時間：2023-05-26 16:44:08
序論：在您撰寫檔案整理規范時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
一、把握好審計檔案收集這一關
審計檔案的收集過程應把握好“三原則”，一是要確保資料的完整性。嚴格執行審計檔案“誰審計，誰立卷，邊收集，邊整理，審結卷成”的要求，及時將歸檔所需的工程資料統一歸納至檔案袋中，保證一個項目一個檔案袋，不可隨處零散存放，資料盡量提前留存加蓋紅章復印件，原件可歸還給原單位。二是要確保資料的有效性。要嚴格按照規程，審查有關資料的真理性、合理性、合法性，不能有遺漏和缺失。比如工程簽證上要有建設方、施工方、監理方負責人簽證蓋章，三方造價確認表要有建設方、施工方、審計方負責人蓋章簽證，相關批示要有相關負責人簽字確認等，確保資料的法定效力。三是要確保資料的順序性。每筆資料都有先后順序和內在聯系，每個證據筆錄后都要附上相對應的資料，資料不能混淆，取證不能顛倒，保存文件材料之間的有機聯系。
二、細甄別，把握好審計檔案整理這一關
1.審計檔案整理要遵守“三原則”：要堅守既定原則。在實際工作中，多數審計人員將業務審計作為工作的重點，只盡力于各種的賬目審查，往往把檔案收集工作放在審計工作之后，對每步審計工作形成的文件材料不能及時收集并整理，特別是較為大型的審計項目，容易造成部分材料散失在不同工作人員手中，導致部分審計檔案收集不全。在實際工作中，應當將審計業務與檔案整理相結合，嚴格執行審計檔案“誰審計，誰立卷，邊收集，邊整理”的原則，保證檔案的完整性。要提高責任意識。在審計材料的收集過程中，一些工作人員檔案意識不強，存有應付工作的思想，在審計實踐中，對部分檔案材料把關不嚴格，審計檔案中往往存在文字錯誤、證明材料不全、鑒章缺失的問題；部分人整理工作不細致，文件材料不按照歸檔要求，存放無序問題時有發生。其次，檔案資料還存在內容不真實的問題。部分審計人員為了應付立卷歸檔，只將自己認為內容完整的文件進行歸檔，丟棄了部分反映審計活動的原始材料，因此，一些歸檔文件無法真實、直接地反映整個審計活動。對此，審計部門應提高認識，加強對審計人員的教育培訓，把審計檔案材料的收集整理工作定位在審計工作的重要位置，認真負責，為開發利用審計檔案打下堅實的基礎。要注重整理方法。嚴格按照《審計文件材料立卷歸檔工作程序》中對審計檔案材料的收集范圍、方法的規定，加強對審計人員檔案業務的培訓和教育。第一，抓好廣泛收集和重點收集等工作，按照指定的接收任務計劃，安排1~2名人員負責審計檔案接收工作。此外，要及時對撤、并機構的檔案開展重點收集。第二，做好平時收集和事中收集等工作。因為審計工作涉及范圍較大，內容十分繁雜，很多檔案資料無法第一時間歸檔，或者是很難跟蹤收集，導致檔案出現殘缺、遺失等情況。2.審計檔案整理做到“三分類”：一是按職能分類。在立卷過程中，要將行政管理、審計監督活動中形成的文件資料的界限劃分清楚，并根據各自要求分別進行立卷。二是按項目立卷。主要內容包括定期審計、離任經濟責任審計、行業審計、財務收支審計、審計調查以及承包經營責任審計等。每個審計項目都可以分為一個卷或者多個卷，而在多卷項目分卷過程中，要保證不影響卷內文件資料的聯系性，通常來說，多個審計項目文件資料不能被合并成一個卷。三是按單元排列。通常有結論性文件材料、證明性文件材料和立項性文件材料等。其中，結論性文件材料要根據文件材料的重要程度，并按照具體審計流程進行排列。立項性文件材料主要根據文件資料形成的順序，同時根據文件資料的重要程度進行排列。卷內文件主要按照先正件后附件、先匯總性文件后原始性文件等順序進行排列。分類后要將項目文件資料規范、整齊地裝在案卷中，并認真填寫好備考表，將案卷目錄編制好，同時還要對檔案保管期限做出正確的劃分。
（赤峰學院 學報編輯部，內蒙古 赤峰 024000）
摘 要：現代化信息技術的發展與高校教育體制的改革，不僅提高了高校的檔案管理效率，而且對檔案的有序管理提出了新的要求.高校檔案規范化整理的關鍵是重新劃分不同檔案的保管期限，并且將保管期限寫入檔號，實行新型的整理模式[1].本文針對當前階段高校檔案管理工作中存在的主要問題，提出新背景下優化檔案管理模式的具體措施.
關鍵詞 ：新背景；網絡應用；高校檔案；規范整理；思考
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1673-260X（2015）03-0173-02
高校檔案的整理工作不僅是一項公益性的信息服務工作，更是為了實現其真正的社會價值，檔案的社會價值是檔案工作深入展開的根本目的，也是推動檔案整理工作逐漸規范化的動力[2].在網絡信息化的時代背景下，高校的教育工作也進入了一個新的發展階段，檔案管理也要主動適應新背景下的發展要求，提高檔案管理的規范化水平，保證檔案管理工作高效有序的進行.
1 高校檔案規范整理概述
檔案是指機關、組織或者個人在社會生活中形成的可用于考查的圖像、聲音、文檔等各種資料，對人員和團體管理有著重要的參考作用.而檔案管理則是指包括收集、整理、保管、鑒定在內的一系列活動，高校的檔案管理工作一般由檔案室負責，并直接對檔案信息進行管理和提供參考服務，是國家檔案管理的重要組成部分[3].
