時間:2023-05-26 16:44:10
序論:在您撰寫企業合同管理風險時,參考他人的優秀作品可以開闊視野,小編為您整理的7篇范文,希望這些建議能夠激發您的創作熱情,引導您走向新的創作高度。
關鍵詞合同管理法律風險管理風險防范
(一)合同簽訂前的法律風險
企業合同簽訂之前面臨的法律風險主要包括三類。第一,主動權喪失。即合同內容的制定完全交由對方負責。對方在設計合同條款時,必然會從自身利益出發,以達到自身利益最大化為目標進行合同的制定。企業喪失起草合同的權利,無法對自身利益起到保護作用。第二,惡意競爭風險。市場競爭愈演愈烈,某些企業為成功獲取合作機會,不惜以竊取合作方信息為手段,公平競爭無法實現。第三,信用審核不足。企業在簽訂合同之前,對合作方的合同執行能力、信譽程度等未做足夠的了解,或受到惡意蒙蔽,在簽訂合同后,因對方無法充分執行合同條款導致法律糾紛,損害企業經濟利益。例如,合作方完全沒有能力執行合同,合同被迫終止失去原本的法律效力,導致企業合作項目無法繼續進行。
(二)合同簽訂中的法律風險
合同簽訂中的法律風險主要來自于合同內容方面,例如,合同條款設置不合理、具體名詞存在爭議、合同內容不完善等。合同條款對合作雙方的權力和義務作出明確的規定,一般來講,一份合規、合理的合同應包含明確的主體、具體價格、支付方式、品質標準、履行方式、時間限制、違約懲罰等項目,若某一項內容存在不完整性,當執行過程中涉及到相關事宜時,就會導致合同糾紛的發生。合作雙方為維護自身利益各持己見,給法務人員帶來較大的工作壓力。除內容外,合同形式也涉及到較高的法律風險,一份形式不符合法律規定的合同是不具備法律效力的。例如,企業未經招標就直接與合作方簽訂的合同,由于不符合我國招標法及市場經濟管理辦法,合同無效。
(三)合同履行中的法律風險
履行過程中面臨的主要法律風險為合作方合同履行能力下降。激烈的市場競爭和復雜的市場環境使企業合同管理重要程度逐漸提升,同時也給各個企業的發展帶來諸多影響因素,當合同方因經濟能力、生產能力下降導致其無法依照合同條款要求完成約定時,會給另一方造成法律風險。如,合作方在融資過程中,因銀行限制條件提升而無法正常貸款,導致生產經營活動因缺乏足夠的資金中斷,造成另一方的經濟損失。另外一項合同履行過程中的法律風險為合同變更風險。在履行過程中,合同主體變更導致原本責任和義務的轉移,產生新的合作關系。但企業可能并不了解新合作方的合同履行能力信息,導致潛在風險的發生。在大型合作項目中,因合同條款多、執行期限長,不可避免會因實際情況變動帶來合同變更需求,產生新的法律風險。
(四)糾紛處理中的法律風險
在確實產生合同糾紛后,企業因上訴時間延誤或上訴方式不佳帶來法律風險。例如,在訴訟過程中,因害怕打官司給企業帶來過高的時間成本和經濟成本,而出現拖延現象;再比如企業法務人員能力不足、未邀請專業律師、自動放棄申辯權等不當的訴訟行為。企業權益的最后一道保護屏障未得到有效的利用,導致上訴失敗,因合同糾紛導致的損失無法得到相應的補償。
二、企業合同管理中的法律風險防范策略
(一)完善企業合同管理機制
1.設立內部法務部門
法律風險防范作為企業合同管理過程的工作重點,在組建合同管理組織時,可考慮設立企業內部法務部門,聘請專業的法律從業人員,專門負責法務事宜。若企業日常經營管理活動對法務工作的需求有限,考慮到人力資源配置經濟性,可選擇與法律咨詢單位合作的方式,聘請專門的法律顧問,對企業合同進行法律風險把關。對法律顧問的工作狀況進行監督,合同中很多潛在的法律風險是普通管理者無法發現的,要求法律顧問對合同中各類名詞、內容、形式等進行全面的分析和判斷,發現異議及時與企業相關人員進行溝通,以便在第一時間消除法律風險。從合同訂立前的準備階段開始,要求法務人員或法律顧問全程跟蹤,從第三角度出發,對合同中可能存在的法律風險進行挖掘和監控。決策前,充分考慮法務人員給出的意見,并將法律風險納入到合同可行性評價指標體系當中。在篩選合同管理人員時,應優先聘用那些既具備專業合同管理能力,又掌握一定法律知識的綜合型人才,確保在合同管理過程中,能夠對一些法律風險加以防范。
2.打造適當合同范本
企業合同形式、內容由企業屬性決定,有關企業主營業務的合同涉及到更大的經濟效益,如購銷合同、資產轉移合同等,作為合同管理的重點。其他合同,如房屋租賃,作為輔助類,要與主營業務合同相配合。依照企業實際需求,并參考國內外同行業合同設置經驗,打造適應企業自身發展的合同范本,能夠借助統一化、標準化的手段,確保合同的形式、結構、內容的合理性,能夠提前避免一些法律風險的出現。范本中還應融入企業對過去合同管理工作的總結,尤其是以往產生糾紛,涉及到企業利益損失的內容點,加以改進和避免。
(二)執行主體信用調查制度
合同簽訂之前,對合同主體進行信用調查能夠對合作方的執行能力、資金狀況、信用水平等做全面的了解,結合合同內容客觀評定其能夠履行合同的程度,以免在后期執行過程中出現法律糾紛。企業可建立主體信用調查制度,廣泛收集合作方資料,結合信息技術,打造主體信用數據庫,促使該項合同管理法律風險方案策略能夠長期、順利執行。信用調點關注以下三項內容:第一,調查主體經濟執行能力,包括對方注冊資本、實際資本、公積金狀況及其他形式資本持有情況。了解其生產廠房、設備、人員、技術、原材料等物資的保有量,評價對方生產能力和市場競爭實力,以此來斷定其是否有足夠的經濟能力執行合同要求。第二,調查主體信用情況。信用情況可從主體經營發展歷史中觀測,了解其是否在以往經營過程中出現違約行為以及其他合作方給出的評價。最后,打造合作方管理信息化平臺。將合作方及目標合作方信息錄入到平臺當中,廣泛收集其相關資料,結合資料將合作方劃分等級。例如,篩選以往合作過且合同執行情況良好的合作方作為優先合作對象,并將那些頻繁出現違約行為、合同履行能力不足的客戶列為避免合作對象。合作主體信用調查工作的開展可選用直接了解、將合作信息交由第三方部門調查或分析對方年檢資料、納稅資料及審計資料的方式進行。
(三)合理轉移合同法律風險
1.合同擔保
