時間：2023-05-25 17:36:41
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[關鍵詞] 知識管理；創新；知識社群；平臺構建
[中圖分類號] TP316 [文獻標識碼] A
1 研究動機
現在，知識管理、知識經濟已不算是新穎名詞。知識革命正在改造全球企業，這是自十九世紀中葉以來，人類最大的變革。面對快速變遷的經濟環境，各個組織需要職員能運用資訊科技，主動思考及創新，轉型成為知識工作形態。日本學者野中郁次郎在1994年指出：在變動的經濟環境中，唯一可確定的就是環境充滿了不確定因素，要掌握競爭優勢必須先掌握知識。在市場變化、科技不斷推陳出新、競爭者愈來愈多及產品生命周期愈來愈短的環境下，成功將屬于不斷地創新知識、廣布新知識于組織當中并快速地吸收新科技與推陳出新產品的組織[1]。
在一個企業或是單位內，長久以來面臨到的問題是知識無法傳承及延續。關鍵技術或知識只在少數資深員工或是業主腦海里的情形是最主要的存在方式。企業或是單位內的知識有的以有形的文件、程序的具體方式呈現；有的以無形的方式隱藏于員工及企業文化內[2]。知識都零星的散在企業或單位內的各個角落，其效益可能僅止于個人或是少數的員工受益，無法在整個組織內傳承及延續。因為無法整合運用也就無法發揮其綜效，對提升組織整體競爭力就發揮不了功效。因此，基于知識的分享及對產官學研各界更貼切的服務，建構創新知識社群與知識管理平臺將是本研究的主要目標及研究動機[3]。
2 創新知識社群與知識管理平臺
筆者依據本身在知識管理領域相關的專業知識與實務經驗、資訊技術、資料庫管理與資訊安全的背景知識與實務經驗，以供職的河南職業技術學院為例，提出了知識管理系統建構“創新知識社群與知識管理平臺”（架構圖如圖1），以此作為本論文研究方法的主要依據。
依據不同組織文化與特性，整個架構圖可分為四大功能區塊，分別是核心功能、目標項目功能及周邊輔助功能。
2.1 核心功能
核心功能包括創新知識社群及知識管理兩項在架構圖中居核心關鍵地位。經由創新知識社群的成立與擴展，成立專項計劃或是工作團隊社群，培養社群成員知識共享的習慣并借由該平臺相關專項計劃管理的功能，從而達到知識管理的目標。因此，建構“創新知識社群與知識管理平臺”的架構中，創新知識社群及知識管理兩個核心功能是作者規劃建構知識管理系統平臺與環境的重要關鍵項目。
2.2 目標項目功能
依據本論文提出的架構，主要達成目標的項目功能有成立及擴展創新知識社群、擴展全院的知識管理、建立儲存各業務單位知識產權的知識庫及建立各業務單位間的協同作業系統環境，以提升計劃管理績效，達到整體研究的競爭力。
擴展創新知識社群：以專項計劃或是工作團隊為群體成立創新知識社群，可讓相關成員在社群平臺上培養知識共享的習慣，并借由該平臺提供的時程管理、工作指派、工作里程碑管理等功能，達到對計劃時程的掌握與管理。
擴展知識管理：借由知識管理平臺的建構，建立全院的知識文件分類、知識地圖及完成知識的盤點達到文件管理、專利管理及其他知識文件的管理。建立稽核制度，鼓勵同事知識共享，將內隱知識外顯文件化。建立安全機制及權限控管，以保護組織的知識產權。
建立儲存各業務單位知識產權的知識庫：當一個專項計劃或是某一工作團隊完成其研發工作時，借由社群產生或搜集的資訊或知識，經由研究人員或是計劃主持人整合成知識文件、研究報告、專利案件或是技術移轉案件，這些寶貴的知識產權利用知識分類歸檔儲存于知識產權知識庫中。所內同事可依自己擁有的權限，檢索自己需要的知識文件再利用，達到知識共享、再利用及知識創新的目的。
2.3 周邊輔助功能
為了要順利擴展兩項核心功能“創新知識社群”及“知識管理”、四個目標項目功能“成立及擴展創新知識社群”、“擴展知識管理”、“建立儲存各業務單位知識產權的知識庫”及“建立各業務單位間的協同作業系統環境”，還需要仰賴架構中的四個周邊輔助功能包括知識管理需落實于日常生活中、與工作流程相結合、搭配知識管理系統的安全管理機制及建立即時的獎懲制度。
落實于日常生活中：知識管理業務要能順利擴展，首先必須將知識管理業務落實于日常工作中，讓同事在工作中即可進行知識管理的業務。如此，知識管理業務才不會成為同事的另一項工作負擔，同事才樂于參與，而全院同事的參與才是知識管理業務擴展的最佳助力與成功的保證[4]。因此，建立協同作業的系統環境就顯得非常重要。
與工作流程相結合：一個以科研為主的單位，平日執行專項計劃時就有一定的工作流程，在執行工作流程的同時就能完成知識管理工作，才是與工作流程相結合的真正意義。作者提出的建構創新知識社群與知識管理平臺，目的就是建構一個便捷的協同作業環境并適合組織的知識管理系統，能與同事的工作流程相結合，使得同事的業務工作與知識工作得以同時進行，達到事半功倍提升工作效益的目標。
安全管理機制：在安全管理機制上，使用單點登錄[5]（Single Sign On，SSO）的管理機制來設計組織知識管理的安全機制。除了考慮基本的安全管理機制外，也兼顧了同事使用的便利性。
建立即時的獎懲制度：即時的獎懲制度是推行知識管理主要的幕后推手之一，架構中對于即時的獎懲制度著重于獎勵方面。借由對知識管理業務有功同事的實質即時的獎勵，將可達到立竿見影的效果。
3 研究結論
知識管理業務的擴展，是一件富挑戰且具變革性質的工作。一個以研究發展為主要工作業務的學術研究機構，基于文化特質要建構與擴展知識社群與知識管理平臺，更是一項高阻力及高難度的挑戰工作。然而，知識管理已是任何企業或組織提升總體競爭力的不二法門。因此，建構“創新知識社群與知識管理平臺”勢在必行。
在實際應用中，要落實知識社群與知識管理的執行，除了要有最高主管的承諾與支持、各級主管的支持、全體同事的配合及適時有效的稽核獎勵措施外，就是提供一個符合組織研發單位特質與文化、具安全性與整合性、便捷協同作業的使用者界面的平臺與環境，更重要的是要管理業務與日常工作相結合。如此，才能順利且成功地完成知識社群與知識管理業務的擴展，達到知識社群、知識文件管理與知識產權相結合；整合專項計劃的管理業務及運用協同作業環境等四大功能與綜效。
以知識社群導入前后同事覺得有較大改善的為容易找到自己需要的知識文件、知道誰擁有自己所需的知識，找到對象解決問題與知識文件比較容易搜集儲存及再利用。而較不明顯的是可經由討論，增加部門或跨部門的互動與意見交流、可以有效運用系統內知識，提升生產力與競爭優勢及可利用工作里程碑，稽核專項計劃的工作進度。綜合知識社群導入前后的使用狀況比較，得到以下兩個論點：
3.1 知識社群與知識管理平臺導入后所創造的知識有系統的分類儲存、可以減少知識的流失，在員工異動輪調或是離職時，不至于對單位產生工作上的影響，同時可透過分享的效益為個人創造價值。
3.2 知識社群與知識管理平臺導入使用，經由討論功能，以增加跨部門的互動與意見的交流變化比較不明顯，應加強獎勵制度以增強激勵效果，一方面鼓勵知識的創造，另一方面促進跨部門的交流。導入知識社群的使用效益，以知識的儲存與分享與價值的創造評價較佳，而以知識的創造與知識的應用評價較低，但都顯現出有效益，知識社群導入對同事而言具有正面效益。
目前，組織建構的“創新知識社群與知識管理平臺”，已全面應用在河南職業技術學院知識產權的管理、專項計劃的管理、協同作業環境的建立以及知識社群與知識文件的管理上。單位職工也可將本系統平臺與日常工作相結合，并納入日常工作流程中。勢必可發揮研發經驗與知識共享、傳承及再利用，計劃研提及執行上更具前瞻性及創新性。
參考文獻：
[1]柳巧玲，卞藝杰.組織內員工知識轉移和共享的博弈分析[J].科技管理研究，2007（11）：215-216.