高校的檔案整理工作分類更加具體、明確，要分別對人事、教學等信息進行管理和保存.高校的檔案整理工作要為高校管理的各項工作提供可靠的參考和服務，因此與其他檔案管理工作相比，具有更加重要的社會價值.現代化信息技術的發展推動了教育體制改革不斷向前發展，網絡信息技術成為高校運行管理的重要手段，各類電子資源大量增加，促使檔案整理工作向著信息化、規范化的方向發展，這也是新形勢下高校檔案管理工作的必然趨勢.
高校的檔案整理工作要迎合社會的發展趨勢，與網絡信息技術融合，才能有效的提升檔案整理工作的效率，網絡管理的應用使新背景下的高校檔案整理工作發生了質的變化，但是由于規范化管理的程度不高，在實際的檔案管理工作中還存在一些問題.
2 當前階段高校檔案整理工作中存在的問題
2.1 檔案管理觀念落后
高校師生信息資源的現代化管理離不開檔案工作的有序開展，因此，高校的檔案整理工作不僅需要進行形式上的創新，更要注重對實質內容的改變[4].有些學校沒有意識到檔案整理工作對推動教育進步的重要意義，認為檔案整理工作只是一項沒有實質要求的附帶工作，因而對檔案整理工作的支持力度不夠，沒有養成良好的使用檔案的習慣.有些學校的檔案部門只注重對檔案的編目和查閱接待，卻沒有制訂合理有效的館藏、服務優化目標，一些檔案管理工作人員文化素質不高，導致檔案整理工作的創新力度不夠，跟不上時代的發展腳步.
2.2 工作效率低下
檔案管理工作往往瑣碎繁重，紙質檔案的校對和整理都需要耗費大量的人力和物力，導致整理過程中容易出現遺漏和錯誤，工作效率不高.一些學校認為檔案管理工作不需要太多的技能，因此常把一些年紀比較大的人員安排到檔案管理的崗位上，導致整理工作出現錯誤的頻率增加，整理效率不高.
2.3 現代化裝備設施條件差
投入資金不足導致現代化的信息設備不到位，使檔案整理工作仍停留在人工校對的階段，阻礙了檔案整理工作的快速發展.有些學校雖然配備了現代化的計算機設備來輔助檔案管理工作，但是設備的利用率仍然很低，使得檔案整理工作大部分還是通過人工進行[5].現行的檔案管理軟件和實際的檔案管理工作有一定的出入，涵蓋的內容不全面，分類標準不明確，導致軟件系統不能很好的適應檔案管理工作.
2.4 資源無法共享
學校的檔案管理與師生人事管理中心往往分屬不同的職能部門，因此無法真正實現信息之間的共享.部門之間對檔案信息進行分別統計、管理，有些檔案信息也因為部門之間缺乏溝通而被反復收集，浪費了多余的人力物力.
2.5 高校信息合并帶來的新問題
近年來政府為了擴大高校規模，整合教育資源，往往將幾所學校進行合并，這也給學校的檔案整理工作增加了難度.學校合并之前的師生檔案容易在合并過程中流失，合并的幾所學校之間檔案整理的標準也不盡相同，導致重新統一整理的難度增加，檔案管理崗位的人動也導致檔案的交接困難，無法及時補錄檔案信息.
3 有關檔案管理工作規范的頒布施行
國家檔案管理總局早在2000年就已頒布了《檔案文件整理規則》（以下簡稱“《規則》”），之后又對檔案材料的歸檔范圍和保管期限進行詳細具體的規定，在全國范圍內全面推行文件管理的規范化、標準化和科學化，實現檔案整理的簡化與檔案檢索的深化.當前高校的檔案整理工作都是按照國家教育委員會于1993年頒布的《高等學校檔案工作規范》和《高等學校檔案實體分類法》進行整理和立卷，但是在全國范圍內施行的《規則》在高校中卻沒有得到廣泛的推行，究其原因是因為高校檔案管理工作人員的因循守舊思想與整理技術層面的缺乏，許多高校檔案在分類、立卷以及保管期限方面都存在很大的分歧，因此在檔案規范化整理的社會趨勢下，就需要高校依照相關的法律法規有效的開展檔案整理工作[6].
4 信息化背景下高校檔案整理網絡應用的必然趨勢
高校的檔案整理工作不僅是為了對文件資料進行合理的保存，更是對檔案資料進行開發利用促使其創造更多的社會價值，檔案信息的社會價值才是檔案整理工作的最終目的.世界上許多其他的高等學校已經進入了一個以信息技術應用為中心的全新發展階段，在信息化以及網絡化的時代背景下就需要高校檔案的整理工作必須主動適應新的發展趨勢，才能提高高校檔案的信息化管理水平.高校檔案管理工作的快速有效運行僅僅依靠現有的人力物力還遠遠不夠，需要與網絡信息技術融合，才能促進整體效率的提高.
4.1 當前階段高校檔案整理工作網絡應用的現狀
當期階段我國高校檔案管理工作的網絡化應用與世界上許多先進的院校相比，還存在較大的差異.許多高校的檔案管理工作還是采用傳統的手工處理方式，即使有些院校已經開發了一套檔案信息管理系統，但是系統本身存在的缺陷與使用上的不合理也導致了檔案管理系統成為一種擺設[7].檔案整理人員的網絡應用意識不高，雖然能夠利用計算機打印出規范整潔的目錄，但是檔案管理的網絡化程度仍然很低.
