檔案管理人員要熟悉檔案管理的政策和法規，要努力學習，檔案管理專業知識和技能，能夠熟練掌握計算機等現代化管理設備，做到精業從事學籍檔案管理工作。
（四）使用計算機搜索提高利用率
學籍檔案對學生來講極為重要，是學生在本階段學習的重要記錄憑證也是其進行下一階段學習或者工作的重要保障，因此做好中學學籍檔案管理工作就顯得具有較強的現實意義。筆者在本文中首先研究了中學學籍檔案管理中存在的問題，然后提出對學籍檔案管理進行優化的措施，同時還研究了在利用檔案過程中應該注意的相關問問題，以期更好的管理中學學籍檔案。
關鍵詞：
中學；學籍檔案；問題；解決措施
進入新新世紀后，國家對教育教學愈加重視，同時作為學生重要的學習記錄，學籍檔案管理工作異常中重要。學生在中學期間的活動情況主要由學籍檔案進行記錄，是學生升學、工作等重要的依據，科學的管理學籍檔案，是每一位檔案管理人員的首要任務。對學生來講，學籍檔案極為重要，一旦在管理中出現問題，會嚴重影響學生今后的學習和工作。基于學籍檔案管理的重要性，對中學檔案管理中存在的問題進行研究并提出有針對性的解決措施就顯得具有較強的現實意義，筆者在本文中對此進行探討和研究。以期進一步促進中學學籍檔案管理工作。
一、學籍檔案管理中存在的問題
1、學校管理者的重視力度不足
一般情況下學校配備的學籍檔案管理人員較少，從學生進入中學到學生最終畢業，要經歷很多工作，工作任務量較大，同時由于學生眾多，無形中加大了總工作量，雖然在此背景下，但是學生其他工作部門還會借用檔案管理員協助開展相關工作，導致管理人員過于繁忙，同時學校配備的相關設備陳舊，一些學校的學籍檔案管理人員沒有自己獨立的工作空間，時長出現學籍檔案丟失的情況，繁重的工作，較大的工作量導致檔案管理員具有較大的流動性。
2、管理學籍檔案的模式陳舊
中學學生學籍檔案具有繁多的內容，要想保障服務的準確性，僅僅憑借個人的記憶進行檢索顯得極為不易，不僅效率低下而且容易出錯。所以，筆者建議應該在中學學籍檔案管理中使用計算機，不僅提升檔案管理的工作效率，更能保障其正確性。
3、學籍檔案管理人員銜接不暢
由于學校學籍檔案管理人員艱苦的工作環境，因此造成人員流動較大，對學校持續性的建設、管理和利用學籍檔案造成嚴重的影響。所以，當前最緊迫的就是針對存在的問題，提出有效的解決措施，切實提升學籍檔案的管理質量和效率。
二、提升中學學籍檔案管理質量和效率的措施
1、學校重視
鑒于中學學籍檔案工作的特殊性，作為學校管理人員對該項工作應該加以重視，在硬件、軟件建設上全力支持，給相關管理人員獨立的辦公空間，配備專職學籍檔案管理人員，并加大智力投入，持續培養，保障學籍檔案管理人員具有較高的工作技能。
2、強化意識，明確職責
學校相關部門應該對學籍檔案管理工作人員的工作環境進一步優化，作為學籍檔案管理人員應該自覺學習相關知識和技能，不斷提升工作意識、服務意識，明晰自身工作重要性，嚴格按照相關規定科學的管理學籍檔案。
3、重視培養，構建強隊
要想提升中學學籍檔案的管理質量，擁有一支高水平的管理隊伍極為重要。管理人員不僅政治素養高，還應該具有較強的職業技能，因此這就要求當前在中學從事學籍檔案工作的人員應該不斷深化學習意識，在各方面提升能力，保障具有較高的綜合素質和水平。作為學校，應該對這項工作有清醒的認識，舉辦相關培訓會，提升其專業技能的深度和廣度；建立管理工作激勵制度，在管理工作中表現突出的給予物質、精神上的獎勵；樹立工作典型，強化學習意識并落實相關待遇，為學校學籍檔案管理工作奠定良好的基礎。
4、穩定隊伍，持續發展
學校學籍檔案管理工作的穩定性、連續性和管理隊伍的穩定性、連續性有很大的關系。此工作需要相關人員具有厚重的工作經驗，在實際工作中不斷完善。要是頻繁調動管理人員的工作崗位，會嚴重影響檔案管理工作的持續性。所以，學校相關管理部門要對檔案管理隊伍的穩定性有清醒的認識，健全管理制度，促進連續性的學籍檔案管理工作。
三、結束語
總而言之，檔案管理工作和學生今后的學習和工作息息相關，是學生這一階段學習的必要記錄，更是學生開展下一階段學生的重要保障，事關每一位學生的切身利益，因此我們必須對學生負責，秉承較高的服務意識和責任觀念，把學籍檔案管理工作科學的進行，這也是對一個學校教學質量、綜合實力進行衡量的重要指標之一。所以，這就要求中學學校對本校內的學生學籍檔案管理工作強化重視，不斷完善學生學籍檔案管理辦法，依托學校的實際情況，制定科學的管理體系，嚴格記錄學生在中學的表現。有效的開展此項工作也是為各項工作的開展奠定良好的基礎。
作者：張慧芳 單位：山西榆次八中
參考文獻
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