[2]牛敏照，牛怡霖.工程項目管理中企業知識管理應用研究[J].現代商貿工業，2009（24）：32-33.
[3]李娟，趙燕芳.信息構建在中國電子政務中的應用―以中國政府網為考察對象[J].圖書館學研究，2009（03）：5-7.
[4]阮國祥，毛薦其.社會資本、社會認知和團隊知識轉移[J].情報雜志，2010（01）：151-154.
1.1知識管理實踐社群的要素
在企業知識管理的背景下，實踐社群不再是手工業群體中那種“正當的、邊緣化的情境學習方式”，而是現代知識工作者在企業組織內部或企業之間的相關群體中，基于知識共享的目的自發形成的一種知識共享和知識創新群體。特別是在現代知識管理系統的技術平臺上，遠程、實時(同步或異步)的人際溝通變得簡便易行，因此，這種知識共享和知識創新社群不再局限于時空同位(co－location)的限制，而更多的是依托現代信息通信技術，形成虛擬社群和網絡。
1.1.1知識管理實踐社群的基本要素
(1)域:實踐社群不僅僅是一群朋友組成的俱樂部，社群的身份是由共同感興趣的域來定義的，他們所共同擁有的某種能力使得他們與其他人區分開來。這種域并非一定要被外界認可為某種專業知識，其強調的是社群成員之間互相認可，以及對社群集體能力的共同認可。
(2)社群:為了追求他們共享的知識域，社群成員經常參與社群活動和討論，互相幫助，共享信息。一個網站、或者具有相同的職業、頭銜人群未必構成實踐社群，除非成員之間建立起互動機制并且互相學習。實踐社群的成員未必在一起從事日常工作，但相互之間的交流是必不可少的關鍵要素。
(3)實踐:實踐社群不僅僅是靠共同的興趣組成的群體。實踐社群的成員必須是域知識的實踐者。他們建立起共享的知識資源存儲:經驗、故事、工具以及解決問題的方法———即共享的實踐，這需要時間和持續的互動。
1.1.2知識管理實踐社群的輔助要素本文通過大量文獻研究認為在這三個基本要素之外，還應有三個輔助的隱性要素:
(1)動機:實踐社群存在的前提是構成社群的成員具有強烈的交流動機，包括個人的學習動機、興趣動機和為社群貢獻知識的心理動機;
(2)授權:實踐社群概念從最初的社會人類學研究走進現代企業的實際應用，最大的轉變在于要通過與企業業務目標保持一致，并獲得企業的正式授權以獲取必要的活動空間和資源支持;
(3)結構:實踐社群是組織內部或組織之間的一種非正式結構，很多現實中的實踐社群都會與企業的正式結構如部門、團隊、甚至外部組織發生橫向的連接。
1.2知識管理實踐社群與其他組織的區別
知識管理實踐社群作為組織內部或組織之間的一種特殊社會結構，其最顯著的特征是其自發性、非強制性，這意味著實踐社群并非由企業的管理層通過指令的方式建立、并以行政手段維系的。事實上，實踐社群在很多方面，明顯區分與正式的組織和群體，如職能機構、項目團隊等。本文分析了知識管理實踐社群與其他組織形態之間的區別。
1.3實踐社群在知識管理中的應用
根據一些著名機構如世界銀行、克萊斯勒公司、IBM等的成功經驗，在企業實施知識管理戰略和系統的背景下，實踐社群可以從以下幾個方面，顯著地為企業創造價值。
1.3.1驅動企業的知識戰略通過對組織內部原來自發而分散的實踐社群，提供有意識的支撐和培育，可以更好地傳播、分享具有重要價值的業務知識，特別是那些作為經驗和技能而存在于資深員工頭腦中的隱性知識。2.3.2通過知識共享提升企業競爭力實踐社群的成員在特定的知識域中，具有更深的默契和相互理解，并且樂于分享經驗，當某些成員遇到業務上的問題時，能夠很快地得到其他人的意見與建議，提出問題和解決問題的效率大大提高。通過參與實踐社群的交流與溝通，新員工可以在日常工作中，不斷地吸取和借鑒其他同事的經驗，這種自發的、非正式知識分享，其作用和意義并不亞于企業開展的正式培訓，至少是對正式培訓的一種有效補充。
1.3.3促進企業知識創新在實踐社群成員的交流與互動中，不斷產生出創新的業務理念和創意，其中一些理念日益成熟，最終成為企業新業務、新機構和新客戶群體的重要來源，深刻地影響并融合進企業發展戰略當中;實踐社群的成員之間不僅僅限于在遇到問題時互相幫助，他們在社群內部的交流溝通中，更多的是分享工作中的經驗和最佳實踐，這種無形的知識資源甚至可以幫助和存進企業的研發與技術革新。
1.3.4增強企業凝聚力在實踐社群當中，員工更容易找到發揮自己經驗和特長的機會和項目，個別員工與社群成員之間的交往和互動，也會增強員工對特定業務工作的熱情，從而無形中增強企業的凝聚力和吸引力。
2知識管理實踐社群的框架與培育
知識管理實踐社群作為企業內部員工個人之間自發形成的松散結構，經過恰當的引導和培育，可以充分挖掘企業的知識資源潛力，為企業創造價值。在近十余年中，在商業領域這一新型的組織形態和管理理念，得到廣泛傳播與應用，并且出現了實踐社群理念與企業知識管理戰略相互融合的顯著趨勢:一方面，成功的實踐社群可以作為企業有效地挖掘、發現、創造、傳播和分享隱性知識的重要手段;另一方面，企業知識管理系統為實踐社群提供了基于現代信息技術的高效率交流方式和渠道，并且突破原有的人際網絡的時空同位限制。本文基于對成功實施知識管理和實踐社群策略企業的研究，提出了一個基于實踐社群生命周期的管理框架。
2.1實踐社群活動與企業業務目標保持一致
大多數有效的實踐社群活動，都在功能、定位和主題方面，與組織現有架構或業務目標緊密融合，業務單元和職能在實踐社群的組建方面發揮了重要作用。為實踐社群提前制定詳細規劃，是保證與企業總體戰略和業務目標相一致的重要措施，同時也是實踐社群獲得資源支撐、并納入企業信息系統和知識管理系統的基本前提。企業根據對現有業務或業務機會的重要性，為實踐社群提供有選擇的支持，但不設立明確的選擇標準或將其與企業戰略直接掛鉤。
2.2培育實踐社群的組織