合同擔保制度的引入可有效確保企業各項交易活動的執行安全,簽訂及履行合同的過程中,結合自身情況及相關法律規定,簽訂合同擔保協議。協議中明確雙方責任和義務,通過合同擔保合理轉移法律風險。該方式的應用需要對對方提供擔保物的市場價值做出準確的評估,并嚴格審查擔保人是否具備相應的擔保資格和實力,將相關信息明確到合同當中。若合同無法順利履行,企業可依照擔保協議中的規定,最大限度的降低企業受損失程度。在實際工作中,企業也可能位于擔保人的位置,此時更要求慎重設置擔保協議中的各項條款,酌情向被擔保人提出反擔保要求,分散企業法律風險。
2.合同保險
隨著市場經濟形式的多樣化發展和我國保險體系的完善,已有專門針對企業合同的保險產品,當企業因合同管理面臨法律風險及損失時,由保險方出面,按照事先設定好的保險條款予以企業補償。將合同管理的法律風險轉移到保險公司,以免企業經營管理遭受重創。當前合同保險還處于發展初期,相關的理論依據不甚完善,但合同保險不失為提升企業合同管理安全性、合理降低法律風險的有效途徑,值得深入挖掘和發展。
(四)積極開展員工法律培訓
管理人員是企業合同管理過程中最重要的資源,任何合同管理措施、風險防范策略都要依靠人員來實行,因此努力提升企業合同管理團隊的工作能力,加強對相關員工的專業培訓及風險防范意識培養非常有必要。在專業能力方面,企業應定期組織合同管理人員學習有關法律法規,傳授先進的合同管理工作方式,提升人員綜合工作能力,促使合同管理質量的提升。例如,對合同管理人員執行考核化管理,定期對其法律法規掌握情況、運用能力、合同管理能力進行考核,配合獎懲措施將考核結果與個人利益相掛鉤,進而鼓勵合同管理人員開展自主學習活動,努力提升個人能力。在風險防范意識上,企業可通過專業講座、新媒體宣傳等渠道,讓員工了解合同管理對于企業發展的重要性,明確一旦出現法律風險,企業將面臨多大的損失和影響。進而提高員工對合同法律風險管理的認識程度,逐漸培養風險防范意識。同時,開展風險識別技能培訓,通過具體案例分析、實踐演練等手段,向員工傳遞風險辨別方法。積累更多法律風險識別經驗,提升其在合同管理過程中對法律風險的敏感程度。
三、結論
本文對企業合同管理中的法律風險類型及風險防范策略進行了總結。隨著企業生產經營能力的進一步提升,合同管理工作將面臨更高的需求和更大的挑戰。結合企業合同管理經驗并適當參考其他企業的優秀經驗,制定科學的合同管理法律風險防范機制,確保企業合同管理順利、高效進行,降低法律風險發生概率,維護企業合法權益。
參考文獻:
[1]史玉雷.企業合同管理中的法律風險及其識別與防范[J].企業改革與管理,2019(1):37+46.
一、煤炭企業合同管理過程中的風險分析
在煤炭企業的經營過程中,合同管理風險指在合同的管理過程中,合同當事人一方或者雙方利益損失或損害存在的可能性。風險貫穿于合同管理的整個過程,涉及到合同管理的各個方面,既存在合同自身產生的風險,也包括外部因素導致的法律風險,這些風險的存在嚴重制約著合同標的的實現,同樣也制約著煤炭企業經濟效益的實現。
(一)合同準備階段的風險一是合同策劃風險,主要體現在:合同策劃的目標與企業戰略目標或者業務目標不一致;故意規避合同管理的相關規定,如將需要招標管理或需要較高級別領導審批的重大合同拆分成標的金額較小的若干不重要的合同。二是確定合同對象的風險,主要體現為:將不具備履約能力的對象確定為準合同對象;將具有履約能力的對象排除在準合同對象之外。三是談判風險,主要表現為:對合同標的、產品的數量與質量、技術標準、價款的確定與支付方式、履約期限、地點及方式、違約責任的承擔方式、爭議的解決方式和地點等涉及合同內容和條款的核心部分,乃至關鍵細節等忽略或做出不當的讓步,可能導致企業權益受損;對可能存在的不符合國家產業政策和法律法規要求之事項的忽略。
(二)合同簽訂階段的風險一是合同文本風險,這種風險主要表現為:合同內容和條款可能存在不合理、不嚴密、不完整、不明確或表述不當,可能導致重大誤解等問題;合同內容違反國家法律法規或國家產業政策等。二是審核風險,主要表現為:合同審核人員未能發現合同文本中的內容和條款不當的風險;雖然發現了問題但未提出恰當正確的修訂意見的風險;合同起草人員沒有充分考慮合同審核人員提出的改進意見或建議,導致合同中的不當內容和條款未被糾正等。三是合同正式簽署風險,主要表現為:超越權限簽訂合同;合同印章管理不當,為不符合管理程序的合同加蓋了合同印章;簽署后的合同被篡改等。
(三)合同履行階段的風險一是合同相對方履約能力降低或喪失的風險。在煤炭經營中,由于受到市場經濟形勢、政策法規、客觀環境的變化與影響,與其相關的合同相對方的履約能力是不斷變化的,往往會出現對方履約能力下降或者喪失的可能性,從而對煤炭企業的經營造成影響。二是合同變更或轉讓造成的風險。這種風險主要表現為:應當變更合同內容或條款但未采取相應的變更行為;合同變更未經相應的管理程序,導致合同變更行為不當或無效;合同轉讓行為未經原合同當事人和合同受讓人達成一致意見,使合同轉讓行為無效;合同轉讓未經相應的管理程序,導致合同轉讓行為不當或無效等。三是瑕疵履行帶來的風險。在合同履行過程中,市場、價格等因素會發生變化,但由于違約責任約定不明或責任較低,違約所獲得的利益大于違約責任的代價時,對方就可能降低履約質量或者直接違約,從而給合同履行帶來風險。
(四)合同履行后的風險一是履約完畢后對合同相對方及合同執行情況的評價存在的風險。對合同相對方分析評價客觀真實的缺失,給以后合作埋下長期的法律隱患;在合同執行評價中未進行全面與重點相結合,造成評價失真。二是合同歸檔保管的風險。合同保管不善或丟失,涉及當事人在訴訟中可能面臨提供證據不充分不足、不能提供原始證據、非原件證明力不被采信等舉證風險,導致不利甚至敗訴的后果。
二、內部審計參與企業合同管理的責任
內部審計,作為企業內部控制的重要手段,在完善企業合同管理、控制風險方面發揮著重要的作用,內部審計應該充分發揮這一優勢,積極參與企業合同管理,擔負以下具體責任:
(一)監督防范責任內部審計通過參與合同談判、審核合同文本以及查閱合同履行結果,充分發揮其監督職能,分析判斷合同管理各個階段的風險,在準確及時識別合同管理風險的基礎上,堅持原則,反映問題,規避防范,扎實做好本職工作,擔負監督責任。
