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一，當前國庫會計檔案管理現狀
（一）紙質檔案名目規格各異，整理、分類、歸檔難度較大
國庫會計檔案因不同時期經辦的業務種類不一，如鄉（鎮）金庫設立時的各類檔案，國債實物兌付期的各類憑證、報表，各個時期收集、整理、歸檔的檔案名目各異，規格各異，數量龐大，加之國庫經辦人員的新老更替，現有檔案管理人員對歷史業務的陌生等因素影響，給國庫紙質檔案的整理、分類、歸檔帶來的難度較大。
（二）檔案管理辦法幾經更替，持續性、完整性不高
根據中國人民銀行新的檔案管理辦法要求，各極分支機構應按照新辦法，新的保管期限，完善會計檔案管理流程，組織開展會計檔案清理工作，銀發(2005) 309號文件印發的《中國人民銀行會計檔案管理規定》同時廢止。至此，人民銀行的檔案管理辦法已幾經更替，會計憑證、賬簿、報告、登記簿及其他會計資料的保管期限數次變更，部分檔案已依據原有的管理辦法進行銷毀，致使現有國庫會計檔案的持續性、完整性不高。
（三）部分紙質檔案時間久遠，字跡模糊，修復難度大，不易長期保管
國庫會計檔案從人民銀行履行經理國庫職能時就已產生，至今已有二三十年，時間久遠，受當時手工編制、紙張質量、打印和復印的清晰度等因素影響，部分檔案字跡模糊，辨認難度大，不易長期保管。另外隨著人民銀行辦公樓的新建、維修、改造項目的實施，國庫會計檔案多次搬移，紙質檔案破損比較大，新的檔案管理辦法要求，各級分支機構及時修復保管期內有破損的會計檔案，但部分檔案破損嚴重，修復、保管難度大。
（四）紙質檔案成本高，不符合低碳、環保、綠色的科學發展理念
國庫會計紙質檔案收集了每個工作日及決算時打印的預算收支日報、月報，原始憑證、機打憑證、余額表、集中支付報表、庫存日報、年終決算報表、分析、報告等會計資料，耗費了大量紙張、打印機及耗材，國庫工作人員在打印時已投入了諸多工作時間，收集、整理、裝訂、歸檔又需花費大量精力，國庫會計人員每年1-2月份均忙于本年度檔案整理，上年度檔案移交工作，紙質檔案占用了大量人力、物力成本，不符合國民經濟和社會發展倡導的構建資源節約的生產方式、消費模式的低碳、環保、綠色的科學發展理念。
（一）新檔案管理辦法對加強電子會計檔案提出了明確要求
新檔案管理辦法明確要求核算部門重新設定會計應用系統中電子會計檔案的保管期限，根據會計應用系統的實際情況制定補充規定，對符合僅采取電子形式保管要求的會計檔案，可不打印相應的會計資料。這為國庫會計實現電子檔案管理提供了制度依據。
（二）國庫信息化系統建設發展為會計檔案實現電子化奠定了基礎
2000年《國家金庫會計核算系統》(TBS)在全國推廣上線，開啟了國庫信息化系統建設進程，2006年國庫信息處理系統(TIPS)試點成功，揭開了人民銀行國庫信息化系統數據集中的序幕，隨后國庫會計數據集中系統(TCBS)、國庫信息管理系統(TIMS)相繼在全國上線運行，各級國庫的所有業務數據由全國數據處理中心集中存儲，國庫會計業務紙質憑證大幅減少，國庫核算逐漸向無紙化邁進，為會計檔案實現電子化奠定了基礎。
（三）國庫會計檔案電子化管理勢在必行
隨著電子信息技術的發展，電子檔案以大容量的數據存儲、精確的數據保證、便捷的檢索功能促使國庫會計檔案向電子化管理模式過渡，電子數據的存儲、傳遞、利用等優勢使電子檔案替代紙質檔案成為必然。
三、推動紙質檔案向電子檔案過渡的意見及建議
（一）建立科學的電子檔案管理系統
國庫核算數據的高度集中，為各類國庫核算數據的電子存儲提供了有利條件，國庫部門應根據新辦法要求，積極開發和建立科學的電子檔案管理系統，建立電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系，使各級國庫能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料，高效利用電子會計檔案。
（二）設立電子簽名審簽程序實現電子檔案安全管理
電子檔案在管理中存在容易銷毀、丟失、篡改、破壞等問題，環境影響、意外事故、自然災害、人為破壞都有可能給電子檔案管理帶來難度，因此需采取有效措施來避免這些因素給電子檔案帶來的損害。為此，國庫電子會計檔案一方面需設定經辦、復核、審批等必要的電子程序；另一方面建立電子檔案備份制度，分別保存制度，有效防范存儲介質失效、自然災害、意外事故和人為破壞的影響。
（三）建立檔案電子化管理制度
電子檔案的管理一方面需建立移交、保管、調閱、傳遞等環節的管理流程，由計算機等電子設備形成、傳輸的數據和信息整理完成后應按照制度規定刻錄光盤、備份，分類進行存放，管理人員應根據介質特性定期檢查復制、維護，確保檔案的完整性和安全性；另一方面制定嚴格的管理制度，如法律、法規授權的外部單位查閱國庫會計檔案時，應持有效證件和文件，經國庫核算部門、檔案保管部門負責人審核并報單位負責人或其授權人批準后，在專人陪同下查閱，管理人員要嚴格執行電子簽名審簽制度，規范管理電子檔案。