為了給實踐社群的活動提供正當性、內部管理支持以及必要的資金和資源，可以通過建立知識管理委員會、社群指導委員會等正式機構管理。但實踐社群不同于企業的正式組織結構，更多的是由成員自發組織、自我驅動、自行管理、民主化運行，企業中高層管理者過度的監督和干預，會嚴重影響實踐社群的溝通效率，甚至危及實踐社群的存活。從管理方面看，企業的正式管理者(中層或高層)對于維系實踐社群并不是最關鍵的因素，他們的作用更多是發現有價值的、符合企業業務目標的社群并為其提供必要的資源，維系社群的關鍵因素是社群內部有形或無形的領導者所具備特殊技能和經驗。
2.3促進與支持實踐社群的活動
根據研究結果，成功的實踐社群主要由四種類型構成:為員工提供解決日常工作中所遇問題的論壇;發現并傳播最佳實踐、方法、流程，供社群成員采納和應用;組織、管理來自成員的知識，并且供其他成員自由吸收和借鑒;為員工創造和培育創新的理念、想法、知識、實踐提供孵化和交流平臺。對實踐社群的活動方案設計方面，關鍵因素是明確界定社群領導者的作用，以及社群成員之間相互溝通和交流的機制，交流機制的設計包括技術和文化兩個層面。企業知識管理平臺提供的技術手段，如論壇、虛擬社群、員工或項目日志、內部維基、即時通信，甚至是視頻和照片分享等功能，對實踐社群的發育和活躍起到重要的支撐作用。企業為培育和扶植實踐社群提供的最主要的支持是資源的配置，如員工參與社群的時間成本、交流溝通成本和知識內容成本，并且將這些成本納入企業的常規預算當中。
2.4注重對實踐社群活動的評價與反饋
一、班級管理小組合作模式的理論基礎
1、教育理論基礎――自我教育。蘇霍姆林斯基說：“真正的教育是自我教育，是實現自我管理的前提和基礎，自我管理是高水平的自我教育成就和標志?！?/p>
2、心理學基礎――群體效應。心理學認為群體對個體心理和行為的影響表現在使個體之間產生歸屬感，認同感和得到支持的力量。個體之間才會有意無意地展開競賽，在班級小組化管理中不但小組成員之間存在這種群體效應，而且小組與小組之間也存在這種群體心理效應。
3、社會基礎――社會競爭與合作。社會競爭與合作理論認為整個社會都充滿競爭與合作，任何人都處在競爭與合作之中，這一理論反映到教育的班級管理上必然要求培養學生的競爭與合作意識，而小組合作班級管理模式正是適應了這一要求。
二、班級管理小組合作模式的內容
班級小組管理制度主要包括三個方面，第一是小組組建，第二小組建設內容，第三小組評價與反饋。具體內容如下：
1、班級實行小組管理制度，共設小組8個，每小組10人，設組長一人，由組長負責小組內的一切日常事務，組長對班委會負責。
2、組內設學習委員一名，紀律委員一名，生活委員一名，具體負責學習、紀律、衛生、宿舍等事務，對組長負責。
3、組內設各科課代表一名，負責收發本組作業，對總課代表負責。其他職務小組可根據具體情況自行設置。
4、小組經民主協商制定本組組名、組訓、組歌、組規、小組目標及組員目標。
5、小組負責人由小組民主選出，就任期間不能較好的履行責任，小組評議低于60%者報經班委會、班主任同意重新改選。
6、小組是學習生活的基本單位，組員要團結合作，互幫互助，互相監督，切實維護本組利益。
7、小組評價分成績和日常生活兩部分，按分數進行量化，每組預設基分100分。
8、學習成績以小組內所有組員的當前名次平均數為基數，下次考試平均名次比基數減小者為優勝組，增大者為落后組，每進一個名次，為小組計入10分。
9、日常學習生活中，組員為學校、班級掙得榮譽者，除表揚本人外，每人每次為該組加1分；小組集體活動優秀者為該組加10分。
10、組員課堂學習檢測未達標者，每人次扣除小組量化分1分；組員出現遲到、曠課、說話、睡覺、傳紙條、不交作業等違紀現象，除了依照班規懲處本人外，一次扣除該組量化分1分；小組集體活動出現失誤，除該組量化分10分。
班里共有80個人，按每10人一個組共分成8各小組，各小組一般按成績分配成員，其實這里的每個小組組成了一個班級社群，班級社群就是學生基于一定的原則組成團隊，在日常學習生活中群體式生存與前進的一種班級組織形式；社群與社群之間通過競爭與聯姻實現交流；社群內部成員之間通過合作、競爭、支持、自律與約束、肯定與排斥實現最終的共進。
三、班級管理小組合作模式的成效
1、增強了競爭意識，培養了強烈的集體榮譽感。
合作小組的建立促進了小組內和小組間的競爭，競爭內容的多樣化，使學生一直處于競爭的環境，努力改變自我，盡量超越自我，展示自我，努力為小組爭光；在競爭中同組同學也會時常督促幫助本組成員努力完成學習任務或本職工作，在競爭的壓力下，小組成員齊心協力，形成合力，在總體上促進了班級管理目標的實現。
2、增強了合作意識，增強了班集體的凝聚力
在整個管理過程中，人人都是小組的主人，個個都是班級管理的參與者。要爭取小組的優勝，學習小組的成員必須通力合作，每個人都發揮自己的特長，幫助同組的其他同學，從而在組內形成一個合作的氛圍，同學間互幫互助、團結合作的意識大大增強。這種合作意識在教師的正確引導下，能非常自然地遷移到每個學生對待班集體的態度上來，從而使班集體的凝聚力、號召力大大增強。
3、塑造了成功心態，提高了同學的自信心
同質的競賽、動態的管理、及時的反饋，使學生時時處于一種被激勵的狀態之中，并能經常地受到表彰、鼓勵。這就讓學生經常地處于成功的體驗中，逐步消除了部分后進生的失敗心態、挫折心態，使大多數學生對自己樹立了自信心。從心理學角度講，成功才是成功之母，自信心的樹立，對學生一生的發展將是受益無窮、功德無量的事。這應該是合作小組管理模式最大的成功之處。
4、學生學會了自我教育，培養了自我管理能力
新媒體在血站檔案管理工作中的運用對內有助于加快機構內部檔案的信息化建設進程，對外有助于搭建當地獻血者共同體。血站檔案管理者在運用新媒體進行檔案管理工作時應注意在紙質化與數字化、保密性與公開性問題間保持良好的平衡。為提高檔案管理的信息化質量，血站檔案管理者可從參與式檔案管理模式入手，注重新培養媒體運營思維，提升自身的媒介素養。
關鍵詞:
新媒體；血站檔案管理；信息化建設