(二)總結評價責任無論是管理審計還是經濟效益審計,內部審計都會圍繞著經濟合同執行情況的評價開展工作。對于煤炭企業合同風險的階段構成、形成原因、損失程度作出分析,根據不同風險嚴重程度逐級排序,為下一步的風險處理提供決策基礎。內部審計須加強自身人才隊伍建設,具備專業化系統化的評價方法,科學有效地擔負起風險評價的責任。
(三)咨詢服務責任咨詢服務是現代企業內部審計的創新功能,也是內部審計轉型的重要方向。由于企業管理的最終目的是要對風險的相關因素采取措施,識別、化解和轉移風險,規避防范,分擔和降低風險損失的影響,合同管理風險的應對也同樣如此。煤炭企業內部審計應抓住這一轉型機遇,積極拓展企業內部咨詢服務業務,關注并參與到企業合同管理風險的應對工作中,積極主動地在合同管理中提供幫助、健全管理,更好地履行咨詢服務責任。
三、內部審計參與企業合同風險管理的路徑
(一)重大合同審計制度化無論是煤炭生產企業還是煤炭貿易企業,其經濟活動大都以合同的形式予以體現和實現。重大合同涉及企業的戰略規劃、發展策略以及經濟效益,合同條款眾多、金額巨大,稍有異動就會對企業的發展產生嚴重影響。因此,建立重大合同審計制度,內審部門既擔負起了監督的責任,也發揮了參謀的職能,能夠更好地實現內部審計由事后審查到事前預防的職能轉變。
(二)合同風險預警及時化在對煤炭企業合同進行內部審計的過程中,當發現重要的合同風險比如合同主體不具備履約資格、合同相對方財務狀況不佳以及誠信缺失、合同個別條款變更后致使合同目標無法實現等情況,內部審計部門應按照審計制度及時提醒業務負責人及公司高級管理者,并在預警的同時,積極配合相關部門做好應對方案,將損失降低到最小,以保障企業的經濟利益。
一、合同訂立
1.資信調查風險分析:(1)主體不滿足特定資質要求;(2)不符合國家級行業要求;(3)無權或越權。應對措施:(1)將維權委托人與合同相對人的相關證件進行嚴格審查,以免其造假。被審查對象必須出具如下證件的原價:授權委托書;資質證書;身份證;經營許可證;其他必備材料。(2)被授權人負責在合同上簽字。因此必須仔細檢查授權委托書的合法性,必須保證被授權人其行為是否符合授權要求。此外,公司印章還有法人簽名也要蓋壓于授權委托書上。(3)對首次合同簽約的對方企業,條件允許的話則盡量進行現場的實地調查,以便全面了解評估對方在生產、研發方面的技術能力以及資金實力等經濟狀況,以此保證其具有合同履約能力。2.合同談判風險分析:(1)談判人法律、財務以及技術方面的知識儲備比較薄弱,談判經驗不足,盲目做出讓步;(2)合同中存在的嚴重問題被忽略;(3)遇到重大問題時做出了不恰當的讓步。應對措施:(1)進行談判之前,必須要將對方的資料進行最全面的收集,只有做到知己知彼,才能實現百戰百勝的目標。(2)對于合同的核心內容、詳細條款以及所有細節都要密切關注。如合同中標注的技術標準、材料的數量與質量,還有合同標注的價格及支付方式,以及合同履約期限、履約方式、責任劃分、糾紛解決方式,甚至合同變更和解除需要滿足的條件,條條皆有其框架。字字句句都要仔細斟酌,重點條款重點斟酌,鎖定風險。(3)重要合同與重大合同的簽訂,必須安排法律顧問、技術人員以及財會專業人員參與到談判之中。3.擬定合同文本風險分析:(1)合同形式不合適;(2)合同的內容或形式不符合國家法律法規的規定;(3)合同內容不全面、表達有誤,存在重大疏漏等。應對措施:(1)規范合同文本。對各類通用或普遍性的合同制定合同范本,在企業范圍內強制推行,并要求以書面形式打印合同,以免合同對方隨意篡改合同文本。(2)合同用詞要嚴謹。合同條款不得前后相互矛盾,約定都應具體、準確。這樣既能明確雙方需要履行的義務與可以享受的權利,還能降低糾紛率。(3)合同必須符合法律法規。不得簽訂“黑白”合同這種披著“合法”外皮卻行“違法”之實的合同。這類合同在發生糾紛后,法院將會給予其“無效合同”的判決結果。(4)針對特殊條款,要特別于合同中標明。以“發生糾紛后,在合同簽約地予以訴訟”的合同規定為例,需要在合同中將簽約地標注清楚。(5)糾紛如何處理要在合同中明確標注,如:訴訟與仲裁必須二選一,若標注“訴訟或仲裁”則視為約定無效。甚至在指定訴訟管轄法院時,都要明確指出,必須具有唯一性與合法性。4.審核合同的內容及條款風險分析:(1)合同文本中可能存在著不恰當的內容與條例未被發現,或是發現了卻沒有提出修改意見;(2)修改了合同卻不是按照審核人員給予的建議進行的修改。應對措施:(1)合同文本必須具有經濟性,條理嚴密、內容合法。合同內容必須與企業經濟利益相一致,主體必須有一定的履約能力,合同雙方的權利義務以及責任劃分均要明確,對于爭議的解決條款必不可少。(2)形成合同會審制度。在簽訂重大合同與重要合同之前,可以將合同文本交由企業內相關組織或部門進行嚴格地審核,按工作職責明確會審職責。會審意見由主辦單位收集并修改。(3)對各部門給予的審核意見,必須慎重對待并行以認真研究,確定無誤后進行記錄。(4)合同管理制度必須予以嚴格執行,避免以化整為零的形式有目的的規避合同管理。對于越權行為必須要杜絕其發生。5.簽署合同風險分析:(1)合同的簽署方式必須遵守相關標準,若違法簽署合同,合同則無效;(2)合同的簽訂人各有其權限,授權委托人若越權簽訂,則會帶來風險;(3)合同印證若管理不當,將有可能導致合同在簽署后仍然被篡改,同樣會帶來風險。應對措施:(1)在合同簽訂時,企業法人(或授權委托人)必須簽署姓名并加蓋企業公章;若安排授權委托人簽署合同,則需要委托人出具授權委托書,并將委托書與授權委人的身份證全部附錄到合同中,作為附件。(2)相關印章必須進行嚴格管理。針對合同的用印權限,必須建立健全相關審批制度。合同簽訂按編號、審批、簽署、加蓋印章的步驟進行。保管印章的相關負責人必須將印章使用情況進行記錄與備份,以便后續查閱。(3)合同簽署必備簽名與蓋章,二者都不可缺少。應該先簽名后蓋章,待蓋章完畢后合同才能正式生效。
二、合同履行