4.2 實際工作中應用網絡信息技術進行檔案整理的不足
有些高校的檔案管理系統只適合單機操作，數據系統設計的也較為簡單，只是簡單的實現了檔案資料的自動編目與自動檢索，卻沒有開發其他實質性的應用，輔助立卷的出現雖然擴充了信息技術的應用范圍，但是仍然沒有實現信息之間的共享，單機網絡環境下的檔案管理軟件已經與網絡時代的信息共享嚴重不符，必然阻礙檔案資料之間的信息共享與交流.
高校檔案類型不只是包括紙質的資料，還包括其他的圖像、音頻、視頻等檔案信息，對這些信息的管理就不能采取與文本檔案相同的管理方式.多媒體技術的復雜性限制了其在信息管理中的廣泛應用，因此也無法對文本之外的其他檔案信息進行有效的管理.即使有些軟件可以處理多媒體信息，但是沒有形成一個統一的數據庫，其完整性和操作性水平都不高，增加了檢索的難度.
5 提高高校檔案規范化整理水平的具體措施
5.1 實現檔案信息的數字化管理
檔案信息的數字化管理是提高檔案規范化整理水平的重要途徑，檔案信息的復雜性與精確性使傳統的人工管理方式無法適應大量的檔案管理工作，因此需要管理人員改變傳統的思維模式，采用更加科學的方法實現檔案信息的數字化管理.檔案信息的數字化管理與技術的實現是一項非常龐大的系統工程，不僅需要大量的技術資金支持，還需要投入大量的人力物力.館藏檔案中有真正利用價值的信息并不多，多半是更需要長期保存的館藏檔案，因此就需要加大對現有館藏檔案的鑒定力度，對使用頻率較高，更具有社會效益和經濟效益的檔案信息進行數字化處理，對那些基本沒有利用價值的檔案進行暫時保存，提高檔案信息數字化管理的效率[8].
5.2 高校檔案管理模式的優化
當前高校的檔案管理不外乎兩種管理模式，納入式的管理模式和非納入式的管理模式.納入式的管理模式是指將高校各部門的檔案信息全部交給檔案館進行統一管理，而非納入式的檔案管理則是指由各部門對本部門的檔案進行分別管理，非納入式的管理模式具有多種表現形式，不同部門之間的管理模式也不盡相同.納入式的管理模式與非納入式的管理模式相比具有更多的優點，具體表現在可以精簡機構和管理人員，實現各部門檔案信息之間的信息資源共享，但是需要對檔案人員進行合理的分工安排.非納入式的檔案管理模式可以使檔案人員在其他部門檔案中查找本部門沒有歸檔的信息資源.兩種管理模式各有利弊，高校只有根據本身的檔案整理現狀采取更加有效的檔案管理模式，最大限度的實現信息資源的互補和共享，才能實現各類檔案信息的保管和有效利用.
6 結語
當前階段的高校檔案整理工作還存在許多的不足和缺陷，這就需要高校根據自身的工作實際，逐漸適應新背景下的網絡應用發展趨勢，結合國家檔案局和教育部頒布的有關規定，采取更加合理、科學的檔案管理模式，減少人力、物力資源的浪費，保證自身的檔案整理水平向著科學化、規范化的方向發展.
參考文獻：
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〔6〕翁東東,畢堯翔.基于云計算的高校檔案管理系統研究[J].電子世界,2014（13）:22+24.
一、成立專門機構、落實人員、明確工作任務
1、成立領導小組，由黨組書記、局長擔任領導小組組長，各黨組成員任副組長，各科室、直屬單位主要領導任成員。
2、由局辦公室主任負責，指定專職人員對物價局各部門、各環節、各類檔案進行清理、整理；了解接受上級價格主管部門、市委、市政府、市發改委、市檔案局和相關部門的文件、資料；指導和統籌本局各科室、直屬機構開展工作，接收全部檔案；制定檔案管理制度、規范各環節、各責任人行為。
3、各科室（含成本分局、監測分局、年審辦、價調辦）領導負責，指定專人對本部門各環節、各類檔案進行清理、整理；了解接收所對口的上級部門文件、資料；向局辦公室移交本部門全部檔案。
4、各直屬單位（檢查分局、認證中心、拍賣中心）主要領導負責，指定專職人員對各類檔案進行清理、整理；了解接收所對口的上級部門文件、資料；向局辦公室移交部門全部檔案。
5、檔案包括物價局歷年黨務、政務、業務文件、資料；價格處理案件、成本監審、價格監測、價格認證、公物拍賣文件及資料。
二、工作要求
1、各科室（含成本分局、監測分局、年審辦、價調辦）按自身職責范圍對2002年以來各類文件、資料統一按本局發文、上級文件、相關部門文件和其它資料分別整理送局辦公室歸檔，自己備份留存。因自身工作需要整理的文件、資料將卷宗目錄送局辦公室歸檔留存。
2、局辦公室對2002年以前的文件、資料屬于本局現有留存的進行分類清理、登記；屬于市發改委留存的接收后進行分類清理、登記；屬于市檔案局留存的經與市檔案局對接后登記目錄留存；并負責不涉及其它部門和直屬單位的文件、資料整理。
3、各直屬單位對歷年的文件、資料統一按本局發文、上級文件、相關部門文件分別整理送局辦公室歸檔，自己備份留存。因自身工作需要整理的文件、資料將卷宗目錄送局辦公室歸檔留存。
4、局辦公室負責與市檔案局聯系，請求派員指導，按照檔案管理的要求開展工作。
5、局辦公室負責建立市物價局檔案室，統一購買提供文件、資料整理工作所需物品。