血站作為國家醫療衛生系統事業單位的重要組成部分，其本質是一種面向全社會與醫療機構的服務型機構。血站檔案作為血站日常采血、保管以及用血全過程中所產生的文字、圖像、表格、視頻等原始記錄資料。它是一種確認事故責任的法律依據、考核評價依據以及衡量血站管理工作水平的標準之一[1]。因此對其進行有效地管理在血站工作中有著重要的意義。但隨著移動互聯網、大數據、人工智能等新信息傳播技術的出現，血站檔案管理工作亟需加快信息化建設進程。以微博、微信、移動客戶端App為代表的新媒體是移動互聯網時代下的主要信息流量入口與傳播平臺。血站檔案管理者在新媒體環境下應積極使用新媒體進行檔案管理工作，用以滿足新時期血站檔案相關利益者的信息傳播需求。
1新媒體與血站檔案管理工作
血站檔案管理作為專業檔案管理的重要組成部分，與其他傳統的專業檔案管理一樣面臨著數字化管理的轉型。隨著媒介技術的飛速發展，血站檔案管理在數字化轉型的過程中新媒體的運用是一個重要的業務領域。這是因為新媒體的運用是血站檔案管理信息化水平和創新管理手段的一個具體呈現方式。新媒體通常是指數字化新媒體，是繼印刷媒體、廣播電視等傳統主流媒體后的一種以交互性、融合性為主要特征的數字網絡新型媒體樣態。新媒體的低傳播成本、檢索便捷、互動性、超文本等優勢為血站檔案管理存儲的“數字化”“數據化”與傳輸的“網絡化”提供了良好的契機。因此新媒體的運用是推進血站檔案管理走向一個快捷、即時以及系統的現代化檔案管理體系的有效途徑。在血站檔案管理過程中新媒體的使用主要有兩大作用：對內，新媒體在血站檔案管理中的運用有助于加快機構內部檔案的信息化建設進程與檔案管理的便捷性。血站作為國家醫療衛生事業單位的一個組成部分，因其組織機構規模以及資金等相關因素的影響使得檔案管理并不像圖書館、學校等事業單位一樣能夠與時俱進，實現很好地數字化進程。在缺乏專業的數字化檔案管理設備時，新媒體尤其是社會化媒體的使用則能夠降低其信息存貯以及傳播的媒介成本。從而加快血站檔案管理的數據化進程，以及提升檔案管理者和相關利益人員的檢索查詢便利程度。對外，新媒體在血站檔案管理中的運用有助于搭建當地的獻血者共同體。社群是指基于相同興趣愛好和價值觀而聚集在一起的松散的群體組織。網絡社群是當下青年群體的主要集聚地，并直接影響著現實生活中的集體行動。新媒體在血站檔案管理中的使用，有助于當地獻血者降低溝通成本，提升信息傳播效率，以及更好地進行組織志愿獻血活動。與此同時，由于這種由網絡新媒體所引導的志愿獻血社群具有自組織與協作、情感價值傳播、聚合力與裂變效應的傳播特征[2]?？梢允沟毛I血志愿者社群從網絡延伸到現實世界中，從而維系獻血者共同體的迅速擴張和健康發展。
2新媒體在血站檔案管理運用中應注意的問題
2.1紙質化與數字化
當下血站檔案管理的主流現狀是以紙質檔案管理為主，對于數字化的檔案管理方式較少。這一檔案管理現狀主要源自于對血站檔案管理的重視程度不夠，尤其是對于地方性血站。地方性血站缺乏專業檔案管理人才以及經費不足等先天條件的限制，加之在制度等諸多方面存在著漏洞，故而血站的檔案管理比較混亂。因此，對于血站檔案管理工作向計算機、磁盤、光盤以及其他新媒體為載體進行存儲的電子檔案資料轉型有著較大的阻礙?；谛旅襟w對于血站檔案管理工作的重要作用，現階段血站的檔案管理實踐對于傳統的紙質化與未來趨勢的數字化應同時并重。傳統的紙質化檔案管理作為一種必要的文獻資料保存依據可為血站解決日常糾紛以及維護內部工作運轉提供佐證。而利用新媒體工具對血站檔案進行信息的數字化收集、完善、保存以及傳播則可提高檔案管理工作的效率和服務質量。
2.2保密性與開放性
血站檔案管理工作的具體對象既包括血站內部工作人員的人事檔案，也包括相關獻血者的獻血記錄檔案管理。保密性是其檔案管理工作中必不可少的一個重要環節。然而在新媒體環境下檔案管理中的互動性增加，尤其是以用戶內容生產為主的獻血者檔案信息的自我完善需要獻血者的參與管理。故而需要血站檔案管理工作具有一定程度的開放性。在保密性與開放性之間的權衡成為了血站檔案管理工作者能力的一個重要指標。在利用新媒體的開放連接特性主動參與進行檔案管理工作時，雖然可以對外展示血站內部工作的透明性，提高社會監督，保障其工作的公開性與服務性。但在此過程中，應該注重保護血站內部人員以及獻血者等相關人員的個人隱私。
3新媒體環境下血站檔案管理的改善進路
在信息傳播技術日新月異的新媒體環境下，為提高血站檔案管理信息化建設的質量，加大對血站的相關硬件媒體設備的投入是應有之義。但與之相匹配的相關軟件配套舉措也是必不可少的。
3.1轉向參與式檔案管理的新型管理模式
在新媒體環境下，以社交媒體為主的各種新信息平臺的出現，為血站的檔案管理提供了一種全新的方式，即參與式檔案管理方式。“參與式”檔案管理模式是指檔案管理從業者基于新媒體環境借助新的信息傳播平臺和技術，主動介入個體活動所生成的各類檔案的管理，并在其中彰顯檔案管理者的主體效用，從而實現對個體檔案的系統化管理[3]。參與式檔案管理模式主要具有：凸顯個性化、協同式的多主體參與、多維度的功能該模式等基本特征；其模式主要有：官方檔案機構主導、商業機構主導、學術機構主導、公眾主導的參與式檔案管理模式[4]。基于參與式檔案管理的基本模式，血站檔案管理者可借鑒官方檔案機構和公眾主導這兩種模式，以自身血站的官方機構為主要邏輯起點進行主導參與式檔案管理，同時輔助公眾主導的參與式檔案管理模式降低自身官方機構的工作成本量，提高檔案管理的工作效率。用戶內容生產（UGC）是新媒體環境下的內容生產的一個主要特征。因此公眾主導的參與式檔案管理模式作為血站檔案管理的一種輔助方式是有著廣泛的現實基礎的。
3.2注重培養血站檔案管理者的新媒體運營思維