關鍵詞：檔案管理；電子文件；存儲技術
電子文件使用的文件載體是磁盤或者是磁帶，人們在查找文件的過程中，需要利用計算機，因為磁盤或者是磁帶僅僅是一種儲存的載體，因此需要利用計算機進行文件的傳輸。在生活中，電子文件的類型有很多種，電子文件的產生主要有兩種，一種是與科技有關的電子文件，這種文件是技術性的，例如光柵圖等，另外一種就是在日常辦公的過程中產生的電子文件，這種文件是在處理日常事務中產生的。這些電子文件都屬于檔案中的一種，因此在儲存技術上需要不斷的完善。
1 管理文件中存在的問題
1.1 未能夠有效的進行歸檔處理
我國企業在二十世紀九十年代的時候，使用的就是軟盤進行企業信息的存儲，之后又出現了光盤和計算機硬盤，這樣電子文件的存儲載體就取得了迅速的進步，文件的內容主要是日常的工作活動，除此之外，還有著源程序代碼和技術性文件，有些文件也沒有進行充分的整理、歸檔和鑒定工作人員僅僅是將科技材料或者是相關的企業文件放入硬盤和軟盤內，這樣文件在日積月累的過程中，就會出現泛濫成災的現象，這樣文件就比較混亂，檢索和管理在程序上也就會出現一系列混亂的現象。從存檔上來看，電子文件也沒有經過專業的質量審查，從技術上來看，沒有任何的時效性和正確性，文件也就出現了極大的缺陷，在利用的過程中，文件管理極容易出現歸檔性的問題，如果以上問退沒有得到有效的解決，就會出現一系列的問題，需要引起我們的注意。
1.2 版本管理存在著不足之處
現在有很多的科研產品在研究和開發的過程中，會產生大量的文件，這些文件需要有效的管理，因此在日常的工作中，除了要對本單位和上級的機關產生的文件進行管理之外，還有很多的項目文件進行管理。但是現在有很多的科研開發檔案都是使用了源程序代碼形成了一系列的電子檔案，這些電子文檔都在各個部門的開發人員那里存檔，檔案管理人員就無法按照常規的程序進行收集，導致了檔案部門在收集的過程中面臨著程序性的問題。在程序運行的過程中，如果文件存儲的程序出現了一系列的問題，這時就需要進行正常到維護，在客戶自接的系統和開發人員的系統上進行及時的更正，但是如果在本企業電子文件的保存上并沒有及時的存檔，因此極容易出現重復更正的問題，這樣就會出現人力和財力上的極大浪費，對系統的運行也是極為不利的，尤其是在企業系統版本管理上會產生嚴重的困難，一定要引起我們的注意。
2 存儲技術
首先；在進行文件貯存的^程中，一定要使用比較特殊的存檔文件的存儲柜，最大限度的保證電子文件的安全性。當電子文件在存儲的時候，一把是在磁介質和光介質中進行電子文件的存貯，在存儲的過程中，一定要建立一個與企業的電子文件的儲存環境相符合的環境狀態。而存放電子文件的柜子在溫濕度上也要進行控制，這樣就可以保證存儲接觸能夠在正常的環境中保存。電子文件的載體在擺放的時候，一定要保證直立的狀態，在存儲環境上必須要避光，不能夠有大量的灰塵，也要與磁場遠離，這樣就能夠將整個運行的狀態處理好，使存儲介質能夠正確的保存電子文件。
其次，要按照國家關于檔案管理的規定進行電子當納的存儲，根據相關的原則在存儲的過程中，將軟盤中的文件轉移到光盤內，這樣便于對文件的版本進行有效的管理。在存儲方式上的轉移主要是針對長期儲存來說的，因為軟盤和磁盤在使用的過程中，有著一定的年限限制，經常出現操作失誤的現象，如果不經常更換就會導致文件出現損壞，無法復原。而且在使用的時候，常常會出現誤操作，這對于電子文件的使用非常不利。如果存儲制度完善，而且經濟條件允許，在管理版本文件的時候，可以使用版本管理器。這樣的管理方法要比將文件放在光盤或者是磁盤中更有效。管理器的研發還能保證存儲技術的革新。
再次，在電子文件數量持續增加的時候，存儲文件就會使用磁盤列陣的方式。通過這種方式能將存儲的成本降低，同時增加了文件的搜索效果。磁盤列陣是將不同類型、不同容量的磁盤連接在一起，這樣在讀取數據的時候，更加快速而且精確。使用磁盤列陣的方式存儲是因為該存儲方式有較多優點：首先，將有限的存儲容量提高，是可以使用的網絡數據也增加。而且數據在存放的時候，有選擇性。從而使數據在吞吐的時候成串。其次使用這種存儲方式可以保證文件能夠快速存儲，即使是多臺的機器也能一同運轉，實現文件高效率傳輸。
在檢驗文件的時候有了必要的較驗技術，從而保證存儲的文件都是合理可靠的。將文件放入硬盤中存儲，如果硬盤出現了故障，那么會影響文件，帶來的后果也嚴重。如果能夠把不同的硬盤連接在一起，可以使存儲量增加，這樣可以有效的避免文件的丟失。因為一些文件在存儲的時候，會因為磁盤損壞等原因而丟失，使用這種存儲方式可以保證文件的安全。但是在使用的過程中，要根據本單位的實際情況出臺相應的管理措施。這些措施都成為電子文件存儲的依據。