6、局辦公室負責對局各科室（含成本分局、監測分局、年審辦、價調辦）、直屬單位的文件、資料整理工作的督促檢查和驗收，并向局黨組匯報。
本合同須加蓋甲乙雙方騎縫章有效
合同
委托方：**(以下簡稱“甲方”)
受托方：** (以下簡稱“乙方”)
甲、乙雙方在平等、自愿、合法的基礎上，根據《中華人民共和國合同法》等相關法律的規定，雙方達成如下協議，共同遵守。
序號
項目
規格/單位
數量(預計)
單價（元）
小計（元）
備注
1
文書檔案整理
120
盒
元
其他規格檔案盒折合成4cm計算；
包含需歸檔紙質文件全流程規范化整理歸檔（如編件號、蓋歸檔章、保管期限鑒定、檔案盒信息完善等）。
2
庫房基建檔案整理
4cm/盒
500
/盒
元
其他規格檔案盒折合成4cm計算；
檔案整理總計：元
一、合同價
二、開工日期：2021年 月日。
三、工作地點：甲方指定的工作地點。
四、服務周期：甲方完成需進行規范化整理檔案完整收集并移交乙方后4個月內。
五、工作內容
1、文書檔案整理：；
六、付款方式
甲方開票信息：
單位名稱：
稅號：
公司地址：
開戶銀行：
電話：
賬號：
七、質量保證：
乙方必須按甲方對人員、系統及設備的要求，按時按質按量完成本項目合同約定的所有工作。
八、項目驗收：
1.文書檔案整理必須符合國家檔案局、****相關檔案整理規定。
2.乙方在完成相關工作并提交工作成果后向甲方提出驗收申請，甲方在5 個工作日內組織驗收。
3.如需要，甲方可委托第三方機構進行驗收，乙方須全力配合，因委托第三方機構所產生的費用由乙方承擔。
4.如驗收未能達到甲方要求，乙方須進行自檢，并在在甲方規定的時間內按甲方要求完成整改，以達到驗收要求。
5.相關工作驗收合格后，由甲乙雙方共同簽字確認。
九、甲方的權利及義務
1.甲方負責向乙方介紹、解釋本項目相關工作的基本情況。
2.甲方負責向乙方提供工作場所以及住宿。
3.甲方應按合同的約定的方式按時支付合同款項。
4.甲方應負責協調項目涉及到的相關部門。
5.若無質量及使用問題，甲方應按時組織驗收。
十、乙方的權利及義務
1.乙方按照本合同確認的內容，嚴格按要求完成項目的工作。
2.負責指派專門的技術人員按時按需按質完成項目，在項目實施過程中向甲方解釋所使用的技術問題。
3.乙方有責任保證各門類檔案整理工作達到預期目標。
4.如由于乙方的原因造成工作的損失或者延誤，由乙方承擔相應的賠償責任。
5.乙方有權按本合同約定對甲方收取款項。
6.乙方須按合同要求對工作過程中接觸到的所有文件和信息的內容保密。
十一、售后服務
1.乙方提供的服務成果必須滿足檔案整理要求，對達不到要求者，根據實際情況，經雙方協商，可按以下情況處理：
（1）重做，由乙方承擔因重做所發生的全部費用，并賠償甲方損失。
（2）修改，由乙方承擔因修改所發生的全部費用，并賠償甲方損失。
十二、保密
1.雙方應當對本合同的內容、因履行本合同或在本合同履行期間獲得的或收到的對方的商務、財務、技術、產品的信息、用戶資料或其他表明保密字樣的文件或信息的內容(簡稱“保密資料”)保守秘密，未經信息披露方書面事先同意，不得向本合同以外的任何第三方披露。資料接受方可僅為本合同目的向其確有知悉必要的雇員披露對方提供的保密資料，但同時須指示其雇員遵守本條規定的保密及不披露義務。雙方應僅為本合同目的而復制和使用保密資料。
2.除非得到另一方的書面許可，甲乙雙方均不得將本合同中的內容及在本合同執行過程中獲得的對方的商業信息向任何第三方泄露。
3.本保密義務應在本合同期滿、解除或終止后仍然有效。
十三、違約責任
1.若乙方因自身原因未按時完成項目，乙方須按300.00 元/天的標準向甲方承擔遲延履行違約金，甲方有權直接從合同金額中扣除，遲延履行違約金總額不超過本合同總價款的 5%，同時甲方有權單方解除本合同，本合同因此解除的，乙方應返還甲方全部已付項目合同費用。
2.在乙方已完全按以上要求完成了乙方的義務和責任，并在各階段內按時提交合格的階段目標成果后，甲方無故終止合同，將視甲方為違約，乙方有權利向甲方提出經濟賠償要求。
3.如乙方提供檔案整理不符合合同約定要求，乙方應無償返工，并按約定承擔逾期完工的違約責任，若還未達到甲方要求，甲方有權終止合同。
4.合同履行期內，若需變更、終止本合同的，須雙方簽字代表協商一致后簽訂補充協議。
十四、合同變更及終止
1.本合同簽訂后，經雙方當事人協商一致，可以對本合同有關條款進行變更或者補充但應當以書面形式確認。上述文件一經簽署，既具有法律效力并成為本合同的有效組成部分。
2.任何一方終止合同，需提前10 個工作日書面通知對方，并說明正當終止理由，由雙方簽字代表協商一致后終止合同。
3.因不可抗力或者國家政策調整，使得本合同的履行不可能、不必要或者無意義的，任一方均可以解除本合同，雙方均不承擔責任。待條件恢復后，由雙方協商確定合同變更內容。
十五、爭議解決
執行本合同或與本合同有關事項發生的一切爭議，應由甲乙雙方通過友好協商解決；協商不成或不愿協商的，應提交甲方所在地有管轄權的人民法院訴訟解決。
十六、不可抗力