在新媒體環境下血站檔案管理者進行參與式檔案管理時，還需要具備良好的媒體運營思維。在傳統媒體日漸衰落的情境中，互聯網作為一種“高維媒介”激活了個人對社會信息傳播內容的需求與偏好、對社會信息傳播資源的掌控能力以及閑置的信息傳播資源[5]?；ヂ摼W作為信息社會運行的一種“操作系統”，有著一套獨特的運行邏輯。新媒體作為參與式檔案管理的主要數字化工具，血站檔案管理者應時刻遵守著媒體運營的規律。微博、微信、自身專屬移動客戶端App(兩微一端)的配置作為當下信息社會的主要傳播渠道，血站檔案管理者可依據自身的人力、物力情況進行適當調配用以作為參與式檔案管理的媒介流量入口。此外，在利用新媒體進行參與式檔案管理時，其媒體運營的核心應著眼于打造自身血站檔案管理的“平臺型媒體”。并且一定要注重培養自身關于平臺型媒體運營的開放、激活、整合和服務的核心思維[6]。血站檔案管理者在進行參與式檔案管理時應遵循網絡信息傳播的互動原則。時刻注意與獻血檔案者進行良性的有效互動，同時鼓勵這些獻血者參與檔案信息完善與維護，從而凸顯參與式檔案管理的個性化和協同式多主體參與的特征。
3.3提高血站檔案管理者的媒介素養
新媒體環境下血站檔案管理工作與高校檔案管理等其他專業檔案管理工作一樣都存在著：管理人員業務水平不高、人員觀念落后、檔案工作媒體化重視程度不夠等問題[7]。這是因為對于血站檔案管理工作者而言新媒體在檔案管理工作中是一個全新的領域，有著諸多需要適應與培訓的地方。新媒體的運用是一種能力更是一種信息社會中的素養。因此在媒體硬件設備齊全的基礎上還需要血站檔案管理人員擁有相匹配的媒介素養，才能將檔案管理有條不紊地進行優化改革?！懊浇樗仞B”是指人們面對媒介各種信息時的選擇能力、理解能力、質疑能力、評估能力、創造和生產能力以及思辨的反應能力[8]。關于媒介素養的子維度有著眾多的分類，其中最為核心的維度分別是：媒介信息處理能力、媒介知識、以及媒介參與[9]。因此血站檔案管理者在提高自身媒介素養時可以著重從以下三方面進行優化。首先，媒介認知方面。血站檔案管理者在日常工作中應加強對媒介類型、傳播特征、面向受眾等基本常識的學習與積累。同時需要強化對網絡信息傳播法律法規的學習，了解相關的法律邊界以及規避知識。其次，媒介信息處理能力方面。血站檔案管理者應強化新媒介的實際動手操作能力。其中關于血站檔案信息內容的收集、編輯加工、把關、、修改等相關信息傳播技能。在這一過程中對于信息的獨立思考、深度解讀、核實報道、批判質疑能力是必不可少的。最后，媒介參與方面。血站的參與式檔案管理模式決定了檔案管理者不可避免的進行媒介參與。血站檔案管理者應調整媒介參與心態，以積極參與管理的心態去調動媒介使用，用以配合檔案管理工作。
參考文獻
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Abstract： In this article， setting out from monopoly market regulation under the new media situation， and based on the current situation， the current problems existing in the monopoly market regulation were analyzed， then the measures and methods of market regulation in the new media situation were put forward so as to provide a strong guarantee for achieving level on cigarette.
關鍵詞： 創新；市場監管；新媒體；模式
Key words： innovation；market regulation；new media；model
中圖分類號：F768.29 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）35-0148-02
0 引言
新媒體是指在新的技術支撐體系下出現的媒體形態，如數字雜志、數字報紙、桌面視窗、觸摸媒體等，相對于傳統意義上的四大媒體-報刊、廣播、電視、雜志，其被形象地稱為“第五媒體”，它的主要特點是消除了傳統媒體（電視、廣播、報紙、通信）之間、國家與國家之間、社群之間、產業之間、發送者與接收者之間的邊界[1，2]。當前煙草系統強化專賣管理職能建設，增加煙草專賣執法人員，開展形式多樣的市場監管方式，建立情報獎勵機制，較好的抵制了違法行為的發生。然而，面對新技術手段的不斷涌現，煙草專賣市場日常監管的難度和成本不斷加大。因此，如何在新媒體形勢下，創新市場監管模式已成為亟待解決的問題。
1 當前卷煙市場存在的問題
煙草專賣市場經過多年的治理整頓，卷煙銷售秩序有了很大改善，涉煙案件基本沒有很大變化。但隨著新技術手段的不斷涌現，當前卷煙市場也出現了一些問題。
①隨著互聯網諸多電子交易平臺的迅猛發展，違法經營活動主體呈現多元化，無門店、無經營證件、無違法經營記錄的違法人員等從事非法販銷活動增加。互聯網諸多電子交易平臺的發展，為我們提供便利的同時，也為制售假冒卷煙違法行為人提供了一個人貨分離、躲在幕后遙控指揮的銷售平臺。
②少批量、多批次的違法經營活動特征明顯。通過公路、鐵路異地攜帶卷煙問題比較突出，還有一些違法活動經過省會城市直接就中轉了。假冒卷煙以高、低檔煙為主，有軟硬中華等卷煙。
③反偵察能力不斷增強，違法手段更加隱蔽，方式更加靈活。主要采取新技術手段先預約、后送貨的方式，交易時臨時雇車，交易地點不固定等，檢查和抓獲非常困難。
④受貨源和卷煙投放不均衡的影響，個別地區卷煙貨源和需求不匹配，持證戶亂渠道進貨行為增加，無證戶經營趁虛而入行為加劇。
2 產生問題原因
①零售戶自我管理意識薄弱。零售戶作為煙草供應鏈上的最后一個環節，起著重要的紐帶作用，上連著煙草公司，下面對分散的最終消費者。目前零售戶的重要性還沒有充分發揮，其自我管理意識和聯盟及雙贏意識有待提高。
②專賣精益化管理做的不夠。部分市管員對非法卷煙販銷網絡多元化、手段多樣化、銷售網絡化、販銷系列化的認識程度不夠，管理手段有點粗放，利用新媒體手段實施精益化管理的能力有待提高。