1.合同履行和結算風險分析:(1)對方違約,造成我方的損失;(2)我方違約,遭到對方的索賠;(3)索賠證據被未保留或無效;(4)合同條款未嚴格遵守;(5)超過合同標明的付款期限;(6)付款金額或付款方式不同于合同規定。應對措施:(1)對合同內容要了解全面,根據合同內容建立分類臺賬,詳細制定相關計劃,按合同規定進行嚴格地組織實施,催到到期欠款或按期付款。(2)專人負責收集往來信函、文書、電報等合同執行中的資料,一旦合同違約,能夠搜集出有利于我方的證據。(3)合同履行期間,若合同中存在對本企業不利的條款、規定不夠明確的條款以及具有風險的合同條款,要及時予以補救,如補簽協議等。(4)對合同履行過程實施有效監控,一旦存在合同履行風險,應及時采取措施,努力降低損失。(5)若合同不得不暫時中止甚至終止,則要辦理相關手續,并簽訂書面形式的中止/終止協議,將雙方的責任與權利進一步明確。一旦給企業帶來損失,應及時追究對方的責任。(6)合同收付款應按合同約定執行,禁止提前或超額支付。2.合同補充、變更和解除風險分析:(1)簽訂合同時未標明或未詳細標明,合同將無法正常履行;(2)若條款不公平、存在錯誤或者合同對方有意欺詐,必須采取有效地解決措施,否則將會出現風險。應對措施:(1)合同變更后即可視為新合同,按照合同管理的標準內流程履行,合同條款再次進行嚴格審核。(2)合同若存在不公平條款、欺詐條款或錯誤內容,或者政策與市場形勢發生客觀變化,使得企業利益受損,則需要按照標準流程向對方通報,并在法規的監管下按照合同的約定進行相關索賠事宜的處理以及合同的變更與解除。(3)合同變更和解決應采取書面形式,在原合同文本上隨意涂改或添加這樣的行為是被嚴格禁止的。(4)若合同解除時,對本企業帶來了經濟損失,同時對方又存在過錯,可依合同規定向對方索取經濟賠償。3.合同的登記風險分析:建立合同檔案并行以保密是必須的,若檔案不全或合同內容泄漏,將會帶來風險。應對措施:(1)發展合同信息化管理技術,相關部門加強登記管理,定期進行合同檔案的統計和歸類。(2)為合同本文進行統一分類并連續編號,如此在合同文本遺失后可以盡早發現。(3)合同管理人員所具有的職責必須規范明確,合同的流轉、借閱以及歸還必須具有審批手續。
三、合同糾紛處理風險分析
(1)對方通過弄虛作假的手段,貪圖我方利益,簽訂合同后出現糾紛;(2)在合同履約過程中,對履行是否符合約定、是否構成違約等行為發生爭議;(3)為簽訂、履行合同實現利潤而虛設擔保。應對措施:(1)若對方違反合同,或者資金不足,可酌情令對方采取財產保全措施,措施包括:第三方擔保、抵押以及增加履約保證金等。(2)若對方頻繁進行申訴,來函數量多或訴訟群發,這樣要針對合同項目安排相應的組織人員深入調查對方,全面掌握合同的履行情況,化解矛盾和危機。(3)合同雙方發生糾紛之后,要按照國家法律法規進行失效期內的協商。如達成一致意見,應簽署書面協議;一旦協商失敗,則可以按照合同規定,任選仲裁和訴訟其一進行解決。糾紛未處理完畢之前,相關辦事人不得向對方做出實質性答復或承諾。
四、結束語
了解合同管理,必須先了解什么是合同和管理。
合同是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議:包括買賣合同、供用(電水氣熱)合同,贈與合同、借款合同、租賃合同、融資租賃合同、承攬合同、建設工程合同、運輸合同、技術合同、保管合同、倉儲合同、委托合同、行紀合同等。本文所指合同包括企業所有對外簽署的協議書、契約性文件、備忘錄、正式書面承諾以及前述修訂與補充等。
管理是確立組織目標和有效地組織資源以實現組織目標的活動。管理的要素可分為規劃、組織、領導和控制,企業管理目標是獲得最佳經濟效益。
合同管理并非法律上的嚴格概念,是指企業為規范合同涉及的各項事務,充分發揮法律制度在企業運營中的作用,運用法律制度的特性和功能,從法律、經濟和科技的角度,對企業的合同行為進行有計劃的組織、領導與控制的活動。對企業經營來講,合同管理是工具、是手段,服務于企業的業務運營,合同管理的最終目標是防范合同風險、規范合同管理、維護合法權益、力爭公司利益最大化。
二、商業企業的特點與合同管理的模式
1.商業企業的特點
(1)主體眾多。與其他企業相比,商業企業的經營中過程中的市場參與主體存在“兩頭大、中間小”的特點。也就是說,商業企業在運營過程中,一頭面對的是眾多的商品供應商,為商業企業提供商品來源,另一頭面對的是眾多的消費者,是商業企業經營商品的最終去處。主體眾多,就意味合同關系眾多,同時也意味著商業企業合同管理工作量巨大。
(2)涉及的商品種類繁多。其他企業、特別是生產性企業的經營產品一般單一,而商業企業的經營范圍比較廣,經營過程中涉及的商品種類繁多,有服裝、鞋帽、針織、黃金、珠寶、化妝品、食品,甚至家具家電等等。商品涉及各種品類甚者不同的行業,每種商品都有每種商品的特點,管理過程中需要針對不同的商品特點,拿出具體的措施和方法。
(3)管理過程中的法律風險多。因商業企業經營過程中涉及的商品眾多,不同的商品有不同的特點、有不同的國家規范和標準,再加上眾多參與交易的市場主體,所以出現法律風險的比率就高,就進一步加大了合同管理的難度。
2.商業企業的合同管理模式
鑒于商業企業經營活動中的上述特點,可以看出企業合同管理工作涉及面廣、內容復雜,本著安全與效率并舉的原則,合同管理可以實行分級管理制度與歸口管理制度并存并落實法務人員法律審核制度。
(1)分級管理制度。分級管理制度是指將合同標的按照一定的標準(比如合同金額、比如合同涉及品牌的知名度等)進行劃分,再區別進行管理。以合同金額為例,商業企業可以將合同金額大小劃分一定的標準,不同的標準由不同層級的人員負責審核、簽署。這種管理模式的優勢在于可對具體的業務人員適當放權,減少企業管理層的工作量,同時又能將風險控制在一定的范圍內。
(2)業務歸口管理制度。業務歸口管理制度是企業根據不同的業務區分來劃分具體的合同管理部門并由其實施管理的制度。比如涉及基建的合同,由基建部門負責審核簽署、涉及設備的合同,由設備管理部門負責審核簽署等等。業務歸口合同管理制度的優勢在于可實現企業合同文本的集中、統一管理,不致發生合同原件的散落、遺失;便于企業能迅速及時的查詢不同業務部門的合同;也便于集中審查企業不同業務部門的業務進展情況。
(3)法務人員法律審核制度。法務人員法律審核制度是企業對外簽署的所有合同文本非經法務人員法律審核不得簽署的制度。法務人員的法律審核,有助于維護企業經營的合法性,規避不必要的法律風險,減少企業損失。