如因戰爭、嚴重火災、水災、臺風、地震、政府法令變更等不可抗拒因素造成的合同中止和其他經甲乙雙方認可的不可抗拒的因素，導致工期延誤，甲乙雙方均不負違約責任。經甲乙雙方友好協商，另行商定解決辦法。
十七、合同生效
1.本合同自雙方法定代表人或授權人簽字并加蓋公章或合同專用章之日起生效, 本合同一式陸份，雙方各執叁份，均具有同等的法律效力。
2.本合同于年月日在**（詳細地址： ）簽訂。
3.本合同附件：
附件一、項目保密協議
甲方（蓋章）：
地址：
電話：
開戶銀行：
賬號：
聯系人：
甲方代表簽字：
日期：
乙方（蓋章）：
地址：
開戶銀行：
賬號：
聯系人及電話：
乙方代表簽字：
日期：
年月日
【關鍵詞】干部檔案；審核整理；規范化
干部檔案管理是檔案管理工作人員的一項基本工作，工作人員根據檔案的分類進行分區管理。通過干部檔案的管理可以真正認識熟悉干部的工作經歷、學習經歷等等，也是普通工作人員通過領導督促自己學習的好方法。本文主要介紹人事檔案審核整理的重要性及如何進行人事檔案審核整理兩個方面的內容。
一、干部人事檔案審核整理的重要性
《干部檔案工作條例》第二條指出：干部檔案是干部個人經歷和社會實踐的記錄，是干部思想品德、業務能力和工作情況的反映，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的一個重要依據。同時，干部的人事檔案審核主要包括年齡、工齡、黨齡（三齡），學歷、工作經歷等。由于這些檔案資料對干部升級、職稱評比有著非常重要的作用，同時由于我國機關事業單位落后的人事檔案管理隊伍和檔案管理工作人員的能力欠缺，從而使得干部人事檔案審核整理變得越來越重要。
（一）干部人事檔案管理的重要性。干部檔案管理工作是一項重要的工作內容，也是認識和了解干部的基本依據，只有認真管理好干部人員的檔案，才可以為干部所在的機關事業單位帶來便利。但是，有的機關事業單位對干部檔案管理中，雖然設立了專門的檔案管理室，但是并沒有給檔案管理室配備專業的檔案管理人員，其中的許多檔案管理人員都是招聘的退休人員或者是沒有相關知識經驗的工作人員。這些人員由于沒有專業的檔案管理知識素養，并不能很好地去管理檔案相關工作。比如，檔案管理人員認為只要檔案內容不丟失、不泄露就認為他們的工作做的夠好了，但是，對干部檔案資料內容不丟失、不泄露是檔案管理人員必須具備的工作素質，此外，還需要保證管理人員對干部的檔案管理熟悉，如果需要找某個領導的相關資料，而不用去隨便翻找，直接就可以知道所需資料的具置。因此，整理和管理好干部人事檔案變得越來越重要。
（二）干部人事檔案審核的重要性。檔案可以說幾乎包含了一個人的所有信息，不論是領導干部還是普通人，檔案材料都是重要的。同時，對于干部檔案中干部的學業經歷、工作經歷等，這些材料對于后期干部的升遷有著非常重要的影響。特別是對于干部尋找新的工作崗位時，用人單位便會根據該干部以前的工作經歷、學習經歷等確定干部以后的工作方向。但是，由于檔案管理工作人員沒有接受檔案管理相關專業的學習，對檔案中材料的填寫規范或填寫要求不是很清楚，從而導致，很多干部檔案資料的內容填寫不規范，內容填寫也不完整，更有甚者發生比較嚴重的問題。因此，為了避免發生比較嚴重的問題，對于干部的檔案資料必須進行嚴格的審核，只有審核通過才能進行檔案的存檔。從而，干部人事檔案審核對檔案的正常管理起著非常重要的作用。
二、如何進行人事檔案審核整理
（一）如何進行人事檔案整理。人事檔案整理的好壞對干部本人和用人單位都有著很重要的影響，因此，為了使檔案管理工作規范化，可以從以下兩個方面人事n案整理研究。一方面，人事檔案的整理可以通過不同省份進行整理，這樣不僅可以獲取同一機關單位的干部人員各省份的分配，同時也給檔案管理工作人員帶來了很大的便利性。另一方便，由于檔案管理工作人員專業水平較差，如果不能從根本上提高檔案管理人員的能力，也會給以后的檔案管理埋下不必要的麻煩，因此，需要通過對檔案管理工作進行相關方面的培訓，只有這樣才可能在根本上解決問題。
（二）如何進行人事檔案審核。由于干部人事檔案填寫不規范、不完整將會對干部以后的工作帶來一定的影響，因此，需要對人事檔案審核。同時，干部人事檔案的審核可以從以下兩個方面介紹：一方面，對于干部的檔案資料填寫需要檔案管理相關的領導審核，若領導審核通過后需再次找到檔案管理相關的專家審核，最后檔案管理部門的最高領導審核，只有全部通過才可以認為該干部的檔案信息填寫完整、規范、正確。另一方面，干部的檔案資料進行審核時，須嚴格執行審核的要義：嚴、細。只有嚴格地審核所有檔案，才能使檔案不會出錯，并且審核檔案時還要保持一定的耐心，認真仔細地一條條審核，特別是“三齡二歷一身份”中每一項內容都要嚴格審核。
三、結論
干部檔案管理是檔案管理工作人員的一項基本工作，工作人員根據檔案的分類進行分省管理。本文主要介紹人事檔案審核整理的重要性及如何進行人事檔案審核整理兩個方面的內容。只有做好檔案管理人員培訓、加強對檔案管理工作的監督檢查，才會實現檔案管理的規劃化。
【參考文獻】
[1] 理文.我國干部人事檔案管理研究[D].安徽大學，2013.