③工作方式方法滯后，打假破網工作進展緩慢。專賣日常工作中仍存在“等”、“靠”、“要”的思想，沒有充分發揮出工作的積極性和主動性。沒有靜下來耐心分析判斷轄區市場，只是簡單地認為只要多投入，依靠公安等部門就能完成打假破網的任務。專賣打私打假的情報信息網絡不夠健全。專職舉報人員和線人匱乏，制約了市場監管工作的深入開展，打擊制假販私犯罪的力度不夠。此外由于對打假破網工作痕跡化管理重視不夠，打假破網成果重復性利用效率不高，結果是只要專賣市場上換了一批新人，其打假的經驗又得從頭再來。
3 市場監管措施和辦法
①完善卷煙市場監管模式，提高對卷煙市場的掌控能力。首先，將日常管理、專項整頓、重點督查三者有機結合[3]，把三者獲得的監管信息，利用新媒體手段，建立監管決策支持系統，為監管決策提供幫助，確保市場全方位監管。其次，強化卷煙零售戶信息的實時和動態化管理，對其信息實施及時更新，實現全天候不間斷的監督和控制”。最后，強化案件經營意識和案件網絡管理能力，把情報信息源點與信息網絡建設結合起來，注重案情線索的積累和挖掘，通過個案的比對、研究、評價，找出其內在聯系。
②統籌協調煙草專賣局（公司）內部同級的信息共享和相互監管，確保市場規范有序經營。目前，內部監管僅限于內管科發揮主要作用，沒有把一線人員參與內部監管的積極性充分調動起來，內部專賣監督管理科的職能需要延伸到專管員、客戶經理、送貨人員等，把內部監管長效機制建立起來。要實現專賣部門和營銷部門信息相互共享、業務相互監督，營銷部門監督專賣部門依法行政，專賣部門監督營銷部門規范經營[4]。
③強化保障措施的配套使用，擴大專賣管理的覆蓋范圍。首先，在日常卷煙市場管理中，專賣管理人員要重視對卷煙零售戶的宣傳教育，不斷增強零售客戶和廣大消費者的法律意識和自我管理意識。其次，要利用新媒體等先進手段，積極搞好“端窩點、斷源頭、打網絡”等卷煙打假工作，通過把工作重心下移、監管前移，將近距離監管和貼近式服務結合起來，加大對重點區域、重點場所的檢查，密切關注大戶的經營動態，提高對重點戶的監控頻率，并加強庫存的盤點、進銷憑證的核對，情報信息的收集與分析等。第三，要充分利用新媒體手段搞好與公安、工商、質監、司法等部門的緊密聯合，通過采取網上聯合辦公等手段開展聯合執法檢查。第四，建立信息共享機制，增強行政執法的透明度，增進行政執法機關與公、檢、法的相互交流，特別是搞好與毗鄰地區的專賣協作。第五，專銷緊密配合，相互協作、相互監督，健全專銷互動的信息反饋機制，搞好全員營銷。最后，積極研制和開發適合不同消費者需求的多層次卷煙產品，保證卷煙市場供應和需求的匹配。
4 總結
隨著新媒體帶來的市場環境的不斷變化，煙草公司應審時度勢，對市場監管機制進行適時、實時的調整，針對不斷出現的問題，采取有效的措施，為實現“卷煙上水平”提供強有力的保障。
參考文獻：
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關鍵詞：企業培訓；知識管理；組織知識管理；個人知識管理
中圖分類號：C931 文獻標識碼：A 文章編號：1006－5024(2012)01－0042－03
一、企業培訓中組織知識管理策略探析
在進行信息化培訓與知識管理的深層次整合時企業應首先思考以下幾個問題：(1)如何將知識管理系統與企業日常工作流程緊密結合，使得知識管理成為企業員上日常生活中不可或缺的組成部分，而不是孤立的系統；(2)如何更好地發揮知識定位和顯性知識傳播功能；(3)如何激勵員工通過知識管理平臺共享知識，并更好地解決日常工作中的問題；(4)如何運用知識管理平臺營造一個利于隱性知識傳遞的共同情境模式；(5)如何更好地開展組織的非正式學習。
組織知識管理中所面臨的最大挑戰是隱性知識的共享，本文從兩個層面分析和探討企業培訓中組織知識管理的策略――即操作層面和管理層面：
(一)操作層面的組織知識管理策略
1.創建知識庫。創建知識庫的目的就是把企業所需的知識從其創造者和使用者那里分離出來，以便于沒有擁有這些知識的其他人也能夠利用這些知識，以達到知識共享。通常這三種類型的知識應放入知識庫中。(1)企業內部結構化的知識。包括企業內部的研究報告，有關產品的市場資料以及相關的技術和方法等。(2)企業內部非結構化的知識。這些知識存儲于組織內成員的頭腦里、尚未被轉化為結構化的“隱性知識”。要把這種隱性知識從個人轉移到知識庫中，供組織內的成員共享，便需要借助于培訓系統內的知識平臺。(3)企業外部知識。如有關專家的分析報告、外界對競爭對手的市場研究等等。
2.建立知識地圖。Vailt將知識地圖定義為“可視化地顯示獲得的信息及其相互關系，以便不同背景的使用者在各個具體層面上進行有效的交流和學習。在這樣的地圖中包括的知識項目有文本、圖表、模型和數字。”可以通過創建組織的知識地圖，使個人的隱性知識外化。內隱的、復雜的知識存在于個人、團隊及組織等各個層級中，通過個人的經驗、印象、熟練的技術、文化、習慣、技巧等方式表現出來，制作知識地圖往往是一個比較有效發掘隱性知識的辦法。知識地圖最大的好處在于，當人們需要某項專業知識時，可以通過知識地圖的指引，找到所需的知識，而不必去搜尋不完善的解答或耗費時間去追尋知識的來源。擁有良好的知識地圖，員工就可以輕松獲取所需的知識，否則將非常困難。關于如何構建知識地圖，Gartner Group以及M.J.Eppler等已經進行了詳細的研究和論證。
3.建立虛擬學習社區。虛擬學習社區是員工自發形成的知識交流和知識共享的網絡空間，它的產生獨立于傳統的組織結構，而以個體的興趣為紐帶，其凝聚力是人與人之間的信任或是共同的話題或興趣。虛擬學習社區中的成員使用Intranet、視頻會議、協作群件等技術獲取和傳播顯性知識；使用學習平臺來分發學習資源；利用視頻會議系統和聊天室等同步交互媒體，允許成員開展討論、增加在線通訊的交互層次，也增加了彼此的信任感和身份認同。虛擬學習社區能夠促進音像知識的顯性化和知識的創新，為員工在活動中自發地交流觀點、看法與意見，分享新知。當某人離開組織時，社區內的其他人就可能擁有他的部分知識，因而他的完整知識得以留存，這些隱性的知識平?？赡軣o法以結構化的方式存入企業的知識庫中。