上述三項合同管理制度需要有機結合、缺一不可。分級管理和歸口管理不僅可以提高各層級人員的業務技能、提高企業效率,也能增強具體經辦人員的責任心、從一定程度上降低法律風險。而法務人員的法律審核,跟能從根本上保障企業經營的合法性,為企業經營保駕護航。但需要注意的是,法律人員的法律審核,一定要服從企業的業務經營需要,即法務審核工作服務于企業的業務經營工作,企業的業務經營工作是企業的重中之重,是企業存在的根本,居于主導地位,而法務審核工作是企業經營過程中的具體手段和措施,居于附屬地位。
三、商業企業合同管理中的風險控制
合同是雙方交易的書面材料、是雙方交易的證據材料、是雙方交易的見證,從一定程度上講,合同管理即是證據管理、是風險管理,所以,在合同的管理過程,一定要全過程樹立風險意識、證據意識,做到“先小人后君子”。下面從合同的簽訂、內容、履行等幾個方面簡單予以介紹。
1.合同簽訂過程中的注意事項
(1)對方主體資質的審查。訂立合同前,應當對合同向對方的主體資格、相關業務資質、資信能力、履約能力進行調查,并讓對方出具相關證照的原件,合同簽署時留存對方有效的營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、商標注冊證或授權使用證明、專利證書或授權使用證明等相關證書的復印件。上述證件能從形式上反映對方的主體資格是否合適、是否具備相應的經營能力等問題,在簽訂合同前對上述證件予以審查,相當于把風險控制在一定的范圍內。
(2)對方履約能力的審查。訂立合同前,根據合同標的大小,甚至可以讓對方提供最近一期經審計的財務報表,結合對方的上述證件和注冊資本數額,可以對其基本履約能力做出一個綜合判斷。
(3)合同的形式與起草權。作為商業企業來講,訂立合同,均應當采用書面形式,有關書面合同文件簽署后必須取得合同原件,并妥善保存。對于重大合同,應爭取合同的起草權,并盡量使用本單位擬定的合同示范文本。這樣就可以在合同談判過程中爭取有利的談判地位,并有利于本單位合同管理和審批的效率。
(4)合同的批準和授權。有些單位,本身可能沒有簽約權,比如單位內部的分支機構等,必須有一定的授權才能簽訂合同,這種情況下,在簽訂合同前,就需要讓對方提供必要的授權證明文件,以防止合同簽署后效力處于不確定狀態,從而帶來不必要的法律風險。
(5)合同簽訂過程中的注意事項。合同簽署前應仔細檢查、核對合同各條款,確保所簽署版本是最后定稿版本。在正式簽署的合同文本中,應避免空白,以避免少數不誠信的單位在合同簽署過程中擅自增加合同的內容,同時,對兩頁以上的合同文本,都應加蓋騎縫章防止對方偷換內容。
2.合同內容的注意事項
合同條款在設計起草時,可以適當參考國家相關部門頒布的各種示范文本,做到內容、條款完備,但是絕不能完全依賴示范文本,一定要根據企業自己的情況,對其進行修改、補充和完善。作為商業企業來說,除具備合同的常規條款外(比如當事人條款、標的、數量、質量、價款或報酬、各方權利義務等),一定要設計一些具備行業特色的條款,結合商業企業的特點,下面的一些內容必不可少:
(1)保證金條款。商業企業為眾多的供應商提供交易場所,使供應商的商品順利地銷售到消費手中,但是商業企業與每一個供應商的合作關系,隨著商場的升級、供應商自行撤柜等原因,有可能會隨時終止,但對消費者來講,他是從你商場購買的商品,如果商品出現質量問題,他不可能去找供應商維權,他只能找商場維權。假如這時供應商已經撤柜,對商場來講,再向供應商即自己的前手追索就比較麻煩。所以在合同條款中設計保證金條款就很有必要。對保證金的數額及留存期限作出約定,出現質量問題,商場有權直接從保證金中予以扣除。
(2)廣告宣傳條款。現在的好多品牌,特別是一些大牌的知名品牌,都有自己的注冊商標甚至知名代言人,隨著人們法律意識的普遍提高,都具有很高的維權意識,因此,作為商業企業,一定要有這方面的風險防范意識,防止侵犯別人的肖像權、注冊商標權等權利。因此,在合同中要設計一定的條款,對廣告宣傳方面做出約定,即商業企業有權使用供應商的注冊商標、品牌代言人的肖像進行廣告宣傳,規避法律風險。
(3)裝修安全條款。商場作為公共場所,日常經營中,不僅涉及到公共衛生安全,更是與公共消防安全密不可分,從商場的整個布局、消防通道、商場的裝修,都會涉及消防安全。因此,在與供應商的合同中,一定要約定涉及裝修、消防安全的條款,對雙方的權利義務作出明確約定,避免消防事故發生時,無處追索。
(4)保密條款。商場在與供應商的合作過程中,雙方可能都會接觸到對方一定范圍的商業秘密,在雙方的合同中,要對商業秘密的保密事項作出約定,對哪些數據屬于商業秘密、保密期限的長短、違反保密條款的罰則作出明確約定。
另外,合同內容的其他條款,特別是違約責任條款的約定,內容一定要明確、具體;一定要具有可操作性;一定要把對方當成不誠信之人來對待,做到先小人后君子,才能從根本上防范法律風險。
3.合同履行中和履行完畢后的注意事項
關鍵詞:企業 合同管理 工作流程 風險因素 控制措施 權益 維護 分析
在企業的生產運營以及管理中,企業的合同管理是一項全過程的系統性管理行為,在進行企業合同的管理實施中,每一個管理環節中都存在有一定的管理風險因素,從而造成企業合同管理風險問題的存在和發生,這也是企業合同管理比較容易出現問題的重要原因。而企業的合同管理作為企業日常運營管理中基礎部分,對于企業的整體運營發展與管理等都存在著較大的作用和影響,因此,加強企業合同管理中風險問題與因素控制,保證企業合同管理的質量與效果,不僅有利于促進企業內部控制體系的建設發展,同時對于企業運營管理中合法權益的維護實現等,都有積極作用和意義,也是實現企業內部控制體系建設與企業合法權益維護的重要方法手段。下文將在對于企業合同管理流程分析基礎上,結合企業合同管理的不同流程與環節,對于企業合同管理中存在的風險因素與控制方法進行分析論述。
一、企業合同管理及其流程分析