關鍵詞：房屋檔案；收集整理；規范化
中圖分類號：G710 文獻標識碼：A 文章編號：1003-2851（2012）-10-0202-02
房屋權屬檔案，是指房產行政管理部門在房屋各類權屬登記、調查、測繪等房屋權屬管理工作中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式的歷史記錄，是城市房屋權屬登記管理工作的重要依據，在房屋權屬管理工作中發揮著無可替代的作用，形成了獨特的價值。
權屬檔案的收集與整理，指按照國家的法律規定，遵循文件材料形成的自然規律，依據歸檔立卷的規范標準，把房屋權屬登記形成的各種資料，以及司法、政府行政職能部門等對相關權屬的執行文書及文件等各種載體文件材料，有計劃地收集起來，經過分類整理，并按一定的歸檔制度、程序、規范形成檔案卷宗，集中保管到檔案室。通過對權屬檔案的收集與整理，能夠完整地反映城市房屋權屬的現狀及其變遷歷史，是房屋權屬檔案管理的基礎性工作。
一、房屋權屬檔案收集工作的要求
1.收集房屋權屬檔案要完整。房屋權屬檔案完整包括一是種類齊全，要能全面、真實地反映房地產本來面貌，反映房屋權屬的歸屬、沿革、變動等各種載體；二是材料完整，收集的各類房產檔案材料要系列化，能完整地反映房屋權屬情況。
2.收集房屋權屬檔案要準確。房屋權屬檔案記錄的內容要與實況相符，記錄的權利人姓名、權利種類、范圍、房地面積等要準確，不能有誤差。
3.收集產權檔案要規范。一是檔案內容規范，收集的產權檔案達到“十清”，即產權人清、產權來源清、產權性質清、建成年份清、結構層次清、房屋建筑面積清、占地面積清、四鄰界址清、房屋用途清、產籍圖號清。二是文件材料規范，收集的產權檔案要有利于永久保存，有利于裝訂保管。收集的產權檔案一般應為原件。按規定可收復印、復制件的還應由收件人進行核對，并注明核對人及核對日期。復印、復制件必須清晰和規范，原則上采用16K紙復印。三是檔案收集規范，立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為房產檔案保存的各種介質文件材料，及時移交房地產檔案室歸檔。
二、房屋權屬檔案收集的內容
（一）房屋權屬登記的文件材料
1.房屋產權來源的有關證明文件：房屋買賣合同書、房屋轉移（交換、析產、拆遷補償安置）協議、出售公有住房合同、房產轉移的批文、約定、法院判決（調解、裁定）書及協助執行通知書、房產繼承（贈與、遺贈）公證書、仲裁文書、購房發票、付款憑證、完稅證明、土地使用證或用地證明文件、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、綜合驗收證明、房屋所有權證及公有權證、初始登記證、預告登記證明等。
2.房屋權利人身份證明：身份證、軍（士）官證、護照、戶籍證明、單位的營業執照或組織機構代碼證、結婚證、戶口簿、夫妻關系證明、離婚證、離婚調解書或判決書、《婚姻狀況聲明書》、未（再）婚證明、離異或喪偶證明；工齡、職級或職稱證明、授權委托書、委托公證書等。
3.房產測繪報告書：計算書、勘測表、分間平面圖、產權證附圖、定點圖、墻界表等。
4.房屋產權登記中形成的文件：登記申請表、房屋權屬登記審核表、房屋登記收件收據、房改售房估價表、聯系單等。
5.登記機構認為需要的其他有關證明、報告、說明、批文、文件、決議、章程等材料。
（二）房屋抵押登記的文件材料：借款合同、抵押合同、同意抵押的證明、房屋權利人身份證明、抵押登記申請書、審批表、收件收據、登記機構認為需要的其他有關證明材料等。
（三）反映房屋權屬狀況的卡片：房屋棟卡、產權索引卡、地名索引卡等。
（四）反映房屋狀況的薄冊：發證記錄薄、產權清冊等。
（五）反映房屋權屬狀況的信息資料：攝影照片、錄像磁帶、計算機存儲的光、磁盤等。
（六）其它房屋權屬資料：法律文書、代管文件、歷史形成的各種房屋權屬證明等。
（七）登記機構認為需要的其他有關介質材料等。
三、房屋權屬檔案的整理
（一）組卷要求
1.按照一證一卷的原則進行組卷和立檔，非特定情況不并檔，每套房屋的產權登記要建立關聯索引。
2.房屋他項權利登記形成的有關資料，單獨立卷、建檔，并與產權登記形成的檔案從信息上建立關聯及數據索引。
3.房屋拆遷注銷登記實行收回房屋權屬證書與注銷資料單獨立卷，并做好查詢索引。
（二）檔案卷排序
對卷內文件排序的目的是要保持卷內文件之間的有機聯系，給每份文件材料以固定的位置，使卷內文件系統化、層次化，以利于查找。一般遵循以房屋權屬變化、權屬文件形成的時間先后及權屬文件的主次關系為序的原則。