最后，加強辦公自動化系統、檔案管理系統及電子文件的安全防護工作。做好辦公自動化系統、檔案管理系統及電子文件的安全防護，首先要抓好信息存儲載體制成材料這個問題，嚴格把好電子文件制成材料質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。第二，保證計算機網絡系統的實體安全。實體安全主要指環境和設備的安全。要有專人負責管理應用，有良好的室內環境，保證機器設備和磁介質不會因溫度太高或大幅波動及火災受到致命的傷害。第三，要保證計算機網絡系統的運行安全，可設定登錄限制、使用文件權限和文件屬性等。
結束語
由上述可知，將電子文件存儲是一個單位必要的工作，而且在存儲的時候，還要保證有效性，是電子文件能成為單位發展的重要資源，拓展單位的發展空間。盡管在存儲文件的時候，會遇到問題，但是在改革存儲方式之后，也取得較高效果，對于單位的發展有積極的作用。
參考文獻
[1]郭沙沙.試論電子檔案信息安全保障體系框架[J].黑龍江科技信息，2015（20）.
一、我國電子檔案管理的現狀
我們知道電子檔案的管理有著諸多的優越性，但是它也不是完美無缺的，也是存在一定問題的。由于檔案信息化一般包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規范建設、應用系統建設和人才隊伍建設等方面，這些問題主要有以下表現：
（一）缺乏統一標準和規范
目前，許多部門在建設檔案信息化過程中往往只重視發展先進通信設備和購置高檔計算機系統，忽視檔案信息資源標準規范化建設，結果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統無法轉化為經濟和科學發展的催化劑。
（二）檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠
老的檔案管理人員對紙質檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。
（三）軟件系統及其應用相對薄弱，工作基礎較差
許多檔案館雖然購置了硬件設備，但其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網上操作為主，局限于實現簡單的查詢和利用，沒有真正發揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級，
（四）數據保護存在風險
目前，我國數據安全的保障主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，但是單純從技術角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規范、保障數據安全。另外，從數據庫系統本身的防范能力來講，在快速變化的信息環境下，改進數據庫保護方案不可能與時俱進，技術的改進不能完全防止計算機犯罪的發生，這也是風險所在。
二、我國電子檔案管理的對策
（一）提高檔案管理人員的業務素質
業務素質問題關系到檔案工作數字化建設成敗關鍵。檔案信息化建設涉及數字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術、通信技術、網絡技術等現代技術運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學基礎理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學基礎理論知識、計算機技術、網絡技術和操作技能。鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優質的服務。
（二）提高檔案管理人員的思想政治素質
這些思想政治素質包括：①堅定的政治信念。檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作.因此，檔案管理人員應嚴格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴守機密，樹立政治意識和政治信念。②熱情的工作態度。檔案工作具有服務性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業、敬業、奉獻的精神和不為名、不為利的價值觀.在服務態度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價值轉化成有用性、可用性的社會效益和經濟效益。