在企業的生產運營管理中,企業合同管理是一項全過程的系統性管理工作行為,同時也是企業日常生產管理中基礎性管理工作部分,在對于企業合同的管理實施中,由于管理過程中的每一個流程以及環節中都存在有一定的風險,因此,就導致了企業合同管理過程問題發生比較容易的情況,針對這一問題,在進行企業合同管理風險的控制與避免中,可以從企業合同管理的流程入手,對于企業合同管理流程中各環節所存在的風險因素及其問題進行分析,在掌握企業合同管理流程中各環節風險問題發生原因、條件的情況下,實現對于企業合同管理風險的控制和避免。通常情況下,結合企業合同管理的實際情況,企業的合同管理可以分為四個不同的階段,即企業合同的編制管理階段、企業合同的審核管理階段、企業合同的簽署管理階段與企業合同的履行管理階段等,不同的企業合同管理階段又存在有不同的風險問題,根據企業合同管理的階段劃分情況,又可以將企業合同管理中的風險問題劃分為企業合同編制階段的風險問題以及企業合同審核階段的風險問題、企業簽署階段的風險問題、企業合同履行階段的風險問題等,對于企業合同不同管理階段中風險問題的避免和控制,要以企業合同的不同管理階段、環節為切入點,進行風險因素與條件的分析研究,以進行避免和控制。
二、企業合同管理中的風險與控制
對于企業合同管理中的風險問題與控制方法的分析,主要依據企業合同管理的流程劃分情況,對于不同流程、環節中的風險因素進行分析,以實現風險控制的目的。
(一)企業合同編制階段的風險問題與控制分析
在企業合同管理中,合同編制階段,屬于企業合同管理的最初階段,通常情況下,這一階段中存在的風險問題主要包括企業合同編制中的策劃風險以及調查風險、談判風險、文本風險等風險問題。
其中,企業合同編制階段中的策劃風險,主要是指進行企業合同策劃的目標與國家以及行業法律法規中對于企業的戰略目標要求不相一致,從而導致企業合同編制階段策劃風險的存在,影響企業合同編制的質量效果。根據企業合同編制階段中策劃風險情況,在進行合同編制中策劃風險問題的避免控制中,可以通過對于企業合同編制中的策劃目標進行審核,在保證企業編制中的策劃目標在相關法律以及法規的要求范圍內的情況下,避免策劃風險與問題的發生,保證企業的經濟利益。
其次,企業合同編制階段中的調查風險,主要是指在進行企業合同編制調查中,對于被調查對象的資質信用等給予不正當、合理的評價,所造成的風險問題。針對企業合同編制中存在的這一風險問題與情況,在進行避免和控制中,可以通過對于準合同對象履約能力的嚴格審查以及對于準合同對象的商業信譽、獨立承擔民事責任的能力等,進行嚴格審查,以實現對于擬簽約對象的民事主體資格以及注冊資本、資金運營、技術與質量保證能力、產品價格、市場信譽等的綜合分析論證與評價,從而合理的進行合同對方的選擇,實現對于合同編制中調查風險與問題的避免和控制。
再次,在企業合同編制階段中所存在的談判風險則是指企業合同編制過程中,對企業合同標的產品以及服務數量、質量、價格、酬金的確定,和進行支付的方式、履行期限與地點、方式、違約責任、承擔方式、爭議解決方法等一些核心內容與關鍵細節的疏忽,或者是不當讓步等,所造成的企業權益受損的情況與問題。此外,企業合同編制中的談判風險與問題還包括對于企業合同編制過程中可能存在的不符合法律、法規要求的事項的忽略,所造成的風險問題,以及企業談判策略泄密所造成的風險問題等,都是企業合同編制階段中所存在的談判風險與問題。根據企業合同編制中存在的談判風險與問題的特征,在進行這類風險問題的控制避免中,可以通過進行素質結構合理的談判團隊的組建,并由經驗豐富的業務以及技術、財會、審計、法律等專業人員組成談判團隊,在必要時候聘請外部專家參與到談判團隊中,提高談判團隊的綜合素質結構與水平,在談判過程中,及時對談判的具體情況進行總結,以進行下一步談判策略的確定,充分發揮團隊人員的智慧,做好談判過程中的保密工作,以避免企業合同編制中談判風險與問題的發生。
最后,企業合同編制階段中的文本風險主要是指企業編制合同內容與條款不合理或者嚴密性缺乏、不完整、不明確等,所導致的風險問題,也或者是編制合同內容與條款違反相應法律法規所造成的風險與問題等,在進行這類風險問題的控制與避免中,應注意通過企業專業制定人員進行合同問題擬定,同時嚴格進行合同會審程序的執行,來實現風險問題發生的避免和控制。
(二)企業合同審核階段的風險問題與控制分析
通常情況下,在企業合同的審核管理階段中,存在的主要風險問題包括企業合同審核人員由于未能發現合同文本中的不當內容與條款,或者是即使發現了合同文本中的不當內容與條款,但是沒有提出恰當的修改意見,以及企業合同起草人員沒有對于合同審核人員的意見與建議進行充分考慮,導致企業合同文本中不當內容與條款沒有被糾正等,所造成的風險問題與情況,都是企業合同審核階段中所存在的風險問題。
針對上述企業合同審核中的風險問題,在進行避免與控制中可以通過提升合同審核人員的專業素質與嚴格執行合同會審制度等方法,來進行避免和控制,進行企業合同審核過程中,企業合同承辦部門應注意將起草的合同草案交給合同條款所涉及的其他專業部門與法律部門等,對于起草和通過的合同的經濟性以及可行性、嚴密性、合法性等進行審核,并對于審核中發現的重大錯誤與遺漏、不當之處,提出修改意見,進行重新修改審核。
(三)企業合同簽署階段的風險問題與控制分析
在企業合同簽署階段所表現的風險問題主要有,超越權限簽訂合同所造成的風險問題;對于合同印章管理不當所造成的風險問題,比如,對于不符合管理程序的合同加蓋合同印章等;簽署后的合同被篡改所帶來的風險問題;對于合同保管不當,泄密所導致的風險問題等。針對企業合同簽署階段的這些風險問題,需要通過嚴格對于合同簽署各類權限劃分,禁止超越權限簽署合同,和建立相關的合同印章管理制度,嚴格對于合同印章的使用進行分類與編號管理等方面,進行風險問題的避免和控制。對于簽署合同被篡改以及泄密問題,可以通過當面簽署與在合同中加蓋騎縫章、簽訂合同進行分類歸檔管理的方式進行避免和控制。
最后,在企業合同履行階段中,還存在有履行風險以及變更轉讓風險、終止風險、處理糾紛風險等,各類風險問題,對于這些風險問題的避免,均需要通過加強制度管理與嚴格審核、檢查程序等方式,進行避免,以維護企業的利益。
三、結束語
總之,企業合同管理是企業日常生產管理中基礎工作部分,進行企業合同管理風險與控制的分析,有利于避免企業合同管理風險問題發生,提高企業合同管理水平,維護企業運營管理權益,具有積極作用和意義。
參考文獻
[1]張琳.試論如何加強企業合同的法制管理[J].法制與經濟(中旬刊).2012(6)
[2]朱祖德.淺談新時期企業合同內部管控的方法和措施[J].行政事業資產與財務.2013(4)