雖然虛擬學習社區是員工自發性的行為，但組織不應只作壁上觀，而應采取各項措施鼓勵社區的形成，并積極配置虛擬社區所需資源，如BBS、BLOG等，并促進虛擬學習社區的健康發展。同時應用知識管理技術(如過程管理和空間管理等)幫助虛擬學習社區的成員更有效地解決問題是非常必要的。
4.利用WIKI共建組織知識。WIKI提供的是一種超文本系統，它支持面向社群的協作式寫作，同時也包括一組支持這種寫作的輔助工具。WIKI站點可以有多人(甚至任何訪問者)維護，每個人都可以發表自己的意見，或者對共同的主題進行擴展和探討，WIKI對于共建共享知識庫有重要意義。在WIKI系統中用戶可通過搜索引擎訪問獲得知識，方便的鏈接跳轉為用戶提供了相關性信息和相似性信息，用戶可以極低的代價分享自己的知識并在公眾前予以展現，此外，通過WIKI協作也可方便地與同行交流。針對不同的領域，WIKI也有不同的應用，包括大型WIKI(如：WIKIPedia)、行業WIKI(如：專業WIKI)以及小型WIKI(如：開源項目)。采用WIKI可以建立企業項目組之間的項目管理和跟蹤，以條目為中心的意見表達和知識積累促進廣泛的協同工作。在企業內部，WIKI可以讓知識輕松共享，一個新員工可以通過內部WIKI熟悉工作技能，了解企業文化。
(二)管理層面的組織知識管理策略
1.逐漸降低企業正規培訓的頻率。正規培訓指的是組織對員工集中進行有計劃、有目的培訓過程。然而，由于扁平化和柔性化的企業組織結構使得員工的工作內容范圍大大增加，同一個員工隨著任務的改變，也需要不斷增加新的知識和技能，對培訓內容的需求也各不相同，企業提供的正規培訓往往難以滿足不同員工的需要。另外，由于知識型員工素質較高，能夠根據工作內容隨時進行自我指導學習，這種學習方式的效果往往令正規培訓望塵莫及?；谝陨显颍髽I正規培訓的時間應當明顯縮短，而其他形式的培訓應不斷增多。
2.實時培訓適當增加。實時培訓指的是一些臨時性的、以解決實際問題為導向的培訓。根據實際工作的需要，企業內部的工作團隊可以在工作之余隨時邀請一些有關方面的權威人士或資深專員來進行實時的短期培訓，以提高員工解決實際問題的能力，將知識的傳授與企業現實問題結合在一起，同時由于參與培訓人數由團隊自己確定，更能夠符合員工的工作時間，培訓效果能夠及時有效地轉化為員工自己的知識技能，提高員工實際解決問題的能力，創造企業效益。
3.重視企業員工的非正式學習。非正式學習是指學習者利用一切合適的條件進行的具有明確目的指向，自我發起、自我調控、自我負責的學習活動。員工的非正式學習植根于企業日常工作流程、企業項目運作、企業研發等情境之中，通過群體之間的相互合作與溝通互動來達到工作與學習的雙贏。研究表明當人們認識到可以立刻應用所學知識的時候學習效果是最好的，掌握的知識也最有效。
4.及時反饋。馬歇爾?哥德史密斯通過研究發現，領導通過培訓效果反饋對員工加以實時指導能夠大大提高員工的學習效率。因此，培訓的過程中，半年或1年才進行一次的評估，不能有效地鞏固培訓的效果，同時
也難以發現培訓中所存在的問題并及時加以解決。
5.營造有利于知識管理的文化環境。企業可以通過一系列的制度或手段鼓勵員工主動創造、轉移和使用知識，如員工對企業的知識貢獻與其薪金掛鉤，對其在企業培訓過程中的知識創造、分享和使用的過程進行監控和評估，并作為對其培訓評價的指標之一。
二、企業培訓中個人知識管理策略
從個人的角度來看，當今是信息爆炸的時代，面對如此龐大的知識集中，若無法有效地管理個人知識，便將直接影響個人的判斷能力和工作效率，知識的價值得不到充分體現，這在知識經濟中是無法生存的。
從組織機構的角度來看，諸多企業實施知識管理的效果不盡如人意，其根本原因是企業著眼于組織知識管理，以一種自上而下的方式實施知識管理，員工的主動創造性無法充分發揮，這樣必然導致許多制約因素的產生。要突破這一障礙，只有充分認識到組成知識管理的最小單位是個人知識管理，只有在有效實施個人知識管理的基礎之上，逐步擴容，以至形成組織知識管理，在這種自下而上的方式中才能充分發揮員工的主觀能動性。企業培訓中個人知識管理策略也可從兩個層面進行闡述：
(一)操作層面的個人知識管理策略
1.概念地圖、思維地圖。概念地圖(Concept Map)，在國際上一般被稱為“心智／思維地圖”(Mind Map)，而在美國則被稱作“心智／思維工具”(Mind Tool，Jonassen，et.al.，1998)。概念地圖是一種用來幫助表現思維過程／結果的工具，也是一種組織知識的方法，是人們將某一領域內的知識元素按其內在關聯建立起來的一種可視化語義網絡。幫助構造概念地圖的軟件可以是大眾化軟件(如：Office、WPS等)，也可以是專門性軟件(如In―spiration、mind manager、Cmap、Mind Map、Brain等)，且均具有容易掌握、獲取便利的特點。加之概念地圖自身的概念和應用要點容易理解和運用，故概念地圖作為個人知識管理工具，從技術層面來講是完全可行的。在企業培訓中，概念地圖作為個人的知識管理主要有以下幾方面的作用：(1)原理簡單，容易掌握，所需的信息技術環境容易構建。(2)形象直觀，是一種靈活的、適應性強的視覺傳達形式，可以由每一種視覺類型組成。作為一種超媒體或多媒體工具，能夠有效地進行個人知識的檢索與獲取，從而達到提高學習／工作效率的目的。(3)在概念地圖中檢索個人知識與用關鍵字檢索相比，所獲取的不再是個別的、獨立的知識，而是相關的、整體的知識。(4)具有良好的擴充性。便于個人知識的有效更新。(5)結合概念地圖對學習的支持，可推動知識的創新。(6)利用概念地圖來表達知識，可以使隱性知識轉化為顯性知識，進而便于知識的共享。(7)促進反思，進一步提高工作績效。
2.BLOG。BLOG是一種用來表達個人思想、內容，按照時間順序排列，并且不斷更新的網絡出版與交流形式。BLOG是以個人為中心，使用戶方便容易地個人信息，在隱性知識的挖掘和共享上有重要意義。BLOG的出現極人地提高了個人知識共享工程的進度和可行性，隨著BLOG的普及，個人知識被最大化的共享出去，所有的人同時成為知識共享工程的受益者和貢獻者。因此BLOG成為了一個龐大的知識和思想的集散地。