③嚴謹細致的工作作風。檔案工作不僅是一項政治性、服務性很強的工作，也是一項復雜、細致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴謹細致的工作作風。這種工作作風，要求我們整理檔案的區分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內容、利用檔案的咨詢等各個環節都要準確無誤。④較強的事業心。檔案的收集工作是一項難度較大的工作，這就要求我們要在工作實踐中培養強烈的事業心，高度的責任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業奉獻精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現代化建設勤奮學習，鉆研業務。
（三）檔案信息標準規范化建設
關鍵詞：傳遞信息；電子文件；管理；儲存技術
電子文件在記錄文件的時候會使用磁帶或者是磁盤作為記錄的載體，在閱讀或者是查找的時候，以計算機為主，通過計算機處理好文件的傳輸工作。電子文件的類型有很多，如果是按照工作范圍來分，電子文件可以分為兩種，一種是工作人員在日常辦公的時候，處理事物產生的電子文件，例如E-Mail、OA等，而這些文件的形式主要是影像或者是聲音。第二種是與科研有關的文件，這類文件比較有技術性。一般形式是光柵圖等。
1 管理文件中的問題
電子檔案的存儲利用還剛剛起步，在日常的工作中形成的電子文件也越來越多，由此而引起的電子文件的存儲問題越來越受到單位領導的重視，現根據本人在實際工作中遇到的問題及社會上諸多企業在電子文件歸檔管理中的情況，探討電子文件歸檔和存貯管理中普遍存在的一些共性問題：
1.1 電子文件未能完全進行有效地歸檔管理。截至上個世紀90年代初期，企業普遍對電子文件采用軟磁盤作為存儲載體，有了光盤以后，部分數據也以光盤的形式甚至以計算機硬盤的形式存儲電子文件。文件內容也多限于日常管理工作活動，而對于技術性文件、源程序代碼等重要的電子文件，甚至未進行整理、鑒定、歸檔，僅僅把電子文件存儲在課題的項目負責人或者科研人員自己的軟盤或硬盤里。這樣，即使不丟失，日積月累，電子文件亦會泛濫成災，不利于管理和檢索利用。即便存檔，其電子文件和和也未經專門的、具有專業水平的技術人員進行實質性的質量審查，無法確定歸檔文件的有效性及正確性，使后來的文件利用存在很大的缺陷。
1.2 電子文件的版本管理還存在不足之處?？蒲虚_發及新產品生產企業，日常工作中的電子文件管理除上級機關下發的文件及本單位的發文之外，更多的是對科研開發的項目或產品的電子文件的管理。但大多數科研開發檔案的源程序代碼及其在開發過程中所形成的電子文檔，都保存在各部門開發人員那里，檔案管理人員很難收集到?？蛻粼谶\用過程中出現問題需要進行維護時，開發人員和和自接在客戶的系統上進行更正，而沒有及時更新本企業保存的相應電子文件，工程人員再次進行現場維護時，需要對所出現的同一個問題重復更正，造成人力和財力的浪費，不利于企業對有關項目電子文件的版本管理。
2 儲存技術
2.1 在存貯文件的時候，盡量使用特殊的存儲柜，這樣可以保證電子文件的安全，通常來說，點在文件在存儲的時候，主要是存儲在光介質還有磁介質，因此在存儲的時候，要建立一個與之相符的環境。存放載體的柜子也要有適當的溫濕度，而且存儲的環境也要符合標準。在排放載體的時候，盡量讓其保持直立狀態，而且存儲環境要避光，還不能有大量的灰塵，更要遠離磁場。
2.2 按照國家在檔案管理上的規定，在管理檔案的時候，要有具體的管理原則，但是因為單位的能力不足等問題，很多的管理工作并沒有做到位，甚至在管理電子文件管理的時候，還是使用落后的管理技術。隨著電子檔案的增加，部分管理單位以及認識到有效管理對于電子文件是十分重要的。而且根據本單位的實際情況出臺了相應的管理措施。這些措施都成為管理電子文件的依據。
2.3 某些電子文件屬于技術性文件，而且文件上有源程序，因此在存儲的時候，可以將軟磁盤中的文件轉移到光盤中。如果有條件，還能對文件的版本進行管理。存儲方式的轉移是因為軟磁盤在存儲文件的時候，不適合長期的存儲，在一短時間后，就要復制文件，這樣才能長久的儲存文件。而且在使用的時候，常常會出現誤操作，這對于電子文件的使用非常不利。如果存儲制度完善，而且經濟條件允許，在管理版本文件的時候，可以使用版本管理器。這樣的管理方法要比將文件放在光盤或者是磁盤中更有效。管理器的研發還能保證存儲技術的革新。