1.產權檔案的排序：a、房屋權屬登記審核表。b、房屋所有權登記申請書。c、房屋登記收件收據。d、合同或協議書：包括購房合同、房屋轉讓協議、房屋交換協議、出售公有住房合同等。e、估價表。f、測繪成果：包括計算書、勘丈表、分間平面圖、產權證附圖、定點圖等。g、委托書：包括授權委托書、公證的委托書等。h、法律文書：包括協助執行通知書、裁定書、調解書、判決書等。i、公證文書：包括贈與、（接受）遺贈、（放棄）繼承、拍賣等公證書。j、申請書或承諾書：包括個人或單位出具的所有申請書和承諾書。k、證明：包括個人或單位出具的所有證明、墻身歸屬證明、出售公有住房證明和清冊。l、約定。m、報告或說明：包括房屋安全鑒定報告、門牌號與合同不一致的說明等。n、聯系單。o、董事會決議和章程。p、發票；包括發票、付款憑證、收據、完稅證明等。q、建設規劃證書：包括規劃許可證、竣工驗收合格證、建筑執照、立項批文等。r、身份證明：包括個人的身份證、軍官證、護照、戶籍證明，單位的營業執照或組織機構代碼證；結婚證、戶口簿、夫妻關系證明、離婚證、離婚調解書或判決書、《婚姻狀況聲明書》、未（再）婚證明、離異或喪偶證明：工齡、職級、職稱證明。s、土地使用證：包括土地使用證或用地證明文件。t、房產登記證書：包括房屋所有證、共有權證、初始登記證、預告登記證明等。u、上述未列書證。
2.抵押檔案的排序：a、他項權利登記審核表。b、他項權利登記申請表。c、房屋登記收件收據。d、合同或協議書。e、抵押物清單。f、委托書。g、承諾書。h、聯系單。i、公證文書。j、證明。k、批復。l、評估報告。m、董事會決議和章程。n、建設規劃證書。o、身份證明。p、土地使用證。q、上述未列書證。
（三）編號規定
檔案編號采用流水號（00000001—N）。該號主要表示了檔案在盒中存放的順序，即盒內順序排放。
按照檔案的類型編排檔案屬性號。其編號為：類號+庫號+列號+組號+層號+盒號，共8位，編號具體規則如下：
1.類號：采用1位數字，該號主要用于區分登記種類，“C”表示轉移、變更登記等產生的房產檔案，“D”表示他項權利登記產生的抵押檔案。另外，根據需要增加檔案上架種類。
2.庫號：采用1位數字。將各庫房統一編號。
3.列號：采用2位數字（01—88）。
4.組號：采用1位數字（1—8組），每列共8組。
5.層號采用1位數字（1—4）。每組固定為4層。
6.盒號：采用2位數字（01—20）。每層規定擺放20盒檔案。
（四）整理檔案的規定和流程
1.資料整理
a、資料核對：與資料交接清單核對資料份數、證號是否相符，與收件收據核對資料件數是否相符。
b、資料剪貼：按照16K紙張的尺寸，裁剪或粘貼資料，去除金屬物。
c、排序編頁：根據檔案卷排序的要求對資料排序，在檔案資料正面右上角用鉛筆編寫頁碼。
d、檔案移交：將整理完后的檔案分類移交到檔案編號。
2.檔案編號
a、編檔案號：按照檔案號編號規定，在系統中進行編號。
b、打印目錄：按照檔案的分類打印卷內目錄，對每盒的所有卷打印盒內目錄。
c、制作卷盒：制作檔案盒，打印盒封面及盒背脊標簽并將標簽粘貼于檔案盒上。
引言
隨著我國經濟社會水平的不斷提升，公證工作的覆蓋范圍越來越廣泛，公證工作已經應用到社會各個層面，公證工作中產生的檔案數量也越來越多，公證檔案管理也被越來越多的人們關注。加強公證檔案管理，有助于推動公證檔管理工作的擴大，為公證工作提供更多全面的檔案資料。在市場經濟環境中，公證處必須要要不斷進行改制，新的管理體系對于公證處的各項工作的順利開展有很大的幫助，在公證檔案管理過程中也加強了管理制度的完善，?Υ?統的管理制度進行創新，構建了完善的管理體系，可以有效地應對公證處在日常發展過程中出現的各種突發狀況，對公證處的發展有良好的促進作用。
一、公證檔案管理工作的意義
公證檔案是國家檔案體系中的重要內容，真實地記錄了公證機關的實際活動以及產生的各種公證結果，是對公證處工作情況的實際反映，在公證行業中具有十分重要的參考價值和意義。公證檔案的作用主要表現在以下幾個方面：
1.對公證工作進行有效地衡量
公證檔案是對各種客觀事實的記錄，公證工作要求公正、透明，正是由于公證工作的特殊性，因此要求公證員在公證管理過程中要按照相關的法律法規以及程序執行公證工作，檔案是對公證工作進行記錄的主要文件，是在公證工作中產生的各類文件信息，因此可以真實地反映出公證工作清理。在現代社會中，通過對公證工作的統一規范化管理，通過各種計算機技術的應用，可以獲得更加真實、準確的公證資料，從而減少傳統記錄過程中產生的虛假記錄問題，使得檔案資料得到保存，便于利用，更有助于對公證工作進行監督。
2.公證檔案管是公證行業的基礎