[3]李雪飛.建立健全企業合同管理機制,促進現代建筑企業健康發展[J].科技與企業.2011(11)
[4]穆修梅.試論企業合同簽訂過程中的風險管理[J].勝利油田黨校學報.2012(2)
關鍵詞:企業經營;合同管理;資金風險
一、前言
從當前企業經營管理過程來看,合同管理作為經營管理工作的重要組成部分,其實效性關系到企業經營管理能否取得積極效果。結合企業合同管理實際,如何正確識別合同風險,降低合同風險,成了企業合同管理的重要內容。為此,我們應認識到企業合同管理的必要性,并從風險識別、加強對合同簽訂方基本信息的了解、重點審核合同中資金條款和規范資金支付方式入手,有效降低合同管理中的資金風險,保證合同管理取得積極效果,為企業經營管理提供有力支持。
二、企業合同管理應對風險進行正確識別
合同風險管理流程中對風險的識別主要包含以下內容:
(1)合同風險辨識。合同風險辨識即識別合同管理過程中可能遇到的(面臨的潛在的)所有風險源和風險因素,對它們的特性進行判斷、歸類,并鑒定風險性質。
(2)合同風險分析評價。合同風險分析評價是在對合同管理風險進行辨識的基礎上,對識別出來的風險采用定性分析和定量分析相結合的方法,估計風險發生的概率、風險范圍、風險嚴重程度(大?。⒆兓?、分布情況、持續時間、發生時間、發生頻度,從而找到影響合同管理的主要風險源和關鍵風險因素,確定合同管理風險區域、風險排序和可接受的風險基準。
(3)合同風險規劃。合同風險規劃是制定合同風險規避策略及具體實施措施的手段和過程,即制定處理合同風險具體方法的過程。合同風險處理手段通常有以下幾種:回避、預防、減輕、隔離、集合、接受、轉移以及制定后備措施等。
(4)合同風險監督與控制。合同風險監督和控制的宗旨是:跟蹤已識別的合同風險,監控殘余合同風險,識別新的合同風險,保證合同風險計劃的執行,并時刻評估合同風險規劃對降低和規避合同風險的有效性。該步驟又可分為合同風險監督和合同風險控制。
三、企業合同管理要想降低資金風險,應加強對合同簽訂方基本信息的了解
從企業合同管理過程來看,資金風險的防控應從合同簽訂時開始,具體應做好以下幾個方面工作:
(1)仔細核對合同簽訂方的資質條件。為了有效降低資金風險,企業在與對方簽訂合同之前,需要仔細核對合同簽訂方的資質條件,保證對方具備基本的合同簽訂能力。同時,還應要求對方提供完整的資質文件,以備合同簽訂過程中審查用。所以仔細核對合同簽訂方的資質文件,是降低資金風險的可靠措施,對降低合同資金風險非常重要。
(2)對合同簽訂方的履約能力和資金信譽進行調查。除了對對方企業的資質進行調查之外,對合同簽訂方的履約能力和資金信譽調查也是十分必要的。根據企業合同簽訂的實際需要,對合同簽訂方的履約能力和資金信譽調查,應在合同正式簽訂前進行,如果合同簽訂方的資金信譽不良,企業應及時調整合同簽訂方式和更改合同內容,避免企業利益收到損失。
(3)確保合同簽訂方具備資金支付能力。企業簽訂合同的目的除了購買產品和服務,就是賣出產品和服務,只有合同簽訂方具備有效的資金支付能力,才能保證合同得到有效履行。因此,確保合同簽訂方具備資金支付能力,是降低合同管理風險的具體措施,對提高合同管理質量,滿足合同管理需要具有重要的促進作用。
四、企業合同管理要想降低資金風險,應重點審核合同中資金條款
企業在合同管理中,合同文本的形成是合同管理的重要環節,只有保證合同文本中的條款準確有效,才能滿足合同管理需要,達到降低資金風險的目的。為此,我們應從以下幾個方面入手,做好合同管理的資金風險控制:
(1)對合同文本中的資金條款進行重點審核。資金條款是合同文本中的重要內容,不但關系到合同的整體有效性,同時也關系到企業的切身利益?;谶@一認識,對合同文本中的資金條款進行重點審核是十分必要的,只有認真開著資金條款的審核工作,才能有效消除資金風險。
(2)重點核對資金金額及含稅金額,保證資金條款的全面性。在合同文本中,在合同金額的表達上,不但要注意大小寫的區分,同時還要對合同金額進行明確。例如,合同金額是否含稅,如果含稅那么總金額是多少,不含稅金額又是多少,只有保證了合同金額的準確性,才能降低合同的資金風險。
(3)對資金條款的潛在風險進行明確,避免事后糾紛。在合同簽訂過程中,需要對資金條款中的潛在風險進行明確,只有這樣才能保證企業合同在簽訂之后不至于發生資金糾紛。其中既要全面考慮資金條款所包含的內容,同時也要對資金支付細節進行規定,避免資金支付方利用法律漏洞違約。
五、企業合同管理要想降低資金風險,應規范資金支付方式
結合企業合同管理實際,要想降低資金風險,除了要采取上述措施之外,規范資金支付方式也是降低資金風險的重要措施,根據企業合同管理現狀,具體應從以下幾個方面入手:
(1)對資金支付方式進行明確。從當前合同中資金支付方式來看,主要分為支票支付、現金支付,對于內部結算單位,還可以用內部結算票據支付。之所以要明確支付方式,主要是最大程度的保護企業資金安全,使企業的資金能夠在可控的范圍之內,降低支付風險。
(2)對資金支付次數進行明確。在企業合同中,有些資金是隨著合同的不斷的履行而分期支付的,為了明確支付責任,使合同能夠得到有效履行,在合同中應對資金支付次數進行明確規定,并寫明何時支付及支付的資金數量,保證企業資金能夠合理支付。
(3)對因不能及時支付資金的違約責任進行明確。受到多種因素影響,合同簽訂方有時存在延期支付現象,為了確保合同資金能夠及時到位,避免合同違約現場的發生,在合同文本中應對不能及時支付資金的違約責任進行明確,保證合同能夠得到有效履行,降低合同資金風險。
六、結論
通過本文的分析可知,在企業合同管理中,資金風險是影響合同管理有效性的重要因素,要想降低資金風險,就要從風險識別、加強對合同簽訂方基本信息的了解、重點審核合同中資金條款和規范資金支付方式入手,有效降低合同管理中的資金風險,保證合同管理取得積極效果。
參考文獻:
[1] 李剛.合同管理的風險分析與防范[J].施工企業管理,2013(06).
[2] 李漢東.企業戰略風險的模糊評價模型[J].北京師范大學學報
(自然科學版),2014(05).
[3] 李娜.論海外投資中企業法律文化風險及其防范[J].當代經濟,2013(13).
[4] 劉玉斌.合同主觀風險分析及對策[J].企業活力,2013(08).