2.4 在電子文件數量持續增加的時候，存儲文件就會使用磁盤列陣的方式。通過這種方式能將存儲的成本降低，同時增加了文件的搜索效果。磁盤列陣是將不同類型、不同容量的磁盤連接在一起，這樣在讀取數據的時候，更加快速而且精確。使用磁盤列陣的方式存儲是因為該存儲方式有較多優點：首先，將有限的存儲容量提高，是可以使用的網絡數據也增加。而且數據在存放的時候，有選擇性。從而使數據在吞吐的時候成串。其次使用這種存儲方式可以保證文件能夠快速存儲，即使是多臺的機器也能一同運轉，實現文件高效率傳輸。再次，在檢驗文件的時候有了必要的較驗技術，從而保證存儲的文件都是合理可靠的。最后，將文件放入硬盤中存儲，如果硬盤出現了故障，那么會影響文件，帶來的后果也嚴重。如果能夠把不同的硬盤連接在一起，可以使存儲量增加，這樣可以有效的避免文件的丟失。因為一些文件在存儲的時候，會因為磁盤損壞等原因而丟失，使用這種存儲方式可以保證文件的安全。
以上的幾種特點是很多存儲方式都不具備的，在使用磁盤列陣的方式管理文件的還是有效的。
2.5 加強辦公自動化系統、檔案管理系統及電子文件的安全防護工作。做好辦公自動化系統、檔案管理系統及電子文件的安全防護，首先要抓好信息存儲載體制成材料這個問題，嚴格把好電子文件制成材料質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。第二，保證計算機網絡系統的實體安全。實體安全主要指環境和設備的安全。要有專人負責管理應用，有良好的室內環境，保證機器設備和磁介質不會因溫度太高或大幅波動及火災受到致命的傷害。第三，要保證計算機網絡系統的運行安全，可設定登錄限制、使用文件權限和文件屬性等。
2.6 在存儲電子文件的時候，要讓存儲人員有一定的知識，知道存儲的方式，要求工作人員在存儲文件的時候，具有敬業精神。
結束語
由上述可知，將電子文件存儲是一個單位必要的工作，而且在存儲的時候，還要保證有效性，是電子文件能成為單位發展的重要資源，拓展單位的發展空間。盡管在存儲文件的時候，會遇到問題，但是在改革存儲方式之后，也取得較高效果，對于單位的發展有積極的作用。
參考文獻
[1]郭沙沙.試論電子檔案信息安全保障體系框架[J].黑龍江科技信息，2015（20）.
【關鍵詞】電子會計；檔案管理；措施；研究
在信息技術不斷發展的背景下，對各個企業和事業單位的會計檔案管理工作提出了更高的要求，會計電算化逐漸代替了會計手工操作，這樣大大減少了財務人員的工作量，并且會計檔案管理的工作效率得到了提升。傳統的會計管理體系不能適應社會發展的要求。為此，各個企業和事業單位需要對傳統的會計管理體系進行不斷的改革和創新，此項工作成為現階段企業和事業單位重要任務之一。
一、電子會計檔案的定義
會計檔案在我國檔案中占據著重要的位置，同時也是各個企業和事業單位重要的檔案資料。電子會計檔案主要指使用磁性介質的形式進行存儲的會計核算的專業材料，電子會計檔案對經濟業務進行及時的記錄，是反映經濟業務的重要資料依據。電子會計檔案主要有電子憑證、電子賬簿、電子報表、電子文件、會計操作說明和軟件以及一些電子會計核算資料。電子化會計檔案具有以磁性介質進行存儲、依賴計算機硬件環境、對安全保密管理工作要求比較高、信息處理方便快捷以及兼容性的特點。
二、電子會計檔案管理現狀分析
第一，沒有健全的電子會計檔案管理制度。因為電子會計檔案對我國企業和事業單位檔案管理人員而言是一個比較新鮮的事物，檔案管理人員對其沒有足夠的認識和了解，仍然使用傳統的管理制度對電子會計檔案進行管理，這樣的情況使電子會計檔案管理不能發揮其真正的意義和價值，在管理效率和管理水平上沒有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。為此，建立健全的電子會計檔案管理制度是企業和事業單位重要的任務。
第二，電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性?，F階段，我國多數企業和事業單位已經完成了檔案信息化建設，并且在建設完成后將財務會計軟件系統進行了升級操作。但是，檔案管理人員不能將以往的會計材料和文檔進行總結和整理，一些會計資料和文檔不能盡快的進行歸檔，從而導致電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。
第三，電子會計檔案管理人員的專業技術和素質有待提高。目前會計電算化在企業的事業單位使用的時間尚短，一些企業和事業單位的領導對會計電算化沒有足夠的認識和重視，在安排電子會計檔案管理人員時只是進行簡單的篩選，這樣的情況導致電子檔案管理人員的專業技術和素質存在一定的問題，甚至有的管理人員對會計電算化的工作流程和使用的技術等沒有深入的了解，這樣使電子會計檔案管理工作不能順利的進行，工作效率非常低，與此同時，企業和事業單位不能定期的對管理人員進行培訓，管理人員只能一直沿用傳統的管理方法進行管理，不能滿足社會發展對電子會計檔案管理的要求。