任何一個行業的發展都會產生檔案信息，想要保障公證行業的發展，就必須依靠公證檔案這一層基礎。公證檔案的負責人不僅是公證檔案管理人員，還包括公證員、檔案材料保管員、信息記錄的相關人員，由此可見公證檔案管理是公證處各個部門的交匯工作，需要公證處的全體人員都參與進來。通過對公證檔案管理過程的規范，可以有效地處理檔案管理過程中的各種問題，促進各個部門之間的協調發展，為公證行業的發展奠定基礎。
二、公證檔案管理存在的問題
公證檔案是公證機關證明活動的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分，具有十分重要的查考和利用價值，隨著公證工作逐漸走入人們的生活，公證檔案管理受到的重視程度也越來越高，公證檔案數量越來越多，傳統的工作檔案管理還存在一些問題，對公證處的發展產生嚴重阻礙。
1.工作檔案管理重視程度不高
在公證處的不斷發展過程中應該要加強對公證檔案管理的重視，明確公證檔案管理的重要意義，尤其是在新時期，對公證檔案管理工作理念要進行創新。當前有的公證處在發展過程中對檔案管理的重視程度還不夠高，公證檔案管理目標不夠明確，因此導致公證處的公證檔案管理工作受到影響。
2.檔案管理安全問題
隨著信息技術的不斷應用，對公證處公證檔案進行管理時要實現統一管理，逐漸摒棄傳統的人工管理方式，加強對信息化管理系統的應用，使得內部的各個部門之間可以加強聯系，但是在信息管理過程中依舊存在很多安全隱患，公證檔案是具有很高的參考和利用價值的檔案信息，安全管理是公證檔案管理過程中的重要內容，當前有的公證處在檔案管理過程中還存在一些問題，導致檔案泄露、丟失、相關要素不完整等問題出現。
3.缺乏統一的管理機制
公證處檔案管理體系和制度不健全是影響公證檔案管理效率的主要原因，在公證處發展過程中缺乏明確、嚴格的公證檔案管理制度，管理標準比較混亂，沒有制定統一的收檔制度，導致公證檔案的收集、整理等工作都不夠規范，對公證檔案管理水平產生嚴重影響。
三、公證檔案管理策略
1.加強對公證檔案管理的重視
在公證處的發展過程中，檔案管理是一個十分重要的環節，對于公證處的發展有十分重要的意義。在公證處不斷改制的過程中應該要對公證處的各項管理任務進行重新布局，加強對檔案管理工作的重視，構建專業化檔案管理隊伍，對傳統的檔案管理過程中存在的問題進行解決，以提高檔案管理水平。公證處應該要注重檔案管理的規范性，從管理制度、管理技術、管理方法等方面著手，對傳統檔案管理過程中存在的一些問題進行積極有效地解決，提高檔案管理的規范性，防止產生一些不合規定的檔案資源，造成資源浪費。
2.提高公證檔案管理過程中的安全性
公證處公證檔案是公證處發展過程中的各種信息、資源的匯總，在信息時代背景下，信息化管理模式逐漸在檔案管理過程中廣泛應用，但這個過程中也存在很多的安全隱患，比如公證處公證檔案信息被泄露，由于公證處的性質相對比較特殊，一些機密公證檔案信息對公證處的發展有十分重要的意義，如果出現信息泄露，對于公證處的發展會產生嚴重的影響。在信息時代，信息泄露成為公證處公證檔案管理過程中不可避免的一個重要威脅，對此，在公證檔案管理過程中還應該要加強安全管理，通過對檔案管理過程進行規范，從而不斷提高檔案資源的安全性。在信息技術不斷應用的過程中，應該要加強對各種計算機安全防護技術的應用，比如防火墻技術、數據加密技術、攻擊檢測技術和數據恢復技術等，都可以在公證處公證檔案信息管理系統中進行應用，對的各種公證處公證檔案信息進行妥善保管。另外，對于不同等級的公證處公證檔案要實施不同的管理，比如一些機密公證處公證檔案，要進行絕密保存，一些非機密公證處公證檔案，則可以在內部系統公開查閱。
3.完善公證檔案管理制度
在信息化時代背景下，公證檔案管理要逐漸實現信息化、規范化，傳統的人工管理會導致檔案管理過程中的一些不規范現象，例如檔案收集整理不全面、檔案備注不清楚等，這些都對檔案資料的利用產生影響。因此在公證檔案管理過程中要積極加強對公證檔案管理制度和規范的確定，從而使得檔案管理工作更加規范、全面、統一。完善管理制度的過程中可以從以下幾個方面著手：第一，建立規范化的檔案管理系統。在信息時代背景下對傳統的公證處公證檔案管理制度進行改革，應該首先要建立全面的、規范的檔案信息管理系統。在檔案管理系統中可以分別設置不同的檔案類別，根據檔案的種類對其進行區分，并且將其歸納到不同的檔案數據庫中，便于公證處工作人員對各種檔案信息進行調用。第二，完善數據庫功能。技術創新是檔案管理創新的關鍵與核心，在公證檔案發展過程中必須要積極加強對檔案管理技術的創新，完善檔案數據庫，對的公證處公證檔案信息以及其他類型的公證處公證檔案進行集中化管理。另外，還應該要對公證處公證檔案形式進行創新，結合多媒體技術，加強各種視頻公證檔案、音頻公證檔案等形式的豐富，促進公證處公證檔案管理工作水平的提升。