(二)管理層面的個人知識管理策略
個人知識管理就是要促進顯性知識和隱性知識的相互轉化，把自身的隱性知識表達出來成為顯性知識，同時吸收組織的顯性知識內化為自己的隱性知識，達成知識的創新。
1.不斷積累個人知識。對于學習者個體來講，知識積累是實施個人知識管理的基礎。個人知識的積累可以依托一定的信息技術加以實現，包括建立個人知識庫，利用個人知識管理工具實現對知識資源的存儲、組織、標記、注解、共享以及與他人協作。個人的知識庫無需像組織知識庫那樣復雜，只需要適合個人的需求即可。
關鍵詞：施工企業；辦公；信息化；內化服務
中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）12-00-01
辦公信息化目標為無紙化，根據維基百科對“辦公信息化控制”的“主條目：無紙化”，界定為：“利用軟件程序技術及應用，將辦公室的文書資料或文書檔案，做有效率的管理，并結合傳真機、電話機、打印機、電腦等迅速地處理文書資料或文書檔案，以提供承辦人或決策主管參考?！?/p>
一、施工企業辦公信息化內化服務的內容
通過施工企業入口網的建置，施工企業的運作模式，由以往的單人單機作業，演變為可同時支援多人通過區域網絡連線連接至網站，進行協同操作的模式，改變員工傳統操作方式、最大限度滿足企業整體信息化建設要求。辦公室作業電子化后，簡化了紙本文件的備份、保存、倉儲與管理等問題，同時提升了文件的搜索查詢、數據分析、檔案提供等工作效率，便于企業內部各級單位資源共享，為人力資源、財務、經營管理等系統提供了高效的數據支持。同時為構建移動辦公系統，最終實現企業辦公系統全天候跨區域運行奠定基礎。通過前期信息化規范的制定，對辦公系統各個板塊進行規范化管理，設定數據標準。系統成熟后，不管是自行開發或引進產品，均內化成公司適用的資源，使之產生作用，并持續運作。
一是綜合辦公系統。這包括如下內容：溝通平臺（如公告欄、電子郵件系統、即時信息系統）、數據存儲、知識管理、決策支持等軟件系統，以及視頻會議、檔案系統等硬件設施；數據監控系統管理，監控企業郵箱郵件，審核信件內容是否含有機密或個人資料，并對通過企業OA系統進行流轉的數據信息進行審核，對施工技術數據、信息進行人機雙重審查；管理施工企業內部文件、信息、檔案、培訓教材等文件分享平臺；管理內部簽核流程，提供跨單位聯系，及時發送相關簽核信息的流程引擎核心輔助系統。
二是職能單位系統。（1）人事單位相關系統，提供施工企業管理員工信息資料、培訓檔案、例行差勤、薪資管理、考核等作業的系統，為企業其他系統提供人力保障。（2）財務單位相關系統，提供施工企業管理財務與會計相關作業的系統。（3）業務單位相關系統，提供施工企業管理與處理牽涉業務系統功能的需求或問題的系統，包括綜合項目管理、法律事務管理、風險管理等子系統。（4）稽核單位相關系統，提供施工企業管理內部稽核、外部稽核、自行查核、一般查核、專案查核等攸關施工企業風險管控作業的系統。
三是信息系統。企業文宣系統，包括文宣數據更新、素材制作、新聞審核、、報刊制作發放、網絡輿情監控等系統。
二、施工企業辦公信息化內化服務的考量
（一）完善的作業規劃
辦公室軟件的服務對象為施工企業內的員工，使用者需求與系統功能項目應能于系統引進或開發之前即進行完善規劃。落實使用者需求訪談、雛形系統試用、系統重要里程階段測試驗證作業，使軟件開發者與使用者雙方及早建立共識，可避免系統上線后改版或須進行功能調校對日常工作影響，使辦公室作業信息化產生預期功效。在各使用單位日常作業日益仰賴與倚重系統功能與服務下，如何持續滿足各使用單位個別不同的需求、建置有益內部溝通、協同合作與信息分享的共同平臺，是系統上線后有待努力與強化的作業。
（二）法規遵循
辦公室軟件因使用單位、業務專屬性等的不同致需求各異，施工企業基本須遵循的法規或權責單位的個別需求是不容疏忽的，應予納入妥為規劃；而較復雜的系統在精簡人事原則下，不易由施工企業內的編制人員進行開發，故大多采購現成的產品，完成改版后供其使用，因此，使用單位對相關遵循的法規及系統運作，須有深入的了解及管控，所有運行及監管需符合法律規范的規定。
（三）24小時作業
大型施工企業，點多面廣，員工對全天候跨區域辦公的需求日臻迫切，通過網絡連線至施工企業辦公室系統，進行收發信件、執行相關作業、快速回應施工需求等，已漸成常態，且為必然趨勢，如何持續檢視系統環境以確保系統執行時的安全與穩定，或是以現有硬件虛擬化技術協助強化與建置完善的同地備份或異地備援機制，以求持續不斷改善作業環境，也屬永不停歇的重點工作。
（四）硬件虛擬化
由于辦公室軟件已成施工企業日常運作不可或缺的一環，通過已成熟的虛擬化技術、云技術與產品，將辦公室軟件自實體設備轉移至虛擬化環境運行，不僅可提高系統的安全性、穩定性與可用性，也能降低系統毀損無法運作的風險，以及提高系統備份還原或備援作業的便利性及速度，同時簡化施工企業應對災變發生時，于異地備援中心進行備份還原作業所需的人力投入與系統復原時間，降低硬件采購及維護成本。
（五）協同辦公軟件
利用協同辦公軟件可通過及時、群組分享的平臺，提供群組成員共享信息，簡化溝通時間、促進成員間的知識分享與腦力激蕩，激發新的思維與解決方案，更快速、更有效地完成工作。
三、小結
隨著智能型手機或平板電腦的功能越來越強大且多樣化，操作方式也更趨人性化與直覺化，人與人的溝通模式已由以往的被動、封閉式“電子郵件傳遞”模式，逐步演變為主動、開放式的社群網站“即時通訊溝通”模式，且各種文件處理與管理軟件也快速發展，可望為施工企業的運作與管理帶來新的變革機會。推動OA內化服務前，首須做好環境規劃與資源統合；再者，施工企業文化與人員素質具差異性，仍有賴施工企業制定相關使用規范或提高員工自我管理的能力，才能在享有辦公信息化作業便利的同時，確實維護個人與企業的資產與權益，以達到OA內化服務的最佳效益。
參考文獻：