第四，電子會計檔案的材料和文檔存在一定的安全隱患。電子會計檔案的材料和文檔多數被記錄在磁盤和光盤等介質中，如果管理人員對磁盤和光盤沒有進行合理的保管，磁盤和光盤非常容易出現損壞的現象，從而導致電子會計檔案的資料和文檔全部或者部分丟失，對企業和事業單位帶來了一定的負面作用。除此之外，如果電子檔案管理人員對會計檔案沒有采取任何安全措施或者沒有及時的進行備份，存儲在電腦上的會計檔案的材料和文檔容易被一些黑客盜取，這種情況使企業和事業單位蒙受了一定的經濟損失。
三、提高電子會計檔案管理的措施
第一，建立完整的電子會計檔案管理制度。其一，建立完整的電子會計檔案歸檔立卷制度，根據我國相關規定的要求對企業和事業單位的相關賬簿、會計報表、記賬憑證、現金記賬和銀行存款記賬等書面材料進行打印并且進行立卷歸檔。其二，對電子會計檔案保存管理機制進行完善，建立科學的電子會計檔案保存管理機制，選擇質量較好的磁盤介質對電子會計檔案進行備份，同時需要保證備用磁盤和存儲盤獨立保存，對電子會計檔案的存儲介質采取一些防塵、防潮、防盜和防腐蝕的措施，對電子會計檔案材料進行分類和編號；其三，對現有的電子會計檔案借用制度進行完善，工作人員如果需要查閱電子會計檔案時需要經過財務部門領導的批準，辦理相應的借用手續。
第二，對電子會計檔案的特征進行明確。如果想要最大程度的做好電子檔案管理工作，管理人員需要對電子會計檔案的特征有足夠的認識，電子會計檔案具有易變性的特征，具體體現在如下方面：其一，電腦系統中的會計檔案信息具有一定的獨立性，工作人員可以隨時對其進行刪除或者增加操作，并且在更改后沒有任何的痕跡，這種情況使電子會計檔案容易出現自動更新和修改的危險；其二，電子會計檔案的載體具有不穩定性，因為其具有不穩定性的特點導致會計檔案信息可能會發生一些改變；其三，當一些新技術應用到電子會計檔案管理中時，信息會出現丟失和變化的可能。以上原因增加了電子會計檔案管理工作的難度，為了最大程度減少上述情況的出現，管理人員需要對電子會計檔案管理的特征進行明確，并且對各個特征可能出現的問題進行分析，采取相應的措施對其進行防范，從而讓電子檔案管理工作可以順利的進行，并且取得較好的效果。
第三，對電子會計檔案的內容進行明確。對電子會計檔案的內容進行明確是保證電子會計檔案管理工作順利進行的重要前提。隨著會計電算化的應用出現了一套新式的會計資料檔案，新式的會計資料檔案主要有：存儲在電腦硬盤中的會計數據、磁性介質和光盤中存儲的會計數據以及電腦打印的書面會計數據，會計數據主要有記賬憑證、會計賬簿、會計報表等等，與此同時需要將通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用和定點開發軟件相結合會計軟件的整套開發文檔資料和會計軟件程序等作為會計檔案進行保管和管理，從而使電子會計檔案具有一定的完整性和準確性，除此之外，我國相關法律規定電子會計檔案資料的來源必須真實可靠，為了保證其真實性和可靠性，管理人員需要對電子會計檔案的來源進行嚴格的把關，并且對電子會計檔案材料的形成、管理和使用過程進行全面的記錄，確保電子會計檔案完整、準確。
第四，配備專業管理人員，增強電子會計檔案風險意識。電子會計檔案具有一定的動態性和可操作性，電子會計檔案材料在歸檔完成和后期管理時，會出現意外刪除和感染病毒等風險，所以必須要引進和培養專業的管理人才。會計電算化產生后傳統的會計核算被計算機取代，電子會計檔案的材料會存儲在計算機的磁盤中，如果發生火災和竊取的情況，電子會計檔案的材料非常容易丟失，為了減少上述現象發生，我國企業和事業單位需要強化電子會計檔案風險管理意識，對可能出現的風險進行防范。主要包括如下內容：其一，對電子會計檔案的數據采取一定的保護措施。電子會計檔案管理人員應該對數據材料進行及時的備份，在進行備份時需要對光盤的質量進行檢查，保證其質量不會出現任何問題，根據所有的電子會計檔案歸檔的時間對其進行編號，在每年的年末對本年的電子會計檔案的數據進行整理和分類，并且需要明確標明數據的內容和時間；其二，做好電子會計檔案的保存工作，電子檔案室需要滿足防塵、防磁、防水、防潮和防震的要求，在條件允許的情況下，企業和事業單位可以在電子會計檔案室內安裝監控設備和防盜設備，如果出現任何異常時在第一時間發出提示。
四、結束語
上述文章對電子會計檔案管理工作的現狀進行了說明，并且對提高電子會計檔案管理提出了一些措施，希望對我國企業和事業單位的電子會計檔案管理工作提供一定的建議。
參考文獻：
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[4]李穎.ERP環境下會計檔案信息資源管理探析[J].山西檔案，2014（6）：60-62.