[5] 馬梅鳳.企業國際貿易中合同風險的法律防控[J].中國商貿,
2013(20).
一、企業合同管理的重要性
企業合同指的是一個企業的經營管理中,在與個人、其他單位等經濟平等主體,在進行經濟活動時所簽訂的設立、變更、終止民事權利義務的協議。企業合同的簽訂有利于企業經濟活動的有序健康發展,有利于明確當事人雙方的權利義務。
合同管理的加強能夠通過法律途徑,提供保障給企業的商業活動。在市場競爭中,隨著市場經濟的發展,企業主體地位越來越明顯,但是企業的合同具有一定的法律效益,企業的經營活動都必須在法律允許的范圍內。在市場經濟環境下風險與機遇是并存的,合同能夠為企業商業活動降低風險,為企業經濟活動提供重要依據和保障,在市場經濟背景下,合同管理是一種重要的制度管理模式。合同的建立需要合同雙方達成一致意見且雙方都必須履行合同中的內容,如果單方面想變更合同就需要承擔合同中規定的后果,企業合同體現了市場經濟下的法律化與責任化。
二、企業合同管理中存在的問題
1.不簽定正式的書面合同。書面合同在我國的經濟生活中,是非常重要的,書面合同是當事人之間約定的重要憑據。但有許多企業,在合同的簽訂時并沒有足夠重視,有的企業僅僅憑借對方的發貨清單或者電話就進行交易,這給履行合同帶來了很大的風險隱患。
2.合同的簽訂行為不夠規范。相對于一些不重視合同簽訂的企業,許多企業對于合同的細則約定不夠明確,雖然都能夠意識到合同的重要性,但是在合同簽訂時對合同內容的重視不夠,往往出現條款不完善、責任表述不清楚、約束不明確等多種多樣的情況。這樣就很容易引起合同糾紛,造成企業的經濟損失。
3.未明確合同細則風險。在企業的經營活動中,部分企業同合作方建立了書面合作關系,然而,合同簽訂行為隨意性較強或者規范度不夠,其中以未明確合同細節約定為主。相對不重合同簽訂的企業,它們重合同簽訂,但對合同細則風險認識不夠,簽訂合同時多因條款不完善或是責任表述模糊而致使約束力不足。合同糾紛隱患就此埋下,企業損失無法避免。
4.合同履約監控不足風險。隨著經濟的快速發展,合同已經日漸成為企業管理的必要手段,然而,很多企業并不重視監控合同履約過程,合同相關制度與管理結并未建立起來,致使企業簽約行為不能規范,也無法有效監督履行合同過程。
5.防范意識不足風險。拋開正常的合同管理不談,企業對部分極端情況防范意識不足則會引發相應的風險。比如,員工偽造證件、假冒身份騙取合同資金;借由中介組織進行合同詐騙;以預付款或押金等形式騙取貨款等。
三、企業合同管理的風險防范
1.重視合同簽訂前的準備工作。合同簽訂前,要充分了解合作對象的整體情況,采取查詢企業的工商登記信息,了解企業注冊地、組織機構代碼、企業營業執照信息等。了解是否具有合同簽訂主體資格,了解合作對象的商業信譽,以及履行約定能力。防止糾紛發生。合同起草時要認真審查合同的主要條款,確定合同履行的時間、地點、有效性。約定好糾紛處理管轄,糾紛處理規則等以便更好地減少糾紛,進行權利救濟。合同簽訂時要注意公章,是否是合格有效合同章,注意簽訂合同人員身份,是否有授權或者是否法定代表人,對法定代表人請其出示身份證明。保存好合同原件,合同履行的證據等,一旦發生糾紛,首先要友好協商,協商不成進行訴訟或者仲裁,要有專業的法律人員提供良好的建議。
2.加強合同的審核工作。在簽約時,一定要對合同的內容認真的審核。第一,對合同中對方的資質進行調查,這一方面主要包括:對方的經營業務、對方公司目前的經營狀況、人的簽約資格等方面進行審查。第二,對合同的文本格式的審查,檢查合同是否符合國家標準,基本的內容條款是否具備等。第三,對合同的條款內容進行審查,要確保合同的條款不存在違法違規現象、條款之間無相互矛盾現象、條款的語句無語義模糊現象、標點使用準確規范等等。第四,要強化對外簽訂合同時合同依據的審查,確保其符合企業內部相關的管理要求,保證合同立項、合同資金構成等都有充分的依據。第五,要對合同后期履行情況的跟蹤管理,應該定期的檢查合同的履行情況,及時準確的掌握合同履行過程中發生的問題,確保合同如期履行,防范合同發生違約風險。
3.建立合同管理審查監督機制。對于是否完全符合國家的相關法律法規而制定的合同,在現代企業管理中應當建立合同管理審查監督機制,對于出現的法律性漏洞,要做到及時有效的排查,對于合作伙伴的履約能力要做到跟蹤調查,及時發現可能存在的風險,及時提供有效的解決方案。同時注意合同條款的可操作性,合同中是否存在模糊的概念,法律保護的是既定受到損害的企業。而在實際的生產經營活動中,企業從制定生產計劃就已經開始投入成本,因此明確合同中的內容,排查一切存在的風險,是對企業正常生產經營運作的保障。
4.完善合同管理制度體系。一是企業相關制度的建立。各個企業要根據自身實際,依照國家的《合同法》以及上級頒布制定的相關的合同管理制度,制定合適的企業合同管理機制,明確相關的人員配置、相關部門和人員的職責等。二是企業要加強對于合同用章的管理。合同用章作為簽訂合同時的重要憑證,要加強保管,做到專人保管、專章專用,以有效避免合同用章的濫用所造成的合同風險。三是要有企業對外簽訂合同的授權、審批制度。對于企業對外簽訂合同的授權、審批工作,要進行嚴格的規范授權審批行為,防范可能發生的合同風險。
5.建立網絡信息技術平臺。目前針對現代企業沒有真實完善的信用評價體系,企業個人的信用往往是通過企業在市場上的作為來體現的,這不利于行業的透明和規范,建立有效真實的信用評價體系,嚴厲打擊信用欺詐行為。信用評價體系,是對企業自身的約束,也是規范行業的重要手段之一。同時,建立網絡信息技術平臺,將合同管理通過信息技術得到統一的管理,并且加強行業間的交流,及時更新信息,共享經驗,促進現代企業的合同管理制度的完善。
6.合同管理人員要加強學習。作為從業人員,首先要做的就是學習合同法律、法規、制度以及合同管理方面的知識,要認真領會上級主管部門的具體制度,在合同管理的過程中要做到合同管理合法合規,有效防范風險。其次合同管理人員要提高風險防范意識。在工作之余,合同管理人員要積極地學習風險管理知識,系統地學習并掌握風險的危害、風險的存在形式、風險的防范等內容,用科學的理論武裝自己的頭腦,促進企業合同管理水平的提高。