數字化技術在電視聲像檔案管理中的運用
電視臺聲像資料的管理，過去以“賬本”和借還卡片方式為主。一般是把所有節目磁帶，以入庫時間為序分別登記在不同的筆記本上。然后再為每盒磁帶制作借還卡，就像圖書館借書卡一樣，管理程序繁瑣，也不利于檢索和統計。1999年，杭州文廣集團招標研發設計了一套管理軟件，培訓管理人員，統一操作規范，建立起聲像資料磁帶的入庫和借還制度。
2002年，為了滿足日益增長的媒體信息資源的存儲、利用與共享需求，他們又開發了一套數字化管理軟件，系統功能比較完備，具有界面清楚、操作簡便、存儲容量大等優勢。在信號傳遞過程中穩定性、可靠性較好，電視節目翻錄N次，都不會影響視頻音頻質量。圖像處理過程也相對簡單，畫面更清晰，工作強度大大減輕，節目制作時間縮短。而且信息保存空間大為縮小，保存的時間更為久遠。同時，把聲像檔案進行數字化編目，提高了服務效率和質量，便于聲像檔案的開發利用，編導們只要通過自己的辦公電腦就能迅速便捷地在視頻數據庫里，精確檢索、快速下載任何一個鏡頭，為節目編輯、制作和數字化播出創造條件，真正實現聲像資源共享。
2008年，杭州文廣集團委托浙江傳媒學院對5200小時的歷史資料進行了搶救性整理。同時依據廣電總局的編目規范，結合實際制定了《歷史資料的細分及鑒定標準》《各類型節目層次化編目實施細則》，做好電視模擬磁帶的數字化。
做好模擬與數字轉換中的銜接
電視聲像檔案是電視媒體的重要資產，也是全社會的共同資源。在運用數字化技術將模擬信號轉換成數字信號時，應當充分做好銜接工作。
在模擬向數字轉換的過程中要建立一個統一的管理平臺。整個過程從采集、收入、轉碼、編目、存儲到播出都是針對節目，而節目所在的物理介質又都是由存儲管理系統進行維護的。既然數字信息與模擬信息都是圍繞節目而展開的，那么，只要建立一個以節目為共性特征的統一管理平臺，在節目采編過程中，既可在存儲管理系統內進行數字化直觀采編節目，也可利用原有計算機軟件管理系統查找所要的節目資料，再從庫存中調出所需的磁帶，通過數字化采集、回放系統，把模擬信息轉換成數字信息。
實現這樣的統一管理平臺，需要兩個方面的技術支持。一是存儲管理系統上接口的建立，解決數字化存儲與模擬磁帶的調用;二是對原有計算機軟件管理系統作結構性調整，將模擬磁帶的管理由基于磁帶管理轉變為基于節目管理。
模擬磁帶的計算機管理為實現數字化管理打好了基礎。只要將模擬信息通過計算機從原有的承載體中聚集到整個存儲系統管理的平臺上，形成統一的信息資源，才能使模擬信息與數字信息站在同一個管理層面，為全面實現數字化提供最佳過渡。
實現數字化管理應注意的問題
加強電視聲像檔案數字化技術管理，對提高電視臺工作效率，防止聲像檔案流失，具有十分重要的意義，在推行或配置數字化聲像資料管理設備時，應有全方位考慮和長遠規劃，盡力避免問題的出現。
做好正確的存儲方法。目前，通常情況下，常見的是大容量存儲介質，它主要包括硬盤陣列、光盤庫，以及剛推出的數據流磁帶。這些存儲介質本身就具有各自不同的特點與性能，也適用于不同的應用方式。鑒于現階段電視臺的存儲對象更多的集中在聲像素材和節目上，而又往往大量存儲在磁盤庫、光盤庫以及新的數據流磁帶庫里，因而在線的存儲系統則可采用高碼率視音頻和低碼率視音頻的分離存儲方式進行。
做好數據的壓縮與存儲。這里所講的數據壓縮，主要是指聲像信息容量的壓縮，在保證視頻質量的前提下，對數字視頻信號進行最大限度的壓縮。目前較流行的視頻壓縮標準有M-JPEG和MPEG。 M-JPEG采用幀內壓縮方式，適合視頻編輯，如果采用高壓縮比視頻質量會嚴重降低。 MPEG采用幀間壓縮方式，在高壓縮比下能獲得較高的圖像質量。因此，通過上述對比，選擇MPEG的方式進行視頻壓縮比較理想。
一、電子病歷檔案中存在的安全性風險因素
（一）外部環境
在電子病歷檔案管理環境中，各種因素下產生的自然災害、磁場干擾以及溫度變化都會對計算機儲備載體性能造成影響，從而使計算機結構發生變質，導致數據丟失以及圖像失真。因醫院電子病歷檔案中包含的內容較多，每天的信息流動量也較大，使得電子病歷檔案管理的儲備電腦一直處在擾的狀態下，若是沒有對其采取有效手段進行防護，就較易使電子病歷檔案遭到損壞。
（二）電子技術
這里所說的電子技術，并不是人為控制下的電子技術因素，雖然醫院在實施電子病歷檔案管理后，使病歷檔案管理工作變得十分便捷，但是因電子信息技術本身存在較多缺陷以及漏洞，會使醫院電子檔案存在被盜用以及非法增刪的危險。電子病歷檔案主要是依賴計算機系統所存在的，另一方面，因電子信息技術發展速度較快，唯有不斷對計算機硬件以及軟件進行更新，且運用高級程序對其進行保護，才能保證電子病歷檔案可以得到有效的保護。
（三）管理手段
管理手段指的是電子病歷檔案的管理人員以及相應操作人員對病歷的篡改以及破壞等情況。在一般情況下，發生此種狀況的主要原因主要可以包括以下幾種：蓄意破壞、操作不規范以及管理疏忽。其中蓄意破壞是因操作人員可以從中獲得較大利益，進而通過一些非法手段對電子病歷載體以及系統進行的惡意破壞。
二、針對電子病歷檔案的安全防范手段
（一）優化外部環境
首先要做好前端的外部控制工作。前端控制管理手段具有現代化的管理理念，在對前端控制管理有效實施后，可以快速提升管理效率，優化功能配置。同時前端控制也可同樣建立在文件保存生命周期的理論上，即將電子檔案保存、形成以及銷毀等階段融合在一起。具體管理過程為在對電子檔案實施管理時，結合具體要求或是目標對管理手段進行科學、規范的整合，從而使電子病歷檔案在形成階段所需功能盡量通過前端管理手段實現，還要將各個環節下的不同業務需要實施重復性操作，使其能夠提前實施。依靠這些方法不但可以減少滯后作業以及重復作業量，還能有效提升工作效率。
第二，實施支出以及風險平衡式管理在對電子病歷檔案管理過程中，本身就會存在較多的風險性因素，但是我們要明確一點，無論我們怎樣降低風險發生幾率，風險都會存在，也就是說，我們若想將風險性幾率降低到零是幾乎不可能的。因此，在實施風險管理過程中，要充分保障支出以及風險因素之間的平衡性，其中主要表現在以下幾個方面：第一，在對風險控制過程中，是需要消耗一定成本的，維護成本消耗有時比電子病歷檔案管理受到損壞的費用更大，此時說明電子檔案管理是非常不恰當的；第二，因絕對保證電子病歷檔案的安全性是幾乎不可能實現的，因而要有選擇性地對電子病歷檔案實施風險控制，并將剩余風險控制在合理范圍之內。在對電子病歷檔案承受風險性進行考量的過程中，首先要對其成本預期進行控制，若是風險控制成本比損傷成本大的話，可以適當考慮接受風險。
（二）提升電子技術水平
在對電子技術水平提升過程中，要采取靜態保護以及動態管理相結合的方式。對系統管理理念進行明確，并重視電子檔案周期中各項活動之間的銜接性，使電子檔案管理的總體性以及整體性可以充分結合在一起。其中電子檔案風險管理主要包括靜態以及動態兩種風險管理方式。靜態風險管理是指對傳統檔案實施的安全維護工作，具體指的是在對傳統檔案實施安全維護的過程中，強化對電子檔案載體的管理以及庫房管理工作；動態風險管理是指將電子病歷檔案從檔案庫中逐步延伸到庫房之外，因此更加重視對電子病歷檔案的風險管理工作。
（三）管理手段控制
電子檔案管理人員可以對數據內容進行更改，同時具有不同權限的管理人員也能對病歷實施調取和更改，但是因人為操作具有不可避免性，因而這就需要我們要不斷加強對檔案管理人員的培訓力度，提高其對風險的防范意識以及抵御外來誘惑的能力，防止出現違反職業道德行為的出現，第一我們要強化對檔案管理人員的培訓力度，多學習一些相關專業知識以及法律文獻，有效提高檔案管理人員的專業素質以及道德水平；第二，加強各個醫院間的人員交流，培養復合型人才。
